সবাই পুরানো প্রবাদ ওই কথাটি জানে, “মানুষ ভালো নেতা হিসেবে জন্মায় না, তারা তা হয়ে ওঠে”। এটি কি সত্য এবং একজন ভালো শীর্ষ পরিচালক হতে কী কী নেতৃত্বের গুনাবলী থাকা উচিত? এই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার চেষ্টা করেছি যখন আমরা এই নিবন্ধটি লিখেছি। হয়তো, আমাদের সবার একবার না একবার নেতা এবং বড় বস হওয়ার স্বপ্ন দেখেছে, অথবা এমনকি ছোট বিভাগের ম্যানেজারও যখন আমরা সাধারণ কর্মচারী ছিলাম। অবশ্যই, আমরা নিশ্চিত ছিলাম যে নতুন পদে কোনো সমস্যা হওয়ার আশঙ্কা নেই কারণ আমরা সবাই গভীরভাবে ভাবে দ্রুত ক্যারিয়ার ল্যাডারে উপরে উঠতে চাইছিলাম। আমাদের মধ্যে কেউ কি ভেবেছে যে আসলে কী আমাদেরকে আকাশচুম্বী ক্যারিয়ার থেকে দূরে রাখছে? হয়তো বড় এবং অভিজ্ঞ পরিচালকরা যে ভালো নেতৃত্ব গুনাবলী থাকা উচিত তা আমাদের নেই।

আগেই হতাশ হবেন না, কারণ যেকোনো গুনাবলী সংস্কার এবং উন্নত করা যায়। আপনি যদি কোনো দিন আপনার বসের পদে বসতে চান, তাহলে আপনাকে এমন গুনাবলী উন্নত করতে হবে যা আপনাকে সফলতার পথে নিয়ে যাবে। এখন আমরা কোনো ভালো কোম্পানি নেতার ব্যক্তিত্ব এবং চরিত্র গুনাবলী নিয়ে আলোচনা করবো।

আত্মবিশ্বাস

আত্মবিশ্বাস হতে পারে সবচেয়ে মূল্যবান নেতৃত্ব গুনাবলী, যা না থাকলে কোনো ব্যক্তি ম্যানেজারি পদ পেতে কষ্ট অনুভব করবে। কোনো সফল ব্যক্তি তার নিজের এবং আসন্ন দিনের উপর আত্মবিশ্বাস ছড়িয়ে দেয়। এ ধরনের ব্যক্তি দ্রুত লোকজনের উপর ভালো প্রভাব ফেলে। আত্মবিশ্বাসী লোকেদের কথা লোকেরা শোনে এবং অনুসরণ করে। এটা বেশি না করারও দরকার। আপনার আত্মবিশ্বাসকে আপনার নিজস্ব অর্জন, জ্ঞান এবং দক্ষতা দ্বারা সমর্থিত হতে হবে। আপনার কিছু দেখানোর নেই অথচ আত্মবিশ্বাসী হওয়া যাবে না, কারণ যারা পরিস্থিতি সম্পর্কে সচেতন তারা আপনার প্রতারণাকে সহজেই বুঝে ফেলবে। আপনি যদি সত্যিই পদোন্নতি চান, তাহলে আপনার জ্ঞান এবং কাজের প্রতি আত্মবিশ্বাসের অভাব অতিক্রম করতে হবে কোনো প্রকারেই। যুদ্ধক্ষেত্রে এবং অফিসের দৌড়ে জয় সাহসী এবং আত্মবিশ্বাসী মানুষদের পক্ষে!

শৃঙ্খলাবদ্ধতা

শৃঙ্খলাবদ্ধতা হচ্ছে আরেকটি প্রধান নেতৃত্ব গুনাবলী যা কোনো আদর্শ বস প্রদর্শন করা উচিত। কর্মীর কাজের প্রক্রিয়া সঠিকভাবে আকার দিতে এবং সংগঠিত করার আগে আপনাকে আপনার দিনকে সংগঠিত করতে সক্ষম হতে হবে, আপনার সময়সূচী পরিকল্পনা করতে হবে এবং দৈনন্দিন সময় সঠিকভাবে ব্যবহার করতে হবে। আপনি কতটা শৃঙ্খলাবদ্ধ বা অসম্ভব যদি আপনি দিনের রুটিন পরিকল্পনা করতে অক্ষম হন, তাহলে আপনি পুরো কর্মীর ব্যবস্থাপনা করতে পারবেন না। একটি সংগঠিত প্রকৃতি হচ্ছে অন্যতম নেতৃত্ব গুনাবলী। এটি প্রথমে শৃঙ্খলা ও আত্ম-শৃঙ্খলাবদ্ধতা সহ আসে। এটি একটি কঠোর কাজ পরিকল্পনা তৈরি করার এবং তা অক্ষরে অক্ষরে মেনে চলার ক্ষমতা। আপনাকে শৃঙ্খলাবদ্ধ হতে হবে এবং আপনার কর্মীদের জন্য একটি উদাহরণ স্থাপন করতে হবে।

কল্পনা করুন যে আপনি অবশেষে আপনার পছন্দের বস পদ পেয়েছেন এবং কিছু বছর ধরে সবকিছু পরিচালনা করছেন। এ সময় আপনি প্রতিনিয়ত কাজ শুরুতে দেরি করে আসেন, দুপুরের বিরতির পরে দেরি করে আসেন এবং প্রতিদিন ঘণ্টা ধরে আপনার বন্ধু এবং পরিবারের সাথে ফোনে কথা বলে কাটান। আপনি কী মনে করেন আপনার কর্মীরা কিভাবে প্রতিক্রিয়া জানাবেন? আমি মনে করি না যে, এই ধরনের বিশৃঙ্খলা সাক্ষী করার পরে আপনি কর্তৃত্ব বজায় রাখতে পারবেন এবং কর্মচারীদের অনুসরণের জন্য একটি ভালো উদাহরণ হয়ে উঠবেন। মনে রাখবেন যে আপনি যদি বসের পদে আসতে পেরেছেন, তাহলে আপনাকে সফলতা এবং কার্যকর কাজের একটি প্রতিমূর্তি হয়ে উঠতে হবে, অন্যথায় আপনার আত্ম-শৃঙ্খলার অভাব কর্মচারীদের মধ্যে কাজের প্রতি একই মনোভাব জন্ম দেবে।

আপনার চারপাশের লোকদের সম্মান করুন

বস হওয়া এবং একটি বড় অফিসে যাওয়ার পরে, অনেক কর্মী ভুলে যায় যে তারা একসময় সাধারণ কর্মী ছিল এবং ক্যারিয়ার ল্যাডারের নীচ থেকে শুরু করেছিল। তাদের মতো লোকেরা সাধারণত তাদের কর্মচারীদের প্রতি পক্ষপাতিত্ব, অহঃকার এবং অসম্মানপূর্ণ আচরণ শুরু করে। আপনি যদি বিশ্বমানের নেতা হতে চান, তাহলে এই ধরনের অনুপযুক্ত আচরণে জড়িত হবেন না। মনে রাখবেন যে আপনার যে কোনো অবস্থানে আপনি বর্তমানে কোম্পানিতে আছেন, আপনাকে আপনাকে ঘিরে থাকা লোকেদের সম্মান সহকারে আচরণ করতে হবে, উভয় সহকর্মী এবং অধস্তনদের। প্রতিবার যখন আপনি কাউকে অপমান করতে চান বা কোনো কর্মীকে অসম্মানপূর্ণভাবে আচরণ করতে চান, মনে রাখবেন যে একসময় আপনি তাদের জায়গায় ছিলেন। নতুন কিছু শিখতে আপনাকে কঠোর পরিশ্রম করতে হয়েছিল এবং আপনার বসের তিরস্কারপূর্ণ আচরণ নিয়ে খুব অসন্তুষ্ট ছিলেন।

সংকল্প

সংকল্প একটি নেতৃত্ব গুনাবলী ছাড়া যা ছাড়া আপনি একটি কোম্পানিকে সঠিকভাবে পরিচালনা করতে পারবেন না। একটি ব্যবসা বা একটি বড় কর্পোরেশনের একটি ছোট বিভাগ। আমাদের স্বীকার করতে হবে যে যখন সংকল্প নেই, তখন জীবনে অর্জন করা নেতাদের এবং সাধারণ মানুষের জন্য উভয়ের জন্য কঠিন হয়ে যায়। আপনি সত্যিই শীর্ষ অবস্থানে পেতে চান বা ইতিমধ্যে তা দখল করেছেন, তাহলে অপরিহার্যভাবে সংকল্পে পূর্ণ হতে হবে। কিছুর ভয় পাবেন না। আপনার নিজস্ব সময়মতো, গুরুত্বপূর্ণ এবং দায়িত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত নেওয়া শিখুন, আপনার কর্মীদের সঙ্গে বোঝা ভাগাভাগি না করেই।

উন্নত প্রযুক্তিগত দক্ষতা

এটি স্পষ্টতই ব্যাখ্যা করা হয়েছে। সর্বোচ্চ পদে পৌঁছানোর চেষ্টা করা ব্যক্তিকে সময়ের সাথে তাল মিলিয়ে চলতে হবে, আধুনিক প্রযুক্তি, কম্পিউটার সফটওয়্যার এবং বিভিন্ন অ্যাপ গুলো ব্যবহার করতে জানতে হবে। কর্মীদের পরিচালনা করা কঠিন হয়ে যাবে যদি আপনার কর্মীদের সাথে একই দক্ষতা না থাকে। তাছাড়া, আপনাকে আপনার কর্মীদের থেকে এক ধাপ এগিয়ে থাকতে হবে এবং তাদেরকে নতুন কিছু শেখাতে হবে। নতুন প্রোগ্রাম এবং কাজের পদ্ধতি বাস্তবায়ন করুন যখন প্রযুক্তিগতভাবে সাবলীল থাকবেন। আপনি যদি আপনার কাজ এবং যা আপনি পরিচালনা করছেন তার সাথে একজন বিশেষজ্ঞ না হন, তাহলে আপনি সম্মানিত হবেন না এবং প্রতারণার শিকার হয়ে পড়বেন। এজন্য দুর্দান্ত নেতৃত্ব গুনাবলী অর্জনের জন্য আপনাকে প্রগতিশীল হতে হবে এবং আপনার কোম্পানিতে যা কিছু হচ্ছে তা সম্পর্কে সচেতন হতে হবে।

কোনো ভালো কোম্পানি সিইও-এর জন্য প্রয়োজনীয় গুনাবলী এটিই সীমাবদ্ধ নয়। এই নিবন্ধের পরবর্তী অংশে আরো চরিত্রগুনাবলী সম্পর্কে আলোচনা করা হবে যা আপনাকে ভালো কোম্পানি ম্যানেজার করবে বা পজিশন দ্রুত পেতে সাহায্য করবে। শীর্ষ ম্যানেজারদের জন্য প্রধান নেতৃত্ব গুনাবলী সম্পর্কে জানুন এই নিবন্ধের দ্বিতীয় অংশে: প্রধান নেতৃত্ব গুনাবলী শীর্ষ ম্যানেজারদের জন্য। ধারাবাহিকতা।

১০ বছর আগে যখন মানুষ দূরবর্তী কাজের স্বপ্নও দেখতে পারত না, এখনকার দিনে প্রত্যেকটি কোম্পানি অন্তত একজন দূরবর্তী কর্মী ব্যবহার করে থাকে। বড় বড় কর্পোরেশন এবং প্রতিষ্ঠানগুলি সম্পূর্ণ দূরবর্তী কর্মী স্টাফ নিয়োগ করে, যাদের অফিসে উপস্থিতির প্রয়োজন হয় না। পিআর ব্যবস্থাপক, এইচআর বিশেষজ্ঞ, কপিরাইটার, সাংবাদিক, ফটোগ্রাফার, ব্লগার, অ্যাকাউন্টেন্টস এমন পেশার তালিকায় রয়েছে যা দূরবর্তী কাজের জন্য তৈরি বা অভিযোজিত, যা এত বড় যে এটি অনন্ত পর্যন্ত প্রসারিত করা যেতে পারে। বরং আসুন আমরা সঠিক স্টাফ মোটিভেশন ধারনাগুলি নিয়ে আলোচনা করি যাতে দূরবর্তী কর্মীরা খরচ-কার্যকর এবং উৎপাদনশীল হতে পারে।

প্রথমে মনে হয় যে দূরবর্তী কর্মীদের জন্য কর্মী অনুপ্রেরণা সহজ কাজ নয়, কারণ বেশিরভাগ ক্ষেত্রে আমরা স্বাধীনতা-প্রেমী, আত্মনির্ভরশীল এবং একটু খামখেয়ালী লোক সম্পর্কে বলছি। আমাদের কর্মী অনুপ্রেরণা পরামর্শ ব্যবহার করে, আপনি একটি হাজার মাইল দূরে থেকেও কর্মীদের উত্সাহিত ও পরিচালনা করতে পারেন।

প্রথম এবং সম্ভবত সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ: সংযুক্ত থাকুন

আমরা একটি সময়ে বাস করি যেখানে সামাজিক নেটওয়ার্ক, স্কাইপ কনফারেন্স এবং অবিরাম ব্যবসায়িক চিঠিপত্র রয়েছে। একদিকে, সামাজিক নেটওয়ার্ক এবং বিভিন্ন মেসেঞ্জারের মাধ্যমে সবসময় উপলব্ধ থাকা বা সপ্তাহে একবার স্কাইপ কল করা কঠিন বা সময়সাপেক্ষ মনে হতে পারে। অন্যদিকে, যদি আপনি দূরবর্তী স্টাফ সদস্যদের সাথে ক্রমাগত যোগাযোগে থাকেন, তবে এসব কর্মীরা যেকোনও সময় তাদের আগ্রহের প্রশ্নগুলি করতে পারে। এটি এমন ভুলগুলিকে প্রতিরোধ করার ক্ষেত্রে সহায়ক যা কোম্পানির জন্য বড় ক্ষতি হতে পারে। কলগুলিতে অতিরিক্ত সময় অপচয় করবেন না, শুধুমাত্র অনলাইনে থাকুন বা কঠোর সময়কাল নির্ধারণ করুন যখন আপনি আপনার কর্মচারীদের জন্য উপলব্ধ থাকবেন। উদাহরণস্বরূপ, সোমবার এবং বুধবার ১ পিএম থেকে ২ পিএম পর্যন্ত একটি নির্দিষ্ট কর্মী সদস্যের সাথে কথা বলার সময় নির্ধারণ করুন।

দ্বিতীয়, তবে কম গুরুত্বপূর্ণ নয় পরামর্শ: কাজগুলি স্পষ্টভাবে এবং সঠিকভাবে নির্ধারণ করুন

প্রথমে, দূরবর্তী কাজের অধীনে পরিচালনা করা দেখা সহজ মনে হয়: আপনি একজন কর্মীকে আপনার কোম্পানির মৌলিক তথ্য সরবরাহ করেন, নির্দিষ্ট কাজের ধরন ব্যাখ্যা করেন, তাকে কাজ দিয়ে থাকেন এবং এটি কিভাবে করা হয় তা পর্যবেক্ষণ করেন। তবে, কাজটি সঠিকভাবে এবং স্পষ্টভাবে নির্ধারণ করা আরও গুরুত্বপূর্ণ মনে হচ্ছে। আপনি ধরে নেয়া উচিত নয় যে একটি দূরবর্তী কর্মী, যিনি বুঝতে পারেন না যা তাকে করার জন্য অনুরোধ করা হয়েছিল, তিনি অনেক ফলোআপ প্রশ্ন করবেন। বেশিরভাগ কর্মচারীরা তাদের বোঝার উপর ভিত্তি করে কাজ করেন এবং অনেক ভিন্ন বার বার করে তাদের কাজ করতে চান না যদি আপনি কাজের ফলাফলে সন্তুষ্ট না হন। এই কারণে, দূরবর্তী কর্মচারীদের পরিচালনা ক্রিস্টাল পরিষ্কার এবং সঠিকভাবে সিদ্ধান্তমূলক কাজের সাথে আসা উচিত। এটি একটি ফলপ্রসূ এবং দীর্ঘস্থায়ী অংশীদারিত্ব তৈরি করতে সহায়তা করবে। প্রথমবারে সবকিছু স্পষ্টভাবে ব্যাখ্যা করে, আপনি কোনো ভুল হলে মূল্যবান সময় এবং অর্থ হারাবেন না।

তৃতীয় সমান গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ: বোনাস প্রদান করুন

আর্থিক অনুপ্রেরণা একটি ক্লাসিক, তবে দুর্ভাগ্যবশত এই পুরানো তবে পরীক্ষিত স্টাফ মোটিভেশন ধারণা থেকে পালানো নেই। সবাই টাকা পেতে পছন্দ করে, এবং তারা বোনাসগুলি আরও বেশি পছন্দ করে। তাই যদি দেখেন যে একজন কর্মী তার কাজ সময় মত করে, উদ্যোগ নিচ্ছেন, তিনি নম্র, পরিশ্রমী এবং কখনও কখনও অতিরিক্ত সময় কাজ করছেন, তাহলে কৃপণ হবেন না এবং একটি ছোট বোনাস সিস্টেম বা বড় অঙ্কের টাকা ত্রৈমাসিক বা অর্ধ-বার্ষিক পরিমাণে প্রদান করুন। এর ফলে কর্মীরা তার কাজে আগ্রহী হবে এবং তা তাৎক্ষণিক এবং খুশি হয়ে সম্পন্ন করবে।

চতুর্থ পরামর্শ: আসল উপহার

এই পদ্ধতি শুধুমাত্র সংশ্লিষ্ট ব্যবসার সাথে সত্যিকারের প্রেমে এবং তাতে জড়িত প্রতিটি ব্যক্তি মূল্যবান মনে করে এমন নিয়োগকর্তাদের জন্য উপযুক্ত। যখন আপনি একজন দূরবর্তী কর্মীকে দীর্ঘদিন ধরে জানেন এবং তিনি তার কাজ নিষ্ঠার সাথে করেন, তখন তিনি সম্মান এবং এমনকি বন্ধুত্বের সাথে আচরণ করার যোগ্য। এ কারণেই মূল আকর্ষণীয় উপহার দিয়ে কর্মী অনুপ্রেরণা বাড়ানো যায়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি দীর্ঘদিন ধরে একজন কর্মীকে জানেন এবং জানেন যে তিনি একজন বড় হকি অনুরাগী, তাহলে আপনি তার জন্মদিনে বা ত্রৈমাসিকের শেষে একটি উপহার হিসাবে হকি ম্যাচের টিকিট কিনতে পারেন। যখন আপনার কোম্পানিতে বিবাহিত একজন মহিলা কাজ করছে যে আপনার প্রকল্পগুলিতে অনেক সময় দেয়, তাকে দুটি মুভি বা থিয়েটার টিকিট দিন, যাতে সে তার স্বামীর সাথে একটি সুন্দর সন্ধ্যা কাটাতে পারে। যদিও দূরবর্তী কর্মচারীরা দূরে, তারা এখনও আপনার দলের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ এবং তাদের প্রতি অন্যায় বা আপনি যেভাবে অফিস কর্মীদের উৎসাহ দেবেন, একইভাবে প্রলুব্ধ করা উচিত নয়।

পঞ্চম গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ: বিশ্বাস

একজন অভিজ্ঞ সিইও অবশ্যই দূরবর্তী কর্মচারীদের পরিচালনায় এবং পরিস্থিতি পর্যবেক্ষণে জড়িত থাকতে হবে, তবে বিশ্বাস সম্পর্কে ভুলে যাওয়া উচিত নয়। অবশ্যই, যদি আপনি আগে কখনও দূরবর্তী কর্মী নিয়োগ না করে থাকেন, তবে আপনি এই প্রক্রিয়ার কিছু দিকগুলির সাথে মানিয়ে নেওয়া কঠিন হবে এবং কর্মচারীদের বিশ্বাস করতে এবং তাদের কর্তৃত্ব দিতে শিখতে হবে। দূরবর্তী কর্মচারীদের পরিচালনা করার সময় আপনি তাদের প্রতিটি পদক্ষেপ ট্র্যাক করতে পারবেন না, তারা তাদের পিসির পেছনে কত সময় নষ্ট করছে, তারা কতবার রান্নাঘরে যাচ্ছে বা ফোন কল দিয়ে নিজেদের বিভ্রান্ত করছে, তবুও আপনাকে তাদের বিশ্বাস করতে শিখতে হবে। যখন আপনি একজন কর্মচারীকে দূরবর্তী কাজের জন্য নিয়োগ করেন, তখন আপনাকে জানতে হবে যে সেই ব্যক্তি কতটা দায়িত্বশীল, সহনশীল, যোগ্য এবং তার অগ্রাধিকারগুলি সঠিকভাবে স্থাপন করতে সক্ষম। অভিজ্ঞ শীর্ষ ব্যবস্থাপকরা সহজেই একজন অলস কর্মচারীকে চিনতে পারবেন বা তাদের দলে একজন কঠোর পরিশ্রমী বিশেষজ্ঞ যুক্ত করতে পারবেন।

ষষ্ঠ পরামর্শ: সময়সীমা নির্ধারণ করুন

কর্মচারীকে কাজ দেওয়ার সময়, একটি সময়সীমা নির্ধারণ করা এবং তাদের কাজ জমা দেওয়ার শর্ত সময় না করতে পারলে তার ফলাফল সম্পর্কে সতর্ক করা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি সময়সীমা নির্ধারণ করতে ব্যর্থ হন, তবে একটি কর্মী নিজেকে আলস্যে ভরা করে ফেলবে এবং নিজের আগ্রহের পিছনে ছুটবে পরিবর্তে হাতে থাকা কাজগুলিতে মনোযোগ দেবে। এর ফলে কাজ শেষের মিনিটে এবং খারাপভাবে সম্পন্ন হবে।

সপ্তম পরামর্শ: ভালো মনোভাব

দুর্ভাগ্যবশত, এটি এমন একটি কাজ খুঁজে পাওয়া কঠিন যেখানে আপনাকে মূল্যায়ন, সম্মান এবং আপনার মতামত শোনা হবে। এ কারণেই এখনকার দিনে কর্মচারীদের প্রতি ভালো মনোভাব স্বর্ণের সমান মূল্যবান। অনেকে তাদের অফিসকে দূরবর্তী কাজের জন্য পরিবর্তন করেন কারণ তারা তাদের নিয়োগকর্তাদের পক্ষ থেকে লজ্জাহীন শোষণে ক্লান্ত এবং একটি ঝগড়াঝাটি জায়গা যা যেন একটি বিষাক্ত সাপের বাসার মতো মনে হয়। দূরবর্তী কর্মী নিয়োগকারী সিইওদের অবশ্যই তাদের সম্মানের সাথে আচরণ করার চেষ্টা করতে হবে। জিজ্ঞাসা করুন, তাদের দিন কেমন ছিল, তাদের পরিবারে সব ঠিক আছে কি না, তারা বসবাসের দেশ বা শহরের আবহাওয়া কেমন। তবে এই কথাবার্তাগুলিকে খুব অনুপ্রবেশকর বা অতি পরিচিতি হওয়ার উপর নিয়ে যাওয়া গুরুত্বপূর্ণ নয়।

বন্ধুরা, আমরা আশা করি আপনি এই টিপসগুলি দূরবর্তী কর্মচারীদের সাথে কাজ করার জন্য উপকারী মনে করবেন এবং এগুলি আপনাকে তাদের সাথে দীর্ঘস্থায়ী এবং উৎপাদনশীল সম্পর্ক তৈরি করতে সহায়তা করবে। মনে রাখবেন কাজের প্রক্রিয়া কতটা ভালভাবে সংগঠিত হয় তা আপনি জন্যই দায়ী। শুধুমাত্র সবচেয়ে অভিজ্ঞ, প্রতিভাবান, উচ্চাকাঙ্ক্ষী এবং অগ্রগামী নিয়োগকর্তারা তাদের ব্যবসাকে শীর্ষে নিয়ে যেতে পারবেন।

নিয়োগকর্তা এবং কর্মীদের সদস্যদের মধ্যে সম্পর্ক যে কোনো প্রতিষ্ঠানে একটি ক্ষুদ্র-জলবায়ুর ভিত্তি। অনেক সিইও কার্যকর কর্মচারী যোগাযোগের নীতিগুলি শিখতে ব্যর্থ হন এবং বিশ্বাস করেন যে তারা স্বাভাবিকভাবেই কার্যকর যোগাযোগ দক্ষতা অর্জন করেছেন। আসুন আমরা ভুলে যাই না যে আমরা পরিবর্তনশীল এবং গতিশীল সময়ে বাস করি। আধুনিক চাকরির বাজার বিভিন্ন পেশার আত্মবিশ্বাসী এবং প্রতিযোগিতামূলক প্রতিনিধিতে পূর্ণ। অতীতে, কর্মচারীদের অপ্রত্যাশিত আক্রমণ, পক্ষপাতিত্ব, জরিমানা এবং পিছনে পিছনে গ্রহণ করার জন্য আশা করা হত। আজকাল, এমনকি সবচেয়ে অযোগ্য কর্মীরাও তাদের প্রতি শ্রদ্ধাশীল এবং চাকরির বাজারে অবাঞ্ছিত হওয়ার ভয়ে বিনা কিছুর উপর কাজ পরিবর্তন করে। অনেক অভিজ্ঞ নিয়োগকর্তা জানেন যে দক্ষ, সৎ এবং বিশ্বস্ত কর্মী পাওয়া কতটা কঠিন। সেই জন্য নিয়মিত প্রতিষ্ঠানিক যোগাযোগ যে কোনো কোম্পানিতে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। একটি ব্যবসা ঘড়ির মতো চালানোর জন্য, উভয় কর্মচারী এবং নিয়োগকর্তাদের প্রত্যেক উচ্চারণ এবং শোনা শব্দের গুরুত্ব বিবেচনা করা উচিত, যখন ভদ্রতার একটি স্তর বজায় রাখে। চলুন চেষ্টা করি কর্মচারী সদস্যদের সাথে যোগাযোগের উপযুক্ত পদ্ধতি বের করতে এবং আপনার দলকে সর্বাধিক কার্যকর কর্মস্থান করতে কী পদক্ষেপ নেওয়া উচিত তা বের করতে।

সবচেয়ে সাধারণভাবে ব্যবহৃত অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের কৌশল

একটি কোম্পানির নেতৃত্ব দেওয়া সবচেয়ে সহজ কাজ নয়। আর্থিক দায় এবং কর্মচারীরাই আপনার দায়িত্বের এলাকা। একজন শীর্ষ সংগঠককে জ্ঞানী, নমনীয় হতে হয়, তাদের সিদ্ধান্তগুলি নিয়মিত পরিমাপ করতে হয় এবং ক্ষমতা এর সঠিক পদ্ধতিগুলি জানতে হয়। দল ব্যবস্থাপনা সেমিনার, ওয়েবিনার এবং প্রশিক্ষণের বিস্তৃত সংখ্যা রয়েছে, যেখানে আপনি প্রয়োজনীয় জ্ঞান এবং প্রয়োজনীয় দক্ষতা পেতে পারেন। যে কোনো সম্মানজনক নিয়োগকর্তার এমন কিছু সেমিনারে যোগদান করা উচিত যেন কর্মী নিয়োগ ও ব্যবস্থাপনার সর্বশেষ প্রবণতার সাথে তাল মিলিয়ে থাকা যায়। আপনাকে আপনার কর্মী ব্যবস্থাপনার নিজস্ব ধরনেও কাজ করতে হবে।

নিয়ম অনুসারে, বিভিন্ন পেশাগত প্রশিক্ষণ সেমিনারে আলোচনা করা অনেক অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের কৌশল রয়েছে:

• অধিকারবাদী। সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত কেবলমাত্র নিয়োগকর্তা দ্বারা নেওয়া হয়। তারা সমস্ত নিয়োগ সম্পাদন করার উপর কঠোর নিয়মিত নিয়ন্ত্রণ আরোপ করে। এই ব্যবস্থাপনায়, সমস্ত উদ্ভাবন ও স্বাতন্ত্র্য নির্মমভাবে চূর্ণ হয়।

• অনার্কিস্ট। নিয়োগকর্তা কোম্পানির দৈনিক ব্যবসা এবং কর্মচারীর কাজ থেকে সম্ভবত সম্ভবত বেরিয়ে যাওয়ার চেষ্টা করে, সমস্ত কিছুকে সম্পূর্ণভাবে হারিয়ে যাওয়ার পরামর্শ দিয়ে এবং সমস্ত ফলাফলের দায়িত্ব ছেড়ে দিয়ে।

• গণতান্ত্রিক। নিয়োগকর্তা সিদ্ধান্ত গ্রহণে কর্মচারীদের ভূমিকা বৃদ্ধির দিকে লক্ষ্য করে, তাঁদের মতামত জানাতে এবং নিজেরাই গৌণ গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত নিতে দেবে। তদুপরি, সমস্ত নতুন সমাধান, সমষ্টিগত লক্ষ্য এবং কোম্পানির উদ্দেশ্য নিয়মিতভাবে আলোচনা করা হয়, প্রতিটি কর্মীর ভোটের অধিকার আছে।

এর সাথে সাথে নিয়োগকর্তারা যৌথ সৃজনশীলতা কর্মী ব্যবস্থাপনায় ব্যবহার করতে পারেন। এই স্টাইলের মূল লক্ষ্য হল কর্মচারী এবং নিয়োগকর্তার সম্মিলিত প্রচেষ্টায় ইতিবাচক ফলাফল, লক্ষ্য এবং কাজ অর্জন করা।

প্রতিটি পদ্ধতি নিজস্ব উপায়ে ভাল এবং নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে উপযুক্ত। অধিকারবাদী পদ্ধতির মাধ্যমে নিয়মিত নিয়ন্ত্রণের কারণে কিছুটা শালীন ফলাফল পাওয়া যায়, কিন্তু এটি কেবলমাত্র গুরুত্বপূর্ণ পরিস্থিতিতে ব্যবহার করা যেতে পারে। গণতান্ত্রিক পদ্ধতি প্রয়োগ করা যেতে পারে যখন কোম্পানির নেতা অত্যন্থ বুদ্ধিমান এবং নেতৃত্বের দক্ষতায় পারদর্শী হন। এই ছাড়াই, গণতান্ত্রিক অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ পদ্ধতির মাধ্যমে ভাল ফলাফল পাওয়া প্রায় অসম্ভব।

একজন অভিজ্ঞ কোম্পানি মালিকের একটি নির্দিষ্ট পর্যায়ের ভবিষ্যদ্বাণী ক্ষমতা থাকতে হয়। সব চেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, তাঁকে সমস্ত দলের সদস্যদের আচরণ এবং চরিত্র বৈশিষ্ট্য বিশ্লেষণ করতে হবে, সমস্ত কর্মচারীর সম্ভাবনার নির্ধারণ করতে হবে, বিভিন্ন পরিস্থিতির উদ্ভবের সম্ভাবনাকে পূর্বাবাস করতে হবে। এই সমস্ত বিষয়গুলি সঠিক প্রতিষ্ঠানিক যোগাযোগের ধরন খুঁজতে গেলে বিবেচনা করা উচিত।

ফিডব্যাক কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগের একটি মূল্যবান দক্ষতা

যথাযোগ্য ফিডব্যাক স্থাপনের ক্ষমতাকে যথেষ্ট সময়ের জন্য কোম্পানির নেতাদের মধ্যে কার্যকর কর্মচারী যোগাযোগের জন্য প্রয়োজনীয় সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগ দক্ষতাগুলির মধ্যে একটি হিসেবে বিবেচনা করা হয়। এমনকি তরুণ এবং অভিজ্ঞ সিইওদেরও কর্মচারীদের সাথে কথা বলতে সক্ষম হতে হবে, যে কোনও অসঙ্গতি সমাধান করতে, প্রশংসা করতে বা উন্নতির জন্য কিছু দিক নির্দেশনা দিতে সক্ষম হতে হবে, ক্ষমতা যথাযোগ্যভাবে বরাদ্দ করতে হবে, বিভিন্ন কাজের পক্ষে পরামর্শ দিতে হবে।

• কর্মচারীর আচরণকে দলের মধ্যে সংশোধন করতে

• নির্দিষ্ট বিভাগের অগ্রগতির দিকে কর্মচারীকে লক্ষ্য করতে

• কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করতে এবং কর্মচারীর গুরুত্বকে নির্দেশ করতে

• নতুন অর্জনের লক্ষ্যে কর্মচারীদের অনুপ্রাণিত করতে

• কর্মচারীর ভ্রান্ত আচরণের কারণ নির্ধারণ করতে

এখন আসুন কিছু অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ কৌশল দেখি যা আপনাকে যথাযথ ফিডব্যাক সিস্টেম স্থাপনে সাহায্য করবে। এইগুলি অনুসরণ করলে আপনি সহজেই আপনার কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগ করতে পারবেন।

নিয়ম N1: লক্ষ্যগুলি স্পষ্টভাবে নির্ধারণ করুন

একজন কর্মচারীর সাথে বৈঠক করার আগে, আপনি যে লক্ষ্যটি অন্বেষণ করছেন তা বুঝতে এবং একটি কাগজে লিখে ফেলুন। নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন: “এই বৈঠকে আমি কী অর্জন করতে চাই?” এইভাবে আপনি আলাপচরিতাকে অনেক সহজ করবেন।

নিয়ম N2: কথা বলার জন্য সময় এবং স্থান নির্ধারণ করুন

কর্মচারীর সাথে কথা বলার সময় শুধুমাত্র সাম্প্রতিক ঘটনা নিয়ে আলোচনা করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। সবচেয়ে ভালো পদ্ধতি হল কর্মচারীর সাথে যোগাযোগ করা এবং তার সাথে সম্প্রতি ঘটে যাওয়া কোন একটি বিষয়ে আলোচনা করা।

নিয়ম N3: কর্মচারীদের আলোচনায় যুক্ত করুন

সমস্ত কোম্পানির সমস্ত কর্মচারী চায় তাদের প্রয়োজন, গুরুত্বপূর্ণ এবং শোনা যাক। আপনার কর্মীদের তাদের মনোভাব প্রকাশ করতে দিন। এটি কর্মী স্বাধীনতা এবং দায়িত্ববোধ বাড়ানোর জন্য ভাল উপায়।

নিয়ম N4: প্রকাশ্যে প্রশংসা করুন, ব্যক্তিগতভাবে সমালোচনা করুন

এটি একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ নিয়ম! অনেকগুলি কারণ রয়েছে এটি করতে। প্রকাশ্য সমালোচনা কর্মীদের অপমানিত এবং গুরুত্ব হারাতে পারে। যদি কোম্পানির মাথা নিজেকে প্রকাশ্যে কর্মী সমালোচনা করার অনুমতি দেয়, তাহলে সঠিক যোগাযোগ থাকতে পারে না।

নিয়ম N5: ঘটনা এবং কর্ম আলোচনা করুন

কোনো পরিস্থিতিতে ব্যক্তিগত হওয়া এবং লেবেল প্রয়োগ করা ঠিক না। ব্যক্তিগত এবং সমষ্টিগতভাবে আপনার কর্মচারীদের সাথে কথা বলার সময় শুধুমাত্র ঘটনা এবং কর্ম নিয়ে আলোচনা করুন, কর্মচারীরা নয়।

আপনার কর্মচারীদের সাথে আপনি কীভাবে যোগাযোগ করবেন এবং কোন যোগাযোগের স্টাইল আপনি ব্যবহার করবেন তা সম্পূর্ণরূপে আপনার উপর নির্ভর করে।

একটি কোম্পানি তার সমস্ত ভাগ্যকে পুরানো ব্যবসায়িক ধারণা ও পদ্ধতিতে রেখে সেগুলোর উপর নির্ভর করে উন্নয়ন এবং আরও লাভজনক হয়ে উঠতে পারে না। এর ব্যবস্থাপনাকে বাজারের চলমান পরিবর্তনের সাথে মানিয়ে নিতে নতুন ধারণার সাথে পরীক্ষা-নিরীক্ষা করতে হবে। এরপর এই ধারণাগুলোর উপর ভিত্তি করে পণ্য ও সেবা তৈরি করা যেতে পারে। এটি যথেষ্ট সহজ মনে হলেও বাস্তবতা অনেক বেশি জটিল। একটি ধারণা নিয়ে আসা এক জিনিস, কিন্তু এর চারপাশে একটি প্রকল্প তৈরি করা সম্পূর্ণ ভিন্ন বিষয়।

পরিস্থিতি এতটা হাতছাড়া হয়ে যেতে পারে যে সমস্ত প্রকল্পের মধ্যে শুধুমাত্র এক-তৃতীয়াংশ সময়মত এবং প্রাথমিক বাজেটের মধ্যে উৎপাদন চক্র থেকে বেরিয়ে আসতে পারে। এটি অদক্ষ প্রকল্প পরিচালকদের দ্বারা করা ভুলের কারণেই ঘটে। আমরা আপনাকে প্রস্তাব করছি ৫ সাধারণ ব্যবস্থাপনা সমস্যা যা প্রকল্প পরিকল্পনার নির্দিষ্ট ক্ষেত্র অবহেলার ফলে দেখা দেয়। এসব মোকাবিলা করার পর আপনি প্রকল্প পরিচালনায় দক্ষ হয়ে উঠবেন।

প্রকল্পের লক্ষ্য নির্ধারণ করতে ব্যর্থ হওয়া ব্যবস্থাপকরা করে এমন সবচেয়ে বড় ভুল

আমেরিকান প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট ইনস্টিটিউটের বেশ কিছু গবেষণা পত্র অনুসারে এক-তৃতীয়াংশ প্রকল্প ব্যর্থ হয় কারণ যারা এগুলো তৈরি করে তাদের পরিষ্কার ভিশন নেই। এটি সবচেয়ে সাধারণ ব্যবস্থাপনা সমস্যাগুলোর একটি। এ কারণেই আপনি যা অর্জন করার চেষ্টা করছেন তার একটি পরিষ্কার ছবি থাকা অপরিহার্য, এটি কোম্পানিকে কীভাবে উপকৃত করবে এবং কেন গ্রাহকরা এটি ব্যবহার করতে চাইবে। অন্যথায়, যেকোনো আরো কাজ অর্থহীন হয়ে পড়বে।

মোবাইল গেমস বাজারে একটি পাজল গেম নিয়ে প্রসারিত হতে চাওয়া একটি ছোট মোবাইল অ্যাপ কোম্পানিকে উদাহরণ হিসেবে নিই। এই ক্ষেত্রে, ডেভেলপারদের দ্বারা নিম্নলিখিত বিষয়গুলি সম্ভবত আলোচনা করা হবে:

• আমাদের লক্ষ্য বয়সের দলগুলি কী কী?

• আমরা কি একটি ২ ডি নাকি ৩ ডি গেম তৈরি করব?

• গেমটির বিভিন্ন দিক যেমন যান্ত্রিকতা, লেভেল ডিজাইন, কনসেপ্ট আর্ট, সাউন্ড ডিজাইন ইত্যাদিতে কাজ করার জন্য কতজন ডেভেলপার প্রয়োজন হবে?

• আমরা কী ধরনের গেম ইঞ্জিন ব্যবহার করবো এবং এটি লাইসেন্স করতে আমাদের কাছে পর্যাপ্ত অর্থ থাকবে কি?

• গেমটির দাম গ্রাহকদের জন্য কত হবে?

• আমাদের লাভের কত শতাংশ গেমটি তৈরি করা ইঞ্জিনের কোম্পানির কাছে যাবে?

এই সমস্ত প্রশ্নগুলি প্রাথমিক এবং পরবর্তী কোম্পানি বৈঠকগুলিতে আলোচনা করা আবশ্যক। ম্যানেজার এবং কর্মচারীদেরকে প্রকল্পের লক্ষ্য অর্জনের সেরা পদ্ধতি এবং এটি করতে যে সময় লাগবে তার বিষয়ে একমত হতে হবে।

ব্যবস্থাপকরা করে এমন শীর্ষ ভুল – প্রয়োজনীয়তার অভাব

একটি প্রকল্প পরিকল্পনা করার সময়, চূড়ান্ত ফলাফলটি কেমন হবে তা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ। এটি ব্যবস্থাপকদের দ্বারা করা সবচেয়ে বড় ভুলগুলোর একটি। প্রকল্পের জন্য প্রয়োজনীয়তার একটি তালিকা তৈরি করাও তাদের দায়িত্ব এবং এটি কর্মচারীদের প্রদান করা। তালিকায় নিম্নলিখিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকা উচিত:

• প্রকল্পের উন্নয়নের বিভিন্ন পর্যায়ে প্রয়োজনীয় কর্মচারীর সংখ্যা

• প্রকল্প এবং এর উপাদানগুলির গুণমান মূল্যায়নের মানদণ্ড

• কর্মীদের মধ্যে কাজের বোঝা ভাগ করার নীতি

• প্রকল্পের সময়সূচী

• প্রকল্পটি যে উদ্দেশ্যগুলি কোম্পানির জন্য অর্জন করবে তার তালিকা

• প্রকল্পটি কতবার পরিবর্তিত হবে

• প্রাথমিক বাজেটের আকার

এই তালিকার সাথে চূড়ান্ত পণ্যটিও রয়েছে যা বিকাশ করা হবে। একটি মোবাইল ভিডিও গেমের ক্ষেত্রে, এগুলোর মধ্যে ধারণাগত শিল্পকর্ম, অডিও নমুনা, গেমের বিভিন্ন উপাদানের কোড অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, যান্ত্রিক, পদার্থবিজ্ঞান, ভিজ্যুয়াল ইফেক্ট অ্যানিমেশন ইত্যাদি। প্রতিটি তালিকায় আনুমানিক রিলিজ তারিখ অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে।

অনুমান তৈরি করাও ব্যবস্থাপকদের আরেকটি সাধারণ ভুল

প্রকল্প উন্নয়নের সময় প্রকৃতির সমস্যা হল সময়সীমা। একজন ভালো ব্যবস্থাপককে তার দলের সাথে যোগাযোগ রাখতে হয় এবং প্রতিটি দলের অগ্রগতি সম্পর্কে আপডেট জানতে হয়। তারা তাদের সময়সীমা পূরণ করছে কি না বা তাদের কি সবকিছু সঠিকভাবে করার জন্য আরও সময় প্রয়োজন?

কিছু অপ্রত্যাশিত ঘটনা ঘটতে পারে এবং পুরো কাজটি দেরি করতে হতে পারে। প্রয়োজনীয় হিসাব করতে ব্যর্থ হলে, আপনি ক্রমাগত সময়সীমা স্থগিত করার ঝুঁকিতে থাকবেন। ভবিষ্যতে যে কোনও সমস্যা এড়াতে, প্রতিটি কর্মচারীর সাথে সাক্ষাৎ করা এবং সময়মতো তাদের কাজের মূল্যায়ন করা ভাল।

ঝুঁকি উপেক্ষা করা একটি সাধারণ ব্যবস্থাপনা সমস্যা

তত্ত্বগতভাবে, আপনার সমস্ত পরিকল্পনা নিশ্চয়ই প্রতিবার সফল হবে, কিন্তু বাস্তবে, যেকোনো প্রকল্প বিলম্ব, মিসড সময়সীমা, অসুস্থ কর্মচারী এবং অন্যান্য দুর্ভাগ্যজনক ঘটনার শিকার হতে পারে। যথাযথ ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা প্রোগ্রাম প্রকল্প ব্যর্থতার সম্ভাবনা প্রায় অর্ধেক হ্রাস করে। এই প্রক্রিয়াটি গ্রহণ করা তেমন কঠিন নয় তবে এটি নির্দিষ্ট প্রকল্পে কাজ করার সময় যে সমস্ত ফ্যাক্টর ভুল হতে পারে তা রূপরেখা করার প্রয়োজন হয়। আপনার ঝুঁকির তালিকায় নিম্নলিখিত ঘটনাগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:

• সময়সীমা পূরণ করতে ব্যর্থ হওয়া

• মূল প্রকল্পের পরিধির বাইরে অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্যগুলিতে কাজ করা

• প্রকল্পের পরিধি পরিবর্তন। প্রকল্পের লক্ষ্য, সরবরাহযোগ্য, কাজ, খরচ, এবং সময়সীমার পরিবর্তন

একজন প্রকল্প ব্যবস্থাপকের কাজ ঝুঁকির মূল্যায়ন এবং তাদের প্রকল্পে প্রভাব প্রতিষ্ঠার মধ্যে নিহিত। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একজন ডেপুটি প্রকল্প পরিচালক নিয়োগ করতে পারেন যিনি প্রকল্প প্রধানের অনুপস্থিতিতে তাকে প্রতিস্থাপন করতে পারবেন এবং কাজ চালিয়ে যেতে পারবেন। আপনি হার্ডওয়্যার বা সফ্টওয়্যারের ব্যাপক পরিবর্তনের মতো প্রযুক্তিগত অসুবিধার সম্মুখীন হতে পারেন যা বাড়তি কর্মচারী নিয়োগের প্রয়োজন হতে পারে। একটি জরুরি পরিকল্পনা প্রকল্পের জন্য যে কোনও ভুল হওয়ার সম্ভাবনাগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

ব্যবস্থাপকগণ দ্বারা করা ভুল – একটি অনমনীয় সময়সূচী থাকা

পরিষেবাগুলিতে নিয়মিত কাজের ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করার চেয়ে ভাল উপায় আর নেই। সময়সূচীটিতে কাজের বোঝা এবং সময়সীমার বিষয়ে স্পষ্ট তথ্য থাকতে হবে। সব সময়সূচী অপ্রত্যাশিত পরিস্থিতির ক্ষেত্রে কিছুটা নমনীয়তা অনুমতি দেওয়া উচিত। কেউ যদি প্রকল্পের উপর কাজ করতে গিয়ে অসুস্থতা, পারিবারিক সমস্যার জন্য, আঘাত বা অন্য কোন পরিস্থিতিতে কিছু সময় ছুটি নিতে প্রয়োজন হয়, তবে তারা যুক্তিসঙ্গত শর্তে তা করতে পারবেন। সেক্ষেত্রে, বিকল্পের ক্ষেত্রে কেউ তাকে প্রতিস্থাপন করতে উপস্থিত থাকতে হবে যাতে প্রকল্প উন্নয়নের গতি বজায় থাকে।

আপনার টিমের সদস্যদেরকে নতুন ধারণা প্রকল্প পরিচালককে প্রস্তাব দেওয়ার সময় একই নমনীয়তা দেওয়া অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যা প্রকল্পটির জন্য সামগ্রিকভাবে উপকারী হবে। বর্তমানে, প্রকল্প পরিচালনাকে সহজতর করার জন্য অনেক ধরণের সমাধান রয়েছে। এর মধ্যে রয়েছে সোশ্যাল শেয়ার্ড, রাইক, স্ল্যাক, প্রকোর এবং আরও অনেক।

আমরা একটি দ্রুত গতির দুনিয়ায় বাস করি যেখানে কাজ, দায়িত্ব এবং ব্যক্তিগত জীবনের ভারসাম্য রক্ষা প্রায়ই হতাশাজনক মনে হয়। অসংখ্য কাজ এবং সংকুচিত সময়সীমার মধ্যে, সময় দক্ষতার সাথে পরিচালনা করা একটি গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতায় পরিণত হয়েছে। এমনকি ঐতিহাসিক ব্যক্তিত্বদের মধ্যে জুলিয়াস সিজারও সময় ব্যবস্থাপনার মূল্য বুঝেছিলেন — তিনি প্রতিটি মুহূর্তকে যথাযথভাবে ব্যবহার করতেন। রাজনৈতিক কারণে গ্লাডিয়েটর লড়াইয়ে যোগদান করার সময়, তিনি অলস সময় নষ্ট করতেন না, বরং আদেশ জারি করতেন এবং সরকারি চিঠির জবাব দিতেন। সময় ব্যবস্থাপনার দক্ষতা অর্জন আমাদের উৎপাদনশীল থাকতে, চাপ কমাতে এবং প্রকৃতপক্ষে যা গুরুত্বপূর্ণ তা উপর মনোনিবেশ করতে সহায়তা করে। আসুন ১৭টি প্রমাণিত সময় ব্যবস্থাপনা কৌশল আবিষ্কার করি যা আপনাকে সুশৃঙ্খল এবং নিয়ন্ত্রণে থাকতে সহায়তা করবে।

সময় ব্যবস্থাপনা কী?

সময় ব্যবস্থাপনা হল বিভিন্ন কাজের মধ্যে আপনার সময়কে দক্ষতার সাথে ভাগ করার প্রক্রিয়া। এটি আপনাকে উৎপাদনশীল থাকতে, সময়সীমা মেনে চলতে এবং ব্যক্তিগত জীবনের সাথে কাজের ভারসাম্য রক্ষা করতে সাহায্য করে। ভাল সময় ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করে যে আপনি গুরুত্বপূর্ণ কাজের উপর মনোনিবেশ করেন পরিবর্তে অবিলম্বে তবে কম গুরুত্বপূর্ণ কাজের প্রতিক্রিয়া জানানোর বদলে। আপনি একটি ব্যবসা পরিচালনা করছেন, একটি দল পরিচালনা করছেন বা ব্যক্তিগত প্রকল্পে কাজ করছেন, সময় কার্যকরভাবে ব্যবস্থাপনা জানাটা সফলতার মূল কৌশল।

এখন, আসুন ১৫টি সময় ব্যবস্থাপনা কৌশল পর্যালোচনা করি যা আপনাকে আরও বুদ্ধিমত্তার সাথে কাজ করতে এবং ভাল ফলাফল অর্জন করতে সাহায্য করবে।

কার্যকর সময় ব্যবস্থাপনার জন্য ১৭টি টিপসের তালিকা

১. জানুন আপনি কীভাবে আপনার সময় ব্যয় করছেন

সময় ব্যবস্থাপনা উন্নত করার আগে, এটি অত্যাবশ্যক যে আপনি বর্তমানে কীভাবে আপনার সময় ব্যয় করছেন তা বিশ্লেষণ করবেন। আপনার সময় কোথায় যায় তার একটি স্পষ্ট ধারণা ছাড়া, তাদের অপ্টিমাইজ করা কঠিন হয়ে দাঁড়ায়।

এভাবে শুরু করুন:

• আপনার কার্যকলাপগুলি ট্র্যাক করুন – একটি সময়-ট্র্যাকিং অ্যাপ ব্যবহার করুন বা কয়েক দিনের জন্য কাজের একটি লগ রাখুন। আপনি যা করছেন সবকিছুর নোট নিন, কাজের প্রকল্প থেকে ব্রেক এবং ব্যক্তিগত বিভ্রান্তি পর্যন্ত।
• প্যাটার্ন সনাক্ত করুন – ট্র্যাকিংয়ের পরে, প্রবণতাগুলি খুঁজে বের করুন। আপনি কি ইমেইলে খুব বেশি সময় ব্যয় করছেন? আপনারদিনের বড় অংশ কি বৈঠকগুলো নিয়ে যাচ্ছে?
• উৎপাদনশীলতা স্তর মূল্যায়ন করুন – কিছু কাজ অপরিহার্য, অন্যগুলি অপ্রয়োজনীয়। আপনার লক্ষ্যগুলির সাথে সহযোগ করে না এমন কম অগ্রাধিকারসম্পন্ন কার্যকলাপগুলি পরিত্যাগ করুন।

আপনি বর্তমানে কীভাবে সময় পরিচালনা করছেন তা বোঝার মাধ্যমে, আপনি দক্ষতা উন্নতির জন্য জ্ঞানপূর্ণ সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন।

২. সঠিকভাবে লক্ষ্য নির্ধারণ করুন

লক্ষ্য ছাড়া, সময় ব্যবস্থাপনা দিকহীন হয়ে ওঠে। স্পষ্ট উদ্দেশ্য নির্ধারণ কাজকে অগ্রাধিকার দিতে, অনুপ্রেরণা বাড়াতে এবং অগ্রগতি পরিমাপ করতে সাহায্য করে।

ক) স্মার্ট লক্ষ্য নির্ধারণ করুন

স্মার্ট লক্ষ্য হল:

• নির্দিষ্ট – আপনি ঠিক কী অর্জন করতে চান তা নির্ধারণ করুন।
• পরিমাপযোগ্য – অগ্রগতি ট্র্যাক করার জন্য মাপকাঠি স্থাপন করুন।
• অর্জনযোগ্য – লক্ষ্যটি সময় এবং সম্পদ বিবেচনায় রেখে বাস্তবসম্মত করুন।
• প্রাসঙ্গিক – বৃহত্তর লক্ষ্যগুলির সাথে লক্ষ্যগুলি সংযোগ করুন।
• সময় সীমাবদ্ধ – জরুরিতা বজায় রাখতে একটি সময়সীমা নির্ধারণ করুন।

উদাহরণ: “আমি আরও উৎপাদনশীল হতে চাই” বলার পরিবর্তে, এটিকে এভাবে পুনরায় সংজ্ঞায়িত করুন: “আমি প্রতিদিন সকালে গভীর কাজের সেশনে মনোনিবেশ করে প্রতি সপ্তাহে তিনটি রিপোর্ট সম্পন্ন করব।”

খ) সময়সীমা নির্ধারণ করুন

যদিও কাজগুলিতে বাহ্যিক ডেডলাইন না থাকে, স্বতন্ত্রভাবে নির্ধারিত ডেডলাইনগুলি কাজকে কাঠামোবদ্ধ রাখে। ডেডলাইন মাঝে মাঝে বিলম্ব বিলীন করে এবং আপনাকে জবাবদিহি রাখা হয়।

• বৃহত্তর লক্ষ্যগুলিকে মাইলফলকে বিভক্ত করুন – একটি বড় প্রকল্প একদম শেষ করার পরিবর্তে, এটিকে ছোট ডেডলাইন নির্ধারণ করুন।
• সময় ব্লকিং ব্যবহার করুন – বিভ্রান্তি এড়াতে বিভিন্ন কাজের জন্য নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করুন।
• বাফার সময় তৈরি করুন – অপ্রত্যাশিত সমস্যা উদ্ভূত হতে পারে, তাই সংস্করণ বা বিলম্বের জন্য অতিরিক্ত সময় রাখুন।

লক্ষ্যগুলি সময় ব্যবস্থাপনার কাঠামো দেয়, যা ট্র্যাকে থাকতে সহজ করে তোলে।

৩. একটি পরিকল্পনা তৈরী করুন: কার্যকরভাবে কাজকে অগ্রাধিকার দেওয়ার কৌশল

কার্যকর সময় ব্যবস্থাপনার জন্য কৌশলী কাজ অগ্রাধিকার প্রয়োজন। শুধুমাত্র কাজের তালিকা তৈরি করা ছাড়া গুরুত্ব বা জরুরিতা বিবেচনা না করা অদক্ষতার দিকে নিয়ে যেতে পারে।

ক) একটি অগ্রাধিকার তালিকা তৈরি করুন বরং একটি টু-ডু তালিকার চেয়ে

একটি সাধারণ টু-ডু তালিকায় কাঠামো অভাব। পরিবর্তে, আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স ব্যবহার করুন, যা জরুরিতা এবং গুরুত্বের উপর ভিত্তি করে কাজ কিংস্বাগে ভাগ করে:

• জরুরি এবং গুরুত্বপূর্ণ – এইগুলি সাথে সাথে পরিচালনা করুন।
• গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু জরুরি নয় – এগুলি পরবর্তী সময়ে সময়সূচী করুন।
• জরুরি কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ নয় – এই কাজগুলো অর্পণ করুন।
• না জরুরি না গুরুত্বপূর্ণ – এগুলি বাদ দিন বা কমিয়ে আনুন।

এই পদ্ধতি নিশ্চিত করে যে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি অগ্রাধিকার পায় এবং অপ্রয়োজনীয় জিনিসগুলি মূল্যবান সময় গ্রাস না করে।

খ) প্রতিটি দিনের শেষে পূর্ব পরিকল্পনা করুন

কাজের দিনের শেষে ৫–১০ মিনিট পরের দিনের জন্য প্রস্তুতি নিতে থাকলে সকাল বেলা সময় বাঁচাতে এবং অপচয় রোধ হয়।

• সম্পূর্ণ হওয়া কাজগুলো পর্যালোচনা করুন।
• অপূর্ণ কাজ চিহ্নিত করুন।
• পরবর্তী দিনের জন্য অগ্রাধিকার নির্ধারণ করুন।

এই অভ্যাস প্রতিটি সকালে মসৃণ শুরু নিশ্চিত করে।

গ) পুনরাবৃত্ত কাজগুলো অটোমেট করুন

অটোমেশন ম্যানুয়াল কাজ কমিয়ে দেয় এবং আরও মূল্যবান কাজের জন্য সময় মুক্ত করে। এভাবে অটোমেট করতে বিবেচনা করুন:

• ইমেইল প্রতিক্রিয়া – সাধারণ অনুপস্থিতির জন্য টেম্পলেট ব্যবহার করুন।
• সময়সূচী – স্বয়ংক্রিয় মিটিং রিমাইন্ডারের ব্যবস্থা করুন।
• ডেটা এন্ট্রি – পুনরাবৃত্ত কাজগুলিকে স্ট্রিমলাইন করার জন্য সফটওয়্যার ব্যবহার করুন।

অটোমেশন একটি শক্তিশালী সময় ব্যবস্থাপনা সমাধান যা দক্ষতা বাড়ায়।

d) প্রতিটি কাজকে ছোটখাটো ভাগে ভাগ করুন

বড় কাজগুলি অনেক সময় অপ্রতিরোধ্য মনে হতে পারে, যার ফলে পিছিয়ে দেওয়া হয়। এগুলিকে ছোট, প্রযোজ্য পদক্ষেপগুলিতে ভাগ করলে তা আরও পরিচালনাযোগ্য হয়।

উদাহরণস্বরূপ: “প্রকল্প সম্পন্ন করুন” লেখার পরিবর্তে, একে ভাগ করুন:

1. তথ্যানুসন্ধান করুন
2. মূল পয়েন্টগুলি চিহ্নিত করুন
3. বিষয়বস্তু খসড়া করুন
4. সম্পাদনা এবং চূড়ান্ত করুন

ছোট পদক্ষেপগুলি অনুপ্রেরণা তৈরি করে এবং অগ্রগতি দৃশ্যমান করে।

e) অপ্রয়োজনীয় কাজ/ক্রিয়াকলাপ অপসারণ করুন

সময়ের প্রয়োজন বহনকারী কিন্তু নিম্ন-মানের কার্যকলাপগুলি উৎপাদনশীলতা হ্রাস করে। লক্ষ্যগুলির সাথে সম্পর্কিত নয় এমন কাজ চিহ্নিত করুন এবং সেগুলি আপনার সময়সূচী থেকে সরিয়ে দিন।

• অপ্রয়োজনীয় মিটিং কমান।
• সামাজিক মাধ্যমের স্ক্রলিং সীমাবদ্ধ করুন।
• অসংগঠিত কাজের সেশনগুলি এড়িয়ে চলুন।

শুধুমাত্র উচ্চ-প্রভাবকারী কাজগুলিতে মনোযোগী হওয়া সময় দক্ষতা বাড়ায়।

f) প্রথমে সবচেয়ে কঠিন কাজটি করুন

এই পদ্ধতিকে Eat That Frog পদ্ধতিও বলা হয়, যেখানে সবচেয়ে কঠিন বা গুরুত্বপূর্ণ কাজটি প্রথমে শুরু করার পরামর্শ দেওয়া হয়েছে।

• চ্যালেঞ্জিং কাজগুলোতে বেশি মানসিক শক্তি প্রয়োজন — এগুলি আগে করা হলে সর্বোচ্চ মনোযোগ বজায় রাখা যায়।
• একটি কঠিন কাজ সম্পন্ন হলে অন্য কাজগুলি সহজ মনে হয়।
• সকালে মানসিক বোঝা কমানো সারাদিনের উৎপাদনশীলতা বাড়ায়।

প্রথমে সবচেয়ে কঠিন কাজগুলি সমাধান করার অভ্যাস তৈরি করুন।

g) মিটিং বা ফোকাস সময়ের মধ্যে তাড়াতাড়ি কাজ করুন

মিটিং বা কাজের সেশনগুলির মধ্যে সংক্ষিপ্ত ফাঁকগুলি ছোট কিন্তু প্রয়োজনীয় কাজের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে, যেমন:

• তাড়াহুড়ো করে ইমেইলগুলির উত্তর দেওয়া।
• ফাইলগুলিকে সংগঠিত করা।
• আগামী কাজের জন্য নোট তৈরি করা।

এই পদ্ধতি নিশ্চিত করে যে বিরতিহীন সময় দক্ষতার সাথে ব্যবহার হয়।

h) অনুরূপ কাজগুলি একসাথে করুন

অপ্রাসঙ্গিক কাজগুলির মধ্যে স্যুইচ করা মানসিক স্যুইচিং খরচের কারণে দক্ষতা কমিয়ে দেয়। পরিবর্তে অনুরূপ কাজগুলি একসাথে করুন:

• নির্দিষ্ট সময়ে ইমেইলের উত্তরের বদলে স্থায়ীভাবে চেক করে।
• একই ব্লকে সমস্ত কল নির্ধারণ করা।
• সম্পর্কিত কাজগুলি (যেমন, বিষয়বস্তুর লেখা এবং গবেষণা) একত্রিত করা।

এই কৌশল ফোকাস এবং কাজের প্রবাহ উন্নত করে।

i) কাজগুলি প্রতিনিধিত্ব করুন

যদি কোনো কাজ আপনার সরাসরি জড়িততা না প্রয়োজন করে, তবে এটি অন্য কাউকে অর্পণ করুন। প্রতিনিধিত্ব আপনাকে উচ্চ-অগ্রাধিকারের কাজে মনোযোগী হতে দেয় এবং সমস্ত কাজ সম্পন্ন হয় তা নিশ্চিত করে।

কার্যকরী প্রতিনিধিত্বে অন্তর্ভুক্ত থাকে:

• দক্ষতা স্তরের উপর ভিত্তি করে কাজ অর্পণ।
• পরিষ্কার নির্দেশনা প্রদান।
• দায়িত্বশীলতা তৈরি করতে সময়সীমা নির্ধারণ।

প্রতিনিধিত্ব দক্ষতা বৃদ্ধির জন্য সময় ব্যবস্থাপনার অন্যতম সেরা কৌশল।

j) আপনার কাজগুলির নিরীক্ষণ করুন

নিয়মিতভাবে সময় কিভাবে ব্যয় হয় তা পর্যালোচনা করলে উৎপাদনশীলতার অভ্যাস উন্নতি হয়। নিজেকে জিজ্ঞেস করুন:

• কিছু নির্দিষ্ট কাজ প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সময় নিচ্ছে?
• অপচয়ের কোন ধাপ আছে?
• কিছু উন্নতি করা সম্ভব কি না বা কোন কিছু বিলুপ্ত করা যেতে পারে?

একটি কাজের নিরীক্ষণ দৈনিক সূচিকে অনুকূল করে।

k) দৈনিক সূচি মেনে চলুন

একটি কাঠামোগত নিয়মিতভাবে সামঞ্জস্য তৈরি করে যা কার্যকরভাবে সময় পরিচালনা করতে সহায়ক।

দৈনিক সূচি মেনে চলার টিপস:

• নির্দিষ্ট কাজের সময় উদ্ধার করুন।
• বিরতির জন্য সময় নির্ধারণ করুন।
• গঠিত কাজের ক্রম অনুসরণ করুন।

সমঞ্জস্যতা কার্যকর সময় ব্যবস্থাপনার চাবিকাঠি।

4. একটি ব্যক্তিগতকৃত সময়সূচি তৈরি করুন

একটি সাধারণ সময়সূচি সবার জন্য কার্যকর হতে নাও পারে। সময় কার্যকরভাবে পরিচালনা করতে, আপনার শক্তির মাত্রা এবং কাজের অভ্যাসের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ একটি সময়সূচি ডিজাইন করুন।

• শীর্ষ উৎপাদনশীলতা সময় চিহ্নিত করুন – কিছু লোক সকালে সবচেয়ে ভালোভাবে মনোযোগ করে, আবার কিছু পরে দিনে বেশি উৎপাদনশীল থাকে। শীর্ষ শক্তি সময়ে উচ্চ-অগ্রাধিকারের কাজসূচি তৈরি করুন।
• সময়ের ব্লকরণ ব্যবহার করুন – গভীর কাজ, মিটিং এবং প্রশাসনিক কাজের জন্য নির্দিষ্ট সময় স্লট বরাদ্দ।
• বিরতির অন্তর্ভুক্ত করুন – কাজগুলির মধ্যে ছোট বিরতির মনোযোগ উন্নত করে এবং বার্নআউট প্রতিরোধ করে।

একটি ব্যক্তিগতকৃত সময়সূচি দক্ষতাকে সর্বাধিক করে তোলে এই নিশ্চিত করে যে মনোযোগ কেন্দ্রীভূত থাকে।

5. অনুসন্ধান এবং সংক্ষিপ্তসারে কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা কাজে লাগান

কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা (AI) গবেষণা স্বয়ংক্রিয় করে এবং তথ্যের সারসংক্ষেপ করে ঘণ্টার পর ঘণ্টা বাঁচাতে পারে। AI-চালিত সরঞ্জামগুলি পেশাদারদের ম্যানুয়াল কাজের সময় কমিয়ে সময়কে বুদ্ধিমত্তার সাথে ব্যবহারে সহায়তা করে।

উদাহরণ:

• সারসংক্ষেপ সরঞ্জাম – দীর্ঘ নথিগুলিকে মূল তথ্যকে ছোট করে তুলে ধরুন।
• স্বয়ংক্রিয় সহকারী – মিটিং নির্ধারণ এবং স্মরণ করিয়ে দেওয়ার কাজগুলি পরিচালনা করুন।
• AI-ভিত্তিক গবেষণা সরঞ্জাম – তথ্য সংগ্রহ প্রক্রিয়া দ্রুততর করে।

কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা অন্তর্ভুক্ত করে আপনি সময় ব্যবস্থাপনা দক্ষতা উন্নত করতে পারেন এবং আরও কৌশলগত কাজে মনোনিবেশ করতে পারেন।

6. একটি ক্যালেন্ডার তৈরি করুন

একটি ভালভাবে সংগঠিত ক্যালেন্ডার নির্ধারণের দ্বন্দ্ব রুখে দেয় এবং কার্যক্রমগুলি সুষমভাবে পরিচালনায় সহায়তা করে।

a) স্মরণ করান

স্মরণ করানো নিশ্চিত করে যে নির্ধারিত সময়সীমা, মিটিং এবং গুরুত্বপূর্ণ ঘটনাগুলি ভুলে না যায়। ব্যবহার করুন:

• মুখ্য সময়সীমা জন্য ক্যালেন্ডার বিজ্ঞপ্তি।
• দৈনিক অগ্রাধিকারগুলির জন্য টাস্ক ব্যবস্থাপনা অ্যাপ।

b) নোটিফিকেশন বিলম্বিত করুন

যদিও স্মরণ করানো উপকারী, ক্রমাগত নোটিফিকেশন বিভ্রান্তিকর হতে পারে। “ফোকাস পিরিওড” নির্ধারণ করুন যেখানে নোটিফিকেশন বন্ধ থাকবে। এটি আপনাকে গভীর কাজে মনোনিবেশ করতে সহায়তা করবে।

7. আপনার জন্য কাজ করে এমন সরঞ্জাম ব্যবহার করুন

সঠিক সরঞ্জামগুলি সময় পরিকল্পনা এবং কাজের ব্যবস্থাপনাকে সহজ করে। আপনার কাজের প্রবাহের সাথে মানানসই সরঞ্জাম বেছে নিন:

• প্ল্যানার – ডিজিটাল বা কাগজ ভিত্তিক প্ল্যানার দৈনিক কার্যক্রম গঠন করে।
• তালিকা পরিকল্পনা সরঞ্জাম – Shifton এর মত প্ল্যাটফর্ম কর্মচারীর সময় ব্যবস্থাপনাকে স্বয়ংক্রিয় করে এবং অপ্টিমাইজ করে।
• নোট গ্রহণের অ্যাপ – তথ্য সংগঠিত করুন, স্মরণ করান এবং অগ্রগতি কার্যকরভাবে ট্র্যাক করুন।

সঠিক সরঞ্জাম ব্যবহার ম্যানুয়াল প্রচেষ্টাকে কমিয়ে দেয় এবং কাজের ধারা সহজ করে।

8. সিদ্ধান্ত নেওয়ার মধ্যে অভ্যস্ত হন

অথবিশ্বাসীদের সময়ের অপচয় এবং দেরি করে প্রগতির কারনে। দ্রুত সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য:

• মানদণ্ড নির্ধারণ – পছন্দগুলো মূল্যায়নের জন্য পরিষ্কার কারণ নির্ধারণ করুন।
• অতিরিক্ত চিন্তা এড়িয়ে চলুন – সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য নিজেকে সময়সীমা দিন।
• অভিজ্ঞতায় বিশ্বাস – অতীতের জ্ঞান এবং দক্ষতার উপর নির্ভর করুন।

দ্রুত সিদ্ধান্ত নেওয়ার অভ্যাস দক্ষতা উন্নত করে এবং দেরি হ্রাস করে।

9. সীমানা এবং না বলার দক্ষতা অর্জন করুন

অত্যধিক কাজের চাপে পরিণত হতে হয়। না বলার ক্ষমতা শিখুন।

• অনুরোধ মূল্যায়ন করুন – এটি আপনার অগ্রাধিকারের সাথে মিলিত কিনা যাচাই করুন?
• ভদ্রভাবে কিন্তু দৃঢ়ভাবে – কোনো যুক্তিসঙ্গত সেই যুক্তিগুলি প্রত্যাখ্যান করুন।
• বিকল্প প্রস্তাবনা করুন – সম্ভাব্য সময়ে পুনরায় নির্ধারণ করার বা বরাদ্দ করার পরামর্শ দিন।

সীমা স্থাপন করার ফলে আপনি উচ্চ-অগ্রাধিকারযুক্ত কাজগুলিতে মনোযোগ দিতে পারবেন।

10. বিলম্ব করা বন্ধ করুন

বিলম্ব সময় নষ্ট করে এবং অপ্রয়োজনীয় চাপ সৃষ্টি করে। এর বিরুদ্ধে লড়াই করুন:

• বড় কাজগুলো ছোট ধাপে ভাগ করা – ছোট অগ্রগতি গতির উত্থান ঘটিয়েছে।
• ৫-মিনিট নিয়ম ব্যবহার করা – প্রতিরোধ কমাতে একটি কাজ শুধুমাত্র পাঁচ মিনিটের জন্য শুরু করা।
• বিচলিতকারী জিনিসগুলি সরিয়ে ফেলা – মনোনিবেশ করতে একটি শান্ত পরিবেশে কাজ করা।
• দায়িত্ব স্থাপন করা – পথে থাকা জন্য সময়সীমা নির্ধারণ করা বা সহকর্মীর সাথে কাজ করা।

বিলম্বের বাধা অতিক্রম করা কর্মস্থল এবং ব্যক্তিগত জীবনে সময় ব্যবস্থাপনার উন্নতি ঘটায়।

11. সময় নষ্টকারী কাজ পরিচালনা করুন

সময় নষ্টকারী কাজগুলি উৎপাদনশীলতাকে কমিয়ে দেয়। সাধারণ বিভ্রান্তিকর গুলি শনাক্ত করুন এবং দূর করুন:

• হ্যান্ডহেল্ড ডিভাইস – কাজের সময় সামাজিক মাধ্যমের ব্যবহার সীমিত করুন।
• ইমেল অবিলম্বিতা – নির্ধারিত সময়ে ইমেল চেক করুন, ক্রমাগত নয়।
• অপ্রত্যাশিত দর্শনার্থী – ওয়ার্কিং স্পেসে সমসাময়িক এলাকার সময় নির্ধারণ করুন।
• অযাচিত মিটিং – মিটিংগুলো সংক্ষিপ্ত এবং লক্ষ্যনির্ধারিত রাখুন।
• পরিবারের দায়িত্ব – দূরবর্তীভাবে কাজ করলে একটি নির্ধারিত ওয়ার্কস্পেস তৈরি করুন।

সময় নষ্টকারী কাজগুলি বন্ধ হওয়ার ফলে আপনি সময়কে আরও কার্যকরভাবে ব্যবহার করতে পারেন।

12. বুদ্ধিমানের সাথে চাপ মোকাবেলা করুন

চাপ কর্মস্থলে সময় ব্যবস্থাপনা দক্ষতাকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করে। চাপের মধ্যে উত্পাদনশীল থাকতে:

• সংক্ষিপ্ত বিরতি নিন – নতুন বাতাসের জন্য বা দ্রুত প্রসারিত হোন।
• মাইন্ডফুলনেস কৌশল ব্যবহার করুন – গভীর শ্বাস বা ধ্যান ফোকাস উন্নত করে।
• স্ব-যত্নকে প্রাথমিকতা দিন – একটি ভাল বিশ্রামিত মন ভাল ফলাফল প্রদান করে।

তাপণ হ্রাস উত্পাদনশীলতা এবং সময় দক্ষতা বাড়ায়।

13. মাল্টিটাস্কিং এড়িয়ে চলুন

মাল্টিটাস্কিং দক্ষতাকে কমিয়ে দেয় কারণ মস্তিষ্ক কাজের মধ্যে স্থানান্তর করতে সংগ্রাম করে। বরং:

• এক সময়ে এক কাজের উপর মনোযোগ দিন – গভীর কাজ ভাল ফলাফল প্রদান করে।
• একই ধরনের কাজগুলো একসাথে করুন – এটি প্রসঙ্গ পরিবর্তনের ক্ষতি কমায়।
• নিয়মিত মনোযোগের সময় নির্ধারণ করুন – যেমন পোমোডোরো কৌশল (২৫ মিনিটের কাজের মেয়াদ) ব্যবহার করুন।

মাল্টিটাস্কিং এড়ালে কর্মস্থলে সময় ব্যবস্থাপনায় উন্নতি ঘটে।

১৪. ২০-মিনিট নিয়ম ব্যবহার করুন

বড় প্রকল্পগুলোকে কখনো কখনো অভিভূত মনে হয়, যা কালক্ষেপণের কারণ। ২০-মিনিট নিয়ম এটি কাটিয়ে উঠতে সাহায্য করে:

• ২০ মিনিটের জন্য একটি টাইমার সেট করুন – মনোসংযোগ ছাড়াই কাজ করার জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ হন।
• সময় শেষে অগ্রগতি মূল্যায়ন করুন – বেশিরভাগ লোকেরা গতিশীলতা তৈরি হলে কাজ চালিয়ে যায়।

এই কৌশলটি বড় কাজগুলোকে কম ভীতিকর এবং সহজ করে তুলতে সাহায্য করে।

১৫. সময় নিন

দীর্ঘমেয়াদী উৎপাদনশীলতার জন্য বিশ্রাম অপরিহার্য। অতিরিক্ত কাজ বার্নআউটের দিকে নিয়ে যায়, যা দক্ষতা কমায়।

• ছুটি নির্ধারণ করুন – কাজ থেকে দূরে সময় মানসিক উৎসাহ পুনরুদ্ধার করে।
• সংক্ষিপ্ত দৈনিক বিরতি নিন – এমনকি ৫–১০ মিনিট মনোযোগ উন্নত করে।
• কাজের সময়ের বাইরে কাজ থেকে সংযোগ বিচ্ছিন্ন করুন – কর্মঘণ্টার বাইরে ইমেইল চেক করা এড়িয়ে চলুন।

দীর্ঘ সময়ের জন্য পরিপূর্ণ সময় ব্যবস্থাপনা দক্ষতা বজায় রাখতে বিশ্রাম প্রয়োজনীয়।

১৬. একটি পদ্ধতি তৈরি করুন এবং তা নিষ্ঠার সাথে অনুসরণ করুন

ভালো গঠিত পদ্ধতি সময় ব্যবস্থাপনায় ধারাবাহিকতা তৈরি করে। উদাহরণগুলো হলো:

• টাইম ব্লকিং পদ্ধতি – কাজের জন্য নির্দিষ্ট সময় স্লট বন্টন।
• আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স – জরুরিতার ভিত্তিতে কাজের অগ্রাধিকার নির্ধারণ।
• ২ মিনিটের নিয়ম – যদি কোনো কাজ দুই মিনিটের কম সময় লাগে, তাৎক্ষণিকভাবে তা করুন।

যে পদ্ধতিটি কার্যকর তা খুঁজে নিন এবং ভালো কার্যকারিতার জন্য তাতে অনুগত থাকুন।

১৭. জিনিসগুলো সংগঠিত রাখুন

অগোছালো কর্মক্ষেত্র সময় নষ্ট করে এবং মনোযোগ কমায়। সংগঠিত থাকুন এভাবে:

• আপনার ডেস্ক ডিক্লটার করুন – সাজানো স্থান দক্ষতা বৃদ্ধি করে।
• ডিজিটাল সংগঠনের টুল ব্যবহার করুন – ফাইল ব্যবস্থাপনা সিস্টেম হারানো নথি রোধ করে।
• দৈনিক রুটিন পরিকল্পনা করুন – গঠন সময় ব্যবস্থাপনার অভ্যাস তৈরি করে।

সংগঠিত থাকা নিশ্চিত করে যে কাজের ফ্লো মসৃণ এবং কার্যকর থাকে।

সময় ব্যবস্থাপনা কেন গুরুত্বপূর্ণ?

সময় ব্যবস্থাপনা একটি মৌলিক দক্ষতা যা পেশাগত এবং ব্যক্তিগত জীবনে প্রভাব ফেলে। কাজগুলোকে কার্যকরভাবে সংগঠিত করে, ব্যক্তিরা চাপ কমাতে, উৎপাদনশীলতা বাড়াতে এবং তাদের লক্ষ্যগুলি দ্রুত অর্জন করতে পারে। সঠিক সময় ব্যবস্থাপনা ছাড়া, মানুষ প্রায়ই অভিভূত বোধ করে, সময়সীমা মিস করে এবং একটি স্বাস্থ্যকর কাজ-জীবনের ভারসাম্য বজায় রাখতে সংগ্রাম করে।

সময়ের কার্যকর ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করে ভালো সিদ্ধান্ত গ্রহণ, মনোযোগের উন্নতি এবং সাফল্যের আরও বড় সুযোগ। আপনি একজন কর্মচারী, ব্যবস্থাপক অথবা ব্যবসার মালিক হোন না কেন, সময় ব্যবস্থাপনা কৌশল বাস্তবায়ন দক্ষতা বাড়ায় এবং দীর্ঘমেয়াদী প্রবৃদ্ধি নিশ্চিত করে।

সময় ব্যবস্থাপনার সুবিধা

কার্যকর সময় ব্যবস্থাপনা অনেকগুলি সুবিধা প্রদান করে যা কাজের কর্মক্ষমতা এবং ব্যক্তিগত সুস্থতার উপর সরাসরি প্রভাব ফেলে।

• চাপ মুক্তি – কাজগুলো নিয়ন্ত্রণে আছে জানলে দুশ্চিন্তা কমে যায় এবং শেষ মূহুর্তের তাড়াহুড়া প্রতিরোধ হয়।
• আরো সময় – উন্নত দক্ষতা ব্যক্তিগত উন্নয়ন, শখ বা বিশ্রামের জন্য অতিরিক্ত সময় সৃষ্টি করে।
• আরো সুযোগ – সময়সীমা পূরণ এবং কার্যভার সঠিকভাবে পরিচালনা করার ফলে খ্যাতি এবং কর্মজীবনে অগ্রগতি বাড়ায়।
• লক্ষ্য উপলব্ধির সক্ষমতা – সঠিক সময় ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করে যে উভয় স্বল্পমেয়াদী এবং দীর্ঘমেয়াদী লক্ষ্যগুলি ধারাবাহিকভাবে পূরণ হয়।

খারাপ সময় ব্যবস্থাপনার পরিণতি

সময় কার্যকরভাবে পরিচালিত না করতে পারলে তা গুরুতর পরিণতি ডেকে আনতে পারে, যা উত্পাদনশীলতা, কাজের গুণমান এবং পেশাগত সুনামের উপর প্রভাব ফেলে।

1. দুর্বল কর্মপ্রবাহ। অগোছালো কাজের সময়সূচি প্রক্রিয়া ধীর করে এবং অপ্রয়োজনীয় বাধা তৈরি করে, কাজ সম্পন্ন করা কঠিন করে তোলে।
2. সময়ের অপচয়। সংগঠিত সময় ব্যবস্থাপনা ছাড়া মানুষ অপ্রয়োজনীয় কাজগুলিতে বেশি সময় কাটায়, যা সামগ্রিক দক্ষতা কমায়।
3. নিয়ন্ত্রণ হারানো। কোনো পরিকল্পনা ছাড়াই কাজ জমা হলে দায়িত্বগুলি পরিচালনা করা কঠিন হয়ে পড়ে, যার ফলে উৎপাদনশীলতা হ্রাস পায় এবং হতাশা বাড়ে।
4. কাজের নিম্নমান। খারাপ সময় বন্টনের ফলে তাড়াহুড়ো করা কাজের ফলে ভুল হয়, কম নির্ভুলতা এবং মানহীন পারফরম্যান্স হয়।
5. নিম্নমানের সুনাম। নিয়মিত সময়সীমা মিস করা বা কাজের ভার পালন করতে ব্যর্থ হওয়া পেশাগত বিশ্বাসযোগ্যতা এবং কর্মজীবন অগ্রগতিতে নেতিবাচক প্রভাব ফেলে।

সাধারণ সময় ব্যবস্থাপনার চ্যালেঞ্জগুলি

অনেকেই সাধারণ বাধার কারণে সময় ব্যবস্থাপনার সাথে সংগ্রাম করে যা উৎপাদনশীলতাকে বাধাগ্রস্ত করে। এই চ্যালেঞ্জগুলির সনাক্তকরণ সেগুলি কাটিয়ে ওঠার প্রথম পদক্ষেপ।

1. দুর্বল পরিকল্পনা। একটি গঠিত পরিকল্পনা তৈরি করতে ব্যর্থতা সময়সীমা মিস করে এবং অদক্ষ কার্যপ্রবাহ সৃষ্টি করে।
2. সংগঠনের অভাব। অগোছালো কর্মক্ষেত্র এবং অদৃশ্যা সময়সূচি কাজগুলিকে গুরুত্ব দেওয়া এবং সম্পূর্ণ করা আরও কঠিন করে তোলে।
3. অভিভূত অনুভব করা। সঠিকভাবে অগ্রাধিকার না দেয়া অনেক কাজ চাপ সৃষ্টি করতে পারে এবং মনোযোগ কমিয়ে দিতে পারে।
4. কালক্ষেপণ। কাজসমূহ বিলম্বিত করলে অপ্রয়োজনীয় চাপ সৃষ্টি হয় এবং প্রায়শই তাড়াহুড়ো ও নিম্ন-মানের কাজের দিকে নিয়ে যায়।
5. বিচলতা। সামাজিক মাধ্যম, ক্রমাগত নোটিফিকেশন, এবং কর্মস্থলে বিঘ্ন মনোযোগ এবং উৎপাদনশীলতা কমায়।
6. না বলতে অসুবিধা। অতিরিক্ত দায়িত্ব নেওয়া বার্নআউটে এবং অকার্যকর সময় ব্যবস্থাপনায় নিয়ে যায়।
7. আত্ম-শৃঙ্খলার অভাব। আত্ম-শৃঙ্খলা ছাড়া, সময়সূচি মেনে চলা এবং সময়মতো কাজ সম্পন্ন করা কঠিন হয়ে পড়ে।

কিভাবে শিফটন সময় ব্যবস্থাপনায় সহায়তা করতে পারে

শিফটন একটি শক্তিশালী ক্লাউড-ভিত্তিক সময়সূচী তৈরির সরঞ্জাম যা শিফট পরিকল্পনা স্বয়ংক্রিয়করণ, কর্মচারীর কাজের সময় ট্র্যাকিং এবং কার্যকরভাবে সময়সূচী সংগঠনের মাধ্যমে ব্যবসাকে সময় ব্যবস্থাপনায় অপ্টিমাইজ করতে সহায়তা করে।

শিফটন ব্যবহার করে, ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলো:

• ম্যানুয়াল সময়সূচীর ত্রুটি দূর করে এবং সময় বাঁচায়।
• টিমের দক্ষতা বাড়াতে ন্যায্য শিফট বণ্টন নিশ্চিত করে।
• প্রশাসনিক কাজ কমিয়ে কর্মশক্তির উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করে।

শিফটনের অগ্রসর সময়সূচী বৈশিষ্ট্যগুলি ইন্টিগ্রেট করে, ব্যবস্থাপক এবং কর্মচারীরা পরিকল্পনার উপর কম সময় ব্যয় করতে পারে এবং গুরুত্বপূর্ণ কাজে বেশি সময় দিতে পারে, যার ফলে সামগ্রিক দক্ষতা বৃদ্ধি পায়।

আপডেট আর্টিকেল ৫ মার্চ, ২০২৫

যেকোনো ব্যবসায়ের জন্য একটি ভাল গঠিত কাজের সূচি অপরিহার্য। আপনি রেস্তোরাঁ, খুচরা দোকান, কল সেন্টার বা দূরবর্তী দল পরিচালনা করছেন হোক, একটি সঠিকভাবে পরিকল্পিত কর্মচারীর সময়সূচী মসৃণ অপারেশন নিশ্চিত করে, দ্বন্দ্ব কমায় এবং কর্মচারীদের সক্রিয় রাখে।

দুর্বল সময়সূচী মিসড শিফট, শেষ মুহূর্তের সামঞ্জস্য, বার্নআউট এবং সম্মতির সমস্যার দিকে নিয়ে যায়। কর্মচারীরা যদি তাদের সময়সূচী আগে না পান, তবে এটি অনিশ্চয়তা এবং চাপ তৈরি করে, যা উৎপাদনশীলতা এবং সামগ্রিক মনোবলে প্রভাব ফেলে।

যাইহোক, একটি ভাল পরিকল্পিত দলীয় কাজের সময়সূচী কর্মী ব্যবস্থা, দক্ষতা বৃদ্ধি এবং কর্মচারীরা ন্যায্য এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ কাজের ভার পায় তা নিশ্চিত করে। সঠিক পদ্ধতি এবং সময়সূচী সরঞ্জামগুলির সাথে, আপনি শিফট পরিকল্পনা মসৃণ করতে এবং ব্যবসায়ের ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করতে পারেন।

এই গাইডটি পরিচালকদেরকে ২৩টি বাস্তবসম্মত পদক্ষেপ প্রদান করে, যা পরিচালনার প্রয়োজনের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ, সম্মতি নিশ্চিত করে এবং কর্মচারীদের খুশি করে এমন কাজের শিডিউল তৈরিতে সহায়তা করে।

কাজের সময়সূচী কী?

কাজের সময়সূচী একটি গঠিত পরিকল্পনা যা বর্ণনা করে কখন কর্মচারীরা কাজ করবে। এটি ব্যবসায়গুলোকে সহায়তা করে:

• ব্যবসায়িক চাহিদার উপর ভিত্তি করে পর্যাপ্ত কভারেজ নিশ্চিত করা।
• কর্মচারীদের মধ্যে কাজের বোঝা সামঞ্জস্যভাবে বিতরণ করা।
• শ্রম ব্যয় কমানোর সময় উৎপাদনশীলতা অপ্টিমাইজ করা।
• শ্রম আইন এবং কোম্পানির নীতির সাথে সম্মতি বজায় রাখা।

কাজের জন্য একটি ভালোভাবে ডিজাইন করা সময়সূচী ব্যবসার চাহিদা, কর্মচারীর উপলব্ধতা এবং শিফটের ন্যায্যতাকে বিবেচনায় নিয়ে একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং দক্ষ জনশক্তি সৃষ্টিতে সহায়তা করে।

একটি চমৎকার কাজের সময়সূচী কী তৈরি করে?

সব সময়সূচীগুলি কার্যকর নয়। একটি চমৎকার কাজের সময়সূচি হলো একটি যা পরিষ্কার, পূর্বানুমানযোগ্য এবং অ্যাক্সেসযোগ্য, যখন নিয়োগকর্তা এবং কর্মচারীদের উভয়ের জন্য নমনীয়তার অনুমতি দেয়। নিম্নলিখিত মূল বৈশিষ্ট্যগুলি সময়সূচীকে কার্যকর করে তোলে:

রিয়েল-টাইম আপডেট

ব্যবসার প্রয়োজন পরিবর্তন করতে পারে এবং সময়সূচীগুলি যেন অপ্রত্যাশিত পরিবর্তনগুলিতে রিয়েল-টাইমে মানিয়ে নিতে পারে। যদি কোনও কর্মী অসুস্থ হয়ে পড়ে, তাহলে ম্যানেজাররা শিফটগুলি তাৎক্ষণাত্ সামঞ্জস্য করতে সক্ষম হওয়া উচিত।

মোবাইল অ্যাক্সেস

একটি আধুনিক কাজের সময়সূচী যেকোনো ডিভাইস থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত, যা কর্মচারীদের তাদের শিফটগুলি পরীক্ষা করতে, পরিবর্তনের জন্য অনুরোধ করতে এবং চলার পথে আপডেটগুলি পেতে সক্ষম করে।

আলার্ম এবং অনুস্মারক

স্বয়ংক্রিয় শিফট অনুস্মারক কর্মচারীদের পথে রাখে, অনুপস্থিতি কমায় এবং বিভ্রান্তি ছাড়াই সমস্ত শিফ্টের কভারেজ নিশ্চিত করে।

কিভাবে একটি কাজের সময়সূচী তৈরি করা যায় তার উপর ২৩টি টিপস

পদক্ষেপ ১: আপনার শ্রম লক্ষ্য নির্ধারণ করুন

কোনো কাজের সময়সূচী তৈরি করার আগে, আপনাকে বুঝতে হবে বিভিন্ন সময়ে কতজন কর্মচারী প্রয়োজন। এটি ব্যবসার প্যাটার্ন বিশ্লেষণ এবং সক্ষম চাহিদা পূরণের জন্য পর্যাপ্ত কর্মী নিশ্চিত করা দিয়ে জড়িত।

ঐতিহাসিক ডেটা মূল্যায়ন করে শুরু করুন যাতে বোঝা যায় কখন গ্রাহকের ভিড় সর্বোচ্চ। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি রেস্তোরাঁ চালানোর হোন, সন্ধ্যা এবং সপ্তাহান্তে দ্রুততম সময় হতে পারে, যেখানে মাঝের সপ্তাহের সকালে কম কর্মীদের প্রয়োজন হতে পারে। অফিস বা খুচরা দোকানগুলির জন্য, শীর্ষ সময়টি দুপুরের খাবার বিরতি বা অফিস শেষে হতে পারে।

উপরন্তু, কর্মচারীর উৎপাদনশীলতার মাত্রাগুলিকে বিবেচনায় নিন। কিছু কর্মচারীরা দিনের নির্দিষ্ট সময়ে আরো কার্যকরভাবে কাজ করে, তাই শক্তিগুলির উপর ভিত্তি করে শিফ্টগুলি বরাদ্দ করা কার্যকরিতা বৃদ্ধিতে সহায়ক হতে পারে। লক্ষ্য হচ্ছে শ্রম ব্যয়কে ভারসাম্য বজায় রাখা, যখন চমৎকার গ্রাহক পরিষেবা এবং ব্যবসার পারফরম্যান্স বজায় রাখা।

পদক্ষেপ ২: ফেডারেল এবং স্থানীয় শ্রম আইন মেনে চলুন

প্রতিটি দেশ, রাজ্য বা অঞ্চলের কাজের সূচীর যুক্ত শ্রম আইন থাকে। এই আইনে সর্বাধিক কাজের সময়, অতিরিক্ত কাজের মজুরি, বিশ্রাম বিরতি এবং প্রয়োজনীয় সময়সূচী নোটিশ আচ্ছাদিত থাকে। এই আইনের সাথে সম্মতি না থাকলে শাস্তি, আইনি বিরোধ এবং কর্মচারীদের মধ্যে নেতিবাচক খ্যাতির ঝুঁকি থাকে।

যেকোনো সময়সূচী চূড়ান্ত করার আগে, নিশ্চিত করুন যে এটি সমস্ত প্রাসঙ্গিক শ্রম বিধি পূরণ করে। কিছু গুরুত্বপূর্ণ সম্মতি বিবেচনা অন্তর্ভুক্ত:

• কর্মচারীরা যেন যথাযথ ক্ষতিপূরণ ছাড়া আইনি অতিরিক্ত সময়ের সীমা অতিক্রম না করে তা নিশ্চিত করা।
• প্রয়োজনীয় বিশ্রাম বিরতি, যেমন খাবার বিরতি এবং বিশ্রাম বিরতির সময়সূচী নির্ধারণ করা।
• ন্যায্য ওয়ার্কউইক আইন অনুসারে, যা নিয়োগকর্তাদের কর্মচারীদের তাদের শিফটের পূর্বাভাস দিতে বাধ্য করে সম্মতি প্রদান।

সময়সূচী সফটওয়্যার ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয় সম্মতি এভাবে রক্ষণাবেক্ষণ করা যায়, যা সম্ভাব্য ভায়োলেশনগুলি অ্যালার্ট করে এবং সমস্ত শিফটের আইনি প্রয়োজনগুলি নিশ্চিত করে।

পদক্ষেপ ৩: আপনার দলের সঙ্গে পরিচিত হন

একটি সুষম কাজের শিডিউল প্রতিটি কর্মচারীর দক্ষতা, শক্তি এবং কাজের পছন্দ বিবেচনা করে। এটি এক উত্পাদনশীল কাজ পরিবেশ তৈরি করে যেখানে কর্মচারীরা মূল্যায়িত অনুভব করে এবং তাদের সেরা পারফর্ম করে।

বোঝার জন্য সময় নিন:

• কে কোন কাজ এবং ভূমিকায় উন্নত?
• কে সকাল, সন্ধ্যা বা রাতের শিফট পছন্দ করে?
• কার সীমাবদ্ধতা আছে, যেমন শিশু পালন দায়িত্ব বা স্কুল প্রতিশ্রুতি?

এই বিষয়গুলি বোঝা আপনাকে এমন একটি কাজের সময়সূচী তৈরিতে সহায়তা করে যা কর্মক্ষমতা এবং কাজের সন্তুষ্টি বাড়ায়। কর্মচারীরা তাদের চাহিদাগুলি বিবেচনা করে নিশ্চিত বোধ করলে তারা আরও সক্রিয় থাকবে এবং ভালো ফলাফল প্রদান করবে।

পদক্ষেপ ৪: আপনার কর্মচারীদের শিডিউলিং পছন্দের প্রতি সম্মান জানান

ব্যবসায়িক প্রয়োজন আগে আসা উচিত, তবুও কর্মচারীদের শিডিউলিং পছন্দের প্রতি সম্মান জানালে মনোবল এবং অনুপস্থিতি কমাতে পারে। পূর্বাভাসযোগ্য শিডিউল থাকা কর্মচারীরা বেশি সন্তুষ্ট এবং উৎপাদনশীল।

অপারেশনগুলোকে আপোস না করে পছন্দ মেনে চলতে বিবেচনা করুন:

• কর্মচারীদের আগাম উপলব্ধতা জমা দেওয়ার অনুমতি দিন।
• উইকএন্ড এবং ছুটির দিনের জন্য একটি ন্যায্য রোটেশন তৈরীর করা।
• যে কর্মচারীরা নমনীয়তা প্রয়োজন তাদের জন্য শিফট ব্যবসায়ের বিকল্প প্রদান।

যদিও সমস্ত অনুরোধ মেটানো সব সময় সম্ভব নয়, কর্মচারীদের যে তাদের পছন্দের ব্যাপারে মনোযোগ দেওয়া হয় তা তাদের আস্থা তৈরি করে এবং কর্মীদের মধ্যে পরিবর্তন কমায়।

পদক্ষেপ ৫: আপনার কর্মচারীদের সম্পৃক্ত করুন

কর্মচারীদের সময়সূচী সিদ্ধান্তে অংশগ্রহণ করতে উত্সাহ দেওয়া একটি সহযোগিতামূলক কাজের সংস্কৃতি তৈরি করে এবং সামগ্রিক সন্তুষ্টি উন্নত করে। যখন কর্মচারীরা অনুভব করে যে তাদের ইনপুট আছে, তখন তারা তাদের বরাদ্দ শিফ্টের প্রতি আরও প্রতিশ্রুতিবদ্ধ হয়।

কর্মচারীদের সম্পৃক্ত করার উপায়:

• একটি উন্মুক্ত অনুরোধ সিস্টেম ব্যবহার করা যেখানে কর্মচারীরা পছন্দের কাজের দিন এবং সময় জমা দিতে পারে।
• ম্যানেজমেন্টের অনুমোদন সহ কর্মচারীদের শিফট শেয়ার করার অনুমতি দেয়া।
• সময়সূচী নীতি এবং উদ্বেগ নিয়ে আলোচনা করার জন্য জরিপ বা সভা পরিচালনা করছে।

কর্মচারীদের তাদের কাজের সময়সূচীতে একটি মতামত দিয়ে, ব্যবসাগুলি ইতিবাচক এবং সহযোগিতামূলক কর্মক্ষেত্র পরিবেশ তৈরি করতে পারে।

ধাপ ৬: কর্মচারীদের প্রাপ্যতা সংগ্রহ করুন

কাজের সূচি চূড়ান্ত করার আগে, কর্মচারীদের প্রাপ্যতা সম্পর্কে সঠিক তথ্য সংগ্রহ করা গুরুত্বপূর্ণ। এভাবে শেষ মুহূর্তের পরিবর্তন, সময়সূচীর বিরোধ এবং খালি শিফট এড়ানো যায়।

প্রাপ্যতা সংগ্রহের সেরা উপায় হল ডিজিটাল সময়সূচী সিস্টেমের মাধ্যমে যেখানে কর্মচারীদের তাদের পছন্দের কাজের সময় হালনাগাদ করার সুযোগ থাকে। এটি ক্রমাগত কথোপকথনের প্রয়োজনে কমায় এবং সিডিউলকে প্রকৃত সময় কর্মচারী প্রাপ্যতার সাথে সামঞ্জস্য করে।

ধাপ ৭: আগাম পরিকল্পনা করুন

সবচেয়ে বড় সময়সূচী ভুলগুলির মধ্যে একটি হল শেষ মুহূর্ত পর্যন্ত শিফট নিয়োগে অপেক্ষা করা। অগ্রিম কাজের সময়সূচী পরিকল্পনা করা ম্যানেজার এবং কর্মচারীদের উভয়ের জন্য চাপ কমাতে সাহায্য করে।

সর্বোত্তম ফলাফলের জন্য:

• অন্তত দুই সপ্তাহ অগ্রিম সময়সূচী তৈরি করুন।
• সম্ভাব্য বিরোধ চিহ্নিত করুন এবং পূর্বেই সমন্বয় করুন।
• সমস্ত সময়সূচী চূড়ান্ত হয়ে যাওয়ার সাথে সাথে তা কর্মচারীদের জানিয়ে দিন।

এই পদ্ধতি কর্মচারীদের ব্যক্তিগত জীবন পরিকল্পনার জন্য যথেষ্ট সময় দেয় এবং ব্যবসার কার্যক্রম মসৃণভাবে চলতে থাকে।

ধাপ ৮: ব্যাকআপ পরিকল্পনা তৈরি করুন

সবচেয়ে ভাল পরিকল্পিত সময়সূচীও হঠাৎ অসুস্থতার কল, জরুরী পরিস্থিতি বা শেষ মুহূর্তের পরিবর্তনের কারণে অবাঞ্ছিত বিপর্যয়ের সম্মুখীন হতে পারে। ব্যাকআপ পরিকল্পনা থাকার ফলে ব্যবসা বড় কোনো সমস্যার সম্মুখীন না হয়ে চলতে থাকে।

কিছু ব্যাকআপ কৌশল অন্তর্ভুক্ত করে:

• হঠাৎ নোটিশে শিফট কভার করতে সক্ষম কর্মচারীদের তালিকা বজায় রাখা।
• কর্মচারীদের বিভিন্ন ভূমিকা সম্পাদনের জন্য ক্রস-ট্রেনিং করা যাতে প্রয়োজন হলে তারা সামলাতে পারেন।
• যে সফ্টওয়্যারটি দ্রুত সমন্বয় এবং শিফট বিনিময় করতে দেয় এমন সফ্টওয়্যার বাস্তবায়ন করা।

সময়সূচীর ব্যাঘাতের প্রতি একটি সক্রিয় দৃষ্টিভঙ্গি অপ্রয়োজনীয় চাপ প্রতিরোধ করে এবং দলটিকে কার্যকরী রাখে।

ধাপ ৯: আপনার সময়সূচী তৈরি করার পদ্ধতি ঠিক করুন

একটি কাজের সময়সূচী তৈরি করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে, প্রতিটি নিজস্ব সুবিধা এবং অসুবিধা সহ। সর্বাধিক সাধারণ পদ্ধতিগুলির মধ্যে রয়েছে:

• ম্যানুয়াল সময়সূচী – স্প্রেডশিট বা হোয়াইটবোর্ড ব্যবহার করে হাতে করে সময়সূচী তৈরি এবং পরিবর্তন করা।
• স্বয়ংক্রিয় সময়সূচী সফ্টওয়্যার – ব্যবসার প্রয়োজনীয়তা, কর্মচারী প্রাপ্যতা এবং নিয়ম মেনে চলা ভিত্তিক কাজের সময়সূচী তৈরি করা জন্য টুলস।
• হাইব্রিড পদ্ধতি – নির্ভুলতা এবং দক্ষতা বাড়ানোর জন্য ম্যানুয়াল ইনপুট অটোমেশনের সাথে মিশ্রিত করা।

আপনার দলের আকার, ব্যবসার জটিলতা এবং প্রয়োজনীয় নমনীয়তার উপর নির্ভর করে সঠিক সময়সূচী পদ্ধতি নির্বাচন করুন।

ধাপ ১০: আপনার সময়সূচী তৈরি করুন

সমস্ত মূল উপাদান বিবেচনা করার পর, প্রকৃত কাজের সময়সূচী তৈরি করার সময় আসে। একটি গঠিত পদ্ধতির জন্য এই ধাপগুলি অনুসরণ করুন:

1. ব্যবসায়িক চাহিদার উপর ভিত্তি করে শিফট নির্ধারণ করুন।
2. ন্যায্য কাজের সমস্যার বিয়োজন নিশ্চিত করুন।
3. টেকসই বাধ্যতামূলক, বিশেষ করে বিশ্রাম বিরতি এবং অতিরিক্ত কাজের সময়।
4. কর্মচারী প্রাপ্যতার উপর ভিত্তি করে সময়সূচী সমন্বয় করুন।
5. সম্ভাব্য বিরোধ বা ফাঁকা শিফটের জন্য সময়সূচী পর্যালোচনা করুন।

একটি ভাল পরিকল্পিত সময়সূচী কার্যক্ষম চাহিদার মধ্যে ভারসাম্য রাখে এবং কর্মচারীদের অংশগ্রহণ এবং উৎপাদনশীল রাখে।

ধাপ ১১: অগ্রিম সময়সূচী প্রকাশ করুন

কর্মচারীরা তাদের সময়সূচী পূর্ব থেকেই পেয়ে প্রসন্ন থাকে যাতে তারা অনুপুঙ্খভাবে পরিকল্পনা করতে পারে। আগাম সময়সূচী প্রদান কর্ম-জীবনের ভারসাম্য উন্নত করে, অনুপস্থিতি কমাতে এবং কাজের সন্তুষ্টি বাড়ায়।

সেরা অনুশীলন অন্তর্ভুক্ত করে:

• অন্তত দুই সপ্তাহ আগে সময়সূচী পোস্ট করা।
• প্রতি শিফট আগে সময়সূচী অনুস্মারক পাঠানো।
• কর্মচারীরা প্রয়োজনীয় হলে সময়সূচীতে সমন্বয় বা পরিবর্তনের জন্য অনুরোধ করতে পারে।

স্পষ্ট এবং সময়মাফিক সময়সূচী দিয়ে, ব্যবসাগুলি বিভ্রান্তি কমাতে এবং একটি আরও সংগঠিত কর্মশক্তি তৈরি করতে পারে।

ধাপ ১২: আপনার কর্মচারীদের দক্ষতা অনুযায়ী সময়সূচী পরিকল্পনা করুন

একটি ভারসাম্যপূর্ণ দল কাজের সময়সূচী শুধুমাত্র শিফটের ফাঁকা পূরণের বিষয় নয় – এটি সঠিক সময়ে সঠিক কাজে সঠিক লোকদের নিয়োগের বিষয়। কর্মীদের বিভিন্ন দক্ষতা রয়েছে, এনার্জির স্তর এবং উৎপাদনশীলতার ধরণ, এই দক্ষতাগুলি ব্যবহার করে দক্ষতা উন্নত করা যায়।

কৌশলগতভাবে সময়সূচী তৈরির জন্য:

• উচ্চ-চাহিদার শিফট বজায় রাখতে অভিজ্ঞ কর্মচারীদের নিয়োগ করুন।
• মেন্টরশিপের জন্য নবীন নিয়োগদের প্রবীণ কর্মচারীদের সাথে প্লেস্ করুন।
• যে ভূমিকাগুলোতে প্রযুক্তিগত দক্ষতা বা নেতৃত্ব দরকার তা সবচেয়ে উপযুক্ত কর্মীরা কভার করে তা নিশ্চিত করুন।

এই পদ্ধতি কর্মীদের তাদের কাজে উপযুক্তভাবে ব্যবহৃত করে এবং শিফটের উপর সম্পাদন ক্ষমতা সর্বোচ্চ করে।

ধাপ ১৩: সাধারন সময়সূচীর ভুলগুলি পর্যালোচনা করুন

যতই যত্ন নেওয়া হোক, সময়সূচীতে ভুল হয়। কাজের সময়সূচী চূড়ান্ত করার আগে এটি পর্যালোচনা করুন:

• দ্বিগুণ বুকিং – একই সময়ে একই ভূমিকা দুটি কর্মচারীকে দুর্ঘটনাবশত নিয়োগ দেওয়া।
• পিক আওয়ারে অপর্যাপ্ত কর্মী – উচ্চ চাহিদার সময় যথেষ্ট কভারেজ না থাকা।
• পরপর শিফট – কর্মচারীরা রাতের দেরী শিফটের পর সকালে কাজের জন্য সূচিত হয়, যা ক্লান্তির দিকে পরিচালিত করে।
• অতিরিক্ত ওভারটাইম – কর্মীরা আইনী বা সংস্থার সীমার বাইরে কাজ করেন।

একটি দ্রুত মান যাচাইকরণ নিশ্চিত করে যে আপনার কাজের সময়সূচী ন্যায্য, আইনী এবং ব্যবসায়িক সাফল্যের জন্য অপ্টিমাইজড।

ধাপ ১৪: আপনার সময়সূচী আপনার দলের সাথে শেয়ার করুন

আপনি একবার কাজের সময়সূচী তৈরি করলে, কর্মচারীদের তাদের নির্ধারিত শিফটগুলিতে দ্রুত অ্যাক্সেস করতে হবে। সময়সূচী ঠিকমত বিতরণ করতে ব্যর্থ হলে বিভ্রান্তি, মিস হওয়া শিফট এবং হতাশার কারণ হতে পারে।

সময়সূচী শেয়ার করার জন্য সেরা পদ্ধতিসমূহ:

• ক্লাউড-ভিত্তিক সময়সূচী টুল ব্যবহার করুন যা কর্মচারীদের অনলাইনে শিফটগুলি পরীক্ষা করার অনুমতি দেয়।
• সংযুক্ত স্থান, যেমন একটি বোর্ড বা কোম্পানি পোর্টালে সময়সূচী পোস্ট করুন।
• এসএমএস বা ইমেলের মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয় বিজ্ঞপ্তি পাঠান যাতে কর্মচারীরা তাদের আসন্ন শিফট সম্পর্কে মনে করিয়ে দেয়া হয়।

স্পষ্ট এবং সহজলভ্য সময়সূচী প্রদান করা কর্মচারীদের তথ্যযুক্ত রাখে এবং অপ্রয়োজনীয় প্রশ্ন এবং ভুল বোঝাবুঝি কমায়।

ধাপ ১৫: নিশ্চিত করুন যে সময়সূচী সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য

কর্মচারীদের যে কোন সময়, যে কোন স্থান থেকে তাদের শিফট দেখতে সক্ষম হওয়া উচিত। মোবাইল-বান্ধব সময়সূচী ব্যবস্থা কাগজের সময়সূচী বা ব্যবস্থাপকদের সাথে ক্রমাগত কল করার প্রয়োজন দূর করে।

অ্যাক্সেসিবিলিটি উন্নত করতে:

• মোবাইল উপযোগী সময়সূচী প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করুন।
• কর্মচারীদের তাদের কাজের সময়সূচীতে লগইন অ্যাক্সেস প্রদান করুন।
• যাতে কর্মচারীরা শিফট বদল অথবা আপডেটের জন্য অনুরোধ করতে পারেন এবং কোন বিভ্রান্তি ছাড়াই তা করতে পারেন তা নিশ্চিত করুন।

সময়সূচীতে সহজ প্রবেশাধিকার কর্মচারীদের মধ্যে যোগাযোগ এবং দায়িত্বশীলতা উন্নত করে।

ধাপ ১৬: একটি টিম-ওয়াইড যোগাযোগ পদ্ধতি প্রতিষ্ঠা করুন

একটি কার্যকরী দলে কাজের সময়সূচী মজবুত যোগাযোগ ব্যবস্থার সাথে হাতের সাথেই চলে। কর্মচারীদের এমন একটি পদ্ধতি থাকতে হবে যাতে তারা:

• তাদের শিফট সম্পর্কে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে পারে
• শিফট পরিবর্তনের অনুরোধ করতে পারে
• সমযুচীনি সংঘাত বা উদ্বেগ জানাতে পারে

ভাল সময়সূচী যোগাযোগের জন্য বিকল্পসমূহ অন্তর্ভুক্ত করেছেন:

• কর্মক্ষেত্র অ্যাপে একটি গ্রুপ চ্যাট।
• শিফট সম্পর্কিত প্রশ্নের জন্য নির্ধারিত একটি সময়সূচী ইমেল।
• সূচীবদ্ধকরণ সম্পর্কে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে এমন একটি স্বয়ংক্রিয় চ্যাটবট।

একটি সরলীকৃত যোগাযোগ কৌশল দ্রুত সময়সূচী সমস্যা সমাধান করতে সহজ করে তোলে।

ধাপ ১৭: কাজ এবং ব্যক্তিগত জীবনের সমন্বয়কে অগ্রাধিকার দিন

একটি কার্যকর কর্মচারী সময়সূচী ব্যবসায়িক কার্যক্রম সমর্থন করার পাশাপাশি কর্মচারীর কল্যাণকেও সম্মান করে।

কাজ এবং ব্যক্তিগত জীবনের সমন্বয় বরাবর উপকার করতে:

• অতিরিক্ত ওভারটাইমের জন্য কর্মচারীদের সময়সূচী থেকে এড়িয়ে চলুন।
• সপ্তাহান্ত এবং রাতের শিফটগুলি ন্যায্যভাবে বিতরণ করুন।
• সম্ভব হলে নমনীয় সময়সূচী বিকল্পগুলি অনুমোদন করুন।

একটি সুষম কাজের পরিবেশ বেশি সুখী কর্মচারী, কম টার্নওভার, এবং বৃদ্ধি প্রযোজকতা দিকে নিয়ে যায়।

ধাপ ১৮: বৃদ্ধির সুযোগগুলি সরবরাহ করুন

সূচীবদ্ধকরণ শুধুমাত্র শিফট পূর্ণ করার মাধ্যম নয় — এটি কর্মচারীদের দক্ষতা এবং ক্যারিয়ার উন্নতির সুযোগও প্রদান করে।

সূচীবদ্ধকরণের মাধ্যমে বৃদ্ধির সুযোগ সরবরাহ করার উপায়:

• কর্মচারীদের নতুন ভূমিকা অথবা দায়িত্বে নিয়োগ করুন।
• যেখানে কর্মচারীরা নতুন দক্ষতা শিখতে পারে এমন প্রশিক্ষণ শিফট প্রস্তাব করুন।
• কর্মীদের মধ্যে নেতৃত্বের সুযোগ ঘুরিয়ে দিন।

সূচীবদ্ধকরণের মধ্যে শেখার সুযোগ একত্রিত করে, ব্যবসাগুলি কর্মচারী ব্যস্ততা বাড়াতে পারে এবং ধরে রাখতে পারে।

ধাপ ১৯: কর্মচারী প্রতিক্রিয়াকে উৎসাহিত করুন

সমযুচী প্রদানের সিদ্ধান্তগুলি সরাসরি কর্মচারীদের প্রভাবিত করে, তাই নিয়মিত প্রতিক্রিয়া চাওয়া গুরুত্বপূর্ণ।

প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করার পদ্ধতি:

• সমযুচী ন্যায্যতা সম্পর্কে গোপন সার্ভে।
• টিম সভা যেখানে কর্মচারীরা উদ্বেগ ব্যক্ত করতে পারে।
• সমযুচী উন্নতি ধারনা জন্য একটি প্রস্তাব বাক্স।

কর্মচারীর প্রতিক্রিয়ার উপর কাজ করে বিশ্বাস গড়ে তোলা হয় এবং সময়ের পর সময়ের জন্য সময়সূচী প্রক্রিয়া শুদ্ধিকরণে সহায়তা করে।

ধাপ ২০: প্রযুক্তিকে কাজে লাগান

ম্যানুয়াল সময়সূচী করা সময়সাপেক্ষ হতে পারে এবং ত্রুটিপূর্ণ হয়ে উঠতে পারে। স্বয়ংক্রিয় সময়সূচী সফটওয়্যার প্রক্রিয়াটি সহজ করে এবং কর্মচারীদের জন্য শিডিউলগুলি যথাযথ এবং ন্যায্য নিশ্চিত করে।

সময়সূচী সফটওয়্যার দেখার জন্য মূল বৈশিষ্ট্যগুলি:

• ব্যবসায়িক প্রয়োজনের ভিত্তিতে এআই-চালিত শিফট সুপারিশ।
• শিফটগুলি সহজে পরিবর্তণের জন্য স্বয়ংক্রিয় শিফট স্বাপিং।
• লেবার আইন কাটার সম্পর্কিত ট্র্যাকিং যা লঙ্ঘন রোধ করে।

প্রযুক্তি-চালিত সময়সূচী সরঞ্জাম ব্যবহার করে ব্যবস্থাপকরা কর্মচারী সময়সূচী দক্ষতার সাথে তৈরি করতে পারেন।

ধাপ ২১: একটি ইতিবাচক কাজের পরিবেশ ফস্টার করুন

একটি কাজের সময়সূচী শুধুমাত্র শিফটের তালিকা নয় — এটি কোম্পানির সংস্কৃতির প্রতিফলন। একটি সহায়ক সময়সূচী পদ্ধতি একটি বেশি প্রেরণাপ্রাপ্ত কর্মশক্তি তৈরি করে।

সমযুচী উন্নতির মাধ্যমে কাজের পরিবেশ উন্নত করার উপায়:

• সম্ভব হলে নমনীয়তা প্রদর্শন করুন।
• কর্মচারীর প্রয়োজনীয়তা স্বীকার করুন এবং সম্ভব হলে অনুরোধগুলি মেনে নিন।
• যে শেষ মুহূর্তের সময়সূচী পরিবর্তনগুলি স্ট্রেস সৃষ্টি করে তা এড়িয়ে চলুন।

একটি ইতিবাচক সময়সূচী অভিজ্ঞতা ভাল কর্মক্ষমতা, উচ্চ মনোবল এবং উন্নত টিমওয়ার্কের দিকে পরিচালিত করে।

ধাপ ২২: অটোমেশন এবং ব্যক্তিগতকরণের সুযোগগুলো সন্ধান করুন

প্রত্যেক কর্মচারীর বিভিন্ন পছন্দ এবং আনুকূল্য থাকে। ব্যক্তিগত সময়সূচী অপশন ব্যবহারের মাধ্যমে কর্মচারীদের তৃপ্তি এবং সম্পৃক্ততা বৃদ্ধি পায়।

সময়ের ব্যক্তিগতকরণের কিছু উপায় অন্তর্ভুক্ত:

• পছন্দনীয় পালা বাছাইয়ের অনুমতি দেওয়া।
• নির্দিষ্ট ভূমিকার জন্য স্ব-সময়সূচী অপশন দেওয়া।
• ব্যক্তিগত পালার অনুস্মারক প্রদান।

ব্যক্তিগত সময়সূচীর বিকল্প সহ একটি স্বয়ংক্রিয় সময়সূচী ব্যবস্থা সময়সুচীকে আরও ন্যায্য এবং অভিযোজ্য করে তোলে।

ধাপ 23: কাজের জন্য সেরা সরঞ্জাম ব্যবহার করুন

বিশেষ করে বৃহৎ কর্মশক্তি সহ ব্যবসার জন্য ম্যানুয়ালভাবে একটি দলীয় কাজের সূচী তৈরি করা চাপগ্রস্ত হতে পারে। Shifton এর মতো উন্নত সময়সূচী সরঞ্জাম ব্যবহার করে ম্যানেজাররা কার্যকরভাবে কাজের সময়সূচী তৈরি করতে সাহায্য করে:

• বাস্তব সময়ের ব্যবসায়িক চাহিদার ভিত্তিতে পালা পরিকল্পনা স্বয়ংক্রিয়করণ করা।
• কর্মচারীরা সিস্টেমের মধ্যে নির্বিঘ্নে পালাবদল করতে পারে।
• সময়সূচীর সংঘাত এড়াতে বাস্তব সময়ের আপডেট প্রদান করা।

Shifton কর্মশক্তি পরিচালনা সহজতর করে, সময়সূচী দক্ষতা উন্নত করে এবং প্রশাসনিক কাজের চাপ কমায়, যা ব্যবসাকে মসৃণভাবে পরিচালনা করতে সহজতর করে।

কাজের সময়সূচীর ধরন

বিভিন্ন ব্যবসার জন্য তাদের অনন্য কার্যক্রমের প্রয়োজন মেটাতে বিভিন্ন সময়সূচী গঠন প্রয়োজন। ব্যবহৃত কাজের সময়সূচীটি শিল্পের চাহিদা, কর্মচারীর আনুকূল্য এবং সাংগঠনিক অগ্রাধিকারের উপর নির্ভর করে। নিচে এমন কিছু সাধারণ কাজের সময়সূচী দেওয়া হয়েছে যা ব্যবসাগুলি প্রয়োগ করে।

পূর্ণকালীন

একটি পূর্ণকালীন কাজের সময়সূচী সাধারণত প্রতি সপ্তাহে 40 ঘণ্টা সমন্বয়ে গঠিত হয়, যদিও কিছু শিল্প এটি ভিন্নভাবে সংজ্ঞায়িত করতে পারে। সাধারণত কর্মীরা প্রতিদিন নির্দিষ্ট সংখ্যক ঘন্টা কাজ করেন, সপ্তাহে পাঁচ দিন।

পূর্ণকালীন সময়সূচীর মূল সুবিধাসমূহ:

• কর্মচারীদের জন্য চাকরি স্থায়িত্ব এবং নিয়মিত আয়ের সুযোগ দেয়।
• যেসব ব্যবসায় নিয়মিত কভারেজ প্রয়োজন তাদের জন্য নিয়মিত কর্মক্ষমতার স্তর বজায় রাখে।
• প্রায়ই স্বাস্থ্য বীমা, প্রদত্ত ছুটি এবং পেনশন পরিকল্পনা সহ সুবিধাসমূহ অন্তর্ভুক্ত থাকে।

পূর্ণকালীন সময়সূচী পরিপূর্ণতা এবং কর্মশক্তির ধারাবাহিকতা প্রয়োজন এমন শিল্পগুলিতে যেমন কর্পোরেট অফিস, স্বাস্থ্যসেবা, খুচরা ব্যবস্থাপনা এবং গ্রাহক সেবা কেন্দ্রগুলোতে ভাল কাজ করে।

অর্ধ-কালীণ

একটি অর্ধকালীন কাজের সময়সূচী সাধারণত সপ্তাহে 40 ঘন্টার কম কাজ করার অন্তর্ভুক্ত। কর্মচারীদের নির্দিষ্ট বা পরিবর্তনশীল পালা থাকতে পারে, নিয়োগকর্তার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে।

অর্ধকালীন সময়সূচীর মূল সুবিধাসমূহ:

• শিক্ষার্থীদের, সেবাদানকারীদের, অথবা একাধিক কাজ সামলানো ব্যক্তিদের জন্য নমনীয়তা প্রদান করে।
• যথাযথ কর্মী সরবরাহ বজায় রেখে শ্রম খরচ কমাতে ব্যবসাগুলি সহায়তা করে।
• মৌসুমী বা পরিবর্তনশীল চাহিদা সহ ব্যবসার জন্য একটি সমাধান প্রদান করে।

রেস্তোরাঁ, খুচরা দোকান, কল সেন্টার এবং আতিথেয়তা শিল্পগুলিতে অর্ধকালীন সময়সূচী সাধারণ যেখানে ব্যবসাগুলি কর্মী নমনীয়তা প্রয়োজন।

দূরবর্তী/ফ্লেক্সিবল কাজের সময়সূচী

একটি দূরবর্তী বা ফ্লেক্সিবল কাজের সময়সূচী কর্মচারীদের বাড়ি থেকে বা প্রথাগত অফিস পরিবেশের বাইরে যে কোনও স্থান থেকে কাজ করার অনুমতি দেয়। ঘন্টা নির্দিষ্ট, পরিবর্তনশীল বা আউটপুট ভিত্তিক হতে পারে, কোম্পানির নীতির উপর নির্ভর করে।

দূরবর্তী/ফ্লেক্সিবল সময়সূচীর মূল সুবিধাসমূহ:

• কর্মচারীর স্বায়ত্তশাসন এবং কাজ-জীবনের ভারসাম্য বৃদ্ধি করে।
• যোগাযোগে সময় এবং সংশ্লিষ্ট খরচ কমায়।
• অন্যান্য স্থানের প্রতিভা নিয়োগের জন্য নিয়োগের সুযোগ প্রসারিত করে।

আইটি, গ্রাহক সেবা, কন্টেন্ট তৈরি এবং বিপণন মত শিল্পে দূরবর্তী এবং ফ্লেক্সিবল সময়সূচী বিশেষভাবে কার্যকর যেখানে কাজগুলি ডিজিটালি সম্পন্ন করা যাবে শারীরিক উপস্থিতি ছাড়াই।

5-4/9 কাজের সময়সূচী

5-4/9 কাজের সময়সূচী একটি সংকুচিত সময়সূচী যেখানে কর্মচারীরা দুই সপ্তাহের মধ্যে আট দিনের জন্য নয়-ঘণ্টার পালা, একটি আট-ঘণ্টার পালা এবং অতিরিক্ত এক দিন ছুটি পায়।

5-4/9 কাজের সময়সূচীর মূল সুবিধাসমূহ:

• প্রতি অন্য সপ্তাহে কর্মীরা তিন দিনের সপ্তাহান্তিক ছুটি পায়।
• দীর্ঘ কাজের দিনগুলি রেখে কম মোট কাজের দিন থাকার মাধ্যমে উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করে।
• যোগাযোগে খরচ কমায় এবং কাজ-জীবনের ভারসাম্য উন্নত করে।

এই ধরনের সময়সূচী সাধারণত সরকারী এজেন্সি, কর্পোরেট অফিস এবং প্রকল্প ভিত্তিক শিল্পে ব্যবহৃত হয় যা ফ্লেক্সিবল কাজের গঠনগুলি মঞ্জুর করতে পারে।

2-2, 3-2, 2-3 কাজের সময়সূচী

2-2, 3-2, 2-3 সময়সূচী একটি ঘূর্ণায়মান পালা সময়সূচী যেখানে কর্মচারীরা পর্যায়ক্রমে দুই দিন কাজ, দুই দিন ছুটি, তিন দিন কাজ, এবং এভাবে কাজ করে।

2-2, 3-2, 2-3 সময়সূচীর মূল সুবিধাসমূহ:

• কর্মচারীদের পুনরুদ্ধারের জন্য নিয়মিত ছুটির দিন প্রদান করে।
• অতিরিক্ত ওভারটাইম ছাড়াই ব্যবসার ২৪/৭ অপারেশন নিশ্চিত করে।
• কর্মচারীদের বিভিন্ন পালার মাধ্যমে ভারসাম্য বজায় রেখে ওয়ার্কলোড পরিচালনা করে।

এই সময়সূচীটি স্বাস্থ্যসেবা, জরুরি সেবা, কারখানা এবং নিরাপত্তার মত শিল্পের জন্য আদর্শ যেখানে অবিচ্ছিন্ন কর্মী সরবরাহ প্রয়োজন।

4/10 সময়সূচী

একটি 4/10 কাজের সময়সূচী সপ্তাহে চারটি 10 ঘণ্টার কাজের দিন এবং পরবর্তী তিন দিন ছুটি দিয়ে গঠিত।

4/10 কাজের সময়সূচীর মূল সুবিধাসমূহ:

• কর্মচারীরা প্রতি সপ্তাহে এক অতিরিক্ত ছুটির দিন পান, যা কাজ-জীবনের ভারসাম্য উন্নত করে।
• যেহেতু কর্মচারীরা কম দিন কাজে যান তাই যোগাযোগ খরচ কমে যায়।
• শিফট পরিবর্তনের সংখ্যা কমিয়ে ব্যবসাগুলি উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করতে সহায়ক।

৪/১০ শিডিউল সাধারণত গ্রাহক সহায়তা, উৎপাদন, লজিস্টিক্স, এবং স্বাস্থ্য সেবা ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয় যেখানে দীর্ঘ শিফটে কর্মদক্ষতা উন্নত করা যায়।

কর্মসূচির উদাহরণ এবং টেমপ্লেট

কাঠামোবদ্ধ এবং পরিষ্কার কর্মসূচি তৈরি করা কার্যকর কর্মশক্তি পরিচালনার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একটি ভালোভাবে বিন্যাসিত কর্মসূচি নিশ্চিত করে যে কর্মীরা তাদের শিফটগুলি আগে থেকেই জানেন, পরিকল্পনায় সংঘর্ষ এড়ায় এবং সামগ্রিক দলীয় সামঞ্জস্য উন্নত করে।

নিচে একটি সাধারণ কর্মসূচি টেমপ্লেটের উদাহরণ দেওয়া হলো যা বিভিন্ন ক্ষেত্রে ব্যবহার করা যেতে পারে:

কিভাবে এই কর্মসূচি টেমপ্লেট ব্যবহার করবেন:

• দায়িত্ব পরিষ্কার করতে কর্মচারীর নাম এবং ভূমিকা তালিকাভুক্ত করুন।
• কর্মকালীন চাহিদা এবং কর্মচারীর প্রাপ্যতা অনুযায়ী শিফট বরাদ্দ করুন।
• অতিরিক্ত কাজ বা কর্মী সংকট এড়াতে শিফটগুলোর ন্যায্য বণ্টন নিশ্চিত করুন।
• কর্মী কখন দায়িত্বে নেই তা জানার জন্য ছুটির দিনগুলি স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন।
• শ্রম খরচ নিরীক্ষণ করার জন্য মোট ঘণ্টা যোগ করুন এবং কাজের নিয়মাবলী অনুসারে নিশ্চিত করুন।

একটি কাঠামোবদ্ধ শিডিউল টেমপ্লেট ব্যবসা গুলি সংগঠিত থাকার, স্বচ্ছতার উন্নয়ন এবং উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধিতে সহায়তা করে।

কিভাবে শিফটন কর্মসূচি তৈরি সহজ করে তোলে

বহু কর্মচারী, ঘূর্ণায়মান শিফট বা ২৪/৭ পরিচালনাযুক্ত ব্যবসার জন্য ম্যানুয়ালি কর্মসূচি পরিচালনা করা সময়সাপেক্ষ হতে পারে। শিফটন, একটি স্মার্ট কর্মশক্তি পরিচালনা সরঞ্জাম, নিম্নলিখিত সুবিধাসহ প্রক্রিয়াকে সহজ করে তোলে:

• ম্যানুয়াল ত্রুটি দূর করার জন্য স্বয়ংক্রিয় সময়সূচি।
• শিফট পালা এবং প্রাপ্যতা আপডেটগুলির জন্য কর্মী স্ব-পরিষেবা বিকল্পগুলি।
• সংঘর্ষ ও শেষ মুহূর্তের পরিবর্তন রোধে রিয়েল-টাইম আপডেট।
• শ্রম আইন অনুসরণ নিশ্চিত করতে সম্মতি ট্র্যাকিং।

শিফটন ম্যানেজারদের মিনিটের মধ্যে কর্মসূচি তৈরি করতে, প্রশাসনিক কাজের বোঝা কমানো এবং সামগ্রিক সময়সূচির দক্ষতা উন্নত করতে সাহায্য করে।

কর্মচারীদের জন্য সঠিক সময়সূচি নির্বাচন করা সরাসরি প্রভাব ফেলে উৎপাদনশীলতা, চাকরি সন্তুষ্টি এবং ব্যবসার দক্ষতার ওপর। সুশৃঙ্খলভাবে সাজানো কর্মসূচি প্রয়োজনীয় কর্মীবিন্যাস নিশ্চিত করে, বিরোধ কমায় এবং কর্মচারীদের প্রাপ্যতা কোম্পানির চাহিদার সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ করে। নিয়োগকর্তাদের শিল্পের চাহিদা, অপারেশনাল সময় এবং কর্মীদের পছন্দ বিবেচনা করতে হবে যাতে তাদের দলের জন্য সেরা কাজের সময়সূচি নির্ধারণ করা যায়। এই গাইডটি বিভিন্ন ধরনের কাজের সময়সূচি অন্বেষণ করে, যেমন: শিফট-ভিত্তিক, নমনীয় এবং শিল্প-নির্দিষ্ট বিকল্পসমূহ, যা ম্যানেজারদের একটি অপ্টিমাইজড সময়সূচি তৈরি করতে সহায়তা করে যা উভয় ব্যবসায়িক লক্ষ্য এবং কর্মচারীদের সুস্থতা সমর্থন করে।

কর্মসূচি কী?

একটি কাজের সময়সূচি নির্ধারণ করে কখন কর্মচারীরা তাদের কাজের দায়িত্ব পালন করবেন। এটি কাজের দিন, ঘন্টা এবং শিফট বর্ণনা করে, কাঠামোবদ্ধ অপারেশন নিশ্চিত করে। শিল্পের প্রয়োজনীয়তা, কর্মচারী চুক্তি এবং কাজের চাহিদার ওপর ভিত্তি করে বিভিন্ন ধরনের কাজের সময়সূচি ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে প্রয়োগ করা হয়।

কিছু সংগঠন একটি নিয়মিত কাজের সময়সূচি অনুসরণ করে, যেমন সাধারণ ৯-৫ মডেল, যেখানে কিছু অন্যরা ঘূর্ণনশীল শিফট, সংকুচিত কর্মসপ্তাহ, বা সম্পূর্ণ নমনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করে। সঠিক সময়সূচির নির্বাচন দক্ষতা উন্নত করে, বার্নআউট প্রতিরোধ করে এবং কাজের জীবনের ভারসাম্য উন্নত করে।

কাজের শিফটের ধরন

সম্প্রসারিত অপারেটিং সময় বা ২৪/৭ পরিষেবা প্রদানকারী ব্যবসাগুলি ধারাবাহিক কভারেজ নিশ্চিত করার জন্য শিফট-ভিত্তিক কাজের সময়সূচির ওপর নির্ভর করে। নিচে বিভিন্ন শিল্পের মধ্যে ব্যবহৃত সবচেয়ে সাধারণ শিফট সময়সূচির উদাহরণ দেওয়া হয়েছে।

ব্যবসার জন্য ৯ সাধারণ শিফটের সময়সূচি

সঠিক সময়সূচি নির্বাচন দক্ষ অপারেশন, কর্মচারী সন্তুষ্টি এবং শ্রম আইনের সাথে সম্মতি নিশ্চিত করে। নিচে বিভিন্ন শিল্পের মধ্যে সর্বাধিক ব্যবহৃত কাজের সময়সূচির ৯টি সাধারণ ধরন উল্লেখ করা হয়েছে।

#১ স্ট্যান্ডার্ড

একটি স্ট্যান্ডার্ড কাজের সময়সূচি সাধারণত ৯-৫ সময়সূচি বা ৮-৫ ঘণ্টা, সোমবার থেকে শুক্রবার পর্যন্ত, মোট ৪০ ঘণ্টার কাজের সপ্তাহের সময়সূচির উদাহরণ। এটি সবচেয়ে প্রচলিত ব্যবস্থা, সাধারণত বহুজাতিক অফিস, প্রশাসনিক ভূমিকা এবং শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানে পাওয়া যায়।

সুবিধাসমূহ:

• নিয়মিত সময়, স্থির কাজের জীবনের ভারসাম্য প্রচার করে।
• কর্মীরা তাদের সাপ্তাহিক রুটিন জানেন, যা উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করে।
• ব্যবসার সময় সাক্ষাৎকার এবং সহযোগিতা প্রয়োজন এমন ভূমিকায় আদর্শ।

অসুবিধাসমূহ:

• যে ব্যবসাগুলি প্রসারিত অপারেটিং ঘণ্টার প্রয়োজন ইয়াঔসে উপযুক্ত নয়।
• বিকল্প সময়সূচি পছন্দ করে এমন কর্মচারীদের জন্য সীমিত নমনীয়তা।

#২ নির্দিষ্ট

একটি ফিক্সড সময়সূচি মানে কর্মীরা প্রতি সপ্তাহে একই সময় কাজ করেন কোন পরিবর্তন ছাড়াই। এই কাঠামো খুচরা, উৎপাদন এবং গ্রাহক সেবা কাজের মধ্যে সাধারণ। উদাহরণস্বরূপ, একটি খুচরা কর্মী সবসময় সপ্তাহের দিনগুলোতে সকাল ১০টা থেকে সন্ধ্যা ৬টা পর্যন্ত কাজ করতে পারে।

সুবিধাসমূহ:

• নির্ধারিত শিফট কর্মচারী ধারাবাহিকতা উন্নত করে।
• ম্যানেজারদের কর্মীবিন্যাসের প্রয়োজনীয়তা পরিকল্পনা করা সহজ।
• কর্মীরা তাদের ব্যক্তিগত প্রতিশ্রুতিগুলিকে কাজের সময়ের সাথে সামঞ্জস্য করতে পারেন।

অসুবিধাসমূহ:

• উভয় কর্মচারী এবং নিয়োগকর্তার জন্য কম নমনীয়তা।
• এটি আকস্মিক ব্যবসার প্রয়োজন বা মৌসুমী ওঠানামার সাথে খাপ খায় না।

#৩ পূর্ণ-সময়

একটি পূর্ণ-কর্মের সময়সূচি সাধারণত ৪০-ঘণ্টার কাজের সপ্তাহের উদাহরণকে পাঁচ বা ততোধিক দিনব্যাপী ছড়িয়ে দেওয়া। বেশিরভাগ পূর্ণ-কর্মের অবস্থানে একটি মানক সময়সূচি অনুসরণ করে, তবে শিল্প প্রয়োজনীয়তার উপর নির্ভর করে বৈচিত্র্য থাকে।

সুবিধাসমূহ:

• কর্মীরা স্বাস্থ্য বীমা এবং প্রদত্ত ছুটির মতো সম্পূর্ণ সুবিধা পান।
• স্থিতিশীল আয় এবং কর্মজীবন বৃদ্ধি সুযোগ।
• দলে সহযোগিতায় ধারাবাহিকতা প্রদান করে।

অসুবিধাসমূহ:

• দীর্ঘ কাজের সময়গুলো যথাযথ বিরতি ছাড়া বার্নআউটের দিকে নিয়ে যেতে পারে।
• কর্মীযুগ্ম জীবনের ভারসাম্য অনুসন্ধানকারীদের জন্য কম নমনীয়তা।

#৪ পার্ট-টাইম

একটি আংশিক কাজের সময়সূচির মধ্যে পুরো সময়ের চেয়ে কম ঘণ্টা, সাধারণত সপ্তাহে ৩০ ঘন্টা কম কাজ হয়ে থাকে। এই সময়সূচিগুলি ফলে নমনীয় হতে পারে এবং নিয়োগকর্তা এবং কর্মচারীর চুক্তির ভিত্তিতে পরিবর্তিত হতে পারে।

সুবিধাসমূহ:

• কর্মীদের জন্য নমনীয়তা সরবরাহ করে যারা হালকা কাজের লোড প্রয়োজন।
• ব্যবসার জন্য ব্যয়-সাশ্রয়ী, কারণ আংশিক কর্মীর সম্পূর্ণ সুবিধার প্রয়োজন নাও হতে পারে।
• ছাত্র, অভিভাবক এবং মৌসুমী কর্মী জন্য আদর্শ।

অসুবিধাসমূহ:

• স্বাস্থ্য বীমা মতো সুবিধার অভাব।
• আয় স্থিতিশীল নাও হতে পারে।
• সময়সূচী অসামঞ্জস্যপূর্ণ হতে পারে, কর্মজীবন এবং ব্যক্তিগত জীবনের ভারসাম্যকে প্রভাবিত করে।

#5 শিফট

একটি শিফট সূচী কর্মীদের বিভিন্ন সময়ে নিয়োগ দেয়, একটি ২৪-ঘন্টার পরিচালনা চক্র কভার করে। স্বাস্থ্যসেবা, আতিথেয়তা এবং পরিবহন শিল্পগুলি ২৪ ঘন্টার পরিষেবা নিশ্চিত করতে বিভিন্ন শিফট সূচীর উপর ব্যাপকভাবে নির্ভর করে।

শিফট কাজের ধরন:

• নির্দিষ্ট শিফট – কর্মীরা প্রতিদিন একই শিফটে কাজ করেন।
• বিনিময় শিফট – কর্মীরা সকাল, সন্ধ্যা, এবং রাতের শিফটে পরিবর্তন করেন।
• বিভক্ত শিফট – কাজ দিনের মধ্যে দুইটি পৃথক অংশে ভাগ করা হয়।

সুবিধাসমূহ:

• নিরবিচ্ছিন্ন ব্যবসার কার্যক্রম নিশ্চিত করে।
• যারা প্রচলিত সময়ের বাইরের কাজ পছন্দ করেন তাদের জন্য কর্মসংস্থান সুযোগ প্রদান করে।
• ব্যবসাগুলিকে কাজের চাপের পরিবর্তন দক্ষতার সাথে পরিচালনা করতে সহায়তা করে।

অসুবিধাসমূহ:

• রাতের শিফট ঘুমের প্যাটার্নে বিঘ্ন ঘটিয়ে স্বাস্থ্যের উপর নেতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে।
• কর্মীরা অসামঞ্জস্যপূর্ণ সময়ের সাথে লড়াই করতে পারেন।

#6 ঠিকাদার বা ফ্রিল্যান্সার সূচী

ঠিকাদার এবং ফ্রিল্যান্সাররা সাধারণ কর্মসূচী অনুসরণ করেন না। বরং, তারা সময়সীমা বা প্রকল্পভিত্তিক নিয়োগের উপর ভিত্তি করে কাজ করেন। এই পেশাজীবীরা, প্রায়শই প্রযুক্তি, ডিজাইন, এবং বিষয়বস্তু তৈরি ক্ষেত্রে, তাদের নিজস্ব কাজের সময় নির্ধারণ করেন।

সুবিধাসমূহ:

• কর্মদাতা এবং কর্মীদের উভয়ের জন্য সর্বোচ্চ নমনীয়তা।
• সংক্ষিপ্ত প্রকল্পগুলির জন্য বিশেষায়িত দক্ষতার প্রয়োজন হলে ব্যবসার জন্য ব্যয়বহুল।
• দীর্ঘমেয়াদি কর্মসংস্থান চুক্তির প্রতিশ্রুতি নেই।

অসুবিধাসমূহ:

• ফ্রিল্যান্সারদের জন্য কম স্থায়ীত্ব যারা নিয়মিত আয়ের উপর নির্ভর করে।
• নিয়োগকর্তারা বাহ্যিক দলগুলি পরিচালনার ক্ষেত্রে চ্যালেঞ্জের সম্মুখীন হতে পারেন।
• বিভিন্ন সময় অঞ্চলে দূরবর্তী কর্মীদের সাথে যোগাযোগ এবং সমন্বয় করা কঠিন হতে পারে।

#7 অনির্দেশ্য

একটি অনির্দেশ্য সময়সূচী ব্যবসার প্রয়োজনের উপর ভিত্তি করে সাপ্তাহিক বা দৈনিক পরিবর্তিত হয়। খুচরা, আতিথেয়তা এবং গিগ অর্থনীতির চাকরির মতো চাহিদা পরিবর্তমান শিল্পগুলিতে এটি সাধারণ। কর্মীদের শিফটগুলি ভিন্ন হতে পারে, যার ফলে ব্যক্তিগত প্রতিশ্রুতিগুলি পরিকল্পনা করা কঠিন হয়ে যায়।

সুবিধাসমূহ:

• ব্যবসার জন্য কর্মশক্তির নমনীয়তা সরবরাহ করে।
• কর্মীরা উপলব্ধতার উপর ভিত্তি করে শিফট গ্রহণ করতে পারেন।
• মৌসুমী বা আকস্মিক কাজের চাপের স্পাইকগুলি পরিচালনার জন্য উপকারী।

অসুবিধাসমূহ:

• কর্মীদের জন্য স্থায়ীত্বের অভাব, যা আর্থিক পরিকল্পনাকে কঠিন করে তোলে।
• যদি নোটিশ ছাড়াই শিফটগুলি প্রায়ই পরিবর্তিত হয় তবে এটি চাকরির অসন্তোষে পরিণত হতে পারে।
• ম্যানেজারদের জন্য একটি নিয়মিত দল সূচী বজায় রাখা কঠিন।

#8 সংকুচিত সময়সূচী

একটি সংকুচিত সময় সূচী স্ট্যান্ডার্ড কাজের ঘণ্টাগুলি কম দিনগুলিতে সংকোচিত করে। সবচেয়ে সাধারণ উদাহরণ হল ৪-১০ শিফট সময়সূচী, যেখানে কর্মীরা প্রচলিত পাঁচদিনের কাজের সপ্তাহের পরিবর্তে চারটি ১০ ঘন্টা দিন কাজ করেন। অন্য একটি বৈচিত্র হল ৯/৮০ সময়সূচী, যেখানে কর্মীরা দশ দিনে নয় দিনের মধ্যে ৮০ ঘন্টা কাজ করেন।

সুবিধাসমূহ:

• কর্মীদের ব্যক্তিগত সময়ের জন্য অতিরিক্ত ছুটি প্রদান করে।
• যাতায়াতের সময় এবং খরচ কমায়।
• অতিরিক্ত কর্মী নিয়োগ ছাড়াই ব্যবসার কার্যক্রমের সময় বাড়াতে সহায়তা করে।

অসুবিধাসমূহ:

• দীর্ঘ কর্মদিবস ক্লান্তি এবং উৎপাদনশীলতার হ্রাসের দিকে নিয়ে যেতে পারে।
• যে ব্যবসাগুলি দৈনিক কভারেজ প্রয়োজন তাদের জন্য উপযুক্ত নয়।
• গ্রাহক সেবা বা প্রতিক্রিয়া সময় ব্যবস্থাপনায় চ্যালেঞ্জ তৈরি করতে পারে।

#9 পরিবর্তনশীল সময়সূচী

একটি পরিবর্তনশীল সময়সূচী নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে কর্মীদের বিভিন্ন সময় স্লটে স্থানান্তর করে। উদাহরণস্বরূপ, নার্সরা এক সপ্তাহের জন্য সকাল শিফটে, পরের সপ্তাহের জন্য সন্ধ্যা শিফটে এবং তারপরে রাতের শিফটে কাজ করতে পারেন।

পরিবর্তনশীল সময়সূচীর প্রকার:

• স্লো রোটেশন: শিফটগুলি কয়েক সপ্তাহ পর পর পরিবর্তিত হয়।
• ফাস্ট রোটেশন: শিফটগুলি কয়েক দিনের পর পরিবর্তিত হয়।

সুবিধাসমূহ:

• কর্মীদের মধ্যে কাজের চাপ ন্যায্যভাবে বিতরণ করে।
• পুনরাবৃত্তিমূলক শিফটগুলি থেকে বর্নআউট প্রতিরোধ করে।
• ব্যবসায়গুলি সব সময়ের জন্য কভারেজ নিশ্চিত করে।

অসুবিধাসমূহ:

• কর্মীদের জন্য পরিবর্তিত সময়ের সাথে মিলিত হওয়া কঠিন।
• এটি ঘুমের চক্র এবং সামগ্রিক সুস্থতায় বিঘ্ন সৃষ্টি করতে পারে।
• কর্মীদের অসন্তুষ্টি এড়াতে সতর্ক সূচীর প্রয়োজন।

প্রতিটি ধরনের সময়সূচির বিকল্পে রয়েছে অনন্য সুবিধা এবং চ্যালেঞ্জ। ব্যবসাগুলিকে তাদের দলের জন্য সেরা কাজের সময়সূচি বেছে নেওয়ার আগে শিল্পের চাহিদা, কর্মচারীর প্রয়োজন এবং অপারেশনাল লক্ষ্যগুলি সতর্কতার সাথে মূল্যায়ন করা উচিত।

১৪টি বিকল্প শিফট প্রকার

প্রথাগত শিফট সূচি সবসময় প্রতিটি ব্যবসায়িক মডেলের সাথে মানানসই হয় না। অনেক শিল্পের জন্য প্রয়োজন হয় উত্সাহিত কাজের জন্য, মৌসুমী চাহিদার জন্য এবং কর্মচারীর প্রয়োজনের জন্য নমনীয়তার। নিচে ১৪টি বিকল্প সময়সূচির ধরন রয়েছে যা ব্যবসাগুলি কার্যক্রমকে অপ্টিমাইজ করার জন্য এবং কর্মজীবন সমর্থন করার জন্য প্রয়োগ করতে পারে।

১) বিভক্ত শিফট

একটি বিভক্ত শিফট কর্মচারীর কাজের দিনকে দুটি পৃথক অংশে ভাগ করে যা মধ্যবর্তী একটি উল্লেখযোগ্য বিরতি থাকে। স্বাভাবিক কম সময়ের মধ্যাহ্নভোজ বিরতির পরিবর্তে, এই ধরনের শিফটে প্রায়ই কাজের সময়ের মধ্যে দীর্ঘ একটি ফাঁক অন্তর্ভুক্ত থাকে।

উদাহরণ:

একজন রেস্টুরেন্ট কর্মী হয়ত সকাল ৮টা থেকে ১২টা পর্যন্ত কাজ করবেন, বিরতির পর সন্ধ্যা ৫টা থেকে ৯টা পর্যন্ত রাতের পিক ডিনার সার্ভিস পরিচালনা করবেন।

সুবিধাসমূহ:

• কর্মচারীদের পিক সময়ের সময় স্টাফ রাখতে সক্ষম হওয়ার পাশাপাশি ধীর সময়ে শ্রমের খরচ কমিয়ে ফেলায় সহায়ক।
• কর্মচারীরা দীর্ঘ বিরতি ব্যবহার করে ব্যক্তিগত কাজ, বিশ্রাম বা এমনকি দ্বিতীয় কাজ করতে পারেন।
• খাদ্য পরিষেবা, পরিবহন এবং গ্রাহক পরিষেবা ইত্যাদির মত শিল্পে দিনের মধ্যে চাহিদা পরিবর্তনের সাথে কাজে লাগে।

অসুবিধাসমূহ:

• দীর্ঘ কাজের দিনগুলি দীর্ঘ বিরতি সত্ত্বেও ক্লান্তিকর মনে হতে পারে।
• কর্মীদের জন্য শিফটের মধ্যে সময় পরিচালনা করা চ্যালেঞ্জিং হতে পারে।
• যারা অবিচ্ছিন্ন কাজের সময়সূচি পছন্দ করেন তাদের জন্য এটি উপযুক্ত নয়।

২) সপ্তাহান্তের শিফট

কিছু ব্যবসাকে সপ্তাহান্তে কর্মী নিয়োগ করতে হয়, হয় গ্রাহকের চাহিদা পূরণ করতে বা ক্রমাগত অপারেশন বজায় রাখতে। একটি সপ্তাহান্তের শিফট সূচি কর্মীদের শনিবার এবং রবিবার কাজ করতে বরাদ্দ করে, প্রায়শই সপ্তাহের অন্যান্য দিনগুলিতে ছুটির সাথে।

উদাহরণ:

একজন হোটেল রিসেপশনিস্ট হয়ত বৃহস্পতিবার থেকে সোমবার কাজ করবেন, মঙ্গলবার এবং বুধবার বিশ্রামের দিন পাবেন।

সুবিধাসমূহ:

• আতিথেয়তা, স্বাস্থ্যসেবা এবং খুচরা ব্যবসার মত শিল্পগুলির জন্য অত্যাবশ্যক, যেখানে সপ্তাহান্তে উচ্চ ট্র্যাফিক দেখা যায়।
• যেসব কর্মচারীরা কর্মদিবসে সময় বন্ধ পেতে পছন্দ করেন (যেমন, পিতামাতা, শিক্ষার্থীরা) এই সময়সূচি থেকে সুবিধা পান।
• প্রায়শই বেতন প্রণোদনা বা শিফট পার্থক্যের সাথে আসে।

অসুবিধাসমূহ:

• কর্মচারীরা তাদের পরিবারের সাথে এবং যারা একটি সাধারণ কাজের সময়সূচিতে কাজ করেন তাদের সাথে সংযোগ বিচ্ছিন্ন অনুভব করতে পারেন।
• সপ্তাহান্তের শিফট কম আকর্ষণীয় হতে পারে, যার ফলে উচ্চতর কর্মী পরিবর্তন ঘটে।

৩) অন-কলে শিফট

একটি অন-কলে শিফট কর্মচারীদের প্রয়োজনের সময় কাজে আসতে প্রস্তুত থাকতে বাধ্য করে কিন্তু তাদের নির্দিষ্ট ঘণ্টার নিশ্চিত করে না। তারা অবগত থাকার এবং স্বল্প নোটিশে কাজে রিপোর্ট করার জন্য প্রস্তুত থাকতে বাধ্য।

উদাহরণ:

একজন ডাক্তার রাতভর অন-কলে থাকতে পারেন, রোগীর জরুরি পরিস্থিতি এলে আসতে প্রস্তুত।

সুবিধাসমূহ:

• তাত্ক্ষণিক কাজের চাহিদায় প্রতিক্রিয়ার নিশ্চয়তা প্রদান করে।
• স্বাস্থ্যসেবা, আইটি সাপোর্ট এবং জরুরি পরিষেবা ইত্যাদিতে সাধারণ যেখানে অনিয়মিত পরিস্থিতি তৈরি হয়।
• কর্মীরা এমনকি যখন কাজে না আসা হয় তখনও ক্ষতিপূরণ পেতে পারেন।

অসুবিধাসমূহ:

• অনিশ্চয়তা ব্যক্তিগত সময় পরিকল্পনার জন্য কর্মচারীদের জন্য কঠিন করে দেয়।
• নিরন্তর উপলভ্য থাকা মানসিক চাপ এবং বার্নআউটের দিকে নিয়ে যেতে পারে।
• কিছু শ্রম আইন অন-কলে থাকার জন্য ক্ষতিপূরণের প্রয়োজন, যা বেতন খরচ বাড়িয়ে দেয়।

৪) ওভারটাইম শিফট

ওভারটাইম শিফট ঘটে যখন একজন কর্মচারী তাদের নির্ধারিত ঘণ্টার বাইরে কাজ করেন, প্রায়ই সাধারণ ৪০-ঘণ্টার কর্ম সপ্তাহের শিডিউল উদাহরণটি অতিক্রম করে। ওভারটাইম সাধারণত উচ্চতর বেতন হার দিয়ে ক্ষতিপূরণ দেওয়া হয়।

উদাহরণ:

কোনও ফ্যাক্টরি কর্মী পিক উৎপাদন সময়গুলিতে অতিরিক্ত ১০ ঘণ্টা কাজ করতে পারেন, তাদের নিয়মিত মজুরি হারের ১.৫ গুণ উপার্জন করেন।

সুবিধাসমূহ:

• কর্মচারীদের জন্য অতিরিক্ত আয়ের সুযোগ প্রদান করে।
• অতিরিক্ত স্টাফ নিয়োগ না করেও ব্যবসায় বাড়তি চাহিদা মেটাতে সহায়ক।
• লজিস্টিকস, স্বাস্থ্যসেবা এবং উৎপাদন এর মতো শিল্পগুলিতে সহযোগী।

অসুবিধাসমূহ:

• কর্মচারীদের ক্লান্তি এবং কর্মদক্ষতার হ্রাস ঘটাতে পারে।
• বর্ধিত বেতন খরচ হতে পারে।
• দীর্ঘমেয়াদে ওভারটাইমের উপর নির্ভরতা দুর্বল শ্রমশক্তি পরিকল্পনার একটি সূচক হতে পারে।

৫) নমনীয় শিফট

একটি নমনীয় শিফট কর্মচারীদের একটি নির্দিষ্ট কাঠামোর মধ্যে নিজের কাজের সময় নির্ধারণ করতে দেয়। আদর্শভাবে একটি নির্দিষ্ট সূচির পরিবর্তে, তারা ব্যক্তিগত পছন্দ এবং কাজের প্রয়োজনীয়তার উপর ভিত্তি করে বিভিন্ন সময়ে কাজ শুরু এবং শেষ করতে পারেন।

উদাহরণ:

একজন সফটওয়্যার ডেভেলপার প্রচলিত ৯-৫ সূচির পরিবর্তে সকাল ৭টা থেকে বিকেল ৩টা পর্যন্ত কাজ করতে বেছে নিতে পারেন।

সুবিধাসমূহ:

• কর্মজীবন সামঞ্জস্য উন্নত করে, কর্মচারীদের চাপ কমায়।
• এটি কর্মদক্ষতা বাড়ায় কারণ কর্মচারীরা তাদের সবচেয়ে উত্পাদনশীল সময়ে কাজ করতে পারে।
• শীর্ষ প্রতিভা আকর্ষণে সহায়ক, বিশেষ করে রিমোট কর্মী এবং জ্ঞানভিত্তিক শিল্পের মধ্যে।

অসুবিধাসমূহ:

• কর্ম সম্পাদন নিশ্চিত করতে নিয়োগকর্তা এবং কর্মচারীদের মধ্যে বিশ্বাস প্রয়োজন।
• দলের সভা ও সহযোগিতা সমন্বয় করা কঠিন হতে পারে।
• যে শিল্পগুলি কঠোর শিফট কভারেজ প্রয়োজন যেমন স্বাস্থ্যসেবা বা খুচরা বিক্রয়, সেখানে উপযুক্ত নয়।

৬) মৌসুমী বা অস্থায়ী শিফট

একটি মৌসুমী শিফট সময়সূচী কর্মচারীদের বছরে নির্দিষ্ট সময়ের জন্য কাজ করতে নিয়োগ দেয়, সাধারণত চাহিদার উঠানামা বিশিষ্ট শিল্পে। অস্থায়ী শিফট বিশেষ প্রকল্প বা স্বল্প-মেয়াদী কাজের জন্য ব্যবহৃত হতে পারে।

উদাহরণ:

ব্ল্যাক ফ্রাইডে এবং ছুটির মৌসুমে নিয়োগ করা খুচরা কর্মী বা ফসল তোলার মাসে আনা কৃষি শ্রমিক।

সুবিধাসমূহ:

• ব্যবসাগুলি চাহিদার শীর্ষ পর্যায়ে দক্ষতার সাথে পরিচালনা করতে সাহায্য করে।
• অস্থায়ী শ্রমিকদের জন্য কাজের সুযোগ প্রদান করে।
• পূর্ণ-সময়ের কর্মী নিয়োগের সাথে সম্পর্কিত খরচ কমায়।

অসুবিধাসমূহ:

• মৌসুমী কর্মীদের ব্যাপক প্রশিক্ষণের প্রয়োজন হতে পারে, যা অনবোর্ডিং সময় বাড়ায়।
• অস্থায়ী কর্মসংস্থান স্থিতিশীলতার অভাবের কারণে উচ্চ পদত্যাগের দিকে নিয়ে যায়।
• প্রতি মৌসুমে নতুন কর্মী নিয়োগ ও প্রশিক্ষণ দিতে হয়।

৭) অনিয়মিত শিফট সময়সূচী

একটি অনিয়মিত শিফট সময়সূচী প্রায়শই পরিবর্তিত হয়, কোনো নির্দিষ্ট নিদর্শন ছাড়াই। কর্মচারীরা ব্যবসায়িক প্রয়োজনের ভিত্তিতে প্রতি সপ্তাহে ভিন্ন ঘন্টায় কাজ করতে পারে।

উদাহরণ:

একজন বারটেন্ডার এক সপ্তাহে সোমবার সন্ধ্যায় কাজ করতে পারে, এরপরের সপ্তাহে শনিবার সকাল।

সুবিধাসমূহ:

• ব্যবসাগুলিকে সর্বোচ্চ সময়সূচী নমনীয়তা প্রদান করে।
• অপ্রত্যাশিত অনুপস্থিতি অথবা কাজের চাপ পরিবর্তনের জন্য উপযোগী।
• অতিরিক্ত কর্মী ছাড়াই কর্মী স্তরগুলি সর্বোত্তম করতে সাহায্য করে।

অসুবিধাসমূহ:

• কর্মচারীদের জন্য ব্যক্তিগত পরিকল্পনা করা কঠিন করে তোলে।
• অসংগতিশীল ঘুমের নিদর্শনের কারণে ক্লান্তি হতে পারে।
• উচ্চ অনিশ্চয়তা কর্মচারীদের অসন্তুষ্টির দিকে নিয়ে যেতে পারে।

৮) কোনো নির্দিষ্ট সময়সূচী নেই

একটি অদৃষ্ট সময়সূচী থাকবে না এবং কর্মীদের কে নির্দিষ্ট কাজের ঘন্টা বা শিফট দেওয়া হয় না। পরিবর্তে, তারা প্রয়োজন অনুযায়ী – প্রায়শই অল্প সময়ের নোটিশে – কাজ করে থাকে। কাজের এই ধরনের সময়সূচি গিগ ইকোনমি, ফ্রিল্যান্স কাজগুলোতে এবং কিছু খুচরা বা আতিথেয়তা স্থানে সাধারণ।

উদাহরণ:

একজন রাইডশেয়ার চালক যখন সেবা উপলব্ধ থাকেন তখন যাত্রা গ্রহণ করতে অ্যাপে লগ ইন করেন। একজন ফ্রিল্যান্স গ্রাফিক ডিজাইনার প্রয়োজন অনুযায়ী প্রকল্প গ্রহণ করেন।

সুবিধাসমূহ:

• কর্মীদের জন্য সর্বোচ্চ নমনীয়তা প্রদান করে যারা নিজের ঘন্টাগুলি বেছে নিতে পছন্দ করেন।
• অনির্দেশ্য কাজের চাপের জন্য ব্যবসায় উপযোগী।
• সময়সূচী তদারকির প্রয়োজন কমায়।

অসুবিধাসমূহ:

• ফের পরিবর্তনের ঘণ্টার কারণে আয় স্থিতিশীলতার সাথে সংগ্রাম করতে হতে পারে।
• ব্যবসায়ের পক্ষে নিয়মিত স্টাফিং নিশ্চিত করা কঠিন।
• কর্মীরা ব্যক্তিগত সময় সঠিকভাবে পরিকল্পনা করতে পারে না।

৯) পিটম্যান শিফট সময়সূচী

পিটম্যান শিফট সময়সূচী একটি ঘূর্ণায়মান ব্যবস্থা যা প্রায়ই এমন শিল্পগুলিতে ব্যবহৃত হয় যেগুলিতে ২৪/৭ কভারেজ প্রয়োজন। কর্মচারীরা পরপর দুটি বা তিনটি ১২-ঘন্টা শিফটে কাজ করে, তারপর কিছু দিন বন্ধ থাকে। চক্রটি সাধারণত প্রতি দুই সপ্তাহে পুনরাবৃত্তি হয়।

উদাহরণ:

একজন নিরাপত্তা কর্মী সোমবার এবং মঙ্গলবার (১২-ঘন্টা শিফট) কাজ করেন, বুধবার এবং বৃহস্পতিবার বন্ধ থাকে এবং শুক্রবার থেকে রবিবার কাজ করেন। পরবর্তী সপ্তাহে, প্যাটার্নটি বিপরীত হয়।

সুবিধাসমূহ:

• প্রতি অন্য সপ্তাহে প্রতিটি কর্মচারীকে পুরো সপ্তাহান্তে ছুটি দেয়।
• কর্মচারীরা দীর্ঘ শিফটে কাজ করায় যাতায়াত সংখ্যা কমায়।
• কর্মচারীরা পরপর অনেক দিন ধরে ছুটি পায়, যা পুনরুদ্ধারের অনুমতি দেয়।

অসুবিধাসমূহ:

• ১২-ঘণ্টা শিফট শারীরিক এবং মানসিকভাবে ক্লান্তিকর হতে পারে।
• যারা ঐতিহ্যবাহী ৪০-ঘন্টা কর্ম সপ্তাহের সময়সূচী পছন্দ করেন তাদের জন্য উপযুক্ত নয়।
• সময়সূচী ত্রুটির কারণে কভারেজ ফাঁক তৈরি হতে পারে।

১০) ডুপন্ট শিফট সময়সূচী

ডুপন্ট শিফট সময়সূচী একটি চার-সাপ্তাহিক চক্র যেখানে কর্মচারীরা দিন এবং রাতের শিফটের মধ্যে ঘুরে বেড়ায়, বিশ্রামের দিনগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে। এই সময়সূচী প্রতিটি চার সপ্তাহে একটি পুরো সপ্তাহ বন্ধ দেয়।

উদাহরণ:

একটি উৎপাদন কারখানা এই চক্রটি অনুসরণ করে:

1. চারটি রাতের শিফট → তিন দিন ছুটি
2. তিনটি দিনের শিফট → এক দিন ছুটি
3. তিনটি রাতের শিফট → তিন দিন ছুটি
4. চার দিনের শিফট → সাত দিনের ছুটি

সুবিধাসমূহ:

• কর্মীদের দীর্ঘ বিশ্রাম পিরিয়ড প্রদান করে একই সঙ্গে অবিচ্ছিন্ন ব্যবসায়িক কার্যক্রম নিশ্চিত করে।
• প্রতি মাসে একটি সম্পূর্ণ সপ্তাহ ছুটি প্রদান করে, কাজের এবং ব্যক্তিগত জীবনের ভারসাম্য উন্নত করে।
• সব কর্মীদের মধ্যে সমানভাবে রাত এবং দিনের শিফট বিতরণ করে।

অসুবিধাসমূহ:

• রাত এবং দিনের শিফটের মধ্যে ঘূর্ণায়মানতার ফলে ঘুমের ধরনে ব্যাঘাত ঘটতে পারে।
• বর্ধিত কর্মঘন্টা ক্লান্তি সৃষ্টি করতে পারে।
• অপর্যাপ্ত কর্মী সমস্যা এড়াতে নির্দিষ্ট সময়সূচি প্রয়োজন।

১১) কেলি শিফট

কেলি শিফট সময়সূচি সাধারণত অগ্নিনির্বাপক বিভাগ এবং জরুরি পরিষেবায় ব্যবহৃত হয়। এটি একটি ৯ দিন চক্র যেখানে কর্মীরা ২৪ ঘন্টার শিফট কাজ করে, তারপর ৪৮ ঘন্টা ছুটি থাকে।

উদাহরণ:

একটি অগ্নিনির্বাপক সোমবার কাজ করে (২৪ ঘন্টা), তারপর মঙ্গলবার এবং বুধবার ছুটি থাকে তারপর বৃহস্পতিবার আরেকটি ২৪ ঘন্টার শিফটে কাজ করে।

সুবিধাসমূহ:

• প্রতিটি শিফটের পর দীর্ঘ বিশ্রামের সময় প্রদান করে, পুনরুদ্ধারের সুযোগ দেয়।
• অতিরিক্ত ওভারটাইম ছাড়াই ২৪/৭ কর্মী কভারেজ বজায় রাখতে সহায়তা করে।
• প্রতি মাসে কম যাতায়াতের দিন, ভ্রমণের খরচ কমিয়ে দেয়।

অসুবিধাসমূহ:

• ২৪ ঘন্টার শিফট শারীরিক এবং মানসিকভাবে কঠিন।
• যে ভূমিকা নিরন্তর মানসিক সতর্কতার প্রয়োজন, তাদের জন্য উপযুক্ত নয়।
• কর্মীরা শিফটের সময় ঘুমের অভাব অনুভব করতে পারে।

১২) ২-২-৩ শিফট সময়সূচি

২-২-৩ শিফট সময়সূচি, যা পানামা সময়সূচি নামেও পরিচিত, এটি রোটেশনের ভিত্তিতে কাজ করে যেখানে দুই দিন কাজ, দুই দিন ছুটি, তিন দিন কাজ। কর্মীরা ১২ ঘণ্টার শিফটে কাজ করে, যা ২৪/৭ ব্যবসায়িক কভারেজ নিশ্চিত করে।

উদাহরণ:

সপ্তাহ ১: সোমবার-মঙ্গলবার (কাজ), বুধবার-বৃহস্পতিবার (ছুটি), শুক্রবার-রবিবার (কাজ)
সপ্তাহ ২: সোমবার-মঙ্গলবার (ছুটি), বুধবার-বৃহস্পতিবার (কাজ), শুক্রবার-রবিবার (ছুটি)

সুবিধাসমূহ:

• কর্মীরা কখনই ৩ দিনের বেশি পরপর কাজ করেন না।
• প্রতিটি কর্মীকে প্রতি অন্য সপ্তাহে ছুটি দেয়।
• সকল টিমের মাঝে কাজের সময়ের ন্যায্য বিতরণ বজায় রাখে।

অসুবিধাসমূহ:

• কর্মীরা প্রতি অন্য সপ্তাহে সপ্তাহান্তে কাজ করতে অভ্যস্ত হতে হবে।
• ১২ ঘণ্টার শিফট সময়ের সাথে ক্লান্ত হয়ে ওঠা যেতে পারে।

১৩) ৪-১০ শিফট সময়সূচি

একটি ৪-১০ শিফট সময়সূচি কর্মীদেরকে চারটি ১০ ঘণ্টার দিন কাজ করতে দেয় পাঁচটি ৮ ঘণ্টার দিনের পরিবর্তে, প্রতিটি সপ্তাহে অতিরিক্ত একটি দিন ছুটি দেয়।

উদাহরণ:

একজন আইটি বিশেষজ্ঞ সোমবার-বৃহস্পতিবার সকাল ৭ থেকে সন্ধ্যা ৫ পর্যন্ত কাজ করেন এবং শুক্রবার-রবিবার ছুটিতে থাকেন।

সুবিধাসমূহ:

• কর্মীরা অতিরিক্ত একটি ছুটির দিন পায়, যা কাজের জীবনের ভারসাম্য উন্নত করে।
• কম যাত্রা পরিবহন খরচ এবং সময় হ্রাস করে।
• দীর্ঘ শিফট মানে কম শিফট পরিবর্তন, যা কর্মপ্রবাহ উন্নত করে।

অসুবিধাসমূহ:

• দীর্ঘ দৈনিক শিফট ক্লান্তি সৃষ্টি করতে পারে।
• যেসব ব্যবসায় পাঁচ দিন কভারেজ প্রয়োজন তাদের জন্য উপযুক্ত নয়।

১৪) ৯/৮০

৯/৮০ সময়সূচি হল একটি সঙ্কুচিত কর্মসপ্তাহ যেখানে কর্মীরা নয় দিনের পরিবর্তে দশ দিনের মধ্যে ৮০ ঘণ্টা কাজ করেন, যা প্রতি দুই সপ্তাহে অতিরিক্ত একটি ছুটি প্রদান করে।

উদাহরণ:

• সপ্তাহ এক: চারটি ৯ ঘণ্টার শিফট (সোমবার-বৃহস্পতিবার), একটি ৮ ঘণ্টার শিফট (শুক্রবার)
• সপ্তাহ দুই: চারটি ৯ ঘন্টা শিফট (সোমবার-বৃহস্পতিবার), শুক্রবার ছুটি

সুবিধাসমূহ:

• প্রতি দুই সপ্তাহে একটি তিন দিনব্যাপী ছুটি প্রদান করে।
• কর্মীরা সামান্য দীর্ঘ শিফট কাজ করে কিন্তু একটি নিয়মিত রুটিন বজায় রাখে।
• ইঞ্জিনিয়ারিং, সরকারি এবং কর্পোরেট পরিবেশে সাধারণ।

অসুবিধাসমূহ:

• শ্রম আইন মেনে চলতে সাপ্তাহিক ঘণ্টাগুলির নির্দিষ্ট ট্র্যাকিং প্রয়োজন।
• কর্মীদের দীর্ঘ কর্মদিবসের সাথে মানিয়ে নিতে হবে যাতে ক্লান্তি না হয়।

অন্যান্য কাজের সময়সূচি

কিছু ব্যবসার অপ্রথাগত সময়সূচির পদ্ধতি প্রয়োজন যাতে কার্যক্ষম দক্ষতা এবং কর্মীদের চাহিদা সংযুক্ত করা যায়। আজকের কর্মশক্তিতে নমনীয়তা এবং অভিযোজনের সুযোগ দেয় এমন কয়েকটি অতিরিক্ত ধরণের সময়সূচি নিচে দেওয়া হল।

#1 দূরবর্তী কাজের সময়সূচি

দূরবর্তী কাজের সময়সূচি কর্মীদেরকে অফিসের বাইরে যে কোন স্থান বা বাড়ি থেকে কাজ করতে দেয়। এই ব্যবস্থা প্রযুক্তিগত অগ্রগতি এবং ডিজিটাল সহযোগিতা সরঞ্জামগুলির উত্থানের কারণে জনপ্রিয়তা অর্জন করেছে।

উদাহরণ:

একজন মার্কেটিং পরামর্শদাতা বাড়ি থেকে কাজ করে এবং তাদের নিজের সময় নির্ধারণ করে, যতক্ষণ তারা সময়সীমা পূরণ করে এবং ভার্চুয়াল মিটিংয়ে উপস্থিত থাকে।

সুবিধাসমূহ:

• অফিসের বিভ্রাট কমিয়ে কর্মীদের উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করে।
• যাতায়াতের সময় দূর করে, কর্মজীবন-ব্যক্তিগত জীবনের ভারসাম্য উন্নত করে।
• ভৌগোলিক সীমাবদ্ধতার বাহিরে নিয়োগের সুযোগ সম্প্রসারিত করে।

অসুবিধাসমূহ:

• শক্তিশালী আত্ম-শৃঙ্খলা এবং সময় ব্যবস্থাপনার প্রয়োজন।
• মুখোমুখি আলাপচারিতা ছাড়া সহযোগিতা চ্যালেঞ্জের হতে পারে।
• নিয়োগকর্তাদেরকে দূরবর্তী কাজের নিরাপত্তা এবং যোগাযোগ সরঞ্জামগুলিতে বিনিয়োগ করতে হবে।

#2 হাইব্রিড কাজের সময়সূচি

একটি হাইব্রিড কাজের সময়সূচি অফিসে কাজ এবং দূরবর্তী কাজের সংমিশ্রণ ঘটায়, কর্মীদেরকে উভয় পরিবেশে তাদের সময় ভাগ করার সুযোগ দেয়।

উদাহরণ:

একজন অ্যাকাউন্ট্যান্ট সোমবার এবং বুধবার অফিসে কাজ করে কিন্তু মঙ্গলবার, বৃহস্পতিবার এবং শুক্রবার দূরবর্তীভাবে কাজ করে।

সুবিধাসমূহ:

• ব্যক্তিগত উপস্থিতির সহযোগিতা বজায় রেখে নমনীয়তা অফার করে।
• অফিস ব্যয় কমায় এবং ভাল স্থান ব্যবহার নিশ্চিত করে।
• তাদের কাজের পরিবেশের উপর কর্মীদেরকে আরও নিয়ন্ত্রণ দেয়।

অসুবিধাসমূহ:

• দলের সমন্বয়ের জন্য অফিসে দিন সময়সূচি করা কঠিন হতে পারে।
• চলমান রুটিন বজায় রাখার ক্ষেত্রে কর্মীদের সংগ্রাম হতে পারে।
• নিরবিচ্ছিন্ন যোগাযোগের জন্য নির্ভরযোগ্য প্রযুক্তি প্রয়োজন।

#3 কাজ ভাগ করা

কাজ ভাগ হওয়া মানে দুটি কর্মচারী একটি একক পূর্ণকালীন পদের দায়িত্ব ভাগ করে নেয়। প্রতিটি কর্মী সাধারণত পার্ট-টাইম সময়ের জন্য কাজ করে কাজের অংশ বহন করে।

উদাহরণ:

দুটি এইচআর বিশেষজ্ঞ একটি অবস্থান ভাগ করে নেয় — একজন সোমবার-বুধবার কাজ করে, অন্যজন বৃহস্পতিবার-শুক্রবার কাজ করে।

সুবিধাসমূহ:

• যারা কম সময় চান তাদের অভিজ্ঞ কর্মীদের ধরে রাখার অনুমতি দেয়।
• কর্মীদের কাজ-জীবনের ভারসাম্য বজায় রাখতে সহায়তা করে, তাদের কর্মজীবন বজায় রাখে।
• বিভিন্ন প্রয়োজনে সহায়ক হয়ে কাজের স্থানে বৈচিত্র্য বৃদ্ধি করে।

অসুবিধাসমূহ:

• কাজ ভাগ করা কর্মীদের মধ্যে নিরবচ্ছিন্ন যোগাযোগ প্রয়োজন।
• কাজ এবং দায়িত্বগুলি স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত না হলে বিভ্রান্তি সৃষ্টি হতে পারে।
• কর্মপ্রবাহের ব্যাঘাত এড়াতে সময়সূচি সতর্কতার সাথে পরিচালনা করতে হবে।

#4 জিরো-আওয়ার চুক্তি

একটি জিরো-আওয়ার চুক্তির অর্থ হল একজন নিয়োগকর্তা একটি নির্দিষ্ট কাজের ঘণ্টার সংখ্যা প্রদানে বাধ্য নয় এবং কর্মী কাজ প্রস্তাবিত হলে গ্রহণ করতে বাধ্য নয়। অতিথি সেবাখাত, খুচরা এবং ইভেন্ট-ভিত্তিক চাকরিতে এই ধরনের কাজের সময়সূচি সাধারণ।

উদাহরণ:

একজন রেস্তোরাঁ কর্মীকে শুধুমাত্র যখন চাহিদা উচ্চ হয় তবেই ডাকা হয়, কিন্তু প্রতিটি সপ্তাহে কোন নিশ্চিত শিফট থাকে না।

সুবিধাসমূহ:

• শীর্ষ মৌসুমে ব্যবসার জন্য নমনীয় কর্মশক্তি প্রদান করে।
• কর্মী তাদের উপলব্ধতার উপর ভিত্তি করে শিফট গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করার সুযোগ পান।
• ব্যবসার চাহিদা কম হলে বেতনের খরচ কমায়।

অসুবিধাসমূহ:

• অনির্দেশিত সময়সূচির কারণে কর্মীরা আয়ের স্থায়িত্বের মুখোমুখি হয়।
• কর্মসংস্থানের নিরাপত্তার অভাব নিম্ন মনোভাবের দিকে নিয়ে যেতে পারে।
• কিছু দেশে জিরো-আওয়ার চুক্তি নিয়ন্ত্রণে কঠোর শ্রম আইন রয়েছে।

#5 স্থায়ী পার্ট-টাইম

একটি স্থায়ী পার্ট-টাইম সময়সূচি প্রতি সপ্তাহে কর্মীদের একটি নির্দিষ্ট সংখ্যক ঘন্টার কাজ করার প্রস্তাব দেয় কিন্তু পূর্ণকালীন অবস্থার সীমার নীচে। অস্থায়ী বা নৈমিত্তিক কাজের মত নয়, স্থায়ী পার্ট-টাইম কর্মীরা বেতন ছুটি এবং কাজের নিরাপত্তার মত সুবিধা পায়।

উদাহরণ:

একজন গ্রাহক সেবা প্রতিনিধি সপ্তাহে ২৫ ঘন্টা কাজ করেন একটি নির্ধারিত সময়সূচি সহ সোমবার-শুক্রবার, সকাল ৯ টা – দুপুর ২ টা পর্যন্ত।

সুবিধাসমূহ:

• কম কাজের সময় বজায় রেখে স্থিতিশীলতা প্রদান করে।
• যেসব কর্মীরা পার্ট-টাইম কাজ পছন্দ করেন তাদের ধরে রাখতে ব্যবসার সহায়তা করে।
• কর্মীরা পূর্ণকালীন কর্মীদের চেয়ে কম সময় কাজ করলেও সুবিধা পায়।

অসুবিধাসমূহ:

• কর্মীরা কর্মজীবন বিকাশের সুযোগের মত পূর্ণকালীন সুবিধাগুলি থেকে বাদ পড়তে পারে।
• পার্ট-টাইম কর্মীরা গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি পরিচালনা করলে কাজের বোঝা বন্টন চ্যালেঞ্জিং হতে পারে।

শিল্প অনুযায়ী শিফট

কাজের সময়সূচি শিল্পের চাহিদার উপর ভিত্তি করে পরিবর্তিত হয়। কিছু খাতে ২৪/৭ কভারেজ প্রয়োজন হয়, অন্যদিকে কিছু খাত নিয়মিত অফিস সময়ে কাজ করে। সঠিক সময়সূচি নির্বাচন করলে কার্যক্ষমতা, কর্মচারীদের সন্তুষ্টি এবং শ্রমিক আইন মেনে চলা নিশ্চিত হয়।

নির্মাণ কাজের সময়সূচি

নির্মাণ প্রকল্পগুলি সময়সীমা, আবহাওয়ার পরিস্থিতি এবং শ্রমিকের প্রাপ্যতার উপর ভিত্তি করে বিভিন্ন কাজের সময়সূচি অনুসরণ করে। অনেক কর্মী ৮-৫ সময়ে কাজ করে, কিন্তু কিছু প্রকল্পের জন্য কঠিন সময়সীমা পূরণের জন্য সম্প্রসারিত বা ঘূর্ণায়মান সময়সূচি প্রয়োজন হয়। ওভারটাইম সাধারণত হয়, বিশেষ করে প্রকল্প শেষ হওয়ার দিকে। কিছু নির্মাণ সাইট ৯/৮০ সময়সূচি ব্যবহার করে, যেখানে কর্মচারীরা নয় দিনের মধ্যে ৮০ ঘণ্টা কাজ করে এবং প্রতি অন্য শুক্রবার ছুটি পান।

কর্মীরা একটি সংকুচিত সময়সূচিও অনুসরণ করতে পারেন, যেমন চারটি ১০-ঘন্টার শিফট, যা প্রতি সপ্তাহে কম কাজের দিন অনুমতি দেয়। ঋতুভিত্তিক প্রকল্পগুলি প্রায়শই সাময়িক সময়সূচি এবং ঠিকাদারের সময়সূচির উপর নির্ভর করে, যেখানে কর্মীরা নির্মাণের নির্দিষ্ট পর্যায়ের জন্য নিয়োগ করা হয়।

নির্মাণ সময়সূচির চ্যালেঞ্জের মধ্যে রয়েছে আনির্দেশ্য আবহাওয়ার বিলম্ব, প্রকল্পে পরিবর্তন এবং দীর্ঘ শিফটে কর্মী নিরাপত্তা নিশ্চিত করা। সঠিক সময়সূচি বজায় রেখে কর্মচারীদের বেশি কাজ করানো ছাড়া কার্যক্ষমতা বজায় রাখতে সাহায্য করে।

মেডিকেল কেয়ার এসিস্ট্যান্টদের কাজের সময়সূচি

স্বাস্থ্যসেবা কর্মীদের জন্য ২৪/৭ শিফট কভারেজ প্রয়োজন, যা অত্যন্ত গঠিত কিন্তু চাহিদাপূর্ণ সময়সূচি প্রনীত করে। বেশিরভাগ হাসপাতাল এবং ক্লিনিক ঘূর্ণায়মান সময়সূচি ব্যবহার করে, যেখানে কর্মচারীরা প্রতিটি সপ্তাহে বিভিন্ন শিফটে কাজ করে যাতে কাজের ভারসাম্য থাকে। সাধারণ শিফটগুলির মধ্যে রয়েছে:

• দিনের শিফট (সকাল ৮ – বিকাল ৪)
• সন্ধ্যার শিফট (বিকাল ৪ – রাত ১২)
• রাতের শিফট (রাত ১২ – সকাল ৮)

কিছু হাসপাতাল পিটম্যান বা ডুপন্ট সময়সূচি বাস্তবায়ন করে, যা রোগীদের ক্রমাগত যত্ন প্রদান করে এবং দীর্ঘ বিশ্রামের সুযোগ দেয়। জরুরি এবং আইসিইউ স্টাফ প্রায়শই ১২-ঘন্টার শিফট অনুসরণ করে, যেমন ২-২-৩ সময়সূচি, যেখানে তারা দুই দিন কাজ করে, দুই দিন ছুটি নেয়, এবং তিন দিন কাজ করে।

অন-কলে শিফট জরুরি ঔষধে সাধারণ, যা স্থির সময়সূচি ছাড়া স্টাফদের উপলব্ধ থাকতে হয়। ওভারটাইম প্রায়ই ঘটে, যা সঠিকভাবে পরিচালিত না হলে বার্নআউটের দিকে নিয়ে যেতে পারে। ফ্লেক্সিবল শিডিউলিং, কাজ ভাগাভাগি এবং দূরবর্তী পরামর্শ কর্মীদের উপর চাপ কমাতে সাহায্য করে।

আইন সংস্থার কর্মসূচি

আইন সংস্থাগুলি সাধারণত ৯-৫ সময়সূচি অনুসরণ করে, কিন্তু কাজের সময় সাধারণত সনাতন অফিস সময়ের বাইরে থাকে। অনেক অ্যাটর্নি প্রায় সপ্তাহে ৫০-৬০ ঘণ্টা কাজ করে, কখনও কখনও সপ্তাহান্তেও। জুনিয়র অ্যাসোসিয়েটরা প্রায়শই একটি অপ্রত্যাশিত সময়সূচি চালায়, যা ক্লায়েন্টের চাহিদা এবং কোর্টের সময়সীমা দ্বারা নির্ধারিত হয়।

কিছু আইন সংস্থা সংকুচিত সময়সূচি বাস্তবায়ন করে, এবং আইনজীবীরা কম দিনে অধিক সময় কাজ করে। দূরবর্তী এবং হাইব্রিড সময়সূচি আরও সাধারণ হয়ে উঠছে, বিশেষত আইনি গবেষণা এবং ক্লায়েন্ট পরামর্শের জন্য। প্যারালিগাল এবং সাপোর্ট স্টাফ প্রায়শই সাধারণ সময়সূচিতে কাজ করে, যদিও মামলাগুলি ওভারটাইমের প্রয়োজন হতে পারে।

আইন সংস্থাগুলিতে কাজের ভারসাম্য রাখা চ্যালেঞ্জিং কারণ অপ্রত্যাশিত মামলার চাহিদা। সঠিক কর্মচারীর কাজের সময়সূচি ব্যবস্থাপনা কর্মীদের কর্মক্ষমতা নিশ্চিত করে যখন বার্নআউট প্রতিরোধ করে।

কর্মচারী কাজের সময়সূচি কীভাবে তৈরি করবেন?

কর্মচারীর কাজের সময়সূচি তৈরি করা মানে ব্যবসার প্রয়োজন এবং কর্মচারীর প্রাপ্যতা মিলিয়ে পরিকল্পনা করা। একটি ভাল গঠিত কাজের সময়সূচি উৎপাদনশীলতা বাড়ায়, দ্বন্দ্ব কমায় এবং মসৃণ কার্যক্রম নিশ্চিত করে। নীচে কর্মচারীদের জন্য একটি দক্ষ কাজের সময়সূচি উন্নয়নের মূল পদক্ষেপগুলি দেওয়া হলো।

১. সম্পদ চিহ্নিত করুন

একটি সময়সূচি তৈরি করার আগে, পাওয়া সম্পদগুলি মূল্যায়ন করুন, যার মধ্যে রয়েছে কর্মী সংখ্যা, দক্ষতা এবং পরিচালনাগত প্রয়োজন। পূর্ণকালীন কভারেজ প্রয়োজন এমন গুরুত্বপূর্ণ অংশগুলি চিহ্নিত করুন এবং যেখানে খণ্ডকালীন বা ঠিকাদার কর্মীরা ফাঁক পূরণ করতে পারে তা চিহ্নিত করুন। ব্যবসার কার্যকরতা বজায় রেখে কর্মচারীদের অতিরিক্ত কাজ থেকে বিরত রাখতে কাজের লোড বিতরণ বিবেচনা করুন।

২. প্রতিটি শিফট বিভাগের প্রয়োজনগুলি তালিকাভুক্ত করুন

প্রতি শিফটের জন্য প্রয়োজনীয় কর্মচারীর সংখ্যা এবং তাদের ভূমিকা সংজ্ঞায়িত করুন। যদি ব্যবসাটি ৮-৫ সময়ে কাজ করে, তবে দিন জুড়ে পর্যাপ্ত কভারেজ নিশ্চিত করুন। ২৪/৭ কার্যক্রমের জন্য দিন, সন্ধ্যা এবং রাতের শিফটগুলি পরিকল্পনা করুন। ব্যবসা যেখানে চাহিদা ওঠানামা করে সেখানে ঋতুবদ্ধ বা নমনীয় সময়সূচি বিবেচনা করুন।

৩. চাহিদা পূর্বানুমান করুন

ব্যবসার সর্বোচ্চ কার্যপ্রদর্শনের সময়, ঋতুবদ্ধ প্রবণতা এবং কাজের পরিমাণের তারতম্য বিশ্লেষণ করুন। খুচরা দোকানগুলিতে সপ্তাহান্তে আরও কর্মী প্রয়োজন হতে পারে, যেখানে হাসপাতালগুলি সর্বদা ২৪/৭ চাহিদা রাখে। অতীত কর্মচারীর সময়সূচি অধ্যয়ন করা ভবিষ্যতের চাহিদা পূর্বানুমান করতে এবং কর্মী কম-বেশি হওয়া ঠেকাতে সাহায্য করে।

৪. কর্মচারীদের পছন্দসমূহ সংগ্রহ করুন

সময়সূচি তৈরির সময় কর্মচারীদের প্রাপ্যতা এবং পছন্দগুলি বিবেচনায় নিন। কিছু কর্মী সকালের শিফট পছন্দ করতে পারে এবং কিছু সন্ধ্যায় ভালো কাজ করতে পারে। ইনপুট সংগ্রহ কর্ম এলাকায় সন্তোষ তৈরি করে এবং অনুপস্থিতি কমায়।

৫. পূর্ববর্তী সময়সূচিগুলি পর্যালোচনা করুন

অপদক্ষতা শনাক্ত করতে পূর্ববর্তী কাজের সময়সূচির উদাহরণগুলি বিশ্লেষণ করুন। শিফট অদলবদল, প্রায়শই অনুপস্থিতি বা সময়সূচি দ্বন্দ্বের প্রবণতা খুঁজে বের করুন। পুনঃপৌরাবৃত্তির সমস্যাগুলি সমাধান এবং শ্রমিক ব্যবস্থাপনা উন্নত করতে নতুন সময়সূচি সামঞ্জস্য করুন।

৬. প্রতিস্থাপনের জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন

অপ্রত্যাশিত অনুপস্থিতি কার্যপ্রবাহ ব্যাহত করতে পারে। অন-কলে শিফট বা ওভারটাইমের জন্য উপলব্ধ কর্মীদের তালিকা রক্ষা করে একটি ব্যাকআপ পরিকল্পনা তৈরি করুন। নামযুক্ত ব্যাকআপ স্টাফ সহ একটি কাজের সময়সূচির উদাহরণ ব্যবহার করা শেষ মুহূর্তের সময়সূচি সমস্যা প্রতিরোধ করে।

৭. আইনগুলি গবেষণা করুন

শ্রম আইনের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ নিশ্চিত করুন এবং শিল্প নিয়মগুলি। নির্ধারিত সময়, ওভারটাইম পেমেন্ট, বিশ্রামের বিরতি এবং কর্মচারীর অধিকার সম্পর্কে নিয়ম পরীক্ষা করুন। অসঙ্গতি আইনি সমস্যা এবং কর্মবিরুদ্ধতা তৈরি করতে পারে।

৮. একটি সময়সূচি প্রস্তুতকারক ব্যবহার করুন

নানা ধরনের সময়সূচি হাতি তৈরি করা সময়সাপেক্ষ এবং ভুলপ্রবণ হতে পারে। Shifton একটি কাজ ব্যবস্থাপনা অ্যাপ্লিকেশন যা শিফট পরিকল্পনা, কর্মী সময়সূচি এবং কাজের ভারসাম্য অটোমেট করে। Shifton দিয়ে ব্যবসাগুলি সম্ভব হবে:

• কাজের লোডের চাহিদার ভিত্তিতে শিফট নিয়োগ অটোমেট করা।
• কর্মচারীদের শিফট অদলবদল করতে এবং উপলব্ধতা নিয়ন্ত্রণ করতে দেওয়া।
• AI চালিত অপ্টিমাইজেশন দ্বারা সময়সূচি ত্রুটি কমানো।
• বাস্তব সময় সমন্বয়ের মাধ্যমে কাজের সময়সূচি উন্নত করা।

Shifton এর মতো কাজের ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার ব্যবহার করলে সময়সূচি পরিকল্পনাকে সহজ করে, যা কার্যক্ষমতা নিশ্চিত করে এবং প্রশাসনিক কাজের বোঝা কমায়।

৯. সময়সূচি প্রকাশ করুন

কর্মচারীর কাজের সময়সূচি চূড়ান্ত হলে, দলটির সাথে আগে থেকে শেয়ার করুন। কর্মীরা তাদের শিফট পর্যালোচনা করতে পারে এমনভাবে তাদের অবহিত করতে কাজ ব্যবস্থাপনা অ্যাপ বা অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের সরঞ্জাম ব্যবহার করুন। সময়সূচির স্বচ্ছতা শেষ মুহূর্তের দ্বন্দ্ব প্রতিরোধ করে এবং কর্মীদের সমন্বয় উন্নত করে।

কাজের সময়সূচি তৈরি করা কেন গুরুত্বপূর্ণ?

একটি গঠিত কাজের সময়সূচি কর্মকর্তা কার্যক্ষমতা, কর্মী সন্তুষ্টি এবং শ্রম আইনের সদৃশতা নিশ্চিত করে। একটি ভাল সংগঠিত ব্যবসার সময়সূচি ছাড়া, কোম্পানিগুলি অনুপস্থিতি, কর্মীর বার্নআউট এবং উৎপাদনশীলতা হ্রাসের সম্মুখীন হয়। নীচে কারণগুলি দেওয়া হয়েছে কেন একটি সঠিক কর্মচারী কাজের সময়সূচি গুরুত্বপূর্ণ।

১. কর্মচারী ধরে রাখার উন্নতি

একটি ভাল পরিকল্পিত কাজের সময়সূচি কর্মচারীদের মানসিক চাপ কমায় এবং ন্যায্য শিফট বিতরণ নিশ্চিত করে। পূর্বানুমিত সময়সূচি পেলে কর্মীরা কম বার্নআউট বা চাকরির অসন্তোষের সম্মুখীন হয়, যা বদলি হারের নিম্নে নিয়ে যায়। ব্যক্তিগত দায়িত্ব এবং কর্ম-জীবনের ভারসাম্য বজায় রাখার মাধ্যমে নমনীয় সময়সূচি প্রদানকারী ব্যবসায়গুলি শীর্ষ প্রতিভা ধরে রাখতে সক্ষম হয়।

২. কর্মীদের উৎপাদনশীলতার উন্নতি

একটি অপ্টিমাইজড কাজের সময়সূচি কর্মচারীর প্রাপ্যতাকে ব্যবসার সর্বোচ্চ কার্যপ্রদর্শনের সময়ের সাথে সামঞ্জস্য করে, নিশ্চিত করে যে কর্মীরা উচ্চ চাহিদার সময়ে উপস্থিত থাকে। উৎপাদনশীলতার প্যাটার্নের ভিত্তিতে শিফট নির্ধারণ করা — যেমন সকালের পাখিদের জন্য সকালে শিফট নির্ধারণ করা — কার্যক্ষমতা সর্বাধিক করা। একটি গঠিত কাজের সময়সূচি সহ কর্মীদের কম বাধা প্রাপ্তি হয় এবং উচ্চতর কর্মক্ষমতা বজায় রাখে।

৩. গ্যারান্টিযুক্ত ২৪/৭ স্টাফিং

স্বাস্থ্যসেবা, গ্রাহক সেবা এবং নিরাপত্তার মতো শিল্পগুলির জন্য ক্রমাগত কভারেজ প্রয়োজন। পিটম্যান, ডুপন্ট বা রোটেটিং শিফটের মতো ভিন্ন কর্মসূচির প্রয়োগ নিশ্চিত করে যে ব্যবসাগুলি সেবায় কোনো শূন্যতা ছাড়াই দক্ষতার সাথে কাজ করে। একটি সঠিক কর্মসপ্তাহের সময়সূচি কর্মীর অভাব প্রতিরোধ করে, কার্যকরী ব্যাঘাত হ্রাস করে।

৪. কার্যকর বেতন ব্যবস্থাপনা

কর্মসূচির একটি সুস্পষ্ট অর্থ কর্মীর কাজের সময়, ওভটাইম এবং বেতনের খরচ ট্র্যাক করতে সাহায্য করে। যেসব কোম্পানি কাজ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার ব্যবহার করে, তারা শিফট ট্র্যাকিং অটোমেট এবং ওভটাইম এবং বিরতির ক্ষেত্রে শ্রমিক আইনের সাথে সঙ্গতিপূর্ণতা নিশ্চিত করে। যথাযথ সময়সূচি অকার্যকর শিফট পরিকল্পনার কারণে অপ্রয়োজনীয় বেতনের খরচ প্রতিরোধ করে।

৫. কাজের চাপ কমানো

কর্মীদের জন্য একটি সংগঠিত কর্মসূচি অতিরিক্ত সময় বা অপ্রত্যাশিত শিফটগুলি দিয়ে কর্মীদলকে চাপ দেওয়া প্রতিরোধ করে। একটি স্থিতিশীল কর্মসূচি সহ কর্মচারীরা কম চাপ অনুভব করেন, যা উন্নত মানসিক স্বাস্থ্য এবং কর্মক্ষেত্রের সন্তুষ্টির দিকে নিয়ে যায়। কাজ ভাগ করে নেওয়া, সংকুচিত কর্মসূচি এবং নমনীয় কাজের ব্যবস্থা কর্মচারীর মঙ্গলকে আরও বাড়িয়ে তোলে।

৬. সন্তোষজনক কাজ-জীবনের ভারসাম্য

একটি ভালো কর্মসূচি কর্মীদের ব্যক্তিগত প্রতিশ্রুতিগুলি পরিচালনার জন্য যথেষ্ট সময় দেয়। হাইব্রিড কাজ মডেল, ৪-১০ শিফট কর্মসূচি, বা ৯/৮০ ব্যবস্থা যেনো দীর্ঘ বিশ্রামের সময় দেয় না, উৎপাদনশীলতার কারণে। কাজ-জীবন ভারসাম্যকে অগ্রাধিকার দেওয়া ব্যবসাগুলি অনুপ্রাণিত কর্মী আকর্ষণ করে এবং সংরক্ষণ করে।

আপনার কর্মীদের জন্য আদর্শ কর্মসূচি কীভাবে নির্বাচন করবেন

শ্রেষ্ঠ কর্মসূচি নির্বাচন করতে হলে ব্যবসার প্রয়োজনীয়তা এবং কর্মচারী পছন্দের মধ্যে ভারসাম্য বজায় রাখার প্রয়োজন। সঠিক ধরনের কর্মসূচি উৎপাদনশীলতা উন্নত করে, চাকরির সন্তুষ্টি বৃদ্ধি করে এবং শ্রমিক আইনের সাথে সঙ্গতি নিশ্চিত করে। আদর্শ কর্মসূচি নির্ধারণ করার সময় নিম্নলিখিত বিষয়গুলি বিবেচনা করুন:

১. ব্যবসার প্রয়োজনীয়তা

কোম্পানির মূল কার্যকরী প্রয়োজনীয়তা সনাক্ত করুন। কিছু শিল্প যেমন স্বাস্থ্যসেবা এবং উৎপাদন ২৪/৭ কভারেজ প্রয়োজন, অন্যথায় তারা একটি সাধারণ কর্মসূচির উপর কাজ করে। নির্ধারিত, ঘূর্ণায়মান, বা নমনীয় কর্মসূচি আপনার ব্যবসার মডেলের সাথে মানানসই কিনা তা নির্ধারণ করুন।

২. কর্মচারীর পছন্দ

একটি সফল কর্মসূচি কর্মচারীর চাহিদা বিবেচনা করে। কিছু কর্মী সকালে শিফট পছন্দ করেন, অন্যরা সন্ধ্যায় অধিক উৎপাদনশীল। দূরবর্তী কাজ বা সংকুচিত শিফটের মতো নমনীয় কর্মসূচির বিকল্পগুলি প্রতিভা আকর্ষণ এবং সংরক্ষণে সাহায্য করে। কর্মচারীর প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করার ফলে উচ্চতর কাজের সন্তুষ্টি নিশ্চিত হয়।

৩. গ্রাহক এবং সেবা চাহিদা

খুচরা, আতিথেয়তা এবং স্বাস্থ্যসেবা ব্যবসাগুলি শিখর চাহিদার সময়ের সাথে কর্মচারীদের কর্মসূচিগুলি সমন্বয় করতে হবে। গ্রাহক গতিশীলতা সপ্তাহান্তে সর্বাধিক হলে, সপ্তাহান্ত শিফটগুলি নির্ধারণ করে সর্বোত্তম সেবা নিশ্চিত করে। অতীতের কর্মসূচির সময় বিশ্লেষণ করে স্টাফ প্রয়োজনীয়তা পূর্বাভাসে সহায়তা করে।

৪. শ্রমিক আইন সঙ্গতি

প্রত্যেক কর্মসূচি শ্রমিকদের জন্য শ্রমিক নিয়মাবলী অনুসরণ করতে হবে, যার মধ্যে রয়েছে অতিরিক্ত সময়ের পারিশ্রমিক, বিশ্রামের সময়সীমা এবং কাজের সময় সীমাবদ্ধতা। কিছু এলাকায় রাতের শিফটগুলো সীমাবদ্ধ থাকে বা নির্দিষ্ট বিরতির সময় বাধ্যতামূলক করা হয়। এই আইন অগ্রাহ্য করা হলে শাস্তির সম্মুখীন হতে হয় এবং কর্মচারীর অসন্তুষ্টির কারণ হতে পারে।

৫. মাপযোগ্যতা এবং ভবিষ্যৎ বৃদ্ধির সম্ভাবনা

শ্রেষ্ঠ পরিকল্পিত কর্মসূচি ব্যবসা সম্প্রসারণের পরিসরকে সহায়তা করা উচিত। কোম্পানিগুলি যখন বাড়তে থাকে, সময়সূচির জটিলতা বেড়ে ওঠে। শিফটনের মতন কাজ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার ব্যবহার করার ফলে বড় দলের জন্য সময়সূচির জটিলতা সহজতর হয়, শিফট বরাদ্দ অটোমেট এবং সংঘর্ষ কমায়।

শ্রেষ্ঠ কর্মসূচি নির্ধারণ করতে হলে কোম্পানির লক্ষ্য, কর্মচারীর মঙ্গল এবং আইনি প্রয়োজনীয়তা মূল্যায়ন করা জরুরি। সঠিক ধরনের কর্মসূচি কার্যকারিতা বাড়ায় এবং একটি স্বাস্থ্যকর কর্মক্ষেত্রের পরিবেশ বজায় রাখে।

আপনার কর্মীদের জন্য আদর্শ কর্মসূচি কীভাবে নির্বাচন করবেন

শ্রেষ্ঠ কর্মসূচি নির্বাচন করতে হলে ব্যবসার প্রয়োজনীয়তা এবং কর্মচারী পছন্দের মধ্যে ভারসাম্য বজায় রাখার প্রয়োজন। সঠিক ধরনের সময়সূচি উৎপাদনশীলতা উন্নত করে, চাকরির সন্তুষ্টি বৃদ্ধি করে এবং শ্রমিক আইনের সাথে সঙ্গতি নিশ্চিত করে। আদর্শ কর্মসূচি নির্ধারণ করার সময় নিম্নলিখিত বিষয়গুলি বিবেচনা করুন:

১. ব্যবসার প্রয়োজনীয়তা

কোম্পানির মূল কার্যকরী প্রয়োজনীয়তা সনাক্ত করুন। কিছু শিল্প যেমন স্বাস্থ্যসেবা এবং উৎপাদন ২৪/৭ কভারেজ প্রয়োজন, অন্যথায় তারা একটি সাধারণ কর্মসূচির উপর কাজ করে। নির্ধারিত, ঘূর্ণায়মান, বা নমনীয় কর্মসূচি আপনার ব্যবসার মডেলের সাথে মানানসই কিনা তা নির্ধারণ করুন।

২. কর্মচারীর পছন্দ

একটি সফল কর্মসূচি কর্মচারীর চাহিদা বিবেচনা করে। কিছু কর্মী সকালে শিফট পছন্দ করেন, অন্যরা সন্ধ্যায় অধিক উৎপাদনশীল। দূরবর্তী কাজ বা সংকুচিত শিফটের মতো নমনীয় কর্মসূচির বিকল্পগুলি প্রতিভা আকর্ষণ এবং সংরক্ষণে সাহায্য করে। কর্মচারীর প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করার ফলে উচ্চতর কাজের সন্তুষ্টি নিশ্চিত হয়।

৩. গ্রাহক এবং সেবা চাহিদা

খুচরা, আতিথেয়তা এবং স্বাস্থ্যসেবা ব্যবসাগুলি শিখর চাহিদার সময়ের সাথে কর্মচারীদের কর্মসূচিগুলি সমন্বয় করতে হবে। গ্রাহক গতিশীলতা সপ্তাহান্তে সর্বাধিক হলে, সপ্তাহান্ত শিফটগুলি নির্ধারণ করে সর্বোত্তম সেবা নিশ্চিত করে। অতীতের কর্মসূচির সময় বিশ্লেষণ করে স্টাফ প্রয়োজনীয়তা পূর্বাভাসে সহায়তা করে।

৪. শ্রমিক আইন সঙ্গতি

প্রত্যেক কর্মসূচি শ্রমিকদের জন্য শ্রমিক নিয়মাবলী অনুসরণ করতে হবে, যার মধ্যে রয়েছে অতিরিক্ত সময়ের পারিশ্রমিক, বিশ্রামের সময়সীমা এবং কাজের সময় সীমাবদ্ধতা। কিছু এলাকায় রাতের শিফটগুলো সীমাবদ্ধ থাকে বা নির্দিষ্ট বিরতির সময় বাধ্যতামূলক করা হয়। এই আইন অগ্রাহ্য করা হলে শাস্তির সম্মুখীন হতে হয় এবং কর্মচারীর অসন্তুষ্টির কারণ হতে পারে।

৫. মাপযোগ্যতা এবং ভবিষ্যৎ বৃদ্ধির সম্ভাবনা

শ্রেষ্ঠ পরিকল্পিত কর্মসূচি ব্যবসা সম্প্রসারণের পরিসরকে সহায়তা করা উচিত। কোম্পানিগুলি যখন বাড়তে থাকে, সময়সূচির জটিলতা বেড়ে ওঠে। শিফটনের মতন কাজ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার ব্যবহার করার ফলে বড় দলের জন্য সময়সূচির জটিলতা সহজতর হয়, শিফট বরাদ্দ অটোমেট এবং সংঘর্ষ কমায়।

শ্রেষ্ঠ কর্মসূচি নির্ধারণ করতে হলে কোম্পানির লক্ষ্য, কর্মচারীর মঙ্গল এবং আইনি প্রয়োজনীয়তা মূল্যায়ন করা জরুরি। সঠিক ধরনের কর্মসূচি কার্যকারিতা বাড়ায় এবং একটি স্বাস্থ্যকর কর্মক্ষেত্রের পরিবেশ বজায় রাখে।

শিফটনের সাথে কিভাবে সময়সূচি সহজতর করবেন

কর্মসূচির বিভিন্ন ধরন ম্যানুয়ালি পরিচালনা করা সময়সাপেক্ষ এবং ভুলে ভরা হতে পারে, যা পরিকল্পনার সংঘর্ষ, কর্মীর অভাব এবং অসন্তুষ্টির দিকে নিয়ে যায়। শিফটন, একটি উন্নত কাজ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার, সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াটিকে সহজতর করে, সূক্ষ্ম শিফট পরিকল্পনা এবং জনশক্তি ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করে।

শিফটন ব্যবহারের প্রধান সুবিধা সময়সূচির জন্য

• স্বয়ংক্রিয় শিফট পরিকল্পনা – শিফটন কর্মী উপলব্ধতা, দক্ষতা এবং ব্যবসার প্রয়োজনীয়তার উপর ভিত্তি করে শিফট বরাদ্দ করে, ম্যানুয়াল সময়সূচির ঝামেলা দূর করে।
• রিয়েল-টাইম সমন্বয় – শেষ মুহূর্তের পরিবর্তন? শিফটন দ্রুত পরিবর্তনের অনুমতি দেয়, কীনা পুরো সময়সূচি কভারেজ নিশ্চিত করে কোন বিঘ্ন ছাড়াই।
• কর্মী স্ব-সমন্বয় – কর্মীরা শিফট বিনিময় করতে পারে, ছুটির অনুরোধ করতে পারে এবং তাদের নিজস্ব উপলব্ধতা পরিচালনা করতে পারে, প্রশাসনিক কাজের চাপ কমাতে।
• শ্রমিক আইন অনুসরণ – সিস্টেম নিশ্চিত করে যে কর্মসূচির সময়কাল অতিরিক্ত সময়ের নিয়মাবলী, বিশ্রামের বিরতি এবং স্থানীয় শ্রমিক আইন অনুযায়ী।

শিফটন কিভাবে কাজ করে

1. শিফট প্রয়োজনীয়তা নির্ধারণ – প্রতিটি শিফটের জন্য প্রয়োজনীয় কর্মচারীর সংখ্যা নির্ধারণ করুন এবং বিষয়ে যেকোন দক্ষতা ভিত্তিক নির্ধারণ।
2. কর্মচারী উপলব্ধতা ইনপুট – কর্মীরা তাদের পছন্দের শিফট এবং সময় বন্ধ করার অনুরোধ ইনপুট করে।
3. স্বয়ংক্রিয় সময়সূচি – সিস্টেম কর্মচারীদের জন্য একটি অপ্টিমাইজড কর্মসূচি তৈরি করে, কাজের ভারসাম্য বজায় রেখে এবং ন্যায্যতা নিশ্চিত করে।
4. তাৎক্ষণিক বিজ্ঞপ্তি – কর্মীরা তাদের কাজের সময়সূচি, শিফট প্রবল, বা সময়সূচি পরিবর্তনের রিয়েল-টাইম আপডেট পায়।
5. কাজের কার্যকারিতা অনুসরণ – ব্যবস্থাপকরা কর্মীদের সময়সূচি বিশ্লেষণ করতে, উপস্থিতি ট্র্যাক করতে এবং সময়সূচি অসামঞ্জস্যতা চিহ্নিত করতে পারেন।

Shifton বিভিন্ন আকারের ব্যবসা প্রতিষ্ঠানকে বিভিন্ন কাজের সময়সূচি সহজতর করতে, প্রশাসনিক বোঝা কমাতে এবং সামগ্রিক কর্মশক্তির দক্ষতা বাড়াতে সহায়তা করে। 9-5 সময়সূচি, ঘূর্ণায়মান শিফট বা দূরবর্তী কাজের সময়সূচি পরিচালনা করলেও, Shifton শিল্পের প্রয়োজনের জন্য একটি নমনীয় এবং স্কেলযোগ্য সমাধান প্রদান করে।

Shifton ব্যবহার করে নিশ্চিত হয় যে ব্যবসাগুলি কর্মচারীদের জন্য একটি অপ্টিমাইজড কাজের সময়সূচি বজায় রাখে পাশাপাশি ব্যাঘাতকে সর্বনিম্ন করে এবং কর্মচারীর সন্তুষ্টি উন্নত করে।

মুখ্য বিষয়সমূহ

ব্যবসার দক্ষতা এবং কর্মচারীর সন্তুষ্টির জন্য সঠিক সময়সূচি নির্বাচন করা অত্যন্ত প্রয়োজনীয়। এই গাইডের প্রধান অন্তর্জ্ঞানগুলি নিচে দেওয়া হল:

• বিভিন্ন শিল্পে প্রয়োজন হয় বিভিন্ন কাজের সময়সূচি – মানক 9-5 সময়সূচি হতে ঘূর্ণায়মান শিফট পর্যন্ত, প্রতিটি ব্যবসা অবশ্যই তার কার্যকরী প্রয়োজন অনুসারে মডেল নির্বাচন করবে।
• বিকল্প শিফটের ধরনগুলি নমনীয়তা উন্নত করে – সংকুচিত কাজের সপ্তাহ, হাইব্রিড সময়সূচি এবং নমনীয় শিফটের মতো বিকল্পগুলি উৎপাদনশীলতা এবং কর্মচারীর সুরক্ষার মধ্যে সমতা বিধান করতে সহায়ক।
• সঠিক সময়সূচি উত্তেজনা কমায় এবং রিটেনশন উন্নত করে – ভালভাবে গঠিত কাজের সময়সূচি নিশ্চিত করে যে কর্মীরা পর্যাপ্ত বিশ্রাম পেয়ে থাকেন এবং শিফটের ন্যায্য বন্টন পান।
• প্রযুক্তি কর্মশক্তি সময়সূচি সহজতর করে – Shifton এর মতো কাজ ব্যবস্থাপনা অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে শিফট পরিকল্পনা স্বয়ংক্রিয় করে, সময়সূচির দ্বন্দ্ব হ্রাস করে এবং দক্ষতা বাড়ায়।
• শ্রম আইন মেনে চলা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ – নিয়োগকর্তাদের অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে কাজের সময়সূচি সময় অতিরিক্ত কাজের নিয়ম, বিরতির নিয়ম এবং স্থানীয় শ্রম আইনগুলির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ।

কৌশলগত সময়সূচির প্রয়োগ করে, ব্যবসাগুলি কাজের প্রবাহ উন্নত করতে, কর্মচারী সংযোগ বাড়াতে এবং দীর্ঘমেয়াদী সাফল্য নিশ্চিত করতে পারে।

অনেক কোম্পানি তাদের ক্লায়েন্ট বেসের সাথে যোগাযোগের উপায় হিসেবে যোগাযোগ কেন্দ্র ব্যবহার করে। অপারেটররা কলারদের সাথে যেভাবে আচরণ করে তা নতুন গ্রাহক তৈরি করতে পারে এবং দীর্ঘদিনের ক্লায়েন্টদের সাথে সুস্থ সম্পর্ক বজায় রাখতে পারে।

কল সেন্টার সময়সূচী চ্যালেঞ্জ

অনেক ক্ষেত্রে, কল সেন্টারগুলি আন্তর্জাতিক কোম্পানির পক্ষে কাজ করে। ম্যানেজাররা অপারেটর নিয়োগ করেন যারা বিভিন্ন সময় অঞ্চলে কাজ করতে হয়। এটি কাজের সময়, শিফট এবং কর্মী বন্টনের সাথে বিভ্রান্তি সৃষ্টি করতে পারে।

এর ফলে কল সেন্টারের কর্মপ্রবাহ ক্ষতিগ্রস্ত হতে পারে, নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া এবং আয়ের হ্রাস ঘটতে পারে। একটি কল সেন্টার যদি সঠিক কাজের সময়সূচী ব্যবস্থাপনা বাস্তবায়ন করে তবে এই পরিস্থিতি এড়ানো যেতে পারে। বর্তমানে, কর্মীদের সময়সূচীর বিভিন্ন প্রকার রয়েছে:

সোভিয়েত

এই ধরনের কাজের সময়সূচী স্থানীয় বাজারের জন্য কাজ করা কল সেন্টারগুলির জন্য আরও উপযুক্ত। কর্মীদের একটি ৮-ঘণ্টার শিফট এবং ১-ঘণ্টার মধ্যাহ্নভোজন থাকে। অপারেটররা তাদের বিরতির সময় বেছে নিতে পারে না। মধ্যাহ্নভোজন শুধুমাত্র শিফটের ৪ ঘণ্টা পরেই নেওয়া যাবে। সাধারণত, এই ধরনের সময়সূচীর শুধুমাত্র দুটি শিফট থাকে: সকাল ৮টা থেকে বিকেল ৪টা এবং বিকেল ৪টা থেকে রাত ১২টা।

আমেরিকান

এই পরিস্থিতিতেও ৮-ঘণ্টার শিফট রয়েছে। “আমেরিকান” ধরনের শিফট শুরু হওয়ার সময় পরিবর্তন করার অনুমতি দেয় না। এটি অপারেটরদের সবচেয়ে উপযুক্ত সময়টি বেছে নেওয়ার অনুমতি দেয় না। এই বিষয়ে মাথায় রেখে, এই পরিস্থিতি কাজের দিনের যেকোন সময়ে মধ্যাহ্নভোজে যাওয়ার পাশাপাশি বিরতির জন্য অনুরোধ করার অনুমতি দেয়।

ব্রিটিশ

ব্রিটিশ সময়সূচী ধরনের কল সেন্টারগুলিতে কর্মী সংগঠনের জন্য সবচেয়ে কার্যকর বলে মনে করা হয়। এটি শুধু খরচ কমায় না, কর্মচারীদের কর্মক্ষমতা উন্নত করে। এই সময়সূচী প্রকার ৪/৮-ঘণ্টার শিফট অফার করে। কর্মীরা তাদের শিফট কখন শুরু হবে তা বেছে নিতে পারেন এবং কাজের সময়ে যে কোনো সময়ে মধ্যাহ্নভোজ নিতে পারেন।

যে কল সেন্টারগুলি “ব্রিটিশ” মডেলের কাজের সময় ব্যবস্থাপনায় স্যুইচ করে তারা তাদের কর্মীদের কর্মক্ষমতা এবং মনোভাবের উল্লেখযোগ্য উন্নতি দেখে। এর ফলে, ক্লায়েন্টরা অনুভব করেন যে তারা পেশাদারদের সাথে যোগাযোগ করছেন এবং উচ্চ স্তরের গ্রাহক পরিষেবা পাচ্ছেন।

সময়সূচী সরঞ্জাম

মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের মতো সাধারণ সমাধান ব্যবহার করা বিভিন্ন সময়কাল এবং বিভিন্ন সংখ্যার অপারেটরদের কাজের সময়সূচী তৈরি করার জন্য যথেষ্ট নয়। তারা সময়সূচী পরিকল্পনা করতে এবং বিরতি ট্র্যাক রাখতে পারে না। কর্মী ব্যবস্থাপনা সরঞ্জামগুলি একটি নিখুঁত সময়সূচী তৈরি করতে সক্ষম করে।

শিফটন পরিষেবা একটি কল সেন্টারের জন্য “ব্রিটিশ” সময়সূচী সেট আপ করার একটি নিখুঁত সমাধান। এই পরিষেবাটি শিফট শুরুর সময় নির্ধারণ, বিরতি এবং ছুটি নেওয়ার অনুমতি দেয় এবং একটি নমনীয় মধ্যাহ্নভোজন সমর্থন করে। এটি যে কোনও ধরণের কর্মীদের জন্য একটি সময়সূচী তৈরি করতে সহায়তা করে।

সব কোম্পানিগুলো এমন সাশ্রয়ী এবং ব্যবহার করা সহজ টুলের সন্ধান করে যা কর্মী কার্যক্ষমতা এবং দর্শক সংখ্যার উন্নতি করতে পারে, তবে ব্যবস্থাপনা বিভাগ থেকে বেশি সময় না নিয়ে। আমরা এমন একটি টুল সেট নিয়ে এসেছি যা দক্ষভাবে শিখতে সহজ এবং এটি আপনার কোম্পানির সময় বাঁচাবে।

ব্যবসার জন্য সোশ্যাল মিডিয়া মার্কেটিং সমাধান

1. বাফার

   বাফার এসএমএম-এর জন্য একটি সহজ পদ্ধতি গ্রহণ করে। এটি বিভিন্ন প্ল্যাটফর্মে পোস্ট প্রকাশনার সময়সূচি করার অনুমতি দেয়। এগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রকাশিত হয়, কাউকে সরাসরি অংশগ্রহণ ছাড়াই। বাফার প্রধান সব সোশ্যাল মিডিয়া প্ল্যাটফর্ম সমর্থন করে এবং পোস্ট চাহিদা এবং ব্যবহারকারী সম্পৃক্ততার উন্নতি করার জন্য বিশ্লেষণ প্রদান করে।

2. কোশিডিউল

   কোশিডিউল একটি মার্কেটিং এবং সোশ্যাল মিডিয়া ক্যালেন্ডার যা একক প্ল্যাটফর্মে মিশ্রিত। সার্ভিসটি সরাসরি এভারনোট এবং হেডলাইন অ্যানালাইজার, এবং বেশিরভাগ সোশ্যাল মিডিয়া প্ল্যাটফর্মের সাথে (ফেসবুক, টুইটার, ইনস্টাগ্রাম, লিঙ্কডইন, টাম্বলর, গুগল+, ইত্যাদি) একীভূত হয়েছে। এটি একটি একক ড্যাশবোর্ড থেকে সমস্ত পোস্ট, ব্লগ পোস্ট সহ, পরিচালিত করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।

3. হুটসুট

   হুটসুট এসএমএম প্ল্যাটফর্মগুলির মধ্যে একটি প্রাচীনতম, কারণ এটি ২০০৮ সাল থেকে সক্রিয়। এটি টুইটার, ফেসবুক, ইনস্টাগ্রাম, লিঙ্কডইন, গুগল+ এবং ইউটিউব-এ পোস্টের সময়সূচি করতে দেয়। হুটসুট দিয়ে আপনি জানতে পারেন অনলাইনে আপনার কোম্পানি বা ব্র্যান্ড কিভাবে গ্রহণ করা হয়। তাছাড়া, প্ল্যাটফর্ম পোস্ট বিশ্লেষণ প্রস্তাব করে।

4. শিডুগ্রাম

   শিডুগ্রাম অন্যতম প্রাথমিকভাবে ব্যবহৃত ইনস্টাগ্রাম সময়সূচি নির্ধারক। যারা এই প্ল্যাটফর্মে ফোকাস করেন তারা দেখবেন যে সার্ভিসটির একটি স্বল্পমুখী ইন্টারফেস আছে, এবং এটি ছবি আপলোড ও সম্পাদনা করার অনুমতি দেয়। প্রয়োজনে পরে তারা পোস্ট করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ১০টি ছবি তুলতে পারেন এবং প্রতিটিকে যখন সাবস্ক্রাইবারদের জন্য উপলব্ধ হবে সেই সময় ও তারিখ চয়ন করতে পারেন।

জরিপ সমূহ

1. গেটফিডব্যাক

   গেটফিডব্যাক একটি অনলাইন জরিপ সেবা যা কোম্পানিগুলোকে গ্রাহক সন্তুষ্টি পরিমাপ করতে এবং তাদের অভিজ্ঞতা উন্নত করতে সাহায্য করে। প্ল্যাটফর্মটি জরিপ ব্যক্তিগতকরণ প্রদান করে, ব্র্যান্ড লোগো, ফন্ট এবং রঙ যুক্ত করার অনুমতি দেয়।

2. কোশেনপ্রো

   কোশেনপ্রো ব্যবহারকারীদের বিভিন্ন ধরণের জরিপ এবং মনোবিজ্ঞান তৈরি করার অনুমতি দেয়। এগুলি মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে আপলোড করা যায়, হাতে তৈরি বা বিদ্যমান পেশাগত টেমপ্লেট থেকে কপি করা যায়। জরিপগুলি ইমেইল আকারে পাঠানো যেতে পারে, একটি ওয়েবসাইটে এম্বেড করা যেতে পারে বা একটি পপ-আপ উইন্ডোতে প্রদর্শিত হতে পারে।

3. সার্ভেগিজমো

   সার্ভেগিজমো ৪০টিরও বেশি ধরণের প্রশ্ন, ডেক্সটপ এবং মোবাইল ডিভাইসের জন্য উপযোগ্য থিমসহ সার্ভেগুলি প্রদান করে। সার্ভিসটির অনেক পূর্বনির্মিত থিম নির্বাচন করার জন্য উপলব্ধ, এবং একটি থিম নির্মাতা আছে। প্ল্যাটফর্মটি একাধিক ভাষায় উপলব্ধ হওয়ায়, একদম একই জরিপ এবং মনোবিজ্ঞান বিভিন্ন দেশে রোল আউট করা যায়। জরিপের প্রশ্ন এবং প্রতিক্রিয়াগুলির সংখ্যা কোনও সীমা নেই।

4. সার্ভেমাঙ্কি

   সার্ভেমাঙ্কি কোম্পানিগুলোকে তাদের ক্লায়েট ব্যাস আরও ভালভাবে বুঝতে এবং কর্মীদের কাছ থেকে মতামত পেতে সাহায্য করে। কেউ সার্ভেমাঙ্কি ব্যবহার করে বাজার গবেষণা পরিচালনা করতে পারেন যাতে প্রতিযোগিতার সাথে এগিয়ে থাকা যায়। প্ল্যাটফর্মটি বিভিন্ন সেটিং সহ বিনামূল্যে জরিপ সরবরাহ করে। এগুলি ইমেইলের মাধ্যমে পাঠানো যেতে পারে, সামাজিক মিডিয়ায় পোস্ট করা যেতে পারে, ওয়েবসাইটে এবং অন্যান্য প্ল্যাটফর্মে পোস্ট করা যেতে পারে।

কর্মচারী ব্যবস্থাপনা

1. ১৫ফাইভ

   ১৫ফাইভ প্ল্যাটফর্ম কর্মী কর্মদক্ষতা ট্র্যাক করার অনুমতি দেয়। নিয়োগকর্তারা টিমের অর্জন সম্পর্কে জানতে পারেন, সমস্যা হয়ে ওঠার পূর্বেই সমস্যাগুলি সমাধান করতে পারেন এবং কর্মীদের কোনো ধারণা থাকলে সে সম্পর্কে জানতে পারেন। সেবাটি কর্মশক্তি ব্যবস্থাপনার জন্য একটি সামাজিক নেটওয়ার্কের মত।

2. অ্যাভেন্টার

   অ্যাভেন্টার কর্মচারী কর্মদক্ষতায় প্রভাব প্রদানের জন্য টিমের তরঙ্গতা এবং সহযোগিতা উন্নত করার উদ্দেশ্যে ডিজাইন করা হয়েছে। নিয়োগকর্তারা কর্মীদের উপহার এবং ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া পাঠাতে পারেন। অ্যাভেন্টার ধারণা শেয়ার করার এবং আপনি কিভাবে কর্মী কর্মদক্ষতা উন্নত করেছেন তা পরিমাপ করার অনুমতি দেয়।

3. বেসক্যাম্প

   বেসক্যাম্প একটি প্রিমিয়াম, সহজেই ব্যবহারযোগ্য কর্মী সময়সূচি পরিষেবা। ম্যানেজাররা কোম্পানির ভিতরে তাদের ভূমিকার উপর ভিত্তি করে কর্মচারীদের গ্রুপ করতে পারেন এবং তাদের কাজের জন্য প্রকল্প দিতে পারেন। প্ল্যাটফর্মে অন্তর্নির্মিত বিজ্ঞপ্তি, একটি চ্যাট রুম, কাজ বোর্ড এবং স্বয়ংক্রিয় চেক-ইনস রয়েছে। এই সমস্ত বৈশিষ্ট্যরা সম্প্রতি পুরো কোম্পানিতে কি ঘটছে তা ট্র্যাক করতে সাহায্য করে।

4. Shifton

   Shifton কোম্পানি, প্রকল্প, এবং কাজের সময়সূচি ব্যবস্থাপনার জন্য একটি সমন্বিত টুল সেট প্রদান করে। এটি যে কোনো আকারের কর্মীদের জন্য বিভিন্ন ধরণের কাজের সময়সূচী তৈরি করার অনুমতি দেয়। কর্মীরা তাদের পছন্দসই কাজের সময় উল্লেখ করতে পারে, বিরতির জন্য অনুরোধ করতে পারে, অথবা তাদের মধ্যে শিফট পরিবর্তন করতে পারে।

আমরা আশা করি এই টুলগুলি আপনার সময় বাঁচাতে এবং ব্র্যান্ড পরিচিতি তৈরি করতে সহায়ক হবে।

সময় হল একটি ছোট কোম্পানির মালিকের হাতে থাকা সবচেয়ে মূল্যবান সংস্থানগুলির মধ্যে একটি। সময় সাশ্রয় করতে সাহায্য করে এমন কিছু জিনিস রয়েছে।

কার্যকর সময় ব্যবস্থাপনা পরামর্শ #1 — আপনার গড় দিন বর্ণনা করুন

একটি কাগজ নিন এবং সকাল থেকে রাত অবধি আপনার গড় দিনটি বর্ণনা করুন। আপনার মধ্যাহ্নভোজন, ফোন কল, যাতায়াত ইত্যাদি মিনিটের হিসেবে বিভক্ত করতে হবে। আপনাকে দিনের মোট সময়ও গণনা করতে হবে।

তালিকায় আপনার গড় দিনটি বর্ণনা করতে হবে। জিনিসপত্রকে কাগজে সুন্দর দেখানোর জন্য আপনার পরিকল্পনাগুলি পরিবর্তন করার চেষ্টা করবেন না। আপনি দ্রুত সময়ের অপচয়কারীদের নির্ধারণ করতে পারবেন। আপনি ফোন কল, বিরতি, ছোটখাটো কাজকর্ম এবং অন্যান্য কাজ নয় এমন কার্যকলাপগুলিতে কত সময় ব্যয় করেন সেদিকে মনোযোগ দিন।

নতুন সুযোগগুলি আপনার গতি পরিবর্তন করতে দেবেন না

ছোট ব্যবসার মালিকরা কখনও কখনও নতুন আইডিয়া বা ব্যবসার প্রস্তাবের ক্ষেত্রে জেদি হয়ে ওঠেন। এটি তাদের পরিকল্পনা থেকে বিভ্রান্ত করে এবং তা কখনো শেষ না হওয়া প্রকল্পগুলির স্তূপের দিকে নিয়ে যেতে পারে। আপনাকে কেবলমাত্র সবচেয়ে যোগ্য আইডিয়া এবং প্রস্তাবগুলিতে মনোযোগ দিতে হবে।

যথাযথ প্রশিক্ষণ ছাড়া আপনার কাজ প্রতিনিধিত্ব করবেন না

একটি সফল ব্যবসা চালানোর জন্য আপনার দায়িত্বের কিছু অংশ অন্য লোকদের দেওয়া অপরিহার্য। একজন ব্যবসা মালিককে নিশ্চিত করতে হবে যে যিনি ওজনের অংশ বহন করবেন তিনি সঠিকভাবে নির্দেশিত হন। একটি ব্যক্তিকে তাদের দায়িত্ব সম্পর্কে পুরোপুরি সচেতন হতে হবে।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি ছোট বেকারির মালিক হন এবং আপনার প্রধান বেকার হিসেবে কাউকে প্রতিস্থাপন করার জন্য খুঁজে পান, আপনাকে তাকে আপনার ব্যবসায়ের বেকিং কৌশল সম্পর্কে শিক্ষা দিতে হবে, নিশ্চিত করতে হবে যে সে যোগ্য প্রার্থী এবং পরীক্ষা উত্তীর্ণ হয়েছে।

৮০/২০ নিয়ম অনুসরণ করুন

৮০/২০ নিয়ম বা পারেটো নীতি বলে যে সাফল্যের ৮০% কোশ্রোতের ২০% থেকে আসে। উদাহরণস্বরূপ, কেবলমাত্র ২০% গ্রাহকরা বেশিরভাগ কোম্পানির আয়ের ৮০% নিয়ে আসে। এই নিয়মটি সময় ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে প্রয়োগ করা যেতে পারে।

আপনার ব্যবসায় ইতিবাচক প্রভাব থাকা প্রতিদিনের সব কৃতিত্ব গুনুন। সংখ্যা ভিন্ন হতে পারে তবে সেগুলির একটি ছোট অংশ আপনার কোম্পানির জন্য উপকারী হবে। কৌশলটি তাদের উপর মনোযোগ কেন্দ্র করে রাখা।

একটি ব্যবসা চালাতে অনেকগুলো কাজ একসাথে করতে হয়, কিন্তু একা সবকিছু করতে গেলে বার্নআউট এবং অযৌক্তিকতার সৃষ্টি হয়। কার্যকরভাবে কাজ অর্পণ করা শিখলে এভাবে ব্যবসার মালিকদের জন্য ব্যবসায়িক কৌশল এবং প্রবৃদ্ধিতে মনোনিবেশ করতে সহায়ক হবে, দৈনিক দায়িত্বে হারিয়ে যাওয়া নয়। কার্যকর অর্পণ উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি করে, কর্মচারীদের সম্পৃক্ততা বাড়ায় এবং কাজটি সঠিক ব্যক্তি দ্বারা সম্পন্ন হওয়ার নিশ্চয়তা দেয়। এই নির্দেশিকায় আমরা কভার করবো অর্পণ কী, কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ এবং কীভাবে কর্মচারীদের কাজ অর্পণ করতে হবে। এছাড়াও, আমরা উল্লেখ করবো ১৮টি অপরিহার্য কাজ যা আপনি আজই আউটসোর্সিং শুরু করতে পারেন।

অর্পণ কী এবং কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ?

অর্পণ হল অন্যদের কাছে কাজ অর্পণ করার প্রক্রিয়া, ফলাফলের দায়িত্ব বজায় রেখে। এটি ব্যবসার মালিক এবং ম্যানেজারদের দক্ষভাবে কাজের বোঝা বিতরণ করতে দেয়, যাতে সময় এবং দক্ষতা সর্বোত্তমভাবে ব্যবহার করা যায়। অর্পণ ছাড়া, নেতারা মাইক্রোম্যানেজমেন্টের ঝুঁকিতে থাকে, যা কর্মচারীর বিকাশ বাধাগ্রস্ত করে এবং ব্যবসার বিস্তারের সীমাবদ্ধ করে।

যখন আপনি কার্যকরভাবে কাজ অর্পণ করেন, আপনি একটি পরিবেশ তৈরি করেন যেখানে কর্মচারীরা তাদের কাজের মালিকানা নেয়, উত্পাদনশীলতা এবং মনোবল বাড়ায়। সঠিক অর্পণ কৌশল সাধারণ কার্যক্রমকে মসৃণ করে এবং নেতাদের উচ্চ স্তরের সিদ্ধান্ত গ্রহণে মনোযোগ দেওয়ার অনুমতি দেয়।

সঠিক কাজ সঠিক ব্যক্তির কাছে অর্পণ করুন

অর্পণ শুধু কাজের বোঝা সরিয়ে দেওয়া নয় – এটি সঠিক কাজটি সঠিক ব্যক্তির কাছে অর্পণের ব্যাপার। প্রতিটি কর্মচারীর শক্তি, অভিজ্ঞতা এবং কাজের চাপ বিবেচনা করুন। যদি কাজটি সৃষ্টিশীলতার প্রয়োজন হয়, তবে সমস্যার সমাধানে দক্ষ টিম সদস্যকে এটি দিন। বিস্তারিত মনোযোগের প্রয়োজন হলে, শীঘ্রই কেমিস্ট্রিক কাউকে বেছে নিন। সঠিক ব্যক্তির হাতে কাজ মিলিয়ে দেওয়া কার্যক্ষমতা এবং গুণমান নিশ্চিত করে।

কেন কিছু মানুষ “অর্পণ করতে অক্ষম”

অনেক ব্যবসার মালিকরা সাধারণ ভুল ধারণা এবং ভীতির ফলে অর্পণ নিয়ে সংগ্রাম করেন, যেমন:

• “এটি নিজেই করা দ্রুততর” এমন বিশ্বাস
• গুণমানের উপর নিয়ন্ত্রণ হারানোর ভয়
• কর্মচারীদের দক্ষতায় বিশ্বাসের অভাব
• অস্পষ্ট নির্দেশাবলী যে দরিদ্র ফলাফলে নেতৃত্ব দেয়

তবে, এই সমস্যা সমাধান করা সম্ভব অর্পণ দক্ষতা পরিশোধনের মাধ্যমে, স্পষ্ট প্রত্যাশা স্থাপন করে এবং কাজ পরিচালনা সফটওয়্যার ব্যবহার করে কাজের প্রবাহকে ধারাবাহিক রাখার মাধ্যমে।

অর্পণ কেন গুরুত্বপূর্ণ

অর্পণ না করার ফলে স্ট্রেস, সুযোগ মিস এবং অদক্ষতা হয়। অর্পণ নেতাদের করতে সাহায্য করে:

• রুটিন কাজের পরিবর্তে কৌশলগত বৃদ্ধিতে মনোনিবেশ করুন
• কর্মচারীদের দায়িত্ব প্রদানের মাধ্যমে উন্নীত করুন
• সময় ব্যবস্থাপনা এবং উৎপাদনশীলতা উন্নত করুন
• বার্নআউট ছাড়াই কর্মসূচিগুলি কার্যকরভাবে স্কেল করুন

অর্পণকে গ্রহণ করে, ব্যবসাগুলি আরও মসৃণভাবে চালাতে পারে, আরও চটজলদি হয়ে উঠতে পারে এবং টেকসই বৃদ্ধি অর্জন করতে পারে।

কীভাবে অর্পণ করবেন: ম্যানেজারদের জন্য ৯টি পরামর্শের মাধ্যমে আপনার দক্ষতা বাড়ান

এই কৌশলগুলি প্রয়োগ করে, ম্যানেজারগণ কার্যকরভাবে কাজ অর্পণ করতে পারে, যার ফলে আরও উৎপাদনশীল এবং যত্নশীল শ্রমিকবাহিনী তৈরি হয়।

একটি বাজেটে কার্যকরভাবে অর্পণ করবেন কিভাবে

ছোট ব্যবসা বা স্টার্টআপগুলি প্রায়শই খরচের উদ্বেগের কারণে অর্পণ করতে হিজিবিজি করে। তবে, ফ্রিল্যান্সারদের আউটসোর্সিং করা, কাজ পরিচালনা অ্যাপ্লিকেশনগুলি ব্যবহার করা, অথবা স্বয়ংক্রিয়তায় ভরসা করা খরচ-প্রভাবশালী হতে পারে যা ব্যাংক ভাঙা ছাড়া অর্পণ করতে সহায়ক।

১৮টি কাজ যা আপনি অর্পণ করা উচিত

কাজ অর্পণ শুধু সময় মুক্ত করার ব্যাপার নয় – এটি দক্ষতা উন্নত করা, উচ্চ মানসম্পন্ন কাজ নিশ্চিত করা এবং আপনার দলকে বৃদ্ধি করার অনুমতি দেওয়ার ব্যাপার। নিচে ১৮টি সমালোচনামূলক কাজ উল্লেখ করা হলো যা প্রতিটি ব্যবসার মালিককে অর্পণ করা বিবেচনা করা উচিত।

১. দৈনিক সময় পরিচালনা

আপনার সময় আপনার সবচেয়ে মূল্যবান সম্পদগুলির মধ্যে একটি। তবে, আপনার দৈনিক সময়সূচি পরিচালনা – অ্যাপয়েন্টমেন্ট চেক করা, অনুস্মারক সেট করা, এবং কাজকে অগ্রাধিকার দেওয়া – সময় ব্যয়সাধ্য হতে পারে। একটি ভার্চুয়াল সহকারী (ভিএ) বা ব্যক্তিগত সহকারী এই দায়িত্ব গ্রহণ করতে পারে, নিশ্চিত করে যে আপনি মিটিং, সময়সীমা, এবং প্রতিশ্রুতিগুলি সঙ্গে এগিয়ে চলছেন।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• সময়সূচী তৈরি এবং পুনঃনির্ধারণে সময় অপচয় নির্মূল করে।
• আপনি উচ্চ প্রভাবপ্রতিটি কার্যক্রমে ফোকাস করতে পারবেন।
• স্ট্রেস এবং সিদ্ধান্তের ক্লান্তি কমিয়ে দেয়।

২. ইমেইল সংগঠন এবং বাছাই

গড় পেশাজীবী তাদের কর্ম সপ্তাহের ২৮% ইমেইল পড়া এবং উত্তর দেওয়ার জন্য ব্যয় করেন। একটি ভিএ গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল ফিল্টার করতে পারে, রুটিন প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে, এবং আপনার ইনবক্সকে সংগঠিত করতে পারে যাতে জরুরি বিষয়গুলি প্রথমে সমাধান করা যায়।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• ইনবক্সের অতিরিক্ত চাপ প্রতিহত করে।
• প্রতি সপ্তাহে কয়েক ঘন্টা সাশ্রয় করে।
• গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগের প্রতিক্রিয়া সময় উন্নত করে।

৩. সময়সূচী সংক্রান্ত অনুরোধ

মিটিং সামঞ্জস্য করা, অ্যাপয়েন্টমেন্ট ঠিক করা এবং বিভিন্ন অংশীদারের মধ্যে সময়সূচীর সামঞ্জস্য করা অত্যন্ত ক্লান্তিকর হতে পারে। একটি সময়সূচী সহকারী বা স্বয়ংক্রিয় বুকিং সিস্টেম এই কাজগুলি আপনার জন্য করতে পারে।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• দ্বিগুণ বুকিং এবং সময়সূচী বিরোধ এড়ায়।
• ফেরত ও সামনের ইমেইলগুলিতে সময় বাজে।
• অগ্রাধিকারের উপর ভিত্তি করে সময়সূচী অনুকূল করে।

৪. খরচ ব্যবস্থাপনা

ব্যবসায়িক খরচ, রসিদ, ক্ষতিপূরণের হিসাব এবং মাসিক বাজেট এর ট্র্যাকিং জটিল এবং সময় সাপেক্ষ হতে পারে। এটি একটি সহকারীকে অর্পণ করা বা আর্থিক ট্র্যাকিং স্বয়ংক্রিয় করার জন্য টাস্ক ব্যবস্থাপনা অ্যাপ্লিকেশনগুলি ব্যবহার করা প্রক্রিয়াটি সহজ করতে পারে।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• আর্থিক সংগঠন বজায় রাখে এবং নিরীক্ষাবস্থা প্রস্তুত রাখে।
• খরচের রিপোর্টে ত্রুটি কমায়।
• লেনদেনের ট্র্যাকিং এবং সমন্বয় করার সময় সাশ্রয় করে।

৫. সিআরএম ব্যবস্থাপনা

গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা (সিআরএম) সরঞ্জাম লিড, মিথস্ক্রিয়া এবং ফলো-আপগুলি ট্র্যাক করার জন্য অপরিহার্য। তবে, ম্যানুয়ালি রেকর্ড আপডেট করা এবং গ্রাহক মিথস্ক্রিয়া বিশ্লেষণ করা বিরক্তিকর। একটি সিআরএম বিশেষজ্ঞ বা একজন সহকারী আপনার জন্য এটি পরিচালনা করতে পারে।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• উন্নত গ্রাহক সম্পৃক্ততা এবং ধরে রাখার নিশ্চিত করে।
• ফলো-আপ এবং লিড ট্র্যাকিং স্বয়ংক্রিয় করে।
• গ্রাহক রেকর্ডগুলি সঠিক এবং আপডেট রাখে।

৬. সামাজিক মিডিয়া ব্যবস্থাপনা

ব্র্যান্ড সচেতনতার জন্য একটি শক্তিশালী সামাজিক মিডিয়া উপস্থিতি অপরিহার্য, কিন্তু ধারাবাহিকভাবে পোস্ট করা, অনুসারীদের সাথে যুক্ত হওয়া এবং বিশ্লেষণ অনুসরণ করা অত্যন্ত ক্লান্তিকর হতে পারে। একজন সামাজিক মিডিয়া ব্যবস্থাপক কন্টেন্ট তৈরি, সময়সূচী এবং সম্পৃক্ততার ব্যবস্থাপনা করতে পারেন।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• ধারাবাহিক পোস্টিং এবং দর্শক সম্পৃক্ততা নিশ্চিত করে।
• ব্র্যান্ড সচেতনতা এবং পৌঁছানো বৃদ্ধি করে।
• ব্যবসার মালিকদের পরিকল্পনার উপর মনোযোগ দিতে দেয়, বাস্তবায়নের উপর নয়।

৭. সরবরাহ অর্ডার

অফিস সরবরাহ পুনঃস্থাপন, বিক্রেতার সম্পর্ক পরিচালনা এবং উপকরণ সময়মতো পৌঁছানো নিশ্চিত করার মতো গুরুত্বপূর্ণ অপারেশনাল কাজগুলি সহজেই একজন অফিস ম্যানেজার বা প্রশাসনিক সহকারীকে অর্পণ করা যেতে পারে।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• স্টক সংকট প্রতিরোধ করে।
• অর্ডার সমন্বয়ের সময় সাশ্রয় করে।
• খরচ কার্যকর কেনাকাটা নিশ্চিত করে।

৮. সাধারণ গবেষণা

বাজার প্রবণতা থেকে প্রতিদ্বন্দ্বী বিশ্লেষণ পর্যন্ত, গবেষণা সিদ্ধান্ত গ্রহণে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। তবে, অন্তহীন রিপোর্ট এবং ডেটা খোঁজা বিরক্তিকর হতে পারে। একজন গবেষণা সহকারী আপনাকে সংক্ষিপ্ত অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করতে পারেন।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• জ্ঞানসমৃদ্ধ ব্যবসায়িক সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে সাহায্য করে।
• ডেটা সংগ্রহ এবং বিশ্লেষণে ঘন্টার পর ঘন্টা সাশ্রয় করে।
• ম্যানুয়াল প্রচেষ্টা ছাড়াই কার্যকর অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে।

৯. ভ্রমণ ব্যবস্থাপনা

ব্যবসায়িক ভ্রমণের পরিকল্পনা করা, ফ্লাইট বুক করা, বাসস্থানের ব্যবস্থা করা এবং কর্মসূচি পরিচালনা মূল্যবান সময় নিয়ে নেয়। একজন ভ্রমণ সহকারী আপনার জন্য এই সমস্ত লজিস্টিক পরিচালনা করতে পারেন।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• গবেষণা এবং বুকিংয়ে ঘন্টার পর ঘন্টা সাশ্রয় করে।
• বাধাবিহীন ভ্রমণ ব্যবস্থা নিশ্চিত করে।
• ফ্লাইট এবং হোটেলগুলির সাথে শেষ মুহূর্তের সমস্যা প্রতিহত করে।

১০. উপহার ক্রয়

গ্রাহকদের জন্য কর্পোরেট উপহার, কর্মচারীর ভূৎস্বীকার উপহার, অথবা ছুটির উপহার নির্বাচন অনেক চিন্তা ও সময়ের প্রয়োজন। এই কাজটি একটি সহকারীকে অর্পণ করলে আপনি মানসিক চাপ ছাড়াই চিন্তাশীল উপহার প্রদানের নিশ্চয়তা পাবেন।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• উপযুক্ত উপহার খোঁজার সময় সাশ্রয় করে।
• সময়মত পাঠানো নিশ্চিত করে।
• গ্রাহক এবং কর্মচারী সম্পর্ককে শক্তিশালী করে।

১১. বিল পরিশোধ

বিক্রেতা পেমেন্ট, ইউটিলিটি বিল এবং সদস্যপদ নবায়ন ম্যানুয়ালি পরিচালনা করা একটি বিরক্তিকর এবং ত্রুটিপূর্ণ কাজ। একটি সহকারীকে অর্পণ করা বা স্বয়ংক্রিয় বিল পরিশোধের জন্য টাস্ক ব্যবস্থাপনা অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করলে প্রক্রিয়াটি সরলীকরণ করা যায়।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• বিলম্ব ফি এবং মিস করা পেমেন্ট প্রতিরোধ করে।
• চালানগুলি ট্র্যাকিং এবং পরিচালনার সময় সাশ্রয় করে।
• আর্থিক সংগঠন নিশ্চিত করে।

১২. বুককিপিং এবং চালান প্রদান

সঠিক আর্থিক নথি ব্যবসায়িক সাফল্যের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, তবে হিসাবপত্র রাখা এবং চালান দেওয়া জটিল এবং সময়সাপেক্ষ হতে পারে। একজন পেশাদার হিসাবরক্ষক নিশ্চিত করতে পারবে যে সমস্ত লেনদেন সঠিকভাবে রেকর্ড হয়েছে।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• অনুবর্তিতা এবং সঠিকতা নিশ্চিত করে।
• আর্থিক প্রতিবেদন প্রণয়নে ভুল হ্রাস করে।
• হিসাব মেলানোর জন্য ব্যয়িত সময় বাঁচায়।

১৩. বিষয়বস্তু সৃষ্টি

ব্লগ পোস্ট থেকে নিউজলেটার পর্যন্ত, বিষয়বস্তু বিপণন ব্যবসার বৃদ্ধির জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একজন ফ্রিল্যান্স লেখক বা মার্কেটিং দল আপনার ব্র্যান্ডের কণ্ঠের সাথে সামঞ্জস্য বজায় রেখে উচ্চ-মানের বিষয়বস্তু সৃষ্টিতে সক্ষম।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• পেশাদার, আকর্ষণীয় বিষয়বস্তু নিশ্চিত করে।
• লেখা ও সম্পাদনায় ব্যয়িত সময় বাঁচায়।
• এসইও এবং অনলাইন দৃশ্যমানতা বাড়ায়।

১৪. ডিজাইন কাজ

ব্র্যান্ডিং, সামাজিক যোগাযোগমাধ্যম এবং বিপণন সামগ্রীর জন্য গ্রাফিক ডিজাইন অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ভিজ্যুয়াল তৈরিতে ঘণ্টার পর ঘণ্টা ব্যয় করার পরিবর্তে, একজন পেশাদার ডিজাইনারের কাছে এই কাজের দায়িত্ব দেওয়া যায়।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• উচ্চ-মানের, দৃষ্টিনন্দন ডিজাইন নিশ্চিত করে।
• সম্পাদনা ও সংশোধনে ব্যয়িত সময় বাঁচায়।
• ব্র্যান্ড পরিচয়কে শক্তিশালী করে।

১৫. ওয়েবসাইট পরিচালনা

ওয়েবসাইটের নিয়মিত আপডেট, রক্ষণাবেক্ষণ এবং অপ্টিমাইজেশন প্রয়োজন। একজন ওয়েব ডেভেলপার বা আইটি বিশেষজ্ঞ নিয়োগ নিশ্চিত করতে পারে যে আপনার ওয়েবসাইট কার্যকর এবং নিরাপদ থাকবে।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• ডাউনটাইম এবং প্রযুক্তিগত সমস্যা প্রতিরোধ করে।
• দ্রুত লোডিং এবং ব্যবহারকারী-বান্ধব ওয়েব পেজ নিশ্চিত করে।
• ওয়েবসাইট ত্রুটি সমাধানে ব্যয়িত সময় বাঁচায়।

১৬. ক্যালেন্ডার ম্যানেজমেন্ট

ডেডলাইন, মিটিং এবং ইভেন্টস ট্র্যাক রাখা দুরূহ হতে পারে। একজন ভার্চুয়াল অ্যাসিস্ট্যান্ট আপনার ক্যালেন্ডার পরিচালনা, অনুস্মারক সেট করা এবং প্রয়োজনে অ্যাপয়েন্টমেন্ট পুনঃনির্ধারণ করতে পারে।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• চলমান সময়সূচীর অপ্টিমাইজেশন নিশ্চিত করে।
• অ্যাপয়েন্টমেন্ট পরিচালনায় ব্যয়িত সময় বাঁচায়।
• ওভারল্যাপিং মিটিং থেকে মানসিক চাপ কমায়।

১৭. তথ্য এন্ট্রি এবং ফাইলিং

ডেটা ইনপুটিং, রেকর্ড আপডেট এবং ফাইল সংগঠিত করা পুনরাবৃত্তিমূলক হলেও গুরুত্বপূর্ণ কাজ। একজন নিবেদিত সহকারী এই কাজগুলি দক্ষতার সাথে পরিচালনা করতে পারে।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• তথ্য ব্যবস্থাপনায় ভুলগুলো প্রতিরোধ করে।
• ম্যানুয়াল কাজের ঘণ্টা বাঁচায়।
• রেকর্ড গঠন ও পঠনশীল রাখে।

১৮. অভ্যন্তরীণ ডকুমেন্টেশন

প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল থেকে অনবোর্ডিং গাইড, অভ্যন্তরীণ ডকুমেন্টেশন কার্যকারিতার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একজন ডকুমেন্টেশন বিশেষজ্ঞ এগুলি তৈরি এবং বজায় রাখতে পারে।

এটি কেন অর্পণ করবেন?

• কর্মচারী প্রশিক্ষণ এবং অপারেশনকে সহজ করে।
• কর্মপ্রবাহে সামঞ্জস্য নিশ্চিত করে।
• বারবার প্রক্রিয়া ব্যাখ্যা করতে সময় বাঁচায়।

এই কাজগুলি প্রতিনিধি করে, ব্যবসার মালিকেরা কৌশলগত বৃদ্ধিতে মনোনিবেশ করতে পারেন এবং নিশ্চিত করতে পারেন যে আবশ্যকীয় কার্যক্রমগুলি নির্বিঘ্নে সম্পন্ন হয়। পেশাদারদের কাছে আউটসোর্সিং বা কাজ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার ব্যবহার করে এই দায়িত্ব অর্পণ করা কার্যকারিতা, উৎপাদনশীলতা এবং ব্যবসায়িক সাফল্য বৃদ্ধি করবে।

শিফটন কীভাবে প্রতিনিধি এবং কাজ ব্যবস্থাপনায় সহায়তা করতে পারে

শিফটন একটি শক্তিশালী কাজ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার যা প্রতিনিধি সহজ করতে এবং কর্মপ্রবাহ অপ্টিমাইজ করতে ডিজাইন করা হয়েছে। স্বয়ংক্রিয় সময়সূচী, কর্মচারীর কাজ ট্র্যাকিং এবং সিমলেস যোগাযোগ সরঞ্জামসহ বৈশিষ্ট্যগুলি দিয়ে শিফটন নিশ্চিত করে যে ব্যবসা প্রতিনিধিত্ব কার্যকরভাবে পরিচালনা করতে পারে। আপনি যদি কার্যক্রমকে সহজতর করতে কাজ ব্যবস্থাপনা অ্যাপ্লিকেশন চান বা দলীয় উৎপাদনশীলতা উন্নত করতে কাজ ব্যবস্থাপনা অ্যাপ চান, শিফটন একটি নমনীয় সমাধান সরবরাহ করে।

শিফটন ব্যবহার করে, ব্যবসার মালিকেরা কার্যকরভাবে কাজ প্রতিনিধিত্ব করতে পারেন যেমন ডেডলাইন মিস হওয়া বা যোগাযোগের ব্যবধান নিয়ে চিন্তা না করেই। আজই শিফটনের সফটওয়্যার কাজ ব্যবস্থাপনা বৈশিষ্ট্যগুলি দিয়ে আপনার কর্মপ্রবাহকে সহজতর করুন এবং উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করুন!

কাজগুলি কীভাবে দক্ষতার সাথে প্রতিনিধিত্ব করা যায় তা আয়ত্ত করা ব্যবসার বৃদ্ধির জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ। সঠিক কাজ আউটসোর্সিং এবং সঠিক কাজ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার ব্যবহার করে, আপনি আপনার ব্যবসা বৃদ্ধি করতে মনোনিবেশ করতে পারেন এবং যাথাযথ কার্যকারিতা নিশ্চিত করতে পারেন।

আজই প্রতিনিধি শুরু করুন এবং আপনার ব্যবসার উন্নতি দেখুন!

আধুনিক মানুষ সবসময় ব্যস্ত থাকে। আমাদের নিয়মিত কাজের দায়িত্ব পালন করতে হয়, বিল পরিশোধ করতে হয়, খাদ্য কিনতে হয় এবং মাঝে মাঝে ডাক্তারের চেম্বারে যেতে হয়। এর জন্য প্রায়শই আমাদের কাজের মধ্যে বদলাতে হয়। যেমন, ব্যবসায়িক অংশীদারদের ই-মেইল পাঠানো, নতুন ক্লায়েন্টদের সাথে ফোনে কথা বলা বা ছুটির পরিকল্পনা করা। বহু কাজে দক্ষ মানুষের জন্য এই ধরনের চাপ কোনো সমস্যা নয়।

অফলাইন এবং অনলাইন মিশ্রণ আপনার বহু কাজে দক্ষতা প্রভাবিত করে

প্রথমে, আপনাকে দুটি তালিকা তৈরি করতে হবে। প্রথম তালিকায় অফলাইনে করা যেতে পারে এমন সবকিছু লিখুন। দ্বিতীয় তালিকা শুধুমাত্র ওই কাজের জন্য যা ইন্টারনেট সংযোগ প্রয়োজন। প্রয়োজন হলে অনলাইন হন। উদাহরণস্বরূপ, ই-মেইলের টেক্সট ছাড়াই লেখা যেতে পারে, যখন স্কাইপের মাধ্যমে ব্যবসায়িক আলোচনার জন্য ইন্টারনেট অ্যাক্সেস প্রয়োজন। এভাবে, আপনি কম বিঘ্নিত হন এবং বহু কাজে আরও কার্যকর হতে পারেন।

সবকিছুর নজর রাখুন

মিসড অ্যাসাইনমেন্ট আপনাকে রাতে জাগিয়ে রাখে? অসমাপ্ত কাজের একটি তালিকা তৈরি করুন এবং এটি কাছাকাছি রাখুন। আপনার কাজগুলো সঠিকভাবে উল্লেখ করার চেষ্টা করুন। নাহলে, এগুলো শেষ করতে আপনার কষ্ট হবে। তালিকায় কত আইটেম থাকবে তা গুরুত্বপূর্ণ নয়: ১০০ বা ১০০০।

ওয়ার্কডের শেষে এটি আপডেট করুন। আমরা আপনাকে বিভিন্ন প্রকার কাজের জন্য ক্যাটালগ তৈরি করার আহ্বান জানাই। উদাহরণস্বরূপ, মার্কেটিং বা মুদিখানা সম্পর্কিত কাজের জন্য।

পরবর্তীতে, সর্বোচ্চ অগ্রাধিকারের স্তরের কাজগুলো বেছে নিন। ৫টি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কাজ, প্রতিনিধি নিয়োগ করা যায় এমন কাজ, এবং ছুটির করা যায় এমন কাজ বেছে নিন। নিম্ন অগ্রাধিকারের কাজগুলো পরবর্তীদিনের জন্য রেখে দিন।

সকালে তালিকাটি দেখুন এবং তা সমস্ত জরুরি দৈনিক কাজগুলো আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন। পরবর্তীতে, সেগুলো আপনার ক্যালেন্ডারে যোগ করুন। সপ্তাহান্তে তালিকা পরীক্ষা করুন যাতে আপনি কিছু ভুলে না যান তা নিশ্চিত করার জন্য।

স্মার্টফোনটা নিচে রাখুন

নিজের স্মার্টফোনের নোটিফিকেশন বন্ধ করুন। ফেসবুক স্ক্রোল এবং নতুন টুইট দেখা বাড়ি ফিরে করুন। আপনি যা প্রয়োজন তার সমস্ত নোটিফিকেশন আপনার কর্মস্থলের কম্পিউটারে থাকা উচিত। বন্ধুদের ই-মেইল করার উত্তর অফিসের বাইরে দেওয়া ভাল।

বহু কাজে পরিবর্তনের স্বাগত জানান

একই দিনে দুটি ভিন্ন প্রকল্পে কাজ করার চেষ্টা করুন এবং সময়ে সময়ে তাদের মধ্যে সুইচ করুন। কাজের পরিবর্তন আপনাকে অপ্রত্যাশিত সমাধান নিয়ে আসতে এবং অতিরিক্ত চিন্তাভাবনা থেকে নিজেকে মুক্তি দিতে সাহায্য করে। এটি সবসময় একঘেয়ে কাজ থেকে নিজেকে বিছিন্ন করার জন্য একটি ভাল উপায়।

এই নিয়মগুলো ভুলে যাবেন না এবং খুব শীঘ্রই বহু কাজ চালানো আপনার কাছে দ্বিতীয় স্বভাব হয়ে যাবে।