Formulir W-4 Dijelaskan: Bagaimana Lembaran Sederhana Ini Membentuk Gaji Anda

Mengapa Formulir W-4 Lebih Penting Daripada yang Anda Pikirkan

Setiap hari gajian, pajak penghasilan federal diam-diam meninggalkan cek Anda dan langsung menuju ke IRS. Formulir w-4 adalah lembar petunjuk yang memberi tahu majikan Anda berapa banyak yang harus dikirim. Isi dengan akurat, dan Anda akan menghadapi musim pajak dengan hutang yang hampir nol. Abaikan atau tebak, dan Anda bisa memberikan 'pinjaman tanpa bunga' kepada Paman Sam atau menghadapi tagihan yang tidak menyenangkan di bulan April.

Pemotongan yang tepat juga melindungi majikan. Dalam audit, formulir yang sudah diisi membuktikan bahwa pajak penggajian tidak dihitung secara acak—mereka dihitung dari data yang diberikan karyawan. Singkatnya, satu halaman ini adalah jembatan antara gambaran pajak pribadi Anda dan setiap cek yang Anda cairkan.

Kapan Mengirim atau Memperbarui W-4

Banyak momen dalam hidup mengubah seberapa banyak pajak yang Anda hutangi. Anda ingin memberikan formulir baru kepada perusahaan Anda jika Anda memulai pekerjaan baru, menikah atau bercerai, menyambut anak, mengambil pekerjaan lepas, atau memperhatikan perubahan besar dalam pemotongan seperti bunga hipotek atau sumbangan amal. Tidak ada reset otomatis tahunan; dokumen yang Anda ajukan pada hari pertama tetap berlaku sampai Anda memutuskan ada sesuatu yang berubah.

Ide Dasar di Balik W-4

Status pengajuan menetapkan tingkatan dasar Anda. Pekerjaan kedua atau pasangan yang bekerja dapat meningkatkan kebutuhan pemotongan, dan formulir menawarkan kotak centang cepat untuk menangani itu. Tanggungan mengurangi tagihan pajak Anda melalui kredit, dan ada kolom untuk memasukkan pendapatan atau pemotongan lainnya sehingga penggajian dapat memotong jumlah yang realistis setiap periode gaji. Bagi siapa saja yang ingin pengembalian dana besar, baris terakhir memungkinkan Anda meminta jumlah dolar tetap tambahan untuk ditahan.

Cara Mengisi Formulir Tanpa “Langkah-Langkah” yang Dinomori

Mulailah dengan detail pribadi Anda—nama, nomor Jaminan Sosial, alamat, dan status pengajuan. Indikasikan apakah ada lebih dari satu pekerjaan di rumah tangga dengan mencentang kotak pekerjaan-berjamak atau menggunakan estimator online IRS. Selanjutnya, tulis jumlah total kredit untuk anak-anak yang memenuhi syarat dan tanggungan lainnya. Jika Anda memiliki pendapatan lepas, dividen, atau pemotongan yang besar, catat penyesuaian tersebut di bagian yang ditentukan. Terakhir, tanda tangani dan beri tanggal agar penggajian dapat memperlakukan formulir tersebut sebagai resmi.

Penyetelan Pemotongan di Tengah Tahun

Kenaikan gaji, bonus, pekerjaan sambilan, biaya kuliah, pernikahan, atau bayi baru dapat mengacaukan perkiraan asli Anda. Kapan saja salah satu dari peristiwa ini terjadi, tinjau kembali worksheet atau kalkulator online dan serahkan formulir yang telah direvisi. Karena sistem penggajian membaca instruksi Anda per siklus pembayaran, pembaruan mengalir ke cek Anda berikutnya tanpa menunggu reset tahunan.

Apa yang Harus Dilakukan Majikan dengan Formulir yang Diajukan

Perusahaan diwajibkan untuk mengumpulkan formulir yang sah sebelum memproses cek pertama karyawan, menghitung pemotongan dari tabel IRS saat ini, menyimpan setiap dokumen setidaknya selama empat tahun setelah pekerja meninggalkan perusahaan, dan menerapkan setiap perubahan tidak lebih lambat dari periode gaji pertama yang berakhir tiga puluh hari setelah diterima. Suite HR digital seperti Shifton memungkinkan karyawan menandatangani secara online; platform mencetak waktu setiap versi untuk kemudahan audit.

Kesalahan Umum dan Perbaikan Mudah

Meninggalkan kotak pekerjaan-berjamak kosong ketika sebenarnya ada dua pendapatan dapat menyebabkan tagihan pajak yang mengejutkan—gunakan estimator IRS atau cukup centang kotaknya. Lupa memasukkan pendapatan lepas menciptakan kurang pemotongan; mencantumkannya di bidang “pendapatan lain” mencegah hal itu. Formulir tidak lagi menggunakan tunjangan, jadi abaikan saran sebelum 2020 yang masih merujuknya. Dan ingat: dokumen tanpa tanda tangan hanyalah selembar kertas—tanpa tanda tangan Anda, penggajian harus default ke tingkat pemotongan tertinggi.

Jawaban Cepat untuk Pertanyaan Umum

– Karyawan tetap sebaiknya meninjau pemotongan setidaknya setahun sekali atau setelah peristiwa besar dalam hidup.
– Kontraktor independen tidak mengisi formulir ini; mereka mengajukan W-9 dan mengelola pajak estimasi mereka sendiri.
– Mengklaim bebas hanya mungkin jika Anda tidak berhutang pajak tahun lalu dan memperkirakan hal yang sama tahun ini.
– Jika karyawan tidak pernah menyerahkannya, penggajian harus menganggap lajang tanpa penyesuaian, pilihan yang paling konservatif.
– Anda tidak perlu mengajukan formulir baru setiap Januari; yang ada di arsip tetap berlaku sampai Anda memberikan pembaruan.

Poin-Poin Penting

Formulir W-4 yang diisi dengan benar mengarahkan berapa banyak pajak penghasilan federal yang meninggalkan setiap gaji. Memperbarui secara cepat ketika kehidupan berubah menjaga pengembalian dana dan keseimbangan dapat diprediksi. Majikan perlu menyimpan setiap versi dengan aman dan bertindak berdasarkan revisi dalam waktu satu bulan. Dengan memperlakukan dokumen sebagai alat yang hidup daripada tugas satu kali, baik pekerja maupun bisnis tetap berada di sisi yang benar dari IRS—dan tidak ada yang mendapatkan kejutan buruk di bulan April.