ATS- och CRM-system: En Enkel Guide för Smarare Rekrytering

Anställning har aldrig varit lätt. Företag får hundratals CV för en enda jobbannons, rekryterare spenderar timmar på att sortera ansökningar, och kandidater klagar ofta på långsam eller oklar kommunikation. För att åtgärda detta vänder sig företag till digitala verktyg som gör anställningsprocessen snabbare, enklare och mer pålitlig. Två av de viktigaste verktygen är ATS- och CRM-system.

Dessa lösningar förändrar hur företag anställer. De minskar manuellt arbete, förbättrar kandidatens upplevelse och ger chefer data för att fatta smartare beslut. Men vad exakt är ATS och CRM, hur skiljer de sig, och varför ska ditt företag använda dem? Låt oss förklara det enkelt.

Vad är ATS- och CRM-system?

Ett ATS, eller Applicant Tracking System, är mjukvara designad för att hantera jobbansökningar. Istället för att manuellt öppna varje CV och skapa oändliga kalkylblad, samlar ett ATS alla ansökningar på ett ställe, filtrerar kandidater efter färdigheter eller erfarenhet, och till och med schemalägger intervjuer.

Ett CRM, eller Candidate Relationship Management-system, fokuserar på kommunikation. Det håller koll på kandidater, även de som inte blev anställda första gången, och hjälper rekryterare att hålla kontakten. Med CRM kan HR-team skicka uppföljnings-e-post, påminnelser om nya möjligheter och uppdateringar om anställningsprocessen.

När kombinerade skapar dessa system en komplett anställningslösning: ATS hanterar processen att hitta och filtrera kandidater, medan CRM säkerställer pågående kommunikation och relationsbyggande.

Varför företag behöver ATS och CRM

Varje företag, oavsett hur stort eller litet, behöver rätt personer för att växa. Men traditionella anställningsmetoder är för långsamma för dagens marknad. Här är några anledningar till varför ATS och CRM är viktiga:

1. Tidsbesparing – Ett ATS kan skanna hundratals CV på sekunder. Ett CRM kan skicka personliga meddelanden automatiskt, vilket minskar manuellt arbete.

2. Bättre kandidatupplevelse – Sökande får snabbare svar, tydliga uppdateringar och mer professionell kommunikation.

3. Datadriven rekrytering – ATS tillhandahåller rapporter om anställningshastighet och källor till kandidater. CRM spårar hur sökande interagerar med ditt företag.

4. Samarbete – Båda systemen centraliserar information, vilket gör det enkelt för HR-team att arbeta tillsammans.

5. Lägre kostnader – Genom att eliminera onödiga uppgifter och minska risken för dåliga anställningar sparar företag pengar.

Varför ATS och CRM är olika men kompletterande

Även om de arbetar tillsammans, tjänar ATS- och CRM-systemen olika syften:

• ATS = process – Organiserar och automatiserar rekryteringsstegen.

• CRM = människor – Hjälper till att bygga och underhålla kandidatrelationer.

Föreställ dig ATS som en sorteringsmaskin och CRM som en kommunikationschef. En ser till att du inte drunknar i CV:n, medan den andra ser till att kandidater inte känner sig ignorerade.

ATS-funktioner förklarade

Ett ATS kommer med kraftfulla funktioner designade för att förenkla anställningsprocessen:

• CV-sökning – Filtrerar kandidater efter färdigheter, erfarenhet eller nyckelord.

• Analys – Visar tid till anställning, bästa källor till kandidater och framgångsgrader.

• Schemaläggning av intervjuer – Hittar automatiskt lämpliga tider för både rekryterare och kandidat.

• Integration – Kopplar samman med jobbportaler, HR-program och kalendrar.

• Kommunikation – Skickar automatiska uppdateringar till sökande.

• Kandidatbetyg – Tilldelar betyg baserat på hur väl sökande passar rollen.

Med dessa verktyg kan rekryterare fokusera mindre på pappersarbete och mer på människor.

CRM-funktioner förklarade

Ett CRM-system lägger till den mänskliga sidan till rekrytering:

• E-postautomation – Skickar påminnelser, jobbuppdateringar eller tackmeddelanden.

• Segmentering – Grupperar kandidater efter färdigheter, bransch eller tidigare ansökningar.

• Taggar och anteckningar – Håller profiler organiserade och sökbara.

• Engagemangsspårning – Övervakar vem som öppnade e-post och svarade.

• Långsiktiga pooler – Lagrar kandidatinformation för framtida anställning.

Detta säkerställer att även om en kandidat inte blir anställd idag, kan de vara en perfekt matchning imorgon.

Varför ATS och CRM tillsammans är det bästa valet

Många företag undrar om de borde välja det ena systemet eller det andra. Sanningen är att använda båda är mycket mer kraftfullt.

Med ATS kan du snabbt hantera flödet av ansökningar. Med CRM kan du vårda relationer och upprätthålla ett positivt arbetsgivarvarumärke. Tillsammans skapar de en smidig pipeline: kandidater ansöker, ATS filtrerar, och CRM håller kommunikationen levande tills rätt roll dyker upp.

Till exempel, om en marknadsföringsspecialist ansöker men inte väljs, registrerar ATS deras profil. CRM kan senare påminna dem om en ny ledig tjänst, vilket håller dem engagerade och intresserade.

Praktiskt exempel

Låt oss föreställa oss ett detaljhandelsföretag som behöver 200 säsongsanställda. Utan programvara spenderar rekryterare veckor på att granska CV:n och skicka e-post.

Med ATS filtreras CV:n på några minuter, och endast kvalificerade kandidater återstår. CRM skickar automatiskt uppdateringar, schemalägger intervjuer och håller kandidater informerade. Resultatet blir att företaget anställer 200 personer på dagar istället för veckor, vilket sparar pengar och minskar stress för både rekryterare och sökande.

Fördelar för kandidater

Dessa system är inte bara användbara för företag—de förbättrar också upplevelsen för sökande:

• Tydlig kommunikation och uppdateringar.

• Snabbare svar efter att ha lämnat in CV.

• Mer organiserade intervjuer med mindre väntan.

• Personliga meddelanden som känns mänskliga, inte robotiska.

• Rättvisare utvärderingar baserade på data, inte bara personliga bedömningar.

Detta gör kandidater mer benägna att återansöka eller rekommendera ditt företag till andra.

Fördelar för HR-team

För HR-chefer och rekryterare, ger ATS och CRM:

• Mindre stress från pappersarbete.

• Bättre samarbete med teammedlemmar.

• Snabb tillgång till kandidatens historia.

• Tydligare prestandarapporter.

• Ett starkare rykte som professionellt och organiserat.

Framtiden för ATS och CRM

Teknologin rör sig snabbt. I den närmaste framtiden kommer ATS och CRM att bli ännu smartare:

• AI-driven screening – System kommer inte bara granska CV, utan också förutsäga kandidaters framgång.

• Chattbotar – Kandidater kan interagera med automatiserade assistenter för snabbare svar.

• Djupare analys – Mer detaljerade rapporter om anställdas prestationer efter anställning.

• Starkare integration – Kopplar ATS och CRM med schemaläggning, lönebearbetning och utbildningssystem.

Dessa förbättringar kommer att göra anställning ännu smidigare och mer effektiv.

ATS och CRM i Shifton

Shifton är mer än bara en arbetskraftsschemaläggningsplattform. Genom att kombinera ATS- och CRM-funktioner med skiftsplanering, ger det företag en komplett HR-lösning.

• Rekryterare kan hitta kandidater med ATS.

• CRM säkerställer att de förblir i kontakt med sökande.

• Shiftons schemaläggningsverktyg gör introduktionen enklare.

• All data stannar på ett ställe, vilket eliminerar duplicering.

Detta skapar en sömlös process: från jobbannons till första arbetsskift, allt är automatiserat och effektivt.

Slutsats

Anställning är en av de största utmaningarna för moderna företag. Det gamla sättet—att manuellt sortera CV:n och skicka e-post—fungerar helt enkelt inte längre. Därför behöver företag smartare lösningar.

ATS- och CRM-system förenklar processen, förbättrar kommunikationen och sparar tid och pengar. Tillsammans skapar de en vinnande formel för både rekryterare och kandidater.

Om du vill att ditt företag ska växa och attrahera den bästa talangen, är det dags att överväga hur dessa system, särskilt när de är integrerade med plattformar som Shifton, kan förändra din anställningsprocess.