วิธีจัดตารางพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ: 16 ขั้นตอนที่ควรทำตาม

การสร้างตารางการทำงานที่มีประสิทธิภาพสำหรับพนักงานมีความสำคัญในการรักษาผลผลิต ความเท่าเทียม และตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ ตารางพนักงานที่จัดระเบียบอย่างดีช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่นในขณะที่สมดุลระหว่างความพร้อมใช้งานของพนักงาน ความต้องการ และภาระงาน อย่างไรก็ตาม การจัดตารางพนักงานอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายโดยเฉพาะเมื่อเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย การแลกเปลี่ยนเวร และกฎหมายแรงงาน คู่มือนี้ประกอบด้วย 16 ขั้นตอนในการปรับปรุงกระบวนการจัดตารางพนักงานของคุณ ครอบคลุมเทคนิคการจัดตารางพนักงานที่จำเป็นเพื่อจัดตารางพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความขัดแย้งในการจัดตาราง และเพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจโดยอัตโนมัติ

สิ่งที่คุณควรรู้และดำเนินการในความกำหนดตารางการทำงาน

เครื่องมือกำหนดตารางการทำงาน เช่น Shifton ช่วยให้ผู้จัดการสามารถกำหนดตารางงานโดยอัตโนมัติและกำจัดการวางแผนเวรงานด้วยมือ ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลและหัวหน้าทีมเคยใช้เวลาเป็นจำนวนมากในการจัดการตารางพนักงาน โดยคำนึงถึงคำขอหยุดงานและความชอบในการทำเวร ตอนนี้โซลูชั่นการทำธุรกิจอัตโนมัติทำให้การทำงานเหล่านี้ราบรื่นขึ้น อนุญาตให้ผู้จัดการมุ่งเน้นเรื่องความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน การฝึกสอนการปฏิบัติงาน และการพัฒนาบุคลากร การใช้งานเทคโนโลยีกำหนดตารางงานอย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องเข้าใจองค์ประกอบที่สำคัญในการกำหนดพนักงานและการบริหารการทำเวรงานอัตโนมัติ ต่อไปนี้คือสิ่งสำคัญที่ควรรู้ 5 รายการเมื่อดิจิไทซ์กระบวนการกำหนดตารางพนักงานของคุณ

1. การจัดการเวลาและงานที่ดีกว่า

ด้วยเครื่องมืออัตโนมัติต่าง ๆ ผู้จัดการสามารถจัดตารางพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในขณะเดียวกันก็จัดการงานและโครงการภายในระบบเดียวกัน ความรวมกันนี้ช่วยให้บริษัทปรับปรุงการจัดการเวลาเพิ่มผลิตภาพ และการทำงานร่วมกันในทีมโดยการทำให้พนักงานรู้ว่าต้องทำอะไรในเวลาที่กำหนด ตารางพนักงานที่มีโครงสร้างที่ดีควรรวมถึงการมอบหมายงานต่าง ๆ การแจกจ่ายงาน และกำหนดเวลาของโครงการ เพื่อให้การดำเนินงานเดินหน้าต่อไปได้อย่างราบรื่น Shifton ซึ่งเป็นการแก้ไขปัญหาด้านการกำหนดตารางงานที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้บริษัทสามารถสร้างตารางสำหรับพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและยังสามารถมอบหมายรายการตรวจสอบและงานต่าง ๆ เพื่อเพิ่มคุณภาพของบริการและประสิทธิภาพการดำเนินงาน

2. การทำงานอัตโนมัติและปัญญาประดิษฐ์

ข้อได้เปรียบที่สำคัญของตัวจับเวลาอัตโนมัติของพนักงาน คือการใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) กับระบบการทำงานอัตโนมัติ ด้วยมีบริษัท62% วางแผนที่จะใช้งานหรือใช้งานแล้วในที่ทำงาน เห็นได้ชัดว่าการแก้ไขปัญหาการกำหนดตารางอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI จะยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นสำหรับผู้จัดการ วิธีการกำหนดตารางพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้การทำงานอัตโนมัติ:

• ป้อนรายละเอียดพนักงาน ความยาวของเวร และความพร้อมใช้งานในระบบ
• ให้ซอฟต์แวร์กำหนดตารางงานที่เหมาะสม
• ระบบปรับเปลี่ยนเวรโดยอัตโนมัติตามคำขอวันหยุดและความต้องการของพนักงาน
• ลดความขัดแย้งในการจัดตารางด้วยการอัพเดตแบบเรียลไทม์และคำแนะนำอัตโนมัติ

การใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับธุรกิจช่วยให้การจัดตารางและการจัดการพนักงานง่ายขึ้น โดยลดความจำเป็นในการปรับแต่งด้วยมือและการเปลี่ยนแปลงเวรในนาทีสุดท้าย

3. การติดตามเวลาแบบคลาวด์

ผู้จัดการทรัพยากรมนุษย์ประมาณ 44% พึ่งพาเครื่องมืออัตโนมัติของบุคลากรที่เป็นแบบคลาวด์ในการติดตามตารางและการเข้าประจำงานของพนักงาน เทคนิคการกำหนดตารางพนักงานที่ทันสมัยรวมถึงการเข้าสู่ระบบแบบคลาวด์ ช่วยให้พนักงานสามารถเข้างานและออกงานจากที่ใดก็ได้ ฟีเจอร์นี้มีความสำคัญสำหรับโมเดลการทำงานแบบไฮบริด ทีมทางไกล และธุรกิจที่ดำเนินงานในหลายสถานที่ สำหรับบริษัทที่ต้องการการเช็คอินที่ไซต์ทำงาน เครื่องมือการกำหนดตารางงานหลายรายการมีการยืนยัน GPS และการเข้าใช้งานตาม IP เพื่อให้แน่ใจว่าการติดตามเวลาทำงานของพนักงานมีความถูกต้อง คุณลักษณะการติดตามเวลาแบบดิจิทัลนี้ช่วยเพิ่มความรับผิดชอบและลดข้อผิดพลาดของเงินเดือน พร้อมทั้งยังเสนอยืดหยุ่นมากขึ้นสำหรับพนักงาน

4. การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการกำหนดตาราง

ตารางการทำงานที่มีประสิทธิภาพควรถูกขับเคลื่อนด้วยข้อมูล โซลูชั่นการกำหนดตารางดิจิทัลมอบแดชบอร์ดการวิเคราะห์เรียลไทม์ มอบข้อมูลเชิงลึกใน:

• การเข้าประจำงานของพนักงานและความสอดคล้องกับกำหนดการเวร
• ชั่วโมงการทำงานทั้งหมดต่อรอบเวลา
• มาสาย การทำงานล่วงเวลา และแนวโน้มผลิตภาพ
• อัตราการเสร็จสิ้นงานต่อเวร

โดยการใช้การวิเคราะห์ข้อมูลในการกำหนดตารางพนักงาน ธุรกิจสามารถระบุประสิทธิภาพที่มีปัญหา ปรับปรุงการตัดสินใจในการจัดการพนักงาน และเพิ่มการติดตามประสิทธิภาพ ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ช่วยให้ผู้จัดการปรับปรุงตารางพนักงานให้เหมาะสมกับต้นทุนแรงงานที่สัมพันธ์กับความต้องการของการดำเนินงาน ในขณะที่ยังคงรักษาความผลิตภาพของบุคลากร

5. การคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ

ข้อได้เปรียบใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของการทำธุรกิจอัตโนมัติในเรื่องการกำหนดตารางและการจัดการพนักงานคือกระบวนการจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติ แทนที่จะติดตามชั่วโมงการทำงานและคำนวณค่าจ้างด้วยมือตนเอง กระบวนการกำหนดตารางพนักงานสมัยใหม่รวมฟังก์ชันการจ่ายเงินเดือนเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อให้การคำนวณเงินเดือนง่ายขึ้น ประโยชน์หลักของการทำงานอัตโนมัติในการประมวลผลเงินเดือน:

• ติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานและใช้คำนวนตามอัตราเงินเดือนที่ตั้งไว้ล่วงหน้า
• สร้างรายงานเงินเดือนอัตโนมัติตามเวลาที่ทำงานจริง
• ลดข้อผิดพลาดเงินเดือนโดยการขจัดการป้อนข้อมูลด้วยมือ
• รวมเข้ากับระบบการบัญชีและการเงินเพื่อกระบวนการเงินเดือนที่ราบรื่น

ด้วยระบบการกำหนดตารางและการเงินเดือนอัตโนมัติ ทีม HR สามารถประหยัดเวลาอย่างมากในขณะเดียวกันยังรับประกันการจ่ายเงินเดือนที่ถูกต้องและตรงเวลา

16 ขั้นตอนในการปรับปรุงการกำหนดตารางพนักงานของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดสิ่งที่ทีมของคุณต้องทำ

ก่อนที่คุณจะทำตารางสำหรับพนักงาน ให้ระบุความรับผิดชอบหลักและงานที่ต้องทำให้ครอบคลุม พิจารณา:

• บริการหรืองานใดที่ต้องเสร็จในแต่ละวัน?
• พนักงานคนใดที่เหมาะสมกับบทบาทเฉพาะ?
• มีชั่วโมงที่พีคที่ต้องการการสนับสนุนจากพนักงานเพิ่มเติมหรือไม่?

การเข้าใจการแจกจ่ายภาระงานช่วยให้การกำหนดตารางพนักงานสอดคล้องกับความต้องการในการดำเนินงานและรับรองว่างานจะเสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 2: ดูว่าคุณยุ่งที่สุด (และเงียบที่สุด) เมื่อไหร่

วิเคราะห์ข้อมูลประสิทธิภาพที่ผ่านมาเพื่อกำหนดช่วงเวลาที่คุณยิ่งวุ่นวายและช่วงที่เงียบที่สุดของธุรกิจ ใช้ข้อมูลเชิงลึกจาก:

• รายงานการขายและการเข้าออกของลูกค้า
• ข้อมูลการโทรเข้า (สำหรับทีมสนับสนุนลูกค้า)
• แนวโน้มตามฤดูและความผันแปรของความต้องการ

โดยการจัดตารางพนักงานให้ตรงกับความต้องการที่แท้จริง ธุรกิจสามารถปรับปรุงค่าแรงงานและรับประกันการสนับสนุนที่เพียงพอในช่วงเวลาที่พีคโดยหลีกเลี่ยงการว่างพนักงานมากเกินไปในช่วงเวลาที่เงียบ

ขั้นตอนที่ 3: ทำนายระดับกิจกรรมในอนาคต

การทำนายภาระงานช่วยให้ผู้จัดการสามารถกำหนดตารางพนักงานอย่างยุติธรรมและมีประสิทธิภาพ พิจารณา:

• โปรโมชั่นหรือเหตุการณ์ธุรกิจที่กำลังจะมาถึง
• ช่วงเทศกาลหรือการขอลาพักร้อน
• แนวโน้มตลาดที่อาจส่งผลกระทบต่อความต้องการของลูกค้า

โดยการคาดการณ์ความต้องการในอนาคต ผู้จัดการสามารถวางแผนการทำงานของพนักงานได้เชิงรุก ป้องกันการขาดแคลนพนักงานในนาทีสุดท้ายและให้แน่ใจว่าตารางการทำงานมีประสิทธิภาพสำหรับพนักงาน

ขั้นตอนที่ 4: พิจารณาความต้องการของพนักงาน

ตารางเวลาของพนักงานควรพิจารณาทั้งความต้องการของธุรกิจและความชอบของพนักงาน พนักงานที่รู้สึกว่าความต้องการของพวกเขาได้รับการยอมรับมักจะมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมและมีประสิทธิภาพ เมื่อสร้างตารางเวลาสำหรับพนักงานควรพิจารณา:

• ความพร้อมใช้งานและการขอลาหยุด
• การพิจารณาสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว
• ระดับทักษะและบทบาทงาน

ตารางเวลาที่มีความยุติธรรมและสมดุลช่วยเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน ลดการเบิร์นเอาต์และการลางานโดยไม่จำเป็น

ขั้นตอนที่ 5: เลือกวิธีการจัดตารางเวลาของคุณ

การเลือกวิธีจัดตารางเวลาของพนักงานที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับรูปแบบธุรกิจ โครงสร้างแรงงาน และความต้องการปฏิบัติการ มีเทคนิคการจัดตารางเวลาของพนักงานหลายรูปแบบให้พิจารณา:

• การทำงานประจำ - พนักงานทำงานเวลาเดิมทุกวัน (เช่น 9.00 น. – 17.00 น.) เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีภาระงานที่มั่นคง
• การหมุนเวียนกะ - พนักงานสลับระหว่างกะต่างๆ (เช้า บ่าย ดึก) ซึ่งพบบ่อยในสุขภาพ การขายปลีก และการบริการโรงแรม
• การแบ่งกะ - พนักงานทำงานสองช่วงเวลาต่อวัน (เช่น 8.00 น. – 12.00 น. จากนั้น 16.00 น. – 20.00 น.) มีประโยชน์สำหรับธุรกิจที่มีความต้องการเปลี่ยนแปลง
• การจัดตารางเวลาพร้อมเรียก - พนักงานยังคงพร้อมสำหรับงานถ้าจำเป็น มักใช้ในด้านสุขภาพและบริการฉุกเฉิน
• การจัดตารางเวลาที่มีความยืดหยุ่น - พนักงานเลือกเวลาทำงานตามภาระงานและความต้องการของธุรกิจ เหมาะสำหรับทีมทำงานจากระยะไกลและอุตสาหกรรมสร้างสรรค์

การเลือกกระบวนการจัดตารางเวลาพนักงานที่ถูกต้องช่วยให้ธุรกิจประหยัดค่าใช้จ่ายแรงงานไปพร้อมๆ กับการจัดตารางเวลาพนักงานที่มีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 6: ปรับแต่งตารางเวลาตามช่วงเวลาที่มีงานยุ่ง

เพื่อเพิ่มผลผลิตสูงสุด ควรวางตารางพนักงานตามช่วงเวลาที่คับคั่งและช่วงที่เงียบ ธุรกิจควร:

• กำหนดพนักงานเพิ่มเติมในช่วงเวลาที่คับคั่งเพื่อเพิ่มคุณภาพการบริการ
• ลดจำนวนพนักงานในช่วงเวลาที่เงียบเพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายแรงงานที่ไม่จำเป็น
• ใช้ข้อมูลในอดีตเพื่อทำนายการเปลี่ยนแปลงความต้องการและปรับกะตามนั้น

การใช้ข้อมูลอย่างเป็นระบบในการจัดตารางเวลาพนักงานเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ช่วยให้วางแผนการใช้ทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม ช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 7: ลดการเปลี่ยนแปลงตารางเวลาทันทีทันใด

การเปลี่ยนแปลงตารางเวลาโดยคาดไม่ถึงจะรบกวนสายงานและทำให้พนักงานรู้สึกหงุดหงิด เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงทันที:

• กระตุ้นให้พนักงานส่งคำขอลาหยุดล่วงหน้า
• กำหนดเส้นตายสำหรับการสลับกะและต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการ
• มีพนักงานสำรองสำหรับเมื่อมีความต้องการใช้งานเร่งด่วน
• ใช้ซอฟต์แวร์การจัดตารางเพื่อปรับเปลี่ยนในนาทีสุดท้ายอัตโนมัติ

โดยการลดความขัดแย้งในตารางเวลา ธุรกิจจะรักษาเสถียรภาพของการจัดตารางพนักงานและเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน

ขั้นตอนที่ 8: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย

ตารางการทำงานของพนักงานควรเข้าถึงได้ง่าย เพื่อลดความสับสนและความผิดพลาดในการสื่อสาร เพื่อเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึง:

• แบ่งปันตารางเวลาผ่านทางพอร์ทัลออนไลน์หรือแอพมือถือ
• โพสต์ตารางการทำงานที่พิมพ์ไว้ในห้องพักหรือพื้นที่สาธารณะ
• แจ้งเตือนพนักงานเกี่ยวกับการอัปเดตตารางเวลาแบบทันท่วงทีเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด

การสื่อสารอย่างชัดเจนช่วยให้พนักงานรับรู้เกี่ยวกับตารางการทำงานของตน ลดปัญหาการขาดงานและความผิดพลาดในตารางเวลา

ขั้นตอนที่ 9: การสร้างสมดุลความต้องการของธุรกิจและพนักงาน

การจัดการตารางงานอย่างมีประสิทธิภาพต้องสมดุลระหว่างความต้องการของธุรกิจและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน ในขณะที่ธุรกิจต้องรักษาความผลิตและความสามารถทำกำไรไว้ พวกเขาควรพิจารณาความชอบของพนักงานเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมและการรักษาพนักงาน กลยุทธ์ในการสร้างสมดุลความต้องการของธุรกิจและพนักงาน:

• เสนอตารางเวลาที่มีความยืดหยุ่นเมื่อเป็นไปได้เพื่อรองรับภารกิจส่วนตัว
• หมุนเวียนกะอย่างยุติธรรมเพื่อป้องกันการแบกภาระที่เกินควรของพนักงานบางคน
• นำกฎการขอลาหยุดหรือเปลี่ยนกะมาใช้ให้ชัดเจน
• ส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดเผยระหว่างผู้จัดการและพนักงานเกี่ยวกับข้อกังวลในการจัดตารางเวลา

ตารางเวลาที่สมดุลดีช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจของพนักงาน ลดอัตราหมุนเวียนพนักงาน และสร้างแรงงานที่มีความกระตือรือร้นมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 10: ตระหนักถึงเหตุการณ์และปัจจัยที่มีผลต่อกำหนดการ

ปัจจัยภายนอกบางประการมีผลต่อการปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดตารางเวลาพนักงานที่ต้องให้ธุรกิจมีการปรับตัว ปัจจัยทั่วไปที่มีผลต่อกำหนดการ:

• วันหยุดราชการและความต้องการตามฤดูกาล – ธุรกิจต้องเตรียมตัวสำหรับภาระงานที่เพิ่มขึ้นหรือความพร้อมใช้งานของพนักงานที่ลดลง
• สภาพอากาศ – งานกลางแจ้งอาจล่าช้าเนื่องจากการรบกวนจากสภาพอากาศ
• แนวโน้มอุตสาหกรรม – การเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจหรือความต้องการของลูกค้าอาจมีผลต่อความต้องการพนักงาน
• เหตุฉุกเฉินที่ไม่คาดคิด – การลาหยุดของพนักงานเนื่องจากเจ็บป่วยหรือเหตุฉุกเฉินในครอบครัวต้องการแผนการสำรอง

การติดตามปัจจัยเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจปรับตารางเวลาทำงานของพนักงานได้อย่างรอบคอบ ป้องกันการขาดแคลนหรือการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 11: แจกจ่ายตารางไปยังพนักงาน

เมื่อกำหนดการพนักงานได้รับการยืนยันแล้ว ธุรกิจต้องทำให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนได้รับตรงเวลา แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการแจกจ่ายตารางเวลา:

• ส่งตารางล่วงหน้าเพื่อให้พนักงานมีเวลาในการวางแผน
• ใช้แพลตฟอร์มจัดตารางออนไลน์เพื่ออัปเดตและเข้าถึงได้ง่าย
• โพสต์สำเนาทางกายภาพในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันเพื่ออ้างอิง
• อนุญาตให้พนักงานรับทราบการรับเพื่อยืนยันว่าพวกเขาได้เห็นกะของตนแล้ว

การทำให้ตารางเวลาสามารถเข้าถึงได้ง่ายช่วยจัดการตารางเวลาของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความสับสนและความเข้าใจผิด

ขั้นตอนที่ 12: จัดตั้งกลยุทธ์การสื่อสารในทีม

กลยุทธ์การสื่อสารที่แข็งแกร่งช่วยให้พนักงานได้รับข้อมูลและมีส่วนร่วมกับการอัปเดตตารางเวลา วิธีการปรับปรุงการสื่อสารในทีม:

• ใช้แอปจัดตารางส่งการแจ้งเตือนกะอัตโนมัติ
• สร้างกลุ่มสนทนาเฉพาะสำหรับการแลกเปลี่ยนหรืออัปเดตกะ
• ส่งเสริมการตอบกลับเพื่อระบุข้อกังวลเกี่ยวกับตารางเวลาเสียแต่เนิ่นๆ
• จัดประชุมปกติเพื่อหารือเกี่ยวกับความท้าทายและแนวทางการจัดพนักงาน

การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดตารางเวลาและป้องกันความสับสนและข้อขัดแย้งในนาทีสุดท้าย

ขั้นตอนที่ 13: ประเมินตารางเวลาและกระบวนการของคุณเป็นระยะ

ควรทบทวนกระบวนการจัดตารางเวลาพนักงานเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่ายังคงมีประสิทธิภาพ ธุรกิจควรวิเคราะห์เมตริกประสิทธิภาพหลักเพื่อพิจารณาว่ากลยุทธ์การจัดตารางเวลาของพวกเขาตรงตามความต้องการด้านการปฏิบัติการและพนักงานหรือไม่ วิธีประเมินกระบวนการจัดตารางเวลาของคุณ:

• ติดตามการเข้าร่วมและความตรงต่อเวลา – ระบุรูปแบบของการขาดงานหรือการมาทำงานสาย
• ตรวจสอบการกระจายงาน – ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากะมีการแบ่งที่สมดุลในหมู่พนักงาน
• รวบรวมข้อเสนอแนะจากพนักงาน – สอบถามพนักงานเกี่ยวกับความท้าทายและการปรับปรุงตารางเวลา
• ประเมินความพึงพอใจของลูกค้า – ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระดับการจัดพนักงานสอดคล้องกับคุณภาพการบริการลูกค้า

โดยการทบทวนและปรับเปลี่ยนตารางเวลาเป็นระยะ ธุรกิจสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและความพึงพอใจของพนักงาน ทำให้การจัดตารางเวลาสามารถปรับตัวได้ตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลง

ขั้นตอนที่ 14: ตรวจสอบและปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น

แม้การจัดตารางเวลาการทำงานที่วางแผนมาอย่างดีสำหรับพนักงานยังคงต้องการการปรับเปลี่ยนตามกาลเวลา ธุรกิจควรคงความยืดหยุ่นและตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการตรวจสอบและปรับตารางเวลา:

• ใช้ซอฟต์แวร์จัดตารางเพื่อติดตามชั่วโมงการทำงานและการครอบคลุมกะของพนักงานแบบเรียลไทม์
• จัดการปัญหาการขาดแคลนพนักงานอย่างรวดเร็วโดยการเพิ่มพนักงานเพิ่มเติมเมื่อจำเป็น
• ปรับการจัดกะตามผลการทำงานของพนักงานและความต้องการงาน
• มุ่งมั่นแก้ไขความขัดแย้งก่อนจะบานปลาย

การตรวจสอบเป็นประจำช่วยให้จัดตารางพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพพร้อมทั้งให้ผู้จัดการสามารถตัดสินใจบนพื้นฐานข้อมูลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพตารางพนักงาน

ขั้นตอนที่ 15: ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

ธุรกิจต้องปฏิบัติตามกฎหมายและข้อกำหนดเกี่ยวกับแรงงานเมื่อสร้างตารางเวลาของพนักงานเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงทางกฎหมาย ข้อควรพิจารณาที่สำคัญในการปฏิบัติตาม:

• ช่วงพักขั้นต่ำ – ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับเวลาพักระหว่างเวลากะที่เพียงพอ
• ระเบียบการทำงานล่วงเวลา – ติดตามชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาและชดเชยให้พนักงานตามนั้น
• กฎหมายการจัดตารางที่เป็นธรรม – บางพื้นที่ต้องการการแจ้งล่วงหน้าสำหรับการเปลี่ยนแปลงกะ
• ข้อจำกัดชั่วโมงการทำงาน – อุตสาหกรรมบางประเภทมีข้อจำกัดในการทำงานสูงสุด

การเข้าใจและปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดตารางเวลาพนักงานคุ้มครองธุรกิจจากโทษและการดำเนินคดีทางกฎหมายในขณะเดียวกันก็รับประกันเงื่อนไขการทำงานที่เป็นธรรม

ขั้นตอนที่ 16: ใช้ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลา

การใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับธุรกิจช่วยให้กระบวนการจัดตารางเวลาพนักงานง่ายขึ้น ลดภาระงานทางการบริหารและเพิ่มความแม่นยำ แอปจัดตารางเวลาช่วยให้ธุรกิจ:

• กำหนดกะอัตโนมัติตามความพร้อมในการทำงานและภาระงานของพนักงาน
• ให้การอัปเดตตารางเวลาตามเวลาจริงแก่พนักงาน
• อนุญาตให้พนักงานขอลาหรือเลือกกะได้แบบดิจิทัล
• สร้างรายงานเกี่ยวกับต้นทุนแรงงาน การเข้าร่วม และประสิทธิภาพ

โดยการนำอัตโนมัติของพนักงานมาใช้ ธุรกิจสามารถประหยัดเวลา ลดความขัดแย้งในการจัดตารางเวลา และรับรองว่าพนักงานได้รับตารางเวลาทำงานที่เป็นธรรมและมีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์จัดตารางเวลาสำหรับพนักงานคืออะไร?

การลงทุนในซอฟต์แวร์จัดตารางเวลามอบวิธีการที่มีโครงสร้างและมีประสิทธิภาพในการจัดตารางพนักงาน ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงการจัดการกำลังคน ต่อต่อไปนี้เป็นประโยชน์หลักของการใช้ระบบอัตโนมัติในที่ทำงานสำหรับการจัดตารางเวลา

1. ทำให้การจัดตารางมีความราบรื่น

การจัดตารางด้วยมือใช้เวลามากและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดของมนุษย์ ซอฟต์แวร์การจัดตารางช่วยให้ธุรกิจจัดทำตารางเวลาสำหรับพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยการ:

• อัตโนมัติกระบวนการสร้างและปรับกะ
• ลดความเสี่ยงของการจองพนักงานซ้ำซ้อน
• อนุญาตให้ผู้จัดการอัปเดตตารางเวลาอย่างง่ายดายในเวลาจริง
• ให้เทมเพลตสำหรับรูปแบบการจัดตารางซ้ำ

การใช้ระบบอัตโนมัติในธุรกิจ ผู้จัดการสามารถจัดตารางพนักงานได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ รับรองการดำเนินงานที่ราบรื่น

2. พัฒนาการสื่อสาร

ตารางเวลาพนักงานควรเข้าถึงได้ง่ายสำหรับสมาชิกทุกคนในทีม ซอฟต์แวร์จัดตารางเวลาช่วยเพิ่มการสื่อสารโดย:

• การส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติเกี่ยวกับการมอบหมายและการเปลี่ยนกะ
• จัดให้มีแพลตฟอร์มที่พนักงานสามารถดูตารางการทำงานได้
• เปิดโอกาสให้ผู้จัดการและพนักงานสามารถสื่อสารโดยตรงเพื่อแลกเปลี่ยนกะกันได้

ด้วยการสื่อสารที่ดีขึ้น พนักงานจะได้รับข้อมูลเสมอและมีส่วนร่วม ทำให้ลดความสับสนเกี่ยวกับตารางการทำงานของพวกเขา

3. ลดความขัดแย้งในการจัดตาราง

ความขัดแย้งเกิดขึ้นเมื่อพนักงานหลายคนร้องขอวันหยุดหรือกะเดียวกัน ซอฟต์แวร์จัดตารางเวลาป้องกันปัญหาเหล่านี้โดย:

• การเน้นปัญหาการจัดตารางศักยภาพก่อนที่จะเกิดขึ้น
• อนุญาตให้พนักงานส่งคำขอความพร้อมและการหยุดงานแบบดิจิทัล
• เสนอการแก้ไขความขัดแย้งอัตโนมัติเพื่อปรับการจัดกะตามความจำเป็น

สิ่งนี้ช่วยให้มีการจัดกะที่เป็นธรรมและการกระจายงานที่สมดุล ซึ่งนำไปสู่ความพึงพอใจของพนักงานที่สูงขึ้น

4. ปรับปรุงประสิทธิภาพ

ตารางเวลาพนักงานที่จัดระเบียบอย่างดีช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพโดยการมั่นใจว่ามีพนักงานที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม ซอฟต์แวร์จัดตารางช่วยโดย:

• ปรับกะให้สอดคล้องกับความต้องการธุรกิจและชั่วโมงการทำงานสูงสุด
• ติดตามประสิทธิภาพและแนวโน้มการเข้าทำงานของพนักงาน
• ขจัดข้อผิดพลาดในการจัดตารางด้วยมือที่ก่อให้เกิดการชะลอตัวทางปฏิบัติการ

ด้วยการจัดตารางพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ ธุรกิจสามารถเพิ่มผลผลิตและลดต้นทุนแรงงาน

5. ขยายการเติบโตทางธุรกิจ

เมื่อธุรกิจขยายตัว การจัดการตารางพนักงานด้วยมือกลายเป็นสิ่งที่ไม่ยั่งยืน การทำงานอัตโนมัติของแรงงานช่วยขยายการปฏิบัติงานโดย:

• จัดการทีมขนาดใหญ่และหลายสถานที่อย่างมีประสิทธิภาพ
• รวมเข้ากับซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนและ HR เพื่อปรับปรุงการจัดการแรงงาน
• อนุญาตโครงสร้างกะยืดหยุ่นเพื่อรองรับการเติบโตของธุรกิจ

ด้วยวิธีที่ดีที่สุดในการจัดตารางกะพนักงาน ธุรกิจสามารถขยายงานพร้อมคงการจัดตารางพนักงานที่มีประสิทธิภาพ

การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดตารางด้วย Shifton

Shifton เป็นโซลูชันการจัดตารางพนักงานที่ทรงพลัง ออกแบบมาเพื่อช่วยธุรกิจในการจัดการตารางพนักงาน เพิ่มประสิทธิภาพการวางแผนกะ และปรับกระบวนการแรงงานให้เป็นอัตโนมัติ ไม่ว่าคุณจะต้องการจัดตารางพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความขัดแย้ง หรือปรับปรุงการมองเห็นกะ Shifton มีเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการอัตโนมัติและการจัดการตารางพนักงาน

คุณสมบัติเด่นของ Shifton สำหรับการจัดตารางพนักงาน

• การจัดตารางการทำงานอัตโนมัติ – สร้างตารางการทำงานที่มีประสิทธิภาพสำหรับพนักงานในแค่ไม่กี่คลิก
• การติดตามความพร้อมใช้งานของพนักงาน – ป้องกันการขัดแย้งในการจัดตารางด้วยการจับคู่กะกับความพร้อมใช้งานของพนักงาน
• การอัปเดตตารางแบบเรียลไทม์ – แจ้งพนักงานทันทีเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงหรือการอัปเดตกะ
• การแลกเปลี่ยนกะและการจัดการการหยุดงาน – อนุญาตให้พนักงานแลกกะและร้องขอการหยุดงานได้แบบดิจิทัล
• การรวมบัญชีเงินเดือนและการติดตามเวลา – ซิงค์ชั่วโมงการทำงานกับระบบบัญชีเงินเดือนเพื่อการประมวลผลเงินเดือนที่แม่นยำ
• การจัดตารางหลายสถานที่ – จัดการตารางพนักงานข้ามสาขาหรือสถานที่ต่าง ๆ

วิธีที่ Shifton ช่วยธุรกิจในการจัดตารางพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ

Shifton ถูกออกแบบมาเพื่อทำให้กระบวนการจัดตารางพนักงานง่ายขึ้น เพื่อให้ธุรกิจสามารถ:

• จัดทำตารางสำหรับพนักงานอย่างรวดเร็วและแม่นยำ
• ลดการเปลี่ยนแปลงนาทีสุดท้าย และมั่นใจว่ามีการเปิดกะที่เชื่อถือได้
• เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานโดยให้การจัดตารางที่เป็นธรรมและโปร่งใส
• ประหยัดเวลาจากการจัดตารางแบบแมนนวลและมุ่งเน้นไปที่การเติบโตของธุรกิจ
• มั่นใจการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานผ่านกฎการจัดตารางอัตโนมัติ

ทำไมต้องเลือก Shifton สำหรับการสร้างงานอัตโนมัติ?

อินเทอร์เฟซที่เข้าใจง่ายและเครื่องมืออัตโนมัติของ Shifton ทำให้เป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการจัดตารางการเปลี่ยนกะพนักงานสำหรับธุรกิจทุกขนาด โดยการใช้ Shifton บริษัทสามารถ:

• ลดข้อผิดพลาดในการจัดตารางด้วยการทำงานอัตโนมัติในการมอบหมายการเปลี่ยนกะ
• เพิ่มประสิทธิภาพโดยการจัดระดับตารางการทำงานกับความต้องการของธุรกิจ
• เพิ่มความยืดหยุ่นให้กับพนักงานขณะที่มั่นใจในความต่อเนื่องในการปฏิบัติงาน

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดตารางพนักงานของ Shifton ธุรกิจสามารถจัดการตารางพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความขัดแย้งและเพิ่มประสิทธิภาพการวางแผนกะสำหรับความสำเร็จระยะยาว

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับการจัดตารางพนักงาน

การจัดตารางพนักงานที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาประสิทธิผล มั่นใจในการกระจายงานที่เป็นธรรม และเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานทางธุรกิจ ด้วยการทำตาม 16 ขั้นตอนเหล่านี้ ธุรกิจสามารถจัดตารางพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความขัดแย้งและเพิ่มความพึงพอใจของแรงงาน ข้อสรุปที่สำคัญ:

• วางแผนล่วงหน้าโดยการวิเคราะห์ความต้องการธุรกิจ ชั่วโมงพีค และความพร้อมของพนักงาน
• ใช้การจัดตารางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเพื่อให้ตรงกับระดับพนักงานกับความต้องการ
• มั่นใจความเป็นธรรมโดยพิจารณาความต้องการของพนักงานและข้อกำหนดทางกฎหมาย
• ปรับปรุงการสื่อสารด้วยการทำให้ตารางงานสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย
• ใช้ซอฟต์แวร์จัดตารางเช่น Shifton เพื่อทำการวางแผนกะให้เป็นอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพ

การจัดตารางการทำงานที่มีโครงสร้างดีสำหรับพนักงานไม่เพียงแค่เกิดประโยชน์ต่อธุรกิจเท่านั้น แต่ยังเพิ่มการมีส่วนร่วมและการคงอยู่ของพนักงานด้วย การลงทุนในระบบอัตโนมัติในการจัดการแรงงานสามารถทำให้บริษัทดำเนินการได้อย่างลื่นไหลและมุ่งเน้นการเติบโตแทนที่จะเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการ ด้วยเทคนิคและเครื่องมือในการจัดตารางสำหรับพนักงานที่เหมาะสม ธุรกิจสามารถประหยัดเวลา ลดค่าใช้จ่าย และสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เริ่มปรับปรุงการจัดตารางงานของคุณวันนี้และสร้างแรงงานที่เข้มแข็งและมีประสิทธิภาพมากขึ้น!