খুচরা ব্যবস্থাপনার টিপস যা আপনার ব্যবসাকে শীর্ষে নিয়ে যাবে

খুচরা বিক্রয় ক্ষেত্রটি অত্যন্ত লাভজনক এবং চাহিদা বিশিষ্ট, তবে এতে অনেক গোপন সমস্যা রয়েছে যা খুচরা ব্যবস্থাপনার দক্ষতাকে কমিয়ে দিতে পারে। এই সমস্যাগুলি ভয় পাওয়ার কোন প্রয়োজন নেই কারণ শিফটন প্রদত্ত খুচরা ব্যবস্থাপনার পরামর্শগুলি আপনাকে সর্বোচ্চ দক্ষতার সাথে খুচরা ব্যবস্থাপনা কার্যপ্রবাহ অর্জনে সহায়তা করতে পারে। খুচরা বিক্রয়ে কার্যকরী ব্যবস্থাপক হওয়ার জন্য প্রথম যে বিষয়টি বিবেচনা করতে হবে সেটি হল এই ব্যবসাটি প্রতিদিন আপনাকে বিভিন্ন ধরণের বিষয় এবং প্রক্রিয়া পরিচালনা করতে বলে। এটি একটি অবিরাম জলপ্রবাহ হিসাবে বিবেচনা করুন যা আপনাকে পরিচালনা করতে হবে। এই প্রবাহে স্টোরের সমস্ত কর্মচারীদের তদারকি, তাদেরকে বিভিন্ন কাজ বরাদ্দ করা, কাজ সম্পন্ন হওয়া পরিচালনা করা এবং সেই সাথে দলের একটি অংশ হয়ে পারস্পরিক সমবায় প্রদান করা অন্তর্ভুক্ত। অস্বাভাবিক শোনাচ্ছে? এটি সম্ভব যখন আপনার তথ্য সমর্থন থাকে এবং আপনি জানেন কিভাবে আপনার খুচরা দলের কাজকে সমন্বিত করতে হয়। শিফটন আপনাকে সহায়তা করার জন্য সবচেয়ে কার্যকর খুচরা কর্মী ব্যবস্থাপনা পরামর্শ শেয়ার করে।

একজন খুচরা ব্যবস্থাপক কি এবং তারা কোন কোন কাজ সম্পন্ন করেন?

একজন খুচরা ব্যবস্থাপক হলেন যিনি খুচরা দোকান পরিচালনা করেন, ব্যবস্থাপনায় সাহায্য করেন, বা একটি নির্দিষ্ট বিভাগ পরিচালনা করেন। খুচরা দোকানগুলি ছোট ব্যবসায়িক স্থাপনাগুলি থেকে বড় গুদাম, মল এবং বিশাল কর্পোরেশন কর্তৃক পরিচালিত সুপারমার্কেট পর্যন্ত বিভিন্ন আকারের হতে পারে, তাই খুচরা ব্যবস্থাপকের দায়িত্ব এবং কাজগুলিও পরিবর্তিত হয়। তাছাড়াও, বিক্রয় পয়েন্ট বা বিভাগের বর্তমান লোড, গ্রাহকদের প্রবাহ এবং এমনকি ঋতুসংক্রান্ত বৈচিত্র্যের উপর ভিত্তি করে তারা প্রতিদিনও পরিবর্তিত হয়। তবে, সবচেয়ে সাধারণভাবে, খুচরা ব্যবস্থাপকের ভূমিকার মধ্যে নিচের খুচরা কর্মী ব্যবস্থাপনা কাজগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে:

• দোকানের পরিবেশ গঠন করা যাতে এটি গ্রাহকদের জন্য আরামদায়ক এবং আকর্ষণীয় হয়;
• দোকান কর্মচারীদের পরিচালনা করা, তাদের কাজ এবং ফলাফল পরিচালনা করা;
• সঞ্চয়ে উপলব্ধ পণ্যগুলি বজায় রাখা এবং তাদের ট্র্যাক করা;
• দোকান চালানোর ক্ষতি ট্র্যাক করা, কমানোর চেষ্টা করা এবং প্রতিরোধ করা;
• গ্রাহক সেবা যা আপনার সহায়তার উপর নির্ভরশীল;
• নির্দিষ্ট সময়সীমায় বিক্রয় ট্র্যাক করা এবং উর্ধতন কর্মকর্তাদের প্রতিবেদন প্রদান করা।

সংক্ষেপে বলতে গেলে, একজন খুচরা ব্যবস্থাপক এমন একজন কর্মচারী যিনি একটি বিক্রয় পয়েন্টের সামগ্রিক কার্যকারিতা এবং দক্ষতার জন্য দায়ী।

কিভাবে একজন ভাল খুচরা ব্যবস্থাপক হওয়া যায়

আমরা আপনাকে এমন কিছু পরামর্শ দিচ্ছি যা খুচরা ব্যবস্থাপকদের যেকোনও ধরনের এবং যেকোনও আকারের ব্যবসায়ের জন্য উপযুক্ত এবং প্রয়োগ করলে ফলপ্রসূ খুচরা কর্মী ব্যবস্থাপনা প্রদান করে।

খুচরা সময়সূচি তৈরি করা আবশ্যক!

আপনার বিক্রয় পয়েন্টে লাভ আনার জন্য সময়মতো কাজ করতে হবে। এজন্য, আপনাকে আপনার কর্মীদের সময়মতো কাজ শুরু করতে এবং একসাথে কাজ করতে হবে। তাই, এমনকি একটি ছোট মুদি দোকানের জন্যও, আপনাকে সঠিক খুচরা সময়সূচি প্রদান করতে হবে। এবং সুপারমার্কেট বা মলে নিয়মিত এবং যৌক্তিক শিফট একটি বাস্তব প্রয়োজন। যদিও খুচরা শিল্পে সময়সূচি তৈরী করা একটি দুঃস্বপ্ন হতে পারে, তবে এর সমাধানটি সহজ এবং এটি আধুনিক খুচরা সময়সূচি সফটওয়্যারে রুপদান করা হয়েছে। এর সাথে, আপনাকে বড় তথ্য ভাণ্ডার মনে রাখার বা কাগজের টেবিলে তাদের লেখা প্রয়োজন নেই বিভিন্ন সময়ব্যাপী অনুরোধ, ছুটির দিন, জরুরী পরিস্থিতি, ব্যস্ত সময়, অলস সময়, অসুস্থতা ইত্যাদির জন্য। পরিবর্তে, আপনি একটি স্বয়ংক্রিয় সরঞ্জাম ব্যবহার করেন এবং এতে নতুন পরিবর্তক এবং ডেটা অনবরত প্রবেশ করতে পারেন। একজন সঠিক খুচরা সময়সূচি নির্মাতার সাহায্যে, আপনি একবারে বিভিন্ন কাজ সম্পন্ন করতে পারেন।

• প্রতি শিফটের জন্য কর্মচারীদের সেরা সমন্বয় নির্ধারণ করা যাতে তাদের কাজ সবচেয়ে কার্যকরী এবং গ্রাহক-বান্ধব হয়। আপনি তাদের দক্ষতা, কঠোর পরিশ্রম এবং তাদের সংঘর্ষের উপর ভিত্তি করে শিফটের জন্য দল নির্বাচন করতে পারেন।
• শিফটন মত খুচরা শিডিউলার সময়সূচি প্রক্রিয়াকে সহজ করে তোলে সতর্কতা এবং পরামর্শ প্রদান করে যাতে আপনি দ্বৈত বুকিংগুলি, সংঘাতগুলি এড়াতে পারেন, এবং এমন সময়ের জন্য কাউকে সময়সূচিতে নির্ধারণ করতে পারেন যখন তারা কাজ করতে পারে না। আপনি কয়েকটি পদক্ষেপে শিফট কাজের সময়সূচি অনুকূল করেন এবং তৎক্ষণাৎ অনুকূল শিফট সময়সূচি তৈরি করেন।
• সময়সূচি এবং শিফটের বন্টনও খুচরা কর্মচারী সময়সূচি সফটওয়্যারের উপর নির্ভর করে। আপনার দলের সদস্যদের অ্যাপের ড্যাশবোর্ডে অ্যাক্সেস রয়েছে এবং তারা সহজেই জানতে পারে কখন তাদের শিফট এবং কোনও বাধা থাকলে পরিবর্তনের প্রস্তাব করতে পারে। আপনি সমস্ত কিছু ক্লাউডে আয়োজন করতে পারেন যাতে এটি যে কোন স্থানে, যে কোন সময় উপলব্ধ এবং আপনার খুচরা টিমকে তত্ত্বাবধানে প্রেরিত কোন পরিবর্তনের তৎক্ষণাৎ অবগত করে। প্রতিটি কর্মচারী সময়সূচিতে পরিবর্তনের প্রস্তাব দিতে পারে, স্বনিযুক্তভাবে শিফ্ট বিনিময় করতে পারে, কাজের সময়সূচির পরিবর্তনের সতর্কতা পেতে পারে।

খুচরা কর্মচারী সময়সূচি সফটওয়্যার সম্পর্কে সেরা বিষয়টি হল এটি যে কোনও কিছু যা স্বয়ংক্রিয় করা যেতে পারে তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিচালনা করে যেমন শিফট বরাদ্দ থেকে বেতন হিসাব এবং প্রতিটি কর্মচারী এবং তদের দলের কাজের সময় হিসাব করা। আপনি দোকান সহায়ক, ক্যাশিয়ার, নিরাপত্তারক্ষী, লোডার এবং বিক্রয় বাহক স্টাফের জন্য একটি স্বয়ংক্রিয় ঘূর্ণন সময়সূচি স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি করতে পারেন, শিফট পরিবর্তন এবং ওভারটাইম সহ শিফট বরাদ্দ করা সহ।

খুচরা ব্যবস্থাপক কর্মসমূহ

কর্মনিয়ন্ত্রণও খুচরা কর্মচারী ব্যবস্থাপনার দৈনন্দিন রুটিনের একটি অংশ। আপনাকে প্রতিদিনের কাজগুলি আলোকিত করতে হবে, তাদের কার্যকারীদের নির্ধারণ করতে হবে, তাদের সম্পন্ন হওয়া ট্র্যাক করতে হবে এবং ফলাফল সম্পর্কে প্রতিবেদন দিতে হবে। ভালো খবর হল আপনি একই খুচরা সময়সূচি ব্যবস্থাপক সফটওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন খুচরা কাজ ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার হিসেবে। এতে আপনার পরিচালিত কর্মচারীদেরকে প্রদেয় কাজগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে এবং তদুপরি, আপনি আপনার দিনগুলি সাজাতে পারেন এবং নিজের জন্য চেকলিস্ট প্রদাণ করতে পারেন যাতে কিছু না মিস হয়। আপনি অগ্রাধিকার নির্ধারণ করতে পারেন, প্রতিটি প্রদেয় কাজের সম্পন্ন হওয়া নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন এবং আপনার এবং আপনার কর্মীদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ কাজ এবং সময়সূচির বিষয়েও নোটিফিকেশন প্রদান করতে পারেন।

কার্যকর সময় ব্যবস্থাপনা ব্যবহার করুন

যখন আমরা বলেছিলাম যে খুচরা পয়েন্টকে ঘড়ির মতো কাজ করতে হবে, তখন এটিও কার্যকর সময় ব্যবস্থাপনা সম্পর্কিত ছিল। যদি আপনার দোকান সহায়করা সবসময় দেরি করে আসে, কুরিয়াররা সময়মত প্রসব করতে পারে না অথবা আপনার গুদামের কর্মীরা সঞ্চয়ের ভান্ডার সম্পর্কে ভুলে যায়, তখন কি হবে? একটি সত্যিকারের বিপর্যয়! কিন্তু এটিও স্বয়ংক্রিয় হয়ে কমিয়ে আনা যেতে পারে এর যে ঝুঁকিগুলি উল্লেখ করা হয়েছে। আপনাকে খুচরা জন্য সময় এবং উপস্থিতি ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার প্রয়োগ করতে হবে। বৃহৎ ব্যবসার জন্য শিফটনের খুচরা সময়সূচি সফটওয়্যার এ অবকাশ প্রদান করে। একই কথা প্রযোজ্য সময়ের জন্য যেখানে কম গ্রাহক আছে এবং বেশিরভাগ কর্মচারী কাজের সাথে যুক্ত নাই। সহজ সময় ব্যবস্থাপনাই আপনাকে আপনার দলের জন্য নমনীয় সমাধান প্রদান করতে সহায়তা করে: আপনি যখন তাদের কাজ শুরু করাতে চান, আপনাকে যখন স্টোরে উচ্চ গ্রাহক প্রবাহের মোকাবিলা করতে বেশি স্টাফ দরকার হয় এবং যখন আপনি তাদের কর্মক্ষমতার কোন কমতি ছাড়াই ছুটির দিন দিতে পারেন। শিফটনে সময় ব্যবস্থাপনা প্রদান করার চেষ্টা করে দেখুন এবং কীভাবে এটা সহজহয়ে যায় তা আপনি বিস্মিত হতে পারেন যখন এটি স্বয়ংক্রিয় এবং সুচার করা হয়।

উচ্চ-মানের দল নিয়োগ

আপনার স্টোর বা বিভাগের সাফল্য শুরু হয় আপনার দল থেকে। আপনি যদি একটি বড় বিভাগ পরিচালনা করেন তবে কিছু সহকারী ব্যবস্থাপকদের নিয়োগ করতে পারেন এবং কর্মী নিয়োগ এবং বাতাস বিনিময় কাজ অপসারনের জন্য, এবং আপনি যদি তাদের দাবী অনুযায়ী না সন্তুষ্ট হন তাহলে তাদের প্রতিস্থাপন করতে বা কাজের কার্যক্ষমতা নিয়ন্ত্রণ করতে খুচরা সময়সূচি সফটওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন।

খুচরা সময়সূচি সফটওয়্যার ব্যবহার করুন

আপনি দেখতে পাচ্ছেন, অনেক খুচরা ব্যবস্থাপনা কাজগুলি খুচরা কর্মচারী সময়সূচি সফটওয়্যার দ্বারা সহজ হয়ে যায়। এই সফটওয়্যারের মাধ্যমে, আপনি নিম্নলিখিত ক্ষেত্রগুলিতে উচ্চতর ফলাফল সরবরাহ করেন:

• কর্মচারীদের সময়সূচি পরিচালনা করা;
• প্রতিদিনের বিক্রয় বিশ্লেষণ করা;
• কর্মচারীদের সময়-ছুটির ট্র্যাকিং করা;
• আপনার এবং প্রতিটি কর্মচারীর জন্য কার্যকর কাজের ব্যবস্থাপনা প্রদান করা।

একটি বৃহত্তর দৃষ্টিকোণ থেকে, এটি আপনাকে একটি কার্যকর ব্যবস্থাপনা কৌশল তৈরি করতে সাহায্য করতে পারে এবং প্রতিটি বিক্রয় পয়েন্টের জন্য অর্জনযোগ্য এবং যৌক্তিক লক্ষ্য নির্ধারণ করতে সাহায্য করতে পারে।

আপনার স্টোরের ট্রাফিকের উপর মনোযোগ দিন

বিক্রয় পয়েন্টে ট্রাফিকই এমন যা এর লাভজনকতা প্রদর্শন করে। আপনি গ্রাহকদের গণনা করতে এবং ব্যস্ত সময় সম্পর্কে রিপোর্ট রপ্তানি করতে সফটওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন। আপনার স্টোরের ট্রাফিক এবং আপনি কখন সবচেয়ে ব্যস্ত থাকেন তা জানার মাধ্যমে, আপনি আরও প্রস্তুত হতে পারেন এবং চূড়ান্ত তারিখে জরুরী অবস্থাগুলি প্রতিরোধ করতে পারেন, যেমন ছুটির সময়, ব্ল্যাক ফ্রাইডে বা বিক্রয়ের সময়। এটি আপনাকে আপনার প্রত্যাশিত গ্রাহকদের জন্য উপযুক্ত কর্মী সময়সূচি করতে এবং দোকান গ্রাহক পূর্ণ থাকা সময় বড় সংগঠন কাজ বা সঞ্চয়ের জন্য সভ্যতা প্রতিরোধ করতে সাহায্য করে।

তাৎক্ষণিক ডেটা ট্র্যাকিং সরবরাহ করুন

খুচরা ব্যবস্থাপনা সংখ্যার উপর ভিত্তি করে: বিক্রয়, দর্শক, সঞ্চয়ে পণ্য, বিক্রিত পণ্য, আয় এবং রক্ষণাবেক্ষণ খরচ সমগ্র কাজের প্রবাহ গঠন করে। এই সমস্ত ডেটা আপনার মনোযোগ এবং নির্ভুল হিসাবের প্রয়োজন। ম্যানুয়ালি, এটা খুব কঠিন কাজ, কিন্তু এখনও তা সম্পন্ন হতেই হবে। যখন আপনি খুচরা সময়সূচি সফটওয়্যার ব্যবহার করেন, আপনি সমস্ত ডেটাকে এক জায়গায় রাখতে, পরিচালনা করতে এবং আপনার ব্যবস্থাপনা ফলাফল সংখ্যা আকারে প্রদর্শন করে এমন রিপোর্ট সরবরাহ করতে পারেন। কোন ডেটা পরীক্ষা এবং প্রক্রিয়া করা উচিত?

• গ্রাহক সংখ্যা;
• বিক্রয়ের স্তর;
• নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে বিক্রিত পণ্যের সংখ্যা;
• প্রতি কর্মচারীর কাজের সময়;
• অতিরিক্ত কাজ করা;
• আপনার স্টোরের পিক সময়।

তারপর আপনি এই ডেটা পরিচালনা করে পুরো কাজ বিশ্লেষণ করতে এবং প্রয়োজনে তা উন্নতি করতে পারেন।

একটি খুচরা টিমের ব্যবস্থাপনা উন্নত করতে কিভাবে?

খুচরা শিল্পে কর্মী ব্যবস্থাপনা দক্ষতা গ্রাহক সন্তুষ্টি এবং সমগ্র ব্যবসার সাফল্যে সমস্ত পার্থক্য তৈরি করতে পারে। এখানে কিছু অতিরিক্ত পরামর্শ রয়েছে:

• আপনার স্টোরের বাস্তবে উপর ভিত্তি করে সেরা সময়সূচি টেম্পলেট প্রদান করুন (যেমন ২/২, ৩/৩, ১/৩, ৫/২)। এর মধ্যে কিছু চেষ্টা করতে ভয় পাবেন না যাতে সবচেয়ে ভালোটি নির্ধারণ করা যায়।
• পরিষ্কার কাজ নির্ধারণ করুন এবং আপনার কর্মীদের তাদের সম্পর্কে অবগত রাখুন। আপনি খুচরা সময়সূচিকারকের মাধ্যমে একটি ক্লাউড পরিবেশে কর্মচারীদের জন্য কাজের নিয়োগ তৈরি করতে পারেন। তদুপরি, এই কাজগুলি ট্র্যাক করতে, চেকলিস্ট এবং তাদের জন্য কাজের স্থিতি প্রদান করতে ভুলবেন না। শিফটন কর্মচারী সময়সূচি সফটওয়্যার আপনাকে এই সমস্ত ফাংশন সরবরাহ করে।
• স্বয়ংক্রিয় পুশ বিজ্ঞপ্তি এবং আপনার কর্মচারীদের সময়সূচির বাইরে থাকা কাজ বা শিফটগুলো নিয়ে সতর্ক করতে এবং এর প্রকার পরিবর্তন করতে পাঠান।
• আপনার অফিস স্থানে আটকে থাকবেন না। শিফট পরিবর্তন, সপ্তাহান্তে এবং অসুস্থ দিনগুলির জন্য অনলাইন এক্সচেঞ্জ করে সময় বাঁচান এবং চলমান থাকুন।
• ওভারটাইম বোনাস দিয়ে আপনার কর্মচারীদের প্রেরণা দিন – আপনি কর্মচারী সময়সূচি সফটওয়্যারে সেগুলি সহজেই গণনা করতে পারেন।
• আপনার দলের মধ্যে একযোগে বিরতির এড়াতে বিরতির সাথে কাজ করুন। পূর্বনির্ধারিত বিরতি তৈরি করুন বা বিরতির সংখ্যা এবং সময়সীমার উপর সীমাবদ্ধতা নির্ধারণ করুন যাতে নিশ্চিত হয় যে বিক্রয়পরিবেশে সর্বদা পর্যাপ্ত কর্মী থাকবে যারা গ্রাহক পরিষেবা প্রদান করবে।
• উপস্থিতির সাথে কাজ করুন যাতে বুঝতে পারেন কখন একটি ব্যক্তি প্রকৃতপক্ষে শিফট শুরু এবং শেষ করে। আপনার কিছু কর্মচারীর নিয়মিত দেরি হতে দেখলে, খারাপ কাজের জন্য আপনি জরিমানা প্রদান করতে পারেন ঠিক যেভাবে আপনি বোনাস হিসাব করেন।

সময়ের তালিকা সহজ করুন

একটি শক্তিশালী কর্মচারী যোগাযোগ অ্যাপের মাধ্যমে, আপনি নিম্নলিখিত উপায়ে কর্মচারীদের সময়সূচী আরও দক্ষতার সাথে সাজাতে পারেন:

• কাজের ভূমিকা এবং প্রাপ্যতার ভিত্তিতে কর্মীদের শিফট নির্ধারণ করুন।
• ড্রাগ এবং ড্রপ ব্যবহার করুন, প্রচুর পরিমাণে শিফ্ট নির্ধারণ করুন, পুনরাবৃত্ত শিফট সেট করুন, কাস্টমাইজযোগ্য টেমপ্লেট তৈরি করুন, এবং এমনকি কর্মচারীদের উপলভ্য খালি শিফট গ্রহণ করার অনুমতি দিন।
• স্বয়ংক্রিয় পুশ বিজ্ঞপ্তি যাতে কর্মচারীরা সরাসরি তাদের মোবাইল ডিভাইস থেকে শিফট অবিলম্বে গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করতে পারে।
• শিফটের কাজ, নোট এবং এমনকি ফাইলসমূহ সময়সূচীতে অন্তর্ভুক্ত করুন যাতে কর্মচারীরা কাজ শুরু করার সাথে সাথে ঠিক কী করতে হবে তা জানতে পারে।
• গমনগমনের সময়েও আবর্তল ব্যবস্থায় বাস্তব সময়ে সহযোগিতামূলক কর্মচারি সময়সূচীর পূর্ণ পর্যবেক্ষণ।

একটি কার্যকর খুচরা ব্যবস্থাপক হওয়া একটি অসাধ্য কাজ নয়, একটি ছোট দোকান বা একটি পূর্ণাঙ্গ খুচরা বিভাগ পরিচালনা করলেও। শুধু মনে রাখবেন যে আপনার দক্ষতা তিনটি স্তম্ভের উপর ভিত্তি করে, যা হল নিম্নলিখিত:

• সম্পূর্ণ পরিকল্পনা এবং সময় ব্যবস্থাপনা।
• সেরা দল তৈরি করার জন্য কার্যকর নিয়োগ।
• পরিপূর্ণ কর্মচারী সময়সূচী সফটওয়্যার দৈনন্দিন বেশিরভাগ সাধারণ কাজগুলিকে সাহায্য করে।

যদি প্রথম দুটি প্রধানত আপনার দায়িত্ব হয়, Shifton আপনাকে তৃতীয় স্তম্ভ সরবরাহ করতে পারে যা আপনার ব্যবস্থাপনা কার্যপ্রবাহকে সহজ, সময় সঞ্চয়কারী, এবং কার্যকর করে তোলে।