Hogyan optimalizálhatja a Shifton az étterem működését?

A munkafolyamat kompetens szervezése kulcsfontosságú az étterem sikeres működéséhez. A hatékony munkaidő-beosztás hiánya könnyen csökkentheti a vevőszolgálat szintjét és növelheti a személyzet távozásának kockázatát.

Ez a cikk azt javasolja, hogyan segíthet a Shifton alkalmazás az étteremtulajdonosoknak javítani a személyzet hatékonyságát.

Hogyan növelhető az éttermi dolgozók termelékenysége?

Ahhoz, hogy mindig tisztában legyen azzal, mi történik az étteremben, állítsa be munkaidő-beosztásait a Shifton online alkalmazásával. Könnyen használható felépítésének köszönhetően ez az alkalmazás számos vendéglátó intézményben alkalmazható a munkaidő nyomon követésére. Az étteremvezetők azonnal hozzáférhetnek mindenhez kapcsolódó információhoz a beosztásokkal, munkavállalói műszakokkal, és további adatokkal kapcsolatban, mivel az adatok egy helyen vannak tárolva.

A Shifton alkalmazásban elérhető modulokat kifejezetten az éttermek számára fejlesztették ki, és lehetővé teszik az okos műszakelosztást a dolgozók között, figyelembe véve a túlórát is. Ezek a lehetőségek jelentősen megspórolják az ütemezésre és a számos módosításra fordított időt, ami közvetlenül befolyásolja a személyzet termelékenységét.

Továbbá a Shifton minden dolgozó számára lehetőséget biztosít a beosztásmódosítások javaslatára és az összes változásról való értesülésre a munkaidő-beosztásokban. Például, ha szükség van egy beteg vagy távol lévő dolgozó helyettesítésére, a kollégái megfelelő értesítést kapnak az üres műszakról, és gyorsan átvehetik azt. Ha szükséges, a cserére vonatkozó jóváhagyási kérés is elküldhető a vezetőnek vagy műszakvezetőnek, amely teljes ellenőrzést biztosít az összes ütemezési művelet felett.

A Shifton az optimális online alkalmazás az alkalmazottak motivációjának növelésére

A beosztás kialakításakor az étterem számára elengedhetetlen figyelembe venni az ünnepi és más látogatói csúcsidőszakokra eső terhelést. A Shifton online alkalmazás lehetővé teszi, hogy a lehető legoptimálisabb személyzeti rotációt hozza létre a legterheltebb műszakokra (például péntek esti vagy ünnepi műszakokra).

Ennek megfelelően minden dolgozó időről időre lehetőséget kap további jövedelem szerzésére. Az ilyen ütemezési megközelítés lehetővé teszi, hogy két legyet üssön egy csapásra: az tapasztalt dolgozók középpontban tartása és az újoncok bizonyítási lehetőségének biztosítása.

Az étterem hatékony irányításához más motivációs módszereket is használhat. Például a Shifton „Bónuszok és Büntetések” modul megjeleníti az étterem vezetői számára a releváns információkat, a munkavállalók pedig megtekinthetik a hónap keresetét fiókjukban. Ez a tudatosság lehetővé teszi az étterem dolgozóinak, hogy hatékonyan ellenőrizzék jövedelmüket.

Összegzés

A Shifton online alkalmazás teljes képet nyújt az éttermi műszakbeosztásról. A Shifton lehetővé teszi a vezetők számára, hogy csökkentsék a hatékony munkaidő-beosztási időt és más étteremüzlet-vezetési aspektusokra összpontosítsanak.

A Shifton „Fizetési arány jelentések” modul segít helyesen kiszámítani a dolgozók fizetését és nyomon követni a túlórákat. A „Bónuszok és Büntetések” modul rögzíti az összes jutalmat és bírságot. A „Jelenlét” modul a valós idejű információkat mutatja be, amikor az alkalmazottak elkezdik és befejezik műszakjaikat és szüneteiket, és összefoglalja ezeket az információkat a statisztikákhoz.

Továbbá a Shifton fejlesztői mindig figyelnek az ügyfelek kéréseire és készek az alkalmazás képességeinek testreszabására az Ön üzleti igényeinek megfelelően.

* Minden eredeti fényképet a DialogMarket call center biztosított. A Shifton értékelése a Coffee Molly alapítója, Irina Uskova által itt található.

Hogyan Javíthatja a Shifton a Call Center Teljesítményét

A call center vezetőknek naponta figyelemmel kell kísérniük a munkafolyamatot és az operátorok által végrehajtandó tervet. Az egyik legfontosabb feladatuk a call center beosztások megtervezése és fenntartása.

Mivel az ügyfelek a világ bármely pontján lehetnek, a call centerben mindig kell lenniük olyan operátoroknak, akik a helyi idő szerint dolgoznak. A call center vezetőknek figyelembe kell venniük az operátorok munkaidő-beosztásait és munkaerejét minden egyes műszakban, amikor havi beosztásokat készítenek. Ellenkező esetben elkerülhetetlenek a hibák a munkaidővel, műszakokkal és a munkavállalók elosztásával kapcsolatban.

Hogyan Növeli a Shifton a Call Center Teljesítményét

1. A Shifton Támogatja az Összes Beosztástípust

• Az operátorok két műszakban dolgozhatnak, naponta 8 órát, egy fix ebédszünettel, amely a műszak kezdete után négy órával van.
• Ez a beosztási forma szintén egy 8 órás munkanapot feltételez, fix kezdési időponttal egy call center alkalmazott számára.
• Az operátorok bármikor tarthatnak ebédszünetet és kérhetnek szüneteket a munkanapjuk során.
• Az operátorok 4/8 órás műszakokban dolgozhatnak, meghatározva a munkanapjuk kezdetét és szüneteket tarthatnak a műszakok alatt.

Ez a munkabeosztás nemcsak a call center személyzet költségeit csökkenti majdnem 25%-kal, hanem jelentősen javítja a termelékenységet is. A Shifton képes kezelni ezeket a munkabeosztási típusokat is, támogatva a rugalmas kezdési időket, a szünetek igénylését és a szabadnapokat. A Shifton segítségével a call center vezetők bármely számú részleg és alkalmazott számára készíthetnek beosztásokat.

2. A Shifton Segít a Munkabeosztás Fenntartásában

Úgy kell megtervezni a call center beosztást, hogy a szünetek, ebédszünetek, meetingek és más események ne zavarják meg a munkafolyamatot. Az elsődleges beállítás után a Shifton automatikusan elkészíti a beosztásokat úgy, hogy az operátorok szünetei ne fedjék egymást. Míg több operátor szünetet tart, mások tovább dolgoznak. Így a Shifton alkalmazás használata segít kiküszöbölni az üresjáratokat és fenntartani a munkabeosztás struktúráját.

3. A Shifton Lehetővé teszi a Beosztások Azonnali Frissítését

Ha a call center alkalmazottai nem éreznek legalább egy kis szabadságot, idővel elveszíthetik az érdeklődésüket a munka iránt. A Shifton segítségével a vezetők úgy oszthatják el a műszakokat, hogy az operátorok kevesebb napot dolgozzanak egy héten, de teljes munkaidőben. Ezenkívül, ha szükséges (pl. lezárások idején), az alkalmazottak rugalmas kezdési és befejezési időpontokat kaphatnak a műszakokhoz, sőt bizonyos napokon vagy teljes munkaidőben otthonról is dolgozhatnak.

4. A Shifton Nyomon Követi és Értékeli a Call Center Teljesítményét

A statisztikák elemzése a CRM-ben elengedhetetlen a helyes tervezéshez egy call centerben. A Shifton erőteljes jelentési eszközöket kínál, amelyek különböző szempontokból mutatják be a call center teljesítményét. A testreszabható modulok nemcsak megjelenítik az adatokat a jelentésekben, hanem lehetőséget adnak a költségek, órák előrejelzésére is, segítve a vállalati folyamatok optimalizálását.

5. A Shifton Támogatja más Programokkal való Integrációt

Bármi legyen is a szoftver, amit alkalmazottkezeléshez, könyveléshez és munkakövetéshez használ, a Shifton egyszerűsíti az életét. A Shifton alkalmazás integrációs lehetőségeket kínál számos népszerű programmal a munkafolyamatok javítása, adatmegosztás és API-hozzáférés biztosítása érdekében különböző integrációkhoz. Mivel a Shifton más programokkal is integrálódik (pl. Quickbooks), a menedzsment hozzáférhet minden szükséges jelentéshez — munkaidő, műszakok, bérek, bírságok és bónuszok.

Új integrációkat vagy funkciókat keres? Mondja el nekünk igényeit, és a Shifton javaslatot tesz egy megfelelő megoldásra.

A Shiftonnal a call center vezető hatékonyan készíthet beosztásokat bármely számú részleg és alkalmazott számára csupán néhány kattintással. A Shifton elérhető funkciói és integrációi lehetővé teszik, hogy ezt az alkalmazást egyetlen programként használják a mindennapi feladatok elvégzésére és nyomon követésére a call centerben.

*Minden eredeti fénykép a DialogMarket call center jóvoltából. A DialogMarket ügyvezető menedzserének Shiftonról írt áttekintése megtalálható itt.

Figyelmükbe ajánljuk egyik első ügyfelünk, a DialogMarket call center valós véleményét.

Shifton: Üdvözlöm! Mondjon néhány szót a cégük tevékenységéről.

Alyona: Üdvözlöm! A nevem Alyona Peshekhonova, a ukrajnai Kropyvnytskyiben található DialogMarket outsourcing call center vezetője vagyok. Call centerünk forródrót és ügyfélszolgálati szolgáltatások biztosítására összpontosít. A DialogMarket egyedülálló jellemzője, hogy képesek vagyunk gyorsan elindítani startupokat és egy napon belül növelni a műszakban lévő operátorok számát.

Shifton: Mik a napi feladatai?

Alyona: Menedzserként fő feladataim közé tartozik az ügyfelek azonnali támogatása, valamint kéréseik és megrendeléseik kezelése. Ezen túlmenően ellenőrzöm az egyes műszakokban dolgozók számát, és felelős vagyok a műszakok okos elosztásáért az operátorok között, a projektjeink csúcsterhelési időszakaitól függően. Az év 365 napján, napi 24 órában működni kiemelten fontos, hogy megfelelő és bölcsen megtervezett munkaidő-beosztásokat készítsünk, különösen ahogy a projekt mérete növekszik.

Shifton: Milyen gyakori kihívásokkal kell szembenéznie call center vezetőként?

Alyona: Amikor egy 40-50 fős projektet menedzselünk, kihívásokba ütközünk a mind a vevői, mind a személyzeti igényeket kielégítő beosztások kialakításában. Most képzeljük el, hogy 300 ember számára kell heti vagy havi szinten hatékony beosztást készíteni! Ha valaki megbetegszik, elmegy, vagy csak bizonyos órákban és napokon tud dolgozni, minden felborul. Ez olyan, mint egy kártyavár – ha egy alkalmazott kiesik, mindent újra kell építeni!

Shifton: Hogyan kezdett el dolgozni a Shifton programmal?

Alyona: A Shifton mellett tucatnyi beosztási opció kiértékelése után döntöttünk. Az életünket sokkal egyszerűbbé tették.

Shifton: Mely funkciókat tartja a leghasznosabbnak a Shifton napi műveletei közül?

Alyona: Az alkalmazottak igazán értékelik a műszakcserét, és ami a legfontosabb, a beosztások néhány kattintással összeállíthatók! Nincs gondunk a betegszabadságok és szabadságok nyomon követésével sem.

Shifton: Hogyan változott a munkafolyamat a DialogMarketnél a Shifton bevezetése után?

Alyona: Mindig arra törekszem, hogy az alkalmazottak számára érthető bérszámítási rendszert hozzak létre. A Shifton ezt még könnyebbé teszi. A Bérszámfejtési Jelentések modul segítségével megőrizhetem az átláthatóságot a DialogMarket bérszámfejtésében. Minden call center alkalmazott mindig tudhatja, mennyit keresett az adott hónapban, és előre tervezheti kiadásait.

Shifton: Ajánlaná a Shiftont más call centereknek?

Alyona: Természetesen igen! Ez az alkalmazás egyaránt hasznos mind nagy, mind kis outsourcing call centerek és más vállalkozások számára.

Üdvözlet előfizetőinknek és mindenkinek, aki véletlenül a Shifton cég oldalára látogatott. Ma egy interjút kínálunk egyik ügyfelünkkel – egy kávézólánc tulajdonosával, aki már régóta használja a Shifton online szolgáltatást.

Shifton: Helló. Ismerkedjünk meg!

Irina: Helló! A nevem Irina Uskova, a Coffee Molly nevű kávézó hálózat tulajdonosa és menedzsere vagyok Nyizsnyij Novgorodban (Oroszország).

Shifton: Meséljen egy kicsit többet az üzletéről.

Irina: 2021 elejére a vállalatnak több mint 20 különböző foglalkozású baristája volt. A Coffee Molly 2014 óta működik a városban, az irodai dolgozók számára kialakított kávézó koncepcióját fejlesztve. Jelenleg hét kávézónk van Nyizsnyij Novgorodban, éves összforgalmuk 25 millió rubel.

Shifton: Miért döntött úgy, hogy partnerséget alakít ki Shiftonnal?

Irina: A piac sajátosságai olyanok, hogy munkatársaink többnyire fiatalok, így gyakran váltanak munkahelyet. Számukra ez az első állás. Ezért a személyzettel való munka sok időt vesz igénybe, beleértve a jelentkezők kiválasztását, a képzést, a mentorálást és a szakmai fejlődést.

Régóta nyilvánvaló volt számomra, hogy ezt a folyamatot könnyedén kell kezelni, mivel a fő cél a baristák fő „gerincének” – 5-6 személy – megőrzése. Ők segítenek az újaknak gyorsan és könnyedén alkalmazkodni.

Ez a pezsgő tevékenység mindennap hatást gyakorol a munkarendre, ezért azt gyorsan ellenőrizni kell, és a változások esetén mindenkit azonnal értesíteni kell.

Shifton: Hogyan kezelték ezeket a problémákat korábban?

Irina: Korábban frissítéseket küldtünk egy általános csevegésbe, néha személyesen kellett felhívni az alkalmazottakat, hogy megbizonyosodjunk róla, tisztában vannak a változásokkal. Ám minél több kávézót nyitottunk, annál inkább automatizálnunk kellett az egész rutint.

Shifton: Szüksége van vállalatának egy automatizált online ütemező szolgáltatásra?

Irina: Természetesen, akik követik a trendeket, tudják, hogy az élelmiszer-szolgáltatási piac egyre inkább alkalmazza az informatikai technológiákat. A menetrendekkel való munka az adminisztrátor és a vezető baristák napi rutinja. Az ütemezés részeként figyelembe kell venniük az alkalmazottak előnyben részesített szempontjait (személyes ügyek, második munkahely, stb.), a barista hatékonyságát egy adott kávéházban és a nap sajátosságait (hétvége vagy hétköznap). Ezenkívül, meg kell szerveznünk az újoncok képzését, leltárt kell tartanunk vagy nagytakarítást kell végeznünk, helyettesítőt kell találni a betegnek, vagy a műszakot két munkavállaló között kell megosztanunk. És persze figyelembe kell vennünk minden lehetséges késést és túlórát.

Az automatizálást már régóta megvalósítottuk, de a vállalat növekedése folytatódott, és többre vágytam, mint egy egyszerű programra, amely munkarendet hoz létre. Partnert fejlesztőket kerestem, akik úgy alakítanák ki a programot, hogy az dolgozói bérszámfejtésként is működjön. Még több ötletünk volt…

Shifton: Megvalósultak az elvárásai, ahogy a Shiftonnal való együttműködés kibővült?

Irina: Igen, teljesen elégedett vagyok vele! Őszintén szólva, amikor véletlenül rátaláltam Shiftonra, eltartott egy ideig, míg rájöttem, hogy ez a termék mennyire rugalmas lehet.

A tesztelési szakaszban sok kérdést tettem fel arról, hogy mit terveznek még megvalósítani és milyen funkciókat kínál a Shifton, hogy az alkalmazottak minden pillanatban biztonságban lehessenek a munkatervükben, és előre tudják az összeget, amit a hónap végén kapnak. Azt szerettem volna, hogy a bérszámfejtés késedelem nélkül, valós időben, bármely adott pillanatban elérhető legyen egy ember számára a telefonján, és ne csak a fizetési napon.

Shifton: Sikerült teljesíteni a kéréseit? Mennyire elégedett a Shifton fejlesztőinek támogatásával?

Irina: Minden kérésemet teljesítették, és azt is rájöttem, hogy a program tovább modernizálható az igényeink szerint. Szorosan kommunikáltam a fejlesztőkkel 6 hónapig, és elmondtam nekik, mit szeretnénk és mit várunk el még. Gyorsan megvalósítottuk a programot, és azonnal rájöttünk, hogy még több és több felhasználásban szeretnénk alkalmazni azt, és testreszabni az igényeinkhez.

Shifton: Eddig sikeresek voltak?

Irina: Sikerült a következő pontokat teljesítenünk: automatizáltuk az egyes alkalmazottak ütemtervét, figyelembe véve előnyben részesített szempontjaikat, a baristákat hozzárendeltük a fiókokhoz, és módosítottuk a bónuszok és büntetések számítását. Szintén megszüntettük a bérszámfejtési hibákat, amikor egyes műszakokat nem vettek figyelembe, vagy kétszer fizették meg őket. Az alkalmazást minden alkalmazott telefonjára telepítettük, ahol azonnal értesülhetnek a frissítésekről és bérszámfejtésről. Az ütemezésre fordított időt tízszeresen csökkentettük, és csökkentettük a fluktuációt, mivel az alkalmazottak látják a műszakjaikat/fizetésüket, és befolyásolhatják azokat, így általánosságban javítottuk minden alkalmazott időtervét.

Shifton: Biztosan van még javaslata a Shifton eszköz testreszabására?

Irina: Igen, természetesen. Várunk egy felhasználóbarátabb felületet, hogy változtatásokat végezhessünk az ütemterveken. Most nem minden részlet változtatható meg, és bizonyos paraméterek módosításához mindent újból létre kell hozni. Várunk rugalmasabb beállításokat a bérjelentéseknél az általános időszakokra, és a lehetőséget, hogy megjegyzéseket fűzhessünk a munkához. A szolgáltatás funkcióira vonatkozóan szükségünk van az alkalmazottak által hagyható megjegyzési lehetőségre és feladatok elvégzéséről készített jelentések összeállítására az alkalmazásban. Engem az automatikus bónuszszámítás is érdekel, az eladási mutatók vagy a KPI teljesítési alapján, és rugalmasabb beállítások az alkalmazás felületén a munkavállalók kényelméért: mit jelenítsünk meg a főképernyőn, milyen értesítéseket küldjünk, és miről készítsünk jelentést.

Shifton: Köszönjük részletes és információ gazdag visszajelzését, Irina. Ajánlaná a Shifton online szolgáltatást más cégek tulajdonosainak?

Irina: Már most ajánlom az eszközt az ügyfeleimnek, akiknek segítek kávézókat indítani, mivel a Shifton pénzt takarít meg, könnyű használni és az alkalmazottaim is kedvelik. Mielőtt elkezdtem volna használni a Shiftont, alaposan teszteltem több mint 10 különböző alkalmazást és programot. Mire rátaláltam Shiftonra, már megállapodtam egy fejlesztővel, aki kész volt hasonló programot készíteni nekünk. És Shifton teljes mértékben megoldotta az összes problémámat az ütemezéssel és a bérszámfejtés automatizálásával.

A Shifton szolgáltatás fejlesztői hozzáadtak egy funkciót, amely lehetővé teszi a vállalati alkalmazottak elbocsátását. Ez az Alkalmazottak oldalon végezhető el. Az alkalmazott elbocsátásához és a vállalati alkalmazottak listájáról való törléséhez a „Elbocsátás» ikonra kell kattintani egy sárga „x»» formájában.

Az alkalmazott elbocsátásakor meg kell adni azt a dátumot, amelytől kezdve nem lesz hozzáférése a vállalathoz. A kiválasztott dátumtól kezdve az alkalmazott nem tud belépni a fiókjába semmilyen eszközről. Ennek ellenére a rendszer megőrzi az elbocsátott alkalmazottról szóló összes információt.

Elsőre úgy tűnik, nincs is könnyebb dolog, mint összeállítani egy munkavállaló munkaidő-beosztását. Mindössze be kell írni a munkavállaló vezetéknevét egy Excel dokumentumba, beállítani néhány paramétert és változót, majd megnyomni az Entert. Valójában a helyzet kicsit más. Napi munkaidő-beosztások, különösen a műszakos munkarendek készítése bizonyos vállalkozások számára fáradságos és felelősségteljes munka, melyet a könyvelőkre vagy HR szakemberekre bíznak.

Milyen célokat érhet el egy megfelelően összeállított munkavállalói munkaidő-beosztás?

• A munkavállalók munkaidejének megszervezése a vállalkozásnál

• Biztosítsa, hogy a munkakötelezettségek teljesüljenek a dolgozók által

• A vállalat bevételének helyes kiszámítása

• Az egyes munkavállalók és a teljes vállalkozás átlagbérének meghatározása

• És természetesen egy megfelelően elkészített munkaidő-beosztás azt jelenti, hogy kevesebb hibát követnek el a könyvelők a fizetések és a szabadságok számításakor

Sok vállalkozás nem tudná sikeresen biztosítani szolgáltatásait vagy akár létezni sem, ha nem lenne műszakos munkarend. A kisboltok, szállodák, kórházak, mentőszolgálatok, rendőrkapitányságok és cukrászatok – a műszakos munkára támaszkodó vállalkozások listája hosszú lehetne, de kevesen tudják, milyen nehézségekkel szembesülnek a HR-menedzserek, amikor a műszakos munkarendek kidolgozásában haladnak előre. Ebben a folyamatban a humán erőforrás szakértőknek meg kell újítaniuk minden részletet a fiókban, beleértve a szabadságokat, betegállományokat, állami ünnepeket, túlórákat és még számos más komponenst. Nem is beszélve arról, hogy előre nem látott esemény történhet a munkaidő-beosztás jóváhagyása után, és a HR-menedzsernek sietve kell előről kezdenie a munkarendet.

Munka a napi munkaidő-beosztásokon a Shifton-nal

A Shifton egy optimális szolgáltatás az egyszerű és gyors online munkavállalói beosztások készítésére, amely számos előnnyel rendelkezik. Azért hozták létre, hogy megkönnyítse a munka CEO-k, könyvelők és HR-menedzserek számára. Íme néhány a szolgáltatás jellemzői közül:

• Nem kell önállóan irányítania a munka folyamatát. A munkarend készítésének és szerkesztésének jogát delegálhatja a cég adminisztrátorainak;

• A Shifton szolgáltatás segítséget nyújt abban, hogy korlátlan számú munkavállaló számára készítsen műszakos munkarendet a munkaidő-beosztásokból való legtöbb kihozatal érdekében;

• A Shifton jellemzői lehetővé teszik a munkaidő-beosztások finomhangolását, figyelembe véve olyan adatokat, mint a műszakok, a dolgozók és a munkanapok száma;

• A munkaidő-beosztások készítése és szerkesztése közben lehetőség nyílik a műszakváltoztatások engedélyezésére a felhasználók között, menedzsment felügyeletével vagy anélkül;

• Amikor váratlan dolgok történnek, gyorsan módosíthatja a menetrendet.

• Ha a Shiftont használja, értesítéseket fog kapni a menetrendek változásairól és új vállalati eseményekről.

A Shifton szolgáltatása ingyenes műszaki támogatást nyújt a nap 24 órájában, a hét minden napján. Bármikor kapcsolatba léphet operátorainkkal, ha szüksége van rá, és választ kaphat bármilyen kérdésére. A szolgáltatás másik lényeges része az, hogy a Shifton lehetővé teszi a munkarendek létrehozását mind kisvállalkozások, mind hatalmas, több ezer dolgozót alkalmazó vállalatok számára.

A Shifton rendszeresen frissül, és próbál lépést tartani az idővel. Önnek is fejlődnie kell. Ne pazarolja az időt a manuális munkavállalói beosztások készítésére, amikor rendelkezésre áll egy kényelmes és magas színvonalú szolgáltatás, amely kifejezetten az Ön munkájának időmegtakarítását célozza.

Gyakran találkozunk a tervezés fogalmával mindennapi életünk során. Évente egyszer részletesen és alaposan megtervezzük útjainkat, ritkábban gondolunk munkahelyváltásra vagy évfordulók és esküvői napok megünneplésére. Természetesen szinte mindannyian megtervezzük, hogyan költsük el a havi költségvetést, és hogyan osszuk el a családi pénzeket. Sajnos sok üzlettulajdonos és magas pozícióban lévő alkalmazott megfeledkezik a munkaerőigény előrejelzésének szükségességéről. Ami még érdekesebb, hogy vannak olyan vezérigazgatók, akik nem veszik igénybe profi HR-menedzserek szolgáltatásait. Saját maguk vezénylik le az interjúkat és kezelik az alkalmazottakat. Ez a cikk megpróbálja elmagyarázni, hogy mi is az a munkaerőigény előrejelzése, és bebizonyítja, hogy ez a vállalatirányítás elengedhetetlen és kritikus része.

Mindannyian értjük, hogy nehezebb sikert elérni szakképzett személyzet nélkül, mint szakértő csapattal. Ezért a vezérigazgatónak vagy egy HR-menedzsernek megfelelően meg kell becsülnie a munkaerőigényt, ki kell választania a leghatékonyabb számítási módszereket, és meg kell találnia az igények kielégítésének forrásait, mielőtt új alkalmazottakat keresne. De mielőtt idáig eljutnánk, el kell kezdenünk az alapoknál, és meg kell értenünk, mit is jelent a munkaerőigény előrejelzése.

A munkaerőigény előrejelzése a munkaerő-tervezési folyamat egy része. Fő célja egy olyan szükséges pozíciók és szakértők listájának elkészítése, akik létfontosságúvá válhatnak a cég üzleti növekedése, célkitűzéseinek és mérföldköveinek elérése érdekében a közeljövőben.

Munkaerő-tervezési célok:

• A szükséges dolgozókkal való ellátás a vállalat számára, miközben alacsonyan tartjuk az idő- és pénzügyi költségeket;

• A vállalkozás ellátása megfelelő, professzionális munkavállalókkal a legrövidebb időn belül;

• A munkaerőigény előrejelzése lehetővé teszi a felesleges munkaerő-szegmensek megszüntetését vagy munkájuk optimalizálását

• A megfelelő tervezés és alkalmazottelhelyezés biztosítja minden alkalmazott erőforrásainak megfelelő és hatékony kihasználását a készségeik, tudásuk és képességeik alapján.

Tényezők, amelyeket figyelembe kell venni a megfelelő munkaerő-tervezéshez:

• Milyen pénzügyi helyzetben van a vállalat és milyen a jelenlegi gazdasági állapot?;

• Munkaerő-átalakítás (az alkalmazottak elbocsátásának, áthelyezésének terve. Szükséges figyelembe venni a nyugdíjazásokat és a szülési szabadságokat is);

• Az álláspiaci és versenytársai helyzetének elemzése és megértése egy másik döntő tényező;

• A vállalatnál a fizetések szintje;

• Talán az egyik legfontosabb tényező, hogy van-e a vállalatnak stratégiai tervei és céljai.

Annak ismerete, hogy a vállalat fejlődésének melyik szakaszában áll, az egyik olyan tényező, amellyel tisztában kell lennie a munkaerőigény előrejelzésekor. A leghatékonyabb tervezés a növekedés időszakaiban és a vállalkozás megalapozása idején valósítható meg.

Mielőtt elkezdené a munkaerőigény előrejelzését, fontos megérteni, hogy ez egymásra épülő, átgondolt lépések és döntések folyamata, amelyek előtt világos célkitűzések állnak. A tervezés fő célja abban rejlik, hogy bármely vállalat vagy sikeres vállalati könyvtár megfelelően képzett személyzetet alkalmazzon minden pozícióban, hogy a munka magas színvonalon és hatékonyan végezhesse.

Munkaerőigény előrejelzési típusai:

• Stratégiai vagy hosszú távú tervezés;

• Taktikai (helyzethez igazított) tervezés.

A stratégiai tervek készítésekor kritikus, hogy olyan programot dolgozzanak ki, amely a jövőben szükséges munkavállalók felfedezésére irányul. Ez a folyamat megköveteli egy stratégiai humán erőforrás fejlesztési program létrehozását is, amely egyidejűleg hosszú távon értékeli ezeknek az erőforrásoknak a szükségességét.

A taktikai tervezés megköveteli az alkalmazott szervezetre vonatkozó keresletrészletes elemzését, egy adszabott időszakra vetítve. Például magába foglalhat egy hónapot, egy negyedévet vagy egy évet. Ez a szükséglet az alkalmazottak fluktuációjának szintjétől, a nyugdíjazások, szülési szabadságok számától, valamint személyzeti leépítésektől függ.

Munkaerő-tervezési időszakok

• Rövid távú tervezés — tervek készítése 2 évig;

• Középtávú tervezés — stratégia 2-5 évre;

• Hosszú távú tervezés — tervek készítése a következő 5 évre és azon túlra.

Tegyük fel egy pillanatra, hogy Ön új cégvezető vagy HR szakértő. Mi az, amivel először el kell kezdeni a munkaerőigény előrejelzését?

Először is, információt kell gyűjtenie a vállalat következő negyedévre vagy évre kitűzött eredményeiről és mérföldköveiről. Ha HR szakértő vagy, szerezd meg ezt az információt a feletteseidtől. Ezután tanulmányozd át az összes rövid és hosszú távú vállalati célt, feladatot és tervet.

A legtöbb esetben a könyvelők és az osztályvezetők segítenek kialakítani elképzelésed a vállalatról, ahol dolgozol és annak terveiről, akár emberi erőforrásokkal foglalkozol, akár te vezeted a helyet.

A sikeres tervezéshez szükséges dolgok:

• Először is, alaposan át kell néznie az alkalmazotti adatokon. Szüksége lesz a személyes akták megszerzésére, kérdőívek kiosztására, valamint olyan információk gyűjtésére, amelyek a munkavállalók munka helyén kívüli készségeivel és képességeivel kapcsolatosak;

• Egy munkaidőbeosztás vagy az összes vállalati alkalmazott menetrendje;

• Az alkalmazotti fluktuáció százalékos arányának adatai különböző pozíciók között az egyes osztályokon.

Ebben a szakaszban alapos elemzés történik a vállalat különböző pozícióinak munkaerőigényéről bizonyos időszakokra. Ekkor válaszolunk a tervezési folyamat szempontjából fontos számos kérdésre: hány alkalmazottat kell felvenni, milyen képzettséggel kell rendelkezniük és ami még fontosabb, mikor lesznek szükségesek bizonyos munkások meghatározott pozíciókba.

Ebben a folyamatban döntést hozunk arról is, hogy inkább belső emberi erőforrásokat vonunk-e be, vagy esetleg az existing dolgozók átképzése anyagi szempontból ésszerűbb döntés lesz.

Nem számít, hogy Ön vezérigazgató vagy HR-szakember. Ne feledje, hogy minden folyamatnak egymásra épülő, átgondolt döntéseken és rendszeres megközelítésen kell alapulnia. Amint elkezdi a munkát, amelyre az életét most kissé komolyabban szentelte, képes lesz minden feladathoz, még a munkaerő-tervezéshez is könnyedén, szenvedéllyel és buzgalommal hozzáállni.

A cikk előző részében csak azokról a vezetői készségekről beszéltünk, amelyekkel minden jó felsővezetőnek rendelkeznie kell. Ez a rész olyan jellemvonásokat fog tárgyalni, mint a jó humorérzék, a kíváncsiság és az a képesség, hogy valaki tárgyaljon és hatáskört delegáljon. Kezdjük el.

A tárgyalási képesség

Elsőre úgy tűnik, hogy nincs semmi nehéz a tárgyalások lebonyolításában és az üzleti megbeszélésekben. Az emberek találkoznak, beszélgetnek, kávét isznak, hencegnek és aláírják a papírkötegeket. Így látja egy átlagos irigy alkalmazott a tipikus tárgyalást. Csak kevesen tudják, hogy a tárgyalások lebonyolítása az egyik fő vezetői készség. A legfontosabb kérdéseket vitatják meg, többmillió dolláros üzletek kerülnek aláírásra, és a legfontosabb döntések születnek ezek alatt a beszélgetések és üzleti találkozók során. Ezért soha nem szabad lebecsülni a megfelelő tárgyalási készségek értékét. Egyébként számos könyv íródott a témáról, éves és havi megbeszélések és tréningek zajlanak, amelyek erre a fontos készségre összpontosítanak. Ne habozz ellátogatni ezekre a találkozókra, és olvass el néhány könyvet a témában. Ezt követően még a legigényesebb és legkaotikusabb tárgyalás is simán fog menni.

Kíváncsiság

A kíváncsiság egy másik fontos vezetői jellemvonása egy profi főnöknek. Ha azt szeretnéd, hogy a céged növekedjen, akkor pozitív értelemben kíváncsinak kell lenned. Nem azt mondjuk, hogy az alkalmazottak személyes életére kellene kíváncsinak lenned, hogy ki kivel randizik és hol töltöttek szabadságot. Másfajta kíváncsiságról beszélünk, sőt, inkább tudásvágyat említünk. Fontos, hogy amikor igazgatóvá válsz, ne veszítsd el a szikrádat és kíváncsiságodat, hogy érdeklődj az iparágad új technológiái iránt, látogass el konferenciákra, cserélj tapasztalatot a kollégákkal és haladj előre.

A hatáskör átruházásának képessége

Amikor megszokott pozícióban dolgozol, hozzászoksz ahhoz, hogy minden feladatot magad oldasz meg. Ha a cég vezetőjévé akarsz válni és hatékonyan szeretnéd vezetni a személyzetet, meg kell tanulnod, hogyan ruházd át a hatáskört. Nem csak időt takarítasz meg vele, hanem lehetőséged nyílik arra is, hogy a cég működését beállítsd, mivel minden alkalmazottnak lesz valamilyen feladata, és értékelve, keresettnek fogják magukat érezni. Sokan félnek a feladatok szétosztásától vagy fontos feladatok kiosztásától egyik alkalmazottnak. Értsd meg, ha ezt megfelelően csinálod, az általad vezetett részleg vagy üzlet egyetlen gépezetként fog működni.

A célkitűzés és ezek elérésének képessége

Bármely tapasztalt igazgató tudja, hogy megfelelően kell megfogalmazni és követni a feladatokat. Ha céltalanul vezetsz egy vállalkozást, és kaotikusan hozol logikátlan döntéseket, semmi jó nem fog kisülni belőle. Egy kiváló vezető kiegyensúlyozott, nyugodt és képes egyértelműen megfogalmazni saját és a cég céljait. Akkor az alkalmazottak vezetőként tekintenek rá, és ők is a közös cél elérésére fognak törekedni. A célkitűzéseknek érthetőnek, világosnak és megfelelően megfogalmazottnak kell lenniük. Például az az elhatározás, hogy mi legyünk az iparágunk legjobbjai, homályos. Nem világos, miért kellene az embereknek erre törekedniük. Ha olyan célt tűzöl ki az alkalmazottaid elé, mint például a jövő évben az előző évhez képest meg kell kétszerezni az bevételünket, tudni fogják, mit kell tenniük, és törekedni fognak a kívánt eredmény elérésére. Ne felejtsd el megjutalmazni őket, amikor pénzügyi célkitűzést érnek el.

Jó humorérzék

A humorérzék egy másik értékes vezetői vonás, amely egy sikeres főnököt jellemez. Azonban ez a tulajdonság egy különlegességgel bír – nem lehet megtanulni. Vagy születtél jó humorérzékkel, vagy nem. Komolyabb hangnemben megjegyezzük, hogy ritka az olyan cégvezető, akinek jó humorérzéke van. Nagyon szerencsés vagy, ha az összes említett kvalitás mellett képes vagy intelligens vicceket csinálni és értelmesen fogni mások tréfáit. Be kell vallanunk, hogy a humorérzék gyakran kisegít bennünket a legbonyolultabb és látszólag megoldhatatlan helyzetekben, amelyekkel elkerülhetetlenül találkozunk, bármilyen pozíciót is töltünk be.

Pozitív életszemlélet

A modern világban élni nehézzé teszi a pozitív életszemlélet és általános világnézet fenntartását. Ha valóban sikeres cégigazgatóvá akarsz válni, akkor a lehető legpozitívabban kell szemlélned a dolgokat. Meg kell értened, hogy te vagy a cég vezetője, és a te kedved, véleményed vagy életszemléleted befolyásolja az összes alkalmazottad hangulatát. Minden alkalommal, amikor munkába jössz, képzeld el, hogy egy hatalmas hajó kapitánya vagy. Ha negatívságot árasztasz, feszült és ingerlékeny leszel, akkor a hajód elsüllyed, vagy az összes tengerész és főmérnök elmenekül, miközben te magad maradsz a hullámzó üzleti tengeren. Ha nem akarod, hogy ez történjen, próbálj boldogságot találni az apró dolgokban, és keresd az élet és munkád legjobb oldalát.

Inspirációs készségek

A legfontosabb vezetői készséget tartogattuk desszertre, amely nélkül nincs értelme a felső pozícióban dolgozni. Ha nem érint meg téged az a munka, amit naponta végzel, akkor nem tudod inspirálni az alkalmazottaidat új győzelmek felé. Bármely első osztályú igazgatónak tudnia kell, hogyan inspirálja az embereket, hogyan adja nekik reményt, motiválja őket és fedezze fel a bennük rejlő potenciált. Ez a készség könnyen elsajátítható, ha valóban szereted a munkádat vagy szenvedélyes vagy az üzleted iránt. Ha magad nem vagy inspirált, nehéz az ellentétes érzést ébreszteni valaki másban. Ezért azt javasoljuk, hogy találj olyat, amit szeretsz, vagy legalábbis olyat, ami kevésbé irritál, és jó jövedelmet hoz.

Ha elsajátítod ezeket a készségeket, az előléptetéshez vezető út könnyű lesz. Törekedj, tanulj, merj és folyamatosan fejleszd magad!