Top 6 praktických softvérových riešení pre moderné právne tímy

Pravna dela potekajo pravočasno. Prijem ki se odpre ob 8. Zaslišanja na sodišču se premaknejo. Partnerji usklajujejo sestanke s strankami. Pravne pomočnice procesirajo vloge, odkritja in pošto. Hibridne ekipe se premikajo med pisarno, domom in sodiščem. Brez jasnega načrta se ljudje spopadajo in roki se zamikajo. Prava pravno programsko orodje za razporejanje in nadzor časa vsem poda enako sliko: kdo je na dolžnosti, kje in kdaj—plus čisti časovni listi, katerim financni oddelek lahko zaupa.

Zakaj je sistem trenutno pomemben

Stranke pričakujejo hitre odgovore in pravočasne vloge. Še vedno pa mnogi odvetniški uradi upravljajo koledarje v emailih in klepetih na hodniku. To se podre med bolezensko odsotnostjo, spremembami na sodišču ali navalom novih prijav. Preprosta, deljena razporeditev z živimi posodobitvami spremeni kaos v rutino. Prav tako zaščiti čas za osredotočanje odvetnikov in zapre krog med sprednjo pisarno, ekipo primera in finance.

Težave, ki jih opazite brez sistema

• Izmene se prekrivajo, medtem ko je sprejemna pisarna nepokrita.

• Odvetniki so dvojno rezervirani; sestanki na sodišču in s stranko se prekrivajo.

• Vnosi časa prispejo pozno; obračunavanje čaka na popravke.

• Pravne pomočnice iščejo posodobitve preko emailov, klepetov in preglednic.

• Oddaljeno osebje zgreši zadnje minute sprememb; nihče ne vidi, kdo je dejansko na lokaciji.

To niso abstraktne »IT težave«. So zamujeni roki in ponovna obdelava. Brez zanesljive pravno programsko orodje, vsak popravek zahteva telefonski klic in opravičilo.

Kaj pravno programsko orodje resnično pomeni za pravno ekipo

V svoji najpreprostejši obliki, pravno programsko orodje za operacije je živa razporeditev, povezana z resničnim delom: primeri, zaslišanja, obiski strank in notranji roki. Kaže, kdo pokriva telefone, kdo je na sodišču, kdo obravnava vloge in kdo odobrava čas. Mora spoštovati vloge in zasebnost. Mora delovati, ko je signal šibek (kleti, sodišča, dvigala) in se še vedno sinhronizirati, ko se naprave ponovno povežejo.

V praksi, dobra pravno programsko orodje gradi razporede glede na vašo resničnost:

• Sodišče prestavi datum danes zjutraj. Ponovno prerazporedite pokritost za prijave, premaknete partnerja na pripravo in pošljete obvestila ekipi za sojenje v eni minuti.

• Večerne konzultacije napolnijo koledar. Dodate drugo mesto na sprednji strani, povabite dvojezično pravno pomočnico in objavite nove ure za ekipo spletne strani.

• Nujna zamenjava za zaslišanje. Dežurni odvetnik prejme obvestilo, tapne »sprejmi«, in dnevni pogled se posodobi za vse—sprejem, obračunavanje in podporo pri sporih.

• Pokritje več pisarn. Pisarne v centru in predmestju sledijo deljenim šablonam. Lokalni vodje vodijo svoje ljudi, medtem ko centralni sedež vidi celotno sliko.

Rezultat je namenoma dolgočasen: manj presenečenj in čistih predaj.

Kako izbrati: kratek seznam, ki deluje

Ko primerjate pravno programsko orodje za vašo firmo, uporabite ta seznam za ločevanje žvenketa od prave vrednosti:

• Način brez povezave. Časovni vnos in opombe morajo delovati brez signala; podatki se sinhronizirajo kasneje.

• Mobilni prijavi/odjavi. Telefoni ali deljen kiosk z PIN/KR; hitre potrditve nadzornika.

• Vloge in dovoljenja. Partnerji, vodje praks, pravne pomočnice in sprejemne pisarne vidijo samo tisto, kar potrebujejo; vodje odobravajo čas.

• Množična obvestila. Potisnite spremembe urnikov za sodišča, obiske strank in hitre vložitve.

• Šablone izmen in dolžnosti. Sprejem, dolžnost na sodišču, pridobivanje novih strank, pregled dokumentov, dostava pošte.

• Sledenje času za združene časovne liste. En izvoz preko ekip in primerov.

• Večjezični vmesnik. Jasni zasloni za mešane ekipe in stranke.

• Hitro uvajanje. Uvoz iz preglednice; povabilo po povezavi; zaženite v istem tednu.

• Preprosto poročanje. Ure po osebi, ekipi in primeru; nadure in vrzeli v pokritju.

Top-6 orodij za pravne operacije

Spodaj je nevtralen pogled na orodja, ki se uporabljajo za načrtovanje ljudi okoli pravnega dela. Osredotoča se na to, kako ekipe razporejajo, komunicirajo in sledijo času—ne na upravljanje primerov ali dokumente. Te izbire pogosto sedijo poleg vaših orodij za razporejanje in, v mnogih uradih, ob pravno programsko orodje ki se uporabljajo za delo na primerih.

1) Shifton — izdelan za živo pokritost in čisti čas

Shifton je lahka operacija za firme, ki potrebujejo jasne razporede, hitre zamenjave in zanesljive časovne liste. Ne poskuša zamenjati vašega sistema za obravnavo ali postati vaš pravno programsko orodje zabeležena.

Zakaj ekipe izberejo Shifton

• Hiter začetek. Uvozite osebje, razvrstite po pisarni in praksi ter objavite prvi razpored v eni seji.

• Pripravljene šablone. Prijem, pojav prijemov, dolžnost na sodišču, dostava pošte, hotline izven ur, pregled odkritij.

• Živa obvestila. Se sodišče premaknilo? Pošljite spremembo pravi skupini v nekaj sekundah.

• Prijavi/odjavi povsod. Mobilni in kiosk z PIN/KR; hitre potrditve nadzornika na mestu.

• Zajetje brez povezave. Kleti in sodišča pogosto imajo šibek signal; punchi se sinhronizirajo kasneje.

• Geofencing (neobvezno). Potrdite prisotnost v pisarni, sodišču ali na lokaciji stranke.

• Podvajanje izmen. Klonirajte teden za novo pisarno ali skupino.

• Vloge in pravice. Partnerji in vodje upravljajo svoje ljudi; HR in finance vidita celotno sliko.

• Združeni časovni listi. En izvoz, ki ga finance lahko spustijo v obračunavanje.

• Večjezične stranice. Uporabno za pridobitvene ekipe v raznolikih skupnostih.

• Preprosto poročanje. Pokritost, nadure in pozne prijave na prvi pogled.

Shifton stoji poleg vaših orodij za zadeve, ne poskuša biti pravno programsko orodje. Ekipe ohranjajo svoj sistem za primere in uporabljajo Shifton za razporejanje—del, ki ga mnogi pravno programsko orodje sistemi ne rešujejo čisto.

2) Clio

• Dobro znan za upravljanje primerov in čas/obračunavanje.

• Koledarji in naloge so solidni; razporedi v stilu izmen morda potrebujejo dodatke ali rešitve.

• Primerno za samostojne in majhne pisarne; večje ekipe ga lahko kombinirajo z namenskim razporejevalcem.

• Mobilne aplikacije pokrivajo osnovno; operacijske funkcije se razlikujejo glede na nastavitev.

3) PracticePanther

• Sledenje primerov in obračunavanje z vgrajenimi štoparicami.

• Koledarjenje deluje; napredno pokritje izmen običajno potrebuje zunanje načrtovanje.

• Jasni portali za stranke; operacijsko oddajanje sporočil je lahko omejeno.

• Uporabno za pisarne, ki želijo urejen sistem za primere plus preprost razpored.

4) MyCase

• Komunikacija s strankami in deljenje dokumentov sta moč.

• Sledenje času je vgrajeno; načrtovanje pokritja je bolj osnovno.

• Enostavno za manjše ekipe; zapletene več-pisarske razporede lahko zahtevajo drugo orodje.

• Poročanje je enostavno za ure in račune.

5) Smokeball

• Delovni tokovi in šablone za primere pomagajo manjšim ekipam hitro napredovati.

• Zajemanje časa je močno; živo upravljanje izmen je manj osrednje.

• Osredotočenost na namizje je običajna; uporaba mobilnih naprav se razlikuje glede na ekipo.

• Deluje najbolje, ko ga povežemo s plastjo razporejanja za operacije.

6) CARET Legal (ex-Zola Suite)

• Email, naloge in dokumenti na enem mestu.

• Čas in obračunavanje sta integrirana; pokritje izmen običajno zahteva dodatno nastavitev.

• Dobro za pisarne, ki želijo vse-v-enem platformo.

• Večje operacijske ekipe pogosto dodajo namensko orodje za razporejevanje.

Vsako orodje lahko sedi poleg vašega pravno programsko orodje za delo na primerih. Razlikovanje se pokaže na zasedenih dneh: kako hitro lahko zamenjate ljudi, obvestite ekipe in zaključite čas?

Primerjava na kratko z enostavnimi besedami

Za delo brez povezave se Shifton osredotoča na zanesljive udarce in poznejšo sinhronizacijo; mnoga orodja, osredotočena na primere, predvidevajo stalni signal. Mobilne aplikacije so prisotne v večini možnosti, vendar so Shiftonov kiosk, PIN/KR in hitri odobritve uglašeni za ekipe na sprednji strani in sodišču. Vloge in dovoljenja so standardna povsod; Shifton dodaja enostavne nadzorne pravice za žive zamenjave. Šablone se pojavljajo na večini platform, vendar so Shiftonove šablone dolžnosti zgrajene za sprejem, sodišče in rotacije pridobivanja. Obvestila so univerzalna, toda operativni oddajni programi v Shiftonu ustrezajo ekipam in lokacijam. Združeni časovni listi so močni v Shiftonu in sistemih, usmerjenih v obračun; razlika je v tem, kako čist je izvoz po napornem tednu. Več-pisarska vidljivost je mogoča po platformah; Shifton ohranja en pogled na razpored na pisarno s centralnim nadzorom. Uvedba je običajno hitrejša v Shiftonu, ker začne z uvozi in praktičnimi šablonami namesto z velikimi prenosi skozi pravno programsko orodje in dokumenti.

Zakaj Shifton vodi med pravno programsko orodje možnostmi za sodobne pravne ekipe

Večina pravno programsko orodje je bila zgrajena okoli primerov in obračunavanja, ne žive pokritosti. Shifton zapolni to vrzel s preprostimi, na terenu preizkušenimi kontrolami.

• Večerni skoki klicev. Prijem poskoči po 18. uri. Vodja podvoji izmeno sprednje pisarne, povleče dve osebi na kasnejšo uro in pošlje obvestilo. Telefoni so pokriti brez prevelike zmede okoli nadur.

• Sodišče spremeni urnik opoldne. Sodišče premakne zaslišanje na četrtek. Vodja spora ponovno prestavi čas priprave, doda dolžnost tekača in obvesti skupino z enim pritiskom.

• Naval novih strank. Marketing sproži kampanjo. Dodate drugo prijavno linijo za dva tedna in jo objavite na sprejemnico, z dvojezično pokritostjo, jasno označeno.

• Kontrola več pisarn. Vodilni na postaji upravljajo svoje razporede; centralni sedež vidi kapaciteto in tveganje, ne zasebne opombe.

• Hitro uvajanje. Povabite s povezavo in pokažite dva zaslona. Novinci se prijavijo prvi dan brez usposabljanja.

• Nizek signal, brez težav. Ljudje beležijo čas v dvigalih in na sodiščih; udarci se sinhronizirajo kasneje.

Mini-primeri iz terena

Regionalna pravna firma, 60 zaposlenih
Potrebujemo. Nadrejenost in zamujene predaje med sprejemno pisarno in podporo pri sporih. Obračunavanje se mesečno zapira pozno.
Nastavitev. Uvoz osebja po pisarnah; ustvarite šablone za sprejem, dolžnost na sodišču, pošto in hotline; omogočite odobritve nadzornika; nastavite preprosta geofenciranja na pisarnah in lokalnih sodiščih.
Rezultat. Vrzeli v pokrivanju so padle v dveh tednih. Nadure so se stabilizirale. Izvozi so pristali pravočasno in se ujemali z računi. Seznanitev Shiftona z firmo pravno programsko orodje ohranjala zaslišanja in prijave usklajena.

Litigacijska ekipa s težkim sodnim urnikom
Potrebujemo. Pogoste spremembe urnikov so povzročile zadnjeminutne zamenjave in dolgotrajne skupinske klepete.
Nastavitev. Rezevni bazen s takojšnjimi obvestili; kioski za prijave na sprejemu; nočni povzetek »naslednjega dne.«
Rezultat. Nadomestitve so se zgodile v minutah. Manj zamujenih nalog; čistejše predaje za pripravo na sojenje.

Več-pisarska praksa
Potrebujemo. Tri lokacije so uporabljale različne preglednice; glavni sedež ni imel živega pogleda.
Nastavitev. Deljene šablone po pisarnah; lokalni vodje so odobrili čas; finance so vlekle enotni izvoz vsak petek.
Rezultat. Predvidljiva pokritost, hitrejša zapiranja in manj klicev ob koncu tedna. Glavni sedež ohranja en pogled po pisarnah, medtem ko pravno programsko orodje ostanejo osredotočeni na primere in dokumente.

Pogoste napake (in kako se jim izogniti)

• Ignoriranje dela brez povezave. Sodišča in dvigala uničijo signal. Če punchi tam odpovejo, izberite drugo orodje.

• Brez vlog in pravic. Brez dovoljenj nadzornikov, glavno mesto postane ozko grlo.

• Obremenjeno uvajanje. Če nastavljanj trajajo tedne, se bo osebje še naprej poslužilo klepetov. Zahtevajte uvoz po datoteki in povabila po povezavi.

• Brez oddajnih obvestil. Spremembe v razporedu morajo hitro doseči prave ljudi.

• Brez združenega časa. Če je treba časovne liste ročno čistiti, se dobički izgubijo.

FAQ

Je podprto delo brez povezave?

Da, v Shiftonu. Ljudje se prijavijo, kjer je signal šibek, in podatki se sinhronizirajo kasneje.

Kako hitro je uvajanje?

Uvozite zaposlene, nastavite šablone dolžnosti, povabite po povezavi in objavite. Mnoge pisarne vodijo živi razpored že isti teden.

Kako nastavimo vloge in dovoljenja?

Dajte partnerjem in vodilnim vodjem pravice nad svojimi ekipami. HR in finance ohranijo polno vidljivost, medtem ko sprejem in pravne pomočnice vidijo samo tisto, kar potrebujejo.

Mobilne prijave/odjave na lokaciji?

Da. Zaposleni uporabljajo telefone ali skupen kiosk z PIN/KR. Nadzorniki na mestu odobrijo izjeme.

Lahko hitro zamenjamo izmene po pisarnah?

Da. Uporabite rezervne bazene in obvestila na podlagi lokacije; prvi sprejem prinaša obnovitev seznama za vse.

Ali to nadomešča naš sistem za primere?

Ne. Shifton dopolnjuje vaš pravno programsko orodje za primere in dokumente z upravljanjem žive pokritosti in časa.

Povzetek

Shifton ustreza pravnim ekipam, ki potrebujejo jasno pokritost, hitre menjave in čisti čas—brez spreminjanja, kako upravljajo primere. Zmanjšuje stres za partnerje, pravne pomočnice in ekipe za prijem tako, da ohranja eno živo načrto po pisarnah in hibridnih urnikih. Prav tako pomaga kateremukoli poslu na osnovi izmen—maloprodaja, logistika, storitve—da poteka gladkeje. Najpomembneje, Shifton dopolnjuje vaš pravno programsko orodje, namesto da bi tekmovali z njim.

Ustvarite svoj Shifton račun in razporedite svojo prvo pravno ekipo že danes.