كيف يمكن لشيفتون تحسين عمليات المطاعم

التنظيم الكفء لسير العمل يعد أمراً حاسماً لنجاح عمل المطعم. يمكن أن يؤدي نقص الجداول الزمنية الفعالة للعمال إلى خفض مستوى خدمة العملاء وزيادة خطر مغادرة الموظفين.

تقترح هذه المقالة كيفية مساعدة تطبيق شيفتون لأصحاب المطاعم في تحسين كفاءة موظفيهم.

كيف يمكن تحسين إنتاجية موظفي المطاعم؟

لكي تكون دائماً على علم بما يجري في المطعم، قم بإعداد جداول عملك باستخدام تطبيق شيفتون عبر الإنترنت. بفضل هيكلته السهلة الاستخدام، يمكن استخدام هذا التطبيق لتتبع ساعات العمل في العديد من مؤسسات التموين. لدى مديري المطاعم وصول فوري إلى جميع المعلومات المتعلقة بالجداول الزمنية، تغييرات الموظفين، وأكثر من ذلك حيث يتم تخزين البيانات في مكان واحد.

الوحدات المتاحة في تطبيق شيفتون مصممة خصيصاً للمطاعم وتسمح بالتوزيع الذكي لأوقات العمل بين الموظفين، مع الأخذ في الاعتبار ساعات العمل الإضافية. توفر هذه الخيارات وقتاً كبيراً يتم قضاؤه عادة في إعداد الجداول والتعديلات الكثيرة، مما يؤثر بشكل مباشر على إنتاجية الموظفين.

علاوة على ذلك، يوفر شيفتون جميع الموظفين خيار اقتراح تغييرات في الجدول الزمني والحصول على إشعارات بكل التحديثات في جداول العمل. على سبيل المثال، إذا كانت هناك حاجة لاستبدال موظف مريض أو غائب، يتلقى زملاؤه الإشعارات المناسبة بنوبة العمل المفتوحة ويمكنهم توليها بسرعة. إذا لزم الأمر، يتم إرسال طلب تأكيد الاستبدال إلى المدير أو مشرف النوبة، مما يوفر السيطرة الكاملة على جميع العمليات المرتبطة بالجدول الزمني.

شيفتون هو أفضل تطبيق على الإنترنت لزيادة حافز الموظفين

عند إنشاء جدول زمني لمطعم، من الضروري أخذ عبء العمل في العطل وغيرها من التواريخ التي تكون فيها زيارات العملاء في ذروتها. يتيح لك تطبيق شيفتون عبر الإنترنت إنشاء جداول زمنية مع التناوب الأمثل للموظفين لأكثر النوبات ازدحامًا (على سبيل المثال، مساءات الجمعة أو العطل).

وفقاً لذلك، سيكون لكل موظف فرصة لكسب دخل إضافي من حين لآخر. يتيح لك هذا النهج في الجدولة قتل عصفورين بحجر واحد: الحفاظ على تركيز العمال ذوي الخبرة ومنح الجدد فرصة لإثبات أنفسهم.

من أجل إدارة المطعم بشكل فعال، يمكنك استخدام طرق أخرى لتحفيز الموظفين. على سبيل المثال، يعرض وحدة ‘المكافآت والعقوبات’ في شيفتون المعلومات ذات الصلة لمديري المطعم، ويمكن للموظفين التحقق من مقدار أرباحهم للشهر الحالي في حساباتهم. تتيح هذه الوعي لموظفي المطعم التحكم بشكل فعال في دخلهم.

تلخيص

يوفر تطبيق شيفتون عبر الإنترنت إدارة المطاعم بصورة كاملة لجدولة النوبات. يتيح شيفتون للمديرين تقليل الوقت المستغرق لإنشاء جداول عمل فعالة والتركيز على جوانب أخرى من إدارة العمل في المطعم.

تساعد وحدة شيفتون ‘تقارير معدل الأجر’ في حساب رواتب الموظفين بشكل صحيح وتتبع ساعات العمل الإضافية. تسجل وحدة ‘المكافآت والغرامات’ جميع المكافآت والغرامات. تعرض وحدة ‘الحضور’ الوقت الفعلي لبدء ونهاية الموظفين لنوبات عملهم واستراحاتهم وتلخيص هذه المعلومات للإحصائيات.

علاوة على ذلك، يستمع مطورو شيفتون دائماً إلى طلبات العملاء ويكونون على استعداد لتخصيص قدرات التطبيق لتلبية احتياجات عملك.

* جميع الصور الأصلية بإذن من مركز اتصال DialogMarket. يمكن العثور على مراجعة شيفتون من قِبل مؤسس Coffee Molly إيرينا أوسكوفا هنا.

كيف يمكن لـ Shifton تحسين أداء مركز الاتصال

يحتاج مديرو مراكز الاتصال إلى مراقبة سير العمل والتحكم في تنفيذ الخطة من قبل المشغلين يوميًا. واحدة من أهم مهامهم هي إنشاء والحفاظ على جداول مراكز الاتصال.

نظرًا لأن العملاء يمكن أن يكونوا موجودين في جميع أنحاء العالم، يجب أن يكون هناك دائمًا مشغلون في مركز الاتصال يعملون وفقًا للتوقيت المحلي للمشتركين. يجب على مديري مراكز الاتصال النظر في الجداول الزمنية للعمل وعدد المشغلين في كل وردية عند إنشاء جداولهم الشهرية. خلاف ذلك، ستكون الأخطاء في ساعات العمل، الورديات، وتوزيع الموظفين لا مفر منها.

كيف يعزز Shifton أداء مركز الاتصال

1. Shifton يدعم جميع أنواع الجداول

• يمكن للمشغلين العمل في ورديتين، 8 ساعات في اليوم، مع استراحة غداء ثابتة بعد أربع ساعات من بداية الوردية.
• يفترض هذا الشكل من الجدول أيضًا يوم عمل لمدة 8 ساعات مع وقت بدء ثابت لموظف مركز الاتصال.
• يمكن للمشغلين أخذ استراحة لتناول الغداء وطلب استراحات في أي وقت خلال يوم عملهم.
• يمكن للمشغلين العمل في ورديات لمدة 4/8 ساعات، يحددون بداية يوم عملهم ويأخذون استراحات خلال الورديات.

هذا النوع من جدول العمل لا يقلل فقط من تكلفة موظفي مركز الاتصال بنسبة تقارب 25% ولكن أيضًا يحسن الإنتاجية بشكل كبير. يمكن لـ Shifton التعامل مع جميع هذه الأنواع من جداول العمل، مما يدعم أوقات بدء مرنة، طلبات للاستراحات، والإجازات. مع Shifton، يمكن لمديري مراكز الاتصال إنشاء جداول لأي عدد من الأقسام والموظفين.

2. Shifton يساعد في الحفاظ على جدول العمل

يجب أن يتم تكوين جدول مركز الاتصال بحيث لا تعطل الاستراحات، فترات الغداء، الاجتماعات، والأحداث الأخرى سير العمل. بعد الإعداد الأولي، سيقوم Shifton تلقائيًا بجدولة جداولك بحيث لا تتداخل استراحات المشغلين. بينما يأخذ عدة مشغلين استراحة، يستمر الآخرون في العمل. لذلك، يساعد استخدام تطبيق Shifton في القضاء على التوقفات والحفاظ على هيكل الجدول.

3. Shifton يسمح بتحديثات الجدول الفورية

إذا لم يشعر موظفو مركز الاتصال ببعض الحرية، فقد يفقدون الاهتمام بالعمل بمرور الوقت. مع Shifton، يمكن للمديرين توزيع الورديات بحيث يعمل المشغلون أياماً أقل في الأسبوع ولكن بساعات كاملة. بالإضافة إلى ذلك، إذا لزم الأمر (مثلًا، خلال فترات الإغلاق)، يمكن للموظفين أن يكون لديهم أوقات بدء وانتهاء مرنة للورديات وحتى العمل من المنزل في أيام معينة أو بدوام كامل.

4. Shifton يتتبع ويقيم أداء مركز الاتصال

تحليل الإحصائيات في نظام إدارة علاقات العملاء ضروري للجدولة الصحيحة في مركز الاتصال. يقدم Shifton أدوات تقارير قوية تعرض إحصائيات أداء مركز الاتصال من زوايا مختلفة. وحدات قابلة للتخصيص لا تكتفي فقط بعرض البيانات في التقارير، ولكن تتيح أيضًا التوقعات بشأن التكاليف، الساعات، وأكثر، مما يساعد في تحسين عمليات الشركة.

5. Shifton يدعم التكامل مع البرامج الأخرى

بغض النظر عن البرنامج الذي تستخدمه لإدارة الموظفين، المحاسبة، وتتبع العمل، يبسط Shifton حياتك. يقدم تطبيق Shifton قدرات دمج مع العديد من البرامج الشهيرة لتحسين سير العمل، تبادل البيانات، وتوفير الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات للتكاملات المختلفة. وبما أن Shifton يتكامل مع البرامج الأخرى (مثل Quickbooks)، يحصل الإدارة على إمكانية الوصول إلى جميع التقارير الضرورية – الخاصة بساعات العمل، الورديات، الرواتب، الغرامات، والمكافآت.

تبحث عن تكاملات أو ميزات جديدة؟ أخبرنا عن احتياجاتك وسيقدم Shifton لك حلاً مناسبًا.

مع Shifton، يمكن لمدير مركز الاتصال إنشاء جداول فعالة لأي عدد من الأقسام والموظفين ببضعة نقرات فقط. تتيح الميزات والتكاملات المتوفرة في Shifton لك استخدام هذا التطبيق كبرنامج وحيد لإكمال وتتبع المهام اليومية في مركز الاتصال.

*جميع الصور الأصلية بإذن من مركز اتصال DialogMarket. يمكن العثور على مراجعة Shifton من قبل المدير التنفيذي لـ DialogMarket هنا.

نقدم لاهتمامكم مراجعة حقيقية أخرى من أحد عملائنا الأوائل – مركز الاتصال ديالوج ماركت.

Shifton: مرحبًا! رجاءً أخبرنا عن خصوصيات شركتكم.

ألينا: مرحبًا! اسمي ألينا بيشيخونوفا، وأنا رئيسة مركز الاتصال الخارجي ديالوج ماركت، الموجود في كروبيفنيتسكي، أوكرانيا. يركز مركز اتصالنا على توفير خدمات الخط الساخن ودعم العملاء. تعد السمة الفريدة لديالوج ماركت هي قدرتنا على إطلاق الشركات الناشئة بسرعة وزيادة عدد المشغلين في الورديات بإشعار يوم واحد فقط.

Shifton: ما هي مسؤولياتك اليومية؟

ألينا: تشمل مهامي الرئيسية كمديرة توفير الدعم الفوري للعملاء والاستجابة لطلباتهم وطلباتهم. كما أقوم بالتحكم في عدد الأشخاص في كل وردية وأكون مسؤولة عن التوزيع الذكي للورديات بين المشغلين، اعتمادًا على فترات الذروة في كل مشروع. يتطلب العمل 24/7 طوال أيام العام وضع جداول بحكمة وفعالية، خاصة مع زيادة حجم المشروع.

Shifton: ما هي التحديات الأكثر شيوعًا التي تواجهها في إدارة مركز الاتصال؟

ألينا: عند إدارة مشروع يضم 40-50 شخصًا، واجهنا تحديات في إنشاء جداول تناسب عملائنا وموظفينا. الآن، تخيل تطوير جداول أسبوعية أو شهرية فعالة لـ 300 شخص! إذا مرض شخص ما، أو غادر، أو تمكن من العمل فقط في ساعات أو أيام معينة، فإن ذلك يعطل كل شيء. إنه كمنزل من الكروت – إذا خرج موظف واحد، يجب إعادة بناء كل شيء من البداية!

Shifton: كيف بدأت مع Shifton؟

ألينا: اخترنا Shifton بعد تقييم عشرات من خيارات الجدولة. جعلتم حياتنا أسهل بكثير.

Shifton: ما الميزات التي تعتبرها الأكثر فائدة في Shifton للعمليات اليومية؟

ألينا: الموظفون يقدرون بشدة ميزة تبديل الورديات، والأهم من ذلك، يتم الآن تجميع الجداول بنقرات قليلة فقط! كما لا توجد لدينا مشاكل في تتبع الإجازات المرضية والعطلات.

Shifton: كيف تغير سير العمل في ديالوج ماركت بعد بدء استخدام Shifton؟

ألينا: أسعى دائمًا لإنشاء نظام حساب رواتب مفهوم للموظفين. يجعل Shifton هذا أسهل بكثير. يسمح لي نظام التقارير المتعلقة بالرواتب بالحفاظ على الشفافية في محاسبة الرواتب في ديالوج ماركت. يمكن لكل موظف في مركز الاتصال معرفة مقدار ما كسبه في شهر معين ويمكنه التخطيط لمصاريفه مسبقًا.

Shifton: هل ستوصي Shifton لمراكز الاتصال الأخرى؟

ألينا: بالطبع نعم! هذا التطبيق مفيد بشكل متساوي لمراكز الاتصال الخارجية الكبيرة والصغيرة وكذلك للأعمال الأخرى.

تحية لمشتركينا ولكل من وصل إلى صفحة شركة Shifton بالصدفة. اليوم نقدم مقابلة مع أحد عملائنا – مالك سلسلة كافيهات، الذي كان يستخدم خدمة Shifton عبر الإنترنت لفترة طويلة.

Shifton: مرحبًا. دعنا نتعرف!

إيرينا: مرحبًا! اسمي إيرينا أوسكوفا، أنا أملك وأدير سلسلة مقاهي كوفي مولي في نيجني نوفغورود (روسيا).

Shifton: أخبرنا المزيد عن عملك.

إيرينا: بحلول بداية عام 2021، كان لدى الشركة أكثر من 20 نادلًا بدرجات مختلفة من الاحتراف. بدأت كوفي مولي العمل في المدينة منذ عام 2014، تطورت لتقديم مفهوم المقاهي للموظفين. اليوم، هناك سبعة مقاهي في نيجني نوفغورود بإجمالي مبيعات تصل إلى 25 مليون روبل سنويًا.

Shifton: لماذا قررت الشراكة مع Shifton؟

إيرينا: تتميز السوق بأفراد شباب بين موظفينا، لذا فإنهم غالبا ما يغيرون وظائفهم. بالنسبة لغالبية الموظفين، هذه أول وظيفة لهم. لذا فإن العمل مع الموظفين يستغرق وقتا طويلة ويتضمن اختيار المرشحين، التدريب، الإرشاد والتطوير المهني.

كان واضحًا لي منذ فترة طويلة أن هذه العملية يجب أن تُعتبر بسهولة، حيث أن النقطة الأساسية هي الحفاظ على «العمود الفقري» الرئيسي للنُدُل – 5-6 أشخاص. إنهم يساعدون القادمين الجدد على التكيف بسرعة وسهولة.

كل هذه الأنشطة النشطة تؤثر على جدول العمل يوميًا، لذا يجب مراقبته على الفور، وفي حالة حدوث تغييرات، يجب على الجميع أن يتم إبلاغهم فورًا.

Shifton: كيف تعاملت مع هذه المشاكل من قبل؟

إيرينا: سابقًا، كنا نرسل التحديثات في دردشة عامة، وأحيانًا كان علينا الاتصال بالموظفين شخصيًا للتأكد من أنهم على علم بالتغييرات. ولكن كلما فتحنا المزيد من المقاهي، كلما احتجنا إلى أتمتة الروتين بأكمله.

Shifton: هل تحتاج شركتك إلى خدمة جدولة عبر الإنترنت تلقائية؟

إيرينا: بالطبع، كل من يتابع الاتجاهات يعلم أن سوق خدمات الطعام يتكيف بشكل متزايد مع تقنيات تكنولوجيا المعلومات. العمل على الجداول هو روتين يومي للمشرف والبارستات الكبيرة. كجزء من الجدولة، عليهم أن يأخذوا بعين الاعتبار تفضيلات الموظفين (المسائل الشخصية، الوظيفة الثانية، إلخ)، كفاءة النادل في مقهى معين وخصائص اليوم (عطلة نهاية الأسبوع أو يوم العمل). بالإضافة إلى ذلك، نحتاج إلى تنظيم التدريب للقادمين الجدد، إجراء جرد أو تنظيف عام، العثور على شهادة للمريض، أو تقسيم النوبة بين موظفين. وبالطبع، يجب أن نأخذ بعين الاعتبار جميع التأخيرات المحتملة والعمل الإضافي.

لقد قمنا بأتمتة هذه العملية منذ فترة طويلة، ولكن نمو الشركة استمر، وأردت شيئًا أكثر من مجرد برنامج يحدد جداول العمل. كنت أبحث عن مطورين شركاء يقومون بتطوير البرنامج ليعمل كدفع رواتب لكل موظف. كان هناك المزيد من الأفكار…

Shifton: هل تحقق توقعاتك مع توسع التعاون مع Shifton؟

إيرينا: نعم، أنا أشعر بالرضا التام عنه! بصراحة، عندما وجدت Shifton بالصدفة استغرق الأمر مني بعض الوقت لإدراك مدى مرونة هذا المنتج.

في مرحلة الاختبار، طرحت العديد من الأسئلة حول ما سيتم تنفيذه وماذا تقدم Shifton من وظائف، لكي يكون الموظفون في كل دقيقة من الوقت واثقين من جدول عملهم ويعرفون مسبقًا المبلغ الذي سيتلقونه في نهاية كل شهر. أردت أن تتم عملية دفع الرواتب بدون تأخير، وأن تُجرى في وضع الوقت الحقيقي وتكون متاحة للشخص على هاتفه الذكي في أي لحظة، وليس فقط في يوم الدفع.

Shifton: هل تمكنت من تحقيق طلباتك؟ ما مدى رضاك عن الدعم من مطوري Shifton؟

إيرينا: تم تلبية جميع طلباتي، كما أدركت أن البرنامج يمكن تحديثه بشكل أكبر وفقاً لاحتياجاتنا. تواصلت عن كثب مع المطورين لمدة 6 أشهر وأخبرتهم بما نحب وما نتوقع رؤيته. قمنا بتطبيق البرنامج بسرعة وأدركنا على الفور أننا نريد استخدامه أكثر فأكثر وتخصيصه لاحتياجاتنا.

Shifton: هل نجحتم حتى الآن؟

إيرينا: تمكنا من تحقيق النقاط التالية: قمنا بأتمتة الجدول لكل موظف مع الأخذ في الاعتبار تفضيلاتهم، قمنا بتعيين النادلين للفروع، وضبطنا حساب المكافآت والغرامات. كما أزلنا الأخطاء في حسابات الرواتب عندما لم يتم أخذ بعض النوبات في الاعتبار أو تم دفعها مرتين. قمنا أيضًا بتركيب التطبيق على هواتف جميع الموظفين حيث يتلقون فورًا الإشعارات على التحديثات والرواتب. وقللنا الوقت المستغرق في الجدولة بعشرة مرات، وقللنا معدل الدوران، حيث يرى الموظفون نوباتهم / رواتبهم ويمكنهم التأثير عليها، لذا بشكل عام قمنا بتحسين عملية تخطيط الوقت لجميع الموظفين.

Shifton: بالتأكيد لديك اقتراحات أخرى بشأن تخصيص أداة Shifton؟

إيرينا: نعم، بالطبع. نحن ننتظر واجهة أكثر سهولة لإجراء التعديلات في الجداول. الآن لا يمكن تغيير كل التفاصيل، ولضبط معايير معينة تحتاج إلى إنشاء كل شيء من جديد. نحن ننتظر إعدادات أكثر مرونة في تقارير الرواتب للفترات العامة وخيار ترك التعليقات على العمل. أما بالنسبة لوظائف الخدمة، نحتاج إلى خيار للموظفين لترك التعليقات وإعداد تقارير عن المهام المنجزة في التطبيق. وأنا مهتمة أيضًا بالحساب التلقائي للعمولات استنادًا إلى مؤشرات المبيعات أو تحقيق مؤشرات الأداء الرئيسية والمزيد من الإعدادات المرنة لواجهة التطبيق لراحة الموظفين: ماذا يتم عرضه على الشاشة الرئيسية، ما الإشعارات التي يتم إرسالها، وعلى ماذا يتم التقرير.

Shifton: شكرًا لك على ردك المفصل والمعلومات القيمة، إيرينا. هل يمكنك أن توصي بخدمة Shifton عبر الإنترنت لأصحاب الشركات الآخرين؟

إيرينا: أوصي بالفعل بالأداة لعملائي، الذين أساعدهم في إطلاق مقاهيهم، لأن Shifton يساعد في توفير المال، وهو سهل الاستخدام ويحبها موظفينا. قبل أن أبدأ في استخدام Shifton، أجريت اختبارات شاملة لأكثر من 10 تطبيقات وبرامج مختلفة. في الوقت الذي وجدت فيه Shifton، كنت قد اتفقت مع مطور كان مستعدًا لإنشاء برنامج مماثل لنا. و Shifton حل تمامًا جميع مشاكلي مع الجداول وأتمتة الرواتب.

قام مطورو خدمة Shifton بإضافة ميزة تسمح بفصل موظفي الشركة. يمكن القيام بذلك على صفحة الموظفين. لفصل الموظف وحذفه من قائمة موظفي الشركة، يجب النقر على أيقونة «فصل» التي تأخذ شكل «x» صفراء.

عند فصل موظف، يجب تحديد التاريخ الذي لن يكون لديه فيه الوصول إلى الشركة. اعتبارًا من التاريخ المحدد، لن يتمكن الموظف من دخول حسابه من أي جهاز. مع العلم أن النظام سيحتفظ بجميع المعلومات حول الموظف المفصول.

في البداية، يبدو أنه لا يوجد شيء أسهل من إنشاء جدول عمل للموظفين. كل ما عليك فعله هو إدخال أسماء موظفيك في مستند إكسل، وتعيين بضعة معايير ومتغيرات، والضغط على Enter. في الواقع، الأمور مختلفة قليلاً. إعداد جداول العمل اليومية، خصوصًا جداول العمل بالنوبات، لأي شكل من أشكال المؤسسات يكون مهمة شاقة ومسؤولة تقع على عاتق المحاسبين أو متخصصي الموارد البشرية.

ما الأهداف التي يمكنك تحقيقها من خلال جدول عمل الموظفين المُعد بشكل صحيح؟

• تنظيم ساعات عمل الموظفين في المؤسسة

• ضمان تنفيذ بعض الالتزامات العملية من قبل العمال

• حساب دخل الشركة بشكل صحيح

• تحديد متوسط رواتب العمال الفرديين والكلية للمؤسسة

• وبالطبع، الجدول الزمني المُعد بشكل صحيح يعني تقليل الأخطاء التي يرتكبها المحاسبون عند حساب الرواتب والإجازات

كثير من الشركات لا تستطيع تقديم خدماتها بنجاح أو حتى الوجود من الأساس بدون جدول عمل بنظام النوبات. محلات البقالة، الفنادق، المستشفيات، خدمات الإنقاذ، إدارات الشرطة ومصانع الحلويات – قائمة المؤسسات التي تعتمد عليه قد تطول إلى ما لا نهاية، ولكن لا يعرف الكثير من الناس أي صعوبات يواجهها مديري الموارد البشرية عند إعداد جداول العمل بنظام النوبات. خلال هذه العملية، يجب على خبراء الموارد البشرية إعادة النظر في جميع التفاصيل في الحساب بما في ذلك الإجازات، إجازات المرض، العطلات الرسمية، العمل الإضافي والعديد من المكونات الأخرى. ناهيك عن أنه يمكن أن يحدث حدث غير متوقع بعد الموافقة على الجدول الزمني، وسيضطر مدير الموارد البشرية إلى البدء في إعداد الجدول مرة أخرى من الصفر.

العمل على جداول العمل اليومية باستخدام Shifton

Shifton هو خدمة مثالية لجدولة الموظفين عبر الإنترنت بسرعة وسهولة ولديها العديد من المزايا. تم إنشاءها لتسهيل العمل على المدراء التنفيذيين، المحاسبين ومديري الموارد البشرية. هنا بعض الميزات التي تقدمها الخدمة:

• لا تحتاج إلى إدارة عملية العمل بنفسك. تفويض الحق في إنشاء وتحرير الجداول الزمنية للعمل لمسؤولي الشركة؛

• ستساعدك خدمة Shifton على إنشاء جدول عمل بنظام النوبات لعدد غير محدود من الموظفين للاستفادة القصوى من الجداول الزمنية للعمل؛

• تتيح ميزات Shifton تعديل جداول العمل مع مراعاة بيانات مثل عدد النوبات، الموظفين، وأيام العمل؛

• أثناء إنشاء وتحرير جداول العمل، ستتمكن من السماح بتبادل النوبات بين المستخدمين بإشراف الإدارة أو بدونه؛

• عندما تحدث أشياء غير متوقعة، ستتمكن من إجراء تعديلات سريعة على الجدول الزمني.

• إذا كنت تستخدم Shifton، سيتم إعلامك بالتغييرات في الجداول الزمنية والأحداث الجديدة في الشركة.

يوفر خدمة Shifton دعمًا فنيًا مجانيًا متاحًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. يمكنك الاتصال بمشغلينا في أي وقت تحتاج إليه والحصول على إجابات لأي أسئلة قد تكون لديك. جزء آخر مهم من الخدمة هو أن Shifton يتيح إنشاء جداول عمل لكل من المؤسسات الصغيرة والشركات الكبيرة التي تضم آلاف العمال.

تتم تحديث Shifton بانتظام وتحاول مواكبة العصر. يجب عليك أيضًا تحسين نفسك. توقف عن إضاعة الوقت في جدولة الموظفين يدويًا عندما يتوفر لديك خدمة مريحة وعالية الجودة تم تصميمها خصيصًا لتوفير وقتك في العمل.

غالبًا ما نواجه مفهوم التخطيط في حياتنا اليومية. مرة في السنة نخطط بعناية ودقة لرحلاتنا، وأحيانًا أقل نفكر في تغيير مكان العمل أو الاحتفال بالذكرى السنوية وأيام الزواج. بالطبع، يكاد جميعنا يخطط لكيفية إنفاق الميزانية الشهرية وكيفية توزيع أموال الأسرة. لسوء الحظ، ينسى العديد من مالكي الأعمال والموظفين في المناصب العليا ضرورة التوقع للطلب على العمالة. وما هو أكثر إثارة للاهتمام هو أن هناك رؤساء تنفيذيين لا يستعينون بمديري الموارد البشرية المحترفين. يقومون بإجراء المقابلات وإدارة الموظفين بأنفسهم. هذه المقالة ستحاول توضيح ما هو التوقع للطلب على العمالة وتثبت أن هذه هي جزء ضروري وحاسم في إدارة أي شركة.

نفهم جميعًا أنه من الأصعب تحقيق النجاح بدون فريق مؤهل من الموظفين مقارنة بفريق من الخبراء. لهذا السبب يجب على الرئيس التنفيذي أو مدير الموارد البشرية تقييم الطلب على العمالة بشكل صحيح، واختيار أنسب طرق الحساب وإيجاد مصادر لتلبية هذا الطلب قبل البحث عن موظفين جدد. ولكن قبل أن نصل إلى ذلك، يجب أن نبدأ بالأساسيات ونفهم ما يعنيه توقع الطلب على العمالة.

التوقع للطلب على العمالة هو جزء من عملية التخطيط الأوسع للقوى العاملة. هدفه الرئيسي هو وضع قائمة بالوظائف والخبراء الضروريين الذين يمكن أن يصبحوا حيويين في تنمية عمل الشركة وتحقيق الأهداف والمعالم في المستقبل القريب.

أهداف تخطيط القوى العاملة:

• توفير الشركة بالموظفين اللازمين مع إبقاء التكاليف الزمنية والمالية منخفضة؛

• الإبقاء على تزويد العمل بعمال ملائمين ومحترفين في أقصر وقت ممكن؛

• يمكن أن يسمح التوقع للطلب على العمالة بتقليص قطاعات القوى العاملة غير الضرورية أو يحقق أمثلية لعملهم

• التخطيط الصحيح وتوزيع الموظفين يحافظان على الاستخدام السليم والفعال للغاية لموارد أي موظف، بناءً على مهاراته ومعرفته وقدراته.

العوامل التي يجب أخذها بالاعتبار لتخطيط القوى العاملة بشكل صحيح:

• ما هي الحالة المالية في شركتك وما هي الحالة العامة للاقتصاد الحالي؟؛

• إعادة تنظيم القوى العاملة (خطط لتقليص العمالة أو تسريحهم أو نقلهم إلى مناصب جديدة. من الضروري أيضًا النظر في حالات التقاعد والإجازات الأمومية)؛

• تحليل وفهم الوضع في سوق العمل وبين منافسيك هو نقطة حاسمة أخرى؛

• مستوى الرواتب في الشركة؛

• من المحتمل أن يكون أحد أهم العوامل هو وجود خطط وأهداف استراتيجية للشركة.

معرفة المرحلة الحالية من تطوير شركتك يجب أن تكون واحدة من العوامل التي يجب أن تكون على دراية بها عند التوقع للطلب على العمالة. في معظم الحالات، يمكن تحقيق التخطيط الفعال خلال فترات النمو النشط وفي وقت تأسيس المؤسسة.

قبل أن تتعامل مع التوقع للطلب على القوى العاملة، من المهم أيضًا أن تفهم أن هذه عملية من الإجراءات والقرارات المتتالية المدروسة التي لها أهداف واضحة أمامها. الهدف الرئيسي للتخطيط يكمن في الفكرة أن أي مؤسسة أو دليل شركة ناجحة يجب أن تقوم بتوظيف وتوظيف موظفين مؤهلين بشكل عادل في جميع المناصب حتى يمكن تنفيذ العمل بجودة وفعالية عالية.

أنواع التوقع للطلب على القوى العاملة:

• التخطيط الاستراتيجي أو طويل الأمد؛

• التخطيط التكتيكي (الوضعي).

عند وضع الخطط الاستراتيجية، من الضروري وضع برنامج يهدف إلى اكتشاف الموظفين المحتملين الذين قد تحتاجهم الشركة في المستقبل. تتطلب هذه العملية أيضًا إنشاء برنامج تطوير استراتيجي للموارد البشرية يقوم بتقييم ضرورة هذه الموارد على المدى الطويل.

يتطلب التخطيط التكتيكي تحليلًا دقيقًا للطلب في تنظيم الموظفين خلال فترة معينة يحددها الرئيس التنفيذي. على سبيل المثال، قد يشمل هذا فترة شهر أو ربع سنة أو سنة. وتعتمد هذه الضرورة على عدة عوامل: معدل دوران الموظفين في فترة معينة، عدد التقاعدات، الإجازات الأمومية بالإضافة إلى تخفيضات الموظفين.

فترات تخطيط القوى العاملة

• التخطيط القصير المدى — التخطيط لمدة تصل إلى سنتين؛

• التخطيط المتوسط المدى — استراتيجية لمدة 2 إلى 5 سنوات؛

• التخطيط الطويل المدى — وضع خطط للسنوات الخمس المقبلة وما بعدها.

لذلك دعونا نتخيل للحظة أنك رئيس جديد للشركة أو خبير موارد بشرية. ما الذي يجب أن تبدأ به أولًا من حيث التوقع للطلب على القوى العاملة؟

أولًا، يجب عليك جمع معلومات حول النتائج والمعالم التي يتعين على الشركة تحقيقها في الربع القادم أو السنة. إذا كنت خبيرًا في الموارد البشرية، احصل على هذه المعلومات من رؤساءك. ثم ادرس جميع الأهداف والمهام والخطط قصيرة وطويلة المدى للمؤسسة.

في معظم الحالات، سيساعدك المحاسبون ومديرو الأقسام على اتخاذ القرار بشأن المؤسسة التي تعمل بها وخططها، سواء كنت تعمل في الموارد البشرية أو تدير المكان.

الأشياء المطلوبة للتخطيط الناجح:

• أولًا، يجب عليك دراسة بيانات الموظفين بعناية. ستحتاج إلى الحصول على ملفات الأرشفة الشخصية وتوزيع الاستبيانات، بالإضافة إلى جمع المعلومات المتعلقة بمهارات وقدرات العمال غير المرتبطة بالعمل المنجز في المؤسسة؛

• جدول زمني للعمل أو جدول لجميع موظفي الشركة؛

• بيانات عن نسبة دوران الموظفين في مختلف المناصب عبر الأقسام.

في هذه المرحلة، يتم إجراء تحليل شامل للطلب على القوى العاملة في الشركة لمختلف المناصب لفترة زمنية معينة. حيث يتم الإجابة على عدد كبير من الأسئلة التي تعتبر أساسية للعملية التخطيطية: كم عدد الموظفين الذين يجب تعيينهم، مدى تأهيلهم، والأهم من ذلك، متى سيكون من الضروري أن يشغل الموظفون مواقع معينة.

خلال هذه العملية، تتخذ أيضًا قرارًا بشأن ما إذا كان يجب عليك إدخال الموارد البشرية الداخلية أو إذا كان إعادة تأهيل الموظفين الحاليين سيكون قرارًا ماليًا أكثر حكمة.

لا يهم إذا كنت رئيسًا تنفيذيًا أو محترفًا في الموارد البشرية. تذكر أن أي عملية يجب أن تكون متسلسلة، بناءً على قرارات مدروسة ونهج منهجي. بمجرد أن تبدأ في أخذ الوظيفة التي كرست لها حياتك كلها على نحو أكثر جدية، ستكون قادرًا على التعامل مع أي مهمة، حتى تلك المعقدة مثل تخطيط القوى العاملة، بسهولة وحماس وعزم.

في الجزء السابق من هذه المقالة، تحدثنا عن جزء فقط من مهارات القيادة التي يجب أن يمتلكها أي مدير عالي المستوى جيد. هذا الجزء سيتناول سمات الشخصية مثل حس الفكاهة الجيد والفضول والقدرة على التفاوض وتفويض السلطة. فلنبدأ.

القدرة على التفاوض

في البداية، يبدو أنه لا يوجد شيء صعب في التفاوض وإجراء محادثات العمل. يجتمع الناس، يتحدثون، يشربون القهوة، يتفاخرون ويوقعون أكوام من الأوراق. هكذا تُرى المفاوضات النموذجية من قبل الموظف الغيور العادي. يعرف القليل من الناس أن إجراء المفاوضات هو أحد مهارات القيادة الرئيسية. يتم مناقشة القضايا الأكثر أهمية، ويتم توقيع الصفقات ذات الملايين، وتُتخذ القرارات الأكثر أهمية خلال هذه المحادثات والاجتماعات التجارية. لهذا السبب يجب ألا نستخف بقيمة مهارات التفاوض السليمة. بالمناسبة، هناك وفرة من الكتب في هذا الموضوع، مع اجتماعات وتدريبات تُعقد سنويًا وشهريًا مخصصة لهذه المهارة المهمة. لا تتردد في زيارة هذه الاجتماعات وقراءة بعض الكتب في الموضوع. ثم حتى في أشد المفاوضات تطلباً وصخباً ستسير كما لو كانت بالسلاسة.

الفضول

الفضول هو سمة قيادة مهمة أخرى للرئيس المحترف. إذا كنت تريد لشركتك النمو، يجب عليك أن تكون فضولياً بمعنى الكلمة الإيجابي. لا نقول إنه يجب أن تكون مهتمًا بمظاهر الحياة الشخصية لموظفيك، أو فضوليًا حول من يواعد من وأين قضى أحدهم إجازته. نحن نتحدث عن نوع آخر من الفضول، وحتى حالة التطلع. من المهم عندما تصبح مديرًا أن لا تفقد شرارتك وفضولك، وأن تكون مهتمًا بمعرفة التكنولوجيا الجديدة في صناعتك، وحضور المؤتمرات، وتبادل الخبرات مع الزملاء والمضي قدمًا.

القدرة على تفويض السلطة

عند العمل في وظيفة عادية، تعتاد على تنفيذ جميع المهام بنفسك. إذا كنت ترغب في أن تصبح رئيسًا لشركة وتتعلم كيفية إدارة الموظفين بفعالية، يجب عليك أن تتعلم كيفية تفويض السلطة. لا يقتصر الأمر على توفير الوقت فحسب، بل سيمكنك أيضًا من ضبط سير عمل الشركة، حيث سيكون لدى جميع الموظفين شيء ليفعلوه، وسيشعرون بالتقدير والمطالبة. يشعر الكثير من الناس بالخوف من توزيع المهام بين الموظفين أو إعطاء مهام مهمة لأحدهم. افهم أنه إذا قمت بذلك بشكل صحيح، فإن الإدارة أو الشركة التي تديرها ستعمل كوحدة واحدة.

القدرة على تحديد الأهداف وتحقيقها

يعلم أي مخرج متمرس أنه يجب عليه صياغة المهام بشكل صحيح ومتابعتها. إذا كنت تدير الأعمال بشكل عشوائي وتتخذ قرارات غير منطقية بشكل عشوائي، فلن ينتج عن ذلك شيء جيد. يجب على المدير الذي يمتلك مهارات قيادية رائعة أن يكون متوازنًا وهادئًا وقادرًا على صياغة أهدافه الخاصة وأهداف الشركة بشكل واضح. عندها سيعتبره الموظفون قائدًا وسيعملون أيضًا على تحقيق الهدف المشترك. يجب أن تكون الأهداف واضحة وسهلة الفهم ومحددة بشكل صحيح. على سبيل المثال، يبدو الهدف في أن نصبح الأفضل في صناعتنا غامضًا. من غير الواضح أيضًا لماذا يجب على الناس السعي لتحقيقه. إذا حددت هدفًا لموظفيك يبدو شيئًا مثل “في العام المقبل، يجب أن يكون دخلنا ضعف دخل السنة السابقة”، فسوف يفهمون ما يجب عليهم فعله وسيعملون للوصول إلى النتيجة المرجوة. ومع ذلك، عندما تحدد هدفًا ماليًا لموظفيك، لا تنسَ مكافأتهم عند تحقيقه.

حس فكاهة جيد

حس الفكاهة هو سمة قيادية قيمة أخرى تميز المدير الناجح. مع ذلك، هذه السمة تحتوي على خصوصية واحدة – لا يمكنك تعلمها. أنت إما ولدت بحس فكاهة جيد أو لم تولد. بشكل أكثر جدية، نود أن نذكر أن العثور على مدير شركة بحس فكاهة جيد يعد نادرًا. أنت محظوظ جدًا إذا كنت برفقة جميع الصفات المذكورة أعلاه، وتتمكن أيضًا من إلقاء النكات الذكية وفهم النكات التي يرويها الآخرون. يجب أن نعترف بأن حس الفكاهة يساعدنا في المواقف الأكثر تعقيدًا ويبدو أن لا حل لها، والتي ستواجهها بلا شك بغض النظر عن المنصب الذي تشغله.

نظرة إيجابية على الحياة

العيش في العالم الحديث يجعل من الصعب الحفاظ على نظرة إيجابية على الحياة والعالم بشكل عام. إذا كنت ترغب في أن تصبح مدير شركة ناجحًا حقًا، يجب أن تنظر إلى الأشياء بأكثر الطرق إيجابية ممكنة. عليك أن تدرك أنك رئيس شركة وأن مزاجك أو رأيك أو نظرتك للحياة تؤثر على مزاج جميع موظفيك. في كل مرة تأتي للعمل، تخيل أنك قبطان سفينة ضخمة. إذا كنت تنين السلبية، ستصبح متوترًا ومرتبكًا، وستغرق سفينتك أو سيهرب جميع البحارة والمهندسين بينما تكون بمفردك في بحر الأعمال المليء بالتحديات. إذا كنت لا تريد حدوث ذلك، حاول البحث عن السعادة في الأشياء الصغيرة ورؤية الأفضل في العالم وعملك.

مهارات الإلهام

لقد احتفظنا بمهارة القيادة الرئيسية، التي بدونها لا يوجد جدوى من الموافقة على العمل في منصب رفيع كحلويات. إذا لم تكن مستلهمًا من العمل الذي كرست له حياتك اليومية، فلن تتمكن من إلهام الموظفين لتحقيق انتصارات جديدة. يجب على أي مدير من الدرجة الأولى أن يعرف كيف يلهم الناس ويمنحهم الأمل ويحفزهم ويكشف عن إمكاناتهم. يمكن إتقان هذه المهارة بسهولة إذا كنت مغرمًا حقًا بعملك أو شغوفًا بأعمالك. إذا كنت غير ملهم بنفسك، فمن الصعب تحفيز الشعور المعاكس في شخص آخر. لهذا السبب ننصح بالبحث عن العمل الذي تحبه أو الذي يزعجك على الأقل بدرجة أقل ويوفر دخلاً جيدًا.

إذا قمت بإتقان كل هذه المهارات، فإن الطريق إلى الترقي سيكون سهلاً. اسعَ، تعلم، تجرأ ودائمًا قم بتحسين نفسك!