Kako lahko Shifton izboljša upravljanje delovnih tokov v bankah

Polnovredna dejavnost banke je nemogoča brez usklajenega delovanja vseh njenih podružnic in strokovno sestavljenega delovnega načrta. Dandanes komercialne in državne banke razmišljajo o delu ne le ob rednih delovnih dneh, temveč tudi med prazniki. Poleg tega trenutna situacija z zaporajami zahteva tudi prilagoditve življenja.

Spletna aplikacija Shifton je resnična pomoč za vsako banko

Maksimalna avtomatizacija delovnega toka pomaga poenostaviti življenje lastnika banke. Spletna aplikacija Shifton pomaga pri razporejanju zaposlenih po oddelkih, spremljanju njihovih delovnih ur in upravljanju delovnih urnikov.

Poleg tega funkcionalnost aplikacije omogoča vzpostavitev učinkovite komunikacije in upravljanja z zaposlenimi, ki so na različnih časovnih pasovih ali delajo na daljavo. Da bi dodali zaposlene v sistem Shifton, mora manager vnesti le njihova imena, priimke, številke mobilnih telefonov ali e-pošte.

S pomočjo Shiftton lahko manager banke doda neomejeno število zaposlenih, jim dodeli različne naloge in različne ravni dostopa. Modul Shifton “Oddelki, Projekti” omogoča takojšnji prenos zaposlenih iz enega oddelka v drugega, če je to potrebno. Shifton prav tako omogoča učinkovito usklajevanje dela zaposlenih ter primerjavo statistike in mesečnih metrik.

Druga uporabna lastnost aplikacije je sposobnost prenosa in shranjevanja vse potrebne dokumentacije v varno oblakovno shrambo. Ker je spletna aplikacija Shifton na voljo 24/7, lahko vsak zaposleni v banki z ustreznimi pooblastili kadarkoli zahteva vse potrebne informacije.

Z uporabo aplikacije Shifton lahko managerji bank ustvarjajo in urejajo redne in praznične urnike za različne oddelke ali posamezne zaposlene. Hkrati lahko hitro spremenijo že ustvarjene urnike.

Na primer, če se banka na praznik zapre prej kot običajno, se lahko urnik skrajša na zahtevano uro. Poleg tega lahko zahvaljujoč modulu “Bonusi in kazni” dodelite dodatne bonuse zaposlenim, ki med prazniki prevzamejo svoje izmene.

Pameten delovni urnik je ključen za vzpostavitev stabilnega delovnega toka v banki. Vendar pa mora biti urnik prilagodljiv. Vsak zaposleni lahko iz kakršnegakoli razloga ni navzoč: bolniška odsotnost, družinske okoliščine, hospitalizacija itd. Za takšne primere bo prišla prav možnost “Odprte izmene”, ki banki omogoča, da deluje po načrtu ne glede na to, koliko časa en ali drug zaposleni manjka.

S Shiftonom, sodobnim orodjem za spletno načrtovanje, lahko enostavno upravljate delovni tok banke s poljubnim številom podružnic in zaposlenih.

Kako lahko Shifton optimizira delovanje restavracij

Kompetentna organizacija delovnega procesa je ključna za uspešno delovanje restavracije. Pomanjkanje učinkovitih urnikov za delavce lahko zlahka zniža raven storitev za stranke in poveča tveganje odhoda osebja.

Ta članek predlaga, kako lahko aplikacija Shifton pomaga lastnikom restavracij izboljšati učinkovitost njihovega osebja.

Kako izboljšati produktivnost zaposlenih v restavraciji?

Da bi vedno vedeli, kaj se dogaja v restavraciji, nastavite svoje delovne urnike z uporabo spletne aplikacije Shifton. Zaradi njene enostavne uporabe lahko to aplikacijo implementiramo za spremljanje delovnih ur v mnogih gostinskih institucijah. Upravitelji restavracij imajo takojšen dostop do vseh informacij v zvezi z urniki, izmenami zaposlenih in več, saj so podatki shranjeni na enem mestu.

Moduli, ki so na voljo v aplikaciji Shifton, so posebej razviti za restavracije in omogočajo pametno razporejanje izmen med zaposlenimi, pri čemer upoštevajo tudi nadure. Te možnosti znatno prihranijo čas, porabljen za razporejanje in številne revizije, kar neposredno vpliva na produktivnost osebja.

Poleg tega Shifton vsem zaposlenim omogoča predlaganje sprememb urnikov in obveščanje o vseh posodobitvah v delovnih razporedih. Na primer, če je treba zamenjati bolnega ali odsotnega zaposlenega, njegovi kolegi prejmejo ustrezno obvestilo o odprti izmeni in jo lahko hitro prevzamejo. Po potrebi je zahteva za potrditev zamenjave poslana upravitelju ali nadzorniku izmene, kar zagotavlja popoln nadzor nad vsemi operacijami z urnikom.

Shifton je optimalna spletna aplikacija za povečanje motivacije med zaposlenimi

Pri ustvarjanju urnika za restavracijo je bistvenega pomena upoštevati obremenitev ob praznikih in drugih datumih z vrhovi obiskovalcev. Spletna aplikacija Shifton vam omogoča ustvarjanje urnikov z najbolj optimalno rotacijo osebja za najbolj obremenjene izmene (na primer, ob petkovih večerih ali praznikih).

Vsak zaposleni bo imel tako priložnost občasno zaslužiti dodaten prihodek. Takšen pristop k razporejanju vam omogoča, da ubijete dve muhi na en mah: obdržite izkušene delavce osredotočene in novincem dajte priložnost, da se izkažejo.

Za učinkovito upravljanje restavracije lahko uporabite tudi druge metode motivacije zaposlenih. Na primer, modul „Bonusi in kazni“ v aplikaciji Shifton prikazuje ustrezne informacije upraviteljem restavracije, zaposleni pa lahko preverijo višino svojega zaslužka za tekoči mesec na svojih računih. Ta ozaveščenost zaposlenim v restavraciji omogoča učinkovito spremljanje njihovega dohodka.

Zaključek

Spletna aplikacija Shifton upravljavcem restavracij zagotavlja popoln pregled nad razporejanjem izmen. Shifton upraviteljem omogoča zmanjšanje časa, porabljenega za ustvarjanje učinkovitih delovnih urnikov, in osredotočanje na druge vidike vodenja restavracijskega poslovanja.

Shifton modul „Poročila o plačah“ pomaga pravilno izračunati plače zaposlenih in spremljati nadure. Modul „Bonusi in kazni“ beleži vse nagrade in kazni. Modul „Prisotnost“ prikazuje dejanski čas začetka in konca izmen in odmorov zaposlenih ter zbira te podatke za statistiko.

Poleg tega razvijalci Shiftona vedno poslušajo zahteve strank in so pripravljeni prilagoditi zmogljivosti aplikacije, da ustrezajo potrebam vašega podjetja.

* Vse izvirne fotografije so prispevale klicni center DialogMarket. Pregled Shiftone je napisal ustanovitelj Coffee Molly Irina Uskova in ga lahko najdete tukaj.

Kako lahko Shifton izboljša uspešnost klicnega centra

Vodje klicnih centrov morajo vsakodnevno spremljati potek dela in nadzorovati izvedbo načrta s strani operaterjev. Ena njihovih najpomembnejših nalog je ustvarjanje in vzdrževanje razporedov klicnega centra.

Ker so stranke lahko razporejene po vsem svetu, morajo biti v klicnem centru vedno operaterji, ki delajo po lokalnem času naročnikov. Vodje klicnih centrov morajo pri ustvarjanju mesečnih razporedov upoštevati delovne urnike in število operaterjev na vsaki izmeni. V nasprotnem primeru so napake pri delovnih urah, izmenah in razporeditvi zaposlenih neizogibne.

Kako Shifton izboljšuje uspešnost klicnega centra

1. Shifton podpira vse tipe razporedov

• Operaterji lahko delajo v dveh izmenah, 8 ur na dan, s fiksnim odmorom za kosilo štiri ure po začetku izmene.
• Ta format urnika prav tako predvideva 8-urni delovni dan s fiksnim časom začetka za zaposlenega v klicnem centru.
• Operaterji lahko vzamejo odmor za kosilo in zahtevajo odmori kadar koli med delovnim dnevom.
• Operaterji lahko delajo v izmenah po 4/8 ur, določijo začetek delovnega dne in vzamejo odmore med izmenami.

Ta tip delovnega urnika ne samo da zniža stroške osebja klicnega centra za skoraj 25 %, ampak tudi znatno izboljša produktivnost. Shifton lahko upravlja vse te vrste delovnih urnikov, podpira fleksibilne začetke, prošnje za odmori in prosti čas. Z Shiftonom lahko vodje klicnih centrov ustvarijo razporede za katero koli število oddelkov in zaposlenih.

2. Shifton pomaga vzdrževati delovni razpored

Razpored klicnega centra mora biti sestavljen tako, da odmori, kosila, sestanki in drugi dogodki ne motijo pretoka dela. Po začetni nastavitvi bo Shifton samodejno ustvaril vaše razporede, tako da se odmori operaterjev ne prekrivajo. Medtem ko nekaj operaterjev vzame odmor, drugi nadaljujejo z delom. Tako uporaba aplikacije Shifton pomaga odpraviti čas mirovanja in ohraniti strukturo urnika.

3. Shifton omogoča takojšnje posodobitve urnika

Če zaposleni v klicnih centrih ne občutijo vsaj malo svobode, lahko sčasoma izgubijo zanimanje za delo. Z Shiftonom lahko vodje razporedijo izmene tako, da operaterji delajo manj dni na teden, vendar z polnimi urami. Poleg tega, če je potrebno (npr. med omejitvami gibanja), lahko zaposlenim določijo fleksibilne začetke in zaključke izmene ter celo delajo od doma na določene dni ali polni čas.

4. Shifton sledi in ocenjuje uspešnost klicnega centra

Analiza statistike v CRM je bistvena za pravilno razporejanje v klicnem centru. Shifton ponuja zmogljiva orodja za poročanje, ki prikazujejo statistiko o uspešnosti klicnega centra z različnih vidikov. Prilagodljivi moduli ne samo da prikazujejo podatke v poročilih, temveč omogočajo tudi napovedi o stroških, urah in več, kar pomaga optimizirati procese podjetja.

5. Shifton podpira integracijo z drugimi programi

Ne glede na to, katero programsko opremo uporabljate za upravljanje zaposlenih, računovodstvo in spremljanje dela, vam Shifton olajša življenje. Aplikacija Shifton ponuja integracijske zmogljivosti s številnimi priljubljenimi programi za izboljšanje delovnih tokov, izmenjavo podatkov in nudi dostop do API-ja za različne integracije. Ker se Shifton integrira z drugimi programi (npr. Quickbooks), ima uprava dostop do vseh potrebnih poročil — o delovnih urah, izmenah, plačah, kaznih in bonusih.

Iščete nove integracije ali funkcije? Povejte nam o vaših potrebah in Shifton bo predlagal ustrezno rešitev.

Z uporabo Shifton lahko vodja klicnega centra učinkovito ustvari razporede za katero koli število oddelkov in zaposlenih z le nekaj kliki. Razpoložljive funkcije in integracije Shifton omogočajo uporabo te aplikacije kot enotnega programa za opravljanje in sledenje dnevnim nalogam v klicnem centru.

*Vse izvirne fotografije vljudnost DialogMarket klicnega centra. Pregled Shiftone s strani izvršnega direktorja DialogMarket najdete tukaj.

Predstavljamo vam še eno resnično mnenje enega od naših prvih strank – klicnega centra DialogMarket.

Shifton: Zdravo! Prosim, povejte nam nekaj o posebnostih vašega podjetja.

Alyona: Zdravo! Moje ime je Alyona Peshekhonova in sem vodja outsourcing klicnega centra DialogMarket, ki se nahaja v Kropyvnytskyi v Ukrajini. Naš klicni center se osredotoča na zagotavljanje storitev vroče linije in podpore strankam. Edinstvena lastnost DialogMarket je naša sposobnost hitrega zagona startupov in povečanja števila operaterjev v izmeni s samo enim dnem obvestila.

Shifton: Katere so vaše dnevne odgovornosti?

Alyona: Moje glavne naloge kot manager vključujejo takojšnjo podporo strankam in odgovarjanje na njihove zahteve in naročila. Prav tako kontroliram število ljudi v vsaki izmeni in sem odgovorna za pametno razporeditev izmen med operaterji, odvisno od obdobij največje obremenitve v vsakem projektu. Delovanje 24/7, 365 dni v letu zahteva pravilno in premišljeno zasnovane urnike, zlasti ko se projekt povečuje.

Shifton: S katerimi najpogostejšimi izzivi se soočate pri vodenju klicnega centra?

Alyona: Pri vodenju projekta s 40-50 ljudmi smo naleteli na izzive pri ustvarjanju urnikov, ki ustrezajo tako našim strankam kot zaposlenim. Zdaj si predstavljajte razvoj učinkovitega tedenskega ali mesečnega urnika za 300 ljudi! Če kdo zboli, odide ali lahko dela le določene ure ali dneve, vse to poruši. Je kot hiša iz kart—če en zaposleni odpade, je treba vse postaviti na novo!

Shifton: Kako ste začeli z Shifton?

Alyona: Izbrali smo Shifton po oceni ducatov možnosti urnikov. Zelo ste nam olajšali življenje.

Shifton: Katere funkcije Shiftona štejete za najbolj uporabne za vsakodnevno poslovanje?

Alyona: Zaposlenim je zelo všeč možnost zamenjave izmen, kar je najpomembneje pa, da so zdaj urniki sestavljeni v samo nekaj klikih! Prav tako nimamo težav s sledenjem bolniškim staležem in dopustom.

Shifton: Kako se je spremenil potek dela v DialogMarket po začetku z Shifton?

Alyona: Vedno si prizadevam ustvariti razumljiv sistem izračunavanja plač za zaposlene. Shifton to še olajša. Modul poročil o plačah mi omogoča ohranjanje preglednosti pri računovodstvu za plače v DialogMarket. Vsak zaposleni v klicnem centru lahko vedno ve, koliko je zaslužil v določenem mesecu in lahko načrtuje svoje izdatke vnaprej.

Shifton: Bi priporočili Shifton drugim klicnim centrom?

Alyona: Vsekakor da! Ta aplikacija je enako koristna tako za velike kot majhne outsourcing klicne centre in za druga podjetja.

Pozdrav vsem našim naročnikom in tistim, ki so po naključju prišli na stran podjetja Shifton. Danes ponujamo intervju z enim od naših strank – lastnikom verige kavarn, ki že dolgo uporablja spletno storitev Shifton.

Shifton: Pozdravljeni. Spoznajmo se!

Irina: Zdravo! Moje ime je Irina Uskova, sem lastnica in vodja verige kavarn Coffee Molly v Nižnem Novgorodu (Rusija).

Shifton: Povejte nam malo več o svojem poslu.

Irina: Na začetku leta 2021 je imelo podjetje več kot 20 natakarjev z različnimi stopnjami zasedenosti. Coffee Molly deluje v mestu od leta 2014, razvija koncept kavarn za pisarniške delavce. Danes je v Nižnem Novgorodu sedem kavarn s skupnim prometom 25 milijonov rubljev na leto.

Shifton: Zakaj ste se odločili za sodelovanje s Shiftonom?

Irina: Specifičnost trga je takšna, da so naši zaposleni precej mladi ljudje, zato pogosto menjajo službo. Za večino je to njihova prva zaposlitev. Zato delo z osebjem zahteva veliko časa in vključuje izbiro kandidatov, usposabljanje, mentorstvo in razvoj kompetenc.

Že dolgo mi je jasno, da je potrebno ta postopek jemati z lahkoto, saj je glavni cilj ohraniti glavno „hrbtenico„ natakarjev – 5-6 ljudi. Ti pomagajo novincem, da se hitro in enostavno prilagodijo.

Vsa ta živahna dejavnost vpliva na urnik dela na dnevni ravni, zato ga je potrebno nenehno nadzorovati, v primeru sprememb pa je potrebno nemudoma obvestiti vse.

Shifton: Kako ste prej reševali te težave?

Irina: Prej smo pošiljali obvestila v splošni klepet, včasih smo morali osebno poklicati zaposlene, da bi se prepričali, da so seznanjeni s spremembami. Toda čim več kavarn smo odprli, tem bolj smo morali avtomatizirati celotno rutino.

Shifton: Ali vaše podjetje potrebuje avtomatizirano spletno storitev za načrtovanje?

Irina: Seveda, tisti, ki sledijo trendom, vedo, da se trg prehranskih storitev vedno bolj prilagaja IT-tehnologijam. Delo s spremembami je vsakodnevna rutina administratorja in starejše natakarice. Kot del načrtovanja morajo upoštevati preference zaposlenih (osebne zadeve, druga zaposlitev itd.), učinkovitost natakarja v določeni kavarni in specifičnost dneva (vikend ali delovni dan). Poleg tega moramo organizirati usposabljanje za novince, izvesti inventuro ali splošno čiščenje, najti nadomestilo za bolne ali razdeliti izmeno med dva zaposlena. In seveda moramo upoštevati vse možne zamude in nadure.

Ta postopek smo dolgo avtomatizirali, toda podjetje je raslo, in želela sem si nekaj več kot le program, ki bi sestavljal delovne urnike. Iskala sem partnerje razvijalce, ki bi poskrbeli, da bi program lahko deloval tudi kot plačilni sistem za vsakega zaposlenega. Imela sem še več idej…

Shifton: Ali so se vaša pričakovanja izpolnila, ko se je sodelovanje s Shiftonom širilo?

Irina: Da, vsekakor sem zadovoljna! Iskreno povedano, ko sem po naključju odkrila Shifton, je trajalo nekaj časa, da sem opazila, kako prilagodljiva je lahko ta programa.

V fazi testiranja sem postavljala mnoga vprašanja o tem, kaj je še načrtovano za implementacijo in katere funkcije Shifton ponuja, da bodo zaposleni vsak trenutek prepričani v svoj delovni urnik in da bodo vnaprej vedeli, koliko bodo prejeli na koncu vsakega meseca. Želela sem, da se izplačilo izvede brez zamud, v realnem času, in da je posamezniku na voljo na njegovem pametnem telefonu v vsakem trenutku, ne samo na plačilni dan.

Shifton: Ste uspeli izpolniti vaše zahteve? Kako ste zadovoljni s podporo razvijalcev Shiftona?

Irina: Vse moje zahteve so bile izpolnjene, in tudi ugotovila sem, da lahko program še bolj moderniziramo po naših potrebah. Tesno sem komunicirala z razvijalci 6 mesecev in jim povedala, kaj nam je všeč in kaj še pričakujemo. Program smo hitro implementirali in takoj ugotovili, da ga želimo uporabljati vedno več in ga prilagajati svojim potrebam.

Shifton: Ste do sedaj uspeli?

Irina: Uspelo nam je uresničiti naslednje točke: avtomatizirali smo razpored za vsakega zaposlenega, upoštevajoč njegove preference, dodelili natakarje podružnicam, in prilagodili izračun bonusov in kazni. Odpravili smo tudi napake pri izračunu plač, ko nekatere izmene niso bile upoštevane ali so bile plačane dvakrat. Nameščeno je bilo tudi aplikacijo na pametne telefone vseh zaposlenih, kjer takoj prejemajo obvestila o posodobitvah in izplačilih. Čas, porabljen za načrtovanje, smo zmanjšali za 10-krat in zmanjšali fluktuacijo, saj zaposleni vidijo svoje izmene/plače in lahko vplivajo nanje, zato smo na splošno izboljšali proces načrtovanja časa za vse zaposlene.

Shifton: Zagotovo imate še več predlogov za prilagoditev orodja Shifton?

Irina: Da, seveda. Čakamo na bolj uporabniku prijazen vmesnik za spreminjanje urnikov. Zdaj se ne morejo spremeniti vsi detajli, zato je treba določene parametre znova ustvariti. Čakamo na bolj prilagodljive nastavitve pri poročilih o plačah za splošna obdobja in možnost dodajanja komentarjev k delu. Kar zadeva funkcije storitve, potrebujemo možnost, da zaposleni pustijo komentarje in sestavijo poročila o opravljenih nalogah v aplikaciji. Zanima me tudi avtomatski izračun bonusov glede na prodajne kazalnike ali izpolnjevanje KPI in bolj prilagodljive nastavitve vmesnika aplikacije za udobje zaposlenih: kaj prikazati na glavnem zaslonu, katere obvestila poslati in o čem poročati.

Shifton: Hvala za vaše podrobne in informativne povratne informacije, Irina. Lahko priporočate spletno storitev Shifton tudi lastnikom drugih podjetij?

Irina: To orodje že priporočam svojim strankam, ki jim pomagam pri zagonu njihovih kavarn, saj Shifton pomaga prihranit denar, je enostaven za uporabo in je priljubljen med zaposlenimi. Preden sem začela uporabljati Shifton, sem temeljito preizkusila več kot 10 različnih aplikacij in programov. Do trenutka, ko sem našla Shifton, sem že imela dogovor z razvijalcem, ki je bil pripravljen za nas ustvariti podoben program. In Shifton je popolnoma rešil vse moje težave s načrtovanjem urnikov in avtomatizacijo izplačil.

Razvijalci storitve Shifton so dodali funkcijo, ki omogoča odpuščanje zaposlenih v podjetju. To je mogoče narediti na strani Zaposleni. Da odpustite zaposlenega in ga izbrišete s seznama zaposlenih v podjetju, morate klikniti ikono «Odpusti» v obliki rumenega «x».

Pri odpuščanju zaposlenega je treba izbrati datum, od katerega ne bo imel več dostopa do podjetja. Od izbranega datuma dalje zaposleni ne bo mogel vstopiti v svoj račun z nobene naprave. Sistem pa bo kljub temu shranil vse informacije o odpuščenem zaposlenem.

Sprva se zdi, da ni nič lažjega kot sestaviti delovni urnik za zaposlene. Vse, kar morate storiti, je vnesti priimke zaposlenih v Excel dokument, nastaviti nekaj parametrov in spremenljivk ter pritisniti Enter. V resnici pa je situacija nekoliko drugačna. Ustvarjanje dnevnih delovnih urnikov, še posebej delovnih urnikov za izmene, za neko podjetje je zahtevno in odgovorno delo, ki ga prevzamejo računovodje ali kadrovski strokovnjaki.

Katere cilje lahko dosežete s pravilno sestavljenim delovnim urnikom za zaposlene?

• Uredite delovni čas zaposlenih v podjetju

• Zagotovite, da zaposleni izpolnijo določene delovne obveznosti

• Pravilno izračunajte dohodek podjetja

• Določite povprečno plačo posameznih delavcev in celotnega podjetja

• In seveda, pravilno sestavljen delovni urnik pomeni, da bo računovodja ob izračunavanju plače in dopustnice delal manj napak

Mnoga podjetja ne morejo uspešno zagotavljati svojih storitev ali sploh obstajati brez delovnega urnika za izmene. Trgovine, hoteli, bolnišnice, reševalne službe, policijske postaje in tovarne slaščic – seznam podjetij, ki so odvisna od tega, je neskončen, vendar mnogi ljudje ne vedo, s kakšnimi težavami se soočajo kadrovniki pri pripravi delovnih urnikov za izmene. Pri tem procesu morajo kadrovski strokovnjaki obnoviti vse podrobnosti v evidenci, vključno z dopusti, bolniškimi odsotnostmi, državnimi prazniki, nadurami in številnimi drugimi komponentami. Pomeniti pa je treba, da se lahko po potrditvi urnika zgodi nepredviden dogodek, kar pomeni, da bo kadrovski strokovnjak moral hitro začeti delati na urniku od začetka.

Delo z dnevnimi delovnimi urniki s Shiftonom

Shifton je optimalna storitev za enostavno in hitro spletno razporejanje delovnega časa, ki ima več prednosti. Ustvarjen je bil za olajšanje dela direktorjem, računovodjem in kadrovnikom. Tukaj je nekaj funkcij, ki jih storitev ponuja:

• Delovnega procesa vam ni treba upravljati sami. Dodelite pravico za ustvarjanje in urejanje delovnih urnikov administratorjem podjetja;

• Storitev Shifton vam bo pomagala ustvariti delovni urnik za izmene za neomejeno število zaposlenih, da bi izkoristili največ iz delovnih urnikov;

• Funkcije Shiftona omogočajo prilagoditev delovnih urnikov, pri čemer se upoštevajo podatki, kot so število izmen, zaposleni in delovni dnevi;

• Med ustvarjanjem in urejanjem delovnih urnikov boste lahko dovolili menjavo izmen med uporabniki, z ali brez nadzora managementa;

• Ko se zgodijo nepričakovane stvari, boste lahko hitro prilagodili urnik.

• Če uporabljate Shifton, boste obveščeni o spremembah v urnikih in novih dogodkih podjetja.

Storitev Shifton nudi brezplačno tehnično podporo, dostopno 24/7. Naše operaterje lahko kontaktirate kadarkoli in dobite odgovore na vsa vprašanja, ki jih morda imate. Drug pomemben del storitve je, da Shifton omogoča ustvarjanje delovnih urnikov tako za mala podjetja kot za velike korporacije, ki zaposlujejo na tisoče delavcev.

Shifton se redno posodablja in poskuša slediti času. Tudi vi se morate izboljševati. Ne tratite časa za ročno razporejanje zaposlenih, ko obstaja priročna in kakovostna storitev, ki je posebej zasnovana za prihranek vašega delovnega časa.

V našem vsakdanjem življenju se pogosto srečujemo s pojmom načrtovanja. Enkrat letno skrbno in temeljito načrtujemo naše potovanja, redkeje pa razmišljamo o zamenjavi delovnega mesta ali praznovanju obletnic in poročnih dnevov. Seveda skoraj vsi načrtujemo, kako naj bi bil porabljen mesečni proračun in kako bodo družinska sredstva razdeljena. Na žalost mnogi lastniki podjetij in zaposleni na najvišjih položajih pozabljajo na nujnost napovedovanja povpraševanja po delovni sili. Še bolj zanimivo je, da obstajajo direktorji, ki ne uporabljajo profesionalnih kadrovskih menedžerjev. Svoje zaposlene intervjuvajo in vodijo kar sami. Ta članek bo poskusil razložiti, kaj je napovedovanje povpraševanja po delovni sili, in dokazati, da je to nujen in ključen del vodenja vsakega podjetja.

Vsi razumemo, da je težje doseči uspeh brez kvalificiranega osebja kot pa s skupino strokovnjakov. Zato mora direktor ali kadrovski menedžer pravilno oceniti povpraševanje po delovni sili, izbrati najučinkovitejše metode izračunavanja in najti vire za zadostitev te potrebe, preden poiščejo nove zaposlene. Ampak preden pridemo do tja, moramo začeti z osnovami in razumeti, kaj pomeni napovedovanje povpraševanja po delovni sili.

Napovedovanje povpraševanja po delovni sili je del večjega procesa načrtovanja delovne sile. Njegov glavni cilj je sestaviti seznam potrebnih delovnih mest in strokovnjakov, ki lahko postanejo vitalni za rast podjetja, doseganje ciljev in mejnikov v bližnji prihodnosti.

Cilji načrtovanja delovne sile:

• Zagotovitev potrebnih zaposlenih podjetju ob nizkih časovnih in finančnih stroških;

• Opremljanje podjetja s pravilno, strokovno delovno silo v najkrajšem možnem času;

• Napovedovanje povpraševanja po delovni sili omogoča odrezavanje nepotrebnih segmentov delovne sile ali optimizacijo njihovega dela

• Pravilno načrtovanje in postavljanje zaposlenih omogoča pravilno in visoko učinkovito uporabo virov zaposlenih, temelječo na njihovih veščinah, znanju in sposobnostih.

Dejavniki, ki bi jih morali upoštevati pri pravilnem načrtovanju delovne sile:

• Kakšna je finančna situacija v vašem podjetju in kakšno je trenutno splošno stanje gospodarstva?;

• Prestrukturiranje delovne sile (načrti za odpuščanje, premestitev ali premeščanje zaposlenih na nova delovna mesta. Prav tako je treba upoštevati upokojitve in porodniške dopuste);

• Analiza in razumevanje stanja na trgu dela in med vašimi konkurenti je še ena ključna točka;

• Raven plač v podjetju;

• Morda eden najpomembnejših dejavnikov je imeti strateške načrte in cilje za podjetje.

Poznavanje trenutne faze razvoja vašega podjetja mora biti eden od dejavnikov, ki bi jih morali poznati pri napovedovanju povpraševanja po delovni sili. V večini primerov je lahko učinkovito načrtovanje doseženo v obdobjih aktivne rasti in ustanavljanja podjetja.

Preden se lotite napovedovanja povpraševanja po delovni sili, je pomembno razumeti, da je to proces zaporednih, premišljenih dejanj in odločitev, ki imajo pred seboj jasne cilje. Glavni cilj načrtovanja leži v ideji, da mora vsako podjetje ali uspešen poslovni imenik zaposliti in obdržati dovolj kvalificirano osebje na vseh delovnih mestih, tako da je lahko delo izvedeno kakovostno in učinkovito.

Vrste napovedovanja povpraševanja po delovni sili:

• Strateško ali dolgoročno načrtovanje;

• Taktično (situacijsko) načrtovanje.

Pri strateškem načrtovanju je ključno oblikovati program za odkrivanje potencialnih zaposlenih, ki jih podjetje morda potrebuje v prihodnosti. Ta proces zahteva tudi oblikovanje programa za strateški razvoj človeških virov, ki hkrati ocenjuje nujnost teh virov na dolgi rok.

Taktično načrtovanje zahteva natančno analizo povpraševanja po organizaciji zaposlenih v obdobju, ki ga določi direktor. Na primer, lahko obsega mesec, četrtletje ali leto. Ta potreba bo odvisna od nekaj dejavnikov: ravni fluktuacije zaposlenih v določenem obdobju, števila upokojitev, porodniških dopustov ter zmanjšanj osebja.

Obdobja načrtovanja delovne sile

• Kratkoročno načrtovanje — načrtovanje do 2 let;

• Srednjeročno načrtovanje — strategija za 2 do 5 let;

• Dolgoročno načrtovanje — izdelava načrtov za naslednjih 5 let in naprej.

Torej, za trenutek si predstavljajte, da ste novi vodja podjetja ali kadrovski strokovnjak. Kje boste začeli v okviru napovedovanja povpraševanja po delovni sili?

Najprej morate zbrati informacije o rezultatih in mejnikih, ki jih mora podjetje doseči v prihajajočem četrtletju ali letu. Če ste kadrovski strokovnjak, te informacije pridobite od svojih nadrejenih. Nato preučite vse kratkoročne in dolgoročne cilje, naloge in načrte podjetja.

V večini primerov bodo računovodje in direktorji oddelkov pomagali, da si ustvarite mnenje o podjetju, v katerem delate, in njegovih načrtih, ne glede na to, ali delate v kadrovskem oddelku ali vodite podjetje.

Stvari, ki so potrebne za uspešno načrtovanje:

• Najprej morate natančno pregledati podatke o zaposlenih. Potrebovali boste osebne dosjeje, razdelili vprašalnike in zbrali informacije, ki zadevajo delovne veščine in sposobnosti delavcev, ki niso povezane z delom v podjetju;

• Delovni razpored ali urnik vseh zaposlenih v podjetju;

• Podatki o odstotku fluktuacije zaposlenih na različnih mestih po oddelkih.

V tej fazi se izvede temeljita analiza povpraševanja po delovni sili v podjetju za različna delovna mesta v določenem časovnem obdobju. Takrat odgovorite na veliko število vprašanj, ki so ključna za proces načrtovanja: koliko zaposlenih je treba najeti, kako kvalificirani morajo biti in kar je še pomembneje, kdaj bodo določeni delavci potrebni za zapolnitev določenih mest.

Med tem procesom se tudi odločite, ali morate pripeljati notranje človeške vire ali pa bo prekvalifikacija obstoječih zaposlenih bolj finančno smotrna odločitev.

Ni pomembno, ali ste direktor ali kadrovski strokovnjak. Ne pozabite, da mora biti vsak proces zaporedni, temelječ na premišljenih odločitvah in sistematičnem pristopu. Ko boste začeli jemati delo, kateremu ste posvetili celotno življenje, malo resneje, boste lahko katerokoli nalogo, tudi tako zapleteno, kot je načrtovanje delovne sile, opravljali z lahkoto, strastjo in vnemo.

V prejšnjem delu tega članka smo govorili le o delu vodstvenih veščin, ki bi jih moral imeti vsak dober top manager. Ta del bo obravnaval take značajske lastnosti, kot so dober smisel za humor, radovednost ter sposobnost pogajanja in delegiranja pooblastil. Začnimo.

Sposobnost pogajanja

Na prvi pogled se zdi, da pri pogajanjih in poslovnih razgovorih ni nič zahtevnega. Ljudje se srečajo, govorijo, pijejo kavo, razkazujejo se in podpisujejo kopice papirjev. Tako pogajanja vidi povprečen zaposlen iz zavisti. Le redki vedo, da so pogajanja ena glavnih vodstvenih veščin. Med temi pogovori in poslovnimi srečanji potekajo najpomembnejša vprašanja, podpisujejo se večmilijonski posli in sprejemajo vrhunske odločitve. Zato nikoli ne podcenjujte vrednosti pravilnih pogajalskih veščin. Mimogrede, obstaja obilica knjig na to temo, z letnimi in mesečnimi srečanji ter izobraževalnimi dogodki, posvečenimi tej pomembni veščini. Ne oklevajte obiskati teh srečanj in prebrati nekaj knjig na to temo. Potem bodo tudi najbolj zahtevna in hektična pogajanja potekala gladko kot po maslu.

Radovednost

Radovednost je še ena pomembna vodstvena lastnost profesionalnega šefa. Če želite, da vaša družba raste, morate biti radovedni v pozitivnem smislu besede. Ne pravimo, da bi vas morale zanimati osebna življenja vaših zaposlenih, biti radovedni, kdo se s kom druži in kje je kdo preživel počitnice. Govorimo o drugi vrsti radovednosti, celo raziskovalnosti. Pomembno je, da ko postanete direktor, ne izgubite iskre in radovednosti, da ste angažirani v izobraževanju o novih tehnologijah v vaši industriji, da obiskujete konference, izmenjujete izkušnje s kolegi in se pomikate naprej.

Sposobnost delegiranja pooblastil

Ko delate na vsakdanjem položaju, se navadite, da vse naloge opravljate sami. Če želite postati vodja družbe in se naučiti učinkovito upravljati osebje, se morate naučiti delegirati pooblastila. Ne samo, da boste prihranili čas, ampak boste tudi omogočili, da se delo podjetja prilagodi na način, da bodo imeli vsi zaposleni nekaj opraviti in se bodo počutili cenjene in potrebne. Mnogi ljudje se bojijo razdeliti naloge med zaposlene ali dati pomembne naloge enemu izmed njih. Razumite, da če to storite pravilno, bo oddelek ali podjetje, ki ga vodite, delovalo kot enoten mehanizem.

Sposobnost postavljanja ciljev in njihovega doseganja

Vsak izkušen direktor ve, da je treba pravilno formulirati naloge in jih do konca realizirati. Če vodite poslovanje brez ciljev in kaotično sprejemate nelogične odločitve, nič dobrega ne bo iz tega. Direktor z odličnimi vodstvenimi veščinami mora biti uravnotežen, miren in sposoben jasno oblikovati lastne cilje in cilje družbe. Nato ga bodo zaposleni videli kot vodjo in se tudi potrudili doseči skupni cilj. Cilji morajo biti razumljivi, jasni in pravilno oblikovani. Na primer, cilj postati najboljši na našem področju zveni nejasno. Prav tako ni jasno, zakaj bi se ljudje trudili, da bi to dosegli. Če postavite cilj svojim zaposlenim, ki zveni nekaj takega kot „V prihodnjem letu naj bodo naši prihodki dvakratnik prejšnjega leta“, bodo razumeli, kaj morajo storiti in si prizadevali za dosego rezultata. Kljub temu, ko pred svoje zaposlene postavite finančni cilj, ne pozabite, da jih po dosegi cilja nagradite.

Dober smisel za humor

Smisel za humor je še ena dragocena vodstvena lastnost, ki označuje uspešnega šefa. Vendar ima ta lastnost eno posebnost – je ne morete se naučiti. Vseeno, ali ste rojeni z dobrim smislom za humor ali pa ne. V bolj resnem tonu, želimo poudariti, da je redkost najti direktorja podjetja z dobrim smislom za humor. Imate res veliko srečo, če poleg vseh zgoraj omenjenih lastnosti imate tudi sposobnost pripovedovati inteligentne šale in razumeti šale drugih ljudi. Priznati moramo, da nam smisel za humor pomaga v najzahtevnejših in na videz nerešljivih situacijah, s katerimi se boste kljub svojemu položaju neizogibno srečali.

Pozitiven pogled na življenje

Življenje v sodobnem svetu otežuje ohranjanje pozitivnega pogleda na življenje in svet na splošno. Če želite postati resnično uspešen direktor podjetja, morate vsekakor gledati na stvari na najbolj pozitiven način. Razumeti morate, da ste na čelu podjetja in vaše razpoloženje, mnenje ali pogled na življenje vplivajo na razpoloženje vseh vaših zaposlenih. Vsakič, ko pridete na delo, si predstavljajte, da ste kapitan velike ladje. Če širite negativnost, boste postali napeti in razdražljivi, vaša ladja bo potonila ali pa bodo vsi mornarji in glavni inženirji pobegnili, medtem ko boste sami ostali v bučečem poslovnem morju. Če ne želite, da se to zgodi, poskusite poiskati srečo v majhnih stvareh in videti najboljše v svetu in vašem delu.

Sposobnost navdihovanja

Za sladico smo pustili glavno vodstveno veščino, brez katere se ni smiselno strinjati za delo na vrhnjem položaju. Če vas delo, kateremu posvečate svoje vsakdanje življenje, ne navdušuje, ne boste mogli navdihniti zaposlenih k novim zmagam. Vsak prvorazredni direktor mora vedeti, kako navdihniti ljudi, jim dati upanje, jih motivirati in odkriti njihov potencial. To veščino je enostavno obvladati, če ste resnično zaljubljeni v svoje delo ali ste strastni glede svojega posla. Če ste sami brez navdiha, je težko vzbuditi nasprotno občutje pri nekom drugem. Zato svetujemo, da poiščete delo, ki ga imate radi, ali takšno, ki vas najmanj moti in vam prinaša dober dohodek.

Če obvladate vse te veščine, bo pot do napredovanja lahka. Prizadevajte si, učite se, drzite si in nenehno se izboljšujte!