Top 20 ferramentas de software para gestão de agências: projetos mais rápidos, clientes mais satisfeitos

Você está equilibrando resumos, cronogramas, orçamentos e uma gloriosa sopa de abas. Você quer menos caos e mais clareza—sem transformar sua equipe em zumbis de planilhas. É aí que o software de gestão de agências entra: um hub para planejar o trabalho, acompanhar o tempo, gerenciar recursos, faturar de maneira limpa e manter os clientes informados. Este guia mantém tudo simples, corta o jargão e mostra as melhores ferramentas que ajudam realmente as agências a entregarem.

Abaixo está uma lista direta e humana dos 20 principais softwares de gestão de agências —para quem eles são, onde se destacam e o que observar. Colocamos Shifton em primeiro lugar de propósito: é a maneira mais prática e amigável para alinhar pessoas, tempo e dinheiro para que sua agência possa escalar sem drama.

TL;DR (adicione aos favoritos)

• Se você quer um núcleo operacional único e centrado no humano que abrange agendamento, captura de tempo, aprovações e transferência limpa para a folha de pagamento, comece com Shifton.

• Se você vende retenções e precisa de visibilidade de lucros, confira Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Se você quer vibes de OS de trabalho flexível, dê uma olhada em Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Se você precisa de superpoderes de planejamento de recursos, experimente Float and Forecast (com Harvest).

Ao longo deste guia, usaremos a frase o software de gestão de agências muitas vezes—porque é exatamente para isso que você veio: ferramentas que gerenciam sua agência sem afunda-la.

O que é um software de gestão de agências? (definição rápida)

O software de gestão de agências é seu centro de controle. Ele ajuda as agências a planejar o trabalho, atribuir pessoas, rastrear o tempo, gerenciar a capacidade, prever receitas, faturar clientes e relatar lucros—em um só lugar. Em vez de pular entre 10 aplicativos, você obtém uma única fonte da verdade para projetos, pessoas e dinheiro. Boas ferramentas parecem leves, mas poderosas, automatizam tarefas administrativas tediosas e tornam a lucratividade visível sem malabarismos.

Como escolhemos os vencedores

Avaliamos cada plataforma usando critérios que importam para equipes reais:

• Fluxo de projeto: de resumo → plano → entrega → fatura.

• Planejamento de recursos: capacidade, habilidades, disponibilidade e zero excesso de reservas.

• Captura de tempo: rápida, precisa, amigável para dispositivos móveis.

• Financeiro: orçamentos, taxas, retenções, faturamento, margens.

• Relatórios: dashboards simples + detalhamentos que você usará realmente.

• Colaboração: comentários, aprovações, visibilidade do cliente (sem caos).

• Integrações: com ferramentas como Slack, Drive, Sheets, contabilidade, folha de pagamento.

• Adoção: instalação fácil, interface de usuário amigável, curva de aprendizado razoável.

• Valor: substitui três ferramentas, ou se torna uma quarta?

O resultado? Uma lista prática e sem frescuras de o software de gestão de agências em que você pode confiar.

As 20 principais ferramentas de software de gestão de agências

1) Shifton — Melhor geral para operações centradas no humano e escalabilidade

Melhor para: agências que querem um sistema central para pessoas, turnos, projetos e tempo—sem sobrecarga descomplicada.

Por que se destaca: O Shifton unifica agendamento inteligente, rastreamento de tempo em tempo real, aprovações, propriedade de tarefas, folga/PTO, e transferência de folha de pagamento—para que suas operações finalmente se movam em um ritmo único. É multilíngue, pronto para dispositivos móveis e construído para equipes distribuídas, grupos criativos, equipes de produção e unidades de campo. Menos troca de abas; mais entregas.

Capacidades principais:

• Planejamento de turnos e capacidade com correspondência de função/habilidade.

• Rastreamento de Tempo com sinais de atividade e exceções.

• Gestão de Tarefas e Equipes com listas de verificação e aprovações.

• Gestão de Licenças (férias, doença, feriados) sincronizado com horários.

• Relatórios com variância e insights de custo—veja o consumo e a utilização.

• Gestão de Folha de Pagamento e integrações para fechar o ciclo.

Onde se destaca:

• Agências multifuncionais—criativas + produção + mídia—podem coordenar em uma linha do tempo.

• Exceções com aviso prévio (horas extras, conflitos) mantêm os líderes proativos, não reativos.

• Exportação limpa para contabilização/folha de pagamento significa menos noites sem dormir.

Lacunas potenciais:

• Se você só precisa de um aplicativo simples de tarefas, o Shifton tem mais poder do que você precisa.

Conclusão: Se você quer o software de gestão de agências que trata pessoas e tempo como cidadãos de primeira classe—e transforma operações de “ugh” para “ahh”—o Shifton é a escolha.

2) Productive — PSA tudo-em-um para agências focadas em lucros

Melhor para: agências que vivem de retenções, precisam de margens profundas e querem visibilidade de previsões.

Por que se destaca: Combina projetos, orçamentos, utilização, pipeline de vendas e faturamento—para que os líderes possam ver o lucro em tempo real e controlar a capacidade com intenção.

Boa opção se você precisa de: taxas baseadas em função, previsão de receitas e insights em toda a empresa.

Cuidados: conjunto de recursos ricos significa que você deve investir na configuração.

Caso de uso: “Vendemos retenções e acompanhamos a lucratividade semanalmente.” → Isto o software de gestão de agências mantém os números honestos.

3) Scoro — Controle total de cota para caixa com fortes finanças

Melhor para: agências que precisam de controle rígido desde estimativas até faturamento.

Por que se destaca: Todo o fluxo “cota → plano → entrega → fatura”, com finanças de projeto sérias, planejamento de recursos e CRM incorporado.

Boa escolha: se você deseja acompanhar o consumo do orçamento e margens sem planilhas.

Cuidados: mais estrutura do que “quadros de tarefas” flexíveis.

Caso de uso: agências de múltiplos serviços que querem o software de gestão de agências que substitui um conjunto de ferramentas desarticuladas.

4) Accelo — Trabalho com clientes, retenções e automação

Melhor para: agências que querem vendas → projetos → retenções em um fluxo automatizado.

Por que se destaca: Propósito construído para trabalho com clientes, com retenções, capacidade e automação que une seu ciclo de vida.

Boa escolha: firmas de serviços escalando além de ferramentas básicas de gestão de projetos.

Cuidados: pode parecer “PSA-pesado” para equipes muito pequenas.

Caso de uso: agências à procura de o software de gestão de agências que automatiza a administração e destaca a lucratividade.

5) Kantata (PS Cloud) — PSA de nível empresarial para serviços profissionais

Melhor para: agências maiores ou aquelas no Salesforce que precisam de governança robusta.

Por que se destaca: Gestão profunda de recursos, previsão e controles de projeto com relatos maduros. Também publica guias pensativos sobre operações de agências.

Boa escolha: engajamentos complexos, alocação de recursos multi-escritório.

Cuidados: configuração empresarial; planeje seu lançamento.

Caso de uso: quando o software de gestão de agências deve satisfazer relatórios de nível executivo e conformidades.

6) Monday.com — “Sistema operacional de trabalho” flexível para campanhas e entregas

Melhor para: planejadores visuais que querem quadros personalizáveis, automações e dashboards.

Por que funciona para agências: fáceis formulários de entrada, fluxos de status e visibilidade interna de equipe.

Cuidados: profundidade financeira requer complementos/configuração criativa.

Caso de uso: você precisa de o software de gestão de agências que as equipes adotem rapidamente.

7) ClickUp — Um aplicativo para substituir muitos

Melhor para: agências que misturam produto, criatividade e operações com volumes intensos de tarefas.

Por que funciona: docs, tarefas, quadros, metas, automações—leve, mas abrangente.

Cuidados: coloque limites no seu espaço de trabalho ou ele pode se expandir.

Caso de uso: você quer o software de gestão de agências que seja flexível e acessível.

8) Asana — Coordenação limpa para equipes multifuncionais

Melhor para: agências que se importam com clareza e cronogramas.

Por que funciona: tarefas claras, dependências, carga de trabalho e visualizações de portfólio.

Cuidados: financeiro/tempo exigem integração.

Caso de uso: você precisa o software de gestão de agências para disciplina de entrega e roteiros prontos para o cliente.

9) Teamwork — Criado por e para agências

Melhor para: workflow de agência clássico com tempo, faturamento e permissões de cliente.

Por que funciona: modelos para retenções/projetos, controles de visualização do cliente.

Cuidados: previsão avançada é mais leve do que ferramentas PSA.

Caso de uso: lojas de médio porte que querem o software de gestão de agências prático sem bagagem empresarial.

10) Wrike — Poderosa orquestração de trabalho

Melhor para: agências que amam workflows customizados e aprovações.

Por que funciona: padrões, formulários de solicitação, aprovação e forte automação.

Cuidados: pode parecer pesado; treine bem sua equipe.

Caso de uso: você quer o software de gestão de agências para conformidade e transferências.

11) Smartsheet — Controle nativo de planilhas

Melhor para: equipes que pensam em grades e amam fórmulas.

Por que funciona: IU familiar, projetos + capacidade + dashboards.

Cuidados: profundidade financeira depende de quão longe você vai com planilhas.

Caso de uso: uma versão inicial o software de gestão de agências com governança madura.

12) Notion — Documentos, projetos e conhecimento em um único canvas

Melhor para: agências ricas em conteúdo que precisam de documentos vivos + tarefas.

Por que funciona: bancos de dados flexíveis, wikis e incorporações para resumos até entrega.

Cuidados: tempo/financeiro exigem integrações.

Caso de uso: leve o software de gestão de agências para pipelines de conteúdo.

13) Jira Work Management — Quando engenharia e criatividade se encontram

Melhor para: agências que atravessam dev e design.

Por que funciona: workflows, tipos de problema, roteiros; forte para entrega técnica.

Cuidados: equipes criativas podem preferir uma UX mais simples.

Caso de uso: o software de gestão de agências para equipes híbridas dev-criativas.

14) Basecamp — Hubs de projeto minimalistas

Melhor para: pequenos estúdios e colaboração com clientes.

Por que funciona: mensagens, tarefas, arquivos, agendas—simples e calmo.

Cuidados: limitados recursos financeiros nativos.

Caso de uso: sem frescuras o software de gestão de agências para comunicação clara.

15) Trello — Coordenação inicialmente em Kanban

Melhor para: equipes pequenas e fluxos visuais.

Por que funciona: quadros, listas, cartões—rápido e amigável.

Cuidados: escalar operações significa muitos complementos.

Caso de uso: inicial o software de gestão de agências para pipelines simples.

16) Workamajig — Clássico das operações criativas

Melhor para: agências querendo tráfego, finanças e criatividade sob o mesmo teto.

Por que funciona: recursos criativos de longa data, revisão e vínculos com contabilidade.

Cuidados: UX legado; planeje a integração.

Caso de uso: lojas estabelecidas necessitando de durabilidade o software de gestão de agências.

17) Function Point — Projetos + finanças para lojas criativas

Melhor para: estúdios de design/publicidade com necessidades de cotação, tempo e faturamento.

Por que funciona: estimativa → entrega → ciclo de fatura em um só lugar.

Cuidados: menos adornos de painel que ferramentas mais novas.

Caso de uso: direto o software de gestão de agências para pequenos/médios estúdios.

18) Float — Excelência pura em planejamento de recursos

Melhor para: agências que vivem ou morrem pela capacidade e disponibilidade.

Por que funciona: agendamento arrasta-e-solta, habilidades e tempo de folga em um mapa.

Cuidados: combinar com uma ferramenta de PM/financeira.

Caso de uso: complemento ao seu o software de gestão de agências para recursos cristalinos.

19) Harvest + Forecast — Combinação de tempo + planejamento

Melhor para: rastreamento limpo de tempo com recursos e faturamento leves.

Por que funciona: folhas de ponto rápidas, orçamentos simples, amigável para contratados.

Cuidados: profundidade limitada de projetos/portfólio.

Caso de uso: um modo modular de adicionar o software de gestão de agências essenciais.

20) Projetos Zoho (e Zoho One) — Suite econômica

Melhor para: caçadores de valor que gostam de opções integradas de CRM, mesa e finanças.

Por que funciona: projetos mais um ecossistema (CRM, Books, Desk) sob o mesmo teto.

Cuidados: alguns recursos parecem básicos em comparação com plataformas PSA.

Caso de uso: nível básico o software de gestão de agências que cresce com você.

Shifton vs. o resto (na vida real)

• Um ritmo para trabalho e pagamento: Agendamento e captura de tempo em tempo real se transformam em aprovações e transferência de folha de pagamento. Esse ciclo fechado significa menos momentos de “Para onde foram as horas?”.

• Gestão baseado em exceções: Horário extra, conflitos ou tempo faltante se destacam antes de se tornarem problemas.

• UX amigável para humanos: Gerentes planejam, equipes registram, líderes veem insights. Sem drama.

• Escala em formatos: Retenções, tarifa fixa, sprints de produção—o Shifton se adapta.

Se sua agência quer o software de gestão de agências que reduz a administração enquanto aumenta o controle, o Shifton é o caminho mais curto do caos para a clareza.

Escolha rápida: em qual caminho você está?

• Vendemos retenções e precisamos de visibilidade de lucros: Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Precisamos de “quadros + automações” flexíveis: Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Queremos superpoderes de planejamento de recursos: Shifton, Float, Forecast.

• Somos pequenos e queremos manter as coisas simples: Basecamp, Trello, Function Point.

• Queremos uma suite acessível: Zoho Projects (ou Zoho One).

• Queremos um núcleo operacional centrado no humano: Shifton.

Todos eles são o software de gestão de agências de uma maneira ou de outra—o melhor depende do seu fluxo, margens e cultura.

Como escolher o software de gestão de agências certo

1. Mapeie seu fluxo (entrada → estimativa → plano → entrega → fatura).

2. Liste os itens essenciais (por exemplo, agendamento de pessoas, tempo, honorários, pedidos de compra, aprovações).

3. Defina limites de controle (orçamentos, metas faturáveis, expectativas de utilização).

4. Verifique integrações (Slack, Drive, contabilidade, folha de pagamento).

5. Pilotar com um cliente real por 2–4 semanas.

6. Meça os resultados (entrega no prazo, margem, horas administrativas economizadas).

7. Decidir sobre o registro—um o software de gestão de agências deve ser a fonte de verdade.

8. Implantar em ondas (Ops primeiro, depois o restante).

9. Treinar e criar modelos—fixar as melhores práticas.

10. Revisão trimestral—limpe seus quadros, organize automações, revise taxas.

Essa abordagem garante que sua o software de gestão de agências realmente se firmar—e se pagar.

Exemplos do mundo real (cenários rápidos)

• Sprint de campanha com freelancers: Shifton agenda blocos de design e cópia, controla o tempo em tempo real e sinaliza exageros para que os PMs redefinam o escopo antes que a fatura saia do controle.

• Retentor com escopo variável: Retentores do modelo Productive/Scoro, acompanham o consumo e preveem a capacidade para que os AMs renegociem cedo.

• Estúdio com trabalhos recorrentes: Teamwork ou Function Point tornam a entrega modelo fácil; Shifton lida com riscos de alocação e horas extras.

• Criativo híbrido + dev: Jira Work Management + Asana/ClickUp para o fluxo híbrido; Shifton ou Float para planejamento de capacidade.

Em cada cenário, sua o software de gestão de agências deve revelar a próxima melhor decisão, não forçá-lo a cavar por ela.

FAQs

Q1: Realmente precisamos de software de gestão de agências se já usamos quadros e planilhas?

Sim—quando a contagem de pessoal, clientes ou retentores cresce, as planilhas racham. O software de gestão de agências dá-lhe um lugar para tempo, capacidade, orçamentos e recibos.

Q2: Qual é o conjunto mínimo de recursos para ser considerado software de gestão de agências?

Projetos, controle de tempo, planejamento de recursos e finanças básicas (orçamentos/taxas). Adicione faturamento e relatórios para uma verdadeira o software de gestão de agências fundação.

Q3: Quanto tempo deve levar a implementação?

Uma agência focada pode pilotar o software de gestão de agências em 2–4 semanas, depois escalar em ondas. Treine, modele e mantenha simples a princípio.

Q4: Como conseguimos a adesão da equipe?

Escolha o software de gestão de agências com entrada rápida de tempo, horários claros e painéis limpos. Se economizar tempo das pessoas no primeiro dia, a adoção virá.

Q5: Podemos misturar ferramentas?

Claro. Muitas equipes usam Shifton para pessoas/tempo + uma ferramenta PM para resumos. O truque: escolha uma o software de gestão de agências como o sistema de registro.

Metodologia

Comparamos documentos das plataformas e páginas de produtos públicas, revisamos recursos relevantes para agências (retenções, capacidade, faturamento) e procuramos fluxos de trabalho simples que reduzem o administrativo. Também priorizamos quão bem cada o software de gestão de agências lida com trabalho de clientes do mundo real: escopos em mudança, faturamento misto, equipes distribuídas e aprovações rápidas.

Considerações finais: escolha a ferramenta que recupera seu tempo

No final do dia, seus clientes não pagam para você manter ferramentas—eles pagam para você entregar um trabalho excelente. A ferramenta certa o software de gestão de agências desaparece em segundo plano e devolve-lhe as horas que você tem alimentado com planilhas e reuniões de status.

Se quiser um sistema que trate pessoas, tempo e dinheiro como uma única história, comece com Shifton. É o caminho mais curto e gentil de “muitas abas” para “nós temos isso”.