Sistem ATS dan CRM: Panduan Sederhana untuk Perekrutan yang Lebih Cerdas

Mempekerjakan karyawan tidak pernah mudah. Perusahaan menerima ratusan resume untuk satu lowongan pekerjaan, perekrut menghabiskan berjam-jam memilah-milah aplikasi, dan kandidat sering mengeluh tentang komunikasi yang lambat atau tidak jelas. Untuk mengatasi hal ini, bisnis beralih ke alat digital yang membuat proses perekrutan lebih cepat, lebih mudah, dan lebih andal. Dua alat terpenting adalah sistem ATS dan CRM.

Solusi ini mengubah cara perusahaan merekrut. Mereka mengurangi pekerjaan manual, meningkatkan pengalaman kandidat, dan memberikan data kepada manajer untuk membuat keputusan lebih cerdas. Namun sebenarnya apa itu ATS dan CRM, bagaimana mereka berbeda, dan mengapa perusahaan Anda harus menggunakannya? Mari kita uraikan dengan istilah sederhana.

Apa Itu Sistem ATS dan CRM?

ATS, atau Sistem Pelacakan Pelamar, adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola aplikasi pekerjaan. Alih-alih membuka setiap resume secara manual dan membuat spreadsheet tak berujung, ATS mengumpulkan semua aplikasi di satu tempat, menyaring kandidat berdasarkan keterampilan atau pengalaman, dan bahkan menjadwalkan wawancara.

CRM, atau sistem Pengelolaan Hubungan Kandidat, berfokus pada komunikasi. Ini melacak kandidat, bahkan mereka yang tidak diterima kerja pertama kali, dan membantu perekrut tetap berhubungan. Dengan CRM, tim HR dapat mengirim email lanjutan, pengingat tentang peluang baru, dan pembaruan tentang proses perekrutan.

Ketika digabungkan, sistem ini menciptakan solusi perekrutan lengkap: ATS menangani proses menemukan dan menyaring kandidat, sementara CRM memastikan komunikasi dan pembinaan hubungan berjalan terus.

Mengapa Bisnis Membutuhkan ATS dan CRM

Setiap bisnis, besar atau kecil, membutuhkan orang yang tepat untuk berkembang. Namun, metode perekrutan tradisional terlalu lambat untuk pasar saat ini. Berikut beberapa alasan mengapa ATS dan CRM penting:

1. Penghematan waktu – ATS dapat memindai ratusan resume dalam hitungan detik. CRM dapat mengirim pesan personal secara otomatis, mengurangi pekerjaan manual.

2. Pengalaman kandidat lebih baik – Pelamar mendapatkan respons lebih cepat, pembaruan yang jelas, dan komunikasi lebih profesional.

3. Perekrutan berbasis data – ATS menyediakan laporan tentang kecepatan perekrutan dan sumber kandidat. CRM melacak bagaimana pelamar berinteraksi dengan perusahaan Anda.

4. Kolaborasi – Kedua sistem memusatkan informasi, memudahkan tim HR untuk bekerja sama.

5. Biaya lebih rendah – Dengan memotong tugas yang tidak perlu dan mengurangi risiko perekrutan yang buruk, bisnis menghemat uang.

Mengapa ATS dan CRM Berbeda namun Saling Melengkapi

Meskipun mereka bekerja sama, sistem ATS dan CRM melayani tujuan yang berbeda:

• ATS = proses – Mengorganisir dan mengotomatisasi langkah-langkah perekrutan.

• CRM = orang – Membantu membangun dan memelihara hubungan dengan kandidat.

Bayangkan ATS sebagai mesin penyortir dan CRM sebagai manajer komunikasi. Yang satu memastikan Anda tidak tenggelam dalam tumpukan resume, sementara yang lain memastikan kandidat tidak merasa diabaikan.

Fitur ATS Dijelaskan

ATS hadir dengan fitur-fitur canggih yang dirancang untuk menyederhanakan proses perekrutan:

• Penyaringan resume – Menyaring kandidat berdasarkan keterampilan, pengalaman, atau kata kunci.

• Analitik – Menunjukkan waktu untung, sumber kandidat terbaik, dan tingkat keberhasilan.

• Penjadwalan wawancara – Secara otomatis mencari waktu yang cocok untuk perekrut dan kandidat.

• Integrasi – Terhubung dengan papan kerja, perangkat lunak HR, dan kalender.

• Komunikasi – Mengirim pembaruan otomatis kepada pelamar.

• Penilaian kandidat – Memberikan peringkat berdasarkan kesesuaian pelamar untuk peran tersebut.

Dengan alat-alat ini, perekrut dapat lebih fokus pada manusia daripada pekerjaan kertas.

Fitur CRM Dijelaskan

Sistem CRM menambah sisi manusia dalam perekrutan:

• Otomatisasi email – Mengirim pengingat, pembaruan pekerjaan, atau catatan terima kasih.

• Segmentasi – Mengelompokkan kandidat berdasarkan keterampilan, industri, atau aplikasi sebelumnya.

• Penandaan dan catatan – Menjaga profil tetap terorganisir dan mudah dicari.

• Pelacakan keterlibatan – Memantau siapa yang membuka email dan merespons.

• Kumpulan jangka panjang – Menyimpan informasi kandidat untuk perekrutan di masa depan.

Ini memastikan bahwa bahkan jika kandidat tidak diterima hari ini, mereka dapat menjadi pasangan yang sempurna di masa mendatang.

Mengapa ATS dan CRM Bersama adalah Pilihan Terbaik

Banyak bisnis bertanya-tanya apakah mereka harus memilih satu sistem atau lainnya. Faktanya adalah, menggunakan keduanya jauh lebih kuat.

Dengan ATS, Anda dapat dengan cepat menangani aliran aplikasi. Dengan CRM, Anda dapat membina hubungan dan mempertahankan citra employer brand positif. Bersama-sama, mereka menciptakan proses yang mulus: kandidat melamar, ATS menyaring, dan CRM menjaga komunikasi tetap hidup hingga peran yang tepat muncul.

Misalnya, jika seorang spesialis pemasaran melamar tetapi tidak dipilih, ATS mencatat profil mereka. CRM kemudian dapat mengingatkan mereka tentang lowongan baru, membuat mereka tetap terlibat dan tertarik.

Contoh Dunia Nyata

Mari kita bayangkan sebuah perusahaan ritel yang membutuhkan 200 karyawan musiman. Tanpa perangkat lunak, perekrut menghabiskan beberapa minggu memeriksa resume dan mengirim email.

Dengan ATS, resume disaring dalam hitungan menit, dan hanya kandidat yang berkualifikasi tersisa. CRM secara otomatis mengirim pembaruan, menjadwalkan wawancara, dan menjaga kandidat tetap terinformasi. Akibatnya, perusahaan merekrut 200 orang dalam beberapa hari, bukan minggu, menghemat uang dan mengurangi stres bagi perekrut dan pelamar.

Manfaat untuk Kandidat

Sistem ini tidak hanya berguna bagi perusahaan—mereka juga meningkatkan pengalaman bagi pelamar:

• Komunikasi dan pembaruan yang jelas.

• Respons lebih cepat setelah mengirimkan resume.

• Wawancara lebih terorganisir dengan waktu tunggu lebih sedikit.

• Pesan pribadi yang terasa manusiawi, bukan robotik.

• Evaluasi yang lebih adil berdasarkan data, bukan sekadar penilaian pribadi.

Ini membuat kandidat lebih mungkin untuk melamar kembali atau merekomendasikan perusahaan Anda kepada orang lain.

Manfaat untuk Tim HR

Bagi manajer HR dan perekrut, ATS dan CRM menyediakan:

• Stres lebih sedikit dari pekerjaan kertas.

• Kolaborasi lebih baik dengan anggota tim.

• Akses cepat ke riwayat kandidat.

• Laporan kinerja yang lebih jelas.

• Reputasi yang lebih kuat sebagai profesional dan terorganisir.

Masa Depan ATS dan CRM

Teknologi bergerak cepat. Dalam waktu dekat, ATS dan CRM akan menjadi lebih pintar:

• Penyaringan berbasis AI – Sistem tidak hanya memeriksa resume tetapi juga memprediksi kesuksesan kandidat.

• Chatbots – Kandidat dapat berinteraksi dengan asisten otomatis untuk jawaban yang lebih cepat.

• Analitik lebih dalam – Laporan lebih rinci tentang kinerja karyawan setelah perekrutan.

• Integrasi lebih kuat – Menghubungkan ATS dan CRM dengan sistem penjadwalan, penggajian, dan pelatihan.

Peningkatan ini akan membuat perekrutan semakin lancar dan efisien.

ATS dan CRM di Shifton

Shifton lebih dari sekadar platform penjadwalan tenaga kerja. Dengan mengombinasikan kemampuan ATS dan CRM dengan perencanaan shift, Shifton memberikan solusi HR lengkap kepada bisnis.

• Perekrut dapat menemukan kandidat dengan ATS.

• CRM memastikan mereka tetap terhubung dengan pelamar.

• Alat penjadwalan Shifton membuat orientasi lebih mudah.

• Semua data tetap di satu tempat, menghilangkan duplikasi.

Ini menciptakan proses yang mulus: dari posting pekerjaan hingga shift kerja pertama, segalanya otomatis dan efisien.

Kesimpulan

Perekrutan adalah salah satu tantangan terbesar bagi bisnis modern. Cara lama—menyortir resume secara manual dan mengirim email—tidak bekerja lagi. Itulah mengapa perusahaan membutuhkan solusi yang lebih cerdas.

Sistem ATS dan CRM menyederhanakan proses, meningkatkan komunikasi, dan menghemat waktu dan uang. Bersama-sama, mereka menciptakan formula kemenangan bagi kedua belah pihak, perekrut dan kandidat.

Jika Anda ingin perusahaan Anda berkembang dan menarik bakat terbaik, sudah saatnya mempertimbangkan bagaimana sistem ini, terutama ketika diintegrasikan dengan platform seperti Shifton, dapat mengubah proses perekrutan Anda.