Қызметкерлердің жетіспеушілігін жеңу: Жұмыс берушілер үшін практикалық нұсқаулық

Кезде Қызметкерлердің жетіспеушілігі болса, жұмыс жинақталып және сапасы төмендейді. Басшылар ауысымдарды созады. Жаңа қызметкерлер тез ауысады. Клиенттер күтіп қалады. Бұл нұсқаулық топты тез тұрақтандыруға және негізгі себептерін шешуге үйретеді. Сіз жетіспеушіліктің күн сайын қалай көрінетінін, бірінші аптаға қалай назар аударуды және алдағы 90 күнде резервті қалай қалпына келтіруді көресіз. Мұндағы әрбір қадам әуе компаниялары, бөлшек сауда, логистика, дала қызметтері және басқа ауысымдық операциялар үшін жұмыс істейді. Көмек көрсетеді ме, біз Шифонның кестелерді айқын, уақыт деректерін таза және байланыс жылдам етіп сақтауын көрсетеміз.

Жетпей жұмыс істеудің жасырын құны

Қызметкерлердің жетіспеуі тек "бізге көбірек адамдар қажет" туралы емес. Нағыз шығындар көптеген кішкентай ағуларда көрінеді, олар жиналады:

• Ауысымдар бір-бірімен қайталанады, ал басқа қатарлар қызметкерлерсіз қалады.

• Үстеме жұмыс үнсіз өседі, себебі ешкім үлгіні көрмейді.

• Жаңа қызметкерлер бірнеше аптадан кейін кетеді; олар ешқашан бақылауда сезінбейді.

• Басшылар жаңартуларды чаттар мен кестелер бойынша іздейді.

• Еңбек ақы уақыты деректеріне байланысты кеш жабылады.

• Қауіпсіздік қадамдары қысым артқан кезде өткізіледі.

• Көшбасшылар процесті жақсартудың орнына өрт сөндіруге сағаттарын жұмсайды.

Бұл ағуларды бір бетке жазыңыз. Оларды бір ай өлшеңіз. Қайда әрекетке көшу керектігін білесіз.

Қызметкерлердің жетіспеушілігінің шын мәнінде күннен күнге нені білдіретінін

A Қызметкерлердің жетіспеушілігі орындауды қажет ететін жұмыс пен оны орындауға қол жетімді адамдар арасындағы айырмашылық болып табылады. Бұл тек бас сан емес. Бұл уақыт, орын, және дағдылар.

• Бригадалар мен ауысымдар. Сізде жалпы жеткілікті қызметкерлері болуы мүмкін, бірақ дәл уақыттарда лицензияланған адам жетіспейді.

• Жер мен қызмет көрсету топтары. Жұмыс қысқа уақыт аралқында шарықтайды: айналымдарда, жеткізілімдерде, түскі уақыт, клиника қабылдауы, күн соңындағы жинақ.

• Техникалық қызмет көрсету және MRO. Тапсырмалар сертификатталған рөлдерді талап етеді; ешкімді ауыстыру мүмкін емес.

• Көп орынды желілер. Тыныш орын бос қуатты ұстайды, ал бос емес орын күйіп кетеді.

Жиі кездесетін көріністер:

1. Ауа райының кідірісінен хабта келулер жұртты қояды. Сіз кезекті кейбір қақпаларда кеңейтуге және төмен басымдықтағы қатарлардан адамдарды тартуға тиіссіз.

2. Түнгі ауысымдар минуттар аралығында келеді. Екі есе жұмыс болмас үшін командаларға айқын тапсырыс керек.

3. Соңғы минуттағы ауру қоңырауы жоспарды бұзады. Сізге тез, әділ жол қажет.

4. Екі база мамандардың пулын бөліседі. Бір жедел жұмыс сол күні аударуды талап етеді.

Сіз бұларды тірі тізімдемемен, айқын рөлдермен және жылдам байланыспен шешесіз — қаттырак шақырулармен емес.

Іс жүзінде әсер ете алатын негізгі себептер

Экономиканы өзгерту мүмкін емес, бірақ жұмыстың айналасындағы жүйені түзете аласыз.

• Түсініксіз қызметкерлердің ережелері. Ешкім сағат немесе дағдылар бойынша минималды қамтуды анықтамайды.

• Жылдам емес жалдау шеңбері. Кандидаттар жауап күтіп, басқа жерге кетеді.

• Әлсіз адаптация. Жаңа адамдар алғашқы күні хаоспен кездеседі және еш уақытта қалпына келмейді.

• Көрінбейтіндік. Менеджерлер сұранысты болжайды; олар үлгілерді көрмейді.

• Қиын ауысым алмасулары. Адамдар үш мақұлдаусыз ауысымды өзгерте алмайды.

• Шатасқан деректер. Уақыт, үзілістер және шығару әртүрлі файлдарда сақталады.

Екі немесе үшеуін қолданыңыз және сурет тез өзгереді.

Алғашқы 7 күн: жылдам триаж, ол жұмыс істейді

Сізге қазір жеңілдету керек. Үлкен жобаларсыз ауырсынуды азайту үшін осы бір апталық жоспарды қолданыңыз.

1. Міндетті жабуларды тоқтатыңыз. Қателеспейтін сағаттар мен станцияларды белгілеңіз. Әр күнде алдымен оларды толтырыңыз.

2. Айқын ауысым ауыстыру ережесін еңгізіңіз. Басшы қосымша қолы бар қолданбада бір адамға аптасына бір мақұлдауды рұқсат етіңіз.

3. Күн сайын екі қатарлы қысқаша жариялаңыз. «Қайда қысқардық» және «Бүгіннен не істейміз?» Қысқа – кереметтен асып түседі.

4. Үзілістерді ертерек жылжытыңыз. Бәрінің бір уақытта қатардан кетуінен аулақ болыңыз.

5. Бір істі орындау үшін уақытша топ қосыңыз. Ең қарапайым, үлкен көлемдегі жұмысты таңдаңыз және бес адамды сол жерге даярлаңыз.

6. Кешегі сағаттарды таңертеңгі 10:00-ге дейін жабыңыз. Кеш уақыт деректері сізді соқыр қылады. Қатаң болыңыз.

7. Команданы жазбаша түрде рақмет айтыңыз. Үш жеңісті атаңыз. Адамдар көрінетінін сезінуі керек.

Егер құралыңыз қолдайтын болса, ашық ауысымдарды қолданыңыз, сонда еріктілер оларды жабуы мүмкін. Егер болмаса, қарапайым тіркеу тізімін орналастырыңыз және оны екінші аптада Shifton-ға ауыстырыңыз.

30–90 күн: тұрақты қозғалтқыш құру

Қысқа мерзімді жеңілдету жеткіліксіз. Келесі ширекті пайдаланыңыз, келесі күйді болдырмайтын жүйені орнатыңыз.

• Сұранысқа сәйкес келетін шаблондар. Шыңдар, түнгі жұмыс және баяу сағаттар үшін үлгілерді жасаңыз. Оларды әр аптада көшіріңіз.

• Кем дегенде бір қадамды крест бойынша тренинг жасаңыз. Әр адам бір қосымша рөлді жабуы керек. Дағдыларды тізімдемеде жазыңыз.

• Әділ жоспарлау ережелері. Сенбі, түндер және жоғары қысымды тапсырмаларды айналдырыңыз. Логиканы жариялаңыз, сондықтан адамдар оған сенеді.

• Қарапайым мансап қадамдары. Қандай тренинг жақсырақ рөл әкеледі екенін көрсетіңіз. Қадамдарды шағын ақы қосады немесе мойындауымен байланыстырыңыз.

• Ауа райында жүретін сұхбаттар. Адамдар кеткен шынайы себептерді естерінде болғанша танып алыңыз.

• Жалдау құбырының математикалық есебі. Егер сізге ай сайын бес жалдау қажет болса, бес емес, он ұсыныс жіберіңіз. Түсіп кетулерді ескеріңіз.

• Жаңартуларға арналған бір арна. Барлық кесте өзгерістерін қолданбада пайдаланыңыз. Қатар беттен тыс чатты өшіріңіз.

Бұл жұмыс әлсіз жоспарды мықты операцияға айналдырады.

Шифон күнделікті операцияларда хаос азайтады

Шифон жоспарын айқын және деректері таза ұстайды. Бұл өте маңызды, қашан сіздердің бәрі тығыз болғанда.

• Жылдам бастама. Адамдарды файлдан импорттаңыз, оларды орын, дағды немесе лицензия бойынша топтастырыңыз және алғашқы тізімін бір сеанста жариялаңыз.

• Ауысым шаблондары және көшіру. Жалпы үлгілерді секундтар ішінде көшіріңіз — айналымдар, жеткізу толқындары, клиника сессиялары, түнгі тазалық.

• Мобильді белгілеулер және кіоск режимі. Қарапайым ПИН немесе QR. Басты мақұлдауларды сол жерде жасаңыз.

• Бағдарлайды/GPS. Қақпаларда, доктарда, есептегіштерде немесе бөлмелерде болуды растаңыз. "Қайдасың?" шақыруларын азайтыңыз.

• Офлайн басып алу. Пуанстарды жазыңыз, қайда қамту нашар; кейінірек синхрондау.

• Ашық ауысымдар және ескертулер. Өзгерістерді дұрыс топқа жіберіңіз. Аралықтарды тез толтырыңыз.

• Біріккен уақыт кестелері. Еңбек ақы және талдау үшін таза CSV/XLS экспорттаңыз.

• Көптілді экрандар. Аралас топтар үшін айқын хабарламалар.

Кезеңінде Қызметкерлердің жетіспеушілігі, айқындық пен жылдамдық әр кезден де маңызды. Шифон ұзақ орнатусыз екеуін де береді.

"Бірінші принциптер" қызметкерлерді математикалық есептеу (қарапайым және пайдалы)

• Жабдықтау = сұраныс бір сағатта ÷ адам басына шығару. Бір рет өлшеңіз; ай сайын жаңартыңыз.

• Резерв = қамтудың 10–20%. Үзілістер, тренингтер және қысқа ескертулі демалыстар үшін қолданыңыз.

• Шаршау ережесі. Ұзартылған күндер мен ұзақ айналымдарды шектеңіз. Қалпына келтіру уақытын қорғаңыз.

• Ауыстыру қуаты. Көңіл күйді бұзбай, бақылаудағы ауысуларға рұқсат етіңіз.

Бұл кішкентай формулалар жоспарлау жиналыстарын тыныштандырады.

Қарым-қатынас стрессті азайтады

Егер адамдар жақсы ақпарат алса, олар көп жүктемелерді шеше алады.

• Келесі екі аптаны жариялаңыз, тіпті егер күнделікті жаңартсаңыз да.

• Күн сайын үш бос емес терезені бөлектеңіз.

• Күн сайын бір өзгеріс хабарын жіберіңіз—топты өзгертіңіз, спам жасамаңыз.

• Күнделікті қысқаша баяндама тізіммен бір экранда болсын.

• Шеңберді жабыңыз: "Біз X шештік, себебі Y; келесі жаңартылған Z-те."

Шифон мұны хабар тарату хабарламаларымен және ауысым жазбаларымен қолдайды, олар кестеде өмір сүреді.

Басқару құралдары, сіз бүгін көшіре аласыз

Бір минуттық сценарий қиын күнге
"Бүгін біз 17:00–19:00 арасында B1–B4 қақпаларда жетіспейміз. Біз таспадан кейін сағат 18:00-ден кейін екі адамды қарызға аламыз. Үзілістерді ертерек жылжытамыз. Егер бір қосымша сағат жаба алсаңыз, қолданбада "Ұсыну" түймесін басыңыз. Сізге қатарды ұстап тұрып рақметімізді айтыңыз – бізге көмектесу үшін ненің алынатынын айтыңыз."

Күнделікті тізімдеме тексеру тізімі

• Әр станцияда минималды жабдықтау қамтамасыз етілген

• Үзілістер бір-біріне строока емес, бір-біріне келтірілген

• Қызмет міндеттері мен дағды араласуы теңдестірілген

• Кезекші тағайындалды және қолжетімді

• Сертификатталған қызметкерлермен қызыл ауысымдар сәйкес болған

• Сырт тартқылардың көшірмелері келесі күні таңертеңгі 10:00-ге дейін жіберілді

Бұл тексеру тізімдерін қағазда қажет болса, қолданыңыз; кейінірек оларды Шифонға жазба ретінде жылжытыңыз.

Неге Шифон қызметкерлердің жетіспеушілігінде жылдамырақ шешім?

Түнгі толқындар және лықтап жүруге уақытылы жаңартулар қажет. Шифон бір минутта адамдарды тапсырмалар арасында жылжытуға, үлгі көшірмесін жасауға және ескертулерді итеруге мүмкіндік береді. Тізім оқылатын күйде қалады.

Ауа райы немесе жеткізу кідірістері қайтарамды мәжбүрлейді. Шифон телефондардағы уақыт пен орындарды жаңартады. Адамдар артық шақыруларсыз дұрыс жерге барады. Бір Қызметкерлердің жетіспеушілігі нашар байланыс ашылады; Шифон бұл араны жабады.

Көпсайлы командалар ғаламдық көрумен жергілікті бақылауды қажет етеді. Станция басшыларына өз тізімдемелерін басқару құқығын беріңіз, ал бас ұйымның жабдықталуын және қауіп-қатерді көру мүмкіндігі бар. Қосымша кестелер жоқ.

Жаңа жалдамалы адамдар алғашқы күні суға батпауы керек. Сілтеме арқылы шақырыңыз, оларға қажет екі экран көрсетіңіз және тапсырларын белгілер. Олардың тілінде айқын хабарламалар тренинг уақытын қысқартады.

Төмен сигнал жұмысын тоқтатпауы керек. Шифон офлайн түрде басуды жазып, кейінірек синхрондайды. Бұл ең қажетті кезде уақыт дерегін сенімділігін сақтайды.

Қысқа жағдайлық зерттеулер

Аймақтық қызметтер жеткізушісі, 120 қызметкер
Мәселе. Ауру қоңыраулары және ауа райы шыңдары үстеме жұмысты итерді. Еңбек ақы уақыты кеш жабылды.
Орнату. Қызметкерлерді импорттау, шыңдар үшін үлгілер құру, ашық ауысымдар қосу, негізгі орындарда геофендер орнату.
Нәтиже. Қамту аралықтары 30% жылдамырақ толтырылды. Үстеме жұмыс тұрақтанды. Эспорттар уақытында келді. Бір Қызметкерлердің жетіспеушілігі екі апта ішінде жеңілдеп кетті.

Көп бос емес хабтағы айналым тобы
Мәселе. Кеш түнгі банктерге тез ауысулар қажет болды; қоңыраулар және топтық чаттар жіберілді.
Орнату. Кезекші пул, итеру хабарламалары бар, белбеулерде кіоск басып алу, мобильді мақұлдаулар.
Нәтиже. Қосымша толықтырулар бірнеше минутта орын алды, жарты сағат емес. Жұмыстардың саны төмендеді. Қызметкерлер айқын жоспарды ұнатты.

Көпсайлы бөлшек саудагер
Мәселе. Үш дүкен әртүрлі тізімдемелерді пайдаланды. Бас кеңсе бір көріністі жоғалтты.
Орнату. Ортақ үлгілер, жергілікті рұқсаттар, біріктірілген уақыт кестелері.
Нәтиже. Демалыс күндері жабағысыгларын тігізбей тегіс жабылды және соңғы минуттық қоңыраулар азайды. Кестелер болжалды болғандықтан, көшу жеңілдетілді.

Бес жалпы қателер (бұлардан аулақ болыңыз)

1. Офлайн жұмысты елемеу. Жер асты бөлмелері, ангарлар және артқы бөлмелер сигналды бұзады. Егер қолданба сол жерде тоқтап қалса, бұл дұрыс емес таңдау.

2. Орналасуды тексеру жоқ. Геофендерсіз сіз адамдардың қайда екенін сұрауға уақыт ысыраптайсыз.

3. Ауыр onboarding. Егер орнату апталар алса, командалар чаттарды пайдалануды жалғастырады.

4. Басшы рөлдері жоқ. Орталық басқаруға бәрін баяулатады. Жергілікті басшыларға қорғаулармен басқару құқын беріңіз.

5. Шатасқан экспорттар. Егер уақыт кестелерін қолмен тазалау керек болса, үнемдеу жойылады.

Қарапайым тест күні осы мәселелерді анықтайды, сіз оны қабылдамай тұрып.

FAQ

Біз төмен сигналмен жұмыс істей аламыз ба?

Иә. Офлайн түрде басуларды және тапсырмаларды жазатын, кейінірек синхрондайтын құралды пайдаланыңыз; бұл деректерді кезінде қорғайды Қызметкерлердің жетіспеушілігі.

Негізгі енгізуді орнату қанша уақыт алады?

Қызметкерлерді импорттау, екі үлгі құрастыру, геофендер орнату, шақыруларды жіберу. Көп командалар тірі тізімді сол күні жариялайды.

Рөлдерді және кіруді қалай басқаруға болады?

Басшыларға өз аймағында қызметкерлерді жылжытуға және уақытты мақұлдауға рұқсат беріңіз. Адам ресурстары және қаржы көрінісі толық болады.

Мобильді басулар қабырға сағаттарын ауыстыра ма?

Көбінесе иә. ПИН немесе QR көмегімен кіоск планшеті тез және сенімді, және геофендер орынның расталуын хабарлайды.

Шифтарды әділ ауыстыра аламыз ба?

Иә. Ашық шифтар және қарапайым ережелерді пайдаланыңыз — бірінші қабылдау жеңістіді қамтамасыз етеді, аптасына бір шек және басшы мақұлдауы.

Қорытынды

Жетпей жұмыс болатын болады. Маңыздысы ол аралықты қаншалықты тез көретініңіз, қаншалықты айқын сөйлейтіндігіңіз және кесте өзгерістеріңіздің қаншалықты тегіс екендігі. Шифон қамтуды жоспарлауға, ауысуларды өңдеуге, қатысуды растауға және қосымша күш жұмсамай таза уақыт деректерін экспорттауға көмектеседі. Бұл бүгінгі стрессті төмендетеді және келесі Қызметкерлердің жетіспеушілігі оңайырақ өңдеуге мүмкіндік береді. Адамдар қайда болу керек және не істеу керектігін білгенде, клиенттер айырманы сезеді.

Өз Shifton аккаунтыңызды жасаңыз және алғашқы топты бүгін жоспарлаңыз.