Kuinka Shifton voi optimoida ravintolatoimintoja

Työprosessin pätevä organisoiminen on ratkaisevan tärkeää ravintolan menestykselle. Tehokkaiden työaikataulujen puute voi helposti heikentää asiakaspalvelun tasoa ja lisätä henkilöstön lähtöriskiä.

Tämä artikkeli ehdottaa, kuinka Shifton-sovellus voi auttaa ravintolan omistajia parantamaan henkilöstönsä tehokkuutta.

Kuinka parantaa ravintolan työntekijöiden tuottavuutta?

Tunteaksesi aina ravintolasi tapahtumat aseta työaikataulusi Shifton-verkkosovelluksella. Helppokäyttöisen rakenteensa ansiosta sovellus voidaan ottaa käyttöön työaikojen seurantaan monissa ravintoloissa. Ravintolapäälliköt saavat välittömästi pääsyn kaikkiin aikatauluja, työntekijöiden vuoroja ja muuta koskeviin tietoihin, sillä data varastoidaan yhteen paikkaan.

Shifton-sovelluksen moduulit on erityisesti kehitetty ravintoloille, ja ne mahdollistavat älykkään vuorojen jakamisen työntekijöiden kesken huomioiden ylitunnit. Nämä vaihtoehdot säästävät merkittävästi aikaa aikataulujen laatimisessa ja lukuisissa korjauksissa, mikä vaikuttaa suoraan henkilöstön tuottavuuteen.

Lisäksi Shifton tarjoaa kaikille työntekijöille mahdollisuuden ehdottaa aikataulumuutoksia ja saada ilmoituksia kaikista päivityksistä työaikatauluissa. Esimerkiksi, jos tarvitsee korvata sairas tai poissaoleva työntekijä, hänen kollegansa saavat vastaavan ilmoituksen avoimesta vuorosta ja voivat nopeasti ottaa sen hoitaakseen. Tarvittaessa vuoronvaihdon vahvistamispyyntö lähetetään esimiehelle tai vuorovastaavalle, mikä takaa täydellisen hallinnan kaikissa aikatauluoperaatioissa.

Shifton on optimaalinen verkkosovellus työntekijöiden motivaation lisäämiseksi

Kun laatit aikataulua ravintolalle, on tärkeää ottaa huomioon työkuorma lomien ja muiden vilkkaiden päivien aikana. Shifton-verkkosovellus mahdollistaa aikataulujen luomisen optimaalisimmalla henkilöstökiertovuorolla kaikkein kiireisimmille vuoroille (esimerkiksi perjantai-illoille tai lomille).

Näin ollen jokaisella työntekijällä on mahdollisuus ansaita lisätuloja aika ajoin. Tällainen suunnittelutapa antaa mahdollisuuden saavuttaa kaksi asiaa kerralla: pitää kokeneet työntekijät keskittyneinä ja antaa uusille mahdollisuus näyttää kykynsä.

Tehokkaan ravintolan johtamisen tukena voi käyttää muita työntekijöiden motivointimenetelmiä. Esimerkiksi Shifton ”Bonukset ja Sakot” -moduuli näyttää asiaankuuluvat tiedot ravintolan johdolle, ja työntekijät voivat tarkistaa tilillään kuukauden ansioiden määrän. Tämä tietoisuus auttaa ravintolan työntekijöitä hallitsemaan tulojaan tehokkaasti.

Yhteenveto

Shifton-verkkosovellus tarjoaa ravintolan johdolle kattavan kuvan vuorojen aikataulutuksesta. Shifton antaa esimiehille mahdollisuuden vähentää aikaa, joka kuluu tehokkaiden työaikataulujen luomiseen, ja keskittyä muihin ravintolaliiketoiminnan osa-alueisiin.

Shifton-moduuli “Palkkakertomukset” auttaa laskemaan oikein työntekijöiden palkan ja seuraamaan ylitunteja. ”Bonukset ja Sakot” -moduuli kirjaa kaikki palkkiot ja sakot. ”Läsnäolo” -moduuli näyttää todellisen ajan, jolloin työntekijät aloittavat ja päättävät vuoronsa ja taukonsa ja yhteen vetää nämä tiedot tilastoiksi.

Lisäksi Shiftonin kehittäjät kuuntelevat aina asiakkaiden pyyntöjä ja ovat valmiita mukauttamaan sovelluksen ominaisuuksia vastaamaan yrityksesi tarpeita.

* Kaikki alkuperäiset valokuvat DialogMarketin asiakaspalvelukeskuksen luvalla. Shifton-arvostelu Coffee Molly -perustaja Irina Uskovalta löytyy täältä.

Kuinka Shifton voi parantaa puhelinkeskuksen suorituskykyä

Puhelinkeskuksen esimiesten on päivittäin seurattava työnkulkua ja valvottava työntekijöiden suunnitelman toteuttamista. Yksi heidän tärkeimmistä tehtävistään on laatia ja ylläpitää puhelinkeskuksen työvuorolistoja.

Koska asiakkaat voivat olla missä tahansa maailman kolkassa, puhelinkeskuksessa on aina oltava työntekijöitä, jotka työskentelevät tilaajien paikallisen ajan mukaan. Puhelinkeskuksen esimiesten on otettava huomioon työvuorot ja työntekijöiden määrä joka työvuorossa laatiessaan kuukausittaisia aikataulujaan. Muuten virheet työajoissa, vuoroissa ja työntekijöiden jakautumisessa ovat väistämättömiä.

Kuinka Shifton parantaa puhelinkeskuksen suorituskykyä

1. Shifton tukee kaikkia aikataulutyyppejä

• Työntekijät voivat työskennellä kahdessa vuorossa, 8 tuntia päivässä, ja heillä on kiinteä lounastauko neljä tuntia vuoron alkamisen jälkeen.
• Tämä aikataulumuoto edellyttää myös 8-tuntista työpäivää, jolla on kiinteä aloitusaika puhelinkeskuksen työntekijälle.
• Työntekijät voivat pitää lounastauon ja pyytää taukoja milloin tahansa työpäivänsä aikana.
• Työntekijät voivat työskennellä 4/8 tunnin vuoroissa, määrittäen työpäivänsä aloituksen ja pitäen taukoja vuorojen aikana.

Tällainen työvuoromalli ei pelkästään vähennä puhelinkeskuksen henkilöstökustannuksia lähes 25%, vaan myös parantaa merkittävästi tuottavuutta. Shifton voi hallita kaikkia näitä työvuoromalleja tukien joustavia aloitusaikoja, taukopalautteita ja vapaapäiviä. Shifton avulla puhelinkeskuksen esimiehet voivat luoda aikatauluja mille tahansa määrälle osastoja ja työntekijöitä.

2. Shifton auttaa ylläpitämään työvuoroaikataulua

Puhelinkeskuksen työvuorolista on laadittava siten, etteivät tauot, lounaat, kokoukset ja muut tapahtumat häiritse työnkulkua. Ensisijaisen asetuksen jälkeen Shifton rakentaa aikataulun automaattisesti siten, että työntekijöiden tauot eivät mene päällekkäin. Kun useat työntekijät pitävät taukoa, toiset jatkavat työskentelyä. Näin käyttämällä Shifton-sovellusta poistaa käyttökatkokset ja ylläpitää aikataulurakennetta.

3. Shifton mahdollistaa nopean aikataulupäivityksen

Jos puhelinkeskuksen työntekijät eivät tunne vähäistääkään vapautta, he voivat ajan myötä menettää kiinnostuksen työhön. Shifton avulla esimiehet voivat jakaa vuoroja siten, että työntekijät työskentelevät vähemmän päiviä viikossa mutta täysissä tunneissa. Lisäksi tarvittaessa (esim. sulkujen aikana), työntekijät voivat saada joustavat aloitus- ja lopetusajat vuoroilleen ja työskennellä kotoa tiettyinä päivinä tai kokopäiväisesti.

4. Shifton seuraa ja arvioi puhelinkeskuksen suorituskykyä

Tilastojen analysointi CRM:ssä on oleellista puhelinkeskuksen oikean aikataulutuksen kannalta. Shifton tarjoaa tehokkaita raportointityökaluja, jotka esittävät tilastoja puhelinkeskuksen suorituskyvystä eri näkökulmista. Muokattavat moduulit eivät ainoastaan näytä dataa raporteissa, vaan mahdollistavat ennusteiden tekemisen kustannusten, tuntien ja muiden asioiden suhteen, auttaen prosessien optimoinnissa.

5. Shifton tukee integraatiota muihin ohjelmiin

Riippumatta siitä, mitä ohjelmistoa käytät työntekijöiden hallinnassa, kirjanpidossa ja työseurantatiedoissa, Shifton yksinkertaistaa elämääsi. Shifton-sovellus tarjoaa integroitavuusmahdollisuuksia monien suosittujen ohjelmien kanssa parantaakseen työnkuluja, datan vaihtoa ja tarjotakseen API-käyttöliittymän eri integraatioita varten. Koska Shifton integroituu muihin ohjelmiin (esim. Quickbooks), johto saa käyttöönsä kaikki tarvittavat raportit—työajoista, vuoroista, palkoista, sakoista ja bonuksista.

Etsitkö uusia integraatioita tai ominaisuuksia? Kerro tarpeistasi, ja Shifton ehdottaa sinulle sopivan ratkaisun.

Shiftonin avulla puhelinkeskuksen esimies voi luoda aikatauluja tehokkaasti mille tahansa määrälle osastoja ja työntekijöitä vain muutamalla klikkauksella. Shiftonin saatavilla olevat ominaisuudet ja integraatiot mahdollistavat tämän sovelluksen käyttämisen ainoana ohjelmana päivittäisten tehtävien suorittamiseen ja seuraamiseen puhelinkeskuksessa.

*Kaikki alkuperäiset valokuvat DialogMarket-puhelinkeskuksen luvalla. Arvostelu Shiftonista DialogMarketin johtopäällikön toimesta löytyy täältä.

Esittelemme teille toisen todellisen arvostelun yhdeltä ensimmäisistä asiakkaistamme – DialogMarketin puhelinkeskus.

Shifton: Hei! Kerro meille yrityksesi erityispiirteistä.

Alyona: Hei! Nimeni on Alyona Peshekhonova, ja olen Kropyvnytskyissä, Ukrainassa sijaitsevan DialogMarketin ulkoistuspuhelinkeskuksen johtaja. Puhelinkeskuksemme keskittyy tarjoamaan puhelinlinja- ja asiakaspalveluja. DialogMarketin ainutlaatuinen piirre on kyky nopeasti lanseerata startupit ja lisätä vuorossa olevien operaattoreiden määrää vain yhden päivän varoitusajalla.

Shifton: Mitkä ovat päivittäiset vastuusi?

Alyona: Päätehtäväni johtajana ovat välittömän tuen tarjoaminen asiakkaille ja heidän pyyntöihinsä ja tilauksiinsa vastaaminen. Kontrolloin myös jokaisen vuoron henkilömäärää ja vastaan vuorojen viisaasta jakamisesta operaattoreiden kesken, riippuen kunkin projektin ruuhkahuippujaksoista. Toimiminen 24/7, 365 päivää vuodessa, vaatii oikein ja viisaasti suunniteltuja aikatauluja, erityisesti projektin laajentuessa.

Shifton: Mitkä ovat yleisimmät haasteet, joita kohtaatte puhelinkeskusta pyörittäessänne?

Alyona: Johtaessamme projektia, jossa on 40-50 henkilöä, kohtasimme haasteita sellaisten aikataulujen luomisessa, jotka sopivat sekä asiakkaillemme että henkilöstöllemme. Kuvittele nyt tehokkaan viikko- tai kuukausiaikataulun laatiminen 300 henkilölle! Jos joku sairastuu, lähtee tai voi työskennellä vain tiettyinä kellonaikoina tai päivinä, se hajottaa kaiken. Se on kuin korttitalo – jos yksi työntekijä putoaa pois, kaikki pitää rakentaa uudestaan alusta!

Shifton: Miten aloititte Shiftonin käytön?

Alyona: Valitsimme Shiftonin arvioituamme kymmeniä aikataulutusvaihtoehtoja. Olette tehneet elämästämme paljon helpompaa.

Shifton: Mitä Shiftonin ominaisuuksia pidätte hyödyllisimpinä päivittäisissä toiminnoissa?

Alyona: Työntekijät arvostavat todella vuoronvaihto-ominaisuutta, ja mikä tärkeintä, aikataulut laaditaan nyt vain muutamalla klikkauksella! Meillä ei myöskään ole ongelmia sairauslomien ja lomien seurannassa.

Shifton: Miten työprosessi DialogMarketissa muuttui Shiftonin käyttöönoton jälkeen?

Alyona: Pyrin aina luomaan työntekijöille helposti ymmärrettävän palkkalaskentajärjestelmän. Shifton tekee tämän vielä helpommaksi. Palkkaraportit-moduulin avulla voin ylläpitää läpinäkyvyyttä palkkakirjanpidossa DialogMarketissa. Jokainen puhelinkeskuksen työntekijä voi aina tietää, kuinka paljon he ovat ansainneet tiettynä kuukautena ja voivat suunnitella kulutuksensa etukäteen.

Shifton: Suosittelisitko Shiftonia muille puhelinkeskuksille?

Alyona: Ehdottomasti kyllä! Tämä sovellus on yhtä hyödyllinen sekä suurille että pienille ulkoistuspuhelinkeskuksille ja muille yrityksille.

Tervehdys tilaajillemme ja kaikille, jotka sattumalta tulivat Shiftonin sivulle. Tänään tarjoamme haastattelun yhden asiakkaamme kanssa – kahvilaketjun omistajan, joka on käyttänyt Shiftonin verkkopalvelua jo pitkään.

Shifton: Hei. Tutustutaan!

Irina: Hei! Nimeni on Irina Uskova, omistan ja johdan Coffee Molly -kahvilaketjua Nižni Novgorodissa (Venäjä).

Shifton: Kerro meille hieman lisää yrityksestäsi.

Irina: Vuoden 2021 alussa yrityksessä oli yli 20 baarimikkoa, joilla oli erilaisia työtehtäviä. Coffee Molly on toiminut kaupungissa vuodesta 2014 ja kehittää konseptia toimistotyöntekijöille suunnatuista kahviloista. Tänään Nižni Novgorodissa on seitsemän kahvilaa, joiden vuotuinen liikevaihto on 25 miljoonaa ruplaa.

Shifton: Miksi päätit tehdä yhteistyötä Shiftonin kanssa?

Irina: Alan erityispiirteenä on, että työntekijämme ovat melko nuoria ja siksi he vaihtavat usein työpaikkoja. Useimmille tämä on heidän ensimmäinen työpaikkansa. Siksi henkilöstön kanssa työskentely vie paljon aikaa ja sisältää hakijoiden valinnan, koulutuksen, mentoroinnin ja ammatillisen kehityksen.

Minulle on ollut jo kauan selvää, että tähän prosessiin pitäisi suhtautua kevyesti, sillä pääasia on säilyttää pääasiallinen «rungon» baarimikoista – 5-6 henkilöä. He auttavat uusia tulokkaita sopeutumaan nopeasti ja helposti.

Tämä vilkas toiminta vaikuttaa päivittäiseen työaikatauluun, joten sitä on valvottava nopeasti, ja muutosten tapahtuessa, kaikille on ilmoitettava välittömästi.

Shifton: Miten olet käsitellyt näitä asioita aikaisemmin?

Irina: Aiemmin lähetimme päivityksiä yleisessä keskustelussa, joskus meidän piti soittaa työntekijöille henkilökohtaisesti varmistaaksemme, että he olivat tietoisia muutoksista. Mutta mitä enemmän kahviloita avasimme, sitä enemmän meidän piti automatisoida koko rutiini.

Shifton: Tarvitseeko yrityksesi automatisoitua verkkopohjaista aikataulutuspalvelua?

Irina: Tietenkin ne, jotka seuraavat trendejä, ovat tietoisia siitä, että ravintolapalvelut ottavat yhä enemmän käyttöön IT-teknologioita. Työ aikataulujen parissa on administratorin ja vanhempien baarimestarien päivittäinen rutiini. Aikataulutuksen osana heidän tulee ottaa huomioon työntekijöiden mieltymykset (henkilökohtaiset asiat, toinen työpaikka jne.), baarimikon tehokkuus tietyssä kahvilassa ja päivän erityispiirteet (viikonloppu tai arkipäivä). Lisäksi meidän on järjestettävä koulutusta uusille työntekijöille, suoritettava inventaariota tai yleissiivousta, löydettävä sairaan sijainen tai jaettava vuoro kahden työntekijän kesken. Ja tietenkin meidän on otettava huomioon mahdolliset viivästykset ja ylityötunnit.

Olimme jo pitkään automatisoineet tämän prosessin, mutta yrityksen kasvaessa halusin jotain enemmän kuin vain ohjelman, joka asettaisi työaikataulut. Etsin kehittäjäkumppaneita, jotka tekisivät ohjelmasta sellaisen, että se voisi toimia myös palkkalaskelmana kullekin työntekijälle. Ideoita oli vielä enemmän…

Shifton: Toteutuivatko odotuksesi Shiftonin kanssa tehdyn yhteistyön laajentumisen myötä?

Irina: Kyllä, olen kyllä erittäin tyytyväinen siihen! Rehellisesti sanottuna, kun törmäsin Shiftoniin vahingossa, kesti hetken huomata, kuinka joustava tämä tuote voi olla.

Testauksen aikana kysyin monia kysymyksiä siitä, mitä muuta on suunniteltu toteutettavaksi ja mitä toimintoja Shifton tarjoaa, jotta työntekijät olisivat joka hetki varmoja työaikataulustaan ja tietäisivät etukäteen summan, jonka he saavat kuukauden lopussa. Halusin, että palkkalaskenta hoidettaisiin ilman viiveitä, reaaliaikaisessa tilassa ja että se olisi henkilön saatavilla älypuhelimessa milloin tahansa, eikä vain palkkapäivänä.

Shifton: Saitteko toiveenne toteutettua? Kuinka tyytyväinen olet Shiftonin kehittäjien tukeen?

Irina: Kaikki pyyntöni täytettiin ja tajusin myös, että ohjelmaa voidaan modernisoida tarpeidemme mukaan. Kommunikoin tiiviisti kehittäjien kanssa 6 kuukautta ja kerroin heille, mistä pidämme ja mitä muuta toivomme näkevämme. Otimme ohjelman nopeasti käyttöön ja huomasimme heti, että halusimme käyttää sitä yhä enemmän ja räätälöidä sitä tarpeisiimme.

Shifton: Oletteko tähän asti onnistuneet saavutuksissanne?

Irina: Pystyimme saavuttamaan seuraavat asiat: automatisoimme kunkin työntekijän aikataulun ottaen huomioon heidän mieltymyksensä, osoitimme baarimikot haaroille ja mukautimme bonusten ja sakkojen laskennan. Poistimme myös virheet palkkalaskuissa, kun joitakin vuoroja ei huomioitu tai maksettiin kahdesti. Lisäksi asensimme sovelluksen kaikkien työntekijöiden älypuhelimiin, jossa he saavat välittömästi ilmoituksia päivityksistä ja palkanmaksusta. Vähensimme ajankäyttöä aikataulutuksessa kymmenkertaisesti ja vähensimme kiertoa, sillä työntekijät näkevät vuoronsa ja palkkansa ja voivat vaikuttaa niihin, joten yleisesti ottaen paransimme kaikkien työntekijöiden ajanhallintaprosessia.

Shifton: Teillä on varmasti lisää ehdotuksia Shifton-työkalun mukauttamiseksi?

Irina: Kyllä, totta kai. Odotamme käyttäjäystävällisempää käyttöliittymää aikataulujen muutosten tekemiseen. Nyt kaikkia yksityiskohtia ei voi muuttaa, ja tiettyjen parametrien muokkaamiseksi kaikki on luotava uudelleen. Odotamme joustavampia asetuksia palkkaraporteissa yleisille ajanjaksoille ja mahdollisuutta jättää kommentteja työstä. Palvelutoimintojen osalta tarvitsemme mahdollisuuden, että työntekijät voivat jättää kommentteja ja laatia sovelluksessa raportteja tehdyistä tehtävistä. Olen myös kiinnostunut automaattisesta bonusten laskemisesta myynti-indikaattoreiden tai KPI-toteutuksen perusteella ja sovelluksen käyttöliittymän joustavammista asetuksista työntekijöiden mukavuuden vuoksi: mitä näyttää pääruudulla, mitä ilmoituksia lähettää ja mistä raportoida.

Shifton: Kiitos yksityiskohtaisesta ja informatiivisesta palautteestasi, Irina. Voitko suositella Shiftonin verkkopalvelua muiden yritysten omistajille?

Irina: Suosittelen työkalua jo asiakkaille, joita autan avaamaan omia kahviloitaan, sillä Shifton auttaa säästämään rahaa, se on helppokäyttöinen ja työntekijäni pitävät siitä. Ennen kuin aloin käyttää Shiftonia, testasin perusteellisesti yli 10 erilaista sovellusta ja ohjelmaa. Kun löysin Shiftonin, olin jo sopinut kehittäjän kanssa, joka oli valmis luomaan meille vastaavanlaisen ohjelman. Ja Shifton ratkaisi täydellisesti kaikki ongelmani aikataulutuksen ja palkkalaskennan automaation kanssa.

Shifton-palvelun kehittäjät lisäsivät ominaisuuden, jonka avulla voidaan irtisanoa yrityksen työntekijöitä. Tämä voidaan tehdä Työntekijät-sivulla. Irtisanoaksesi työntekijän ja poistaaksesi hänet yrityksen työntekijälistalta, on klikattava «Irtisano»-kuvaketta, joka on keltaisen «x» muodossa.

Irtisanoessaan työntekijän, on valittava päivä, josta alkaen hänellä ei ole pääsyä yritykseen. Valitusta päivästä alkaen työntekijä ei voi enää kirjautua tililleen millään laitteella. Siitä huolimatta järjestelmä säilyttää kaikki tiedot irtisanotusta työntekijästä.

Aluksi saattaa vaikuttaa siltä, että työntekijän työvuorolistan laatiminen on maailman helpoin tehtävä. Sinun tarvitsee vain syöttää työntekijöiden sukunimet Excel-tiedostoon, asettaa muutama parametri ja muuttuja, ja painaa Enter. Todellisuudessa asiat ovat hieman toisin. Päivittäisten työvuorojen laatiminen, erityisesti vuorotyöajaston, jollekin yritykselle on työläs ja vastuullinen tehtävä, joka lankeaa kirjanpitäjille tai HR-asiantuntijoille.

Mitä tavoitteita voit saavuttaa asianmukaisesti laaditulla työntekijän työvuorolistalla?

• Järjestä työntekijöiden työajat yrityksessä

• Varmista, että tietyt työvelvoitteet täytetään työntekijöiden toimesta

• Laske yrityksen tulot oikein

• Määritä yksittäisten työntekijöiden ja koko yrityksen keskipalkka

• Ja tietysti, asianmukaisesti tehty työvuorotaulukko tarkoittaa, että kirjanpitäjät tekevät vähemmän virheitä laskettaessa palkkoja ja lomakorvauksia

Monet yritykset eivät pysty onnistuneesti tarjoamaan palveluitaan tai toimimaan alun perinkään ilman vuorotyöaikataulua. Elintarvikekaupat, hotellit, sairaalat, pelastuspalvelut, poliisilaitokset ja makeistehtaat – yritysten lista, jotka ovat riippuvaisia siitä, voi jatkua ikuisuuksiin, mutta harva tietää, millaisia vaikeuksia HR-päälliköt kohtaavat, kun he tekevät edistystä vuorotyöaikataulujen kanssa. Tämän prosessin aikana henkilöstöasiantuntijoiden on päivitettävä kaikki tiedot, mukaan lukien lomat, sairauspoissaolot, juhlapäivät, ylityö ja monet muut osat. Puhumattakaan siitä, että odottamaton tapahtuma voi sattua aikataulun vahvistamisen jälkeen, jolloin HR-johtajan on kiireesti aloitettava aikataulun työstäminen alusta.

Päivittäisten työvuorojen laatiminen Shiftonin kanssa

Shifton on optimaalinen palvelu helppoon ja nopeaan verkkotyöntekijöiden aikatauluttamiseen, jolla on monia etuja. Se on luotu helpottamaan toimitusjohtajien, kirjanpitäjien ja HR-johtajien työtä. Tässä on joitakin palvelun tarjoamia ominaisuuksia:

• Sinun ei tarvitse hallita työprosessia yksin. Delegoi työaikataulujen luomis- ja muokkausoikeudet yrityksen ylläpitäjille;

• Shifton-palvelu auttaa sinua luomaan vuorotyöajan rajattomalle määrälle työntekijöitä saadaksesi eniten irti työaikataulusta;

• Shiftonin ominaisuudet mahdollistavat työaikataulujen hienosäädön ottaen huomioon sellaiset tiedot kuin vuorojen määrä, työntekijät ja työpäivät;

• Työaikataulujen luomisen ja muokkaamisen aikana voit sallia vuorojen vaihtamisen käyttäjien kesken joko johdon valvonnalla tai ilman;

• Kun odottamattomia asioita tapahtuu, voit tehdä nopeasti muutoksia aikatauluun.

• Kun käytät Shiftonia, saat ilmoituksia aikataulujen muutoksista ja uusista yritystapahtumista.

Shifton-palvelu tarjoaa ilmaista teknistä tukea, joka on saatavilla 24/7. Voit ottaa yhteyttä operaattoreihimme aina tarvittaessa ja saada vastauksia kaikkiin kysymyksiisi. Toinen palvelun olennainen osa on, että Shifton mahdollistaa työaikataulujen luomisen sekä pienille yrityksille että suurille yrityksille, joissa on tuhansia työntekijöitä.

Shifton päivittyy säännöllisesti ja pyrkii pysymään ajan tasalla. Sinunkin kannattaa kehittää itseäsi. Lopeta ajan tuhlaaminen manuaalisiin työaikataulujen laatimiseen, kun on olemassa mukava ja korkealaatuinen palvelu, joka on erityisesti suunniteltu säästämään työaikaasi.

Kohtaamme usein suunnittelun käsitteen päivittäisessä elämässämme. Kerran vuodessa suunnittelemme matkojamme huolellisesti, harvemmin mietimme työpaikan vaihtoa tai vuosipäivien ja hääpäivien juhlimista. Tietenkin lähes kaikki meistä suunnittelevat kuinka kuukausibudjetti tulisi käyttää ja miten perheen varat jaetaan. Valitettavasti monet yrityksen omistajat ja johtavassa asemassa olevat työntekijät unohtavat työvoimatarpeen ennakoinnin välttämättömyyden. Vielä mielenkiintoisempaa on se, että on toimitusjohtajia, jotka eivät hyödynnä ammattimaisia henkilöstöpäälliköitä. He pitävät työhaastattelut ja johtavat työntekijöitä itse. Tämä artikkeli yrittää selittää, mitä työvoimatarpeen ennakointi on ja osoittaa, että se on välttämätön ja ratkaiseva osa minkä tahansa yrityksen pyörittämistä.

Ymmärrämme kaikki, että on vaikeampi saavuttaa menestystä ilman pätevää henkilöstöä kuin asiantuntijatiimin kanssa. Siksi toimitusjohtajan tai henkilöstöpäällikön on osattava arvioida työvoimatarve oikein, valita tehokkaimmat laskentamenetelmät ja löytää lähteitä tämän tarpeen kattamiseksi ennen uusien työntekijöiden etsimistä. Mutta ennen kuin pääsemme siihen, meidän on aloitettava perusteista ja ymmärrettävä, mitä työvoimatarpeen ennakointi tarkoittaa.

Työvoimatarpeen ennakointi on osa suurempaa työvoiman suunnitteluprosessia. Sen päätavoitteena on laatia luettelo välttämättömistä asemista ja asiantuntijoista, jotka voivat tulla elintärkeiksi yrityksen liiketoiminnan kasvattamiseksi, tavoitteiden ja merkkipaalujen saavuttamiseksi lähitulevaisuudessa.

Työvoiman suunnittelun tavoitteet:

• Tarjota yritykselle tarvittavat työntekijät pitäen ajan ja taloudelliset kustannukset alhaisina;

• Pitää liiketoiminta varustettuna oikeilla, ammattitaitoisilla työntekijöillä mahdollisimman lyhyessä ajassa;

• Työvoimatarpeen ennakointi mahdollistaa tarpeettomien työvoimasegmenttien poistamisen tai optimoi niiden työpanosta

• Oikea suunnittelu ja työntekijöiden sijoittaminen ylläpitävät asianmukaista ja erittäin tehokasta minkä tahansa työntekijän resurssien käyttöä heidän taitojensa, tietojensa ja kykyjensä perusteella.

Tekijät, jotka tulisi ottaa huomioon asianmukaisessa työvoiman suunnittelussa:

• Millainen on yrityksesi taloudellinen tilanne ja mikä on talouden yleinen tila tällä hetkellä?;

• Työvoiman uudelleenjärjestely (suunnitelmat työntekijöiden vähentämisestä, irtisanomisesta tai siirtämisestä uusiin tehtäviin. On myös huomioitava eläkkeelle siirtymiset ja äitiyslomat);

• Tilanteen analysointi ja ymmärtäminen työmarkkinoilla ja kilpailijoiden keskuudessa on toinen ratkaiseva tekijä;

• Palkkataso yrityksessä;

• Ehkä yksi tärkeimmistä tekijöistä on yrityksen strategiset suunnitelmat ja tavoitteet.

Tietäminen, mikä on yrityksesi kehitysvaihe, on yksi niistä tekijöistä, jotka sinun tulisi huomioida ennakoidessasi työvoimatarvetta. Useimmissa tapauksissa tehokas suunnittelu voidaan saavuttaa aktiivisen kasvun aikana ja yrityksen perustamisvaiheessa.

Ennen kuin ryhdyt työvoimatarpeen ennakointiin, on myös tärkeää ymmärtää, että se on johdonmukaisten, harkittujen toimien ja päätösten prosessi, jolla on selvät tavoitteet edessään. Suunnittelun pääasiallinen tavoite perustuu ajatukseen siitä, että minkä tahansa yrityksen tai menestyvän yrityksen hakemiston on palkattava ja työllistettävä kohtuullisen pätevää henkilöstöä kaikilla asemilla, jotta työ saadaan tehtyä korkealaatuisesti ja tehokkaasti.

Työvoimatarpeen ennakoinnin tyypit:

• Strateginen tai pitkäaikainen suunnittelu;

• Taktinen (tilannesidonnainen) suunnittelu.

Strategisia suunnitelmia laatiessa on tärkeää kehittää ohjelma, joka tähtää potentiaalisten työntekijöiden löytämiseen, joita yritys voi tarvita tulevaisuudessa. Tämä prosessi vaatii myös strategisen henkilöstön kehittämisohjelman luomista, joka samanaikaisesti arvioi näiden resurssien pitkäaikaisen tarpeen.

Taktinen suunnittelu vaatii huolellista analyysiä työntekijöiden järjestämisen tarpeesta toimitusjohtajan määrittelemällä ajanjaksolla. Esimerkiksi se voi kattaa kuukauden, vuosineljänneksen tai vuoden. Tämä tarve riippuu useista tekijöistä: työntekijöiden vaihtuvuuden tasosta tietyllä ajanjaksolla, eläkkeelle siirtymisistä, äitiyslomista sekä henkilöstövähennyksistä.

Työvoimasuunnittelun ajanjaksot

• Lyhyen aikavälin suunnittelu – suunnittelu jopa 2 vuodeksi;

• Keskipitkän aikavälin suunnittelu – strategia 2–5 vuodeksi;

• Pitkän aikavälin suunnittelu – suunnitelmat seuraaville viidelle vuodelle ja sen jälkeen.

Kuvitellaan hetki, että olet uusi yrityksen johtaja tai henkilöstöasiantuntija. Mistä sinun pitäisi aloittaa työvoimatarpeen ennakoinnissa?

Ensiksi sinun on kerättävä tietoa tuloksista ja merkkipaaluista, jotka yrityksen on saavutettava tulevassa vuosineljänneksessä tai vuodessa. Jos olet henkilöstöasiantuntija, hanki tuo tieto ylemmiltä tahoiltasi. Tutki sitten kaikki yrityksen lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet, tehtävät ja suunnitelmat.

Useimmissa tapauksissa tilinpitäjät ja osastojen johtajat auttavat muodostamaan mielipiteesi yrityksestä, jossa työskentelet, ja sen suunnitelmista, työskentelitpä sitten henkilöstöhallinnossa tai johdatpa itse yritystä.

Asiat, joita tarvitaan onnistuneeseen suunnitteluun:

• Ensiksi sinun on mentävä huolellisesti läpi työntekijätiedot. Tarvitset henkilökohtaisten tapaustietojen hankkimista, kyselylomakkeiden jakamista sekä työntekijöiden taitoihin ja työpaikan ulkopuolisiin kykyihin liittyvän tiedon keräämistä;

• Työaikataulu tai kaikkien yrityksen työntekijöiden aikataulu;

• Tieto työntekijöiden vaihtuvuuden osuuksista eri tehtävissä osastojen välillä.

Tässä vaiheessa suoritetaan perusteellinen analyysi työvoimatarpeesta yrityksessä eri tehtäville tietyksi ajanjaksoksi. Tuolloin vastaat suureen määrään kysymyksiä, jotka ovat elintärkeitä suunnitteluprosessille: kuinka monta työntekijää on palkattava, kuinka päteviä heidän on oltava ja mikä tärkeintä, milloin tiettyjä työntekijöitä tarvitaan täyttämään tiettyjä tehtäviä.

Tässä prosessissa päätetään myös siitä, pitäisikö ottaa mukaan sisäisiä henkilöstöresursseja vai onko olemassa olevien työntekijöiden uudelleenkoulutus taloudellisesti järkevämpi ratkaisu.

Ei ole väliä, oletko toimitusjohtaja tai henkilöstöalan ammattilainen. Muista, että jokaisen prosessin on oltava johdonmukainen, punnittujen päätösten ja järjestelmällisen lähestymistavan perusteella. Heti kun alat suhtautua työhön, jolle olet omistanut koko elämäsi, hieman vakavammin, pystyt lähestymään mitä tahansa tehtävää, jopa niin monimutkaista kuin työvoiman suunnittelu, helposti, intohimolla ja innolla.

Edellisessä osassa tätä artikkelia käsiteltiin vain osaa johtamistaidoista, joita jokaisella hyvältä huippujohtajalta tulisi löytyä. Tässä osassa käsitellään sellaisia luonteenpiirteitä kuin hyvä huumorintaju, uteliaisuus sekä kyky neuvotella ja delegoida vastuuta. Aloitetaan.

Kyky neuvotella

Aluksi voi vaikuttaa siltä, että neuvottelut ja liike-elämän keskustelut eivät ole kovin vaikeita. Ihmiset tapaavat, keskustelevat, juovat kahvia, esittelevät itseään ja allekirjoittavat paperipinoja. Keskitason kateellisen työntekijän silmissä neuvottelu näyttää tältä. Harvat tietävät, että neuvottelu on yksi johtamistaidoista. Tärkeimpiä asioita keskustellaan, monen miljoonan euron arvoisia sopimuksia allekirjoitetaan, ja merkittäviä päätöksiä tehdään näiden keskustelujen ja liiketapaamisten aikana. Siksi neuvottelutaitoa ei kannata aliarvioida. Asiasta on muuten olemassa runsaasti kirjoja, ja aiheeseen liittyviä vuosittaisia ja kuukausittaisia tapaamisia ja koulutuksia järjestetään säännöllisesti. Älä epäröi osallistua näihin tapaamisiin ja lukea muutamaa aiheeseen liittyvää kirjaa. Sen jälkeen jopa vaativimmat ja hektisimmät neuvottelut sujuvat kuin vettä vain.

Uteliaisuus

Uteliaisuus on toinen ammattitaitoisen johtajan tärkeä piirre. Jos haluat yrityksesi kasvavan, sinun on oltava utelias sanan positiivisessa merkityksessä. Emme tarkoita, että sinun pitäisi olla kiinnostunut työntekijöidesi yksityiselämästä, kuten siitä, kuka seurustelee kenenkin kanssa tai missä joku vietti lomansa. Puhumme toisenlaisesta uteliaisuudesta, jopa tiedonhalusta. On tärkeää, että kun sinusta tulee johtaja, et menetä kipinääsi ja uteliaisuuttasi, vaan olet kiinnostunut oppimaan alan uusista teknologioista, osallistumaan konferensseihin, vaihtamaan kokemuksia kollegojen kanssa ja marssimaan eteenpäin.

Kyky delegoida vastuuta

Kun työskentelet tavallisessa tehtävässä, totut tekemään kaikki tehtävät itse. Jos haluat tulla yrityksen johtajaksi ja oppia hallitsemaan henkilöstöä tehokkaasti, sinun on opeteltava delegoimaan vastuuta. Tämä ei ainoastaan säästä aikaa, vaan myös mahdollistaa yrityksen työvirran joustavan säätämisen, kun kaikilla työntekijöillä on jotain tehtävää, ja he tuntevat olonsa arvostetuksi ja kaivatuksi. Monet pelkäävät jakaa tehtäviä työntekijöille tai antaa tärkeitä tehtäviä yhdelle heistä. Ymmärrä, että jos teet tämän oikein, johtamasi osasto tai yritys toimii kuin yhtenäinen mekanismi.

Kyky asettaa tavoitteita ja saavuttaa ne

Kokenut johtaja tietää, että tehtävät on muotoiltava oikein ja niitä on seurattava. Jos johdat liiketoimintaa suunnittelemattomasti ja teet loogisesti epäjohdonmukaisia päätöksiä, siitä ei seuraa mitään hyvää. Johtajan, jolla on hyviä johtamistaitoja, on oltava tasapainoinen, rauhallinen ja kyettävä muotoilemaan selkeästi omat ja yrityksen tavoitteet. Tällöin työntekijät pitävät häntä johtajana ja pyrkivät myös saavuttamaan yhteisen tavoitteen. Tavoitteiden on oltava ymmärrettäviä, selkeitä ja hyvin muotoiltuja. Esimerkiksi tavoite tulla alan parhaaksi kuulostaa epämääräiseltä. On myös epäselvää, miksi ihmisten pitäisi pyrkiä saavuttamaan se. Jos asetat työntekijöille tavoitteen kuten ”Tulevan vuoden aikana tulomme tulisi olla kaksinkertainen edellisvuoteen verrattuna”, he ymmärtävät, mitä heidän on tehtävä ja pyrkivät kohti tavoitetta. Kun asetat työntekijöille taloudellisen tavoitteen, älä unohda palkita heitä sen saavuttamisen jälkeen.

Hyvä huumorintaju

Huumorintaju on toinen arvokas johtamistaito, joka kuvaa menestyksekästä pomoa. Tämä taito on kuitenkin yksi erikoisuus – sitä ei voi oppia. Olet joko syntynyt hyvällä huumorintajulla tai et ole. Todettakoon vakavammin, että hyvän huumorintajuisen yritysjohtajan löytäminen on harvinaista. Olet erittäin onnekas, jos edellisten mainittujen ominaisuuksien lisäksi pystyt myös tekemään älykkäitä vitsejä ja ymmärtämään muiden kertomia vitsejä. On myönnettävä, että huumorintaju auttaa meitä selviytymään monimutkaisimmissa ja näennäisesti mahdottomissa tilanteissa, joihin väistämättä törmäät asemastasi huolimatta.

Positiivinen elämänasenne

Nykymaailmassa on vaikeaa ylläpitää positiivista elämänasennetta ja suhtautumista yleisesti maailmaan. Jos haluat ollaa menestyksekäs yritysjohtaja, sinun on ehdottomasti katsottava asioita mahdollisimman positiivisesti. Sinun on ymmärrettävä, että olet yrityksen johtaja ja mielialasi, mielipiteesi tai suhtautumisesi elämään vaikuttaa kaikkiin työntekijöihisi. Joka kerta kun tulet töihin, kuvittele olevasi suuren laivan kapteeni. Jos säteilet negatiivisuutta, kiristyt ja ärsyynnyt, laivasi uppoaa tai kaikki merimiehet ja pääinsinöörit pakenevat, kun sinut jätetään yksin kovaan liikennemerelle. Jos et halua tämän tapahtuvan, yritä löytää onnea pienistä asioista ja nähdä paras maailmassa ja työssäsi.

Inspiraatiotaidot

Pääjohtajan olennainen johtamistaito, ilman jota ei kannata suostua työskentelemään huippuasemassa, on jätetty viimeiseksi jälkiruuaksi. Jos et ole inspiroitunut työstäsi, johon olet omistanut päivittäisen elämäsi, et voi innostaa työntekijöitä uusiin voittoihin. Jokaisen huippujohtajan on osattava inspiroida ihmisiä, antaa heille toivoa, motivoida ja löytää heidän potentiaalinsa. Tämän taidon voi helposti omaksua, jos todella rakastat työtäsi tai olet intohimoinen liiketoiminnastasi. Jos sinua ei inspirei itsesi, on vaikeaa herättää päinvastaista tunnetta toisessa. Siksi suosittelemme löytämään työn, jota rakastat, tai sellaisen työn, joka ärsyttää sinua vähiten ja tuo hyvää tuloa.

Jos hallitset kaikki nämä taidot, tie ylennykseen on helppo. Ponnista, opi, uskalla ja paranna aina itseäsi!