Jak Shifton może zoptymalizować działanie restauracji

Kompetentna organizacja przepływu pracy jest kluczowa dla sukcesu pracy restauracji. Brak skutecznych grafików dla pracowników może łatwo obniżyć poziom obsługi klienta i zwiększyć ryzyko odejścia pracowników.

Ten artykuł sugeruje, w jaki sposób aplikacja Shifton może pomóc właścicielom restauracji poprawić efektywność personelu.

Jak poprawić wydajność pracowników restauracji?

Aby zawsze być na bieżąco z tym, co dzieje się w restauracji, ustaw swoje grafiki pracy za pomocą aplikacji online Shifton. Dzięki łatwej strukturze użytkowania, aplikacja ta może być wdrożona do śledzenia godzin pracy w wielu placówkach gastronomicznych. Menadżerowie restauracji mają natychmiastowy dostęp do wszystkich informacji dotyczących grafików, zmian pracowniczych i innych, ponieważ dane są przechowywane w jednym miejscu.

Moduły dostępne w aplikacji Shifton są specjalnie opracowane dla restauracji i pozwalają na inteligentny podział zmian między pracowników, biorąc pod uwagę godziny nadliczbowe. Te opcje znacząco oszczędzają czas poświęcony na planowanie i liczne korekty, co bezpośrednio wpływa na wydajność personelu.

Ponadto, Shifton zapewnia wszystkim pracownikom możliwość proponowania zmian w grafikach i otrzymywania powiadomień o wszystkich aktualizacjach. Na przykład, jeśli istnieje potrzeba zastąpienia chorego lub nieobecnego pracownika, jego koledzy otrzymują odpowiednie powiadomienie o otwartej zmianie i mogą szybko ją przejąć. W razie potrzeby, prośba o potwierdzenie zmiany jest wysyłana do menadżera lub kierownika zmiany, co zapewnia pełną kontrolę nad wszystkimi operacjami związanymi z grafikiem.

Shifton to optymalna aplikacja online zwiększająca motywację wśród pracowników

Tworząc grafik dla restauracji, należy uwzględnić obciążenie w dni świąteczne i inne daty z największą liczbą gości. Aplikacja online Shifton pozwala na tworzenie grafików z najbardziej optymalną rotacją personelu dla najbardziej obciążonych zmian (na przykład w piątkowe wieczory lub święta).

Każdy pracownik będzie miał tym samym szansę na zarobienie dodatkowych dochodów od czasu do czasu. Takie podejście do planowania pozwala zabić dwie pieczenie na jednym ogniu: utrzymać doświadczonych pracowników skoncentrowanych i dać nowicjuszom szansę na wykazanie się.

Do efektywnego zarządzania restauracją można używać innych metod motywacji pracowników. Na przykład moduł “Bonusy i Kary” w aplikacji Shifton wyświetla odpowiednie informacje dla menadżerów restauracji, a pracownicy mogą sprawdzić kwotę swoich zarobków za obecny miesiąc na swoich kontach. Taka świadomość pozwala pracownikom restauracji skutecznie kontrolować swoje dochody.

Podsumowanie

Aplikacja online Shifton zapewnia zarządowi restauracji pełny obraz harmonogramu zmian. Shifton pozwala menadżerom zmniejszyć czas poświęcony na tworzenie skutecznych grafików pracy i skupić się na innych aspektach prowadzenia działalności restauracyjnej.

Moduł Shifton “Raporty stawek płac” pomaga poprawnie obliczyć wynagrodzenie pracowników i śledzić godziny nadliczbowe. Moduł “Bonusy i Kary” rejestruje wszystkie nagrody i kary. Moduł “Frekwencja” wyświetla rzeczywisty czas rozpoczęcia i zakończenia zmian oraz przerw pracowników i podsumowuje te informacje do statystyk.

Ponadto, deweloperzy Shifton zawsze słuchają próśb klientów i są gotowi dostosować możliwości aplikacji do potrzeb Twojego biznesu.

* Wszystkie oryginalne fotografie dzięki uprzejmości DialogMarket call center. Recenzję Shifton napisaną przez założycielkę Coffee Molly, Irinę Uskovą, można znaleźć tutaj.

Jak Shifton Może Poprawić Wydajność Centrum Telefonicznego

Kierownicy centrów telefonicznych muszą codziennie monitorować przepływ pracy i kontrolować realizację planu przez operatorów. Jednym z ich najważniejszych zadań jest tworzenie i utrzymywanie harmonogramów centrum telefonicznego.

Ponieważ klienci mogą być zlokalizowani na całym świecie, w centrum telefonicznym zawsze powinni być operatorzy pracujący zgodnie z lokalnym czasem abonentów. Kierownicy centrów telefonicznych powinni uwzględniać harmonogramy pracy i liczbę operatorów na każdej zmianie podczas tworzenia swoich miesięcznych harmonogramów. W przeciwnym razie błędy związane z godzinami pracy, zmianami i dystrybucją pracowników są nieuniknione.

Jak Shifton Zwiększa Wydajność Call Center

1. Shifton Obsługuje Wszystkie Typy Harmonogramów

• Operatorzy mogą pracować na dwie zmiany, 8 godzin dziennie, z ustaloną przerwą obiadową cztery godziny po rozpoczęciu zmiany.
• Ten format harmonogramu zakłada również 8-godzinną pracę z ustalonym czasem rozpoczęcia dla pracownika centrum telefonicznego.
• Operatorzy mogą wziąć przerwę na lunch i w dowolnym momencie swojego dnia pracy prosić o przerwy.
• Operatorzy mogą pracować w zmianach 4/8-godzinnych, określając początek swojego dnia pracy i biorąc przerwy podczas zmian.

Tego typu harmonogram pracy nie tylko redukuje koszty personelu centrum telefonicznego o prawie 25%, ale także znacznie poprawia produktywność. Shifton może obsługiwać wszystkie te typy harmonogramów pracy, wspierając elastyczne godziny rozpoczęcia, prośby o przerwy i czas wolny. Dzięki Shifton kierownicy centrów telefonicznych mogą tworzyć harmonogramy dla dowolnej liczby działów i pracowników.

2. Shifton Pomaga Utrzymać Harmonogram Pracy

Plan centrum telefonicznego musi być tak skomponowany, aby przerwy, obiady, spotkania i inne wydarzenia nie zakłócały przepływu pracy. Po wstępnej konfiguracji Shifton automatycznie tworzy harmonogramy, aby przerwy operatorów nie nakładały się czasowo. Podczas gdy kilku operatorów korzysta z przerwy, inni kontynuują pracę. W ten sposób korzystanie z aplikacji Shifton pomaga wyeliminować przestoje i utrzymać strukturę harmonogramu.

3. Shifton Pozwala na Natychmiastowe Aktualizacje Harmonogramu

Jeśli pracownicy centrów telefonicznych nie czują choćby odrobiny swobody, z czasem mogą stracić zainteresowanie pracą. Dzięki Shifton menedżerowie mogą rozdzielać zmiany tak, by operatorzy pracowali mniej dni w tygodniu, ale z pełnymi godzinami. Dodatkowo, jeśli to konieczne (np. podczas blokad), pracownicy mogą mieć elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia zmian, a nawet pracować z domu w niektóre dni lub w pełnym wymiarze godzin.

4. Shifton Śledzi i Ocienia Wydajność Centrum Telefonicznego

Analiza statystyk w CRM jest niezbędna do odpowiedniego planowania w centrum telefonicznym. Shifton oferuje potężne narzędzia do raportowania, które wyświetlają statystyki dotyczące wydajności centrum telefonicznego z różnych perspektyw. Moduły konfigurowalne nie tylko wyświetlają dane w raportach, ale także umożliwiają prognozowanie kosztów, godzin i innych, pomagając optymalizować procesy w firmie.

5. Shifton Wspiera Integrację z Innymi Programami

Niezależnie od tego, jakiego oprogramowania używasz do zarządzania pracownikami, księgowości i śledzenia pracy, Shifton upraszcza Twoje życie. Aplikacja Shifton oferuje możliwości integracji z wieloma popularnymi programami, aby usprawnić procesy pracy, wymieniać dane i zapewniać dostęp do API dla różnych integracji. Ponieważ Shifton integruje się z innymi programami (np. Quickbooks), zarządzanie zyskuje dostęp do wszystkich potrzebnych raportów — dotyczących godzin pracy, zmian, wynagrodzeń, kar i premii.

Szukasz nowych integracji lub funkcji? Powiedz nam o swoich potrzebach, a Shifton zasugeruje odpowiednie rozwiązanie.

Dzięki Shifton, menedżer centrum telefonicznego może skutecznie tworzyć harmonogramy dla dowolnej liczby działów i pracowników za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Dostępne funkcje i integracje Shifton pozwalają używać tej aplikacji jako pojedynczego programu do realizacji i śledzenia codziennych zadań w centrum telefonicznym.

*Wszystkie oryginalne fotografie dzięki uprzejmości centrum telefonicznego DialogMarket. Recenzja Shifton przez menedżera wykonawczego DialogMarket jest dostępna tutaj.

Przedstawiamy Wam kolejną prawdziwą recenzję od jednego z naszych pierwszych klientów – call center DialogMarket.

Shifton: Cześć! Proszę, opowiedz nam o specyfice Twojej firmy.

Alyona: Cześć! Nazywam się Alyona Peshekhonova i jestem szefową outsourcingowego call center DialogMarket z siedzibą w Kropywnickim na Ukrainie. Nasze call center koncentruje się na świadczeniu usług na gorącej linii oraz wsparciu klienta. Unikalną cechą DialogMarket jest nasza zdolność do szybkiego uruchamiania startupów oraz zwiększania liczby operatorów na zmianie z jednodniowym wyprzedzeniem.

Shifton: Jakie są Twoje codzienne obowiązki?

Alyona: Moje główne zadania jako menedżera obejmują zapewnienie natychmiastowej pomocy klientom oraz odpowiadanie na ich zapytania i zamówienia. Kontroluję również liczbę osób na każdej zmianie i odpowiadam za mądre rozdzielanie zmian między operatorów, w zależności od szczytowych okresów obciążenia w każdym projekcie. Działanie przez 24/7, 365 dni w roku, wymaga odpowiednio i mądrze zaprojektowanych harmonogramów, szczególnie gdy wielkość projektu rośnie.

Shifton: Jakie są najczęstsze wyzwania, z którymi się spotykasz, prowadząc call center?

Alyona: Zarządzając projektem z 40-50 osobami, napotkaliśmy trudności w tworzeniu harmonogramów dostosowanych zarówno do naszych klientów, jak i personelu. Teraz wyobraź sobie tworzenie skutecznego tygodniowego lub miesięcznego harmonogramu dla 300 osób! Kiedy ktoś zachoruje, odejdzie lub może pracować tylko w określonych godzinach czy dniach, wszystko się komplikuje. To jak domek z kart—jeśli jeden pracownik wypadnie, wszystko trzeba budować od nowa!

Shifton: Jak zaczęłaś korzystać z Shifton?

Alyona: Wybraliśmy Shifton po ocenie dziesiątek opcji harmonogramowania. Ułatwiliście nam życie.

Shifton: Jakie funkcje Shifton uważasz za najbardziej przydatne w codziennej pracy?

Alyona: Pracownicy naprawdę cenią sobie funkcję zamiany zmian, a co najważniejsze, harmonogramy są teraz tworzone dosłownie w kilka kliknięć! Nie mamy również problemów z śledzeniem zwolnień lekarskich i urlopów.

Shifton: Jak zmienił się przepływ pracy w DialogMarket po rozpoczęciu korzystania z Shifton?

Alyona: Zawsze dążę do stworzenia systemu obliczania pensji, który jest zrozumiały dla pracowników. Shifton jeszcze bardziej to ułatwia. Moduł Raportów Płacowych pozwala mi na utrzymanie przejrzystości w rozliczaniu płac w DialogMarket. Każdy pracownik call center może zawsze wiedzieć, ile zarobił w danym miesiącu i planować swoje wydatki z wyprzedzeniem.

Shifton: Czy poleciłabyś Shifton innym call center?

Alyona: Zdecydowanie tak! Ta aplikacja jest równie przydatna zarówno dla dużych, jak i małych outsourcingowych call center oraz innych firm.

Pozdrowienia dla naszych subskrybentów i wszystkich, którzy przypadkowo trafili na stronę Shifton. Dziś oferujemy wywiad z jednym z naszych klientów – właścicielem sieci kawiarni, który od dłuższego czasu korzysta z usługi online Shifton.

Shifton: Witaj. Poznajmy się!

Irina: Cześć! Nazywam się Irina Uskova, jestem właścicielką i zarządzam siecią kawiarni Coffee Molly w Niżnym Nowogrodzie (Rosja).

Shifton: Opowiedz nam trochę więcej o swoim biznesie.

Irina: Na początku 2021 roku firma miała ponad 20 baristów z różnym zakresem zatrudnienia. Coffee Molly działa w mieście od 2014 roku, rozwijając koncepcję kawiarni dla pracowników biurowych. Obecnie w Niżnym Nowogrodzie działa siedem kawiarni z rocznym obrotem wynoszącym 25 milionów rubli.

Shifton: Dlaczego zdecydowałaś się na współpracę z Shifton?

Irina: Specyfika rynku jest taka, że nasi pracownicy to dość młode osoby, dlatego często zmieniają pracę. Dla większości z nich jest to pierwsza praca. Praca z personelem wymaga dużo czasu i obejmuje selekcję kandydatów, szkolenie, mentoring i rozwój zawodowy.

Od dawna było dla mnie jasne, że ten proces należy traktować lekko, ponieważ najważniejsze jest zachowanie głównego «trzonu» baristów – 5-6 osób. Pomagają nowym pracownikom szybko i łatwo się zaaklimatyzować.

Cała ta intensywna działalność wpływa na harmonogram pracy codziennie, więc należy go szybko monitorować, a w razie zmian, wszyscy muszą być natychmiast powiadomieni.

Shifton: Jak radziłaś sobie z tymi problemami wcześniej?

Irina: Wcześniej wysyłaliśmy aktualizacje w ogólnym czacie, czasami musieliśmy dzwonić do pracowników osobiście, aby upewnić się, że są świadomi zmian. Ale im więcej kawiarni otwierałyśmy, tym bardziej potrzebowaliśmy zautomatyzować całą rutynę.

Shifton: Czy twoja firma potrzebuje zautomatyzowanej internetowej usługi harmonogramowej?

Irina: Oczywiście, ci którzy śledzą trendy wiedzą, że rynek usług gastronomicznych coraz bardziej adaptuje technologie IT. Praca nad grafikiem to codzienna rutyna administratora i starszych baristów. W ramach harmonogramowania powinni uwzględniać preferencje pracowników (sprawy osobiste, druga praca itp.), efektywność baristy w danej kawiarni i specyfikę dnia (weekend czy dzień powszedni). Ponadto musimy organizować szkolenia dla nowicjuszy, przeprowadzać inwentaryzacje lub generalne sprzątanie, znaleźć zastępstwo dla chorego, lub podzielić zmianę między dwóch pracowników. Oczywiście musimy również brać pod uwagę wszelkie możliwe opóźnienia i nadgodziny.

Zautomatyzowaliśmy ten proces już dawno temu, ale firma rosła, a ja chciałam czegoś więcej niż tylko programu ustawiającego grafiki pracy. Szukałam partnera deweloperskiego, który sprawiłby, że program mógłby również pełnić funkcję naliczania płac dla każdego pracownika. Pojawiło się jeszcze więcej pomysłów…

Shifton: Czy twoje oczekiwania się spełniły dzięki rozwojowi współpracy z Shifton?

Irina: Tak, jestem z tego całkowicie zadowolona! Szczerze mówiąc, gdy przypadkiem znalazłam Shifton, zajęło mi trochę czasu zauważyć, jak elastyczny może być ten produkt.

Na etapie testów zadawałam wiele pytań o to, co jeszcze jest planowane do wdrożenia i jakie funkcje oferuje Shifton, aby pracownicy byli pewni swojego harmonogramu pracy w każdej chwili i wiedzieli z wyprzedzeniem, jaką sumę otrzymają na koniec każdego miesiąca. Chciałam, aby naliczanie płac odbywało się bez opóźnień, w trybie rzeczywistym i było dostępne na smartfonie pracowników w dowolnym momencie, a nie tylko w dniu wypłaty.

Shifton: Czy udało ci się zrealizować swoje prośby? Jak oceniasz wsparcie od deweloperów Shifton?

Irina: Wszystkie moje prośby zostały spełnione, a także zdałam sobie sprawę, że program można dalej modernizować zgodnie z naszymi potrzebami. Przez 6 miesięcy ściśle współpracowałam z deweloperami i mówiłam, co nam się podoba i czego jeszcze oczekujemy. Szybko wdrożyliśmy program i od razu zrozumieliśmy, że chcemy go używać coraz więcej i dostosowywać go do naszych potrzeb.

Shifton: Czy do tej pory odniosłaś sukces?

Irina: Udało nam się zrealizować następujące punkty: zautomatyzowaliśmy harmonogram dla każdego pracownika, uwzględniając ich preferencje, przydzieliliśmy baristów do oddziałów i dostosowaliśmy system premi i kar. Usunęliśmy również błędy w obliczeniach wynagrodzeń, gdy niektóre zmiany nie były uwzględniane lub były opłacane dwa razy. Zainstalowaliśmy także aplikację na smartfonach wszystkich pracowników, gdzie natychmiast otrzymują powiadomienia o aktualizacjach i wynagrodzeniach. Zredukowaliśmy czas spędzany na planowaniu harmonogramu 10-krotnie i zmniejszyliśmy rotację, ponieważ pracownicy widzą swoje zmiany/pensje i mogą na nie wpływać, więc ogólnie poprawiliśmy proces planowania czasu dla wszystkich pracowników.

Shifton: Na pewno masz więcej sugestii dotyczących personalizacji narzędzia Shifton?

Irina: Tak, oczywiście. Czekamy na bardziej przyjazny interfejs do wprowadzania zmian w harmonogramach. Obecnie nie wszystkie szczegóły mogą być zmieniane, a do dostosowania pewnych parametrów trzeba stworzyć wszystko od nowa. Czekamy na bardziej elastyczne ustawienia w raportach płacowych dla ogólnych okresów oraz opcję zostawiania komentarzy na temat pracy. Jeśli chodzi o funkcje serwisowe, potrzebujemy opcji dla pracowników, aby mogli zostawiać komentarze i sporządzać raporty na temat wykonanych zadań w aplikacji. Jestem również zainteresowana automatycznym obliczaniem premii w zależności od wskaźników sprzedaży lub realizacji KPI oraz bardziej elastycznymi ustawieniami interfejsu aplikacji dla wygody pracowników: co wyświetlać na ekranie głównym, jakie powiadomienia wysyłać i o czym informować.

Shifton: Dziękuję za szczegółową i pouczającą opinię, Irina. Czy możesz polecić usługę online Shifton właścicielom innych firm?

Irina: Już polecam to narzędzie moim klientom, którym pomagam uruchomić ich kawiarnie, ponieważ Shifton pomaga oszczędzać pieniądze, jest łatwe w użyciu, a moim pracownikom się podoba. Przed rozpoczęciem korzystania z Shifton dokładnie przetestowałam ponad 10 różnych aplikacji i programów. Gdy znalazłam Shifton, byłam już dogadana z deweloperem, który był gotowy stworzyć podobny program dla nas. A Shifton całkowicie rozwiązał wszystkie moje problemy z harmonogramowaniem i automatyzacją naliczania płac.

Programiści serwisu Shifton dodali funkcję, która pozwala na zwalnianie pracowników firmy. Można to zrobić na stronie Pracownicy. Aby zwolnić pracownika i usunąć go z listy pracowników firmy, należy kliknąć ikonę «Zwolnij» w kształcie żółtego «x».

Podczas zwalniania pracownika należy wybrać datę, od której nie będzie miał dostępu do firmy. Od wybranej daty pracownik nie będzie mógł zalogować się na swoje konto z żadnego urządzenia. Należy jednak zaznaczyć, że system zachowa wszystkie informacje o zwolnionym pracowniku.

Na początku wydaje się, że nie ma nic łatwiejszego niż tworzenie grafiku pracy pracowników. Wystarczy wpisać nazwiska pracowników do dokumentu Excel, ustawić kilka parametrów i zmiennych, a następnie nacisnąć Enter. W rzeczywistości sprawy wyglądają nieco inaczej. Tworzenie codziennych grafików pracy, zwłaszcza grafików zmianowych, dla jakiejś formy przedsiębiorstwa to żmudna i odpowiedzialna praca spoczywająca na księgowych lub specjalistach ds. HR.

Jakie cele można osiągnąć dzięki właściwie skonstruowanemu grafikowi pracy pracowników?

• Układanie godzin pracy pracowników w przedsiębiorstwie

• Zapewnienie, że pracownicy wypełniają określone obowiązki

• Właściwe obliczanie dochodów firmy

• Określenie średniej płacy poszczególnych pracowników i całego przedsiębiorstwa

• I oczywiście, właściwie stworzony grafik pracy oznacza, że księgowi popełnią mniej błędów przy obliczaniu wynagrodzeń i wypłat urlopowych

Wiele firm nie jest w stanie skutecznie świadczyć swoich usług ani nawet istnieć bez grafików zmianowych. Sklepy całodobowe, hotele, szpitale, służby ratunkowe, komisariaty policji i fabryki cukiernicze – lista przedsiębiorstw uzależnionych od nich jest prawie nieskończona, ale niewiele osób zdaje sobie sprawę, z jakimi trudnościami borykają się menedżerowie HR podczas tworzenia grafików zmianowych. Podczas tego procesu eksperci ds. zasobów ludzkich muszą aktualizować wszystkie szczegóły w rozliczeniu, w tym urlopy, zwolnienia lekarskie, dni świąteczne, nadgodziny i wiele innych komponentów. Nie wspominając o tym, że po zatwierdzeniu grafiku może wystąpić nieprzewidziane zdarzenie i menedżer HR będzie musiał szybko zacząć pracę nad nowym harmonogramem od zera.

Praca nad codziennymi grafikami pracy z Shifton

Shifton to optymalna usługa do łatwego i szybkiego tworzenia grafików online, która ma wiele zalet. Powstała, aby ułatwić pracę dyrektorom generalnym, księgowym i menedżerom HR. Oto niektóre z funkcji oferowanych przez tę usługę:

• Nie musisz samodzielnie zarządzać procesem pracy. Delegowanie prawa do tworzenia i edytowania grafików pracy administratorom firmy;

• Usługa Shifton pomoże stworzyć grafik zmianowy dla nieograniczonej liczby pracowników, aby zmaksymalizować korzyści z grafików pracy;

• Funkcje Shifton pozwalają na dostosowywanie grafików pracy z uwzględnieniem takich danych jak liczba zmian, pracowników i dni roboczych;

• Podczas tworzenia i edytowania grafików pracy będziesz mógł zezwolić na zamiany zmian między użytkownikami z nadzorem kierownictwa lub bez niego;

• Kiedy zdarzą się nieoczekiwane rzeczy, będziesz mógł szybko dostosować harmonogram.

• Jeśli korzystasz z Shifton, będziesz informowany o zmianach w grafikach i nowych wydarzeniach w firmie.

Usługa Shifton zapewnia bezpłatne wsparcie techniczne dostępne 24/7. Możesz skontaktować się z naszymi operatorami w dowolnym momencie i uzyskać odpowiedzi na wszelkie pytania, które mogą Ci się nasunąć. Kolejnym istotnym elementem usługi jest fakt, że Shifton pozwala na tworzenie grafików pracy zarówno dla małych przedsiębiorstw, jak i dużych korporacji zatrudniających tysiące pracowników.

Shifton regularnie się aktualizuje i stara się nadążać za duchem czasu. Ty także powinieneś się rozwijać. Przestań tracić czas na ręczne układanie grafików pracowników, skoro istnieje wygodna i wysokiej jakości usługa, która została specjalnie zoptymalizowana do oszczędzania Twojego czasu pracy.

Często spotykamy się z pojęciem planowania w naszym codziennym życiu. Raz w roku skrupulatnie i dokładnie planujemy nasze wyjazdy, rzadziej myślimy o zmianie miejsca pracy czy świętowaniu rocznic i rocznic ślubnych. Oczywiście, prawie wszyscy planujemy, jak powinien być wydany miesięczny budżet i jak będą rozdysponowane rodzinne fundusze. Niestety, wielu właścicieli firm i pracowników na wysokich stanowiskach zapomina o konieczności prognozowania zapotrzebowania na pracę. Co więcej, niektórzy prezesi nie korzystają z usług profesjonalnych menedżerów HR. Sami prowadzą rozmowy kwalifikacyjne i zarządzają pracownikami. Ten artykuł spróbuje wyjaśnić, czym jest prognozowanie zapotrzebowania na pracę i dowieść, że jest to niezbędna i kluczowa część prowadzenia każdej firmy.

Wszyscy rozumiemy, że trudniej osiągnąć sukces bez wykwalifikowanego personelu niż z grupą ekspertów. Dlatego CEO lub menedżer HR musi prawidłowo oszacować zapotrzebowanie na pracowników, wybrać najefektywniejsze metody kalkulacji i znaleźć źródła pokrycia tego zapotrzebowania zanim zacznie poszukiwać nowych pracowników. Ale zanim do tego dojdziemy, musimy zacząć od podstaw i zrozumieć, co oznacza prognozowanie zapotrzebowania na pracę.

Prognozowanie zapotrzebowania na pracę jest częścią większego procesu planowania zatrudnienia. Jego głównym celem jest stworzenie listy niezbędnych stanowisk i ekspertów, którzy mogą stać się kluczowi w rozwijaniu działalności firmy, osiąganiu celów i kamieni milowych w najbliższej przyszłości.

Cele planowania zatrudnienia:

• Zapewnienie firmie niezbędnych pracowników przy jednoczesnym utrzymaniu niskich kosztów czasu i finansowych;

• Zapewnienie przedsiębiorstwu odpowiednich, profesjonalnych pracowników w jak najkrótszym czasie;

• Prognozowanie zapotrzebowania na pracowników pozwala zredukować zbędne segmenty pracowników lub zoptymalizować ich pracę

• Właściwe planowanie i rozmieszczenie pracowników zapewnia odpowiednie i wysoce efektywne wykorzystanie zasobów każdego pracownika, w oparciu o ich umiejętności, wiedzę i zdolności.

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy właściwym planowaniu zatrudnienia:

• Jaka jest sytuacja finansowa w Twojej firmie i jaki jest obecny ogólny stan gospodarki?;

• Reorganizacja siły roboczej (plany redukcji, zwolnień lub przeniesienia pracowników na nowe stanowiska. Należy również wziąć pod uwagę emerytury oraz urlopy macierzyńskie);

• Analiza i zrozumienie sytuacji na rynku pracy oraz wśród konkurencji jest kolejnym kluczowym punktem;

• Poziom wynagrodzeń w firmie;

• Być może jednym z najważniejszych czynników jest posiadanie strategicznych planów i celów dla firmy.

Znajomość na jakim etapie rozwoju znajduje się Twoja firma powinna być jednym z faktorów, które trzeba brać pod uwagę przy prognozowaniu zapotrzebowania na pracę. W większości przypadków skuteczne planowanie można osiągnąć podczas okresów aktywnego wzrostu i podczas zakładania przedsiębiorstwa.

Przed przystąpieniem do prognozowania zapotrzebowania na pracę, ważne jest również zrozumienie, że jest to proces kolejnych, przemyślanych działań i decyzji, mających przed sobą jasno określone cele. Głównym celem planowania jest to, że każde przedsiębiorstwo lub skuteczna firma musi zatrudniać i zatrudniać odpowiednio wykwalifikowany personel na wszystkich stanowiskach, aby praca była wykonywana w wysokiej jakości i skutecznie.

Rodzaje prognozowania zapotrzebowania na pracę:

• Planowanie strategiczne lub długoterminowe;

• Planowanie taktyczne (sytuacyjne).

Przy tworzeniu planów strategicznych, kluczowe jest opracowanie programu mającego na celu odkrycie potencjalnych pracowników, którzy mogą okazać się niezbędni dla firmy w przyszłości. Ten proces wymaga również stworzenia strategicznego programu rozwoju zasobów ludzkich, który jednocześnie ocenia konieczność istnienia tych zasobów w długim okresie czasu.

Planowanie taktyczne wymaga dokładnej analizy zapotrzebowania na organizację pracowników w okresie określonym przez dyrektora generalnego. Przykładowo, może obejmować miesiąc, kwartał lub rok. Ta potrzeba będzie zależna od kilku czynników: poziomu rotacji pracowników w danym okresie, liczby emerytur, urlopów macierzyńskich, jak i redukcji personelu.

Okresy planowania zatrudnienia

• Planowanie krótkoterminowe — planowanie na okres do 2 lat;

• Planowanie średnioterminowe — strategia na 2 do 5 lat;

• Planowanie długoterminowe — planowanie na następne 5 lat i dłużej.

Wyobraźmy sobie na chwilę, że jesteś nowym kierownikiem firmy lub ekspertem HR. Od czego powinieneś zacząć w kontekście prognozowania zapotrzebowania na pracę?

Po pierwsze, musisz zebrać informacje o wynikach i kamieniach milowych, które firma musi osiągnąć w nadchodzącym kwartale lub roku. Jeśli jesteś ekspertem HR, uzyskaj te informacje od swoich przełożonych. Następnie przeanalizuj wszystkie krótko i długoterminowe cele, zadania i plany przedsiębiorstwa.

W większości przypadków księgowi oraz dyrektorzy działów pomogą Ci zorientować się w przedsiębiorstwie, w którym pracujesz i jego planach, niezależnie czy pracujesz w dziale zasobów ludzkich, czy prowadzisz firmę.

Rzeczy niezbędne do skutecznego planowania:

• Najpierw musisz dokładnie przejrzeć dane pracowników. Będziesz potrzebować dostępu do osobistych akt, rozdania ankiet oraz zebrania informacji dotyczących umiejętności i zdolności pracowników, które nie są związane z pracą wykonywaną w przedsiębiorstwie;

• Grafik pracy lub harmonogram wszystkich pracowników firmy;

• Dane na temat procentu rotacji pracowników na różnych stanowiskach w różnych działach.

Na tym etapie przeprowadza się dokładną analizę zapotrzebowania na pracowników w firmie dla różnych stanowisk przez określony okres czasu. To wtedy odpowiadasz na wiele pytań, które są kluczowe dla procesu planowania: ilu pracowników musi zostać zatrudnionych, jak wykwalifikowani muszą być, i co ważniejsze, kiedy określeni pracownicy będą wymagani, aby obsadzić określone stanowiska.

W tym procesie podejmujesz również decyzję, czy należy pozyskać zasoby ludzkie z wewnątrz, czy może bardziej opłacalnym finansowo rozwiązaniem będzie przekwalifikowanie istniejących pracowników.

Niezależnie od tego, czy jesteś prezesem, czy specjalistą HR, pamiętaj, że każdy proces musi być konsekwentny, oparty na wyważonych decyzjach i systematycznym podejściu. Gdy tylko zaczniesz poważniej podejść do pracy, której dedykowałeś swoje życie, będziesz w stanie podejść do każdego zadania, nawet tak skomplikowanego jak planowanie zatrudnienia, z łatwością, pasją i zaangażowaniem.

W poprzedniej części tego artykułu mówiliśmy o tylko części umiejętności przywódczych, które powinien mieć każdy dobry najwyższy menedżer. Ta część będzie omawiać takie cechy charakteru jak dobry humor, ciekawość i zdolność do negocjacji oraz delegowania władzy. Zacznijmy.

Zdolność do negocjacji

Na początku wydaje się, że negocjowanie i prowadzenie rozmów biznesowych nic trudnego. Ludzie się spotykają, rozmawiają, piją kawę, popisują się i podpisują stosy dokumentów. Tak przeciętny zazdrosny pracownik widzi typową negocjację. Niewiele osób wie, że prowadzenie negocjacji to jedna z głównych umiejętności przywódczych. Podczas tych rozmów i spotkań biznesowych omawiane są najważniejsze kwestie, podpisywane są umowy o wartości wielu milionów dolarów i podejmowane są kluczowe decyzje. Dlatego nigdy nie wolno bagatelizować wartości właściwych umiejętności negocjacyjnych. Na marginesie, istnieje mnóstwo książek na ten temat, organizowane są coroczne i comiesięczne spotkania i sesje szkoleniowe poświęcone tej ważnej umiejętności. Nie wahaj się brać udziału w tych spotkaniach i przeczytaj kilka książek na ten temat. Wtedy nawet najbardziej wymagające i gorączkowe negocjacje pójdą tak gładko jak po maśle.

Ciekawość

Ciekawość to kolejna ważna cecha przywódcza profesjonalnego szefa. Jeśli chcesz, aby Twoja firma się rozwijała, musisz być ciekawy w pozytywnym znaczeniu tego słowa. Nie mówimy, że powinieneś interesować się życiem osobistym swoich pracowników, być ciekawym, kto z kim się spotyka i gdzie ktoś spędził wakacje. Mówimy o innym rodzaju ciekawości, wręcz dociekliwości. Ważne jest, aby kiedy zostaniesz dyrektorem, nie stracić swojego zapału i ciekawości, być zaangażowanym w poznawanie nowych technologii w swojej branży, odwiedzać konferencje, wymieniać doświadczenia z kolegami i iść naprzód.

Zdolność do delegowania władzy

Pracując na przeciętnym stanowisku, przyzwyczajasz się do samodzielnego wykonywania wszystkich zadań. Jeśli chcesz zostać szefem firmy i nauczyć się skutecznie zarządzać personelem, musisz nauczyć się delegować władzę. Nie tylko zaoszczędzi to Twój czas, ale także pozwoli na dostosowanie przepływu pracy w firmie, ponieważ wszyscy pracownicy będą mieli coś do zrobienia i będą czuli się doceniani i potrzebni. Wielu ludzi boi się rozdzielania zadań wśród pracowników lub przekazywania ważnych zadań jednemu z nich. Zrozum, że jeśli zrobisz to poprawnie, dział lub firma, którą prowadzisz, będą działały jak jednolity mechanizm.

Zdolność do wyznaczania celów i ich osiągania

Każdy doświadczony dyrektor wie, że trzeba odpowiednio formułować zadania i konsekwentnie je realizować. Jeśli beztrosko prowadzisz firmę i chaotycznie podejmujesz nielogiczne decyzje, nic dobrego z tego nie wyniknie. Dyrektor z doskonałymi umiejętnościami przywódczymi musi być zrównoważony, spokojny i umieścić jasno formułować swoje własne oraz firmowe cele. Wówczas pracownicy będą go postrzegać jako lidera i również będą dążyć do osiągnięcia wspólnego celu. Cele muszą być zrozumiałe, jasne i odpowiednio sformułowane. Na przykład, cel, aby stać się najlepszym w naszej branży brzmi ogólnikowo. Jest również niejasne, dlaczego ludzie powinni dążyć do jego osiągnięcia. Jeśli określisz cel dla swoich pracowników brzmiący mniej więcej jak W nadchodzącym roku nasze przychody powinny być dwukrotnie wyższe niż w roku poprzednim, zrozumieją, co mają robić i będą dążyć do osiągnięcia tego celu. Jednak, gdy stawiasz przed swoimi pracownikami cel finansowy, nie zapomnij nagrodzić ich, gdy go osiągną.

Dobry humor

Poczucie humoru to kolejna cenna cecha przywódcza, która charakteryzuje udanego szefa. Jednak ta cecha ma pewną osobliwość – nie można jej się nauczyć. Albo się rodzimy z dobrym poczuciem humoru, albo nie. Poważniej mówiąc, chcielibyśmy zauważyć, że znalezienie dyrektora firmy z dobrym poczuciem humoru to rzadkość. Masz wielkie szczęście, jeśli oprócz wszystkich powyżej wymienionych cech, potrafisz również inteligentnie żartować i rozumieć dowcipy opowiadane przez innych. Musimy przyznać, że poczucie humoru pomaga nam w najbardziej skomplikowanych i pozornie nierozwiązywalnych sytuacjach, z którymi nieuchronnie się spotkasz, mimo zajmowanego stanowiska.

Pozytywne spojrzenie na życie

Życie we współczesnym świecie utrudnia utrzymanie pozytywnego spojrzenia na życie i świat ogólnie. Jeśli chcesz stać się naprawdę udanym dyrektorem firmy, musisz absolutnie patrzeć na rzeczy w jak najbardziej pozytywny sposób. Musisz zrozumieć, że jesteś głową firmy i Twój nastrój, opinia czy pogląd na życie wpływa na nastrój wszystkich Twoich pracowników. Za każdym razem, gdy przychodzisz do pracy, wyobraź sobie, że jesteś kapitanem ogromnego statku. Jeśli będziesz emanować negatywnością, staniesz się spięty i zirytowany, Twój statek zatonie, a wszyscy marynarze i główni inżynierowie uciekną, pozostawiając Cię samego na burzliwym morzu biznesowym. Jeśli nie chcesz, by tak się stało, staraj się szukać szczęścia w drobnych rzeczach i widzieć to, co najlepsze w świecie i swojej pracy.

Umiejętności inspirowania

Podtrzymaliśmy główną umiejętność przywódczą, bez której nie ma sensu godzić się na pracę na stanowisku kierowniczym, na deser. Jeśli nie jesteś zainspirowany pracą, którą codziennie wykonujesz, nie będziesz w stanie inspirować pracowników do nowych zwycięstw. Każdy pierwszorzędny dyrektor musi wiedzieć, jak inspirować ludzi, dawać im nadzieję, motywować i odkrywać ich potencjał. Tę umiejętność można łatwo opanować, jeśli naprawdę kochasz swoją pracę lub pasjonujesz się swoim biznesem. Jeśli sam jesteś niezainspirowany, trudno jest wzbudzić przeciwną emocję w kimś innym. Dlatego radzimy znaleźć pracę, którą kochasz, lub taką, która irytuje Cię najmniej i przynosi dobre dochody.

Opanujesz te wszystkie umiejętności, droga do awansu będzie łatwa. Dąż, ucz się, odważaj się i ciągle się doskonal!