有效的外部会议：决策优于氛围

脱离日常工作环境并不是无关紧要的—它们是一个重置按钮。正确执行时，非例行会议可以让人们脱离自动驾驶状态，清除噪音，使您的团队再次协同思考。本指南是您的实用手册：无术语，无企业演说，只需帮助您像专业人士一样计划、主持和跟进的步骤。

到底什么是非例行会议？

An 非例行会议 是任何有目的的团队会议，这种会议是在通常的工作地点或例行工作以外进行。它可以是一个在附近共用办公空间进行的三小时研讨会，也可以是一个在酒店会议室里进行的为期一天的计划避退会，或者是一个两天的湖畔策略会议。地点的变化很重要，因为环境塑造能量：更少的打扰，更少的突袭，更多的专注。

将 非例行会议 想象成一个容器。您设定一个明确的意图（解决 X，协调 Y，计划 Z），选择一个支持该意图的空间，并为人们提供一个节奏—开场、深度工作、决策、下一步。不是度假。不是一个自然而然形成的会议。是一种经过设计的体验，以推动业务向前发展。

为什么非例行会议有效（以及为什么它们会失败）

它们在以下情况下有效：

• 目标明确而且可量化。

• 出席人数适度（最少能决定和执行的人）。

• 时间受到保护：手机放下，网页关闭，议程紧凑。

• 输出内容被捕获并转化为责任人、截止日期和跟进。

它们在以下情况下失败：

• 没有一个要回答的单一问题。

• 人们空谈而不做决策。

• 它变成了一天的摆设展示（照片很漂亮，但没有成果）。

• 领导者“太忙”以至于无法准备，然后随意发挥。

本季度您可以感受到的好处

• 清晰： 人们离开时知道计划、他们的角色和截止日期。

• 速度： 拖延几周的决策能在数小时内完成。

• 信任： 在平时的压力之外工作，创造出新的化学反应。

• 创造力： 不同的墙壁=不同的想法。限制转变，思维转变。

• 专注： 设计良好的 非例行会议 减少噪音，让信号终于能够被听到。

• 士气： 小型人为仪式（共享餐点、快速游戏、不慌不忙的一对一）为团队重新充电。

什么时候进行

当情况紧迫并且日历支持时，使用非例行会议：

• 您设定下季度或年度的目标。

• 公司刚刚重组，需要新剧本。

• 产品、定价或市场转变需要快速协调。

• 跨团队的摩擦阻碍了交付。

• 您必须做出几个需要专注的大决策（这是一个完美的舞台 非例行会议).

您可以复制的一步一步计划

1）确定单一的结果

完成这个句子： “如果我们完成了 X，非例行会议就是成功的。” 使其具体化：

• 批准一个三点产品路线图。

• 优先安排五个招聘措施，包括责任人和日期。

• 锁定前三个指标（以及我们将如何测量它们）。

将该结果写在您的议程、幻灯片和邀请的顶部。在您的开场、中点和结束时重复此 非例行会议.

2）选择适合工作的房间

房间发送信号。选择适合工作的空间：

• 决策房间： 明亮、简单、粘贴便条用的墙壁、大屏幕、圆形座位。

• 概念房间： 白板、可移动的桌子、快速素描的材料。

• 关系房间： 用于一对一的安静角落、自然光、现场午餐。

如果您的 非例行会议 是半天的，请待在附近。如果是两天的会议，避免长时间旅行—要到达时精神抖擞而不是疲惫不堪。

3）锁定参与者和角色

仅邀请真正影响结果的人。分配角色：

• 主持人： 明确目标，把握时间，保护专注。

• 决策者： 承诺组织，结束僵局。

• 记录员： 实时记录决策、责任人、截止日期。

• 协调员（可选）： 负责活动以便领导者可以思考。

在日历事件和 非例行会议.

开场时说明这些角色

考虑深度工作和恢复的模块：

• 00:00–00:15 — 到达，手机静音，目标与成功标准。

• 00:15–01:15 — 模块 1：绘制问题/现状。

• 01:15–01:25 — 休息。

• 01:25–02:25 — 模块 2：发散（想法），收敛（入围）。

• 02:25–02:35 — 休息。

• 02:35–03:25 — 模块 3：决策（谁/什么/何时）。

• 03:25–03:45 — 确定责任人、风险、第一阶段的里程碑。

• 03:45–04:00 — 结束：我们明天将因为今天而做什么。

较长的非例行会议只是为不同的话题重复此模式，具有较长的恢复时间窗和不仓促的晚餐。

5）计划准备工作

准备工作节省现场时间。在一周前发送最多5–7页的资料：

• 有关表现、客户或市场的简要数据。

• 每个主要决策的三个选项，快速分析优缺点。

• 当前限制（预算、人员编制、截止日期）。

请参与者针对每个事项以自己的立场抵达。一个清晰的 非例行会议 从一开始就准备好。

6）规定基本规则

• 除非查看数据，否则电脑关闭。

• 移动电话在模块中需要关闭；休息期间可以快速查看。

• 一次一个讨论；质疑想法，而不是人。

• 在决策者做出决定后，“不同意但服从”。

• 如果主题偏离，主持人将其搁置。停车场将在结束时为其分配负责人。

大声说出这些。将它们打印在第一张幻灯片上。贴在墙上。

7）像认真一样捕获输出

决策在没有责任人和日期的情况下被记录便不算存在。使用共享文档或像 Shifton to:

• 这样的排程平台来分配任务。

• 附加的笔记、文件和截止日期。

• 为首次后续步骤锁定日历时间。

这正是许多 非例行会议分崩离析的地方。不要让你的也这样。

8）用动量来结束，而不是心情

以五分钟的回顾作为结束：

• 我们决定了什么？

• 谁负责什么，何时完成？

• 我们会在什么时候向更广泛的组织汇报？

在离开房间之前安排30分钟的跟进。把它放在日历上，当每个人都在 非例行会议.

两个示例议程（可以窃取和调整）

战略与路线图（1天）

• 启动（15分钟）： 目标，成功标准。

• 现状分析（60）： KPI快照、客户声音、风险。

• 选项（60）： 三个选择；小组轮换。

• 决策（50）： 选择1-2个选择，定义“完成”的标准。

• 资源分配（40）： 人员、预算、依赖关系。

• 里程碑（30）： 前30/60/90天。

• 沟通（20）： 谁需要知道，何时，以及如何沟通。

• 结束（15）： 责任人、日期、下次跟进。

团队重置与协作（½天）

• 启动（10分钟）： 我们在这里的原因。

• 摩擦（40）： 工作放缓的地方；事实，而非责任。

• 解决方案（40）： 定义3个流程改进；责任人和试点。

• 规范（30）： 会议规则、Slack规则、决策规则。

• 结束（10）： 每人一个承诺。

在两者顶部包含您的 非例行会议 结果

预算与后勤不费劲

• 场地： 提早预订；要求自然光、可移动家具和白板。

• 食物： 保持简单；稳定的能量>重食。

• 工具： 便利贴、标记、计时器、大屏幕、延长线、名牌。

• 通道： 方位指引、停车、徽章、Wi-Fi代码在邀请中。

• 时机： 避免于季度末或重大发行期间连续不断的计划。

• 包容： 饮食需求、可达性、如果有人无法出差则远程拨入。

• 成本控制： 本地场地的专注 非例行会议 胜过分心的外出。

不感到尴尬的活动

如果您加入活动，请保持简短和有用：

• 闪电演示（15分钟）： 每个团队展示一件运作良好的事情。

• 客户快照（10）： 一个真正曾改变您想法的用户故事。

• 无声头脑风暴（10）： 先写，然后再谈；减少偏见。

• 成对步行（15）： 两个人出去谈谈，然后返回报告。

• 开始/停止/继续（20）： 要保持或消除的具体习惯。

跳过信任跌倒。通过决策、发布和给予认可来建立信任。

常见错误（及简单修复）

• 当天没有单一负责人。 修复：由一个主持人管理房间；一个记录者记录结果。

• 议程像行李箱一样塞满了。 修复：主题更少，工作更深入。

• 模棱两可的结束。 修复：每个决策=责任人+日期+首个日历块。

• 太多人参与。 修复：保持房间小；稍后简要说明其他所有人。

• 旅行疲惫。 修复：短途旅行，简单的时间表，诚实的休息。

• 会后下降。 修复：在 非例行会议 结束前，日历上已有检查。

使其可测量：从感觉到投资回报率

在两周内以及60天再次跟踪这些：

• 转化为任务并交付的决策数量。

• 从决策到首次可见进展的时间。

• 减少有关同一话题的Slack线程/电子邮件。

• 路线图项目的明确负责人。

• 满意度调查（最多3个问题）。

本地场地的专注 非例行会议 应该缩短争论，减少返工并加快交付速度。

有帮助的工具（是，包括Shifton）

• 排程： 轻松锁定日期、时间和RSVP。

• 任务： 在房间内将决策转化为有截止日期的责任人。

• 假期可见性： 避免在假期或轮班时计划 非例行会议 。

• 笔记与文件： 将议程、幻灯片和协议存储在团队已经使用的地方。

• 会后的节奏： 设置定期检查和提醒，以保持动量。

常见问题，简明清晰

非例行会议应该持续多长时间？

足够长以实现您的单一目标。对大多数团队来说：半天到一天半。如果旅行消耗了能量，时间就安排得更短、更近。

应该有多少人出席？

邀请最少能决定和执行的人。其他人稍后得到简要的报告。

我们如何包括远程团队成员？

如果即使只有一个人远程，则从设计上考虑它：高质量的音视频、一人一屏、快速交流权限、共享文档和频繁休息。

我们需要一个协调员吗？

如果领导者希望思考而不是计时，请聘请或指派一个人。否则，主持人可以通过明确的议程和可见的计时器来协调会议。

如果没有达到目标怎么办？

指出它。决定解除进展的最小下一步并在一周内预约一次跟进 非例行会议 或深度工作块。

非例行会议的一句话测试

如果您无法用一个以可测量的动词结束的句子写下非例行会议的目的—批准、优先、决定、分配—暂停并首先修正此问题。清晰优于魅力。简单的一行可以使一天的每一部分保持一致，并使得 非例行会议 值回票价。

如何宣布非例行会议（电子邮件/Slack）

主题： 注意：专注日决定下季度计划

信息：

• 为什么：我们聚集在一起选择下季度的前三个投资并指定责任人。

• 何时/何地：日期，开始-结束，具体地点，抵达说明。

• 准备：阅读5页简报，添加评论，并带着您的立场抵达。

• 规则：模块期间电脑关闭，手机收起；我们会休息。

• 输出：决策、责任人、截止日期。我们会同一天分享笔记。

简短说明并设定基调。人们会准备好出席，而您的 非例行会议 就会有一个良好开端。

后续行动：当你重返办公桌后会发生什么

• 同日总结： 决策、负责人、日期、风险、停车场事项。

• 任务启动： 一切都成为有实际截止日期的任务（没有“待定”）。

• 日历块： 保护时间，用于首次行动（启动、客户电话、设计冲刺）。

• 公开汇报： 与更广泛的组织分享“为什么、什么、谁、何时”。

• 两周动态： 什么已发布？什么被卡住了？调整或重新承诺。

动力是一种习惯。把办公外会议当作起飞，而非整个航程。

快速清单

办公外会议前（提前1-2周）

• 用一句话写出结果。

• 将与会者名单缩减至决策者/执行者。

• 房间已预订，议程已起草，材料已订购。

• 简报已发送（数据、选项、限制）。

• 角色分配：主持人、决策者、记录员、协调员。

• 收集了饮食/无障碍需求，尽量减少旅行。

• 为设置创建的任务；设置提醒。

当天

• 房间布置好；幻灯片和计时器准备就绪。

• 基本规则已张贴。

• 休息时间得到遵守。

• 决策实时记录，有负责人与日期。

• 停车事项经过策划和分配。

• 总结结束；安排后续检查。

办公外会议后（24小时内）

• 分享笔记，任务上线，日历占位。

• 公开汇报已发布。

• 首周内小胜战果可见。

按职能的示例结果

• 产品与设计： 决定Q4路线图和顺序；为两个高风险赌注分配设计冲刺。

• 销售： 选择两个ICPs进行重点关注；定义信息、赋能和管道目标。

• 市场营销： 选择三个活动，一个核心叙述，一个测量计划。

• 运营： 绘制一个瓶颈和一个政策变更以消除它。

• 人员： 统一招聘顺序，入职升级和经理培训。

每个任务都足够小以承担，但足够重要以影响——是成功的最佳平衡点 非例行会议.

最后的话

简化过程。命名结果。邀请合适的人。保护时间。在房间内做决定。带着负责人和日期离开。庆祝首次小胜。重复。一个良好的 非例行会议 不是一种福利；而是一种可复利的操作习惯。