Kako lahko Shifton optimizira delovanje restavracije

Usposobljena organizacija delovnega procesa je ključnega pomena za uspešno delovanje restavracije. Pomanjkanje učinkovitih urnikov za delavce lahko enostavno zniža raven storitev za stranke in poveča tveganje za odhod osebja.

Ta članek predlaga, kako lahko aplikacija Shifton pomaga lastnikom restavracij izboljšati učinkovitost njihovega osebja.

Kako izboljšati produktivnost zaposlenih v restavraciji?

Da bi bili vedno obveščeni o tem, kaj se dogaja v restavraciji, nastavite svoje delovne urnike z aplikacijo Shifton. Zaradi njene enostavne strukture uporabe je ta aplikacija primerna za sledenje delovnim uram v številnih gostinskih objektih. Vodje restavracij imajo takojšen dostop do vseh informacij v zvezi z urniki, izmenami zaposlenih in več, saj so podatki shranjeni na enem mestu.

Moduli, ki so na voljo v aplikaciji Shifton, so posebej razviti za restavracije in omogočajo pametno razporeditev izmen med zaposlenimi, ob upoštevanju nadurnih ur. Te možnosti znatno prihranijo čas, porabljen za načrtovanje in številne revizije, kar neposredno vpliva na produktivnost osebja.

Poleg tega Shifton vsem zaposlenim omogoča možnost predlaganja sprememb urnika in obveščanja o vseh posodobitvah delovnih urnikov. Na primer, če je potreba po zamenjavi bolnega ali odsotnega zaposlenega, njegovi sodelavci prejmejo ustrezno obvestilo o odprti izmeni in jo lahko hitro prevzamejo. Če je potrebno, se prošnja za potrditev zamenjave pošlje vodji ali nadzorniku izmene, kar omogoča popoln nadzor nad vsemi operacijami z urnikom.

Shifton je optimalna spletna aplikacija za povečanje motivacije med zaposlenimi

Pri ustvarjanju urnika za restavracijo je nujno upoštevati obremenitev med prazniki in drugimi datumi z viški obiskovalcev. Spletna aplikacija Shifton vam omogoča ustvarjanje urnikov z najbolj optimalno rotacijo osebja za najbolj obremenjene izmene (na primer v petek zvečer ali med prazniki).

V skladu s tem bo imel vsak zaposleni od časa do časa priložnost zaslužiti dodaten dohodek. Tak pristop pri načrtovanju urnikov omogoča, da z enim strelom ubijete dve muhi: obdržite izkušene delavce osredotočene in dajte novincem priložnost, da se dokažejo.

Za učinkovito upravljanje restavracije lahko uporabite tudi druge metode motivacije zaposlenih. Na primer, modul “Bonusi in kazni” v Shifton prikazuje ustrezne informacije vodjem restavracij, zaposleni pa lahko v svojih računih preverijo znesek svojih zaslužkov za tekoči mesec. To zavedanje omogoča zaposlenim v restavraciji, da učinkovito nadzirajo svoje prihodke.

Sklep

Spletna aplikacija Shifton zagotavlja vodstvu restavracije popoln pregled nad razporejanjem izmen. Shifton omogoča vodjem, da zmanjšajo čas, porabljen za ustvarjanje učinkovitih delovnih urnikov, in se osredotočijo na druge vidike vodenja restavracijskega poslovanja.

Modul Shifton “Poročila o plačilnih stopnjah” pomaga pravilno izračunati plačo zaposlenih in spremljati nadure. Modul “Bonusi in kazni” beleži vse nagrade in kazni. Modul “Prisotnost” prikazuje dejanski čas, ko zaposleni začnejo in končajo svoje izmene in odmore ter povzema te informacije za statistiko.

Poleg tega Shifton razvijalci vedno poslušajo zahteve strank in so pripravljeni prilagoditi zmožnosti aplikacije potrebam vašega podjetja.

* Vse izvirne fotografije so posnete pri DialogMarket klicnem centru. Pregled Shiftona s strani ustanoviteljice Coffee Molly, Irine Uskove, lahko najdete tukaj.

Kako Shifton lahko izboljša delovanje klicnega centra

Vodje klicnega centra morajo vsakodnevno spremljati potek dela in nadzirati izvajanje načrta s strani operaterjev. Ena njihovih najpomembnejših nalog je ustvarjanje in vzdrževanje urnikov klicnega centra.

Ker so lahko stranke po vsem svetu, morajo biti v klicnem centru vedno na voljo operaterji, ki delajo po lokalnem času naročnikov. Vodje klicnega centra morajo pri ustvarjanju mesečnih urnikov upoštevati delovne urnike in število operaterjev na vsaki izmeni. V nasprotnem primeru so napake pri delovnih urah, izmenah in razporeditvi zaposlenih neizogibne.

Kako Shifton izboljšuje delovanje klicnega centra

1. Shifton podpira vse vrste urnikov

• Operaterji lahko delajo v dveh izmenah, 8 ur na dan, s fiksnim odmorom za kosilo štiri ure po začetku izmene.
• Ta format urnika predvideva tudi 8-urni delovnik s fiksnim začetkom za zaposlenega v klicnem centru.
• Operaterji lahko vzamejo odmor za kosilo in zahtevajo odmore kadar koli med delovnim dnevom.
• Operaterji lahko delajo v 4/8 urnih izmenah, določijo začetek svojega delovnega dne in si med izmenami vzamejo odmore.

Ta vrsta delovnega urnika ne le znižuje stroške osebja klicnega centra za skoraj 25 %, temveč tudi bistveno izboljšuje produktivnost. Shifton lahko obvladuje vse te vrste delovnih urnikov, podpira prilagodljive začetke, zahteve za odmore in proste dni. S Shiftonom lahko vodje klicnega centra ustvarijo urnike za poljubno število oddelkov in zaposlenih.

2. Shifton pomaga vzdrževati delovni urnik

Urnik klicnega centra mora biti sestavljen tako, da odmori, kosila, sestanki in drugi dogodki ne motijo poteka dela. Po začetni nastavitvi bo Shifton samodejno sestavil vaše urnike, tako da se odmori operaterjev ne prekrivajo. Medtem ko več operaterjev vzame odmor, drugi še naprej delajo. Tako uporaba aplikacije Shifton pomaga odpraviti zastoje in ohraniti strukturo urnika.

3. Shifton omogoča takojšnje posodobitve urnikov

Če zaposlenim v klicnem centru ni omogočena vsaj majhna svoboda, lahko sčasoma izgubijo zanimanje za delo. S Shiftonom lahko vodje razporedijo izmene tako, da operaterji delajo manj dni v tednu, vendar s polnimi urami. Poleg tega lahko, če je potrebno (npr. med zaprtji), zaposleni imajo prilagodljive začetke in konce izmen ter celo delajo od doma na določene dni ali polni delovni čas.

4. Shifton sledi in ocenjuje uspešnost klicnega centra

Analiza statistike v CRM je pomembna za pravilno načrtovanje v klicnem centru. Shifton ponuja zmogljiva orodja za poročanje, ki prikazujejo statistiko delovanja klicnega centra z različnih vidikov. Prilagodljivi moduli ne le prikazujejo podatke v poročilih, temveč omogočajo tudi napovedi o stroških, urah in še več, kar pomaga optimizirati procese podjetja.

5. Shifton podpira integracijo z drugimi programi

Ne glede na to, kakšno programsko opremo uporabljate za upravljanje zaposlenih, računovodstvo in sledenje delu, vam Shifton poenostavlja življenje. Aplikacija Shifton ponuja možnosti integracije z mnogimi priljubljenimi programi za izboljšanje delovnih procesov, izmenjavo podatkov in dostop API za različne integracije. Ker se Shifton povezuje z drugimi programi (npr. Quickbooks), uprava pridobi dostop do vseh potrebnih poročil—o delovnih urah, izmenah, plačah, kaznih in bonusih.

Iščete nove povezave ali funkcionalnosti? Povejte nam o svojih potrebah in Shifton vam bo predlagal ustrezno rešitev.

S Shiftonom lahko vodja klicnega centra učinkovito ustvarja urnike za poljubno število oddelkov in zaposlenih z le nekaj kliki. Razpoložljive funkcije in integracije Shiftona vam omogočajo, da to aplikacijo uporabljate kot enoten program za izpolnjevanje in sledenje vsakodnevnim nalogam v klicnem centru.

*Vse izvirne fotografije so vljudnost klicnega centra DialogMarket. Pregled Shiftone s strani izvršnega upravitelja DialogMarket lahko najdete tukaj.

V vašo pozornost predstavljamo še eno resnično mnenje enega od naših prvih strank – klicni center DialogMarket.

Shifton: Pozdravljeni! Povejte nam kaj o posebnostih vašega podjetja.

Alyona: Pozdravljeni! Ime mi je Alyona Peshekhonova, in sem vodja outsourcing klicnega centra DialogMarket s sedežem v Kropyvnytskyiu, Ukrajina. Naš klicni center je usmerjen v zagotavljanje storitev hotline in podpore strankam. Edinstvena lastnost DialogMarket je naša sposobnost hitrega zagona startupov in povečanja števila operaterjev na izmene v samo enem dnevu.

Shifton: Kakšne so vaše vsakodnevne dolžnosti?

Alyona: Moje glavne naloge kot managerja so zagotavljanje takojšnje podpore strankam ter odzivanje na njihove zahteve in naročila. Prav tako nadzorujem število ljudi na vsaki izmeni in sem odgovorna za pametno razporeditev izmen med operaterji, glede na obdobjih največjih obremenitev v vsakem projektu. Delo 24/7, 365 dni na leto, zahteva pravilno in premišljeno zasnovane urnike, še posebej, ko se obseg projekta veča.

Shifton: S kakšnimi izzivi se najpogosteje soočate pri vodenju klicnega centra?

Alyona: Ko upravljamo projekt s 40-50 osebami, smo se soočali z izzivi pri ustvarjanju urnikov, ki ustrezajo tako našim strankam kot osebju. Zdaj si predstavljajte izdelavo učinkovitih tedenskih ali mesečnih urnikov za 300 ljudi! Če kdor koli zboli, odide ali lahko dela le določene ure ali dni, to zmoti vse. To je kot hiša iz kart – če en zaposleni izpade, je treba vse znova zgraditi!

Shifton: Kako ste začeli uporabljati Shifton?

Alyona: Shifton smo izbrali po oceni ducatov možnosti za razporejanje. Z vami je naše življenje postalo veliko lažje.

Shifton: Katere funkcije Shiftone menite, da so najbolj uporabne za vsakodnevno delovanje?

Alyona: Zaposleni resnično cenijo možnost menjave izmen, in kar je najpomembnejše, urniki so zdaj sestavljeni le v nekaj klikih! Prav tako nimamo težav s spremljanjem bolniških odsotnosti in dopustov.

Shifton: Kako je potek dela v DialogMarketu spremenil začetek uporabe Shiftone?

Alyona: Vedno si prizadevam ustvariti razumljiv sistem izračuna plač za zaposlene. Shifton to še olajša. Modul za poročila o izplačilu omogoča vzdrževanje preglednosti v obračunu plač v DialogMarket. Vsak zaposleni v klicnem centru lahko vedno ve, koliko je zaslužil v določenem mesecu in lahko vnaprej načrtuje svoje izdatke.

Shifton: Bi priporočili Shifton drugim klicnim centrom?

Alyona: Definitivno da! Ta aplikacija je enako koristna tako za velike kot male outsourcing klicne centre in druga podjetja.

Pozdravljeni našim naročnikom in vsem, ki ste po naključju prišli na stran podjetja Shifton. Danes vam predstavljamo intervju z enim od naših strank – lastnikom verige kavarn, ki že kar nekaj časa uporablja spletno storitev Shifton.

Shifton: Pozdravljeni. Seznanimo se!

Irina: Zdravo! Moje ime je Irina Uskova, sem lastnica in vodim verigo kavarn Coffee Molly v Nižnem Novgorodu (Rusija).

Shifton: Povejte nam nekaj več o vašem podjetju.

Irina: Do začetka leta 2021 je imela družba več kot 20 natakarjev z različnimi stopnjami zasedenosti. Coffee Molly deluje v mestu od leta 2014 in razvija koncept kavarn za pisarniške delavce. Danes je v Nižnem Novgorodu sedem kavarn z letnim prometom v višini 25 milijonov rubljev.

Shifton: Zakaj ste se odločili za sodelovanje z Shiftonom?

Irina: Posebnost trga je taka, da so naši zaposleni kar mlajši ljudje in zato pogosto menjajo službe. Za večino je to njihova prva zaposlitev. Zato delo s kadri vzame veliko časa in vključuje izbiro kandidatov, usposabljanje, mentorstvo in strokovni razvoj.

Že dolgo mi je jasno, da je treba ta proces jemati lahkotno, saj je glavni cilj ohraniti glavno «hrbtenico» natakarjev – 5-6 ljudi. Pomagajo novincem, da se hitro in enostavno prilagodijo.

Vsa ta burna dejavnost vpliva na delovni urnik vsakodnevno, zato ga je treba hitro spremljati, in v primeru sprememb je treba vse takoj obvestiti.

Shifton: Kako ste se prej spopadali s temi težavami?

Irina: Prej smo posodabljali preko splošnega klepeta, včasih smo morali osebno klicati zaposlene, da bi se prepričali, da so seznanjeni s spremembami. A bolj ko smo širili kavarne, bolj smo potrebovali avtomatizacijo celotne rutine.

Shifton: Ali vaše podjetje potrebuje avtomatizirano spletno orodje za razporejanje?

Irina: Seveda, tisti, ki sledijo trendom, vedo, da se trg prehranskih storitev vse bolj prilagaja IT-tehnologijam. Delo z urniki je vsakodnevna naloga administratorja in višjih baristov. V okviru razporejanja morajo upoštevati preference zaposlenih (osebne zadeve, druga služba itd.), učinkovitost natakarja v določeni kavarni in specifike dneva (vikend ali delovni dan). Poleg tega moramo organizirati usposabljanje za novince, izvesti inventuro ali splošno čiščenje, poiskati zamenjavo za bolne ali deliti izmeno med dvema zaposlenima. In seveda moramo upoštevati vse možne zamude in nadure.

Ta proces smo že dolgo časa avtomatizirali, toda rast podjetja se je nadaljevala, in želela sem nekaj več kot le program, ki bi določal delovne urnike. Iskala sem partnerske razvijalce, ki bi omogočili, da bi program lahko deloval tudi kot obračun plač za vsakega zaposlenega. Imela sem še več idej…

Shifton: Ali so se vaša pričakovanja uresničila, ko se je sodelovanje z Shiftonom širilo?

Irina: Da, zelo sem zadovoljna! Iskreno, ko sem po naključju našla Shifton, mi je nekaj časa vzelo, da sem opazila, kako prilagodljiv ta izdelek lahko je.

Na testnem odru sem postavila veliko vprašanj o tem, kaj še je načrtovano za uvedbo in katere funkcije ponuja Shifton, da bi bili zaposleni ob vsakem času prepričani v svoj delovni urnik in da bi vnaprej poznali znesek, ki ga bodo prejeli ob koncu vsakega meseca. Želela sem, da bi se plače obračunavale brez zamud in izvajale v realnem času ter bile na voljo posamezniku na njegovem pametnem telefonu v vsakem trenutku, in ne le na plačilni dan.

Shifton: Ste uspeli izpolniti svoje zahteve? Kako zadovoljni ste z podporo razvijalcev pri Shiftonu?

Irina: Vse moje zahteve so bile izpolnjene in tudi dojela sem, da je program možno posodobiti naprej glede na naše potrebe. Z razvijalci sem bila v tesnem stiku šest mesecev in jim sporočala, kaj nam je všeč in kaj še pričakujemo. Program smo hitro uvedli in takoj ugotovili, da ga želimo vedno bolj uporabljati in prilagoditi našim potrebam.

Shifton: Ste do zdaj uspešni?

Irina: Uspelo nam je doseči naslednje točke: avtomatizirali smo urnik za vsakega zaposlenega, pri čemer smo upoštevali njihove preference, dodelili smo natakarje poslovalnicam, prilagodili izračun bonusov in kazni. Prav tako smo odpravili napake pri izračunu plač, ko nekateri turnusi niso bili upoštevani ali so bili plačani dvakrat. Namestili smo aplikacijo na pametne telefone vseh zaposlenih, kjer takoj prejmejo obvestila o posodobitvah in obračunih plač. Prav tako smo zmanjšali čas, potrebovan za urnike, za 10-krat in zmanjšali fluktuacijo, saj zaposleni vidijo svoje izmene/plače in lahko vplivajo nanje, tako na splošno smo izboljšali proces načrtovanja časa za vse zaposlene.

Shifton: Zagotovo imate še več predlogov za prilagoditev orodja Shifton?

Irina: Da, seveda. Čakamo na bolj uporabniku prijazen vmesnik za urejanje sprememb v urnikih. Trenutno ni mogoče spremeniti vseh podrobnosti in za prilagajanje nekaterih parametrov je potrebno vse ustvarjati znova. Čakamo na bolj prilagodljive nastavitve v poročilih o plačah za splošna obdobja in možnost puščanja komentarjev o delu. Kar se tiče storitvenih funkcij, potrebujemo možnost, da zaposleni puščajo komentarje in pripravljajo poročila o opravljenih nalogah v aplikaciji. Zanima me tudi avtomatski izračun bonusov, odvisno od prodajnih kazalnikov ali izpolnjevanja KPI ter bolj prilagodljive nastavitve vmesnika aplikacije za udobje zaposlenih: kaj prikazovati na glavnem zaslonu, katera obvestila pošiljati in o čem poročati.

Shifton: Hvala za vaš podroben in informativen odziv, Irina. Ali lahko priporočite spletno storitev Shifton lastnikom drugih podjetij?

Irina: Orodje že priporočam svojim strankam, ki jim pomagam zagnati kavarne, saj Shifton pomaga prihraniti denar, je enostavno za uporabo in všeč zaposlenim. Pred uporabo Shiftona sem temeljito preizkusila več kot 10 različnih aplikacij in programov. Ko sem našla Shifton, sem že imela dogovor s programerjem, ki je bil pripravljen ustvariti podoben program za nas. In Shifton je popolnoma rešil vse moje težave s planiranjem in avtomatizacijo obračuna plač.

Razvijalci storitve Shifton so dodali funkcijo, ki omogoča odpuščanje zaposlenih v podjetju. To je mogoče storiti na strani Zaposleni. Da bi odpustili zaposlenega in ga odstranili s seznama zaposlenih v podjetju, je potrebno klikniti ikono «Odpuščanje» v obliki rumenega «x».

Pri odpuščanju zaposlenega je potrebno izbrati datum, od katerega ne bo imel dostopa do podjetja. Od izbranega datuma naprej zaposleni ne bo mogel dostopati do svojega računa z nobene naprave. Pri tem bo sistem shranil vse informacije o odpuščenem zaposlenem.

Sprva se zdi, da ni nič lažjega kot izdelati delovni urnik za zaposlene. Vse, kar morate storiti, je vnesti priimke zaposlenih v Excelov dokument, nastaviti nekaj parametrov in spremenljivk ter pritisniti Enter. V resnici pa je drugače. Ustvarjanje vsakodnevnih delovnih urnikov, še posebej urnikov izmenskega dela, za neko obliko podjetja je zahtevna in odgovorna naloga, zaupana računovodjem ali kadrovskim strokovnjakom.

Katere cilje lahko dosežete z pravilno sestavljenim delovnim urnikom zaposlenih?

• Uredite delovni čas zaposlenih v podjetju

• Zagotovite, da delavci opravijo določene delovne obveznosti

• Pravilno izračunajte prihodke podjetja

• Določite povprečno plačo posameznih delavcev in celotnega podjetja

• In seveda, pravilno narejen delovni urnik pomeni manj napak pri izračunavanju plač in dopustniških nadomestil s strani računovodij

Mnoga podjetja ne morejo uspešno nuditi svojih storitev ali sploh obstajati brez izmenskega delovnega urnika. Trgovine z osnovnimi potrebščinami, hoteli, bolnišnice, reševalne službe, policijske postaje in slaščičarne – seznam podjetij, ki so odvisna od njega, je lahko neskončen, vendar le malo ljudi ve, s kakšnimi težavami se soočajo kadrovniki pri izdelavi izmenskega delovnega urnika. Med tem procesom morajo strokovnjaki za človeške vire obnoviti vse podrobnosti v evidenci, vključno s počitnicami, bolniškimi dopusti, državnimi prazniki, nadurnim delom in mnogimi drugimi komponentami. Ne omenjamo, da se lahko po odobritvi urnika zgodi nepredviden dogodek in bo kadrovik moral hitro začeti delati na urniku od začetka.

Delo na dnevnih delovnih urnikih s Shifton

Shifton je optimalna storitev za enostavno in hitro spletno načrtovanje zaposlenih, ki ima številne prednosti. Ustvarjena je bila z namenom olajšanja dela direktorjem, računovodjem in kadrovicam. Tukaj so nekatere lastnosti, ki jih storitev nudi:

• Ni vam treba sami upravljati delovnega procesa. Prenos pravice za ustvarjanje in urejanje urnikov dela na skrbnike podjetja;

• Storitev Shifton vam bo pomagala ustvariti delovni urnik za neomejeno število zaposlenih, da bi čim bolj izkoristili urnike dela;

• Funkcije Shifton dovoljujejo prilagoditev delovnih urnikov ob upoštevanju podatkov, kot so število izmen, zaposleni in delovni dnevi;

• Pri ustvarjanju in urejanju delovnih urnikov boste lahko omogočili menjavo izmen med uporabniki z ali brez nadzora vodstva;

• Ko se zgodijo nepričakovane stvari, boste lahko hitro prilagodili urnik.

• Če uporabljate Shifton, boste obveščeni o spremembah v urnikih in novih dogodkih podjetja.

Storitev Shifton zagotavlja brezplačno tehnično podporo, ki je na voljo 24/7. Kadar koli lahko kontaktirate naše operaterje in dobite odgovore na vsa vprašanja, ki jih morda imate. Drugi pomemben del storitve je dejstvo, da Shifton omogoča ustvarjanje delovnih urnikov tako za mala podjetja kot za velika korporacije, ki imajo na tisoče zaposlenih.

Shifton se redno posodablja in poskuša slediti času. Tudi vi bi se morali izboljšati. Ne izgubljajte časa z ročnim načrtovanjem zaposlenih, ko obstaja priročna in visokokakovostna storitev, ki je posebej prilagojena za varčevanje vašega delovnega časa.

Pogosto se v vsakdanjem življenju srečujemo s pojmom načrtovanja. Enkrat na leto natančno in temeljito načrtujemo svoje potovanja, manj pogosto razmišljamo o spremembi delovnega mesta ali praznovanju obletnic in poročnih dni. Seveda skoraj vsi načrtujemo, kako naj mesečni proračun porabimo in kako bodo družinska sredstva razporejena. Na žalost mnogi lastniki podjetij in zaposleni na višjih položajih pozabljajo na nujnost napovedovanja potreb po delovni sili. Še bolj zanimivo je, da so direktorji, ki ne izkoriščajo profesionalnih upravljavcev kadrov. Sami opravljajo intervjuje in upravljajo zaposlene. Ta članek bo poskušal pojasniti, kaj je napovedovanje potreb po delovni sili, in dokazati, da je to pomemben in ključni del vodenja katerega koli podjetja.

Vsi razumemo, da je težje doseči uspeh brez usposobljenega osebja kot z ekipo strokovnjakov. Zato mora direktor ali kadrovik pravilno oceniti povpraševanje po delovni sili, izbrati najučinkovitejše metode izračuna in poiskati vire za pokrivanje te potrebe, preden začne iskati nove zaposlene. Ampak preden pridemo do tega, moramo začeti z osnovami in razumeti, kaj pomeni napovedovanje potreb po delovni sili.

Napovedovanje potreb po delovni sili je del večjega procesa načrtovanja delovne sile. Njegov glavni cilj je sestaviti seznam potrebnih položajev in strokovnjakov, ki lahko postanejo ključni pri rasti podjetja, doseganju ciljev in mejnikov v bližnji prihodnosti.

Cilji načrtovanja delovne sile:

• Zagotoviti podjetju potrebno osebje ob nizkih časovnih in finančnih stroških;

• Osnovati poslovanje s pravimi, strokovnimi delavci v najkrajšem možnem času;

• Napovedovanje potreb po delovni sili omogoča zmanjšanje nepotrebnih segmentov delovne sile ali optimizacijo njihovega dela

• Pravilno načrtovanje in postavitev zaposlenih zagotavlja ustrezno in zelo učinkovito uporabo virov katerega koli zaposlenega, glede na njihove spretnosti, znanje in zmogljivosti.

Dejavniki, ki jih je treba upoštevati za ustrezno načrtovanje delovne sile:

• Kakšno je finančno stanje v vašem podjetju in kakšno je trenutno splošno stanje gospodarstva?;

• Reorganizacija delovne sile (načrti o zmanjšanju, odpustu ali premeščanju zaposlenih na nova mesta. Prav tako je potrebno upoštevati upokojitve in porodniške odsotnosti);

• Analiziranje in razumevanje situacije na trgu dela in med konkurenti je še ena ključna točka;

• Raven plač v podjetju;

• Morda eden najpomembnejših dejavnikov je imeti strateške načrte in cilje za podjetje.

Poznavanje trenutne stopnje razvoja vašega podjetja je eden izmed dejavnikov, ki se jih morate zavedati pri napovedovanju potreb po delovni sili. V večini primerov je učinkovito načrtovanje mogoče doseči v obdobjih aktivne rasti in ob času vzpostavljanja podjetja.

Preden se lotite napovedovanja potreb po delovni sili, je tudi ključnega pomena razumeti, da gre za proces zaporednih, premišljenih dejanj in odločitev, ki imajo jasne cilje pred seboj. Glavni cilj načrtovanja leži v zamisli, da mora vsako podjetje ali uspešen direktor podjetja zaposliti in zaposliti ustrezno usposobljeno osebje na vseh položajih, da se delo lahko opravi na kakovosten in učinkovit način.

Vrste napovedovanja potreb po delovni sili:

• Strateško ali dolgoročno načrtovanje;

• Taktično (situacijsko) načrtovanje.

Pri oblikovanju strateških načrtov je ključnega pomena razviti program, namenjen odkrivanju potencialnih zaposlenih, ki jih bo podjetje morda potrebovalo v prihodnosti. Ta proces prav tako zahteva ustvarjanje strateškega razvojnega programa za človeške vire, ki hkrati ocenjuje potrebo po teh virih na dolgi rok.

Taktično načrtovanje zahteva skrbno analizo povpraševanja po organizaciji zaposlenih v obdobju, ki ga določi direktor. Na primer, lahko zajema en mesec, četrtletje ali leto. Ta potreba bo odvisna od več dejavnikov: stopnje fluktuacije zaposlenih v določenem obdobju, števila upokojitev, porodniških odsotnosti ter zmanjšanj osebja.

Obdobja načrtovanja delovne sile

• Kratkoročno načrtovanje — načrtovanje za do 2 leti;

• Srednjeročno načrtovanje — strategija za 2 do 5 let;

• Dolgoročno načrtovanje — načrtovanje za naslednjih 5 let in dlje.

Predstavljajmo si za trenutek, da ste novi vodja podjetja ali kadrovski strokovnjak. S čim bi morali začeti najprej pri napovedovanju potreb po delovni sili?

Najprej morate zbrati informacije o rezultatih in mejnikih, ki jih mora podjetje doseči v prihodnjem četrtletju ali letu. Če ste kadrovski strokovnjak, te informacije pridobite od svojih nadrejenih. Nato preučite vse kratkoročne in dolgoročne cilje, naloge in načrte podjetja.

V večini primerov vam bodo računovodje in direktorji oddelkov pomagali oblikovati vaše mnenje o podjetju, v katerem delate, in njegovih načrtih, ne glede na to, ali delate v kadrovski službi ali vodite podjetje.

Stvari, potrebne za uspešno načrtovanje:

• Najprej morate skrbno pregledati podatke o zaposlenih. Potrebovali boste osebne mape, izročiti vprašalnike in zbrati informacije o spretnostih in sposobnostih delavcev, ki niso povezane z delom v podjetju;

• Delovni urnik ali razpored vseh zaposlenih v podjetju;

• Podatki o odstotku fluktuacije zaposlenih na različnih položajih znotraj oddelkov.

Na tej stopnji se opravlja temeljita analiza potreb po delovni sili v podjetju za različne položaje za določen časovni okvir. Takrat odgovarjate na veliko število vprašanj, ki so ključna za proces načrtovanja: koliko zaposlenih mora biti zaposlenih, kako usposobljeni morajo biti in kar je najpomembnejše, kdaj bo potrebno, da določeni delavci zasedejo določene položaje.

V tem procesu se tudi odločite, ali je smiselno pritegniti notranje človeške vire ali je prekvalifikacija obstoječih zaposlenih finančno smiselnejša odločitev.

Ni pomembno, ali ste direktor ali kadrovski strokovnjak. Zapomnite si, da mora biti vsak proces zaporeden, temeljiti na pretehtanih odločitvah in sistematičnem pristopu. Takoj ko se resneje lotite službe, ki ste ji posvetili svoje življenje, boste sposobni pristopiti k vsaki nalogi, tudi tako zapleteni, kot je načrtovanje delovne sile, z lahkoto, strastjo in zavzetostjo.

V prejšnjem delu tega članka smo govorili le o delu vodstvenih sposobnosti, ki bi jih moral imeti vsak dober vrhunski manager. Ta del bo obravnaval take značajske lastnosti, kot so dober smisel za humor, radovednost ter sposobnost pogajanja in delegiranja pooblastil. Začnimo.

Sposobnost pogajanja

Na začetku se zdi, da ni nič težkega v pogajanju in vodenju poslovnih razgovorov. Ljudje se srečujejo, pogovarjajo, pijejo kavo, se razkazujejo in podpisujejo kupce papirjev. Tako tipična pogajanja vidi povprečni zavistni zaposleni. Malo ljudi ve, da je vodenje pogajanj ena glavnih vodstvenih sposobnosti. Med temi pogovori in poslovnimi srečanji se obravnavajo najpomembnejša vprašanja, podpisujejo večmilijonski dogovori in sprejemajo najpomembnejše odločitve. Zato nikoli ne smemo podcenjevati vrednosti ustreznih pogajalskih veščin. Mimogrede, o tej temi je veliko knjig, vsako leto in mesečne srečanja ter izobraževanja posvečena temu pomembnemu znanju. Ne odlašajte z obiskovanjem teh srečanj in branjem nekaj knjig na to temo. Potem bo še najbolj zahtevna in hektična pogajanja potekala gladko kot po maslu.

Radovednost

Radovednost je še ena pomembna vodstvena lastnost profesionalnega šefa. Če želite, da vaša podjetje raste, morate biti radovedni v pozitivnem smislu besede. Ne pravimo, da bi se morali zanimati za osebna življenja svojih zaposlenih, biti radovedni glede tega, kdo s kom hodi in kje je kdo preživel počitnice. Govorimo o drugi vrsti radovednosti, celo ovedavnosti. Pomembno je, da, ko postanete direktor, ne izgubite svoje iskrice in radovednosti, da se vlagate v učenje o novi tehnologiji v svoji panogi, obiskujete konference, izmenjujete izkušnje s kolegi in korakate naprej.

Sposobnost delegiranja pooblastil

Ko delate na rutinski poziciji, se navadite, da vse naloge opravljate sami. Če želite postati vodja podjetja in se naučiti, kako učinkovito voditi osebje, se morate naučiti, kako delegirati pooblastila. Ne samo, da vam bo to prihranilo čas, ampak vam bo omogočilo, da prilagodite delovni tok v podjetju, saj bodo vsi zaposleni imeli nekaj za početi, in se bodo počutili cenjene in zahtevane. Mnogi ljudje se bojijo razdeliti naloge med zaposlene ali dodeliti pomembne naloge komu od njih. Razumite, da bo, če to naredite pravilno, oddelek ali podjetje, ki ga vodite, delovalo kot enoten mehanizem.

Sposobnost postavljanja ciljev in njihovega doseganja

Vsak izkušen direktor ve, da je treba pravilno oblikovati naloge in jih izvajati. Če brezciljno vodite podjetje in kaotično sprejemate nelogične odločitve, ne bo nič dobrega prišlo iz tega. Direktor z odličnimi vodstvenimi sposobnostmi mora biti uravnotežen, miren in sposoben jasno oblikovati svoje in cilje podjetja. Zaposleni ga bodo tako videli kot vodjo in si bodo prav tako prizadevali doseči skupni cilj. Cilji morajo biti razumljivi, jasni in pravilno oblikovani. Na primer, cilj postati najboljši v naši industriji zveni nejasno. Prav tako ni jasno, zakaj bi si ljudje prizadevali to doseči. Če zaposlenim postavite cilj, ki zveni nekako tako: V prihodnjem letu naj bo naš dohodek dvakrat večji od lanskega, bodo razumeli, kaj morajo storiti, in si prizadevali za končni rezultat. Vendar, ko pred svojimi zaposlenimi postavite finančni cilj, ne pozabite jih nagraditi, ko ga dosežete.

Dober smisel za humor

Smisel za humor je še ena dragocena vodstvena lastnost, ki označuje uspešnega šefa. Vendar ima ta lastnost eno posebnost – ne morete se je naučiti. Ali ste rojeni z dobrim smislom za humor ali pa ne. Na resnejšo noto želimo poudariti, da je najti podjetniškega direktorja z dobrim smislom za humor redkost. Resnično imate srečo, če poleg vseh zgoraj omenjenih lastnosti lahko delate inteligentne šale in razumete šale, ki jih povedo drugi. Priznati moramo, da nam smisel za humor pomaga v najzahtevnejših in navidez neizrešljivih situacijah, s katerimi se boste neizogibno srečali ne glede na položaj, ki ga zavzemate.

Pozitiven pogled na življenje

Življenje v sodobnem svetu otežuje ohranjanje pozitivnega pogleda na življenje in svet na splošno. Če želite postati resnično uspešen direktor podjetja, morate stvari gledati na najbolj pozitiven možen način. Razumeti morate, da ste vodja podjetja in da vaše razpoloženje, mnenje ali pogled na življenje vpliva na razpoloženje vseh vaših zaposlenih. Vsakič, ko pridete na delo, si predstavljajte, da ste kapitan velike ladje. Če oddajate negativnost, boste postali napeti in razdraženi, vaša ladja bo potonila ali pa bodo vsi mornarji in glavni inženirji pobegnili, medtem ko boste ostali sami sredi razburkanega poslovnega morja. Če ne želite, da se to zgodi, poskusite iskati srečo v malih stvareh in videti najboljše v svetu in svojem delu.

Sposobnost navdihovanja

Najpomembnejšo vodstveno spretnost, stanje brez katerega se ni smiselno dogovarjati za delo na vrhunski poziciji, smo prihranili za konec. Če vas delo, kateremu ste posvetili vsakdanje življenje, ne navdihuje, ne boste mogli navdihniti svojih zaposlenih za nove zmage. Vsak prvovrsten direktor mora vedeti, kako navdihniti ljudi, jim dati upanje, motivirati in odkriti njihov potencial. To spretnost lahko zlahka obvladate, če ste resnično zaljubljeni v svoje delo ali ste navdušeni nad svojim poslom. Če sami niste navdihnjeni, je težko vzbuditi nasprotno občutje v nekom drugem. Zato svetujemo, da najdete delo, ki ga imate radi ali tistega, ki vas najmanj draži in prinaša dober dohodek.

Če obvladate vse te spretnosti, bo pot do povišanja enostavna. Si prizadevajte, učite se, drzajte in se vedno izboljšujte!