Paano mai-optimize ng Shifton ang mga operasyon sa restawran

Mahalaga ang mahusay na organisasyon ng workflow para sa tagumpay ng isang restawran. Ang kawalan ng epektibong iskedyul para sa mga manggagawa ay madaling makababa sa antas ng serbisyo sa customer at makapagtaas ng panganib sa pag-alis ng mga tauhan.

Ang artikulong ito ay nagmumungkahi kung paano makakatulong ang Shifton app sa mga may-ari ng restawran na mapabuti ang kahusayan ng kanilang mga empleyado.

Paano mapapabuti ang produktibidad ng mga empleyado ng restawran?

Upang palaging maging alisto sa mga nangyayari sa restawran, itakda ang iyong mga iskedyul gamit ang Shifton online app. Salamat sa madaling gamitin na istruktura nito, ang application na ito ay maaring ipatupad para sa pagsubaybay ng mga oras ng trabaho sa maraming mga pasilidad na kainan. Ang mga manager ng restawran ay may agarang access sa lahat ng impormasyon tungkol sa mga iskedyul, mga shift ng empleyado, at iba pa dahil lahat ng data ay naka-imbak sa isang lugar.

Ang mga module na makukuha sa Shifton app ay partikular na binuo para sa mga restawran at nagbibigay-daan sa matalinong pamamahagi ng mga shift sa pagitan ng mga empleyado, na inaalala ang mga oras ng overtime. Ang mga opsyon na ito ay labis na nakakatipid ng oras sa paggawa ng iskedyul at iba’t ibang mga pagbabago, na direktang nakaaapekto sa produktibidad ng mga tauhan.

Bukod dito, nagbibigay ang Shifton ng opsyon sa lahat ng mga empleyado na magmungkahi ng mga pagbabago sa iskedyul at ma-notify sa lahat ng mga update sa mga iskedyul ng trabaho. Halimbawa, kung may pangangailangan na palitan ang may sakit o absent na empleyado, makakakuha ng kaukulang notification ang mga kasamahan sa isang bukas na shift at maaaring agad itong kunin. Kung kinakailangan, ipapadala ang kahilingan para sa kumpirmasyon ng pagpapalitan sa manager o shift supervisor, na nagbibigay ng kumpletong kontrol sa lahat ng mga operasyon sa iskedyul.

Ang Shifton ay ang pinakamainam na online app para sa pagtaas ng motibasyon sa mga empleyado

Kapag gumagawa ng iskedyul para sa isang restawran, mahalagang isaalang-alang ang dami ng trabaho sa mga pista opisyal at iba pang mga petsa na may mataas na pagdagsa ng mga bisita. Ang Shifton online app ay nagbibigay-daan sa iyo na lumikha ng mga iskedyul na may pinakainam na rotation ng mga empleyado para sa pinakamasindhing mga shift (halimbawa, sa Biyernes ng gabi o mga pista opisyal).

Alinsunod dito, ang bawat empleyado ay magkakaroon ng pagkakataon na kumita ng karagdagang kita mula sa oras-oras. Sa ganitong paraan ng pag-iskedyul, maaari mong maabot ang dalawang layunin nang sabay: mapanatiling nakatutok ang mga karanasang manggagawa at bigyan ang mga bagong dating ng pagkakataong patunayan ang kanilang sarili.

Para sa epektibong pamamahala ng restawran, maaari mong gamitin ang iba pang mga pamamaraan ng motibasyon sa empleyado. Halimbawa, ang module ng Shifton na “Bonuses and Penalties” ay nagpapakita ng kaugnay na impormasyon sa mga manager ng restawran, at ang mga empleyado ay maaaring tingnan ang halaga ng kanilang kinita para sa kasalukuyang buwan sa kanilang mga account. Ang kaalamang ito ay nag-aalok sa mga empleyado ng restawran ng kakayahang epektibong kontrolin ang kanilang kita.

Pagtatapos

Ang Shifton online app ay nagbibigay sa pamamahala ng restawran ng isang kumpletong larawan ng pag-iskedyul ng mga shift. Pinapayagan ng Shifton ang mga manager na mabawasan ang oras na ginugugol sa paglikha ng epektibong mga iskedyul ng trabaho at tumuon sa iba pang mga aspeto ng pagpapatakbo ng negosyo ng restawran.

Ang module ng Shifton na “Pay rate reports” ay tumutulong na tama ang pagkalkula ng sahod ng mga empleyado at subaybayan ang mga oras ng overtime. Ang module na “Bonuses and Fines” ay itinatala ang lahat ng mga gantimpala at multa. Ang module na “Attendance” ay nagpapakita ng tunay na oras kung kailan nagsisimula at nagtatapos ang mga shift at break ng mga empleyado at isinasama ang impormasyong ito para sa mga istatistika.

Bukod dito, ang mga developer ng Shifton ay palaging nakikinig sa mga kahilingan ng mga customer at handang i-customize ang mga kakayahan ng app para umangkop sa mga pangangailangan ng iyong negosyo.

* Lahat ng orihinal na larawan sa kagandahang-loob ng DialogMarket call center. Ang pagsusuri ng Shifton ng Coffee Molly founder na si Irina Uskova ay matatagpuan dito.

Paano Mapapabuti ng Shifton ang Performance ng Call Center

Kailangang subaybayan ng mga manager ng call center ang daloy ng trabaho at kontrolin ang pagsasakatuparan ng plano ng mga operator araw-araw. Isa sa kanilang pinakamahalagang gawain ay ang lumikha at mapanatili ang mga iskedyul ng call center.

Dahil ang mga customer ay maaaring nasa iba’t ibang panig ng mundo, dapat laging may mga operator sa call center na nagtatrabaho ayon sa lokal na oras ng mga subscriber. Dapat isaalang-alang ng mga manager ng call center ang mga iskedyul ng trabaho at ang bilang ng mga operator sa bawat shift kapag gumagawa ng kanilang buwanang iskedyul. Kung hindi, ang mga pagkakamali sa mga oras ng trabaho, mga shift, at distribusyon ng mga empleyado ay hindi maiiwasan.

Paano Napapahusay ng Shifton ang Performance ng Call Center

1. Sinusuportahan ng Shifton ang Lahat ng Uri ng Iskedyul

• Maaaring magtrabaho ang mga operator sa dalawang shift, 8 oras sa isang araw, na may naka-fix na lunch break apat na oras matapos magsimula ang shift.
• Ang format na ito ng iskedyul ay nangangahulugan din ng 8-oras na araw ng trabaho na may naka-fix na oras ng pagsisimula para sa isang empleyado ng call center.
• Maaaring magsagawa ng lunch break at humiling ng mga break ang mga operator anumang oras sa kanilang araw ng trabaho.
• Ang mga operator ay maaaring magtrabaho sa 4/8 oras na shift, na tinutukoy ang pagsisimula ng kanilang araw ng trabaho at pagkuha ng mga break sa mga shift.

Ang ganitong uri ng iskedyul ng trabaho ay hindi lamang nagbabawas ng gastos sa tauhan ng call center ng halos 25% kundi malaki rin ang pagbabago sa produktibidad. Kaya nitong hawakan ang lahat ng uri ng mga iskedyul ng trabaho, na sinusuportahan ang mga flexible na oras ng pagsisimula, mga kahilingan sa break, at oras na pahinga. Sa tulong ng Shifton, maaaring gumawa ng mga iskedyul ang mga manager ng call center para sa anumang bilang ng mga departamento at mga empleyado.

2. Tinutulungan ng Shifton na Panatilihin ang Iskedyul ng Trabaho

Dapat mabuo ang iskedyul ng call center upang ang mga break, lunch, meeting, at iba pang event ay hindi makagambala sa daloy ng trabaho. Matapos ang pangunahing pag-setup, awtomatikong bubuuin ng Shifton ang iyong mga iskedyul upang hindi mag-overlap ang mga break ng operator. Habang nagbe-break ang ilang operator, ang iba ay patuloy na nagtatrabaho. Sa ganitong paraan, ang paggamit ng Shifton app ay tumutulong na alisin ang downtime at mapanatili ang istruktura ng iskedyul.

3. Pahintulutan ng Shifton ang Instant na Pag-update ng Iskedyul

Kung hindi nararamdaman ng mga empleyado ng call center kahit konting kalayaan, maaari silang mawalan ng gana sa trabaho kalaunan. Sa Shifton, maaaring ipamahagi ng mga manager ang mga shift upang ang mga operator ay magtrabaho ng mas kaunting araw sa isang linggo ngunit kumpleto ang oras. Bukod dito, kung kinakailangan (hal. sa panahon ng lockdowns), maaaring magkaroon ng flexible na oras ng pagsisimula at pagtapos ng shift ang mga empleyado at kahit magtrabaho mula sa bahay sa ilang araw o full-time.

4. Sinusubaybayan at Sinusuri ng Shifton ang Performance ng Call Center

Mahalaga ang pagsusuri ng istatistika sa CRM para sa tamang pag-schedule sa isang call center. Nag-aalok ang Shifton ng mga makapangyarihang tool sa pag-uulat na nagtatampok ng istatistika sa performance ng call center mula sa iba’t ibang perspektibo. Ang mga nako-customize na module ay hindi lamang nagpapakita ng data sa mga ulat kundi nagbibigay din ng mga pagtataya sa mga gastos, oras, at iba pa, na tumutulong sa pag-optimize ng mga proseso ng kumpanya.

5. Sinusuportahan ng Shifton ang Integrasyon sa Ibang Programa

Anuman ang software na ginagamit mo para sa pamamahala ng empleyado, accounting, at pagsubaybay ng trabaho, pinadadali ng Shifton ang iyong buhay. Ang Shifton app ay nag-aalok ng mga kakayahan sa integrasyon sa maraming sikat na programa upang mapabuti ang mga daloy ng trabaho, makapagpalitan ng data, at magbigay ng access sa API para sa iba’t ibang integrasyon. Dahil ang Shifton ay nag-iintegrate sa ibang mga programa (hal. Quickbooks), nagkakaroon ng access ang pamamahala sa lahat ng kinakailangang ulat—sa oras ng trabaho, mga shift, suweldo, multa, at bonus.

Naghahanap ng mga bagong integrasyon o tampok? Sabihin sa amin ang iyong mga pangangailangan, at magmumungkahi ang Shifton ng angkop na solusyon.

Sa Shifton, ang isang manager ng call center ay epektibong makakalikha ng mga iskedyul para sa anumang bilang ng mga departamento at mga empleyado sa pamamagitan lamang ng ilang pag-click. Ang magagamit na mga tampok at integrasyon ng Shifton ay nagbibigay-daan sa iyo na gamitin ang application na ito bilang isang solong programa para makumpleto at masubaybayan ang mga pang-araw-araw na gawain sa call center.

*Lahat ng orihinal na larawan ay mula sa DialogMarket call center. Ang pagsusuri ng Shifton ng executive manager ng DialogMarket ay matatagpuan dito.

Inihahatid namin sa inyo ang isa pang tunay na pagsusuri mula sa isa sa aming unang kliyente – ang call center ng DialogMarket.

Shifton: Kumusta! Pakisabi sa amin ang mga detalye ng inyong kumpanya.

Alyona: Kumusta! Ako si Alyona Peshekhonova, ang pinuno ng outsourcing call center na DialogMarket, na nakabase sa Kropyvnytskyi, Ukraine. Ang aming call center ay nakatuon sa pagbibigay ng hotline at mga serbisyo sa suporta sa kostumer. Isang natatanging katangian ng DialogMarket ay ang aming kakayahang mabilis na maglunsad ng mga startup at dagdagan ang bilang ng mga operator sa shift sa loob lamang ng isang araw na abiso.

Shifton: Ano ang mga pang-araw-araw mong responsibilidad?

Alyona: Ang aking pangunahing mga gawain bilang isang manager ay kinabibilangan ng pagbibigay ng instant na suporta sa mga kostumer at pagtugon sa kanilang mga kahilingan at orders. Kinokontrol ko rin ang bilang ng mga tao sa bawat shift at ako ang responsable para sa matalinong pamamahagi ng mga shift sa pagitan ng mga operator, depende sa peak load periods ng bawat proyekto. Ang pagpapatakbo ng 24/7, 365 araw sa isang taon, ay nangangailangan ng maayos at matalinong dinisenyong iskedyul, lalo na kapag lumalaki ang laki ng proyekto.

Shifton: Ano ang mga karaniwang hamon na hinaharap mo sa pagpapatakbo ng isang call center?

Alyona: Kapag namamahala ng isang proyekto na may 40-50 katao, nakatagpo kami ng mga hamon sa paggawa ng mga iskedyul na angkop para sa parehong mga kostumer at kawani. Ngayon, isipin na bumuo ng isang epektibong lingguhan o buwanang iskedyul para sa 300 na tao! Kung may magkasakit, umalis, o may limitadong oras lang na pwedeng magtrabaho, naapektuhan ang lahat. Ito ay parang bahay ng baraha—kung may isa na mawala, lahat ay kailangang buuin muli mula sa simula!

Shifton: Paano kayo nagsimula sa Shifton?

Alyona: Pinili namin ang Shifton pagkatapos pag-aralan ang dose-dosenang mga opsyon para sa iskedyul. Napadali niyo ang aming buhay.

Shifton: Anong mga tampok ng Shifton ang itinuturing mong pinaka-kapaki-pakinabang para sa pang-araw-araw na operasyon?

Alyona: Talagang pinahahalagahan ng mga empleyado ang tampok na pagpapalit ng shift, at ang pinakamahalaga, ang mga iskedyul ngayon ay nagagawa na lamang sa ilang pag-click! Wala rin kaming isyu sa pag-track ng mga sick leave at bakasyon.

Shifton: Paano nagbago ang workflow sa DialogMarket matapos nagsimula sa Shifton?

Alyona: Palagi kong nilalayong lumikha ng isang maliwanag na sistema ng pagkalkula ng sahod para sa mga empleyado. Lalo itong mas pinadali ng Shifton. Ang Payroll Reports module ay nagbibigay-daan sa akin upang mapanatili ang transparency sa accounting ng sahod sa DialogMarket. Ang bawat empleyado ng call center ay laging alam kung magkano ang kanilang kinita sa isang buwan at maaring i-plano ang kanilang mga gastusin nang maaga.

Shifton: Ire-rekomenda mo ba ang Shifton sa iba pang mga call center?

Alyona: Syempre oo! Ang app na ito ay pantay na kapaki-pakinabang para sa parehong malalaki at maliliit na outsourcing call centers at iba pang negosyo.

Pagbati sa aming mga subscriber at sa lahat na dumalaw sa pahina ng Shifton company ng hindi sinasadya. Ngayon ay nag-aalok kami ng interbyu kasama ang isa sa aming mga customer – ang may-ari ng isang chain ng cafe, na gumagamit ng Shifton online service sa mahabang panahon.

Shifton: Kumusta. Magpakilala tayo!

Irina: Kumusta! Ako si Irina Uskova, ako ang may-ari at nagpapalakad ng chain ng coffee shops na Coffee Molly sa Nizhny Novgorod (Russia).

Shifton: Magkwento ka pa tungkol sa iyong negosyo.

Irina: Sa simula ng 2021, ang kompanya ay may higit sa 20 barista na may iba’t ibang antas ng trabaho. Ang Coffee Molly ay nag-ooperate sa lungsod mula pa noong 2014, na nag-develop ng konsepto ng mga coffee shop para sa mga office worker. Ngayon, mayroong pitong coffee house sa Nizhny Novgorod na may kabuuang turnover na 25 milyong rubles bawat taon.

Shifton: Bakit mo napagpasyahan na makipag-partner sa Shifton?

Irina: Ang pagiging spesipiko ng merkado ay ganito na ang aming mga empleyado ay mga kabataan, kaya madalas silang magpalit ng trabaho. Para sa karamihan sa kanila ito ang kanilang unang trabaho. Kaya, ang trabaho sa personnel ay kumakain ng maraming oras at kasama ang pagpili ng mga aplikante, pagsasanay, gabay at pag-unlad ng propesyonal.

Matagal nang malinaw sa akin na dapat itong gawing magaan, dahil ang pangunahing punto ay ang mapanatili ang pangunahing “pundasyon“ ng mga barista – 5-6 na tao. Sila ang tumutulong sa mga baguhan na makapag-adapt nang mabilis at madali.

Ang lahat ng ito ay may epekto sa iskedyul ng trabaho araw-araw, kaya’t dapat itong bantayang mabuti, at kapag may pagbabago, dapat lahat ay agad na ipaalam.

Shifton: Paano mo hinarap ang mga isyung ito dati?

Irina: Dati, nagpadala kami ng mga update sa isang pangkalahatang chat, kung minsan kailangan naming tawagan nang personal ang mga empleyado upang masiguradong alam nila ang mga pagbabago. Ngunit habang mas maraming mga coffee shop ang binubuksan namin, mas lalo naming kailangan i-automate ang buong rutinang gawain.

Shifton: Kailangan ba ng iyong kumpanya ng automated online scheduling service?

Irina: Siyempre, alam ng mga sumusunod sa mga uso na ang food services market ay lalong nag-aadapt ng IT-technologies. Ang paggawa ng mga iskedyul ay isang pang-araw-araw na gawain ng tagapangasiwa at senior baristas. Bilang bahagi ng scheduling, kailangan nilang isaalang-alang ang mga nais ng mga empleyado (personal na bagay, ikalawang trabaho, atbp.), ang kahusayan ng barista sa isang partikular na coffee shop at ang detalye ng araw (weekend o weekday). Bukod pa rito, kailangan naming mag-organisa ng pagsasanay para sa mga baguhan, magsagawa ng imbentaryo o pangkalahatang paglilinis, maghanap ng kapalit para sa may sakit, o i-divide ang shift sa pagitan ng dalawang empleyado. At siyempre, dapat naming isaalang-alang ang lahat ng posibleng pagkaantala at overtime.

Matagal na naming in-automate ang prosesong ito, ngunit patuloy pa rin ang paglago ng kumpanya, at gusto ko ng higit pa sa isang programang magtatakda ng mga iskedyul ng trabaho. Naghahanap ako ng mga developer partner na gagawin ito upang ang programa ay maaari ring magsilbi bilang payroll para sa bawat empleyado. Mayroon pang mas marami pang mga ideya…

Shifton: Natupad ba ang iyong mga inaasahan habang lumalawak ang pakikipagtulungan sa Shifton?

Irina: Oo, napakaganda ng aking pakiramdam tungkol dito! Sa totoo lang, nang aksidenteng natagpuan ko ang Shifton, inabot ito ng kaunting panahon bago ko mapansin kung gaano kalawak ang gamit ng produktong ito.

Sa yugto ng pagsubok, nagtatanong ako ng maraming tanong tungkol sa kung ano ang plano pang ipatupad at kung anu-anong mga function ang inaalok ng Shifton, upang ang mga empleyado sa lahat ng oras ay tiwala sa kanilang iskedyul ng trabaho at malaman nang maaga ang halagang matatanggap nila sa dulo ng bawat buwan. Gusto ko na ang payroll ay isinasagawa nang walang pagkaantala, at isinasagawa sa real time mode at naa-access sa isang tao sa kanilang smartphone kahit anong oras, at hindi lang sa araw ng suweldo.

Shifton: Natupad mo ba ang iyong mga kahilingan? Gaano ka kasatisfied sa suporta mula sa mga developer ng Shifton?

Irina: Ang lahat ng aking mga kahilingan ay natupad, at napagtanto ko rin na maaaring i-modernize pa ang programa ayon sa aming mga pangangailangan. Malapit akong nakipag-ugnayan sa mga developer sa loob ng 6 na buwan at sinabi sa kanila kung ano ang gusto namin at kung ano pa ang inaasahan naming makita. Mabilis naming na-implement ang programa at agad naming napagtanto na nais naming gamitin ito nang higit pa at i-customize ito para sa aming mga pangangailangan.

Shifton: Naging matagumpay ka ba sa ngayon?

Irina: Naging matagumpay kami sa sumusunod na mga punto: na-automate namin ang iskedyul para sa bawat empleyado, isinasaalang-alang ang kanilang mga nais, inasign ang mga barista sa mga branches, at inayos ang pagkalkula ng mga bonus at multa. Tinanggal din namin ang mga error sa pagkalkula ng suweldo, kung saan ang ilang shift ay hindi isinasaalang-alang o nabayaran nang dalawang beses. Na-install din namin ang aplikasyon sa smartphones ng lahat ng empleyado, kung saan agad nilang natatanggap ang mga notification sa mga update at payroll. Napababa din namin ang oras sa paggawa ng schedules ng 10 ulit, at nabawasan ang turnover, dahil nakikita ng mga empleyado ang kanilang mga shift/suweldo at maaari nilang maimpluwensyahan ito, kaya sa pangkalahatan, napabuti namin ang proseso ng time planning para sa lahat ng empleyado.

Shifton: Sigurado mas marami ka pang mga suhestyon sa customization ng Shifton tool?

Irina: Oo, siyempre. Naghihintay kami ng mas user-friendly interface para sa paggawa ng pagbabago sa iskedyul. Ngayon, hindi lahat ng detalye ay pwedeng mabago, at upang i-adjust ang ilang mga parameter, kailangang lumikha ng bago. Naghihintay kami ng mas flexible na settings sa salary reports para sa mga pangkalahatang panahon at opsyon na mag-iwan ng mga komento sa trabaho. Tungkol sa mga function ng serbisyo, kailangan namin ng opsyon para sa mga empleyado na mag-iwan ng mga komento at mag-draft ng mga ulat sa nagawa nilang mga gawain sa aplikasyon. Interesado rin akong magkaroon ng automatic calculation ng mga bonus depende sa sales indicators o pagtupad sa KPI at mas flexible na settings ng interface ng aplikasyon para sa kaginhawahan ng mga empleyado: ano ang ipapakita sa pangunahing screen, anong mga notification ang ipapadala, at ano ang i-uulat.

Shifton: Salamat sa iyong detalyado at impormasyon feedback, Irina. Maaari mo bang irekomenda ang Shifton online service sa mga may-ari ng ibang kumpanya?

Irina: Inirerekumenda ko na ang tool sa aking mga customer, na tinutulungan kong maglunsad ng kanilang mga coffee shops, dahil nakakatulong ang Shifton upang makatipid ng pera, madali itong gamitin at gusto ito ng aking mga empleyado. Bago namin simulan na gamitin ang Shifton, masusi kong sinubukan ang higit sa 10 iba’t ibang aplikasyon at programa. Sa oras na natagpuan ko ang Shifton, nakipagkasundo na ako sa isang developer na handang gumawa ng katulad na programa para sa amin. At lubos na naresolba ng Shifton ang lahat ng aking mga isyu sa pag-schedule at automation ng payroll.

Ang mga developer ng serbisyo ng Shifton ay nagdagdag ng tampok na nagpapahintulot na tanggalin ang mga empleyado ng kumpanya. Ito ay magagawa sa pahina ng Mga Empleyado. Upang tanggalin ang isang empleyado at burahin siya mula sa listahan ng mga empleyado ng kumpanya, kailangan pindutin ang icon na «Tanggalin» sa anyo ng dilaw na «x».

Kapag tinatanggal ang isang empleyado, dapat piliin ang petsa kung kailan siya hindi na magkakaroon ng access sa kumpanya. Simula mula sa napiling petsa, hindi na makakapasok ang empleyado sa kanyang account mula sa anumang aparato. Sa kabila nito, pananatilihin ng sistema ang lahat ng impormasyon tungkol sa tinanggal na empleyado.

Sa umpisa, tila walang mas madaling gawin kaysa gumawa ng iskedyul ng trabaho ng empleyado. Ang kailangan mo lang gawin ay ilagay ang mga apelyido ng empleyado sa isang dokumento ng Excel, magtakda ng ilang mga parameter at variable, at pindutin ang Enter. Sa katotohanan, medyo iba ang sitwasyon. Ang paglikha ng pang-araw-araw na iskedyul ng trabaho, lalo na para sa mga iskedyul ng shift work, para sa ilang anyo ng negosyo ay isang mahirap at responsableng trabaho na nakatalaga sa mga accountant o mga espesyalista sa HR.

Anong mga layunin ang maaari mong makamit sa tamang pagbuo ng iskedyul ng trabaho ng empleyado?

• Ayusin ang mga oras ng trabaho ng empleyado sa negosyo

• Siguraduhing natutupad ng mga manggagawa ang tiyak na mga tungkulin sa trabaho

• Wastong kalkulahin ang kita ng kumpanya

• Tukuyin ang karaniwang sahod ng mga indibidwal na manggagawa at ng buong kumpanya

• At syempre, ang tamang paggawa ng iskedyul ay nangangahulugang kakaunti ang pagkakamali sa bahagi ng mga accountant sa pagkalkula ng sahod at bayad sa bakasyon

Maraming negosyo ang hindi maayos na makapagbigay ng kanilang mga serbisyo o umiiral man lamang kung wala ang shift work schedule. Mga convenience store, hotel, ospital, mga serbisyo ng rescue, departamento ng pulisya at mga pabrika ng kendi – ang listahan ng mga negosyo na umaasa dito ay walang katapusan, ngunit hindi alam ng marami kung anong mga hirap ang kinakaharap ng mga HR manager sa pagsulong sa mga iskedyul ng shift work. Sa prosesong ito, kailangang i-update ng mga eksperto sa human resources ang lahat ng detalye sa account, kasama ang mga bakasyon, sick leaves, mga pampublikong holiday, obertaym at marami pang ibang bahagi. Hindi pa kasama ang maaaring maganap na hindi inaasahang pangyayari pagkatapos na maaprubahan ang timetable, at ang HR manager ay kailangang magtrabaho ulit mula sa simula.

Pagtrabaho sa pang-araw-araw na iskedyul ng trabaho gamit ang Shifton

Ang Shifton ay isang optimal na serbisyo para sa madali at mabilis na online na paggawa ng iskedyul ng mga empleyado na may maraming benepisyo. Ito ay nilikha upang gawing mas madali ang trabaho para sa mga CEO, accountant, at mga HR manager. Narito ang ilan sa mga tampok na inaalok ng serbisyo:

• Hindi mo kailangang pamahalaan ang proseso ng trabaho nang mag-isa. Mag-delegate ng karapatang lumikha at mag-ayos ng mga timetable ng trabaho sa mga administrador ng kumpanya;

• Ang serbisyo ng Shifton ay tutulong sa iyo na lumikha ng shift work schedule para sa hindi mabilang na bilang ng mga empleyado upang masulit ang mga timetable ng trabaho;

• Ang mga tampok ng Shifton ay nagbibigay-daan sa pag-tweak ng mga iskedyul ng trabaho habang isinasaisip ang mga datos katulad ng bilang ng mga shift, empleyado, at araw ng trabaho;

• Habang lumilikha at nag-wo-work edit ng mga iskedyul, papayagan mo ang pagpapalitan ng mga shift sa pagitan ng mga gumagamit na may o walang pamamahala ng superbisyon;

• Kapag may mga hindi inaasahang bagay na nangyari, maaari kang gumawa ng mabilisang mga pagsasaayos sa timetable.

• Kung ikaw ay gumagamit ng Shifton, ikaw ay aabisuhan tungkol sa mga pagbabago sa timetables at mga bagong kaganapan sa kumpanya.

Nagbibigay ang serbisyo ng Shifton ng libreng technical support na available 24/7. Maaaring makontak ang aming mga operator anumang oras na kailangan mo at makakuha ng mga sagot sa anumang tanong na maaari mong abutin. Isa pang mahalagang bahagi ng serbisyo ay ang kakayahan ng Shifton na lumikha ng mga iskedyul ng trabaho para sa parehong maliliit na kumpanya at malalaking korporasyon na may libu-libong mga manggagawa.

Regular na na-update ang Shifton at nagbibigay ng kakayahang makipagsabayan sa kasalukuyan. Dapat ka ring magpatuloy na umunlad. Tumigil sa pag-aaksaya ng oras sa manual na paggawa ng iskedyul ng empleyado kapag mayroong maginhawa at mataas na kalidad na serbisyo na partikular na idinisenyo upang makatipid ng iyong oras sa trabaho.

Madalas nating nahaharap ang konsepto ng pagpaplano sa ating pang-araw-araw na buhay. Minsan sa isang taon, tayo ay masusing nagpaplano ng ating mga biyahe, mas madalas na nag-iisip tungkol sa pagbabago ng ating pinagtatrabahuhan o pagdiriwang ng mga anibersaryo at mga araw ng kasal. Syempre, halos lahat tayo ay nagpaplano kung paano dapat gastusin ang buwanang badyet at paano ipapamahagi ang pondo ng pamilya. Sa kasamaang-palad, maraming may-ari ng negosyo at mga pinakamataas na posisyon sa kumpanya ang nakakalimot sa kahalagahan ng pag-forecast ng pangangailangan sa trabaho. Ang mas kawili-wili pa rito ay may mga CEO na hindi gumagamit ng mga propesyonal na HR manager. Sila mismo ang nagsasagawa ng mga interview at namamahala ng mga manggagawa. Ang artikulong ito ay susubukang ipaliwanag kung ano ang workforce demand forecasting at patunayan na ito ay isang kinakailangan at mahalagang bahagi ng pagpapatakbo ng anumang kumpanya.

Nauunawaan nating lahat na mas mahirap makamit ang tagumpay nang walang mga kwalipikadong tauhan kaysa sa isang grupo ng mga eksperto. Ito ang dahilan kung bakit ang isang CEO o HR manager ay kailangang mahusay na matantiya ang pangangailangan sa workforce, pumili ng pinaka-epektibong pamamaraan ng pagkalkula at maghanap ng mga mapagkukunan para tugunan ang pangangailangang ito bago humanap ng mga bagong empleyado. Ngunit bago tayo makarating doon, kailangan nating simulan sa mga batayan at maunawaan kung ano ang ibig sabihin ng pag-forecast ng pangangailangan sa trabaho.

Ang workforce demand forecasting ay bahagi ng mas malaking proseso ng workforce planning. Ang pangunahing layunin nito ay ang paggawa ng listahan ng mga kinakailangang posisyon at eksperto na maaaring maging mahalaga sa paglago ng negosyo ng kumpanya, pagtamo ng mga layunin at milestones sa hinaharap na panahon.

Mga Layunin ng Workforce Planning:

• Pagbibigay sa kumpanya ng kinakailangang mga empleyado habang pinapanatili ang mababang oras at gastusing pinansyal;

• Panatilihin ang negosyo sa pagkakaroon ng mga tamang propesyonal na manggagawa sa pinakamaikling posibleng panahon;

• Ang workforce demand forecasting ay nagpapahintulot sa pagputol ng hindi kinakailangang mga segment ng workforce o pag-ooptimize ng kanilang trabaho

• Ang tamang pagpaplano at paglalagay ng mga empleyado ang nagpapanatili ng tamang at epektibong paggamit ng mga mapagkukunan ng sinuman, batay sa kanilang kasanayan, kaalaman, at kakayahan.

Mga Dapat Isaalang-alang sa Tamang Workforce Planning:

• Ano ang sitwasyon sa pananalapi sa iyong kumpanya at ano ang kasalukuyang pangkalahatang kalagayan ng ekonomiya?;

• Pag-aayos muli ng workforce (mga plano sa pagpuputol, pagpapaputol o paglilipat ng mga empleyado sa bagong mga posisyon. Kinakailangan ding isaalang-alang ang mga pagreretiro at pagliban sa pag-aaanak);

• Ang pagsusuri at pag-unawa sa sitwasyon sa merkado ng trabaho at sa kanilang mga kakumpitensya ay isa ring mahalagang punto;

• Antas ng suweldo sa kumpanya;

• Marahil isa sa mga pinakamahalagang salik ay ang pagkakaroon ng mga estratehikong plano at layunin para sa kumpanya.

Ang pag-alam kung nasaan ang kasalukuyang yugto ng pag-unlad ng iyong kumpanya ay isa sa mga salik na dapat mong malaman kapag nagpa-forecast ng pangangailangan sa trabaho. Sa karamihan ng mga kaso, ang epektibong pagpaplano ay maaaring makamit sa mga panahon ng aktibong paglago at sa oras ng pagtatatag ng negosyo.

Bago mo harapin ang workforce demand forecasting, mahalaga ring maunawaan na ito ay isang proseso ng sunod-sunod, masusing pag-iisip ng mga aksyon at desisyon na may malinaw na mga layunin sa harap nito. Ang pangunahing layunin ng pagpaplano ay nakasalalay sa ideya na ang anumang negosyo o matagumpay na direktoryo ng kumpanya ay dapat kumuha at mag-empleyo ng patas na kwalipikadong tauhan sa lahat ng posisyon upang ang trabaho ay magawa nang may mataas na kalidad at pagiging epektibo.

Mga Uri ng Workforce Demand Forecasting:

• Estratehikong o pangmatagalang pagpaplano;

• Taktikal (pangsitwasyon) na pagpaplano.

Kapag gumagawa ng mga estratehikong plano, mahalaga ang magbuo ng isang programa na naglalayong matuklasan ang mga potensyal na empleyado na maaaring kailanganin ng kumpanya sa hinaharap. Ang prosesong ito ay nangangailangan din ng paglikha ng estratehikong programa para sa pag-unlad ng mga human resources na kasabay na tinataya ang pangangailangan ng mga mapagkukunang ito sa mahabang panahon.

Ang taktikal na pagpaplano ay nangangailangan ng maingat na pagsusuri ng pangangailangan sa samahan ng mga empleyado sa isang panahon na itinakda ng CEO. Halimbawa, maaari itong sumaklaw sa isang buwan, isang quarter o isang taon. Ang pangangailangan na ito ay depende sa ilang mga salik: ang antas ng paglilipat ng mga empleyado sa isang partikular na panahon, bilang ng mga pagreretiro, mga pagliban sa pag-aaanak pati na rin ang mga pagputol ng tauhan.

Mga Panahon ng Workforce Planning

• Maikling-panahon na pagpaplano — pagpaplano para sa hanggang 2 taon;

• Panggitnang-panahon na pagpaplano — isang estratehiya para sa 2 hanggang 5 taon;

• Pangmatagalang pagpaplano — paggawa ng mga plano para sa susunod na 5 taon o higit pa.

Kaya’t isipin muna natin na ikaw ay isang bagong pinuno ng kumpanya o isang HR expert. Ano ang dapat mong simulang una sa usaping workforce demand forecasting?

Una, dapat mong kolektahin ang impormasyon sa mga resulta at milestones na dapat maabot ng isang kumpanya sa darating na quarter o taon. Kung ikaw ay isang HR expert, kunin ang impormasyong iyon mula sa mga mas nakatataas sa iyo. Pagkatapos ay pag-aralan ang lahat ng maikli at pangmatagalang mga layunin, gawain at plano ng negosyo.

Sa karamihan ng mga kaso, makakatulong ang mga accountant at mga direktor ng departamento na maipasya mo ang tungkol sa negosyo na iyong pinagtatrabahuhan at ang mga plano nito, maging ikaw ay nasa human resources o pinatatakbo ang lugar.

Mga Bagay na Kailangan para sa Matagumpay na Pagpaplano:

• Una, dapat mong masusing suriin ang datos ng mga empleyado. Kakailanganin mong makuha ang mga personal na kaso ng bawat isa, magbigay ng mga questionnaire, at mag-kolekta ng impormasyon na may kinalaman sa mga kasanayan at kakayahan ng manggagawa na hindi nauugnay sa trabahong ginawa sa negosyo;

• Isang work timetable o schedule ng lahat ng mga empleyado ng kumpanya;

• Data sa porsyento ng paglilipat ng mga empleyado sa iba’t ibang posisyon sa mga departamento.

Sa yugtong ito, isinasagawa ang masusing pagsusuri ng pangangailangan sa workforce sa kumpanya para sa iba’t ibang posisyon sa loob ng tiyak na panahon. Dito sinasagot ang malaking bilang ng mga tanong na mahalaga para sa proseso ng pagpaplano: ilan ang dapat kunin na empleyado, gaano sila dapat ka-kwalipikado, at higit sa lahat, kailan kakailanganin ang ilang manggagawa upang punan ang mga partikular na posisyon.

Sa prosesong ito, nagpapasya ka rin kung dapat kang magdala ng mga internal human resources o magiging mas makatuwiran sa pinansyal ang rekwalipikasyon ng umiiral na mga empleyado.

Hindi mahalaga kung ikaw ay isang CEO o isang HR professional. Tandaan na ang anumang proseso ay dapat sunod-sunod, batay sa timbang na mga desisyon at isang sistematikong diskarte. Sa sandaling simulan mong gawin ang trabaho, mas seseryosohin mo ang iyong buong buhay sa pamamagitan ng kaunting karera, lalo mong maa-approach ang anumang gawain, kahit na ganoon kasalimuot tulad ng workforce planning, na may kadalian, sigasig, at pananabik.

Sa nakaraang bahagi ng artikulong ito, tinalakay natin ang bahagi lamang ng mga kasanayan sa pamumuno na dapat taglayin ng isang mahusay na manager. Ang bahaging ito ay tatalakay sa mga katangiang tulad ng magandang pagpapatawa, kuryusidad, at kakayahang makipagkasundo at magtalaga ng awtoridad. Magsimula na tayo.

Ang kakayahang makipagkasundo

Sa simula, tila walang mahirap sa pakikipagkasundo at pakikipag-negosasyon sa negosyo. Nagkikita ang mga tao, nag-uusap, umiinom ng kape, nagpapakitang-gilas, at lumalagda ng mga dokumento. Ganito tinitingnan ng karaniwang empleyado na naiinggit ang tipikal na negosasyon. Ilang tao lamang ang nakakaalam na ang paghawak ng negosasyon ay isa sa mga pangunahing kasanayan sa pamumuno. Ang pinakamahalagang usapin ay tinatalakay, multi-milyong dolyar na kasunduan ay pinipirmahan, at ang pinakamahalagang desisyon ay nagagawa sa mga pag-uusap at mga pagpupulong na ito. Kaya’t huwag kailanman maliitin ang halaga ng tamang kasanayan sa negosasyon. Sa totoo lang, napakaraming aklat tungkol dito, may taunang at buwanang pagpupulong at pagsasanay na idinaraan para sa importanteng kasanayang ito. Huwag mag-atubiling dumalo sa mga pagpupulong na ito at magbasa ng ilang aklat tungkol dito. Pagkatapos, kahit na ang pinaka-mahirap at magulong negosasyon ay magiging kasing kinis ng mantikilya.

Kuryusidad

Ang kuryusidad ay isa pang mahalagang katangian ng pamumuno ng isang propesyonal na boss. Kung nais mong lumago ang iyong kumpanya, kailangan mong maging mausisa sa positibong kahulugan ng salita. Hindi namin sinasabi na dapat kang maging interesado sa personal na buhay ng iyong mga empleyado, maging mausisa sa sino ang lumalabas kanino at saan nagbakasyon ang iba. Pinag-uusapan namin ang tungkol sa ibang uri ng kuryusidad, ang pagka-mausisa. Mahalaga na kapag naging direktor ka, hindi mo mawala ang iyong sigla at kuryusidad, maging interesado sa pag-aaral ng bagong teknolohiya sa iyong industriya, dumalo sa mga kumperensya, magpalitan ng karanasan sa mga kasamahan at umunlad.

Ang kakayahang magtalaga ng awtoridad

Kapag nagtatrabaho sa isang ordinaryong posisyon, nasasanay kang gawin lahat ng gawain mag-isa. Kung nais mong maging pinuno ng isang kumpanya at matuto kung paano epektibong pamahalaan ang mga tauhan, kailangan mong matutunan kung paano magtalaga ng awtoridad. Hindi lamang nito makakatipid ito sa oras mo kundi magagawa rin nito na ayusin ang daloy ng trabaho sa kumpanya dahil lahat ng empleyado ay may gagawin, at mararamdaman nila na sila ay binibigyan ng halaga at hinihingi. Maraming tao ang takot sa pagkakaroon ng pamamahagi ng gawain sa mga empleyado o magtiwala sa pagbibigay ng mahalagang tungkulin sa isa sa kanila. Intindihin na kung gagawin mo ito ng tama, ang departamento o negosyo na hawak mo ay gagana bilang isang solong mekanismo.

Ang kakayahang magtakda ng layunin at maabot ito

Alam ng sinumang karanasang direktor na kailangan ng maayos na pagbuo ng mga gawain at sundan ito. Kung magpapatakbo ka ng negosyo nang walang pakay at gumawa ng mga walang kabuluhang desisyon, walang mabuting mangyayari dito. Ang isang direktor na may mahusay na kasanayan sa pamumuno ay kailangang balansehin, kalmadong at may kakayahang malinaw na i-pormula ang kanilang sariling at layunin ng kumpanya. Pagkatapos ang mga empleyado ay titingin sa kanya bilang isang pinuno at magsusumikap din maabot ang pang-araw-araw na layunin. Dapat maunawaan, malinaw at maayos na pormulado ang mga layunin. Halimbawa, ang layunin na maging pinakamahusay sa aming industriya ay tunog malabo. Hindi rin malinaw kung bakit dapat magsikap ang mga tao na makamit ito. Kung magtatakda ka ng layunin para sa iyong mga empleyado na ganito ang tunog Sa darating na taon, ang ating kita ay dapat doble kaysa sa kita ng nakaraang taon maiintindihan nila kung ano ang dapat gawin at magsusumikap tungo sa napa-isip nilang resulta. Gayunpaman, kapag itinatakda mo ang layunin ng pananalapi sa iyong mga empleyado, huwag kalimutang gantimpalaan sila sa lalong natatamo ito.

Magandang pagnanasang magpatawa

Ang magandang pagnanasang magpatawa ay isa pang mahalagang katangian ng pamumuno na nagpapakilala sa isang matagumpay na boss. Gayunpaman, ang katangiang ito ay may isang partikularidad – hindi mo ito matutunan. Ikaw ay isinilang na may mahusay na pagpapatawa o hindi. Sa mas seryosong usapan, nais naming ipahayag na ang paghahanap ng direktor ng kumpanya na may mahusay na pagpapatawa ay isang bihira. Ikaw ay napaka-palad kung bukod sa lahat ng nabanggit na mga katangian, nagagawa mo ring magbiro ng matalino at nakukuha ang mga biro ng ibang tao. Kailangan nating aminin na ang magandang pagnanasang magpatawa ay tumutulong sa atin sa pinaka-komplikado at parang walang kalutasan na mga sitwasyon, na hindi mo maiiwasang maranasan sa kabila ng iyong posisyon.

Positibong pananaw sa buhay

Ang pamumuhay sa modernong mundo ay mahirap mapanatili ang positibong pananaw sa buhay at sa mundo sa pangkalahatan. Kung nais mong maging isang tunay na matagumpay na direktor ng kumpanya, kailangan mong tingnan ang mga bagay sa pinaka-positibong paraan na posible. Kailangan mong maunawaan na ikaw ang pinuno ng isang kumpanya at ang iyong mood, opinyon o pananaw sa buhay ay nakakaimpluwensya sa mood ng lahat ng iyong mga empleyado. Bawat pagkakataon na pumunta ka sa trabaho, isipin mo na ikaw ang kapitan ng isang napakalaking barko. Kung nagpapalabas ka ng negatibidad, ikaw ay magiging tense at inis, ang iyong barko ay lulubog o lahat ng mga mandirigma at punong inhinyero ay tatakbo palayo habang ikaw ay naiwan mag-isa sa umuugong na dagat ng negosyo. Kung ayaw mong mangyari ito, subukang hanapin ang kaligayahan sa maliliit na bagay at makikita ang pinakamahusay sa mundo at sa iyong trabaho.

Mga kakayahang magbigay ng inspirasyon

Inilagay namin ang pangunahing kasanayan sa pamumuno, kung wala ito ay walang saysay ang pagsang-ayon na magtrabaho sa isang mataas na posisyon para sa panghimagas. Kung hindi ka inspirasyon ng trabahong itinaguyod mo ang araw-araw mong buhay sa, hindi mo makakayang magbigay ng inspirasyon sa mga empleyado para sa mga bagong tagumpay. Kahit sinong mahusay na direktor ay dapat may alam kung paano magbigay ng inspirasyon sa tao, bigyan sila ng pag-asa, magmotiba at ibunyag ang kanilang potensyal. Ang kasanayang ito ay madaling mahasa kung ikaw ay tunay na in love sa iyong trabaho o nahuhumaling sa iyong negosyo. Kung hindi ka inspirasyon sa sarili mo, mahirap maihasik ang kabaligtaran na damdamin sa iba. Kaya’t pinapayo namin na maghanap ng trabahong mahal mo o ang siyang nag-iirita sa iyo ng kaunti at may magandang kita.

Kung magkakataon na mahasa mo ang lahat ng mga kasanayang ito, ang daan patungo sa promosyon ay magiging madali. Sikapin, mag-aral, mangahas at laging pagbutihin ang iyong sarili!