Ешкімге құпия емес, «Адамдар жақсы көшбасшы болып туылмайды, олар кейіннен сондай болады». Бұл рас па және жақсы жоғарғы менеджер болу үшін қандай көшбасшылық қасиеттерге ие болу керек? Бұл мақаланы жазу кезінде осы сұраққа жауап беруге тырыстық. Мүмкін, әрқайсымыз бір сәтте көшбасшы болуды, тіпті қарапайым қызметкер болған уақытта бір шағын бөлімнің басшысы болуды армандаған шығармыз. Әрине, біз жаңа лауазымды қиындықсыз жеңе алатынымызға сенімді болдық, өйткені біз барлығымыз мансап баспалдағымен тез көтерілуді қатты қаладық. Біздің қарқынды мансаптан неліктен алыс екеніміз жайлы ойландық па? Бәлкім, бізде жақсы және тәжірибелі директорлар біліп, меңгерген көшбасшылық қабілеттер жоқ шығар.

Әлі де түңілмеңіз, себебі кез келген сапаны қалыптастыруға және дамытуға болады. Егер сіз бір күні өз басшыңыздың орнын алғыңыз келсе, онда сіз табысқа жетуге апаратын қасиеттерді дамытуыңыз керек. Қазір біз кез-келген жақсы компанияның көшбасшысы иемденуі тиіс жеке тұлға мен мінез қасиеттері туралы сөйлесеміз.

Өз-өзіне сенімділік

Өз-өзіне сенімділік — бұл, бәлкім, ең құнды көшбасшылық қасиеттердің бірі, оның жоқтығы кез-келген басқарушылық рөлді алғысы келетін адам үшін қиындық туғызады. Кез-келген табысты адам өзін және келе жатқан күнді сенімділікпен қарсы алады. Мұндай адам басқа адамдарға жақсы әсер қалдырады. Адамдар сенімді адамдарды тыңдап, оларға ереді. Бірақ бұл мәселеде шамадан тыс кетпеу керек. Сіздің сенімділігіңіз сіздің жетістіктеріңізбен, біліміңізбен және дағдыларыңызбен нығайтылуы керек. Егер сізде ештеңе болмаса, өзіңізге сену мүмкін емес, өйткені жағдайды білетін адамдар сіздің алдауыңызды бірден байқайды. Егер сіз шын жүректен жоғарылатуды қаласаңыз, білімдеріңіз бен іс-әрекеттеріңізге деген сенімсіздікті еңсеруіңіз керек. Жауынгерлік және офис жарысында жеңіс батыл және өзіне сенімді адамдарды қолдайды!

Жүйелілік

Жүйелілік — кез-келген тамаша бастық көрсетуі тиіс тағы бір негізгі көшбасшылық қабілет. Қызметкерлердің жұмыс процесін дұрыс қалыптастырып ұйымдастырудан бұрын сіз өз күніңізді ұйымдастыра білуіңіз керек, өз кестеңізді жоспарлап, күнделікті уақытты тиімді пайдалануыңыз қажет. Сіздің қаншалықты тәртіпті немесе тәртіпсіз екендігіңіз тікелей қызметкерлеріңіздің жұмысына әсер етуі мүмкін. Егер сіз күнделікті істеріңізді жоспарлай алмасаңыз, бүкіл ұжымды басқара алмайсыз. Ұйымшылдық табиғаты – ең үздік көшбасшылық қабілеттердің бірі. Ол әуелі тәртіп пен өзін-өзі тәртіптеуден келеді. Бұл қатаң жұмыс жоспарын құрып, оны дәл орындау қабілеті. Сіз тәртіпті болуға және қызметкерлеріңізге үлгі болуға тиіссіз.

Ақырында қалаған бастық орнын алып, бірнеше жыл ішінде жауапкершілік алып отыр деп елестетіңіз. Мұны істеп жатқан уақытта, сіз жұмысқа үнемі кешігіп, түскі үзілістен кейін кеш келіп, күн сайын бірнеше сағат бойы достарыңыз бен отбасыңызбен телефон арқылы сөйлесіп жүрсіз. Қызметкерлеріңіз қалай реакция береді деп ойлайсыз? Осындай ретсіздікті байқағаннан кейін беделіңізді сақтап, жақсы үлгі бола аласыз деп ойламаймын. Егер күрделі жағдайға жетсеңіз, сіз табыс пен тиімді жұмыстың көрінісі болуыңыз керек, әйтпесе, сізде өзін-өзі тәртіпке келтірмеуіңіз жұмысқа теріс көзқарасты қызметкерлер арасында дамытады.

Өз айналаңдағы адамдарды құрметте

Бастық болу мен үлкен кеңсеге көшу кезінде көптеген қызметкерлер қарапайым қызметкерлер болғанын және мансап баспалдағының басында тұрғандарын ұмытып кетеді. Олар әдетте өз қызметкерлеріне теріс ұстаным, атақ мақтаншақтық пен құрметсіздікпен қарауды бастайды. Егер сіз әлемдік деңгейдегі көшбасшы болғыңыз келсе, мұндай орынсыз мінез-құлыққа бой алдырымауыңыз керек. Қандай да бір лауазымда болсаңыз да, сізді қоршаған адамдарды — әріптестер мен бағыныштыларды құрметтей отырып, өзіңізді ұстауыңыз керек. Біреуді ренжіткіңіз немесе қызметкерге құрметсіздік көрсеткіңіз келген сайын, бір кездерде сіз де олардың орнында болдыңыз деп есіңізге түсіріңіз. Сіз де жаңа нәрсені үйренуге мәжбүр болдыңыз және бастықтың сізге менсінбей қарауы сізді қатты қынжылтқан жағдайлар болған.

Бекем болу

Бекем болу — бұл компанияны тиімді басқару үшін қажетті көшбасшылық қасиет. Үлкен корпорациядағы бизнес немесе шағын бөлім. Егер ынталану жоқ болса, көшбасшылар мен қарапайым адамдар үшін өмірде жетістікке жету өте қиын екенін мойындауымыз керек. Егер сіз шынымен де жоғарғы лауазымға жетуді қаласаңыз немесе ол орындарды алсаңыз, толықтай бекем болуыңыз керек. Ештеңеден қорықпаңыз. Өздігінен, қызметкерлермен салмақ бөліспей, дер кезінде, маңызды және жауапты шешімдер қабылдауды үйреніңіз.

Озық технологиялық дағдылар

Бұл өз-өзіне түсінікті көрінеді. Жоғары позицияға қол жеткізу ниеттегі адам заман талабына сай болуға, заманауи технологияларды, компьютерлік бағдарламаларды, әртүрлі қолданбаларын білуді керек етеді. Егер сіз қызметкерлеріңізбен бірдей дағдыларыңыз болмаса, ұжымды басқару сізге қиын болады. Бұдан басқа, қызметкерлеріңізден бір қадам алда болуыңыз керек және оларды жаңа нәрселерді үйретіңіз. Жаңа бағдарламаларды енгізіп, техникалық сауатты бола отырып, жұмыс әдістерін жаңартыңыз. Егер сіз істеп жатқаныңызда және басқарғаныңызда эксперт емес болсаңыз, сізді құрметтемеуі мүмкін және алдау ықтималдығы жоғары боласыз. Сондықтан үлкен көшбасшылық дағдыларға ие болу үшін прогрессивті болып, компанияңызда болып жатқан барлық жағдайларға хабардар болу керек.

Бұл жақсы компанияның бас директоры иемденуі тиіс жалғыз ғана жоғары көшбасшылық дағдылар емес. Мақаланың келесі бөлімі сізді жақсы компанияның менеджері ететін немесе тезірек сол жерге жетуіне көмектесетін басқа мінез ерекшеліктері туралы айтады. Мақаланың екінші бөлімінде келтірілген жоғары менеджерлер үшін басшылық дағдылары туралы біліңіз: Жоғары менеджерлер үшін негізгі көшбасшылық дағдылар. Жалғасы.

10 жыл бұрын адамдар қашықтан жұмыс істеуді армандап көрмес еді, қазіргі таңда әрбір екінші компанияда ең болмағанда бір қашықтан жұмыс істейтін қызметкер бар. Ірі корпорациялар мен компаниялар түгелдей қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлерді жұмысқа алады, олардың офисте болуы қажет емес. PR менеджерлер, HR мамандар, копирайтерлер, журналистер, фотографтар, блогерлер, бухгалтерлер қашықтан жұмыс істеу үшін жасалған немесе бейімделген кәсіптердің тізіміне кіреді, ол соншалықты үлкен, ол шексіз кеңейтілуі мүмкін. Одан да қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлердің құнды және өнімді болуы үшін қажетті мотивация идеяларын айтып өтейік.

Бастапқыда қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлерді мотивациялау оңай емес сияқты көрінеді, өйткені көбінесе біз еркіндікті ұнататын, өзін-өзі қамдап алуға бейім және аздап қыңыр адамдар туралы айтамыз. Біздің қызметкер мотивациясы бойынша кеңестерімізді қолданып, сіз мыңдаған миль қашықта жұмыс істейтін қызметкерлерді де мотивациялап және басқарудың шебері бола аласыз.

Бірінші және бәлкім ең маңызды кеңес: Байланыста болыңыз

Біз әлеуметтік желілердің, Skype конференцияларының және шексіз іскерлік хат алмасудың заманыда өмір сүреміз. Бір жағынан, әлеуметтік желілер мен түрлі мессенджерлер арқылы үнемі қол жетімді болу немесе аптасына бір рет Skype қоңырауларын өткізу қиын немесе көп уақыт алатын сияқты көрінуі мүмкін. Екінші жағынан, егер сіз қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлермен үнемі байланыста болсаңыз, бұл қызметкерлер кез келген уақытта өздерін қызықтыратын сұрақтарды қоя алады. Бұл компания үшін үлкен ақша жоғалтушы қателіктерді болдырмауға мүмкіндік береді. Қоңырауларға тым көп сағат жұмсамаңыз, жай онлайн болыңыз немесе қызметкерлеріңізге қол жетімді болатын нақты уақыт кезеңін орнатыңыз. Мысалы, аптаның дүйсенбі және сәрсенбі күндері 13-14 аралығында белгілі бір қызметкермен сөйлесу уақытыңызды орнатыңыз.

Екінші, алайда кем емес маңызды кеңес: Тапсырмаларды айқын және дәл қалыптастырыңыз

Бастапқыда қашықтан жұмыс қалай жұмыс істейді өте қарапайым болып көрінеді: сіз қызметкерге компанияңыз туралы негізгі ақпарат бересіз, белгілі бір жұмыс ерекшеліктерін түсіндіресіз, оларға тапсырма бересіз және оның орындалуын бақылаңыз. Алайда тапсырманы дұрыс әрі дәл тұжырымдау одан да маңызды екенін байқалады. Қашықтан жұмыс істейтін қызметкерге не істеу керектігін түсінбеген жағдайда, сіз жүк салушы сұрақтар қояды деп күтпеуіңіз керек. Көптеген қызметкерлер мұны өздерін ауыртпалық етпейді және жұмысты өз түсінігімен орындайды. Барлық қызметкерлер егер сіз белгілі бір тапсырманың орындалуы ұнамаса, оны қайта-қайта орындауды қаламайды. Сондықтан қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлермен жұмыс істеу кристалдай таза және дәл тапсырмалармен қамтамасыз етілуі керек. Бұл жемісті және ұзақ мерзімді серіктестік құруға мүмкіндік береді. Барлығын бірінші реттен дұрыс түсіндіру арқылы, қателік жасалған кезде бағалы уақыт пен ақшаны жоғалтпауды қамтамасыз етесіз.

Үшінші кем емес маңызды кеңес: Бонус беру

Қаржылық мотивация — классикалық әдіс, бірақ өкінішке орай, бұл ескі, бірақ сыналған қызметкерлерді мотивациялау идеясынан құтылас жоқ. Әркім ақы алуды ұнатады, ал олар бонустарды одан да қатты ұнатады. Сондықтан егер сіз қызметкердің өз жұмысын уақытында орындайтынын, бастаманы қолға алатынын, сыпайы, еңбекқор және кейде артық уақыт жұмсайтынын көрсеңіз, тарсай болмай, кішігірім бонустар жүйесін немесе тоқсан немесе жарты жыл ішінде үлкен ақша сомаларын беруді ұйымдастырыңыз. Осылайша, қызметкерлер өз жұмысына қызығушылық танытып, оны тез әрі қуанышпен орындайды.

Төртінші кеңес: Оригиналды сыйлықтар

Бұл әдіс тек өз ісіне фанатизммен ғашық және оған қатысатын әрбір адамды бағалайтын жұмыс берушілерге қолайлы. Егер сіз қашықтағы қызметкерді жылдар бойы білсеңіз және оның өз жұмысын адал атқаратындығын білсеңіз, ол сый, құрмет және тіпті достықты атады. Сондықтан сіз қызықты түпнұсқа сыйлықтармен жұмысшылардың мотивациясын арттыра аласыз. Мысалы, қызметкерді ұзақ уақыттан бері білетін болсаңыз және ол үлкен хоккей жанкүйері екенін білсеңіз, оның туған күні немесе тоқсан соңында сыйлық ретінде хоккей матчтарына билеттер сатып алуыңыз мүмкін. Сондай-ақ, компанияңызда үйленген әйел жұмыс істесе және ол жобаларыңызда көп уақыт кетірсе, екі кино немесе театр билетін бөліп, оны күйеуімен керемет кеш өткізсін. Қашықтан қызметкерлер алыс болғанымен, олар сіздің командаңыздың маңызды бөлігі болып табылады және сіз оларды алдын-ала көзқарастармен немесе оларға тұрақты офис қызметкерлеріндей қолдау көрсетпеуіңіз керек.

Бесінші маңызды кеңес: Сенім

Тәжірибелі бас директор қашықтан жұмыс істей беретін қызметкерлерді басқару мен бәрін қадағалауға қатысуы керек, бірақ сенімді ұмытпауы керек. Әрине, егер сіз бұрын-соңды қашықтан қызметкерлер жалдамаған болсаңыз, бұл процестің кейбір аспектілеріне бейімкелуге және қызметкерлерге сенуге және оларға өкілет беру қиын болады. Қашықтағы қызметкерлерді басқарғанда, олардың әр қимылын бақылай алмайсыз, компьютерде қанша уақыт жұмсап, қанша рет ас үйіне барып қоңыраулар ұялып жатқанын бақылай алмайсыз, бірақ сіз оларды сенуді үйренуіңіз керек. Сіз жұмысқа жалдайтын қызметкердің жауапкершілігі, мақсатқа бағытталғандығы, сараптамасы және өзінің дұрыс басымдықтарын қалай қоятынын біліп алыңыз. Жоғары тәжірибелі менеджерлері қарқынсыз қызметкерді оңай байқап немесе өз командасына еңбекқор сарапшы қосады.

Алтыншы кеңес: Мерзімдер қою

Қызметкерге тапсырма беру кезінде, мерзімдерді белгілеу қажет және оларды мерзімдерді орындамаудың әсерінде ескертіңіз. Егер мерзімдерді орнатпасаңыз, қызметкер жалқаулыққа барып, өз мүдделерін күйттейтін болады, осылайша тапсырмалараға назар аудармайды. Нәтижесінде жұмыс соңғы минутта орындалып және үстірт болады.

Жетінші кеңес: Жақсы көзқарас

Өкінішке орай, сізді бағалайтын, құрметтейтін және сіздің пікіріңізге құлақ асатын жұмыс табу онша оңай емес. Осы себепті, қызметкерлерге жақсы көзқарас алтынның мәніне тең. Көптеген адамдар өз офистерін қашықтан жұмыс істеумен алмастырады, өйткені олар жұмыс берушілердің арсыз қанауынан және жыландай жұмбылатын ұжымдардан шаршаған. Қызметкерлер тобын жалдайтын басшылар оларға сыпайылықпен қарауға тырысуы керек. Өмірдің қалай, бәрі жақсы ма, олардың тұратын елдері мен қалаларының ауа райы қандай екенін сұраңыз. Бұл әңгімелерді өте басып-шалқысыз немесе таныстық шегінен шығып кетпеуін қадағалаңыз.

Достар, біз сіздер осы кеңестерді қашықтан жұмыс істейтін қызметкерлермен жұмыс істеуде пайдалы деп санайсыз деп үміттенеміз және олар сізге ұзақ мерзімді және жемісті қарым-қатынастар құруға көмектесуі мүмкін. Есте сақтаңыз, сіздің компанияңызда жұмыс істеу процесі қаншалықты жақсы ұйымдасқандығы үшін сіз жауаптысыз. Тек ең тәжірибелі, талантты, мақсатқа бағытталған және прогрессивті жұмыс берушілер өз бизнестерін жоғары деңгейге жеткізе алады.

Жұмыс беруші мен қызметкерлер арасындағы қарым-қатынастар кез келген ұйымдағы микроклиматты құрудың негізі болып табылады. Көптеген бас директорлар тиімді қызметкерлермен қарым-қатынас принциптерін үйренбейді және олар табиғаты бойынша тиімді қарым-қатынас дағдыларына ие деп сенеді. Біз қайшылықты және динамикалық уақытта өмір сүріп жатқанымызды ұмытпайық. Қазіргі еңбек нарығы әртүрлі кәсіп өкілдерімен сенімді және бәсекеге қабілетті. Бұрын қызметкерлер үнсіз агрессияларды, әділетсіздіктерді, айыппұлдар мен сындарды үн-түнсіз қабылдауы керек еді. Қазірде тіпті ең біліктілігі төмен қызметкерлер өздерін құрметпен ұстап, жұмысқа сұраныссыз қалудан қорықпай-ақ қалаған уақытта жұмыс орнын ауыстыра алады. Көптеген тәжірибелі жұмыс берушілер білікті, адал және адал қызметкерлер табудың қаншалықты қиын екенін біледі. Сондықтан да жақсы реттелген ұйымдық қатынас кез келген компанияда маңызды рөл атқарады. Бизнесті жақсы жүргізу үшін, қызметкерлер мен жұмыс берушілер келісімге келіп, айтылған және естілген әрбір сөзді салмақтауы тиіс, сыпайылық деңгейін сақтай отырып. Қызметкерлермен дұрыс қарым-қатынас жасаудың және сіздің командаңызды бұрын-соңды болмаған ең тиімді жұмыс күші жасау үшін қажетті шараларды анықтайық.

Ең кеңінен қолданылатын ішкі байланыс тәсілдері

Компанияның басшысы болу ең оңай іс емес. Қаржылық жауапкершілік және қызметкерлердің өздері сіздің жауапкершілігіңіздегі салалар. Жоғары деңгейдегі компанияның менеджері ақылды, икемді және шешімдерін үнемі ойлап, билікті тиімді түрде бере білуі керек. Топты басқару бойынша көптеген семинарлар, вебинарлар мен тренингтер бар, ол жерден қажетті білім мен дағдыларды алуға болады. Өзін-өзі құрметтейтін кез келген жұмыс беруші қызметкерлерді жалдау мен басқарудың ең жаңа трендтерінен хабардар болу үшін кемінде бір семинарға қатысуы керек. Сондай-ақ, өзіңіздің қызметкерді басқару стиліңізді жақсарту керек.

Әрқашан бірнеше ішкі байланыс тәсілдері бар, олар әртүрлі кәсіби дайындық семинарларында талқыланады:

• Авторитарлық. Барлық маңызды шешімдерді тек жұмыс беруші қабылдайды. Олар барлық тапсырмалардың орындалуына қатаң жүйелі бақылау қояды. Бұл басқару кезінде барлық бастамалар мен жеке ерекшеліктер қатты басып тасталынады.

• Анархистік. Жұмыс беруші компанияның күнделікті ісімен және қызметкерлердің жұмысымен мүмкіндігінше айналыспауды тырысады, барлық жауапкершілікті босатып жіберіп, нәтижелерден бас тартады.

• Демократиялық. Жұмыс беруші шешім қабылдауда қызметкерлердің рөлін арттыруға, оларға өз пікірін білдіруге және өз бетінше екінші деңгейлі маңызы бар шешімдерді қабылдауға мүмкіндік беруге тырысады. Сонымен қатар, барлық жаңа шешімдер, ұжымдық мақсаттар мен компанияның міндеттері тұрақты түрде талқыланады, әрбір жұмысшы дауыс беру құқығына ие болады.

Бұдан басқа, жұмыс берушілер қызметкерді басқару барысында бірлескен шығармашылықты пайдалана алады. Бұл стильдің негізі қызметкерлер мен жұмыс беруші бірігіп, оң нәтижелерге жету, қойылған мақсаттар мен міндеттерді орындауға тырысуында жатыр.

Әрбір осы әдістің өз жолымен жақсы және белгілі бір жағдайларда қолайлы. Авторитарлық тәсіл тұрақты бақылауға байланысты қанағаттанарлық результат береді, бірақ оны тек қауіпті жағдайларда қолдануға болады. Демократиялық әдіс компания басшылығы өте ақылды болып, басқару шеберлігі жақсы болғанда қолданылуы мүмкін. Егер бұлай болмаса, демократиялық ішкі байланыс тәсілінен жетістікке жету іс жүзінде мүмкін емес.

Тәжірибелі компания иесі алдын ала көру қабілетіне ие болуы керек. Ең алдымен, ол барлық команда мүшелерінің мінез-құлқын және мінез ерекшеліктерін талдау, барлық қызметкерлердің әлеуетін анықтау, әртүрлі жағдайлардың туындау мүмкіндігін болжауы керек. Бұл факторлар ұйымдық қарым-қатынастың дұрыс стилін іздегенде ескерілуі тиіс.

Қызметкерлермен қарым-қатынаста пікір білдіру маңызды дағды

Дұрыс кері байланыс орнату мүмкіндігі компания басшылары арасында қызметкерлермен тиімді қарым-қатынас жасау үшін қажетті ең маңызды байланыс дағдыларының бірі болып саналады. Жас әрі тәжірибелі бас директорлар да қызметкерлермен сөйлесуді, кез келген дәлсіздіктерді шешуді, мақтауды немесе жақсартуға болатын нәрселерді көрсетуді, билікті дұрыс тапсыруды, әртүрлі тапсырмалар бойынша кеңестер беруді білуі керек. Қызметкерлермен қарым-қатынас жасау бас директор үшін проблема болмауы керек. Компания басшысы қызметкерлермен, тіпті ең тәртіпсіз және өзімшіл адамдармен де байланыс орнатуы қажет, өйткені дұрыс кері байланыс ұтымды қарым-қатынастың негізі болып табылады. Алғашында қызметкерді шақырып, сізді мазалайтын мәселелерді талқылау ең оңай нәрсе болып көрінеді. Бірақ қиын емес екені анық. Әлемдегі жүздеген компаниялар жүргізген көптеген психологиялық және социологиялық зерттеулер, кері байланыс — жұмысшы-жұмыс беруші қарым-қатынасының ең проблемалы бөлігі екендігін көрсетті. Көптеген қызметкерлер олар бастықтарымен көзжазба-әңгіме жүргізуде талқылап, дұрыс орнатылған кері байланыс процесінің болмауына байланысты стресс жағдайында. Олар өз ойын айтуға қорқып қалады, бағаланбай қалғандай сезіне алады, түкке тұрғысыз әрі қорланған сезінеді. Кері байланыс жүйесі жоқ немесе дұрыс орнатылмаған болса, бұл қызметкерлерді ұйым ішінде битіреді және ортақ мақсатқа жету тілегін азайтады. Талантты және дана басшы кері байланыс — келесі мүмкіндіктерді беретін жақсы құрал екенін түсінуі керек:

• Қызметкердің командадағы мінез-құлқын түзету

• Қызметкерді белгілі бір бөлімде өсу мен дамуға бағыттау

• Алғыс айту және қызметкердің маңызын атап өту

• Қызметкерлерді жаңа жетістіктерге ұмтылдыру

• Қызметкердің нашар мінезінің себебін анықтау

Енді кері байланыс жүйесін дұрыс реттеуге көмектесетін кейбір ішкі байланыс тәсілдеріне назар аударайық. Оларды ұстана отырып, сіз қызметкерлеріңізбен оңай сөйлесе аласыз.

Ереже №1: Мақсатқа нақты болыңыз

Қызметкермен кездесу алдында, сіз нені көздейтіндігіңізді түсініп, оны қағазға жазып алыңыз. Өзіңізден сұраңыз: «Мен осы кездесуге не қол жеткізгім келеді?» Бұл арқылы әңгіменің оңайырақ өтетінін байқайсыз.

Ереже №2: Әңгімелесу уақыты мен орнын таңдау

Қызметкермен сөйлесу кезінде тек соңғы оқиғаларды талқылау маңызды. Ең жақсы практика — қызметкермен байланысу және оған жақында болған оқиғаны талқылау. Ол үш жыл бұрын жұмысқа кешігіп келген уақытты айтуға негіз жоқ, егер ол өткен аптада кешігіп келген болса. Егер сіз кейбір қызметкерлерді кешеде немесе бірнеше күн бұрын проект бойынша мәселелермен күрескенін байқасаңыз, онда бұл мәселелерді талқылау және кейбір кеңестер беру уақыты келді.

Ереже №3: Қызметкерлерді талқылауға қатыстыру

Барлық компаниялардағы барлық қызметкерлер қажет, маңызды және танымал болуды қалайды. Қызметкерлеріңізге өз ойларын айтуға мүмкіндік беріңіз. Біріншіден, бұл жұмысшылардың тәуелсіздігі мен шешім қабылдау үшін жауапкершілігін арттырудың жақсы тәсілі. Екіншіден, қызметкерлерге өз пікірлерін білдіру құқығын бермеу арқылы сіз өзіңізге пайдалы ақпарат бермеуіңіз мүмкін және тіпті өзіңізге ыңғайсыз жағдай туғызуыңыз мүмкін. Сіз сондай-ақ белгілі бір қызметкердің шын мәніндегі әлеуетін, жақсы идеялар және жаңа тәжірибелер алуыңыз мүмкін.

Ереже №4: Қоғамда мақтау, жекедегі сын

Бұл өте маңызды ереже! Бұл үшін көптеген себептер бар. Қоғамдық сын қызметкерлерді қорлайды және терең демотивтейді. Егер компания басшысы өзін қызметкерлерді сынға алға қойып, мазақ етуге мүмкіндік берсе, дұрыс қарым-қатынас болмайды. Егер мұны бір қызметкерлерге жасасаңыз, басқа жұмысшыларға да жасайсыз, бұл оларды бір сәтте сіздің жаман жағыңызға түсірмек. Мақтау шынайы болуы керек, ол жария түрде болсын немесе жекеде болсын.

Ереже №5: Оқиғалар мен әрекеттерді талқыланыңыз

Ешқандай жағдайда адамдарды жекөзіне тиіспеу және өнім салып қою дұрыс емес. Қызметкерлермен сөйлегенде оқиғалар мен әрекеттерді ғана талқылау керек, қызметкерлерді емес. Біреулерді мәртебесіздендіріп, ренжету оңай, бірақ командалық қарым-қатынасты болжау немесе қайта орнату айлар немесе жылдар талап етуі мүмкін.

Сіз қызметкерлеріңізбен қалай қарым-қатынас жасайсыз және қай байланыс стилін қолданасыз толығымен өзіңізден тәуелді. Біздің кеңестерімізді елемей, жұмысшылармен кері байланыс орнатып алмауыңызға болады, бірақ солай істесеңіз, сіздің мансабыңыз өте қысқа болады. Бас директор ретінде сіз бір қарапайым нәрсені түсінуіңіз керек: Өзіңіз де, қызметкерлеріңіз де ортақ мақсат пен міндеттерге қол жеткізуге бағдарланған болуы керек, сондай-ақ команда атмосферасын мүмкіндігінше жағымды етуі керек. Сәттілік, қымбатты жұмыс берушілер. Дағдыларыңызды жақсартуға тырыспаңыз, сонда сіз бәріне қол жеткізесіз!

Компания ескі бизнес идеялары мен тәжірибелеріне сүйеніп, дамып, әрі табыстырақ бола алмайды. Оның басқарушысы үнемі өзгеріп тұратын нарыққа бейімделу үшін жаңа тұжырымдамаларды тәжірибе жүзінде сынап көруі керек. Осы идеяларға негізделген өнімдер мен қызметтер жасалуы мүмкін. Бұл жеткілікті оңай болып естіледі, бірақ шындық әлдеқайда күрделі. Бір идеяны ойлап табу бір бөлек, бірақ оның айналасында жоба жасау мүлде басқа.

Жағдай соншалықты бақылаудан шығып кетуі мүмкін, сондықтан жобалардың тек үштен бірі ғана өндірістік циклден уақытында және бастапқы бюджетпен шығады. Бұл тәжірибесіз жоба жетекшілері жасаған қателіктерден болады. Біз сізге жоба жоспарлаудың кейбір салаларын елемеуден туындайтын 5 ортақ басқару мәселесін ұсынамыз. Оларды жеңгеннен кейін, жобаларды тиімді басқара аласыз.

Жобаның мақсатын анықтамау — менеджерлер жіберетін ең үлкен қателік

Американдық Жобаларды Басқару Институтының бірнеше зерттеу жұмыстарына сәйкес, жобалардың үштен бірі сәтсіздікке ұшырайды, себебі оларды дамытушы адамдардың анық сенімі жоқ. Бұл басқарудағы ең жиі кездесетін мәселелердің бірі. Сондықтан сіздің қол жеткізгіңіз келетін нәрсеңіздің, оның компанияға қалай пайда әкелетінінің және тапсырыс берушілердің оны неге пайдаланғысы келетіні туралы анық көрініске ие болу өте маңызды. Әйтпесе, кез-келген одан арғы жұмыс мағыналарын жоғалтады.

Мысал ретінде, бас қатырғыш ойын арқылы мобильді бейне ойындар нарығына шығуды көздейтін ұсақ мобильді қосымша компаниясын алайық. Бұл жағдайда, әзірлеушілер талқыға салатын нәрселер келесі түрде болуы ықтимал:

• Біздің мақсатты жас топтарымыз қандай?

• Біз 2D не 3D ойын жасағанымыз жөн бе?

• Ойынның әртүрлі аспектілері, мысалы, механизмдер, деңгейлерді жобалау, концептуалды өнер, дыбыс дизайны және т.б. бойынша жұмыс істеу үшін қанша әзірлеуші қажет?

• Біз қандай ойын қозғалтқышын қолдануымыз керек және оны лицензиялау үшін жеткілікті қаражатымыз бар ма?

• Тұтынушы үшін ойын қанша тұрады?

• Біздің пайдамыздың қаншасы қозғалтқыш жасаған компанияға кетеді?

Барлық осы сұрақтар бастапқы және келесі компания жиналыстарында талқылануы керек. Басқарушылар мен қызметкерлер жобаның мақсатына қол жеткізудің ең жақсы жолы мен оның іске асу уақыты туралы келісуі қажет.

Менеджерлер жасайтын басты қателіктер – талаптардың жеткіліксіздігі

Жобаны жоспарлау кезінде, соңғы нәтиженің қандай болатынын түсіну маңызды. Бұл – менеджерлердің жіберетін ең үлкен қателіктерінің бірі. Менеджерлер жобаның ішінен талаптардың тізімін жасау және оны қызметкерлерге беру үшін жауапты. Тізім келесі ақпаратты қамтуы керек:

• Жоба әзірлеудің әртүрлі кезеңдеріне қажетті қызметкерлер саны

• Жоба және оның компоненттерінің сапасын бағалау критерийлері

• Жұмысты орындаушылар арасында бөлісу принциптері

• Жобаның кестесі

• Жоба компания үшін қол жеткізетін мақсаттар тізімі

• Жоба қаншалықты жиі өзгертіледі?

• Бастапқы бюджет мөлшері

Бұл тізімде сондай-ақ әзірленетін соңғы өнімді де қамту қажет. Мобильді бейне ойын жағдайында, бұл концептуалды өнер туындылары, аудио үлгілер, мысалы, механика, физика, визуалды әсерлер анимациялары сияқты ойынның әртүрлі элементтеріне арналған кодтар болуы мүмкін. Әр тізімде шамамен шығу күні көрсетілуге тиіс.

Болжамдар жасау — менеджерлер жіберетін тағы бір қателік

Мерзімдер – жобаны әзірлеу барысында туындайтын жалпы басқару мәселелерінің бірі. Жақсы менеджер өз командасымен байланыста болу және әр командадағы үрдістің жаңартулары туралы сұрастыруы қажет. Олар мерзімдерін сақтап жатыр ма немесе бәрін дұрыс жасау үшін оларға көбірек уақыт керек пе?

Кенеттен бір оқиға пайда болуы мүмкін және бүкіл жоба кешіктірілуге тура келеді. Егер қажетті есептеулерді жасай алмасаңыз, сіз ылғи мерзімді кейінге шегеру қаупіне ұрынасыз. Келешектегі мәселелерді болдырмау үшін, әрбір қызметкермен кездесіп, олардың жұмысын уақытында бағалаған жөн.

Тәуекелдерді елемеу — басқарудағы жиі кездесетін мәселе

Теориялық тұрғыда, сіздің жоспарларыңыз әрқашан орындалатын сияқты көрінеді, бірақ шын мәнінде кез келген жоба кешігулерге, мерзімдерді өткізіп алу, науқас қызметкерлер және басқа да келеңсіз оқиғаларға бағынуы мүмкін. Тиісті тәуекелдерді басқару бағдарламасына ие болу жобаның сәтсіздік мүмкіндігін дерлік екі есе азайтады. Бұл үдеріс соншалықты қиын емес, бірақ ол белгілі бір жоба бойынша қандай факторлардың сынға алынуы мүмкіндігіне баға беруді талап етеді. Сіздің тәуекелдер тізіміңіз келесі оқиғалардан тұруы керек:

• Мерзімдерді орындамау

• Бастапқы жоба шеңберінен тыс қосымша мүмкіндіктерді жасау

• Жоба шеңберінің өзгерістері. Жобаның мақсаттары, нәтижелері, тапсырмалары, шығындары және мерзімдері өзгертілуі

Жоба жетекшісінің міндеті – тәуекелдерді бағалау және олардың жобаға ықпалын анықтау. Мысалы, жоба жетекшісінің жоқ кезінде жобаны жалғастып, оның орнын баса алатын орынбасар жоба жетекшісін тағайындауы мүмкін. Сондай-ақ, қолданылатын аппараттық немесе бағдарламалық жасақтамадағы кенет өзгерістер сияқты техникалық қиыншылықтар болуы мүмкін, олар қосымша қызметкерлерді жалдауды қажет етуі мүмкін. Қауіпті жағдайлардың мүмкіндіктерін алдын-ала қамтитын жоспар барлық жағынан қарастырылуы тиіс.

Менеджерлер жіберетін қателіктер – қатал кестелер жасау

Команданы жоспарлау арқылы тұрақты жұмыс ағынын қамтамасыз етудің ең жақсы жолы жоқ. Уақыт кестесі жұмыс жүктемесі және мерзімдері туралы анық ақпарат беруі керек. Барлық кестелер алдын ала болжай алмайтын жағдайларға байланысты біраз икемділікке жол беруі керек. Егер жоба бойынша жұмыс істейтін біреу ауруға байланысты, отбасылық мәселелерден, жарақаттан немесе басқа да жағдайлардан демалыс алуы қажет болса, олар мұны орынды шарттарда істей алады. Бұл жағдайда, төтенше жағдайда олардың орнына басқа біреу келтірілуі қажет болуы тиіс, сонда жобаның даму қарқыны сақталады.

Жобаны менеджерлерге жобаға жалпы пайдасын тигізетін жаңа идеяларды ұсынғанда сіздің команда мүшелеріне де сондай икемділік беру маңызды. Қазіргі уақытта жобаларды басқаруды жеңілдететін көптеген шешімдер бар. Олардың қатарында Social Shared, Wrike, Slack, Procore және басқалар бар.

Біз тез өзгеретін заманда өмір сүріп жатырмыз, мұнда жұмыс, міндеттер және жеке өмірді теңестіру жиі мүмкін емес сияқты болады. Шексіз тапсырмалар мен қатаң мерзімдермен тиімді уақыт басқару маңызды дағдыға айналды. Тарихи тұлғалар, мысалы, Юлий Цезарь да тиімді уақыт басқарудың құндылығын түсінген — ол әр қолайлы сәтті ақылмен пайдаланған. Гладиаторлық жекпе-жектерге саяси себептермен қатысқан кезде, бос уақытын сараң болуға тырыспады, оның орнына бұйрықтар беріп, ресми хаттарға жауап беріп отырды. Уақытты меңгеру бізге өнімді болуға, стрессті төмендетуге және шынымен маңызды нәрселерге назар аударуға мүмкіндік береді. Сізді ұйымдасып, бақылауды сақтауға көмектесетін 17 дәлелденген уақыт басқару тәсілдерін қарастырайық.

Уақытты басқару деген не?

Уақытты басқару — бұл өз уақытыңызды әр түрлі тапсырмалар арасында тиімді бөлу қалай жоспарлау және ұйымдастыру процессі. Бұл сізге өнімді болуға, мерзімдерді орындауға және жұмысты жеке өмірмен теңестіруге көмектеседі. Жақсы уақыт басқару сізді маңызды әрекеттерге назар аударуға мүмкіндік береді, үнемі шұғыл, бірақ кем маңызды тапсырмаларға жауап беруге мәжбүр етпейді. Сіз кәсіпкерлік жүргізіп жүрсіз бе, команда басқарасыз ба немесе жеке жобалармен жұмыс жасап жатырсыз ба, уақытты тиімді меңгеру жетістікке жетудің негізгі дағдыларының бірі болып табылады.

Енді тиімдірек жұмыс атқарып, жақсартылған нәтижелерге жету үшін 15 уақыт басқару кеңестерін қарастырайық.

Тиімді уақыт басқаруға арналған 17 кеңес тізімі

1. Уақытыңызды қалай жұмсайтыныңызды біліңіз

Уақыт басқаруды жақсартпас бұрын, уақытыңызды қазіргіде қалай жұмсап жатқанын талдау маңызды. Уақыттың қайда кетіп жатқанын анық білмейінше, оны оңтайландыру қиынға соғады.

Мұнда қалай бастауға болады:

• Іс-әрекеттеріңізді қадағалаңыз – уақыт қадағалау қосымшасын пайдаланыңыз немесе бірнеше күн бойы тапсырмалар журналы жүргізіңіз. Сіз не жасасаңыз да, жұмыс жобалары мен демалыстар және жеке алаңдар туралы жазып отырыңыз.
• Үлгілерді анықтаңыз – Қадағалаудан кейін трендтерге қараңыз. Сіз хаттармен тым көп уақыт жұмсап жатырсыз ба? Күннің көп бөлігі кездесулермен өтіп жатыр ма?
• Өнімділік деңгейін бағалаңыз – Кейбір тапсырмалар маңызды, ал басқалары қажетсіз. Мақсаттарыңызға үлес қоспайтын төмен басымдықты әрекеттерден арылыңыз.

Сіз уақытты қазіргіде қалай басқаратыныңызды түсіну арқылы тиімділікті жақсартуға ақпараттандырылған шешім қабылдай аласыз.

2. Мақсаттарды дұрыс анықтау

Мақсаттарсыз уақыт басқару бір бағытсыз болады. Айқын мақсаттарды қою жұмысты басымдықтарға бағыттауға, мотивацияны арттыруға және прогресті өлшеуге көмектеседі.

a) SMART мақсаттарын белгілеу

SMART мақсаттары:

• Арнайы – Не жасайтындығыңызды нақты анықтаңыз.
• Өлшенген – Прогресті қадағалау үшін өлшемдер орнатыңыз.
• Жетістікті – Мақсаттың уақыт пен қорлар берілгенде шынайы болуы үшін қамтамасыз етіңіз.
• Тиісті – Мақсаттарды кеңірек объектілермен теңестіру.
• Уақыт бойынша шектеулі – Шұғылдықты қолдау үшін мерзім орнатыңыз.

Мысал: «Өнімді болғым келеді» деудің орнына былай деп айтыңыз: «Аптасына үш есепті аяқтап, әр таңертең терең жұмыс сессияларына назар аударамын.»

b) Мерзімдер орнатыңыз

Тапсырмаларда сыртқы мерзімдер болмаса да, өзіндік мерзімдер орнатып, жұмысты құрылымдай аласыз. Мерзімдер соңғы сәтке қалдырудан сақтайды және сізді жауапкершілікте болады етеді.

• Ірі мақсаттарды межелерге бөліңіз – Үлкен жобаны бірден орындауға тырысып, оны кіші мерзімдерге бөлу.
• Уақытты блоктау – Әр түрлі тапсырмалар үшін арнайы уақыт орындарын тағайындаңыз, алаңдамау үшін.
• Қорғау уақыты құрыңыз – Күтілмеген мәселелер туындауы мүмкін, сондықтан қайта қарауға немесе кідірулерге қосымша уақыт қалдырыңыз.

Мақсаттар уақыт басқаруды құрылымдайды, бұл жолдан шығып кетпеуді жеңілдетеді.

3. Жоспар құру: Тапсырмаларды тиімді басымдықтарын анықтау стратегиялары

Тиімді уақыт басқару стратегиялық тапсырма басымдықтарын белгілеуді талап етеді. Тек қана тапсырмаларды тізіп шығып, шұғылдық немесе маңыздылықты ескермей қою өнімсіздікке әкелуі мүмкін.

a) Тапсырма тізімінен гөрі басымдықтар тізімін жасаңыз

Жай ғана тапсырмалар тізімі құрылымға жетіспейді. Оның орнына, тапсырмаларды шұғылдық және маңыздылыққа қарай жіктейтін Эйзенхауер матрицасын қолданыңыз:

• Шұғыл және Маңызды – Бұларды дереу орындаңыз.
• Маңызды, бірақ Шұғыл емес – Бұларды кейінге жоспарлаңыз.
• Шұғыл, бірақ Маңызды емес – Қарапайым тапсырмаларды тапсырмаңызға қойыңыз.
• Шұғыл да емес, Маңызды да емес – Бұларды жойыңыз немесе азайтыңыз.

Бұл әдіс маңызды тапсырмаларды басымдыққа қоюды қамтамасыз етеді және маңызды емес тапсырмалар қымбат уақытыңызды жоғалтпайды.

b) Әр күннің соңында алдын ала жоспарлау

Келесі күні дайындалу үшін жұмыс күні соңында 5–10 минут жұмсау таңертеңгі уақытты үнемдеуге және күш жұмсаудың алдын алуға көмектеседі.

• Орындаған тапсырмаларды тексеріңіз.
• Аяқталмаған жұмысты анықтаңыз.
• Келесі күнге басымдықтарды орнатыңыз.

Бұл әдет әр таңертеңгі уақытта сәтті басталуды қамтамасыз етеді.

c) Қайталанатын тапсырмаларды автоматтандыру

Автоматтандыру қол жүгіртуді азайтып, құнды іс-шараларға көбірек уақыт арнауға мүмкіндік береді. Автоматтауды ойластырыңыз:

• Электронды хаттарға жауаптар – Жиі сұрақтарға арналған үлгілерді пайдаланыңыз.
• Кестелендіру – Автоматты жиналыс еске салғыштарын орнатыңыз.
• Деректерді енгізу – Қайталанатын тапсырмаларды жеделдететін бағдарламаны пайдаланыңыз.

Автоматтандыру тиімділікті арттыратын қуатты уақыт басқару шешімі болып табылады.

d) Әр тапсырманы шағын бөліктерге бөліңіз

Үлкен тапсырмалар шамадан тыс болып көрінеді және кейінге қалдыруға алып келеді. Оларды шағын, іске асырылатын қадамдарға бөлу оларды басқаруды жеңілдетеді.

Мысалы: «Жобаны аяқтау» дегеннің орнына, оны мыналарға бөлу керек:

1. Мәліметтерді зерттеу
2. Негізгі мәселелерге жоспар құру
3. Контент жобасын жасау
4. Түзетіп, соңғы нұсқасын шығару

Кішкентай қадамдар қарқын тудырып, алға жылжуды көрінетін етеді.

e) Маңызды емес тапсырмалар/іс-әрекеттерді жою

Уақытты көп алатын, бірақ төмен бағалы іс-әрекеттер өнімділікті төмендетеді. Мақсаттарға үлес қоспайтын тапсырмаларды анықтап, оларды кестеден алып тастаңыз.

• Қажетсіз жиналыстарды азайту.
• Әлеуметтік желілерді шолуды шектеу.
• Құрылымсыз жұмыс сессияларынан аулақ болу.

Тек қана жоғары әсерлі тапсырмаларға шоғырлану уақыт тиімділігін арттырады.

f) Ең күрделі тапсырманы бірінші орындау

Бұны «Eat That Frog» әдісі деп те атайды, бұл әдіс ең қиын немесе ең маңызды тапсырманы бірінші орындауды көздейді.

• Күрделі тапсырмалар көбірек ақыл-ой энергиясын талап етеді — оларды ерте орындау ең жоғарғы назар аударуға әкеледі.
• Күрделі тапсырма аяқталса, басқа жұмыс жеңілдейді.
• Таңертеңгі уақытта ақыл-ой ауыртпалығын азайту күн бойындағы өнімділікті арттырады.

Ең қиын жұмысты алдымен орындауды әдетке айналдырыңыз.

g) Жылдам тапсырмаларды жиналыстар арасында немесе назар аудару уақытында орындау

Жиналыстар немесе жұмыс сессиялары арасындағы қысқа үзілістер шағын, бірақ қажетті тапсырмалар үшін пайдаланылады, мысалы:

• Жылдам электрондық хаттарға жауап беру.
• Файлдарды ұйымдастыру.
• Келесі жұмысқа жазбалар дайындау.

Бұл әдіс бос уақытты тиімді пайдалануды қамтамасыз етеді.

h) Ұқсас тапсырмаларды жинақтап орындау

Әр түрлі тапсырмалар арасында ауысу ойлау шығындарына байланысты тиімділікті азайтады. Оның орнына, ұқсас тапсырмаларды бірге жинақтап орындаңыз:

• Электрондық хаттарға белгілі бір уақытта жауап беру, оларды тұрақты тексерудің орнына.
• Барлық қоңырауларды бір блокқа жоспарлау.
• Ұқсас тапсырмаларды топтау (мысалы, контент жазу және зерттеу).

Бұл әдіс назарды және жұмыс ағынын жақсартады.

i) Тапсырмаларды тапсыру

Егер тапсырма сіздің тікелей қатысуыңызды қажет етпесе, оны басқа біреуге беріңіз. Тапсыру сізге жоғары басымдықтағы жұмысқа назар аударуға мүмкіндік береді, соның ішінде бәрі аяқталатынын қамтамасыз етеді.

Нақты тапсыруға мыналар кіреді:

• Тапсырмаларды дағды деңгейіне байланысты тағайындау.
• Анық нұсқаулар беру.
• Жауапкершілікті іске асыру үшін мерзімдерді белгілеу.

Тапсыру өнімділікті арттыру үшін уақытты басқарудың ең жақсы стратегияларының бірі болып табылады.

j) Тапсырмаларыңызды аудиттен өткізіңіз

Уақытты қалай өткізу арқылы тұрақты қарай отырып, өнімділік әдеттерін жетілдіруге көмектеседі. Өзіңізден сұраңыз:

• Белгілі бір тапсырмалар күткеннен ұзағырақ уақыт алады ма?
• Уақыттың шығын паттерндері бар ма?
• Қандай нәрсені жақсартуға немесе жоюға болады ма?

Тапсырмалар аудиті күнделікті кестелерді оңтайландыруға көмектеседі.

k) Күнделікті кесте сақтаңыз

Құрылымдалған тәртіп біртұтастықты қалыптастырады, уақытты тиімді басқаруды жеңілдетеді.

Күнделікті кестеге сәйкестілік бойынша кеңестер:

• Жұмыс сағаттарын белгілеу.
• Үзілістер үшін уақыт бөлу.
• Құрылымдалған тапсырма ретін орындау.

Тұрақтылық тиімді уақыт басқарудың кепілі болып табылады.

4. Жекеленген кестені құру

Жалпы кесте барлығына сәйкес келмеуі мүмкін. Уақытты тиімді басқару үшін, энергия деңгейлеріңіз бен жұмыс әдеттеріңізге сәйкес келетін кесте жасаңыз.

• ЕҢ ЖОҒАРЫ ӨНІМДІЛІК САҒАТТАРЫН АНЫҚТАУ — Кейбір адамдар таңертең жақсы назар аударады, ал басқалары күннің соңында неғұрлым өнімді. Жоғары басымдықтағы тапсырмаларды энергияның көтеріңкі уақытында жоспарлаңыз.
• Уақытты бөлу – Жұмыс үшін, жиналыстар және әкімшілік тапсырмалары үшін нақты уақыт бөліктерін бөліңіз.
• Үзілістерді қосыңыз – Тапсырмалар арасындағы қысқа үзілістер назар аударуды жақсартып, қажуды болдырмауға көмектеседі.

Жекеленген кесте тиімділікті арттырады, өйткені жұмыс ең шоғырланған кезде жасалады.

5. Іздеу және қорытындылар үшін жасанды интеллектті пайдаланыңыз

Жасанды интеллект (ЖИ) зерттеуді автоматтандыру және ақпаратты қорытындылау арқылы сағаттарды үнемдей алады. ЖИ-қуатты құралдар кәсіпқойларға уақыттың тиімді өтуіне, қолмен орындалатын тапсырмаларға жұмсалатын уақытты қысқартуға көмектеседі.

Мысалдар:

• Қорытындылау құралдары – Ұзын құжаттарды негізгі мәліметтерге айналдырыңыз.
• Автоматтандырылған көмекшілер – Жиындарды жоспарлау және еске салғыштарды орындау.
• ЖИ-ге негізделген зерттеу құралдары – Ақпарат жинауды тездету.

ЖИ-ді енгізу арқылы уақытты басқару дағдыларын жақсартуға және стратегиялық жұмысқа көңіл аударуға болады.

6. Күнтізбе Құрыңыз

Жақсы ұйымдастырылған күнтізбе жоспарлау қақтығыстарын болдырмайды және тапсырмаларды тиімді үйлестіруге көмектеседі.

a) Еске Салғыштар Орнатыңыз

Еске салғыштар мерзімдерді, жиындарды және маңызды оқиғаларды ұмытпауға көмектеседі. Қолданыңыз:

• Негізгі мерзімдер үшін күнтізбелік ескертулер.
• Күнделікті басымдықтар үшін тапсырма басқару қолданбалары.

b) Хабарламаларды Қалпына Келтіру

Еске салғыштар пайдалы болғанымен, жиі ескертпелер алаңдата алады. Хабарламаларды өшіретін арнайы «фокус кезеңдерін» жоспарлаңыз. Бұл терең жұмысқа алаңсыз зейін салуға мүмкіндік береді.

7. Сізге Жұғымды Құралдарды Қолданыңыз

Дұрыс құралдар уақытты жоспарлау мен тапсырма басқаруды жеңілдетеді. Жұмыс процестеріңізге сай келетіндерін таңдаңыз:

• Жоспарлаушылар – Сандық немесе қағаз негізіндегі жоспарлаушылар күнделікті іс-әрекеттерді құрылымдайды.
• Жоспарлау Құралдары – Shifton сияқты платформалар ауысым жоспарлауын автоматты түрде орындайды және қызметкерлердің уақытты басқаруын оңтайландырады.
• Ескерткіш Жазба Қолданбалары – Ақпаратты ұйымдастырыңыз, еске салғыштарды орнатыңыз және нәтижелілікті бақылаңыз.

Дұрыс құралдарды қолдану қолмен еңбек күшін азайтады және жұмысты жеңілдетеді.

8. Шешім Қабылдауды Жаттығыңыз

Шешім қабылдай алмау уақытты босқа өткізуке және прогресті кешеуілдетуге әкеледі. Шешімді тезілеу қабылдау үшін:

• Критерийлерді анықтау – Таңдауларды бағалау үшін анық факторларды орнатыңыз.
• Терең ойланып қалмаңыз – Шешім қабылдау үшін өзіңізге уақыт шеңберін қойыңыз.
• Тәжірибеге сеніңіз – Бұрынғы білімдері мен тәжірибені қолдану.

Жылдам шешім қабылдауды жаттығу тиімділікті арттырады және кешігуді азайтады.

9. Шекаралар Орнатыңыз және «Жоқ»_айтыңыз.

Тым көп тапсырмалар жүктелу күйзеліске түсіреді. «Жоқ» деп айту өнерін үйрену теңдестірген орындау жүктемесін қолдауға көмектеседі.

• Сұранымды бағалаңыз – Бұл сіздің басымдықтарыңызға сәйкес пе?
• Сыпайы бірақ анық болыңыз – Қажетсіз алаңдаушылықтарды кінәсіз қабылдамасаңыз.
• Альтернативаларды ұсыныңыз – Кейінгі уақытта немесе мүмкін болған кезде делегациялауды ұсыныңыз.

Шекараларды орнату жоғары басымдықты жұмысқа көңіл аударуға кепілдік береді.

10. Шегеруді Тоқтатыңыз

Шегеру уақытты ысырап етуді және өзіндік қажетсіз стресс тудырады. Оны келесідей жеңіңіз:

• Үлкен тапсырмаларды кіші қадамдарға бөлу – Кіші прогресс импульс құрады.
• 5 минутты ереже қолданыңыз – Қарсыласуды азайту үшін тапсырманы тек бес минутқа бастаңыз.
• Алаңдаушылықтардан арылыңыз – Зейін Қою ортаны таңдаңыз.
• Жауапкершілікті қалыптастырыңыз – Мерзімдер белгілеңіз немесе тректе қалу үшін серіктеспен жұмыс жасаңыз.

Шегеруді жеңу жұмыс орнындағы және жеке өмірдегі уақытты басқаруды жақсартады.

11. Уақытты Шығынгерлерді Басқарыңыз

Уақытты ысырапшылар өнімділікті төмендетеді. Әдеттегі алаңдаушылықтарды анықтап жойыңыз:

• Қолға ұстайтын құрылғылар – Жұмыс уақыты кезінде әлеуметтік медианы пайдалануын шектеңіз.
• Электрондық поштаның артық жүктемесі – Электрондық поштаға үнемі емес, жоспарланған уақытта ғана тексеріңіз.
• Күтпеген қонақтар – Араласуды азайту үшін ашық қолжетімділікті анықтаңыз.
• Қажетсіз кездесу – Жиналыстарды қысқа және шоғырланған етіңіз.
• Отбасылық міндеттемелер – Қашықтан жұмыс істесеңіз, арнайы жұмыс кеңістігін жасаңыз.

Уақытты ысырапшыларды жою уақытты тиімдірек пайдалануға мүмкіндік береді.

12. Стресті Ақылды Басқарыңыз

Стресс жұмыс уақытын басқару дағдыларына кері әсер етеді. Көбірек өнімді болу үшін:

• Қысқа үзілістер жасаңыз – Жаңа ауа алу немесе жылдам созылу үшін тоқтаңыз.
• Санаулы техникаларды қолданыңыз – Тыныс алуды реттеу немесе медитация шоғырлануды жақсартады.
• Өзін-өзі күтуге басымдық беріңіз – Жақсы әрекеттегі ой жақсы жұмыс істейді.

Стрессті азайту өнімділікті және уақыт тиімділігіңізді арттырады.

13. Көп Нәрсені Бір Моментте Істеуден Тартынбаңыз

Көп нәрсені бір моментте істеу тиімділікті азайтады, өйткені ми тапсырмалар арасына ауысуда қиындық көреді. Оның орнына:

• Бір уақытта бір тапсырмаға назар аударыңыз – Терең жұмыс жақсы нәтижеге әкеледі.
• Ұқсас тапсырмаларды бірге топтастыру – Бұл контексті ауыстыруды азайтады.
• Белгіленген шоғырлану кезеңдерін орнату – Помодоро сияқты техникаларды пайдаланыңыз (25 минуттық жұмыс сессиялары).

Көп тапсырмалықтан аулақ болу жұмыстағы уақытты басқаруды жақсартады.

14. 20 минуттық ережені пайдаланыңыз

Үлкен жобалар басым түсіп, кейінге қалдыруға әкелуі мүмкін. 20 минуттық ереже мұны жеңуге көмектеседі:

• 20 минутқа таймер қойыңыз – Алаңдамастан жұмыс істеуге міндетті болыңыз.
• Уақыт біткеннен кейін жетістіктерді бағалаңыз – Көп адам импульс басталғаннан кейін жұмысын жалғастырады.

Бұл әдіс үлкен тапсырмаларды бастау оңайырақ әрі қорқынышты емес етеді.

15. Уақытты демалысқа алыңыз

Демалыс ұзақ мерзімді өнімділік үшін маңызды. Тым көп жұмыс жасау күйзеліске әкеп соғады, бұл тиімділікті төмендетеді.

• Демалыстарды жоспарлаңыз – Жұмыстан тыс уақыт психикалық қуатты сергек етеді.
• Қысқа күнделікті үзілістер алыңыз – Тіпті 5-10 минуттық үзіліс назарды жақсартады.
• Жұмыс уақыты аяқталғаннан кейін жұмыстан босатыңыз – Жұмыс уақытынан тыс электрондық поштаны тексеруден аулақ болыңыз.

Уақытты демалысқа алу ұзақ мерзімде уақытты басқару дағдыларын сақтау үшін маңызды.

16. Жүйе құрыңыз және оны мұқият ұстаныңыз

Жақсы құрылымдалған жүйе уақытты басқаруда тұрақтылық жасайды. Мысалдар мыналарды қамтиды:

• Уақыт блоктау әдісі – Тапсырмаларға арнайы уақыт аралықтарын бөлу.
• Эйзенхауэр матрицасы – Тапсырмаларды шұғылдыққа қарай сұрыптау.
• 2 минуттық ереже – Егер тапсырма екі минуттан аз уақыт алатын болса, оны бірден орындаңыз.

Жұмыс істейтін жүйені табыңыз және оны тиімділікті арттыру үшін ұстаныңыз.

17. Заттарды ұйымдастырыңыз

Шашыраңқы жұмыс орнында уақыттың көп жоғалуы және назардың азаюы байқалады. Заттарды ұйымдастырып тұрыңыз:

• Үстеліңізді ретке келтіру – Таза орта тиімділікті жақсартады.
• Цифрлық ұйымдастыру құралдарын пайдалану – Файл басқару жүйелері жоғалған құжаттарды болдырмайды.
• Күнделікті жоспарлау – Құрылым тұрақты уақытты басқару әдетін енгізеді.

Ұйымшылдықты сақтау жұмыс процесінің тегіс және тиімді өтуін қамтамасыз етеді.

Уақытты басқару неге маңызды?

Уақытты басқару кәсіби және жеке өмірге әсер ететін негізгі дағды болып табылады. Тапсырмаларды тиімді ұйымдастыра отырып, адамдар күйзелісті азайтып, өнімділікті арттырып, мақсатқа тезірек жете алады. Дұрыс уақытты басқару болмаған кезде адамдар көбінесе басым болады, мерзімдерді жіберіп алады және денсаулықты сақтау үшін жұмыс пен өмір теңгерімін сақтау қиынға соғады.

Уақытты тиімді басқару жақсырақ шешім қабылдауға, назарды жоғарлатуға және үлкен табыс мүмкіндіктерін береді. Қызметкер, басшы немесе кәсіп иесі болсын, уақытты басқару стратегияларын енгізу тиімділікті арттырады және ұзақ мерзімді өсуге кепілдік береді.

Уақытты басқарудың артықшылықтары

Тиімді уақытты басқару тікелей жұмыс өнімділігіне және жеке әл-ауқатқа әсер ететін көптеген артықшылықтарды ұсынады.

• Күйзелісті жеңілдету – Тапсырмалар бақылауда екенін білу алаңдаушылықты азайтады және соңғы минуттық асығушылықтарды болдырмайды.
• Көбірек уақыт – Жақсартылған тиімділік жеке даму, хобби немесе демалыс үшін қосымша уақыт жасайды.
• Көбірек мүмкіндіктер – Мерзімдерді орындау және жұмыс жүктемелерін дұрыс басқару бедел мен мансаптық өсуді жақсартады.
• Мақсаттарға жету мүмкіндігі – Тиісті уақытты басқару қысқа мерзімді және ұзақ мерзімді мақсаттардың үздіксіз орындалуын қамтамасыз етеді.

Уақытты дұрыс басқармаудың салдары

Уақытты тиімді басқармау өнімділікке, жұмыстың сапасына және кәсіби беделге әсер ететін маңызды салдарға әкеп соғуы мүмкін.

1. Нашар жұмыс ағыны. Ұйымдастырылмаған жұмыс кестелері процестерді баяулатады және тапсырмаларды тиімді орындауды қиындататын қажетсіз кедергілер жасайды.
2. Уақытты босқа жоғалту. Құрылымдық уақытты басқарусыз, адамдар маңызды емес тапсырмаларға көбірек уақыт жұмсайды, бұл жалпы тиімділікті азайтады.
3. Бақылаудан айырылу. Жоспарсыз араласып қалған тапсырмаларды басқару қиындайды, бұл өнімділіктің төмендеуіне және көңілсіздіктің артуына әкеледі.
4. Жұмыс сапасының төмендігі. Уақытты дұрыс бөлмеу нәтижесінде асығыс жұмыс қателіктерге, дәлдіктің төмендеуіне және төмен нәтижелілікке әкеледі.
5. Нашар бедел. Мерзімдерді үнемі жіберіп алу немесе жұмыс жүктемелерін басқара алмау кәсіби беделге және мансаптық өсуге теріс әсер етеді.

Уақытты басқарудың жалпы қиыншылықтары

Көптеген адамдар өнімділікті баяулататын ортақ кедергілерге байланысты уақытты басқаруда қиындықтарға тап болады. Осы қиындықтарды анықтау оларды жеңуге жасалған алғашқы қадам болып табылады.

1. Нашар жоспарлау. Құрылымды жоспар жасамау мерзімдердің өткізілуіне және тиімсіз жұмыс процестерінің болуына себеп болады.
2. Ұйымдастырудың жоқтығы. Шашыраңқы жұмыс орындары мен ретсіз кестелер тапсырмаларды өзектендіріп, аяқтауын қиындатады.
3. Қорқыныш. Тиісті басымдықсыз көптеген тапсырмалар стресс тудырып, назарды азайтады.
4. Өзгеруді кейінге қалдыру. Тапсырмаларды кешіктіру қажетсіз қысым тудырады және көбінесе асығыс, сапасыз жұмысқа әкеледі.
5. Алаңдатулар. Әлеуметтік желілер, тұрақты хабарламалар және жұмыс орнындағы үзілістер назар мен өнімділікті төмендетеді.
6. «Жоқ» деуде қиындықтар. Тым көп міндеттемені қабылдау күйзеліске және тиімсіз уақытты басқаруға апарады.
7. Өзін-өзі тәртіпке келтірудің жоқтығы. Өзін-өзі тәртіпке келтірмеу кестеге ұстануды және тапсырмаларды уақытында орындауды қиындатады.

Shifton Уақытты Басқаруды Қалай Жақсарта Алады

Shifton — бұл уақытты басқаруға көмектесе отырып, ауысымдарды автоматтандыру, қызметкерлердің жұмыс уақытын қадағалау және кестелерді тиімді ұйымдастыру арқылы бизнеске көмектесетін қуатты бұлттық жоспарлау құралы.

Shifton арқылы бизнес мыналарды жасай алады:

• Қолмен жасалатын жоспарлау қателерін жою және уақыт үнемдеу.
• Топтың тиімділігін арттыру үшін ауысымдарды әділ бөлу.
• Әкімшілік міндеттерді азайту арқылы жұмыс күшінің өнімділігін арттыру.

Shifton-ның алдыңғы қатарлы жоспарлау мүмкіндіктерін интеграциялау арқылы менеджерлер мен қызметкерлер жоспарлауға аз уақыт жұмсап, маңызды жұмысқа көбірек уақыт бере алады, жалпы тиімділікті арттыра отырып.

Мақала Жаңартылды 5 Наурыз 2025

Жақсы құрылымдалған жұмыс кестесі кез келген бизнес үшін өте маңызды. Мейрамхана, бөлшек сауда дүкені, қоңырау орталығы немесе қашықтан жұмыс істейтін команда басқарып жатқаныңыз да, дұрыс жоспарланған қызметкердің кестесі бірқалыпты жұмыс істеуді, жанжалдарды азайтуды және қызметкерлердің ынталандырмасын қамтамасыз етеді.

Нашар жоспарлау ауысымдардың өткізіп жіберілуіне, соңғы минуттық өзгерістерге, шаршауға және нормативтік мәселелерге әкеледі. Қызметкерлер өз кестесін алдын ала алмаса, ол белгісіздік пен стрес туғызады, бұл өнімділік пен жалпы моральға әсер етеді.

Алайда, жақсы жоспарланған команда жұмысының кестесі қызметкерлерді оңтайландырады, тиімділікті арттырады және қызметкерлерге әділетті және теңгерімді жүктемелерді қамтамасыз етеді. Дұрыс тәсіл мен жоспарлау құралдары арқылы ауысымдарды жоспарлауды жеңілдетіп, бизнес үздіксіздігін қамтамасыз ете аласыз.

Бұл нұсқаулық менеджерлерге жұмыс кестесін құруда 23 практикалық қадамды ұсынады, ол операциялық қажеттіліктерді қамтамасыз етеді, сәйкестікке кепілдік береді және қызметкерлерді бақытты етеді.

Жұмыс кестесі деген не?

Жұмыс кестесі — бұл қызметкерлердің қашан жұмыс істейтінін көрсететін құрылымдалған жоспар. Бұл бизнеске көмектеседі:

• Бизнес қажеттіліктеріне сәйкес жеткілікті жабуды қамтамасыз етеді.
• Жүктемені қызметкерлер арасында тең бөледі.
• Өндірімділікті оңтайландырады және еңбек шығындарын азайтады.
• Еңбек заңдары мен компания саясатының сақталуын қамтамасыз етеді.

Жақсы жасалған жұмыс кестесі бизнес қажеттіліктерін, қызметкердің қол жетімділігін және ауысым әділеттілігін ескере отырып, теңдестірілген және тиімді жұмыс күшін құрайды.

Үздік жұмыс кестесі қандай?

Барлық кестелер тиімді емес. Жақсы жұмыс кестесі анық, болжамды және қолжетімді болуы керек, әрі жұмыс беруші мен қызметкерлер үшін икемділік ұсынады. Келесі негізгі мүмкіндіктер жоспарлауды тиімді етеді:

Нақты уақыттағы жаңартулар

Бизнес өзгерісті талап етеді, ал кестелер күтпеген өзгерістерге нақты уақытта бейімделуге тиіс. Егер қызметкер ауырып қалса, менеджерлер ауысымдарды тез өзгерте алуы керек.

Мобильдік қолжетімділік

Қазіргі заманғы жұмыс кестесі кез келген құрылғыдан қолжетімді болуы керек, қызметкерлер кестелерін қарап, өзгерістерді сұрату мүмкіндігін алуы және жүріп бара жатқан кезде жаңартулар алуы мүмкін.

Хабарламалар мен ескертпелер

Автоматтандырылған ауысым ескертпелер қызметкерлердің жұмысты дұрыс орындауына көмектеседі, қашып кетуді азайтады және барлық ауысымдардың түсінбеушіліксіз жабылуын қамтамасыз етеді.

23 жұмыс кестесін жасауға арналған кеңестер

1-қадам: Қара жұмыс мақсаттарыңызды анықтаңыз

Жұмыс кестесін жасамас бұрын, сіз түрлі уақытта қанша қызметкер керек екенін түсінуіңіз керек. Бұл бизнес үлгілерін талдауды, ең жоғары және төмен кезеңдерді анықтауды, сұранысты қанағаттандыру үшін жеткілікті жұмысшыларды қамтамасыз етуді қамтиды.

Тарихи деректерді бағалаудан бастаңыз, тұтынушының трафигі ең жоғары кезін табу үшін. Егер сіз мейрамхана басқарсаңыз, мысалы, кештер мен демалыс күндернаугаш горизонтты ең тығыз уақыттар болуы мүмкін, ал аптаның ортасындағы таңертеңгі уақыттарда аздау жұмысшылар қажет болуы мүмкін. Офистерге немесе бөлшек сауда дүкендеріне, шың сағаттары түскі үзілістерде немесе жұмыстан кейінгі уақыт болуы мүмкін.

Сонымен қатар, қызметкерлердің өнімділік деңгейі туралы да ескеріңіз. Кейбір қызметкерлердің бір тәулік кезінде белгілі уақыттарда тиімді жұмыс істейді, сондықтан олардың күшіне қарай ауысымдарды тағайындау жұмыс тиімділігін арттыра алады. Мақсат — еңбек шығындарын теңгеру, бірақ тұтынушыларға қызметті үздіксіз көрсету мен бизнес өнімділігін сақтау.

2-қадам: Федеральды және жергілікті еңбек заңдарына сәйкес болыңыз

Әрбір ел, штат немесе аймақта жұмыс кестелерін реттейтін еңбек заңдары бар. Бұл заңдар ең үлкен жұмыс сағаттарын, овертаймдық төлемді, демалу үзілістерін және қажетті жоспарлау хабарландыруларын қамтиды. Бұл заңдарға сәйкес келмеу айыппұлдарға, заңды таластарға және қызметкерлер арасындағы нашар беделге әкелуі мүмкін.

Барлық кестені аяқтамас бұрын, барлық тиісті еңбек ережелерін сақтайтындығына көз жеткізіңіз. Кейбір негізгі сәйкестік мәселелері мыналарды қамтиды:

• Қызметкерлер заңдық овертайм шектерінен өтпей, дұрыс төлеммен қамтамасыз етуді қамтамасыз ету.
• Мысалы, тағам үзілістері мен демалу үзілістері сияқты қажетті үзіліс кезеңдерін жоспарлау.
• Қызметкерлерге өз ауысымдарын алдын ала хабардар ету талап ететін әділ жұмыс аптасы заңдарына сәйкес болу.

Жоспарлау бағдарламалық құралын пайдалану заң бұзушылықтарды көрсетіп, барлық ауысымдардың заң талаптарына сәйкес келуін қамтамасыз ету арқылы сәйкестікті автоматтандыра алады.

3-қадам: Командаңызды таныңыз

Жақсы теңгерілген жұмыс кестесі әр қызметкердің дағдыларын, күші мен жұмысқа ұнайтын артықшылықтарын ескереді. Бұл қызметкерлердің бағаланғанын сезетін және жақтарын жақсы шығаратын өнімді жұмыс ортасын құруға көмектеседі.

Түсінуге уақыт бөліңіз:

• Қайсы қызметкерлер тапсырмалар мен рөлдерде үздік?
• Қайсы қызметкерлер таңертеңгі, кешкі немесе түнгі ауысымдарды қалайды?
• Қайсысын, мысалы, балаларға қарау жауапкершілігі немесе оқу міндеттері шектейді?

Бұл факторларды түсіну жұмыстың өнімділігі мен жұмыспен қанағаттануды арттыратын кестесін жасауға мүмкіндік береді. Әлемеусіздік сезінетін қызметкерлер өнімді болып, жақсы нәтижелер көрсетеді.

4-қадам: Қызметкерлеріңіздің кестелік қалауларын құрметтеңіз

Бизнес қажеттіліктері бірінші кезекке қойылса да, қызметкердің кестелік қалауларын құрметтеу моральды арттырады және жүйесіздікті азайтады. Бұрыннан белгілі кестесі бар қызметкерлер қанағаттанарлық және өнімді болады.

Қалауларды операцияларды бұзбай қанағаттандыру үшін келесіні ескеріңіз:

• Қызметкерлердің қолдама айын алдын ала тапсырып беруді рұқсат ету.
• Аптаның соңындағы және мерекелердегі әділетті ауысымды ұйымдастыру.
• Икемділік қажет ететін қызметкерлерге ауысым алмасу мүмкіндігін беру.

Егер әр сұрауды орындау мүмкін болмаса да, қызметкерлердің қалауларын бағалау сенімділікті қалыптастырады және жұмысшы айналымын азайтады.

5-қадам: Қызметкерлеріңізді қатыстыру

Қызметкерлерді жоспарлау шешімдеріне қатыстыру серіктестікті жұмыс кеңсесін құрайды және жалпы қанағаттануды жақсартады. Қызметкерлердің ұсынылған ауысымдарға міндет ауырлығы басым болғанда, олар өзіңе тағайындаған ауысымдарға көп ықылассти келеді.

Қызметкерлерді қатыстырудың әдістері мыналарды қамтиды:

• Қызметкерлерге қалаған жұмыс күндері мен уақыттарын тапсыруға мүмкіндік беретін ашық талап жүйесін пайдалану.
• Басшылық мақұлдауымен қызметкерлерге ауысымдарды ауыстыруға мүмкіндік беру.
• Жоспарлау саясаты мен мәселелерін талқылау үшін сауалнамалар өткізу немесе жиналыстар жүргізу.

Қызметкерлерге жұмыс кестелерінде жауап беруге мүмкіндік беру, бул бизнеске оң және ынтымақтастықты жұмыс ортасын құруға мүмкіндік береді.

6-қадам: Қызметкерлердің қолжетімділігін жинау

Жұмыс кестесін аяқтамас бұрын, қызметкерлердің қолжетімділігі туралы нақты ақпарат жинау өте маңызды. Бұл күтпеген өзгерістерді, кесте қақтығыстарын және толтырылмаған ауысымдарды болдырмау үшін жасалады.

Қолжетімділікті жинаудың ең жақсы тәсілі — қызметкерлер жұмыс уақытын өздері жаңарта алатын цифрлық жоспарлау жүйелері арқылы жүзеге асырылады. Бұл доғал түрде ақпарат алмасуды болдырмайды және кестелерді нақты уақыттағы қызметкерлердің қолжетімділігіне сәйкестендіреді.

7-қадам: Алдын ала жоспарлау

Көптеген жоспарлау қателіктерінің бірі — ауысымдарды тағайындау үшін соңғы сәтке дейін күту. Жұмыс кестелерін алдын ала жоспарлау менеджерлер мен қызметкерлер үшін стрессті төмендетуге көмектеседі.

Оңтайлы нәтиже алу үшін:

• Кестелерді кемінде екі апта бұрын жасаңыз.
• Мүмкін қақтығыстарды анықтап, ерте түзетулер енгізіңіз.
• Кестелерді аяқтағаннан кейін бірден хабарлаңыз.

Бұл тәсіл қызметкерлерге жеке өмірлерін жоспарлауға жеткілікті уақыт береді және бизнес операцияларының бірқалыпты жүруін қамтамасыз етеді.

8-қадам: Резервтік жоспар жасау

Өте мұқият жоспарланған кестелер де сырқат қоңыраулары, төтенше жағдайлар немесе соңғы сәттегі өзгерістер сияқты күтпеген бұзылуларға тап болуы мүмкін. Резервтік жоспардың болуы бизнестің үлкен қиындықтарсыз жұмысын қамтамасыз етеді.

Резервтік стратегияларға мыналар кіреді:

• Қысқа мерзімде ауысымдарды жаба алатын шақыртуда болатын қызметкерлердің тізімін сақтау.
• Қызметкерлерге көп рөлдерді орындау үшін кросс-тренинг өткізу.
• Жылдам түзетулер мен ауысымдар алмасуға мүмкіндік беретін жоспарлау бағдарламалық жасақтамасын енгізу.

Жоспарлауды бұзатын жағдайларға белсенді тәсіл стресстен құтылуға және команданың тиімді жұмысын сақтауға көмектеседі.

9-қадам: Кестені қалай жасағыңыз келетініңізді шешіңіз

Жұмыс кестесін жасаудың бірнеше жолы бар, әрқайсысының артықшылықтары мен кемшіліктері бар. Көптеген кеңінен қолданылатын әдістерге мыналар кіреді:

• Қолмен жоспарлау – кестелерді қолмен жасау және өзгерту үшін электрондық кестелерді немесе тақталарды пайдалану.
• Автоматтандырылған жоспарлау бағдарламалық жасақтамасы – бизнес қажеттіліктеріне, қызметкерлердің қолжетімділігіне және сәйкестілік ережелеріне сәйкес жұмыс кестелерін жасайтын құралдар.
• Гибридтік тәсіл – дәлдігі мен тиімділігін арттыру үшін қолмен енгізуді автоматтандырумен біріктіру.

Дұрыс жоспарлау әдісін таңдау сіздің жұмыс күші көлеміне, бизнес күрделілігіне және қажет икемділік деңгейіне байланысты.

10-қадам: Өзіңіздің кестеңізді жасаңыз

Барлық негізгі факторларды ескергеннен кейін, нақты жұмыс кестесін құру уақыты келді. Құрылымды тәсіл үшін осы қадамдарды орындаңыз:

1. Бизнес талаптарына сай ауысымдарды тағайындаңыз.
2. Жұмыстың әділ таралуын қамтамасыз етіңіз.
3. Демалыс үзілістері мен қосымша жұмыс уақытын қоса алғанда заңды талаптарды қарастырыңыз.
4. Қызметкерлердің қолжетімділігіне байланысты кестелерді түзетіңіз.
5. Кестеде қақтығыстар немесе толтырылмаған ауысымдар бар екенін тексеріңіз.

Жақсы жоспарланған кесте операциялық қажеттіліктерді теңестіріп, қызметкерлерді қызықтырып, өнімділікті сақтау керек.

11-қадам: Кестелерді алдын ала жариялау

Қызметкерлер кестелерін алдын ала алғанын ұнатады, солайша олар өз жоспарларын сәйкестендіре алады. Кестелерге ерте қолжеткізу жұмыс өмір теңгерімін жақсартады, қатыспаушылықты азайтады және жұмыс нанымын арттырады.

Үздік тәжірибелер кіреді:

• Кестелерді кемінде екі апта бұрын орналастыру.
• Әр ауысымдағы кесте ескертулерін жіберу.
• Егер қажет болса, қызметкерлердің өзгерістер сұрауын не растауын рұқсат ету.

Айқын және уақытылы жоспарлау арқылы бизнес түсінбеушілікті азайтып, ұйымдасқан жұмыс күшін тәрбиелейді.

12-қадам: Кестені қызметкерлеріңіздің күштарына негізделіп жасаңыз

Жақсы теңдестірілген команда жұмыс кестесі тек ауысымдарды толтыру емес — ол дұрыс қызметкерлерді дұрыс рөлдерге және дұрыс уақытта тағайындау туралы. Қызметкерлердің әртүрлі дағдылары, энергия деңгейлері және өнімділік үлгілері бар, және бұл күштерді пайдалану тиімділікті арттыра алады.

Стратегиялық жоспарлау үшін:

• Тәжірибелі қызметкерлерді сұранысы жоғары ауысымдарға тағайындап, қызмет сапасын сақтаңыз.
• Жаңадан жалданған қызметкерлерді тәжірибелі қызметкерлермен бірге жоспарлап, жетекшілік ұйымдастырыңыз.
• Техникалық тәжірибе немесе көшбасшылық талап ететін рөлдерге ең жақсы сай келетін қызметкерлерді қойыңыз.

Бұл тәсіл қызметкерлерді дайын емес тапсырмаларға ауыртпауға және ауысымдар аралығында өнімділікті арттыруға мүмкіндік береді.

13-қадам: Жалпы жоспарлау қателіктерін қайта қарап шығыңыз

Мұқият жоспараласақ та, қателіктер болады. Жұмыс кестесін аяқтамас бұрын, оны қайта қарап шығыңыз:

• Екі есе жүктеу — бір уақытта бір рөлге екі қызметкердің кездейсоқ тағайындалуы.
• Шың уақытында жеткіліксіздік — биік сұраныста жеткілікті көлемде жұмыс күші болмауы.
• Кейінгі ауысымдар — кешкі ауысымдардан кейінгі таңертеңгі ауысымдарға тағайындау, шаршауға әкеледі.
• Қалыпты артық жұмыс — заңды немесе компания лимитінен асатын қызметкер жұмыс уақыты.

Жылдам сапалық тексеру жұмыс кестесінің әділ, заңды және бизнес жетістігіне оңтайландыруын қамтамасыз етеді.

14-қадам: Кестеңізді командаңызбен бөлісіңіз

Жұмыс кестесін жасағаннан кейін, қызметкерлерге өздеріне тағайындалған ауысымдарға тез қол жеткізу қажет. Кестелерді дұрыс таратпау шатасушылыққа, кәсіпкер ауысымдарына және реніштерге әкелуі мүмкін.

Кестелерді бөлісу бойынша үздік тәжірибелер:

• Қызметкерлерге Интернеттен ауысымдарды тексеруге мүмкіндік беретін бұлттық кестелерді пайдаланыңыз.
• Кестелерді ақпараттық тақта немесе компания порталы сияқты орталықтандырылған жерде жайыңыз.
• Қызметкерлерге алдағы ауысымдар туралы еске салатын SMS немесе электрондық пошта арқылы автоматтандырылған хабарламалар жіберіңіз.

Түсінікті және қолжетімді кестелер беру қызметкерлерді хабардар етіп, артық сұрақтар мен түсінінбеушіліктерді азайтады.

15-қадам: Кестенің оңай қолжетімді болуын қамтамасыз ету

Қызметкерлер өз ауысымдарын кез келген уақытта, кез келген жерден көре алуы керек. Ұялы телефонға ыңғайлы кесте жүйесі қағаз кестелеріне немесе менеджерлерге тұрақты қоңыраулардың қажеттілігін жояды.

Қолжетімділікті жақсарту үшін:

• Ұялы байланыс мүмкіндігі бар кесте платформасын пайдаланыңыз.
• Қызметкерлерге олардың жұмыс кестелеріне кіру мүмкіндігін беріңіз.
• Қызметкерлер ауысым алмасу немесе жаңартуларды шатастырмай сұрай алатынына көз жеткізіңіз.

Кестелерге оңай қол жеткізу қарым-қатынасты жақсартады және жұмыс күші арасында жауапкершілікті арттырады.

16-қадам: Топ бойынша байланыс әдісін орнату

Тиімді топтық жұмыс кестесі мықты байланыс жүйесімен бірге жүреді. Қызметкерлер төмендегі мүмкіндіктерге ие болуы керек:

• Өздерінің ауысымдары туралы сұрақтар қою
• Ауысым өзгерістерін сұрау
• Кесте мәселелері немесе алаңдаушылықтарын хабарлау

Кестелер туралы байланысты жақсартудың мүмкіндіктері:

• Жұмыс орын қолданбасындағы топтық чат.
• Ауысымдарға қатысты сұрау салулар үшін арнайы қойылған кесте электрондық поштасы.
• Кестелер туралы жиі қойылатын сұрақтарға жауап бере алатын автоматтандырылған чатбот.

Қысқартылған байланыс стратегиясы кестелік мәселелерді тез шешуді жеңілдетеді.

17-қадам: Жұмыс және өмір арасындағы теңгерімді басымдыққа алу

Тиімді қызметкер кестесі тек бизнес операцияларын қолдауға ғана емес, сонымен бірге қызметкерлердің әл-ауқатына да мән береді.

Жұмыс және өмір арасындағы теңгерімді насихаттау үшін:

• Қызметкерлерге шамадан тыс артық жұмыс уақытын жоспарламаңыз.
• Демалыс күндері және түнгі ауысымдарды әділ таратыңыз.
• Мүмкіндігінше икемді кестенің нұсқаларын ұсыныңыз.

Теңдестірілген жұмыс ортасы – бақытты қызметкерлерге, төмен айналымға және еңбек өнімділігінің артуына әкеледі.

18-қадам: Өсу мүмкіндіктерін ұсыну

Кесте тек ауысымдарды толтыру туралы ғана емес, сонымен қатар қызметкерлерге дағдылары мен мансаптарын дамытуға көмек көрсету мүмкіндігі туралы.

Кестеден өсу мүмкіндіктерін қамтамасыз ету жолдары:

• Қызметкерлерге жаңа міндеттер мен жауапкершіліктерді тағайындау.
• Қызметкерлерге жаңа дағдыларды үйренуге мүмкіндік беретін оқу ауысымдарын ұсыну.
• Қызметкерлер арасында көшбасшылық мүмкіндіктерді айналдыру.

Кестеде оқыту мүмкіндіктерін біріктіру арқылы бизнес қызметкерлердің қызығушылығын арттырып, сақтап қалу мүмкіндігін жақсартады.

19-қадам: Қызметкерлердің пікірін ынталандыру

Қызметкерлер кестелік шешімдерге тікелей әсер етеді, сондықтан тұрақты түрде кері байланыс сұрау маңызды.

Пікір жинаудың әдістері:

• Кестелердің әділдігі туралы анонимді сауалнамалар.
• Қызметкерлердің алға қойған мәселелерін айтатын командалық жиналыстар.
• Кестені жақсарту идеялары үшін ұсыныс қорабы.

Қызметкерлердің пікірлеріне жауап беру сенім қалыптастырады және уақыт өте келе жоспарлау процестерін жақсарта алады.

20-қадам: Технологияны іске қосу

Қолмен жоспарлау уақытты қажет етеді және қателіктерге бейім болуы мүмкін. Автоматтандырылған жоспарлау бағдарламалық құралы процесті жеңілдетеді және қызметкерлердің жұмыс кестелерінің дәл және әділ болуын қамтамасыз етеді.

Жоспарлау бағдарламалық құралында қарастыруға болатын негізгі мүмкіндік:

• Бизнес қажеттіліктеріне негізделген AI-дан ауысуларды ұсыну.
• Қызметкерлерге ауысымдарды оңай ауыстыруға мүмкіндік беретін автоматтандырылған ауысым ауыстыру.
• Еңбек заңнамасының бұзылуын болдырмау үшін еңбек заңын сақтау мониторингі.

Технологиямен басқарылатын жоспарлау құралдарын пайдалану менеджерлерге қызметкерлердің кестелерін тиімді құруға көмектеседі.

21-қадам: Позитивті жұмыс ортасын қалыптастыру

Жұмыс кестесі тек ауысымдар тізімі емес — бұл компания мәдениетінің көрінісі. Қолдаушы жоспарлау тәсілі көбірек мотивацияланған жұмыс күшін жасайды.

Кестелер арқылы жұмыс ортасын жақсарту жолдары:

• Мүмкін болған кезде икемділік көрсету.
• Қызметкерлердің қажеттіліктерін тану және сұрауларын мүмкіндігіне қарай қанағаттандыру.
• Стресс тудыратын күтпеген кесте өзгерістерін болдырмау.

Позитивті жоспарлау тәжірибесі жақсы өнімділікте, моральдық жоғарылауда және топтық жұмыстың жақсаруына әкеледі.

22-қадам: Автоматтандыру және дербестендіру мүмкіндіктерін іздеу

Әрбір қызметкердің түрлі қалаулары мен қол жетімділігі бар. Жекелендірілген жұмыс кестесін қолдану қызметкердің қанағаттандырылуы мен белсенділігін жақсартады.

Жұмыс кестесін жекелендірудің кейбір жолдары:

• Таңдаулы ауысымдарды таңдауға мүмкіндік беру.
• Кейбір ролдер үшін өзін-өзі жоспарлау опцияларын ұсыну.
• Жеке ауысым ескертулерін қамтамасыз ету.

Автоматтандырылған жоспарлау жүйесі жекелендірілген ауысым опциялары арқылы жоспарлауды әділ және икемді етеді.

23-қадам: Жұмысқа ең үздік құралды пайдаланыңыз

Үлкен жұмыс күшіне ие бизнес үшін топтық жұмыс кестесін қолмен жасау қиын болуы мүмкін. Shifton сияқты озық жоспарлау құралдары менеджерлерге жұмыс кестесін тиімді түрде жасауға көмектеседі:

• Нақты уақыт бизнес қажеттіліктеріне негізделген ауысымдар жоспарлауды автоматтандыру.
• Қызметкерлерге жүйе ішінде ауысымдарды оңай ауыстыру мүмкіндігін беру.
• Жоспарлау қақтығыстарын болдырмау үшін нақты уақыттағы жаңартуларды қамтамасыз ету.

Shifton жұмыс күшін басқаруды жеңілдетеді, жоспарлау тиімділігін жақсартады және әкімшілік жүктемені азайтады, бұл бизнестің тиімді жұмыс істеуіне ықпал етеді.

Жұмыс кестелерінің түрлері

Түрлі бизнес ерекшелік операциялық қажеттіліктеріне сәйкес түрлі жоспарлау құрылымдарын талап етеді. Қолданылатын жұмыс кестесінің түрі сала талаптары, қызметкерлердің қол жетімділігі және ұйымдық басымдықтарға байланысты. Төменде бизнес істе қолданатын ең кең таралған жұмыс кестелері келтірілген.

Толық уақытты

Толық уақытты жұмыс кестесі әдетте аптасына 40 сағаттан тұрады, бірақ кейбір салаларда бұл басқаша анықталуы мүмкін. Қызметкерлер күн сайын бекітілген сағат жұмыс істейді, аптасына бес күн.

Толық уақытты кестелердің негізгі пайдалы жақтары:

• Қызметкерлерге тұрақты жұмыс пен тұрақты табыс береді.
• Үздіксіз қамту қажет бизнеске тұрақты кадрлар деңгейін қамтамасыз етеді.
• Жиі денсаулық сақтандыруы, ақылы демалыс және зейнетақы жоспарлары сияқты артықшылықтарды қамтиды.

Толық уақыт кестелері корпорациялық кеңселерде, денсаулық сақтау, бөлшек басқаруы және клиенттерге қызмет көрсету орталықтарында үздіксіз жұмыс және жұмыс күшінің тұрақтылығын талап ететін салаларда жақсы жұмыс істейді.

Жартылай уақытты

Жартылай уақытты жұмыс кестесі әдетте аптасына 40 сағаттан аз жұмыс уақытын қамтиды. Қызметкерлердің ауысымдары бекітілген немесе икемді болуы мүмкін, жұмыс берушінің қажеттіліктеріне байланысты.

Жартылай уақытты кестелердің негізгі пайдалы жақтары:

• Студенттер, қамқоршылар немесе бірнеше жұмыс орнын ұстайтын тұлғалар үшін икемділік ұсынылады.
• Бизнестің еңбекті азайту шығындарын қолдауына көмектеседі, сонымен қатар жеткілікті қызметкерлерді ұстап қалу.
• Маусымдық немесе өзгермелі сұранысы бар бизнеске шешім ұсынылады.

Жартылай уақыт кестелері мейрамханаларда, бөлшек сауда дүкендерінде, қоңырау орталықтарында және қонақжайлық салаларында кеңінен таралған, мұнда бизнеске икемді кадрлар қажет.

Қашықтықтағы/Икемді жұмыс кестелері

Қашықтықтағы немесе икемді жұмыс кестесі қызметкерлерге үйден немесе дәстүрлі кеңсе ортасынан тыс жерде жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Сағаттар бекітілген, өзгермелі немесе нәтижеге негізделген болуы мүмкін, компанияның саясаттарына байланысты.

Қашықтықтағы/Икемді кестелердің негізгі пайдалы жақтары:

• Қызметкерлердің автономиясын және жұмыс пен жеке өмір теңгерімін арттырады.
• Жұмысқа келу уақыты мен оған байланысты шығындарды азайтады.
• Әр түрлі жерлерден таланттарды жалдауға мүмкіндік береді, жұмыс іздеушілер санын кеңейтеді.

Қашықтықтағы және икемді жұмыс кестелері ІТ, клиенттерге қызмет көрсету, мазмұн жасау және маркетинг салаларында, мұнда тапсырмалар сандық түрде орындалады және физикалық қатысуды қажет етпейтін жерлерде тиімді.

5-4/9 жұмыс кестесі

5-4/9 жұмыс кестесі қысқартылған кесте болып табылады, онда қызметкерлер екі апта ішінде сегіз күн тоғыз сағаттық ауысымда жұмыс істейді, содан кейін бір сегіз сағаттық ауысым және бір қосымша демалыс күні болады.

5-4/9 жұмыс кестесінің негізгі пайдалы жақтары:

• Әр аптада қызметкерлерге үш күндік демалыс береді.
• Ұзақ жұмыс күндері арқылы өнімділікті арттырып, жалпы жұмыс күндерін азайтады.
• Жұмысқа бару шығындарын азайтып, жұмыс пен өмір тепе-теңдігін жақсартады.

Бұл кесте үкіметтік агенттіктерде, корпорациялық кеңселерде және икемді жұмыс құрылымдарын қабылдай алатын жобаларға негізделген салаларда жиі қолданылады.

2-2, 3-2, 2-3 жұмыс кестесі

2-2, 3-2, 2-3 кестесі ауысымдық жұмыс кестесі, онда қызметкерлер екі күн жұмыс істеп, екі күн демалып, содан кейін үш күн жұмыс істеп, осылайша циклмен жұмыс істейді.

2-2, 3-2, 2-3 кестесінің негізгі пайдалы жақтары:

• Қызметкерлерге демалу үшін тұрақты демалыс күндерін береді.
• Әрқашан жұмыс істеп тұратын бизнес үшін тұрақты 24/7 қамтуды қамсыздандырады, шамадан тыс қосымша жұмыссыз.
• Қызметкерлерді әр түрлі ауысымдар арқылы ауыстыру арқылы жұмыс жүктемесін теңестіреді.

Бұл кесте денсаулық сақтау, шұғыл қызметтер, өндіріс және қауіпсіздік сияқты үздіксіз кадрларды қажет ететін салалар үшін өте ыңғайлы.

4/10 кестесі

4/10 жұмыс кестесі аптаға төрт 10-сағаттық жұмыс күні және үш демалыс күнімен құрылады.

4/10 жұмыс кестесінің негізгі пайдалы жақтары:

• Қызметкерлерге әр аптада қосымша бір демалыс күнін береді, жұмыс және өмір тепе-теңдігін жақсартады.
• Қызметкерлер күндерінің аз жұмыс істеуіне байланысты келу шығындарын азайтады.
• Ауысымдарды ауыстыруды азайту арқылы бизнестің өнімділігін арттыруға көмектеседі.

4/10 кестесі клиенттерді қолдау, өндіріс, логистика және денсаулық сақтау салаларында кеңінен пайдаланылады, мұнда ұзартылған ауысымдар тиімділікті арттыруы мүмкін.

Жұмыс кестесінің үлгісі және шаблоны

Құрылымдалған және анық жұмыс кестесін жасау тиімді жұмыс күшін басқару үшін маңызды. Жақсы пішімделген кесте қызметкерлерге ауысымдарын алдын ала білуге, жоспарлау қақтығыстарының алдын алуға және жалпы команданың үйлесімділігін жақсартуға мүмкіндік береді.

Төменде әртүрлі салаларда қолдануға болатын негізгі жұмыс кестесінің үлгісі берілген:

Бұл жұмыс кестесі шаблонын қалай қолдануға болады:

• Қызметкерлердің аттары мен қызметтерін тізімдеңіз, міндеттерді нақтылау үшін.
• Ауысымдарды жүктеме сұранысына және қызметкерлердің қолжетімділігіне қарай белгілеңіз.
• Тең бөлуді қамтамасыз етіңіз, артық жүктеме немесе жетіспеуге жол бермеу үшін.
• Қызметкерлердің бос уақыты анық болсын, олар жұмысқа тағайындалмаған кезде білу үшін.
• Жалпы сағаттарды есептеңіз, еңбек шығындарын бақылау және жұмыс ережелерін сақтауды қамтамасыз ету үшін.

Құрылымдалған кесте шаблоны бизнестің ұйымдасуын жақсартуға, ашықтықты арттыруға және өнімділікті арттыруға көмектеседі.

Shifton жұмысты жоспарды қарапайым ететін құрал

Жұмыс кестелерін қолмен басқару бірнеше қызметкерлері, айналым ауысымдар немесе тәулік бойы жұмыс жасайтын бизнес үшін уақытты алады. Shifton, ақылды жұмыс күшін басқару құралы ретінде процесс қарапайымданып:

• Қолмен қателерді жою үшін автоматты жоспарлау.
• Қызметкерлерге ауысымдарды өзгертулер мен қол жетімділік жаңартулары үшін өздігінен қызмет ету мүмкіндігі.
• Қақтығыстар мен соңғы минуттық өзгерістерден сақтану үшін нақты уақыттағы жаңартулар.
• Еңбек заңдарының сақталуын қамтамасыз ету үшін сәйкестік бақылау.

Shifton менеджерлерге жұмыс кестелерін минут ішінде жасауға, әкімшілік жүктемені азайтуға және жалпы жоспарлау тиімділігін арттыруға мүмкіндік береді.

Қызметкерлер үшін дұрыс жұмыс кестелерін таңдау өнімділікке, жұмыс орнында қанағаттануға және бизнес тиімділігіне тікелей әсер етеді. Жақсы құрылымдалған жұмыс кестесі қызметкерлердің жеткілікті болуын, қақтығыстарды азайтады және қызметкерлердің қолжетімділігін компания қажеттіліктерімен үйлестіреді. Жұмыс берушілер индустрия талаптарын, жұмыс уақыттарын және жұмысшының қалауына сәйкес келетін ең тиімді жұмыс кестесін анықтауы керек. Бұл нұсқаулық ауысымға негізделген, икемді және индустрияға тән опцияларды қамтитын әртүрлі жұмыс кестелерін зерттеп, менеджерлерге бизнес мақсаттарын және жұмысшының әл-ауқатын қолдайтын оңтайландырылған кестені жасауға көмектеседі.

Жұмыс кестелері дегеніміз не?

Жұмыс кестесі қызметкерлердің жұмыс міндеттерін қашан орындау керектігін анықтайды. Ол жұмыс күндері, сағаттары мен ауысымдарын көрсетіп, құрылымдалған операцияларды қамтамасыз етеді. Кәсіпорындар индустрия талаптарына, қызметкерлік келісімшарттарға және жүктеме талаптарына негізделген әртүрлі жұмыс кестелерін енгізеді.

Кейбір ұйымдар тұрақты жұмыс кестесін ұстанады, мысалы, стандартты 9-5 моделі, ал басқалары ауысымдық жұмыс, сығылған жұмыс аптасы немесе толық икемді құрылыстан тұрады. Дұрыс кестені таңдау тиімділікті арттырады, қажуды болдырмайды және жұмыс пен өмір арасындағы теңгерімді жақсартады.

Жұмыс ауысым түрлері

Ұзартылған жұмыс уақыттары немесе тәулік бойы қызмет көрсететін бизнес үздіксіз қамтуды қамтамасыз ету үшін ауысымға негізделген жұмыс кестелеріне сүйенеді. Төменде барлық салаларда қолданылатын ең жиі кездесетін ауысымдық кесте мысалдары келтірілген.

Бизнес үшін 9 жалпы ауысым кестесі

Дұрыс кестелерді таңдау тиімді операцияларды, қызметкерлер қанағаттануын және еңбек заңнамаларына сәйкестікті қамтамасыз етеді. Төменде әртүрлі салаларда ең жиі қолданылатын тоғыз уақытша жұмыс кестесі келтірілген.

#1 Стандартты

Стандартты жұмыс кестесі әдетте 9-дан 5-ке дейінгі немесе 8-дан 5-ке дейінгі жұмыс сағаттарын, дүйсенбіден жұмаға дейінгі 40 сағаттық жұмыс аптасын қамтиды. Бұл корпоративтік офис, әкімшілік рөлдер және білім беру мекемелерінде жиі кездесетін ең дәстүрлі орнату болып табылады.

Артықшылықтары:

• Тұрақты жұмыс сағаттары, жұмыс пен өмір арасындағы тұрақты тепе-теңдікті насихаттайды.
• Қызметкерлер апта сайынғы режимін біледі, бұл өнімділікті арттырады.
• Іскерлік сағаттары кезінде ынтымақтасуды және жиналыстарды талап ететін рөлдер үшін идеалды.

Кемшіліктері:

• Ұзартылған жұмыс сағаттарын талап ететін бизнеске сәйкес келмеуі мүмкін.
• Баламалы кестелерді қалайтын қызметкерлер үшін шектеулі икемділік.

#2 Тұрақты

Тұрақты кесте қызметкерлер әр апта бірдей жұмыс уақытын жұмыс істейтінін білдіреді. Бұл құрылым бөлшек сауда, өндіру және клиенттік қызмет көрсету жұмыс орындарында жиі кездеседі. Мысалы, бөлшек сауда қызметкері әрқашан дүйсенбі-жұма күндері 10:00-ден 18:00-ге дейін жұмыс істеуі мүмкін.

Артықшылықтары:

• Көрнекті ауысымдар қызметкердің тұрақтылығын жақсартады.
• Менеджерлер үшін персоналға қажеттілікті жоспарлау оңайырақ.
• Қызметкерлер жеке міндеттемелерін жұмыс уақыттарына сәйкес жоспарлай алады.

Кемшіліктері:

• Қызметкерлер мен жұмыс берушілер үшін аз икемділік.
• Кенеттен пайда болатын бизнес қажеттіліктерін немесе маусымдық өзгерістерді қамтымауы мүмкін.

#3 Толық жұмыс күні

Толық жұмыс күнінің кестесі әдетте бес немесе одан да көп күндерге таралатын 40 сағаттық жұмыс аптасын қамтиды. Көптеген толық уақытты жұмыс орындары стандартты кестені ұстанады, бірақ индустрия талаптарына байланысты ерекшеліктер бар.

Артықшылықтары:

• Қызметкерлер толық артықшылықтарға ие болады, мысалы, медициналық сақтандыру және ақылы демалыс.
• Тұрақты кіріс және мансаптық өсу мүмкіндіктері.
• Командалық ынтымақтасуды жоғарылатады.

Кемшіліктері:

• Ұзақ жұмыс сағаттары дұрыс үзілістерсіз қажуды тудыруы мүмкін.
• Қызметкерлердің жұмыс пен өмір арасындағы балансын табуға аз икемділік.

#4 Жартылай жұмыс күні

Жартылай жұмыс күні кестесі толық жұмыс күнінен кем болатын, әдетте аптасына 30 сағаттан төмен жұмыс сағаттарын қамтиды. Бұл кестелер әртүрлі және жұмыс беруші мен қызметкер арасындағы келісімдерге байланысты икемді болуы мүмкін.

Артықшылықтары:

• Жеңіл жұмыс жүктемесін қажет ететін қызметкерлер үшін икемділікті қамтамасыз етеді.
• Кәсіпорындар үшін шығындарды үнемдейді, себебі жартылай жұмыс күніндегілер толық артықшылықтарды талап етпейді.
• Студенттерге, ата-аналарға және маусымдық жұмысшыларға қолайлы.

Кемшіліктері:

• Медициналық сақтандыру сияқты артықшылықтардың болмауы.
• Кіріс тұрақты болмауы мүмкін.
• Кестенің тұрақсыздығы жұмыс пен өмір арасындағы тепе-теңдікке әсер етуі мүмкін.

#5 Кезек

Кезек кестесі қызметкерлерді 24 сағаттық жұмыс циклына әртүрлі уақыт аралықтарына тағайындайды. Денсаулық сақтау, қонақүй және көлік сияқты салалар тәулік бойы қызметті қамтамасыз ету үшін әртүрлі кезек кестелеріне қатты тәуелді.

Кезек жұмысының түрлері:

• Тұрақты кезек – Қызметкерлер күн сайын бірдей кезекте жұмыс істейді.
• Ауыспалы кезектері – Қызметкерлер таңертең, кешке және түнгі кезектер арасында ауысып отырады.
• Бөлінген кезектер – Жұмыс күн ішінде екі бөлімге бөлінген.

Артықшылықтары:

• Бизнес қызметінің үздіксіздігін қамтамасыз етеді.
• Дәстүрлі емес сағаттарды жақсы көретіндерге жұмыс мүмкіндіктерін ұсынады.
• Бизнеске жұмыс жүктемесінің ауытқуын тиімді басқаруға көмектеседі.

Кемшіліктері:

• Түнгі кезектер ұйқының бұзылуынан денсаулыққа теріс әсер етуі мүмкін.
• Қызметкерлер тұрақсыз уақыт кестесімен қиындыққа тап бола алады.

#6 Мердігер немесе фрилансер кестелері

Мердігерлер мен фрилансерлер әдеттегі жұмыс кестесін ұстанбайды. Оның орнына, олар мерзімдерге немесе жобалық тапсырмаларға сәйкес жұмыс істейді. Көбіне технология, дизайн, және контент жасау саласындағы осы мамандар өздерінің жұмыс сағаттарын өздері белгілейді.

Артықшылықтары:

• Жұмыс берушілер мен жұмыскерлер үшін максималды икемділік.
• Қысқа мерзімді жоба үшін арнайы дағдыларды қажет ететін бизнес үшін тиімді.
• Ұзақ мерзімді жұмыс келісімшарттарынан босату.

Кемшіліктері:

• Тұрақты табысқа тәуелді фрилансерлер үшін тұрақтылық төмендеу.
• Жұмыс берушілер сыртқы командаларды басқаруда қиындықтарға тап болуы мүмкін.
• Әр түрлі уақыт белдеулеріндегі қашықтан жұмыс істейтіндермен байланыс және үйлестіру қиын болуы мүмкін.

#7 Болжамсыз

Болжамсыз кесте бизнес қажеттіліктеріне байланысты аптасына немесе күнделікті өзгеріп отырады. Бұл бөлшек сауда, қонақүй және уақыт қызу кезінде жұмысқа орналасу сияқты салаларда кең таралған. Қызметкерлер әртүрлі кезектерде болуы мүмкін, бұл жеке міндеттемелерді жоспарлауды қиындатады.

Артықшылықтары:

• Бизнеске жұмыс күшінің икемділігін береді.
• Қызметкерлер қол жетімділікке байланысты кезектерді қабылдай алады.
• Маусымдық немесе кенеттен жұмыс жүктемесінің ұлғаюын басқаруда пайдалы.

Кемшіліктері:

• Қызметкерлер үшін тұрақтылықтың болмауы, бұл қаржылық жоспарлауын қиындатуы мүмкін.
• Егер кезектер жиі ескертусіз өзгерсе, бұл жұмысқа қанағаттанбауға алып келуі мүмкін.
• Басшылар үшін тұрақты команда кестесін сақтау қиынырақ.

#8 Қысқартылған кесте

Қысқартылған кесте стандартты жұмыс сағаттарын аз күнге шоғырландырады. Ең кең тараған мысалдардың бірі — 4 күндік 10 сағаттық кезек кестесі, мұнда қызметкерлер дәстүрлі бес күндік жұмыс аптасының орнына төрт 10 сағаттық күні жұмыс істейді. Тағы бір нұсқа — 9/80 кестесі, мұнда қызметкерлер тоғыз күнде 80 сағат жұмыс істейді.

Артықшылықтары:

• Қызметкерлерге жеке уақытқа қосымша демалыс күндерін береді.
• Күнделікті жұмыс сапарының уақытын және шығындарын азайтады.
• Қосымша қызметкерлерді жалдаусыз жұмыс сағаттарын ұзартуға көмектеседі.

Кемшіліктері:

• Ұзақ жұмыс күндері шаршауға және өнімділіктің төмендеуіне әкелуі мүмкін.
• Күнделікті қамту қажет бизнестерге жарамайды.
• Тұтынушыларға қызмет көрсетуді немесе жауап беру уақытын басқаруда қиындықтар тудыруы мүмкін.

#9 Ауыспалы кесте

Ауыспалы кесте қызметкерлерді белгілі бір кезеңде әртүрлі уақыт аралығына ауыстырады. Мысалы, медбикелер бір апта таңертеңгі кезекте жұмыс істесе, келесі аптада кешкі, бұдан кейін түнгі кезекте жұмыс істеуі мүмкін.

Ауыспалы кестелердің түрлері:

• Баяу ауысу: Кезектер бірнеше аптада өзгереді.
• Жылдам ауысу: Кезектер бірнеше күн сайын өзгереді.

Артықшылықтары:

• Жұмыс жүктемесін қызметкерлер арасында әділ бөледі.
• Қайталап келетін кезектерден туындауы мүмкін шаршаудан сақтайды.
• Бизнестің тәуліктің кез келген уақытында қамтылуын қамтамасыз етеді.

Кемшіліктері:

• Қызметкерлерге өзгеріп отыратын сағаттарға бейімделу қиын.
• Ұйқы циклін және жалпы денсаулықты бұзуы мүмкін.
• Қызметкерлердің қанағаттанбауын болдырмау үшін мұқият жоспарлауды талап етеді.

Әрбір кесте түрлерінің өзіндік артықшылықтары мен қиындықтары бар. Кәсіпорындар командасына ең тиімді жұмыс кестесін таңдағанша, саланың қажеттіліктерін, қызметкерлердің талаптарын және операциялық мақсаттарын мұқият бағалауы керек.

14 Баламалы ауысым түрлері

Дәстүрлі ауысым кестелері әрқашан кез келген бизнес моделіне сәйкес келе бермейді. Көптеген салалар өзгермелі жұмыс жүктемелеріне, маусымдық сұранысқа және қызметкерлердің қажеттіліктеріне бейімделу үшін икемділікті қажет етеді. Төменде кәсіпорындар қызметтерді оңтайландыру кезінде жұмыс пен өмір тепе-теңдігін қолдау үшін жүзеге асыра алатын 14 баламалы кесте түрі берілген.

1) Бөлінген ауысымдар

Бөлінген ауысым қызметкердің жұмыс күнін екі бөлек сегментке бөледі және олардың арасында ұзақ үзіліс болады. Қысқа түскі үзіліспен болатын стандартты кестеден айырмашылығы, бұл ауысым түрінде көбінесе жұмыс сағаттарының арасында ұзақ үзіліс болады.

Мысал:

Мейрамхана қызметкері 8:00-ден 12:00-ге дейін жұмыс істеп, үзіліс жасап, содан кейін түнгі асқа қызмет көрсету үшін 17:00-ден 21:00-ге дейін қайта оралуы мүмкін.

Артықшылықтары:

• Кәсіпорындарға шығындар азайған кезеңдерде еңбек шығындарын азайта отырып, шың сағаттарында қызметкерлерді орналастыруға мүмкіндік береді.
• Қызметкерлер ұзақ үзілістерді жеке істерге, демалуға немесе қосымша жұмысқа пайдалана алады.
• Таңғы, кемелік және тұтынушы қызметтері сияқты сұраныс күн бойына өзгеріс болатын индустриялар үшін пайдалы.

Кемшіліктері:

• Ұзақ жұмыс күндері ұзын үзілістер болса да шаршатуы мүмкін.
• Қызметкерлер ауысым аралық уақытты тиімді басқаруда қиындықтарға ұшырауы мүмкін.
• Үздіксіз жұмыс кестесін артық көруші қызметкерлер үшін қолайсыз.

2) Демалыс күндерінің ауысымдары

Кейбір кәсіпорындар клиенттер сұранысын қанағаттандыру немесе үздіксіз операцияларды сақтау үшін демалыс күндерінде қызмет көрсету қажеттігін талап етеді. Демалыс күндерінің ауысым кестесі қызметкерлерді сенбі және жексенбі күндері жұмысға шақырады, көбінесе аптаның жұмыс күндері демалыс береді.

Мысал:

Қонақ үй қабылдау қызметкері бейсенбі мен дүйсенбі күндері жұмыс істеп, сейсенбі және сәрсенбі демалыс алады.

Артықшылықтары:

• Қонақжайлылық, денсаулық сақтау және бөлшек сауда сияқты демалыс күндеріне сұраныс жоғары салалар үшін маңызды.
• Аптаның жұмыс күндеріне демалысты артық көретін (мысалы, ата-аналар, студенттер) қызметкерлер үшін қолайлы.
• Көбінесе жалақының және ауысымның дифференциясы бар.

Кемшіліктері:

• Отбасы және достарымен әдеттегі жұмыс кестесімен жұмыс істейтін қызметкерлер үшін оқшауланған сезінуі мүмкін.
• Демалыс күндері ауысымдары тартымсыз болуы мүмкін, бұл нәтижесінде жұмыс орнынан жиі ауысуға әкеледі.

3) Шақыру бойынша ауысымдар

Шақыру бойынша ауысым қызметкерлерге қажет болған жағдайда қолжетімді болуды талап етеді, бірақ оларға белгіленген сағаттар кепілдік бермейді. Олар қол жетімді болып, қысқа ескертумен жұмысқа келуге дайын болуы керек.

Мысал:

Дәрігер түні бойы шақыру бойынша жұмыс істеп, науқас төтенше жағдайға тап болған жағдайда келуге дайын болуы мүмкін.

Артықшылықтары:

• Шұғыл жұмыс қажеттілігіне бірден жауап беруді қамтамасыз етеді.
• Денсаулық сақтау, ИТ қолдау және төтенше қызметтер сияқты күтпеген жағдайлар пайда болатын салаларда жиі кездеседі.
• Қызметкерлер шақыру бойынша жұмыс жасамаған болса да, төлем алуы мүмкін.

Кемшіліктері:

• Болжанбаушылық қызметкерлерге жеке уақытты жоспарлауды қиындатады.
• Үнемі қолжетімді болу стресс тудырып, кәсіби жанудың себебі болуы мүмкін.
• Кейбір еңбек заңдары шақыру мәртебесі үшін сыйақы талап етіп, еңбек шығындарын көбейтеді.

4) Қосымша ауысымдар

Қосымша ауысым қызметкердің жоспарланған сағаттарынан тыс жұмыс істеуі кезінде болады, көбінесе стандартты 40 сағаттық жұмыс аптасын арттырады. Қосымша жұмыс әдетте жоғарылатылған жалақы мөлшерлемесінде төленеді.

Мысал:

Фабрика қызметкері өндіру шыңы кезеңдерінде қосымша 10 сағат жұмыс істеп, әдеттегі жалақы мөлшерлемесінің 1.5 есе көп алу мүмкін.

Артықшылықтары:

• Қызметкерлерге қосымша кіріс табуға мүмкіндіктер береді.
• Кәсіпорындарға қосымша қызметкерлерді жалдамай, артқан сұранысты қанағаттандыруға көмектеседі.
• Логистика, денсаулық сақтау және өндіріс сияқты салаларда пайдалы.

Кемшіліктері:

• Қызметкерлердің шаршауы мен өндіріс өнімділігінің төмендеуіне алып келуі мүмкін.
• Еңбек шығындарын көбейтеді.
• Ұзақ уақыт бойы қосымша жұмыс жасалса, нашар жұмыс күші жоспарлау жағдайын көрсетеді.

5) Икемді ауысымдар

Икемді ауысым қызметкерлерге берілген шеңбер аясында өз жұмыс уақыттарын белгілеуге мүмкіндік береді. Стандартты кестеге сәйкес келудің орнына, олар жеке қалауы және жұмыс талаптарына байланысты жұмыс уақытын бастауға және аяқтауға тұра алады.

Мысал:

Бағдарламалық қамтамасыз ету өндірушісі дәстүрлі 9-дан 5-ке дейінгі кестеге қарағанда 7-ден 3-ке дейінгі жұмыс уақытын таңдауы мүмкін.

Артықшылықтары:

• Жұмыс пен өмір тепе-теңдігін жақсартады, қызметкерлердің стресін азайтады.
• Қызметкерлерге ең өнімді сағаттарында жұмыс істеуге мүмкіндік беру арқылы өнімділікті арттырады.
• Еңбек нарығында, әсіресе қашықтан жұмыс істеушілер және білімге негізделген салалар арасында үздік таланты тартуға көмектеседі.

Кемшіліктері:

• Жұмыстың аяқталғанын қамтамасыз ету үшін жұмыс берушілер мен қызметкерлер арасында сенімділік қажет.
• Командалық кездесулер мен ынтымақтастықты үйлестірудегі қиындықтарға әкелуі мүмкін.
• Денсаулық сақтау немесе бөлшек сауда сияқты қатаң ауысымдық жабуды талап ететін салаларға жарамайды.

6) Маусымдық немесе Уақытша Ауысымдар

Маусымдық ауысымдық кесте қызметкерлерге жылдың тек белгілі бір уақытында жұмыс жүктейді, көбінесе сұраныстың ауытқып отыратын салаларында қолданылады. Уақытша ауысымдар арнайы жобалар немесе қысқа мерзімді жұмыс үшін қолданылуы мүмкін.

Мысал:

Қара жұма мен мерекелік маусымға жалданған бөлшек сауда қызметкерлері немесе жиналған айларда тартылған ауыл шаруашылық қызметкерлері.

Артықшылықтары:

• Кәсіпорындардың сұраныстың шыңдарын тиімді басқаруына көмектеседі.
• Уақытша жұмыскерлерге жұмыс мүмкіндіктерін ұсынады.
• Толық уақытты қызметкерлерді жалдаумен байланысты шығындарды азайтады.

Кемшіліктері:

• Маусымдық қызметкерлерге көп көлемді дайындық қажет болуы мүмкін, бұл уақытша жұмысқа қабылдау уақытын ұлғайтады.
• Уақытша жұмыс тұрақтылықсыз, бұл жоғары кадрлардың тұрақсыздығына әкелуі мүмкін.
• Кәсіпорындар әр маусымда жаңа қызметкерлерді қайта жұмысқа алып, оларды оқытуы тиіс.

7) Тұрақты емес Ауысым Кестесі

Тұрақты емес ауысым кестесі жиі өзгеріп тұрады, белгілі бір үлгі жоқ. Қызметкерлер әр аптада кәсіпорын қажеттілігіне байланысты әртүрлі сағаттарда жұмыс істей алады.

Мысал:

Бармен бір аптада дүйсенбі кешке, ал келесі аптада сенбі күні таңертең жұмыс істей алады.

Артықшылықтары:

• Кәсіпорындарға уақытты жоспарлауда максималды икемділік ұсынады.
• Күтпеген жағдайдағы жоқтығын немесе жұмыс жүктемесінің өзгерістерін жабуға пайдалы.
• Қызметкерлер деңгейін артық жұмысқа жүгінбей оңтайландыруға көмектеседі.

Кемшіліктері:

• Қызметкерлер үшін жеке жоспарлау қиындық тудырады.
• Ұйқының тұрақсыз режиміне байланысты шаршау туғызуы мүмкін.
• Жоғары белгісіздік қызметкерлердің қанағаттанбауына әкелуі мүмкін.

8) Белгіленген Кесте Жоқ

Берілген кесте жоқ дегеніміз — қызметкерлердің алдын ала белгіленген жұмыс сағаттары немесе ауысымдары жоқ. Оның орнына, олар қажет болғанда қысқа уақыт ішінде жұмыс істейді. Бұл жұмыстың осындай түрі негізінен гиг экономикасында, фрилансерлік жұмыстарда және кейбір бөлшек немесе қонақжайлық қызмет орындарында қолданылады.

Мысал:

Ридешер жүргізушісі қолданбаға кіреді, олар қол жетімді кезде жүктерді қабылдайды. Фрилансер графикалық дизайнер сұраныс бойынша жобаларды таңдайды.

Артықшылықтары:

• Өздерінің жұмыс сағаттарын таңдауды қажет ететін қызметкерлер үшін максималды икемділік.
• Күтпеген жұмыс жүктемелері бар кәсіпорындарға пайдалы.
• Уақытты қадағалауға деген қажеттілікті азайтады.

Кемшіліктері:

• Қызметкерлер тұрақсыз сағаттарға байланысты кіріс тұрақсыздығымен күресуі мүмкін.
• Кәсіпорындарға тұрақты жұмыс қамтамасыз ету қиындау.
• Қызметкерлер жеке уақытты тиімді жоспарлауда қиналуы мүмкін.

9) Pitman Ауысымдық Кестесі

Pitman ауысымдық кестесі тәулік бойы жабуды қажет ететін салаларда жиі қолданылатын айналмалы жүйе. Қызметкерлер қатарынан екі немесе үш 12 сағаттық ауысымда жұмыс істейді, содан кейін бірнеше күн демалысы болады. Цикл әдетте әр екі апта сайын қайталанады.

Мысал:

Қауіпсіздік қызметкері дүйсенбі және сейсенбі күндері (12 сағаттық ауысымдар) жұмыс істейді, сәрсенбі және бейсенбі демалып, содан кейін жұма-жексенбі жұмыс істейді. Келесі аптада үлгі кері қайтады.

Артықшылықтары:

• Әр басқа апта сайын әрбір қызметкерге толық демалыс күндерін ұсынады.
• Қызметкерлер ұзақ ауысымдарда жұмыс істейтіндіктен жол жүру жиілігін азайтады.
• Қызметкерлер қатарынан бірнеше демалыс күндері алады, бұл қалпына келуді қамтамасыз етеді.

Кемшіліктері:

• 12 сағаттық ауысымдар физикалық және психологиялық тұрғыдан шаршатуы мүмкін.
• Дәстүрлі 40 сағаттық жұмыс апталық кестесін қалайтын қызметкерлерге сәйкес келмеуі мүмкін.
• Кестеде қателіктер болса, жабу үзілістері болуы мүмкін.

10) Dupont Ауысымдық Кестесі

Dupont ауысымдық кестесі төрт аптада айналатын цикл, мұнда қызметкерлер күндізгі және түнгі ауысымдар арасында ауысады, демалыс күндерін ішке алады. Бұл кесте әр төрт апта сайын толық апта демалыс береді.

Мысал:

Өндірістік зауыт бұл циклді ұстанады:

1. Төрт түнгі ауысым → Үш күн демалыс
2. Үш күндізгі ауысым → Бір күн демалыс
3. Үш түнгі ауысым → Үш күн демалыс
4. Төрт күндік ауысымдар → Жеті күн демалыс

Артықшылықтары:

• Үздіксіз бизнес операцияларын қамтамасыз етеді және қызметкерлерге ұзақ демалу уақытын береді.
• Ай сайын толық бір апта демалыс береді, жұмыс және өмір теңгерімін жақсартады.
• Күн және түнгі ауысымдарды әділ бөлуге мүмкіндік береді.

Кемшіліктері:

• Күндізгі және түнгі ауысымдар арасындағы ауыспалы қызметкерлердің ұйқы режимін бұзуы мүмкін.
• Ұзақ жұмыс сағаттары шаршауға әкелуі мүмкін.
• Қызметкерлер жетіспеушілігін болдырмау үшін нақты жоспарлауды қажет етеді.

11) Келли ауысымы

Келли ауысымы көбінесе өрт сөндіру бөлімдерінде және жедел қызмет көрсету орындарында қолданылады. Ол 9 күндік циклде жүзеге асады, мұнда қызметкерлер 24 сағаттық ауысымды істеп, 48 сағат демалады.

Мысал:

Өрт сөндіруші дүйсенбі күні 24 сағат жұмыс істейді, содан кейін сейсенбі мен сәрсенбіде демалып, бейсенбі күні тағы бір 24 сағаттық ауысымға шығады.

Артықшылықтары:

• Әр ауысымнан кейін ұзақ демалыс уақытын береді, қалпына келтіруге мүмкіндік береді.
• Қызметтің тәулік бойы қамтылуын қамтамасыз етеді, артық уақыт жұмыссыз.
• Ай сайынғы қозғалыс күндері аз, сапар шығындарын азайтады.

Кемшіліктері:

• 24 сағаттық ауысымдар физикалық және психикалық тұрғыдан қиын.
• Үнемі психикалық ұқыптылық қажет ететін рөлдерге жарамайды.
• Қызметкерлер ауысым кезінде ұйқы жетіспеушілігін сезінуі мүмкін.

12) 2-2-3 Ауысымдық Кесте

2-2-3 ауысымдық кестесі, сондай-ақ Панама кестесі ретінде белгілі, екі күн жұмыс, екі күн демалыс, үш күн жұмыс істейтін айналмалы негізде жұмыс істейді. Қызметкерлер 12 сағаттық ауысымдарда жұмыс істейді, 24/7 бизнес қамтылуын қамтамасыз етеді.

Мысал:

1 апта: Дүйсенбі-Сейсенбі (жұмыс), Сәрсенбі-Бейсенбі (демалыс), Жұма-Жексенбі (жұмыс)
2 апта: Дүйсенбі-Сейсенбі (демалыс), Сәрсенбі-Бейсенбі (жұмыс), Жұма-Жексенбі (демалыс)

Артықшылықтары:

• Қызметкерлер үш күн қатарынан артық жұмыс істемейді.
• Әр апта сайын әр қызметкерге демалыс береді.
• Жұмыс сағаттарын топтар арасында әділ бөлуін қамтамасыз етеді.

Кемшіліктері:

• Қызметкерлер әр апта сайын демалыс күндерін жұмыс істеп үйренуі керек.
• 12 сағаттық ауысымдар уақыт өте келе шаршап қалуы мүмкін.

13) 4-10 Ауысымдық Кесте

4-10 ауысымдық кестесі қызметкерлерге бес 8-сағаттық күннің орнына төрт 10-сағаттық күн жұмыс істеуге мүмкіндік береді, әр аптада бір қосымша демалыс күн береді.

Мысал:

IT маманы Дүйсенбі-Бейсенбі 7:00-ден 17:00-ге дейін жұмыс істейді және Жұма-Жексенбі демалады.

Артықшылықтары:

• Қызметкерлер қосымша демалыс күнді алады, жұмыс және өмір теңгерімін жақсартады.
• Көлік шығындары мен уақытын азайтатын азайту.
• Ұзақ ауысымдар ауысымды ауыстыру аз, жұмыс ағынын жақсартады.

Кемшіліктері:

• Ұзақ күндік ауысымдар шаршауға әкелуі мүмкін.
• Аптасына бес күн жабуды қажет ететін кәсіпорындарға жарамайды.

14) 9/80

9/80 кестесі — қысқартылған жұмыс аптасы, мұнда қызметкерлер он күннің орнына тоғыз күнде 80 сағат жұмыс істейді, әр екі аптада бір қосымша демалыс күні нәтижесінде беріледі.

Мысал:

• Бірінші апта: Төрт 9-сағаттық ауысым (Дүйсенбі-Бейсенбі), бір 8-сағаттық ауысым (Жұма)
• Екінші апта: Төрт 9-сағаттық ауысым (Дүйсенбі-Бейсенбі), Жұма демалыс

Артықшылықтары:

• Әр екі аптада үш күндік демалыс береді.
• Қызметкерлер аздап ұзағырақ ауысымдарда жұмыс істейді, бірақ тұрақты тәртіпті сақтайды.
• Инженерияда, үкіметте және корпоративтік ортада кең таралған.

Кемшіліктері:

• Жұмыс сағаттарын мұқият қадағалауды қажет етеді, еңбектегі құқықтық талаптарға сай болу үшін.
• Қызметкерлер ұзақ жұмыс күндеріне икемделуі керек.

Басқа Жұмыс Кестелері

Кейбір кәсіпорындар жұмыс орындалымын қызметкердің қажеттіліктерімен теңестіру үшін дәстүрден тыс кестелік әдістерді қажет етеді. Төменде бүгінгі жұмыс күшінде икемділік пен бейімделушілік ұсынатын бірнеше қосымша кесте түрлері келтірілген.

#1 Қашықтан жұмыс кестесі

Қашықтан жұмыс істеу кестесі қызметкерлерге үйден немесе кеңседен тыс кез келген жерде жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Бұл келісім технологияның дамуы және сандық бірлесе жұмыс істеу құралдарының артуы нәтижесінде танымал болды.

Мысал:

Маркетинг бойынша кеңесші үйден жұмыс істеп, өз жұмыс уақытын белгілейді, бірақ мерзімдерін сақтап, онлайн кездесулерге қатысса жеткілікті.

Артықшылықтары:

• Кеңсе алаңдаушылығын азайту арқылы қызметкерлердің өнімділігін арттырады.
• Жұмыс пен жеке өмір теңгерімін жақсарту үшін жол жүру уақытын жояды.
• Географиялық шектеусіз жалдау мүмкіндіктерін кеңейтеді.

Кемшіліктері:

• Күшті өзін-өзі реттеу және уақытты басқаруды талап етеді.
• Бетпе-бет қарым-қатынас болмаған жағдайда ынтымақтастық қиын болуы мүмкін.
• Жұмыс берушілер қашықтан жұмыс істеу қауіпсіздігі мен байланыс құралдарына инвестициялауы қажет.

#2 Гибридті жұмыс кестесі

Гибридті жұмыс кестесі кеңселік және қашықтан жұмыс істеуді біріктіреді, қызметкерлерге уақыттарын екі ортада бөлуге мүмкіндік береді.

Мысал:

Бухгалтер дүйсенбі және сәрсенбіде кеңседе жұмыс істейді, ал сейсенбі, бейсенбі және жұма күндері қашықтан жұмыс істейді.

Артықшылықтары:

• Жеке кездесуді сақтай отырып, икемділікті ұсынады.
• Кеңсе шығындарын азайтады және кеңістікті жақсырақ пайдалану мүмкіндігін береді.
• Қызметкерлерге жұмыс ортасын бақылауды көбірек береді.

Кемшіліктері:

• Кеңседегі күндерді жоспарлау топтың үйлесуі үшін қиын болуы мүмкін.
• Қызметкерлер тұрақты тәртіпті сақтау кезінде қиындықтарға тап болуы мүмкін.
• Ақаусыз байланыс үшін сенімді технологияны қажет етеді.

#3 Жұмысты бөлісу

Жұмысты бөлісу екі қызметкердің бір толық жұмыс күнінің міндеттерін бөлісуіне әкеледі. Әрбір жұмысшы жүктеменің бір бөлігіне жауап беріп, әдетте жартылай жұмыс күні сағаттары бойынша жұмыс істейді.

Мысал:

Екі HR маманы бір орынды бөліседі — бірі дүйсенбі-сәрсенбі күндері, ал екіншісі бейсенбі- жұма күндері жұмыс істейді.

Артықшылықтары:

• Компанияларға сағаттарды қысқартуды қажет ететін тәжірибелі қызметкерлерді сақтауға мүмкіндік береді.
• Қызметкерлерге мансаптарын сақтай отырып, жұмыс пен жеке өмір теңгерімін сақтауға көмектеседі.
• Әртүрлі қажеттіліктерді қанағаттандыру арқылы жұмыс орнындағы әртүрлілікті арттырады.

Кемшіліктері:

• Жұмысты бөлісу қызметкерлері арасында кідірісіз байланыс қажет.
• Тапсырмалар мен міндеттер белгіленбесе, шатасуға әкелуі мүмкін.
• Жұмыс процесінің бұзылуын болдырмау үшін жоспарлау мұқият орындалуы керек.

#4 Сағатсыз келісім-шарттар

Сағатсыз келісім-шарт жұмыс берушінің бекітілген жұмыс сағаттарын қамтамасыз ету міндеттемесінсіз, ал қызметкер көрсетілген жұмысты қабылдау міндеттемесінсіз жұмыс істеген кезде жасалады. Мұндай жұмыс кестесі қонақжайлылық, бөлшек сауда және іс-шаралар негізіндегі жұмыстарда жиі кездеседі.

Мысал:

Мейрамхана қызметкері оңтайлы сұраныс кезінде шақырылып жұмыс істейді, бірақ әр аптада кепілдендірілген ауысымдар болмайды.

Артықшылықтары:

• Кәсіпорындарға шыңдау кезеңдерінде икемді жұмыс күші қамтамасыз етеді.
• Қызметкерлерге қол жетімділіктеріне қарай ауысымдарды қабылдауға немесе бас тартуға мүмкіндік береді.
• Кәсіпорындардың саны төмен болғанда еңбек шығындарын азайтады.

Кемшіліктері:

• Болжанбайтын сағаттарға байланысты қызметкерлерге табыс тұрақсыздығы бар.
• Жұмыс қауіпсіздігі жоқтығы төмен моральға әкелуі мүмкін.
• Кейбір елдерде сағатсыз келісім-шарттарды реттейтін қатаң еңбек заңдары бар.

#5 Тұрақты жартырежимді жұмыс

Тұрақты жартырежимді жұмыс кестесі қызметкерлерге апта ішінде белгіленген жұмыс сағаттарын ұсынады, бірақ толық жұмыс уақыты мәртебесіне жетпейтін мөлшерде. Кездейсоқ немесе уақытша жұмысқа қарағанда, тұрақты жартырежимді қызметкерлерге ақылы демалыс және жұмыс қауіпсіздігі сияқты артықшылықтар беріледі.

Мысал:

Тұтынушыларға қызмет көрсету өкілі аптасына 25 сағат жұмыс істеп, дүйсенбі — жұма, таңғы 9-дан түскі 2-ге дейінгі жұмыс кестесі белгіленген.

Артықшылықтары:

• Қызметкерлерге тұрақтылықты қамтамасыз етіп, жұмыс сағаттарын қысқартуға мүмкіндік береді.
• Кәсіпорындар жартылай жұмыс күнін қалап, білікті қызметкерлерді сақтауға көмектеседі.
• Қызметкерлер толық жұмыс кешеніндегі қызметкерлерден аз сағат жұмыс істеп, артықшылықтар алады.

Кемшіліктері:

• Қызметкерлер мансаптық өсу мүмкіндігіндей толыққанды артықшылықтарға ие болмауы мүмкін.
• Егер ішінара жұмыс күні қызметкерлері маңызды міндеттерді орындаса, жұмыс жүктемесін бөлу қиын болуы мүмкін.

Өнеркәсіп бойынша ауысымдар

Жұмыс кестелері өндірістің талаптарына байланысты өзгеріп отырады. Кейбір салалар тәулік бойы жұмыс істеуді талап етеді, ал басқалары стандартты жұмыс уақытына сәйкес келеді. Дұрыс кестелерді таңдау тиімділікті, қызметкерлердің қанағаттанушылығын және еңбек заңнамасының сақталуын қамтамасыз етеді.

Құрылыс саласындағы жұмыс кестелері

Құрылыс жобалары соңғы мерзімдерге, ауа райы жағдайларына және еңбек күшінің болуына байланысты әртүрлі жұмыс кестелерін қолданады. Көптеген жұмысшылар 8-ден 5-ке дейін жұмыс істейді, бірақ кейбір жобалар қатты уақыт шектемелерін орындау үшін ұзартылған немесе ауысымдармен жұмыс жасауды талап етеді. Әсіресе, жоба аяқталуға жақындағанда, қосымша жұмыс әдеттегідей. Кейбір құрылыс алаңдары 9/80 кестесін қолданады, онда жұмысшылар тоғыз күн ішінде 80 сағат жұмыс істеп, әр екінші жұманы бостандыққа алады.

Жұмысшылар сондай-ақ аптасына төрт 10 сағаттық ауысым сияқты тығыздалған кестелерді орындай алады, осылайша жұмыс күндері азаяды. Маусымдық жобалар жиі уақытша жұмыс кестелеріне және мердігерлік кестелерге сүйенеді, онда жұмысшылар құрылыстың нақты кезеңдеріне жалданады.

Құрылыс кестесін жасаудағы қиындықтарға күтпеген ауа райының кідірістері, жоба өзгертулері және ұзақ ауысымдар кезінде жұмысшылардың қауіпсіздігін қамтамасыз ету кіреді. Дұрыс жасалған жұмыс кестелері тиімділікті жұмыскерлерді артық жұмыс істеуден сақтау арқылы қамтамасыз етеді.

Медициналық көмек көмекшілерінің жұмыс кестелері

Медицина қызметкерлеріне 24/7 жұмыс ауысымдарын жабу қажет, бұл оларды қатты құрылымдалған және талапты етуді қажет ететін кестелерге әкеледі. Көптеген ауруханалар мен клиникалар ауысымдық кестелерді пайдаланады, онда қызметкерлер әр аптада әртүрлі ауысымдарда жұмыс істейді, жүктемені теңестіру үшін. Қалыпты ауысымдар мыналарды қамтиды:

• Күндізгі ауысым (8 AM — 4 PM)
• Кешкі ауысым (4 PM — 12 AM)
• Түнгі ауысым (12 AM — 8 AM)

Кейбір ауруханалар тұрақты пациенттерге күтім жасау үшін Pitman немесе Dupont кестелерін жүзеге асырады, ұзақ демалыс кезеңдерін қамтамасыз етеді. Шұғыл көмек және жан сақтау бөлімінің қызметкерлері жиі 12 сағаттық ауысымдарда жұмыс істейді, мысалы, 2-2-3 кестесінде, олар екі күн жұмыс істеп, екі күн демалып, үш күн жұмыс істейді.

Шұғыл медицинаның міндеттерінде белгіленген кестесіз қол жетімді болуды талап ететін кезектен тыс ауысымдар кеңінен таралған. Қосымша жұмыс өнді[^1]ріс, дұрыс басқарылмаса орын алады, ол шаршауға әкеледі. Икемді кестелеу, жұмыс бөлісу және қашықтан консультациялары медициналық жұмысшыларға жүк түсіруді азайтуға көмектеседі.

Заң фирмаларының жұмыс кестелері

Заң фирмалары әдетте 9-дан 5-ке дейінгі кестеге негізделеді, бірақ жұмыс жүккөлемі әдеттегі кеңсе уақытынан тыс жиі жалғасады. Көптеген адвокаттар аптасына 50-60 сағат жұмыс істейді, кейде демалыс күндерін де қамтиды. Жас адвокаттар жиі клиенттердің талаптары мен сот мерзімдері бойынша белгісіз кестеде жұмыс істейді.

Кейбір заң фирмалары ұзақ, бірақ аз жұмыс күндерін ұйымдастырып, тығыздалған кестелер жасайды. Қашықтықтағы және аралас кестелер, әсіресе заңды зерттеулер мен клиенттермен консультациялар үшін кеңінен қолданыла бастады. Заңгерлер және қолдау қызметкерлері жиі стандартты кестелерде жұмыс істейді, алайда сот істері қосымша жұмыс уақыты қажет етеді.

Заң фирмаларында жұмыс көлемін теңестіру істің күтпеген талаптарына байланысты күрделі міндетке айналады. Қызметкерлердің жұмыс кестесін дұрыс басқару жұмысшылардың өнімділігін қамтамасыз етеді және шаршауды болдырмайды.

Қызметкерлердің жұмыс кестесін қалай құруға болады?

Қызметкердің жұмыс кестесін құру бизнес қажеттіліктерін қызметкерлердің қол жетімділігімен теңестіретін стратегиялық жоспарлауды қажет етеді. Жақсы құрылымдалған жұмыс кестесі өнімділікті арттырады, кедергілерді азайтады және жұмыс барысын қамтамасыз етеді. Қызметкерлерге арналған тиімді жұмыс кестесін әзірлеудің негізгі қадамдары төменде келтірілген.

1. Ресурстарды анықтау

Кестені құрудың алдында қол жетімді ресурстарды, соның ішінде жұмыс күшінің мөлшері, дағдылары және операциялық қажеттіліктерін бағалаңыз. Толық уақытты қамтуды талап ететін маңызды рөлдерді және жартылай жұмыс істейтін немесе келісімшартты жұмысшылар бос орындарды толтыра алатын салаларды анықтаңыз. Қызметкерлердің шаршауын болдырмай бизнестің тиімділігін сақтау үшін жұмыс жүктемесінің бөлінуін қарастырыңыз.

2. Әр ауысым түрі үшін қажеттіліктерді тізімдеу

Әр ауысым үшін қажет қызметкерлер санын және олардың рөлдерін анықтаңыз. Егер бизнес 8-ден 5-ке дейін жұмыс істейтін болса, күн бойы жеткілікті қамтуды қамтамасыз етіңіз. 24/7 жұмыс істейтіндер үшін күнделікті, кешкі және түнгі ротацияларды жоспарлаңыз. Сұраныс өзгеріп отыратын бизнес маусымдық немесе икемді кестені қарастыру қажет.

3. Сұранысты болжау

Шың бизнес уақытының, маусымдық тенденциялардың және жұмыс жүктемесі өзгерістерін талдау. Бөлшек дүкендер демалыс күндерінде көп қызметкерлерге мұқтаж болуы мүмкін, ал ауруханалар 24/7 тұрақты қызметкерлерді қажет етеді. Өткен қызметкерлердің кестелерін зерттеу болашақ сұраныстарды болжауға және жұмыс күші жетіспеуін немесе артық жұмыс күшін болдырмауға көмектеседі.

4. Қызметкерлердің қалауын жинау

Кестелерді құру кезінде қызметкерлердің қол жетімділігін және қалауларын ескеріңіз. Кейбір қызметкерлер таңертеңгі ауысымдарды жақсы көретін болуы мүмкін, ал басқалары кешкі уақытта жақсы жұмыс істейді. Пікір жинау жұмыс қанағаттануын арттырады және болмаған тұрақты жүгі төмендетеді.

5. Өткен кестелерді қайта қарау

Тиімсіздік көзі болатын алдыңғы жұмыс кестелерін талдау. Ауысым алмасулардағы, жиі болмаған кездердегі немесе кесте қақтығыстарындағы тенденцияларды іздеңіз. Жаңа кестені ұйымдастыруды жақсартып, қайталанатын мәселелерді шешу үшін түзетіңіз.

6. Орындаушыны алмастыру жоспарын жасау

Жоспарланбаған болмаулар жұмысты бұзуы мүмкін. Қабылдап қолжетімді қызметкерлер мен қосымша жұмысқа дайын қойма жасауды қамтамасыз ету арқылы қосымша жоспар құрыңыз. Белігіленген қосымша қызметкерлерді қамтитын жұмыс кестесін пайдалану соңғы минуттардағы кестелеу мәселелерін болдырмайды.

7. Заңдарды зерттеу

Еңбек заңдары мен өнеркәсіптік ережелердің сақталуын қадағалау. Жоспарланған сағаттардың, қосымша жұмыс жаубертері, шағын үзілістер және қызметкер құқықтары туралы ережелерді тексеріңіз. Заңға сәйкес келмеу заңды мәселелерге және қанағаттанудың төмендеуіне әкеп соғуы мүмкін.

8. Кестені жасаушыны пайдалану

Әр түрлі кестелерді қолмен құру уақытты қажет етеді және қателіктерге бейім болады. Shifton — бұл ауысымдарды жоспарлау, қызметкер кестелерін құрастыру және жұмыс жүктемесін теңестіруді автоматтандыруға арналған тапсырма басқару қолданбасы. Shifton арқылы бизнес:

• Жұмыс жүктемелеріне негізделген ауысымдарды автоматтандыру.
• Қызметкерлерге ауысым алмасуын сұрауды және қол жетімділікті басқаруға мүмкіндік береді.
• ИИ негізінде оңтайландыру арқылы кесте қателерін азайту.
• Нағыз уақыттағы түзетулер көмегімен жұмыс кестелерін жақсарту.

Shifton сияқты тапсырма басқару бағдарламаларын пайдалану кесте жоспарлаудың түрлерін жеңілдетіп, тиімділікті қамтамасыз етеді және әкімшілік жұмыс жүктемесін азайтады.

9. Кестені жариялау

Қызметкерлерге арналған жұмыс кестесі аяқталғаннан кейін оны командаға алдын-ала бөлісіңіз. Қызметкерлерге ескертулер жіберу және ауысымдарын қарап шығуға мүмкіндік беру үшін тапсырма басқару немесе ішкі байланыс құралдарын қолданыңыз. Кестелеудегі ашықтық соңғы минуттардағы қақтығыстарды болдырмайды және жұмыс күшінің үйлесімділігін жақсартады.

Жұмыс кестесін құру неге маңызды?

Қызметкерлер үшін жоспарланған жұмыс кестесі операциялық тиімділікті, жұмысшы қанағаттануын және еңбек заңнамасының сақталуын қамтамасыз етеді. Жақсы ұйымдастырылған бизнестің кестесі болмаған кезде, компаниялар абсенттілікке, жұмыскерлердің шаршауына және өнімділіктің төмендеуіне тап болады. Қызметкерлер жұмысының дұрыс кестесін құрудың негізгі себептері төменде келтірілген.

1. Қызметкерлердің тұрақтылығының жақсаруы

Жақсы жоспарланған жұмыс кестесі қызметкерлердің жүктемесін азайтады және әділ ауысым бөлуді қамтамасыз етеді. Белгіленген сағаттарды алатын жұмысшылар шаршауға немесе жұмысты қанағаттануға жолығу ықтималдығы төмен, бұл төмен айналым көрсеткіштеріне әкеледі. Жеке міндеттемелерді және жұмыс-өмір тепе-теңдігін қанағаттандырып, икемді жұмыс кестесін ұсынатын бизнес үздік таланттарды ұстап қалады.

2. Қызметкерлердің өнімділігінің жақсаруы

Жұмыс уақытын оңтайландыру жұмысшылардың қол жетімділігін шыңдық бизнес сағаттарымен сәйкестендіреді, сұраныс жоғары болған кезде қызметкерлердің қолда болуын қамтамасыз етеді. Өнімділік үлгілеріне негізделген ауысымдарды тағайындау — мысалы, таңертеңгі ауысымдарды ерте тұрғандарға тағайындау — тиімділікті барынша арттырады. Құрылымдалған жұмыс кестесі бар қызметкерлер алаңдаушылықтан аз және жоғары өнімділік деңгейін сақтайды.

3. Кепілдендірілген 24/7 Жұмыс Күші

Денсаулық сақтау, клиентке қызмет көрсету және қауіпсіздік сияқты салалар үздіксіз қамтуды талап етеді. Pitman, Dupont немесе ауыспалы ауысымдар сияқты әртүрлі жұмыс кестелерін енгізу бизнестің қызметкерлер тапшылығынсыз тиімді жұмыс істеуін қамтамасыз етеді. Дұрыс жұмыс аптасының кестесі жұмысшы тапшылығын болдырмайды, жұмыс процессіндегі қиындықтарды азайтады.

4. Тиімді Жалақы Басқару

Айқын жұмыс кестесі қызметкерлердің жұмыс сағаттарын, қосымша жұмыс уақытын және жалақы шығындарын қадағалауға көмектеседі. Міндеттерді басқару бағдарламалық жасақтамасын пайдаланатын компаниялар ауысымдарды қадағалауды автоматтандырады және қосымша жұмыс уақыты мен үзілістерге қатысты еңбек заңнамасына сәйкестікті қамтамасыз етеді. Дұрыс кестелеу тиімсіз ауысым жоспарлауынан туындайтын артық шығындарды болдырмайды.

5. Жұмыс Стресін Төмендету

Қызметкерлер үшін ұйымдастырылған жұмыс кестесі шамадан тыс жұмыс сағаттары немесе күтпеген ауысымдар арқылы қызметкерлерді шамадан тыс жұмыс салмақ түсіруден сақтайды. Тұрақты жұмыс кестесі бар қызметкерлер жұмыс стресін аз сезінеді, бұл олардың психикалық денсаулығы мен жұмыс орнындағы қанағаттануына әкеледі. Жұмысты бөлісу, қысқартылған кестелер және икемді жұмыс кестелері қызметкерлердің әл-ауқатын одан әрі жақсартады.

6. Жұмыс пен Жеке Өмірдің Тепе-теңдігі

Жақсы жұмыс кестесі қызметкерлерге жеке міндеттерін жұмыс жауапкершіліктеріне параллель басқаруға жеткілікті уақыт береді. Гибридті жұмыс модельдері, 4-10 ауысымдық кестелер немесе 9/80 орналасулары өнімділікті төмендетпей ұзақ демалу кезеңдерін ұсынады. Жұмыс пен жеке өмір тепе-теңдігін бірінші орынға қоятын компаниялар ынталы қызметкерлерді тартып, ұстап тұрады.

Қызметкерлеріңізге Идеал Жұмыс Кестесін Қалай Таңдау Керек

Үздік жұмыс кестесін таңдау компания қажеттіліктерін қызметкердің қалауларымен теңгеруді талап етеді. Дұрыс типтегі кестелер өнімділікті жақсартады, жұмыс қанағаттануын арттырады және еңбек заңнамасына сәйкестікті қамтамасыз етеді. Идеал жұмыс кестесін анықтау кезінде келесі факторларды қарастырыңыз:

1. Бизнестің Талаптары

Компанияның негізгі операциялық қажеттіліктерін анықтаңыз. Кейбір салалар, мысалы денсаулық сақтау және өндіру, 24/7 қамтуды талап етеді, ал басқалары стандартты жұмыс кестесімен жұмыс істейді. Сіздің бизнес моделі үшін тұрақты, ауыспалы немесе икемді кесте жарамды екенін анықтаңыз.

2. Қызметкердің Қалаулары

Табысқа жеткен жұмыс кестесі қызметкердің қажеттіліктерін ескереді. Кейбір қызметкерлер таңертеңгі ауысымдарды қаласа, басқалары кешке өнімдірек. Қашықтағы жұмыс немесе қысқартылған ауысымдар сияқты икемді кесте опциялары талантты тартуға және сақтауға көмектеседі. Қызметкердің пікірін жинау жұмыс қанағаттануын арттырады.

3. Клиенттер және Қызмет Талаптары

Бөлшек, қонақжайлылық және денсаулық сақтау салаларындағы бизнестер қызметкерлердің кестесін ең жоғарғы сұраныс кезеңдерімен сәйкестендіруі керек. Егер клиенттер трафигі демалыс күндері ең жоғары болса, демалыс күндері ауысымдарды жоспарлау оңтайлы қызметті қамтамасыз етеді. Алдыңғы жұмыс кестесі сағаттарын талдау қызметкерлерге деген қажеттілікті болжауға көмектеседі.

4. Еңбек Заңдарына Сәйкестік

Қызметкерлер үшін әрбір жұмыс кестесі қосымша жұмыс уақыты, демалыс кезеңдері және жұмыс уақытының шегі сияқты еңбек заңнамаларына сәйкес болуы керек. Кейбір облыстар түнгі ауысымдарды шектейді немесе белгілі бір демалыс кезеңдерін талап етеді. Осы заңдарды елемеу айыппұлдарға және қызметкерлердің қанағаттанбауына алып келуі мүмкін.

5. Масштабтылық және Болашақ Өсу

Жақсы жасалған жұмыс кестесі бизнестің кеңеюін қамтуы тиіс. Компаниялар өскен сайын, кестелеу күрделілігі артады. Shifton сияқты тапсырмаларды басқару бағдарламалық жасақтамасын пайдалану үлкен топтар үшін ауысымдарды автоматтандыру арқылы жоспарлауды жеңілдетеді және қақтығыстарды азайтады.

Үздік жұмыс кестесін таңдау компания мақсаттарын, қызметкерлердің әл-ауқатын және заңды талаптарды бағалауды қамтиды. Дұрыс типтегі жұмыс кестелерін енгізу тиімділікті арттырады және салауатты жұмыс орнын сақтайды.

Қызметкерлеріңізге Идеал Жұмыс Кестесін Қалай Таңдау Керек

Үздік жұмыс кестесін таңдау бизнес талаптарын қызметкерлердің қалауларымен теңестіруді талап етеді. Дұрыс кестелер өнімділікті жақсартады, жұмыс қанағаттануын арттырады және еңбек заңнамасына сәйкес келеді. Идеал жұмыс кестесін анықтау кезінде келесі факторларды қарастырыңыз:

1. Бизнестің Талаптары

Компанияның негізгі операциялық қажеттіліктерін анықтаңыз. Кейбір салалар, мысалы денсаулық сақтау және өндіру, 24/7 қамтуды талап етеді, ал басқалары стандартты жұмыс кестесімен жұмыс істейді. Сіздің бизнес моделі үшін тұрақты, ауыспалы немесе икемді кесте жарамды екенін анықтаңыз.

2. Қызметкердің Қалаулары

Тиімді жұмыс кестесі қызметкердің қажеттіліктерін ескереді. Кейбір қызметкерлер таңертеңгі ауысымдарды қаласа, ал басқалары кешке өнімдірек. Қашықтағы жұмыс немесе қысқартылған ауысымдар сияқты икемді кесте опциялары талантты тартуға және сақтауға көмектеседі. Қызметкердің пікірін жинау жұмыс қанағаттануын арттырады.

3. Клиенттер және Қызмет Талаптары

Бөлшек, қонақжайлылық және денсаулық сақтау салаларындағы бизнестер қызметкерлердің кестесін ең жоғарғы сұраныс кезеңдерімен сәйкестендіруі керек. Егер клиенттер трафигі демалыс күндері ең жоғары болса, демалыс күндері ауысымдарды жоспарлау оңтайлы қызметті қамтамасыз етеді. Алдыңғы жұмыс кестесі сағаттарын талдау қызметкерлерге деген қажеттілікті болжауға көмектеседі.

4. Еңбек Заңдарына Сәйкестік

Қызметкерлер үшін әрбір жұмыс кестесі қосымша жұмыс уақыты, демалыс кезеңдері және жұмыс уақытының шегі сияқты еңбек заңнамаларына сәйкес болуы керек. Кейбір облыстар түнгі ауысымдарды шектейді немесе белгілі бір демалыс кезеңдерін талап етеді. Осы заңдарды елемеу айыппұлдарға және қызметкерлердің қанағаттанбауына алып келуі мүмкін.

5. Масштабтылық және Болашақ Өсу

Жақсы жасалған жұмыс кестесі бизнестің кеңеюін қамтуы тиіс. Компаниялар өскен сайын, кестелеу күрделілігі артады. Shifton сияқты тапсырмаларды басқару бағдарламалық жасақтамасын пайдалану үлкен топтар үшін ауысымдарды автоматтандыру арқылы жоспарлауды жеңілдетеді және қақтығыстарды азайтады.

Үздік жұмыс кестесін таңдау компания мақсаттарын, қызметкерлердің әл-ауқатын және заңды талаптарды бағалауды қамтиды. Дұрыс типтегі жұмыс кестелерін енгізу тиімділікті арттырады және салауатты жұмыс орнын сақтайды.

Shifton қолданумен Жұмыс Кестелерін Қалай Жұмылдыруға Болады

Жұмыс кестелерін қолмен басқару уақытты талап етеді және қателіктерге бейім болуы мүмкін, бұл жоспарлау қақтығыстарына, қызметкерлер тапшылығына және қанағаттанбадығына әкеледі. Shifton, автоматтандырылған тапсырмаларды басқару бағдарламалық жасақтамасы, бүкіл процессті оңайлатып, ауысымды жоспарлауды және жұмыс күшін басқаруды қамтамасыз етеді.

Shifton қолданудың Жұмыс Кестелерін Жоспарлаудағы Негізгі Артықшылықтары

• Автоматты Ауысымды Жоспарлау – Shifton қызметкердің қол жетімділігіне, машықтарына және бизнес қажеттіліктеріне негізделген ауысымдарды тағайындайды, қолмен жоспарлаудың күрделілігін жояды.
• Нақты Уақытта Түзетулер – Соңғы сәттегі өзгерістер? Shifton жылдам өзгерістер жасауға мүмкіндік береді, толық кесте қамтылуын үздіксіз қамтамасыз етеді.
• Қызметкерлердің Өзін-өзі Кестелеуі – Қызметкерлер ауысымдармен алмаса алады, демалыс сұрай алады және қол жетімділігін басқара алады, әкімшілік жүктемені азайтады.
• Еңбек Заңнамаларына Сәйкестік – Жүйе жұмыс кестесінің сағаттарының қосымша жұмыс уақытының реттелулеріне, демалыс кезеңдеріне және жергілікті еңбек заңнамаларына сәйкес келуін қамтамасыз етеді.

Shifton қалай жұмыс істейді

1. Ауысым Талаптарын Анықтау – Әр ауысым үшін қажетті қызметкерлер санын және машықтарға негізделген тапсырмаларды орнатыңыз.
2. Қызметкерлердің Қол жетімділігін Енгізу – Қызметкерлер өздерінің қалаған ауысымдарын және демалыс сұрауларын енгізеді.
3. Автоматты Жоспарлау – Жүйе қызметкерлерге теңестірілген жұмыс жүктемесі мен әділдік қамтамасыз ете отырып, оңтайлы жұмыс кестесін құрады.
4. Жедел Хабарламалар – Қызметкерлер кестедегі ауысымдары, ауысым алмасулары немесе өзгерістер туралы нақты уақыттағы жаңартуларды алады.
5. Өнімділікті Бақылау – Менеджерлер қызметкерлердің кестесін талдап, қатысымын бақылап және кестелеу тиімдісіздіктерін анықтай алады.

Shifton әртүрлі жұмыс кестелерін оңтайландыруды, әкімшілік міндеттерді қысқартуды және жалпы жұмыс күші тиімділігін жақсартуды кез келген көлемдегі бизнеске көмектеседі. 9-дан 5-ке дейінгі кестелерді, ауыспалы ауысымдарды немесе қашықтықтан жұмыс істеу кестелерін басқарғанда, Shifton өндіріс қажеттіліктеріне бейімделген икемді және ауқымды шешім ұсынады.

Shifton қолдану кәсіпорындарға қызметкерлер үшін оңтайлы жұмыс кестесін қамтамасыз етеді, ал үзілулерді азайтып, қызметкерлердің қанағаттануын арттырады.

Негізгі Байламдар

Дұрыс кесте түрін таңдау бизнес тиімділігі мен қызметкерлердің қанағаттануы үшін маңызды. Осы нұсқаулықтан басты сөздер төмендегідей:

• Әртүрлі өнеркәсіптер әртүрлі жұмыс кестелерін қажет етеді – Стандартты 9-5 кестелерден ауыспалы ауысымдарға дейін әрбір бизнес өз операциялық қажеттіліктеріне сәйкес үлгіні таңдауы керек.
• Альтернативті ауысым түрлері икемділікті жақсартады – Қысқа жұмыс апталары, гибридтік кестелер және икемді ауысымдар секілді нұсқалар өнімділікті қызметкерлердің әл-ауқатымен теңестіруге көмектеседі.
• Тиісті жоспарлау күйіп кетуді болдырмайды және кадрлық тұрақтылықты жақсартады – Жақсы құрылымдалған жұмыс кестесі қызметкерлерге жеткілікті демалу мен әділ ауысым бөлінуін қамтамасыз етеді.
• Технология жұмыс күшін жоспарлауды оңайлатады – Shifton сияқты тапсырма басқару қосымшаларын қолдану ауысымдарды жоспарлауды автоматтандырады, жоспарлау қақтығыстарын азайтады және тиімділікті арттырады.
• Еңбек заңдарына сәйкестік маңызды – Жұмыс берушілер жұмыс уақытының артық жұмыс ережесімен, демалыс регламентімен және жергілікті еңбек заңдарымен сәйкес келуіне сенімді болуы керек.

Стратегиялық кесте түрлерін енгізу арқылы бизнес операцияларды оңтайландыруға, қызметкерлердің адалдығын құрметтеуге және ұзақ мерзімді жетістікті қамтамасыз етуге болады.

Көптеген компаниялар клиенттерімен байланысудың құралы ретінде байланыс орталықтарын пайдаланады. Операторлардың қоңыраулармен қалай қарым-қатынас жасайтыны жаңа клиенттердің тартылуына және ұзақ уақыт араласудағы клиенттермен жақсы қарым-қатынас жасауға ықпал етеді.

Қоңырау орталықтарын жоспарлаудағы қиындықтар

Көптеген жағдайларда қоңырау орталықтары халықаралық компаниялар атынан жұмыс істейді. Менеджерлер әртүрлі уақыт белдеулерінде жұмыс істеуі қажет операторларды жалдайды. Бұл жұмыс уақыты, ауысымдар мен қызметкерлерді таратуда түсініспеушіліктерге алып келуі мүмкін.

Бұл, өз кезегінде, қоңырау орталықтарының жұмыс ағымына зиян келтіреді, теріс кері байланысқа және табыстың азаюына алып келеді. Қоңырау орталықтары дұрыс жұмыс кестесін басқаруды жүзеге асыру арқылы осы жағдайдан құтылуы мүмкін. Қазіргі уақытта қызметкерлердің жұмыс кестесінің бірнеше түрлері бар:

Советтік

Бұл жұмыс кестесі жергілікті нарықтарға қызмет ететін қоңырау орталықтарына қолайлырақ. Қызметкерлер 8 сағаттық ауысым және 1 сағаттық түскі үзіліспен жұмыс істейді. Операторлар үзіліс уақытын таңдай алмайды. Түскі үзіліс тек ауысымның 4-ші сағатында болуы мүмкін. Әдетте, бұл кестенің екі ғана ауысымы бар: таңғы 8-ден 16-ға дейін және 16-дан түнгі 12-ге дейін.

Американдық

Бұл сценарийде сондай-ақ 8 сағаттық ауысымдар ұсынылады. «Американдық» түрі ауысымдардың басталу уақытын өзгертуді және операторларға ең қолайлы уақытты таңдауды рұқсат етпейді. Бұған қарамастан, бұл сценарий жұмыс күні кез келген уақытта түскі ас ішуге және үзіліске шығуға мүмкіндік береді.

Британдық

Британдық кесте түрі қоңырау орталықтарында жұмыс күшін ұйымдастырудың ең тиімдісі деп есептеледі. Ол тек шығындарды қысқартып қана қоймай, қызметкерлердің жұмыс көрсетуін де жақсартады. Бұл кесте 4/8 сағаттық ауысымдарды ұсынады. Қызметкерлер ауысымдардың басталу уақытын өзі таңдай алады және жұмыс уақытында кез келген уақытта түскі үзіліске шыға алады.

Жұмыс уақытының басқарудың «Британдық» моделіне ауысатын қоңырау орталықтары жұмыс көрсеткіштері мен қызметкерлердің қатынасында айтарлықтай жақсаруды байқайтын болады. Өз кезегінде клиенттер, олар кәсіпқойлармен сөйлесіп, жоғары деңгейдегі тұтынушы қызметін алатындықтарын сезінеді.

Кесте құралдары

Microsoft Excel сияқты қарапайым шешімдерді пайдалану әртүрлі ұзақтықтағы жұмыс кестелерін жасауға және операторлардың әртүрлі санын жоспарлауға жеткіліксіз. Олар үзілістерді жоспарлау және қадағалау үшін пайдалануға келмейді. Еңбекті басқару құралдары мінсіз кестені жасауға мүмкіндік береді.

Shifton қызметі қоңырау орталығы үшін «Британдық» кестені орнатудың керемет шешімі болып табылады. Қызмет ауысымның басталу уақытын белгілеуге, үзілістер мен демалыстар жасауға, икемді түскі үзілісті қолдауға мүмкіндік береді. Бұл қызмет қоңырау орталығына кез-келген қызметкер түріне арналған кесте құруға мүмкіндік береді.

Барлық компаниялар қызметкерлердің өнімділігін және аудитория санын арттыратын, басқару бөлімінен көп уақыт алмайтын қолжетімді және пайдалану оңай құралдарды іздейді. Біз сіздің компанияңызға көп уақыт үнемдейтін, меңгеруге оңай құралдар жиынтығын ойлап таптық.

Бизнесті танту үшін әлеуметтік медиа маркетинг шешімдері

1. Buffer

   Buffer SMM-ге қарапайым тәсіл ұсынады. Ол әртүрлі платформаларда жариялауды жоспарлауға мүмкіндік береді. Олар автоматты түрде жарияланады, ешкімнің тікелей қатысуынсыз. Buffer барлық негізгі әлеуметтік медиа платформаларын қолдайды және посттардың қамтуын және қолданушылардың өзара әрекетін жақсартуға көмектесетін аналитиканы ұсынады.

2. CoSchedule

   CoSchedule — маркетинг және әлеуметтік медиа күнтізбесін бір платформада біріктіретін қызмет. Қызмет Evernote және Headline Analyzer-мен, сонымен қатар көптеген әлеуметтік медиа платформаларымен (Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin, Tumblr, Google+, т.б) тікелей интеграцияланған. Ол барлық посттарды, соның ішінде блог-посттарды, бір бақылау тақтасынан басқаруға арналған.

3. Hootsuite

   Hootsuite 2008 жылдан бері белсенді болып келген ең ескі SMM платформаларының бірі. Ол Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Google+ және YouTube-та посттарды жоспарлауға мүмкіндік береді. Hootsuite арқылы компанияңыздың немесе брендіңіздің онлайн қабылдануы туралы біле аласыз. Сонымен қатар, платформа пост аналитикасын ұсынады.

4. Schedugram

   Schedugram Instagram-дағы посттарды жоспарлауға арналған ең жиі қолданылатын құралдардың бірі. Бұл платформаға назар аударатын бизнеске қызмет қарапайым интерфейсті ұсынады, суреттерді жүктеуге және өңдеуге мүмкіндік береді. Олар кейіннен қажет уақытында жариялануы мүмкін. Мысалы, 10 сурет жасап, олардың әрқайсысының қолжетімді болатын уақытын және күнін таңдай аласыз.

Сауалнамалар

1. GetFeedback

   GetFeedback — интернетте сауалнамалар өткізетін сервис, ол компанияларға клиенттердің қанағаттануын өлшеп, олардың тәжірибесін жақсартуға мүмкіндік береді. Платформа сауалнама персонализациясын, соның ішінде бренд логотиптерін, шрифтілерін және түстерін қосу мүмкіндігін ұсынады.

2. QuestionPro

   QuestionPro пайдаланушыларға түрлі сауалнамалар мен анкета жасауға мүмкіндік береді. Олар Microsoft Word құжатын жүктеу арқылы, қолмен жасау немесе кәсіби жасалған шаблондардан көшіру арқылы құра алады. Сауалнамалар электрондық пошта арқылы жіберілуі, вебсайтқа енгізілуі немесе қалқымалы терезе ретінде көрсетілуі мүмкін.

3. SurveyGizmo

   SurveyGizmo 40-тан астам сұрақ түрлерін, және десктоп пен мобильді құрылғыларға бейімделген сауалнама тақырыптары ұсынады. Қызмет таңдауға арналған көптеген алдын ала жасалған тақырыптарды, сонымен қатар тақырып құрылтайшысын ұсынады. Платформа көптілді болғандықтан, дәл сол сауалнамалар мен анкеталар түрлі елдерде жүргізілуі мүмкін. Сауалнамадағы сұрақтар мен жауаптардың санында шектеу жоқ.

4. SurveyMonkey

   SurveyMonkey компанияларға клиенттік базасын жақсырақ түсіну және қызметкерлерден кері байланыс алу мүмкіндігін ұсынады. Сондай-ақ, сіз SurveyMonkey арқылы нарықтық зерттеулер жүргізіп, ойыншылар қатарында қалуды қамтамасыз ете аласыз. Платформа әртүрлі параметрлермен тегін сауалнамалар ұсынады. Олар электрондық пошта арқылы жіберілуі, әлеуметтік медиа, вебсайттар және өзге платформаларда орналастырылуы мүмкін.

Қызметкерлерді басқару

1. 15Five

   15Five платформасы қызметкерлердің өнімділігін қадағалауға мүмкіндік береді. Жұмыс берушілер команда жетістіктері туралы біле алады, мәселе туындамас бұрын оларды шеше алады, және қызметкерлердің ойлары туралы ақпарат ала алады. Қызмет жұмыс күшін басқаруға арналған әлеуметтік желіге ұқсас.

2. Aventr

   Aventr командамен өзара әрекеттесу мен ынтамақтастықты арттыру арқылы қызметкерлердің өнімділігіне әсер етуге арналған. Жұмыс берушілер қызметкерлерге сыйлықтар мен оң пікірлер жібере алады. Aventr идеялармен бөлісуге мүмкіндік береді және қызметкерлердің өнімділігінің қаншалықты жақсарғанын өлшей алады.

3. Basecamp

   Basecamp — бұл пайдалануға оңай, премиум санаттағы қызметкерлердің кестесін жоспарлау қызметі. Менеджерлер қызметкерлерді компаниядағы рөлдеріне байланысты топтастырып, оларға жобалар бере алады. Платформада кіріктірілген хабарландырулар, чат бөлмесі, тапсырма тақтасы және автоматты тексерулер бар. Барлық осы құралдар компаниядағы жағдайды бақылауға көмектеседі.

4. Shifton

   Shifton компания, жоба және жұмыс кестесін басқаруға арналған толық құралдар жиынтығын ұсынады. Ол кез келген көлемдегі мемлекетке қолайлы әртүрлі жұмыс кестелерін жасауға мүмкіндік береді. Қызметкерлер өздерінің жұмыс уақыттарын көрсете алады, үзіліс сұрай алады немесе бір-бірімен ауысымдарды алмаса алады.

Осы құралдардың команда басқаруға және брендті танымал етуге уақыт үнемдеуге көмектеседі деп үміттенеміз.

Уақыт – шағын компания иесінің қолындағы ең құнды ресурстардың бірі. Уақытты үнемдеуге көмектесетін бірнеше нәрсе бар.

Уақытты тиімді басқару кеңесі #1 — Орташа күніңізді сипаттаңыз

Қағаз алыңыз да, таңертеңнен кешке дейінгі орташа күніңізді сипаттаңыз. Түскі ас уақытын, телефон қоңырауларын, жолды т.б. минутпен бөліп тастаңыз. Күні бойы қанша уақыт жұмсалғанын есептеуіңіз керек.

Тізім орташа күніңізді сипаттауы керек. Жоспарларыңызды қағазда жақсы көріну үшін өзгертпеңіз. Сіз уақыт ұтқыштарын тез анықтай аласыз. Телефон қоңырауларына, үзілістерге, шаруаларға және жұмысқа қатысы жоқ басқа іс-шараларға жұмсалған уақытқа назар аударыңыз.

Жаңа мүмкіндіктер сіздің бағытыңызды өзгертуіне жол бермеңіз

Шағын бизнес иелері жаңа идеялар немесе бизнес ұсыныстар туралы сөйлескенде кейде импульсивті болады. Бұл олардың жоспарына кедергі келтіреді және ешқашан аяқталмайтын жобалар жинақталып қалады. Сіз тек ең маңызды идеяларға және ұсыныстарға ғана назар аударуыңыз керек.

Жұмысыңызды тиісті оқытусыз басқаға жүктемеңіз

Табысқа қол жеткізу үшін кейбір міндеттеріңізді басқа адамдарға беру маңызды. Кәсіп иесі салмақтың бір бөлігін алатын адамның дұрыс нұсқау алғанына көз жеткізуі керек. Адам өз жауапкершіліктерін толық түсінуі тиіс.

Мысалы, егер сізде шағын наубайхана болса және оны бас наубайшы ретінде алмастыратын адам тапсаңыз, ол сіздің наубайханаңыздағы пісіру техникасы туралы білім алуы керек, оның білікті екеніне және сынақ мерзімінен өткеніне көз жеткізіңіз.

80/20 ережесін ұстаныңыз

80/20 ережесі немесе Парето принципі 80% жетістік 20% күш-жігерден туындайтынын айтады. Мысалы, көптеген компаниялардың табысының 80%-ы тек 20% клиенттерден келеді. Бұл ережені уақытты басқаруға қолдануға болады.

Күні бойы сіздің бизнесіңізге оң әсер еткен барлық жетістіктеріңізді санаңыз. Сан өзгереді, бірақ олардың тек аз пайызы ғана компанияңызға пайда әкеледі. Ең бастысы – осыған назар аудару.

Бизнес жүргізу бірнеше міндеттерді қатар атқаруды талап етеді, алайда бәрін жалғыз орындауға тырысу қажып, тиімсіздікке әкеледі. Міндеттерді тиімді түрде бөліп беру кәсіп иелері үшін маңызды өзгеріс болып табылады, оларға күнделікті операцияларға батып кетпей, стратегия мен өсімге назар аударуға мүмкіндік береді. Тиімді бөліп беру өндірістілікті арттырады, қызметкерлердің белсенділігін көтереді және міндеттерді дұрыс адамдардың орындауын қамтамасыз етеді. Бұл нұсқаулықта біз міндеттерді бөлу деген не екенін, оның неге маңызды екенін және жұмысты қызметкерлерге тиімді түрде қалай бөліп беруге болатынын қарастырамыз. Сонымен қатар, біз бүгіннен бастап аутсорсингке шығаруға тиісті 18 маңызды міндетті тізіп береміз.

Міндеттерді бөлу деген не және ол неге маңызды?

Міндеттерді бөлу — бұл тапсырмаларды өзге адамдарға тапсыру процесі, нәтижесіне жауаптылықты сақтай отырып. Бұл бизнес иелері мен менеджерлерге жұмыс жүктемесін тиімді таратуға мүмкіндік береді, уақыт пен дағдыларды оңтайлы пайдалануды қамтамасыз етеді. Міндеттерді бөлмей, көшбасшылар басқаруды шектей отырып, қызметкерлердің өсуін тежейді және бизнестің ауқымдылығын шектейді.

Сіз тапсырмаларды тиімді түрде бөлу арқылы қызметкерлердің өз жұмысына жауапкершілікті сезінетін ортаны жасайсыз, бұл өнімділік пен моральді жақсартады. Дұрыс бөліп беру стратегиясы операциялардың жеңілдетілуіне әкеледі және көшбасшыларға жоғары деңгейдегі шешімдерді қабылдауға назар аударуға мүмкіндік береді.

Дұрыс тапсырманы дұрыс адамға бөлуді қамтамасыз етіңіз

Міндеттерді бөлу тек жұмысты әкетумен ғана айналыспайды — бұл дұрыс тапсырманы дұрыс адамға тапсыру мәселесі. Қызметкердің күшті жақтарын, тәжірибесін және жүктемесін ескере отырып, тапсырмаларды бөліңіз. Егер тапсырма шығармашылықты қажет етсе, оны мәселелерді шешу дағдылары мықты топ мүшесіне тапсырыңыз. Егжей-тегжейлі жұмыс үшін мұқият адамды таңдаңыз. Міндеттерді дұрыс адамдармен сәйкестендіру тиімділік пен сапаны қамтамасыз етеді.

Неге кейбір адамдар «бөліп бере алмайды»

Көптеген кәсіп иелері бөліп беруде келеңсіз пікірлер мен қорқыныштарға байланысты қиындықтарға тап болады, мысалы:

• «Өзім жасағаным іске тезірек асады» деген сенім
• Сапаны жоғалту қорқынышы
• Қызметкерлердің қабілеттеріне сенімсіздік
• Нақты емес нұсқаулар нәтижесіздікке әкеледі

Алайда, бұл мәселелерді бөліп беру дағдыларын жетілдіріп, нақты күтімдер орнатып, тапсырмаларды басқару бағдарламаларын пайдалану арқылы жеңуге болады.

Неге міндеттерді бөлу маңызды

Бөліп бере алмау күйзеліс, жіберілген мүмкіндіктер мен тиімсіздіктерге әкеледі. Міндеттерді бөлу көшбасшыларға мүмкіндік береді:

• Күнделікті міндеттерден гөрі стратегиялық өсуге назар аудару
• Қызметкерлерге жауапкершілік беру арқылы оларды ынталандыру
• Уақытты тиімді басқару және өндірістілікті арттыру
• Қажып кетпей операцияларды тиімді түрде кеңейту

Міндеттерді қабылдай отырып, кәсіпорындар тиімді жұмыс істей алады, икемді әрі тұрақты өсуге қол жеткізе алады.

Қалай бөліп беру керек: Менеджерлерге арналған 9 кеңесті жетілдіру

Осы стратегияларды қолдану арқылы менеджерлер тиімді міндеттерді бөлуді қамтамасыз ете алады, бұл бұдан да өнімді және белсенді жұмыс күшімен қамтамасыз етеді.

Шектеулі бюджетте қалай тиімді бөліп беру керек

Шағын кәсіпорындар немесе стартаптар көбінесе шығындардан қорқып, бөліп беруге тартыншақтайды. Алайда, фрилансерлерге аутсорсинг жасату, тапсырмаларды басқару бағдарламаларын пайдалану немесе автоматтандыруды қолдану банкті бұзбай-ақ тиімді бөліп беруге мүмкіндік беретін тәсілдер болып табылады.

Сіз бөліп беруіңіз керек 18 міндеттер

Міндеттерді бөліп беру тек уақытты босату туралы ғана емес — бұл тиімділікті оңтайландыру, жоғары сапалы жұмыс жасау және командаңызды өсуге мүмкіндік беру туралы. Әрбір бизнес иесі бөліп беруді қарастыратын 18 маңызды міндеттер төменде берілген.

1. Күнделікті уақытты басқару

Сіздің уақытыңыз өзіңіздің ең құнды активтеріңіздің бірі болып табылады. Дегенмен, өзіңіздің күнделікті кестеңізді басқару — кездесулерді тексеру, еске салғыштарды орнату және тапсырмаларды басымдылыққа қою — уақытты талап етеді. Виртуалды көмекші (VA) немесе жеке көмекші бұл жауапкершілікті алу арқылы кездесулермен, мерзімдермен және міндеттемелермен байланыста болуыңызға кепілдік бере алады.

Неге оны бөліп беру керек?

• Жоспарлау және қайта жоспарлау кезінде жұмсалған уақытты жояды.
• Жоғары әсерлік әрекеттерге назар аударуыңызды қамтамасыз етеді.
• Қысы және шешімдер шаршауын азайтады.

2. Электрондық пошта ұйымын және триажын ұйымдастыру

Кәсіби маман аптасының 28%-ын электронды хаттарды оқуға және жауап беруге жұмсайды. Виртуалды көмекші маңызды хаттарды сүзгіден өткізіп, қарапайым сұрауларға жауап бере алады және пошта жәшігіңізді ұйымдастыра алады, осылайша шұғыл мәселелер бастапқыда қарастырылады.

Неге оны бөліп беру керек?

• Кіріс жәшігінің шамадан тыс толуын болдырмайды.
• Апта сайын сағаттарды үнемдейді.
• Маңызды байланыстарға жауап беру уақытын жақсартады.

3. Кестелеу сұраулары

Кездесулерді үйлестіру, кездесулер тағайындау және бірнеше мүдделі тараптар арасында кестелерді икемдеу ауыр болуы мүмкін. Кестелеу көмекшісі немесе автоматтандырылған брондау жүйесі бұл тапсырмаларды сіз үшін орындай алады.

Неге оны бөліп беру керек?

• Екі рет тапсырыс беруді және кестелік қақтығыстарды болдырмайды.
• Барлық хат-хабарларды алға-артқа жіберуге кететін уақытты үнемдейді.
• Басымдылықтарға негізделген оңтайлы кестелеуді қамтамасыз етеді.

4. Шығындарды басқару

Іскерлік шығындарды, түбіртектерді, өтемақыларды және ай сайынғы бюджеттерді бақылау күрделі және көп уақытты қажет етеді. Мұны көмекшіге тапсыру немесе қаржылық бақылауды автоматтандыратын тапсырма басқару қолданбаларын пайдалану процесті жеңілдетеді.

Неге оны бөліп беру керек?

• Қаржыларды реттелген және аудитке дайын күйде ұстаңыз.
• Шығындар туралы есептеудегі қателерді азайтады.
• Түгендеу мен мәмілелерді сәйкестендіруге жұмсалатын құнды уақытты үнемдейді.

5. CRM басқару

Клиент тереңдіктерін, байланыс пен ілеспе әрекеттерді қадағалауға арналған клиенттермен қарым-қатынасты басқару (CRM) құралдары өте маңызды. Дегенмен, жазбаларды қолмен жаңарту және клиентпен байланыстарды талдау ауыр жүктеме болып табылады. CRM маманы немесе көмекші бұл тапсырманы сіз үшін орындай алады.

Неге оны бөліп беру керек?

• Клиенттермен жақсы қарым-қатынасты сақтау мен барынша тиімділікті қамтамасыз етеді.
• Қолдау қызметі мен клиент тереңдігін автоматтандырады.
• Клиенттік жазбаларды дәл және жаңартылған күйде сақтайды.

6. Әлеуметтік медиа басқару

Күшті әлеуметтік медиа қатынасу брендтің танымалдығы үшін маңызды, бірақ үнемі хабарлама жіберу, ізбасарлармен байланысу және аналитиканы қадағалау ауыр болуы мүмкін. Әлеуметтік медиа менеджері контент құруды, жоспарлауды және қатынасты басқаруды өз мойнына алады.

Неге оны бөліп беру керек?

• Қатарласты хабарлау мен аудиториямен байланысуды сақтайды.
• Брендтің танымалдығы мен қолжетімділігін арттырады.
• Кәсіп иелеріне стратегияға емес, орындауға назар аударуға мүмкіндік береді.

7. Қорлар тапсырысы

Кеңсе қажеттіліктерін толықтыру, жеткізушілермен қатынас орнату және материалдардың уақытында жеткізілуін қамтамасыз ету оңай орындалатын басқарушылық міндеттер, оларды кеңсе басқарушысына немесе әкімшілік көмекшіге тапсыруға болады.

Неге оны бөліп беру керек?

• Қордың жетіспеушілігін болдырмайды.
• Тапсырыстарды үйлестіруге кететін уақытты үнемдейді.
• Тиімді сатып алуды қамтамасыз етеді.

8. Жалпы зерттеу

Нарық үрдістерінен бастап бәсекелестердің талдауына дейін, зерттеу шешім қабылдауда маңызды рөл атқарады. Дегенмен, шексіз есептер мен мәліметтерге жазылу ауыр еңбек болып табылады. Зерттеу көмекшісі сізге қысқаша түсіндірмелер бере алады.

Неге оны бөліп беру керек?

• Іскерлік шешімдер қабылдауда көмектеседі.
• Мәліметтерді жинау мен талдауда сағаттарды үнемдейді.
• Қолдануға болатын түсініктерді ешқандай қол еңбегінсіз ұсынады.

9. Саяхат ұйымдастыру

Іскерлік сапарларды жоспарлау, рейстерді брондау, орналастыруды ұйымдастыру және туристік жоспарларды басқару құнды уақытты алады. Туристік көмекші барлық логистиканы сіз үшін орындай алады.

Неге оны бөліп беру керек?

• Зерттеу мен брондауға кететін сағаттарды үнемдейді.
• Кедергісіз сапар ұйымдастыруды қамтамасыз етеді.
• Рейстер мен қонақ үйлермен байланысты соңғы минуттық мәселелерді болдырмайды.

10. Сыйлық сатып алу

Клиенттер мен сыйлық алу, қызметкерлерді бағалау немесе мерекелік табыстаулар көп уақыт пен ойлауды талап етеді. Бұл тапсырманы көмекшіге тапсыру қосымша ауыртпалықсыз ойластырылған сыйлық алуды қамтамасыз етеді.

Неге оны бөліп беру керек?

• Сәйкес сыйлықтар іздеуге кететін уақытты үнемдейді.
• Уақтылы жеткізуді қамтамасыз етеді.
• Клиенттер және қызметкерлермен қарым-қатынасты нығайтады.

11. Шоттарды төлеу

Жеткізушілерге төлемдер жасау, коммуналдық шоттар мен жазылымдарды жаңартуларды қолмен басқару көп уақытты және қателіктерге ие тапсырма. Бұл тапсырманы көмекшіге тапсыру немесе автоматты түрде шоттар тұрақты төлемдерін басқару қолданбаларын пайдалану процесті жеңілдетеді.

Неге оны бөліп беру керек?

• Кешіккен төлемдер мен өткізіп алған төлемдерді болдырмайды.
• Шоттарды бақылау және басқаруға кететін уақытты үнемдейді.
• Қаржылық ұйымдастырушылықты қамтамасыз етеді.

12. Есеп жүргізу және шоттарды ұсыну

Дәлді қаржылық есепке алу бизнестің сәттілігі үшін маңызды, бірақ бухгалтерлік есеп пен шот-фактураларды жүргізу қиын әрі көп уақытты ала алады. Кәсіби бухгалтер барлық мәмілелердің дұрыс тіркелуін қамтамасыз ете алады.

Неге оны бөліп беру керек?

• Сәйкестік және дәлдікті қамтамасыз етеді.
• Қаржылық есеп берудегі қателіктерді азайтады.
• Есептерді теңестіру уақытыңызды үнемдейді.

13. Контент құру

Блог жазбаларынан бастап, хабарландыруларға дейін контент маркетинг бизнестің өсуі үшін маңызды. Фрилансер жазушы немесе маркетинг тобы сіздің брендтің дауысымен сәйкес келетін сапалы контент жасай алады.

Неге оны бөліп беру керек?

• Кәсіби, қызықты контентті қамтамасыз етеді.
• Жазу және өңдеу кезінде уақыт үнемдейді.
• SEO және онлайн көрнектілікті арттырады.

14. Дизайн жұмысы

Графикалық дизайн брендтеу, әлеуметтік медиа және маркетинг материалдары үшін маңызды. Уақытты визуалды элементтер жасауға жұмсаудың орнына, бұл жұмысты кәсіби дизайнерге тапсырыңыз.

Неге оны бөліп беру керек?

• Жоғары сапалы, визуалды тартымды дизайндарды қамтамасыз етеді.
• Өңдеу мен түзетуға жұмсалатын уақытты үнемдейді.
• Брендтің бірегейлігін күшейтеді.

15. Веб-сайтты басқару

Веб-сайт тұрақты жаңартуларды, техникалық қызмет көрсетуді және оңтайландыруды қажет етеді. Веб-әзірлеушіні немесе IT маманын жалдау сіздің сайтыңыздың функционалды және қауіпсіз болуын қамтамасыз етеді.

Неге оны бөліп беру керек?

• Жұмыс істемеу және техникалық мәселелерден сақтайды.
• Жылдам жүктелетін, пайдаланушыға ыңғайлы веб-беттерді қамтамасыз етеді.
• Веб-сайт қателерін жоюға кететін уақытты үнемдейді.

16. Күнтізбені басқару

Мерзімдер, кездесулер және оқиғаларды бақылау қиын болуы мүмкін. Виртуалды көмекші сіздің күнтізбеңізді басқара алады, еске салғыштарды қояды және қажет болғанда кездесулерді ауыстырады.

Неге оны бөліп беру керек?

• Жоспарлауды оңтайландырады.
• Кездесулерді басқаруға жұмсалатын уақытты үнемдейді.
• Кездесулердің қабаттасуынан болатын стрессті азайтады.

17. Деректерді енгізу және тіркеу

Деректерді енгізу, жазбаларды жаңарту және файлдарды ұйымдастыру қайталанбалы, бірақ маңызды тапсырмалар. Арнайы көмекші бұл тапсырмаларды тиімді шеше алады.

Неге оны бөліп беру керек?

• Деректерді басқарудағы қателіктерден қорғайды.
• Қолмен жұмысқа жұмсалатын сағаттарды үнемдейді.
• Жазбалардың құрылымдық және қолжетімді болуын қамтамасыз етеді.

18. Ішкі құжаттама

Процесс нұсқаулықтарынан бастап, жұмысқа қабылдау бойынша гидтерге дейін, ішкі құжаттама тиімділік үшін маңызды. Құжаттамашы маман сіз үшін бұл ресурстарды жасап, сақтап тұра алады.

Неге оны бөліп беру керек?

• Қызметкерлерді оқыту және операцияларды реттейді.
• Жұмыс процестерінде үйлесімділікті қамтамасыз етеді.
• Процестерді қайта-қайта түсіндіруге кететін уақытты үнемдейді.

Бұл тапсырмаларды тапсыру арқылы бизнес иелері стратегиялық өсуге назар аударып, негізгі операциялардың тегіс әрі тиімді болуын қамтамасыз ете алады. Кәсіби мамандарға немесе тапсырмалар менеджменті бағдарламаларына тапсыру арқылы міндеттерді тапсыру өнімділік пен бизнестің сәттілігін арттырады.

Шифтон қалай тапсырмаларды тапсыруға және басқаруға көмектеседі

Шифтон — тапсырмаларды тапсыруды оңайлату және жұмыс процесін оңтайландыру үшін жасалған күшті тапсырма менеджмент бағдарламасы. Автоматты жоспарлау, қызметкерлердің тапсырмаларын қадағалау және үздіксіз байланысу құралдары сияқты функциялармен, Шифтон бизнестің тапсырмаларды тиімді тапсырмасын қамтамасыз етеді. Егер сіз операцияларды жетілдіру немесе топтың өнімділігін арттыру үшін тапсырма менеджмент қосымшаларын іздесеңіз, Шифтон икемді шешім ұсынады.

Шифтонды пайдалану арқылы бизнес иелері тапсырмаларды тиімді тапсырманы орындап отырып, мерзімдердің қалмауын немесе байланыста олқылық пайда болуларды алдын алады. Жұмыс ағынын жеңілдетіңіз және Шифтон бағдарламалық тапсырма менеджмент функцияларымен өнімділікті арттырыңыз!

Тапсырмаларды тиімді тапсыруды меңгеру бизнес өсімі үшін маңызды. Дұрыс тапсырмаларды аутсорсингке шығарып, дұрыс тапсырма менеджмент бағдарламасын пайдалану арқылы сіз өз бизнесіңіздің масштабталуына назар аударып, өнімділікті қамтамасыз етесіз.

Бүгіннен бастап тапсырмаларды тапсырып, бизнесіңіздің дамуын қадағалаңыз!

Қазіргі заманда адамдар әрқашан бос емес. Біз үнемі жұмыс тапсырмаларын орындауымыз, төлемдерді төлеуіміз, азық-түлік сатып алуымыз және дәрігердің кеңсесіне анда-санда баруымыз керек. Осыған байланысты біз жиі тапсырмаларды ауыстыруымызға тура келеді. Мысалы, іскери серіктестерге электрондық хаттар жіберу, жаңа клиенттермен телефон арқылы сөйлесу немесе демалысты жоспарлау. Мұндай стресс көп функциялы істей алатын адамдар үшін проблема емес.

Офлайн және онлайн араластыру көп функциялылық қабілетіне кедергі келтіреді

Алдымен сіз екі тізім жасауыңыз қажет. Біріншісінде офлайн жасалатын істердің барлығын жазыңыз. Екінші каталог тек интернет байланысын қажет ететін тапсырмаларға арналған. Тек қажет болғанда ғана онлайн болыңыз. Мысалы, сіз электрондық хаттың мәтінін интернетке қосылмай жаза аласыз, ал Skype арқылы іскерлік келіссөздер үшін интернетке қосылу қажет. Осылайша сіз алаңдатарлық дүниелерден азайып, көп функциялы болуда тиімдірек боласыз.

Барлығын бақылаңыз

Аяқталмаған істер сізді түнімен ұйықтатпайды ма? Аяқталмаған жұмыстардың тізімін жасап, оны қолымызда ұстаңыз. Тапсырмаларыңызды дұрыс баяндауға тырысыңыз. Болмаса, оларды іске асыруда қиындықтар туындауы мүмкін. Тізімде қанша элемент бар екені маңызды емес: 100 немесе 1000.

Оны жұмыс күнінің соңында жаңартыңыз. Сондай-ақ, әртүрлі тапсырмалар үшін бөлек каталогтар жасауды ұсынамыз. Мысалы, маркетингке немесе азық-түлікке қатысты тапсырмалар үшін.

Содан кейін ең жоғары басымдылық деңгейлері бар тапсырмаларды таңдаңыз. Зарлылығы жоғары 5 нәрсені, беруге болатын тапсырмаларды және алып тастауға болатын заттарды таңдаңыз. Төмен басымдылық тапсырмаларын ертеңге қалдырыңыз.

Тізімді таңертең көріңіз және онда күнделікті маңызды тапсырмалардың бар-жоғын тексеріңіз. Одан кейін олардың барлығын күнтізбеңізге қосыңыз. Демалыс күндері тізімді қарап, ештеңені ұмытпағаныңызға көз жеткізіңіз.

Сол смартфонды қойыңыз

Смартфоныңыздағы хабарландыруларды өшіруін тексеріңіз. Facebook-ті шолып, жаңа твиттерді өзіңіз үйге оралған кезде көре аласыз. Сізге қажет барлық хабарламалар жұмыс орныңыздағы компьютерге келуі керек. Сондай-ақ, достардан келген электрондық хаттарға кеңсе сыртында жауап берген жөн.

Көп функциялылық жұмыс ырғағының өзгеруіне ашық

Бір күнде екі түрлі жобада жұмыс істеуге және ара-тұра олар арасында ауысуға тырысып көріңіз. Іс-әрекетті өзгерту күтпеген шешімдер табуға және бөтен ойлардан босатуға мүмкіндік береді. Бұл әркез монотондылық жұмыстан көңіл аудару үшін жақсы әдіс.

Бұл ережелерді ұмытпаңыз және жақында көп функциялы жұмыс сіз үшін табиғи жағдайға айналады.