Todo el mundo a veces es culpable de posponer tareas importantes. Las personas a menudo creen que tienen tiempo ilimitado para el trabajo. La fecha límite se acerca, mientras las tareas permanecen sin terminar. La procrastinación crónica puede llevar a consecuencias serias: desde ser reprendido hasta perder el empleo. Dicho esto, aquí hay algunos consejos sobre cómo dejar de procrastinar.

Lidiar con la procrastinación comienza con encontrar la raíz del problema

Cualquiera puede sentirse abrumado por la carga de trabajo. Primero, debes elegir una tarea de máxima prioridad. Antes de comenzar, comprende las causas de la procrastinación. Tal vez tengas miedo de hacer mal la tarea o estés confundido al respecto. No tengas miedo de pedir ayuda a tus colegas.

Hoy es un buen día para empezar

Si no sabes cómo vencer la procrastinación, la mejor solución es comenzar a trabajar de inmediato. Si una tarea parece demasiado complicada y piensas que no tendrás tiempo para hacerla, intenta lo siguiente. Piensa en una tarea que te tome 5 minutos terminar y hazla. Luego, pon un temporizador y trata de trabajar en esa tarea complicada durante 5 minutos. Si comienzas a hacer algo, es más probable que lo termines, ya que tiendes a recordar las tareas sin terminar. De esa manera, aumentas tus posibilidades de vencer la procrastinación.

Divide tus horas de trabajo en bloques

Deshazte de todas las distracciones y concéntrate en tu trabajo. Sugerimos que dividas una hora de trabajo en períodos de 20 minutos y hagas pausas cortas entre ellos. El cerebro trabaja en ciclos con períodos altos y bajos de actividad. Para alcanzar el pico de productividad, uno debe ser consciente de esos ciclos y equilibrar su tiempo de trabajo y descanso de manera respetuosa.

Haz una apuesta

Otra manera de mejorar tu productividad es haciendo una apuesta con un amigo. Elige una hora y fecha como fecha límite para tu tarea. Luego, ofrécele a tu amigo un poco de dinero, café o almuerzo si no terminas la tarea a tiempo. Esto proporcionará motivación adicional.

Piensa positivamente sobre instancias pasadas de procrastinación

Trata de no ser demasiado duro contigo mismo por tus casos anteriores de procrastinación. Este problema ocurre a menudo con perfeccionistas y personas que temen fallar. Mantén la positividad y no dejes que los pensamientos negativos se infiltren en tu mente.

Esperamos que nuestro artículo te libere de la trampa de la procrastinación.

Los cambios recurrentes en el plan de trabajo perturban constantemente la lista de prioridades. Esto puede llevar a consecuencias negativas en la productividad y el progreso del equipo, una gestión del tiempo irracional y plazos incumplidos. ¿Hay una manera de mantenerse al tanto de todo y hacer tiempo para todo?

La mejor manera de priorizar tareas es anotándolas

Para comenzar, debes hacer planes para el futuro cercano creando una lista detallada de todas las tareas y sus plazos para un día, una semana o un mes. En lugar de intentar memorizar todo, deberías comenzar un diario de trabajo y escribir todas tus tareas. Este truco psicológico resalta la importancia de tu trabajo.

Organiza todo

Una vez que hayas compilado una lista de tareas, puedes notar similitudes entre ellas. Esto no es sorprendente ya que la mayoría de las tareas se pueden clasificar en tres categorías: únicas, recurrentes y proyectos.

1. Única
   Si te asignan una tarea única, es mejor hacerla primero mañana. Haz una lista de tareas pequeñas y tacha algunas de ellas cada día. Antes de decidir las tareas más importantes, considera cuán urgentes son y cuánto tiempo necesitas para completarlas. Tu objetivo es terminar las tareas durante tu turno. Si no tienes tiempo, haz la tarea mañana. Nota que este método no funciona para tareas inmediatas.
2. Recurrentes
   No tienes que anotar cada cosa que debe hacerse a diario. Por ejemplo, si compartes artículos en redes sociales o estás a cargo de campañas de correo electrónico. Dicho esto, se debe crear un horario para tareas que estén vinculadas a horas y días específicos. Esto simplificará significativamente la clasificación de las prioridades de trabajo.
3. Proyectos
   Los proyectos son tareas más difíciles de completar que las asignaciones simples. Trabaja en ellos todo el tiempo que puedas, pero no intentes abordar varios proyectos simultáneamente. Recomendamos que crees una lista de proyectos y elijas los más urgentes e importantes de todos ellos. No empieces un nuevo proyecto sin terminar el anterior.

Las tareas importantes van primero

Crear una lista alfabética o numérica no funcionará. Tu objetivo no es seguir ciegamente los elementos de la lista, sino concentrarte en las tareas de alta prioridad. El trabajo restante se puede hacer en el orden que creas necesario.

Con el tiempo aprenderás a elegir el trabajo con el mayor nivel de prioridad y no dejar que se convierta en un problema. Si sigues estas reglas, no creerás lo rápido que se volverá el proceso de trabajo.

Dificultades en la programación y soluciones

Si eres un gerente a cargo del horario de trabajo de una empresa y estás leyendo este artículo, lo más probable es que hayas experimentado problemas al programar los turnos para los empleados.

Aquí encontrarás los tres problemas más comunes que surgen durante la compilación del horario de trabajo, y las mejores soluciones para ellos. ¡Empieza a implementarlas hoy!

Problema N.º 1: Programación de último minuto

Dejar la programación de turnos para el último momento no es una buena idea. Los gerentes a cargo deben asegurarse de que el horario de turnos esté disponible lo antes posible para que los empleados puedan hacer sus propios planes durante el mes. De lo contrario, muchos trabajadores tendrán que elegir entre asuntos personales y trabajo.

Solución:

Planifica tus horarios con anticipación para dar a todos los empleados la oportunidad de revisar el horario y realizar cambios si es necesario. ¡Numerosas plantillas del servicio en línea Shifton te permiten hacerlo en solo unos pocos clics!

Problema N.º 2: Distribución desigual de turnos

Al realizar cambios en el horario manualmente, cualquier gerente puede pasar por alto un error de cálculo en la distribución de turnos. Como resultado, puede suceder que algunos trabajadores no trabajen las horas prescritas, mientras que otros, por el contrario, lleguen a sobrecargarse, lo que también puede resultar en una violación involuntaria de la ley laboral.

Solución:

Para evitar este escenario, utiliza Shifton, un servicio automatizado para programar horarios de trabajo y turnos. ¡En este caso, los empleados no tendrán razón para reprochar al gerente por negligencia y descuido!

Problema N.º 3: Falta de herramientas modernas

Los gerentes que todavía usan papel y lápiz para crear el horario de una empresa no solo hacen su vida más difícil, sino que también tienen más probabilidades de cometer errores. Además, el gran volumen de llamadas y mensajes en los teléfonos personales de los ejecutivos y empleados consume tiempo, resultando en una falta de diferenciación entre trabajo y vida personal.

Solución:

Con software fácil de usar como Shifton, puedes simplificar significativamente la programación de empleados y la comunicación dentro de la empresa. Además, las notificaciones llegan en la versión móvil de la aplicación en línea casi al instante, y los empleados pueden intercambiar turnos por su cuenta, ahorrando mucho tiempo a los gerentes.

Al automatizar la programación de empleados con el servicio en línea Shifton, puedes obtener resultados consistentes, cometer menos errores, reducir costos y aumentar la productividad y la satisfacción general de los empleados.

Si aún no estás usando Shifton para tu negocio, ¡entonces es hora de empezar! Regístrate y prueba todas las funciones de la aplicación en línea de forma gratuita durante todo el período de prueba.

Cómo mejorar la eficiencia de los empleados del centro de llamadas

La mayoría de los gerentes de centros de llamadas utilizan métodos estándar para motivar a los empleados y alcanzar sus objetivos (por ejemplo, bonificaciones, subsidios y beneficios). Pero si realmente estás interesado en hacer crecer tu empresa, debes intentar nuevas soluciones para mejorar la productividad de los operadores.

Aquí hay 5 ideas interesantes que te ayudarán a aumentar la eficiencia de tus empleados del centro de llamadas al menos en un 10%.

1. Cupones de 15 minutos

¿Hay operadores que rechazarían terminar el trabajo 15 minutos antes sin perder el pago?

Muchos centros de llamadas intentan incentivar a sus empleados con diversas bonificaciones (como regalos dulces o entradas para el cine). Sin embargo, en cada empresa siempre habrá empleados que no coman dulces y prefieran el teatro. ¡Pero casi todos quieren salir de su lugar de trabajo temprano!

Los cupones de 15 minutos para los empleados más productivos del centro de llamadas pueden ser un gran incentivo para realizar un mejor trabajo. Esta solución te permite motivar a casi cualquier operador.

2. Colecta de agradecimientos

Muchos operadores de centros de llamadas sienten resentimiento porque, mientras todas las quejas de los clientes se registran, formalizan y se pasan a la gestión, los cumplidos y agradecimientos a menudo no se registran.

Mientras tanto, recolectar y dar a conocer las opiniones de los clientes agradecidos puede aumentar significativamente la motivación de los empleados del centro de llamadas. Intenta enviar una vez a la semana los mensajes de agradecimiento registrados de la semana pasada a los operadores que los atendieron.

Esta es una gran oportunidad para que todos los demás empleados entiendan la importancia de su trabajo. Y los empleados que reciban agradecimientos sentirán lo valiosos que son para la empresa.

3. Llamada del mes

Las llamadas más difíciles de los clientes más “difíciles” tampoco deben pasar desapercibidas.

Es bueno si tu centro de llamadas practica el análisis de registros de llamadas mensualmente. En este caso, puedes elegir rápida y fácilmente la llamada del mes recopilando opiniones de gerentes y supervisores.

Una vez que hayas encontrado un ejemplo destacado de una situación particularmente difícil o estresante que ocurrió durante una llamada, puedes buscar las estrategias de comportamiento más exitosas para esas situaciones. Dicho análisis puede convertirse no solo en un reconocimiento del éxito del operador héroe de la llamada, sino también en un incentivo adicional para los empleados que manejan exitosamente dichas llamadas.

4. Vigor diurno

No es ningún secreto que entre la tarde y el final del día laboral, a menudo ocurre una disminución significativa en la productividad de los trabajadores. ¡Pero podemos ofrecerte una forma rápida y fácil de evitar esto!

Intenta pedir a tus empleados del centro de llamadas que se levanten, no se sienten, durante una hora después del almuerzo. Este método evita la caída de actividad y hace que las voces de los operadores suenen más enérgicas y atractivas.

Por supuesto, tal innovación debe implementarse exclusivamente de manera voluntaria. Además, los trabajadores con discapacidades o dolor de espalda, etc., deben ser advertidos sobre posibles problemas de salud.

5. Flexibilidad de horarios

Un desafío perenne para los gerentes de centros de llamadas es asegurar que suficientes empleados trabajen en un proyecto dado. Después de todo, la escasez de operadores afecta significativamente las condiciones laborales de todo el equipo y, por supuesto, reduce la productividad.

Un gerente competente siempre intenta ser receptivo a las solicitudes de empleados que necesitan realizar cambios en el horario. Por ejemplo, muchos padres querrán tomar vacaciones durante las vacaciones escolares, y los estudiantes querrán tomarse un descanso durante un examen en la universidad.

Solo una herramienta de programación bien diseñada permite crear un horario del centro de llamadas que satisfaga las necesidades de todos los empleados. Esto ayudará a la gestión a alcanzar sus objetivos y brindará beneficios financieros a la empresa a largo plazo.

¿Cómo tener en cuenta los problemas personales de cada empleado y al mismo tiempo cumplir con todos los requisitos de la legislación laboral? ¡Tenemos una solución!

Conclusión

El servicio en línea Shifton te ayudará a crear y editar rápidamente el horario de trabajo de la empresa y los horarios de los empleados utilizando plantillas convenientes, así como a confirmar solicitudes de permisos o baja por enfermedad con un solo clic. Además, los operadores pueden intercambiar turnos de manera independiente, lo que reduce la carga de los gerentes de centros de llamadas.

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Los 5 Mejores Software de Centro de Llamadas en la Nube en 2021-2022

La clave para un soporte al cliente efectivo no solo son operadores bien entrenados, sino también un software de centro de llamadas de calidad. Las tecnologías modernas ayudan a automatizar los procesos operativos y de negocio en un centro de llamadas, así como a aumentar la productividad de los empleados.

Las tareas principales del software para cualquier centro de llamadas son la automatización y el aumento de la eficiencia de los procesos operativos: distribución de llamadas, llenado de información del cliente, enrutamiento, etc.

La optimización de los procesos de negocio también es importante: la capacidad de monitorear el rendimiento de los operadores en particular y de los departamentos en general, analizar los indicadores clave de rendimiento y monitorear el trabajo del centro de llamadas en modo tiempo real.

Al elegir un software de centro de llamadas, puedes mejorar el servicio al cliente usando software basado en la nube. Estas son las principales ventajas de tal solución:

• Mejor gestión del servicio al cliente
• Informes mejorados
• Aumento de la eficiencia
• Recolección centralizada de datos
• Reducción de costos
• Aumento de las ventas y satisfacción del cliente
• Mayor seguridad de los datos
• Soporte multicanal

5 Mejores Programas de Centro de Llamadas en la Nube en 2021-2022

1. Shifton
   La planificación manual de turnos para operadores requiere demasiado tiempo y esfuerzo para los gerentes de centros de llamadas. La aplicación en línea de Shifton optimiza las operaciones diarias de planificación, reduce la rotación y aumenta el compromiso de los empleados para brindar la mejor experiencia al cliente posible. El servicio en la nube Shifton es ideal para programar turnos en un centro de llamadas. La funcionalidad de la aplicación permite a los gerentes crear horarios de trabajo óptimos, programar turnos fácilmente y distribuir tareas entre operadores. Además, los empleados pueden ajustar su horario de trabajo de manera independiente intercambiando turnos (con la confirmación de la permuta por parte del gerente, si es necesario). Shifton te ayuda a crear un horario equilibrado óptimo que garantiza el mejor servicio de calidad a tus clientes del centro de llamadas.
2. CloudTalk
   Este innovador software basado en la nube proporciona varias herramientas únicas para los centros de llamadas. La característica de espera personalizada en colas de llamadas elimina el desvío de llamadas, lo que ayuda al equipo de ventas a cerrar más tratos al automatizar el proceso de marcado. CloudTalk también mantiene un alto nivel de satisfacción del cliente mediante el enrutamiento inteligente de llamadas, las opciones de Click-to-Call e IVR. CloudTalk te permite configurar un centro de llamadas en línea con todos los dispositivos disponibles desde cualquier parte del mundo, manteniendo presencia local con números de teléfono locales. Además, este software de centro de llamadas ofrece cientos de integraciones con CRM, comercio electrónico, soporte técnico, carritos de compras, Zapier y APIs.
3. Avaya
   Avaya Contact Center es una solución universal de automatización en la nube o híbrida para aplicaciones entrantes y salientes para voz, video, correo electrónico y chats grupales. Un sistema de comunicación multicanal unificado permite a los grupos de operadores remotos manejar llamadas desde cualquier lugar. Avaya Contact Center también proporciona las funciones de captura de pantalla, capacitación y gestión de calidad de llamadas, así como informes y estadísticas en tiempo real para cualquier período seleccionado. Además, este software de centro de llamadas basado en la nube ofrece grabación de compromisos, análisis de voz y funciones de programación automatizada.
4. MyOperator
   El software de centro de llamadas MyOperator te permite gestionar múltiples llamadas sin dedicar demasiado tiempo y esfuerzo. El beneficio de usar esta solución de software de centro de llamadas es que tiene características innovadoras como añadir música en espera y la capacidad de tomar notas durante una conversación con un cliente. MyOperator es un servicio en la nube fácil de usar que ofrece integración de API. Su propósito principal es grabar, reenviar, transferir y rastrear llamadas. Sin embargo, también puedes exportar los datos del registro de llamadas para análisis de rendimiento según sea necesario.
5. Dialpad
   Dialpad es una aplicación web que te ayuda a llevar tu comunicación empresarial al siguiente nivel. Te permite comunicarte con tus clientes, empleados y otras empresas con la máxima facilidad, haciendo que tu comunicación empresarial sea más eficiente y efectiva. Ya sea comunicación basada en voz o mensajes de texto, Dialpad tiene excelentes soluciones para todos ellos. Lleva tu comunicación a un nuevo nivel para que también disfrutes de tu tiempo mientras hablas con tus clientes.

Conclusión

El software adecuado de centro de llamadas basado en la nube ayuda a mejorar la eficiencia, la productividad y el servicio al cliente. Elegimos el servicio en línea de Shifton ya que es la aplicación perfecta para una gestión eficiente del centro de llamadas.

Si aún no usas Shifton para tu negocio, ¡es hora de comenzar! Regístrate y prueba todas las funciones de la aplicación en línea durante 2 meses gratis.

Cómo Shifton contribuye a los informes del centro de llamadas

El telemarketing y el análisis de estadísticas son una de las actividades más importantes en un centro de llamadas. Indicadores como el número y duración de las llamadas procesadas, el tiempo promedio de espera para la respuesta de un cliente, los KPIs de los operadores, etc., pueden medirse completamente y la efectividad de los empleados puede evaluarse muy rápidamente.

Midiendo el desempeño del centro de llamadas

Cuando las actividades de telemarketing se limitan a uno o dos empleados, la analítica operativa es bastante sencilla y puede limitarse al seguimiento de 2-3 métricas. Esto es bastante suficiente para una gestión efectiva de una campaña publicitaria.

Por otro lado, a medida que los proyectos de telemarketing se expanden, siempre es bueno conocer una gama más amplia de métricas que ayudan a gestionar el rendimiento del centro de llamadas. Facilitan la identificación de elementos que tienen un impacto positivo o negativo en el resultado de la campaña.

Puede haber muchos de ellos; aquí algunos ejemplos: base de datos de contactos incorrecta, equipo mal entrenado, turnos programados inadecuadamente para el personal en ciertas horas, averías de equipo, etc.

Las medidas correctamente diseñadas y calculadas pueden ayudar a identificar áreas que necesitan mejora. Las estadísticas recibidas a tiempo pueden ayudar con esto.

Informes estadísticos del centro de llamadas

Al evaluar el trabajo de un centro de llamadas, se debe prestar atención no solo a los informes sobre los prospectos cerrados sino también a otros indicadores de informes: el número de llamadas procesadas, su duración y el nivel de servicio.

Después de analizar el informe de cada llamada, se recibe una investigación mini de marketing de hecho. Esto ayuda a entender mucho sobre los clientes: qué prefieren, qué compañías competidoras usan, y así sucesivamente.

Otro indicador importante es el tiempo de espera de los clientes en la línea. Durante los días de mayor actividad en el equipo del centro de llamadas, los retrasos en el manejo de llamadas entrantes pueden afectar indirectamente el nivel de satisfacción del cliente y por este motivo, pueden elegir a los competidores. Como resultado, la empresa para la cual dicho centro de llamadas proporciona servicios recibirá menos beneficios potenciales, lo que significa que incurrirá en pérdidas.

¿Cómo puede ayudar Shifton en este caso?

Basándose en la información sobre los turnos trabajados y las pausas, Shifton proporciona informes detallados sobre múltiples proyectos o un empleado específico al nivel más detallado. Dichos informes, combinados con otra información estadística, permiten identificar los días pico y configurar de manera óptima los turnos y el número de operadores en cada uno de ellos.

Shifton también ofrece una opción de nómina que se puede usar para predecir los costos del centro de llamadas. Esta función te salvará de tener que pagar horas extra debido a más asignaciones de operadores.

El servicio en la nube de Shifton ofrece potentes herramientas de informes que muestran mucha información estadística sobre el trabajo tanto de la empresa en su conjunto como de sus empleados individuales. Combinado con herramientas para planificar y rastrear la asistencia, estos informes pueden mostrar información sobre logros, tareas planeadas y completadas, predecir costos futuros y optimizar procesos en la empresa a tiempo.

Los pronósticos e informes obtenidos utilizando el servicio en la nube de Shifton permiten una optimización adicional del centro de llamadas con un número ilimitado de empleados. Así, no solo resolverás los problemas existentes sino que también los prevenirás en el futuro.

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7 factores importantes que hacen de Shifton la mejor solución para cualquier centro de llamadas

Elegir el software adecuado para los centros de llamadas ha dejado de ser un privilegio para convertirse en una necesidad. Además, el punto clave al elegir un programa en particular para un centro de llamadas es la disponibilidad de todas las funciones necesarias para un flujo de trabajo eficiente e ininterrumpido.

Al elegir un programa para el centro de llamadas, es importante considerar 7 factores que garantizan la rentabilidad del negocio. Hoy sabrás por qué Shifton es el mejor servicio para empresas de outsourcing en 2021.

Funciones requeridas

Es crucial que el software del centro de llamadas proporcione todas las funciones necesarias que simplifiquen el trabajo de los operadores y gerentes.

Shifton te ayuda a ahorrar significativamente tiempo y esfuerzo en la compilación de turnos y horarios. La opción de “Intercambio de turnos” elimina carga innecesaria a los gerentes, ya que permite a los empleados intercambiar sus turnos de manera independiente, involucrando a los gerentes solo para aprobar el intercambio. Así, el gerente ahorra tiempo y esfuerzo en encontrar reemplazos para los empleados.

Gestión de equipo

Los equipos de los centros de llamadas pueden ser grandes o pequeños, los sistemas de la empresa pueden ser complejos y las sucursales pueden estar ubicadas en todo el país o incluso en todo el mundo. Shifton ofrece excelentes herramientas de gestión de equipos – desde acceso multinivel y cuentas estructuradas hasta asignación y seguimiento de tareas con listas de verificación.

Debido a que Shifton tiene en cuenta las diferentes zonas horarias, puedes gestionar a los empleados de forma remota.

La amplia funcionalidad de Shifton te permite trabajar desde cualquier lugar, teniendo todas las herramientas necesarias a mano. Esto también hace posible ofrecer servicios a clientes de todo el mundo de forma remota.

Escalabilidad

El software del centro de llamadas debe escalar con tu negocio y adaptarse tanto al número de clientes como a la complejidad de sus necesidades y solicitudes.

Shifton admite la programación para un número ilimitado de empleados. El tamaño de la empresa no es crítico — Shifton te permite construir su estructura teniendo en cuenta todos los proyectos, horarios de trabajo, jerarquía laboral y otras condiciones.

Informes y monitoreo

Las funciones de análisis y control en el software del centro de llamadas te ayudan a lograr la máxima eficiencia. Shifton ofrece potentes herramientas de informes que muestran amplia información estadística sobre el rendimiento de la empresa.

Combinados con herramientas para planificar y seguir la asistencia, estos informes ofrecen información completa sobre logros, tareas planificadas y completadas, te ayudan a predecir costos futuros y recibir una señal para optimizar procesos en la empresa justo a tiempo.

Integración perfecta

El software del centro de llamadas debe integrarse sin problemas con CRM, plataforma de comercio electrónico y mesa de ayuda existente según sea necesario.

Shifton ofrece integraciones con muchos software populares (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks, etc.) para mejorar los flujos de trabajo, el intercambio de datos y el acceso API. La lista de integraciones se expande constantemente.

Notificaciones por SMS, correo electrónico y push

Shifton ofrece la opción de notificaciones por SMS, correo electrónico y push que se envían a los empleados cuando crean horarios o realizan cambios en ellos.

Así, todos los datos importantes son recibidos por las personas apropiadas en el momento adecuado.

Precio

Al elegir un programa para un centro de llamadas, el precio es definitivamente uno de los factores importantes. Recomendamos comenzar con una prueba gratuita revisando críticamente tus resultados.

Shifton te permite usar la cantidad justa de módulos y solo pagar por aquellos que utilizas. Durante dos meses, puedes probar toda la funcionalidad de la aplicación absolutamente gratis. Después de este período, el costo por empleado será de $0.5 a $4 (dependiendo del número de módulos seleccionados).

Elige Shifton — La Solución Perfecta para Centros de Llamadas

El software adecuado será una excelente base para el funcionamiento efectivo de tu empresa. Considerando los factores mencionados anteriormente, los mejores resultados sin duda se lograrán con Shifton, el software definitivo para programación de centros de llamadas. Este software no solo te permite integrar todos los canales de comunicación con el cliente, sino que también proporciona una serie de otras características útiles.

¡Elaboración de horarios de trabajo y turnos, control de asistencia de empleados, intercambio de turnos, análisis e informes — esto es solo una lista parcial de las características de la aplicación en línea de Shifton!

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Una de las tareas más importantes del director de cualquier empresa es desarrollar la marca de la empresa, aumentar la productividad y ahorrar tiempo en el trabajo con el personal. Le presentamos los mejores servicios para programar tareas y gestionar recursos del equipo en 2021. ¡Es hora de organizar su lista de tareas!

Herramientas de Gestión de Proyectos 2021

Dependiendo del tamaño, la industria y los objetivos, puede elegir sistemas de control relativamente simples, así como grandes soluciones empresariales o desarrollos internos.

Aquí están los 6 mejores servicios para la gestión de proyectos y personal en 2021.

Monday

Es una herramienta poderosa pero simple para equipos que ayuda a formar flujos de trabajo, adaptarse a las necesidades cambiantes, crear transparencia, conectar colaborativamente y poner fin al trabajo manual.

La herramienta se puede usar en equipos, departamentos, líderes y organizaciones, y en todo tipo de proyectos y procesos.

El plan individual gratuito incluye hasta 2 miembros del equipo y ayuda a rastrear su trabajo y tareas, proporcionando las características más esenciales de la herramienta. Los planes pagos mensuales comienzan desde $8 por usuario.

Trello

Herramienta fácil de usar que se puede integrar con servicios populares y es excelente para programar tareas.

La característica principal de este servicio es su interfaz simple en forma de tableros con tareas y listas de tareas. Los estados de las tareas se pueden actualizar con un clic del ratón. Una de las características más convenientes es que se asigna una ventana separada para cada usuario.

Trello es gratuito para usar solo en una versión limitada.

Slack

Este mensajero corporativo se convirtió en una de las soluciones empresariales más populares para la interacción entre empleados en 2021. El servicio web se ejecuta en computadoras personales, dispositivos iOS y Android y a menudo se usa como alternativa a Skype.

En su versión gratuita, se obtiene 5GB de almacenamiento y 10K de mensajes para el equipo, así como 10 integraciones con herramientas y servicios populares. Los planes pagos comienzan desde $8 por usuario al mes.

Wrike

Servicio en la nube popular para establecer tareas y gestión de proyectos en 2021. Numerosas integraciones son el sello distintivo de la aplicación. En comparación con otras herramientas, Wrike ofrece relativa simplicidad y conveniencia.

En cuanto a los inconvenientes, los usuarios notan que la interfaz es demasiado simple. El plan gratuito ofrece 2 GB para toda la cuenta y funciones limitadas. Los planes pagos comienzan desde $9.8 por usuario al mes.

Asana

Un rastreador de tareas muy popular en 2021 con una interfaz intuitiva. Este servicio se puede utilizar tanto en equipo como para fines personales.

La herramienta presenta una amplia funcionalidad: programación, chat, control de ejecución y mucho más. Asana presenta 3 planes para elegir según los objetivos de la empresa. El plan básico gratuito incluye hasta 15 usuarios y ofrece funcionalidad limitada. Los planes pagos mensuales comienzan desde $13.49 por usuario.

Shifton

Shifton es una gran alternativa a las herramientas mencionadas. La aplicación en línea ofrece una amplia gama de herramientas para gestionar empresas, proyectos y horarios, así como 4 idiomas de interfaz para elegir. Los usuarios de Shifton también pueden establecer sus horas de trabajo preferidas, solicitar un descanso o intercambiar turnos con colegas dentro de la aplicación.

El servicio admite la programación para cualquier número dado de empleados que pueden usar el módulo “Tareas”. El módulo permite gestionar tareas y datos de clientes relacionados, asignar tareas a los empleados o permitirles que las tomen por sí mismos, establecer plazos para la ejecución y finalización de tareas, adjuntar listas que los empleados rellenan después de completar las tareas. Shifton está disponible de forma gratuita durante 2 meses. Después de eso, el pago mensual por el módulo “Tareas” será de $0.5 por persona.

La lista anterior de desarrolladores de software para la gestión de recursos del equipo no está completa, ¡pero ahora sabe por dónde empezar!

Esperamos que estas herramientas le permitan centrarse en el desarrollo de su negocio, así como ahorrar tiempo en tareas organizativas y de marketing.

Por lo general, aquellos gerentes que se ocupan de la programación para equipos y departamentos enfrentan una tarea desafiante. Necesitan crear los horarios teniendo en cuenta a todos los empleados y sus circunstancias personales, bajas por enfermedad, días libres, horas de trabajo mensuales y semanales.

En caso de que todavía confeccionen horarios y turnos en papel o en un archivo de Excel, puede llevar horas hacer todas las actualizaciones necesarias. Varias aplicaciones de programación, sin duda, alivian la carga de la programación de empleados. Reducen significativamente el tiempo y el esfuerzo de los gerentes, mejoran el trabajo en equipo y maximizan el tiempo de actividad.

Sabemos que la aplicación en línea Shifton es una excelente alternativa a todos los análogos populares. Comparemos las características de Shifton con la funcionalidad de WhenIWork y asegúremonos de ello.

Periodo de prueba gratuito	1 mes	2 semanas
Costo mínimo	$1 por usuario al mes	$2 por usuario al mes
Soporte	Gerente de cuenta personal	Chat bot
Programación automatizada	sí	sí
Intercambio de turnos	sí	sí
Intercambio de descansos	sí	no
Cálculo de nómina	sí	no
Tareas	sí	sí
Listas de verificación	sí	no
Disponibilidad	sí	no
Control de intercambio	sí	sí
Integraciones	sí	sí
Informes y análisis	sí	sí
Recordatorios	sí	sí
Notificaciones	sí	sí

* Las comparaciones de características se compilan en base a información disponible públicamente a partir de septiembre de 2021.

Como podemos ver en la tabla de comparación, Shifton ofrece casi las mismas características que WhenIWork e incluso más: por ejemplo, un gerente de cuenta personal, opción de “Disponibilidad” que garantiza la máxima flexibilidad tanto para los empleados como para los empleadores, sin mencionar un periodo de prueba gratuito mucho más largo y costos más bajos.

¿Quieres asegurarte? ¡Bienvenido a Shifton! Regístrate y prueba todas las características de Shifton durante 2 meses sin costo alguno.

Crear un horario de trabajo eficiente para los empleados es esencial para mantener la productividad, garantizar la equidad y satisfacer las demandas del negocio. Un calendario de personal bien organizado ayuda a las empresas a operar sin problemas mientras equilibra la disponibilidad de los empleados, sus preferencias y la carga de trabajo. Sin embargo, programar los turnos de los empleados puede ser un desafío, especialmente al lidiar con cambios de última hora, intercambios de turnos y leyes laborales.

Esta guía describe 16 pasos para mejorar su proceso de programación del personal, abarcando técnicas esenciales para programar empleados de manera eficiente, reducir conflictos en la programación y mejorar la automatización empresarial.

Cosas que Deberías Saber e Implementar en la Programación del Trabajo

Las herramientas de programación de trabajo como Shifton permiten a los gerentes automatizar la programación de turnos y eliminar la planificación manual de horarios. Antes, los profesionales de recursos humanos y los líderes de equipo solían dedicar una parte significativa de su tiempo a gestionar las agendas del personal, considerando solicitudes para tiempo libre y preferencias de turnos. Ahora, las soluciones de automatización empresarial agilizan estas tareas, permitiendo a los gerentes centrarse en el bienestar de los empleados, el coaching en rendimiento y el desarrollo de la fuerza laboral.

Implementar tecnología para elaborar horarios de trabajo requiere comprender los elementos clave de la programación de empleados y la automatización en la gestión de turnos. Aquí hay cinco cosas cruciales que debes saber al digitalizar tu proceso de programación del personal.

1. Mejor Gestión del Tiempo y las Tareas

Con herramientas de automatización de la fuerza laboral, los gerentes pueden programar a los empleados de manera eficiente mientras gestionan tareas y proyectos dentro del mismo sistema. Esta integración permite a las empresas mejorar la gestión del tiempo, la productividad y la colaboración del equipo al asegurarse de que los empleados sepan exactamente qué hacer durante sus turnos.

Un horario de personal bien estructurado debe incluir asignaciones de turnos, distribución de tareas y plazos de proyectos, asegurando que las operaciones se realicen sin problemas. Shifton, una solución de programación poderosa, permite a las empresas crear horarios para los empleados mientras asignan listas de verificación y tareas para mejorar la calidad del servicio y la eficiencia operativa.

2. Automatización e Inteligencia Artificial

Una gran ventaja de un programa de horarios automático para empleados es el uso de automatización impulsada por IA. Con el 62% de las empresas planificando implementar o ya utilizando la automatización en el lugar de trabajo, está claro que las soluciones de programación impulsadas por IA se volverán cada vez más importantes para los gerentes.

Cómo programar empleados de manera efectiva utilizando la automatización:

• Introduzca los detalles de los empleados, las duraciones de los turnos y la disponibilidad en el sistema.
• Deje que el software de programación optimice los horarios de trabajo.
• El sistema ajusta automáticamente los turnos según las solicitudes de tiempo libre y la demanda de la fuerza laboral.
• Minimice los conflictos de programación con actualizaciones en tiempo real y recomendaciones automatizadas.

Usar la automatización para las empresas simplifica la programación y el personal, reduciendo la necesidad de ajustes manuales y cambios de turno de última hora.

3. Seguimiento del Tiempo en la Nube

Alrededor del 44% de los gerentes de talento ahora dependen de herramientas de automatización de la fuerza laboral basadas en la nube para rastrear los horarios y la asistencia de los empleados. Las técnicas modernas de programación de empleados incluyen inicios de sesión en la nube, permitiendo al personal fichar desde cualquier lugar. Esta característica es crucial para modelos de trabajo híbridos, equipos remotos y empresas que operan en múltiples ubicaciones.

Para las empresas que requieren registros de entrada en el sitio, muchas herramientas de programación ofrecen verificación por GPS y registros de fichaje basados en IP, asegurando un seguimiento preciso de los horarios laborales de los empleados. Estas características digitales de seguimiento del tiempo mejoran la responsabilidad y reducen las discrepancias en la nómina mientras ofrecen mayor flexibilidad para los empleados.

4. Análisis de Datos para Optimizar la Programación

Un horario de trabajo efectivo debe basarse en datos. Las soluciones de programación digitales brindan paneles de análisis en tiempo real, ofreciendo información sobre:

• Asistencia de empleados y adhesión a los turnos.
• Horas totales trabajadas por periodo.
• Llegadas tardías, horas extra y tendencias de productividad.
• Tasas de finalización de tareas por turno.

Al aprovechar el análisis de datos en la programación de empleados, las empresas pueden identificar ineficiencias, mejorar las decisiones de personal y mejorar el seguimiento del rendimiento. Estas ideas permiten a los gerentes refinar sus horarios de personal, asegurando que los costos laborales se alineen con las necesidades operativas mientras mantienen la productividad de la fuerza laboral.

5. Cálculo Automático de Salarios

Una de las mayores ventajas de la automatización empresarial en la programación y el personal es el procesamiento automático de nóminas. En lugar de rastrear las horas manualmente y calcular los salarios, los procesos modernos de programación de personal integran funciones de nómina, simplificando los cálculos salariales.

Beneficios clave de la automatización en el procesamiento de salarios:

• Rastrea las horas de trabajo de los empleados y aplica tarifas de pago preestablecidas.
• Genera informes de nómina automatizados basados en el tiempo trabajado realmente.
• Reduce los errores en la nómina al eliminar la entrada manual de datos.
• Se integra con sistemas de contabilidad y finanzas para un procesamiento fluido de la nómina.

Con sistemas de programación y nómina automatizados, los equipos de recursos humanos pueden ahorrar tiempo significativo mientras aseguran un desembolso salarial preciso y oportuno.

16 Pasos para Mejorar la Programación de su Personal

Paso 1: Establezca lo que su Equipo Necesita Hacer

Antes de hacer un horario para los empleados, identifique las responsabilidades y tareas clave que deben cubrirse. Considere:

• ¿Qué servicios o tareas deben completarse diariamente?
• ¿Qué empleados son los más adecuados para roles específicos?
• ¿Existen horas pico que requieran cobertura adicional de personal?

Comprender la distribución de la carga de trabajo asegura que la programación de los empleados se alinee con las necesidades operativas y garantiza que el trabajo se complete de manera eficiente.

Paso 2: Mira Cuándo Estás Más Ocupado (y Más Lento)

Analiza los datos de rendimiento pasados para determinar los periodos más ocupados y más lentos de tu negocio. Utiliza ideas de:

• Informes de ventas y tráfico de clientes
• Datos de volumen de llamadas (para equipos de soporte al cliente)
• Tendencias estacionales y fluctuaciones de demanda

Alineando los horarios del personal con la demanda real, las empresas optimizan los costos laborales y aseguran una cobertura suficiente durante las horas pico, mientras evitan el exceso de personal durante los periodos más lentos.

Paso 3: Predice Niveles Futuros de Actividad

Predecir la carga de trabajo ayuda a los gerentes a programar empleados de manera justa y efectiva. Considere:

• Próximas promociones o eventos de negocios
• Temporadas festivas o solicitudes de vacaciones
• Tendencias de mercado que podrían impactar la demanda de clientes

Al anticipar las necesidades futuras, los gerentes pueden programar al personal proactivamente, evitando faltas de personal de última hora y asegurando un horario de trabajo eficiente para los empleados.

Paso 4: Considera las necesidades de tu personal

Un horario de personal debe considerar tanto los requisitos del negocio como las preferencias de los empleados. Los empleados que sienten que sus necesidades son reconocidas son más propensos a estar comprometidos y ser productivos. Al crear un horario para los empleados, considera:

• Disponibilidad y solicitudes de tiempo libre
• Consideraciones de equilibrio entre trabajo y vida personal
• Niveles de habilidad y roles de trabajo

Un horario justo y equilibrado mejora la satisfacción de los empleados, reduce el agotamiento y minimiza el ausentismo.

Paso 5: Selecciona tu método de programación de turnos

Elegir el enfoque adecuado para la programación de empleados depende de tu modelo de negocio, estructura de la fuerza laboral y requisitos operativos. Hay varias técnicas de programación de empleados a considerar:

• Turnos fijos – Los empleados trabajan las mismas horas todos los días (por ejemplo, de 9 AM a 5 PM). Ideal para empresas con cargas de trabajo estables.
• Turnos rotativos – Los empleados alternan entre diferentes turnos (mañana, tarde, noche). Común en atención sanitaria, comercio minorista y hostelería.
• Turnos divididos – Los empleados trabajan dos períodos separados en un día (por ejemplo, de 8 AM a 12 PM, luego de 4 PM a 8 PM). Útil para empresas con demanda fluctuante.
• Programación de guardia – Los empleados permanecen disponibles para trabajar si se necesita. A menudo utilizado en atención sanitaria y servicios de emergencia.
• Programación flexible – Los empleados eligen sus horas según la carga de trabajo y las necesidades del negocio. Adecuado para equipos remotos e industrias creativas.

Seleccionar el proceso adecuado de programación de personal ayuda a las empresas a optimizar los costos laborales mientras se asegura una programación eficiente de los empleados.

Paso 6: Optimiza los horarios de turnos según las horas de mayor actividad

Para maximizar la productividad, programa al personal según las horas pico y las horas lentas. Las empresas deben:

• Asignar más empleados durante las horas pico para mejorar la calidad del servicio.
• Reducir el personal durante las horas lentas para evitar costos laborales innecesarios.
• Utilizar datos históricos para prever fluctuaciones de demanda y ajustar los turnos en consecuencia.

Un enfoque basado en datos para programar a los empleados de modo que el trabajo se complete asegura una asignación óptima de recursos, ayudando a las empresas a operar eficientemente.

Paso 7: Minimiza los cambios de horario de última hora

Los cambios de horario inesperados interrumpen el flujo de trabajo y frustran a los empleados. Para prevenir cambios de última hora:

• Anima a los empleados a presentar solicitudes de tiempo libre con anticipación.
• Establece una fecha límite para cambios de turno y requiere aprobación de la gerencia.
• Ten empleados de reserva disponibles para necesidades urgentes de personal.
• Utiliza software de programación para automatizar ajustes de última hora.

Al reducir los conflictos de programación, las empresas mantienen la estabilidad en la programación del personal y mejoran la satisfacción de los empleados.

Paso 8: Asegúrate de que los horarios estén disponibles fácilmente

Un horario de trabajo para empleados debe ser fácil de acceder, reduciendo la confusión y la falta de comunicación. Para mejorar la accesibilidad:

• Comparte los horarios digitalmente a través de un portal en línea o una aplicación móvil.
• Publica los horarios impresos en salas de descanso o áreas comunes.
• Notifica a los empleados sobre actualizaciones de horarios en tiempo real para evitar malentendidos.

Una comunicación clara asegura que los empleados se mantengan informados sobre sus horarios de trabajo, reduciendo el ausentismo y los errores de programación.

Paso 9: Equilibra las necesidades de la empresa y de los empleados

La gestión efectiva de los horarios del personal requiere un equilibrio entre las demandas de la empresa y el bienestar de los empleados. Si bien las empresas deben mantener la productividad y rentabilidad, también deben considerar las preferencias de los empleados para aumentar el compromiso y la retención.

Estrategias para equilibrar las necesidades de la empresa y de los empleados:

• Ofrece horarios flexibles cuando sea posible para acomodar compromisos personales.
• Rota los turnos de manera justa para evitar sobrecargar a ciertos empleados.
• Implementa políticas claras para pedir tiempo libre o para cambiar turnos.
• Fomenta la comunicación abierta entre gerentes y personal sobre inquietudes de programación.

Un horario bien equilibrado para los empleados mejora la moral, reduce la rotación y crea una fuerza laboral más motivada.

Paso 10: Sé consciente de los eventos y factores que influyen en un horario

Ciertos factores externos afectan las mejores prácticas de programación de empleados, requiriendo que las empresas se mantengan adaptables.

Factores comunes que afectan los horarios:

• Festivos y demanda estacional – Las empresas deben prepararse para cargas de trabajo aumentadas o disponibilidad reducida de personal.
• Condiciones climáticas – Los trabajos al aire libre pueden retrasarse debido a interrupciones climáticas.
• Tendencias de la industria – Los cambios económicos o las preferencias de los clientes pueden impactar las necesidades de personal.
• Emergencias inesperadas – Las ausencias de empleados debido a enfermedad o emergencias familiares requieren planes de contingencia.

Monitorizar estos factores ayuda a las empresas a ajustar los horarios de trabajo para los empleados de manera proactiva, previniendo escasez de personal o ineficiencias.

Paso 11: Distribuir el horario a los empleados

Una vez que el horario del personal está finalizado, las empresas deben asegurarse de que cada empleado lo reciba a tiempo.

Mejores prácticas para distribuir horarios:

• Enviar los horarios con antelación para dar a los empleados tiempo para planificar.
• Utilizar una plataforma de programación en línea para actualizaciones y acceso fácil.
• Poner copias físicas en áreas comunes para referencia.
• Permitir que los empleados confirmen la recepción para asegurar que han visto sus turnos.

Hacer que los horarios sean fácilmente accesibles ayuda a gestionar las programaciones de los empleados de manera efectiva, reduciendo la confusión y la falta de comunicación.

Paso 12: Establecer una Estrategia de Comunicación de Equipo

Una fuerte estrategia de comunicación asegura que los empleados se mantengan informados y comprometidos con las actualizaciones del horario.

Maneras de mejorar la comunicación del equipo:

• Utilizar aplicaciones de programación para enviar recordatorios automáticos de turnos.
• Crear un grupo de chat dedicado para discutir intercambios de turnos o actualizaciones.
• Fomentar la retroalimentación para identificar preocupaciones de programación a tiempo.
• Celebrar reuniones regulares para discutir desafíos y soluciones de personal.

Una comunicación clara mejora la eficiencia de la programación del personal, previniendo confusiones y conflictos de último momento.

Paso 13: Evaluar Periódicamente Tu Horario y Proceso

El proceso de programación del personal debe revisarse regularmente para asegurar que sigue siendo efectivo. Las empresas deben analizar métricas clave de rendimiento para determinar si su estrategia de programación satisface las necesidades operativas y de los empleados.

Cómo evaluar tu proceso de programación:

• Rastrear la asistencia y puntualidad – Identificar patrones de ausentismo o tardanza.
• Monitorear la distribución de la carga de trabajo – Asegurar que los turnos estén equilibrados entre los empleados.
• Recoger opiniones de los empleados – Preguntar al personal sobre desafíos y mejoras de programación.
• Evaluar la satisfacción del cliente – Asegurar que los niveles de personal se alineen con la calidad del servicio al cliente.

Revisando y refinando periódicamente el horario, las empresas pueden mejorar la eficiencia y la satisfacción de los empleados, haciendo la programación más adaptable a las demandas cambiantes.

Paso 14: Monitorear y Ajustar Según Sea Necesario

Incluso un horario de trabajo bien planificado para empleados requiere ajustes con el tiempo. Las empresas deben permanecer flexibles y responder a las circunstancias cambiantes.

Mejores prácticas para monitorear y ajustar horarios:

• Usar software de programación para rastrear horas de empleados y cobertura de turnos en tiempo real.
• Abordar rápidamente los problemas de falta de personal asignando trabajadores adicionales cuando sea necesario.
• Ajustar los turnos según el rendimiento de los empleados y las necesidades de carga de trabajo.
• Ser proactivo ante los conflictos, resolviéndolos antes de que escalen.

El monitoreo regular asegura una programación eficiente de los empleados mientras permite a los gerentes tomar decisiones basadas en datos para optimizar los horarios del personal.

Paso 15: Cumplir con los Requisitos Legales

Las empresas deben seguir las leyes laborales y regulaciones al crear horarios de empleados para evitar riesgos legales.

Consideraciones clave para el cumplimiento:

• Períodos mínimos de descanso – Asegurar que los empleados tengan descansos adecuados entre turnos.
• Regulaciones de horas extras – Rastrear horas extras y compensar a los empleados acorde.
• Leyes de programación justa – Algunas regiones requieren aviso previo para cambios de turnos.
• Restricciones de horas de trabajo – Ciertas industrias tienen límites en las horas máximas de trabajo.

Entender y cumplir con las mejores prácticas de programación de empleados protege a las empresas de sanciones y disputas legales mientras asegura condiciones de trabajo justas.

Paso 16: Utilizar Software de Programación

Utilizar la automatización para las empresas simplifica el proceso de programación del personal, reduciendo la carga administrativa y mejorando la precisión. Una aplicación de programación ayuda a las empresas a:

• Automatizar la asignación de turnos para coincidir con la disponibilidad y carga de trabajo de los empleados.
• Proporcionar actualizaciones de horarios en tiempo real a los empleados.
• Permitir que el personal solicite tiempo libre e intercambie turnos digitalmente.
• Generar informes sobre costos laborales, asistencia y rendimiento.

Al implementar la automatización de la fuerza laboral, las empresas pueden ahorrar tiempo, reducir conflictos de programación y asegurar que los empleados reciban horarios de trabajo justos y eficientes.

¿Cuáles son los Beneficios de Usar Software de Programación para Empleados?

Invertir en software de programación proporciona a las empresas una manera estructurada y eficiente de programar a los empleados, reducir errores y mejorar la gestión de la fuerza laboral. A continuación se presentan los beneficios clave del uso de la automatización en el lugar de trabajo para la programación.

1. Optimizar la Programación

La programación manual lleva tiempo y es propensa a errores humanos. El software de programación ayuda a las empresas a hacer un horario para los empleados de manera eficiente mediante:

• Automatización de la creación y ajustes de turnos.
• Reduciendo el riesgo de doble reserva de empleados.
• Permitir a los gerentes actualizar fácilmente los horarios en tiempo real.
• Proporcionar plantillas para patrones de programación repetitivos.

Con la automatización para empresas, los gerentes pueden programar a los empleados de manera rápida y precisa, asegurando operaciones fluidas.

2. Mejorar la Comunicación

Un horario de trabajo debe ser fácilmente accesible para todos los miembros del personal. El software de programación mejora la comunicación al:

• Enviar notificaciones automáticas sobre asignaciones de turnos y cambios.
• Proveer una plataforma centralizada donde los empleados puedan ver horarios.
• Facilitar la comunicación directa entre gerentes y personal para intercambios de turno.

Con una mejor comunicación, los empleados se mantienen informados y comprometidos, reduciendo la confusión sobre sus horarios de trabajo.

3. Reducir Conflictos de Programación

Los conflictos surgen cuando múltiples empleados solicitan el mismo tiempo libre o los turnos se asignan de manera injusta. El software de programación previene estos problemas al:

• Destacar posibles conflictos de programación antes de que ocurran.
• Permitir a los empleados presentar disponibilidad y solicitudes de tiempo libre digitalmente.
• Ofrecer resolución automática de conflictos para ajustar los turnos según sea necesario.

Esto asegura una programación justa y una distribución equilibrada de la carga de trabajo, lo que lleva a una mayor satisfacción de los empleados.

4. Aumentar la Eficiencia

Un horario de trabajo bien organizado mejora la eficiencia al garantizar que los empleados correctos sean asignados en los momentos adecuados. El software de programación ayuda al:

• Alinear los turnos con la demanda empresarial y las horas pico.
• Rastrear el rendimiento y las tendencias de asistencia de los empleados.
• Eliminar errores de programación manual que causan retrasos operativos.

Programando a los empleados efectivamente, las empresas pueden aumentar la productividad y reducir los costos laborales.

5. Escalar el Crecimiento Empresarial

A medida que las empresas se expanden, gestionar los horarios del personal manualmente se vuelve insostenible. La automatización de la fuerza laboral ayuda a escalar las operaciones al:

• Gestionar equipos más grandes y múltiples ubicaciones de manera eficiente.
• Integrarse con el software de nómina y RRHH para simplificar la gestión de la fuerza laboral.
• Permitir estructuras de turnos flexibles para acomodar el crecimiento empresarial.

Con la mejor manera de programar los turnos de los empleados, las empresas pueden escalar mientras mantienen una programación eficaz.

Optimizando la Programación con Shifton

Shifton es una poderosa solución de programación de empleados diseñada para ayudar a las empresas a gestionar horarios de empleados, optimizar la planificación de turnos y agilizar la automatización de la fuerza laboral. Ya necesite programar empleados de manera efectiva, reducir conflictos o mejorar la visibilidad de los turnos, Shifton ofrece las herramientas adecuadas para la automatización empresarial y la gestión de horarios del personal.

Características Clave de Shifton para la Programación del Personal

• Programación Automática de Turnos – Crear horarios de trabajo eficientes para empleados en solo unos clics.
• Seguimiento de Disponibilidad de Empleados – Prevenir conflictos de programación al hacer coincidir los turnos con la disponibilidad de los empleados.
• Actualizaciones de Horario en Tiempo Real – Notificar inmediatamente a los empleados sobre cualquier cambio o actualización de turnos.
• Intercambios de Turnos & Gestión de Tiempo Libre – Permitir a los empleados intercambiar turnos y solicitar tiempo libre digitalmente.
• Integración de Nómina & Seguimiento del Tiempo – Sincronizar las horas de trabajo con los sistemas de nómina para el procesamiento preciso de salarios.
• Programación Multi-Ubicación – Gestionar los horarios del personal en múltiples sucursales o ubicaciones.

Cómo Shifton Ayuda a las Empresas a Programar Empleados Efectivamente

Shifton está diseñado para simplificar el proceso de programación del personal, asegurando que las empresas puedan:

• Hacer un horario para los empleados de manera rápida y precisa.
• Reducir cambios de última hora y asegurar una cobertura de turnos confiable.
• Mejorar el compromiso de los empleados ofreciendo una programación justa y transparente.
• Ahorrar tiempo en la programación manual y centrarse en el crecimiento empresarial.
• Asegurar el cumplimiento de las leyes laborales a través de reglas de programación automatizadas.

¿Por Qué Elegir Shifton para la Automatización de la Fuerza Laboral?

La interfaz intuitiva y las herramientas de automatización de Shifton lo convierten en una de las mejores maneras de programar los turnos de los empleados para empresas de todos los tamaños. Al implementar Shifton, las empresas pueden:

• Reducir errores de programación automatizando las asignaciones de turnos.
• Aumentar la eficiencia alineando los horarios de trabajo con la demanda empresarial.
• Mejorar la flexibilidad para los empleados mientras se asegura la consistencia operativa.

Con el software de programación de personal de Shifton, las empresas pueden gestionar efectivamente los horarios de los empleados, reducir conflictos y optimizar la planificación de turnos para el éxito a largo plazo.

Reflexiones Finales sobre la Programación de Empleados

La programación efectiva del personal es esencial para mantener la productividad, asegurar una distribución equitativa del trabajo y optimizar las operaciones empresariales. Siguiendo estos 16 pasos, las empresas pueden programar a sus empleados de manera efectiva, minimizar los conflictos y mejorar la satisfacción de la fuerza laboral.

Puntos Clave:

• Planificar con anticipación analizando las necesidades empresariales, las horas pico y la disponibilidad de empleados.
• Utilizar programación basada en datos para coincidir los niveles de personal con la demanda.
• Asegurar la equidad considerando las preferencias de los empleados y los requisitos legales.
• Mejorar la comunicación haciendo que los horarios sean fácilmente accesibles.
• Aprovechar el software de programación como Shifton para automatizar la planificación de turnos, reducir errores y mejorar la eficiencia.

Un horario de trabajo bien estructurado para los empleados no solo beneficia al negocio, sino que también mejora el compromiso y la retención de los empleados. Al invertir en la automatización de la fuerza laboral, las empresas pueden agilizar las operaciones y centrarse en el crecimiento en lugar de en tareas administrativas.

Con las técnicas y herramientas adecuadas de programación de empleados, las empresas pueden ahorrar tiempo, reducir costos y crear un entorno de trabajo más eficiente.

¡Comience a optimizar la programación de su personal hoy y construya una fuerza laboral más fuerte y productiva!

Shifton es una herramienta en línea de última generación diseñada para planificar el trabajo de los empleados en una empresa. Shifton ofrece acceso a una amplia gama de funciones útiles: horarios de trabajo personalizables, plantillas de turnos, intercambio de turnos simplificado, cumplimiento integrado con las leyes laborales y muchos otros módulos útiles que permiten construir horarios para los empleados de manera rápida y eficiente.

Esto es lo que hace única a la aplicación en línea Shifton:

Programación con un solo clic usando plantillas preconfiguradas

Los gerentes de la empresa pueden supervisar el flujo de trabajo en un sistema de gestión de tareas flexible. Shifton también proporciona a todos los empleados la oportunidad de elegir tareas dentro de su competencia.

Por ejemplo, los camareros de un restaurante pueden enviarse entre sí solicitudes para intercambiar turnos. Dependiendo de la configuración del horario, dichos intercambios pueden realizarse sin la participación del gerente sénior o pueden ser enviados al gerente para su confirmación. Así, el dueño del restaurante nunca se encontrará en una situación en la que no haya suficiente personal en los turnos. Además, el sistema realiza automáticamente cambios en el horario y toda esta información se almacena en un solo lugar.

Nómina inteligente

Shifton permite al dueño de una empresa recopilar en un solo lugar información sobre el salario de los empleados, los cálculos diarios y semanales de horas extras, las tarifas de eventos únicos, las bonificaciones, las penalidades y otros datos. Un empleado puede desempeñar más de un puesto dentro de una empresa y recibir diferentes salarios por su trabajo.

Dado que diferentes países utilizan diferentes leyes, Shifton ayuda a las empresas con empleados remotos ubicados en diferentes países a cumplir con todos los requisitos de las leyes laborales. También está disponible la integración con Quickbooks y otros programas de contabilidad populares.

Seguimiento de asistencia

El módulo de seguimiento de asistencia de Shifton proporciona información precisa sobre el inicio y fin de los turnos, así como los tiempos de descanso en modo en tiempo real. La función está disponible para ordenadores estacionarios y smartphones, así como a través de GPS o red.

El sistema Shifton verifica el horario establecido en modo en tiempo real, comparando la hora de los turnos y los descansos. Una función separada también permite marcar automáticamente el fin del turno si los empleados olvidan hacerlo manualmente.

Si es necesario, la dirección de la empresa puede recopilar datos sobre la ubicación de los empleados para sus visitas al lugar de trabajo. Por ejemplo, si un empleado está constantemente en movimiento entre oficinas de la empresa con red Wi-Fi y dirección IP estática, el sistema Shifton puede configurarse para aceptar eventos solo desde direcciones IP estáticas específicas, asegurando que el empleado esté en el lugar de trabajo.

Cómo Shifton puede mejorar la gestión del flujo de trabajo en bancos

La actividad completa del banco es imposible sin un trabajo bien coordinado de todas sus sucursales y un horario de trabajo competente. Hoy en día, los bancos comerciales y estatales han estado considerando trabajar no solo en días hábiles regulares, sino también en días festivos. Además, la situación actual con los confinamientos también requiere ajustes flexibles a las realidades de la vida.

La aplicación en línea de Shifton es una verdadera ayuda para cualquier banco

La máxima automatización del flujo de trabajo ayuda a simplificar la vida del propietario del banco. La aplicación en línea de Shifton ayuda a distribuir a los empleados a departamentos, llevar el seguimiento de sus horas de trabajo y gestionar los horarios de trabajo.

Además, la funcionalidad de la aplicación permite establecer una comunicación y gestión efectivas de aquellos empleados que se encuentran en diferentes zonas horarias o trabajan de forma remota. Para agregar empleados al sistema Shifton, el gerente solo necesita agregar sus nombres, apellidos, números de teléfono móvil o correos electrónicos.

Usando Shifton, el gerente del banco puede agregar un número ilimitado de empleados, asignarles varias tareas y darles diferentes niveles de acceso. El módulo “Departamentos, Proyectos” de Shifton permite transferir instantáneamente empleados de un departamento a otro si es necesario. Shifton también ofrece la oportunidad de coordinar de manera efectiva el trabajo del personal y comparar estadísticas y métricas mensuales.

Otra característica útil de la aplicación es la capacidad de transferir y guardar toda la documentación necesaria en un almacenamiento seguro en la nube. Como la aplicación en línea de Shifton está disponible 24/7, cualquier empleado del banco con la autoridad adecuada puede solicitar toda la información necesaria en cualquier momento.

Usando la aplicación Shifton, los gerentes de banco pueden crear y editar horarios regulares y de vacaciones para diferentes departamentos o empleados individuales. Al mismo tiempo, pueden realizar rápidamente cambios en los horarios ya creados.

Por ejemplo, si un banco cierra antes de lo habitual en días festivos, el horario se puede acortar a la hora requerida. Además, gracias al módulo “Bonificaciones y Penalizaciones”, se pueden asignar bonificaciones adicionales a empleados que toman sus turnos en días festivos.

Tener un horario de trabajo inteligente es esencial para establecer un flujo de trabajo estable en un banco. Sin embargo, el horario debe ser flexible. Cualquier empleado puede estar ausente por cualquier razón: baja por enfermedad, circunstancias familiares, hospitalización, etc. Para tales casos, la opción “Turnos abiertos” será muy útil, permitiendo que el banco funcione según lo planeado independientemente de cuánto tiempo esté ausente un empleado u otro.

Con Shifton, una moderna herramienta de programación en línea, puedes gestionar fácilmente el flujo de trabajo de un banco con cualquier cantidad de sucursales y empleados.