ทุกคนรู้จักคำกล่าวเก่า ๆ ว่า “คนไม่ได้เกิดมาเป็นผู้นำที่ดี เขากลายเป็นผู้นำเอง” มันเป็นเรื่องจริงหรือไม่ และลักษณะความเป็นผู้นำที่ต้องมีเพื่อเป็นผู้จัดการชั้นนำที่ดีมีอะไรบ้าง? เราพยายามตอบคำถามนี้ในการเขียนบทความนี้ บางทีพวกเราทุกคนอาจเคยฝันที่จะเป็นผู้นำและหัวหน้าคนใหญ่โตสักครั้งในบางเวลาหรือแม้กระทั่งเป็นผู้จัดการแผนกเล็ก ๆ เมื่อเราเป็นพนักงานธรรมดา แน่นอนว่าเราเชื่อว่าเราจะรับมือกับตำแหน่งใหม่นี้ได้อย่างไม่มีปัญหาเพราะเราทุกคนอยากก้าวขึ้นบันไดอาชีพอย่างรวดเร็ว แต่มีใครเคยคิดบ้างไหมว่าอะไรที่ทำให้เราไม่สามารถไต่ขึ้นได้? บางทีเราอาจไม่มีทักษะการเป็นผู้นำที่ดีและมีประสบการณ์อย่างที่ผู้บริหารควรมี

อย่าเพิ่งหมดหวัง เพราะลักษณะนิสัยใด ๆ ก็สามารถเสริมสร้างและพัฒนาได้ ถ้าคุณต้องการดำรงตำแหน่งของหัวหน้าสักวันหนึ่ง คุณจะต้องพัฒนาคุณสมบัติที่จะนำคุณไปสู่ความสำเร็จ ต่อไปนี้เราจะพูดถึงลักษณะนิสัยที่ผู้นำที่ดีในบริษัทควรมี

ความมั่นใจ

ความมั่นใจอาจเป็นหนึ่งในลักษณะของผู้นำที่มีค่าที่สุดที่เมื่อขาดไปจะทำให้คนที่ต้องการตำแหน่งผู้จัดการเผชิญกับความยากลำบาก ทุกคนที่ประสบความสำเร็จจะส่งความมั่นใจให้กับตัวเองและวันข้างหน้า ชายเช่นนี้จะทำให้ผู้คนเห็นถึงความประทับใจอย่างรวดเร็ว ผู้ฟังและติดตามคนที่มั่นใจ มันสำคัญที่จะไม่โอเวอร์เพลย์ คุณต้องมีผลงาน ความรู้ และทักษะมาสนับสนุนความมั่นใจของคุณ คุณไม่สามารถมั่นใจได้ถ้าคุณไม่มีอะไรแสดงให้เห็น เพราะผู้ที่รู้สถานการณ์จะมองทะลุความเสแสร้งของคุณ หากคุณต้องการเลื่อนขั้นอย่างแท้จริง คุณจะต้องเอาชนะความไม่มั่นใจในความรู้และการกระทำของคุณให้ได้ไม่ว่าจะทำอะไรที่ยากลำบาก ชัยชนะในสมรภูมิและการแข่งขันในสำนักงานมักเป็นผลของคนที่กล้าหาญและมั่นใจในตัวเอง!

ความมีระเบียบวินัย

ความมีระเบียบวินัยเป็นอีกทักษะหนึ่งของผู้นำที่ผู้บริหารสมบูรณ์แบบควรแสดงออก ก่อนที่จะจัดรูปแบบและจัดระเบียบกระบวนการทำงานของพนักงานให้ดี คุณต้องสามารถจัดระเบียบวันของคุณ วางแผนตารางเวลาของคุณ และใช้เวลาประจำวันให้เหมาะสม ความมีระเบียบวินัยหรือขาดของมันสามารถส่งผลโดยตรงต่อการทำงานของพนักงานของคุณ หากคุณไม่สามารถวางแผนกิจวัตรประจำวันได้ คุณก็จะไม่สามารถจัดการกับพนักงานได้ การมีนิสัยที่จัดระเบียบเป็นหนึ่งในทักษะการเป็นผู้นำที่ดีที่สุด มันเริ่มต้นด้วยการควบคุมและการควบคุมตนเอง เป็นความสามารถในการสร้างแผนงานที่เข้มงวดและปฏิบัติตามอย่างสมบูรณ์ คุณต้องมีระเบียบและเป็นตัวอย่างให้กับพนักงานของคุณ

จินตนาการว่าคุณได้ตำแหน่งหัวหน้าที่ต้องการแล้วและดูแลสิ่งต่าง ๆ มาหลายปี ขณะที่คุณทำเช่นนั้น คุณก็มาสายตลอดเวลาทำงาน มาเข้าทำการทำงานช้าหลังจากเบรคทานอาหารกลางวันและใช้เวลาไม่กี่ชั่วโมงต่อวันคุยโทรศัพท์กับเพื่อนและครอบครัว คุณคิดว่าพนักงานของคุณจะตอบรับอย่างไร? ฉันไม่คิดว่าหลังจากเห็นความไร้ระเบียบแบบนี้คุณจะสามารถรักษาภาวะผู้นำและเป็นตัวอย่างที่ดีให้ติดตามได้ โปรดจำไว้ว่าหากคุณได้ตำแหน่งหัวหน้าแล้ว คุณจะต้องกลายเป็นการแสดงออกของความสำเร็จและการทำงานที่มีประสิทธิภาพ มิฉะนั้นความขาดวินัยในตัวเองของคุณจะสร้างทัศนคติเช่นนี้ในที่ทำงานในหมู่พนักงาน

ให้ความเคารพต่อคนรอบข้าง

เมื่อกลายเป็นหัวหน้าและย้ายไปยังสำนักงานที่ใหญ่กว่า หลายคนมักจะลืมว่าครั้งหนึ่งพวกเขาก็เคยเป็นพนักงานธรรมดาและเริ่มต้นจากพื้นฐาน การทำเช่นนี้พวกเขามักเริ่มปฏิบัติต่อพนักงานด้วยอคติ อหังการ และไม่เคารพ ถ้าคุณต้องการกลายเป็นผู้นำระดับโลก คุณไม่ควรนิ่งเฉยต่อพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมเช่นนี้ จำไว้ว่าตำแหน่งใดก็ตามที่คุณมีอยู่ในบริษัท คุณต้องปฏิบัติต่อผู้คนรอบข้างด้วยความเคารพ ทั้งเพื่อนร่วมงานและผู้ใต้บังคับบัญชา ทุกครั้งที่คุณต้องการดูหมิ่นหรือปฏิบัติต่อพนักงานด้วยไม่เคารพ โปรดจำไว้ว่าครั้งหนึ่งคุณก็เคยอยู่ในสถานะเดียวกัน คุณยากไฮเมื่อคุณต้องเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ และไม่พอใจที่ลูกปฏิบัติต่อคุณด้วยท่าทางเหยียดหยาม

ความมุ่งมั่น

ความมุ่งมั่นเป็นลักษณะการเป็นผู้นำที่ขาดไม่ได้ถ้าคุณจะไม่สามารถบริหารบริษัทได้อย่างถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจหรือแผนกเล็ก ๆ ในบริษัทใหญ่ เมื่อไม่มีความมุ่งมั่นมันจะเป็นเรื่องยากที่จะบรรลุเป้าหมายในชีวิตทั้งสำหรับผู้นำและคนธรรมดา หากคุณต้องการตำแหน่งสูงสุดจริง ๆ หรืออยู่ในตำแหน่งนั้นแล้ว คุณต้องมุ่งมั่นอย่างแน่วแน่ อย่ากลัวสิ่งใด เรียนรู้วิธีการตัดสินใจที่สำคัญและรับผิดชอบด้วยตัวเองโดยไม่ต้องแบ่งปันภาระกับพนักงาน

ทักษะเทคโนโลยีขั้นสูง

ดูเหมือนจะเป็นเรื่องที่อธิบายได้ด้วยตัวเอง คนที่มุ่งหมายตำแหน่งสูงสุดต้องปรับตัวให้เข้ากับสมัยรู้วิธีการใช้งานเทคโนโลยีทันสมัย ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ และแอพพลิเคชั่นต่าง ๆ จะจัดการพนักงานได้ยากหากคุณไม่มีทักษะเดียวกันกับพนักงานของคุณ นอกจากนี้คุณต้องก้าวล้ำหน้าพนักงานและสอนพวกเขาให้สิ่งใหม่ ๆ นำโปรแกรมและวิธีการทำงานใหม่ ๆ เข้าใช้งานในขณะที่คุณเชี่ยวชาญด้านเทคนิค หากคุณไม่เป็นผู้เชี่ยวชาญในสิ่งที่คุณกำลังทำและสิ่งที่คุณจัดการ คุณจะไม่ได้รับความเคารพและอาจจะถูกหลอกลวงได้ง่าย นั่นคือเหตุผลที่เพื่อให้มีทักษะการเป็นผู้นำที่ยอดเยี่ยมคุณต้องมีความคิดก้าวหน้าและตระหนักถึงทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในบริษัทของคุณ

นี่ไม่ใช่ทักษะการเป็นผู้นำที่ยอดเยี่ยมเพียงอย่างเดียวที่ผู้บริหารบริษัทที่ดีควรมี ส่วนถัดไปของบทความจะบอกเกี่ยวกับลักษณะนิสัยอื่น ๆ ที่จะทำให้คุณเป็นผู้จัดการบริษัทที่ดีหรือได้รับตำแหน่งเร็วยิ่งขึ้น เรียนรู้เกี่ยวกับทักษะผู้จัดการระดับสูงอื่น ๆ ในส่วนที่สองของบทความนี้: ทักษะความเป็นผู้นำหลักสำหรับผู้จัดการระดับสูง การต่อเนื่อง

ในขณะที่คนเราไม่เคยฝันถึงการทำงานจากระยะไกลเมื่อ 10 ปีที่แล้ว ทุกวันนี้ทุกบริษัทเกือบทุกแห่งมีพนักงานระยะไกลอย่างน้อยหนึ่งคน บริษัทใหญ่และองค์กรต่าง ๆ จ้างพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลทั้งหมด ซึ่งไม่จำเป็นต้องอยู่ที่สำนักงาน ผู้จัดการ PR, ผู้เชี่ยวชาญ HR, นักเขียนคัดลอก, นักข่าว, ช่างภาพ, บล็อกเกอร์, นักบัญชี คือรายชื่ออาชีพที่สร้างหรือดัดแปลงสำหรับการทำงานจากระยะไกลซึ่งใหญ่โตจนสามารถขยายออกไปได้เรื่อย ๆ มาพูดถึงแนวคิดในการสร้างแรงจูงใจให้พนักงานอย่างถูกต้องเพื่อให้พนักงานระยะไกลสามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและคุ้มค่า

ตอนแรกดูเหมือนว่าการสร้างแรงจูงใจให้พนักงานจะเป็นงานที่ไม่ง่ายเมื่อพูดถึงพนักงานระยะไกล เพราะโดยส่วนใหญ่แล้วเราจะพูดถึงคนที่รักอิสระ, พึ่งพาตนเองและมีความสะเทือนใจเล็กน้อย ด้วยคำแนะนำในการสร้างแรงจูงใจให้พนักงานของเรา คุณจะกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในการกระตุ้นและจัดการบุคลากร แม้ว่าบุคลากรดังกล่าวจะทำงานห่างจากสำนักงานของคุณเป็นพันไมล์

คำแนะนำแรกและอาจจะสำคัญที่สุด: ติดต่อสื่อสารกันอยู่เสมอ

เราอยู่ในยุคของโซเชียลเน็ตเวิร์ก การประชุมผ่าน Skype และการติดต่อธุรกิจที่ไม่สิ้นสุด ในทางหนึ่ง การที่เราพร้อมใช้งานอย่างต่อเนื่องผ่านโซเชียลเน็ตเวิร์กและแมสเซนเจอร์ต่าง ๆ หรือการโทรด้วย Skype สัปดาห์ละครั้งอาจดูยากหรือต้องใช้เวลามาก ในทางกลับกัน หากคุณติดต่อสื่อสารกับพนักงานระยะไกลอย่างต่อเนื่อง พนักงานเหล่านี้สามารถถามคำถามที่พวกเขาสนใจเมื่อใดก็ได้ที่พวกเขาต้องการ ซึ่งช่วยป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจนำไปสู่การสูญเสียเงินจำนวนมากสำหรับบริษัท อย่าเสียเวลาจำนวนมากไปกับการโทร เพียงแค่ออนไลน์หรือกำหนดเวลาแน่นอนที่คุณจะพร้อมใช้งานสำหรับพนักงานของคุณ ตัวอย่างเช่น ตั้งเวลา 13.00 น. ถึง 14.00 น. ในวันจันทร์และวันพุธที่คุณจะสามารถพูดคุยกับพนักงานคนใดคนหนึ่งได้

คำแนะนำที่สอง แม้ไม่สำคัญน้อยกว่า: กำหนดงานให้ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง

ในตอนแรก วิธีการทำงานจากระยะไกลดูเหมือนจะง่ายมาก: คุณให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับบริษัทของคุณ อธิบายลักษณะงานบางประการ ให้เขาทำงานและดูแลว่าได้ปฏิบัติงานนั้นอย่างไร อย่างไรก็ตาม การกำหนดงานอย่างถูกต้องและชัดเจนดูเหมือนจะสำคัญยิ่งขึ้น คุณไม่ควรสันนิษฐานว่าพนักงานที่ไม่เข้าใจสิ่งที่ได้รับการร้องขอให้ทำจะถามคำถามตามหลายชุด ส่วนมากพนักงานไม่ทำให้ตัวเองเดือดร้อนด้วยวิธีนี้และดำเนินงานตามความเข้าใจของตนเอง พนักงานทั้งหมดไม่ต้องการทำงานซ้ำถ้าคุณไม่พอใจกับวิธีการทำงานบางอย่าง ด้วยเหตุนี้ การจัดการพนักงานระยะไกลควรมาพร้อมกับงานที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงเพื่อพนักงานระยะไกลซึ่งจะสร้างพันธมิตรที่มีประสิทธิภาพและยาวนานได้ โดยการอธิบายทุกอย่างให้ชัดเจนในครั้งแรก คุณจะไม่ต้องเสียเวลาและเงินที่มีค่าเมื่อมีคนทำผิดพลาด

คำแนะนำที่สามที่สำคัญไม่แพ้กัน: แจกโบนัส

แรงจูงใจทางการเงินเป็นวิธีคลาสสิก แต่โชคร้ายที่เราไม่สามารถหลบหลีกได้จากไอเดียในการสร้างแรงจูงใจให้เจ้าหน้าที่แบบเก่าแต่มีประสิทธิภาพนี้ ทุกคนชอบที่จะได้รับเงิน และพวกเขาชอบโบนัสมากยิ่งขึ้น นั่นคือเหตุผลที่ว่าหากคุณเห็นว่าพนักงานทำงานตรงตามเวลา ใช้ความคิดริเริ่ม เป็นสุภาพ ทำงานหนักและทำงานล่วงเวลาในบางครั้ง อย่าเหนื่อยล้าในการตั้งระบบโบนัสเล็ก ๆ หรือชำระเงินก้อนใหญ่อย่างเสริมในไตรมาสหรือครึ่งปี ด้วยวิธีนี้พนักงานจะสนใจในงานของตนเองและทำงานรวมทั้งฉันและน่าสนุก

คำแนะนำที่สี่: ของขวัญออริจินัล

วิธีนี้เหมาะสำหรับนายจ้างที่หลงใหลและรักในธุรกิจของตนอย่างแท้จริงและให้คุณค่าแก่ทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องอยู่ เมื่อคุณรู้จักพนักงานระยะไกลมาหลายปีและเขาปฏิบัติงานของเขาอย่างตั้งใจ เขาสมควรได้รับการปฏิบัติด้วยความเคารพและแม้กระทั่งความเป็นมิตร นั่นคือเหตุผลที่คุณสามารถปรับปรุงแรงจูงใจของพนักงานด้วยของขวัญที่น่าสนใจโดยเฉพาะ เช่น หากคุณรู้จักพนักงานมานานและทราบว่าเขาเป็นแฟนคลับฮอกกี้ใหญ่ คุณสามารถซื้อบัตรเข้าชมการแข่งขันฮอกกี้ให้เขาสำหรับวันเกิดหรือเป็นของขวัญตอนสิ้นไตรมาสได้ เมื่อมีผู้หญิงที่แต่งงานแล้วทำงานในบริษัทของคุณที่ใช้เวลามากเกินไปในโปรเจกต์ของคุณ ให้เธอสองตั๋วหนังหรือโรงละครเพื่อให้เธอสามารถใช้เวลายามเย็นที่น่ารักกับสามีของเธอได้ ในขณะที่พนักงานระยะไกลอยู่ไกลออกไป พวกเขายังคงเป็นส่วนสำคัญของทีมของคุณและคุณไม่ควรปฏิบัติต่อพวกเขาด้วยการกีดกั้นหรือไม่สนับสนุนพวกเขาในแบบที่คุณจะไม่สนับสนุนพนักงานสำนักงานปกติ

คำแนะนำที่ห้าสำคัญ: ความไว้วางใจ

CEO ที่มีประสบการณ์จะต้องมีส่วนในการจัดการพนักงานระยะไกลและดูแลสิ่งต่าง ๆ แต่ไม่ควรลืมเกี่ยวกับความไว้วางใจ แน่นอนว่า ในกรณีที่คุณไม่เคยจ้างพนักงานระยะไกลมาก่อน คุณจะพบว่ามันยากที่จะปรับตัวให้เข้ากับบางแง่มุมของกระบวนการนี้รวมถึงการเรียนรู้ที่จะไว้วางใจพนักงานและให้พวกเขามีอำนาจหน้าที่ ในขณะที่การจัดการพนักงานระยะไกลคุณไม่สามารถติดตามทุกการกระทำที่พวกเขาทำได้ เวลาที่พวกเขาเสียไปหลังหน้าจอคอมพิวเตอร์ พวกเขาเข้าครัวกี่ครั้งหรือรบกวนตนเองด้วยการโทรศัพท์กี่ครั้ง คุณยังคงต้องเรียนรู้ที่จะไว้วางใจพวกเขา เมื่อคุณจ้างพนักงานมาทำงานระยะไกล คุณต้องค้นหาว่าบุคคลนั้นรับผิดชอบ มีเป้าหมายเดียวกัน มีคุณสมบัติเหมาะสมและสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานที่ถูกต้องอย่างไร ผู้บริหารชั้นสูงที่มีประสบการณ์จะสามารถสังเกตเห็นคนเกียจคร้านหรือเพิ่มผู้เชี่ยวชาญขยันขันแข็งให้ร่วมทีมของตนได้อย่างง่ายดาย

คำแนะนำที่หก: กำหนดเส้นตาย

เมื่อมอบหมายงานให้พนักงาน สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดเส้นตายและเตือนพวกเขาถึงผลที่อาจเกิดขึ้นจากการไม่ปฏิบัติตามกำหนด หากคุณล้มเหลวในการกำหนดเส้นตาย พนักงานจะเริ่มขี้เกียจและใช้เวลาในการทำภาระกิจตามความสนใจของตนเองแทนที่จะระมัดระวังในการทำงานที่ต้องการ ท้ายที่สุด งานจะเสร็จสิ้นในนาทีสุดท้ายและค่อนข้างประมาท

คำแนะนำที่เจ็ด: ทัศนคติดี

โชคไม่ดีนัก ที่หางานที่คุณจะได้รับการชื่นชม, เคารพ และความเห็นของคุณจะถูกฟัง นั่นคือเหตุผลที่ทัศนคติที่ดีต่อพนักงานในทุกวันนี้มีค่าเท่าทองคำ คนหลายคนเปลี่ยนจากการทำงานในสำนักงานมาเป็นงานระยะไกลเพราะพวกเขาเหนื่อยจากการใช้งานโดยมิชอบจากนายจ้างของพวกเขาและกลุ่มทำงานที่ทะเลาะกันอย่างไม่สิ้นสุดซึ่งดูเหมือนรังของงูพิษ CEOs ที่จ้างพนักงานระยะไกลต้องพยายามปฏิบัติต่อพวกเขาด้วยความเคารพ ถามพวกเขาว่าวันนี้เป็นอย่างไร ครอบครัวของพวกเขาเป็นอย่างไร อากาศในประเทศและเมืองที่พวกเขาอาศัยอยู่อย่างไร สิ่งสำคัญคือไม่ทำให้บทสนทนาเหล่านี้รู้สึกเกินจากการเป็นกันเองหรือเร่งจนอึดอัดเกินไป

เพื่อน ๆ เราหวังว่าคุณจะพบคำแนะนำเหล่านี้มีประโยชน์ในการทำงานกับพนักงานระยะไกลและจะช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่ยาวนานและมีประสิทธิภาพกับพวกเขา โปรดจำไว้ว่าคุณมีความรับผิดชอบต่อการจัดการกระบวนการการทำงานได้ดีในบริษัทของคุณ นายจ้างที่มีประสบการณ์และมีพรสวรรค์ที่สุดที่มีเป้าหมายชัดเจนและสำหรับความก้าวหน้าจะสามารถนำธุรกิจของพวกเขาไปสู่ความเป็นสูงได้

ความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและพนักงานเป็นรากฐานของการสร้างบรรยากาศเล็ก ๆ ภายในองค์กรใด ๆ หลาย CEO ไม่สามารถเรียนรู้หลักการสื่อสารพนักงานที่มีประสิทธิภาพและเชื่อว่าพวกเขามีทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพโดยธรรมชาติ อย่าลืมว่าเรากำลังอยู่ในยุคที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาและมีชีวิตชีวา ตลาดงานสมัยใหม่เต็มไปด้วยตัวแทนที่มั่นใจและแข่งขันจากอาชีพต่างๆ ในอดีตพนักงานเคยถูกคาดหวังให้ยอมรับการก้าวร้าวโดยไม่มีการเตือน, กลยุทธ์ที่อคติ, โทษและการต่อวาจาอย่างเงียบ ๆ ปัจจุบัน แม้แต่พนักงานที่ไม่เชี่ยวชาญที่สุดก็เคารพตนเองและเปลี่ยนงานตามอำเภอใจโดยไม่กลัวว่าจะไม่มีความต้องการในตลาดงาน นายจ้างที่มีประสบการณ์มากมายรู้ดีว่าการหาพนักงานที่มีทักษะ, ซื่อสัตย์และจงรักภักดีนั้นยากเพียงใด นั่นเป็นเหตุผลที่การสื่อสารองค์กรที่ปรับละเอียดจึงมีบทบาทสำคัญในบริษัทใด ๆ เพื่อที่จะทำให้ธุรกิจดำเนินไปเช่นเดียวกับนาฬิกา ทั้งพนักงานและนายจ้างต้องมีการประนีประนอมและคำนึงถึงความสำคัญของทุกคำที่พูดและได้ยินขณะที่ยังคงความสุภาพไว้ มาลองสำรวจวิธีการที่เหมาะสมในการสื่อสารกับพนักงานและมาตรการที่ควรใช้ในการทำให้ทีมของคุณกลายเป็นพนักงานที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดที่คุณเคยมีความสุขในการจัดการกันเถอะ

เทคนิคการสื่อสารภายในที่ใช้บ่อยที่สุด

การเป็นหัวหน้าของบริษัทไม่ใช่เรื่องง่าย ความรับผิดชอบทางการเงินและตัวพนักงานเองเป็นเขตความรับผิดชอบของคุณ ผู้จัดการระดับสูงของบริษัทต้องมีความฉลาด, ยืดหยุ่น, คำนึงถึงการตัดสินใจของตนอย่างต่อเนื่อง และรู้วิธีการมอบอำนาจอย่างถูกต้อง มีจำนวนมากของการสัมมนาการจัดการทีม, สัมมนาออนไลน์ และการฝึกอบรมที่คุณสามารถรับความรู้ที่จำเป็นและทักษะตามความต้องการ ผู้จ้างงานที่เคารพตนเองทุกคนต้องเข้าร่วมอย่างน้อยหนึ่งในสัมมนาเหล่านี้เพื่อจะก้าวทันแนวโน้มการว่าจ้างและการบริหารพนักงานใหม่ ๆ คุณยังต้องทำงานในสไตล์การจัดการพนักงานของตนเองด้วย

โดยปกติแล้ว มีเทคนิคการสื่อสารภายในหลายแบบที่ได้ถูกนำมาสนทนาในระหว่างการฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญต่าง ๆ :

• เผด็จการ การตัดสินใจสำคัญทั้งหมดจะทำโดยนายจ้างเป็นเอกสิทธิ์ พวกเขาบังคับให้มีการควบคุมระบบอย่างเข้มงวดในการดำเนินการของทุกคำสั่ง ภายใต้การจัดการนี้ ความคิดริเริ่มและเอกลักษณ์ทั้งหมดจะถูกบดทับอย่างรุนแรง

• อนาธิปไตย นายจ้างพยายามหลีกเลี่ยงการบริหารธุรกิจประจำวันและงานของพนักงานให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ปล่อยให้ทุกอย่างหละหลวมและทอดทิ้งความรับผิดชอบในผลลัพธ์

• ประชาธิปไตย นายจ้างมีเป้าหมายในการเพิ่มบทบาทของพนักงานในการตัดสินใจ ให้พวกเขามีโอกาสแสดงความคิดเห็นและตัดสินใจในเรื่องรองด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังมีการพูดคุยกันเป็นประจำเกี่ยวกับแนวทางแก้ไขใหม่, เป้าหมายร่วมกัน และวัตถุประสงค์ของบริษัท, โดยที่พนักงานแต่ละคนมีสิทธิลงคะแนน

นอกจากนี้ นายจ้างสามารถใช้ความคิดสร้างสรรค์ร่วมกันในการจัดการพนักงาน หัวใจของสไตล์นี้อยู่ที่การบรรลุผลลัพธ์เชิงบวก, ตั้งเป้าหมายและภาระงานโดยความพยายามร่วมกันของพนักงานและนายจ้าง

แต่ละวิธีเหล่านี้ดีในวิถีทางของตนเองและเหมาะสมในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน วิธีการเผด็จการให้ผลลัพธ์ที่ค่อนข้างน่าพอใจเนื่องจากการควบคุมอย่างต่อเนื่อง แต่มันสามารถใช้งานได้เฉพาะในสถานการณ์วิกฤติเท่านั้น วิธีการประชาธิปไตยสามารถนำไปใช้ได้เมื่อผู้นำของบริษัทยิ่งฉลาดและมีทักษะการจัดการที่ดี โดยปราศจากสิ่งนี้ การได้ผลลัพธ์ที่ดีจากเทคนิคการสื่อสารภายในแบบประชาธิปไตยนั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย

เจ้าของบริษัทที่มีประสบการณ์ต้องมีวิสัยทัศน์ในระดับหนึ่ง ที่สำคัญที่สุด เขาต้องวิเคราะห์พฤติกรรมและลักษณะบุคคลิกภาพของสมาชิกทีมทั้งหมด, ระบุศักยภาพของพนักงานทั้งหมด, คาดเดาความเป็นไปได้ของสถานการณ์ต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้น ปัจจัยทั้งหมดนี้ต้องได้รับการพิจารณาเมื่อมองหารูปแบบการสื่อสารองค์กรที่เหมาะสม

การให้ข้อเสนอแนะคือทักษะที่มีคุณค่าในการสื่อสารกับพนักงาน

ความสามารถในการตั้งค่าการให้ข้อเสนอแนะอย่างถูกต้องถือว่าเป็นหนึ่งในทักษะการสื่อสารที่สำคัญที่สุดที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารพนักงานที่มีประสิทธิภาพในหมู่ผู้นำบริษัทมาสักพักแล้ว แม้แต่ CEO หนุ่มและมีประสบการณ์ก็ต้องสามารถสนทนากับพนักงาน, แยกปัญหาความไม่สมบูรณ์, ชมเชยหรือชี้ให้เห็นสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้, มอบอำนาจอย่างถูกต้อง, ให้คำแนะนำในเรื่องต่างๆ การสื่อสารกับสมาชิกทีมไม่ควรเป็นปัญหาสำหรับ CEO หัวหน้าของบริษัทต้องสามารถติดต่อกับพนักงานใด ๆ แม้แต่ผู้ที่ไม่เชื่อฟังและมีอารมณ์ไม่แน่นอนได้ เพราะการให้ข้อเสนอแนะที่เหมาะสมคือหัวใจของการสื่อสารที่เป็นประโยชน์ต่อกัน ในตอนแรกดูเหมือนว่าการเชิญพนักงานมาพูดคุยเรื่องที่คุณมีปัญหาเป็นเรื่องง่ายที่สุด แต่กลับไม่ง่ายเลย งานวิจัยทางจิตวิทยาและสังคมวิทยาหลายสิบบางร้อยที่ทำโดยหลายบริษัททั่วโลกแสดงให้เห็นว่าการให้ข้อเสนอแนะนำเป็นส่วนที่มีปัญหามากที่สุดของความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและนายจ้าง พนักงานหลายคนเกิดความเครียดระหว่างการพูดคุยแบบตัวต่อตัวกับผู้ควบคุมการหรือเนื่องจากการขาดกระบวนการให้ข้อเสนอแนะนำที่ตั้งขึ้นอย่างถูกต้อง พวกเขากลัวเกินไปที่จะพูดความคิดของตนเอง รู้สึกไม่คุ้มค่าและถูกร้องตอบ การไม่มีระบบการให้ข้อเสนอแนะนำหรือการตั้งค่านั้นไม่ดีส่งผลให้พนักงานสับสนในองค์กรและลดความประสงค์ในการบรรลุเป้าหมายสารพัฒน์ ผู้บริหารที่มีพรสวรรค์และฉลาดต้องเข้าใจว่าการให้ข้อเสนอแนะนำเป็น เครื่องมือที่ดีที่ช่วยให้:

• แก้ไขพฤติกรรมของพนักงานในทีม

• มุ่งหมายให้พนักงานเติบโตและพัฒนาในแผนกหนึ่ง ๆ

• แสดงความขอบคุณและเน้นย้ำความสำคัญของพนักงาน

• กระตุ้นพนักงานสู่ความสำเร็จใหม่ ๆ

• หาเหตุผลของพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมของพนักงาน

ตอนนี้มาดูเทคนิคการสื่อสารภายในที่ช่วยให้คุณตั้งค่าระบบการให้ข้อเสนอแนะนำที่เหมาะสม การปฏิบัติตามเหล่านี้ คุณจะสามารถสื่อสารกับพนักงานได้อย่างง่ายดาย

กฎข้อที่ 1: มีเป้าหมายที่ชัดเจน

ก่อนการประชุมกับพนักงาน เข้าใจว่าเป้าหมายที่คุณต้องการทำคืออะไรและจดไว้บนกระดาษ ถามตัวเองว่า: “ฉันต้องการอะไรจากการประชุมนี้”? คุณจะสามารถทำให้การสนทนาง่ายขึ้นได้ด้วยวิธีนี้

กฎข้อที่ 2: เลือกเวลาและสถานที่สำหรับการพูดคุย

มันสำคัญที่คุณต้องพูดคุยเฉพาะเหตุการณ์ล่าสุดเมื่อต้องเจรจากับพนักงาน วิธีที่ดีที่สุดคือการติดต่อพนักงานและพูดคุยเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นล่าสุดกับเขา ไม่มีเหตุผลที่จะยกเรื่องที่เขามาสายเมื่อ 3 ปีก่อนถ้าถ้าเขามาสายเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว เมื่อคุณเห็นว่า บางพนักงานมีปัญหากับโปรเจคเมื่อวันก่อนหรือสองสามวันก่อน นั่นคือเวลาที่จะพูดคุยปัญหานี้และให้คำแนะนำบ้าง

กฎข้อที่ 3: ชวนพนักงานเข้าสู่การอภิปราย

พนักงานทุกคนในทุกๆบริษัทต่างหวังว่าจะแพ้รู้สึกถูกต้อง โดยการให้พนักงานได้พูดความคิดของตนเอง เป็นวิธีที่ดีในการสร้างความอิสระและความรับผิดชอบของพนักงานในสิ่งที่คุณจะตัดสินใจในระหว่างการอภิปราย นอกจากนี้ โดยการปฏิเสธสิทธิพนักงานในการแสดงความคิดเห็นของพวกเขา คุณอาจปฏิเสธข้อมูลที่มีประโยชน์ของตนเองแล้วจะพบว่าตนเองอยู่ในสถานการณ์ที่น่าอับอาย คุณยังสามารถเรียนรู้ศักยภาพที่แท้จริงที่พนักงานบางคนมี ได้ไอเดียดีๆสองสามอย่าง และแม้แต่ประสบการณ์ใหม่ๆ

กฎข้อที่ 4: ชื่นชมในที่สาธารณะ วิจารณ์ในที่ลับ

นี่เป็นกฎที่สำคัญอย่างยิ่ง! มีเหตุผลมากที่จะทำเช่นนี้ การวิจารณ์ในที่สาธารณะเป็นการย่ำยีพนักงานและทำให้พวกเขาพ่ายแพ้ลึกๆ จะไม่มีการสื่อสารที่ถูกต้องหากหัวหน้าบริษัทอนุญาตให้ตนวิจารณ์พนักงานในที่สาธารณะด้วยความเย้าหยิก จงเข้าใจว่าถ้าคุณทำสิ่งนี้กับพนักงานบางคน คุณจะทำแบบนี้กับคนอื่นด้วย ซึ่งจะทำให้คุณทันทีอยู่ในด้านไม่ดีของพวกเขา การชมเชยควรจะทำอย่างจริงใจ ไม่ว่าจะในที่สาธารณะหรือในที่ลับ

กฎข้อที่ 5: อภิปรายเหตุการณ์และการกระทำ

มันไม่ดีที่จะเข้าไปส่วนตัวและให้ป้ายหมวกกับคนในสถานการณ์ใด ๆ เมื่อพูดคุยกับพนักงานทั้งในที่ลับและรวมกลุ่มกัน อย่าพูดคุยเกี่ยวกับบุคคล แต่ควรพูดเฉพาะเกี่ยวกับเหตุการณ์และการกระทำ การติดป้ายหรือการพูดไม่ดีของคนเป็นเรื่องง่าย แต่การกลับมาเชื่อมต่อการสื่อสารในทีมได้อาจใช้เวลาหลายเดือนหรือปี

วิธีการที่คุณสื่อสารกับพนักงานของคุณและรูปแบบการสื่อสารที่คุณใช้นั้นขึ้นอยู่กับคุณ คุณสามารถเพิกเฉยคำแนะนำเหล่านี้และล้มเหลวในการสร้างข้อเสนอแนะแก่พนักงานได้ แต่ในกรณีนั้นอาชีพของคุณจะสั้นมาก ในฐานะ CEO คุณควรเข้าใจสิ่งง่าย ๆ อย่างหนึ่ง: ทั้งคุณและพนักงานของคุณจะต้องมุ่งหวังที่จะบรรลุเป้าหมายและภารกิจร่วมกัน และทำให้บรรยากาศในทีมเป็นที่น่าพอใจที่สุด ขอให้โชคดี, ผู้จ้างงานที่รัก อย่าล้มเลิกปรับปรุงทักษะของคุณแล้วคุณจะประสบความสำเร็จทุกอย่าง!

บริษัทไม่สามารถพัฒนาและทำกำไรได้มากขึ้นโดยการวางชะตากรรมทั้งหมดในความคิดและแนวทางธุรกิจเก่า ผู้บริหารต้องทดลองกับแนวคิดใหม่เพื่อปรับตัวกับตลาดที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา จากนั้นผลิตภัณฑ์และบริการจึงสามารถทำได้บนพื้นฐานของแนวคิดเหล่านั้น ฟังดูง่ายพอ แต่ความจริงนั้นซับซ้อนกว่ามาก การมีแนวคิดเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การสร้างโครงการรอบ ๆ แนวคิดนั้นคือเรื่องที่แตกต่างออกไป

เรื่องต่าง ๆ อาจกลายเป็นเรื่องอยู่นอกเหนือการควบคุมจนมีเพียงหนึ่งในสามของทุกโครงการที่สามารถออกจากวงจรการผลิตได้ตรงเวลาและมีงบประมาณเริ่มต้น นี้เกิดขึ้นเนื่องจากความผิดพลาดที่ถูกทำขึ้นโดยผู้จัดการโครงการที่ไม่มีประสบการณ์ เราขอนำเสนอปัญหาด้านการจัดการทั่วไป 5 อย่างที่เกิดจากการละเลยบางด้านของการวางแผนโครงการ เมื่อคุณสามารถเอาชนะพวกเขาได้ คุณจะสามารถจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การล้มเหลวในการกำหนดเป้าหมายของโครงการคือความผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่ผู้จัดการทำ

ตามรายงานการวิจัยหลายฉบับจากสถาบันการจัดการโครงการแห่งสหรัฐอเมริกา หนึ่งในสามของโครงการล้มเหลวเพราะผู้พัฒนาโครงการไม่มีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจน นี่คือปัญหาด้านการจัดการที่พบกันบ่อย ๆ นั่นคือเหตุผลที่สำคัญที่ต้องมีภาพที่ชัดเจนของสิ่งที่คุณพยายามจะบรรลุ ทำไมมันจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทและทำไมลูกค้าถึงต้องการใช้มัน มิฉะนั้น งานที่ทำนั้นจะไร้ความหมายไปทั้งหมด

ลองมาดูตัวอย่างบริษัทแอปพลิเคชันขนาดเล็กที่ต้องการขยายไปสู่ตลาดเกมมือถือด้วยเกมปริศนา ในกรณีนี้ นักพัฒนามักจะทดลองสิ่งต่าง ๆ ดังนี้:

• กลุ่มอายุเป้าหมายของเราคืออะไร?

• เราควรสร้างเกม 2 มิติหรือ 3 มิติ?

• เราจะต้องใช้พัฒนาจำนวนกี่คนในการทำงานกับแง่มุมต่าง ๆ ของเกม เช่น กลไก การออกแบบด่าน ศิลปะเชิงแนวคิด การออกแบบเสียง ฯลฯ?

• เราควรใช้เกมเอ็นจิ้นแบบไหน และเราจะมีเงินมากพอที่จะได้รับลิขสิทธิ์มันหรือไม่?

• ค่าเกมสำหรับลูกค้าจะเท่าไหร่?

• กำไรของเราจะไปอยู่กับบริษัทที่สร้างเอ็นจิ้นเท่าไหร่?

คำถามเหล่านี้ทั้งหมดต้องถูกหยิบยกขึ้นหารือในที่ประชุมบริษัทครั้งแรกและครั้งต่อ ๆ ไป ผู้จัดการและพนักงานควรเห็นด้วยในวิธีที่ดีที่สุดในการเข้าถึงเป้าหมายของโครงการและเวลาที่คาดการณ์ว่าจะทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้น

ข้อผิดพลาดมากที่สุดของผู้จัดการ – การไม่มีข้อกำหนด

เมื่อคุณวางแผนโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าผลลัพธ์สุดท้ายจะเป็นอย่างไร นี่คือข้อผิดพลาดใหญ่ที่สุดที่ผู้จัดการทำ ผู้จัดการมีหน้าที่สร้างรายการข้อกำหนดสำหรับโครงการและมอบให้กับพนักงาน รายการนี้ควรรวมถึงข้อมูลดังนี้:

• จำนวนพนักงานที่จำเป็นในแต่ละขั้นตอนของการพัฒนาโครงการ

• เกณฑ์สำหรับประเมินคุณภาพของโครงการและองค์ประกอบของมัน

• หลักการของการแบ่งภาระงานระหว่างคนทำงาน

• ตารางเวลาของโครงการ

• รายการวัตถุประสงค์ที่โครงการจะบรรลุให้กับบริษัท

• ความถี่ที่จะเปลี่ยนแปลงโครงการ

• ขนาดงบประมาณเริ่มต้น

รายการนี้ยังรวมถึงผลิตภัณฑ์ที่เสร็จสมบูรณ์ที่จะถูกพัฒนา ในกรณีของวิดีโอเกมมือถือ อาจรวมถึงศิลปกรรมเชิงแนวคิด ตัวอย่างเสียง รหัสสำหรับองค์ประกอบต่าง ๆ ของเกม เช่น กลไก ฟิสิกส์ แอนิเมชันเอฟเฟกต์ภาพ ฯลฯ แต่ละรายการต้องมีวันที่ประมาณการวางจำหน่าย

การทำประมาณการเป็นอีกข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้จัดการทำ

เส้นตายเป็นปัญหาการจัดการทั่วไปอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการพัฒนาโครงการ ผู้จัดการที่ดีต้องรักษาการติดต่อกับทีมของเขาและขออัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าในแต่ละทีม พวกเขาทำทันตามเวลาที่กำหนดหรือไม่ หรือพวกเขาต้องการเวลามากขึ้นสำหรับการทำงานให้ถูกต้อง?

สิ่งที่ไม่คาดคิดบางอย่างอาจเกิดขึ้นได้และทำให้ทุกอย่างต้องล่าช้า หากคุณล้มเหลวในการทำการคำนวณที่จำเป็น คุณจะเสี่ยงต่อการเลื่อนเส้นตายตลอดไป เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาในอนาคต จะดีที่สุดที่จะมีการประชุมกับสมาชิกทีมทุกคนและประเมินผลงานกับพวกเขาในเวลากำหนด

การละเลยความเสี่ยงเป็นปัญหาการจัดการทั่วไป

ในทฤษฎีแผนทั้งหมดของคุณจะต้องตกอยู่ในที่ทุกครั้ง แต่ในความเป็นจริง โครงการใดสามารถถูกเลื่อนไปได้ เช่น พลาดเส้นตาย พนักงานป่วย และเหตุการณ์ที่โชคร้ายอื่น ๆ การมีโปรแกรมการจัดการความเสี่ยงที่เหมาะสมลดความเป็นไปได้ที่โครงการจะล้มเหลวเกือบครึ่งหนึ่ง กระบวนการนี้ไม่ได้ยากที่จะดำเนินการ แต่ต้องการการกำหนดปัจจัยหลาย ๆ อย่างที่อาจผิดพลาดในการทำงานในโครงการเฉพาะ รายการความเสี่ยงของคุณควรรวมถึงเหตุการณ์ต่าง ๆ เช่น:

• การไม่ตรงตามเส้นตาย

• การทำงานกับฟีเจอร์เพิ่มเติมนอกขอบเขตของโครงการเดิม

• การเปลี่ยนแปลงขอบเขตของโครงการ การเปลี่ยนแปลงในเป้าหมายโครงการ สินเชื่อ หน้าที่ ต้นทุน และเส้นตาย

หน้าที่ของผู้จัดการโครงการอยู่ที่การประเมินความเสี่ยงและการกำหนดผลกระทบที่มีต่อโครงการ เช่น คุณสามารถแต่งตั้งผู้จัดการโครงการสำรองที่สามารถแทนที่หัวหน้าโครงการและทำงานต่อได้ในกรณีที่เขาไม่อยู่ คุณยังสามารถประสบกับปัญหาทางเทคนิค เช่น การเปลี่ยนอุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์ที่อาจต้องการจ้างพนักงานเพิ่มเติม แผนฉุกเฉินต้องครอบคลุมถึงความเป็นไปได้ทั้งหมดของเหตุการณ์ที่ผิดพลาดในโครงการ

ความผิดพลาดที่ทำโดยผู้จัดการ – การมีตารางงานที่แข็งเป็นคอเลีย

ไม่มีวิธีใดที่ดีกว่าในการรับประกันการทำงานที่มีเสถียรภาพกว่าโดยการจัดตารางทีมของคุณ ตารางเวลาต้องให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับภาระงานและเส้นตาย ทุกตารางงานควรให้ความยืดหยุ่นบางอย่างในกรณีที่มีสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด หากใครสักคนที่ทำงานในโครงการต้องหยุดพักในกรณีที่เกิดการเจ็บป่วย เรื่องครอบครัว บาดเจ็บหรือสถานการณ์อื่น ๆ พวกเขาสามารถทำได้ในเงื่อนไขที่สมเหตุสมผล ในกรณีนั้นต้องมีคนมาทดแทนพวกเขาในกรณีฉุกเฉินเพื่อให้การพัฒนาโครงการดำเนินต่อไปได้

สำคัญที่จะให้ความยืดหยุ่นเดียวกันกับสมาชิกในทีมของคุณเมื่อเสนอแนวคิดใหม่ให้กับผู้จัดการโครงการที่จะเป็นประโยชน์ต่อโครงการโดยรวม ปัจจุบันมีโซลูชันหลากหลายที่ทำให้การจัดการโครงการง่ายขึ้น ซึ่งรวมถึง Social Shared, Wrike, Slack, Procore และอื่น ๆ อีกมากมาย

เรามีชีวิตอยู่ในโลกที่รวดเร็ว ซึ่งการรักษาสมดุลระหว่างงาน, ภาระหน้าที่ และชีวิตส่วนตัวมักจะรู้สึกว่าท่วมท้น ด้วยงานที่ไม่รู้จบและกำหนดเส้นตายที่เข้มงวด การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจึงกลายเป็นทักษะสำคัญ แม้แต่นักประวัติศาสตร์เช่นจูเลียส ซีซาร์ก็เข้าใจถึงคุณค่าของการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ — เขาใช้ทุกช่วงเวลาที่มีอยู่ให้เป็นประโยชน์ ขณะที่เข้าร่วมชมการต่อสู้ของนักสู้เพื่อเหตุผลทางการเมือง เขาไม่ปล่อยให้เวลาว่างสูญเปล่า จึงออกคำสั่งและตอบจดหมายทางการแทน การเรียนรู้การจัดการเวลาช่วยให้เราทำงานได้ผล, ลดความเครียด และมุ่งเน้นในสิ่งที่สำคัญจริงๆ มาสำรวจเคล็ดลับการจัดการเวลา 17 ข้อที่ได้พิสูจน์แล้วว่าได้ผล เพื่อช่วยให้คุณมีการจัดการและควบคุมอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการเวลาคืออะไร?

การจัดการเวลาเป็นกระบวนการของการวางแผนและจัดระเบียบว่าจะจัดสรรเวลาให้กับงานต่างๆ อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณยังคงประสิทธิผล, ทำตามกำหนดได้ทัน, และสร้างสมดุลระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัว การจัดการเวลาที่ดีทำให้คุณมุ่งเน้นที่กิจกรรมที่สำคัญแทนที่จะตอบสนองแต่กับภารกิจที่เร่งด่วนแต่มีความสำคัญน้อยกว่า ไม่ว่าคุณจะบริหารธุรกิจ, เป็นผู้นำทีม, หรือทำโปรเจ็กต์ส่วนตัว การรู้วิธีการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นทักษะสำคัญสำหรับความสำเร็จ

ตอนนี้ขอเชิญสำรวจ 15 เคล็ดลับการจัดการเวลาเพื่อช่วยให้คุณทำงานได้ฉลาดขึ้นและได้ผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้น

รายการเคล็ดลับ 17 ข้อสำหรับการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ

1. รู้ว่าคุณใช้เวลาไปกับอะไร

ก่อนจะปรับปรุงการจัดการเวลา สิ่งสำคัญคือต้องวิเคราะห์ว่าเวลาของคุณถูกใช้ไปอย่างไรในปัจจุบัน หากไม่มีภาพชัดเจนว่าเวลาของคุณหมดไปกับอะไร การปรับปรุงมันก็จะเป็นเรื่องยาก

นี่คือวิธีเริ่มต้น:

• ติดตามกิจกรรมของคุณ – ใช้แอปติดตามเวลา หรือจดบันทึกการทำงานเป็นเวลาไม่กี่วัน จดบันทึกทุกสิ่งที่คุณทำ ตั้งแต่โครงการงานไปจนถึงการพักผ่อนและสิ่งที่รบกวนส่วนตัว
• ระบุรูปแบบ – หลังจากติดตามแล้ว ให้มองหารูปแบบ คุณใช้เวลาอีเมลมากเกินไปหรือไม่? การประชุมใช้เวลาส่วนใหญ่ของวันหรือไม่?
• ประเมินระดับประสิทธิภาพ – บางงานจำเป็น ส่วนงานอื่นไม่มีความจำเป็น กำจัดกิจกรรมที่มีลำดับความสำคัญต่ำซึ่งไม่ได้ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย

ด้วยการเข้าใจว่าคุณจัดการเวลาในปัจจุบันอย่างไร คุณสามารถตัดสินใจบนข้อมูลเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้

2. ตั้งเป้าหมายอย่างถูกต้อง

หากไม่มีเป้าหมาย การจัดการเวลาอาจไร้ทิศทาง การตั้งวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน, เพิ่มแรงจูงใจ และวัดความก้าวหน้า

a) ตั้งเป้าหมาย SMART

เป้าหมาย SMART คือ:

• เฉพาะเจาะจง – กำหนดสิ่งที่คุณต้องการให้สำเร็จชัดเจน
• วัดได้ – กำหนดเกณฑ์ในการติดตามความก้าวหน้า
• บรรลุได้ – มั่นใจว่าเป้าหมายเรียบง่ายตามเวลาและทรัพยากร
• เกี่ยวข้อง – ให้เป้าหมายสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่กว้างขึ้น
• มีเวลาจำกัด – กำหนดเวลาสิ้นสุดเพื่อให้เกิดแรงกดดัน

ตัวอย่าง: แทนที่จะบอกว่า “ฉันอยากมีประสิทธิผลมากขึ้น” ให้กำหนดใหม่ว่า: “ฉันจะทำรายงานสามฉบับต่อสัปดาห์โดยมุ่งเน้นการทำงานลึกทุกเช้า”

b) กำหนดชัดเจนถึงเวลาเสร็จสิ้น

ถึงแม้ว่าจะไม่มีระยะเวลาที่กำหนดจากภายนอก แต่การตั้งเวลาที่กำหนดเองจะช่วยให้การทำงานมีโครงสร้าง เส้นตายจะป้องกันการผัดวันประกันพรุ่งและช่วยให้คุณมีความรับผิดชอบ

• แบ่งเป้าหมายใหญ่ให้เป็นขั้นย่อย ๆ – แทนที่จะแบ่งเวลาทำโครงการใหญ่ทั้งหมดในครั้งหนึ่ง ให้ทำการแบ่งเป็นช่วงเวลาย่อยที่มีกำหนด
• จัดเวลาการทำงาน – กำหนดช่วงเวลาสำหรับงานแต่ละประเภทเพื่อหลีกเลี่ยงการลืมและสิ่งที่ทำให้เสียสมาธิ
• สร้างเวลากันชน – ปัญหาที่ไม่คาดคิดอาจเกิดขึ้น ดังนั้นควรเลือกรายเวลาสำหรับการปรับปรุงแก้ไข

เป้าหมายให้โครงสร้างในการจัดการเวลา ทำให้ง่ายต่อการทำตาม

3. วางแผน: ยุทธวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพต้องการการจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างมียุทธวิธี การเพียงแค่ทำรายการงานโดยไม่พิจารณาถึงความเร่งด่วนหรือความสำคัญอาจทำให้เกิดความไม่ประสิทธิภาพ

a) สร้างรายการลำดับความสำคัญแทนที่จะสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ

รายการสิ่งที่ต้องทำขั้นพื้นฐานนั้นขาดโครงสร้าง ใช้แทนที่ด้วย Eisenhower Matrix ที่จัดหมวดหมู่งานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ:

• เร่งด่วน & สำคัญ – จัดการทันที
• สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน – วางแผนทำภายหลัง
• เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ – ส่งมอบงานให้ผู้อื่นทำ
• ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ – กำจัดหรือทำให้น้อยที่สุด

วิธีนี้ทำให้แน่ใจว่างานสำคัญจะถูกจัดลำดับความสำคัญในขณะที่สิ่งที่ไม่จำเป็นจะไม่ทำให้เสียเวลาที่มีค่า

b) วางแผนล่วงหน้าทุกสิ้นวัน

การใช้เวลา 5–10 นาทีในช่วงสิ้นวันทำงานเพื่อเตรียมตัวสำหรับวันถัดไปจะช่วยประหยัดเวลาในตอนเช้าและป้องกันความพยายามที่เสียไป

• ทบทวนงานที่ทำเสร็จแล้ว
• ระบุงานที่ค้างคา
• ตั้งลำดับความสำคัญสำหรับวันถัดไป

นิสัยนี้ช่วยให้การเริ่มต้นแต่ละเช้าเป็นไปอย่างราบรื่น

c) อัตโนมัติงานที่ซ้ำซาก

การให้อัตโนมัติช่วยลดการทำงานด้วยมือและเปิดโอกาสให้เวลาสำหรับกิจกรรมที่มีคุณค่ามากขึ้น พิจารณาให้อัตโนมัติ:

• ตอบอีเมล – ใช้เทมเพลตสำหรับคำถามที่พบบ่อย
• การนัดหมาย – กำหนดการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับการประชุม
• การป้อนข้อมูล – ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อทำให้งานที่ซ้ำซากง่ายขึ้น

การให้อัตโนมัติเป็นทางออกที่ทรงพลังสำหรับการจัดการเวลาที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ

d) แบ่งทุกงานออกเป็นส่วนย่อย

งานใหญ่สามารถรู้สึกท่วมท้น ทำให้เกิดการผัดวันประกันพรุ่ง การแบ่งงานให้เล็กลงและสามารถดำเนินได้จะทำให้ง่ายขึ้นในการจัดการ

เช่น: แทนที่จะเขียนว่า “ทำโปรเจคให้เสร็จ” ให้แบ่งเป็น:

1. ค้นคว้าข้อมูล
2. สร้างเค้าโครงหลัก
3. ร่างเนื้อหา
4. แก้ไขและสรุปผล

ขั้นตอนเล็กๆ จะสร้างแรงขับเคลื่อนและทำให้เห็นความคืบหน้าได้

e) ลบงาน/กิจกรรมที่ไม่จำเป็นออก

กิจกรรมที่ใช้เวลามากแต่มีมูลค่าต่ำจะลดประสิทธิภาพลง ค้นหางานที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายและเอาออกจากตารางของคุณ

• ลดจำนวนการประชุมที่ไม่จำเป็น
• จำกัดการเลื่อนดูโซเชียลมีเดีย
• หลีกเลี่ยงการทำงานแบบไม่มีโครงสร้าง

การมุ่งเน้นเฉพาะงานที่มีผลกระทบสูงจะเพิ่มประสิทธิภาพการใช้เวลา

f) จัดการงานที่ยากที่สุดก่อน

วิธีนี้เรียกว่าวิธี Eat That Frog ซึ่งเกี่ยวกับการเริ่มทำงานที่ยากหรือสำคัญที่สุดก่อน

• งานที่ท้าทายต้องการพลังงานทางจิตใจมากกว่า — การทำในช่วงแรกจะคงความโฟกัสสูงสุด
• เมื่องานที่ยากที่สุดได้รับการทำเสร็จแล้ว งานอื่น ๆ จะรู้สึกง่ายขึ้น
• ลดภาระทางจิตใจในตอนเช้าจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานตลอดทั้งวัน

ทำให้มันเป็นนิสัยในการจัดการกับงานที่ยากที่สุดก่อน

g) ทำงานที่รวดเร็วระหว่างการประชุมหรือตอนที่มีเวลาว่าง

ช่วงเวลาสั้นๆ ระหว่างการประชุมหรือช่วงการทำงานสามารถใช้สำหรับงานเล็ก ๆ แต่จำเป็นเช่น:

• ตอบอีเมลที่รวดเร็ว
• จัดไฟล์ให้เรียบร้อย
• เตรียมหมายเหตุสำหรับงานที่กำลังจะมาถึง

วิธีนี้จะทำให้ช่วงเวลาว่างถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

h) ประมวลผลงานที่คล้ายกันพร้อมกัน

การเปลี่ยนระหว่างงานที่ไม่มีความเกี่ยวข้องลดประสิทธิภาพเนื่องจากค่าใช้จ่ายในการสลับงานทางจิตใจ ดังนั้นให้ประมวลผลงานที่คล้ายกันพร้อมกัน:

• ตอบอีเมลในเวลาที่กำหนดแทนที่จะตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง
• จัดตารางการโทรทั้งหมดในบล็อกเดียว
• จัดกลุ่มงานที่เกี่ยวข้อง (เช่น การเขียนเนื้อหาและการวิจัย) เข้าด้วยกัน

เทคนิคนี้จะช่วยเพิ่มโฟกัสและการทำงานร่วมกัน

i) มอบอำนาจงาน

หากงานใดไม่ต้องการการมีส่วนร่วมโดยตรงของคุณ ให้มอบหมายให้ผู้อื่น การมอบหมายงานทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นงานที่มีความสำคัญสูงกว่า ในขณะที่ยังคงแน่ใจว่าทุกสิ่งเป็นไปตามแผน

การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพรวมถึง:

• มอบหมายงานตามระดับทักษะ
• ให้คำแนะนำชัดเจน
• กำหนดเวลาสิ้นสุดเพื่อความรับผิดชอบ

การมอบหมายงานเป็นหนึ่งในกลยุทธ์การจัดการเวลาที่ดีที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพ

j) ตรวจสอบงานของคุณ

การทบทวนวิธีใช้เวลาอย่างสม่ำเสมอช่วยปรับปรุงนิสัยผลิตผล ถามตัวเองว่า:

• งานบางงานใช้เวลานานเกินความคาดหมายหรือไม่?
• มีรูปแบบของการเวลาที่สูญเปล่าหรือไม่?
• มีสิ่งใดที่สามารถปรับปรุงหรือกำจัดออกได้หรือไม่?

การตรวจสอบงานช่วยให้ตารางเวลาประจำวันมีประสิทธิภาพ

k) ยึดติดกับตารางเวลา

ตารางเวลาที่มีโครงสร้างสร้างความสม่ำเสมอ ทำให้การจัดการเวลาได้ง่ายขึ้น

เคล็ดลับในการรักษาตารางประจำวัน:

• กำหนดเวลาทำงานที่แน่นอน
• จัดสรรเวลาสำหรับพัก
• ปฏิบัติตามลำดับงานที่มีโครงสร้าง

ความสม่ำเสมอเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

4. สร้างตารางเวลาส่วนบุคคล

ตารางเวลาแบบทั่วไปอาจไม่เหมาะกับทุกคน เพื่อจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ออกแบบตารางเวลาที่ตรงกับระดับพลังงานและนิสัยการทำงานของคุณ

• ระบุชั่วโมงที่มีประสิทธิภาพสูงสุด – บางคนจะมีสมาธิดีที่สุดในตอนเช้า ในขณะที่บางคนจะมีประสิทธิผลมากขึ้นในช่วงต่อมา จัดตารางงานที่มีความสำคัญสูงในช่วงเวลาที่มีพลังสูงสุด
• ใช้การจัดบล็อกเวลา – จัดสรรช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิ การประชุม และงานบริหารอื่น ๆ
• รวมการพัก – การพักช่วงสั้น ๆ ระหว่างงานช่วยเพิ่มสมาธิและป้องกันความเหนื่อยล้า

ตารางเวลาส่วนบุคคลจะเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด โดยรับรองว่างานจะสำเร็จเมื่อคุณมีความมุ่งเน้นมากที่สุด

5. ใช้ AI ในการค้นหาและสรุป

ปัญญาประดิษฐ์ (AI) สามารถประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงโดยการทำการวิจัยอัตโนมัติและสรุปข้อมูล เครื่องมือที่ใช้ AI ช่วยให้มืออาชีพใช้เวลาอย่างชาญฉลาดโดยลดเวลาที่ใช้ในงานแมนนวล

ตัวอย่าง:

• เครื่องมือสรุปเนื้อหา – เปลี่ยนเอกสารยาวให้เป็นเนื้อหาสำคัญ
• ผู้ช่วยอัตโนมัติ – จัดการการนัดหมายและการแจ้งเตือน
• เครื่องมือวิจัยที่ใช้ AI – เร่งรัดการรวบรวมข้อมูล

ด้วยการรวม AI เข้าด้วยกัน คุณสามารถพัฒนาทักษะการจัดการเวลาและมุ่งเน้นไปที่งานที่เป็นเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

6. สร้างปฏิทิน

ปฏิทินที่จัดระเบียบอย่างดีจะป้องกันไม่ให้มีข้อขัดแย้งในการวางแผนและช่วยปรับสมดุลงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

a) ตั้งค่าการแจ้งเตือน

การแจ้งเตือนทำให้แน่ใจว่ากำหนดส่ง การประชุม และเหตุการณ์สำคัญไม่ได้ถูกลืม ใช้:

• การแจ้งเตือนปฏิทินสำหรับกำหนดส่งที่สำคัญ
• แอพจัดการงานสำหรับลำดับความสำคัญประจำวัน

b) เลื่อนการแจ้งเตือน

แม้ว่าการแจ้งเตือนจะมีประโยชน์ การแจ้งเตือนที่เกิดขึ้นตลอดเวลาก็สามารถทำให้เสียสมาธิได้ กำหนด “ช่วงเวลาที่เน้น” ที่การแจ้งเตือนถูกปิดเสียง วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถมีสมาธิกับงานลึกได้โดยไม่ถูกขัดจังหวะ

7. ใช้เครื่องมือที่เหมาะสมกับคุณ

เครื่องมือที่เหมาะสมจะทำให้การวางแผนเวลาและการจัดการงานง่ายขึ้น เลือกที่เหมาะกับการทำงานของคุณ:

• เครื่องมือวางแผน – ตัววางแผนดิจิตอลหรือแบบกระดาษที่ช่วยจัดกิจกรรมประจำวัน
• เครื่องมือการวางแผนเวลา – แพลตฟอร์มอย่าง Shifton สามารถทำให้การวางแผนกะเป็นอัตโนมัติและปรับปรุงการจัดการเวลาในการทำงานของพนักงาน
• แอพจดบันทึก – จัดการข้อมูล ตั้งการแจ้งเตือน และติดตามความก้าวหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การใช้เครื่องมือที่เหมาะสมจะลดความพยายามที่เป็นแมนนวลและช่วยให้การทำงานเป็นระบบ

8. ฝึกการตัดสินใจ

การตัดสินใจที่ล่าช้าทำให้เสียเวลาและก่อให้เกิดความล่าช้าในการดำเนินการ เพื่อทำการตัดสินใจให้เร็วขึ้น:

• กำหนดเกณฑ์ – ตั้งปัจจัยที่ชัดเจนสำหรับการประเมินตัวเลือก
• หลีกเลี่ยงการคิดมาก – กำหนดเวลาสำหรับการตัดสินใจ
• ไว้วางใจประสบการณ์ – พึ่งพาความรู้และความเชี่ยวชาญที่ผ่านมา

การฝึกตัดสินใจรวดเร็วช่วยพัฒนาประสิทธิภาพและลดความล่าช้า

9. เรียนรู้ที่จะตั้งขอบเขตและพูดว่า ไม่

การรับงานมากเกินไปส่งผลให้เกิดความเหนื่อยล้า การเรียนรู้ที่จะพูดว่า ไม่ ช่วยรักษาภาระงานให้มีความสมดุล

• ประเมินคำขอ – มันสอดคล้องกับลำดับความสำคัญของคุณหรือไม่?
• อ่อนโยนแต่แน่วแน่ – ปฏิเสธสิ่งที่รบกวนโดยไม่รู้สึกผิด
• เสนอทางเลือก – แนะนำเวลาใหม่หรือมอบหมายหากเป็นไปได้

การตั้งขอบเขตทำให้แน่ใจว่าคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานสำคัญ

10. หยุดการผัดวันประกันพรุ่ง

การผัดวันประกันพรุ่งทำให้เสียเวลาและสร้างความเครียดที่ไม่จำเป็น แก้ปัญหาโดย:

• แบ่งงานใหญ่ให้เป็นขั้นตอนย่อย – ความก้าวหน้าเล็กๆ ช่วยสร้างแรงกระตุ้น
• ใช้กฎ 5 นาที – เริ่มงานเพียงห้านาทีเพื่อลดความต้านทาน
• การกำจัดสิ่งรบกวน – ทำงานในสภาพแวดล้อมที่เน้น
• สร้างความรับผิดชอบ – กำหนดเส้นตายหรือทำงานร่วมกับพาร์ทเนอร์เพื่อรักษาเส้นทาง

การเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่งช่วยปรับปรุงการจัดการเวลาในที่ทำงานและในชีวิตส่วนตัว

11. จัดการผู้ที่เสียเวลาของคุณ

สิ่งที่ทำให้เสียเวลาลดความสามารถในการผลิต ตรวจสอบและกำจัดเบี่ยงเบนความสนใจที่พบบ่อย:

• อุปกรณ์มือถือ – จำกัดการใช้โซเชียลมีเดียในช่วงเวลาทำงาน
• การรับอีเมลมากเกินไป – ตรวจเช็คอีเมลในเวลาที่กำหนดแทนที่จะอย่างต่อเนื่อง
• ผู้มาเยี่ยมที่ไม่คาดคิด – ตั้งเวลาว่างเพื่อขั้นต่ำการขัดจังหวะ
• การประชุมที่ไม่จำเป็น – รักษาการประชุมให้สั้นและเน้น
• ภาระครอบครัว – สร้างพื้นที่ทำงานที่เฉพาะเจาะจงหากทำงานจากบ้าน

การกำจัดสิ่งที่ทำให้เสียเวลาช่วยให้คุณใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

12. จัดการความเครียดอย่างชาญฉลาด

ความเครียดส่งผลเสียต่อทักษะการจัดการเวลาในการทำงาน เพื่อให้ยังคงผลิตภาพได้แม้อยู่ภายใต้ความกดดัน:

• พักเบรกสั้นๆ – ออกไปรับอากาศบริสุทธิ์หรือยืดเส้นยืดสาย
• ใช้เทคนิคสมาธิ – การหายใจลึกหรือการทำสมาธิช่วยเพิ่มความจดจ่อ
• ให้ความสำคัญกับการดูแลตัวเอง – จิตใจที่พักผ่อนเต็มที่ทำงานได้ดีขึ้น

การลดความเครียดช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและความมีประสิทธิภาพของเวลา

13. หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่าง

การทำงานหลายอย่างลดประสิทธิภาพเพราะสมองมีปัญหาในการสลับระหว่างงาน แทนที่จะทำ:

• มุ่งเน้นไปที่งานเดียวในแต่ละครั้ง – งานลึกให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า
• รวมงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน – ช่วยลดการเปลี่ยนแปลงบริบทที่ต่างกัน
• ตั้งช่วงเวลาโฟกัสที่กำหนด – ใช้เทคนิคเช่น Pomodoro (การทำงาน 25 นาทีติดกัน)

หลีกเลี่ยงการทำหลายงานไปพร้อมกันช่วยให้การจัดการเวลาที่ทำงานดีขึ้น

14. ใช้กฎ 20 นาที

โครงการใหญ่ๆ อาจทำให้รู้สึกท่วมท้น นำไปสู่การผัดวันประกันพรุ่ง กฎ 20 นาทีช่วยให้กำจัดปัญหานี้ได้:

• ตั้งนาฬิกาจับเวลาสำหรับ 20 นาที – มุ่งมั่นที่จะทำงานโดยไม่ถูกรบกวน
• ประเมินความก้าวหน้าหลังจากหมดเวลา – ส่วนใหญ่คนยังทำงานต่อเมื่อมีแรงผลักดัน

เทคนิคนี้ทำให้งานใหญ่ดูไม่น่ากลัวและเริ่มได้ง่ายกว่าเดิม

15. ให้เวลาสำหรับพักผ่อน

การพักผ่อนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับประสิทธิภาพในระยะยาว การทำงานมากเกินไปทำให้เกิดการหมดไฟ ซึ่งลดประสิทธิภาพได้

• กำหนดวันหยุด – การหยุดงานทำให้พลังงานทางจิตดีขึ้น
• พักเบรคสั้นๆ แต่ละวัน – แม้แต่ 5–10 นาทีก็ช่วยปรับปรุงความโฟกัสได้
• หยุดการทำงานหลังจากเวลา – หลีกเลี่ยงการตรวจสอบอีเมลนอกเวลางาน

การหยุดพักเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาทักษะการจัดการเวลาให้ดียิ่งขึ้นในระยะยาว

16. สร้างระบบและปฏิบัติตามอย่างตั้งใจ

ระบบที่มีโครงสร้างดีเพิ่มความสม่ำเสมอในการจัดการเวลา ตัวอย่างรวมถึง:

• วิธีบล็อกเวลา – การกำหนดเวลาที่เจาะจงสำหรับงาน
• เมทริกซ์ Eisenhower – การจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วน
• กฎ 2 นาที – หากงานใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที ให้ทำทันที

ค้นหาระบบที่ได้ผลและยึดมั่นเพื่อให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น

17. จัดระเบียบสิ่งต่างๆ

พื้นที่ทำงานที่รกสิ้นเปลืองเวลาและลดความโฟกัส จัดระเบียบสิ่งต่างๆ โดย:

• จัดระเบียบโต๊ะของคุณ – พื้นที่เป็นระเบียบช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ
• ใช้เครื่องมือการจัดระเบียบดิจิตอล – ระบบจัดการไฟล์ป้องกันเอกสารหาย
• วางแผนกิจวัตรประจำวัน – โครงสร้างสร้างนิสัยการจัดการเวลาที่สม่ำเสมอ

การจัดระเบียบทำให้การทำงานคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ

ทำไมการจัดการเวลาจึงสำคัญ?

การจัดการเวลาเป็นทักษะพื้นฐานที่มีผลกระทบทั้งชีวิตการทำงานและส่วนตัว โดยการจัดงานอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้คนสามารถลดความเครียด เพิ่มผลผลิต และบรรลุเป้าหมายได้เร็วขึ้น หากไม่มีการจัดการเวลาที่ดี ผู้คนมักรู้สึกถูกท่วมท้น พลาดเส้นตาย และการรักษาสมดุลการทำงานและชีวิตที่ดีเข้าใจได้ยากขึ้น

การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้มีการตัดสินใจที่ดีขึ้น เพิ่มความโฟกัส และโอกาสที่จะประสบความสำเร็จมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงาน ผู้จัดการ หรือเจ้าของธุรกิจ การนำกลยุทธ์การจัดการเวลาไปใช้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและสร้างการเติบโตในระยะยาว

ประโยชน์ของการจัดการเวลา

การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมีข้อได้เปรียบหลายประการที่มีผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงานและความเป็นอยู่ที่ดีของตัวบุคคล

• คลายความเครียด – การรู้ว่างานอยู่ในการควบคุมช่วยลดความกังวลและป้องกันการเร่งรีบในนาทีสุดท้าย
• มีเวลาเพิ่มขึ้น – ประสิทธิภาพที่ดีขึ้นสร้างเวลาพิเศษสำหรับการพัฒนาตนเอง งานอดิเรก หรือการพักผ่อน
• โอกาสมากขึ้น – การทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลาและจัดการภาระงานอย่างเหมาะสมช่วยเพิ่มชื่อเสียงและการเติบโตในอาชีพ
• ความสามารถในการบรรลุเป้าหมาย – การจัดการเวลาอย่างเหมาะสมทำให้มั่นใจได้ว่าเป้าหมายทั้งระยะสั้นและระยะยาวจะสำเร็จได้อย่างต่อเนื่อง

ผลกระทบของการจัดการเวลาที่ไม่ดี

การจัดการเวลาไม่ดีอาจนำไปสู่ผลกระทบที่ร้ายแรง ส่งผลต่อผลผลิต คุณภาพงาน และชื่อเสียงในหน้าที่การงาน

1. การไหลของงานไม่ดี ตารางงานที่ไม่เป็นระเบียบทำให้กระบวนการล่าช้าและเกิดการอุดตันโดยไม่จำเป็น ทำให้งานสำเร็จไม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. เวลาเปล่าประโยชน์. หากไม่มีการจัดการเวลาที่โครงสร้างดี ผู้คนจะใช้เวลามากขึ้นกับงานที่ไม่สำคัญ ทำให้ประสิทธิภาพลดลง
3. การสูญเสียการควบคุม. เมื่อภาระงานสะสมโดยไม่มีแผนการ จึงยากที่จะจัดการความรับผิดชอบ ทำให้ผลผลิตลดลงและความท้อแท้เพิ่มขึ้น
4. คุณภาพงานไม่ดี. งานที่เร่งทำเพราะการจัดสรรเวลาไม่ดีส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาด ความแม่นยำน้อยลง และผลการปฏิบัติงานต่ำ
5. ชื่อเสียงไม่ดี. การพลาดเส้นตายอย่างต่อเนื่องหรือการจัดการภาระงานที่ไม่ดีส่งผลต่อความน่าเชื่อถือในการทำงานและการเจริญก้าวหน้าในหน้าที่การงาน

ความท้าทายทั่วไปในการจัดการเวลา

หลายคนมีปัญหาในการจัดการเวลาเนื่องจากสิ่งกีดขวางทั่วไปที่ขัดขวางการทำงาน การระบุตัวปัญหาเหล่านี้เป็นขั้นตอนแรกสู่การเอาชนะพวกมัน

1. การวางแผนไม่ดี. การไม่สร้างแผนที่เป็นโครงสร้างทำให้พลาดเส้นตายและกระบวนการทำงานที่ไม่เป็นผล
2. ขาดการจัดระเบียบ. พื้นที่ทำงานที่รกและตารางงานที่ไม่เป็นระเบียบทำให้ยากต่อการจัดลำดับความสำคัญและทำงานให้เสร็จ
3. รู้สึกท่วมท้น. งานมากมายโดยไม่มีการจัดลำดับความสำคัญที่เหมาะสมทำให้เกิดความเครียดและลดความโฟกัส
4. การผัดวันประกันพรุ่ง. การเลื่อนงานออกไปสร้างแรงกดดันที่ไม่จำเป็นและมักนำไปสู่การทำงานที่รีบเร่งและคุณภาพต่ำ
5. สิ่งรบกวน. สื่อสังคมออนไลน์ การแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่อง และการขัดจังหวะในที่ทำงานลดความโฟกัสและประสิทธิภาพการทำงาน
6. ความยากในการพูดว่า “ไม่”. การรับผิดชอบต่อคำสั่งซื้อมากเกินไปนำไปสู่การหมดไฟและการจัดการเวลาที่ไม่ได้ผล
7. ขาดวินัยในตนเอง. หากปราศจากวินัยในตนเอง การปฏิบัติตามตารางและการทำงานให้เสร็จตามเวลาจะเป็นเรื่องท้าทาย

Shifton สามารถช่วยปรับปรุงการบริหารจัดการเวลาได้อย่างไร

Shifton เป็นเครื่องมือการวางแผนการทำงานที่ทรงพลังบนระบบคลาวด์ที่ช่วยธุรกิจให้ปรับเวลาโดยการจัดตารางการทำงานอัตโนมัติ การติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงาน และการจัดการตารางอย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วย Shifton ธุรกิจสามารถ:

• ลดข้อผิดพลาดจากการจัดตารางด้วยมือและประหยัดเวลา
• รับรองการแจกจ่ายเวรที่ยุติธรรมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของทีม
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมโดยลดงานทางธุรการ

ด้วยการรวมฟีเจอร์การจัดตารางขั้นสูงของ Shifton ผู้จัดการและพนักงานสามารถใช้เวลาน้อยลงในการวางแผนและมีเวลาเพิ่มขึ้นในการทำงานที่สำคัญ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวม

บทความอัพเดท 5 มีนาคม 2025

การจัดตารางเวลาการทำงานที่ดีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจทุกประเภท ไม่ว่าคุณจะบริหารจัดการร้านอาหาร ร้านค้าปลีก ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ หรือทีมงานระยะไกล ตารางเวลาพนักงานที่วางแผนอย่างดีจะช่วยให้การดำเนินงานราบรื่น ลดความขัดแย้ง และสร้างความน่าสนใจให้กับพนักงาน

การจัดตารางเวลาที่ไม่ดีนำไปสู่การขาดการเข้ากะ การปรับเปลี่ยนเร่งด่วน ความเหนื่อยล้า และปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เมื่อพนักงานไม่ได้รับตารางเวลาล่วงหน้า จะเกิดความไม่แน่นอนและความเครียด ซึ่งส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานและขวัญกำลังใจโดยรวม

ในทางกลับกัน ตารางเวลาการทำงานที่วางแผนอย่างดีจะเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการพนักงาน ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และทำให้พนักงานได้รับภาระงานที่ยุติธรรมและสมดุล ด้วยวิธีการและเครื่องมือจัดตารางเวลาที่เหมาะสม คุณสามารถปรับปรุงการวางแผนกะและทำให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง

คู่มือนี้มีขั้นตอนปฏิบัติ 23 ขั้นตอนที่จะช่วยให้ผู้จัดการสร้างตารางเวลาการทำงานที่ตรงตามความต้องการของการดำเนินงาน ปฏิบัติตามข้อกำหนด และทำให้พนักงานพึงพอใจ

ตารางการทำงานคืออะไร?

ตารางเวลาการทำงานเป็นแผนโครงสร้างที่กำหนดเวลาให้พนักงานทำงาน ช่วยให้ธุรกิจ:

• มั่นใจได้ว่ามีความคุ้มครองเพียงพอตามความต้องการของธุรกิจ
• กระจายภาระงานอย่างยุติธรรมระหว่างพนักงาน
• เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตขณะที่ลดต้นทุนแรงงาน
• รักษาการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและนโยบายของบริษัท

ตารางเวลาที่ออกแบบมาอย่างดีคำนึงถึงความต้องการของธุรกิจ ความพร้อมของพนักงาน และความเป็นธรรมในการจัดกะ เพื่อสร้างแรงงานที่สมดุลและมีประสิทธิภาพ

อะไรทำให้ตารางเวลาทำงานดี?

ไม่ใช่ทุกตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพ ตารางเวลาการทำงานที่ดีเป็นตารางเวลาที่ชัดเจน คาดการณ์ได้ และเข้าถึงได้ ในขณะเดียวกันก็ต้องยืดหยุ่นสำหรับทั้งนายจ้างและพนักงาน คุณสมบัติหลักต่อไปนี้ทำให้การจัดตารางเวลามีประสิทธิภาพ:

อัปเดตในเวลาจริง

ธุรกิจต้องการการเปลี่ยนแปลง และตารางเวลาควรสามารถปรับเปลี่ยนตามการเปลี่ยนแปลงไม่คาดฝันได้ในเวลาจริง หากมีพนักงานลาป่วย ผู้จัดการควรสามารถปรับกะได้ทันที

การเข้าถึงจากมือถือ

ตารางเวลาการทำงานสมัยใหม่ควรเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ เพื่อให้พนักงานสามารถตรวจสอบกะ ขอเปลี่ยนแปลง และอัปเดตได้ทุกที่ทุกเวลา

การแจ้งเตือนและเครื่องเตือนความจำ

การแจ้งเตือนกะอัตโนมัติช่วยให้พนักงานรักษาการทำงานที่ตรงตามกำหนด ลดการขาดงาน และมั่นใจได้ว่าทุกกะได้รับความคุ้มครองอย่างถูกต้อง

23 เคล็ดลับในการทำตารางการทำงาน

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดเป้าหมายแรงงานของคุณ

ก่อนที่คุณจะสร้างตารางการทำงาน คุณต้องเข้าใจว่าต้องการพนักงานกี่คนในแต่ละช่วงเวลา ซึ่งรวมถึงการวิเคราะห์ลักษณะธุรกิจ ระบุช่วงเวลาที่คึกคักและช่วงเวลาที่ไม่คึกคัก และทำให้มีพนักงานเพียงพอในการตอบสนองความต้องการโดยไม่เกินจำนวนที่จำเป็น

เริ่มต้นโดยการประเมินข้อมูลประวัติศาสตร์เพื่อดูว่าเมื่อใดที่การเคลื่อนไหวของลูกค้ามากที่สุด หากคุณเปิดร้านอาหาร อาจจะเป็นช่วงเย็นและวันหยุดสุดสัปดาห์ที่จะคึกคักมากที่สุด ในขณะที่ช่วงเช้าต่างหากของวันธรรมดาอาจจะต้องการพนักงานน้อยลง ในสำนักงานหรือร้านค้าปลีก ช่วงพีคอาจจะเป็นช่วงพักกลางวันหรือหลังเลิกงาน

นอกจากนี้ ยังควรพิจารณาระดับประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน พนักงานบางคนทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในบางช่วงเวลาของวัน ดังนั้นการมอบหมายกะตามความแข็งแกร่งของแต่ละบุคคลจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางการปฏิบัติงานได้เป้าหมายคือการปรับสมดุลให้กับต้นทุนแรงงานขณะคงความพึงพอใจของลูกค้าและผลการดำเนินธุรกิจที่ดีเยี่ยม

ขั้นตอนที่ 2: ยึดมั่นตามกฎหมายแรงงานของรัฐบาลกลางและท้องถิ่น

ทุกประเทศ รัฐ หรือเขตมีข้อกำหนดเรื่องกฎหมายแรงงานที่แตกต่างกัน ซึ่งครอบคลุมถึงเวลาในการทำงานสูงสุด การจ่ายค่าล่วงเวลา การพักบ่าย และการแจ้งการจัดตารางเวลาล่วงหน้า การไม่ปฏิบัติตามกฎหมายเหล่านี้อาจส่งผลให้เกิดบทลงโทษ ข้อพิพาททางกฎหมาย และชื่อเสียงที่ไม่ดีในหมู่พนักงาน

ก่อนที่จะตัดสินใจเรื่องตารางเวลาสุดท้าย ต้องแน่ใจว่ามันสอดคล้องกับกฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด บางข้อพิจารณาการปฏิบัติตามที่สำคัญได้แก่:

• การมั่นใจว่าพนักงานไม่เกินขีดจำกัดการทำงานล่วงเวลาตามกฎหมายโดยไม่มีการจ่ายค่าชดเชย
• การจัดการเวลาพักที่จำเป็น เช่น การพักรับประทานอาหารและการพักบ่าย
• การปฏิบัติตามกฎหมายการทำงานที่ยุติธรรม ซึ่งกำหนดให้นายจ้างแจ้งตารางเวลากะล่วงหน้าแก่พนักงาน

การใช้ซอฟต์แวร์จัดตารางเวลาสามารถช่วยอัตโนมัติการปฏิบัติตามโดยเน้นการละเมิดที่อาจเกิดขึ้นและมั่นใจว่าทุกกะตรงตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

ขั้นตอนที่ 3: รู้จักทีมของคุณ

ตารางเวลาทำงานที่สมดุลดีจะคำนึงถึงทักษะ ความแข็งแกร่ง และความชอบในงานของแต่ละพนักงาน ซึ่งช่วยสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ผลิตผลสูงและทำให้พนักงานรู้สึกมีคุณค่าและแสดงผลงานได้ดีที่สุด

ใช้เวลาในการทำความเข้าใจ:

• ใครเชี่ยวชาญในภารกิจและบทบาทใด
• ใครชอบกะเช้าบ่าย หรือกลางคืน
• ใครมีข้อจำกัด เช่น ภาระเลี้ยงดูลูกหรือการเรียน

การเข้าใจปัจจัยเหล่านี้ช่วยให้คุณสร้างตารางเวลาที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความพึงพอใจในการทำงาน พนักงานที่รู้สึกว่าความต้องการของพวกเขาได้รับการพิจารณามักจะยึดมั่นและสร้างผลงานที่ดีกว่าเดิม

ขั้นตอนที่ 4: เคารพความชอบในการจัดตารางเวลาของพนักงาน

แม้ว่าความต้องการของธุรกิจควรมาเป็นอันดับแรก แต่การเคารพความชอบในการจัดตารางเวลาของพนักงานสามารถปรับปรุงขวัญกำลังใจและลดการขาดงาน พนักงานที่มีตารางเวลาที่คาดหมายได้มีความพึงพอใจและประสิทธิภาพการทำงานสูงขึ้น

ในการพิจารณาการปรับเปลี่ยนโดยไม่กระทบต่อการดำเนินธุรกิจ โปรดพิจารณา:

• อนุญาตให้พนักงานส่งข้อมูลความพร้อมล่วงหน้า
• สร้างการหมุนเวียนที่ยุติธรรมในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุด
• ให้ตัวเลือกการแลกเปลี่ยนกะสำหรับพนักงานที่ต้องการความยืดหยุ่น

แม้มันอาจจะไม่สามารถทำได้ทุกคำขอ แต่การแสดงให้เห็นว่าความชอบของพวกเขาเป็นสิ่งสำคัญสร้างความไว้วางใจและลดการลาออก

ขั้นตอนที่ 5: มีส่วนร่วมกับพนักงาน

การส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตัดสินใจเรื่องการจัดตารางเวลาเป็นการสร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบร่วมมือ และปรับปรุงความพึงพอใจโดยรวม เมื่อพนักงานรู้สึกว่าตนมีส่วนร่วม พวกเขามักมุ่งมั่นในกะที่ได้รับมอบหมาย

วิธีที่สามารถมีส่วนร่วมกับพนักงานได้แก่:

• ใช้ระบบคำขอเปิดที่พนักงานสามารถส่งวันที่และเวลาในการทำงานที่ต้องการ
• อนุญาตให้พนักงานแลกกะได้เมื่อมีการอนุมัติจากผู้บริหาร
• การจัดทำแบบสำรวจหรือตัวเลือกการสนทนาเพื่อพูดคุยเรื่องการสร้างนโยบายตารางเวลาและข้อกังวล

โดยให้พนักงานมีบทบาทในตารางเวลางานของพวกเขา ธุรกิจสามารถสร้างสถานที่ทำงานที่เป็นบวกและการทำงานร่วมกันได้มากขึ้น

ขั้นตอนที่ 6: รวบรวมความพร้อมใช้งานของพนักงาน

ก่อนที่จะสรุปตารางการทำงาน, จำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลความพร้อมใช้งานของพนักงานอย่างแม่นยำ การทำเช่นนี้จะป้องกันไม่ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย, ความขัดแย้งเกี่ยวกับตารางเวลา, และกะที่ขาดคน

วิธีที่ดีที่สุดในการรวบรวมข้อมูลความพร้อมใช้งานคือผ่านระบบการจัดตารางงานแบบดิจิทัล ที่พนักงานสามารถปรับปรุงชั่วโมงการทำงานที่ตนต้องการได้ วิธีนี้ไม่จำเป็นต้องมีการสื่อสารกลับไปกลับมาอย่างต่อเนื่องและรับประกันว่าตารางจะสอดคล้องกับความพร้อมใช้งานของพนักงานแบบเรียลไทม์

ขั้นตอนที่ 7: วางแผนล่วงหน้า

หนึ่งในข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดในการจัดตารางงานคือการรอจนถึงนาทีสุดท้ายเพื่อกำหนดกะงาน การวางแผนตารางงานล่วงหน้าช่วยป้องกันความเครียดทั้งสำหรับผู้จัดการและพนักงาน

เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด:

• จัดทำตารางงานล่วงหน้าอย่างน้อยสองสัปดาห์
• ระบุความขัดแย้งที่เป็นไปได้และปรับเปลี่ยนล่วงหน้า
• สื่อสารตารางงานทันทีที่สรุปได้

วิธีการนี้ให้เวลาพนักงานเพียงพอในการวางแผนชีวิตส่วนตัวของพวกเขาในขณะที่ยังคงให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น

ขั้นตอนที่ 8: สร้างแผนสำรอง

แม้แต่ตารางงานที่วางแผนมาอย่างดีที่สุดก็สามารถเผชิญกับความบกพร่องที่ไม่คาดคิดได้ เช่น การลาป่วย, เหตุฉุกเฉินหรือการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย การมีแผนสำรองรับรองได้ว่าธุรกิจสามารถดำเนินการต่อไปได้โดยไม่มีปัญหาใหญ่

กลยุทธ์แผนสำรองบางประการรวมถึง:

• เก็บรายชื่อพนักงานที่สแตนบายที่พร้อมสำหรับการเปลี่ยนกะกะทันหัน
• ฝึกอบรมพนักงานให้สามารถดำเนินการในบทบาทต่าง ๆ ได้เมื่อจำเป็น
• การใช้ซอฟต์แวร์การจัดตารางที่ทำให้สามารถปรับเปลี่ยนและเปลี่ยนกะได้อย่างรวดเร็ว

วิธีการเชิงรุกในการรับมือกับปัญหาตารางงานช่วยป้องกันความเครียดที่ไม่จำเป็นและรักษาทีมงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 9: ตัดสินใจว่าจะสร้างตารางงานของคุณอย่างไร

มีหลายวิธีในการสร้างตารางงานแต่ละวิธีมีข้อดีและข้อเสีย วิธีที่ใช้บ่อยที่สุดได้แก่:

• การจัดตารางด้วยตนเอง – ใช้สเปรดชีตหรือกระดานขาวเพื่อสร้างและปรับตารางงานด้วยตนเอง
• ซอฟต์แวร์การจัดตารางอัตโนมัติ – เครื่องมือที่สร้างตารางงานตามความต้องการทางธุรกิจ, ความพร้อมใช้งานของพนักงาน และกฎการปฏิบัติตาม
• วิธีผสมผสาน – การรวมการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและการอัตโนมัติเพื่อเพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพ

การเลือกวิธีการจัดตารางที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับขนาดของทีมงานของคุณ, ความซับซ้อนของธุรกิจ, และระดับความยืดหยุ่นที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 10: สร้างตารางงานของคุณ

เมื่อพิจารณาปัจจัยสำคัญทั้งหมดแล้ว, ก็ได้เวลาสร้างตารางงานที่แท้จริงแล้ว ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อวิธีการที่มีโครงสร้าง:

1. กำหนดกะงานตามความต้องการทางธุรกิจ
2. ปฏิบัติการแจกแจงงานอย่างเป็นธรรม
3. คำนึงถึงข้อกำหนดทางกฎหมาย เช่น การพักผ่อนและการทำงานล่วงเวลา
4. ปรับตารางงานตามความพร้อมใช้งานของพนักงาน
5. ตรวจสอบตารางงานสำหรับความขัดแย้งหรืองานที่ขาดหายไป

ตารางงานที่วางแผนมาอย่างดีควรจะสมดุลระหว่างความต้องการในการดำเนินงานกับการรักษาพนักงานให้มีส่วนร่วมและมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 11: เผยแพร่ตารางงานล่วงหน้า

พนักงานชื่นชมเมื่อมีตารางของพวกเขาล่วงหน้าเพื่อให้พวกเขาวางแผนตาม การให้ตารางล่วงหน้าช่วยปรับปรุงสมดุลระหว่างงานและชีวิต, ลดการขาดงานโดยไม่บอกกล่าว, และเพิ่มความพึงพอใจในงาน

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดได้แก่:

• โพสต์ตารางงานล่วงหน้าอย่างน้อยสองสัปดาห์
• ส่งการแจ้งเตือนตารางงานก่อนแต่ละกะ
• อนุญาตให้พนักงานยืนยันหรือขอเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น

ด้วยการจัดการตารางงานที่ชัดเจนและทันท่วงที, ธุรกิจสามารถลดความสับสนและส่งเสริมแรงงานที่มีระเบียบมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 12: จัดตารางตามความสามารถของพนักงานของคุณ

การจัดตารางงานของทีมที่สมดุลไม่ได้เป็นเพียงการเติมกะงาน—มันเกี่ยวกับการมอบหมายพนักงานที่เหมาะสมในบทบาทที่เหมาะสมในเวลาเหมาะสม พนักงานมีชุดทักษะ, ระดับพลังงาน, และรูปแบบประสิทธิภาพที่แตกต่างกัน และการใช้ประโยชน์จากจุดแข็งเหล่านี้สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพได้

เพื่อจัดตารางอย่างมีกลยุทธ์:

• มอบหมายพนักงานที่มีประสบการณ์ในกะที่ต้องการมากเพื่อรักษาคุณภาพการบริการ
• จัดตารางให้ผู้เข้ามาใหม่เคียงข้างพนักงานอาวุโสเพื่อการให้คำแนะนำ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบทบาทที่ต้องการความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคหรือความเป็นผู้นำถูกครอบคลุมโดยพนักงานที่เหมาะสมที่สุด

แนวทางนี้ช่วยป้องกันไม่ให้พนักงานได้รับงานที่พวกเขาไม่พร้อมและเพิ่มประสิทธิภาพในทุกกะ

ขั้นตอนที่ 13: ตรวจสอบข้อผิดพลาดทั่วไปในการจัดตาราง

แม้จะมีการวางแผนอย่างละเอียดถี่ถ้วน ความผิดพลาดในการจัดตารางก็ยังเกิดขึ้น ก่อนสรุปตารางงาน ให้ตรวจสอบสำหรับ:

• จองซ้ำ – พนักงานสองคนถูกมอบหมายให้ในบทบาทเดียวกัน ณ เวลาเดียวกันโดยไม่ได้ตั้งใจ
• ขาดคนในช่วงชั่วโมงเร่งด่วน – ไม่มีการครอบคลุมที่เพียงพอในช่วงเวลาที่มีความต้องการสูง
• กะที่ซ้อนต่อกัน – พนักงานถูกวางแผนให้ทำงานกะกลางคืนต่อด้วยกะเช้าแน่นอน ซึ่งทำให้เกิดความล้า
• การทำงานล่วงเวลาอย่างมากเกินไป – พนักงานทำงานเกินกว่าข้อบังคับทางกฎหมายหรือข้อจำกัดของบริษัท

การตรวจสอบคุณภาพอย่างรวดเร็วช่วยให้ตารางการทำงานของคุณยุติธรรม, ถูกกฎหมาย, และปรับให้เหมาะกับความสำเร็จของธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 14: แบ่งปันตารางของคุณกับทีมของคุณ

เมื่อคุณสร้างตารางงาน พนักงานจำเป็นต้องเข้าถึงกะของพวกเขาได้อย่างรวดเร็ว การไม่แจกจ่ายตารางให้ถูกต้องอาจนำไปสู่ความสับสน ขาดงานกะ และความหงุดหงิดใจ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการแบ่งปันตารางงาน:

• ใช้เครื่องมือในการจัดตารางที่ทำงานบนคลาวด์ซึ่งช่วยให้พนักงานตรวจสอบกะทางออนไลน์ได้
• โพสต์ตารางงานในตำแหน่งที่เป็นศูนย์กลาง เช่น กระดานข่าวหรือพอร์ทัลบริษัท
• ส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่าน SMS หรืออีเมลเพื่อเตือนพนักงานเกี่ยวกับกะที่มีกำหนดการ

การจัดตารางงานที่ชัดเจนและสามารถเข้าถึงได้จะช่วยให้พนักงานได้รับข้อมูลและลดคำถามและความเข้าใจผิดที่ไม่จำเป็น

ขั้นตอนที่ 15: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางงานสามารถเข้าถึงได้ง่าย

พนักงานควรสามารถดูตารางการทำงานของพวกเขาได้ทุกที่ทุกเวลา ระบบตารางที่ใช้งานได้บนมือถือจะช่วยลดความจำเป็นในการใช้งานตารางกระดาษหรือต้องโทรถามผู้จัดการอย่างต่อเนื่อง

เพื่อปรับปรุงการเข้าถึง:

• ใช้แพลตฟอร์มการจัดตารางที่รองรับการใช้งานบนมือถือ
• ให้สิทธิ์การเข้าสู่ระบบแก่พนักงานเพื่อเข้าถึงตารางการทำงานของตัวเอง
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถขอเปลี่ยนหรือปรับปรุงกะได้โดยไม่เกิดความสับสน

การเข้าถึงตารางงานที่ง่ายขึ้นจะช่วยปรับปรุงการสื่อสารและความรับผิดชอบทั่วทั้งองค์กร

ขั้นตอนที่ 16: สร้างวิธีการสื่อสารที่ครอบคลุมทั้งทีม

ตารางการทำงานของทีมที่มีประสิทธิภาพต้องทำงานควบคู่ไปกับระบบการสื่อสารที่แข็งแกร่ง พนักงานควรมีวิธีในการ:

• ถามคำถามเกี่ยวกับกะที่ได้รับ
• ขอเปลี่ยนกะ
• รายงานข้อขัดแย้งหรือข้อกังวลเกี่ยวกับการจัดตาราง

ตัวเลือกสำหรับการสื่อสารตารางที่ดีขึ้น ได้แก่:

• การสนทนากลุ่มบนแอปในสถานที่ทำงาน
• อีเมลสำหรับการจัดตารางที่กำหนดไว้สำหรับการสอบถามเกี่ยวกับกะ
• แชทบอทที่สามารถตอบคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดตาราง

กลยุทธ์การสื่อสารที่เป็นระบบทำให้สามารถแก้ไขปัญหาการจัดตารางได้ง่ายขึ้นอย่างรวดเร็ว

ขั้นตอนที่ 17: ให้ความสำคัญกับความสมดุลระหว่างงานและชีวิต

ตารางการทำงานที่มีประสิทธิภาพของพนักงานไม่เพียงสนับสนุนการดำเนินธุรกิจแต่ยังเคารพความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน

เพื่อส่งเสริมความสมดุลระหว่างงานและชีวิต:

• หลีกเลี่ยงการจัดตารางงานที่มีโอทีมากเกินไป
• จัดกะเวลากลางคืนและวันหยุดสุดสัปดาห์อย่างเป็นธรร
• อนุญาตให้มีตัวเลือกการจัดตารางที่ยืดหยุ่นเมื่อเป็นไปได้

สภาพแวดล้อมการทำงานที่สมดุลส่งผลให้พนักงานมีความสุข หมุนเวียนน้อยลง และเพิ่มผลิตภาพ

ขั้นตอนที่ 18: ให้โอกาสในการเติบโต

การจัดการตารางไม่ได้มีแค่การเติมเต็มกะเท่านั้น แต่ยังเป็นโอกาสช่วยให้พนักงานพัฒนาทักษะและสายอาชีพของพวกเขา

แนวทางในการจัดโอกาสการเติบโตผ่านการจัดตาราง:

• กำหนดบทบาทหรือความรับผิดชอบใหม่ให้กับพนักงาน
• มอบกะฝึกทักษะที่พนักงานสามารถเรียนรู้ทักษะใหม่ได้
• หมุนเวียนโอกาสในการเป็นผู้นำระหว่างพนักงาน

ด้วยการบูรณาการโอกาสการเรียนรู้เข้ากับตารางงาน ธุรกิจสามารถเพิ่มความผูกพันของพนักงานและปรับปรุงการรักษาพนักงาน

ขั้นตอนที่ 19: กระตุ้นให้มีการให้ข้อเสนอแนะจากพนักงาน

พนักงานได้รับผลกระทบโดยตรงจากการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดสรรกะ ดังนั้นจึงสำคัญที่จะขอคำแนะนำจากพวกเขาอย่างสม่ำเสมอ

วิธีในการรวบรวมความคิดเห็น ได้แก่:

• การสำรวจแบบไม่ระบุตัวตนเกี่ยวกับความเป็นธรรมในการจัดตาราง
• การประชุมทีมที่พนักงานสามารถแสดงความกังวล
• กล่องแนะนำสำหรับการปรับปรุงตารางงาน

การดำเนินการตามคำแนะนำจากพนักงานช่วยสร้างความไว้วางใจและช่วยปรับปรุงกระบวนการจัดตารางงานไปตามเวลา

ขั้นตอนที่ 20: ใช้เทคโนโลยีในการทำงาน

การจัดตารางงานด้วยมืออาจใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ซอฟต์แวร์การจัดตารางงานอัตโนมัติจะทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและรับประกันว่าตารางงานของพนักงานจะถูกต้องและยุติธรรม

คุณลักษณะที่ควรดูในซอฟต์แวร์การจัดตาราง:

• การแนะนำกะที่ขับเคลื่อนด้วย AI ตามความต้องการทางธุรกิจ
• การสับเปลี่ยนกะอัตโนมัติเพื่อให้พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนกะได้ง่าย
• การติดตามความสอดคล้องกับกฎหมายแรงงานเพื่อป้องกันการละเมิด

การใช้เครื่องมือจัดการตารางที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีช่วยให้ผู้จัดการสร้างตารางการทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 21: สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี

ตารางงานไม่ใช่แค่รายการกะเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงวัฒนธรรมองค์กร วิธีการจัดตารางที่สนับสนุนสร้างสภาพแวดล้อมที่มีแรงจูงใจมากขึ้น

วิธีในการปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงานผ่านการจัดตารางมีดังนี้:

• แสดงความยืดหยุ่นเมื่อเป็นไปได้
• ยอมรับความต้องการของพนักงานและให้อำนวยความสะดวกในการร้องขอเมื่อมีความเป็นไปได้
• หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนตารางงานในนาทีสุดท้ายที่ทำให้เกิดความเครียด

ประสบการณ์การจัดตารางที่ดีนำไปสู่การทำงานที่ดีกว่า ความพึงพอใจที่สูงขึ้น และการทำงานทีมที่ดีขึ้น

ขั้นตอนที่ 22: มองหาโอกาสในการทำ automation และ personalization

พนักงานแต่ละคนมีความชอบและความพร้อมที่แตกต่างกัน การใช้ตัวเลือกการจัดตารางเวลาที่ปรับให้เหมาะสมช่วยเพิ่มความพึงพอใจและการมีส่วนร่วมของพนักงาน

วิธีบางอย่างในการปรับตารางเวลาให้เป็นส่วนตัวรวมถึง:

• อนุญาตให้เลือกกะที่ต้องการ
• เสนอตัวเลือกการจัดตารางเวลาสำหรับบางบทบาท
• ให้การเตือนความจำกะเฉพาะบุคคล

ระบบการจัดตารางเวลาที่เป็นอัตโนมัติพร้อมตัวเลือกกะที่ปรับให้เหมาะสมทำให้การจัดตารางเป็นธรรมและปรับตัวได้มากขึ้น

ขั้นตอนที่ 23: ใช้เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการทำงาน

การสร้างตารางการทำงานของทีมด้วยตนเองอาจดูล้นหลาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่มีจำนวนพนักงานมาก การใช้เครื่องมือการจัดตารางเวลาขั้นสูงเช่น Shifton ช่วยให้ผู้จัดการสร้างตารางการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดย:

• วางแผนกะโดยอัตโนมัติตามความต้องการของธุรกิจแบบเรียลไทม์
• อนุญาตให้พนักงานสลับกะกันได้อย่างราบรื่นภายในระบบ
• ให้การอัปเดตแบบเรียลไทม์เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในตาราง

Shifton ทำให้การจัดการบุคลากรง่ายขึ้น ปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดตาราง และลดภาระงานด้านการบริหาร ทำให้ธุรกิจดำเนินการได้ราบรื่นขึ้น

ประเภทของตารางการทำงาน

ธุรกิจต่าง ๆ ต้องการโครงสร้างตารางเวลาที่แตกต่างกันเพื่อจัดการกับความต้องการในการดำเนินงานที่เป็นเอกลักษณ์ของตน ประเภทของตารางเวลาที่ใช้ขึ้นอยู่กับความต้องการของอุตสาหกรรม ความพร้อมของพนักงาน และลำดับความสำคัญขององค์กร ด้านล่างนี้คือตารางทำงานที่พบบ่อยที่สุดที่ธุรกิจนำมาใช้

ทำงานเต็มเวลา

ตารางการทำงานเต็มเวลามักจะประกอบไปด้วยการทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ แม้ว่าบางอุตสาหกรรมอาจกำหนดแตกต่างกัน พนักงานมักจะทำงานในจำนวนชั่วโมงที่กำหนดต่อวัน ห้าวันต่อสัปดาห์

ประโยชน์หลักของตารางเต็มเวลา:

• ให้ความมั่นคงในงานและรายได้ที่มั่นคงสำหรับพนักงาน
• รับประกันระดับการบริหารประจำสำหรับธุรกิจที่ต้องการการครอบคลุมอย่างต่อเนื่อง
• มักรวมถึงสิทธิประโยชน์ เช่น ประกันสุขภาพ, เวลาพักผ่อนที่จ่ายเงินและแผนการเกษียณ

ตารางเวลาทำงานเต็มเวลาทำงานดีในอุตสาหกรรมเช่น สำนักงาน, การดูแลสุขภาพ, การบริหารจัดการร้านค้าปลีก, และศูนย์บริการลูกค้า ที่ต้องการการดำเนินงานต่อเนื่องและความสม่ำเสมอของพนักงาน

ทำงานบางเวลา

ตารางการทำงานบางเวลามักจะเกี่ยวข้องกับการทำงานน้อยกว่า 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ พนักงานอาจมีเวลาทำงานคงที่หรือแปรผันตามความต้องการของนายจ้าง

ประโยชน์หลักของตารางบางเวลา:

• เสนอความยืดหยุ่นสำหรับนักเรียน, ผู้ดูแล หรือบุคคลที่ทำงานหลายงาน
• ช่วยให้ธุรกิจลดค่าใช้จ่ายในการแรงงานในขณะที่รักษาการบริหารที่เพียงพอ
• ให้ทางออกสำหรับธุรกิจที่มีความต้องการที่เปลี่ยนแปลงตามฤดูกาลหรือผันผวน

ตารางบางเวลามีอยู่มากในร้านอาหาร, ร้านค้าปลีก, ศูนย์บริการทางโทรศัพท์, และอุตสาหกรรมการโรงแรมที่ต้องการความยืดหยุ่นในการบริหาร

ตารางเวลาการทำงานระยะไกล/ยืดหยุ่น

ตารางเวลาการทำงานระยะไกลหรือยืดหยุ่นอนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้านหรือสถานที่ใดก็ได้ที่อยู่นอกสภาพแวดล้อมสำนักงานแบบดั้งเดิม ชั่วโมงการทำงานอาจคงที่, เปลี่ยนแปลงได้ หรืออิงตามผลลัพธ์ ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท

ประโยชน์หลักของตารางเวลาการทำงานระยะไกล/ยืดหยุ่น:

• เพิ่มเสรีภาพในการทำงานและความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว
• ลดเวลาการเดินทางและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง
• ขยายแหล่งคนทำงานให้ธุรกิจสามารถรับสมัครผู้มีฝีมือจากหลายสถานที่ได้

ตารางเวลาการทำงานระยะไกลและยืดหยุ่นมีประสิทธิภาพมากในอุตสาหกรรมเช่น IT, การบริการลูกค้า, การสร้างเนื้อหา, และการตลาด ที่การทำงานสามารถทำให้เสร็จได้ทางดิจิทัลโดยไม่ต้องการการปรากฏกาย

ตารางการทำงาน 5-4/9

ตารางการทำงาน 5-4/9 เป็นตารางที่ย่อให้พนักงานทำงานกะเก้าชั่วโมงเป็นเวลาแปดวันในหนึ่งรอบสองสัปดาห์ ตามด้วยกะแปดชั่วโมงและหยุดเพิ่มหนึ่งวัน

ประโยชน์หลักของตารางการทำงาน 5-4/9:

• อนุญาตให้พนักงานมีวันหยุดสุดสัปดาห์สามวันทุกๆ สองสัปดาห์
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการมอบวันที่ทำงานยาวนานขึ้นแต่วันทำงานทั้งหมดน้อยลง
• ลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางและปรับปรุงความสมดุลระหว่างการทำงานและการใช้ชีวิตส่วนตัว

ตารางประเภทนี้พบมากในหน่วยงานรัฐบาล, สำนักงานใหญ่, และอุตสาหกรรมที่มีการทำงานที่สามารถปรับตามโครงสร้างการทำงานที่ยืดหยุ่นได้

ตารางการทำงาน 2-2, 3-2, 2-3

ตารางการทำงาน 2-2, 3-2, 2-3 เป็นตารางการกระจายเวลาทำงานที่พนักงานทำงานในรอบสองวันทำ, สองวันหยุด, สามวันทำ และดำเนินการต่อไป

ประโยชน์หลักของตารางการทำงาน 2-2, 3-2, 2-3:

• ให้พนักงานมีวันหยุดเพื่อการฟื้นฟู
• ให้การดำเนินงานของธุรกิจตลอด 24/7 โดยไม่ต้องทำงานล่วงเวลาเกินไป
• ปรับสมดุลภาระงานโดยการหมุนผู้ปฏิบัติงานผ่านกะแตกต่างกัน

ตารางนี้เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมเช่น การดูแลสุขภาพ, บริการฉุกเฉิน, การผลิต, และการรักษาความปลอดภัย ที่ต้องการการบรรจุบุคลากรอย่างต่อเนื่อง

ตารางการทำงาน 4/10

ตารางการทำงาน 4/10 ประกอบด้วยการทำงานสี่วันต่อสัปดาห์ที่ใช้เวลาทำงาน 10 ชั่วโมงต่อวัน ตามด้วยหยุดสามวัน

ประโยชน์หลักของตารางการทำงาน 4/10:

• ให้พนักงานมีวันหยุดเพิ่มอีกหนึ่งวันในแต่ละสัปดาห์ ปรับปรุงความสมดุลระหว่างการทำงานและการใช้ชีวิตส่วนตัว
• ลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง เนื่องจากพนักงานเดินทางไปทำงานวันน้อยลง
• ช่วยธุรกิจเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยลดจำนวนการเปลี่ยนกะ

ตารางเวลาทำงาน 4/10 ถูกใช้อย่างแพร่หลายในด้านการสนับสนุนลูกค้า การผลิต โลจิสติกส์ และการดูแลสุขภาพ ที่การทำงานเป็นเวลานานสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้

ตัวอย่างและแม่แบบตารางเวลาทำงาน

การสร้างตารางเวลาทำงานที่มีโครงสร้างและชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการแรงงานที่มีประสิทธิภาพ ตารางเวลาที่จัดรูปแบบดีช่วยให้พนักงานรู้เวลาทำงานล่วงหน้า ป้องกันความขัดแย้งในตาราง และพัฒนาการประสานงานของทีมโดยรวม

ด้านล่างคือตัวอย่างแม่แบบตารางเวลาทำงานพื้นฐานที่สามารถใช้ได้ในหลายอุตสาหกรรม:

วิธีการใช้แม่แบบตารางเวลาทำงานนี้:

• ระบุชื่อและบทบาทของพนักงานเพื่อชี้แจงความรับผิดชอบ
• กำหนดกะตามความต้องการงานและความพร้อมของพนักงาน
• มั่นใจในการกระจายกะอย่างเท่าเทียมเพื่อป้องกันการทำงานเกินกำลังหรือขาดคน
• ระบุวันที่หยุดให้ชัดเจนเพื่อให้พนักงานรู้เมื่อไม่ได้ถูกจัดตาราง
• คำนวณรวมชั่วโมงเพื่อวัดต้นทุนแรงงานและให้สอดคล้องกับกฎระเบียบในการทำงาน

แม่แบบตารางเวลาที่มีโครงสร้างช่วยให้ธุรกิจจัดระเบียบได้ดีขึ้น เพิ่มความโปร่งใส และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

วิธีที่ Shifton ช่วยให้การสร้างตารางงานง่ายขึ้น

การจัดการตารางงานด้วยตนเองอาจใช้เวลามาก โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจที่มีพนักงานหลายคน กะหมุนเวียน หรืองาน 24/7 Shifton ซึ่งเป็นเครื่องมือบริหารแรงงานอัจฉริยะ ช่วยให้กระบวนการง่ายขึ้นด้วย:

• การจัดตารางอัตโนมัติเพื่อลดความผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานด้วยตนเอง
• ตัวเลือกบริการตนเองของพนักงานสำหรับการแลกเปลี่ยนกะและอัปเดตความพร้อม
• อัปเดตแบบเรียลไทม์เพื่อป้องกันความขัดแย้งและการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย
• การติดตามความยอมรับเพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน

Shifton ช่วยให้ผู้จัดการสามารถสร้างตารางงานได้ภายในไม่กี่นาที ลดภาระงานทางการบริหาร และปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดตารางโดยรวม

การเลือกประเภทตารางเวลาทำงานที่เหมาะสมสำหรับพนักงานส่งผลโดยตรงต่อผลผลิต ความพึงพอใจในงาน และประสิทธิภาพทางธุรกิจ ตารางเวลาทำงานที่มีโครงสร้างดีช่วยให้มีบุคลากรที่เหมาะสม ลดข้อขัดแย้ง และสอดคล้องกับความต้องการของบริษัท นายจ้างจะต้องพิจารณาความต้องการในอุตสาหกรรม ชั่วโมงการทำงาน และความพอใจของพนักงานเพื่อกำหนดตารางเวลาทำงานที่ดีที่สุดสำหรับทีม งานนี้สำรวจประเภทตารางเวลาทำงานต่างๆ ซึ่งรวมถึงการทำงานเป็นกะ การทำงานแบบยืดหยุ่น และตัวเลือกเฉพาะทางอุตสาหกรรม ช่วยให้ผู้จัดการสร้างตารางเวลาที่เหมาะสมซึ่งสนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน

ตารางเวลาทำงานคืออะไร?

ตารางเวลาทำงานระบุช่วงเวลาที่พนักงานคาดว่าจะปฏิบัติหน้าที่ที่มอบหมาย มันบันทึกวันที่ทำงาน ชั่วโมง และช่วงเวลา เพื่อให้แน่ใจว่ามีโครงสร้างการดำเนินงาน ธุรกิจต่างๆจะดำเนินการตารางเวลาทำงานตามความต้องการในอุตสาหกรรม สัญญาของพนักงาน และความต้องการงาน

บางองค์กรเลือกที่จะทำตามตารางเวลาทำงานปกติ เช่น แบบ 9-5 ในขณะที่อีกหลายแห่งนำเสนอการเปลี่ยนแปลงแบบหมุนเวียน สัปดาห์ทำงานที่บีบอัด หรือรูปแบบการทำงานที่ปรับได้เต็มที่ การเลือกตารางเวลาที่เหมาะสมช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพ ป้องกันความเหนื่อยล้า และเพิ่มสมดุลระหว่างงานกับชีวิต

ประเภทของกะการทำงาน

ธุรกิจที่มีชั่วโมงทำการขยายตัวหรือบริการตลอด 24/7 พึ่งพาตารางเวลาทำงานแบบกะในการทำให้แน่ใจว่ามีการครอบคลุมต่อเนื่อง ต่อไปนี้คือตารางเวลากะที่พบบ่อยที่สุดที่ใช้งานในอุตสาหกรรมต่างๆ

9 ตารางกะที่พบในธุรกิจ

การเลือกประเภทตารางที่เหมาะสมทำให้มั่นใจได้ว่าการดำเนินงานมีประสิทธิภาพ ความพึงพอใจของพนักงาน และการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน ต่อไปนี้คือประเภทตารางเวลาทำงานที่ใช้งานบ่อยที่สุดในอุตสาหกรรมต่างๆ

#1 มาตรฐาน

ตารางเวลามาตรฐานมักจะตามตารางเวลาแบบ 9-5 หรือ 8-5 ตั้งแต่วันจันทร์ถึงศุกร์ รวมทั้งหมด 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ตัวอย่างตารางเวลานี้เป็นมาตรฐานที่พบได้บ่อยที่สุดในสำนักงานองค์กร บทบาทบริหาร และสถาบันการศึกษา

ข้อดี:

• ชั่วโมงที่ทำนายได้, ส่งเสริมสมดุลงานกับชีวิตที่มั่นคง
• พนักงานรู้กิจวัตรประจำสัปดาห์ของตนเอง, เพิ่มผลผลิต
• เหมาะสำหรับบทบาทที่ต้องการความร่วมมือและการประชุมระหว่างชั่วโมงทำการ

ข้อเสีย:

• อาจไม่เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการชั่วโมงทำการยาวนาน
• จำกัดความยืดหยุ่นสำหรับพนักงานที่ต้องการตารางเวลาทางเลือก

#2 คงที่

ตารางเวลาคงหมายถึงพนักงานทำงานในช่วงเวลาเดียวกันทุกสัปดาห์โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง โครงสร้างนี้พบมากในงานขายปลีก การผลิต และบริการลูกค้า ตัวอย่างเช่น พนักงานขายปลีกอาจทำงานตลอดตั้งแต่ 10.00 น. ถึง 18.00 น. ในวันธรรมดาเสมอ

ข้อดี:

• การกะที่ทำนายได้เพิ่มความสม่ำเสมอของพนักงาน
• สะดวกสำหรับผู้จัดการในการวางแผนความต้องการด้านบุคลากร
• พนักงานสามารถวางแผนเรื่องส่วนตัวตามตารางเวลาทำงานได้

ข้อเสีย:

• มีความยืดหยุ่นน้อยกว่าสำหรับทั้งพนักงานและนายจ้าง
• อาจไม่รองรับความต้องการทางธุรกิจอย่างกระทันหันหรือผันผวนตามฤดูกาล

#3 เต็มเวลา

ตารางเวลาเต็มเวลาประกอบด้วยตัวอย่างการทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ซึ่งกระจายอยู่ในห้าวันหรือตำแหน่งงานเต็มเวลาส่วนใหญ่จะปฏิบัติตามตารางมาตรฐาน แต่มีความหลากหลายขึ้นอยู่กับความต้องการในอุตสาหกรรม

ข้อดี:

• พนักงานได้รับสิทธิประโยชน์เต็มรูปแบบ เช่น การประกันสุขภาพและการลาพักผ่อน
• รายได้ที่มั่นคงและโอกาสก้าวหน้าในอาชีพ
• ให้ความสม่ำเสมอในการทำงานร่วมกันของทีม

ข้อเสีย:

• ชั่วโมงทำงานที่ยาวนานอาจนำไปสู่ความเหนื่อยล้าหากไม่มีการพักผ่อนที่เพียงพอ
• มีความยืดหยุ่นน้อยกว่าสำหรับพนักงานที่ต้องการสมดุลระหว่างงานกับชีวิต

#4 พาร์ทไทม์

ตารางเวลาพาร์ทไทม์ประกอบด้วยเวลาที่น้อยกว่าตารางเวลาเต็มเวลา ตามปกติไม่เกิน 30 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ตารางเวลานี้มีความหลากหลายและสามารถยืดหยุ่นได้ตามข้อตกลงของนายจ้างและพนักงาน

ข้อดี:

• ให้ความยืดหยุ่นสำหรับพนักงานที่ต้องการลดภาระงาน
• คุ้มค่าทางธุรกิจ เนื่องจากพนักงานพาร์ทไทม์อาจไม่ต้องการสิทธิประโยชน์เต็มรูปแบบ
• เหมาะสำหรับนักเรียน ผู้ปกครอง และพนักงานตามฤดูกาล

ข้อเสีย:

• การขาดสิทธิประโยชน์ เช่น การประกันสุขภาพ
• รายได้อาจไม่มั่นคง
• การจัดตารางเวลาที่ไม่สม่ำเสมออาจส่งผลกระทบต่อการสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว

#5 กะ

ตารางกะคือการกำหนดพนักงานให้ทำงานในช่วงเวลาต่าง ๆ โดยครอบคลุมตลอด 24 ชั่วโมง อุตสาหกรรมเช่น การดูแลสุขภาพ โรงแรม และการขนส่งพึ่งพาตารางกะที่หลากหลายเพื่อให้บริการตลอดเวลา

ประเภทของการทำงานเป็นกะ:

• กะตายตัว – พนักงานทำงานกะเดียวกันทุกวัน
• กะหมุนเวียน – พนักงานสลับระหว่างกะเช้า กะบ่าย และกะกลางคืน
• กะแบ่ง – การทำงานถูกแบ่งเป็นสองช่วงเวลาแยกในหนึ่งวัน

ข้อดี:

• มั่นใจได้ว่าธุรกิจดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง
• ให้โอกาสในการจ้างงานสำหรับผู้ที่ชื่นชอบการทำงานในเวลาที่ไม่ธรรมดา
• ช่วยให้ธุรกิจจัดการกับความผันผวนของปริมาณงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อเสีย:

• กะกลางคืนสามารถทำให้สุขภาพเสียเนื่องจากการนอนหลับที่ไม่สม่ำเสมอ
• พนักงานอาจพบความยากลำบากในการปรับตัวกับชั่วโมงที่ไม่แน่นอน

#6 ตารางผู้รับเหมา หรือ งานฟรีแลนซ์

ผู้รับเหมาและฟรีแลนซ์ไม่ปฏิบัติตามตารางงานทั่วไป แต่ทำงานตามกำหนดเวลาเส้นตายหรือภารกิจที่กำหนดไว้ ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้ มักอยู่ในสาขาเทคโนโลยี การออกแบบ และการสร้างเนื้อหา สามารถตั้งเวลาทำงานของตนเองได้

ข้อดี:

• ให้ความยืดหยุ่นสูงสุดทั้งสำหรับนายจ้างและพนักงาน
• คุ้มค่าสำหรับธุรกิจที่ต้องการทักษะเฉพาะทางสำหรับโครงการระยะสั้น
• ไม่มีพันธะสัญญากับสัญญาจ้างงานระยะยาว

ข้อเสีย:

• เสถียรภาพที่น้อยลงสำหรับฟรีแลนซ์ที่ต้องพึ่งพารายได้ที่สม่ำเสมอ
• นายจ้างอาจเผชิญกับความท้าทายในการจัดการทีมภายนอก
• การสื่อสารและการประสานงานอาจยากกับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลในเขตเวลาต่างกัน

#7 ไม่สามารถคาดเดาได้

ตารางเวลาที่ไม่สามารถคาดเดาได้จะเปลี่ยนแปลงรายสัปดาห์หรือรายวันตามความต้องการของธุรกิจ สิ่งนี้พบได้ในอุตสาหกรรมที่มีความต้องการเปลี่ยนแปลง เช่น การค้าปลีก โรงแรม และงานที่อยู่ในภาคเศรษฐกิจระยะสั้น พนักงานอาจมีการทำงานกะที่หลากหลาย ทำให้ยากต่อการวางแผนความสำเร็จส่วนบุคคล

ข้อดี:

• ให้อาชีพมีความยืดหยุ่นด้านแรงงาน
• พนักงานสามารถเลือกกะทำงานตามความพร้อมของตนเอง
• มีประโยชน์ในการจัดการกับการเพิ่มขึ้นของภาระงานที่เกิดขึ้นตามฤดูกาลหรือตามทันทีทันใด

ข้อเสีย:

• การขาดเสถียรภาพให้กับพนักงาน ทำให้การวางแผนการเงินเป็นไปได้ยาก
• อาจทำให้เกิดความไม่พอใจในงานได้ หากมีการเปลี่ยนแปลงกะงานบ่อยครั้งโดยไม่แจ้งเตือน
• ทำให้ง่ายต่อผู้จัดการในการรักษาตารางเวลาทีมที่สม่ำเสมอ

#8 ตารางรวม

ตารางรวมคือการบีบอัดชั่วโมงทำงานมาตรฐานให้สั้นลงในแต่ละวัน ตัวอย่างที่พบมากที่สุดคือตารางกะ 4-10 ที่พนักงานทำงาน 10 ชั่วโมงต่อวัน 4 วัน แทนการทำงาน 5 วันตามปกติ อีกแบบคือ 9/80 ที่พนักงานทำงาน 80 ชั่วโมงใน 9 วันแทน 10 วัน

ข้อดี:

• ให้พนักงานมีวันหยุดเพิ่มขึ้นสำหรับเวลาส่วนตัว
• ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
• ช่วยให้ธุรกิจขยายเวลาให้บริการโดยไม่ต้องจ้างพนักงานเพิ่ม

ข้อเสีย:

• การทำงานในแต่ละวันนานเกินไปสามารถทำให้เหนื่อยล้าและลดประสิทธิภาพ
• ไม่เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการพนักงานตลอดทุกวัน
• อาจสร้างความท้าทายในจัดการบริการลูกค้าหรือเวลาการตอบสนอง

#9 ตารางหมุนเวียน

ตารางหมุนเวียนคือการจัดเวลาให้พนักงานทำงานในช่วงเวลาต่าง ๆ ในช่วงเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่น พยาบาลอาจทำงานในกะเช้าในสัปดาห์หนึ่ง กะบ่ายในสัปดาห์ถัดไป และกะกลางคืนต่อจากนั้น

ประเภทของตารางหมุนเวียน:

• หมุนเวียนช้า: กะเปลี่ยนทุก ๆ สัปดาห์
• หมุนเวียนเร็ว: กะเปลี่ยนทุก ๆ วัน

ข้อดี:

• กระจายภาระงานอย่างเท่าเทียมในหมู่พนักงาน
• ป้องกันความเหนื่อยล้าจากการทำงานกะซ้ำซาก
• มั่นใจว่าธุรกิจมีความครอบคลุมในทุกช่วงเวลา

ข้อเสีย:

• ยากสำหรับพนักงานในการปรับตัวกับช่วงเวลาที่เปลี่ยนไป
• มันสามารถรบกวนวงจรการนอนและสุขภาพโดยรวมได้
• ต้องการการจัดตารางอย่างระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงความไม่พอใจจากพนักงาน

แต่ละประเภทของตารางเวลาทำงานมีข้อดีและความท้าทายที่ไม่เหมือนกัน ธุรกิจควรประเมินความต้องการของอุตสาหกรรม ความต้องการของพนักงาน และเป้าหมายการดำเนินงานอย่างรอบคอบก่อนที่จะเลือกตารางการทำงานที่ดีที่สุดสำหรับทีมของพวกเขา

14 ประเภทของการเปลี่ยนงานทางเลือก

ตารางเวลาการทำงานแบบดั้งเดิมไม่เหมาะกับทุกรูปแบบธุรกิจ หลายอุตสาหกรรมต้องการความยืดหยุ่นเพื่อรองรับภาระงานที่เปลี่ยนแปลงตามฤดูกาล และความต้องการของพนักงาน ด้านล่างนี้คือ 14 ประเภทของตารางเวลาทางเลือกที่สามารถนำไปใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานในขณะเดียวกันก็สนับสนุนความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงาน

1) แบ่งการทำงานออกเป็นช่วง

เป็นการแบ่งวันทำงานของพนักงานออกเป็นสองช่วงด้วยการหยุดพักยาวตรงกลาง ไม่เหมือนกับตารางปกติที่มีเวลาพักอาหารกลางวันสั้นๆ ประเภทการทำงานนี้มักจะมีช่วงเวลาว่างระหว่างการทำงานที่ยาวนานกว่าปกติ

ตัวอย่าง:

คนงานในร้านอาหารอาจทำงานตั้งแต่ 8 โมงเช้าถึงเที่ยง พัก จากนั้นกลับมาทำงานตั้งแต่ 5 โมงเย็นถึง 3 ทุ่มเพื่อจัดการช่วงบริการอาหารมื้อเย็น

ข้อดี:

• ช่วยให้ธุรกิจมีพนักงานในช่วงที่มีความต้องการสูงขณะลดต้นทุนแรงงานในช่วงที่งานช้าลง
• พนักงานสามารถใช้ช่วงพักยาวเพื่อทำงานส่วนตัว พักผ่อน หรือแม้กระทั่งงานที่สอง
• มีประโยชน์ต่ออุตสาหกรรมเช่นการบริการอาหาร การขนส่ง และงานบริการที่มีความต้องการเปลี่ยนแปลงตลอดวัน

ข้อเสีย:

• วันทำงานที่ยาวขึ้นอาจทำให้รู้สึกเหนื่อยล้าถึงแม้ว่าจะมีเวลาพักยาวก็ตาม
• พนักงานอาจมีปัญหาในการจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพระหว่างช่วงเปลี่ยนการทำงาน
• ไม่เหมาะสำหรับพนักงานที่ชอบตารางการทำงานต่อเนื่อง

2) ทำงานวันหยุดสุดสัปดาห์

บางธุรกิจต้องการพนักงานในช่วงสุดสัปดาห์ เพื่อจัดการกับความต้องการของลูกค้าหรือคงการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง ตารางทำงานวันหยุดสุดสัปดาห์กำหนดให้พนักงานทำงานในวันเสาร์และอาทิตย์ มักมีวันหยุดในวันธรรมดา

ตัวอย่าง:

พนักงานต้อนรับของโรงแรมอาจมีตารางทำงานตั้งแต่วันพฤหัสบดีถึงจันทร์ โดยมีวันหยุดพักผ่อนในวันอังคารและพุธ

ข้อดี:

• จำเป็นต่ออุตสาหกรรมเช่นการต้อนรับ บริการสุขภาพ และร้านค้าปลีกที่มีการจราจรสูงในช่วงสุดสัปดาห์
• พนักงานที่ชอบวันหยุดในวันธรรมดาเช่นพ่อแม่หรือนักศึกษาได้ประโยชน์จากตารางนี้
• มักมีแรงจูงใจในการจ่ายค่าจ้างหรือค่าตอบแทนในช่วงเปลี่ยนกะ

ข้อเสีย:

• พนักงานอาจรู้สึกห่างเหินจากครอบครัวและเพื่อนที่ทำงานตามตารางเวลาทำงานปกติ
• ตารางวันหยุดสุดสัปดาห์อาจไม่เป็นที่พึงพอใจ นำไปสู่การลาออกสูงขึ้น

3) กะทำงานตามการเรียก

กะทำงานตามการเรียกกำหนดให้พนักงานพร้อมทำงานหากจำเป็น แต่ไม่การันตีจำนวนชั่วโมงที่แน่นอน พวกเขาต้องพร้อมและเตรียมพร้อมที่จะมาทำงานในระยะสั้นหากถูกเรียก

ตัวอย่าง:

แพทย์อาจอยู่ในการบริการตลอดทั้งคืนและพร้อมมาถ้าหากเกิดเหตุฉุกเฉินของผู้ป่วย

ข้อดี:

• มั่นใจว่าการตอบสนองต่อความต้องการการทำงานฉุกเฉินได้ทันที
• พบมากในการบริการสุขภาพ การสนับสนุนทางไอที และการบริการฉุกเฉินที่มีสถานการณ์ไม่แน่นอนเกิดขึ้น
• พนักงานอาจได้รับค่าตอบแทนแม้จะไม่ได้ถูกเรียกให้ทำงาน

ข้อเสีย:

• ความไม่แน่นอนทำให้พนักงานวางแผนเวลาส่วนตัวได้ยาก
• การที่ต้องพร้อมอยู่ตลอดเวลาอาจทำให้เกิดความเครียดและเหนื่อยล้า
• บางกฎหมายแรงงานต้องการค่าตอบแทนสำหรับสถานะการทำงานตามการเรียก เพิ่มค่าใช้จ่ายของพนักงาน

4) กะทำงานล่วงเวลา

กะทำงานล่วงเวลาเกิดขึ้นเมื่อพนักงานทำงานเกินชั่วโมงที่กำหนด มักจะเกินตารางงานสัปดาห์ 40 ชั่วโมงแบบมาตรฐาน โดยการทำงานล่วงเวลามักจะได้ค่าตอบแทนในอัตราที่สูงขึ้น

ตัวอย่าง:

คนงานในโรงงานอาจทำงานเพิ่มอีก 10 ชั่วโมงในช่วงระยะเวลาการผลิตสูงสุด โดยได้รับค่าจ้าง 1.5 เท่าของอัตราค่าจ้างปกติ

ข้อดี:

• ให้โอกาสพนักงานในการหารายได้พิเศษ
• ช่วยให้ธุรกิจตอบสนองต่อความต้องการที่เพิ่มขึ้นได้โดยไม่ต้องจ้างพนักงานเพิ่มเติม
• มีประโยชน์ต่ออุตสาหกรรมเช่นโลจิสติกส์ การบริการสุขภาพ และการผลิต

ข้อเสีย:

• อาจทำให้พนักงานรู้สึกเหนื่อยล้าและประสิทธิภาพการทำงานลดลง
• อาจส่งผลให้ค่าใช้จ่ายของพนักงานสูงขึ้น
• การพึ่งพาการทำงานล่วงเวลาในระยะยาวสามารถบ่งบอกถึงการวางแผนแรงงานที่ไม่ดี

5) กะทำงานแบบยืดหยุ่น

กะทำงานแบบยืดหยุ่นอนุญาตให้พนักงานกำหนดเวลาทำงานของตัวเองภายในกรอบที่กำหนด แทนที่จะปฏิบัติตามตารางงานมาตรฐาน พวกเขาสามารถเริ่มและสิ้นสุดการทำงานในเวลาที่ต่างกันได้ตามความชอบส่วนตัวและความต้องการของงาน

ตัวอย่าง:

นักพัฒนาซอฟต์แวร์อาจเลือกทำงานตั้งแต่ 7 โมงเช้าถึง 3 โมงเย็นแทนตาราง 9 โมงถึง 5 โมงแบบเดิม

ข้อดี:

• ปรับปรุงความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิต ลดความเครียดของพนักงาน
• เพิ่มผลผลิตโดยให้พนักงานทำงานในช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด
• ช่วยดึงดูดบุคลากรที่มีศักยภาพสูง โดยเฉพาะในกลุ่มพนักงานเป็นทางไกลและในอุตสาหกรรมที่ใช้ความรู้

ข้อเสีย:

• จำเป็นต้องมีความไว้วางใจระหว่างนายจ้างและพนักงานเพื่อรับรองว่างานจะเสร็จสิ้น.
• อาจสร้างความยุ่งยากในการประสานงานการประชุมทีมและความร่วมมือ.
• ไม่เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมที่ต้องการความครอบคลุมของเวรเปลี่ยนที่เคร่งครัด เช่น การดูแลสุขภาพหรือค้าปลีก.

6) กะเปลี่ยนตามฤดูกาลหรือชั่วคราว

การจัดตารางการทำงานตามฤดูกาลกำหนดพนักงานทำงานเฉพาะช่วงเวลาหนึ่งของปีเท่านั้น มักพบในอุตสาหกรรมที่มีความต้องการผันผวน. กะชั่วคราวอาจใช้สำหรับโครงการพิเศษหรือการจ้างงานระยะสั้น.

ตัวอย่าง:

พนักงานค้าปลีกที่จ้างสำหรับวัน Black Friday และช่วงเทศกาล หรือคนงานเกษตรที่มาทำงานในช่วงเก็บเกี่ยว.

ข้อดี:

• ช่วยให้ธุรกิจจัดการความต้องการที่พีคได้อย่างมีประสิทธิภาพ.
• ให้โอกาสในการจ้างงานสำหรับพนักงานชั่วคราว.
• ลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานเต็มเวลา.

ข้อเสีย:

• พนักงานตามฤดูกาลอาจต้องการการฝึกอบรมอย่างมาก ทำให้เวลาเริ่มงานเพิ่มขึ้น.
• การจ้างงานชั่วคราวขาดความมั่นคง นำไปสู่การเปลี่ยนงานสูง.
• ธุรกิจต้องจ้างงานและฝึกอบรมพนักงานใหม่ในแต่ละฤดูกาล.

7) ตารางกะไม่แน่นอน

ตารางกะที่ไม่แน่นอนเปลี่ยนบ่อย โดยไม่มีแบบแผนที่ตายตัว. พนักงานอาจทำงานในเวลาที่ต่างกันในแต่ละสัปดาห์ขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจ.

ตัวอย่าง:

บาร์เทนเดอร์อาจทำงานเย็นวันจันทร์ในสัปดาห์หนึ่ง แล้วทำงานเช้าวันเสาร์ในสัปดาห์ถัดไป.

ข้อดี:

• ให้อิสระสูงสุดในการจัดตารางเวลาสำหรับธุรกิจ.
• มีประโยชน์ในการครอบคลุมช่วงที่พนักงานขาดหายอย่างไม่คาดคิดหรือเปลี่ยนแปลงปริมาณงาน.
• ช่วยปรับการจัดพนักงานให้เหมาะสมโดยไม่ให้มีพนักงานเกินความจำเป็น.

ข้อเสีย:

• ทำให้วางแผนส่วนตัวได้ยากสำหรับพนักงาน.
• อาจทำให้รู้สึกเหนื่อยล้าเนื่องจากรูปแบบการนอนที่ไม่สม่ำเสมอ.
• ความไม่คาดเดาในตารางเวลาสูงอาจนำไปสู่ความไม่พอใจของพนักงาน.

8) ไม่มีตารางเวลาที่กำหนด

การไม่มีตารางเวลาที่กำหนดหมายถึงพนักงานไม่มีชั่วโมงการทำงานหรือกะที่กำหนดไว้ล่วงหน้า. พวกเขาจะทำงานตามที่ต้องการ มักจะประกาศสั้น ๆ. ตารางเวลาประเภทนี้พบบ่อยในเศรษฐกิจแบบกิ๊ก งานฟรีแลนซ์ และบางตำแหน่งในค้าปลีกหรือการบริการ.

ตัวอย่าง:

คนขับรถแชร์เดินทางเข้าสู่แอปเมื่อพร้อมรับงานขับรถ. นักออกแบบกราฟิกฟรีแลนซ์รับโครงการขึ้นอยู่กับความต้องการ.

ข้อดี:

• ให้อิสระสูงสุดแก่พนักงานที่ต้องการเลือกเวลาเอง.
• มีประโยชน์สำหรับธุรกิจที่มีปริมาณงานไม่แน่นอน.
• ลดความต้องการในการควบคุมตารางเวลา.

ข้อเสีย:

• พนักงานอาจประสบปัญหาเรื่องความไม่มีเสถียรภาพทางรายได้เนื่องจากชั่วโมงที่เปลี่ยนแปลงได้.
• ธุรกิจอาจยากที่จะรักษาความสม่ำเสมอในการมีพนักงาน.
• พนักงานอาจวางแผนเวลาส่วนตัวได้ยาก.

9) ตารางกะ Pitman

ตารางกะ Pitman เป็นระบบหมุนเวียนที่ใช้บ่อยในอุตสาหกรรมที่ต้องการการคุ้มครอง 24/7. พนักงานทำงานกะ 12 ชั่วโมงสองหรือสามวันติดต่อกัน ตามด้วยวันหยุด. วงจรนี้มักจะทำซ้ำทุกสองสัปดาห์.

ตัวอย่าง:

ยามรักษาความปลอดภัยทำงานวันจันทร์และวันอังคาร (กะ 12 ชั่วโมง), หยุดวันพุธและวันพฤหัสบดี, จากนั้นทำงานวันศุกร์ถึงวันอาทิตย์. สัปดาห์ถัดไปจะสลับกัน.

ข้อดี:

• ให้ทุกพนักงานมีวันหยุดสุดสัปดาห์เต็มทุกสองสัปดาห์.
• ลดความถี่ในการเดินทางเพราะพนักงานทำงานกะที่ยาวขึ้น.
• พนักงานมีวันหยุดติดต่อกันหลายวัน ช่วยให้มีเวลาในการพักฟื้น.

ข้อเสีย:

• กะ 12 ชั่วโมงอาจทำให้เหน็ดเหนื่อยทั้งทางร่างกายและจิตใจ.
• อาจไม่เหมาะกับพนักงานที่ชอบตารางการทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์แบบดั้งเดิม.
• ข้อผิดพลาดในการจัดตารางเวลาทำให้เกิดช่องว่างในการคุ้มครอง.

10) ตารางกะ Dupont

ตารางกะ Dupont เป็นวงจรสี่สัปดาห์ที่พนักงานผลัดกันทำงานในกะกลางวันและกลางคืนพร้อมวันหยุดพักตามกำหนด. ตารางเวลานี้ให้วันหยุดเต็มสัปดาห์ทุกสี่สัปดาห์.

ตัวอย่าง:

โรงงานผลิตตามวงจรนี้:

1. ทำงานกะกลางคืนสี่วัน → หยุดสามวัน
2. ทำงานกะกลางวันสามวัน → หยุดหนึ่งวัน
3. ทำงานกะกลางคืนสามวัน → หยุดสามวัน
4. 4 วันทำงาน → 7 วันหยุด

ข้อดี:

• รับรองการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง ในขณะที่ให้พนักงานมีช่วงเวลาพักผ่อนยาวนาน.
• ให้เวลาหยุดงานเต็มสัปดาห์ทุกเดือน ส่งเสริมสมดุลชีวิตการทำงาน.
• แบ่งเวลากลางวันและกลางคืนอย่างเท่าเทียมกันในหมู่พนักงานทุกคน.

ข้อเสีย:

• การสลับระหว่างกลางคืนและกลางวันอาจก่อให้เกิดการเสียรูปแบบการนอน.
• ชั่วโมงทำงานที่ยาวนานอาจนำไปสู่ภาวะหมดไฟ.
• ต้องการการจัดแต่งตารางงานที่แม่นยำเพื่อป้องกันการขาดแคลนบุคลากร.

11) กะเคลลี่

ตารางกะเคลลี่มักใช้ในกรมดับเพลิงและบริการฉุกเฉิน เปลี่ยนทุก 9 วัน โดยพนักงานทำงาน 24 ชั่วโมง ต่อจากนั้นหยุด 48 ชั่วโมง.

ตัวอย่าง:

นักดับเพลิงทำงานวันจันทร์ (24 ชั่วโมง) จากนั้นหยุดวันอังคารและพุธ ก่อนทำงานอีก 24 ชั่วโมงในวันพฤหัสบดี.

ข้อดี:

• ให้เวลาพักผ่อนยาวนานหลังแต่ละกะ ส่งเสริมการฟื้นตัว.
• ช่วยบำรุงกำลังคนตลอด 24 ชั่วโมงโดยไม่มีโอเวอร์ไทม์มากเกินไป.
• เดินทางน้อยลงแต่ละเดือน ลดค่าใช้จ่ายการเดินทาง.

ข้อเสีย:

• กะ 24 ชั่วโมงเป็นการทำงานที่ท้าทายทั้งร่างกายและจิตใจ.
• ไม่เหมาะสำหรับบทบาทที่ต้องการการเตรียมพร้อมด้านจิตใจตลอดเวลา.
• พนักงานอาจพบการอดนอนระหว่างกะทำงาน.

12) ตารางกะ 2-2-3

ตารางกะ 2-2-3 หรือที่รู้จักในนามตารางปานามา เปลี่ยนหมุนวนด้วยสองวันทำงาน สองวันหยุด สามวันทำงาน โดยพนักงานทำงานเป็นกะ 12 ชั่วโมง เพื่อให้ครอบคลุมธุรกิจตลอด 24 ชั่วโมง.

ตัวอย่าง:

สัปดาห์ที่ 1: จันทร์-อังคาร (ทำงาน), พุธ-พฤหัสบดี (หยุด), ศุกร์-อาทิตย์ (ทำงาน)
สัปดาห์ที่ 2: จันทร์-อังคาร (หยุด), พุธ-พฤหัสบดี (ทำงาน), ศุกร์-อาทิตย์ (หยุด)

ข้อดี:

• พนักงานไม่เคยทำงานมากกว่า 3 วันติดกัน.
• รับรองทุกพนักงานมีวันหยุดสุดสัปดาห์ทุกสัปดาห์เว้นสัปดาห์.
• รักษาการแจกจ่ายเวลาทำงานอย่างยุติธรรมทั่วทั้งทีม.

ข้อเสีย:

• พนักงานต้องปรับตัวในการทำงานช่วงสุดสัปดาห์ทุกสัปดาห์เว้นสัปดาห์.
• กะ 12 ชั่วโมงอาจทำให้เหนื่อยล้าในระยะยาว.

13) ตารางกะ 4-10

ตารางกะ 4-10 นั้นให้พนักงานทำงาน 4 วัน วันละ 10 ชั่วโมงแทนที่จะเป็น 5 วัน วันละ 8 ชั่วโมง ให้วันหยุดเพิ่มขึ้นวันหนึ่งในแต่ละสัปดาห์.

ตัวอย่าง:

ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีทำงานจันทร์-พฤหัสบดี ตั้งแต่ 7 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น และหยุดศุกร์-อาทิตย์.

ข้อดี:

• พนักงานได้วันหยุดเพิ่มเติม เสริมสร้างสมดุลชีวิตและการทำงาน.
• ลดการเดินทางไปทำงาน ลดค่าใช้จ่ายและเวลา.
• กะที่ยาวขึ้นช่วยลดการเปลี่ยนกะ เพิ่มคุณภาพขบวนการทำงาน.

ข้อเสีย:

• กะประจำวันที่ยาวนานขึ้นอาจทำให้เหนื่อยล้า.
• ไม่เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการครอบคลุมเวลาในการทำงาน 5 วันต่อสัปดาห์.

14) 9/80

ตาราง 9/80 คือสัปดาห์การทำงานแบบย่อที่ให้พนักงานทำงาน 80 ชั่วโมงใน 9 วันแทนที่จะเป็น 10 วัน ส่งผลให้มีวันหยุดเพิ่มขึ้นทุก 2 สัปดาห์.

ตัวอย่าง:

• สัปดาห์ที่หนึ่ง: ทำงาน 4 กะวันละ 9 ชั่วโมง (จันทร์-พฤหัสบดี), หนึ่งกะวันละ 8 ชั่วโมง (ศุกร์)
• สัปดาห์ที่สอง: ทำงาน 4 กะวันละ 9 ชั่วโมง (จันทร์-พฤหัสบดี), หยุดศุกร์

ข้อดี:

• ให้วันหยุดยาวสุดสัปดาห์ 3 วันทุก 2 สัปดาห์.
• พนักงานทำงานเพียงกะที่ยาวกว่าเล็กน้อยแต่ยังคงรักษาระบบปกติ.
• พบมากในวิศวกรรม รัฐบาล และสภาพแวดล้อมองค์กร.

ข้อเสีย:

• ต้องมีการติดตามเวลาทำงานอย่างละเอียดเพื่อปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน.
• พนักงานต้องปรับตัวกับวันทำงานที่ยาวขึ้นโดยไม่หมดไฟ.

ตารางงานอื่นๆ

บางธุรกิจต้องใช้วิธีจัดตารางที่ไม่เป็นไปตามแบบดั้งเดิมเพื่อรักษาประสิทธิภาพการดำเนินงานและการตอบสนองต่อความต้องการของพนักงาน ด้านล่างเป็นประเภทอื่นๆ ของตารางที่ให้ความยืดหยุ่นและการปรับตัวในตลาดแรงงานในปัจจุบัน.

#1 ตารางเวลาทำงานแบบทางไกล

ตารางเวลาทำงานแบบทางไกลช่วยให้พนักงานทำงานจากที่บ้านหรือที่ใดก็ได้ภายนอกสำนักงาน การจัดรูปแบบนี้ได้รับความนิยมผ่านการพัฒนาของเทคโนโลยีและเครื่องมือการทำงานร่วมแบบดิจิทัลที่เพิ่มขึ้น

ตัวอย่าง:

นักการตลาดที่ปรึกษาทำงานจากที่บ้านและกำหนดเวลางานเอง ตราบใดที่เขาตรงตามเส้นตายและเข้าร่วมการประชุมเสมือน

ข้อดี:

• เพิ่มผลิตภาพของพนักงานโดยลดสิ่งรบกวนในสำนักงาน
• กำจัดเวลาเดินทาง ช่วยปรับปรุงสมดุลระหว่างงานและชีวิต
• ขยายโอกาสการจ้างงานเกินขีดจำกัดทางภูมิศาสตร์

ข้อเสีย:

• ต้องการวินัยในตนเองและการจัดการเวลาอย่างเข้มแข็ง
• การทำงานร่วมกันอาจเป็นเรื่องท้าทายหากไม่มีการเผชิญหน้าแบบเห็นหน้ากัน
• นายจ้างต้องลงทุนในความปลอดภัยและเครื่องมือสื่อสารสำหรับการทำงานทางไกล

#2 ตารางเวลาทำงานแบบผสม

ตารางเวลาทำงานแบบผสมผสานการทำงานในสำนักงานและทางไกลให้พนักงานแบ่งเวลาไปมาระหว่างทั้งสองสิ่งแวดล้อม

ตัวอย่าง:

พนักงานบัญชีทำงานในสำนักงานวันจันทร์และวันพุธ แต่ทำงานทางไกลในวันอังคาร วันพฤหัสบดี และวันศุกร์

ข้อดี:

• เสนอยืดหยุ่นขณะรักษาความร่วมมือแบบตัวต่อตัว
• ลดค่าใช้จ่ายสำนักงานและอนุญาตให้ใช้พื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
• ให้พนักงานมีการควบคุมสภาพแวดล้อมการทำงานมากขึ้น

ข้อเสีย:

• การจัดตารางวันในสำนักงานอาจเป็นเรื่องยากสำหรับการประสานงานในทีม
• พนักงานอาจประสบปัญหาในการรักษากิจวัตรที่มั่นคง
• ต้องการเทคโนโลยีที่เชื่อถือได้สำหรับการสื่อสารไม่มีสะดุด

#3 การแชร์งาน

การแชร์งานเกิดขึ้นเมื่อพนักงานสองคนแบ่งความรับผิดชอบของตำแหน่งงานเต็มเวลาหนึ่งตำแหน่ง โดยแต่ละคนรับผิดชอบบางส่วนของปริมาณงาน โดยมักจะทำงานชั่วโมงครึ่ง

ตัวอย่าง:

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลสองคนแบ่งตำแหน่งหนึ่งคน — คนหนึ่งทำงานวันจันทร์-วันพุธ ขณะที่อีกคนทำงานวันพฤหัสบดี-วันศุกร์

ข้อดี:

• อนุญาตให้ธุรกิจเก็บพนักงานที่มีประสบการณ์ซึ่งต้องการชั่วโมงลดลง
• ช่วยให้พนักงานรักษาสมดุลการทำงานและชีวิตขณะที่ยังคงอาชีพของตน
• เพิ่มความหลากหลายของสถานที่ทำงานโดยการรองรับความต้องการที่แตกต่าง

ข้อเสีย:

• ต้องการการสื่อสารที่ราบรื่นระหว่างพนักงานร่วมงานกัน
• อาจนำไปสู่ความสับสนหากงานและความรับผิดชอบไม่ชัดเจน
• ต้องการการจัดการตารางเวลาอย่างระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะของงาน

#4 สัญญาชั่วโมงเป็นศูนย์

สัญญาชั่วโมงเป็นศูนย์หมายถึงนายจ้างไม่จำเป็นต้องจัดให้มีจำนวนชั่วโมงทำงานที่แน่นอนและพนักงานไม่จำเป็นต้องยอมรับงานเมื่อเสนอ ตารางการทำงานประเภทนี้มักพบในงานในอุตสาหกรรมการบริการ การขายปลีก และงานที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรม

ตัวอย่าง:

พนักงานร้านอาหารถูกเรียกเข้าทำงานเฉพาะเมื่อมีความต้องการสูงแต่ไม่มีช่วงเวลาทำงานที่แน่นอนในแต่ละสัปดาห์

ข้อดี:

• ให้ธุรกิจมีแรงงานที่ยืดหยุ่นในช่วงเวลาที่มีความต้องการสูง
• อนุญาตให้พนักงานยอมรับหรือปฏิเสธกะตามความพร้อมของตน
• ลดค่าใช้จ่ายของเงินเดือนเมื่อความต้องการทางธุรกิจต่ำ

ข้อเสีย:

• พนักงานต้องเผชิญกับความไม่เสถียรของรายได้เนื่องจากชั่วโมงการทำงานที่คาดไม่ถึง
• การขาดความมั่นคงในการทำงานอาจนำไปสู่ความเสียขวัญ
• บางประเทศมีข้อบังคับทางกฎหมายแรงงานที่เคร่งครัดเกี่ยวกับสัญญาชั่วโมงเป็นศูนย์

#5 งานพนักงานพาร์ทไทม์ถาวร

ตารางการทำงานพาร์ทไทม์ถาวรมีการเสนอโอกาสให้พนักงานทำงานในจำนวนชั่วโมงที่กำหนดต่อสัปดาห์แต่ต่ำกว่าระดับที่ถือเป็นงานเต็มเวลา แตกต่างจากงานชั่วคราวหรือพาร์ทไทม์ทั่วไป พนักงานพาร์ทไทม์ถาวรได้รับสิทธิประโยชน์เช่นการลาที่มีค่าจ้างและความมั่นคงในงาน

ตัวอย่าง:

พนักงานบริการลูกค้าทำงาน 25 ชั่วโมงต่อสัปดาห์โดยมีตารางเวลาคงที่ตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์ ตั้งแต่ 9 โมงเช้าถึง 2 โมงบ่าย

ข้อดี:

• ให้ความมั่นคงในขณะเดียวกันก็อนุญาตให้พนักงานมีชั่วโมงการทำงานที่ลดลง
• ช่วยให้ธุรกิจเก็บรักษาพนักงานที่มีทักษะซึ่งชอบทำงานพาร์ทไทม์
• พนักงานได้รับสิทธิประโยชน์แม้ทำงานน้อยกว่าพนักงานเต็มเวลา

ข้อเสีย:

• พนักงานอาจพลาดโอกาสในสิทธิประโยชน์เต็มเวลาเช่นโอกาสการเติบโตในอาชีพ
• การจัดจำหน่ายงานอาจเป็นเรื่องท้าทายหากพนักงานพาร์ทไทม์ต้องทำงานสำคัญ

ตารางโดยอุตสาหกรรม

ตารางการทำงานจะแตกต่างกันไปตามความต้องการของอุตสาหกรรม บางภาคส่วนต้องการการทำงานตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ในขณะที่บางภาคส่วนดำเนินการในเวลาทำการปกติ การเลือกประเภทของตารางการทำงานให้เหมาะสมช่วยให้เกิดประสิทธิภาพ ความพึงพอใจของพนักงาน และการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน

ตารางการทำงานสำหรับการก่อสร้าง

โครงการก่อสร้างมีตารางการทำงานที่แตกต่างกันไปตามกำหนดเวลา สภาพอากาศ และความพร้อมของแรงงาน คนงานหลายคนทำงานตั้งแต่ 8 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น แต่บางโครงการอาจต้องการการทำงานเป็นกะยาวหรือกะหมุนเวียนเพื่อให้ทันกำหนดเวลา การทำงานล่วงเวลาเป็นเรื่องปกติ โดยเฉพาะในช่วงใกล้เสร็จโครงการ บางไซต์ก่อสร้างใช้ตาราง 9/80 ซึ่งพนักงานทำงาน 80 ชั่วโมงในเก้าวันและมีวันหยุดทุกๆ วันศุกร์

คนงานอาจทำงานตามตารางบีบอัด เช่น การทำงาน 4 กะ กะละ 10 ชั่วโมง ช่วยลดจำนวนวันทำงานต่อสัปดาห์ โครงการตามฤดูกาลมักพึ่งพาตารางสำหรับพนักงานชั่วคราวและผู้รับเหมา ซึ่งจ้างงานในช่วงเฉพาะในการก่อสร้าง

ความท้าทายในการจัดตารางการก่อสร้างรวมถึงการล่าช้าจากสภาพอากาศที่ไม่คาดคิด การเปลี่ยนแปลงโครงการ และการรับประกันความปลอดภัยของคนงานในระหว่างการทำงานเป็นเวลานาน การจัดตารางที่เหมาะสมช่วยรักษาประสิทธิภาพโดยไม่ทำให้พนักงานทำงานเกินกำลัง

ตารางการทำงานสำหรับผู้ช่วยด้านการแพทย์

บุคลากรทางการแพทย์ต้องการการทำงานเป็นกะ 24/7 ทำให้มีตารางที่มีโครงสร้างสูงแต่มีความท้าทาย โรงพยาบาลและคลินิกส่วนใหญ่ใช้ตารางหมุนเวียนที่พนักงานทำงานในกะต่าง ๆ ในแต่ละสัปดาห์เพื่อสมดุลภาระงาน กะทั่วไปได้แก่:

• กะกลางวัน (8:00 – 16:00 น.)
• กะเย็น (16:00 – 00:00 น.)
• กะกลางคืน (00:00 – 8:00 น.)

โรงพยาบาลบางแห่งใช้ตาราง Pitman หรือ Dupont เพื่อให้การดูแลผู้ป่วยอย่างต่อเนื่อง ในขณะเดียวกันก็ให้ช่วงเวลาพักผ่อนที่ยาวนานขึ้น ทีมงานฉุกเฉินและ ICU มักติดตามกะ 12 ชั่วโมง เช่น ตาราง 2-2-3 ที่พนักงานทำงานสองวันหยุดสองวันและทำงานสามวัน

กะเรียกอาจมีความจำเป็นในกรณีฉุกเฉิน ซึ่งจำเป็นต้องมีบุคลากรที่สามารถตอบสนองได้ตลอดเวลาโดยไม่มีตารางเวลาที่กำหนด การทำงานล่วงเวลาเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ซึ่งอาจทำให้เกิดความเหนื่อยล้าได้หากจัดการไม่ดี การจัดตารางปรับได้ การแชร์งาน และการปรึกษาผ่านช่องทางไกลช่วยลดความเครียดต่อบุคลากรทางการแพทย์

ตารางการทำงานสำหรับสำนักงานกฎหมาย

สำนักงานกฎหมายโดยทั่วไปให้ปฏิบัติตามตารางเวลา 9-5 แต่ภาระงานมักเกินเวลาในออฟฟิศ นักกฎหมายหลายคนทำงาน 50-60 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ บางครั้งก็รวมถึงวันหยุดสุดสัปดาห์ ผู้ช่วยฝึกหัดอาจมีตารางเวลาที่คาดเดาไม่ได้ตามที่ลูกค้าต้องการและกำหนดเส้นตายของศาล

บางสำนักงานกฎหมายใช้ตารางบีบอัดที่อนุญาตให้นักกฎหมายทำงานชั่วโมงยาวขึ้นในวันน้อยลง ตารางระยะไกลและแบบผสมกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้น โดยเฉพาะสำหรับการวิจัยกฎหมายและการปรึกษาลูกค้า เจ้าหน้าที่พาราลีกัลและเจ้าหน้าที่สนับสนุนมักทำงานตามตารางปกติ แต่กรณีเกี่ยวกับข้อพิพาทอาจต้องทำงานล่วงเวลา

การสร้างความสมดุลระหว่างภาระงานในสำนักงานกฎหมายมีความท้าทายเนื่องจากความต้องการของกรณีศึกษาที่คาดเดาไม่ได้ การจัดการตารางการทำงานที่เหมาะสมช่วยให้ผลผลิตของพนักงานสูงขึ้นในขณะที่ป้องกันการเหนื่อยล้า

วิธีการสร้างตารางการทำงานของพนักงาน?

การสร้างตารางการทำงานของพนักงานต้องมีการวางแผนเชิงกลยุทธ์เพื่อสมดุลระหว่างความต้องการทางธุรกิจกับความพร้อมของพนักงาน ตารางงานที่มีโครงสร้างดีจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดความขัดแย้ง และรับประกันการดำเนินการที่ราบรื่น ด้านล่างนี้เป็นขั้นตอนสำคัญในการพัฒนาตารางการทำงานที่มีประสิทธิภาพสำหรับพนักงาน

1. ระบุทรัพยากร

ก่อนสร้างตาราง ให้ประเมินทรัพยากรที่มีอยู่รวมถึงขนาดของทีม ทักษะ และความต้องการในการดำเนินงาน ระบุบทบาทสำคัญที่ต้องการการทำงานเต็มเวลาและพื้นที่ที่สามารถใช้พนักงานนอกเวลา หรือพนักงานตามสัญญาได้ พิจารณาการแจกจ่ายภาระงานเพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานเหนื่อยล้าขณะยังคงรักษาประสิทธิภาพธุรกิจ

2. จัดทำรายการความต้องการสำหรับหมวดกะ

กำหนดจำนวนพนักงานที่ต้องการสำหรับแต่ละกะและบทบาทของพวกเขา หากธุรกิจดำเนินการระหว่าง 8-5 ชั่วโมง ให้แน่ใจว่ามีความครอบคลุมเพียงพอตลอดทั้งวัน สำหรับการดำเนินการ 24/7 ให้วางแผนกะเช่นกะกลางวัน กะกลางคืน และกะกลางคืน ธุรกิจที่มีความต้องการผันผวนควรพิจารณาการจัดตารางตามฤดูกาลหรือยืดหยุ่น

3. คาดการณ์ความต้องการ

วิเคราะห์ชั่วโมงทำการสูงสุด แนวโน้มฤดูกาล และความผันผวนของภาระงาน ร้านค้าปลีกอาจต้องการพนักงานเพิ่มเติมในช่วงสุดสัปดาห์ ในขณะที่โรงพยาบาลต้องการพนักงานที่มีเสถียรภาพตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน การศึกษาเกี่ยวกับตารางเวลาพนักงานในอดีตช่วยทำนายความต้องการในอนาคตและป้องกันการขาดหรือเกินจำนวนพนักงาน

4. รวบรวมความต้องการของพนักงาน

พิจารณาความพร้อมและความต้องการส่วนบุคคลของพนักงาน บางคนอาจชอบการทำงานช่วงเช้า ขณะที่บางคนทำได้ดีในเวลากลางคืน การรวบรวมข้อมูลช่วยเพิ่มความพึงพอใจในการทำงานและลดการไม่มาทำงาน

5. ตรวจสอบตารางเวลาในอดีต

วิเคราะห์ตัวอย่างการทำงานก่อนหน้านี้เพื่อระบุจุดบกพร่อง ดูแนวโน้มในการเปลี่ยนกะ การขาดงานบ่อยครั้ง หรือความขัดแย้งของตาราง ปรับเปลี่ยนตารางใหม่เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำซากและปรับปรุงการจัดการพนักงาน

6. สร้างแผนสำหรับการเปลี่ยนตัว

การขาดงานที่ไม่ได้วางแผนอาจสร้างความยุ่งยากในการทำงาน กำหนดแผนสำรองโดยรักษารายชื่อพนักงานที่พร้อมสำหรับกะเรียกหรือการทำงานล่วงเวลา การใช้ตัวอย่างการจัดตารางการทำงานที่มีพนักงานสำรองช่วยป้องกันปัญหาตารางเวลาในนาทีสุดท้าย

7. ศึกษากฎหมาย

ให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและระเบียบข้อบังคับของอุตสาหกรรม ตรวจเช็คกฎเกี่ยวกับชั่วโมงทำงานที่กำหนด การจ่ายค่าล่วงเวลา พักผ่อนหยุด ตัวและสิทธิของพนักงาน การไม่ปฏิบัติตามอาจนำไปสู่ปัญหาทางกฎหมายและลดความพึงพอใจในการทำงานของพนักงาน

8. ใช้เครื่องทำตารางระยะยาว

การสร้างตารางต่างๆ ด้วยตนเองอาจใช้เวลามากและเกิดข้อผิดพลาดได้ Shifton เป็นโปรแกรมจัดการงานที่ออกแบบมาเพื่ออัตโนมัติในการจัดตารางกะ แผนการทำงานของพนักงาน และการสมดุลภาระงาน ด้วย Shifton ธุรกิจสามารถ:

• อัตโนมัติการกำหนดกะตามความต้องการของภาระงาน
• อนุญาตให้พนักงานขอเปลี่ยนกะและจัดการความพร้อม
• ลดข้อผิดพลาดในการกำหนดเวลาด้วยการปรับแต่ง AI
• ปรับปรุงตารางการทำงานด้วยการปรับเปลี่ยนแบบเรียลไทม์

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงานเช่น Shifton ช่วยให้กระบวนการจัดตารางช่วงยาวมีความราบรื่นและลดภาระงานการจัดการฝ่ายรักษาการณ์ได้อย่างมาก

9. เผยแพร่ตารางเวลา

เมื่อสร้างตารางการทำงานสำหรับพนักงานเสร็จแล้ว ให้แชร์กับทีมล่วงหน้า ใช้แอพจัดการงานหรือเครื่องมือสื่อสารภายในเพื่อแจ้งให้ทราบและเปิดโอกาสให้พนักงานตรวจสอบการทำงานของตน ความชัดเจนในการจัดการตารางเวลาช่วยป้องกันข้อขัดแย้งในนาทีสุดท้ายและปรับปรุงการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน

ทำไมการสร้างตารางการทำงานจึงสำคัญ?

ตารางการทำงานที่มีโครงสร้างดีสำหรับพนักงานทำให้เกิดประสิทธิภาพในการประจำการ ความพึงพอใจของทีมงาน และการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน อย่างไรก็ตามหากไม่มีตารางการทำงานที่ดี จะทำให้บริษัทเผชิญกับการไม่ได้ทำงานตามตาราง การทำงานมากเกินไปจนเบิร์นเอาท์และการสูญเสียประสิทธิภาพ ด้านล่างนี้คือเหตุผลสำคัญว่าทำไมนายจ้างคสรจัดตารางการทำงานที่เหมาะสม

1. การคงรักษาพนักงานที่ดีขึ้น

ตารางการทำงานที่มีการวางแผนอย่างดีสำหรับพนักงานช่วยลดความเครียด และทำให้แต่ละรายมีส่วนในการทำงานที่เหมาะสม พนักงานที่ได้รับตารางเวลาที่ทำนายได้เป็นสม่ำเสมอจะมีโอกาสที่จะเบิร์นเอาท์หรือไม่พึงพอใจในงานน้อยลง ซึ่งนำไปสู่การลดการเลิกงาน ธุรกิจที่เสนอตัวเลือกตารางเวลาที่ยืดหยุ่นสามารถคงไว้ซึ่งผู้มีความสามารถท็อปโดยการคำนึงถึงความผูกพันทางส่วนบุคคลและการจัดการระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวได้อย่างสมดุล

2. การเพิ่มผลลัพธ์การทำงานของพนักงาน

ตารางเวลาการทำงานที่ปรับปรุงอย่างดีจะสอดคล้องความสะดวกในการทำงานของพนักงานกับช่วงเวลาทำงานสูงสุด ทำให้พนักงานมีอยู่เมื่อความต้องการสูงที่สุด การมอบหมายกะตามรูปแบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพ เช่น จัดให้มีการทำงานเช้าสำหรับคนที่ตื่นเช้า จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด พนักงานที่มีตารางการทำงานที่มีโครงสร้างมีโอกาสที่จะพบสิ่งที่ขัดขวางต่อความสำเร็จน้อยแต่มากับประสิทธิภาพการทำงานของตนเองระดับสูงขึ้น

3. การจัดพนักงานตลอด 24/7 อย่างมั่นใจ

อุตสาหกรรม เช่น การดูแลสุขภาพ บริการลูกค้า และความปลอดภัยต้องการความครอบคลุมอย่างต่อเนื่อง การใช้งานตารางงานต่างๆ เช่น Pitman, Dupont หรือการทำงานเป็นกะช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยปราศจากช่องว่างในการให้บริการ ตารางเวลาการทำงานที่เหมาะสมช่วยป้องกันการขาดแคลนพนักงาน ลดการหยุดชะงักในการดำเนินงาน

4. การบริหารจัดการเงินเดือนที่มีประสิทธิภาพ

ตารางเวลาทำงานที่ชัดเจนช่วยติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงาน ชั่วโมงล่วงเวลา และค่าใช้จ่ายเงินเดือน บริษัทที่ใช้ซอฟต์แวร์บริหารงานช่วยในการติดตามกะทำงานและรับรองการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานเกี่ยวกับการทำงานล่วงเวลาและการหยุดพัก การกำหนดตารางงานที่เหมาะสมช่วยป้องกันค่าใช้จ่ายเงินเดือนที่ไม่จำเป็นจากการวางแผนกะงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ

5. ลดความเครียดจากการทำงาน

การจัดตารางทำงานที่เป็นระเบียบสำหรับพนักงานช่วยป้องกันไม่ให้พนักงานทำงานหนักเกินไปหรือมีชั่วโมงทำงานที่ไม่คาดคิด พนักงานที่มีตารางเวลาการทำงานที่มั่นคงจะมีความเครียดน้อยลง นำไปสู่สุขภาพจิตที่ดีขึ้นและความพึงพอใจในที่ทำงาน การแบ่งงานเป็นส่วนๆ ตารางงานแบบยืดหยุ่นและการจัดการตารางงานที่ยืดหยุ่นช่วยเพิ่มสุขภาพของพนักงาน

6. สมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวที่พอใจ

ตารางงานที่ดีทำให้พนักงานมีเวลาเพียงพอในการจัดการข้อผูกมัดส่วนตัวควบคู่ไปกับความรับผิดชอบในการทำงาน ตารางงานเช่นรูปแบบการทำงานแบบไฮบริด ตารางงานแบบ 4-10 หรือการจัดตารางแบบ 9/80 เพิ่มช่วงเวลาพักผ่อนโดยไม่ลดประสิทธิภาพการทำงาน ธุรกิจที่ให้ความสำคัญกับสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความกระตือรือร้น

วิธีการเลือกตารางงานที่เหมาะสมสำหรับพนักงานของคุณ

การเลือกตารางเวลาการทำงานที่ดีที่สุดต้องหาสมดุลระหว่างความต้องการของธุรกิจและความต้องการของพนักงาน ประเภทของตารางงานที่ถูกต้องช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน เพิ่มความพึงพอใจในงาน และรับรองการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน เมื่อกำหนดตารางเวลาทำงานที่เหมาะสม ควรพิจารณาปัจจัยต่อไปนี้:

1. ความต้องการทางธุรกิจ

ระบุความต้องการดำเนินงานหลักของบริษัท บางอุตสาหกรรม เช่น การดูแลสุขภาพและการผลิต ต้องการความครอบคลุมตลอด 24/7 ในขณะที่อุตสาหกรรมอื่นๆ ดำเนินงานตามตารางเวลามาตรฐาน กำหนดว่าตารางงานแบบคงที่ หมุนเวียน หรือยืดหยุ่นจะเหมาะกับโมเดลธุรกิจของคุณหรือไม่

2. ความชอบของพนักงาน

ตารางงานที่ประสบความสำเร็จต้องพิจารณาถึงความต้องการของพนักงาน บางคนชอบทำงานในช่วงเช้า ขณะที่ผู้อื่นทำงานได้ดีในตอนเย็น ทางเลือกตารางเวลาที่ยืดหยุ่น เช่น การทำงานทางไกลหรือการทำงานแบบบีบอัด ช่วยดึงดูดและรักษาความสามารถ การรวบรวมความคิดเห็นจากพนักงานช่วยรับรองความพึงพอใจในงานที่สูงขึ้น

3. ความต้องการของลูกค้าและบริการ

ธุรกิจค้าปลีก การบริการ และการดูแลสุขภาพต้องปรับตารางงานของพนักงานให้สอดคล้องกับช่วงเวลาที่มีความต้องการสูงสุด หากการจราจรของลูกค้าสูงสุดในช่วงสุดสัปดาห์ การจัดตารางงานในช่วงสุดสัปดาห์ช่วยรับประกันการบริการที่ดีที่สุด การวิเคราะห์ตารางเวลาทำงานในอดีตช่วยคาดการณ์ความต้องการทรัพยากรบุคคล

4. ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน

ตารางงานสำหรับพนักงานทุกคนต้องยึดตามกฎระเบียบแรงงาน รวมถึงการจ่ายค่าล่วงเวลา การพัก และข้อจำกัดชั่วโมงทำงาน บางเขตกำหนดข้อจำกัดกะข้ามคืนหรือบังคับใช้ช่วงเวลาพักที่เฉพาะเจาะจง การไม่ปฏิบัติตามกฎหมายเหล่านี้อาจนำไปสู่บทลงโทษและความไม่พ удовлетвор nétของพนักงาน

5. ขยายได้และการเติบโตในอนาคต

ตารางเวลาการทำงานที่ออกแบบมาอย่างดีควรรองรับการขยายธุรกิจ เมื่อบริษัทเติบโต ความยุ่งยากในการจัดตารางงานก็จะเพิ่มขึ้น การใช้ซอฟต์แวร์บริหารงานอย่าง Shifton ช่วยให้การจัดตารางงานสำหรับทีมที่ใหญ่ขึ้นง่ายขึ้น ลดข้อขัดแย้ง

การเลือกตารางเวลาการทำงานที่ดีที่สุดต้องพิจารณาเป้าหมายของบริษัท สุขภาพของพนักงาน และข้อกำหนดทางกฎหมาย การนำรูปแบบตารางงานที่ถูกต้องมาใช้เพิ่มประสิทธิภาพขณะรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี

วิธีการเลือกตารางงานที่เหมาะสมสำหรับพนักงานของคุณ

การเลือกตารางเวลาการทำงานที่ดีที่สุดต้องหาสมดุลระหว่างความต้องการของธุรกิจและความต้องการของพนักงาน ประเภทของตารางงานที่ถูกต้องช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน เพิ่มความพึงพอใจในงาน และรับรองการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน เมื่อกำหนดตารางเวลาทำงานที่เหมาะสม ควรพิจารณาปัจจัยต่อไปนี้:

1. ความต้องการทางธุรกิจ

ระบุความต้องการดำเนินงานหลักของบริษัท บางอุตสาหกรรม เช่น การดูแลสุขภาพและการผลิต ต้องการความครอบคลุมตลอด 24/7 ในขณะที่อุตสาหกรรมอื่นๆ ดำเนินงานตามตารางเวลามาตรฐาน กำหนดว่าตารางงานแบบคงที่ หมุนเวียน หรือยืดหยุ่นจะเหมาะกับโมเดลธุรกิจของคุณหรือไม่

2. ความชอบของพนักงาน

ตารางงานที่ประสบความสำเร็จต้องพิจารณาถึงความต้องการของพนักงาน บางคนชอบทำงานในช่วงเช้า ขณะที่ผู้อื่นทำงานได้ดีในตอนเย็น ทางเลือกตารางเวลาที่ยืดหยุ่น เช่น การทำงานทางไกลหรือการทำงานแบบบีบอัด ช่วยดึงดูดและรักษาความสามารถ การรวบรวมความคิดเห็นจากพนักงานช่วยรับรองความพึงพอใจในงานที่สูงขึ้น

3. ความต้องการของลูกค้าและบริการ

ธุรกิจค้าปลีก การบริการ และการดูแลสุขภาพต้องปรับตารางงานของพนักงานให้สอดคล้องกับช่วงเวลาที่มีความต้องการสูงสุด หากการจราจรของลูกค้าสูงสุดในช่วงสุดสัปดาห์ การจัดตารางงานในช่วงสุดสัปดาห์ช่วยรับประกันการบริการที่ดีที่สุด การวิเคราะห์ตารางเวลาทำงานในอดีตช่วยคาดการณ์ความต้องการทรัพยากรบุคคล

4. ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน

ตารางงานสำหรับพนักงานทุกคนต้องยึดตามกฎระเบียบแรงงาน รวมถึงการจ่ายค่าล่วงเวลา การพัก และข้อจำกัดชั่วโมงทำงาน บางเขตกำหนดข้อจำกัดกะข้ามคืนหรือบังคับใช้ช่วงเวลาพักที่เฉพาะเจาะจง การไม่ปฏิบัติตามกฎหมายเหล่านี้อาจนำไปสู่บทลงโทษและความไม่พ удовлетвор nétของพนักงาน

5. ขยายได้และการเติบโตในอนาคต

ตารางเวลาการทำงานที่ออกแบบมาอย่างดีควรรองรับการขยายธุรกิจ เมื่อบริษัทเติบโต ความยุ่งยากในการจัดตารางงานก็จะเพิ่มขึ้น การใช้ซอฟต์แวร์บริหารงานอย่าง Shifton ช่วยให้การจัดตารางงานสำหรับทีมที่ใหญ่ขึ้นง่ายขึ้น ลดข้อขัดแย้ง

การเลือกตารางเวลาการทำงานที่ดีที่สุดต้องพิจารณาเป้าหมายของบริษัท สุขภาพของพนักงาน และข้อกำหนดทางกฎหมาย การนำรูปแบบตารางงานที่ถูกต้องมาใช้เพิ่มประสิทธิภาพขณะรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี

วิธีการปรับปรุงตารางงานด้วย Shifton

การจัดการตารางเวลาทำงานแบบต่างๆ ด้วยตนเองอาจใช้เวลามากและเกิดข้อผิดพลาด ทำให้เกิดความขัดแย้งในการจัดตารางงาน การขาดบุคลากร และความไม่พอใจของพนักงาน Shifton ซอฟต์แวร์การจัดการงานขั้นสูง ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการทั้งหมด ทำให้การวางแผนกะและการจัดการทรัพยากรง่ายขึ้น

ประโยชน์หลักของการใช้ Shifton ในการจัดตารางงาน

• การวางแผนกะอัตโนมัติ – Shifton จะแบ่งกะตามความพร้อมของพนักงาน ทักษะ และความต้องการของธุรกิจ ลดความยุ่งยากในการจัดตารางงานด้วยมือ
• การปรับเปลี่ยนตามเวลาจริง – มีการเปลี่ยนแปลงนาทีสุดท้าย? Shifton อนุญาตให้มีการปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว ทำให้ตารางงานทั้งหมดครอบคลุมโดยไม่มีการหยุดชะงัก
• การแจ้งเตือนด้วยตนเองของพนักงาน – พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนกะ ขอวันหยุด และจัดการความพร้อมของตนเอง เพื่อลดภาระงานด้านการบริหาร
• ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน – ระบบรับรองว่าชั่วโมงการทำงานเป็นไปตามข้อบังคับการทำงานล่วงเวลา การหยุดพัก และกฎหมายแรงงานท้องถิ่น

Shifton ทำงานอย่างไร

1. กำหนดความต้องการของกะงาน – ตั้งค่าจำนวนพนักงานที่ต้องการสำหรับแต่ละกะและระบุการมอบหมายแบบอิงทักษะ
2. การป้อนข้อมูลความพร้อมของพนักงาน – พนักงานป้อนกะที่ต้องการและคำขอเวลาหยุดงานของตนเอง
3. การจัดตารางงานอัตโนมัติ – ระบบสร้างตารางเวลาทำงานที่ดีที่สุดสำหรับพนักงาน โดยสมดุลภาระงานและให้ความเสมอภาค
4. การแจ้งเตือนทันที – พนักงานได้รับการอัปเดตทันเวลาเกี่ยวกับตารางเวลาทำงาน การเปลี่ยนกะ หรือการเปลี่ยนแปลงตารางเวลา
5. การติดตามประสิทธิภาพ – ผู้จัดการสามารถวิเคราะห์ตารางของพนักงาน ติดตามการเข้าทำงาน และระบุปัญหาในการจัดตาราง

Shifton ช่วยธุรกิจทุกขนาดให้เป็นระเบียบด้วยกำหนดการทำงานที่หลากหลาย ลดภาระงานด้านบริหาร และปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการจัดการงาน 9-5 งานหมุนเวียน หรือกำหนดการทำงานระยะไกล Shifton มีวิธีแก้ปัญหาที่ยืดหยุ่นและขยายได้ที่ตอบโจทย์อุตสาหกรรมต่างๆ

การใช้ Shifton ช่วยให้ธุรกิจสามารถรักษากำหนดการทำงานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับพนักงาน ขณะเดียวกันก็ลดการหยุดชะงักและเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน

สรุปสาระสำคัญ

การเลือกประเภทตารางเวลาที่ถูกต้องมีความสำคัญต่อประสิทธิภาพธุรกิจและความพึงพอใจของพนักงาน ด้านล่างนี้คือข้อมูลเชิงลึกสำคัญจากคำแนะนำนี้:

• อุตสาหกรรมที่แตกต่างต้องการตารางเวลาที่แตกต่างกัน – ตั้งแต่ตารางเวลา 9-5 มาตรฐานจนถึงงานหมุนเวียน แต่ละธุรกิจจะต้องเลือกโมเดลที่สอดคล้องกับความต้องการในการดำเนินงานของตน
• ประเภทการจัดแบ่งเวลาที่แตกต่างช่วยเพิ่มความยืดหยุ่น – ตัวเลือกเช่น สัปดาห์การทำงานที่บีบอัด ตารางเวลาผสมผสาน และช่วงเวลาที่ยืดหยุ่นช่วยสร้างความสมดุลระหว่างการผลิตกับความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน
• การกำหนดเวลาที่ถูกต้องช่วยป้องกันความเหนื่อยล้าและปรับปรุงการรักษาพนักงาน – ตารางการทำงานที่มีโครงสร้างดีช่วยให้พนักงานได้พักเพียงพอและมีการกระจายงานที่เป็นธรรม
• เทคโนโลยีทำให้การจัดการเวลาทำงานง่ายขึ้น – การใช้แอปพลิเคชั่นบริหารจัดการงาน เช่น Shifton ช่วยให้การวางแผนการทำงานโดยอัตโนมัติ ลดความขัดแย้งในการจัดตารางเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพ
• การปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานมีความสำคัญ – นายจ้างต้องมั่นใจว่าชั่วโมงการทำงานสอดคล้องกับกฎการทำงานล่วงเวลา กฎการพักเบรก และกฎหมายแรงงานในท้องถิ่น

ด้วยการนำรูปแบบตารางเวลาที่มีกลยุทธ์มาใช้ ธุรกิจสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ส่งเสริมการให้ความสำคัญกับพนักงาน และรับรองความสำเร็จในระยะยาว

หลายบริษัทใช้ศูนย์ติดต่อเป็นสื่อในการสื่อสารกับฐานลูกค้าของพวกเขา วิธีที่พนักงานติดต่อรับมือลูกค้าอาจนำไปสู่การมีลูกค้าใหม่ รวมทั้งรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าเดิมได้

ความท้าทายในการจัดตารางเวลาศูนย์ติดต่อ

ในหลายกรณี ศูนย์ติดต่อทำงานในนามของบริษัทต่างประเทศ ผู้จัดการจ้างพนักงานที่ต้องทำงานในเขตเวลาแตกต่างกัน สิ่งนี้อาจนำไปสู่ความสับสนกับชั่วโมงทำงาน กะเวลาทำงาน และการกระจายพนักงาน

นั่นอาจก่อให้เกิดการเสียเปล่าของการทำงานของศูนย์ติดต่อ นำไปสู่อัตราการตอบกลับที่แย่และรายได้ลดลง ศูนย์ติดต่อสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ได้หากจัดการตารางเวลาการทำงานที่เหมาะสม ปัจจุบันมีตารางเวลาพนักงานหลายประเภท:

โซเวียต

ตารางเวลาประเภทนี้เหมาะสำหรับศูนย์ติดต่อที่ทำงานในตลาดท้องถิ่น พนักงานมีการทำงานเป็นกะ 8 ชั่วโมงและช่วงพักกลางวัน 1 ชั่วโมง พนักงานไม่สามารถเลือกเวลาพักได้ ช่วงพักกลางวันจะรับประทานได้หลังจากทำงานไปแล้ว 4 ชั่วโมง ตามปกติ ตารางเวลาแบบนี้มีเพียงสองกะ: ตั้งแต่ 8 โมงเช้า ถึง 4 โมงเย็น และจาก 4 โมงเย็น ถึง เที่ยงคืน

อเมริกัน

สถานการณ์นี้ก็มีการทำงานเป็นกะ 8 ชั่วโมงเช่นกัน “อเมริกัน” ไม่อนุญาตให้เปลี่ยนเวลาที่เริ่มกะ พนักงานไม่สามารถเลือกเวลาที่เหมาะสมที่สุดได้ แต่สถานการณ์นี้อนุญาตให้ทานข้าวเที่ยงได้เมื่อไหร่ก็ได้ระหว่างที่ทำงาน รวมทั้งขอพักได้

บริติช

ตารางเวลาประเภทบริทิชถือว่ามีประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับการจัดระเบียบโครงสร้างพนักงานในศูนย์ติดต่อ ไม่เพียงแค่ลดค่าใช้จ่าย แต่ยังพัฒนาผลงานของพนักงานอีกด้วย ตารางเวลานี้มีทั้งกะ 4 ชั่วโมงและ 8 ชั่วโมง พนักงานสามารถเลือกเวลาที่เขาเริ่มกะได้ และทานข้าวเที่ยงได้เมื่อใดก็ตามตามชั่วโมงการทำงาน

ศูนย์ติดต่อที่เปลี่ยนไปใช้แบบ “บริทิช” ในการจัดการเวลาทำงาน จะเห็นความสามารถในการทำงานและทัศนคติของพนักงานดีขึ้นอย่างเด่นชัด ลูกค้าจะรู้สึกว่าพวกเขาสื่อสารกับมืออาชีพและได้รับบริการลูกค้าคุณภาพสูง

เครื่องมือตารางเวลา

การใช้วิธีแก้ปัญหาง่าย ๆ เช่น Microsoft Excel ไม่เพียงพอที่จะสร้างตารางเวลาที่มีระยะเวลาแตกต่างกันและมีจำนวนพนักงานที่หลากหลาย ไม่สามารถใช้จัดตารางเวลาและติดตามการหยุดพักได้ เครื่องมือจัดการพนักงานช่วยให้สามารถสร้างตารางเวลาที่สมบูรณ์แบบ

บริการของ Shifton เป็นทางออกที่สมบูรณ์แบบสำหรับการตั้งค่าตารางเวลา “บริติช” สำหรับศูนย์ติดต่อ บริการนี้อนุญาตให้ตั้งเวลาเริ่มกะ, อนุญาตให้มีการพักและการลา, สนับสนุนเวลาพักกลางวันที่ยืดหยุ่น มันช่วยให้ศูนย์ติดต่อสามารถสร้างตารางเวลาสำหรับพนักงานทุกประเภท

บริษัททั้งหมดมองหาเครื่องมือที่มีราคาย่อมเยาและใช้งานง่ายซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงานและจำนวนผู้ติดตาม ในขณะเดียวกันก็ไม่เสียเวลามากนักจากแผนกจัดการ เราได้พัฒนาชุดเครื่องมือที่ง่ายต่อการเรียนรู้ และจะช่วยคุณประหยัดเวลาของบริษัทได้มาก

โซลูชันการตลาดโซเชียลมีเดียเพื่อการจดจำในธุรกิจ

1. Buffer

   Buffer มีวิธีการจัดการสื่อสังคมออนไลน์ที่ค่อนข้างตรงไปตรงมา ช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลาการโพสต์ในแพลตฟอร์มต่างๆ โพสต์จะถูกทำให้เป็นสาธารณะโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องมีใครเข้าไปเกี่ยวข้องโดยตรง Buffer รองรับแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียหลักทั้งหมดและมีการวิเคราะห์เพื่อช่วยปรับปรุงการเข้าถึงโพสต์และการมีส่วนร่วมของผู้ใช้

2. CoSchedule

   CoSchedule เป็นปฏิทินการตลาดและปฏิทินสื่อสังคมออนไลน์ที่รวมเข้าด้วยกันในแพลตฟอร์มเดียว บริการนี้เชื่อมต่อโดยตรงกับ Evernote และ Headline Analyzer รวมถึงแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียส่วนใหญ่ (Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin, Tumblr, Google+, เป็นต้น) ถูกออกแบบมาเพื่อจัดการโพสต์ทั้งหมด รวมถึงบล็อกโพสต์จากแดชบอร์ดเดียว

3. Hootsuite

   Hootsuite เป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มสื่อสังคมออนไลน์ที่เก่าแก่ที่สุด เพราะใช้งานมาตั้งแต่ปี 2008 ช่วยให้คุณกำหนดเวลาโพสต์ใน Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Google+ และ YouTube ด้วย Hootsuite คุณสามารถเรียนรู้ว่าบริษัทหรือแบรนด์ของคุณได้รับการตอบรับอย่างไรบนอินเทอร์เน็ต นอกจากนี้แพลตฟอร์มยังมีการวิเคราะห์โพสต์อีกด้วย

4. Schedugram

   Schedugram เป็นหนึ่งในตัวจองโพสต์ Instagram ที่ใช้บ่อยที่สุด ธุรกิจที่มุ่งเน้นไปบนแพลตฟอร์มนี้จะพบว่าบริการมีอินเตอร์เฟซที่เรียบง่าย สามารถอัปโหลดและแก้ไขรูปภาพ ทั้งยังสามารถโพสต์ทีหลังตามต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถถ่ายภาพ 10 ภาพ และเลือกเวลาวันที่ที่ต้องการให้แต่ละรูปพร้อมใช้งานสำหรับผู้ติดตาม

แบบสำรวจ

1. GetFeedback

   GetFeedback เป็นบริการสำรวจออนไลน์ที่ช่วยให้บริษัทสามารถวัดความพึงพอใจของลูกค้าและปรับปรุงประสบการณ์ของพวกเขาได้ แพลตฟอร์มนี้มีการปรับเปลี่ยนแบบสอบถามรวมถึงการเพิ่มโลโก้, ฟอนต์, และสีของแบรนด์

2. QuestionPro

   QuestionPro ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างโพลและแบบสอบถามหลากหลายรูปแบบ สามารถอัพโหลดจากเอกสาร Microsoft Word, สร้างด้วยมือ หรือคัดลอกจากแม่แบบที่ทำไว้อย่างมืออาชีพ แบบสอบถามสามารถส่งทางอีเมล ฝังในเว็บไซต์ หรือนำเสนอในหน้าต่างแบบป๊อปอัพ

3. SurveyGizmo

   SurveyGizmo มีคำถามกว่า 40 รูปแบบ ธีมของแบบสอบถามที่ปรับให้เหมาะสมทั้งบนเดสก์ท็อปและอุปกรณ์มือถือ บริการนี้มีธีมที่สร้างล่วงหน้าให้เลือกมากมาย รวมถึงตัวสร้างธีม เนื่องจากแพลตฟอร์มนี้รองรับหลายภาษาแบบสอบถามและโพลจึงสามารถใช้งานในประเทศต่าง ๆ ได้แบบเดียวกัน โดยไม่มีข้อจำกัดด้านจำนวนคำถามและการตอบแบบสอบถาม

4. SurveyMonkey

   SurveyMonkey ช่วยให้บริษัทเข้าใจฐานลูกค้าของตนได้ดียิ่งขึ้นและได้รับความคิดเห็นจากพนักงาน นอกจากนี้ยังสามารถใช้ SurveyMonkey ในการวิจัยตลาดเพื่อให้นำหน้าคู่แข่ง แพลตฟอร์มนี้มีแบบสอบถามฟรีพร้อมการตั้งค่าหลายแบบ สามารถส่งออกทางอีเมล์ โพสต์บนโซเชียลมีเดีย, บนเว็บไซต์และแพลตฟอร์มอื่น ๆ

การจัดการพนักงาน

1. 15Five

   15Five เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยติดตามประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน นายจ้างสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับความสำเร็จของทีม แก้ไขปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา และรับข้อมูลเกี่ยวกับแนวคิดที่พนักงานอาจมี บริการนี้คล้ายกับเครือข่ายสังคมในการจัดการแรงงาน

2. Aventr

   Aventr ถูกออกแบบมาเพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานโดยการเพิ่มความเป็นทีมและการร่วมมือกัน นายจ้างสามารถส่งของขวัญและข้อเสนอแนะเชิงบวกให้กับพนักงาน Aventr ช่วยให้สามารถแบ่งปันแนวคิดและวัดว่าได้ปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงานมากเพียงใด

3. Basecamp

   Basecamp เป็นบริการจัดตารางพนักงานระดับพรีเมียมที่ใช้งานง่าย ผู้จัดการสามารถจัดกลุ่มพนักงานตามบทบาทของพวกเขาในบริษัทและมอบหมายงานให้แก่พวกเขาทำ แพลตฟอร์มมีการแจ้งเตือนในตัว, ห้องแชท, บอร์ดมอบหมายงาน, และการเช็คอินอัตโนมัติ คุณสมบัติเหล่านี้ทั้งหมดช่วยติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นทั้งหมดในบริษัท

4. Shifton

   Shifton มีชุดเครื่องมือที่ครบครันสำหรับการจัดการบริษัท, โครงการ, และตารางงาน สามารถสร้างตารางการทำงานที่หลากหลายสำหรับพนักงานได้ทุกขนาด พนักงานสามารถระบุชั่วโมงทำงานที่ต้องการได้, ขอหยุดพัก, หรือแลกเปลี่ยนเวรกับกันได้

เราหวังว่าเครื่องมือเหล่านี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาในการจัดการทีมและสร้างการจดจำแบรนด์

เวลาคือหนึ่งในทรัพยากรที่มีค่าที่สุดที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถใช้ได้ มีบางสิ่งที่จะช่วยประหยัดเวลาได้

เคล็ดลับจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ #1 — อธิบายวันเฉลี่ยของคุณ

หยิบกระดาษหนึ่งแผ่นแล้วบรรยายวันทั่วไปของคุณตั้งแต่เช้าจนถึงกลางคืน เวลากินข้าว การโทรศัพท์ การเดินทาง ฯลฯ จะต้องแยกออกตามนาที ควรจะคำนวณเวลารวมที่ใช้ตลอดทั้งวันด้วย

รายการต้องอธิบายวันของคุณโดยเฉลี่ย อย่าพยายามเปลี่ยนแผนเพื่อให้ดูดีขึ้นในกระดาษ คุณจะกำหนดสิ่งที่เสียเวลาได้อย่างรวดเร็ว ใส่ใจกับเวลาที่ใช้ในการโทรศัพท์ การพัก การจัดการธุระ และกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน

อย่าให้โอกาสใหม่ๆ เปลี่ยนเส้นทางของคุณ

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบางครั้งมีแนวโน้มที่จะใจเร็วเมื่อมีความคิดหรือข้อเสนอธุรกิจใหม่ๆ ซึ่งรบกวนแผนและอาจนำไปสู่กองโครงการที่ไม่มีวันเสร็จสมบูรณ์ ต้องใส่ใจเฉพาะความคิดและข้อเสนอที่มีคุณค่าที่สุด

อย่ามอบหมายงานของคุณโดยไม่มีการฝึกอบรมอย่างถูกต้อง

เพื่อจะดำเนินธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ มันสำคัญที่จะแบ่งสันส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบของคุณให้กับผู้อื่น เจ้าของธุรกิจต้องแน่ใจว่าผู้ที่จะแบ่งปันภาระจะได้รับคำสั่งอย่างถูกต้อง บุคคลนั้นต้องรู้หน้าที่รับผิดชอบของเขาอย่างเต็มที่

เช่น หากคุณมีร้านขนมปังขนาดเล็กและค้นหาคนที่จะแทนที่คุณในตำแหน่งหัวหน้าช่างทำขนม คุณต้องสอนเขาเกี่ยวกับเทคนิคการทำขนมในธุรกิจของคุณ ให้แน่ใจว่าเขามีคุณสมบัติและผ่านการทดสอบฝีมือ

ปฏิบัติตามกฎ 80/20

กฎ 80/20 หรือหลักการ Pareto กล่าวว่า 80% ของความสำเร็จเกิดจาก 20% ของความพยายาม ยกตัวอย่าง เช่น มีลูกค้าเพียง 20% ที่นำรายได้ 80% ของบริษัทส่วนใหญ่ กฎนี้สามารถใช้ในการจัดการเวลาได้

นับทุกความสำเร็จในแต่ละวันที่มีผลดีต่อธุรกิจของคุณ ตัวเลขอาจแตกต่างกันแต่มีเพียงจำนวนน้อยที่จะเป็นประโยชน์กับบริษัทของคุณ เทคนิคคือการมุ่งมั่นไปที่สิ่งเหล่านั้น

การดำเนินธุรกิจต้องสวมหมวกหลายใบ แต่การพยายามทำทุกอย่างด้วยตัวเองจะนำไปสู่ความเหนื่อยล้าและไม่มีประสิทธิภาพ การเรียนรู้วิธีการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นการเปลี่ยนเกมสำหรับเจ้าของธุรกิจ ช่วยให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นกลยุทธ์และการเติบโตแทนที่จะหลงทางในกิจวัตรประจำวัน การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิผลจะเพิ่มผลิตภาพ เสริมสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน และมั่นใจว่างานจะถูกทำให้กับคนที่เหมาะสม ในคู่มือนี้ เราจะพูดถึงว่าการมอบหมายงานคืออะไร ทำไมมันถึงสำคัญ และวิธีการมอบหมายงานให้กับพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้เราจะได้สรุป 18 งานที่จำเป็นที่คุณควรเริ่มว่าจ้างภายนอกวันนี้

การมอบหมายงานคืออะไร และทำไมมันถึงสำคัญ?

การมอบหมายงานคือกระบวนการส่งมอบงานให้ผู้อื่นในขณะที่ยังคงรับผิดชอบผลลัพธ์อยู่ มันช่วยให้เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการสามารถกระจายโหลดงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มั่นใจได้ว่าทักษะและเวลาถูกใช้เป็นอย่างดี หากไม่มีการมอบหมายงาน ผู้นำอาจเสี่ยงต่อการจัดการในรายละเอียดซึ่งจะขัดขวางการเติบโตของพนักงานและจำกัดการแพร่กระจายของธุรกิจ

เมื่อคุณมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานรับผิดชอบงานของตนเอง ทำให้ผลิตภาพและขวัญกำลังใจดีขึ้น กลยุทธ์การมอบหมายงานที่ถูกต้องนำไปสู่การดำเนินงานที่ราบรื่นและช่วยให้ผู้นำสามารถมุ่งเน้นการตัดสินใจที่สูงระดับได้

มอบหมายงานที่ถูกต้องให้คนที่ถูกต้อง

การมอบหมายงานไม่ใช่แค่การปล่อยงาน — มันคือการมอบหมายงานที่ถูกต้องให้กับคนที่ถูกต้อง คิดถึงความสามารถ ประสบการณ์และโหลดงานของพนักงานแต่ละคนก่อนมอบหมาย หากงานต้องการความคิดสร้างสรรค์ มอบหมายให้สมาชิกในทีมที่มีทักษะการแก้ปัญหาแข็งแรง สำหรับงานที่ต้องการความละเอียดละเมียด เลือกคนที่พิถีพิถัน การจับคู่งานกับคนที่เหมาะสมทำให้มั่นใจในประสิทธิภาพและคุณภาพ

ทำไมบางคน “ไม่สามารถ” มอบหมายงานได้

เจ้าของธุรกิจหลายคนประสบปัญหากับการมอบหมายงานเนื่องจากความเข้าใจผิดและความกลัวบางอย่าง เช่น:

• เชื่อว่า “ทำเองเร็วกว่า”
• กลัวเสียการควบคุมคุณภาพ
• ขาดความไว้วางใจในความสามารถของพนักงาน
• คำสั่งที่ไม่ชัดเจนทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ไม่ดี

อย่างไรก็ตาม ปัญหาเหล่านี้สามารถเอาชนะได้โดยการพัฒนาทักษะการมอบหมายงาน ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจน และใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงานเพื่อทำให้การทำงานราบรื่นขึ้น

ทำไมการมอบหมายงานจึงสำคัญ

การไม่มอบหมายงานนำไปสู่ความเครียด โอกาสที่พลาดเสีย และความไม่มีประสิทธิภาพ การมอบหมายงานช่วยให้ผู้นำสามารถ:

• มุ่งเน้นการเติบโตเชิงกลยุทธ์แทนงานที่เป็นกิจวัตร
• เพิ่มพลังให้กับพนักงานโดยให้ความรับผิดชอบ
• ปรับปรุงการบริหารเวลาและผลิตภาพ
• ขยายการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่เหนื่อยล้า

ด้วยการยอมรับการมอบหมายงาน ธุรกิจสามารถทำงานได้ราบรื่นขึ้น มีความยืดหยุ่นมากขึ้น และบรรลุการเติบโตที่ยั่งยืน

วิธีมอบหมายงาน: การฝึกฝนทักษะของคุณด้วย 9 เคล็ดลับสำหรับผู้จัดการ

ด้วยการประยุกต์ใช้กลยุทธ์เหล่านี้ ผู้จัดการสามารถมอบหมายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นำไปสู่แรงงานที่ผลิตงานอย่างมากขึ้นและมีส่วนรวมสูงขึ้น

วิธีการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพในงบประมาณ

ธุรกิจขนาดเล็กหรือสตาร์ทอัพมักลังเลใจที่จะมอบหมายงานเนื่องจากกังวลด้านค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตาม การว่าจ้างฟรีแลนซ์ การใช้แอปพลิเคชันการจัดการงานหรือการใช้ประโยชน์จากการทำงานอัตโนมัติ สามารถเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการมอบหมายงานโดยไม่กระทบต่อกระเป๋าเงิน

18 งานที่คุณควรจะมอบหมาย

การมอบหมายงานไม่ใช่แค่การปลดภาระ แต่เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ มั่นใจได้ว่างานมีคุณภาพสูง และให้ทีมงานของคุณมีโอกาสเติบโต ด้านล่างนี้คืองานที่สำคัญ 18 งานที่เจ้าของธุรกิจทุกคนควรพิจารณามอบหมาย

1. การจัดการเวลาประจำวัน

เวลาของคุณเป็นทรัพย์สินที่มีค่าที่สุด อย่างไรก็ตาม การจัดการตารางงานประจำวันของคุณ — การตรวจสอบการนัดหมาย การตั้งค่าการเตือน และการจัดลำดับความสำคัญของงาน — สามารถใช้เวลามาก ผู้ช่วยเสมือน (VA) หรือผู้ช่วยส่วนตัวสามารถรับผิดชอบนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในแนวทางที่ถูกต้องกับการประชุม, กำหนดเส้นตาย และพันธะสัญญา

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• กำจัดเวลาที่สูญเสียไปกับการจัดและยกเลิกการจัดตารางเวลา
• มั่นใจว่าคุณมุ่งเน้นที่กิจกรรมที่มีผลกระทบสูง
• ลดความเครียดและความล้าหลังในการตัดสินใจ

2. การจัดระเบียบและจัดการอีเมล

มืออาชีพทั่วไปใช้เวลา 28% ของเวลาในการทำงานในการอ่านและตอบอีเมล ผู้ช่วยเสมือนสามารถกรองอีเมลที่สำคัญ ตอบคำถามทั่วไป และจัดการกล่องข้อความของคุณเพื่อมั่นใจว่าสิ่งที่เร่งด่วนจะได้รับการจัดการก่อน

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• ป้องกันการล้นรายชื่อในกล่องจดหมาย.
• ประหยัดชั่วโมงทำงานในแต่ละสัปดาห์.
• ปรับปรุงเวลาตอบกลับสำหรับการสื่อสารที่สำคัญ.

3. การจัดการคำขอ

การประสานงานการประชุม การจัดการนัดหมาย และการจัดตารางเวลาข้ามหลาย ๆ ผู้เกี่ยวข้องอาจทำให้ยุ่งเหยิง. ผู้ช่วยจัดตารางหรือตัวเลือกการจองแบบอัตโนมัติสามารถจัดการงานเหล่านี้ให้คุณได้.

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• หลีกเลี่ยงการจองที่ซ้ำซ้อนและการขัดแย้งในตารางเวลา.
• ประหยัดเวลาที่ใช้ในการส่งอีเมลกลับไปกลับมา.
• รับประกันการจัดตารางเวลาที่เหมาะสมตามลำดับความสำคัญ.

4. การจัดการค่าใช้จ่าย

การติดตามค่าใช้จ่ายธุรกิจ, ใบเสร็จ, การคืนเงิน และงบประมาณรายเดือนสามารถซับซ้อนและใช้เวลามาก. การมอบหมายให้ผู้ช่วยหรือใช้แอปจัดการงานที่อัตโนมัติการติดตามทางการเงินสามารถทำให้กระบวนการราบรื่นขึ้น.

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• ทำให้การเงินเป็นระบบและพร้อมสำหรับการตรวจสอบ.
• ลดข้อผิดพลาดในการรายงานค่าใช้จ่าย.
• ประหยัดเวลาที่ใช้ในการติดตามและปรับรายการการทำธุรกรรม.

5. การจัดการ CRM

เครื่องมือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) มีความสำคัญสำหรับการติดตามลูกค้าเป้าหมาย, การติดต่อ, และติดตามผล. แต่การอัปเดตข้อมูลและวิเคราะห์การติดต่อกับลูกค้าอาจเป็นงานที่น่าเบื่อ. ผู้เชี่ยวชาญ CRM หรือผู้ช่วยสามารถจัดการงานเหล่านี้ให้คุณได้.

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• ปรับปรุงการมีส่วนร่วมและการรักษาลูกค้า.
• การติดตามผลอัตโนมัติและติดตามลูกค้าเป้าหมาย.
• ทำให้ข้อมูลลูกค้าเป็นปัจจุบันและถูกต้อง.

6. การจัดการโซเชียลมีเดีย

การมีสถานะโซเชียลมีเดียที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรับรู้แบรนด์, แต่การโพสต์อย่างสม่ำเสมอ, การมีส่วนร่วมกับผู้ติดตาม, และการติดตามการวิเคราะห์อาจทำให้ยุ่งเหยิง. ผู้จัดการโซเชียลมีเดียสามารถจัดการการสร้างเนื้อหา, การกำหนดเวลา, และการมีส่วนร่วม.

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• รักษาการโพสต์และการมีส่วนร่วมกับผู้ชมนั้นอย่างสม่ำเสมอ.
• เพิ่มการรับรู้แบรนด์และการเข้าถึง.
• ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถโฟกัสที่การวางแผนกลยุทธ์แทนการปฏิบัติการ.

7. การสั่งจัดหา

การเติมคลังสต็อกอุปกรณ์สำนักงาน, การบริหารความสัมพันธ์กับผู้ขาย, และการทำให้มั่นใจว่าวัสดุมาถึงตามเวลาที่กำหนดเป็นงานสำคัญที่สามารถบริหารได้อย่างง่ายดายโดยผู้จัดการสำนักงานหรือผู้ช่วยฝ่ายธุรการ.

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• ป้องกันการขาดแคลนสต็อก.
• ประหยัดเวลาที่ใช้ในการประสานงานคำสั่งซื้อ.
• ประกันการซื้อที่คุ้มราคา.

8. การวิจัยทั่วไป

จากแนวโน้มตลาดถึงการวิเคราะห์คู่แข่ง, การวิจัยมีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจ. แต่การค้นหาผ่านรายงานและข้อมูลที่ไม่รู้จบอาจทำให้เหน็ดเหนื่อย. ผู้ช่วยวิจัยสามารถให้ข้อมูลสรุปที่มีคุณค่าแก่คุณได้.

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• ช่วยในการตัดสินใจที่มีข้อมูลทางธุรกิจ.
• ประหยัดเวลาหลายชั่วโมงในการเก็บและวิเคราะห์ข้อมูล.
• ให้ข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายามด้วยตนเอง.

9. การบริหารการเดินทาง

การวางแผนการเดินทางธุรกิจ, การจองเที่ยวบิน, จัดหาที่พัก, และการจัดการตารางการเดินทางใช้เวลาที่มีค่า. ผู้ช่วยการเดินทางสามารถจัดการงานโลจิสติกส์เหล่านี้ทั้งหมดให้กับคุณได้.

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• ประหยัดเวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาและการจอง.
• รับประกันการจัดการการเดินทางที่ไม่มีปัญหา.
• ป้องกันปัญหาวินาทีสุดท้ายกับเที่ยวบินและโรงแรม.

10. การซื้อของขวัญ

ของขวัญองค์กรสำหรับลูกค้า, ของขวัญขอบคุณพนักงาน, หรือของแจกในวันหยุดต้องใช้ความคิดและเวลา. การมอบหมายงานนี้ให้กับผู้ช่วยจะช่วยให้การให้ของขวัญเต็มไปด้วยความคิดเหมือนเดิมโดยไม่ต้องเพิ่มความเครียด.

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• ประหยัดเวลาในการค้นหาของขวัญที่เหมาะสม.
• รับประกันการส่งมอบตรงเวลา.
• เสริมสร้างความสัมพันธ์ของลูกค้าและพนักงาน.

11. การจ่ายบิล

การจัดการชำระเงินผู้ขาย, ค่าสาธารณูปโภค, และการต่ออายุการสมัครใช้บริการด้วยตนเองเป็นงานที่น่าเบื่อและมีข้อผิดพลาดสูง. การมอบงานให้กับผู้ช่วยหรือใช้แอปกระทำการจัดการงานสามารถทำให้กระบวนการสะดวกขึ้น.

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• ป้องกันการเสียค่าธรรมเนียมล่าช้าและการจ่ายที่พลาด.
• ประหยัดเวลาที่ใช้ในการติดตามและจัดการใบแจ้งหนี้.
• รับประกันการจัดระเบียบการเงิน.

12. การทำบัญชีและการออกใบแจ้งหนี้

การมีบันทึกทางการเงินที่แม่นยำเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จทางธุรกิจ แต่งานบัญชีและการออกใบแจ้งหนี้อาจซับซ้อนและใช้เวลามาก นักบัญชีมืออาชีพสามารถมั่นใจได้ว่าธุรกรรมทั้งหมดได้รับการบันทึกอย่างถูกต้อง

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• เพื่อให้มั่นใจถึงการปฏิบัติตามกฎและความแม่นยำ
• ลดข้อผิดพลาดในการรายงานทางการเงิน
• ประหยัดเวลาในการปรับสมดุลบัญชี

13. การสร้างเนื้อหา

จากโพสต์บล็อกถึงจดหมายข่าว การตลาดเนื้อหาเป็นสิ่งสำคัญต่อการเติบโตของธุรกิจ นักเขียนอิสระหรือทีมการตลาดสามารถสร้างเนื้อหาคุณภาพสูงที่สอดคล้องกับเสียงของแบรนด์คุณ

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• เพื่อให้แน่ใจถึงเนื้อหาที่เป็นมืออาชีพและน่าสนใจ
• ประหยัดเวลาในการเขียนและแก้ไข
• ส่งเสริม SEO และการมองเห็นออนไลน์

14. งานออกแบบ

การออกแบบกราฟิกเป็นเรื่องสำคัญสำหรับการสร้างแบรนด์ สื่อสังคมออนไลน์ และวัสดุทางการตลาด แทนที่จะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการสร้างภาพ ให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบจัดการแทน

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• เพื่อให้แน่ใจถึงงานออกแบบคุณภาพสูงที่ดึงดูดสายตา
• ประหยัดเวลาในการแก้ไขและปรับปรุง
• เสริมสร้างอัตลักษณ์แบรนด์

15. การจัดการเว็บไซต์

เว็บไซต์จำเป็นต้องได้รับการอัปเดต การดูแลรักษา และการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอ การว่าจ้างนักพัฒนาเว็บไซต์หรือผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีจะทำให้แน่ใจว่าเว็บไซต์ของคุณยังคงทำงานได้ดีและปลอดภัย

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• ป้องกันการหยุดทำงานและปัญหาด้านเทคนิค
• เพื่อให้แน่ใจว่าเว็บเพจโหลดเร็วและใช้งานง่าย
• ประหยัดเวลาสำหรับการแก้ปัญหาเว็บไซต์

16. การจัดการปฏิทิน

การติดตามเส้นตาย การประชุม และเหตุการณ์ต่าง ๆ อาจทำให้เครียด ผู้ช่วยเสมือนสามารถจัดการปฏิทินของคุณ ตั้งค่าการแจ้งเตือน และจัดเปลี่ยนเวลานัดหมายเมื่อจำเป็น

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดตารางเวลาอย่างเหมาะสม
• ประหยัดเวลาในการจัดการการนัดหมาย
• ลดความเครียดจากการประชุมที่ทับซ้อนกัน

17. การป้อนข้อมูลและจัดไฟล์

การกรอกข้อมูล การอัปเดตบันทึก และการจัดระเบียบไฟล์เป็นงานที่ซ้ำซากแต่จำเป็น ผู้ช่วยที่มีความพยายามสามารถจัดการงานเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• ป้องกันข้อผิดพลาดในการจัดการข้อมูล
• ประหยัดชั่วโมงในการทำงานด้วยตนเอง
• รักษาบันทึกที่มีโครงสร้างและเข้าถึงได้ง่าย

18. เอกสารภายใน

จากคู่มือกระบวนการถึงคู่มือการเริ่มงาน เอกสารภายในเป็นสิ่งสำคัญต่อประสิทธิภาพ ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารสามารถสร้างและดูแลทรัพยากรเหล่านี้ให้กับคุณ

ทำไมต้องมอบหมายงานนี้?

• ปรับการฝึกฝนพนักงานและการดำเนินงานให้เป็นระเบียบ
• เพื่อให้แน่ใจว่ามีความสม่ำเสมอในกระบวนการทำงาน
• ประหยัดเวลาในการอธิบายกระบวนการซ้ำ ๆ

โดยการมอบหมายงานเหล่านี้ เจ้าของธุรกิจสามารถมุ่งเน้นไปที่การเติบโตเชิงกลยุทธ์ในขณะที่ทำให้การดำเนินงานที่จำเป็นทำงานได้ราบรื่น ไม่ว่าจะเป็นการจัดจ้างมืออาชีพหรือการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงาน การมอบหมายความรับผิดชอบเหล่านี้จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความสำเร็จของธุรกิจ

Shifton สามารถช่วยในเรื่องการมอบหมายงานและการจัดการงานได้อย่างไร

Shifton เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานที่ทรงพลัง ออกแบบมาเพื่อทำให้การมอบหมายงานง่ายขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ด้วยคุณสมบัติเช่นการจัดตารางเวลาอัตโนมัติ การติดตามการทำงานของพนักงาน และเครื่องมือการสื่อสารที่ราบรื่น Shifton ช่วยให้ธุรกิจสามารถมอบหมายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่ยังคงสามารถมองเห็นงานทั้งหมดได้เต็มที่ ไม่ว่าคุณจะต้องการแอปพลิเคชันการจัดการงานเพื่อปรับปรุงการทำงานหรือแอปการจัดการงานเพื่อเพิ่มผลิตivit ทImageityของทีม Shifton มอบโซลูชั่นที่ยืดหยุ่น

โดยการใช้ Shifton เจ้าของธุรกิจสามารถมอบหมายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับเส้นตายที่พลาดหรือติดต่อกันไม่ทัน ปรับกระบวนการทำงานของคุณให้เรียบง่ายและยกระดับประสิทธิภาพด้วยคุณลักษณะการจัดการงานของ Shifton วันนี้!

การศึกษาวิธีการมอบหมายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเติบโตทางธุรกิจ โดยการเอาต์ซอร์สงานที่เหมาะสมและใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงานที่เหมาะสม คุณสามารถมุ่งเน้นในการขยายธุรกิจของคุณในขณะที่ทำให้มั่นใจถึงประสิทธิภาพ

เริ่มมอบหมายงานวันนี้และดูธุรกิจของคุณเจริญเติบโต!

คนสมัยใหม่มักจะยุ่งอยู่เสมอ เรามักต้องทำภาระงานให้เสร็จ ชำระค่าใช้จ่าย ซื้ออาหารและไปพบแพทย์บ้างเป็นครั้งคราว เพราะเหตุนี้เราจึงต้องเปลี่ยนงานบ่อยๆ เช่น ส่งอีเมล์หาพันธมิตรทางธุรกิจ พูดคุยทางโทรศัพท์กับลูกค้าใหม่ หรือวางแผนวันหยุด ความเครียดเช่นนี้ไม่เป็นปัญหาสำหรับคนที่มีความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

การผสมผสานระหว่างออฟไลน์และออนไลน์ขัดขวางความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

ก่อนอื่น คุณต้องสร้างรายการสองรายการ เขียนสิ่งที่สามารถทำออฟไลน์ในรายการแรก ส่วนรายการที่สองสำหรับงานที่ต้องใช้อินเทอร์เน็ต เข้าออนไลน์เฉพาะเมื่อจำเป็นเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนเนื้อหาอีเมล์โดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต แต่ต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตสำหรับการเจรจาธุรกิจผ่าน Skype ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่มีสิ่งเบี่ยงเบนมากนักและมีประสิทธิภาพในการทำงานหลายอย่างพร้อมกันมากขึ้น

ติดตามทุกสิ่ง

ภารกิจที่พลาดทำให้คุณตื่นอยู่ตอนกลางคืนไหม? สร้างรายการของสิ่งที่ยังไม่เสร็จและเก็บไว้ใกล้ๆ พยายามบอกหน้าที่ของคุณให้ชัดเจน มิฉะนั้น คุณจะประสบปัญหาในการดำเนินการ ไม่สำคัญว่าจะมีสิ่งกี่รายการในรายการ: 100 หรือ 1000

ปรับปรุงรายการนี้เมื่อสิ้นสุดวันทำงาน เราขอแนะนำให้คุณสร้างรายการสำหรับงานประเภทต่างๆ เช่น งานที่เกี่ยวข้องกับการตลาดหรืองานซื้อของชำ

ต่อไป เลือกงานที่มีระดับความสำคัญสูงสุด เลือก 5 สิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง งานที่สามารถมอบหมายได้ และสิ่งที่คุณสามารถละทิ้งได้ ทิ้งงานที่มีลำดับความสำคัญต่ำไว้อย่าจะทำพรุ่งนี้

ดูรายการในตอนเช้าและตรวจสอบว่ามีงานสำคัญประจำวันครบถ้วนหรือไม่ ถัดไป ให้นำทุกสิ่งนี้ไปออนไลน์ในปฏิทินของคุณ ตรวจสอบรายชื่อตอนวันหยุดสุดสัปดาห์เพื่อให้มั่นใจว่าคุณไม่ได้ลืมอะไร

วางสมาร์ทโฟนลงเถอะ

ให้แน่ใจว่าคุณปิดการแจ้งเตือนในสมาร์ทโฟน คุณสามารถติดตาม Facebook และดูทวีตใหม่ ๆ เมื่อลับมาถึงบ้าน การแจ้งเตือนที่คุณต้องการควรอยู่ในคอมพิวเตอร์ที่ที่ทำงาน และยังดีกว่าตอบอีเมล์จากเพื่อนนอกออฟฟิศ

การทำงานหลายอย่างพร้อมกันสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิต

ลองทำงานในโครงการสองอย่างที่แตกต่างกันในวันเดียวกันและสลับระหว่างกันเป็นระยะ การเปลี่ยนแปลงกิจกรรมทำให้สามารถคิดค้นวิธีแก้ปัญหาที่ไม่คาดคิดและหลุดพ้นจากความคิดที่ไม่มีความสำคัญ นี่เป็นวิธีที่ดีเสมอในการทำให้ตัวเองหลุดจากงานที่หน่ายหน่าย

อย่าลืมกฎเหล่านี้และอีกไม่นานการทำงานหลายอย่างพร้อมกันจะกลายเป็นสิ่งที่ธรรมดาสำหรับคุณ