Rozsah práce, jednoducho: Čo to je, 5 príkladov a 7 krokov na jeho definovanie

Zaposlovanje gre po zlu, ko je vloga nejasna. Ljudje počnejo malo vsega, nihče ne prevzame odgovornosti za rezultate, projekti pa zastajajo. Rešitev je jasen obseg— kratek, praktičen opis odgovornosti delovnega mesta, za kaj je not odgovoren in kako se bo merilo uspeh. Ta kratek opis ima ime: Obseg Dela. V tem vodniku bomo to razložili v preprosti slovenščini, pokazali pet primerov iz resničnega sveta in vam dali sedem preprostih korakov za pisanje področij, ki vas bodo osredotočena in zadovoljna.

Hitra definicija: Obseg Dela v eni vrstici

Obseg Dela je zgoščena izjava, ki našteva poslanstvo vloge, glavne odgovornosti in pravice do odločanja, meje, česar vloga ne bo počela, in preproste metrike za ocenjevanje uspeha.

Zakaj sploh uporabiti obseg? Ker:

• prilagaja vodjo in zaposlenega pri tem, kako je videti 'dobro'

• zmanjšuje spore z bližnjimi vlogami

• pospešuje uvajanje in ocenjevanje

• olajša načrtovanje in razporejanje delovne sile v orodjih, kot je Shifton

Zakaj jasen obseg toliko šteje

Pomislite na obseg kot na ograjo okoli vloge. Znotraj ograje: naloge, ki jih zaposleni prevzame. Zunaj ograje: naloge, pri katerih lahko pomagajo, a jih ne vodijo. Brez ograje ljudje stopajo drug na drugemu na prste. Z ograjo sodelovanje postane lažje, ker vsi vedo, kdo vodi kaj.

Rezultati, ki jih boste videli, ko so področja jasna

• Hitrejše odločitve (ljudje vedo, kaj lahko sami odobrijo)

• Manj prenosov in pogovorov »kdo to vodi?«

• Čistejše ocene uspešnosti (cilji ustrezajo obsegu)

• Nižja fluktuacija (novi zaposleni hitreje pridobijo zaupanje)

Področje vs. Opis delovnega mesta (in zakaj nista enaka)

Opis delovnega mesta je dolgotrajen javni dokument, ki ga objavite za zaposlovanje. Vključuje informacije o podjetju, ugodnosti, zahtevane veščine in pogosto obsežen seznam nalog. Obseg je krajši in uporabljen znotraj ekipe. Osredotoča se na poslanstvo, odgovornosti, meje in metrike. Večina podjetij obseg priloži na vrh opisov delovnega mesta ali ga hrani v profilu zaposlenega za vsakodnevno referenco.

Gradnji Bloki velikega obsega

Obdržite ga na eni strani. Uporabite enostavne alineje. Izogibajte se modnim besedam. Vključite:

1. Poslanstvo (1–2 stavka). Zakaj vloga obstaja.

2. Temeljne odgovornosti (5–8 alinej). Tedensko delo, ki prinaša rezultate.

3. Pravice odločanja. Kaj oseba lahko odobri ali spremeni brez vodje.

4. Meje. Delo, ki ga vloga ne vodi (za preprečitev širjenja obsega). Metrike.

5. 3–5 številk, pregledanih mesečno ali četrtletno. Zemljevid sodelovanja.

6. S kom ta vloga sodeluje in za kaj. Posujte frazo

v naslov dokumenta in na vrh, da vsi vedo, da gre za aktivni vodnik 'kaj/zakaj', ne samo še en oglas za delo. Obseg Dela 5 primerov iz resničnega sveta (Kopiraj, Uredi, Uporabi)

Spodaj so strnjeni obsegi, ki jih lahko prilagodite. Vsak je napisan za jasnost, ne za zakonsko popolnost.

1) Agent za podporo strankam

Poslanstvo:

• Hitro reševanje težav strank in ohranjanje visoke zadovoljnosti. Osnova:

• Odgovarjanje na tikete in klepete, eskalacija napak, dokumentiranje rešitev v centru za pomoč. Pravice odločanja:

• Izdajte dobropise do 100 USD; sami zaprite tikete. Meje:

• Ne vodi načrta razvoja izdelka ali sprememb cen. Metrike:

• Čas prvega odziva, čas reševanja, CSAT, članki posodobljeni na mesec. Sodelovanje:

• Sodeluje s Produktom za poročila o napakah; Prodajo za kontekst računov. 2) Koordinator za plačilne liste in časovno vodenje

Zagotavljanje točnih časovnih podatkov in pravočasnih plač.

• Hitro reševanje težav strank in ohranjanje visoke zadovoljnosti. Revizija časovnih listov, iskanje manjkajočih ur, uporaba pravil o nadurah, izvoz v plačilne liste.

• Odgovarjanje na tikete in klepete, eskalacija napak, dokumentiranje rešitev v centru za pomoč. Odobritev časovnih sprememb do ene ure; vračanje spornih vnosov.

• Izdajte dobropise do 100 USD; sami zaprite tikete. Ne določa plač ali podpisuje pogodb.

• Ne vodi načrta razvoja izdelka ali sprememb cen. % pravočasnih plačil, stopnja napak pri plačah, povprečni čas popravka.

• Čas prvega odziva, čas reševanja, CSAT, članki posodobljeni na mesec. Sodeluje z HR in vodji; tedensko uporablja Shifton za izvoz.

• Sodeluje s Produktom za poročila o napakah; Prodajo za kontekst računov. 3) Vodja terenskih operacij

Ohranjanje poti na dnevni bazi in varnosti ekip.

• Hitro reševanje težav strank in ohranjanje visoke zadovoljnosti. Dodeljevanje delovnih mest, spremljanje skladnosti z GPS/ograjo, upravljanje odmorov in nadur.

• Odgovarjanje na tikete in klepete, eskalacija napak, dokumentiranje rešitev v centru za pomoč. Preusmerjanje delovnih mest, odobritev zasilnih nadur, zaustavitev nevarnih nalog.

• Izdajte dobropise do 100 USD; sami zaprite tikete. Ne vodi pogajanj s strankami ali odobrava novih dobaviteljev.

• Ne vodi načrta razvoja izdelka ali sprememb cen. Zadolžitve izvršene na dan, stopnja prepoznih prihodov, incidenti z varnostjo, poraba goriva.

• Čas prvega odziva, čas reševanja, CSAT, članki posodobljeni na mesec. Sodeluje z dispečersko službo in varnostjo; poroča o stanju ob 16. uri.

• Sodeluje s Produktom za poročila o napakah; Prodajo za kontekst računov. 4) Specialist za družbena omrežja

Rast dosega blagovne znamke in angažiranja skupnosti.

• Hitro reševanje težav strank in ohranjanje visoke zadovoljnosti. Načrtujte vsebinski koledar, objavljajte prispevke, moderirajte komentarje, poročajte o rezultatih.

• Odgovarjanje na tikete in klepete, eskalacija napak, dokumentiranje rešitev v centru za pomoč. Objavljajte v tonu blagovne znamke; promocija objav do 200 USD/mesec.

• Izdajte dobropise do 100 USD; sami zaprite tikete. Ne vodi redizajna spletne strani ali plačanega iskanja.

• Ne vodi načrta razvoja izdelka ali sprememb cen. Rast sledilcev, stopnja angažiranosti, CTR, čas odziva na komentarje.

• Čas prvega odziva, čas reševanja, CSAT, članki posodobljeni na mesec. Tedensko usklajevanje z marketinškim direktorjem in produktom za lansiranja.

• Sodeluje s Produktom za poročila o napakah; Prodajo za kontekst računov. 5) Skladiščni sodelavec (izbirnik/pakiralec)

Pravočasna odprema pravilnih naročil brez poškodb.

• Hitro reševanje težav strank in ohranjanje visoke zadovoljnosti. Izberite predmete po skenerju, varno zapakirajte, označite, pripravite na prevzem s strani prevoznika.

• Odgovarjanje na tikete in klepete, eskalacija napak, dokumentiranje rešitev v centru za pomoč. Označite izklope zalog; zahtevajte ciklična štetja.

• Izdajte dobropise do 100 USD; sami zaprite tikete. Ne določa pogodb s prevozniki ali ponovno naroča zalog.

• Ne vodi načrta razvoja izdelka ali sprememb cen. Linije izbrane/ure, natančnost pakiranja, škode na 1.000 enot, pravočasna odpremna.

• Čas prvega odziva, čas reševanja, CSAT, članki posodobljeni na mesec. Poroča nadzorniku izmene; usklajuje se z nadzorom zalog.

• Sodeluje s Produktom za poročila o napakah; Prodajo za kontekst računov. Ti primeri ohranijo

ostro in merljivo, da lahko vodje pregledajo napredek brez razprave. Obseg Dela 7 Korakov za določenje obsega, ki deluje

Uporabite ta potek delavnice s svojo ekipo. Traja 45–60 minut na vlogo.

Začnite s poslanstvom.

1. En stavek: »Ta vloga obstaja, da…« Če ga ne morete napisati, je vloga preveč nejasna. Naštejte glavne rezultate.

2. Kaj se mora izboljšati, ker je ta oseba tukaj? Omejite na pet. Skupinske naloge po tedenskemu ritmu.

3. Če se dolžnost dogaja redko, morda pripada drugi vlogi. Narišite meje.

4. Zapišite »Ni odgovoren za…« in navedite sosednje naloge (npr. oblikovanje cen, zaposlovanje). Dodelite pravice odločanja.

5. Odobritve, proračuni, popusti, preusmerjanje – bodite izrecni. Izberite enostavne metrike.

6. Izberite tri številke, ki jih oseba lahko neposredno vpliva. Testirajte s scenarijem.

7. Izvedite lepljivo situacijo in preverite, ali vodi obseg izbiro. Ponovno preverjajte vsakič

vsake pol leta ali kadar koli reorganizirate ekipe. Obseg Dela Pogoste napake (in enostavni popravki)

Napaka:

• Naštevanje vseh mogočih nalog. Popravek:
  Obdržite le tedenska dela, ki premikajo iglo; redke naloge arhivirajte drugam. Ni mej – sledi širjenje obsega.

• Naštevanje vseh mogočih nalog. Dodajte polje »Ni odgovoren za«. Zaščitite ograjo.
  Obdržite le tedenska dela, ki premikajo iglo; redke naloge arhivirajte drugam. Metrika, ki jo ne morete izmeriti.

• Naštevanje vseh mogočih nalog. Uporabite številke, ki jih vaš sistem že spremlja (vstopnice/dan, CSAT, pravočasne pošiljke).
  Obdržite le tedenska dela, ki premikajo iglo; redke naloge arhivirajte drugam. Pisanje v korporativnem žargonu.

• Naštevanje vseh mogočih nalog. Uporabite kratke glagole: lastnik, odpošiljanje, odobritev, eskalacija, poravnava.
  Obdržite le tedenska dela, ki premikajo iglo; redke naloge arhivirajte drugam. Shranjevanje področij, kjer jih nihče ne najde.

• Naštevanje vseh mogočih nalog. Shranjene shranite
  Obdržite le tedenska dela, ki premikajo iglo; redke naloge arhivirajte drugam. poleg urnika in časovnice v Shiftonu, da jih managerji in osebje vidijo vsakodnevno. Obseg Dela Zemljevid sodelovanja: Kdo sodeluje s kom

Področja preprečijo trenja z imenovanjem partnerjev. Za vsako vlogo izpolnite to hitro tabelo:

Navzgor:

• kdo zagotavlja vnose (npr. Prodaja pošilja naročila) Navzdol:

• kdo uporablja izhode (npr. Dostava uporablja pakirane škatle) Vrste:

• časovne uskladitve (npr. Usmerjevalci prilagajajo poti) Če se dva obsega prekrivata, organizirajte kratek sestanek za razdelitev odgovornosti. Odločitev vstavite v obe področji, da se ohrani.

Predaje in pravice odločanja

Mogočen del vsakega

je vrstica »lahko se samostojno odloči ali pa mora vprašati«. Primeri: Obseg Dela Agent za podporo lahko povrne do 100 USD; Manager odobri nad tem zneskom.

• Vodja operacij lahko ponovno dodeli današnje poti; Direktor odobri trajne spremembe.

• Koordinator plačilnih listov lahko popravi tipkarske napake na časovnici; HR odobri spremembe plače.

• Ko so odločitve eksplicitne, ljudje hitreje ukrepajo brez prekoračitve avtoritete.

in karierna rast

Obseg Dela Dober

ne zapre ljudem v škatlo—pokaže pot do naslednje škatle. Dodajte majhno noto o rasti: »Za napredovanje na seniorsko stopnjo boste začeli prevzemati X in odločati se o Y.« Zaposleni nato vidijo, kako pridobiti več avtonomije in plačila s širjenjem rezultatov, ne le z daljšim delovnim časom. Obseg Dela Kako napisati

izjavo (predloga) Obseg Dela To kopirajte, prilepite v svoj dokument in izpolnite praznine:

Naslov vloge:

• Poslanstvo (največ 2 stavka):

• Temeljne odgovornosti (5–8 alinej):

• Ni odgovoren za:

• Izdajte dobropise do 100 USD; sami zaprite tikete.

• Metrike (3–5):

• Zemljevid sodelovanja:

• Navzgor / Vrste / Navzdol Pregled kadenca:

• Četrtletno z vodjo Shrani ta obseg z zaposlenikovim urnikom. Ko se čez teden pojavijo vprašanja, oba gledata na isti vir resnice.

Primeri metrik, ki dejansko delujejo

Izberite številke, ki jih nekdo lahko premakne v enem mesecu:

Podpora: čas prvega odziva, rešitve na dan, CSAT

• Prodaja: izvedeni sestanki, ustvarjena vrednost v pipeline, stopnja zaprtja

• Operacije: % pravočasnega prihoda, stopnja ponovnega dela, naloge na poti

• Finance: dnevi do zaprtja, stopnja napak, zbrane gotovine

• HR: čas do zaposlitve, stopnja sprejemanja, 90-dnevna zadržanost

• Navežite eno ali dve nagradi na te številke, da

povežete z resničnimi rezultati. Obseg Dela Uporaba podatkov o razporejanju za ohranjanje poštenosti obsega

Urniki izpostavljajo neskladje med tem, kar obseg obljubi, in kako je čas porabljen. Če koledar vloge kaže, da 70 % časa dela zunaj njene ograje, popravite urnik ali posodobite obseg. Oznake delovnih mest in ograje Shifton pomagajo pri tem: označite naloge za alineje obsega, opazujte, kako je čas porazdeljen, in prilagodite.

10 Pogostih vprašanj (Kopirajte za svoj priročnik)

1) Kdo napiše obseg—HR ali vodja?

Neposredni vodja ga lasti z vnosom HR in zaposlenega.
2) Kako dolgo naj bo?

Ena stran. Če se preliva čez to, zmanjšajte ali razdelite vlogo.
3) Kako pogosto jo posodabljamo?

Vsakih šest mesecev ali ko se cilji spremenijo.
4) Ali je obseg enak KPI-jem?

Ne. KPI-ji so številke; obseg razlaga delo, ki jih poganja.
5) Ali si lahko dve osebi delita isti obseg?

Da—klonirajte ga in dodelite individualne metrike.
6) Kaj če nekdo preraste svoj obseg?

Praznujte, nato napišite naslednji obseg in prilagodite plačilo/stopnjo.
7) Kako ravnamo s začasnimi projekti?

Dodajte kratek oddelek »dodatka projekta« z datumom prenehanja.
8) Kaj če se obsegi prekrivajo in povzročijo konflikt?

Izvedite 15-minutni sestanek o mejah; oba dokumenta posodobite z odločitvijo.
9) Ali obsegi nadomestijo opise delovnih mest?

Ne–dopolnjujejo jih. Objavite JD; upravljajte vsakodnevno z obsegom.
10) Kje naj obsegi živijo?

Takoj poleg urnikov in časovnih listov, da se uporabljajo dnevno.
Mini primer: Popravljanje zmedenega vloge v enem tednu

Zasedeno servisno podjetje je imelo 'Nadzornike', ki so delali na razporejanju, klicih strank in nakupovanju. Povsod požari. Razdelili smo eno vlogo na dve področji:

Nadzornik razporeda:

• vodi poti, prihode, prerazporeditve. Nadzornik storitev:

• vodi posodobitve strank, eskalacije, treniranje tehnikov. Določili smo metrike (pravočasni prihod vs. CSAT), določili pravice odločanja in usposobili obe ekipi. V enem mesecu se je ponovljeno delo zmanjšalo za 23 % in se je nadurno delo znižalo, ker je razpored imel jasno avtoriteto za prerazporejanje. To je moč tesnega

Seznam, ki ga lahko izvedete danes Obseg Dela.

Poslanstvo napisano v dveh stavkih

• 5–8 temeljnih odgovornosti v glagolih

• Določene pravice odločanja z omejitvami

• Dodano polje »Ni odgovoren za«

• 3–5 metrik, izbranih iz živih podatkov

• Dokončan zemljevid sodelovanja

• Obseg shranjen poleg urnika

• Rezerviran datum pregleda

• Natisnite ga. Prilepite ga na steno. Preglejte ga ena na ena. Ko se pojavi naloga, ki ne ustreza, vprašajte: »Ali je to znotraj ograje?« Če ne, jo ali predajte naprej ali namenoma spremenite ograjo.

Združitev vsega skupaj

Jasnost premaga kaos. Kratek, oster pregled daje ljudem zaupanje, odstrani ugibanje in ohranja gibanje projektov. Začnite s poslanstvom, izberite le nekaj rezultatov, ki štejejo, in narišite meje. Merite, kar dejansko lahko vplivate. Nato postavite dokument, kjer ekipa živi—takoj poleg tedenskega urnika. Naredite to, in fraza

neha biti HR žargon in postane vsakodnevni vodnik vaše ekipe za boljše delo. Obseg Dela Končna beseda (in prijazen opomin)

Če že upravljate izmene v Shiftonu, ste že na polovici poti. Dodajte vsak

na profil delovnega mesta, povežite nekaj metrik z razporejenimi nalogami in izvedite kratek pregled vsako četrtletje. Vaši ljudje bodo porabili manj časa za vprašanja za dovoljenje in več za doseganje rezultatov. Obseg Dela