Semua orang tahu pepatah lama, “Orang tidak dilahirkan sebagai pemimpin yang baik, mereka menjadi pemimpin.” Apakah ini benar dan sifat kepemimpinan apa yang harus dimiliki seseorang agar menjadi manajer yang baik? Kami mencoba menjawab pertanyaan ini saat menulis artikel ini. Mungkin, kita semua pernah bermimpi menjadi pemimpin dan bos besar sesekali, atau bahkan menjadi manajer departemen kecil ketika kita masih menjadi karyawan biasa. Tentu saja, kita yakin bahwa kita akan menangani posisi baru kita tanpa masalah karena kita semua sangat berharap untuk cepat naik tangga karier. Apakah ada di antara kita yang berpikir tentang apa yang sebenarnya menjauhkan kita dari karier yang melonjak? Mungkin kita tidak memiliki keterampilan kepemimpinan hebat yang seharusnya dimiliki oleh direktur yang baik dan berpengalaman.

Jangan terlalu kecewa terlebih dahulu, karena setiap sifat dapat dipupuk dan dikembangkan. Jika Anda ingin suatu hari menduduki posisi atasan Anda, Anda harus mengembangkan kualitas-kualitas yang akan membawa Anda menuju kesuksesan. Sekarang kita akan membicarakan tentang sifat kepribadian dan karakter yang harus dimiliki oleh setiap pemimpin perusahaan yang baik.

Percaya Diri

Percaya diri mungkin adalah salah satu sifat kepemimpinan yang paling berharga yang jika kurang akan membuat sulit bagi siapa pun yang ingin mendapatkan peran manajerial. Setiap orang sukses memancarkan rasa percaya diri pada dirinya sendiri dan pada hari yang akan datang. Tipe orang ini dengan cepat memberikan kesan yang baik pada orang lain. Orang mendengarkan orang yang percaya diri dan mengikuti mereka. Penting untuk tidak berlebihan. Percaya diri Anda harus didukung oleh prestasi, pengetahuan, dan keterampilan Anda. Anda tidak bisa percaya diri jika Anda tidak memiliki apa-apa untuk ditunjukkan karena orang yang sadar akan situasi dapat melihat penipuan Anda. Jika Anda benar-benar ingin mendapatkan promosi, Anda harus mengatasi kurangnya kepercayaan diri dalam pengetahuan dan tindakan Anda apa pun yang terjadi. Kemenangan di medan perang dan dalam perlombaan di kantor mendukung orang-orang yang berani dan percaya diri!

Keteraturan

Keteraturan adalah keterampilan kepemimpinan utama lainnya yang harus ditampilkan oleh bos yang ideal. Sebelum membentuk dan mengatur dengan baik proses kerja staf, Anda harus mampu mengatur hari Anda, merencanakan jadwal Anda dan menggunakan waktu harian dengan baik. Seberapa disiplin atau tidak disiplin Anda dapat secara langsung memengaruhi cara kerja karyawan Anda. Jika Anda tidak dapat merencanakan rutinitas harian, Anda tidak akan dapat mengelola seluruh staf. Memiliki sifat teratur adalah salah satu keterampilan kepemimpinan terbesar. Ini pertama-tama datang dengan disiplin dan disiplin diri. Ini adalah kemampuan untuk menciptakan rencana kerja yang ketat dan mengikutinya dengan tepat. Anda harus teratur dan memberi contoh bagi karyawan Anda.

Bayangkan bahwa Anda akhirnya mendapatkan posisi bos yang diinginkan dan bertanggung jawab atas banyak hal selama beberapa tahun. Sementara Anda melakukan itu, Anda juga terus-menerus datang terlambat ke kantor, datang terlambat setelah istirahat makan siang dan menghabiskan beberapa jam sehari berbicara dengan teman dan keluarga melalui telepon. Bagaimana menurut Anda para pekerja Anda akan bereaksi? Saya tidak berpikir bahwa setelah menyaksikan ketidakdisiplinan seperti itu Anda akan dapat mempertahankan otoritas dan menjadi contoh yang baik bagi karyawan. Ingatlah bahwa jika Anda telah mencapai posisi bos, Anda harus menjadi lambang kesuksesan dan kerja yang efektif, jika tidak, kurangnya disiplin diri Anda akan menumbuhkan sikap serupa terhadap pekerjaan di antara karyawan.

Hormati orang di sekitar Anda

Setelah menjadi bos dan pindah ke kantor yang lebih besar, banyak pekerja cenderung lupa bahwa mereka pernah menjadi pekerja biasa dan memulai dari bawah tangga karier. Orang-orang seperti ini biasanya mulai memperlakukan karyawan mereka dengan bias, kesombongan, dan ketidakmenghormati. Jika Anda ingin menjadi pemimpin kelas dunia, Anda tidak boleh terlibat dalam perilaku yang tidak pantas seperti ini. Ingatlah bahwa apapun posisi Anda saat ini di perusahaan, Anda harus memperlakukan orang-orang di sekitar Anda dengan hormat, baik rekan kerja maupun bawahan. Setiap kali Anda ingin menghina seseorang atau memperlakukan seorang pekerja secara tidak hormat, ingatlah bahwa Anda pernah berada di posisi mereka. Anda juga pernah mengalami kesulitan ketika harus belajar sesuatu yang baru dan sangat tidak senang dengan cara menghina bos Anda memperlakukan Anda.

Keteguhan

Keteguhan adalah sifat kepemimpinan yang tanpanya Anda tidak akan dapat menjalankan perusahaan dengan baik. Sebuah bisnis atau departemen kecil dalam sebuah korporasi besar. Kita harus mengakui bahwa ketika tidak ada keteguhan, sangat sulit untuk mencapai banyak hal dalam hidup baik bagi pemimpin maupun orang biasa. Jika Anda benar-benar ingin mendapatkan posisi puncak atau sudah mendudukinya, Anda harus benar-benar tegas. Jangan takut pada apa pun. Pelajari cara membuat keputusan yang tepat waktu, penting dan bertanggung jawab sendiri, tanpa membagikan beban dengan karyawan Anda.

Keterampilan teknologi tingkat lanjut

Ini tampaknya jelas. Seseorang yang bertujuan mencapai posisi tertinggi harus mengikuti perkembangan zaman, tahu cara menggunakan teknologi modern, perangkat lunak komputer, dan berbagai aplikasi. Akan sulit bagi Anda untuk mengelola staf jika Anda tidak memiliki keterampilan yang sama dengan karyawan Anda. Selain itu, Anda harus selangkah lebih maju dari para pekerja Anda dan mengajari mereka hal-hal baru. Terapkan program dan cara kerja baru sambil tetap cerdas secara teknis. Jika Anda bukan ahli dalam apa yang Anda lakukan dan kelola, Anda tidak akan dihormati dan akan menjadi rentan terhadap penipuan. Itulah mengapa untuk memiliki keterampilan kepemimpinan yang hebat, Anda harus progresif dan sadar akan semua yang terjadi di perusahaan Anda.

Ini bukan satu-satunya keterampilan kepemimpinan hebat yang harus dimiliki oleh CEO perusahaan yang baik. Bagian selanjutnya dari artikel ini akan menceritakan tentang sifat karakter lain yang akan membuat Anda menjadi manajer perusahaan yang baik atau mendapatkan posisi lebih cepat. Pelajari keterampilan manajer puncak lainnya di bagian kedua artikel ini: Keterampilan kepemimpinan utama untuk manajer puncak. Lanjutan.

Sementara orang tidak bisa membayangkan bekerja jarak jauh 10 tahun yang lalu, saat ini setiap perusahaan mempekerjakan setidaknya satu karyawan jarak jauh. Perusahaan besar dan korporasi mempekerjakan staf pekerja jarak jauh secara keseluruhan, yang kehadirannya di kantor tidak diperlukan. Manajer PR, pakar HR, penulis naskah, jurnalis, fotografer, blogger, akuntan masuk dalam daftar profesi yang diciptakan atau disesuaikan untuk kerja jarak jauh yang sedemikian besar, sehingga dapat terus diperluas. Sebagai gantinya, mari kita bicara tentang ide motivasi staf yang tepat sehingga pekerja jarak jauh bisa efektif dalam biaya dan produktif.

Pada awalnya, tampaknya motivasi karyawan bukanlah tugas yang mudah dikerjakan ketika berhubungan dengan pekerja jarak jauh, karena dalam kebanyakan kasus kita berbicara tentang orang-orang yang mencintai kebebasan, mandiri, dan sedikit rewel. Dengan menggunakan saran motivasi pekerja kami, Anda akan menjadi ahli dalam memotivasi dan mengelola personel, bahkan jika personel tersebut bekerja ribuan mil jauhnya dari kantor Anda.

Saran pertama dan mungkin yang paling penting: Tetap berhubungan

Kita hidup di zaman jejaring sosial, konferensi Skype, dan korespondensi bisnis yang tak berujung. Di satu sisi, selalu tersedia melalui jejaring sosial dan berbagai pesan singkat, atau melakukan panggilan Skype sekali seminggu bisa terasa sulit atau memakan waktu. Di sisi lain, jika Anda selalu berhubungan dengan anggota staf jarak jauh, pekerja ini dapat mengajukan pertanyaan yang mereka minati kapan saja mereka mau. Ini memungkinkan untuk mencegah kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian besar bagi perusahaan. Jangan buang waktu berlebihan pada panggilan, cukup online atau tetapkan periode waktu yang ketat ketika Anda akan tersedia untuk karyawan Anda. Misalnya, tetapkan waktu dari jam 1 siang hingga 2 siang pada hari Senin dan Rabu ketika Anda bisa berbicara dengan pekerja tertentu.

Saran kedua, meskipun tidak kurang penting: Rancang tugas dengan jelas dan tepat

Pada awalnya, cara kerja jarak jauh beroperasi tampak cukup sederhana: Anda memberikan informasi dasar tentang perusahaan kepada karyawan, menjelaskan kekhususan pekerjaan tertentu, memberikan tugas kepadanya, dan mengawasi bagaimana tugas itu dilaksanakan. Namun, tampaknya merancang tugas dengan baik dan tepat bahkan lebih penting. Anda seharusnya tidak mengasumsikan bahwa pekerja staf jarak jauh yang tidak memahami apa yang diminta darinya akan mengajukan banyak pertanyaan lanjutan. Kebanyakan karyawan tidak membebani diri mereka dengan ini dan bekerja berdasarkan pemahaman mereka sendiri. Tidak semua karyawan ingin mengerjakan tugasnya berulang kali jika Anda tidak puas dengan cara tugas tertentu itu dilakukan. Karena itu, mengelola pekerja jarak jauh harus datang dengan tugas yang sangat jelas dan tepat untuk pekerja jarak jauh. Ini akan memungkinkan membangun kemitraan yang produktif dan tahan lama. Dengan menjelaskan semuanya dengan jelas pada percobaan pertama, Anda tidak perlu kehilangan waktu dan uang berharga ketika seseorang membuat kesalahan.

Saran ketiga yang sama pentingnya: Bagikan bonus

Motivasi finansial adalah klasik, tetapi sayangnya tidak bisa dihindari dari ide motivasi staf yang sudah lama tetapi tertan. Semua orang suka mendapatkan bayaran, dan mereka lebih suka bonus. Itulah mengapa jika Anda melihat bahwa seorang karyawan melakukan pekerjaannya tepat waktu, mengambil inisiatif, dia sopan, pekerja keras dan terkadang bekerja lembur, jangan pelit dan buatlah sistem bonus kecil atau bayarlah sejumlah besar uang setiap tiga bulan atau setengah tahun. Dengan begitu pekerja akan tertarik pada pekerjaannya dan akan melaksanakannya dengan segera dan dengan senang hati.

Saran keempat: Hadiah asli

Metode ini hanya cocok untuk pengusaha yang dengan fanatik dan benar-benar mencintai bisnis mereka dan menghargai setiap orang yang terlibat di dalamnya. Ketika Anda mengenal seorang karyawan jarak jauh selama bertahun-tahun dan dia menjalankan tugasnya dengan tekun, dia pantas diperlakukan dengan hormat dan bahkan keakraban. Itulah mengapa Anda dapat meningkatkan motivasi pekerja dengan hadiah-hadiah asli yang menarik. Misalnya, jika Anda mengenal seorang karyawan dalam waktu yang lama dan mengetahui bahwa dia adalah penggemar besar hoki, Anda dapat membeli tiket pertandingan hoki untuk ulang tahunnya atau sebagai hadiah di akhir kuartal. Ketika ada seorang wanita yang bekerja di perusahaan Anda yang menghabiskan terlalu banyak waktu pada proyek Anda, beri dia dua tiket bioskop atau teater, sehingga dia bisa menghabiskan malam yang menyenangkan bersama suaminya. Meskipun pekerja jarak jauh jauh dari lokasi Anda, mereka tetap merupakan bagian penting dari tim Anda dan Anda tidak boleh memperlakukan mereka dengan prasangka atau tidak mendorong mereka dengan cara yang sama seperti Anda mendorong pekerja kantor biasa.

Saran kelima yang penting: Percaya

Seorang CEO berpengalaman tentu harus terlibat dalam mengelola pekerja jarak jauh dan memastikan matanya tetap waspada, tetapi jangan melupakan kepercayaan. Tentu saja, jika Anda belum pernah mempekerjakan staf jarak jauh sebelumnya, Anda akan menemukan kesulitan untuk menyesuaikan dengan aspek tertentu dari proses ini serta belajar mempercayai pekerja dan memberikan mereka otoritas. Saat mengelola pekerja jarak jauh, Anda tidak dapat melacak setiap gerakan yang mereka lakukan, seberapa banyak waktu yang mereka habiskan di depan PC mereka, berapa kali mereka mengunjungi dapur atau mengalihkan perhatian mereka dengan panggilan telepon, Anda harus belajar untuk mempercayai mereka. Ketika Anda mempekerjakan seorang karyawan untuk bekerja secara jarak jauh, Anda harus mencari tahu seberapa bertanggung jawab, fokus, berkualitas, dan mampu menetapkan prioritas orang tersebut. Manajer puncak yang berpengalaman akan dengan mudah mengenali orang malas atau menambahkan pakar pekerja keras ke tim mereka.

Saran keenam: Tetapkan tenggat waktu

Saat memberikan tugas kepada karyawan, penting untuk menetapkan tenggat waktu dan memperingatkan mereka tentang konsekuensi dari tidak memenuhi persyaratan untuk menyerahkan tugas mereka. Jika Anda gagal menetapkan tenggat waktu, seorang pekerja akan mulai menjadi malas dan mengejar kepentingan pribadinya sendiri alih-alih melakukan tugas yang ada. Akibatnya, pekerjaan akan dilakukan di saat-saat terakhir dan dengan sangat sembrono.

Saran ketujuh: Sikap baik

Sayangnya, agak sulit untuk menemukan pekerjaan di mana Anda akan diapresiasi, dihormati, dan pendapat Anda didengarkan. Itulah mengapa saat ini sikap yang baik terhadap karyawan sangat berharga. Banyak orang memilih pindah dari kantor ke kerja jarak jauh karena mereka lelah dengan eksploitasi tanpa rasa malu dari atasan mereka dan kolektif yang penuh pertengkaran yang lebih mirip sarang ular. CEO yang mempekerjakan staf pekerja jarak jauh harus mencoba memperlakukan mereka dengan hormat. Tanyakan kepada mereka bagaimana hari mereka, apakah semuanya baik-baik saja dengan keluarga mereka, seperti apa cuaca di negara dan kota tempat tinggal mereka. Penting untuk tidak membuat pembicaraan ini terlalu mengganggu atau terlalu akrab.

Teman-teman, kami berharap Anda menemukan tips ini berguna untuk bekerja dengan pekerja jarak jauh dan membantu Anda membangun hubungan yang tahan lama dan produktif dengan mereka. Ingatlah bahwa Anda bertanggung jawab atas seberapa baik proses kerja diatur di perusahaan Anda. Hanya pengusaha yang paling berpengalaman, berbakat, tekun, dan progresif yang akan membawa bisnis mereka ke puncak.

Hubungan antara atasan dan anggota staf adalah dasar dari pembentukan mikroklimat dalam organisasi mana pun. Banyak CEO yang gagal mempelajari prinsip-prinsip komunikasi karyawan yang efektif dan percaya bahwa mereka secara alami memiliki keterampilan komunikasi yang efektif. Jangan lupa bahwa kita hidup di masa yang selalu berubah dan dinamis. Pasar kerja modern penuh dengan perwakilan yang percaya diri dan kompetitif dari berbagai profesi. Dulu, karyawan diharapkan menerima begitu saja agresi yang tidak beralasan, bias, hukuman, dan teguran. Saat ini, bahkan pekerja yang tidak terlalu berkualitas pun membawa dirinya dengan rasa hormat dan berpindah pekerjaan sesuka hati tanpa takut tidak diinginkan di pasar kerja. Banyak pengusaha berpengalaman tahu betapa sulitnya menemukan karyawan yang berkualitas, jujur, dan setia. Itulah mengapa komunikasi organisasi yang terkalibrasi dengan baik memainkan peran penting dalam perusahaan mana pun. Untuk membuat bisnis berjalan dengan lancar, baik karyawan maupun majikan harus berkompromi dan menimbang setiap kata yang diucapkan dan didengar sambil mempertahankan tingkat kesopanan. Mari kita coba mencari cara yang tepat dalam berkomunikasi dengan anggota staf dan langkah-langkah yang harus ditempatkan untuk membuat tim Anda menjadi tenaga kerja paling efektif yang pernah Anda kelola dengan senang hati.

Teknik komunikasi internal yang paling umum digunakan

Menjadi kepala sebuah perusahaan bukanlah hal yang mudah dilakukan. Tanggung jawab keuangan dan karyawan itu sendiri adalah bidang tanggung jawab Anda. Manajer perusahaan teratas harus bijak, fleksibel, terus-menerus menimbang keputusan mereka dan mengetahui cara yang tepat untuk mendelegasikan kekuasaan. Ada sejumlah besar seminar manajemen tim, webinar, dan pelatihan, di mana Anda dapat memperoleh pengetahuan yang dibutuhkan dan keterampilan yang diperlukan. Setiap pengusaha yang memiliki harga diri harus menghadiri setidaknya salah satu dari seminar ini untuk mengikuti tren terbaru pengelolaan dan perekrutan staf. Anda juga harus bekerja pada gaya manajemen karyawan Anda sendiri.

Sebagai aturan, ada beberapa teknik komunikasi internal yang dibahas selama berbagai seminar pelatihan profesional:

• Otoriter. Semua keputusan penting dibuat secara eksklusif oleh majikan. Mereka memaksakan kontrol sistemik ketat atas pelaksanaan semua tugas. Di bawah manajemen ini, semua inisiatif dan individualitas dihancurkan secara tegas.

• Anarkis. Majikan mencoba menjauh dari bisnis harian perusahaan dan pekerjaan karyawan sedapat mungkin, membiarkan semuanya berjalan bebas sambil meninggalkan semua tanggung jawab atas hasil.

• Demokratis. Seorang majikan bertujuan meningkatkan peran karyawan dalam pengambilan keputusan, memberi mereka kesempatan untuk menyuarakan pendapat mereka dan membuat keputusan kecil secara mandiri. Selain itu, semua solusi baru, tujuan kolektif, dan tujuan perusahaan secara rutin didiskusikan, dengan setiap pekerja memiliki hak suara.

Selain itu, majikan dapat menggunakan kreativitas bersama dalam manajemen karyawan. Inti dari gaya ini adalah mencapai hasil positif, menetapkan tujuan dan tugas melalui upaya gabungan dari karyawan dan majikan.

Setiap metode ini baik dalam caranya sendiri dan sesuai di bawah situasi tertentu. Pendekatan otoriter memberikan hasil yang cukup baik karena adanya kontrol terus-menerus, tetapi ini hanya dapat digunakan dalam situasi kritis. Metode demokratis dapat diterapkan ketika pemimpin perusahaan sangat cerdas dan memiliki keterampilan manajerial yang baik. Tanpa ini, sangat sulit mendapatkan hasil yang baik dari teknik komunikasi internal yang demokratis.

Seorang pemilik perusahaan yang berpengalaman harus memiliki tingkat penglihatan ke depan tertentu. Yang paling utama, dia harus menganalisis perilaku dan sifat karakter semua anggota tim, menentukan potensi semua karyawan, meramalkan kemungkinan berbagai situasi muncul. Semua faktor ini harus dipertimbangkan ketika mencari gaya komunikasi organisasi yang tepat.

Umpan balik adalah keterampilan berharga dalam berkomunikasi dengan karyawan

Kemampuan untuk mengatur umpan balik yang tepat dianggap sebagai salah satu keterampilan komunikasi terpenting yang diperlukan untuk komunikasi karyawan yang efektif di antara para pemimpin perusahaan sejak lama. Bahkan para CEO muda yang berpengalaman harus mampu berbicara dengan karyawan, menyelesaikan ketidakakuratan, memberikan pujian atau menunjukkan hal-hal yang dapat ditingkatkan, mendelegasikan wewenang dengan tepat, memberikan saran pada berbagai tugas. Berkomunikasi dengan anggota staf seharusnya tidak menjadi masalah bagi CEO. Seorang kepala perusahaan harus mampu berhubungan dengan pekerja mana pun, bahkan yang paling nakal dan keras kepala, karena umpan balik yang benar adalah dasar dari komunikasi yang saling menguntungkan. Awalnya, tampaknya memanggil seorang pekerja untuk membahas hal-hal yang Anda permasalahkan adalah hal termudah untuk dilakukan. Ternyata itu tidak mudah sama sekali. Mayoritas penelitian psikologis dan sosiologis yang dilakukan oleh ratusan perusahaan di seluruh dunia menunjukkan bahwa umpan balik adalah bagian paling bermasalah dari hubungan pekerja-majikan. Banyak pekerja yang stres selama percakapan tatap muka yang tidak terkelola dengan baik dengan atasan mereka dan karena tidak adanya proses umpan balik yang terjalin dengan baik. Mereka terlalu takut untuk mengungkapkan pendapat mereka, merasa tidak dihargai, tidak berarti, dan terhina. Sistem umpan balik yang tidak ada atau dirancang dengan buruk menyebabkan kebingungan pekerja dalam organisasi dan mengurangi keinginan mereka untuk mencapai tujuan bersama. Seorang CEO yang berbakat dan bijaksana harus memahami bahwa umpan balik adalah alat yang baik yang memungkinkan untuk:

• Mengoreksi perilaku karyawan dalam tim

• Mengarahkankan karyawan menuju pertumbuhan dan pengembangan di departemen tertentu

• Mengungkapkan rasa terima kasih dan menekankan pentingnya seorang karyawan

• Memotivasi pekerja menuju pencapaian baru

• Menentukan alasan perilaku tidak baik seorang karyawan

Sekarang mari kita lihat beberapa teknik komunikasi internal yang akan membantu Anda mengatur sistem umpan balik yang tepat. Dengan mengikuti mereka, Anda akan dapat berkomunikasi dengan mudah dengan karyawan Anda.

Aturan N1: Jelaskan dengan tepat tujuan

Sebelum mengadakan pertemuan dengan seorang karyawan, pahami tujuan yang Anda kejar dan tuliskan di selembar kertas. Tanyakan pada diri sendiri: “Apa yang ingin saya capai selama pertemuan ini”? Dengan cara ini, Anda akan membuat percakapan jauh lebih mudah.

Aturan N2: Tentukan waktu dan tempat untuk berbicara

Sangat penting untuk membahas hanya peristiwa terbaru ketika berbicara dengan karyawan. Praktik terbaik adalah menghubungi seorang karyawan dan mendiskusikan peristiwa yang baru-baru ini terjadi padanya. Tidak ada gunanya membicarakan waktu ketika dia terlambat bekerja 3 tahun yang lalu jika dia sering terlambat datang selama minggu lalu. Ketika Anda melihat beberapa karyawan mengalami masalah dengan proyek kemarin atau beberapa hari yang lalu, saatnya untuk membahas masalah ini dan memberikan saran.

Aturan N3: Libatkan karyawan dalam diskusi

Semua karyawan di semua perusahaan ingin dibutuhkan, diperhatikan, dan didengar. Biarkan karyawan Anda menyuarakan pikiran mereka. Pertama, ini adalah cara yang baik untuk mendorong kemandirian dan tanggung jawab pekerja untuk keputusan yang Anda buat selama diskusi. Kedua, dengan menolak staf hak untuk menyuarakan pendapat mereka, Anda bisa menolak informasi berguna dan bahkan menempatkan diri Anda dalam posisi canggung. Anda juga dapat mengetahui potensi sejati yang dimiliki seorang karyawan, mendapatkan beberapa ide bagus dan bahkan mendapatkan pengalaman baru.

Aturan N4: Beri pujian di depan umum, kritik secara pribadi

Ini adalah aturan yang sangat penting! Ada banyak alasan untuk melakukannya. Kritik publik merendahkan dan sangat memotivasi karyawan. Tidak ada komunikasi yang baik jika kepala perusahaan mengizinkan dirinya untuk secara terbuka mengkritik karyawan dengan nada mengejek. Pahami bahwa jika Anda melakukan ini kepada beberapa karyawan, Anda akan melakukannya kepada pekerja lain, yang akan segera menempatkan Anda di sisi buruk mereka. Pujian harus diberikan dengan tulus, baik di depan umum maupun secara pribadi.

Aturan N5: Diskusikan peristiwa dan tindakan

Tidak baik untuk bersikap pribadi dan memberikan label kepada orang dalam situasi apa pun. Saat berbicara dengan karyawan Anda baik secara pribadi maupun kolektif, hanya bahas peristiwa dan tindakan, bukan pekerja. Sangat mudah untuk melabeli atau menyinggung orang, tetapi bisa memakan waktu berbulan-bulan atau bertahun-tahun untuk mengembalikan komunikasi tim.

Cara Anda berkomunikasi dengan karyawan Anda dan gaya komunikasi yang Anda gunakan sepenuhnya tergantung pada Anda. Anda dapat mengabaikan saran kami dan gagal untuk menjalin umpan balik dengan pekerja, tetapi dengan cara itu karir Anda akan berumur sangat pendek. Sebagai CEO Anda harus memahami satu hal sederhana: Baik Anda maupun karyawan Anda harus berorientasi pada mencapai tujuan dan tugas bersama serta membuat suasana tim sebaik mungkin. Semoga sukses, para pengusaha yang terhormat. Jangan menyerah untuk meningkatkan keterampilan Anda dan Anda akan mencapai segalanya!

Sebuah perusahaan tidak dapat berkembang dan menjadi lebih menguntungkan dengan menaruh semua nasibnya pada ide dan praktik bisnis lama. Manajemennya harus bereksperimen dengan konsep baru untuk menyesuaikan dengan pasar yang selalu berubah. Produk dan layanan kemudian dapat dibuat berdasarkan ide-ide tersebut. Kedengarannya sederhana, tetapi kenyataannya jauh lebih rumit. Satu hal adalah menemukan ide, tetapi hal yang sepenuhnya berbeda adalah membuat proyek di sekitarnya.

Hal-hal dapat menjadi tidak terkendali sehingga hanya sepertiga dari semua proyek yang berhasil keluar dari siklus produksi tepat waktu dan sesuai anggaran awal. Hal ini terjadi karena kesalahan yang dibuat oleh manajer proyek yang belum berpengalaman. Kami menawarkan Anda 5 masalah manajemen umum yang muncul dari pengabaian area tertentu dalam perencanaan proyek. Setelah mengatasinya, Anda akan dapat mengelola proyek secara efektif.

Gagal mendefinisikan tujuan proyek adalah kesalahan terbesar yang dilakukan oleh manajer

Menurut beberapa laporan penelitian dari American Project Management Institute, sepertiga proyek gagal karena orang yang mengembangkannya tidak memiliki visi yang jelas. Ini adalah salah satu masalah manajemen yang paling umum. Itulah mengapa penting untuk memiliki gambaran tentang apa yang ingin Anda capai, bagaimana itu akan menguntungkan perusahaan dan mengapa pelanggan ingin menggunakannya. Jika tidak, pekerjaan lebih lanjut apa pun akan menjadi sia-sia.

Mari kita ambil contoh sebuah perusahaan aplikasi seluler kecil yang ingin berkembang ke pasar game video seluler dengan permainan puzzle. Dalam kasus ini, hal-hal berikut kemungkinan akan dibahas oleh pengembang:

• Apa kelompok usia target kita?

• Haruskah kita membuat game 2D atau 3D?

• Berapa banyak pengembang yang kita butuhkan untuk mengerjakan berbagai aspek permainan, misalnya mekanik, desain level, seni konsep, desain suara, dll?

• Jenis mesin game apa yang sebaiknya kita gunakan dan apakah kita memiliki cukup dana untuk mendapatkan lisensinya?

• Berapa biaya permainan untuk pelanggan?

• Berapa persen dari keuntungan kita yang akan diberikan kepada perusahaan yang membuat mesin tersebut?

Semua pertanyaan ini harus dibahas selama pertemuan perusahaan awal dan berikutnya. Manajer dan karyawan harus sepakat tentang cara terbaik mencapai tujuan proyek dan estimasi waktu yang dibutuhkan untuk mewujudkannya.

Kesalahan terbesar yang dilakukan manajer – kurangnya persyaratan

Saat Anda merencanakan proyek, penting untuk memahami seperti apa hasil akhirnya. Ini adalah salah satu kesalahan terbesar yang dibuat oleh manajer. Manajer bertanggung jawab membuat daftar persyaratan untuk proyek dan memberikannya kepada karyawan. Daftar tersebut harus mencakup informasi berikut:

• Jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk tahapan pengembangan proyek yang berbeda

• Kriteria untuk mengevaluasi kualitas proyek dan komponennya

• Prinsip pembagian beban kerja di antara pekerja

• Jadwal proyek

• Daftar tujuan yang akan dicapai proyek untuk perusahaan

• Seberapa sering proyek akan diubah

• Ukuran anggaran awal

Daftar ini juga memiliki produk akhir yang akan dikembangkan. Dalam hal permainan video seluler, ini dapat mencakup karya seni konsep, sampel audio, kode untuk berbagai elemen permainan, misalnya, mekanika, fisika, animasi efek visual, dll. Setiap daftar harus mencakup tanggal rilis perkiraan.

Membuat perkiraan adalah kesalahan umum lainnya yang dilakukan manajer

Batas waktu adalah salah satu masalah manajemen umum yang muncul selama pengembangan proyek. Seorang manajer yang baik harus tetap berhubungan dengan timnya dan meminta pembaruan tentang kemajuan dalam setiap tim. Apakah mereka memenuhi batas waktu mereka atau apakah mereka memerlukan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan semuanya dengan benar?

Beberapa hal tak terduga bisa muncul dan seluruh proyek harus ditunda. Jika Anda gagal membuat perhitungan yang diperlukan, Anda akan berisiko terus menunda batas waktu. Untuk menghindari masalah di masa depan, sebaiknya bertemu dengan setiap anggota staf dan mengevaluasi pekerjaan mereka tepat waktu.

Mengabaikan risiko adalah masalah manajemen umum

Secara teori, semua rencana Anda pasti berjalan lancar setiap saat, tetapi dalam kenyataannya, proyek apa pun dapat mengalami penundaan, melewatkan batas waktu, karyawan sakit, dan kejadian malang lainnya. Memiliki program manajemen risiko yang tepat mengurangi potensi kegagalan proyek hampir setengahnya. Proses ini tidak terlalu sulit dilakukan tetapi membutuhkan penjelasan tentang banyak faktor yang bisa salah saat mengerjakan proyek tertentu. Daftar risiko Anda harus mencakup kejadian-kejadian seperti:

• Kegagalan memenuhi batas waktu

• Pengerjaan fitur tambahan di luar ruang lingkup proyek asli

• Perubahan ruang lingkup proyek. Perubahan dalam tujuan proyek, deliverables, tugas, biaya, dan batas waktu

Tugas seorang manajer proyek adalah mengevaluasi risiko dan menilai dampaknya pada proyek. Sebagai contoh, Anda dapat memastikan untuk menunjuk seorang wakil manajer proyek yang akan mampu menggantikan kepala proyek dan melanjutkan pekerjaan jika dia absen. Anda juga bisa mengalami kesulitan teknis, seperti peralihan mendadak dalam perangkat keras atau perangkat lunak yang digunakan yang mungkin memerlukan perekrutan karyawan tambahan. Rencana kontingensi harus mencakup semua kemungkinan hal-hal yang salah untuk proyek.

Kesalahan yang dilakukan manajer – memiliki jadwal yang kaku

Tidak ada cara yang lebih baik untuk memastikan alur kerja yang stabil daripada menjadwalkan tim Anda. Jadwal harus memberikan informasi yang jelas tentang beban kerja dan tenggat waktu. Semua jadwal harus memungkinkan fleksibilitas jika terjadi keadaan yang tidak terduga. Jika ada seseorang yang bekerja pada suatu proyek harus mengambil cuti karena sakit, masalah keluarga, cedera atau keadaan lain, mereka dapat melakukannya dalam ketentuan yang masuk akal. Dalam hal ini, harus ada seseorang yang menggantikan mereka jika terjadi keadaan darurat sehingga tempo pengembangan proyek dapat dijaga.

Sangat penting untuk memberikan anggota tim Anda fleksibilitas yang sama ketika mengusulkan ide baru kepada manajer proyek yang akan menguntungkan proyek secara umum. Saat ini, ada berbagai solusi yang membuat manajemen proyek menjadi lebih mudah. Ini termasuk Social Shared, Wrike, Slack, Procore dan banyak lainnya.

Kita hidup di dunia yang bergerak cepat di mana menyeimbangkan pekerjaan, tanggung jawab, dan kehidupan pribadi sering kali terasa luar biasa. Dengan tugas yang tidak ada habisnya dan tenggat waktu yang ketat, mengelola waktu secara efektif menjadi keterampilan penting. Bahkan tokoh sejarah seperti Julius Caesar memahami nilai dari manajemen waktu yang efisien — ia menggunakan setiap momen yang tersedia dengan bijak. Saat menghadiri pertarungan gladiator untuk alasan politik, dia tidak membuang waktu senggang, mengeluarkan perintah dan merespons surat resmi sebagai gantinya. Menguasai manajemen waktu memungkinkan kita tetap produktif, mengurangi stres, dan fokus pada hal yang benar-benar penting. Mari kita jelajahi 17 tips manajemen waktu terbukti untuk membantu Anda tetap terorganisir dan terkendali.

Apa Itu Manajemen Waktu?

Manajemen waktu adalah proses merencanakan dan mengorganisir bagaimana membagi waktu Anda di antara berbagai tugas secara efisien. Ini membantu Anda tetap produktif, memenuhi tenggat waktu, dan menyeimbangkan pekerjaan dengan kehidupan pribadi. Manajemen waktu yang baik memastikan Anda fokus pada aktivitas penting daripada terus-menerus bereaksi terhadap tugas-tugas yang mendesak tetapi kurang signifikan. Apakah Anda mengelola bisnis, memimpin tim, atau mengerjakan proyek pribadi, mengetahui cara mengelola waktu dengan efektif adalah keterampilan kunci untuk sukses.

Sekarang, mari kita jelajahi 15 tips manajemen waktu untuk membantu Anda bekerja lebih cerdas dan mencapai hasil yang lebih baik.

Daftar 17 Tips Untuk Manajemen Waktu yang Efektif

1. Ketahui Bagaimana Anda Menghabiskan Waktu Anda

Sebelum memperbaiki manajemen waktu, penting untuk menganalisis bagaimana waktu Anda saat ini dihabiskan. Tanpa gambaran yang jelas tentang ke mana waktu Anda pergi, mengoptimalkannya menjadi sulit.

Ini cara untuk memulai:

• Lacak Aktivitas Anda – Gunakan aplikasi pelacak waktu atau catat tugas selama beberapa hari. Tuliskan segala sesuatu yang Anda lakukan, dari proyek kerja hingga istirahat dan gangguan pribadi.
• Identifikasi Pola – Setelah melacak, cari tren. Apakah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk email? Apakah rapat menghabiskan sebagian besar hari Anda?
• Nilai Tingkat Produktivitas – Beberapa tugas esensial, sementara yang lain tidak diperlukan. Hilangkan aktivitas prioritas rendah yang tidak berkontribusi pada tujuan Anda.

Dengan memahami bagaimana Anda saat ini mengelola waktu, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang cara meningkatkan efisiensi.

2. Atur Tujuan dengan Benar

Tanpa tujuan, mengelola waktu menjadi tidak memiliki arah. Menetapkan tujuan yang jelas membantu memprioritaskan pekerjaan, meningkatkan motivasi, dan mengukur kemajuan.

a) Tetapkan Tujuan SMART

Tujuan SMART adalah:

• Spesifik – Definisikan dengan tepat apa yang ingin Anda capai.
• Terukur – Tetapkan kriteria untuk melacak kemajuan.
• Dapat Dicapai – Pastikan tujuan realistis mengingat waktu dan sumber daya.
• Relevan – Selaraskan tujuan dengan tujuan yang lebih luas.
• Terikat Waktu – Tetapkan tenggat waktu untuk menjaga urgensi.

Contoh: Alih-alih mengatakan, “Saya ingin lebih produktif,” ubahlah menjadi: “Saya akan menyelesaikan tiga laporan per minggu dengan fokus pada sesi kerja mendalam setiap pagi.”

b) Tetapkan Tenggat Waktu

Bahkan jika tugas tidak memiliki tenggat waktu eksternal, membuat tenggat waktu sendiri membantu pekerjaan tetap terstruktur. Tenggat waktu mencegah penundaan dan membantu Anda tetap bertanggung jawab.

• Pecah tujuan besar menjadi tonggak – Alih-alih bertujuan menyelesaikan proyek besar sekaligus, bagi menjadi tenggat waktu yang lebih kecil.
• Gunakan pemblokiran waktu – Tetapkan slot waktu khusus untuk tugas yang berbeda untuk menghindari gangguan.
• Buat waktu buffer – Masalah yang tidak terduga dapat muncul, jadi sisakan waktu ekstra untuk perbaikan atau penundaan.

Tujuan memberikan struktur pada manajemen waktu, memudahkan untuk tetap pada jalur.

3. Buat Rencana: Strategi untuk Memprioritaskan Tugas Secara Efektif

Manajemen waktu yang efektif memerlukan pemrioritasan tugas secara strategis. Hanya mencantumkan tugas tanpa mempertimbangkan urgensi atau kepentingan dapat menyebabkan ketidakefisienan.

a) Buat Daftar Prioritas dan Bukan Daftar Tugas Saja

Daftar tugas dasar kurang memiliki struktur. Sebaliknya, gunakan Matriks Eisenhower, yang mengkategorikan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan:

• Mendesak & Penting – Tangani segera.
• Penting tetapi Tidak Mendesak – Jadwalkan untuk nanti.
• Mendesak tetapi Tidak Penting – Delegasikan tugas-tugas ini.
• Tidak Mendesak maupun Tidak Penting – Hilangkan atau minimalkan ini.

Metode ini memastikan bahwa tugas kritis diprioritaskan sementara yang tidak esensial tidak menghabiskan waktu berharga.

b) Rencanakan di Akhir Setiap Hari

Meluangkan 5–10 menit di akhir hari kerja untuk mempersiapkan hari berikutnya menghemat waktu di pagi hari dan mencegah usaha sia-sia.

• Tinjau tugas yang telah diselesaikan.
• Identifikasi pekerjaan yang belum selesai.
• Tetapkan prioritas untuk hari berikutnya.

Kebiasaan ini memastikan awal yang lancar setiap pagi.

c) Otomatiskan Tugas Berulang

Otomatisasi mengurangi pekerjaan manual dan memudahkan waktu untuk kegiatan yang lebih berharga. Pertimbangkan untuk mengotomatisasikan:

• Respon email – Gunakan template untuk pertanyaan umum.
• Penjadwalan – Atur pengingat rapat otomatis.
• Entri data – Gunakan perangkat lunak untuk merampingkan tugas berulang.

Otomatisasi adalah solusi manajemen waktu yang kuat yang meningkatkan efisiensi.

d) Pecahkan Setiap Tugas Menjadi Bagian-Bagian Kecil

Tugas besar dapat terasa menakutkan, yang dapat menyebabkan penundaan. Memecahnya menjadi langkah-langkah kecil yang dapat dilakukan membuatnya lebih mudah diatur.

Contohnya: Alih-alih menulis “Selesaikan proyek,” pecah menjadi:

1. Riset informasi
2. Buat garis besar poin utama
3. Menyusun konten
4. Edit dan finalisasi

Langkah kecil menciptakan momentum dan membuat kemajuan terlihat.

e) Hapus Tugas/Kegiatan yang Tidak Esensial

Kegiatan yang menyita waktu tetapi bernilai rendah mengurangi produktivitas. Identifikasi tugas yang tidak berkontribusi pada tujuan dan hapus dari jadwal Anda.

• Kurangi pertemuan yang tidak perlu.
• Batasi scrolling media sosial.
• Hindari sesi kerja yang tidak terstruktur.

Fokus hanya pada tugas dengan dampak tinggi meningkatkan efisiensi waktu.

f) Kerjakan Tugas Paling Sulit Terlebih Dahulu

Juga dikenal sebagai metode Eat That Frog, pendekatan ini melibatkan memulai dengan tugas paling sulit atau paling penting terlebih dahulu.

• Tugas yang menantang memerlukan lebih banyak energi mental — melakukannya lebih awal memastikan fokus puncak.
• Setelah tugas sulit selesai, pekerjaan lain terasa lebih mudah.
• Mengurangi beban mental di pagi hari meningkatkan produktivitas sepanjang hari.

Biasakan untuk menangani pekerjaan terberat terlebih dahulu.

g) Kerjakan Tugas Cepat di Antara Pertemuan atau Waktu Fokus

Peluang pendek di antara pertemuan atau sesi kerja dapat digunakan untuk tugas kecil namun perlu, seperti:

• Menjawab email cepat.
• Mengorganisasi file.
• Menyiapkan catatan untuk pekerjaan mendatang.

Metode ini memastikan waktu senggang digunakan secara efisien.

h) Proses Secara Batch Tugas yang Serupa

Beralih di antara tugas yang tidak terkait mengurangi efisiensi karena biaya perubahan mental. Sebaliknya, proses secara batch tugas yang serupa bersama-sama:

• Balas email pada waktu yang ditetapkan daripada memeriksa terus-menerus.
• Jadwalkan semua panggilan dalam satu blok waktu.
• Kelompokkan tugas terkait (misalnya, menulis konten dan penelitian) bersama-sama.

Teknik ini meningkatkan fokus dan alur kerja.

i) Delegasikan Tugas

Jika suatu tugas tidak memerlukan keterlibatan langsung Anda, serahkan kepada orang lain. Delegasi memungkinkan Anda fokus pada pekerjaan berprioritas lebih tinggi sambil memastikan semuanya selesai.

Delegasi yang efektif meliputi:

• Menugaskan tugas berdasarkan tingkat keterampilan.
• Memberikan instruksi yang jelas.
• Menetapkan tenggat waktu untuk tanggung jawab.

Delegasi adalah salah satu strategi manajemen waktu terbaik untuk meningkatkan efisiensi.

j) Audit Tugas Anda

Meninjau secara rutin bagaimana waktu dihabiskan membantu menyempurnakan kebiasaan produktivitas. Tanyakan pada diri sendiri:

• Apakah tugas tertentu memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan?
• Apakah ada pola pemborosan waktu?
• Apakah ada yang dapat ditingkatkan atau dihilangkan?

Audit tugas membantu mengoptimalkan jadwal harian.

k) Tetap Pada Jadwal Harian

Rutinitas terstruktur menciptakan konsistensi, membuat pengelolaan waktu menjadi lebih efektif.

Tips untuk tetap pada jadwal harian:

• Tetapkan jam kerja tetap.
• Alokasikan waktu untuk istirahat.
• Ikuti urutan tugas yang terstruktur.

Konsistensi merupakan kunci untuk manajemen waktu yang efektif.

4. Bangun Jadwal yang Dipersonalisasi

Jadwal umum mungkin tidak cocok untuk semua orang. Untuk mengatur waktu secara efektif, buatlah jadwal yang selaras dengan tingkat energi dan kebiasaan kerja Anda.

• Identifikasi Jam Produktivitas Puncak – Beberapa orang fokus terbaik di pagi hari, sementara yang lain lebih produktif di kemudian hari. Jadwalkan tugas prioritas tinggi selama jam energi puncak.
• Gunakan Pemblokiran Waktu – Alokasikan slot waktu spesifik untuk kerja dalam, pertemuan, dan tugas administrasi.
• Sertakan Istirahat – Istirahat singkat di antara tugas meningkatkan konsentrasi dan mencegah kelelahan.

Jadwal yang dipersonalisasi memaksimalkan efisiensi dengan memastikan bahwa pekerjaan dilakukan saat Anda paling fokus.

5. Gunakan AI untuk Pencarian dan Ringkasan

Kecerdasan buatan (AI) dapat menghemat waktu dengan mengotomatiskan penelitian dan merangkum informasi. Alat bertenaga AI membantu profesional menggunakan waktu dengan bijak dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas manual.

Contoh:

• Alat peringkasan – Ubah dokumen panjang menjadi poin-poin penting.
• Asisten otomatis – Tangani penjadwalan rapat dan pengingat.
• Alat penelitian berbasis AI – Mempercepat pengumpulan informasi.

Dengan mengadopsi AI, Anda dapat meningkatkan keterampilan manajemen waktu dan fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.

6. Buat Kalender

Kalender yang terorganisir dengan baik mencegah konflik penjadwalan dan membantu menyeimbangkan tugas secara efisien.

a) Atur Pengingat

Pengingat memastikakn tenggat waktu, rapat, dan acara penting tidak terlupakan. Gunakan:

• Notifikasi kalender untuk tenggat waktu utama.
• Aplikasi manajemen tugas untuk prioritas harian.

b) Tunda Notifikasi

Meskipun pengingat berguna, peringatan yang terus-menerus bisa mengganggu. Jadwalkan “periode fokus” khusus di mana notifikasi dibisukan. Ini membantu Anda tetap fokus pada pekerjaan mendalam tanpa gangguan.

7. Gunakan Alat yang Bekerja untuk Anda

Alat yang tepat menyederhanakan perencanaan waktu dan manajemen tugas. Pilih yang sesuai dengan alur kerja Anda:

• Perencana – Perencana digital atau berbasis kertas yang menyusun aktivitas harian.
• Alat Penjadwalan – Platform seperti Shifton mengotomatisasikan perencanaan shift dan mengoptimalkan manajemen waktu karyawan.
• Aplikasi Pencatat – Atur informasi, atur pengingat, dan lacak kemajuan secara efektif.

Menggunakan alat yang tepat mengurangi upaya manual dan menyederhanakan pekerjaan.

8. Latih Pengambilan Keputusan

Keraguan menyebabkan pemborosan waktu dan penundaan kemajuan. Untuk membuat keputusan lebih cepat:

• Tetapkan kriteria – Tentukan faktor yang jelas untuk mengevaluasi pilihan.
• Hindari berpikir berlebihan – Beri batasan waktu untuk membuat keputusan.
• Percayai pengalaman – Andalkan pengetahuan dan keahlian masa lalu.

Melatih pengambilan keputusan cepat meningkatkan efisiensi dan mengurangi penundaan.

9. Belajar Menetapkan Batasan dan Mengatakan Tidak

Mengambil terlalu banyak tugas menyebabkan kelelahan. Belajar mengatakan tidak membantu menjaga beban kerja seimbang.

• Tinjau permintaan – Apakah ini sesuai dengan prioritas Anda?
• Bersikap sopan namun tegas – Tolak gangguan tanpa merasa bersalah.
• Tawarkan alternatif – Sarankan waktu lain atau delegasikan jika memungkinkan.

Menetapkan batasan memastikan Anda fokus pada pekerjaan yang memiliki prioritas tinggi.

10. Berhenti Menunda

Menunda-nunda membuang waktu dan menciptakan stres yang tidak perlu. Lawan dengan:

• Membagi tugas besar menjadi langkah-langkah kecil – Kemajuan kecil membangun momentum.
• Menggunakan aturan 5 menit – Mulailah tugas hanya selama lima menit untuk mengurangi resistensi.
• Menghilangkan gangguan – Bekerja di lingkungan yang fokus.
• Membuat akuntabilitas – Tetapkan tenggat waktu atau bekerja dengan partner untuk tetap pada jalur.

Mengatasi menunda-nunda meningkatkan manajemen waktu di tempat kerja dan kehidupan pribadi.

11. Kendalikan Penguras Waktu

Penguras waktu mengurangi produktivitas. Identifikasi dan hilangkan gangguan umum:

• Perangkat genggam – Batasi penggunaan media sosial selama jam kerja.
• Banjir email – Cek email pada waktu yang dijadwalkan daripada terus-menerus.
• Pengunjung tak diundang – Tetapkan ketersediaan yang jelas untuk meminimalkan gangguan.
• Rapat yang tidak perlu – Jaga rapat tetap singkat dan terfokus.
• Kewajiban keluarga – Ciptakan ruang kerja khusus jika bekerja dari jarak jauh.

Menghilangkan penguras waktu memungkinkan Anda menggunakan waktu dengan lebih efisien.

12. Hadapi Stres dengan Bijak

Stres mempengaruhi keterampilan manajemen waktu di tempat kerja. Untuk tetap produktif di bawah tekanan:

• Ambil istirahat singkat – Minggir untuk mendapatkan udara segar atau peregangan cepat.
• Gunakan teknik mindfulness – Pernapasan dalam atau meditasi meningkatkan fokus.
• Prioritaskan perawatan diri – Pikiran yang beristirahat dengan baik bekerja lebih baik.

Mengurangi stres meningkatkan produktivitas dan efisiensi waktu.

13. Hindari Multitasking

Multitasking mengurangi efisiensi karena otak kesulitan beralih antara tugas. Sebaliknya:

• Fokus pada satu tugas dalam satu waktu – Pekerjaan mendalam menghasilkan hasil yang lebih baik.
• Kelompokkan tugas yang serupa – Ini meminimalkan peralihan konteks.
• Tetapkan periode fokus yang ditentukan – Gunakan teknik seperti Pomodoro (sesi kerja 25 menit).

Menghindari multitasking mengarah pada manajemen waktu yang lebih baik di tempat kerja.

14. Gunakan Aturan 20-Menit

Proyek besar bisa terasa membebani, menyebabkan penundaan. Aturan 20-menit membantu mengatasi hal ini:

• Atur timer selama 20 menit – Berkomitmen untuk bekerja tanpa gangguan.
• Evaluasi kemajuan setelah waktu habis – Kebanyakan orang meneruskan pekerjaan setelah momentum terbangun.

Teknik ini membuat tugas besar terasa kurang menakutkan dan lebih mudah untuk dimulai.

15. Ambil Waktu Istirahat

Istirahat penting untuk produktivitas jangka panjang. Terlalu banyak bekerja menyebabkan kelelahan, yang mengurangi efisiensi.

• Jadwalkan liburan – Waktu libur dari pekerjaan menyegarkan energi mental.
• Ambil istirahat singkat setiap hari – Bahkan 5–10 menit dapat meningkatkan fokus.
• Lepaskan diri dari kerja setelah jam kerja – Hindari memeriksa email di luar jam kerja.

Waktu istirahat penting untuk mempertahankan keterampilan manajemen waktu yang lebih baik dalam jangka panjang.

16. Bangun Sistem Dan Ikuti Dengan Tekun

Sistem yang terstruktur dengan baik menciptakan konsistensi dalam manajemen waktu. Contohnya termasuk:

• Metode Pemblokiran Waktu – Mengalokasikan slot waktu khusus untuk tugas-tugas.
• Matriks Eisenhower – Memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi.
• Aturan 2-Menit – Jika tugas membutuhkan waktu kurang dari dua menit, lakukan segera.

Temukan sistem yang bekerja dan patuhi untuk meningkatkan efisiensi.

17. Jaga Agar Tetap Teratur

Ruang kerja yang berantakan membuang waktu dan mengurangi fokus. Jaga agar tetap teratur dengan:

• Membersihkan meja Anda – Ruang yang rapi meningkatkan efisiensi.
• Menggunakan alat organisasi digital – Sistem manajemen file mencegah dokumen hilang.
• Merencanakan rutinitas harian – Struktur menciptakan kebiasaan manajemen waktu yang konsisten.

Tetap teratur memastikan alur kerja tetap lancar dan efisien.

Mengapa Manajemen Waktu Penting?

Manajemen waktu adalah keterampilan dasar yang mempengaruhi kehidupan profesional dan pribadi. Dengan mengatur tugas secara efisien, individu dapat mengurangi stres, meningkatkan produktivitas, dan mencapai tujuan lebih cepat. Tanpa manajemen waktu yang tepat, orang sering merasa kewalahan, melewatkan tenggat waktu, dan kesulitan menjaga keseimbangan kerja-hidup yang sehat.

Mengelola waktu secara efektif memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik, fokus yang meningkat, dan peluang yang lebih besar untuk sukses. Apakah Anda seorang karyawan, manajer, atau pemilik bisnis, menerapkan strategi manajemen waktu meningkatkan efisiensi dan memastikan pertumbuhan jangka panjang.

Manfaat Manajemen Waktu

Manajemen waktu yang efektif menawarkan berbagai keuntungan yang berdampak langsung pada kinerja kerja dan kesejahteraan pribadi.

• Pengurangan Stres – Mengetahui bahwa tugas terkendali mengurangi kecemasan dan mencegah desakan di menit terakhir.
• Lebih Banyak Waktu – Efisiensi yang ditingkatkan menciptakan waktu ekstra untuk pengembangan diri, hobi, atau relaksasi.
• Lebih Banyak Peluang – Memenuhi tenggat waktu dan mengelola beban kerja dengan baik meningkatkan reputasi dan pertumbuhan karier.
• Kemampuan Untuk Mewujudkan Tujuan – Manajemen waktu yang tepat memastikan bahwa baik tujuan jangka pendek maupun jangka panjang dapat dicapai secara konsisten.

Implikasi Dari Manajemen Waktu Yang Buruk

Gagal mengelola waktu secara efektif dapat membawa konsekuensi serius, mempengaruhi produktivitas, kualitas kerja, dan reputasi profesional.

1. Alur Kerja Yang Buruk. Jadwal kerja yang tidak terorganisir memperlambat proses dan menciptakan kemacetan yang tidak perlu, membuatnya sulit untuk menyelesaikan tugas dengan efisien.
2. Waktu Terbuang. Tanpa manajemen waktu yang terstruktur, individu menghabiskan lebih banyak waktu pada tugas-tugas yang tidak penting, mengurangi efisiensi keseluruhan.
3. Kehilangan Kontrol. Ketika tugas menumpuk tanpa rencana, menjadi lebih sulit untuk mengelola tanggung jawab, menyebabkan penurunan produktivitas dan peningkatan frustrasi.
4. Kualitas Kerja Yang Buruk. Kerja yang tergesa-gesa akibat alokasi waktu yang buruk mengakibatkan kesalahan, akurasi yang menurun, dan kinerja yang kurang baik.
5. Reputasi Yang Buruk. Secara konsisten melewatkan tenggat waktu atau gagal mengelola beban kerja berdampak buruk pada kredibilitas profesional dan kemajuan karier.

Tantangan Umum Dalam Manajemen Waktu

Banyak orang kesulitan dengan manajemen waktu karena hambatan umum yang menghalangi produktivitas. Mengidentifikasi tantangan ini adalah langkah pertama untuk mengatasinya.

1. Perencanaan Yang Buruk. Gagal membuat rencana yang terstruktur menyebabkan tenggat waktu terlewat dan alur kerja yang tidak efisien.
2. Kurangnya Organisasi. Ruang kerja yang berantakan dan jadwal yang tidak teratur membuat lebih sulit untuk memprioritaskan dan menyelesaikan tugas.
3. Merasa Kewalahan. Terlalu banyak tugas tanpa prioritisasi yang tepat dapat menyebabkan stres dan mengurangi fokus.
4. Penundaan. Menunda tugas menciptakan tekanan yang tidak perlu dan sering kali mengarah pada pekerjaan yang terburu-buru dan berkualitas rendah.
5. Gangguan. Media sosial, notifikasi yang konstan, dan interupsi di tempat kerja mengurangi fokus dan produktivitas.
6. Sulit Menolak. Mengambil terlalu banyak komitmen menyebabkan kelelahan dan manajemen waktu yang tidak efektif.
7. Kurangnya Disiplin Diri. Tanpa disiplin diri, berpegang pada jadwal dan menyelesaikan tugas tepat waktu menjadi tantangan.

Bagaimana Shifton Dapat Membantu Meningkatkan Manajemen Waktu

Shifton adalah alat penjadwalan berbasis cloud yang kuat yang membantu bisnis mengoptimalkan manajemen waktu dengan mengotomatisasi perencanaan shift, melacak jam kerja karyawan, dan mengatur jadwal secara efisien.

Dengan Shifton, bisnis dapat:

• Menghilangkan kesalahan penjadwalan manual dan menghemat waktu.
• Memastikan distribusi shift yang adil untuk meningkatkan efisiensi tim.
• Meningkatkan produktivitas tenaga kerja dengan mengurangi tugas administratif.

Dengan mengintegrasikan fitur penjadwalan canggih Shifton, manajer, dan karyawan dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk perencanaan dan lebih banyak waktu untuk pekerjaan penting, meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Artikel UPD 5 Maret 2025

Jadwal kerja yang terstruktur dengan baik sangat penting untuk setiap bisnis. Apakah Anda mengelola restoran, toko ritel, pusat panggilan, atau tim jarak jauh, jadwal karyawan yang direncanakan dengan baik memastikan kelancaran operasi, mengurangi konflik, dan menjaga karyawan tetap terlibat.

Penjadwalan yang buruk mengakibatkan pergeseran yang terlewat, penyesuaian di menit-menit terakhir, kelelahan, dan masalah kepatuhan. Ketika karyawan tidak menerima jadwal mereka di muka, hal ini menciptakan ketidakpastian dan stres, yang berdampak pada produktivitas dan semangat kerja secara keseluruhan.

Namun, jadwal kerja tim yang direncanakan dengan baik mengoptimalkan staf, meningkatkan efisiensi, dan memastikan karyawan mendapatkan beban kerja yang adil dan seimbang. Dengan pendekatan yang tepat dan alat penjadwalan yang sesuai, Anda dapat merampingkan perencanaan shift dan memastikan kelangsungan bisnis.

Panduan ini memberikan 23 langkah praktis untuk membantu manajer membuat jadwal kerja yang memenuhi kebutuhan operasional, memastikan kepatuhan, dan menjaga karyawan tetap bahagia.

Apa Itu Jadwal Kerja?

Jadwal kerja adalah rencana terstruktur yang menguraikan kapan karyawan akan bekerja. Ini membantu bisnis:

• Memastikan cakupan yang memadai berdasarkan permintaan bisnis.
• Mendistribusikan beban kerja secara adil di antara karyawan.
• Mengoptimalkan produktivitas sambil meminimalkan biaya tenaga kerja.
• Menjaga kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan dan kebijakan perusahaan.

Jadwal kerja yang dirancang dengan baik memperhitungkan kebutuhan bisnis, ketersediaan karyawan, dan keadilan shift untuk menciptakan tenaga kerja yang seimbang dan efisien.

Apa yang Membuat Jadwal Kerja yang Hebat?

Tidak semua jadwal efektif. Jadwal kerja yang hebat adalah yang jelas, dapat diprediksi, dan dapat diakses sambil memungkinkan fleksibilitas bagi pemberi kerja dan karyawan. Fitur-fitur kunci berikut membuat penjadwalan menjadi efektif:

Pembaruan Waktu Nyata

Bisnis memerlukan perubahan, dan jadwal seharusnya dapat beradaptasi dengan perubahan tak terduga secara waktu nyata. Jika seorang karyawan sakit, manajer harus dapat mengatur ulang shift secara langsung.

Akses Mobile

Jadwal kerja modern harus dapat diakses dari perangkat apa pun, memungkinkan karyawan untuk memeriksa shift mereka, mengajukan perubahan, dan mendapatkan pembaruan kapan saja.

Pengingat dan Peringatan

Pengingat shift otomatis membantu karyawan tetap berada di jalur, mengurangi ketidakhadiran dan memastikan semua shift tercakup tanpa kebingungan.

23 Tips Tentang Cara Membuat Jadwal Kerja

Langkah 1: Tentukan Target Tenaga Kerja Anda

Sebelum Anda membuat jadwal kerja, Anda perlu memahami berapa banyak karyawan yang dibutuhkan pada waktu yang berbeda. Ini melibatkan analisis pola bisnis, mengidentifikasi periode puncak dan lambat, serta memastikan ada cukup pekerja untuk memenuhi permintaan tanpa kelebihan staf.

Mulailah dengan menilai data historis untuk mengetahui kapan lalulintas pelanggan tertinggi. Jika Anda mengelola restoran, misalnya, malam hari dan akhir pekan dapat menjadi waktu tersibuk, sementara pagi hari pertengahan minggu mungkin memerlukan lebih sedikit staf. Untuk kantor atau toko ritel, jam puncak mungkin terjadi saat istirahat makan siang atau setelah jam kerja.

Selain itu, perhitungkan tingkat produktivitas karyawan. Beberapa karyawan bekerja lebih efisien pada waktu-waktu tertentu dalam sehari, jadi menugaskan shift berdasarkan kekuatan dapat meningkatkan efisiensi operasional. Tujuannya adalah untuk menyeimbangkan biaya tenaga kerja sambil menjaga layanan pelanggan dan kinerja bisnis yang sangat baik.

Langkah 2: Patuhi Hukum Ketenagakerjaan Federal dan Lokal

Setiap negara, negara bagian, atau wilayah memiliki hukum ketenagakerjaan yang berbeda yang mengatur jadwal kerja. Hukum ini mencakup aspek seperti jumlah maksimum jam kerja, pembayaran lembur, jatah istirahat, dan pemberitahuan penjadwalan yang diperlukan. Jika tidak mematuhi undang-undang ini dapat mengakibatkan denda, sengketa hukum, dan reputasi negatif di antara karyawan.

Sebelum menyelesaikan jadwal apa pun, pastikan sudah memenuhi semua peraturan tenaga kerja yang relevan. Beberapa pertimbangan utama dalam kepatuhan termasuk:

• Memastikan karyawan tidak melebihi batas lembur legal tanpa kompensasi yang tepat.
• Menjadwalkan waktu istirahat yang diperlukan, seperti istirahat makan dan istirahat pendek.
• Mematuhi hukum fair workweek, yang mengharuskan pemberi kerja memberi karyawan pemberitahuan di depan shift mereka.

Menggunakan perangkat lunak penjadwalan dapat membantu mengotomatisasi kepatuhan dengan menandai potensi pelanggaran dan memastikan semua shift memenuhi persyaratan hukum.

Langkah 3: Kenali Tim Anda

Jadwal kerja yang seimbang dengan baik memperhitungkan keterampilan, kekuatan, dan preferensi kerja masing-masing karyawan. Ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang produktif di mana karyawan merasa dihargai dan menunjukkan kinerja terbaik mereka.

Luangkan waktu untuk memahami:

• Siapa yang unggul dalam tugas dan peran tertentu?
• Siapa yang lebih menyukai shift pagi, malam, atau malam hari?
• Siapa yang memiliki keterbatasan, seperti tanggung jawab pengasuhan anak atau komitmen sekolah?

Memahami faktor-faktor ini memungkinkan Anda untuk membuat jadwal kerja yang meningkatkan kinerja dan kepuasan kerja. Karyawan yang merasa kebutuhan mereka dipertimbangkan lebih cenderung tetap terlibat dan memberikan hasil yang lebih baik.

Langkah 4: Hormati Preferensi Penjadwalan Karyawan Anda

Sementara kebutuhan bisnis harus diutamakan, menghormati preferensi penjadwalan karyawan dapat meningkatkan moral dan mengurangi ketidakhadiran. Karyawan dengan jadwal yang dapat diprediksi lebih puas dan produktif.

Untuk mengakomodasi preferensi tanpa mengorbankan operasi, pertimbangkan:

• Mengizinkan karyawan untuk mengajukan ketersediaan di muka.
• Menciptakan rotasi yang adil untuk akhir pekan dan hari libur.
• Menyediakan opsi tukar shift untuk karyawan yang memerlukan fleksibilitas.

Bahkan jika tidak selalu memungkinkan untuk memenuhi setiap permintaan, menunjukkan kepada karyawan bahwa preferensi mereka penting membangun kepercayaan dan mengurangi pergantian karyawan.

Langkah 5: Libatkan Karyawan Anda

Mendorong karyawan untuk berpartisipasi dalam keputusan penjadwalan mendorong budaya kerja yang kolaboratif dan meningkatkan kepuasan secara keseluruhan. Ketika karyawan merasa mereka memiliki masukan, mereka lebih cenderung berkomitmen pada shift yang ditugaskan.

Cara untuk melibatkan karyawan meliputi:

• Menggunakan sistem permintaan terbuka di mana karyawan dapat mengajukan hari kerja dan waktu yang disukai.
• Mengizinkan karyawan untuk bertukar shift dengan persetujuan manajemen.
• Mengadakan survei atau pertemuan untuk membahas kebijakan dan kekhawatiran penjadwalan.

Dengan memberi karyawan suara dalam jadwal kerja mereka, bisnis dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif dan kooperatif.

Langkah 6: Kumpulkan Ketersediaan Karyawan

Sebelum menyelesaikan jadwal kerja, penting untuk mengumpulkan informasi yang akurat tentang ketersediaan karyawan. Melakukan hal tersebut mencegah perubahan menit terakhir, konflik jadwal, dan jadwal kosong.

Cara terbaik untuk mengumpulkan ketersediaan adalah melalui sistem penjadwalan digital di mana karyawan dapat memperbarui jam kerja pilihan mereka. Ini menghilangkan kebutuhan komunikasi bolak-balik yang konstan dan memastikan jadwal sesuai dengan ketersediaan karyawan secara real-time.

Langkah 7: Rencanakan ke Depan

Salah satu kesalahan penjadwalan terbesar adalah menunggu hingga menit terakhir untuk menetapkan shift. Merencanakan jadwal kerja terlebih dahulu membantu mencegah stres baik bagi manajer maupun karyawan.

Untuk hasil optimal:

• Buat jadwal setidaknya dua minggu sebelumnya.
• Kenali potensi konflik dan lakukan penyesuaian sejak awal.
• Komunikasikan jadwal segera setelah finalisasi.

Pendekatan ini memberi karyawan waktu yang cukup untuk merencanakan kehidupan pribadi mereka sekaligus memastikan operasi bisnis berjalan lancar.

Langkah 8: Buat Rencana Cadangan

Bahkan jadwal yang direncanakan dengan baik dapat menghadapi gangguan tak terduga akibat panggilan sakit, keadaan darurat, atau perubahan menit terakhir. Memiliki rencana cadangan memastikan bisnis dapat terus berjalan tanpa masalah besar.

Beberapa strategi cadangan termasuk:

• Mempertahankan daftar karyawan on-call yang tersedia untuk menutup shift dengan pemberitahuan singkat.
• Melatih karyawan secara silang sehingga mereka dapat menangani berbagai peran saat dibutuhkan.
• Menerapkan perangkat lunak penjadwalan yang memungkinkan penyesuaian cepat dan pertukaran shift.

Pendekatan proaktif terhadap gangguan jadwal mencegah stres yang tidak perlu dan menjaga tim tetap berfungsi secara efisien.

Langkah 9: Putuskan Bagaimana Anda Ingin Membuat Jadwal Anda

Ada berbagai cara untuk membuat jadwal kerja, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya. Metode yang paling umum termasuk:

• Penjadwalan manual – Menggunakan spreadsheet atau papan tulis untuk membuat dan menyesuaikan jadwal secara manual.
• Perangkat lunak penjadwalan otomatis – Alat yang membuat jadwal kerja berdasarkan kebutuhan bisnis, ketersediaan karyawan, dan aturan kepatuhan.
• Pendekatan hibrid – Menggabungkan input manual dengan otomatisasi untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi.

Memilih metode penjadwalan yang tepat tergantung pada ukuran tenaga kerja Anda, kompleksitas bisnis, dan tingkat fleksibilitas yang diperlukan.

Langkah 10: Buat Jadwal Anda

Setelah semua faktor kunci dipertimbangkan, saatnya membangun jadwal kerja yang sebenarnya. Ikuti langkah-langkah ini untuk pendekatan yang terstruktur:

1. Tetapkan shift berdasarkan permintaan bisnis.
2. Pastikan distribusi beban kerja yang adil.
3. Pertimbangkan persyaratan hukum, termasuk istirahat dan lembur.
4. Sesuaikan jadwal berdasarkan ketersediaan karyawan.
5. Tinjau jadwal untuk konflik atau shift yang hilang.

Jadwal yang direncanakan dengan baik harus menyeimbangkan kebutuhan operasional sekaligus menjaga karyawan tetap terlibat dan produktif.

Langkah 11: Publikasikan Jadwal di Muka

Karyawan menghargai memiliki jadwal mereka sebelumnya sehingga mereka dapat merencanakan dengan sesuai. Memberikan akses awal ke jadwal meningkatkan keseimbangan kerja dan kehidupan, mengurangi ketidakhadiran, dan meningkatkan kepuasan kerja.

Praktik terbaik termasuk:

• Memposting jadwal setidaknya dua minggu sebelumnya.
• Mengirimkan pengingat jadwal sebelum setiap shift.
• Memungkinkan karyawan untuk mengonfirmasi atau meminta perubahan jika diperlukan.

Dengan penjadwalan yang jelas dan tepat waktu, bisnis dapat mengurangi kebingungan dan mendorong tenaga kerja yang lebih terorganisir.

Langkah 12: Jadwalkan Berdasarkan Kekuatan Karyawan Anda

Jadwal kerja tim yang seimbang dengan baik bukan hanya tentang mengisi shift—ini tentang menugaskan karyawan yang tepat untuk peran yang tepat pada waktu yang tepat. Karyawan memiliki keterampilan, tingkat energi, dan pola produktivitas yang berbeda-beda, dan memanfaatkan kekuatan ini dapat meningkatkan efisiensi.

Untuk menjadwalkan secara strategis:

• Menetapkan karyawan berpengalaman pada shift dengan permintaan tinggi untuk menjaga kualitas layanan.
• Menjadwalkan karyawan baru bersama karyawan senior untuk bimbingan.
• Pastikan bahwa peran yang membutuhkan keahlian teknis atau kepemimpinan terisi oleh staf yang paling cocok.

Pendekatan ini mencegah penugasan berlebihan pada karyawan dengan tugas yang mereka tidak siap untuk dan memaksimalkan kinerja di seluruh shift.

Langkah 13: Tinjau untuk Kesalahan Penjadwalan Umum

Bahkan dengan perencanaan yang cermat, kesalahan dalam penjadwalan tetap terjadi. Sebelum menyelesaikan jadwal kerja, tinjau untuk:

• Pemesanan ganda – Dua karyawan secara tidak sengaja ditugaskan pada peran yang sama pada waktu yang sama.
• Kekurangan staf saat jam sibuk – Tidak memiliki cukup penutup selama waktu permintaan tinggi.
• Shift berurutan – Karyawan dijadwalkan untuk shift larut malam diikuti oleh shift pagi, menyebabkan kelelahan.
• Lembur berlebihan – Karyawan bekerja melampaui batas hukum atau perusahaan.

Pemeriksaan kualitas cepat memastikan bahwa jadwal kerja Anda adil, legal, dan dioptimalkan untuk keberhasilan bisnis.

Langkah 14: Bagikan Jadwal Anda dengan Tim Anda

Setelah Anda membuat jadwal kerja, karyawan memerlukan akses cepat ke shift yang ditugaskan. Gagal mendistribusikan jadwal dengan tepat dapat menyebabkan kebingungan, shift yang terlewat, dan frustrasi.

Praktik terbaik untuk membagikan jadwal:

• Gunakan alat penjadwalan berbasis cloud yang memungkinkan karyawan memeriksa shift secara online.
• Pasang jadwal di lokasi terpusat, seperti papan buletin atau portal perusahaan.
• Kirim pemberitahuan otomatis melalui SMS atau email untuk mengingatkan karyawan tentang shift mereka yang akan datang.

Menyediakan jadwal yang jelas dan mudah diakses membuat karyawan tetap mendapatkan informasi dan mengurangi pertanyaan dan kesalahpahaman yang tidak perlu.

Langkah 15: Pastikan Jadwal Mudah Diakses

Karyawan harus dapat melihat shift mereka kapan saja, dari mana saja. Sistem jadwal yang ramah mobile menghilangkan kebutuhan akan jadwal kertas atau panggilan konstan ke manajer.

Untuk meningkatkan aksesibilitas:

• Gunakan platform penjadwalan dengan kompatibilitas mobile.
• Berikan akses login kepada karyawan untuk jadwal kerja mereka.
• Pastikan karyawan dapat meminta pertukaran atau pembaruan shift tanpa kebingungan.

Akses jadwal yang mudah meningkatkan komunikasi dan tanggung jawab di seluruh tenaga kerja.

Langkah 16: Tetapkan Metode Komunikasi Seluruh Tim

Jadwal kerja tim yang efektif berjalan seiring dengan sistem komunikasi yang kuat. Karyawan harus memiliki cara untuk:

• Mengajukan pertanyaan tentang shift mereka
• Meminta perubahan shift
• Melaporkan konflik atau kekhawatiran penjadwalan

Pilihan untuk komunikasi penjadwalan yang lebih baik termasuk:

• Obrolan grup di aplikasi tempat kerja.
• Email khusus penjadwalan untuk pertanyaan terkait shift.
• Chatbot otomatis yang dapat menjawab pertanyaan umum tentang penjadwalan.

Strategi komunikasi yang efisien mempermudah penyelesaian masalah penjadwalan dengan cepat.

Langkah 17: Prioritaskan Keseimbangan Kerja-Hidup

Jadwal karyawan yang efektif tidak hanya menunjang operasional bisnis tetapi juga menghormati kesejahteraan karyawan.

Untuk mempromosikan keseimbangan kerja-hidup:

• Hindari menjadwalkan karyawan untuk lembur berlebihan.
• Distribusikan shift akhir pekan dan malam dengan adil.
• Izinkan opsi penjadwalan yang fleksibel jika memungkinkan.

Lingkungan kerja yang seimbang mengarah pada karyawan yang lebih bahagia, perputaran yang lebih rendah, dan produktivitas yang meningkat.

Langkah 18: Berikan Peluang untuk Pertumbuhan

Penjadwalan bukan hanya tentang mengisi shift — ini juga peluang untuk membantu karyawan mengembangkan keterampilan dan karier mereka.

Cara memberikan peluang pertumbuhan melalui penjadwalan:

• Tugaskan karyawan ke peran atau tanggung jawab baru.
• Tawarkan shift pelatihan di mana karyawan dapat mempelajari keterampilan baru.
• Putar kesempatan kepemimpinan di antara staf.

Dengan mengintegrasikan peluang pembelajaran ke dalam jadwal, bisnis dapat meningkatkan keterlibatan karyawan dan memperbaiki retensi.

Langkah 19: Dorong Umpan Balik Karyawan

Karyawan terpengaruh langsung oleh keputusan penjadwalan, jadi penting untuk meminta umpan balik secara teratur.

Metode untuk mengumpulkan umpan balik meliputi:

• Survei anonim tentang keadilan penjadwalan.
• Rapat tim di mana karyawan dapat menyampaikan kekhawatiran.
• Kotak saran untuk ide peningkatan jadwal.

Bertindak berdasarkan umpan balik karyawan membangun kepercayaan dan membantu memperbaiki proses penjadwalan dari waktu ke waktu.

Langkah 20: Gunakan Teknologi

Penjadwalan manual dapat memakan waktu dan rawan kesalahan. Perangkat lunak penjadwalan otomatis menyederhanakan proses dan memastikan jadwal kerja bagi karyawan akurat dan adil.

Fitur utama yang harus dicari dalam perangkat lunak penjadwalan:

• Rekomendasi shift berbasis AI sesuai kebutuhan bisnis.
• Pertukaran shift otomatis sehingga karyawan dapat bertukar shift dengan mudah.
• Pelacakan kepatuhan hukum ketenagakerjaan untuk mencegah pelanggaran.

Menggunakan alat penjadwalan berbasis teknologi membantu manajer membuat jadwal karyawan dengan efisien.

Langkah 21: Bangun Lingkungan Kerja yang Positif

Jadwal kerja bukan hanya daftar shift — ini adalah cerminan budaya perusahaan. Pendekatan penjadwalan yang mendukung menciptakan tenaga kerja yang lebih termotivasi.

Cara meningkatkan lingkungan kerja melalui penjadwalan:

• Tunjukkan fleksibilitas bila memungkinkan.
• Kenali kebutuhan karyawan dan akomodasi permintaan jika memungkinkan.
• Hindari perubahan jadwal menit-menit terakhir yang menyebabkan stres.

Pengalaman penjadwalan yang positif mengarah pada kinerja yang lebih baik, moral yang lebih tinggi, dan peningkatan kerja tim.

Langkah 22: Cari Peluang Otomatisasi dan Personalisasi

Setiap karyawan memiliki preferensi dan ketersediaan yang berbeda. Menggunakan opsi penjadwalan yang dipersonalisasi meningkatkan kepuasan dan keterlibatan karyawan.

Beberapa cara untuk mempersonalisasi penjadwalan termasuk:

• Mengizinkan seleksi shift yang diinginkan.
• Menawarkan opsi penjadwalan mandiri untuk peran tertentu.
• Memberikan pengingat shift yang dipersonalisasi.

Sistem penjadwalan otomatis dengan opsi shift yang dipersonalisasi membuat penjadwalan lebih adil dan lebih mudah diadaptasi.

Langkah 23: Gunakan Alat Terbaik untuk Tugasnya

Membuat jadwal kerja tim secara manual bisa menjadi sangat melelahkan, terutama untuk bisnis dengan tenaga kerja besar. Menggunakan alat penjadwalan canggih seperti Shifton membantu manajer membuat jadwal kerja secara efisien dengan:

• Mengotomatiskan perencanaan shift berdasarkan kebutuhan bisnis secara real-time.
• Memungkinkan karyawan untuk menukar shift dengan mulus di dalam sistem.
• Memberikan pembaruan real-time untuk menghindari konflik penjadwalan.

Shifton menyederhanakan manajemen tenaga kerja, meningkatkan efisiensi penjadwalan, dan mengurangi beban administratif, sehingga memudahkan bisnis beroperasi dengan lancar.

Jenis-Jenis Jadwal Kerja

Bisnis yang berbeda membutuhkan struktur penjadwalan yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan operasional unik mereka. Jenis jadwal kerja yang digunakan bergantung pada tuntutan industri, ketersediaan karyawan, dan prioritas organisasi. Berikut adalah beberapa jadwal kerja paling umum yang diterapkan bisnis.

Penuh Waktu

Jadwal kerja penuh waktu biasanya terdiri dari 40 jam per minggu, meskipun beberapa industri mendefinisikannya berbeda. Karyawan biasanya bekerja sejumlah jam tetap per hari, lima hari seminggu.

Manfaat Utama Jadwal Penuh Waktu:

• Memberikan stabilitas kerja dan pendapatan yang konsisten bagi karyawan.
• Memastikan tingkat staf yang teratur untuk bisnis yang membutuhkan cakupan konsisten.
• Sering kali termasuk manfaat seperti asuransi kesehatan, cuti berbayar, dan program pensiun.

Jadwal penuh waktu berhasil di industri seperti kantor korporat, perawatan kesehatan, manajemen ritel, dan pusat layanan pelanggan di mana operasi berkelanjutan dan konsistensi tenaga kerja diperlukan.

Paruh Waktu

Jadwal kerja paruh waktu umumnya melibatkan bekerja kurang dari 40 jam per minggu. Karyawan dapat memiliki shift tetap atau variabel, tergantung pada kebutuhan pemberi kerja.

Manfaat Utama Jadwal Paruh Waktu:

• Menawarkan fleksibilitas bagi pelajar, pengasuh, atau individu yang menyeimbangkan beberapa pekerjaan.
• Membantu bisnis mengurangi biaya tenaga kerja sambil mempertahankan staf yang memadai.
• Menyediakan solusi untuk bisnis dengan permintaan musiman atau berfluktuasi.

Jadwal paruh waktu umum di restoran, toko retail, pusat panggilan, dan industri perhotelan di mana bisnis memerlukan fleksibilitas staf.

Jadwal Kerja Jarak Jauh/Fleksibel

Jadwal kerja jarak jauh atau fleksibel memungkinkan karyawan bekerja dari rumah atau lokasi apa pun di luar lingkungan kantor tradisional. Jam kerja mungkin tetap, variabel, atau berbasis output, tergantung pada kebijakan perusahaan.

Manfaat Utama Jadwal Jarak Jauh/Fleksibel:

• Meningkatkan otonomi karyawan dan keseimbangan kerja-hidup.
• Mengurangi waktu dan biaya perjalanan.
• Memperluas pool rekrutmen, memungkinkan bisnis merekrut bakat dari berbagai lokasi.

Jadwal kerja jarak jauh dan fleksibel sangat efektif di industri seperti TI, layanan pelanggan, pembuatan konten, dan pemasaran, di mana tugas dapat diselesaikan secara digital tanpa memerlukan kehadiran fisik.

Jadwal Kerja 5-4/9

Jadwal kerja 5-4/9 adalah jadwal terkompresi di mana karyawan bekerja shift sembilan jam selama delapan hari dalam periode dua minggu, diikuti oleh satu shift delapan jam dan satu hari libur ekstra.

Manfaat Utama Jadwal Kerja 5-4/9:

• Memungkinkan karyawan memiliki akhir pekan tiga hari setiap dua minggu.
• Meningkatkan produktivitas dengan menawarkan hari kerja lebih lama tetapi total hari kerja lebih sedikit.
• Mengurangi biaya perjalanan dan meningkatkan keseimbangan kerja-hidup.

Jenis jadwal ini umum digunakan di lembaga pemerintah, kantor korporat, dan industri berbasis proyek yang dapat mengakomodasi struktur kerja fleksibel.

Jadwal Kerja 2-2, 3-2, 2-3

Jadwal 2-2, 3-2, 2-3 adalah jadwal shift bergilir di mana karyawan bekerja dalam siklus dua hari kerja, dua hari libur, tiga hari kerja, dan seterusnya.

Manfaat Utama Jadwal 2-2, 3-2, 2-3:

• Memberikan karyawan hari libur reguler untuk pemulihan.
• Memastikan operasi bisnis 24/7 tanpa lembur yang berlebihan.
• Menyeimbangkan beban kerja dengan menggilir karyawan melalui shift yang berbeda.

Jadwal ini ideal untuk industri seperti kesehatan, layanan darurat, manufaktur, dan keamanan, di mana staf yang berkelanjutan diperlukan.

Jadwal 4/10

Jadwal kerja 4/10 terdiri dari empat hari kerja dengan durasi masing-masing 10 jam per minggu, diikuti oleh tiga hari libur.

Manfaat Utama Jadwal Kerja 4/10:

• Memberikan satu hari libur tambahan setiap minggu, meningkatkan keseimbangan kerja-hidup.
• Mengurangi biaya perjalanan karena karyawan bepergian ke tempat kerja lebih sedikit hari.
• Membantu bisnis meningkatkan produktivitas dengan mengurangi jumlah transisi shift.

Jadwal 4/10 sering digunakan di sektor dukungan pelanggan, produksi, logistik, dan perawatan kesehatan di mana perpanjangan shift dapat meningkatkan efisiensi.

Contoh dan Template Jadwal Kerja

Membuat jadwal kerja yang terstruktur dan jelas sangat penting untuk pengelolaan tenaga kerja yang efisien. Jadwal yang diformat dengan baik memastikan karyawan mengetahui shift mereka terlebih dahulu, mencegah konflik penjadwalan, dan meningkatkan koordinasi tim secara keseluruhan.

Berikut adalah contoh template jadwal kerja dasar yang dapat digunakan di berbagai industri:

Cara Menggunakan Template Jadwal Kerja Ini:

• Cantumkan nama dan posisi karyawan untuk menjelaskan tanggung jawab.
• Tetapkan shift berdasarkan permintaan beban kerja dan ketersediaan karyawan.
• Pastikan distribusi shift yang adil untuk mencegah kerja berlebihan atau kekurangan staf.
• Tandai hari libur dengan jelas, sehingga karyawan tahu kapan mereka tidak dijadwalkan.
• Hitung total jam untuk melacak biaya tenaga kerja dan memastikan kepatuhan dengan peraturan kerja.

Template jadwal yang terstruktur membantu bisnis tetap terorganisir, meningkatkan transparansi, dan meningkatkan produktivitas.

Bagaimana Shifton Membuat Pembuatan Jadwal Kerja Menjadi Mudah

Mengelola jadwal kerja secara manual bisa memakan waktu, terutama untuk bisnis dengan banyak karyawan, shift bergilir, atau operasi 24/7. Shifton, alat manajemen tenaga kerja cerdas, menyederhanakan proses dengan menawarkan:

• Penjadwalan otomatis untuk menghilangkan kesalahan manual.
• Opsi mandiri karyawan untuk pertukaran shift dan pembaruan ketersediaan.
• Pembaruan real-time untuk mencegah konflik dan perubahan mendadak.
• Pelacakan kepatuhan untuk memastikan ketaatan hukum tenaga kerja.

Shifton memungkinkan manajer membuat jadwal kerja dalam hitungan menit, mengurangi beban administratif, dan meningkatkan efisiensi penjadwalan secara keseluruhan.

Memilih jenis jadwal yang tepat untuk karyawan secara langsung memengaruhi produktivitas, kepuasan kerja, dan efisiensi bisnis. Jadwal kerja yang terstruktur dengan baik memastikan kepegawaian yang tepat, meminimalkan konflik, dan menyelaraskan ketersediaan karyawan dengan kebutuhan perusahaan. Pengusaha harus mempertimbangkan permintaan industri, jam operasional, dan preferensi pekerja untuk menentukan jadwal kerja terbaik bagi tim mereka. Panduan ini mengeksplorasi berbagai jenis jadwal kerja, termasuk opsi berbasis shift, fleksibel, dan spesifik industri, yang membantu manajer menciptakan jadwal yang dioptimalkan untuk mendukung tujuan bisnis dan kesejahteraan karyawan.

Apa Itu Jadwal Kerja?

Jadwal kerja menentukan kapan karyawan diharapkan untuk melaksanakan tugas pekerjaan mereka. Hal ini mencakup hari kerja, jam, dan shift, memastikan operasi terstruktur. Bisnis menerapkan berbagai jenis jadwal kerja berdasarkan kebutuhan industri, kontrak karyawan, dan permintaan beban kerja.

Beberapa organisasi mengikuti jadwal kerja reguler, seperti model 9-5 standar, sementara yang lain mengadopsi shift berputar, minggu kerja terkompresi, atau pengaturan yang sepenuhnya fleksibel. Memilih jadwal yang tepat meningkatkan efisiensi, mencegah kelelahan, dan meningkatkan keseimbangan antara kerja dan kehidupan.

Jenis Shift Kerja

Bisnis dengan jam operasi yang diperpanjang atau layanan 24/7 mengandalkan jadwal kerja berbasis shift untuk memastikan cakupan yang berkelanjutan. Di bawah ini adalah contoh jadwal shift yang paling umum digunakan di berbagai industri.

9 Jadwal Shift Umum untuk Bisnis

Memilih jenis jadwal yang tepat memastikan operasi yang efisien, kepuasan karyawan, dan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan. Di bawah ini adalah sembilan jenis jadwal kerja yang paling umum digunakan di berbagai industri.

#1 Standard

Jadwal kerja standar biasanya mengikuti jadwal 9-5 atau jam 8-5, dari Senin hingga Jumat, dengan total 40 jam kerja dalam seminggu. Ini adalah pengaturan paling tradisional, yang biasanya ditemukan di kantor perusahaan, peran administratif, dan lembaga pendidikan.

Keuntungan:

• Jam yang dapat diprediksi, mempromosikan keseimbangan kerja-hidup yang stabil.
• Karyawan mengetahui rutinitas mingguannya, meningkatkan produktivitas.
• Ideal untuk peran yang memerlukan kolaborasi dan rapat selama jam kerja.

Kekurangan:

• Mungkin tidak cocok untuk bisnis yang memerlukan jam operasional yang diperpanjang.
• Fleksibilitas terbatas untuk karyawan yang ingin jadwal alternatif.

#2 Tetap

Jadwal tetap berarti karyawan bekerja dengan jam yang sama setiap minggu tanpa variasi. Struktur ini umum dalam pekerjaan ritel, manufaktur, dan layanan pelanggan. Sebagai contoh, seorang pekerja ritel mungkin selalu bekerja dari pukul 10 AM hingga 6 PM pada hari kerja.

Keuntungan:

• Shift yang dapat diprediksi meningkatkan konsistensi karyawan.
• Lebih mudah bagi manajer untuk merencanakan kebutuhan staf.
• Karyawan dapat merencanakan komitmen pribadi di sekitar jam kerja.

Kekurangan:

• Kurang fleksibilitas untuk karyawan dan pemberi kerja.
• Mungkin tidak mengakomodasi kebutuhan bisnis mendadak atau fluktuasi musiman.

#3 Penuh Waktu

Jadwal penuh waktu umumnya terdiri dari contoh jadwal kerja 40 jam seminggu yang disebar dalam lima hari atau lebih. Sebagian besar posisi penuh waktu mengikuti jadwal standar, tetapi variasi ada tergantung pada kebutuhan industri.

Keuntungan:

• Karyawan menerima manfaat penuh seperti asuransi kesehatan dan cuti berbayar.
• Pendapatan stabil dan peluang pertumbuhan karier.
• Memberikan konsistensi dalam kolaborasi tim.

Kekurangan:

• Jam yang lebih panjang dapat menyebabkan kelelahan tanpa istirahat yang tepat.
• Kurang fleksibilitas bagi karyawan yang mencari keseimbangan kerja-hidup.

#4 Paruh Waktu

Jadwal paruh waktu terdiri dari jam kerja yang lebih sedikit daripada jadwal penuh waktu, biasanya kurang dari 30 jam per minggu. Jadwal ini bervariasi dan dapat fleksibel berdasarkan perjanjian antara pemberi kerja dan karyawan.

Keuntungan:

• Memberikan fleksibilitas untuk karyawan yang membutuhkan beban kerja yang lebih ringan.
• Efisien biaya untuk bisnis, karena pekerja paruh waktu mungkin tidak membutuhkan manfaat penuh.
• Ideal untuk pelajar, orang tua, dan pekerja musiman.

Kekurangan:

• Ketiadaan manfaat seperti asuransi kesehatan.
• Pendapatan mungkin tidak stabil.
• Penjadwalan bisa tidak konsisten, mempengaruhi keseimbangan kerja-hidup.

#5 Shift

Jadwal shift memberikan tugas kepada karyawan ke slot waktu yang berbeda, mencakup siklus operasional 24 jam. Industri seperti perawatan kesehatan, perhotelan, dan transportasi sangat bergantung pada jadwal shift yang berbeda untuk memastikan layanan sepanjang waktu.

Jenis-jenis Kerja Shift:

• Shift tetap – Karyawan bekerja di shift yang sama setiap hari.
• Shift bergantian – Karyawan berganti antara shift pagi, sore, dan malam.
• Shift terbagi – Pekerjaan dibagi menjadi dua blok terpisah dalam sehari.

Keuntungan:

• Memastikan operasi bisnis berkelanjutan.
• Menyediakan peluang kerja bagi mereka yang lebih suka jam kerja non-tradisional.
• Membantu bisnis mengelola fluktuasi beban kerja secara efisien.

Kekurangan:

• Shift malam dapat berdampak negatif pada kesehatan akibat pola tidur yang terganggu.
• Karyawan mungkin kesulitan dengan jam kerja yang tidak konsisten.

#6 Jadwal Kontraktor atau Freelancer

Kontraktor dan freelancer tidak mengikuti jadwal kerja tipikal. Sebaliknya, mereka bekerja berdasarkan tenggat waktu atau tugas berbasis proyek. Para profesional ini, sering kali di bidang teknologi, desain, dan pembuatan konten, menentukan jam kerja mereka sendiri.

Keuntungan:

• Fleksibilitas maksimum untuk pemberi kerja dan pekerja.
• Efisiensi biaya untuk bisnis yang membutuhkan keterampilan khusus untuk proyek jangka pendek.
• Tidak ada komitmen terhadap kontrak kerja jangka panjang.

Kekurangan:

• Kurangnya stabilitas untuk freelancer yang bergantung pada pendapatan konsisten.
• Pemberi kerja mungkin menghadapi tantangan dalam mengelola tim eksternal.
• Komunikasi dan koordinasi bisa sulit dengan pekerja jarak jauh di zona waktu berbeda.

#7 Tidak Terduga

Jadwal yang tidak terduga berubah mingguan atau harian berdasarkan kebutuhan bisnis. Ini umum di industri dengan permintaan yang fluktuatif, seperti ritel, perhotelan, dan pekerjaan ekonomi gig. Karyawan mungkin memiliki shift yang bervariasi, yang menyulitkan untuk merencanakan komitmen pribadi.

Keuntungan:

• Memberikan fleksibilitas tenaga kerja bagi bisnis.
• Karyawan dapat mengambil shift berdasarkan ketersediaan.
• Berguna untuk mengelola lonjakan beban kerja musiman atau mendadak.

Kekurangan:

• Kurangnya kestabilan bagi karyawan, membuat perencanaan keuangan sulit.
• Dapat menyebabkan ketidakpuasan kerja jika shift sering berubah tanpa pemberitahuan.
• Lebih sulit bagi manajer untuk memelihara jadwal tim yang konsisten.

#8 Jadwal Terkompresi

Jadwal terkompresi mengkompres jam kerja standar dalam beberapa hari lebih sedikit. Contoh yang paling umum adalah jadwal shift 4-10, di mana karyawan bekerja empat hari 10 jam daripada lima hari kerja tradisional dalam seminggu. Variasi lain adalah jadwal 9/80, di mana karyawan bekerja 80 jam selama sembilan hari daripada sepuluh hari.

Keuntungan:

• Memberikan karyawan lebih banyak hari libur untuk waktu pribadi.
• Mengurangi waktu dan biaya perjalanan.
• Membantu bisnis memperpanjang jam operasional tanpa harus merekrut staf tambahan.

Kekurangan:

• Hari kerja yang lebih lama dapat menyebabkan kelelahan dan menurunkan produktivitas.
• Tidak cocok untuk bisnis yang membutuhkan cakupan harian.
• Dapat menciptakan tantangan dalam mengelola layanan pelanggan atau waktu tanggapan.

#9 Jadwal Bergantian

Jadwal bergantian mengalihkan karyawan melalui slot waktu yang berbeda selama periode tertentu. Misalnya, perawat mungkin bekerja shift pagi selama satu minggu, shift sore berikutnya, dan shift malam setelah itu.

Jenis-jenis Jadwal Bergantian:

• Rotasi Lambat: Shift berubah setiap beberapa minggu.
• Rotasi Cepat: Shift berubah setiap beberapa hari.

Keuntungan:

• Distribusi beban kerja secara adil di antara karyawan.
• Mencegah kelelahan dari shift yang berulang.
• Memastikan bisnis memiliki cakupan di semua waktu.

Kekurangan:

• Sulit bagi karyawan untuk menyesuaikan diri dengan jam kerja yang berubah.
• Dapat mengganggu siklus tidur dan kesejahteraan secara umum.
• Memerlukan penjadwalan yang hati-hati untuk menghindari ketidakpuasan karyawan.

Setiap jenis opsi jadwal kerja memiliki kelebihan dan tantangan masing-masing. Bisnis harus mengevaluasi dengan cermat kebutuhan industri, kebutuhan karyawan, dan tujuan operasional sebelum memilih jadwal kerja terbaik untuk tim mereka.

14 Jenis Shift Alternatif

Jadwal shift tradisional tidak selalu sesuai dengan setiap model bisnis. Banyak industri yang membutuhkan fleksibilitas untuk menyesuaikan beban kerja yang berfluktuasi, permintaan musiman, dan kebutuhan karyawan. Di bawah ini adalah 14 jenis jadwal alternatif yang dapat diterapkan bisnis untuk mengoptimalkan operasi sambil mendukung keseimbangan kerja-hidup.

1) Split Shifts

Split shift membagi hari kerja karyawan menjadi dua segmen terpisah dengan jeda yang signifikan di antaranya. Berbeda dengan jadwal standar dengan istirahat makan siang singkat, jenis shift ini sering kali mencakup jeda panjang di antara jam kerja.

Contoh:

Seorang pekerja restoran mungkin bekerja dari pukul 8 pagi hingga 12 siang, lalu beristirahat, kemudian kembali dari pukul 5 sore hingga 9 malam untuk menangani layanan makan malam puncak.

Keuntungan:

• Memungkinkan bisnis menempatkan karyawan selama jam sibuk sementara mengurangi biaya tenaga kerja selama periode lambat.
• Karyawan dapat menggunakan waktu istirahat panjang untuk tugas pribadi, istirahat, atau pekerjaan sampingan.
• Bermanfaat untuk industri seperti layanan makanan, transportasi, dan layanan pelanggan, di mana permintaan berfluktuasi sepanjang hari.

Kekurangan:

• Hari kerja yang panjang dapat terasa melelahkan meskipun ada istirahat panjang.
• Karyawan mungkin kesulitan mengelola waktu secara efektif di antara shift.
• Tidak cocok untuk pekerja yang lebih suka jadwal kerja berkelanjutan.

2) Shift Akhir Pekan

Beberapa bisnis memerlukan karyawan bekerja di akhir pekan, baik untuk menangani permintaan pelanggan atau menjaga operasi berlangsung terus-menerus. Jadwal shift akhir pekan menugaskan karyawan untuk bekerja pada hari Sabtu dan Minggu, seringkali dengan libur hari kerja.

Contoh:

Seorang resepsionis hotel mungkin memiliki jadwal Kamis-Senin, dengan hari libur pada Selasa dan Rabu.

Keuntungan:

• Penting untuk industri seperti perhotelan, layanan kesehatan, dan ritel, yang menerima banyak pelanggan di akhir pekan.
• Karyawan yang lebih suka cuti di hari kerja (misalnya, orang tua, siswa) mendapatkan manfaat dari jadwal ini.
• Seringkali disertai dengan insentif pembayaran atau perbedaan shift.

Kekurangan:

• Karyawan mungkin merasa terisolasi dari keluarga dan teman yang bekerja pada jadwal kerja biasa.
• Shift akhir pekan bisa kurang diminati, sehingga tingkat perputaran tinggi.

3) Shift On-Call

Shift on-call mengharuskan karyawan siap untuk bekerja jika diperlukan tetapi tidak menjamin jadwal jam kerja tetap. Mereka harus tetap dapat dihubungi dan siap untuk bekerja dalam waktu singkat.

Contoh:

Seorang dokter mungkin on-call semalaman, siap datang jika terjadi keadaan darurat pasien.

Keuntungan:

• Memastikan respons segera terhadap tuntutan kerja yang mendesak.
• Umum di bidang layanan kesehatan, dukungan IT, dan layanan darurat, di mana situasi tidak terduga muncul.
• Karyawan dapat menerima kompensasi meskipun mereka tidak dipanggil bekerja.

Kekurangan:

• Ketidakpastian membuat sulit bagi karyawan untuk merencanakan waktu pribadi.
• Ketersediaan terus menerus dapat menimbulkan stres dan menyebabkan kelelahan.
• Beberapa undang-undang tenaga kerja mengharuskan kompensasi untuk status on-call, meningkatkan biaya penggajian.

4) Shift Lembur

Shift lembur terjadi ketika seorang karyawan bekerja melampaui jam yang dijadwalkan, seringkali melebihi jadwal minggu kerja standar 40 jam. Lembur biasanya diberi kompensasi pada tingkat pembayaran yang lebih tinggi.

Contoh:

Seorang pekerja pabrik mungkin bekerja 10 jam ekstra selama periode produksi puncak, mendapatkan 1,5x dari tarif pembayaran regulernya.

Keuntungan:

• Memberikan karyawan peluang untuk mendapatkan penghasilan tambahan.
• Membantu bisnis memenuhi permintaan meningkat tanpa mempekerjakan staf tambahan.
• Bermanfaat di industri seperti logistik, layanan kesehatan, dan manufaktur.

Kekurangan:

• Dapat menyebabkan kelelahan karyawan dan penurunan produktivitas.
• Dapat mengakibatkan biaya penggajian yang lebih tinggi.
• Ketergantungan jangka panjang pada lembur dapat menunjukkan perencanaan tenaga kerja yang buruk.

5) Shift Fleksibel

Shift fleksibel memungkinkan karyawan untuk menentukan jam kerja mereka sendiri dalam kerangka waktu tertentu. Alih-alih mengikuti jadwal standar, mereka dapat memulai dan mengakhiri kerja pada waktu yang berbeda berdasarkan preferensi pribadi dan persyaratan pekerjaan.

Contoh:

Seorang pengembang perangkat lunak mungkin memilih untuk bekerja dari pukul 7 pagi hingga 3 sore, bukan jadwal 9-5 tradisional.

Keuntungan:

• Meningkatkan keseimbangan kerja-hidup, mengurangi stres karyawan.
• Meningkatkan produktivitas dengan memungkinkan karyawan bekerja pada jam produktif mereka.
• Membantu menarik bakat terbaik, terutama di antara pekerja jarak jauh dan industri berbasis pengetahuan.

Kekurangan:

• Memerlukan kepercayaan antara pemberi kerja dan karyawan untuk memastikan pekerjaan selesai.
• Dapat menimbulkan kesulitan dalam mengoordinasikan pertemuan tim dan kolaborasi.
• Tidak cocok untuk industri yang memerlukan distribusi giliran kerja yang ketat, seperti kesehatan atau ritel.

6) Pergeseran Musiman atau Sementara

Jadwal pergantian musiman menetapkan karyawan bekerja hanya selama waktu tertentu dalam setahun, biasanya dalam industri dengan permintaan yang berfluktuasi. Pergeseran sementara dapat digunakan untuk proyek khusus atau pekerjaan jangka pendek.

Contoh:

Pekerja ritel dipekerjakan untuk Black Friday dan musim liburan atau pekerja pertanian dibawa selama bulan panen.

Keuntungan:

• Membantu bisnis mengelola permintaan puncak secara efisien.
• Memberikan peluang pekerjaan bagi pekerja sementara.
• Mengurangi biaya terkait dengan mempekerjakan staf penuh waktu.

Kekurangan:

• Pekerja musiman mungkin memerlukan pelatihan luas, meningkatkan waktu orientasi.
• Pekerjaan sementara tidak memiliki stabilitas, sehingga menyebabkan pergantian tinggi.
• Bisnis harus mempekerjakan ulang dan melatih karyawan baru setiap musim.

7) Jadwal Shift Tidak Teratur

Jadwal shift tidak teratur sering berubah, tanpa pola yang tetap. Karyawan mungkin bekerja dengan jam yang berbeda setiap minggu berdasarkan kebutuhan bisnis.

Contoh:

Seorang bartender mungkin bekerja Senin malam satu minggu, kemudian Sabtu pagi minggu berikutnya.

Keuntungan:

• Menawarkan fleksibilitas penjadwalan maksimum untuk bisnis.
• Berguna untuk menutup ketidakhadiran yang tidak terduga atau perubahan beban kerja.
• Membantu mengoptimalkan tingkat staf tanpa kelebihan pegawai.

Kekurangan:

• Menyulitkan perencanaan pribadi bagi karyawan.
• Dapat menyebabkan kelelahan akibat pola tidur yang tidak konsisten.
• Ketidakpastian yang tinggi dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan.

8) Tidak Ada Jadwal Tetap

Tidak ada jadwal tetap berarti karyawan tidak memiliki jam kerja atau shift yang ditentukan sebelumnya. Sebaliknya, mereka bekerja hanya saat dibutuhkan, seringkali dengan pemberitahuan singkat. Jenis jadwal kerja ini umum dalam ekonomi gig, pekerjaan lepas, dan beberapa posisi ritel atau perhotelan.

Contoh:

Seorang pengemudi rideshare masuk ke aplikasi kapan saja mereka tersedia untuk menerima perjalanan. Seorang desainer grafis lepas mengambil proyek berdasarkan permintaan.

Keuntungan:

• Fleksibilitas maksimum bagi pekerja yang lebih suka memilih jam mereka sendiri.
• Berguna untuk bisnis dengan beban kerja yang tidak dapat diprediksi.
• Mengurangi kebutuhan pengawasan penjadwalan.

Kekurangan:

• Karyawan mungkin kesulitan dengan ketidakstabilan pendapatan karena jam yang berfluktuasi.
• Lebih sulit bagi bisnis untuk memastikan staf yang konsisten.
• Pekerja mungkin tidak dapat merencanakan waktu pribadi secara efektif.

9) Jadwal Shift Pitman

Jadwal shift Pitman adalah sistem rotasi yang sering digunakan dalam industri yang memerlukan cakupan 24/7. Karyawan bekerja dua atau tiga shift 12 jam berturut-turut, diikuti dengan hari libur. Siklus ini biasanya berulang setiap dua minggu.

Contoh:

Seorang petugas keamanan bekerja Senin dan Selasa (shift 12 jam), libur Rabu dan Kamis, kemudian bekerja Jumat hingga Minggu. Minggu berikutnya, pola dibalik.

Keuntungan:

• Memberikan setiap karyawan akhir pekan penuh setiap dua minggu sekali.
• Mengurangi frekuensi perjalanan karena karyawan bekerja shift yang lebih lama.
• Karyawan memiliki beberapa hari libur berturut-turut, memungkinkan pemulihan.

Kekurangan:

• Shift 12 jam dapat melelahkan secara fisik dan mental.
• Mungkin tidak cocok untuk pekerja yang lebih menyukai jadwal kerja mingguan 40 jam tradisional.
• Kesalahan penjadwalan dapat menyebabkan kekosongan cakupan.

10) Jadwal Shift Dupont

Jadwal shift Dupont adalah siklus empat minggu di mana karyawan berotasi antara shift siang dan malam dengan hari istirahat yang ditentukan. Jadwal ini memberikan libur seminggu penuh setiap empat minggu.

Contoh:

Sebuah pabrik mengikuti siklus ini:

1. Empat shift malam → Tiga hari libur
2. Tiga shift siang → Satu hari libur
3. Tiga shift malam → Tiga hari libur
4. Empat hari shift → Tujuh hari libur

Keuntungan:

• Memastikan operasi bisnis berkelanjutan sambil memberikan karyawannya periode istirahat yang panjang.
• Memberikan satu minggu penuh libur setiap bulan, memperbaiki keseimbangan kerja dan hidup.
• Mendistribusikan shift malam dan siang secara adil di antara semua karyawan.

Kekurangan:

• Rotasi antara shift malam dan siang bisa mengganggu pola tidur.
• Jam kerja yang panjang bisa menyebabkan kelelahan.
• Membutuhkan penjadwalan yang tepat untuk mencegah kekurangan staf.

11) Kelly Shift

Jadwal shift Kelly sering digunakan di unit pemadam kebakaran dan layanan darurat. Ini mengikuti siklus 9 hari di mana karyawan bekerja shift 24 jam, diikuti dengan 48 jam libur.

Contoh:

Seorang pemadam kebakaran bekerja hari Senin (24 jam), kemudian libur pada Selasa dan Rabu sebelum bekerja shift 24 jam lagi pada Kamis.

Keuntungan:

• Memberikan periode istirahat panjang setelah setiap shift, memungkinkan pemulihan.
• Membantu menjaga cakupan staf 24/7 tanpa lembur yang berlebihan.
• Lebih sedikit hari bepergian setiap bulan, mengurangi biaya perjalanan.

Kekurangan:

• Shift 24 jam secara fisik dan mental sangat menuntut.
• Tidak cocok untuk peran yang membutuhkan kewaspadaan mental terus menerus.
• Karyawan mungkin mengalami kurang tidur selama shift.

12) Jadwal Shift 2-2-3

Jadwal shift 2-2-3, juga dikenal sebagai jadwal Panama, beroperasi secara bergilir dengan dua hari bekerja, dua hari libur, tiga hari bekerja. Karyawan bekerja shift 12 jam, memastikan cakupan bisnis 24/7.

Contoh:

Minggu 1: Senin-Selasa (bekerja), Rabu-Kamis (libur), Jumat-Minggu (bekerja)
Minggu 2: Senin-Selasa (libur), Rabu-Kamis (bekerja), Jumat-Minggu (libur)

Keuntungan:

• Karyawan tidak pernah bekerja lebih dari tiga hari berturut-turut.
• Memastikan setiap karyawan mendapat libur akhir pekan setiap dua minggu sekali.
• Menjaga distribusi jam kerja yang adil di seluruh tim.

Kekurangan:

• Karyawan harus menyesuaikan diri dengan bekerja di akhir pekan setiap dua minggu sekali.
• Shift 12 jam bisa melelahkan seiring waktu.

13) Jadwal Shift 4-10

Jadwal shift 4-10 memungkinkan karyawan bekerja empat hari 10 jam alih-alih lima hari 8 jam, memberikan satu hari libur ekstra setiap minggu.

Contoh:

Spesialis IT bekerja Senin-Kamis dari pukul 7 pagi hingga 5 sore dan libur Jumat-Minggu.

Keuntungan:

• Karyawan mendapat satu hari libur ekstra, meningkatkan keseimbangan kerja dan hidup.
• Lebih sedikit perjalanan mengurangi biaya dan waktu transportasi.
• Shift lebih panjang berarti lebih sedikit pergantian shift, memperbaiki alur kerja.

Kekurangan:

• Shift harian yang lebih panjang bisa menyebabkan kelelahan.
• Tidak cocok untuk bisnis yang memerlukan cakupan lima hari dalam seminggu.

14) 9/80

Jadwal 9/80 adalah pekan kerja yang dikompresi dimana karyawan bekerja 80 jam selama sembilan hari bukan sepuluh, menghasilkan satu hari libur ekstra setiap dua minggu.

Contoh:

• Minggu Pertama: Empat shift 9 jam (Senin-Kamis), satu shift 8 jam (Jumat)
• Minggu Kedua: Empat shift 9 jam (Senin-Kamis), Jumat libur

Keuntungan:

• Memberikan akhir pekan tiga hari setiap dua minggu.
• Karyawan bekerja dengan shift yang sedikit lebih panjang tetapi mempertahankan rutinitas yang teratur.
• Umum di lingkungan teknik, pemerintah, dan korporat.

Kekurangan:

• Penjadwalan membutuhkan pengawasan jam mingguan dengan hati-hati untuk mematuhi undang-undang ketenagakerjaan.
• Karyawan harus beradaptasi dengan jam kerja yang lebih panjang tanpa mengalami kelelahan.

Jadwal Kerja Lainnya

Beberapa bisnis memerlukan metode penjadwalan non-tradisional untuk menyeimbangkan efisiensi operasional dengan kebutuhan karyawan. Di bawah ini adalah beberapa jenis jadwal tambahan yang menawarkan fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi dalam tenaga kerja masa kini.

#1 Jadwal Kerja Jarak Jauh

Jadwal kerja jarak jauh memungkinkan karyawan untuk bekerja dari rumah atau lokasi mana saja di luar kantor. Pengaturan ini semakin populer karena kemajuan teknologi dan munculnya alat kolaborasi digital.

Contoh:

Seorang konsultan pemasaran bekerja dari rumah dan mengatur jam kerjanya sendiri, selama dapat memenuhi tenggat waktu dan menghadiri pertemuan virtual.

Keuntungan:

• Meningkatkan produktivitas karyawan dengan mengurangi gangguan kantor.
• Menghilangkan waktu untuk bepergian, meningkatkan keseimbangan kerja-hidup.
• Memperluas peluang perekrutan di luar batasan geografis.

Kekurangan:

• Memerlukan disiplin diri yang kuat dan pengelolaan waktu.
• Kolaborasi mungkin sulit tanpa interaksi tatap muka.
• Pengusaha harus berinvestasi dalam keamanan kerja jarak jauh dan alat komunikasi.

#2 Jadwal Kerja Hibrida

Jadwal kerja hibrida menggabungkan kerja di kantor dan jarak jauh, memungkinkan karyawan untuk membagi waktu mereka di antara kedua lingkungan tersebut.

Contoh:

Seorang akuntan bekerja di kantor pada hari Senin dan Rabu, tetapi bekerja jarak jauh pada hari Selasa, Kamis, dan Jumat.

Keuntungan:

• Menawarkan fleksibilitas sambil mempertahankan kolaborasi tatap muka.
• Mengurangi biaya kantor dan memungkinkan pemanfaatan ruang yang lebih baik.
• Memberikan karyawan lebih banyak kontrol atas lingkungan kerja mereka.

Kekurangan:

• Menjadwalkan hari kerja di kantor mungkin sulit untuk koordinasi tim.
• Karyawan mungkin kesulitan mempertahankan rutinitas yang konsisten.
• Memerlukan teknologi yang handal untuk komunikasi yang lancar.

#3 Berbagi Pekerjaan

Berbagi pekerjaan terjadi ketika dua karyawan berbagi tanggung jawab satu posisi penuh waktu. Setiap pekerja bertanggung jawab atas sebagian dari beban kerja, biasanya bekerja dalam jam paruh waktu.

Contoh:

Dua spesialis HR berbagi satu posisi — satu bekerja Senin-Rabu, sedangkan yang lain bekerja Kamis-Jumat.

Keuntungan:

• Memungkinkan bisnis mempertahankan karyawan berpengalaman yang membutuhkan jam kerja berkurang.
• Membantu karyawan menjaga keseimbangan kerja-hidup sambil mempertahankan karier mereka.
• Meningkatkan keragaman tempat kerja dengan mengakomodasi berbagai kebutuhan.

Kekurangan:

• Memerlukan komunikasi yang lancar antara karyawan berbagi pekerjaan.
• Dapat menyebabkan kebingungan jika tugas dan tanggung jawab tidak jelas terdefinisi.
• Penjadwalan harus dikelola secara hati-hati untuk menghindari gangguan alur kerja.

#4 Kontrak Zero-Hours

Kontrak zero-hours berarti pemberi kerja tidak wajib memberikan jumlah jam kerja yang tetap, dan karyawan tidak diharuskan menerima pekerjaan saat ditawarkan. Jenis jadwal kerja ini umum dalam pekerjaan di bidang perhotelan, ritel, dan berbasis acara.

Contoh:

Seorang pekerja restoran dipanggil hanya saat permintaan tinggi tetapi tidak memiliki giliran kerja yang dijamin setiap minggu.

Keuntungan:

• Memberikan bisnis tenaga kerja yang fleksibel selama periode puncak.
• Memungkinkan karyawan menerima atau menolak shift berdasarkan ketersediaan.
• Mengurangi biaya penggajian saat permintaan bisnis rendah.

Kekurangan:

• Karyawan menghadapi ketidakstabilan penghasilan karena jam kerja yang tidak dapat diprediksi.
• Kurangnya keamanan kerja dapat menyebabkan rendahnya moral.
• Beberapa negara memiliki undang-undang ketenagakerjaan yang ketat mengatur kontrak zero-hours.

#5 Paruh Waktu Permanen

Jadwal paruh waktu permanen menawarkan karyawan sejumlah jam kerja tetap per minggu tetapi di bawah ambang batas untuk status penuh waktu. Berbeda dengan pekerjaan kasual atau sementara, karyawan paruh waktu permanen menerima manfaat seperti cuti berbayar dan keamanan kerja.

Contoh:

Seorang perwakilan layanan pelanggan bekerja 25 jam per minggu dengan jadwal tetap Senin-Jumat, pukul 9 pagi hingga 2 siang.

Keuntungan:

• Memberikan stabilitas sambil memungkinkan karyawan mempertahankan jam kerja yang dikurangi.
• Membantu bisnis mempertahankan karyawan yang terampil yang lebih memilih bekerja paruh waktu.
• Karyawan menerima manfaat sambil bekerja lebih sedikit jam daripada staf penuh waktu.

Kekurangan:

• Karyawan mungkin kehilangan manfaat penuh waktu seperti peluang pengembangan karier.
• Distribusi beban kerja bisa menjadi tantangan jika karyawan paruh waktu menangani tugas penting.

Jadwal Berdasarkan Industri

Jadwal kerja bervariasi tergantung pada permintaan industri. Beberapa sektor memerlukan cakupan 24/7, sementara yang lain beroperasi pada jam kerja standar. Memilih jenis jadwal yang tepat memastikan efisiensi, kepuasan karyawan, dan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan.

Jadwal Kerja untuk Konstruksi

Proyek konstruksi mengikuti jenis jadwal kerja yang berbeda tergantung pada tenggat waktu, kondisi cuaca, dan ketersediaan tenaga kerja. Banyak pekerja beroperasi pada jam 8-5, tetapi beberapa proyek memerlukan shift yang diperpanjang atau bergilir untuk memenuhi tenggat waktu yang ketat. Lembur biasa terjadi, terutama menjelang penyelesaian proyek. Beberapa lokasi konstruksi menggunakan jadwal 9/80, di mana karyawan bekerja 80 jam selama sembilan hari dan libur setiap Jumat kedua.

Pekerja juga dapat mengikuti jadwal kompresi, seperti empat shift 10 jam, yang memungkinkan lebih sedikit hari kerja per minggu. Proyek musiman sering mengandalkan jadwal sementara dan kontraktor, di mana pekerja dipekerjakan untuk fase tertentu dari konstruksi.

Tantangan dalam penjadwalan konstruksi termasuk penundaan cuaca yang tidak terduga, perubahan proyek, dan memastikan keselamatan pekerja selama shift panjang. Penjadwalan yang tepat membantu mempertahankan efisiensi tanpa membebani karyawan.

Jadwal Kerja untuk Asisten Perawatan Medis

Pekerja kesehatan membutuhkan cakupan shift 24/7, yang mengarah pada jadwal yang sangat terstruktur namun menuntut. Sebagian besar rumah sakit dan klinik menggunakan jadwal bergilir, di mana karyawan bekerja shift yang berbeda setiap minggu untuk menyeimbangkan beban kerja. Shift umum meliputi:

• Shift siang (8 AM – 4 PM)
• Shift malam (4 PM – 12 AM)
• Shift malam (12 AM – 8 AM)

Beberapa rumah sakit menerapkan jadwal Pitman atau Dupont, memastikan perawatan pasien yang berkelanjutan sambil memberikan periode istirahat yang diperpanjang. Staf darurat dan ICU sering mengikuti shift 12 jam, seperti jadwal 2-2-3, di mana mereka bekerja dua hari, libur dua hari, dan bekerja tiga hari.

Shift panggilan umum terjadi dalam pengobatan darurat, yang mengharuskan staf untuk siap sedia tanpa jadwal tetap. Lembur sering terjadi, yang mengarah pada kelelahan jika tidak dikelola dengan baik. Penjadwalan fleksibel, berbagi pekerjaan, dan konsultasi jarak jauh membantu mengurangi tekanan pada pekerja medis.

Jadwal Kerja untuk Firma Hukum

Firma hukum umumnya mengikuti jadwal 9-5, tetapi beban kerja biasanya melampaui jam kantor tradisional. Banyak pengacara bekerja 50-60 jam per minggu, terkadang termasuk akhir pekan. Rekan junior sering kali bekerja dengan jadwal yang tidak terduga, ditentukan oleh permintaan klien dan tenggat waktu pengadilan.

Beberapa firma hukum menerapkan jadwal kompresi, memungkinkan pengacara untuk bekerja lebih lama pada lebih sedikit hari. Jadwal kerja jarak jauh dan hibrida menjadi lebih umum, terutama untuk penelitian hukum dan konsultasi klien. Paralegal dan staf pendukung sering bekerja dengan jadwal standar, meskipun kasus litigasi mungkin memerlukan lembur.

Menyeimbangkan beban kerja di firma hukum merupakan tantangan karena tuntutan kasus yang tidak terduga. Manajemen jadwal kerja karyawan yang tepat memastikan produktivitas staf sambil mencegah kelelahan.

Bagaimana Cara Membuat Jadwal Kerja Karyawan?

Membuat jadwal kerja karyawan memerlukan perencanaan strategis untuk menyeimbangkan kebutuhan bisnis dengan ketersediaan karyawan. Jadwal kerja yang terstruktur dengan baik meningkatkan produktivitas, mengurangi konflik, dan memastikan operasi berjalan lancar. Di bawah ini adalah langkah-langkah kunci untuk mengembangkan jadwal kerja yang efisien untuk karyawan.

1. Identifikasi Sumber Daya

Sebelum membuat jadwal, evaluasi sumber daya yang tersedia, termasuk jumlah tenaga kerja, keterampilan, dan kebutuhan operasional. Identifikasi peran penting yang memerlukan cakupan penuh waktu dan area di mana pekerja paruh waktu atau kontrak dapat mengisi kekurangan. Pertimbangkan distribusi beban kerja untuk mencegah kelelahan karyawan sambil menjaga efisiensi bisnis.

2. Daftarkan Kebutuhan untuk Setiap Kategori Shift

Tentukan jumlah karyawan yang diperlukan untuk setiap shift dan peran mereka. Jika bisnis beroperasi pada jam 8-5, pastikan cakupan yang cukup sepanjang hari. Untuk operasi 24/7, rencanakan shift seperti rotasi siang, malam, dan malam hari. Bisnis dengan permintaan yang berfluktuasi harus mempertimbangkan penjadwalan musiman atau fleksibel.

3. Antisipasi Permintaan

Analisis jam kerja puncak bisnis, tren musiman, dan variasi beban kerja. Toko ritel mungkin memerlukan lebih banyak staf selama akhir pekan, sementara rumah sakit membutuhkan staf 24/7 secara konsisten. Mempelajari jadwal karyawan sebelumnya membantu memprediksi permintaan di masa depan dan menghindari kekurangan atau kelebihan staf.

4. Kumpulkan Preferensi Karyawan

Pertimbangkan ketersediaan dan preferensi karyawan saat membuat jadwal. Beberapa pekerja mungkin lebih memilih shift pagi, sementara yang lain lebih baik bekerja di malam hari. Mengumpulkan masukan meningkatkan kepuasan kerja dan mengurangi ketidakhadiran.

5. Tinjau Jadwal Sebelumnya

Analisis contoh jadwal kerja sebelumnya untuk mengidentifikasi ketidakefisienan. Cari tren dalam pertukaran shift, ketidakhadiran yang sering, atau konflik penjadwalan. Sesuaikan jadwal baru untuk menyelesaikan masalah yang berulang dan meningkatkan manajemen tenaga kerja.

6. Buat Rencana Penggantian

Ketidakhadiran yang tidak terduga dapat mengganggu alur kerja. Buat rencana cadangan dengan membuat daftar karyawan yang tersedia untuk shift panggilan atau lembur. Menggunakan contoh jadwal kerja dengan staf cadangan yang ditentukan mencegah masalah penjadwalan mendadak.

7. Teliti Undang-Undang

Pastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan dan peraturan industri. Periksa aturan tentang jam kerja terjadwal, pembayaran lembur, istirahat, dan hak karyawan. Ketidakpatuhan dapat menyebabkan masalah hukum dan mengurangi kepuasan karyawan.

8. Gunakan Pembuat Jadwal

Membuat jadwal secara manual dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Shifton adalah aplikasi manajemen tugas yang dirancang untuk mengotomatisasi perencanaan shift, penjadwalan karyawan, dan penyeimbangan beban kerja. Dengan Shifton, bisnis dapat:

• Mengotomatisasi penugasan shift berdasarkan kebutuhan beban kerja.
• Memungkinkan karyawan untuk meminta pertukaran shift dan mengelola ketersediaan.
• Mengurangi kesalahan penjadwalan dengan optimisasi berbasis AI.
• Meningkatkan jadwal kerja dengan penyesuaian waktu nyata.

Menggunakan perangkat lunak manajemen tugas seperti Shifton mempermudah jenis perencanaan jadwal, memastikan efisiensi dan mengurangi beban administratif.

9. Publikasikan Jadwal

Setelah jadwal kerja karyawan selesai, bagikan dengan tim sebelumnya. Gunakan aplikasi manajemen tugas atau alat komunikasi internal untuk memberi tahu karyawan dan memungkinkan mereka meninjau shift mereka. Transparansi dalam penjadwalan mencegah konflik mendadak dan meningkatkan koordinasi tenaga kerja.

Mengapa Membuat Jadwal Kerja Penting?

Jadwal kerja yang terstruktur untuk karyawan memastikan efisiensi operasional, kepuasan tenaga kerja, dan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan. Tanpa jadwal bisnis yang teroganisir, perusahaan menghadapi ketidakhadiran, kelelahan karyawan, dan kehilangan produktivitas. Di bawah ini adalah alasan utama mengapa jadwal kerja karyawan yang tepat sangat penting.

1. Peningkatan Retensi Karyawan

Jadwal kerja yang direncanakan dengan baik untuk karyawan mengurangi stres dan memastikan distribusi shift yang adil. Karyawan yang menerima jam kerja terjadwal yang dapat diprediksi cenderung tidak mengalami kelelahan atau ketidakpuasan kerja, yang mengarah pada tingkat turnover yang lebih rendah. Bisnis yang menawarkan opsi jadwal fleksibel mempertahankan bakat terbaik dengan mengakomodasi komitmen pribadi dan keseimbangan kerja-hidup.

2. Peningkatan Produktivitas Karyawan

Jadwal waktu kerja yang dioptimalkan menyelaraskan ketersediaan karyawan dengan jam kerja puncak bisnis, memastikan staf hadir saat permintaan tertinggi. Menetapkan shift berdasarkan pola produktivitas — seperti menjadwalkan shift pagi untuk mereka yang bangun pagi — memaksimalkan efisiensi. Karyawan dengan jadwal kerja yang terstruktur mengalami lebih sedikit gangguan dan mempertahankan tingkat kinerja yang lebih tinggi.

3. Jaminan Staf 24/7

Industri seperti layanan kesehatan, layanan pelanggan, dan keamanan memerlukan cakupan yang berkelanjutan. Menerapkan berbagai jadwal kerja, seperti Pitman, Dupont, atau shift bergilir, memastikan bisnis beroperasi secara efisien tanpa celah dalam layanan. Jadwal kerja mingguan yang tepat mencegah kekurangan staf, mengurangi gangguan operasional.

4. Manajemen Penggajian yang Efektif

Makna jadwal kerja yang jelas membantu melacak jam kerja karyawan, lembur, dan biaya penggajian. Perusahaan yang menggunakan perangkat lunak manajemen tugas mengotomatisasi pelacakan shift dan memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan mengenai lembur dan istirahat. Penjadwalan yang tepat mencegah pengeluaran penggajian yang tidak perlu akibat perencanaan shift yang tidak efisien.

5. Mengurangi Stres Kerja

Jadwal kerja yang terorganisir untuk karyawan mencegah kelebihan beban staf dengan jam kerja yang berlebihan atau shift yang tidak terduga. Karyawan dengan jadwal kerja yang stabil mengalami lebih sedikit stres, yang mengarah pada kesehatan mental yang lebih baik dan kepuasan di tempat kerja. Berbagi pekerjaan, jadwal terkompresi, dan pengaturan kerja yang fleksibel lebih meningkatkan kesejahteraan karyawan.

6. Keseimbangan Kerja-Hidup yang Memuaskan

Jadwal kerja yang baik memberikan karyawan cukup waktu untuk mengelola komitmen pribadi di samping tanggung jawab kerja. Jadwal seperti model kerja hibrida, jadwal shift 4-10, atau pengaturan 9/80 menawarkan periode istirahat yang diperpanjang tanpa mengorbankan produktivitas. Bisnis yang memprioritaskan keseimbangan kerja-hidup menarik dan mempertahankan karyawan yang termotivasi.

Cara Memilih Jadwal Kerja yang Ideal untuk Karyawan Anda

Memilih jadwal kerja terbaik memerlukan keseimbangan antara kebutuhan bisnis dan preferensi karyawan. Jenis jadwal yang tepat meningkatkan produktivitas, meningkatkan kepuasan kerja, dan memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan. Saat menentukan jadwal kerja yang ideal, pertimbangkan faktor-faktor berikut:

1. Kebutuhan Bisnis

Identifikasi kebutuhan operasional inti perusahaan. Beberapa industri, seperti layanan kesehatan dan manufaktur, membutuhkan cakupan 24/7, sementara yang lainnya berfungsi pada jadwal kerja standar. Tentukan apakah jadwal tetap, bergilir, atau fleksibel sesuai dengan model bisnis Anda.

2. Preferensi Karyawan

Jadwal kerja yang sukses mempertimbangkan kebutuhan karyawan. Beberapa pekerja lebih suka shift pagi, sementara yang lainnya lebih produktif di malam hari. Opsi jadwal fleksibel, seperti kerja jarak jauh atau shift terkompresi, membantu menarik dan mempertahankan bakat. Dengan mengumpulkan umpan balik karyawan, perusahaan memastikan kepuasan kerja yang lebih tinggi.

3. Permintaan Pelanggan dan Layanan

Bisnis ritel, perhotelan, dan layanan kesehatan harus menyelaraskan jadwal karyawan dengan periode permintaan puncak. Jika lalu lintas pelanggan tertinggi pada akhir pekan, menjadwalkan shift akhir pekan memastikan layanan optimal. Menganalisis jam jadwal kerja sebelumnya membantu memprediksi kebutuhan staf.

4. Kepatuhan terhadap Hukum Ketenagakerjaan

Setiap jadwal kerja untuk karyawan harus mengikuti peraturan ketenagakerjaan, termasuk pembayaran lembur, periode istirahat, dan batasan jam kerja. Beberapa yurisdiksi membatasi shift malam atau memberlakukan periode istirahat tertentu. Pengabaian hukum ini dapat mengarah pada sanksi dan ketidakpuasan karyawan.

5. Skalabilitas dan Pertumbuhan di Masa Depan

Jadwal kerja yang dirancang dengan baik harus mengakomodasi ekspansi bisnis. Seiring pertumbuhan perusahaan, kompleksitas penjadwalan meningkat. Menggunakan perangkat lunak manajemen tugas seperti Shifton menyederhanakan penjadwalan untuk tim yang lebih besar, mengotomatiskan penugasan shift dan mengurangi konflik.

Memilih jadwal kerja terbaik melibatkan evaluasi tujuan perusahaan, kesejahteraan karyawan, dan persyaratan hukum. Menerapkan jenis jadwal kerja yang tepat meningkatkan efisiensi sambil menjaga lingkungan kerja yang sehat.

Cara Memilih Jadwal Kerja yang Ideal untuk Karyawan Anda

Memilih jadwal kerja terbaik memerlukan keseimbangan antara kebutuhan bisnis dengan preferensi karyawan. Jenis jadwal yang tepat meningkatkan produktivitas, meningkatkan kepuasan kerja, dan memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan. Saat menentukan jadwal kerja yang ideal, pertimbangkan faktor-faktor berikut:

1. Kebutuhan Bisnis

Identifikasi kebutuhan operasional inti perusahaan. Beberapa industri, seperti layanan kesehatan dan manufaktur, membutuhkan cakupan 24/7, sementara yang lainnya berfungsi pada jadwal kerja standar. Tentukan apakah jadwal tetap, bergilir, atau fleksibel sesuai dengan model bisnis Anda.

2. Preferensi Karyawan

Jadwal kerja yang sukses mempertimbangkan kebutuhan karyawan. Beberapa pekerja lebih suka shift pagi, sementara yang lainnya lebih produktif di malam hari. Opsi jadwal fleksibel, seperti kerja jarak jauh atau shift terkompresi, membantu menarik dan mempertahankan bakat. Dengan mengumpulkan umpan balik karyawan, perusahaan memastikan kepuasan kerja yang lebih tinggi.

3. Permintaan Pelanggan dan Layanan

Bisnis ritel, perhotelan, dan layanan kesehatan harus menyelaraskan jadwal karyawan dengan periode permintaan puncak. Jika lalu lintas pelanggan tertinggi pada akhir pekan, menjadwalkan shift akhir pekan memastikan layanan optimal. Menganalisis jam jadwal kerja sebelumnya membantu memprediksi kebutuhan staf.

4. Kepatuhan terhadap Hukum Ketenagakerjaan

Setiap jadwal kerja untuk karyawan harus mengikuti peraturan ketenagakerjaan, termasuk pembayaran lembur, periode istirahat, dan batasan jam kerja. Beberapa yurisdiksi membatasi shift malam atau memberlakukan periode istirahat tertentu. Pengabaian hukum ini dapat mengarah pada sanksi dan ketidakpuasan karyawan.

5. Skalabilitas dan Pertumbuhan di Masa Depan

Jadwal kerja yang dirancang dengan baik harus mengakomodasi ekspansi bisnis. Seiring pertumbuhan perusahaan, kompleksitas penjadwalan meningkat. Menggunakan perangkat lunak manajemen tugas seperti Shifton menyederhanakan penjadwalan untuk tim yang lebih besar, mengotomatiskan penugasan shift dan mengurangi konflik.

Memilih jadwal kerja terbaik melibatkan evaluasi tujuan perusahaan, kesejahteraan karyawan, dan persyaratan hukum. Menerapkan jenis jadwal kerja yang tepat meningkatkan efisiensi sambil menjaga lingkungan kerja yang sehat.

Cara Menyederhanakan Jadwal Kerja dengan Shifton

Mengelola jenis jadwal kerja secara manual bisa memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, yang menyebabkan konflik penjadwalan, kekurangan staf, dan ketidakpuasan karyawan. Shifton, perangkat lunak manajemen tugas yang maju, menyederhanakan seluruh proses, memastikan perencanaan shift yang mulus dan manajemen tenaga kerja.

Manfaat Utama Menggunakan Shifton untuk Penjadwalan Kerja

• Perencanaan Shift Otomatis – Shifton menugaskan shift berdasarkan ketersediaan karyawan, keterampilan, dan kebutuhan bisnis, menghilangkan kerumitan penjadwalan manual.
• Penyesuaian Waktu Nyata – Perubahan mendadak? Shifton memungkinkan modifikasi cepat, memastikan cakupan jadwal penuh tanpa gangguan.
• Penjadwalan Mandiri Karyawan – Pekerja dapat menukar shift, meminta cuti, dan mengelola ketersediaan mereka sendiri, mengurangi beban administratif.
• Kepatuhan terhadap Hukum Ketenagakerjaan – Sistem memastikan bahwa jam jadwal kerja sesuai dengan regulasi lembur, istirahat, dan hukum ketenagakerjaan lokal.

Cara Kerja Shifton

1. Tentukan Persyaratan Shift – Atur jumlah karyawan yang diperlukan untuk setiap shift dan tentukan penugasan berbasis keterampilan.
2. Input Ketersediaan Karyawan – Karyawan memasukkan shift pilihan mereka dan permintaan cuti.
3. Penjadwalan Otomatis – Sistem menghasilkan jadwal kerja yang optimal untuk karyawan, menyeimbangkan beban kerja dan memastikan keadilan.
4. Notifikasi Instan – Karyawan menerima pembaruan waktu nyata tentang jadwal kerja mereka, pertukaran shift, atau perubahan jadwal.
5. Pelacakan Kinerja – Manajer dapat menganalisis jadwal karyawan, melacak kehadiran, dan mengidentifikasi ketidakefisienan penjadwalan.

Shifton membantu bisnis dari semua ukuran untuk merampingkan berbagai jadwal kerja, mengurangi beban administratif, dan meningkatkan efisiensi tenaga kerja secara keseluruhan. Apakah itu mengelola jadwal 9-5, shift bergilir, atau jadwal kerja jarak jauh, Shifton memberikan solusi yang fleksibel dan dapat diskalakan yang disesuaikan dengan kebutuhan industri.

Menggunakan Shifton memastikan bahwa bisnis dapat mempertahankan jadwal kerja yang dioptimalkan untuk karyawan sambil meminimalkan gangguan dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Poin Penting

Memilih jenis jadwal yang tepat sangat penting untuk efisiensi bisnis dan kepuasan karyawan. Berikut adalah wawasan penting dari panduan ini:

• Berbagai industri memerlukan jadwal kerja yang berbeda – Dari jadwal standar 9-5 hingga shift bergilir, setiap bisnis harus memilih model yang paling sesuai dengan kebutuhan operasionalnya.
• Jenis shift alternatif meningkatkan fleksibilitas – Pilihan seperti pekan kerja yang dipadatkan, jadwal hibrida, dan shift fleksibel membantu menyeimbangkan produktivitas dengan kesejahteraan karyawan.
• Penjadwalan yang tepat mencegah kelelahan dan meningkatkan retensi – Jadwal kerja yang terstruktur dengan baik memastikan karyawan mendapatkan istirahat yang cukup dan distribusi shift yang adil.
• Teknologi menyederhanakan penjadwalan tenaga kerja – Menggunakan aplikasi manajemen tugas seperti Shifton mengotomatisasi perencanaan shift, mengurangi konflik penjadwalan, dan meningkatkan efisiensi.
• Kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan sangat penting – Pemberi kerja harus memastikan bahwa jam jadwal kerja sesuai dengan aturan lembur, regulasi istirahat, dan undang-undang ketenagakerjaan lokal.

Dengan menerapkan jenis jadwal yang strategis, bisnis dapat mengoptimalkan operasi, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan memastikan kesuksesan jangka panjang.

Banyak perusahaan menggunakan pusat kontak sebagai sarana untuk berkomunikasi dengan basis klien mereka. Cara operator menangani diri mereka dengan penelepon dapat menghasilkan pelanggan baru serta menjaga hubungan sehat dengan klien lama.

Tantangan penjadwalan pusat panggilan

Dalam banyak kasus, pusat panggilan bekerja atas nama perusahaan internasional. Manajer mempekerjakan operator yang harus bekerja di zona waktu yang berbeda. Hal ini dapat menyebabkan kebingungan dengan jam kerja, shift, dan distribusi pekerja.

Ini, pada gilirannya, dapat merusak alur kerja pusat panggilan, menyebabkan umpan balik negatif dan penurunan pendapatan. Pusat panggilan dapat menghindari situasi ini jika menerapkan manajemen jadwal kerja yang tepat. Saat ini, ada beberapa jenis jadwal kerja untuk pekerja:

Soviet

Jenis jadwal kerja ini lebih cocok untuk pusat panggilan yang bekerja untuk pasar lokal. Karyawan memiliki shift 8 jam dan waktu istirahat makan siang 1 jam. Operator tidak dapat memilih waktu istirahat mereka. Waktu makan siang hanya boleh diambil setelah 4 jam bekerja. Sebagai aturan, jenis jadwal ini hanya memiliki dua shift: dari jam 8 pagi sampai 4 sore dan dari jam 4 sore sampai 12 malam.

Amerika

Skenario ini juga menawarkan shift 8 jam. Tipe “Amerika” tidak memungkinkan untuk mengubah waktu mulainya shift. Hal ini tidak memungkinkan operator memilih waktu yang paling sesuai. Dengan itu dalam pikiran, skenario ini memungkinkan waktu makan siang diambil kapan saja selama hari kerja, serta meminta istirahat.

Britania

Jenis jadwal Britania dianggap sebagai yang paling efektif untuk organisasi tenaga kerja di pusat panggilan. Tidak hanya mengurangi biaya, tetapi juga meningkatkan kinerja karyawan. Jenis jadwal ini menawarkan shift 4/8 jam. Karyawan dapat memilih kapan shift mereka dimulai dan dapat mengambil istirahat makan siang kapan saja selama jam kerja.

Pusat panggilan yang beralih ke model manajemen jam kerja “Britania” akan melihat kinerja dan sikap pekerja mereka meningkat secara signifikan. Sebaliknya, klien merasa bahwa mereka berkomunikasi dengan para profesional dan menerima tingkat layanan pelanggan yang tinggi.

Alat penjadwalan

Menggunakan solusi sederhana, seperti Microsoft Excel, tidak cukup untuk membuat jadwal kerja dengan durasi berbeda dan dengan jumlah operator yang berbeda-beda. Mereka tidak dapat digunakan untuk merencanakan jadwal dan melacak istirahat. Alat manajemen tenaga kerja memungkinkan membuat jadwal yang sempurna.

Layanan Shifton adalah solusi sempurna untuk mengatur jadwal “Britania” untuk pusat panggilan. Layanan ini memungkinkan untuk mengatur waktu mulai shift, memungkinkan untuk mengambil istirahat dan liburan, mendukung waktu makan siang yang fleksibel. Ini memungkinkan pusat panggilan untuk membuat jadwal bagi setiap jenis staf.

Semua perusahaan mencari alat yang terjangkau dan mudah digunakan yang meningkatkan kinerja karyawan dan jumlah audiens, tanpa memakan terlalu banyak waktu dari departemen manajemen. Kami telah menciptakan serangkaian alat yang mudah dikuasai dan akan menghemat banyak waktu perusahaan Anda.

Solusi Pemasaran Media Sosial untuk pengenalan bisnis

1. Buffer

   Buffer memiliki pendekatan yang cukup sederhana terhadap SMM. Buffer memungkinkan penjadwalan penerbitan pos di berbagai platform. Pos tersebut dipublikasikan secara otomatis, tanpa keterlibatan langsung siapa pun. Buffer mendukung semua platform media sosial utama dan menawarkan analitik yang akan membantu meningkatkan jangkauan pos dan keterlibatan pengguna.

2. CoSchedule

   CoSchedule adalah kalender pemasaran dan kalender media sosial yang digabungkan menjadi satu platform. Layanan ini terintegrasi langsung dengan Evernote dan Headline Analyzer, serta sebagian besar platform media sosial (Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin, Tumblr, Google+, dll). Ini dirancang untuk mengelola semua pos, termasuk pos blog, dari satu dasbor.

3. Hootsuite

   Hootsuite adalah salah satu platform SMM tertua karena sudah aktif sejak 2008. Hootsuite memungkinkan penjadwalan pos di Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Google+, dan YouTube. Dengan Hootsuite, Anda bisa mempelajari tentang bagaimana perusahaan atau merek Anda diterima secara online. Selain itu, platform ini menawarkan analitik pos.

4. Schedugram

   Schedugram adalah salah satu penjadwal Instagram yang paling sering digunakan. Bisnis yang fokus pada platform ini akan menemukan bahwa layanan ini memiliki antarmuka yang sederhana, memungkinkan pengunggahan dan pengeditan gambar. Mereka dapat diposting nanti sesuai kebutuhan. Misalnya, Anda bisa membuat 10 foto dan memilih waktu serta tanggal kapan masing-masing akan tersedia untuk pelanggan.

Survei

1. GetFeedback

   GetFeedback adalah layanan survei online yang memungkinkan perusahaan untuk mengukur kepuasan pelanggan dan meningkatkan pengalaman mereka. Platform ini menawarkan personalisasi survei, termasuk penambahan logo merek, font, dan warna.

2. QuestionPro

   QuestionPro memungkinkan pengguna untuk membuat berbagai macam polling dan survei. Polling dan survei dapat diunggah dari dokumen Microsoft Word, dibuat secara manual atau disalin dari template profesional yang sudah ada. Survei dapat dikirim melalui email, disematkan di situs web atau ditampilkan dalam jendela pop-up.

3. SurveyGizmo

   SurveyGizmo menawarkan lebih dari 40 jenis pertanyaan, tema survei yang disesuaikan untuk perangkat desktop dan seluler. Layanan ini memiliki banyak tema yang sudah dibangun sebelumnya untuk dipilih, serta pembuat tema. Karena platform ini multibahasa, survei dan polling yang sama persis dapat diluncurkan di berbagai negara. Tidak ada batasan jumlah pertanyaan dan tanggapan yang dapat dimiliki survei.

4. SurveyMonkey

   SurveyMonkey memungkinkan perusahaan untuk lebih memahami basis klien mereka dan menerima umpan balik dari karyawan. Anda juga dapat memanfaatkan SurveyMonkey untuk melakukan riset pasar agar tetap terdepan. Platform ini menawarkan survei gratis dengan berbagai pengaturan. Survei dapat dikirim melalui email, diposting di media sosial, di situs web, dan platform lainnya.

Manajemen staf

1. 15Five

   Platform 15Five memungkinkan untuk melacak kinerja karyawan. Pemberi kerja dapat mempelajari tentang pencapaian tim, menangani masalah sebelum menjadi masalah, dan menerima informasi tentang ide yang mungkin dimiliki karyawan. Layanan ini mirip dengan jaringan sosial untuk manajemen tenaga kerja.

2. Aventr

   Aventr dirancang untuk mempengaruhi kinerja karyawan dengan meningkatkan keterlibatan dan kolaborasi tim. Pemberi kerja dapat mengirim hadiah dan umpan balik positif kepada pekerja. Aventr memungkinkan berbagi ide dan mengukur seberapa banyak Anda telah meningkatkan kinerja karyawan.

3. Basecamp

   Basecamp adalah layanan penjadwalan karyawan premium yang mudah digunakan. Manajer dapat mengelompokkan karyawan berdasarkan peran mereka di perusahaan dan memberi mereka proyek untuk dikerjakan. Platform ini memiliki pemberitahuan bawaan, ruang obrolan, papan tugas, dan pemeriksaan otomatis. Semua fitur ini membantu melacak apa yang terjadi di seluruh perusahaan.

4. Shifton

   Shifton menawarkan serangkaian alat yang lengkap untuk manajemen perusahaan, proyek, dan jadwal kerja. Ini memungkinkan pembuatan berbagai jenis jadwal kerja untuk staf dalam ukuran berapa pun. Karyawan dapat menyatakan jam kerja yang mereka sukai, meminta istirahat, atau bertukar shift satu sama lain.

Kami berharap alat-alat ini akan membantu Anda menghemat waktu dalam manajemen tim dan membangun pengenalan merek.

Waktu adalah salah satu sumber daya paling berharga yang dimiliki oleh pemilik perusahaan kecil. Ada beberapa hal yang membantu menghemat waktu.

Tips manajemen waktu yang efisien #1 — Deskripsikan hari rata-rata Anda

Ambil selembar kertas dan gambarkan hari rata-rata Anda dari pagi sampai malam. Waktu makan siang, panggilan telepon, perjalanan, dll. harus diurai per menit. Anda juga harus menghitung total waktu yang dihabiskan sepanjang hari.

Daftar tersebut harus menggambarkan hari rata-rata Anda. Jangan mencoba mengubah rencana agar terlihat lebih baik di atas kertas. Anda akan dengan cepat menentukan penghambat waktu. Perhatikan waktu yang Anda habiskan untuk panggilan telepon, istirahat, keperluan pribadi, dan aktivitas lain yang tidak terkait pekerjaan.

Jangan biarkan peluang baru mengubah arah Anda

Pemilik usaha kecil terkadang impulsif ketika berhadapan dengan ide atau tawaran bisnis baru. Hal ini membuat mereka teralihkan dari rencana mereka dan dapat menyebabkan bertumpuknya proyek yang tidak akan pernah selesai. Anda harus hanya memperhatikan ide dan tawaran yang paling berharga.

Jangan delegasikan pekerjaan Anda tanpa pelatihan yang tepat

Untuk menjalankan bisnis yang sukses, sangat penting untuk memberikan sebagian tanggung jawab Anda kepada orang lain. Pemilik bisnis harus memastikan bahwa orang yang akan memikul sebagian beban akan diberikan arahan yang tepat. Seseorang harus sepenuhnya menyadari tanggung jawab mereka.

Misalnya, jika Anda memiliki toko roti kecil dan menemukan seseorang yang akan menggantikan Anda sebagai kepala pembuat kue, Anda harus mendidiknya tentang teknik pembuatan kue di bisnis Anda, memastikan bahwa dia memenuhi syarat dan lulus masa percobaan.

Ikuti aturan 80/20

Aturan 80/20 atau prinsip Pareto menyatakan bahwa 80% kesuksesan berasal dari 20% usaha. Misalnya, hanya 20% klien yang menyumbangkan 80% pendapatan sebagian besar perusahaan. Aturan ini dapat diterapkan pada manajemen waktu.

Hitung semua pencapaian harian Anda yang berdampak positif pada bisnis Anda. Angkanya mungkin bervariasi tetapi hanya sebagian kecil dari mereka yang akan memberikan manfaat bagi perusahaan Anda. Triknya adalah tetap fokus pada mereka.

Menjalankan bisnis memerlukan memiliki banyak tanggung jawab, tetapi mencoba melakukan semuanya sendiri dapat menyebabkan kelelahan dan ketidakefisienan. Mempelajari cara mendelegasikan tugas dengan efektif adalah perubahan besar bagi pemilik bisnis, memungkinkan mereka untuk fokus pada strategi dan pertumbuhan daripada terjebak dalam operasi sehari-hari. Delegasi yang efektif meningkatkan produktivitas, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan memastikan bahwa tugas diselesaikan oleh orang yang tepat. Dalam panduan ini, kami akan membahas apa itu delegasi, mengapa itu penting, dan bagaimana mendelegasikan pekerjaan kepada karyawan dengan efisien. Ditambah lagi, kami akan menjelaskan 18 tugas penting yang harus Anda mulai alihkan hari ini.

Apa Itu Delegasi, Dan Mengapa Ini Penting?

Delegasi adalah proses memberikan tugas kepada orang lain sambil tetap bertanggung jawab atas hasilnya. Ini memungkinkan pemilik bisnis dan manajer untuk mendistribusikan beban kerja secara efisien, memastikan bahwa waktu dan keterampilan digunakan secara optimal. Tanpa delegasi, pemimpin berisiko melakukan pengawasan mikro, yang menghambat pertumbuhan karyawan dan membatasi skalabilitas bisnis.

Ketika Anda mendelegasikan tugas dengan efektif, Anda menciptakan lingkungan di mana karyawan mengambil tanggung jawab atas pekerjaan mereka, meningkatkan produktivitas dan semangat kerja. Strategi delegasi yang tepat mengarah pada operasi yang lebih lancar dan memungkinkan pemimpin untuk fokus pada pengambilan keputusan tingkat tinggi.

Delegasikan Tugas yang Tepat Kepada Orang yang Tepat

Delegasi bukan hanya tentang memindahkan pekerjaan — ini adalah tentang memberikan tugas yang tepat kepada orang yang tepat. Pertimbangkan kekuatan, pengalaman, dan beban kerja masing-masing karyawan sebelum mendelegasikan. Jika sebuah tugas memerlukan kreativitas, serahkan kepada anggota tim dengan kemampuan pemecahan masalah yang kuat. Untuk pekerjaan yang memerlukan perhatian terhadap detail, pilih seseorang yang teliti. Menyelaraskan tugas dengan orang yang tepat memastikan efisiensi dan kualitas.

Mengapa Sebagian Orang “Tidak Bisa” Mendelegasikan

Banyak pemilik bisnis kesulitan dengan delegasi karena kesalahpahaman dan ketakutan umum, seperti:

• Percaya bahwa “melakukannya sendiri lebih cepat”
• Takut kehilangan kontrol atas kualitas
• Kurangnya kepercayaan pada kemampuan karyawan
• Instruksi yang tidak jelas yang mengarah pada hasil yang buruk

Namun, masalah-masalah ini dapat diatasi dengan memantapkan keterampilan delegasi, menetapkan ekspektasi yang jelas, dan menggunakan perangkat lunak manajemen tugas untuk merampingkan alur kerja.

Mengapa Delegasi Sangat Penting

Gagal mendelegasikan menyebabkan stres, kesempatan yang terlewat, dan ketidakefisienan. Delegasi memungkinkan para pemimpin untuk:

• Fokus pada pertumbuhan strategis daripada tugas rutin
• Memperkuat karyawan dengan memberikan mereka tanggung jawab
• Meningkatkan manajemen waktu dan produktivitas
• Menskalakan operasi dengan efektif tanpa kelelahan

Dengan menerima delegasi, bisnis dapat berjalan lebih lancar, menjadi lebih gesit, dan mencapai pertumbuhan yang berkelanjutan.

Cara Mendelegasikan: Mempertajam Keterampilan Anda dengan 9 Tips untuk Manajer

Dengan menerapkan strategi ini, manajer dapat mendelegasikan tugas secara efektif, yang mengarah pada tenaga kerja yang lebih produktif dan terlibat.

Cara Mendelegasikan Secara Efektif dengan Anggaran Terbatas

Bisnis kecil atau startup sering ragu untuk mendelegasikan karena alasan biaya. Namun, outsourcing ke freelancer, menggunakan aplikasi manajemen tugas, atau memanfaatkan otomatisasi dapat menjadi cara yang hemat biaya untuk mendelegasikan tanpa menguras anggaran.

18 Tugas yang Harus Anda Delegasikan

Mendelegasikan tugas bukan hanya tentang meluangkan waktu — ini adalah tentang mengoptimalkan efisiensi, memastikan pekerjaan berkualitas tinggi, dan memungkinkan tim Anda tumbuh. Berikut adalah 18 tugas penting yang harus dipertimbangkan setiap pemilik bisnis untuk didelegasikan.

1. Manajemen Waktu Sehari-Hari

Waktu Anda adalah salah satu aset paling berharga. Namun, mengelola jadwal harian Anda — memeriksa janji temu, mengatur pengingat, dan memprioritaskan tugas — bisa memakan waktu. Asisten virtual (VA) atau asisten pribadi dapat mengambil alih tanggung jawab ini, memastikan Anda tetap sesuai jadwal dengan pertemuan, tenggat waktu, dan komitmen.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Menghilangkan waktu yang terbuang untuk mengatur ulang jadwal.
• Memastikan Anda fokus pada kegiatan yang berdampak tinggi.
• Mengurangi stres dan kelelahan pengambilan keputusan.

2. Pengaturan dan Penyaringan Email

Rata-rata profesional menghabiskan 28% minggu kerja mereka untuk membaca dan menanggapi email. VA dapat menyaring email penting, merespon pertanyaan rutin, dan mengatur kotak masuk Anda untuk memastikan hal-hal yang mendesak ditangani terlebih dahulu.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Mencegah kelebihan muatan kotak masuk.
• Menghemat jam kerja setiap minggu.
• Meningkatkan waktu respons untuk komunikasi yang penting.

3. Permintaan Penjadwalan

Mengkoordinasikan pertemuan, membuat janji, dan menyelaraskan jadwal di antara banyak pemangku kepentingan bisa terasa menantang. Asisten penjadwalan atau sistem pemesanan otomatis dapat menangani tugas-tugas ini untuk Anda.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Menghindari pemesanan ganda dan konflik jadwal.
• Menghemat waktu yang dihabiskan untuk email bolak-balik.
• Memastikan penjadwalan yang dioptimalkan berdasarkan prioritas.

4. Manajemen Biaya

Melacak biaya usaha, tanda terima, penggantian, dan anggaran bulanan bisa rumit dan memakan waktu. Menyerahkan ini kepada asisten atau menggunakan aplikasi manajemen tugas yang mengotomatisasi pelacakan keuangan dapat mempermudah proses.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Memastikan keuangan tetap teratur dan siap audit.
• Mengurangi kesalahan dalam pelaporan biaya.
• Menghemat waktu berharga untuk melacak dan merekonsiliasi transaksi.

5. Manajemen CRM

Alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) sangat penting untuk melacak prospek, interaksi, dan tindak lanjut. Namun, memperbarui catatan secara manual dan menganalisis interaksi pelanggan sangat membosankan. Seorang spesialis CRM atau asisten dapat menangani ini untuk Anda.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Memastikan keterlibatan dan retensi pelanggan yang lebih baik.
• Mengotomatisasi tindak lanjut dan pelacakan prospek.
• Menjaga catatan klien tetap akurat dan diperbarui.

6. Manajemen Media Sosial

Kehadiran media sosial yang kuat sangat penting untuk kesadaran merek, tetapi secara konsisten memposting, berinteraksi dengan pengikut, dan melacak analitik bisa menjadi terlalu banyak. Manajer media sosial dapat menangani pembuatan konten, penjadwalan, dan keterlibatan.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Mempertahankan postingan konsisten dan keterlibatan audiens.
• Meningkatkan kesadaran merek dan jangkauan.
• Memungkinkan pemilik bisnis fokus pada strategi daripada eksekusi.

7. Pemesanan Persediaan

Mengisi kembali persediaan kantor, mengelola hubungan dengan vendor, dan memastikan bahan datang tepat waktu adalah semua tugas operasional penting yang dapat dengan mudah diserahkan kepada manajer kantor atau asisten administrasi.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Mencegah kekurangan stok.
• Menghemat waktu yang dihabiskan untuk mengoordinasikan pesanan.
• Memastikan pembelian yang hemat biaya.

8. Penelitian Umum

Dari tren pasar hingga analisis pesaing, penelitian memegang peran penting dalam pengambilan keputusan. Namun, menelusuri laporan dan data yang tak berujung bisa melelahkan. Seorang asisten penelitian dapat memberikan Anda wawasan tersummarized.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Membantu membuat keputusan bisnis yang terinformasi.
• Menghemat jam dari pengumpulan data dan analisis.
• Memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti tanpa usaha manual.

9. Manajemen Perjalanan

Merencanakan perjalanan bisnis, memesan penerbangan, mengatur akomodasi, dan mengelola jadwal perjalanan mengambil waktu berharga. Seorang asisten perjalanan dapat menangani semua logistik ini untuk Anda.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Menghemat jam dari penelitian dan pemesanan.
• Memastikan pengaturan perjalanan yang bebas repot.
• Mencegah masalah mendadak pada penerbangan dan hotel.

10. Pembelian Hadiah

Hadiah perusahaan untuk klien, hadiah penghargaan untuk karyawan, atau pemberian hadiah liburan memerlukan pemikiran dan waktu. Mendelegasikan tugas ini kepada asisten memastikan pemberian hadiah yang bijaksana tanpa tambahan stres.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Menghemat waktu mencari hadiah yang tepat.
• Memastikan pengiriman tepat waktu.
• Memperkuat hubungan dengan klien dan karyawan.

11. Membayar Tagihan

Mengelola pembayaran vendor, tagihan utilitas, dan pembaharuan langganan secara manual adalah tugas yang membosankan dan rawan kesalahan. Menyerahkan kepada asisten atau menggunakan aplikasi manajemen tugas untuk pembayaran tagihan otomatis dapat menyederhanakan proses.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Mencegah biaya keterlambatan dan pembayaran yang terlewat.
• Menghemat waktu untuk melacak dan mengelola faktur.
• Memastikan pengaturan keuangan.

12. Pembukuan dan Penagihan

Catatan keuangan yang akurat sangat penting untuk kesuksesan bisnis, tetapi pembukuan dan penagihan bisa kompleks dan memakan waktu. Seorang pembukuan profesional dapat memastikan semua transaksi dicatat dengan benar.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Memastikan kepatuhan dan akurasi.
• Mengurangi kesalahan dalam pelaporan keuangan.
• Menghemat waktu mengimbangi akun.

13. Pembuatan Konten

Dari postingan blog hingga newsletter, pemasaran konten penting untuk pertumbuhan bisnis. Penulis lepas atau tim pemasaran dapat membuat konten berkualitas tinggi yang selaras dengan suara merek Anda.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Memastikan konten yang profesional dan menarik.
• Menghemat waktu menulis dan mengedit.
• Meningkatkan SEO dan visibilitas online.

14. Pekerjaan Desain

Desain grafis penting untuk branding, media sosial, dan materi pemasaran. Daripada menghabiskan waktu berjam-jam membuat visual, serahkan ini kepada desainer profesional.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Memastikan desain visual yang berkualitas tinggi dan menarik.
• Menghemat waktu untuk editing dan revisi.
• Memperkuat identitas merek.

15. Mengelola Website

Sebuah website memerlukan pembaruan, pemeliharaan, dan optimasi yang rutin. Mempekerjakan pengembang web atau spesialis IT memastikan situs web Anda tetap berfungsi dan aman.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Mencegah downtime dan masalah teknis.
• Memastikan halaman web yang cepat dan ramah pengguna.
• Menghemat waktu memecahkan masalah kesalahan situs web.

16. Manajemen Kalender

Melacak tenggat waktu, pertemuan, dan acara bisa sangat melelahkan. Seorang VA dapat mengelola kalender Anda, menetapkan pengingat, dan menjadwalkan ulang janji jika diperlukan.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Memastikan jadwal yang optimal.
• Menghemat waktu mengelola janji temu.
• Mengurangi stres dari pertemuan yang saling tumpang tindih.

17. Entri Data & Pengarsipan

Memasukkan data, memperbarui catatan, dan mengatur file adalah tugas yang berulang tetapi penting. Seorang asisten khusus dapat menangani tugas-tugas ini dengan efisien.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Mencegah kesalahan dalam manajemen data.
• Menghemat jam kerja manual.
• Menjaga catatan tetap terstruktur dan mudah diakses.

18. Dokumentasi Internal

Dari panduan proses hingga manual onboarding, dokumentasi internal penting untuk efisiensi. Seorang spesialis dokumentasi dapat membuat dan memelihara sumber daya ini untuk Anda.

Mengapa Mendelegasikan Ini?

• Menyederhanakan pelatihan karyawan dan operasi.
• Memastikan konsistensi dalam alur kerja.
• Menghemat waktu menjelaskan proses berulang kali.

Dengan mendelegasikan tugas-tugas ini, pemilik bisnis dapat fokus pada pertumbuhan strategis sambil memastikan operasi penting berjalan lancar. Baik dengan outsourcing kepada profesional atau menggunakan perangkat lunak manajemen tugas, melepaskan tanggung jawab ini akan meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kesuksesan bisnis.

Bagaimana Shifton Dapat Membantu dalam Delegasi dan Manajemen Tugas

Shifton adalah perangkat lunak manajemen tugas yang kuat dirancang untuk menyederhanakan delegasi dan mengoptimalkan alur kerja. Dengan fitur seperti penjadwalan otomatis, pelacakan tugas karyawan, dan alat komunikasi yang mudah, Shifton memastikan bahwa bisnis dapat mendelegasikan tugas dengan efektif sambil mempertahankan visibilitas penuh. Apakah Anda memerlukan aplikasi manajemen tugas untuk menyederhanakan operasi atau aplikasi manajemen tugas untuk meningkatkan produktivitas tim, Shifton menyediakan solusi yang fleksibel.

Dengan menggunakan Shifton, pemilik bisnis dapat mendelegasikan tugas secara efektif tanpa khawatir tentang tenggat waktu yang terlewat atau kesenjangan komunikasi. Sederhanakan alur kerja Anda dan tingkatkan produktivitas dengan fitur manajemen tugas perangkat lunak Shifton hari ini!

Menguasai cara mendelegasikan tugas dengan efektif sangat penting untuk pertumbuhan bisnis. Dengan melimpahkan tugas yang tepat dan memanfaatkan perangkat lunak manajemen tugas yang tepat, Anda dapat fokus pada pengembangan bisnis Anda sambil memastikan efisiensi.

Mulailah mendelegasikan hari ini dan lihat bisnis Anda berkembang!

Orang modern selalu sibuk. Kita terus-menerus harus menyelesaikan tugas kerja, membayar tagihan, membeli makanan, dan mengunjungi dokter dari waktu ke waktu. Karena itu, kita sering harus beralih antara tugas-tugas. Misalnya, mengirim email kepada mitra bisnis, berbicara di telepon dengan klien baru, atau merencanakan liburan. Jenis stres ini bukan masalah bagi orang yang tahu cara untuk multitasking.

Mencampur offline dan online menghambat kemampuan multitasking Anda

Pertama, Anda harus membuat dua daftar. Tuliskan semua hal yang bisa dilakukan secara offline di yang pertama. Katalog kedua ditujukan khusus untuk tugas-tugas yang memerlukan koneksi Internet. Terhubung ke internet hanya saat diperlukan. Misalnya, Anda dapat menulis teks email tanpa tersambung, sementara akses Internet diperlukan untuk negosiasi bisnis melalui Skype. Dengan cara ini, Anda jadi kurang terganggu dan lebih efektif dalam multitasking.

Pantau segala sesuatunya

Tugas yang terlewat membuat Anda terjaga di malam hari? Buatlah daftar bisnis yang belum selesai dan simpanlah di dekat Anda. Cobalah untuk merumuskan tugas Anda dengan benar. Jika tidak, Anda akan kesulitan menyelesaikannya. Tidak masalah berapa pun jumlah item yang ada di daftar: 100 atau 1000.

Perbarui daftar tersebut di akhir hari kerja. Kami juga menyarankan Anda untuk membuat katalog untuk berbagai jenis tugas. Misalnya, untuk tugas yang berkaitan dengan pemasaran atau belanja kebutuhan sehari-hari.

Selanjutnya, pilih tugas dengan tingkat prioritas tertinggi. Pilih 5 hal yang sangat penting, tugas yang dapat didelegasikan, dan hal-hal yang dapat Anda abaikan. Tinggalkan tugas dengan prioritas rendah untuk besok.

Lihat daftar tersebut di pagi hari dan periksa apakah semua tugas harian yang penting sudah terdaftar. Selanjutnya, tambahkan semua itu ke kalender Anda. Periksa daftar tersebut selama akhir pekan untuk memastikan bahwa Anda tidak melupakan apa pun.

Letakkan smartphone itu

Pastikan bahwa Anda mematikan notifikasi di smartphone Anda. Anda dapat menggulir melalui Facebook dan melihat tweet baru saat Anda kembali ke rumah. Semua notifikasi yang Anda butuhkan sebaiknya ada di komputer tempat kerja Anda. Lebih baik juga untuk membalas email dari teman di luar kantor.

Multitasking menyambut perubahan irama

Cobalah mengerjakan dua proyek yang berbeda pada hari yang sama dan beralih di antara keduanya dari waktu ke waktu. Pergantian aktivitas memungkinkan Anda menemukan solusi yang tidak terduga dan membebaskan diri dari pikiran-pikiran sia-sia. Ini selalu merupakan cara yang baik untuk mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan yang monoton.

Jangan lupakan aturan-aturan ini dan segera pekerjaan multitasking akan menjadi kebiasaan bagi Anda.