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时间管理：掌握工作时间的17个有效建议

Master time management strategies for enhanced productivity, focus, and organization with SHIFT ON.

作者

达里娅·奥利斯科

发表于

26 7 月 2022

阅读时间

3 - 5 分钟阅读

我们生活在一个节奏快的世界中，平衡工作、责任和个人生活常常感到无力应对。面对无尽的任务和紧迫的截止日期，有效管理时间已成为一项关键技能。即便是历史人物如尤利乌斯·凯撒也懂得高效时间管理的价值 - 他善于利用每一个可用的时刻。在参加角斗士比赛从事政治活动时，他没有让空闲时间白白浪费，而是发号施令并回复官方文件。掌握时间管理，可以让我们保持高效，减少压力，并专注于真正重要的事情。让我们来探索17个验证有效的时间管理技巧，帮助你保持有序并掌控一切。

什么是时间管理？

时间管理是计划和组织如何在不同任务间高效利用时间的过程。它帮助你保持高效，按时完成任务，并在工作和个人生活之间找到平衡。良好的时间管理确保你专注于重要活动，而非总是对紧急但不重要的任务做出反应。不论你是在管理企业，领导团队，还是进行个人项目，了解如何有效管理时间都是成功的关键技能。现在，让我们来探讨15个能帮你更聪明工作并取得更佳成果的时间管理技巧。

17个有效时间管理的技巧

1. 了解你的时间如何被使用

在改善时间管理之前，首先要分析你的时间目前是如何被使用的。没有清晰的时间使用情况，优化它们将变得困难。以下是如何开始：

跟踪活动 – 使用时间跟踪应用程序或记录几天的任务日志。记下你做的一切，从工作项目到休息和个人分心。
识别模式 – 跟踪后，寻找趋势。你是否在电子邮件上花费了太多时间？会议是否占据了你的一天大部分时间？
评估生产力水平 – 一些任务是必要的，而另一些则不必要。消除不符合你目标的低优活动。

通过了解你目前如何管理时间，你可以对如何提高效率做出明智的决定。

2. 正确设定目标

没有目标，时间管理就失去了方向。设定明确的目标有助于优先处理工作、增加动力并衡量进展。

a) 设定SMART目标

SMART目标是：

具体 – 明确您想要完成的内容。
可衡量 – 建立跟踪进展的标准。
可达成 – 确保目标在时间和资源上是现实的。
相关 – 使目标与更广泛的目标一致。
有时限 – 设定截止日期以保持紧迫感。

示例：不要单说“我想提高生产力”，可以这样重述：“我将通过每个早晨专注于深度工作，来完成每周三个报告。”

b) 设定截止日期

即使任务没有外部截止日期，自我设定的截止日期也能保持工作的结构性。截止日期可以防止拖延并帮助你坚持责任。

将大目标分解为里程碑 – 与其一口气完成一个大项目，不如将其分成较小的截止日期。
使用时间段 – 为不同的任务分配特定时间模块以避免分心。
创建缓冲时间 – 意外问题可能出现，因此预留额外时间用于修正或延迟。

目标为时间管理提供结构，使其更易于保持在正轨。

3. 制定计划：有效优先任务的策略

有效的时间管理需要战略性任务优先排序。单纯列出任务而不考虑紧急性或重要性，会导致效率低下。

a) 创建优先级列表，而非待办事项列表

普通的待办列表缺乏结构。相反，使用艾森豪威尔矩阵，将任务根据紧急性和重要性进行分类：

紧急且重要 – 立即处理这些任务。
重要但不紧急 – 为这些任务安排时间。
紧急但不重要 – 委派这些任务。
既不紧急也不重要 – 消除或最小化这些任务。

这种方法确保重要任务被优先处理，而非必要任务不会消耗宝贵时间。

b) 每天结束时提前计划

每天工作结束时花5-10分钟准备第二天的工作，能节省早晨的时间，防止浪费努力。

查看已完成的任务。
确定未完成的工作。
为第二天设定优先顺序。

这个习惯确保每个早晨都能顺利开始。

c) 自动化重复性任务

自动化能减少手动工作，并为更有价值的活动腾出时间。考虑自动化以下内容：

电子邮件回复 – 为常见查询使用模板。
日程安排 – 设置自动会议提醒。
数据输入 – 使用软件简化重复性任务。

自动化是提高效率的强大时间管理解决方案。

d) 将每个任务分解成小块

大型任务可能令人感到压力，导致拖延。将它们分解为更小的、可操作的步骤使其更易于管理。例如：与其写“完成项目”，不如将其分解为：

研究信息
列出主要要点
起草内容
编辑并完成

小步骤创造动力，使进展可见。

e) 去除非必要的任务/活动

耗时但低价值的活动会降低生产力。识别不利于目标的任务并从日程中去除。

减少不必要的会议。
限制社交媒体的浏览。
避免无结构的工作会议。

只专注于高影响任务能提高时间效率。

f) 优先处理最困难的任务

也被称为“吃掉那只青蛙”方法，该方法涉及首先从最困难或最重要的任务开始。

挑战性任务需要更多的心理能量——早做这些任务可确保最佳注意力。
一旦完成了困难的任务，其他工作会显得更轻松。
减少早晨的心理负担可以提升整天的生产力。

养成先处理最困难工作的习惯。

g) 在会议或专注时间之间处理快速任务

会议或工作会议之间的短暂间隔时间可用于一些小但必要的任务，例如：

回复快速邮件。
整理文件。
为即将进行的工作准备笔记。

这种方法确保了停机时间的高效利用。

h) 批量处理类似任务

在不相关任务之间切换会因心理切换成本而降低效率。相反，将类似任务一起批量处理：

在设定时间回复电子邮件，而不是不断检查。
在一个时间段内安排所有电话。
将相关任务（例如内容写作和研究）分组在一起。

这种技巧能提高专注力和工作流程。

i) 委派任务

如果某个任务不需要你的直接参与，将其分配给他人。委派让你可以专注于更重要的工作，同时确保所有任务都完成。高效的委派包括：

根据技能水平分配任务。
提供明确的指示。
设定截止日期来提高责任感。

委派是提高效率的最佳时间管理策略之一。

j) 审核你的任务

定期回顾时间的使用方式有助于完善生产习惯。问自己：

某些任务是否比预期耗时更长？
是否存在浪费时间的模式？
有什么可以改进或消除的吗？

任务审核能优化日常时间安排。

k) 坚持每天的日程安排

结构化的日程安排会创造一致性，使有效管理时间变得更容易。坚持日常日程的技巧：

设定固定的工作时间。
留出休息时间。
遵循结构化的任务顺序。

一致性是有效时间管理的关键。

4. 建立个性化日程

通用的日程安排可能并不适合所有人。为了有效管理时间，设计一个符合你能量水平和工作习惯的日程。

识别高峰生产力时间——有些人早上最为专注，而另一些人则在一天的晚些时候更有生产力。在能量最高的时间安排重要任务。
使用时间分块——为深度工作、会议和管理任务分配特定时间段。
包括休息——任务之间的小休息有助于提高专注力和防止倦怠。

个性化日程通过确保在最专注时完成工作来最大化效率。

5. 利用AI进行搜索和总结

人工智能（AI）可以通过自动化研究和总结信息来节省数小时。AI驱动的工具帮助专业人士明智地利用时间，减少在手动任务上的时间投入。示例：

总结工具——将冗长的文档转换为关键要点。
自动化助手——处理会议安排和提醒。
基于AI的研究工具——加快信息收集。

通过结合AI，您可以提高时间管理技能，并专注于更具战略性的工作。

6. 创建日历

一个组织良好的日历可防止日程冲突，并有助于有效地平衡任务。

a) 设置提醒

提醒确保不会忘记截止日期、会议和重要事件。使用：

日历通知重要截止日期。
任务管理应用程序，优先每日任务。

b) 暂停通知

虽然提醒很有用，但持续的警报可能分散注意力。安排专门的“专注时间”，在此期间静音通知。这有助于您在不被打扰的情况下专注于深度工作。

7. 使用适合您的工具

合适的工具简化时间规划和任务管理。选择适合您工作流程的工具：

计划工具——数字或纸质计划工具可以安排日常活动。
计划工具——像Shifton这样的平台可自动安排班次并优化员工时间管理。
笔记应用——有效组织信息、设置提醒和跟踪进度。

使用合适的工具可以减少手动工作量简化工作流程。

8. 练习决策

犹豫不决导致浪费时间和推迟进度。为了更快地做出决定：

定义标准——设定评估选择的明确因素。
避免过度思考——给自己设定一个做决定的时间限制。
相信经验——依靠过往的知识和专业技能。

练习快速决策提高效率并减少延迟。

9. 学会设定界限并说不

承担过多任务会导致倦怠。学习说不有助于保持工作量平衡。

评估请求——是否与您的优先事项一致？
礼貌而坚定——拒绝分心而不感到内疚。
提供替代方案——可能的话，建议稍后再进行或委派他人。

设定界限确保您专注于高优先级工作。

10. 停止拖延

拖延浪费时间并带来不必要的压力。通过以下方式来对抗拖延：

将大型任务分解成小步骤——小的进展积累势头。
使用5分钟规则——执行任务至少五分钟来减少抵触情绪。
消除干扰——在专注的环境中工作。
创建负责任制——设定截止日期或与伙伴合作以保持进展。

克服拖延可以改善工作场所和个人生活中的时间管理。

11. 管理时间浪费者

时间浪费者减少生产力。识别并消除常见干扰因素：

手持设备——限制工作时间内使用社交媒体。
邮件过载——在安排好的时间查看邮件，而不是不断查看。
未预期的访客——设置明确的可用时间，以减少干扰。
不必要的会议——保持会议简短而专注。
家庭责任——如果远程工作，创建专用工作区。

消除时间浪费者让您更有效地使用时间。

12. 明智地处理压力

压力对工作中的时间管理技能有负面影响。为了在压力下保持高效：

短暂休息——走出去呼吸新鲜空气或快速拉伸。
使用正念技术——深呼吸或冥想可以提高专注力。
优先自我护理——充足的休息有助于提高大脑表现。

减少压力可以提升生产力和时间效率。

13. 避免多任务处理

多任务处理降低效率，因为大脑无法在任务之间快速切换。相反：

一次专注于一项任务——深度工作产生更好的结果。
将相似任务分组——这可以减少上下文切换。
设定专注时段——使用像番茄工作法（25分钟工作时间）之类的技巧。

避免多任务处理可以改善工作中的时间管理。

14. 使用20分钟规则

大型项目可能让人感到难以应付，从而导致拖延。20分钟规则可以帮助克服这种情况：

设置20分钟计时器——承诺在不分心的情况下工作。
时间结束后评估进度——一旦动力建立，大多数人会继续工作。

这种技巧让大型任务不再那么令人生畏，更容易启动。

15. 抽出时间休息

休息对长期生产力至关重要。过度工作会导致倦怠，降低效率。

安排休假——远离工作可以恢复心理能量。
每天进行短暂休息——即使是5–10分钟的休息也能提升专注力。
下班后从工作中脱离——避免在工作时间之外查看电子邮件。

休息对保持更好的时间管理技能至关重要。

16. 构建一个系统并严格遵循

一个结构良好的系统可在时间管理中创造一致性。示例包括：

时间分块法——为任务分配特定的时间段。
艾森豪威尔矩阵——根据紧迫性对任务进行优先排序。
两分钟规则——如果任务花费不到两分钟，立即完成。

找到一个有效的系统并坚持下去以提高效率。

17. 保持有序

混乱的工作环境会浪费时间并降低专注力。通过以下方式保持有序：

整理办公桌——整洁的空间提高效率。
使用数字化组织工具——文件管理系统防止文档丢失。
规划日常作息——结构化创造一致的时间管理习惯。

保持有序确保工作流程顺畅高效。

为什么时间管理很重要？

时间管理是一项影响职业生涯和个人生活的基本技能。通过有效地组织任务，个人可以减轻压力，提高效率，并更快实现目标。没有适当的时间管理，人们常常感到不堪重负，错过截止日期，并难以维持健康的工作与生活平衡。有效的时间管理可以让决策更明智，注意力更集中，更容易抓住成功的机会。无论您是员工、经理还是企业主，实施时间管理策略可以提升效率，确保长期发展。

时间管理的好处

有效的时间管理带来多种优点，这直接影响工作表现和个人幸福感。

缓解压力——知道任务受控减少焦虑，防止最后一刻的匆忙。
更多时间——提高效率为个人发展、爱好或休闲创造额外时间。
更多机会——按时完成任务和妥善管理工作负荷提升声誉和职业发展。
实现目标的能力——适当的时间管理确保短期和长期目标的一致完成。

时间管理不善的影响

未能有效管理时间可能导致严重后果，影响生产力、工作质量和职业声誉。

不佳的工作流程。整理不当的时间表会减缓进程并产生不必要的瓶颈，难以高效完成任务。
浪费时间。没有结构化时间管理，个体会将更多时间花在不重要的任务上，降低整体效率。
失去控制。当任务没有计划地堆积时，管理职责变得困难，导致生产力下降和挫败感增加。
工作质量差。由于时间分配不佳而仓促完成的工作会造成错误、准确性降低和表现不佳。
声誉不佳。持续错过截止日期或未能管理工作负担会对职业信誉和职业发展产生负面影响。

常见的时间管理挑战

许多人由于常见的障碍而在时间管理上苦苦挣扎，这些障碍阻碍了生产力。识别这些挑战是克服它们的第一步。

计划不当。没有制定结构化计划会导致错过截止日期和低效的工作流程。
缺乏组织。杂乱的工作空间和混乱的时间表增加了任务优先级排序和完成的难度。
感到不堪重负。没有合理优先顺序的任务过多会引起压力并降低注意力。
拖延。推迟任务会造成不必要的压力，通常会导致仓促和低质量的工作。
干扰。社交媒体、持续通知和工作场所中断会降低注意力和生产力。
难以说不。承担过多的承诺会导致倦怠和无效的时间管理。
缺乏自律。没有自律，按时遵守时间表和完成任务将变得具有挑战性。

Shifton如何帮助改进时间管理

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消除手动排班错误并节省时间。
确保公平的班次分配，以提高团队效率。
通过减少行政任务来提高员工的生产力。

通过整合Shifton的高级排班功能，管理者和员工可以减少规划时间，投入更多时间于关键工作，从而提高整体效率。更新的文章 2025年3月5日