Operasi Layanan Lapangan: 30 Praktik Terbaik Cara Mengoptimalkan

Manajemen layanan lapangan memainkan peran penting dalam organisasi yang menggunakan personel yang dikirim ke lapangan untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Ini termasuk utilitas, telekomunikasi, rumah sakit, layanan HVAC, dan banyak lainnya. Manajemen pelayanan lapangan memastikan optimalisasi proses dan pengendalian aktivitas lapangan seperti penjadwalan, pengiriman, dan pelacakan karyawan Android. Ini mempromosikan penyediaan layanan yang tepat waktu dan efektif, yang penting untuk mempertahankan kepuasan pelanggan dan perputaran bisnis yang sehat. Oleh karena itu, dalam panduan ini, kita akan membahas secara mendalam apa itu manajer layanan lapangan, aktivitas yang dilakukan, cara untuk meningkatkan aktivitas ini, dan 30 praktik efektif yang akan membantu memanfaatkan potensi penuh dari aktivitas ini.

Apa Itu Manajemen Layanan Lapangan

Manajemen Layanan Lapangan (FSM) berurusan dengan pengaturan dan pengelolaan sumber daya dalam organisasi yang dimaksudkan untuk memberikan layanan berkualitas tinggi kepada pelanggan di lokasi. Jenis layanan ini biasanya melibatkan perbaikan, pemasangan, pemeliharaan, dan menyediakan layanan cadangan di hampir setiap lini pekerjaan yang melibatkan utilitas, telekomunikasi, perawatan kesehatan, HVAC serta industri manufaktur. Ada kebutuhan untuk mengatur berbagai proses dan sumber daya yang relevan, termasuk tetapi tidak terbatas pada keterampilan dan proses seperti merencanakan pekerjaan, menjadwalkan pengiriman teknisi, sensus kendaraan dan peralatan, persediaan, dan pemeliharaan kontak pelanggan. Pada dasarnya, semua layanan manajemen lapangan berputar di sekitar tujuan umum untuk meningkatkan produktivitas operasional dan memuaskan pelanggan dengan memastikan teknisi lapangan disediakan alat, suku cadang, dan informasi yang tepat untuk melaksanakan tugas mereka. Manajer layanan lapangan harus menjadwalkan dan mengoptimalkan rute layanan lapangan yang disediakan, merespons pesanan, dan mengawasi pekerjaan lapangan untuk menjaga kualitas dan waktu pengiriman. Praktik Manajemen Layanan Lapangan yang baik juga akan mencakup penggunaan teknologi canggih seperti aplikasi seluler, perangkat pelacak, dan alat otomatisasi, yang memungkinkan pengguna untuk menerima informasi terbaru, meningkatkan proses sistem, dan mengurangi jumlah pekerjaan yang dilakukan secara manual. Ini berarti bahwa teknisi lapangan dapat melihat rincian pekerjaan pada perangkat seluler mereka, mengubah status pekerjaan yang sedang berlangsung, dan memberikan pembaruan tentang layanan tepat waktu.

Apa Itu Operasi Layanan Lapangan

Operasi layanan lapangan mengacu pada berbagai aktivitas yang dilakukan oleh teknisi, atau agen layanan, di luar fasilitas utama organisasi. Operasi ini sebagian besar berhubungan dengan pelanggan dan dapat mencakup pemasangan, pemeliharaan, atau perbaikan, dan pemecahan masalah produk atau layanan perusahaan di dalam lokasi pelanggan. Bagi tim layanan lapangan, operasi yang efisien diterjemahkan ke dalam pengaturan yang diperlukan sehingga teknisi dapat datang untuk bekerja dan memenuhi semua persyaratan dengan tepat waktu. Operasi layanan lapangan tidaklah sederhana sama sekali karena sifat pekerjaan lapangan memerlukan banyak ketidakpastian. Misalnya, teknisi harus mengelola banyak faktor seperti penundaan lalu lintas, kerusakan alat, perbaikan tambahan yang tak terduga, dan dalam beberapa kasus bahkan kendala bahasa. Akibatnya, manajemen operasi layanan lapangan yang tangguh dan efisien harus memiliki komponen perencanaan yang teliti, elastisitas, dan struktur manajemen yang sangat terkoordinasi. Solusi FSM digunakan untuk mengirimkan dan mengoptimalkan rute serta pelacakan tenaga kerja lapangan dan sumber daya yang dibutuhkan. Aktivitas ini memerlukan layanan pelanggan yang sangat baik karena teknisi dalam banyak kasus adalah satu-satunya yang berinteraksi dengan pelanggan atas nama organisasi mereka.

Apa Itu dan Bagaimana Mengoptimalkan Operasi Layanan Lapangan

Operasi Layanan Lapangan (FSO) mengacu pada berbagai tugas dan fungsi yang dilakukan oleh teknisi layanan individu atau tim yang bekerja di lokasi klien, jauh dari kantor pusat atau markas perusahaan. Biasanya untuk industri seperti utilitas, telekomunikasi, HVAC, dan perawatan kesehatan, operasi ini, untuk sebagian besar, berorientasi pada pelanggan dan mencakup aktivitas seperti pemasangan, pemeliharaan, inspeksi, perbaikan, serta tanggapan untuk masa depan terdekat. Layanan lapangan ini terutama berusaha untuk memperbaiki masalah pelanggan, memelihara mesin atau peralatan, dan menyediakan layanan berkelanjutan untuk kepentingan pelanggan. Secara khusus, operasi layanan lapangan yang efisien sangatlah penting bagi bisnis karena mempengaruhi beberapa metrik kunci: kepuasan pelanggan, pengiriman layanan, dan pada akhirnya profitabilitas secara keseluruhan. Penting untuk dicatat bahwa sebagian besar waktu tim layanan lapangan adalah garis kontak dengan pelanggan, oleh karena itu penting untuk membekali mereka dengan alat, informasi, dan dukungan yang tepat yang mungkin mereka butuhkan. Selain itu, untuk menghindari penundaan layanan dan meningkatkan produktivitas layanan lapangan, diperlukan koordinasi aspek tambahan seperti jadwal teknisi, rute, dan persediaan. Meningkatkan pengadaan operasi layanan ternyata melibatkan penerapan metodologi lain, yang terbaik di kelasnya, penggunaan teknologi baru, dan kerja sama untuk memperkaya pengalaman klien di pasar layanan. Mari kita selami mekanisme paling efektif untuk optimalisasi layanan lapangan:

1. Otomatisasi Penjadwalan dan Pengiriman:

• Mengapa Penting: Salah satu komponen FSO yang paling panjang dan rumit adalah penjadwalan dan pengiriman teknisi, terutama dalam situasi yang melibatkan beberapa panggilan layanan dalam satu hari atau dalam area layanan yang berjauhan.
• Cara Mengoptimalkan: Perkenalkan perangkat lunak penjadwalan otomatis untuk menetapkan teknisi sesuai dengan keterampilan, kedekatan, dan ketersediaan mereka. Perangkat lunak ini memungkinkan waktu penyelesaian yang lebih cepat dan meningkatkan peluang penyelesaian kunjungan pertama dengan memastikan teknisi yang benar ditugaskan ke pekerjaan yang tepat. Selain itu, otomatisasi dapat berguna dalam menampung perubahan mendadak pada jadwal atau keadaan darurat dan dengan cepat mengerahkan sumber daya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

2. Manfaatkan Data Waktu Nyata:

• Apa Yang Perlu Anda Ketahui: Setiap tim manajemen dan pengiriman memerlukan kesadaran tentang operasi lapangan secara waktu nyata untuk pengendalian yang efektif, yang terdiri dari membuat penyesuaian pada situasi yang sebenarnya.
• Cara Meningkatkan: Perkenalkan penggunaan aplikasi seluler atau sistem komunikasi lainnya yang memungkinkan operator untuk mengkomunikasikan status, posisi, dan kemajuan pekerjaan mereka secara waktu nyata. Ini akan meningkatkan kemampuan manajemen, memungkinkan manajer untuk mengendalikan kinerja di lapangan, mengurangi penundaan, dan juga mengelola pelanggan dengan lebih baik.

3. Berinvestasi dalam Solusi Seluler untuk Teknisi Lapangan:

• Mengapa Penting: Akses tepat waktu ke data yang relevan di situs sangat penting bagi teknisi untuk melakukan perannya secara efektif atau memenuhi ekspektasi klien.
• Cara Meningkatkan: Sediakan teknisi dengan telepon atau komputer untuk memungkinkan mereka melihat penugasan pekerjaan spesifik, detail pelanggan, dan buku instruksi. Selain itu, solusi seluler memungkinkan teknisi untuk mengubah status pekerjaan, mengangkat masalah, dan meminta bantuan saat bekerja, meningkatkan efektivitas dan meminimalkan kesalahan mereka.

4. Tingkatkan Saluran Komunikasi:

• Mengapa Penting: Tanpa komunikasi yang efektif, selalu akan ada penundaan, kesalahpahaman, dan ketidakpuasan di antara pelanggan.
• Cara Mengoptimalkan: Gunakan aplikasi seluler atau platform komunikasi terpadu untuk membuat komunikasi antara pengirim, manajer, dan teknisi efisien dan efektif. Ini memungkinkan komunikasi yang tepat sehingga teknisi dapat meminta bantuan, mendapatkan pemberitahuan tentang sifat pekerjaan, dan juga memberi tahu pelanggan jika terjadi perubahan seperti penundaan layanan.

5. Gunakan Analisis Prediktif untuk Pemeliharaan Preventif:

• Mengapa Penting: Menunggu hingga sesuatu rusak sebelum merencanakan perbaikan dapat mahal, dalam membuat perbaikan, dapat memakan waktu yang dapat mempengaruhi pelanggan secara negatif.
• Cara Meningkatkan: Teknologi prediktif menggabungkan data layanan pemeliharaan historis dan sensor mesin untuk membantu menentukan kapan tindakan korektif harus diambil. Dengan melihat perubahan kinerja peralatan dari waktu ke waktu, perusahaan dapat menjadwalkan aktivitas pemeliharaan sebelum masalah muncul, meminimalkan kebutuhan untuk melakukan perbaikan darurat dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

30 Praktik Terbaik untuk Manajemen Layanan Lapangan

Di zaman sekarang dan industri jasa yang ditandai oleh pentingnya waktu, penting untuk menerapkan manajemen layanan lapangan yang efektif untuk meningkatkan kualitas layanan pelanggan, meningkatkan operasi, dan mengurangi biaya. Ada beberapa aspek dalam yurisdiksi manajer layanan lapangan atau anggota tim, seperti, tetapi tidak terbatas pada, hal-hal berikut: memastikan pelanggan dilayani tepat waktu, memastikan bahwa orang yang tepat pergi ke tempat yang tepat, dan menjaga persediaan tetap sesuai. Integrasi beberapa praktik terbaik untuk mengelola kerangka kerja akan membantu organisasi meningkatkan efisiensi operasi, komunikasi di antara pemangku kepentingan yang terlibat, dan kepuasan pelanggan secara umum. Dalam bagian ini, kami telah menyusun 30 praktik terbaik manajemen layanan lapangan, untuk memungkinkan manajer dan tim layanan lapangan beroperasi secara optimal, tetap relevan, dan terus memberikan layanan yang hebat.

1. Latih dan Tingkatkan Keterampilan Teknisi Lapangan Anda Secara Berkala

Sangat penting untuk melatih dan mengembangkan teknisi lapangan Anda secara terus-menerus. Pelatihan pada teknologi baru, standar industri yang diperbarui, dan keterampilan layanan pelanggan memastikan bahwa staf Anda diperlengkapi dengan baik untuk menghadapi semua tantangan yang mungkin dihadapi. Selain itu, peningkatan keterampilan selalu membantu membangun kepercayaan diri teknisi dan juga membantu dalam retensi dengan memberikan prospek pertumbuhan.

2. Lacak KPI yang Tepat

Ini juga adalah salah satu praktik terbaik layanan lapangan yang paling terkenal. Penilaian metrik kinerja, juga diidentifikasi sebagai Key Performance Indicators (KPI), seperti Tingkat Penyelesaian Pertama (First-Time Fix Rate), Waktu Rata-Rata untuk Memperbaiki (Mean Time to Repair), Skor Kepuasan Pelanggan, dan lainnya, berfungsi untuk mengukur efisiensi. Ketika manajer melihat KPI yang relevan, ini membantu mereka memahami kekuatan dan kelemahan operasional, memungkinkan mereka untuk membuat keputusan berdasarkan fakta.

3. Prioritaskan Saluran Komunikasi yang Jelas

Komunikasi yang baik antara pengirim dan teknisi, serta pelanggan, mengurangi kemungkinan kesalahan dan meningkatkan efisiensi pengiriman jasa. Terapkan langkah-langkah seperti aplikasi komunikasi waktu nyata di dalam tim untuk memastikan setiap orang terlibat. Dalam transparansi seperti itu, ketidaklambatan dapat dikurangi, layanan dapat ditingkatkan, dan pelanggan dapat mencapai tingkat kepercayaan yang tinggi.

4. Gunakan Solusi Seluler untuk Pembaruan Waktu Nyata

Menyediakan teknisi dengan perangkat mobile memastikan mereka mendapatkan informasi tentang perubahan detail pekerjaan, penyesuaian arah, dan tingkat persediaan secara waktu nyata. Selain itu, solusi mobilitas memfasilitasi pelaporan cepat, memberikan manajer pembaruan tentang kemajuan pekerjaan, dan membantu dalam mengumpulkan catatan pelanggan dalam waktu singkat, yang meningkatkan kelancaran operasi.

5. Terapkan Pelacakan GPS untuk Teknisi

Manajemen atau pemanfaatan sumber daya ditingkatkan melalui pelacakan GPS, karena lokasi sebenarnya dari teknisi dilacak lebih akurat. Ini membantu para manajer dalam mengalokasikan pekerjaan dengan baik sesuai lokasi, sehingga mengurangi jarak yang ditempuh dan bahan bakar yang dikonsumsi. Selain itu, pelacakan GPS meningkatkan transparansi pelanggan dengan memberikan pembaruan tentang kedatangan teknisi itu sendiri.

6. Optimalkan Rute untuk Mengurangi Waktu Perjalanan

Optimasi rute memperpendek jarak, meminimalkan konsumsi bahan bakar, mempercepat kendaraan layanan, dan mengurangi beban lalu lintas. Telematika dan alat lainnya yang mempelajari situasi lalu lintas dan kondisi jalan membantu personel utilitas menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Kemampuan pengaturan rute membantu orang-orang di lapangan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan meningkatkan peluang menyelesaikan pekerjaan pada kunjungan pertama.

7. Gunakan Alat Penugasan Otomatis

Perangkat lunak penugasan otomatis adalah program komputer yang menugaskan pekerjaan kepada teknisi tergantung pada ketersediaan, keterampilan, dan posisi geografis mereka. Ini memanfaatkan sumber daya dengan lebih baik dan mengurangi waktu tunggu bagi pelanggan. Selain itu, otomatisasi akan membantu menghindari peluang pemesanan berlebihan dan membuat proses penugasan lebih sederhana, terutama selama periode sibuk.

8. Pahami Sinyal Masalah Potensial Peralatan

Teknisi harus diajari untuk mengenali indikasi yang menunjukkan kemungkinan kerusakan peralatan. Gejala seperti suara aneh atau getaran harus jelas bagi teknisi untuk mengurangi kerusakan ketika masalah seperti itu muncul. Bertindak cepat dapat menghindari perbaikan besar, sehingga lebih sedikit waktu yang terbuang untuk memperbaiki mesin.

9. Jaga Sistem Inventaris yang Selalu Terkini

Pengendalian stok inventaris yang efektif dan terkini menghilangkan kemungkinan penundaan dalam melaksanakan pekerjaan yang disebabkan oleh ketidaktersediaan alat atau peralatan cadangan tertentu. Oleh karena itu, teknisi tidak harus berputar-putar secara tidak perlu mencari objek yang dibutuhkan dan menunggu. Jika memungkinkan, gunakan sistem pengendalian inventaris terkomputerisasi untuk mengetahui jumlah persediaan yang tersedia, kapan harus otomatis mengisi ulang stok, dan menjaga inventaris yang diperlukan.

10. Gunakan Perangkat Lunak Penjadwalan Canggih

Sistem perencanaan dan penjadwalan modern memungkinkan manajer untuk menugaskan sumber daya dengan mempertimbangkan ketersediaan ruangan dan tempat tidur, prioritas pelanggan dan teknisi, serta tingkat keterampilan. Bantuan ini memastikan bahwa pelanggan tidak mengalami «overbook» dan memudahkan organisasi menangani perubahan pada menit-menit terakhir, yang merupakan peningkatan dalam penyampaian layanan.

11. Pantau dan Kelola Kinerja Teknisi

Dengan bantuan evaluasi kinerja, manajer dapat mengidentifikasi karyawan terbaik dan juga menawarkan pelatihan lebih lanjut bagi mereka yang paling membutuhkannya. Penggunaan metrik membantu dalam penilaian tren kinerja melalui penyediaan tingkat penyelesaian pekerjaan, umpan balik dari pelanggan, dan ketepatan waktu serta kecepatan layanan di antara lainnya.

12. Gunakan Teknik Pemeliharaan Prediktif

Dalam dunia pemeliharaan prediktif, seseorang memprediksi masalah dengan ketaatan atau kinerja peralatan menggunakan informasi sebelum masalah ini muncul. Hal ini memungkinkan untuk bertindak sebelum tindakan terlambat. Manajemen jenis ini dapat meningkatkan umur peralatan, mengurangi biaya dan insiden yang memerlukan bantuan eksternal yang sering kali menyebabkan terhentinya pekerjaan untuk periode yang lama.

13. Lakukan Inspeksi Rutin Peralatan

Inspeksi berkala adalah metode efektif dalam mengidentifikasi masalah potensial yang dapat menyebabkan kegagalan di kemudian hari. Setiap perusahaan, melalui manajemennya, tahu bagaimana pemeliharaan yang dijadwalkan secara berkala membantu mereka menghindari masalah yang sangat serius, meningkatkan operasi bebas kegagalan dari peralatan mereka, dan mengurangi jumlah perbaikan layanan yang tak terduga yang mengganggu proses operasional.

14. Tawarkan Opsi Dukungan Jarak Jauh

Bantuan teknis diberikan melalui panggilan video, atau masalah diperbaiki melalui login jarak jauh, sehingga teknisi tidak datang di lokasi, yang mengurangi jumlah jam yang dihabiskan di jalan dan meningkatkan resolusi perbaikan panggilan pertama. Ini juga memberikan keuntungan dalam menyelesaikan masalah kecil dengan cepat dan mudah.

15. Fokus Pada Komunikasi dengan Pelanggan dan Kumpulkan Umpan Balik

Menggabungkan komunikasi berkala dan pengumpulan umpan balik membantu perusahaan memahami bagaimana harapan pelanggan dan keluhan yang mungkin berkembang. Proses keterlibatan aktif semacam ini akan meningkatkan retensi pelanggan yang ada dan menyesuaikan layanan dengan pola konsumsi mereka yang berubah.

16. Kumpulkan dan Analisis Data Secara Berkala

Data yang dikumpulkan selama operasi memiliki pengaruh pada beberapa tren serta area yang mungkin perlu diperbaiki. Sementara analisis reguler melibatkan kesadaran diri, ini memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan yang terinformasi didukung dengan data yang ditujukan untuk meningkatkan situasi dan juga memperbaiki tingkat layanan sesuai kebutuhan lingkungan.

17. Implementasikan Sistem Pelaporan yang Kuat

Sistem pelaporan yang baik meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam organisasi. Sebagai contoh, laporan yang rinci memungkinkan manajemen untuk mengawasi indikator Kinerja Utama (KPI), standar layanan yang diberikan, dan merencanakan strategi distribusi sumber daya serta perubahan operasional.

18. Kurangi Pekerjaan Kertas

Mengadopsi penggunaan sistem elektronik membantu dalam mengurangi jumlah pekerjaan kertas, mempercepat proses, dan mengurangi kemungkinan informasi yang hilang atau salah. Perubahan ini juga memungkinkan teknisi untuk fokus pada tanggung jawab utama mereka, yang meningkatkan waktu penyelesaian dan ketepatan layanan yang diberikan.

19. Optimalkan Siklus Hidup Pesanan Kerja

Memperkirakan biaya dari siklus hidup pesanan pekerjaan lebih efektif mengelola pekerjaan dan menghindari penantian yang tidak perlu, menciptakan kemajuan yang lebih tertib antara tahap pekerjaan. Alat manajemen pesanan kerja digital menyediakan pelacakan yang lebih baik, persetujuan lebih cepat, dan pembaruan status secara waktu nyata.

20. Berikan Teknisi Peralatan dan Informasi yang Tepat

Agar produktif, teknisi juga harus memiliki alat dan informasi yang relevan tentang setiap tugas. Oleh karena itu, mereka membawa dokumen teknis, informasi latar belakang pelanggan, dan akses informasi secara waktu nyata sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan dengan baik dan tepat waktu.

21. Bebaskan Waktu Untuk Tim Anda

Dengan bantuan teknologi, tugas seperti entri data atau pembuatan laporan, yang seringkali manual dan membosankan, dapat diselesaikan dengan cepat. Perubahan semacam itu memfasilitasi teknisi dan manajer untuk lebih fokus pada peran yang lebih produktif dan kompleks, karena pekerjaan rutin lainnya telah maju dengan baik. Ini meningkatkan moral tim dan meminimalkan peluang kelelahan karena sebagian besar tugas berulang telah dilakukan lebih sedikit.

22. Bangun Sistem Terpusat

Sistem terpusat adalah tempat semua data disimpan di satu tempat, yang dapat diakses oleh semua anggota tim. Ini mempromosikan kerja tim, meningkatkan presisi, dan memberikan akses ke jadwal, inventaris, dan informasi klien secara bersamaan tanpa ada batasan.

23. Hentikan Penundaan Penyampaian Layanan

Menurut penelitian oleh berbagai institusi, ketepatan waktu dalam layanan yang telah diatur sebelumnya sangat penting untuk memastikan kepuasan pelanggan. Untuk menghindari penundaan, penting untuk menyederhanakan dan memperbaiki proses, menggunakan praktik penjadwalan yang baik, dan melengkapi teknisi dengan apa yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

24. Tetapkan Harapan Layanan yang Jelas

Mengelola harapan pelanggan dan mengurangi kemungkinan kekecewaan dapat dilakukan dengan menetapkan parameter layanan yang diinginkan sejak awal. Ini melibatkan menetapkan harapan tentang tenggat waktu, harga, dan deskripsi jelas tentang prosedur yang harus diikuti dalam menyediakan layanan.

25. Berikan Harga yang Transparan

Transparansi dalam harga memungkinkan pencegahan ketidakseimbangan komunikasi dan memenangkan komitmen klien. Sediakan ketentuan untuk dengan jelas menyatakan dan mengidentifikasi biaya layanan yang diberikan serta biaya layanan tambahan yang terkait dengan layanan utama untuk memenangkan kepercayaan klien dan meningkatkan kepuasan.

26. Pantau Kinerja Layanan Secara Terus-menerus

Ada penilaian kinerja reguler dengan mekanisme umpan balik yang membantu memastikan standar penyampaian layanan tercapai. Pemantauan kinerja sepanjang waktu yang efektif memungkinkan perusahaan untuk membuat penyesuaian yang tepat tanpa mengorbankan kualitas layanan.

27. Ciptakan Budaya Perbaikan Berkelanjutan

Mempromosikan budaya perbaikan berkelanjutan mendorong sikap dua arah dalam mencari solusi dan mencari cara yang lebih baik dalam melakukan sesuatu. Budaya semacam ini hidup dari pendidikan yang konstan, pelanggan dan staf yang merespons secara positif terhadap saran, serta apresiasi terhadap upaya perbaikan.

28. Implementasikan Strategi Pemeliharaan Pencegahan

Dengan pemeliharaan pencegahan, kemungkinan kerusakan peralatan menjadi kecil, sehingga memastikan aset selalu digunakan. Pendekatan ini mengurangi kebutuhan akan perbaikan darurat, mencegah degradasi cepat dari aset, dan meningkatkan waktu kerja.

29. Pastikan Anda Memenuhi Standar Keamanan dan Kepatuhan

Pengamatan standar keselamatan dan kepatuhan memastikan keselamatan pelanggan dan teknisi, meminimalkan risiko litigasi, dan mematuhi hukum. Ini dicapai karena pelatihan terus-menerus dan sertifikasi diperbarui setelah jangka waktu tertentu.

30. Tingkatkan Komunikasi dan Kolaborasi

Sekarang mari kita jelajahi praktik terbaik terakhir dalam layanan lapangan. Alat kolaborasi dan komunikasi seperti aplikasi pesan tim dan perangkat lunak manajemen proyek mendukung budaya kerja tim dan menjaga teknisi dan manajer tetap pada halaman yang sama. Kerja tim semacam itu dapat membantu mengurangi waktu penyelesaian layanan, memfasilitasi penyelesaian masalah, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Kembangkan Bisnis Anda dengan Perangkat Lunak Manajemen Layanan Lapangan Shifton

Untuk memperluas optimasi layanan lapangan mereka, bisnis yang berupaya tumbuh menemukan solusi hebat dalam perangkat lunak Manajemen Layanan Lapangan (FSM) Shifton. Dirancang untuk mencakup proses inti spesifik, Shifton mengintegrasikan penjadwalan, penugasan, komunikasi, dan pemantauan waktu nyata semuanya dalam satu tempat untuk fokus pada efisiensi dan pertumbuhan. Penjadwalan dan pengaturan yang mudah adalah beberapa manfaat menarik yang disediakan perangkat lunak layanan manajemen lapangan Shifton. Dengan memungkinkan manajer untuk mengalokasikan pekerjaan sehubungan dengan ketersediaan, keterampilan, dan lokasi teknisi, Shifton memastikan bahwa teknisi yang paling sesuai menghadiri setiap pekerjaan setiap saat. Ini mempersingkat periode untuk pelanggan dan juga mengurangi biaya operasional perusahaan. Ada juga elemen signifikan dari Otomasi yang membuat penjadwalan dan penugasan menjadi kurang rumit dan bahkan lebih akurat, mampu bertahan dari permintaan puncak yang tinggi, memungkinkan manajer untuk fokus pada gambaran besar daripada terganggu oleh detail yang sangat kecil. Shifton juga menawarkan kemungkinan pelacakan GPS real-time, yang memungkinkan manajemen untuk mengetahui di mana setiap teknisi berada dan seberapa jauh kemajuan mereka dalam sebuah tugas. Tingkat informasi seperti ini tidak hanya meningkatkan keamanan, tetapi juga membantu dalam membuat perubahan cepat tentang siapa yang telah dikirim ke klien dengan permintaan khusus atau masalah yang membutuhkan perhatian mendesak. Pelacakan GPS melayani tujuan ini dengan baik, tetapi juga menggabungkan manajemen rute untuk memungkinkan teknisi menyelesaikan pekerjaan mereka dalam waktu sesingkat mungkin, sehingga menghemat bahan bakar dan meningkatkan jumlah pekerjaan yang diselesaikan dalam hari yang sama. Dengan memungkinkan waktu yang lebih sedikit terbuang pada perjalanan, Shifton dapat meningkatkan hasil keluaran penggunanya, yang pada akhirnya meningkatkan tingkat pendapatan dan kepuasan klien pengguna. Di dasar perangkat lunak FSM Shifton, komunikasi dan kolaborasi memainkan peran penting. Sistem ini memungkinkan manajer, teknisi, dan pelanggan untuk bekerja sama menuju tujuan bersama, sambil juga memperbarui setiap individu tentang langkah-langkah layanan. Pembaruan dilakukan secara real-time, memungkinkan pelanggan mendapatkan pemberitahuan kedatangan dan status dan dengan demikian mempercayai perusahaan dan membuat pengalaman menjadi lebih menyenangkan. Untuk teknisi, ketersediaan perangkat komunikasi instan memungkinkan mereka untuk memecahkan masalah, meminta bantuan, dan mendapatkan informasi terbaru sebelum melapor ke lapangan dengan efektif. Komponen lain dari Shifton yang memberikan nilai tambah bagi pelanggan adalah kemampuan data dan pelaporannya, melengkapi bisnis dengan kemampuan untuk mengevaluasi kinerja mereka, menyoroti aspek yang membutuhkan perubahan, dan memantau indikator kinerja utama (KPI) yang dipilih. Data membantu manajer untuk membuat keputusan yang terukur dan dapat ditindaklanjuti yang menghasilkan hasil positif bagi perusahaan. Perusahaan dengan bantuan indikator seperti efisiensi teknisi, layanan pelanggan, dan pemeliharaan peralatan dapat meningkatkan proses seiring waktu, menurunkan biaya, dan mencapai tingkat kinerja yang lebih tinggi. Perangkat lunak Manajemen Layanan Lapangan Shifton tidak hanya memberikan bisnis pendorong operasi mereka hari ini tetapi juga pendorong keunggulan kompetitif mereka yang berkelanjutan. Maka berkat kombinasi otomatisasi, pelacakan 24/7, peningkatan komunikasi, dan analisis data, Shifton membantu bisnis untuk melayani lebih baik, lebih efisien, dan tumbuh di pasar yang lebih tinggi.