Cosas que debes saber e implementar en la programación del trabajo
Las herramientas de programación de trabajo como Shifton permiten a los gerentes automatizar el trabajo de programación y eliminar la planificación manual de turnos. Profesionales de RRHH y líderes de equipo anteriormente dedicaban una parte significativa de su tiempo a manejar los horarios del personal, considerando solicitudes de días libres y preferencias de turnos. Ahora, las soluciones de automatización empresarial simplifican estas tareas, permitiendo a los gerentes centrarse en el bienestar de los empleados, el coaching de rendimiento y el desarrollo de la fuerza laboral. Implementar tecnología de programación de trabajo efectivamente requiere comprender los elementos clave de la programación de empleados y la automatización de la gestión de turnos. Aquí hay cinco cosas cruciales que debes saber al digitalizar tu proceso de programación de personal.1. Mejor gestión del tiempo y las tareas
Con herramientas de automatización del trabajo, los gerentes pueden programar a los empleados eficientemente mientras gestionan tareas y proyectos dentro del mismo sistema. Esta integración permite a las empresas mejorar la gestión del tiempo, la productividad y la colaboración del equipo asegurando que los empleados sepan exactamente qué hacer durante sus turnos. Un calendario de personal bien estructurado debe incluir asignaciones de turno, distribución de tareas y plazos de proyectos, asegurando que las operaciones funcionen sin problemas. Shifton, una poderosa solución de programación, permite a las empresas crear horarios para los empleados mientras asignan listas de verificación y tareas para mejorar la calidad del servicio y la eficiencia operativa.2. Automatización e Inteligencia Artificial
Una gran ventaja de un programador automático de empleados es el uso de la automatización impulsada por IA. Con el 62% de las empresas planeando implementar o ya usando automatización en el lugar de trabajo, está claro que las soluciones de programación impulsadas por IA serán cada vez más importantes para los gerentes. Cómo programar a los empleados de manera efectiva usando la automatización:- Ingresa los detalles de los empleados, la duración de los turnos y disponibilidad en el sistema.
- Permite que el software de programación optimice los horarios de trabajo.
- El sistema ajusta automáticamente los turnos basándose en las solicitudes de días libres y la demanda de la fuerza laboral.
- Minimiza los conflictos de programación con actualizaciones en tiempo real y recomendaciones automatizadas.
3. Seguimiento del tiempo basado en la nube
Alrededor del 44% de los gestores de talento ahora dependen de herramientas de automatización de la fuerza laboral basadas en la nube para seguir los horarios y asistencia de los empleados. Las técnicas modernas de programación de empleados incluyen inicios de sesión basados en la nube, permitiendo al personal fichar desde cualquier lugar. Esta característica es crucial para modelos de trabajo híbridos, equipos remotos y negocios que operan en múltiples ubicaciones. Para las empresas que requieren chequear presencias en el sitio, muchas herramientas de programación ofrecen verificación GPS y fichajes basados en IP, asegurando un seguimiento preciso de los horarios de trabajo de los empleados. Estas características digitales de seguimiento del tiempo mejoran la responsabilidad y reducen las discrepancias de la nómina mientras ofrecen mayor flexibilidad a los empleados.4. Análisis de datos para la optimización de la programación
Un horario de trabajo efectivo debe estar basado en datos. Las soluciones de programación digital proporcionan paneles de análisis en tiempo real, ofreciendo información sobre:- Asistencia de empleados y cumplimiento de turnos.
- Total de horas trabajadas por período.
- Llegadas tarde, horas extra y tendencias de productividad.
- Tasas de finalización de tareas por turno.
5. Cálculo salarial automatizado
Una de las mayores ventajas de la automatización empresarial en la programación y el personal es el procesamiento automatizado de nómina. En lugar de seguir manualmente las horas y calcular los salarios, los procesos modernos de programación de personal integran funciones de nómina, simplificando los cálculos salariales. Beneficios clave de la automatización en el procesamiento salarial:- Rastrea las horas de trabajo de los empleados y aplica tasas de pago preestablecidas.
- Genera informes de nómina automatizados basados en el tiempo realmente trabajado.
- Reduce los errores de nómina al eliminar la entrada manual de datos.
- Se integra con sistemas de contabilidad y finanzas para un procesamiento de nómina sin problemas.
16 Pasos para mejorar tu programación de personal
Paso 1: Establece qué necesita hacer tu equipo
Antes de hacer un horario para los empleados, identifica las responsabilidades clave y tareas que se necesitan cubrir. Considera:- ¿Qué servicios o tareas deben completarse diariamente?
- ¿Qué empleados son los más adecuados para roles específicos?
- ¿Hay horas pico que requieren cobertura adicional de personal?
Paso 2: Observa cuándo estás más ocupado (y menos ocupado)
Analiza el desempeño pasado para determinar los períodos más ocupados y más lentos de tu negocio. Usa conocimientos de:- Informes de ventas y tráfico de clientes
- Datos de volumen de llamadas (para equipos de soporte al cliente)
- Tendencias estacionales y fluctuaciones en la demanda
Paso 3: Predice los niveles de actividad futuros
Predecir la carga de trabajo ayuda a los gerentes a programar a los empleados de manera justa y efectiva. Considera:- Promociones próximas o eventos de negocio
- Temporadas festivas o solicitudes de vacaciones
- Tendencias del mercado que podrían impactar la demanda de los clientes
Paso 4: Considera las Necesidades de tu Personal
Un horario de personal debe considerar tanto los requisitos del negocio como las preferencias de los empleados. Los empleados que sienten que sus necesidades son reconocidas son más propensos a mantenerse comprometidos y productivos. Al crear un horario para empleados, considera:- Disponibilidad y tiempo libre solicitado
- Consideraciones de equilibrio entre el trabajo y la vida personal
- Niveles de habilidad y roles de trabajo
Paso 5: Selecciona tu Método de Programación de Turnos
Elegir el enfoque correcto para programar empleados depende de tu modelo de negocio, estructura de la fuerza laboral y requisitos operativos. Hay varias técnicas de programación de empleados a considerar:- Turnos fijos: los empleados trabajan las mismas horas todos los días (por ejemplo, de 9 AM a 5 PM). Ideal para negocios con cargas de trabajo estables.
- Turnos rotativos: los empleados alternan entre diferentes turnos (mañana, tarde, noche). Común en la salud, el comercio minorista y la hospitalidad.
- Turnos divididos: los empleados trabajan dos períodos separados en un día (por ejemplo, de 8 AM a 12 PM, luego de 4 PM a 8 PM). Útil para negocios con demanda fluctuante.
- Programación bajo demanda: los empleados permanecen disponibles para trabajar si es necesario. A menudo usado en salud y servicios de emergencia.
- Programación flexible: los empleados eligen sus horas según la carga de trabajo y las necesidades del negocio. Adecuado para equipos remotos e industrias creativas.
Paso 6: Optimiza los Horarios de Turnos Basado en Horas de Mayor Actividad
Para maximizar la productividad, programa al personal según las horas pico y las horas lentas. Las empresas deberían:- Asignar más empleados durante las horas pico para mejorar la calidad del servicio.
- Reducir el personal durante las horas lentas para evitar costos laborales innecesarios.
- Usar datos históricos para predecir fluctuaciones de demanda y ajustar los turnos en consecuencia.
Paso 7: Minimiza los Cambios de Último Momento en el Horario
Cambios inesperados en el horario interrumpen el flujo de trabajo y frustran a los empleados. Para prevenir cambios de último minuto:- Alienta a los empleados a presentar solicitudes de tiempo libre con anticipación.
- Establece una fecha límite para intercambios de turnos y requiere aprobación de la gerencia.
- Ten empleados de respaldo disponibles para necesidades urgentes de personal.
- Utiliza software de programación para automatizar ajustes de último minuto.
Paso 8: Asegúrate de que los Horarios Sean Fácilmente Accesibles
Un horario de trabajo para empleados debe ser fácil de acceder, reduciendo la confusión y la falta de comunicación. Para mejorar la accesibilidad:- Comparte horarios digitalmente a través de un portal en línea o una aplicación móvil.
- Publica horarios impresos en salas de descanso o áreas comunes.
- Notifica a los empleados sobre actualizaciones de horario en tiempo real para evitar malentendidos.
Paso 9: Balancea las Necesidades del Negocio y los Empleados
Una gestión efectiva del horario del personal requiere un equilibrio entre las demandas del negocio y el bienestar de los empleados. Si bien las empresas deben mantener la productividad y rentabilidad, también deberían considerar las preferencias de los empleados para aumentar el compromiso y la retención. Estrategias para equilibrar las necesidades del negocio y los empleados:- Ofrece horarios flexibles cuando sea posible para acomodar compromisos personales.
- Rota los turnos de manera equitativa para evitar sobrecargar a ciertos empleados.
- Implementa políticas claras para solicitar tiempo libre o intercambiar turnos.
- Fomenta la comunicación abierta entre gerentes y personal sobre preocupaciones de programación.
Paso 10: Ten en Cuenta los Factores y Eventos que Influyen en un Horario
Ciertos factores externos impactan las mejores prácticas de programación del personal, requiriendo que las empresas permanezcan adaptables. Factores comunes que afectan los horarios:- Feriados públicos y demanda estacional: las empresas deben prepararse para cargas de trabajo aumentadas o disponibilidad de personal reducida.
- Condiciones climáticas: los trabajos al aire libre pueden retrasarse debido a interrupciones climáticas.
- Tendencias de la industria: los cambios económicos o las preferencias del cliente pueden impactar las necesidades de personal.
- Emergencias inesperadas: ausencias de empleados debido a enfermedad o emergencias familiares requieren planes de contingencia.
Paso 11: Distribuye el Horario a los Empleados
Una vez que el horario del personal está finalizado, las empresas deben asegurarse de que cada empleado lo reciba a tiempo. Las mejores prácticas para distribuir horarios:- Enviar los horarios con anticipación para que los empleados puedan planificar.
- Utilizar una plataforma de horarios en línea para facilitar las actualizaciones y el acceso.
- Colocar copias físicas en áreas comunes como referencia.
- Permitir que los empleados reconozcan la recepción para confirmar que han visto sus turnos.
Paso 12: Establecer una Estrategia de Comunicación de Equipo
Una sólida estrategia de comunicación asegura que los empleados se mantengan informados y comprometidos con las actualizaciones de horarios. Formas de mejorar la comunicación del equipo:- Usar aplicaciones de horarios para enviar recordatorios automáticos de turnos.
- Crear un grupo de chat dedicado para discutir intercambios de turnos o actualizaciones.
- Fomentar la retroalimentación para identificar preocupaciones sobre los horarios tempranamente.
- Realizar reuniones regulares para discutir desafíos y soluciones de personal.
Paso 13: Evaluar Periodicamente Su Horario y Proceso
El proceso de programación del personal debe revisarse regularmente para asegurar que continúe siendo efectivo. Las empresas deben analizar los indicadores clave de rendimiento para determinar si su estrategia de programación satisface las necesidades operativas y de los empleados. Cómo evaluar su proceso de programación:- Rastrear asistencia y puntualidad – Identificar patrones de ausentismo o tardanza.
- Monitorear la distribución de la carga de trabajo – Asegurar que los turnos estén equilibrados equitativamente entre los empleados.
- Recoger retroalimentación de los empleados – Preguntar al personal sobre desafíos e inquietudes de la programación.
- Evaluar la satisfacción del cliente – Asegurar que los niveles de personal estén alineados con la calidad del servicio al cliente.
Paso 14: Monitorizar y Ajustar Según Sea Necesario
Incluso un horario de trabajo bien planificado para los empleados requiere ajustes con el tiempo. Las empresas deben permanecer flexibles y responder a las circunstancias cambiantes. Las mejores prácticas para monitorear y ajustar horarios:- Usar software de programación para rastrear horas de empleados y cobertura de turnos en tiempo real.
- Abordar rápidamente problemas de falta de personal asignando trabajadores adicionales cuando sea necesario.
- Ajustar turnos según el rendimiento del empleado y las necesidades de carga de trabajo.
- Ser proactivo con los conflictos, resolviéndolos antes de que se intensifiquen.
Paso 15: Cumplir con los Requisitos Legales
Las empresas deben seguir las leyes laborales y regulaciones al crear horarios para los empleados para evitar riesgos legales. Consideraciones clave de cumplimiento:- Períodos mínimos de descanso – Asegurar que los empleados tengan descansos adecuados entre turnos.
- Regulaciones de horas extras – Rastrear las horas extras y compensar a los empleados en consecuencia.
- Leyes de programación justa – Algunas regiones requieren aviso previo para cambios de turno.
- Restricciones de horas de trabajo – Ciertas industrias tienen límites sobre las horas máximas de trabajo.
Paso 16: Usar Software de Programación
Utilizar la automatización en las empresas simplifica el proceso de programación del personal, reduciendo la carga administrativa y mejorando la precisión. Una aplicación de programación ayuda a las empresas a:- Automatizar la asignación de turnos para coincidir con la disponibilidad y carga de trabajo del empleado.
- Proporcionar actualizaciones de horarios en tiempo real a los empleados.
- Permitir al personal solicitar días libres e intercambiar turnos digitalmente.
- Generar informes sobre costos laborales, asistencia y rendimiento.
¿Cuáles son los Beneficios de Usar Software de Programación para Empleados?
Invertir en software de programación proporciona a las empresas una forma estructurada y eficiente de programar empleados, reducir errores y mejorar la gestión de la fuerza laboral. A continuación se presentan los beneficios clave de usar la automatización en el lugar de trabajo para la programación.1. Agilizar la Programación
La programación manual consume tiempo y es propensa a errores humanos. El software de programación ayuda a las empresas a crear un horario para empleados de manera eficiente mediante:- Automatizar la creación y los ajustes de turnos.
- Reducir el riesgo de doble reserva de empleados.
- Permitir que los gerentes actualicen fácilmente los horarios en tiempo real.
- Proveer plantillas para patrones de programación repetitivos.
2. Mejorar la Comunicación
Un horario de empleados debe ser fácilmente accesible para todos los miembros del personal. El software de programación mejora la comunicación al:- Enviar notificaciones automáticas sobre asignaciones y cambios de turnos.
- Proporcionar una plataforma centralizada donde los empleados puedan ver los horarios.
- Permitir la comunicación directa entre gerentes y personal para intercambiar turnos.
3. Reducir Conflictos de Programación
Los conflictos surgen cuando varios empleados solicitan el mismo tiempo libre o los turnos se asignan de manera injusta. El software de programación previene estos problemas al:- Destacar los conflictos de programación potenciales antes de que ocurran.
- Permitir a los empleados enviar solicitudes de disponibilidad y de tiempo libre de forma digital.
- Ofrecer resolución de conflictos automatizada para ajustar los turnos según sea necesario.
4. Aumentar la Eficiencia
Una programación de personal bien organizada mejora la eficiencia al asegurar que los empleados correctos sean asignados en los momentos adecuados. El software de programación ayuda al:- Alinear los turnos con la demanda del negocio y las horas pico.
- Rastrear el rendimiento de los empleados y las tendencias de asistencia.
- Eliminar errores de programación manual que causan retrasos operativos.
5. Escalar el Crecimiento Empresarial
A medida que las empresas se expanden, gestionar los horarios del personal manualmente se vuelve insostenible. La automatización de la fuerza laboral ayuda a escalar las operaciones al:- Manejar equipos más grandes y múltiples ubicaciones de manera eficiente.
- Integrarse con sistemas de nómina y HR para optimizar la gestión de personal.
- Permitir estructuras de turnos flexibles para acomodar el crecimiento del negocio.
Optimizando la Programación con Shifton
Shifton es una poderosa solución de programación de empleados diseñada para ayudar a las empresas a gestionar horarios, optimizar la planificación de turnos y simplificar la automatización de la fuerza laboral. Ya sea que necesite programar empleados de manera efectiva, reducir conflictos o mejorar la visibilidad de turnos, Shifton proporciona las herramientas adecuadas para la automatización empresarial y la gestión de horarios del personal.Características Clave de Shifton para la Programación de Personal
- Programación Automática de Turnos – Crear horarios de trabajo eficientes para empleados en solo unos clics.
- Seguimiento de Disponibilidad de Empleados – Prevenir conflictos de programación al emparejar turnos con la disponibilidad de los empleados.
- Actualizaciones de Horarios en Tiempo Real – Notificar instantáneamente a los empleados sobre cualquier cambio o actualización de turnos.
- Intercambio de Turnos y Gestión de Tiempo Libre – Permitir a los empleados intercambiar turnos y solicitar tiempo libre digitalmente.
- Integración con Nómina y Seguimiento de Tiempo – Sincronizar horas de trabajo con sistemas de nómina para un procesamiento salarial preciso.
- Programación Multi-Ubicado – Gestionar horarios del personal a través de múltiples sucursales o ubicaciones.
Cómo Shifton Ayuda a las Empresas a Programar Empleados Efectivamente
Shifton está diseñado para simplificar el proceso de programación de personal, asegurando que las empresas puedan:- Hacer un horario para los empleados rápida y precisamente.
- Reducir los cambios de última hora y asegurar una cobertura de turnos confiable.
- Mejorar el compromiso de los empleados ofreciendo una programación justa y transparente.
- Ahorrar tiempo en la programación manual y enfocar en el crecimiento del negocio.
- Asegurar el cumplimiento con las leyes laborales a través de reglas de programación automatizadas.
¿Por Qué Elegir Shifton para la Automatización de la Fuerza Laboral?
La interfaz intuitiva y las herramientas de automatización de Shifton lo convierten en una de las mejores maneras de programar los turnos de los empleados para empresas de todos los tamaños. Al implementar Shifton, las empresas pueden:- Reducir errores de programación automatizando la asignación de turnos.
- Aumentar la eficiencia alineando los horarios de trabajo con la demanda del negocio.
- Mejorar la flexibilidad para los empleados mientras se asegura la consistencia operativa.
Reflexiones Finales sobre la Programación de Empleados
La programación efectiva del personal es esencial para mantener la productividad, asegurar una distribución justa del trabajo y optimizar las operaciones comerciales. Siguiendo estos 16 pasos, las empresas pueden programar empleados efectivamente, minimizar conflictos y mejorar la satisfacción de la fuerza laboral. Conclusiones Clave:- Planificar con anticipación analizando necesidades del negocio, horas pico y disponibilidad de los empleados.
- Usar programación basada en datos para ajustar los niveles de personal a la demanda.
- Asegurar equidad considerando las preferencias de los empleados y los requisitos legales.
- Mejorar la comunicación haciendo los horarios fácilmente accesibles.
- Aprovechar el software de programación como Shifton para automatizar la planificación de turnos, reducir errores y mejorar la eficiencia.
