หน้าหลัก / บล็อก / วิธีประหยัดเวลาและเงินด้วยการจัดตารางอัตโนมัติสำหรับพนักงาน

วิธีประหยัดเวลาและเงินด้วยการจัดตารางอัตโนมัติสำหรับพนักงาน

Maximize efficiency and savings with ShiftOns smart time and money management solutions.

เขียนโดย

ดาเรีย โอเลชโก

เผยแพร่วันที่

11 ก.ย. 2024

เวลาอ่าน

3 - 5 นาที อ่าน

ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาอัตโนมัติสามารถทำให้การจัดการตารางเวลาดำเนินงานของพนักงานเป็นเรื่องที่ซับซ้อนและใช้เวลาน้อยลงไม่ว่าธุรกิจของคุณจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ การสร้างและจัดการตารางเวลาด้วยตนเองมักจะเต็มไปด้วยความไม่มีประสิทธิภาพ ข้อผิดพลาด และต้นทุนแรงงานที่เพิ่มขึ้น ในอุตสาหกรรมที่การเปลี่ยนกะของพนักงานมีความสำคัญต่อการดำเนินการ เช่น การดูแลสุขภาพ การค้าปลีก และการบริการ ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาด้วยตนเองอาจทำให้เกิดความวุ่นวายอย่างรุนแรงด้วยการเพิ่มขึ้นของซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาอัตโนมัติ บริษัทต่างๆ ตอนนี้มีเครื่องมือที่ทรงพลังในการจัดการ ด้วยการนำโปรแกรมสร้างตารางเวลาอัตโนมัติมาใช้ ธุรกิจสามารถปรับเปรียบการจัดการพนักงาน ประหยัดเวลา และลดค่าใช้จ่าย เทคโนโลยีนี้ไม่ได้จำกัดไว้สำหรับองค์กรขนาดใหญ่แล้ว ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางก็นำมาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดตารางเวลาของพวกเขา

ทำไมการจัดตารางเวลาอัตโนมัติถึงสำคัญ

การจัดการพนักงานไปมากกว่าการมอบหมายงานให้พนักงาน มันต้องการความเข้าใจรายละเอียดเกี่ยวกับความพร้อมของพนักงานแต่ละคน ทักษะ และความชอบ รวมถึงรูปแบบความต้องการของบริษัทและข้อกำหนดด้านกฎหมาย การจัดการสิ่งนี้ด้วยตนเองทำให้เกิดความผิดพลาดมากเกินไป เช่น การมีพนักงานมากเกินไป น้อยเกินไป การละเลยกะและการละเมิดกฎหมายแรงงานที่นี่ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาอัตโนมัติเป็นสิ่งจำเป็น มันอัตโนมัติในกระบวนการจัดตารางเวลาโดยการวิเคราะห์ข้อมูล รวมถึงความพร้อมพนักงานและการพยากรณ์ภาระงาน เพื่อสร้างตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพที่ตรงตามความต้องการทางธุรกิจ นี่มีประโยชน์โดยเฉพาะสำหรับบริษัทที่ต้องพึ่งพาพนักงานตามกะหรือผู้ที่ต้องการความหลากหลายในการจัดกำลังในสัปดาห์หรือเดือนนอกเหนือจากการประหยัดเวลา การจัดตารางเวลาอัตโนมัติยังรับรองความแม่นยำและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ มันลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ เช่น การจองซ้ำ การจัดตารางเวลาด้วยตนเองหรือการไม่คำนวณช่วงเวลาการพักผ่อนที่บังคับและกฎแรงงาน ส่งผลให้ธุรกิจหลีกเลี่ยงค่าปรับที่มีราคาสูงและรับประกันการดำเนินงานที่ราบรื่นโดยไม่มีความไม่สะดวกที่เกี่ยวข้องกับการจัดตารางเวลาด้วยตนเองยิ่งไปกว่านั้น การจัดตารางเวลาอัตโนมัติช่วยให้มีการอัปเดตทันที เมื่อพนักงานโทรป่วยหรือความต้องการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ธุรกิจสามารถทำการปรับเปลี่ยนตามเวลาจริงด้วยการหยุดชะงักน้อยที่สุด ระดับของความยืดหยุ่นและความตอบสนองนี้ช่วยให้แน่ใจว่าแรงงานของคุณได้รับการปรับให้เหมาะกับความต้องการปัจจุบัน

การทำงานของการจัดตารางเวลาอัตโนมัติ

ที่แกนหลัก, ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาอัตโนมัติใช้อัลกอริทึมอัจฉริยะและการนำเข้าข้อมูลเพื่อสร้างตารางเวลาที่มีการตั้งค่าอย่างดี กระบวนการที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพสูง

ผู้จัดการนำข้อมูลองค์ประกอบ เช่น ความพร้อมของพนักงาน ระดับทักษะ และความต้องการการจัดตารางเวลา ข้อมูลนี้จะกลายเป็นพื้นฐานในการสร้างตาราง
ธุรกิจสามารถป้อนกฎที่เกี่ยวข้องกับชั่วโมงการทำงานสูงสุด ขีดจำกัดการทำงานล่วงเวลา ค่าใช้จ่ายที่ต้องผ่านตามกฎหมายแรงงาน กฎเหล่านี้ช่วยให้ซอฟต์แวร์ยึดมั่นในข้อกำหนดทางกฎหมาย
เมื่อข้อมูลอยู่ในระบบแล้ว ซอฟต์แวร์จะสร้างตารางเวลาที่ปรับได้ตามความต้องการของธุรกิจและความพร้อมของพนักงาน
หากจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงนาทีสุดท้าย เช่น พนักงานโทรป่วย ซอฟต์แวร์จะอนุญาตให้มีการอัปเดตตามเวลาจริง มันสามารถแนะนำตัวแทนและปรับตารางตามความเหมาะสม

ซอฟต์แวร์จัดตารางเวลาอัตโนมัติบางรุ่นขั้นสูงเพิ่มการเรียนรู้ของเครื่อง ซึ่งจะเพิ่มประสิทธิภาพโดยการวิเคราะห์รูปแบบและพยากรณ์ความต้องการสำหรับการจัดตารางเวลาในอนาคต ตัวอย่างเช่น หากบางวันหรือบางชั่วโมงต้องการสต๊าฟเพิ่มขึ้นอย่างสม่ำเสมอ ซอฟต์แวร์สามารถพยากรณ์และปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสม

ข้อดีหลักของการจัดตารางเวลาอัตโนมัติ

การอัตโนมัติในกระบวนการจัดตารางเวลานำมาซึ่งข้อดีหลายประการ ทำให้การจัดการทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้นและเสียเวลาน้อยลง โดยการลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ธุรกิจสามารถปลดปล่อยเวลาและทรัพยากรที่มีค่า อำนวยให้ผู้จัดการมีเวลาในการมุ่งเป้าไปที่งานที่สำคัญอื่น ๆ

การประหยัดเวลา: ลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง, การจัดตารางที่เร็วขึ้น

การจัดตารางเวลาด้วยตนเองอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงโดยเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาอัตโนมัติลดเวลานี้อย่างมากโดยการสร้างตารางในไม่กี่นาที เวลาอันประหยัดได้สามารถใช้ไปกับงานที่สำคัญอื่น ๆ เช่น การวางแผนกลยุทธ์หรือการปรับปรุงการดำเนินงานระบบอัตโนมัติยังอนุญาตให้ธุรกิจสามารถจัดตารางล่วงหน้าได้ยาวนาน โดยสามารถทำซ้ำหรือตรวจปรับตารางเรียนรู้ได้ตามความต้องการ สิ่งนี้กำจัดความจำเป็นในการสร้างตารางเวลาใหม่จากศูนย์ทุกสัปดาห์หรือเดือน

การประหยัดต้นทุน: การปรับปรุงต้นทุนแรงงาน ค่าล่วงเวลาที่น้อยลง

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาอัตโนมัติ ธุรกิจสามารถลดต้นทุนแรงงานได้อย่างมากโดยการปรับกำลังงานให้เหมาะสม ซอฟต์แวร์จะดูแลให้พนักงานมีการจัดตารางตามความจำเป็นเท่านั้น ป้องกันไม่ให้มีการมีพนักงานมากเกินไปและการทำงานล่วงเวลาที่ไม่จำเป็นสิ่งนี้ไม่เพียงลดค่าใช้จ่าย แต่ยังมั่นคงให้การปรับกำลังสต๊าฟสอดคล้องกับความต้องการ อาทิ ธุรกิจค้าปลีกสามารถดูแลให้มีพนักงานเพียงพอในชั่วโมงการซื้อสูงสุดขณะที่ลดจำนวนพนักงานในช่วงเวลาที่เงียบ ๆ นอกจากนี้ ยังประหยัดค่าล่วงเวลาได้เนื่องจากระบบมั่นแน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามขีดจำกัดชั่วโมงการทำงานและคุณสมบัติการพักผ่อน

ความยืดหยุ่น: การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงความต้องการและการพร้อมทั้งของพนักงาน

ธุรกิจทำงานในสิ่งแวดล้อมที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา โดยความต้องการแรงงานอาจเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาอัตโนมัติให้ความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็ว ผู้จัดการสามารถปรับตารางได้ง่ายตามความต้องการหรือความพร้อมในการทำงานของพนักงานเพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นแม้ในช่วงเวลาที่ยุ่งหรือการขาดแคลนพนักงานนอกจากนี้ ระบบการจัดตารางเวลาอัตโนมัติหลายระบบยังอนุญาตให้พนักงานสลับกะหรือขอเปลี่ยนแปลงได้ในระบบ ฟังก์ชันการบริการตัวเองนี้เพิ่มความพึงพอใจของพนักงานเนื่องจากมันให้พวกเขามีการควบคุมตารางการทำงานของตนเองมากขึ้น

ความแม่นยำ: การลดข้อผิดพลาดของมนุษย์และความขัดแย้ง

ข้อผิดพลาดของมนุษย์นั้นหลีกเลี่ยงไม่ได้เมื่อทำการจัดตารางเวลาด้วยตนเอง การมองข้ามความพร้อมของพนักงานหรือการตั้งกะให้กับคนสองครั้งอาจนำไปสู่ความไม่พอใจและการหยุดชะงักในการดำเนินงาน ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาอัตโนมัติขจัดข้อผิดพลาดเหล่านี้โดยใช้ข้อมูลเพื่อสร้างตารางเวลาที่ไม่มีข้อขัดแย้งระบบจะดูแลให้พนักงานมีการจัดตารางตามความพร้อมและชั่วโมงการทำงานที่ถูกต้องทางกฎหมายเพื่อลดความเสี่ยงของความขัดแย้งในการจัดตารางหรือการละเมิด ผู้กฎหมายแรงงาน ธุรกิจหลีกเลี่ยงค่าปรับที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดกฎหมายแรงงานและเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานโดยการจัดตารางที่แม่นยำและปลอดภัยจากข้อผิดพลาด

กรณีศึกษา: เรื่องราวประสบความสำเร็จของการจัดตารางเวลาอัตโนมัติ

ธุรกิจหลายแห่งในหลายอุตสาหกรรมได้นำซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาอัตโนมัติมาใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานเช่นเดียวกับห้างค้าปลีกชื่อดังที่ได้ติดตั้งเครื่องทำตารางเวลาอัตโนมัติและรายงานว่าลดต้นทุนแรงงานลง 15% ภายในหกเดือนแรก ซอฟต์แวร์ได้ปรับปรุงระดับการจัดสต๊าฟโดยเฉพาะในช่วงเวลาการขายสูงสุด ซึ่งนำไปสู่การบริการลูกค้าที่ดีขึ้นโดยไม่เสียเงินกับแรงงานมากเกินไปในอุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพ โรงพยาบาลได้ใช้งานซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาอัตโนมัติในการจัดการการแพทเทิร์นกะที่ซับซ้อนของพยาบาลและแพทย์ ระบบที่ตั้งทำให้พนักงานมีการตารางที่ที่เจาะจงตามข้อกำหนดของกฎหมายแรงงานขณะที่พิจารณาตามความต้องการส่วนบุคคล ซึ่งลดความเหนื่อยหน่ายในกลุ่มพนักงานและทำให้พึงพอใจต่อการทำงานดีขึ้นอีกกรณีศึกษาเกี่ยวกับธุรกิจร้านอาหารที่ใช้งานการจัดตารางเวลาอัตโนมัติเพื่อรองรับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงในระหว่างช่วงหยุดพักและกิจกรรมพิเศษ ซอฟต์แวร์ทำให้ผู้จัดการสามารถปรับระดับการจัดสต๊าฟในเวลาจริงได้ ทำให้มั่นใจว่ามีพนักงานเพียงพอในช่วงเวลาที่มีผู้ใช้บริการมากขณะลดจำนวนพนักงานในช่วงเวลาที่ไม่ยุ่ง

คุณสมบัติที่ควรมองหาในซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาอัตโนมัติ

เมื่อเลือกเครื่องทำตารางเวลาอัตโนมัติ สิ่งสำคัญคือต้องเลือกซอฟต์แวร์ที่สอดคล้องกับความต้องการของธุรกิจของคุณ มาดูคุณสมบัติหลักบางประการที่ควรพิจารณา:

อินเตอร์เฟซที่ใช้งานง่าย

ซอฟต์แวร์ควรมีอินเตอร์เฟซที่เข้าใจง่ายและใช้งานง่าย ผู้จัดการควรสามารถนำท่องระบบได้อย่างรวดเร็ว กำหนดพารามิเตอร์ และสร้างตารางเวลาโดยไม่ต้องการการฝึกอบรมที่ยาวนาน

ตัวเลือกที่ปรับแต่งได้

ทุกธุรกิจมีความต้องการเฉพาะตัวเมื่อมันมาถึงการจัดการแรงงาน มองหาซอฟต์แวร์จัดตารางเวลาอัตโนมัติที่อนุญาตให้คุณปรับเปลี่ยนรูปแบบกะ การคำนึงถึงความต้องการพนักงาน และข้อกำหนดการปฏิบัติตาม ตัวเลือกที่ปรับแต่งได้ทำให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์สามารถเติบโตและปรับตัวได้ตามที่ธุรกิจของคุณพัฒนา

ความสามารถในการผสานรวม

ความสามารถในการผสานรวมกับระบบธุรกิจอื่นๆ เช่น ระบบเงินเดือน ทรัพยากรบุคคล และซอฟต์แวร์การติดตามเวลาเป็นสิ่งจำเป็น การผสานรวมทำให้แน่ใจว่าตารางเวลาได้รับการจัดเรียงอย่างไร้รอยต่อกับกระบวนการธุรกิจที่กว้างขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำทั่วทั้งกระดาน

การเข้าถึงผ่านมือถือ

ปัจจุบันพนักงานมีความเคลื่อนที่มากขึ้น และคาดหวังที่จะเข้าถึงตารางเวลาของพวกเขาได้อย่างสะดวก ควรเลือกซอฟต์แวร์ที่ให้การเข้าถึงผ่านมือถือ เพื่อให้พนักงานสามารถดูและปรับเปลี่ยนกะการทำงานจากสมาร์ทโฟนของพวกเขา ฟีเจอร์นี้ยังช่วยให้ผู้จัดการสามารถทำการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์เมื่อจำเป็น

ความท้าทายทั่วไปและวิธีการเอาชนะพวกมัน

แม้ว่าซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาอัตโนมัติจะมีข้อดีหลายประการ แต่ธุรกิจก็อาจเจอความท้าทายบางประการในระหว่างการดำเนินการ ซึ่งอาจรวมถึงการขัดขืนจากพนักงานที่คุ้นเคยกับการจัดตารางเวลาทางกายภาพ หรือปัญหาทางเทคนิคในการเชื่อมต่อซอฟต์แวร์กับระบบที่มีอยู่แล้วเพื่อเอาชนะความท้าทายเหล่านี้ สิ่งสำคัญคือต้องให้การฝึกอบรมและการสื่อสารที่ชัดเจนแก่พนักงาน โดยเน้นถึงประโยชน์ของการจัดตารางเวลาอัตโนมัติทั้งต่อธุรกิจและพนักงาน นอกจากนี้ การเลือกซอฟต์แวร์ที่มีการสนับสนุนลูกค้าที่แข็งแกร่งยังช่วยแก้ไขปัญหาทางเทคนิคใดๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างการเปลี่ยนแปลงได้

วิธีเลือกเครื่องมือการจัดตารางเวลาอัตโนมัติที่เหมาะสม

การเลือกซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาอัตโนมัติที่เหมาะสมนั้นขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจของคุณ เริ่มต้นโดยประเมินขนาดของพนักงาน ความซับซ้อนของความต้องการจัดตารางเวลา และงบประมาณของคุณ เปรียบเทียบฟีเจอร์และราคาของตัวเลือกต่างๆ และพิจารณาซอฟต์แวร์ที่มีการทดลองใช้ฟรีหรือสาธิตเพื่อให้คุณสามารถทดสอบได้ก่อนที่จะตัดสินใจใช้งานตัวอย่างเช่น Shifton เสนอฟีเจอร์หลากหลายที่ราคาถูกกว่าการสร้างตารางเวลาอัตโนมัติจากค่ายอื่นๆ มีอินเตอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ปรับเปลี่ยนแบบเรียลไทม์ และตัวเลือกที่ปรับเปลี่ยนได้ ทั้งหมดในราคาที่ประหยัด ธุรกิจที่ต้องการทำให้การจัดตารางเวลามีประสิทธิภาพมากขึ้นในขณะที่ลดค่าใช้จ่ายจะพบว่า Shifton เป็นทางออกที่เหมาะสม

บทสรุป

การใช้งานซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาอัตโนมัติสามารถช่วยธุรกิจประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายได้อย่างมาก โดยการทำให้กระบวนการจัดตารางเวลาเป็นระบบ ลดข้อผิดพลาด และทำให้การบริหารแรงงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจขนาดเล็กหรือบริหารทีมขนาดใหญ่ ข้อดีของการจัดตารางเวลาอัตโนมัติชัดเจนอยู่แล้ว—เพิ่มประสิทธิภาพ เพิ่มความยืดหยุ่น และเพิ่มการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานShifton เสนอทางออกที่ใช้ได้จริงและราคาไม่แพงสำหรับการจัดตารางเวลาของพนักงาน ด้วยฟีเจอร์เช่นการอัปเดตแบบเรียลไทม์ ตัวเลือกที่ปรับแต่งได้ และการเชื่อมต่อที่ไร้รอยต่อ Shifton ช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงกระบวนการจัดตารางเวลาไปในอีกระดับหนึ่งเพื่อดูว่าการสร้างตารางเวลาอัตโนมัติของ Shifton สามารถเปลี่ยนแปลงการจัดตารางเวลาของคุณได้อย่างไร จองการสาธิต วันนี้และเริ่มประหยัดเวลาและเงินด้วยการจัดการแรงงานอัตโนมัติ

ดาเรีย โอเลชโก

บล็อกส่วนตัวที่สร้างขึ้นสำหรับผู้ที่กำลังมองหาวิธีการที่พิสูจน์แล้ว