في عالمنا اليوم المليء بالتكنولوجيا، يعرف المديرون ما يتطلبه الأمر لإعداد جدول زمني باستخدام هؤلاء المبدعين المبتكرين للجدول. من لا يريد إعداد الجدول المثالي للعمل، سواء كنت تدير مطعمًا أو مركز اتصال أو أي صناعة تتطلب العمل بنظام الورديات؟

اليوم، نستكشف فن إعداد جدول عمل يتناسب مع احتياجات وظروف حياة كل موظف بشكل منفرد. عندما نتحدث عن تخطيط الجدول الزمني العالي الجودة، نتحدث أيضًا عن الجدولة الآلية السلسة، أدوات التقارير الفعالة، التكامل السلس للرواتب، المرونة، والقدرة على التعديل في أي وقت. هل يبدو مثيرًا للاهتمام؟ تابع القراءة لكل التفاصيل.

ما هو منشئ الجدول الزمني؟

منشئ الجدول الزمني هو أداة رقمية يمكنك العثور عليها عبر الإنترنت أو في تطبيق. إنه منقذ للمديرين لتحديد ورديات الموظفين وتقدمهم، مما يجعل عملهم أكثر سهولة. في الماضي، كان على المديرين القيام بكل العمل يدويًا، مما كان يستهلك الوقت. تعاملوا مع الجداول الفوضوية، طلبات الإجازة في اللحظة الأخيرة، الغياب، والصراعات. ولكن الآن، مع برامج الجدولة التلقائية — منشئ جداول الموظفين، تم حل المشكلة! فقط استخدم هذه النماذج الجاهزة لتبسيط الأمور وتجنب النزاعات.

كيف يمكن إنشاء جدول للموظفين بسهولة؟

يمكن للمديرين إنشاء الجداول عبر الإنترنت باستخدام الأدوات الآلية بسهولة. إليك دليل ميسر لإنشاء جدول زمني:

1. قم بفتح برنامج الجدولة وابدأ بورقة جديدة.
2. أضف بعض رؤوس الأعمدة للحفاظ على التنظيم.
3. ضع “اسم الموظف” في العمود A.
4. إذا كنت مهتمًا بمعرفات الموظفين، ضعها في العمود B.
5. سمِّ الأعمدة التالية بأيام الأسبوع، بدءًا من الاثنين أو أيًا كان ترتيب الأسبوع لديك.
6. أدرج أسماء الموظفين ومعرفاتهم تحت الرؤوس الصحيحة.
7. املأ الفراغات بأوقات الورديات، مستخدمًا “am” و”pm” للوضوح، أو استخدم الوقت العسكري الكامل إذا كنت تفضل ذلك.

بمجرد الانتهاء، قم بمشاركة الجدول مع فريقك بالطريقة التي تناسبك — سواءً كان ذلك على لوحة الإعلانات، عبر البريد الإلكتروني، أو في المحادثة الداخلية، لضمان أن الجميع يمكنهم رؤية الجداول الحديثة لمعرفة الأوقات التي يجب عليهم فيها تسجيل الدخول. بسيط، أليس كذلك؟

تعرف على مخطط شيفون اليومي عبر الإنترنت

تفقد خدمة شيفون السحابية — إنه كالصديق الوفي لديك للتخطيط السريع للجداول الزمنية للعمل! ببضع نقرات، يمكنك تعديل الورديات، تدوين الملاحظات، تأكيد من في الخارج أو الداخل، معالجة طلبات الإجازات، والكثير من الأمور الأخرى!

إليك ما ستحصل عليه:

• مخطط جدول أسبوعي يحفظ الأمور قانونية.
• تحديثات فورية لإبقاء الجميع على اطلاع.
• مزاد الورديات المفتوحة لملء الفجوات بكل سهولة.
• أنماط ورديات سهلة الاستخدام لجدولة خالية من الضغوط.
• متتبع جدول زمني لجمع الساعات والأجور.

مع شيفون، يصبح إنشاء الجداول سهلاً كقطعة كعكة. يحتوي على ميزات تلقائية رائعة تسرع الأمور، ويمكنك حفظ وإعادة استخدام القوالب بسرعة. النتيجة؟ جدول منظم يسهل التنقل فيه.

لماذا يجب عليك استخدام مُخطط يومي عبر الإنترنت لتوزيع المواعيد للموظفين

تخيل هذا: أنت مدير وتحتاج إلى التنقل بين جداول الموظفين، أليس كذلك؟ حسنًا، هنا يأتي دور برامج الجدولة. إنه مثل الحصول على مساعد، ولكن رقمي!

إليك لماذا يُعتبر المُخطط اليومي مغيرًا للقواعد:

• قوالب جاهزة: لا داعي للبدء من الصفر في كل مرة تقوم فيها بإنشاء الجداول. مع المُخطط اليومي، لديك مجموعة من قوالب الجداول لتختار منها. اختر واحدًا يناسب عملك وستكون جاهزًا. يوفر لك الوقت ويُبقي الأمور تبدو احترافية.
• أشرك فريقك: امنح موظفيك الوصول إلى النظام، وسوف يتمكنون من التحقق من جدولهم بأنفسهم. بدون متاعب للجدول لك، وبدون تبادل مستمر. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الموافقة على أي تزامات للوردية، لذا يكون كل شيء عادلًا تمامًا.
• إخطارات عملية: تشغيل الإخطارات الفورية، وسيحصل فريقك على إشعار عندما يتم تحديث الجدول. لن يكون هناك المزيد من الأعذار لعدم الحضور للوردية!
• حل سلس للنزاعات: عطلات؟ إجازات مخططة؟ لا مشكلة. يمكن للموظفين طلب إجازة مباشرة، ويمكنك الموافقة أو الرفض حسب الحاجة. يضبط تطبيق الجدولة الجدول تلقائيًا.
• جدول في أي مكان، في أي وقت: انسَ أن تكون عالقًا في المكتب. مع مخطط شيفون اليومي، يمكنك إعداد الجداول في أي مكان يتوفر فيه الواي فاي. سواء كنت في المنزل أو تتناول القهوة، لديك المرونة لإنجاز الأمور عندما يناسبك ذلك.

باستخدام مخطط شيفون للجدولة، يمكن للمديرين توفير الكثير من الوقت في إعداد جداول العمل، مما يتيح لهم مساحة أكبر للتعامل مع أجزاء حيوية أخرى من تشغيل أي عمل. هذه الأداة عبر الإنترنت مثل الحصول على يد إضافية، مما يجعل المهام اليومية أكثر سلاسة ويُبقي المطعم يعمل كالساعات. ولكن دعونا نكون أكثر تحديدًا!

تقدم مع برامج إدارة المطاعم!

هل سمعت من قبل عن تطبيق شيفون للجدولة؟ إنه كالعصا السحرية لأصحاب المطاعم، مما يساعدهم على زيادة كفاءة الإنتاجية للعاملين. مع برنامج إدارة المطعم، يمكنك بسرعة تنظيم جداول ورديات الموظفين، مع التأكد من أن الجميع يحصلون على نصيبهم العادل من الإجازة للبقاء منتعشين. والجزء الأروع؟ يمكن للموظفين تبادل الورديات دون مشاكل، مما يمنحهم المزيد من الحرية وزيادة دافعهم في العمل.

إليك لماذا يُعتبر مغيرًا للعبة:

• يعد جداول تناوب الموظفين المثالية بسرعة، خصوصًا لفترات الذروة ليل الجمعة أو خلال العطلات.
• إنه سهل الاستخدام للغاية. كل شيء منظم بشكل جيد في مكان واحد.
• يمكنك التحقق من الجداول وإجراء التعديلات في أي وقت وفي أي مكان — بدون المزيد من الصداع.

مع تطبيق شيفون، يمكن للمديرين اجتياز مهام الجدولة بسهولة والتركيز على إدارة عمل المطعم بسلاسة.

اكتشف كيف يمكن لبرنامج إدارة القوى العاملة لمراكز الاتصال أن يساعد!

إدارة مركز الاتصال يمكن أن تكون تحديًا. تتطلب معرفة واسعة، بما في ذلك تخطيط ورديات العمل. إلى جانب ذلك، تتعامل مع جداول ضيقة، الكثير من مكالمات العملاء، وتوقعات عالية من المسؤولين. إنه عمل صعب، بلا شك. يجب أن تضمن رضا العملاء مع حماية فريقك وأسفل الشركة.

خدمة تخطيط الجدول من شيفون كالصديق الموثوق، مما يجعل العملية برمتها سهلة. يشمل كل شيء تحت سقف واحد، من تنظيم الورديات إلى تتبع المهام وطلبات الإجازات.

تحقق من هذه الفوائد:

• منشئ جدول بصري يخصص مهام الورديات كمحترف.
• يزيل الألم من إنشاء الجداول لأي عدد من المشاريع والأفراد في مركز الاتصال.
• يحفظ علامات الجدول على كل شيء من توافر الموظفين إلى الساعات العمل، لذا تكون دائمًا على علم بما يجري.
• عندما يتعلق الأمر بالرواتب، فهو منقذ — يحسب الرواتب وفقًا للجداول المحددة، والعمل الإضافي، وكل التفاصيل.

بالإضافة إلى ذلك، تطبيق شيفون سهل الاستخدام للغاية، بحيث يستطيع الجميع في مركز الاتصال الاشتراك فيه. مع شيفون، لم يكن الإنذار بالجداول والمهام أسهل من ذلك!

الخلاصة

وهكذا! منشئ الجداول شيفون هو الصفقة الحقيقية عندما يتعلق الأمر بإعداد الجدول المثالي للعمل لفريقك. إنه ليس فقط عن تنظيم الورديات؛ بل يتعلق أيضًا بإدارة مهام الجدول بسلاسة، مواكبة وسائل التواصل الاجتماعي، معالجة الرواتب، وضمان راحة ورفاهية الموظفين، من بين أمور أخرى. سواء كنت تدير مطعمًا، أو مركز اتصال، أو جداول فندقية، أو تحافظ على النظام في صالون أو مركز للياقة البدنية، يمكن أن تكون الجدولة تحديًا. ولكن مع شيفون، تصبح الجدولة نزهة في الحديقة.

تعمل الجدولة الآلية على تقليل الوقت المستغرق في تنظيم الجداول وضمان أن يكون الجميع في المكان المناسب في الوقت المناسب. فلماذا الانتظار؟ سجل الآن وجرب تطبيق جداول الموظفين عبر الإنترنت الخاص بنا مجانًا خلال الفترة التجريبية!

مع إصدار وحداتنا الجديدة «الأنشطة» و«الطلب والتنبؤ» أصبح من الواضح أن شيفتون أصبح شيئًا أكثر من مجرد حل بسيط لتخطيط الورديات. في الحقيقة، لدينا العديد من الوحدات، ونريد تبسيط فهمها. قررنا دمج بعض الوحدات، مما يوفر قيمة أكبر بنقرة واحدة، وتغيير أسعار بعض الوحدات بشكل فعال لتعكس قيمتها المتزايدة.

سيتضمن الوحدة الأساسية الآن 3 تقارير إضافية: «تقارير الميزانية»، «موظفو الشركة» و«تقرير الحد الأدنى لوقت العمل الأسبوعي». سيتم تغيير سعر الوحدة الأساسية إلى دولار واحد لتعكس هذه الإضافات والعديد من الميزات الأخرى التي أضفناها كوظيفة أساسية على مر السنين.

ستحصل «طلبات الإجازات» على رؤى جميلة كانت جزءًا من «إدارة الإجازات» سابقًا وسيكون السعر دولارًا واحدًا. الآن يتضمن «تقارير الإجازات» بدون أي تكلفة إضافية.

تغيير سعر وحدة «الحضور» إلى دولار واحد وتعديل سعر الوحدات التالية إلى نصف دولار: «ساعات العمل للموظفين»، «المكافآت/الاحتجازات» و«تقارير الأجور». تم إعادة تسمية الأخيرة إلى «الرواتب» لتعكس الإضافات الأخيرة إلى وظيفتها وخططنا المستقبلية لإضافة المزيد.

ستدخل هذه التغييرات حيز التنفيذ فورًا لجميع العملاء الجدد. سيستمتع العملاء الحاليون بالوحدات الموسعة الجديدة بالسعر القديم حتى الأول من سبتمبر 2024، وبعد ذلك سيتم تحديث أسعارهم أيضًا.

نحن نقدر عملاءنا ونعتقد أن هذه التغييرات ستساعدهم في إدارة الميزات التي يحتاجون إليها بيسر أكثر.

تريد معرفة المزيد؟ اتصل بنا على support@shifton.com

معظم العمال لديهم أسبوع عمل منتظم من الاثنين إلى الجمعة مع يوم عمل نموذجي من الساعة 9-10 صباحًا حتى 6-7 مساءً. ومع ذلك، فإن هذه الطريقة في جدولة الموظفين لا تناسب المنظمات والشركات التي تحتاج إلى العمل على مدار الساعة: مثل المستشفيات ومراكز الاتصال وإدارات الإطفاء، على سبيل المثال.

على سبيل المثال، تقوم العديد من إدارات الإطفاء بتنفيذ جدول عمل لمدة 48/96 ساعة. هذا يعني أن فرق الإطفاء عادة ما يجب عليهم العمل لمدة يومين متتاليين ويُمنحون أربعة أيام عطلة. على الرغم من وجوب أن يكونوا يقظين لمدة يومين مع القليل من الوقت للنوم أو الراحة، إلا أن الدراسات الحديثة أظهرت أن هذا النوع من العمل بنظام النوبات يترك لهم الوقت الكافي للترفيه والنوم والتحضير للدورة المقبلة.

يجب أن تكون في كل مستشفى ممرضات متواجدات دائمًا لتقديم الرعاية للمرضى على مدار الساعة. يمكنهن العمل بنوبات مدتها 8/12 ساعة على مدار 3 أيام عمل/3 أيام عطلة أو بنظام 2 يوم عمل/2 يوم عطلة. كقاعدة عامة، تعمل الممرضات بنوبات ثابتة (نهارية أو ليلية). على سبيل المثال، تبدأ الممرضات النهاريات العمل في الساعة 7 صباحًا وتنتهي في الساعة 7 مساءً، بينما يبدأ الممرضون الليليون العمل في الساعة 7 مساءً، ويعملون حتى الساعات المتأخرة الليل، وينتهون في الساعة 7 صباحًا.

قد تكون لمراكز الاتصال قواعدها الخاصة المتبعة في العمل بنظام النوبات، ومع ذلك، هناك عدة طرق شائعة لتحقيق دورة عمل ثابتة على مدار الساعة. يقوم المديرون عادةً بتقسيم اليوم إلى نوبتين أو ثلاث نوبات. في الحالة الأولى، يتم تقسيم اليوم إلى نوبتين لمدة 12 ساعة للعاملين صباحًا ومساءً. البديل الثاني يسمح بوجود ثلاث نوبات لمدة 8 ساعات. على سبيل المثال: 6 صباحًا – 2 مساءً (الأولى)، 2 مساءً – 10 مساءً (الثانية)، و10 مساءً — 6 صباحًا (الثالثة).

في بعض الحالات، يُطلب من الموظفين التناوب بين النوبات: العمل بنوبات صباحية لبضعة أيام ثم التبديل إلى نوبة ليلية لنفس الفترة. وفقًا لأحدث الأبحاث، يؤثر التغيير في ساعات العمل سلبًا على نمط النوم وتناول الطعام. يمكن أن يتسبب العمل بنظام النوبات الليلية في الأرق وارتفاع ضغط الدم واضطرابات الوزن والشهية. سيوضح هذا المقال الطرق الصحيحة للتكيف مع جدول ليلي.

مثال على جدول نوم للعمل بنوبات ليلية مدة 12 ساعة

إيقاع الساعة البيولوجية للجسم البشري يحدد ساعات الاستيقاظ والراحة. الأشخاص الذين يعملون في منظمات ذات دورة عمل على مدار الساعة، بما في ذلك رجال الشرطة ورجال الإطفاء والممرضات ومشغلي مراكز الاتصال وعاملوا محطات الوقود، تتأثر ساعاتهم البيولوجية. كقاعدة عامة، يجب على المديرين تخطيط العمل بنظام النوبات بحيث يحصل العاملون على كمية كافية من الوقت للعمل والراحة.

مقارنةً بنوبة العمل النهارية لمدة 8 ساعات، ينخفض وقت العمل في النوبة الليلية (11 مساءً إلى 6 صباحًا) من 8 إلى 7 ساعات. يمكن للعامل أيضًا الموافقة على الجدول من 12 منتصف الليل — 5 صباحًا، إذا لزم الأمر. على الرغم من فقدانهم لخمس ساعات عمل في الأسبوع مقارنة بأقرانهم النهاريين، إلا أن الموظفين الذين يعملون بنظام النوبات الليلية يحصلون على راتب أسبوعي للمعدل الطبيعي المقدر بـ 40 ساعة. يمكن أن يُطلب من موظفي النوبات الليلية القيام بساعات عمل إضافية، لكن لا يمكنهم العمل لأكثر من 8 ساعات في 24 ساعة.

يُمنع أعضاء الطاقم الذين تتراوح أعمارهم بين 16 و17 عامًا من العمل بين الساعة 12 و4 صباحًا. ومع ذلك، يُسمح لهؤلاء العمل من الساعة 10 مساءً حتى 6 صباحًا إذا كانوا مُوَظفين في الفنادق أو المتاجر أو المستشفيات. لا توجد قيود على ساعات عمل نظام النوبات الليلية للمستشفيات وخدمات الطوارئ ومحطات التلفزيون والإذاعة.

يعاني العديد من العمال الذين يضطرون للانتقال من نوبة صباحية إلى نوبة مسائية من التعب والأرق وتغير الوزن والشهية. يستغرق الأمر وقتًا طويلًا للتكيف مع ساعات الاستيقاظ والنوم اليومية الجديدة، ومع ذلك، هناك حيل تجعل هذه العملية أقل إيلامًا للعاملين عديمي الخبرة.

كيفية الحصول على نوم جيد عند العمل لساعات النوبات المتأخرة في المساء

لتبديل النوبات بدون ألم، يجب تجهيز الجسم للتغييرات القادمة. إذا كان العامل يتنقل بين نوبات الصباح والمساء، يجب تمديد أو تقصير وقت الاستيقاظ والذهاب إلى الفراش. عندما ينتقل العامل من جدول نوبات صباحية إلى ليلية، يجب عليه الاستيقاظ والذهاب إلى الفراش بعد ساعة لبضعة أيام. للتغير من نوبات ليلية إلى صباحية، يجب على الموظفين الاستيقاظ والذهاب إلى الفراش قبل ساعة لبضعة أيام.

مهما كانت ساعة بدء العمل، فإن النوم الجيد بينما هو ضمانة ليوم منتج في الوظيفة. بشكل عام، يجب على العاملين النوم على الأقل 6 ساعات في اليوم ليشعروا بالراحة. أولئك الذين يعملون في النوبات الليلية يجدون صعوبة في تحقيق هذا الهدف لأن أجسادنا مبرمجة لتكون نشطة خلال النهار. الحل لهذه المشكلة هو تكييف البيئة لتكون أشبه بالليل.

أولاً وقبل كل شيء، يجب حجب كل الضوضاء. إطفاء الهاتف الذكي، جرس الباب، والتلفاز هو أمر ضروري. إذا كنت معتادًا على النوم مع الضوضاء البيضاء، يمكنك شراء سماعات جيدة لإلغاء الضوضاء بأقل من 200 دولار للقضاء على الأصوات المحيطة التي تتداخل مع نومك. سيكون الوضع أفضل أيضًا إذا كانت غرفة النوم في أهدأ مكان في المنزل. النوافذ العازلة للصوت ذات العزل الجيد ستسهل حجب أي ضوضاء خارجية. من الجيد أيضًا إخبار الأصدقاء والجيران بجدول نومك الجديد حتى لا يتصلوا بك خلال تلك الساعات عن طريق الخطأ.

من المهم أيضًا جعل الغرفة مظلمة قدر الإمكان حتى وإن كانت الشمس مشرقة في الخارج. تغطية النوافذ بالستائر السوداء الداكنة هو حل جيد. تجنب تناول الطعام أو الشراب قبل الذهاب إلى الفراش. اعتمد على عدم تناول الكحول أو الكافيين لبضع ساعات قبل الذهاب للنوم. القراءة الجيدة أو الاستحمام بماء ساخن سيساعد جسمك على الاسترخاء والخلود للنوم.

كيف يؤثر العمل بنظام النوبات على الشهية

التغيرات في إيقاع الساعة البيولوجية تؤثر على أنماط النوم وكذلك أنماط الأكل في الجسم. استهلاك الطعام بشكل غير منتظم أو زائد، خاصة في الليل، يجعل العاملين يشعرون بالتعب وعدم الراحة. فتؤثر على إنتاجيتهم وصحتهم بشكل عام.

هناك عدة نصائح للبقاء على قيد الحياة أثناء العمل بالليل بأدنى حد من خطر الإصابة بأمراض الجهاز الهضمي أو اكتساب الوزن الزائد. قبل الذهاب إلى العمل، من المهم أن تتناول أكبر وجبة في اليوم. وبهذه الطريقة ستكون ممتلئًا بالنشاط وجاهزًا لمواجهة اليوم. الساعة 6 مساء هي أفضل وقت لتناول تلك الوجبة لأولئك الذين يعملون في وقت متأخر ليلاً.

ماذا تأكل أثناء العمل بنوبة ليلية

يبدو أن المعاناة من النعاس والإرهاق هو أحد الآثار الجانبية الأكثر شيوعًا للعمل بنوبات ليلية. يمكن التعامل مع هذه المشاعر عن طريق الالتزام بنظام غذائي صحي. خلال النوبات الليلية، من الأفضل للعاملين التركيز على الأطعمة عالية المحتوى البروتيني، بما في ذلك التونة، الدجاج، التوفو، البيض، الجبن قليل الدسم. ستبقي هذه المنتجات الموظفين يقظين ومركزين.

يمكن دمجها في وجبات خفيفة مغذية يمكن أن يجلبها الموظف معه إلى العمل. على سبيل المثال، يمكنك تحضير سلطة أرز بني مع صدر الدجاج والتوفو أو حساء خضار و حبوب غذائي. يمكنك أيضًا تجنب الجوع مع البندق، التفاح، الزبادي اليوناني، اللوز، الجزر، والحمص، جميعها اختيارات جيدة وصحية.

من الضروري أيضًا شرب كمية كافية من الماء أثناء النوبات الليلية. كمية كافية من السوائل ستجعلك أقل اعتمادًا على القهوة أو الحلويات كمصادر للنشاط والطاقة. الشاي الأسود والعشبي بدون سكر، عصير الخضروات الطازجة والماء البارد كلها اختيارات جيدة للترطيب.

ماذا يجب تجنبه أثناء العمل في النوبة الليلية

تناول نسبة عالية من الكربوهيدرات لفترة قليلة قبل أو أثناء النوبة الليلية هو وسيلة مؤكدة لجعلك تشعر بالنعاس وغير منتج. الأشياء مثل البطاطا، الخبز أو الحبوب تهدّئ وتريح العمال، مما يجعل من الصعب عليهم اجتياز النوبة الليلية.

المشروبات المحلّاة والأطعمة الغنية بالسكر يمكن أن تكون ضارة بنفس القدر. قد يبدو الصودا أو الشوكولاتة في البداية كأنه مصدر جيد للطاقة، لكن هذا النوع من الوجبات سيجعلك تشعر بالنعاس بعد بضع ساعات. ناهيك عن أن الجسم البشري لا يمكنه معالجة السكر بفعالية خلال الليل.

الكثير من الكافيين هو تهديد آخر لصحة العاملين بنوبات ليلية. من المقبول شرب عدة أكواب من القهوة في بداية النوبة الليلية، لكن استهلاكه طوال المدة يمكن أن يسبب الأرق واضطرابات النوم الأخرى. يجب ألا تتجاوز جرعتك اليومية عن 400 ملغ من الكافيين (أي أربعة أكواب صغيرة).

نأمل أن يجد العاملون بنوبات ليلية النصائح المدرجة مفيدة.

تهدف التقنيات إلى جعل حياتنا أسهل، وفيما يتعلق بإدارة الأعمال، يلتزم برنامج إدارة القوى العاملة (WFM) تمامًا بهذا البيان. هل تعرف ما هو هذا النوع الاستثنائي من البرامج؟ ربما ترغب في إطلاق برنامج جدولة WFM لضمان التشغيل السلس لموظفيك وأعمالك ككل، ولكنك لا تزال لا تعرف كيف تفعل ذلك. إذًا، مقالتنا قد تكون مفيدة لك.

ما هو إدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال؟

إدارة القوى العاملة في مركز الاتصال (WFM) هي نهج استراتيجي لتحسين التوظيف والجدولة والكفاءة العامة للقوى العاملة في مراكز الاتصال. إنها تضمن توفر العدد المناسب من الوكلاء بالمهارات اللازمة في الوقت المناسب للتعامل مع تفاعلات العملاء. تستخدم حلول إدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال التحليلات المدفوعة بالذكاء الاصطناعي، والتنبؤ، والأتمتة لتعزيز أداء الموظفين ورضا العملاء.

العناصر الأساسية لإدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال تشمل:

• التنبؤ – توقع اتجاهات حجم المكالمات للتخطيط لاحتياجات التوظيف.
• الإدارة – مراقبة أداء الوكلاء وتوزيع عبء العمل.
• الجدولة – إنشاء جداول تغيير محكمة للحفاظ على مستويات الخدمة.

من خلال تنفيذ حل منظم لإدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال، يمكن للشركات تقليل التكاليف، وتحسين مشاركة الوكيل، وتعزيز تجارب العملاء.

التنبؤ

التنبؤ الدقيق في إدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال هو أساس عمليات إدارة القوى العاملة الفعالة في مراكز الاتصال. ويتضمن تحليل البيانات التاريخية، والاتجاهات الموسمية، والطلب في الوقت الفعلي للتنبؤ بتفاعلات العملاء. تشمل طرق التنبؤ الرئيسية:

• تحليل السلاسل الزمنية – استخدام أنماط حجم المكالمات السابقة للتنبؤ بالطلب المستقبلي.
• التنبؤ بالحجم – تحديد احتياجات التوظيف بناءً على التفاعلات المتوقعة للعملاء عبر قنوات متعددة (المكالمات، الرسائل الإلكترونية، الدردشة الحية، إلخ).
• التنبؤ المدعوم بالذكاء الاصطناعي – استخدام خوارزميات التعلم الآلي لتحسين توقعات القوى العاملة بشكل ديناميكي.

تساعد عملية الجدولة المهيكلة لإدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال على منع الإفراط في التوظيف (مما يزيد التكاليف) والنقص في التوظيف (مما يؤدي إلى انتظار طويل وتجارب سيئة للعملاء).

الإدارة

تنطوي إدارة إدارة القوى العاملة في عمليات مراكز الاتصال على:

• تتبع أداء الوكلاء في الوقت الفعلي – مراقبة معدلات حل المكالمات، وأوقات المعالجة، ومقاييس الإنتاجية.
• تحسين استغلال الوكيل – ضمان توزيع العمل العادل لمنع الإرهاق وتحسين رضا العمل.
• ضمان الامتثال – الالتزام بقوانين العمل وجداول الاستراحة وأنظمة العمل الإضافي.

مع نظام إدارة القوى العاملة في مركز الاتصال، يمكن للمديرين تحديد العقبات بكفاءة، واكتشاف أوجه القصور في التوظيف، واحتياجات التدريب لضمان عمليات مراكز الاتصال المنسجمة.

الجدولة

تضمن إدارة القوى العاملة الصحيحة والجدولة في مراكز الاتصال أن الوكلاء يتم تخصيصهم لتبديلات تتماشى مع أنماط حجم المكالمات مع الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة. تشمل الممارسات الأفضل:

• برامج الجدولة الآلية – استخدام الذكاء الاصطناعي لإنشاء خطط تبديل محسنة بناءً على مهارات الوكلاء، وتوافرهم، والطلب.
• نماذج تبديل مرنة – تقديم تبديلات مقسمة، نماذج عمل هجينة، وخيارات الجدولة الذاتية لتحسين رضا الموظفين.
• تعديلات الجدولة الديناميكية – تعديل الجداول في الوقت الفعلي للتعامل مع الطفرات غير المتوقعة في حجم المكالمات.

تزيد إستراتيجية تخطيط القوى العاملة في مراكز الاتصال المنفذة بشكل جيد من الإنتاجية، وتقلل من الغياب، وتحسن من الاحتفاظ بالوكلاء.

كيف تعمل إدارة القوى العاملة؟

الفكرة الرئيسية لبرامج إدارة القوى العاملة هي تعزيز أداء موظفيك وضمان أن يتم تطبيق مواردك البشرية بشكل ممتاز وفقًا لأدوارهم، مهاراتهم، وجدول زمني معين يجب الحفاظ عليه لتبسيط سير العمل بالكامل.

عادة ما يختلف أداة إدارة القوى العاملة حسب متطلبات الصناعة والقطاع الذي يتم تطبيقه فيه. لكن بشكل عام، فإن المهام الرئيسية التي يمكنك التعامل معها بهذا النوع من البرامج هي كما يلي:

• تطوير الجداول الزمنية الناجحة والفعالة لموظفيك في وضع آلي.
• إدارة الوقت – تحديداً تتبع توقيتات الدخول والخروج لموظفيك، وساعات العمل، وأيام الإجازة، والإجازات المرضية، وما إلى ذلك.
• الامتثال التنظيمي – هذا ما يساعد البرامج التقليدية لإدارة القوى العاملة على تنظيمه وتنفيذه في نظام الشركة.

هذا هو الأساس، ويمكن أن يرافقه ميزات ومهام إضافية تحتاجها الأعمال التجارية الخاصة. على سبيل المثال، يمكنك الحصول على تطبيق لإدارة القوى العاملة يمكن استخدامه على أجهزة متعددة، أو تطبيق أدوات التنبؤ بالعمالة المدمجة فيه، أو إضافة بعض أدوات التحليل والتقارير إلى المنتج للحصول على تحليلات واضحة ودقيقة لتطوير الشركة بشكل أفضل.

تعتمد كل هذه الميزات بشكل كبير على فكرة مطوري البرامج، وهناك العديد من المنتجات في الأسواق تتراوح بين برامج إدارة القوى العاملة المجانية الأساسية إلى المنتجات الأكثر تعقيدًا وتطورًا التي يتم تقديمها بأساس مدفوع.

لماذا تعد إدارة القوى العاملة مهمة جداً لمراكز الاتصال؟

تضمن إدارة القوى العاملة الفعالة في مركز الاتصال أن فرق خدمة العملاء تعمل بكفاءة وفعالية من حيث التكلفة ومع مشاركة عمالة مرتفعة. بدون استراتيجية إدارة القوى العاملة المنظمة في مركز الاتصال، تواجه مراكز الاتصال مستويات خدمة غير متسقة، وارتفاع في معدلات الدوران، وتكاليف عمالة غير ضرورية.

الأسباب الرئيسية التي تجعل من إدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال أمرًا ضروريًا:

• تحافظ على مستويات الخدمة – تضمن تلقي العملاء ردودًا في الوقت المناسب بأوقات انتظار قليلة.
• تحسن أداء الموظفين – تساعد الوكلاء على البقاء منتجين دون أن يعانوا من الإرهاق.
• تحسن تجربة العملاء – تكون الخدمة رائعة عندما يكون الوكلاء راضين.
• تسيطر على تكاليف العمالة – تمنع التوظيف المفرط والنفقات غير الضرورية.
• تعزز من معنويات الوكلاء – يؤدي الجدولة العادلة إلى موظفين أكثر سعادة.

تتوافق استراتيجية إدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال مع أهداف الأعمال ومع رفاهية الموظفين، مما ينتج عمليات سلسة ورضا محسّن للعملاء.

دور إدارة القوى العاملة في مركز الاتصال

تلعب إدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال دورًا حيويًا في الحفاظ على الكفاءة التشغيلية من خلال معالجة:

• الاحتياجات الوظيفية – ضمان توفير العدد المناسب من الوكلاء لكل وردية.
• تحسين توجيه المكالمات – تعيين الوكلاء الأكثر ملاءمة للتفاعل مع العملاء المحددين.
• مراقبة الأداء – تتبع نشاط الوكلاء لتحديد مجالات التحسين.
• الامتثال للجدول الزمني – ضمان الالتزام بالورديات وأوقات الاستراحة المخصصة.

من خلال الاستفادة من أنظمة إدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال، يمكن للشركات تبسيط العمليات وتحسين مستويات الخدمة.

لماذا استخدام أدوات إدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال؟

يؤدي اعتماد حلول برامج إدارة القوى العاملة لمراكز الاتصال إلى جدولة أفضل، ومراقبة في الوقت الفعلي، وتحليلات القوى العاملة. تم تصميم هذه الأدوات لتقديم:

الحفاظ على مستويات الخدمة

• ضمان جدولة العدد المناسب من الوكلاء استنادًا إلى توقعات حجم المكالمات.
• تقليل المكالمات المهجورة، وفترات الانتظار الطويلة، وإرهاق الوكلاء.
• يساعد في الحفاظ على مؤشرات الأداء الرئيسية لخدمة العملاء مثل حل المشكلة من المكالمة الأولى وأوقات الاستجابة.

تحسين أداء الموظفين

• توفير رؤى قائمة على البيانات حول عبء العمل على الوكلاء، وكفاءة التعامل مع المكالمات، وساعات الإنتاجية القصوى.
• تحديد احتياجات التدريب لتحسين جودة المكالمات ودقة الاستجابة.
• منع إرهاق الموظفين عن طريق موازنة عبء العمل بشكل فعال.

تجربة أفضل للعملاء

• تحسين توجيه المكالمات من خلال تعيين الوكيل المناسب للمهمة المناسبة.
• تقليل أوقات انتظار العملاء، مما يزيد من الرضا والولاء.
• ضمان جودة خدمة متسقة عبر جميع الورديات والمناطق الزمنية.

تحسين تكاليف العمل

• منع زيادة عدد العاملين خلال فترات الطلب المنخفض، مما يوفر في تكاليف الأجور.
• تقليل نفقات العمل الإضافي من خلال التأكد من تخطيط الورديات بشكل صحيح.
• زيادة استفادة القوى العاملة لتعظيم العائد على الاستثمار في العمل.

تعزيز معنويات الوكلاء

• تقديم جداول متوقعة تتوافق مع تفضيلات الموظفين.
• تقليل الإرهاق من خلال ضمان عبء عمل معقول وفترات استراحة.
• زيادة الاحتفاظ بتوفير بيئة عمل إيجابية.

يتضمن تنفيذ برامج إدارة القوى العاملة لمراكز الاتصال سيطرة أفضل على التوظيف والامتثال وجودة الخدمة، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف التشغيلية.

الميزات الرئيسية لإدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال

تعتمد استراتيجية إدارة القوى العاملة في مركز الاتصال المنظم على أدوات وميزات متقدمة تضمن جدولة دقيقة ومراقبة في الوقت الحقيقي وكفاءة تشغيلية. تشمل برامج إدارة القوى العاملة الحديثة في مراكز الاتصال وظائف مصممة لتحسين أداء الوكلاء والسيطرة على تكاليف العمل وتعزيز مستويات خدمة العملاء.

إليك الميزات الرئيسية التي تجعل أنظمة إدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال فعالة:

توقعات الموظفين والجدولة

أحد الجوانب الأهم في إدارة القوى العاملة في عمليات مركز الاتصال هو التوقع الدقيق. من خلال تحليل البيانات التاريخية والاتجاهات الموسمية والطلب في الوقت الفعلي، يمكن للشركات:

• توقع تقلبات حجم المكالمات وضبط مستويات التوظيف وفقًا لذلك.
• تخطيط الجدول الزمني للوكلاء بكفاءة لمنع زيادة أو نقص في التوظيف.
• تحسين مستويات الخدمة من خلال تلبية العدد المناسب من الموظفين مع أحجام العمل المتوقعة.

مع جدولة مراكز الاتصال المدعومة بالذكاء الاصطناعي، يمكن للمديرين الأتمتة

تجارب عملاء متسقة

يضمن نهج تخطيط القوى العاملة في مركز الاتصال المنظم أن:

• تلقى العملاء دعمًا سريعًا وفعالًا، بغض النظر عن الوقت من اليوم.
• تظل مستويات الخدمة متسقة عبر جميع الورديات والقنوات (الهاتف، البريد الإلكتروني، الدردشة، وسائل التواصل الاجتماعي).
• يتم تخصيص الوكلاء بشكل صحيح للتعامل مع فترات الطلب العالي.

من خلال دمج أدوات تحسين القوى العاملة في مراكز الاتصال، تعزز الشركات ولاء العملاء ورضاهم.

رضا الوكلاء والمشاركة في العمل

استراتيجية القوى العاملة في مركز الاتصال ليست مجرد إنتاجية – بل تركز أيضًا على رفاهية الوكلاء. توفر أفضل أدوات إدارة القوى العاملة في مركز الاتصال:

• خيارات جدولة مرنة تمنح الموظفين التحكم في وردياتهم.
• توزيع عبء العمل بإنصاف، مما يمنع التوتر والإرهاق.
• آليات ردود فعل الموظفين للحفاظ على التفاعل والتحفيز.

يؤدي التفاعل العالي للوكلاء إلى معدلات دوران منخفضة وقوى عاملة أكثر كفاءة في مركز الاتصال.

جداول مُحسّنة بالذكاء الاصطناعي

يلعب الذكاء الاصطناعي دورًا كبيرًا في إدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال من خلال:

• توقع فترات الذروة والركود بدقة عالية.
• تعديل الجداول بشكل ديناميكي بناءً على حجم المكالمات في الوقت الحقيقي.
• تحسين فترات الاستراحة لضمان التغطية المستمرة دون تعطيل الخدمة.

مع حلول إدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال المدفوعة بالذكاء الاصطناعي، تقلل الشركات الجهود اليدوية للجدولة وتحسن الكفاءة العامة.

المزايدة على المناوبات

السماح للوكلاء بالمزايدة على المناوبات بناءً على توفرهم وتفضيلاتهم يحسن:

• التوازن بين العمل والحياة، مما يجعل الجداول الزمنية أكثر مرونة.
• رضا الموظفين، مما يؤدي إلى احتفاظ أفضل بالموظفين.
• توزيع عادل للمناوبات، لضمان حصول جميع الموظفين على فرص في المناوبات المرغوبة.

يعتبر المزايدة على المناوبات ميزة رئيسية في حلول إدارة القوى العاملة الحديثة لمراكز الاتصال.

تتبع الوقت والحضور

يعد تتبع الالتزام بالجدول الزمني للعمل أمراً ضرورياً لـ:

• ضمان تسجيل الموظفين دخولهم وخروجهم في الوقت المحدد.
• إدارة الغياب وتحديد الاتجاهات.
• منع العمل الإضافي المفرط والانتهاكات لقوانين العمل.

من خلال دمج ميزات تتبع الوقت، يحافظ المديرون على رؤية كاملة لكفاءة القوى العاملة.

إدارة الفريق في الوقت الحقيقي

يجب أن تسمح حلول إدارة القوى العاملة في مركز الاتصال للمشرفين:

• بمراقبة نشاط الوكلاء في الوقت الفعلي.
• تحديد ومعالجة اختلالات عبء العمل قبل أن تؤثر على مستويات الخدمة.
• إجراء تعديلات على الجداول في الوقت الفعلي للتعامل مع الطفرات غير المتوقعة في الطلب.

تضمن هذه الميزة أن يتمكن المديرون من الاستجابة على الفور لأي مشكلات في الجدولة أو التوظيف.

الكفاءة التشغيلية

استخدام إدارة القوى العاملة في مركز الاتصال يحسن سير العمليات بشكل عام عن طريق:

• تقليل الجهود اليدوية في الجدولة، مما يوفر الوقت والموارد.
• تحسين تغطية المناوبات للحفاظ على مستويات خدمة متسقة.
• تعزيز إنتاجية القوى العاملة، لضمان تفاعل أفضل مع العملاء.

باستخدام أدوات إدارة القوى العاملة المناسبة لمركز الاتصال، تعمل الشركات بشكل أكثر كفاءة وبتكلفة أقل.

توفير الميزانية

إستراتيجية إدارة القوى العاملة المدارة بشكل صحيح في مراكز الاتصال تؤدي إلى:

• خفض تكاليف العمالة عن طريق منع الإفراط في التوظيف وساعات العمل الإضافية غير الضرورية.
• تخصيص أكثر كفاءة للموارد، مما يقلل من إضاعة نفقات الرواتب.
• تحسين التخطيط المالي، لضمان توافق ميزانيات العمل مع الأهداف الإيرادية.

الشركات التي تستخدم برمجيات إدارة القوى العاملة لمراكز الاتصال تقلل التكاليف مع تحسين تقديم الخدمات.

التقارير والتحليلات

تعتبر الرؤى المستندة إلى البيانات ضرورية للتحسين المستمر. يوفر نظام إدارة القوى العاملة القوي لمركز الاتصال:

• تتبع الأداء للوكلاء الفرديين والفرق.
• تقارير مفصلة عن القوى العاملة لتحسين تخطيط المناوبات.
• تحليلات مدفوعة بالذكاء الاصطناعي لتحسين التوقعات وقرارات التوظيف.

بفضل أدوات التقارير القوية، تتخذ الشركات قرارات جدولة مبنية على بيانات تحسن النتائج.

فوائد برمجيات إدارة القوى العاملة

الاستثمار في حلول برمجيات إدارة القوى العاملة لمراكز الاتصال يعزز بشكل ملحوظ الكفاءة التشغيلية ورضا الموظفين وجودة خدمة العملاء. هذه الأنظمة تؤتمت المهام المعقدة، وتحسن الدقة، وتوفر رؤى مبنية على البيانات لاتخاذ قرارات أفضل.

إليك أهم فوائد برمجيات إدارة القوى العاملة لمراكز التواصل:

1. زيادة الدقة في الجدولة والتوقعات

باستخدام التوقعات المدفوعة بالذكاء الاصطناعي لإدارة القوى العاملة في مركز الاتصال، يمكن للشركات:

• توقع تقلبات حجم المكالمات بدقة.
• تقليل أخطاء الجدولة التي تؤدي إلى الإفراط في التوظيف أو نقصه.
• ضمان توزيع القوى العاملة الأمثل بناءً على اتجاهات الطلب.

تحسين الجدولة بدقة يؤدي إلى زيادة الإنتاجية، مما يضمن تواجد الوكلاء عند الحاجة إليهم أكثر.

2. تقليل الوقت المستغرق في الجدولة

الجدولة اليدوية تستغرق وقتاً طويلاً وعرضة للأخطاء البشرية. يقوم حل إدارة القوى العاملة في مركز الاتصال بأتمتة:

• تخصيص المناوبات، مما يضمن توزيع العمل العادل والمتوازن.
• جدولة فترات الاستراحة والغداء، وتحسين توافر الوكلاء.
• القيام بتعديلات اللحظة الأخيرة على الجداول لمواجهة الغيابات غير المتوقعة بسلاسة.

من خلال التخلص من مهام الجدولة اليدوية، يوفر المديرون الوقت ويركزون على تحسين استراتيجيات خدمة العملاء.

3. ضمان الالتزام بالجدول الزمني

يضمن نظام إدارة القوى العاملة لمراكز الاتصال:

• التزام الوكلاء بالجداول الزمنية المخصصة لهم.
• أن تكون فترات الاستراحة والغداء متوافقة مع سياسات الشركة وقوانين العمل.
• إرسال تنبيهات فورية للمديرين عند وجود انحرافات في الجدول.

الالتزام بالجدول الزمني والسياسات يؤدي إلى مزيد من الاتساق في الخدمة والامتثال التنظيمي.

4. فهم أين يحتاج الوكلاء إلى دعم إضافي

يتتبع نظام إدارة القوى العاملة القوي لمركز الاتصال:

• فجوات الأداء، مما يحدد الوكلاء الذين قد يحتاجون إلى تدريب إضافي.
• توزيع عبء العمل، لضمان عدم إرهاق الموظف أو عدم استغلاله بشكل كامل.
• إنتاجية الوكلاء في الوقت الحقيقي، مما يتيح إجراء التعديلات بسرعة.

من خلال تحليل بيانات القوى العاملة، يمكن للشركات تنفيذ برامج تدريب وتوجيه مستهدفة.

5. إنشاء تجربة أفضل للوكلاء

الوكلاء السعداء يقدمون خدمة عملاء أفضل. تساعد حلول إدارة القوى العاملة على:

• توفير جداول مرنة وعادلة تتماشى مع تفضيلات الوكلاء.
• تقليل التوتر والإرهاق من خلال توزيع متوازن لأعباء العمل.
• تقديم ميزات الجدولة الذاتية، مما يمنح الموظفين مزيدًا من التحكم في وردياتهم.

توازن أفضل بين العمل والحياة يؤدي إلى رضى أعلى في العمل وانخفاض معدلات دوران الموظفين.

6. تعزيز الامتثال التنظيمي

تختلف قوانين العمل ومتطلبات الامتثال عبر الصناعات والمواقع. تضمن إدارة القوى العاملة في مركز الاتصال:

• الالتزام بقيود ساعات العمل ولوائح العمل الإضافي.
• جدولة فترات الاستراحة والغداء آليًا للامتثال لقوانين العمل.
• التتبع الدقيق لساعات العمل، لمنع التباينات في الرواتب.

من خلال الامتثال لمتطلبات القانونية، تتجنب الشركات العقوبات وتحسن شفافية القوى العاملة.

أفضل الممارسات لإدارة القوى العاملة في مراكز الاتصال

يضمن تبني أفضل الممارسات لإدارة القوى العاملة في مركز الاتصال أن تعمل مراكز الاتصال بكفاءة وفعالية من حيث التكلفة وبإشراك عالٍ للموظفين. من خلال تحسين الجداول، والاستفادة من التكنولوجيا، والحفاظ على رضا الوكلاء، يمكن للشركات تعزيز مستويات الخدمة مع تقليل التكاليف التشغيلية.

فيما يلي أكثر الممارسات فعالية لإدارة القوى العاملة في عمليات مركز الاتصال:

1. اختيار برنامج إدارة القوى العاملة المناسب

اختيار برنامج إدارة القوى العاملة المناسب لمركز الاتصال أمر حاسم للتنبؤ الدقيق والجدولة في الوقت الفعلي وتتبع الأداء. العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها:

• قدرات الجدولة المدعومة بالذكاء الاصطناعي لأتمتة وتحسين تخصيص القوى العاملة.
• المراقبة في الوقت الحقيقي لتتبع التزام الوكلاء وتوازن أعباء العمل.
• خيارات الخدمة الذاتية التي تسمح للموظفين بتبديل أو طلب الورديات.
• ميزات التحليل والتقارير لتحسين اتخاذ قرارات.

مع برامج إدارة القوى العاملة لمراكز الاتصال، يمكن للشركات تعزيز الإنتاجية وتحسين تخصيص الموارد.

2. جدولة الوكلاء المناسبين في الوقت المناسب

الجدولة الدقيقة تمنع نقص الموظفين وتكاليف العمل الإضافي المفرطة. لتحسين إدارة القوى العاملة في مركز الاتصال، يجب على الشركات:

• الاستفادة من التحليلات العميقة. استخدم البيانات التاريخية والتنبؤات المدعومة بالذكاء الاصطناعي للتنبؤ بأحجام المكالمات وأوقات الذروة والاتجاهات الموسمية.
• تمكين موظفيك. اسمح للوكلاء بطلب الورديات المفضلة مع ضمان التغطية للفترات الزمنية الحرجة.
• بناء قاعدة معرفية. توفير التدريب والموارد لتعزيز مهارات الوكلاء وتحسين كفاءة الجدولة.
• تمكين الموظفين بخدمة ذاتية. تمكين عمليات تبديل الورديات وتحديث التوافر عبر نظام إدارة مركز الاتصال.
• التعلم المستمر. تقديم برامج تدريب مستمرة لتحسين كفاءة الوكلاء وتكيفهم.
• لا تنس الانكماش. ضع في اعتبارك التغيب وفترات الراحة وأوقات الاجتماعات لضمان التغطية الكاملة للورديات.
• كن متكيفًا. استخدم أدوات الجدولة في الوقت الفعلي لتعديل الورديات ديناميكيًا بناءً على تقلبات الطلب.

من خلال تطبيق استراتيجيات الجدولة هذه، تعظم الشركات كفاءة القوى العاملة وإنتاجية الوكلاء.

3. المساعدة في الحفاظ على معنويات الوكلاء مرتفعة ومنع الإرهاق

تؤثر رفاهية الوكلاء واندماجهم بشكل مباشر في جودة خدمة العملاء. للحفاظ على معنويات عالية، ينبغي على المديرين:

توفير تنبؤية أو استقلالية الجدول

• تزويد الموظفين بإشعار مسبق لجداول الورديات لتحسين التوازن بين العمل والحياة.
• تقديم خيارات جدولة مرنة، كالنماذج الهجينة للعمل أو عرض الورديات للمنافسة.

الحفاظ على تفاعل الوكلاء

• تطبيق التحفيز لجعل المهام اليومية أكثر تفاعلية ومكافأة.
• تعزيز بيئة عمل إيجابية مع برامج التقدير.

إظهار التقدير للعمل الرائع

• تقديم الحوافز والمكافآت للوكلاء الأفضل أداءً.
• الاعتراف بالعمل الشاق والإنجازات لزيادة الدافع.

تقود ثقافة العمل الإيجابية إلى معدلات دوران أقل وجودة خدمة أعلى.

4. دع الذكاء الاصطناعي يتولى الأعمال الشاقة

تساعد أدوات الجدولة لمراكز الاتصال المدعومة بالذكاء الاصطناعي في إدارة القوى العاملة في التخلص من الأخطاء اليدوية وتبسيط العمليات من خلال:

• أتمتتة الجدولة المعتمدة على الطلب لمنع الإفراط في التوظيف أو نقصان التوظيف.
• تحسين تعيينات الوكلاء بناءً على الأداء والمهارات واحتياجات العملاء.
• تحسين مرونة القوى العاملة مع تعديلات الورديات في الوقت الفعلي.

مع حلول إدارة القوى العاملة لمراكز الاتصال المدعومة بالذكاء الاصطناعي، تحسن الشركات الكفاءة وتقلل من عبء العمل الإداري.

5. ضمّن آراء الموظفين (والعملاء)

الاستماع للموظفين والعملاء يُساعد في تحسين استراتيجيات إدارة القوى العاملة. أفضل الممارسات تشمل:

• إجراء استبيانات منتظمة للموظفين لتحديد تحديات الجدولة.
• استخدام ملاحظات العملاء لتقييم مستويات الخدمة وتكييف التوظيف وفقاً لذلك.
• تنفيذ مراجعات وظائف مراكز الاتصال لإدارة القوى العاملة لتحسين أداء العملاء ورضاهم.

عملية دمج التعليقات في حلول إدارة القوى العاملة لمراكز الاتصال تؤدي إلى تحسين تجارب الوكلاء وزيادة معدلات رضا العملاء.

كيف يمكن للبرمجيات دعم إدارة القوى العاملة في مركز الاتصال

اعتماد حلول برمجيات إدارة القوى العاملة لمركز الاتصال يُسهل جدولة الموظفين، والمراقبة في الوقت الحقيقي، وتتبع الأداء. تعمل برمجيات متقدمة لإدارة مراكز الاتصال التنبؤية تلقائيًا على التنبؤ، وتخطيط الورديات، ومتابعة الامتثال، مما يضمن للمؤسسات تحسين الموارد مع الحفاظ على مستويات خدمة عالية.

إليكم كيف تدعم أنظمة إدارة القوى العاملة لمراكز الاتصال العمليات بكفاءة:

تتبع مؤشرات الأداء والإحصاءات

تسمح قياس مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) للمؤسسات بتحسين استراتيجيات إدارة القوى العاملة لمركز الاتصال. تشمل المؤشرات الأساسية:

• اتجاهات حجم المكالمات – تتبع تقلبات الطلبات الواردة لتحسين التوقعات.
• الحل من المكالمة الأولى (FCR) – يقيس مدى فعالية الوكلاء في حل المشكلات في تفاعل واحد.
• الالتزام بالجدول الزمني – يضمن اتباع الموظفين الجدول الزمني المحدد وفترات الاستراحة.
• معدل الإشغال – يحدد مستويات إنتاجية الوكلاء لمنع الإرهاق أو التقصير في الاستخدام.
• درجات رضا العملاء (CSAT) – تقيّم جودة الخدمة وأداء الوكلاء.

من خلال تحليل البيانات في الوقت الحقيقي، يمكن للمؤسسات تحسين عمليات القوى العاملة بشكل مستمر.

أتمتة الالتزام بالجدول الزمني والموافقات

تضمن أتمتة إدارة القوى العاملة في مركز الاتصال الثبات في الجدول الزمني من خلال:

• فرض حدود ساعات العمل لمنع العمل الإضافي المفرط.
• إدارة تبديل الورديات مع الحفاظ على تغطية كافية.
• أتمتة جدولة فترات الراحة للامتثال لقوانين العمل.
• تقديم تنبيهات الالتزام في الوقت الحقيقي لمساعدة المديرين على معالجة القضايا بصورة استباقية.

مع أدوات جدولة القوى العاملة لمراكز الاتصال، يمكن للمديرين تقليل تضارب الجداول الزمنية وتحسين الامتثال.

تمكين التوجيه بناءً على المهارات

تشمل استراتيجيات إدارة القوى العاملة لمراكز الاتصال الفعالة التوجيه بناءً على المهارات، مما:

• يُطابق العملاء مع الوكلاء الأكثر تأهيلاً، مما يُحسن من حل المشكلات من اللقاء الأول.
• يعزز الكفاءة التشغيلية من خلال توجيه الاستفسارات المتخصصة إلى الفرق المحترفة.
• يقلل معدلات تحويل المكالمات، مما يؤدي إلى أوقات استجابة أسرع وزيادة رضا العملاء.

مع حلول مراكز الاتصال المدعومة بالذكاء الاصطناعي، تزداد الكفاءة بينما يتم تحسين توزيع عبء العمل على الوكلاء.

استخدام التنبؤ التوقعي

تقوم أدوات تنبؤ القوى العاملة لمراكز الاتصال بتحليل الاتجاهات التاريخية، والطلب الفعلي، والتقلبات الموسمية لـ:

• تعديل مستويات التوظيف ديناميكيًا استنادًا إلى عبء العمل المتوقع.
• منع التوظيف الزائد خلال فترات الطلب المنخفض، مما يقلل من تكاليف العمل.
• ضمان تلبية الطلب العالي بتغطية كافية من الوكلاء.

من خلال استخدام التحاليل التنبؤية، تحسن المؤسسات تخصيص القوى العاملة وتناسق الخدمة.

Спасибо за уточнение! Вношу правки в последний раздел, убирая упоминания ИИ и производительности.

كيف يمكن لـ Shifton المساعدة في حلول إدارة القوى العاملة لمراكز الاتصال

Shifton خدمة عبر السحاب مصممة لتخطيط وجدولة الورديات للموظفين. يُساعد المؤسسات على إدارة جداول القوى العاملة بكفاءة، وتقليل عبء العمل administratif، وتحسين تنسيق الورديات. تشمل الفوائد الرئيسية:

• تخطيط الورديات الآلي – يُنشئ جداول عمل محسنة بسرعة، مما يضمن توزيع الورديات بشكل عادل.
• التعديلات في الوقت الحقيقي – يُتيح للمديرين تعديل الجداول فوراً لتلبية احتياجات التوظيف.
• ميزات التسلل الذاتي – تمكين الموظفين من تقديم عروض الشيفتات، طلب عمليات التبديل، وتحديد تفضيلات التوفر.
• خيارات الجدولة المرنة – تدعم الورديات الثابتة، والتدوير، والخدمة الجزئية، مما يجعل إدارة القوى العاملة أكثر قابلية للتكيف.
• دعم الامتثال – تساعد المؤسسات في هيكلة الورديات وفقًا لقوانين العمل والسياسات المؤسسية.

مع منصة Shifton البديهية للجدولة، يمكن للمؤسسات تبسيط تخطيط القوى العاملة، وتحسين تنسيق الفريق، والحفاظ على عمليات الورديات بسلاسة.

يمكن استخدام الأتمتة في جميع المجالات تقريبًا، حتى في مجال خدمات الأمن حيث يمكنك بجانب أدوات مراقبة الأمن الخاصة استخدام برامج جدولة الحراس الأمنيين لزيادة كفاءة شركتك ورفعها إلى أعلى المستويات.

في شفتون، لدينا حالات نجاح متعددة في تنفيذ برمجيات إدارة الحراس الأمنيين، ويمكننا بكل سرور مشاركة بعض الأسرار والنواحي الإيجابية لهذا الحل التقني مع قراء مدونتنا.

ما هو برنامج جدولة الحراس الأمنيين؟

الفكرة الأساسية من برمجيات جدولة الأمن هي تحسين استخدام الموارد البشرية لديك لجعلها تعمل بأعلى كفاءة. فيما يتعلق بقسم الأمن أو الشركة التي تقدم خدمات الأمن وخدمات حراس الأمن، فإن هذا المنتج يحل المشاكل التالية:

• الجدولة الصحيحة لتوفير نوبات عمل عادلة وواضحة للجميع العاملين في شركتك. يمكنك إعداد الجداول الزمنية ومشاركتها مع موظفيك فورًا في بيئة واحدة لإبلاغهم، أو حتى لمنحهم الخيار لاختيار متى العمل وأي نوبات التقاطها.
• منع الإرهاق الزائد. تساعد هذه الأداة الإدارة في تجنب تحميل بعض العمال زيادة على البعض الآخر والذي قد يبقى متكاسلاً ويكسب أقل.
• التحكم في وقت موظفيك. على وجه الخصوص، في شفتون، نستخدم نظام تحديد المواقع في برامج جدولة موظفي الأمن لدينا، ونسمح لمالك العمل أو المدير المسؤول بالتحكم في وقت دخول وخروج كل عامل، وغيابه عن مكان العمل، أو مشكلات التأخر.
• إجراءات المحاسبة الصحيحة. في مجال خدمات الأمن، لديك ميزات متعددة يجب مراعاتها عند حساب الرواتب. بمساعدة نموذج جدولة الحراس الأمنيين المعدل، يمكنك حساب الرواتب بشكل آلي، إضافة المكافآت أو الخصومات لكل موظف، وإرسال الجداول الجاهزة مع حسابات الرواتب إلى قسم المحاسبة لديك بسهولة.

كيف يعمل برنامج جدولة الحراس الأمنيين؟

بالطبع، قد تحتوي كل برمجيات جدولة الأمن على خصوصياتها فيما يتعلق بوظائفها، لكنها عادةً ما تعمل بنفس الطريقة.

• لديك بيئة يمكن لموظفيك الوصول إليها حيث تقوم بإنشاء الجداول باستخدام القوالب المعدة مسبقًا أو عن طريق تطوير قالب خاص بك.
• يمكنك بسهولة ملء النموذج وتوزيع نوبات العمل والساعات بين عمالك.
• عندما يحين وقت حساب الرواتب، تقوم المنصة بحساب ساعات العمل لكل موظف تلقائيًا وإنشاء جدول أو تقرير يمكن استخدامه لاحقًا لأغراض الرواتب.
• في حال كانت برمجياتك أيضًا برمجيات تتبع للحراس الأمنيين، فإنها توفر أدوات خاصة لتحديد ساعات العمل وتمكين عمالك من الإشارة إلى بداية ونهاية نوبات عملهم.

هذا هو الشرح الموجز لأي برنامج جدولة للحراس الأمنيين. ومع ذلك، إذا كنت تريد أن يكون الأكثر فعالية ويوفر لك وظائف متقدمة، يمكنك الحصول على جميع هذه الفوائد من شفتون.

شفتون أفضل برنامج جدولة للحراس الأمنيين لعام 2024

لماذا ندعي أن شفتون هو أفضل برنامج لإدارة الحراس الأمنيين؟ هناك أسباب عديدة لذلك. بشكل عام، الميزات الأساسية التي تجعل منتجنا رقم 1 في السوق لوكالات خدمات الأمن وأقسام الأمن هي كما يلي:

• السيناريوهات والقوالب المدمجة للجدولة الناجحة لسير العمل في الوكالة. نقدم للعملاء قوالب عديدة تناسب أنواعًا مختلفة من نماذج العمل والتوظيف، بالتالي، يمكنك ضبطها لتناسب سير العمل لديك بشكل خاص.
• وحدة المهام الخاصة، التي تقدم فرصاً واسعة لتعيين المهام بجانب إنشاء الجداول الزمنية والنوبات. تساعد وحدة التعيين متعددة العوامل هذه على متابعة من ومتى يكون في المسؤولية ويجب أن يلتقط النوبة، وفي الوقت نفسه تعيين المهام التي يجب القيام بها خلال النوبة.
• تغييرات سهلة ومرنة في النوبات. في حالة الطوارئ أو أي موقف إضافي، يمكنك تغيير النوبات، توفير بدائل للنوبات، وفي نفس الوقت تحصل على معلومات فورية عن عدد ساعات العمل لكل عامل لتجنب الإرهاق الزائد.
• التواصل الفوري مع موظفيك. يقدم شفتون اتصالًا بسيطًا مع جميع الموظفين باستخدام الأدوات المدمجة في التطبيق. يمكنك إبلاغ عمالك في الوقت المناسب عن التغييرات، تلقي ملاحظاتهم، والتواصل معهم عبر التطبيق عندما يكون موظفوك في الميدان.
• أدوات التنبيه التي تساعد على إيصال رسائلك للموظفين على الفور مع التحكم في استلامهم.
• أدوات الرواتب المتقدمة التي تقدم حسابات معقدة للرواتب، بما في ذلك تطبيق السيناريوهات الخاصة لحساب المكافآت والعقوبات.
• أدوات التتبع التي تساعد على مراقبة أداء المهام، التقاط النوبات، والوصول في الوقت المناسب.

هذا هو مجموعة الأدوات الأساسية التي نقدمها، وبجانبها يمكنك استخدام تلك الأداة من أجل التوقعات، والتحليلات، والتخطيط. هناك نماذج تقارير مدمجة متعددة وأدوات تحليلية يمكنك الوصول إليها.

فهم قيمة برامج جدولة الحراس الأمنيين

لكن، ما الغريب جدًا في برامج الجدولة الأمنية لجعلها ضرورة للشركات المتخصصة؟ دعونا نراجع الفوائد الأكثر تأثيرًا.

تغطية محكمة للأهداف الأمنية

لا شيء يمكن أن يكون أسوأ من نقص الموظفين في مجال الأمن. إذا غفلت عن تأمين عدد كافٍ من الحراس للوصول إلى أعلى مستويات الأمان، فإنك تفقد أكثر من عميل بل تفقد أيضًا سمعتك الجيدة. بمساعدة برامج الجدولة الأمنية، يمكنك تخطيط تغطية الأمن وجذب عدد الأشخاص الذين تحتاجهم لأداء لا تشوبه شائبة.

رؤية محسّنة ومساءلة

يوفر شفتون، كمثال على برمجيات إدارة الأمن، أعلى مستوى من الرؤية والمساءلة. لم تعد بحاجة إلى كتابة خطط ومراجعتها في المكتب. بدلاً من ذلك، ترى الجداول الزمنية والمهام الحالية لكل موظف على الفور، تعرف من في الميدان الآن ومن في يوم إجازته. لا تحتاج إلى قضاء وقت على المكالمات واستفسار عن الحالة الحالية. ببساطة تشغل التطبيق وتحصل على معلومات فورية عن كل شيء يتعلق بموظفيك.

تخفيض التكاليف الإدارية للجدولة

احفظ وقتك في الجدولة وحساب التفاصيل المتعددة. يمكن أن يتم ذلك تلقائيًا بواسطة برمجيات الجدولة الأمنية الخاصة بك. حتى أكثر القواعد والحسابات المعقدة تُنفذ دون أخطاء بمساعدة البرمجيات.

المراقبة في الوقت الفعلي

يعتبر تتبع سير العمل في الوقت الفعلي لا يقدر بثمن. بالتالي، يمكنك الاستجابة الوقتية للظروف الجديدة، التخطيط المسبق للروتين المستقبلي، والحصول على معلومات فورية عن حالات الطوارئ، التأخيرات، أو أي مواقف إضافية. يمكنك بالتالي التعامل معهم في الوقت المناسب للحفاظ على سير العمل المستمر.

تحسين التواصل

الشيء الأساسي في كل عمل هو التواصل الواضح والسريع بين أعضاء الفريق والمدراء. لهذا السبب تساعد برمجيات إدارة الحراس الأمنيين في الحفاظ على التواصل في الوضع الأسرع والأكثر ملاءمة. يمكنك الحصول على ردود فورية من حراسك عن إتمام مهامهم، الحصول على معلومات عن التغييرات اللازمة في الجدول الزمني من الموظفين الذين لا يستطيعون الحضور، أو إبلاغ موظفيك بأي شيء تريده مع الضمان بإعلام الجميع.

تساعد هذه الميزات المطبقة في الخلفية التقنية الجديدة من شفتون الشركات المشاركة في خدمات الأمن على الالتزام بأهدافها وتقديم خدمات بلا عيب للعملاء. بالإضافة إلى ذلك، فإن مثل هذه البرمجيات تقلل التكاليف والوقت الذي ينفقه المدراء التنفيذيون لكي يركزوا على الأمور الأكثر أهمية بدلاً من مراقبة موظفيهم بشكل مستمر، وإبلاغهم، والجدولة لهم.

كونك مدير فندق أو مدير تنفيذي في قطاع الضيافة يوفر لك مهام متعددة، تحديات، وحالات طوارئ يمكن التغلب عليها باستخدام برامج إدارة الموظفين للفنادق. ليس سراً أن جزء الأسد من العمليات في أي فندق يرتبط بالتواصل المتبادل مع موظفيك. في الفنادق، لديك العديد من الموظفين كالمعتاد. حتى إن كان عملاً عائلياً، لا يمكنك تشغيله بمفردك.

هذا الأمر يؤدي إلى نتيجة جديدة: معظم الصعوبات والأخطاء التي قد تواجهها أثناء محاولة الارتقاء بأعمال الفندق تحدث بسبب نقص التواصل الفوري والفعال بينك وبين موظفيك. في شيفتون، نحن نفهم ذلك بوضوح ونستطيع مساعدتك على التعامل مع مثل هذه المواقف من خلال مشاركة خبرتنا وبرامج الجدولة الفندقية.

كيفية إدارة موظفي الفنادق: مفاتيح النجاح

يجب أن يعمل موظفوك بسلاسة لأن سمعة فندقك وولاء عملائك يعتمدون بشكل كبير على عملهم. هذا يعني أنه يجب عليك التفكير في جميع التحديات الممكنة التي قد تخفف من جميع الجهود التي تبذلها لإنشاء فندق لا تشوبه شائبة. خاصة هذه الأمور تحتاج إلى اهتمامك:

• نقص التواصل بين موظفيك والفرق.
• صعوبات في جدولة الورديات وبالتالي حدوث مشاكل في خدمة العملاء.
• نقص المرونة في إدارة الموظفين مما يؤدي إلى نقص في الموظفين مع مرور الوقت.
• إدارة مهام سيئة التطوير.
• نقص في الدافع ونظام غير فعال للمكافآت والعقوبات.

إضافة إلى جهودك حول كيفية تخفيف هذه المشاكل، يمكن لبرامج إدارة الموظفين للفنادق أن تكون مفيدة عند فحص وتعديل عمل موظفيك. وفر الوقت، ضع في اعتبارك قنوات التواصل للتواصل مع موظفيك في الوقت المناسب، ولكن أولاً، حلل القضايا التي تحدث في عملك بانتظام للعمل عليها.

مشاكل التواصل في صناعة الضيافة

أول شيء وأهم شيء تحتاج لتوفيره هو التواصل في صناعة الضيافة. تحتاج أن يقوم مدراؤك بحجز الغرف للعملاء وإبلاغ العاملات بالغرف التي تحتاج إلى التنظيف. تحتاج إلى الحصول على معلومات فورية حول من ومتى يبدأ الوردية اليوم ومن سيأتي إلى الوردية غداً. يجب على النادلين إبلاغك بالإمدادات التي تحتاجها البار، ويجب على خدمة الأمن تقديم التقارير في الوقت المناسب. هذا هو فقط الجزء الظاهر من الجبل الجليدي، والتواصل هو ما يشكل الأساس للنجاح. ماذا يحدث عند فقدانه؟

• يمكن أن تسقط العملية برمتها في الفوضى.
• يبقى العملاء غير راضين ويمكنهم ترك مراجعات سلبية عن عملك.
• يصبح نقص الموظفين أمراً حتمياً.
• تخسر المال، وتخسر العمال الجيدين بدلاً من جعلهم أكثر تحفيزاً.

يبدو حزيناً، أليس كذلك؟ ومع ذلك، تحتاج فقط إلى شيء واحد بجانب وقتك لإدارة الفنادق. إنه برنامج جدولة الموظفين للفنادق، والذي يساعد على مواجهة العديد من المشاكل دفعة واحدة.

أتمتة إدارة الموظفين والتخطيط

عندما تحصل على برنامج إدارة الموظفين للفنادق من شيفتون، تحصل على أداة شاملة بين يديك.

1. لن يفوّت موظفوك وردياتهم أو يتعرضوا للإجهاد الزائد بسبب ساعة الوقت المدعومة بنظام GPS التي تساعدهم على تسجيل الدخول والخروج مباشرة من أجهزتهم المحمولة.
2. تقوم بإنشاء جداول لجميع الفرق بأبسط وسيلة ممكنة بسبب نماذج جداول الموظفين الفندقية المدمجة.
3. تحصل على معلومات فورية حول تشغيل مؤسستك باستخدام التقارير الآلية في البرنامج.
4. تجعل المهام اليومية والعمليات سلسة، وإدارة الوقت أكثر فعالية في هذه الحالة.
5. تساعد المهام الآلية للموارد البشرية في عملية التوظيف والتوجيه الشخصي بشكل أكثر فعالية.
6. تحصل على إطار للتواصل وإبلاغ موظفيك حيث يمكن للموظفين الوصول إلى المعلومات الهامة أثناء التنقل، حيث يعمل شيفتون كتطبيقات جوال للموظفين للفنادق.
7. الحصول على التعليقات من موظفيك أمر ضروري، وتحصل على تغذية اجتماعية رقمية تشجع على تفاعل الموظفين والتعاون.
8. التكامل السلس للرواتب والمحاسبة مع QuickBooks Online – هذا هو ما يساعدك على حساب الرواتب بشكل عادل وسريع وتحفيز الموظفين الجيدين تلقائياً.

كيف تحسن إدارة فريق عمل؟

يمكن للإدارة الفعالة للفريق في صناعة الضيافة أن تحدث فرقاً كبيراً في رضى العملاء ونجاح الأعمال بشكل عام. مع شيفتون، يمكنك استخدام النصائح التالية والتمتع بالنتائج بشكل شبه فوري.

• استخدام نماذج جدولة خاصة، مثل 2/2، 3/3، 1/3، 5/2 لإنشاء ورديات عمل فعالة وتوزيع موظفيك بشكل منطقي وفعال.
• استخدام أداة المهام لتعيين المهام للموظفين، تتبع إكمالها، إنشاء قوائم تحقق للعاملات والطهاة، على سبيل المثال، وفحص حالات المهام على الفور لضمان سير كل شيء بشكل جيد. هذا يسهل العمل ويساعد على جعل إدارة المهام تعمل لمصلحتك.
• إخطار موظفيك باستخدام تطبيقاتهم على الجوال. من خلال العمل في إطار عمل مشترك، سيحصل موظفوك على إشعارات وتذكيرات تلقائية، ولن يفوتهم شيء.
• توفير مرونة أكبر من خلال تبادل الورديات، عطلات نهاية الأسبوع، وأيام المرض عبر الإنترنت. سيكون موظفوك ممتنين إذا استجبت لاحتياجاتهم الطارئة للتبديل أو أيام المرض بسرعة. وستحصل أعمالك على فوائد من ذلك أيضاً.
• تحفيز موظفيك بمكافآت العمل الإضافي. يمكن حسابها تلقائياً حيث يحسب شيفتون ساعات العمل لكل موظف ويوفر تقارير واضحة حول من عمل وقتاً إضافياً اليوم.
• إدارة الفترات الزمنية للاستراحات بحيث لا تضر بأعمالك. إنشاء استراحات مجدولة سلفاً أو تحديد حدود لعدد ومدة الاستراحات.
• الحcheck-حضور والحصول على معلومات فورية عندما يبدأ شخص وينهي الوردية، من تأخر أو فاتته وردية.

يمكن لهذه النصائح أن تساعدك في إدارة فندق بسهولة حتى لو كان فريقك مكوناً من أكثر من 100 موظف.

برنامج إدارة الموظفين للضيافة

مع برامج إدارة الموظفين القوية للفنادق، يمكنك جدولة الموظفين بشكل أكثر كفاءة واستبدالهم بمرونة في حالة الطوارئ.

• تعيين ورديات الموظفين بناءً على الدور الوظيفي، التوفر.
• استخدام السحب والإفلات، تعيين الورديات بالجملة، إنشاء ورديات متكررة، إعداد نماذج قابلة للتخصيص، وحتى السماح للموظفين بالمطالبة بالورديات المفتوحة المتاحة.
• حل قضايا الجدولة بسهولة باستخدام تنبيهات العمل الإضافي، تنبيهات القيود، أو تنبيهات تعارض الجدولة.
• توفير إشعارات فورية للموظفين للسماح لهم بقبول أو رفض الورديات مباشرة من أجهزتهم المحمولة.
• تضمين مهام الوردية، الملاحظات، وحتى الملفات داخل الجدول الزمني، حتى يعرف الموظفون بالضبط ماذا يفعلون عند وصولهم للعمل.
• تحقيق الإشراف الكامل على جدولة الموظفين التعاونية في الوقت الحقيقي، كل ذلك أثناء التنقل.

التواصل هو أساس الإدارة الفعالة للفندق. لكن، توفيره يمكن أن يكون مهمة معقدة. بفضل توفر أدوات الأتمتة الحديثة، يمكنك تفويض جزء من عمليات التواصل والتفاعل في موظفيك إلى ذلك الحل. اليوم، تقدم شيفتون لأعمال الفنادق أداة أتمتة متعددة الأغراض تساعد في إدارة الموظفين، إدارة الورديات، حلول مواقف الطوارئ، التوظيف وتحفيز فريقك. فقط اختره واستخدمه لتحقق النجاح مع هذا التطبيق الجوال للموظفين للفنادق.

الفريق في Shifton يستمر في تحسين أداة لاختيار وتوزيع الكادر الطبي للمناوبات، من خلال تقديم نموذج جدولة الممرضات. لم يعد هناك شك في أن التخطيط الفعال يلعب دورًا حاسمًا في الرعاية الصحية، مما يضمن أن تعمل المستشفيات والعيادات بشكل فعال. دعونا نتحدث عن كيف يساعد اختيار تطبيق جدولة الممرضات أو النموذج في تخطيط الجداول عبر الإنترنت.

ما هي نماذج جداول الممرضات؟

نماذج جداول الممرضات تشبه العمود الفقري لنظام إدارة نوبات الممرضات في المستشفى. إنها مستندات مُعدة مسبقًا تساعد المديرين على تخطيط أوقات عمل فرقهم من الممرضات. تغطي هذه الجداول جميع أنواع المناوبات، من النهار إلى الليل. بالإضافة إلى ذلك، فإنها تأخذ في الاعتبار احتياجات كل عضو من الطاقم، مثل الأوقات التي يستطيعون ولا يستطيعون العمل فيها، لضمان رضا الجميع وسير الجدول بسلاسة.

كيف تعزز نماذج جداول الممرضات إدارة المستشفيات والعيادات؟

نماذج جداول الممرضات مهمة جداً لتشغيل المستشفيات والعيادات بسلاسة. الكثير من أماكن الرعاية الصحية تستخدمها لتسهيل جداول العمل للطاقم التمريضي، وهناك أسباب لذلك:

بدون فوضى: هذه النماذج تساعد في تقليل الأخطاء في الجداول حتى لا ينتهي بك الأمر بنقص في الطاقم والتسرع لتغطية المناوبات. يمكن للمديرين بسهولة اكتشاف الثغرات أو التداخلات وإصلاحها لضمان وجود شخص آخر دائماً في الخدمة.

موفر للوقت: استخدام نماذج أو تطبيقات لجدولة كادر الرعاية الصحية يوفر الكثير من الوقت مقارنة بصنع الجداول من الصفر كل أسبوع. تعديل نموذج مُعد مسبقاً أو تحديث تطبيق بدلاً من ذلك.

ممرضات سعيدات: التمريض مهنة صعبة، لذا فإن إبقاء الممرضات سعداء أمر حيوي. استخدام هذه النماذج يعني أن الممرضات يحصلن على جداول واضحة وعادلة يمكنهن التخطيط حولها. هذا يؤدي إلى فريق أكثر سعادة وإنتاجية.

الشفافية: إدارة تطبيقات ونماذج جداول الممرضات تجعل الجداول أكثر وضوحًا. يمكن للجميع رؤية من يعمل ومتى، لذا لا يوجد شعور بأن أحدهم يحصل على معاملة خاصة. الأمر كله يتعلق بالعمل الجماعي والتأكد من حصول المرضى على رعاية ممتازة.

كيفية إنشاء نموذج جدول للممرضات

في حين أن هناك العديد من النماذج المتاحة على الإنترنت لجدولة الكادر، فإن إنشاء نموذج خاص بك سهل — أسهل مما تتوقع. إنها مهمة تقوم بها مرة واحدة لكنها ستوفر لك الوقت على المدى الطويل. هنا خمس خطوات سهلة لتتبعها:

1. اختر منصة. استخدم Excel أو Google Sheets أو برامج جدولة الممرضات عبر الإنترنت.
2. خصص النموذج بتفاصيل مؤسستك وأسماء الموظفين.
3. إذا لزم الأمر، ضمن معدلات الأجور للموظفين.
4. املأ الجدول بناءً على توافر الموظفين، وتأكد من توازن أحمال العمل بينهم جميعًا.
5. شارك الجدول مع فريقك، وتحكم بمن يمكنه تعديله حسب الحاجة.
   

تعزيز جداول نوبات الممرضات: 6 نصائح مفيدة

تحتاج المنظمات الصحية إلى تحسين أدائها فيما يتعلق بجدولة الممرضات لتعزيز النتائج السريرية والتجارية. وضع جدول لنوبات الممرضات هو مجرد بداية؛ لجعله يعمل للجميع، تحقق من هذه الست نصائح:

استخدام برامج جدولة الممرضات

برامج جدولة الممرضات رائعة لأنها تحافظ على الوضوح والشفافية، لذا يمكن لفريقك دائمًا معرفة أوقات وأماكن عملهم. قل وداعًا لأوراق Excel التقليدية وقم بتجربة برامج جدولة النوبات مثل Shifton. يجعل الجدولة نسيمًا، حتى مع الجداول المتغيرة والمتطلبة للكادر الطبي. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يتعامل مع طلبات الإجازات ويسجل الحضور والرواتب — كل ذلك في مكان واحد.

أخذ رغبات الموظفين في الاعتبار

عند تنظيم الجداول، فكر في ما يحب طاقم التمريض. إنها طريقة سهلة لإرضائهم، ورفع معنوياتهم، وإبقائهم. يفضل البعض نوبات معينة، بينما قد يرغب آخرون في تجنب العمل في أيام معينة. مراعاة هذه التفضيلات ستجعل فريقك أكثر سعادة وأقل احتمالية للرحيل.

وضع خطط احتياطية

الحياة غير متوقعة، لذا كن مستعدًا للطوارئ. رغم أن الأمر مؤسف، فهذه الأمور تحدث ويمكنها تعطيل جدول النوبات، خاصة أثناء التغييرات الكبيرة في نوبات المستشفى. من الجيد أن يكون لديك ممرضة جاهزة م دائمًا لتقديم المساعدة عند الحاجة، تمامًا مثلما تفعل العديد من العيادات.

الحفاظ على تحديث الجدول

لا تدع جدولك يتراكم عليه الغبار. تأكد من مراقبة جدول الممرضات وتحديثه بين فترة وأخرى. بهذه الطريقة، يظل مواكبًا لأي تغييرات في توافر الطاقم، واحتياجات المستشفى، وغيرها. آخر شيء تريده هو أن يطلع فريقك على جدول قديم ويغيب عن المناوبات أو يصل متأخرًا، مما يعطل روتين تغيير نوبات الممرضات.

إعطاء ممرضاتك بعض الراحة

تأكد من أن يحصل ممرضاتك على وقت كافٍ للاسترخاء بين النوبات لإعادة شحن طاقاتهم. عندما لا يحصل الممرضون على قسط كافٍ من النوم، يكونون عرضة للإصابة بوخز الإبر والتعرض لمشاكل صحية مثل ارتفاع ضغط الدم، السمنة، السكري، الاكتئاب، وأمراض القلب. بالإضافة إلى ذلك، فإن العمل لساعات طويلة يمكن أن يؤدي إلى الإجهاد العاطفي. لهذا السبب من المهم أتمتة تخطيط النوبات. برامج جدولة ذكية للنوبات بإمكانها مناولة الجدولة دون أية مشاكل على عكس الأفراد الذين قد يخطئون.

التواصل الجيد هو المفتاح

إبقاء فريقك مطلعًا على جداولهم أمر حاسم للحفاظ على رضا الجميع وتجنب الاختلافات. تريد الحفاظ على الأجواء الإيجابية بين فريقك؟ دائماً أبقيهم على اطلاع على ما يحدث وأية تغييرات قادمة. استخدام تطبيق لجدولة الممرضات حيث يمكن للجميع الاطلاع بسرعة؟ إنها فكرة رائعة!

الخاتمة

استخدام برامج جدولة الكادر التمريضي يجعل إدارة عملك أسهل ويزيد الإنتاجية. عندما لا تتم هذه المهمة الحيوية بشكل جيد، يمكن أن تتسبب مشاكل للممرضات، والقادة التمريض، والمستشفيات، والمرضى. الجدولة السيئة يمكن أيضاً أن تجعل الممرضات غير راضيات وتكلف المستشفيات الكثير في دفع الأجور الإضافية. هنا يأتي دور Shifton للمساعدة! كمدير للممرضات، ضمان تنظيم كادر التمريض لديك بشكل جيد أمر حيوي لتسهيل رعاية المرضى بسلاسة.

مع Shifton، يمكنك:

• تنظيم والإشراف بسهولة على فريق التمريض لضمان تغطية كافية.
• مراقبة مهام رعاية المرضى، مثل إعطاء الدواء والإجراءات.
• التنسيق والتواصل مع فريقك بسهولة.

قل وداعًا للصداع الناتج عن الجدولة اليدوية. الجميع سمع عنها — في 2024، سيتم طرح تطبيقات جدولة الممرضات. هي تدور حول جعل تخطيط النوبات أسهل، وتقليل الأوراق، ومساعدة الممرضات على تحقيق توازن بين العمل والحياة.

جرب برنامج Shifton اليوم لإدارة تمريض أكثر سلاسة.

اتباع الجدول الزمني هو أحد أهم الأشياء في أي عملية عمل في الشركة. يجب على المحترفين تقدير وقتهم واستخدامه بشكل صحيح خلال ساعات العمل. يمكن للعمال الاستفادة من النصائح التالية لجعل وظيفتهم أقل توتراً.

معرفة حدودك هي واحدة من أبسط نصائح إدارة الوقت

لا تخش التحدث إلى الإدارة، إذا واجهت صعوبات. من الأفضل توضيح الأمور منذ البداية بدلاً من الانتظار حتى تخرج الأمور عن السيطرة. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى حجز فندق لرحلة عمل، فتأكد من أنك تحجز العدد الصحيح من الغرف في الجزء الصحيح من المدينة. يجب عليك أيضًا السؤال عن أي حدود مالية.

لا يمكنك دائمًا التعامل مع الأمور بنفسك. لا عيب في طلب المساعدة من زملائك. إذا تم تكليفك بمهمة لا تستطيع التعامل معها، يمكنك توزيع العمل بين بعض زملائك. يمكن القيام بذلك إذا، على سبيل المثال، كنت مكلفًا بعمل الواجهة الأمامية لموقع كامل. يمكنك تكليف بعض الصفحات للمبرمجين الزملاء. بهذه الطريقة ستوفر عن نفسك الإجهاد غير الضروري وستكون لديك فرصة أكبر لإنهاء المهمة في الوقت المناسب.

لا تضيع وقتك بالتجول بلا هدف

مهما كان ما يحدث، يجب أن تظل مركزًا على مسؤولياتك. لا تقفز من كرسيك بمجرد أن ترى رئيسك يغادر المكتب. ركز على عملك بدلاً من التجول بلا هدف في المكتب والدردشة مع الزملاء. ننصحك بوضع خطة عمل مفصلة لتبقى على المسار الصحيح.

حاول الابتعاد عن المشتتات. ليس هناك بأس في الاتصال بأصدقائنا والأحباء من وقت لآخر. لكن هذه الممارسة يمكن أن تتحول إلى عادة سيئة إذا اتخذت المكالمات الهاتفية والرسائل النصية منعطفًا خارج السيطرة.

نظم مساحة عملك

التعامل باحترام مع مكتب عملك يجب أن يكون من أهم نصائح إدارة الوقت. انتبه بشكل خاص إلى مكان تخزين مستنداتك. بهذه الطريقة لن تضيع الوقت الثمين في البحث عنها. اكتب جميع مهامك في دفتر عمل أو وثيقة رقمية. وإلا فإنك تخاطر بنسيانها. ويجب أيضًا ألا تأكل في مكان عملك. فهذا يقلل من التركيز ويجعلك تشعر بالنعاس.

كن دقيقًا في الوقت

حاول الوصول إلى العمل والمغادرة في الوقت المحدد. أخذ العديد من الأيام الإجازة بدون سبب قوي أو بدون إخطار رؤسائك فكرة سيئة. إذا كنت تريد مغادرة العمل مبكرًا، فأخبر مديرك بذلك.

لا تجعل زملاء العمل ينتظرون إنجازك لجزء العمل الخاص بك. خاصة إذا كنت تعمل على مشروع كبير ويعتمد عليك الناس. تقاعسك أو عملك البطيء سيؤثر على تقدمهم أيضًا.

يبدو أن العديد منا قادرون على توزيع وقتنا ووقت موظفينا بشكل صحيح وبطريقة عقلانية. إذا كان الأمر كذلك، لماذا نواجه غالباً نقصاً في هذه الموارد البارزة والقيمة والمؤسف أنها محدودة؟ في البداية، يبدو أننا نفعل كل شيء بشكل صحيح: ندوّن الخطط في دفاترنا ونقلل من المشتتات ونلتزم بتحقيق أهدافنا. ربما تكمن الجذور الحقيقية لخسائرنا ونقص الوقت في عدم اتباع قواعد إدارة الوقت الفعالة؟ دعونا نحاول معرفة ما يمكن أن يسبب ذلك ونتعلم كيف ندير وقتنا بشكل صحيح بطريقة فعالة وعقلانية.

للقيام بذلك، علينا الحديث عن نموذج إدارة الوقت ذو الأربع إطارات. إذا كنا نرغب في فهم مبادئه، يجب أولاً تعريف إدارة الوقت فعلاً. إدارة الوقت الفعالة هي علم، أداة أو تعليم يتعلق بإدارة الوقت بشكل صحيح، وتوزيعه، وتنظيمه، وتسجيله واستخدامه.

لماذا نحتاج إلى عملية إدارة الوقت؟

• إنها أداة تتيح تنفيذ أكبر عدد من المهام المحددة في أقصر وقت ممكن؛

• تساعد عملية إدارة الوقت في تنظيم أولويات عملنا بشكل صحيح؛

• توفر فرصة للتركيز على المهام الأكثر حيوية أولاً والتعامل مع المسؤوليات الأقل أهمية بعد التعامل مع المهام ذات الأولوية العالية؛

• باتباع نماذج إدارة الوقت المناسبة، سيكون لديك وقت للراحة والأسرة وحياة نشطة خارج العمل.

بالطبع، يجب أن لا تنسى أن إدارة الوقت الفعالة ستقودك إلى إتقان مهارات وطرق جديدة مهمة تُستخدم في تحقيق أهداف محددة وإكمال مشاريع مهمة. عملية إدارة الوقت هي آلية كبيرة تحتوي على مجموعة متنوعة من الإجراءات والمهارات والقدرات مثل أي تخصص آخر. تشمل هذه التخطيط الصحيح للأهداف وتفويض المسؤوليات وإنشاء القوائم والخطط ومراقبة وتحليل تكاليف الوقت وتقييم قيمة الإجراءات المختلفة وتحديد الأولويات وما إلى ذلك.

ما هو نموذج الأربعة إطارات تحديدًا؟

ظهرت إدارة الوقت الكلاسيكية منذ بعض الوقت، عندما كان هناك نهج واحد نحو الإدارة. العالم يتطور باستمرار ويمكن قول الشيء نفسه عن دراسة توزيع الوقت الفعال. بعد إصدار كتاب “إعادة تأطير المنظمات: الفن والاختيار والقيادة” في عام 2012 للكاتبين لي بولمان وتيري ديل، أصبحت عملية إدارة الوقت تُعتبر جهازًا معقدًا متعدد الطبقات. في هذا الوقت، ظهر مفهوم “نموذج الأربعة إطارات” لأول مرة. وهو نظام للتحكم في وقتك وكذلك النظام والعملية ونفسك والناس الآخرين.

الفرق الرئيسي بين إدارة الوقت التقليدية والإدارة ذات الأربعة أطر هو أن الإدارة التقليدية للوقت تركز بشكل أكبر على التحكم في الوقت بناءً على مكون واحد – الأولوية. على وجه التحديد، يتعلق الأمر بإنجاز مهام عملك اعتمادًا على مستوى أهميتها. نموذج الأربعة أطر هو أداة أكثر تفصيلًا ودقة ومتعددة الأوجه تكشف الأنماط والنماذج المختلفة لإدارة الوقت.

بعبارة أبسط، لكي تكون أنت وموظفوك فعالين وناجحين في العمل، عليك نسيان النظر إلى عملية إدارة الوقت كمشكلة ذات جانب واحد. عند القيام بوظيفتك، عليك الانتباه إلى جميع العوامل الأربعة المذكورة أدناه. كل واحد منها سيساعدك في الوصول إلى الأهداف والالتزام بالمواعيد النهائية.

• عليك أن تتعلم كيفية استخدام كل دقيقة من وقتك بشكل صحيح والسيطرة عليه تمامًا؛

• على مدير الشركة الجيد أن يطور نظامًا لتنفيذ مهام معينة، سواء كان ذلك متعلقًا بواجباته أو بالعمل الذي يُنفذه موظفوه؛

• عليك أن تكون في تحكم كامل بكيفية عمل الموظفين على مهام ومشاريع معينة. نحن لا نقترح أن تتحكم باستمرار في كل جوانب عملية العمل. ناهيك عن أن مدير الشركة عليه أن يقوم بفحص والإشراف على بعض من مناطق العمل الأكثر قيمة أو إشكالية؛

• العامل النهائي وليس الأقل أهمية في إدارة الوقت ذو الأربع إطارات: يجب على المدير الجيد أن يتحلى بالانضباط الذاتي والقدرة على التحكم في مرؤوسيه، وأن يكون مُتماسكًا، يتخذ قرارات عقلانية ومتتالية.

بالطبع، لا ينبغي أن ننسى الانضباط الذاتي لأنه مهم للموظفين في أي منصب: من أعلى إلى أدنى المستويات. عندما تكون أنت وموظفوك منظّمين ومهذبين، سيكون تخطيط إدارة الوقت الفعالة سهلاً. في حالة عدم وجود مستوى مناسب من التنظيم الذاتي وعدم القدرة على تحديد الأولويات بشكل صحيح، ستجد صعوبة في تنظيم وبنية وقتك الخاص.

باستخدام هذا النموذج من بين جميع نماذج إدارة الوقت، ستبدأ في التحكم في وقتك الخاص ووقت موظفيك وعملية العمل ككل. يبدو وكأن هذه الأداة صُممت خصيصًا لإدراكك للوقت، وسلوكك تجاه الحياة والعمل. ستأخذ في الاعتبار تصورات نظامك، فضلاً عن عملية عملك، وستكون موجهة نحو الأشخاص الذين يحيطون بك.

كونك وكيل عقاري هو مهمة تتكون من وظائف متعددة، وبيانات ضخمة، وتواصل مستمر مع البائعين، المشترين، والمطورين العقاريين، على الرغم من أن معظم هذه الوظائف يمكن تفويضها إلى برامج خاصة لإدارة العقارات. هل أنت متفاجئ؟ إذًا، دعونا نتحدث بالتفصيل عن كيف يساعد برنامج العقارات لإدارة الممتلكات والجدولة الشركات في الحفاظ على أعلى مستويات الخدمة، وبالتالي، رضا العملاء العالي.

إذا كنت تريد النجاح في صناعة العقارات التنافسية، فمن الضروري أن تتقدم على الوكلاء الآخرين. هذا يعني أنك لا يجب أن تقتصر على موقع واحد وتحصل على أكبر عدد ممكن من عروض العقارات للبيع. ستساعدك أداة جدولة عروض العقارات في تنظيم عملك وفريقك.

تطبيقات جدولة العقارات لا تقتصر فقط على جدولة الروتينات. إنها تتقدم أبعد وتساعدك في العديد من المهام التي قد تواجهها:

• السيطرة على جداولك المزدحمة؛
• تأمين المزيد من مواعيد القوائم؛
• تخطيط زيارات النظافين وعمل الديكور في مرحلة ما قبل العرض؛
• حساب الرواتب لموظفيك إذا كنت تملك وكالة عقارات؛
• توفير وسيلة سهلة وفعالة للتواصل داخل فريقك.

إذا نظمت جدولك بشكل جيد، ستزيد من عدد المواعيد والعروض، مما سيكون له تأثير مباشر على شيك عمولتك.

ميزات أفضل برامج إدارة الممتلكات في عام 2024

دعنا نفسر كيفية تبسيط برامج إدارة العقارات لروتينك اليومي، وأي من ميزاته تأتي في متناول العقاريين بشكل خاص:

خيار جدولة الوظائف

عندما يكون لديك فريق يعمل لك، تحتاج إلى جدولة عملهم، توزيع الحمل، وتفقد مهامهم لتوفير تشغيل سلس للوكالة، والذي يجلب لك العملاء وبالتالي الربح. إمكانية بناء جداول مثالية لموظفيك بناءً على توفرهم المؤكد ومؤهلات العمل هي ما يمكنك تقديره في برامج جدولة العقارات الحديثة. في Shifton ، على سبيل المثال، يمكنك إضافة جميع المعلومات ذات الصلة، مثل الموقع والمهام، ومشاركة المهام مع موظفيك عبر الإنترنت، بحيث يكون لديهم كل ما يحتاجون إليه لأداء عملهم بشكل مثالي على هواتفهم المحمولة. يحصل الجميع على نصيبهم من العمل، وتجنب العيوب والتداخلات بفضل استخدام جدولة عقارات مدروسة.

المهام الرقمية، النماذج، وقوائم التحقق لأفضل العمليات

عندما يكون لديك مجال مشترك للعمل المتزامن مع فريقك، يمكنك تسريع سير العمل بالكامل. إلى جانب ذلك، يمكن استخدام هذا الخيار لجدولة مهام موظفيك وكذلك لإدارة الخطط الشخصية الخاصة بك.

• إنشاء المهام بسرعة وتعيينها لموظفيك،
• للحفاظ على نظرة واضحة على تقدمهم في الوقت الفعلي مباشرة في برنامج جدولة العقارات. يمكن أن يكون هذا أي شيء من طلبات الصيانة الفردية إلى عمليات التفتيش الروتينية وأعمال التنظيف.
• يمكنك إضافة جميع المعلومات التي يحتاجها موظفوك للبدء وإنهاء العمل في الوقت المحدد، مثل الملاحظات والمواعيد النهائية.
• في أداة جدولة العقارات مثل Shifton، يمكنك تطوير تقارير مخصصة، نماذج، وقوائم مراجعة لفريقك للتعبئة، استخدام التوقيعات الإلكترونية لتأكيد هوية كل موظف وتقديمها للعرض للتفقد والبقاء على اطلاع وضمان الامتثال.

إدارة مرافقك بسهولة

عندما تدير وكالة عقارات، تعمل كوكيل عقاري مستقل، أو تدير خدمة التفتيش، أو عمل إدارة المرافق، تحتاج إلى نظرة شاملة على جميع مواردك بنظرة عين. هذا هو الهدف من برنامج إدارة العقارات. معه، يمكنك تحديد جميع المرافق والمساكن، إضافتها إلى القائمة، إدارتها، وتوزيع المهام المتعلقة بهذه المرافق لموظفيك. الفوائد الرئيسية التي تحصل عليها من هذه الحلول هي كما يلي:

• يمكنك إدارة كل مرفق أو عقار بمرونة وتحديد جميع المعلومات عنه باستخدام برنامج إدارة العقارات.
• يمكنك تعيين المساكن للبيع لموظفيك لتوزيع المسؤوليات.

ضمان سلامة وأداء موظفيك الميدانيين

يتيح لك برنامج جدولة التحولات العقارية تزويد الوسطاء، الوكلاء، المفتشين، وموظفي الميدان بالأدوات اللازمة لأداء عمل رائع، بما في ذلك النماذج الرقمية الآمنة وتسجيل الدخول والخروج من المواقع بشكل آمن. بالإضافة إلى ذلك، عندما يكون موظفوك في الميدان، لا يحتاجون لقضاء الوقت بعد الانتهاء من مهامهم لتطوير التقارير. في أفضل تطبيق للعقاريين مثل Shifton، يمكن تعبئة قوائم التحقق والتقارير عن بُعد، من هاتف محمول، وحتى أثناء التنقل، مما يبسط عملية العمل.

تحسين تجربة العميل

Shifton، كمثال على أفضل مخطط للوكلاء العقاريين، يوفر جميع الإمكانيات التي تحتاجها لتحسين تجربة العملاء إلى مستوى أعلى بفضل الوظائف المتقدمة بما في ذلك الأدوات المدمجة التالية:

• تأكيد المواعيد تلقائيًا وتذكير لن يفوتك أي موعد.
• جدولة الاستبدال السريع عندما لا يستطيع الوكيل إكمال موعد – يمكنك استبداله بموظف آخر لتبسيط العملية والحفاظ على ولاء العملاء.
• تطابق المواقع للحصول على أقرب عمال المقدمة للعملاء بسرعة وتوفير الوقت والتكاليف بشأن المواعيد عن بعد.
• حقول التعليقات لمشاركة المعلومات من الوظائف السابقة وتقديم ملاحظات فورية أثناء تواجد موظفيك في الميدان.
• خيارات الاجتماعات الافتراضية لتوسيع جهود بناء الفريق وتوفير تواصل فوري مع الموظفين في مكان عمل واحد عبر الإنترنت.
• تطابق الوظائف الذكي والجدول الزمني التلقائي على أساس أولويات العمل للالتقاء باتفاقيات مستوى الخدمة باستمرار. على سبيل المثال، يمكّن شركات تقييم العقارات من تعيين العمال المتاحين للوظائف الجديدة بسرعة لتلبية أوقات التحول السريعة للعملاء الأكبر.

نتيجة لذلك، عندما تنقل عمليات عديدة إلى المجال عبر الإنترنت في برنامج جدولة العقارات، تحصل على فوائد متعددة من تسريم جميع هذه العمليات إلى إنجاز أسرع الصفقات وخدمة عملاء أعلى.

ما هي فوائد برامج إدارة الممتلكات لأعمال العقارات؟

الفوائد الرئيسية لاستخدام برامج خاصة لإدارة العقارات تتعلق بكونها مفيدة والأدوات المدروسة بعناية التي يتم دمجها فيها.

• يعزز الكفاءة عن طريق أتمتة المهام والعمليات اليومية المعقدة والمتكررة. هذا يسمح لك بمزيد من الوقت للتركيز على الصورة الكبيرة.
• يسمح لك بتنظيم، إدارة، وتتبع المعلومات والعمليات المهمة على منصة مركزية. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك مشاركتها فورًا مع موظفيك باستخدام تقنيات السحابة.
• يعمل لصالح أمان عملك من خلال توفير منصة آمنة لإدارة المعلومات الحساسة، مثل معلومات المستأجر، بيانات البائعين والمشترين، أصحاب العقارات، دفعاتهم، وغيرها من المعلومات الحساسة. بسبب مستوى الحماية العالي، يضمن تطبيق جدولة العقارات وتخزينه السحابي حماية موثوقة من التسريبات.
• يوفر لك رؤى في الوقت الحقيقي من خلال إعطائك نظرة شاملة على جميع البيانات التي تتم إدارتها في النظام وتوفير ملاحظات فورية من عمالك. هذا يتيح لك البقاء على رأس عملياتك واتخاذ قرارات مدروسة في الوقت المناسب.

الأوقات التي كنت بحاجة فيها لنجاح عمليات الأعمال العقارية فقط لمخطط ورقي وآلة حاسبة قد ولت منذ زمن طويل. اليوم، للبقاء متقدمًا عن منافسيك واكتساب المزيد من العملاء والصفقات المربحة، تحتاج إلى أن تكون سريعًا، موجهًا نحو العملاء، والتزود بقرارات مدروسة وتنمية تآزر في فريقك. يمكن تحقيق كل ذلك باستخدام التقنيات العالية. في عام 2024، يعد جدول العقارات ضروريًا للوكلاء ومالكي الوكالات. وعلاوة على ذلك، إذا كان هذا الجدول متقدمًا مثل Shifton، فإنك تحصل على المزيد من الفوائد وتطور نظامًا بيئيًا مفيدًا لتواصل موظفيك.

يعتبر مجال التجزئة مربحًا للغاية ومطلوبًا، إلا أنه يحتوي على العديد من العقبات الخفية التي قد تؤدي إلى انخفاض كفاءة إدارة التجزئة. لا داعي للخوف منها لأن نصائح إدارة التجزئة من Shifton قد تساعدك في التعامل مع التحديات في طريقك لتحقيق أقصى كفاءة في عمليات إدارة التجزئة.

أول شيء يجب مراعاته لمدير فعال في مجال التجزئة هو أن هذا العمل يتطلب منك إدارة مجموعة متنوعة من الأمور والعمليات يوميًا. اعتبره تدفقًا مائيًا لا يتوقف عليك التحكم فيه. يشمل هذا التدفق الإشراف على جميع موظفي المتجر، وتفويض مهام متعددة إليهم، وإدارة إنجازاتهم، وفي نفس الوقت، أن تكون جزءًا من فريق لتعزيز التعاون. يبدو الأمر خياليًا؟ إنه حقيقي عندما يكون لديك الدعم المعلوماتي وتعرف كيفية تعزيز عمل فريق التجزئة الخاص بك. تقدم Shifton نصائح فعالة لإدارة موظفي التجزئة لمساعدتك في ذلك.

ما هو مدير التجزئة وما هي المهام التي يؤديها؟

مدير التجزئة هو شخص يدير متجرًا، أو يساعد في الإدارة، أو يدير قسمًا معينًا. نظرًا لأن متاجر التجزئة يمكن أن تتفاوت في الحجم من الأعمال الصغيرة التي تضم بضع مئات من الأقدام من الواجهات إلى المستودعات الكبيرة، والمولات، ومحلات السوبرماركت المملوكة لشركات ضخمة، يمكن أن تختلف واجبات ومهام مدير التجزئة. علاوة على ذلك، تختلف واجباتهم أيضًا من يوم لآخر استنادًا إلى العبء الحالي على نقطة البيع أو القسم، وتدفقات العملاء، وحتى الموسمية.

ومع ذلك، يُعتبر في الغالب أن عمل مدير التجزئة يشمل مهام إدارة موظفي التجزئة التالية:

• ترتيب بيئة المتجر لجعلها مريحة وجذابة للعملاء؛
• إدارة موظفي المتجر، ومهامهم، ونتائجهم؛
• الحفاظ على تتبع السلع المتوفرة في المخزون؛
• تتبع خسائر السرقة وتقليلها ومنعها؛
• خدمة العملاء التي تعتمد على مساعدتك؛
• تتبع المبيعات على فترات زمنية محددة وتقديم تقارير إلى المديرين الصغار.

باختصار، مدير التجزئة هو موظف مسؤول عن الكفاءة الوظيفية العامة لنقطة البيع.

كيف تكون مدير تجزئة جيد

نقدم لك بعض النصائح التي تناسب مديري التجزئة من أي نوع وأي حجم للأعمال وتوفر إدارة فعالة لموظفي التجزئة عند تطبيقها.

الجدولة في مجال التجزئة أمر لا بد منه!

يجب أن تعمل نقطة البيع الخاصة بك مثل الساعة لتحقيق الربح. لتحقيق ذلك، تحتاج أن يبدأ موظفوك عملهم في الوقت المحدد ويعملون في وقت واحد. لذا، حتى لمتجر بقالة صغير، تحتاج إلى توفير جدولة صحيحة للتجزئة. والتحولات المنتظمة والمنطقية في محلات السوبرماركت أو المولات هي ضرورة حقيقية.

رغم أن الجدولة في صناعة التجزئة قد تكون كابوسًا، إلا أن الحل بسيط ويتجسد في برمجيات جدولة التجزئة الحديثة. بفضلها، لا تحتاج إلى الاحتفاظ بأحجام كبيرة من البيانات في ذهنك أو كتابتها في جداول ورقية لاتخاذ قرارات بشأن طلبات الإجازات، والعطلات، والطوارئ، وأوقات القمة، وأوقات الكسل، وأوقات المرض، إلخ. بدلاً من ذلك، يمكنك استخدام أداة مؤتمتة ويمكنك إضافة متغيرات جديدة وبيانات فيها فورًا.

باستخدام جدولة صحيحة في مجال التجزئة، يمكنك تنفيذ مهام متعددة في وقت واحد.

• تحديد أفضل تشكيلة من الموظفين لكل نوبة ليكون عملهم الأكثر كفاءة وودية للعملاء. يمكنك اختيار الفرق للنوبة بناءً على مهاراتهم، جهدهم، والتعاون الذي يمتلكونه.
• يعمل منظّم الجداول مثل Shifton على تبسيط عملية الجدولة من خلال توفير تنبيهات واقتراحات حتى تتمكن من تجنب الحجوزات المزدوجة، والصراعات، وجدولة شخص عندما لا يمكنهم العمل. تقوم بتحسين جدول العمل للنوبات في حركة قليلة، وتقوم بإنشاء جداول النوبات المثلى فورًا.
• تشمل برمجيات جدولة الموظفين أيضًا توزيع الجداول والنوبات. لدى فريقك الوصول إلى اللوحة في التطبيق ويمكنهم بسهولة الحصول على معلومات حول متى ستكون نوبتهم أو اقتراح تغييرات إذا كانت لديهم عوائق. يمكنك تنظيم كل شيء في السحابة ليكون متاحًا في أي مكان، في أي وقت، ويقوم بتنبيه فريق التجزئة لديك فور حدوث أي تغييرات مقدمة. يمكن لكل موظف اقتراح تغييرات في الجدول، تبديل النوبات بشكل مستقل، وتلقي تنبيهات بتغييرات الجدول الزمني للعمل.

أفضل شيء في برمجيات جدولة الموظفين للتجزئة هو أنها تقوم بتوضيب كل ما يمكن أتمتته بدءًا من تكليف النوبات لحساب الرواتب وحساب ساعات العمل لكل موظف وفريق ككل. يمكنك إنشاء جدول دوران مثالي تلقائيًا لمساعدي المتجر، والصرافين، والحراس، واللوادر، وموظفي أرضية المبيعات باتنسيق تلقائي لتغيير النوبات وتكليف النوبات للموظفين بما في ذلك العمل الإضافي.

مهام مدير التجزئة

إدارة المهام هي أيضًا جزء من روتين إدارة موظفي التجزئة. تحتاج لتحديد المهام اليومية، تعيين منفذها، تتبع إنجازها، وتقديم تقارير عن النتائج. الخبر السار هو أنه يمكنك استخدام نفس منظّم الجداول كبرمجيات إدارة المهام في التجزئة. يتضمن المهام التي تحتاج إلى تفويضها للموظفين الذين تديرهم، وبالإضافة إلى ذلك، يمكنك تخطيط أيامك وتقديم قوائم مراجعة لنفسك لتجنب تفويت أي شيء. يمكنك تعيين الأولويات، التحكم في إكمال كل مهمة، وتقديم إشعارات حول المهام المهمة جدًّ

استخدم إدارة الوقت الفعالة

عندما قلنا أن نقطة البيع يجب أن تعمل مثل الساعة، كان ذلك أيضًا عن إدارة الوقت الفعالة. إذا كان مساعدو متجرك يتأخرون باستمرار، وسعاة البضائع لا يديرون التسليم في الوقت المناسب، أو موظفو المخزن لديك ينسون توريد المخزون، ماذا يحدث بعد ذلك؟ كارثة حقيقية! ولكن يمكن أيضًا أتمتتها لتجنب المخاطر التي ذكرناها. تحتاج إلى تطبيق برمجيات إدارة الوقت والحضور للتجزئة. يوفر Shifton هذه الفرصة في برمجيات الجدولة الخاصة به للتجزئة للشركات الكبيرة. نفس الشيء ينطبق على فترات الركود حيث يوجد عدد أقل من العملاء، ومعظم الموظفين ليسوا مشغولين في سير العمل. إدارة الوقت الجيدة هي ما يسمح لك بتوفير حلول مرنة لفريقك: عندما تحتاجهم للبدء في العمل، عندما تحتاج إلى عدد أكبر من الموظفين في المتجر للتعامل مع تدفق العملاء الكثيف، وعندما يمكنك أن توفر لهم أيام إجازة دون خسائر في كفاءة المتجر. جرب تقديم إدارة الوقت في Shifton، وقد تتفاجأ بمدى سهولة الأمر عند أتمتته وتبسيطه.

اعتمد على فريق عالي الجودة

تبدأ فعالية متجرك أو قسمك بفريقك. يمكنك الحصول على بعض مديرين المساعدين، إذا كنت تدير قسمًا كبيرًا لتفويض المهام المتعلقة بالتوظيف والبحث عن الكفاءات، ويمكنك استخدام برمجيات جدولة التجزئة للتحكم في كفاءة كل عامل واستبدالهم إذا لم يلبوا متطلباتك أو يعملون ببطء.

استخدم برمجيات جدولة التجزئة

كما ترى، يمكن تحسين العديد من روتينيات إدارة التجزئة بواسطة برمجيات جدولة موظفي التجزئة. ومع هذه البرمجيات، توفر نتائج أعلى في المجالات التالية:

• إدارة جدولة الموظفين؛
• تحليل المبيعات اليومية؛
• تتبع إجازات الموظفين؛
• توفير إدارة فعالة للمهام لك ولكل موظف.

من منظور أوسع، فإنه يمكن أن يساعدك على بناء إستراتيجية إدارة فعالة وتحديد الأهداف لكل نقطة بيع تكون قابلة للتحقيق ومنطقية.

ركز على حركة المرور في متجرك

حركة المرور في نقطة البيع هي ما يظهر ربحيتها. يمكنك استخدام البرمجيات لعد العملاء وتصدير التقارير حول أوقات الزحمة. من خلال معرفة حركة المرور في متجرك ومتى تكون في أوقات الذروة، يمكنك أن تكون أكثر استعدادًا وتجنب الطوارئ في أوقات الذروة، مثل العطلات، والجمعة السوداء، أو أوقات التخفيضات. يمكن أن يساعدك في جدولة عدد مناسب من الموظفين لتوقعاتك لعدد العملاء وتجنب ترتيب مهام تنظيمية كبيرة أو توريد المخزون في وقت مليء بالعملاء.

وفر تتبع بيانات فوري

تستند إدارة التجزئة إلى الأرقام: المبيعات، الزوار، السلع في المخزون، السلع المباعة، الدخل، ونفقات الصيانة تشكل سير العمل بأكمله. كل هذه البيانات تتطلب انتباهك وحسابها بدقة. يدويًا، إنها مهمة صعبة للغاية، لكنها لا تزال تحتاج إلى القيام بها. عند استخدام برمجيات جدولة التجزئة، يمكنك الاحتفاظ بجميع البيانات في مكان واحد، تشغيلها، وتقديم تقارير تُظهر نتائج إدارتك بالأرقام.

ما البيانات التي يجب التحقق منها ومعالجتها؟

• عدد العملاء؛
• مستويات المبيعات؛
• عدد السلع المباعة في فترات محددة؛
• ساعات العمل لكل موظف؛
• العمل الإضافي؛
• ساعات الذروة في متجرك.

ثم يمكنك تشغيل هذه البيانات لتحليل العمل ككل وتحسينه عند الحاجة.

كيف تُحسن إدارة فريق التجزئة؟

يمكن أن تجعل الإدارة الفعالة للفريق في صناعة التجزئة كل الفرق في رضا العملاء ونجاح العمل بشكل عام. هنا بعض النصائح الإضافية:

• وفر أفضل قالب للجدولة (مثل 2/2, 3/3, 1/3, 5/2)، اعتمادًا على خصوصيات متجرك. لا تخف من تجربة بعضها لتقرر الأفضل.
• حدد المهام بوضوح وأخطر موظفيك بها. يمكنك إنشاء تكليفات المهام للموظفين في بيئة السحابة باستخدام منظّم الجدولة. بالإضافة، لا تنسى تتبع هذه المهام، وتوفير قوائم مراجعة وحالات للمهام لهم. يوفر لك برمجيات جدولة الموظفين من Shifton جميع هذه الوظائف.
• أرسل إشعارات فورية وتذكيرات آلية إلى موظفيك لتنبيههم ومنع غيابهم عن النوبات أو المهام المتقادمة.
• لا تبقى محصورًا في مكان مكتبك. تبادل النوبات، والعطلات، والأيام المرضية عبر الإنترنت لتوفير الوقت والحفاظ على التنقل.
• حفز موظفيك بمكافآت العمل الإضافي – يمكنك احتسابها بسهولة في برمجيات جدولة الموظفين.
• اعمل مع فترات الراحة لتفادي فترات الاستراحة المتزامنة في فريقك. أنشئ فترات راحة مجدولة مسبقًا أو حدد حدودًا لعدد ومدة فترات الراحة لضمان أن يكون بيئة المتجر لديها دائمًا ما يكفي من الموظفين لتقديم خدمة العملاء.
• اعمل مع الحضور لفهم متى يبدأ الشخص وينهي المناوبة بالفعل. إذا كنت تكتشف التأخير بشكل مستمر لبعض موظفيك، يمكنك تقديم العقوبات للعمل السيئ بنفس الطريقة التي تحسب بها المكافآت.

تبسيط الجدولة

مع تطبيق التواصل القوي للموظفين، يمكنك جدولة الموظفين بشكل أكثر كفاءة بطرق التالية:

• تعيين مناوبات الموظفين بناءً على دورهم الوظيفي وتوفرهم.
• استخدم السحب والإفلات، قم بتعيين المناوبات بشكل جماعي، تعيين المناوبات المتكررة، إنشاء قوالب قابلة للتخصيص، وحتى السماح للموظفين بطلب المناوبات المفتوحة المتاحة.
• إشعارات دفع تلقائية حتى يتمكن الموظفون من قبول أو رفض المناوبات مباشرة من أجهزتهم المحمولة.
• تضمين مهام المناوبة والملاحظات وحتى الملفات ضمن الجدول الزمني حتى يعرف الموظفون بالضبط ما يجب فعله عند وصولهم إلى العمل.
• إشراف كامل على جدولة الموظفين التعاونية في الوقت الحقيقي أثناء التنقل.

كونك مدير تجزئة فعال ليس مهمة مستحيلة، سواء كنت تدير متجرًا صغيرًا أو قسم تجزئة كامل. تذكر فقط أن كفاءتك تعتمد على ثلاثة أركان، وهي كما يلي:

• التخطيط الجيد وإدارة الوقت.
• التوظيف الفعال لإنشاء أفضل فريق.
• برنامج جدولة الموظفين السلس يساعد في معظم المهام الروتينية اليومية.

إذا كانت الأولوية للاثنين الأولين تقع على عاتقك، يمكن لـ Shifton تقديم الركيزة الثالثة لجعل سير عمل إدارتك مبسطًا وموفرًا للوقت وفعالًا.

هل سبق لك أن واجهت منتجًا مثل تطبيق جدولة المطاعم؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، ربما حان الوقت لتفكر في العمليات والواجبات والروتينات التي يمكن تنفيذها بمساعدة برامج خاصة لإدارة الموظفين في المطاعم. احصل على الخبرة من مطوري Shifton لتطبيق أفضل ميزات هذه المنتجات في سير عملك.

كونك مدير مطعم يعتبر سباقًا بلا نهاية. عليك أن تتعامل مع مهام متعددة في وقت واحد، وتتحكم في العديد من الموظفين من الطهاة والمساعدين إلى الناقلين والموردين وعمال التنظيف، إلخ. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لحالات الطوارئ العديدة أن تعطل العملية، وتقع المسؤولية كاملة على عاتقك، على الرغم من أن المهام القياسية لا يمكن تأجيلها أيضًا. كل هذا فوق المهام اليومية من الجدولة إلى الرواتب إلى التقارير يمكن أن يلحق بك.

مع ذلك، لست وحدك في هذا الروتين اللامتناهي، حيث تهتم Shifton بمديري المطاعم لتسهيل حياتهم بمساعدة أداة واحدة يمكن أن تكون مفتاحًا رئيسيًا لك.

ربما لن تتفاجأ بالأتمتة في مجال المطاعم. ومع ذلك، يمكن أن يساعدك تطبيق خاص لإدارة المطاعم في البدء بقضاء المزيد من الوقت في العمل الذي تحبه وتوفير الخلايا العصبية لديك.

نصائح إدارة المطاعم لمزايا الموظفين السعداء

سواء كنت تستخدم توقعات المبيعات وأهداف العمل لإنشاء جداول عمل الموظفين في المطعم أو معالجة الرواتب، تمنحك Shifton الأدوات التي تحتاجها في كل خطوة على الطريق. بمساعدة تطبيق Shifton لجدولة المطاعم، يمكنك أتمتة وتنفيذ العمليات التالية بطريقة مبسطة:

• تتبع ساعات العمل بدقة لكل موظف؛
• تقليل السرقة الزمنية وتوزيعات الأصدقاء في مطعمك؛
• تمكين أعضاء فريقك من تقديم أفضل خدمة ممكنة لعملائك.

أفضل شيء للقيام به للحصول على طاقم سعيد هو التواصل معهم. في حالة مطعم واحد، يكون معقد بالفعل حيث يكون الجميع في حركة. ماذا عن المؤسسات الشبكية إذن؟ مع تطبيق إدارة المطاعم من Shifton، يمكنك توفير قناة اتصال لفريقك للتواصل مع بعضهم البعض ومعك أيضًا. يمكنك أن ترى في الوقت الحقيقي كيف يساعد التواصل في بيئة مشتركة في تقليل سوء الفهم، وبالتالي، العديد من العيوب، وكيف تحصل على ولاء أعلى من فريقك وتجعلهم أكثر سعادة بينما يبقى عبء العمل الخاص بهم كما هو.

تحسين أداء موظفيك بنصائح جدول العمل

بالنسبة للمطعم، وجود جدول واضح ومدروس أمر لا بد منه. تحتاج إلى أن يكون طهاةك ومساعديهم حاضرين في العمل في الوقت المحدد. افترض أن لا تتم جدولة عمال النظافة لبدء تجهيز قاعة المطعم لاستقبال الزوار في أوجها. تحتاج النادلين لتكون جاهزة تمامًا لبدء خدمة العملاء في الوقت المناسب. تتعرض سمعتك للخطر إذا فشل أي جزء من هذه العملية بسبب أخطاء الجدولة.

إن استخدام مجدول طاقم عمل المطعم الآلي هو مفتاح سحري. يساعد في زيادة إنتاجية الموظفين وزيادة الإيرادات الخاصة بك. دعونا ننظر في كيفية اتخاذ القرار بشأن نوع الجدول الزمني لإنشاء مؤسسة خاصة بك وأي نصائح لاستخدامها لجعلها تعمل بسلاسة.

برامج الجدولة للمطاعم

بمساعدة برامج إدارة الموظفين، يمكنك إنشاء مجموعة أساسية من سياسات الجدولة والالتزام بها. يشكل ذلك الأساس للعملية بالكامل، ويساعدك في إدارة المدى الذي ستمضي فيه لإصدار الجداول المسبقة وكم من الوقت يحتاج الموظفون لطلب الإجازات. يمكنك أيضًا تضمين تحديد الحد الأدنى من الساعات لكل موظف أو تعيين تناوبات محددة كثيفة الحركة كأفضل ليت تزيد من النصائح باستخدام تطبيق جدولة للمطاعم.

كنتيجة لذلك:

• تقدم لفريقك رؤية واضحة لعملهم المستقبلي وعدد التناوبات / ساعات العمل التي يجب عليهم العمل بها.
• تظهر أنك جيد في إدارة الوقت وبالتالي، تؤكد احترافيتك في أعين الموظفين.
• تحفز فريقك على اختيار التناوبات ذات الحركة الكثيفة للحصول على المزيد من الإكراميات.

تفاعل الموظفين

هنا، نأتي إلى الخطوة التالية. تحتاج إلى الحفاظ على أعلى مستوى من التفاعل لفريقك لضمان العمل الخالي من العيوب لمطعمك. باستخدام نظام آلي لإدارة المطاعم، يمكنك تزويد فريقك بتغذية راجعة في الوقت الحقيقي حول أدائهم، وتقديم نصيحة دقيقة والحصول على ملاحظاتهم. يوفر برنامج إدارة المطاعم مثل Shifton قنوات اتصال مريحة للمديرين والموظفين ويجعل فريقك يشعر بالدعم والتفاعل أثناء العمل.

احتفاظ الموظفين

في مجال المطاعم، تبدو دورة الموظفين طبيعية، ولكنها تحد كبير في نفس الوقت، حيث يكون صعبًا العثور على وتوظيف محترفين حقيقيين لا يخيبون أملك. إدارة مطعمك بكفاءة يعني إظهار لموظفيك أنك تحترم وقتهم وتقدر مواهبهم، لجعلهم متفاعلين ومواليين لوظيفتهم. يشكل نظام إدارة المطاعم الفعال جزءًا رئيسيًا من بناء بيئة إيجابية. لذا لا تهمل فريقك الحالي ولكن في الوقت نفسه، قم بتقييم كفاءتهم لتقرر حول تقوية الفريق بموظفين جدد أو تحفيز موظفيك الحاليين للعمل بشكل أفضل. باستخدام برنامج Shifton لإدارة المطاعم، يمكنك التحقق وتقييم كفاءة كل عامل باستخدام معلمات متعددة بما في ذلك ساعات العمل، العمل الزائد، مستويات رضا العملاء، إلخ.

إشعارات سريعة وتذكيرات

هل تريد من موظفيك تنفيذ واجباتهم بأفضل شكل؟ هل من المهم لهم التعامل مع المهام المتعددة التي تحددها؟ لا تترك حتى فرصة لفقدان شيء أو نسيان الواجبات. يمكن للتذكيرات الألية والتي يتم دمجها في برامج الجدولة للمطاعم تقليل الحضور الغائب أو المهام المفقودة بشكل كبير. فقط طوّر رسائل نصية للتنبيهات أو الإشعارات الفورية واضبط الإعدادات لإرسالها إلى الأجهزة المحمولة للموظفين في وقت محدد. ينطبق نفس الشيء على رسائل تنبيهية في حالة الطوارئ، أو إشعارات حول الأحداث الجماعية للمؤسسة أو الاجتماعات الجماعية المستقبلية إذا كنت تقيمها.

جمع البيانات واستخدامها بحكمة

في نهاية كل يوم، قم بتدوين ملاحظات حول كيف تعامل موظفوك مع الروتين اليومي، وما العيوب التي كانت حاسمة، وما العمل الذي استوجب المكافأة. يمكنك أيضًا تحليل كفاءة كل نوبة عمل لتحدد ما إذا كنت تعاني باستمرار من نقص أو زيادة في العمالة خلال نوبة معينة. كل هذه البيانات يمكن تتبعها بسهولة في نظام إدارة المطعم من Shifton. فقط خذها واستخدامها لتعديل جدول عملك وفقًا لذلك، وضع استراتيجيتك الإدارية وقدم تقريرًا عن النتائج لمالك المطعم.

تحسين الإنتاجية مع حلول التقنية العالية المدمجة في تطبيق Shifton لجدولة المطاعم

أدوات إدارة المطاعم تفيد فريقك بالكامل، من موظفي الاستقبال والنادلين إلى الطهاة. عندما تحافظ على كفاءة أعلى في العمليات وتبسيط الاتصالات باستخدام الحلول البرمجية، فإن هذا يؤدي إلى بيئة عمل خالية من القلق للجميع.

ما هي أنواع التقنيات التي تحرس مجال المطاعم؟ دعونا نعتبر ذلك.

برامج جدولة الموظفين

بمساعدة الأتمتة، يمكنك نسيان العمل المرهق مع جداول البيانات، الجداول، الجداول الورقية والخطط.

بدلاً من ذلك، يوفر لك برنامج جدولة موظفي المطعم القائم على تكنولوجيات السحاب، ولطفلك، ما يلي من الميزات:

• تطوير جدول زمني سريع بضغطة زر، المتاح في Shifton على شكل قوالب مريحة.
• توزيع سهل للمعلومات حول الجداول والتناوبات بين موظفيك.
• تعديلات وتغييرات مرنة في الجدول، يمكنك تقديمها عبر الإنترنت من أي جزء في العالم.
• سهولة تتبع ساعات العمل، العمل الإضافي، التناوبات المفقودة أو أيام الإجازة.

برامج إدارة المهام

ضبط المهام باستخدام برامج خاصة لإدارة الموظفين؟ هذا بالفعل أفضل طريقة للحفاظ على مطعمك يعمل بسلاسة. في Shifton، يمكنك إعداد قوائم مراجعة لكل عامل من الطهاة إلى النوادل والسيطرة على تنفيذها. من تنظيف السطح المسطح إلى إعادة تعبئة المعقمات، من السهل أن تضيع المهام في الزحمة.

هنا يأتي دور برمجيات إدارة المهام.

• إنها طريقة رائعة لتبسيط مهامك، مع قوائم مراجعة منفصلة لكل دور ونوبة.
• يسمح لك بتتبع إنتاجية فريقك.
• يساعد في تقليل العيوب والتحقق من الأشياء المفقودة أو المنسية. برامج إدارة المهام تحافظ على بيانات تاريخية للمهام المكتملة، لذا يمكنك مراجعتها والحصول على المعلومات التي تحتاجها.

أدوات الاتصالات للموظفين

عندما يتعلق الأمر باتصال الموظفين، الرسائل النصية والمكالمات الهاتفية هي القنوات الاتصالية الأكثر شيوعًا. ومع ذلك، فهي ليست جيدة للمطاعم حيث يبقى كل عامل في حركة مستمرة وليس لديهم الوقت للتحقق من الرسائل القصيرة أو الرد على المكالمات. الفكرة الأفضل هي تزويد موظفيك ببيئة مشتركة للتواصل معك ومع بعضهم البعض. بالنسبة لنظام إدارة المطعم، فإنه يكون مفيدًا للأسباب التالية:

• يمكنك الاتصال بكل موظف بسهولة.
• يمكنهم التواصل مع بعضهم البعض لتجنب سوء الفهم وضرب الأصدقاء.
• يمكنك تتبع العملية الكاملة للعمل بمجرد التحقق من المعلومات التي يشاركها موظفوك مع الآخرين. إذا حدث شيء خاطئ، فإنك من بين الأوائل الذين يعرفون عن ذلك.

يوفر Shifton أداة اتصالات آمنة تركز على العمل تتيح لك مشاركة الجداول الزمنية والإعلانات فورًا. كما يجعل من السهل على موظفيك طلب إجازات والتعامل مع مخاوف الرواتب مثل فقدان اللكمات.

المطاعم التي تحافظ على الوقت

برامج حفظ الوقت للمطاعم هي أداة يجب امتلاكها. باستخدام برامج تسجيل الوقت، يتسجل الموظفون دخولهم وخروجهم بضغطة زر. بالإضافة إلى ذلك، يتزامن البرنامج مباشرةً مع الرواتب لاحتساب الساعات التي تم العمل بها بشكل تلقائي.

يمكن أن يساعد برنامج تسجيل وقت المطعم أيضًا في منع التسجيلات المبكرة، مما يقلل من تكاليف العمالة. يحل المشكلة المتعلقة بأوقات الاستراحة المفروضة وأطوال النوبات. سيقوم البرنامج بسرعة بحساب ساعات العمل الإضافية والحفاظ على سجلات آمنة لساعات فريقك.

أتمتة الرواتب

استخدام برنامج إدارة الموظفين في المطاعم هو بديل ممتاز لتوظيف أخصائي في الرواتب أو تحميل قسم المحاسبة عبء إضافي لحساب الرواتب. بدلاً من ذلك، يمكنك تتبع جميع ساعات العمل وحساب الرواتب فوراً في Shifton. هذا يؤدي إلى أتمتة حسابات الأجور، ودفع الوقت الإضافي، وحجب الضرائب والمزايا. لا يوجد اعتماد على الحسابات اليدوية، لذا سيكون لديك أخطاء أقل في الرواتب وستقضي وقتاً أقل على الكمبيوتر.

نظرًا لأن كل نوع من البرامج التي أشرنا إليها مفيد، فإن الحصول على جميع هذه الوظائف في أداة واحدة هو نعمة من السماء. هذا ما تقدمه Shifton لمديري المطاعم. يتزامن برنامج الرواتب مباشرة مع ساعة الوقت وبرنامج الجدولة في Shifton، وتتحصل على بيئة موحدة لمعظم المهام والعمليات الإدارية.

ما هي فوائد برنامج إدارة المطاعم؟

الفوائد الأكثر أهمية لـ Shifton لأهداف إدارة المطاعم هي كما يلي:

• بيئة مشتركة للمديرين والموظفين للتواصل وتقديم الملاحظات الفورية.
• أداة تناسب الجميع تجمع بين ميزات برنامج إدارة الوقت وأدوات إدارة المهام وأدوات الموارد البشرية وجدول المناوبات وقناة التواصل.
• يوفر وصول متعدد المستويات قابل للتعديل إلى وظائفه، التي يمكن للمديرين والأفراد استخدامها على مستويات مختلفة.
• يقوم بالأتمتة لمعظم العمليات التي كان عليك أن تتذكرها أو توفرها يدوياً في السابق.

وبالتالي، باستخدام برنامج إدارة المطاعم، تقوم بتحسين عملية إدارة الأعمال بالكامل، وتزيل احتمالات الأخطاء والعيوب، وتدير فريقك بسهولة أكثر. النتائج جيدة لك كمدير، حيث تعمل بكفاءة وبدون عناء، وللفريق، حيث يمكن لأعضائه إرضاء عملائهم والحصول على مكافآت معقولة لجهودهم.