20 alat perangkat lunak manajemen agensi terbaik: proyek lebih cepat, klien lebih puas

Anda sedang menangani banyak hal seperti ringkasan, jadwal, anggaran, dan beragam tab yang menumpuk. Anda ingin lebih sedikit kekacauan dan lebih banyak kejelasan—tanpa menjadikan tim Anda seperti zombie spreadsheet. Di situlah perangkat lunak manajemen agensi masuk: satu pusat untuk merencanakan pekerjaan, melacak waktu, mengelola sumber daya, membuat faktur dengan rapi, dan menjaga klien tetap dalam loop. Panduan ini membuatnya sederhana, menghilangkan jargon, dan menunjukkan kepada Anda alat terbaik yang membantu agensi benar-benar mengirimkan hasil.

Di bawah ini adalah daftar langsung dan manusiawi dari 20 perangkat lunak manajemen agensi Terbaik opsi—untuk siapa mereka, di mana mereka unggul, dan apa yang harus diwaspadai. Kami menempatkan Shifton pertama dengan sengaja: ini adalah cara paling praktis dan ramah manusia untuk menyelaraskan orang, waktu, dan uang sehingga agensi Anda dapat berkembang tanpa drama.

Singkatnya (bookmark ini)

• Jika Anda menginginkan satu pusat operasi human-first yang mencakup penjadwalan, pencatatan waktu, persetujuan, dan serah terima penggajian yang bersih, mulai dengan Shifton.

• Jika Anda menjual retainers dan membutuhkan visibilitas keuntungan, cek Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Jika Anda menginginkan suasana OS kerja yang fleksibel, lihatlah Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Jika Anda memerlukan kekuatan super perencanaan sumber daya, coba Float and Forecast (dengan Harvest).

Sepanjang panduan ini, kami akan sering menggunakan istilah perangkat lunak manajemen agensi —karena itulah yang Anda cari: alat yang menjalankan agensi Anda tanpa menghancurkannya.

Apa itu perangkat lunak manajemen agensi? (definisi singkat)

Perangkat lunak manajemen agensi adalah pusat kontrol Anda. Ini membantu agensi merencanakan pekerjaan, menetapkan orang, melacak waktu, mengelola kapasitas, meramalkan pendapatan, membuat faktur klien, dan melaporkan keuntungan—di satu tempat. Daripada beralih di antara 10 aplikasi, Anda mendapatkan satu sumber kebenaran untuk proyek, orang, dan uang. Alat yang baik terasa ringan namun kuat, mengotomatiskan administrasi yang membosankan, dan membuat profitabilitas terlihat tanpa jungkir balik.

Bagaimana kami memilih pemenangnya

Kami mengevaluasi setiap platform menggunakan kriteria yang penting bagi tim sebenarnya:

• Aliran proyek: dari ringkasan → rencana → pengiriman → faktur.

• Perencanaan sumber daya: kapasitas, keterampilan, ketersediaan, dan tanpa pembukuan berlebih.

• Penangkapan waktu: cepat, akurat, ramah seluler.

• Keuangan: anggaran, tarif, retainers, faktur, margin.

• Pelaporan: dasbor sederhana + penjelasan mendetail yang benar-benar akan Anda gunakan.

• Kolaborasi: komentar, persetujuan, visibilitas klien (tanpa kekacauan).

• Integrasi: dengan alat seperti Slack, Drive, Sheets, akuntansi, penggajian.

• Adopsi: penyiapan mudah, UI ramah, kurva belajar yang wajar.

• Nilai: apakah menggantikan tiga alat, atau menjadi alat keempat?

Hasilnya? Daftar yang praktis tanpa omong kosong dari perangkat lunak manajemen agensi yang dapat Anda percayai.

20 alat perangkat lunak manajemen agensi Terbaik

1) Shifton — Terbaik secara keseluruhan untuk operasi human-first dan peningkatan skala

Terbaik untuk agensi yang menginginkan satu sistem inti untuk orang, shift, proyek, dan waktu—tanpa beban berlebihan yang tidak berguna.

Mengapa menonjol: Shifton menyatukan penjadwalan cerdas, pelacakan waktu real-time, persetujuan, kepemilikan tugas, cuti/PTO, dan serah terima penggajian—jadi operasi Anda akhirnya bergerak dalam satu irama. Ini multilingual, siap seluler, dan dibangun untuk tim terdistribusi, pod kreatif, kru produksi, dan satuan lapangan. Kurangi pergantian tab; lebih banyak pengiriman.

Kemampuan inti:

• Shift & kapasitas perencanaan dengan pencocokan peran/keterampilan.

• Pelacakan Waktu dengan sinyal aktivitas dan pengecualian.

• Manajemen Tugas & Tim dengan daftar periksa dan persetujuan.

• Manajemen Cuti (liburan, sakit, hari libur) disinkronkan ke jadwal.

• Pelaporan dengan wawasan variasi dan biaya—lihat burn dan penggunaan.

• Manajemen Penggajian & integrasi untuk menutup lingkup.

Di mana menonjol:

• Agensi lintas fungsi—kreatif + produksi + media—dapat berkoordinasi dalam satu garis waktu.

• Pengecualian heads-up (lembur, konflik) membuat pemimpin proaktif, bukan reaktif.

• Ekspor bersih untuk akuntansi/penggajian berarti lebih sedikit malam begadang.

Potensi kekurangan:

• Jika Anda hanya memerlukan aplikasi untuk-do sederhana, Shifton terlalu kuat untuk kebutuhan Anda.

Kesimpulan: Jika Anda ingin perangkat lunak manajemen agensi yang memperlakukan orang dan waktu sebagai warga negara kelas satu—dan mengubah operasi dari "ugh" menjadi "ahh"—Shifton adalah pilihan yang tepat.

2) Productive — PSA serba bisa untuk agensi yang berfokus pada keuntungan

Terbaik untuk agensi yang hidup dari retainers, memerlukan margin mendalam, dan ingin visibilitas peramalan.

Mengapa menonjol: Menggabungkan proyek, anggaran, pemanfaatan, pipeline penjualan, dan penagihan—sehingga para pemimpin dapat melihat keuntungan secara real-time dan mengarahkan kapasitas dengan niat.

Cocok jika Anda memerlukan: tarif berbasis peran, peramalan pendapatan, dan wawasan perusahaan menyeluruh.

Yang harus diperhatikan: fitur kaya berarti Anda harus berinvestasi dalam penyiapan.

Studi kasus: “Kami menjual retainers dan melacak profitabilitas mingguan.” → Ini perangkat lunak manajemen agensi tetap menjaga angka tetap jujur.

3) Scoro — Kontrol dari penawaran hingga uang tunai dengan kekuatan finansial yang kuat

Terbaik untuk agensi yang memerlukan kontrol ketat dari perkiraan hingga invoicing.

Mengapa menonjol: Aliran penuh “penawaran → rencana → pengiriman → faktur”, dengan keuangan proyek yang serius, perencanaan sumber daya, dan CRM yang dibangun di dalamnya.

Cocok jika: Anda ingin melacak pembakaran anggaran dan margin tanpa spreadsheet.

Yang harus diperhatikan: lebih terstruktur daripada "task boards" yang fleksibel.

Studi kasus: agensi multi-layanan yang menginginkan perangkat lunak manajemen agensi yang menggantikan tumpukan alat yang terpisah-pisah.

4) Accelo — Pekerjaan klien, retainers, dan otomatisasi

Terbaik untuk agensi yang ingin sales → proyek → retainers dalam satu aliran otomatis.

Mengapa menonjol: Dibangun khusus untuk pekerjaan klien, dengan retainers, kapasitas, dan otomatisasi yang mengikat siklus hidup Anda bersama-sama.

Cocok jika: perusahaan jasa yang berkembang melampaui alat PM dasar.

Yang harus diperhatikan: bisa terasa “terlalu berat PSA” untuk tim yang sangat kecil.

Studi kasus: agensi yang mencari perangkat lunak manajemen agensi yang mengotomatiskan admin dan menampilkan profitabilitas.

5) Kantata (PS Cloud) — PSA tingkat enterprise untuk layanan profesional

Terbaik untuk agensi besar atau agensi yang menggunakan Salesforce yang memerlukan tata kelola yang kuat.

Mengapa menonjol: Manajemen sumber daya yang mendalam, peramalan, dan kontrol proyek dengan pelaporan yang matang. Juga menerbitkan panduan yang bijaksana tentang operasi agensi.

Cocok jika: keterlibatan kompleks, pelimpahan multiple office.

Yang harus diperhatikan: penyiapan perusahaan; rencanakan peluncuran Anda.

Studi kasus: ketika perangkat lunak manajemen agensi harus memenuhi pelaporan dan kepatuhan level eksekutif.

6) Monday.com — “OS kerja” yang fleksibel untuk kampanye & pengiriman

Terbaik untuk perencana visual yang menginginkan papan yang dapat disesuaikan, otomasi, dan dasbor.

Mengapa ini bekerja untuk agensi: formulir masuk mudah, alur status, dan visibilitas lintas tim.

Yang harus diperhatikan: kedalaman keuangan memerlukan penambahan/penyiapan kreatif.

Studi kasus: Anda membutuhkan perangkat lunak manajemen agensi yang dapat diakses yang diterima tim dengan cepat.

7) ClickUp — Satu aplikasi untuk menggantikan banyak

Terbaik untuk agensi yang mencampurkan produk, kreatif, dan operasi dengan volume tugas yang intens.

Mengapa ini bekerja: dokumen, tugas, papan tulis, tujuan, otomasi—ringan namun luas.

Yang harus diperhatikan: jaga batasan ruang kerja Anda atau bisa memanjang.

Studi kasus: Anda menginginkan perangkat lunak manajemen agensi yang fleksibel dan terjangkau.

8) Asana — Koordinasi yang bersih untuk tim lintas fungsi

Terbaik untuk agensi yang peduli tentang kejelasan dan garis waktu.

Mengapa ini bekerja: tugas yang jelas, ketergantungan, beban kerja, dan tampilan portofolio.

Yang harus diperhatikan: keuangan/waktu memerlukan integrasi.

Studi kasus: Anda membutuhkan perangkat lunak manajemen agensi untuk disiplin pengiriman dan peta jalan siap klien.

9) Teamwork — Dibuat oleh dan untuk agensi

Terbaik untuk aliran kerja agensi klasik dengan waktu, penagihan, dan izin klien.

Mengapa ini bekerja: template untuk retainers/proyek, kontrol tampilan klien.

Yang harus diperhatikan: peramalan lanjutan lebih ringan daripada alat PSA.

Studi kasus: toko menengah yang menginginkan perangkat lunak manajemen agensi tanpa beban perusahaan.

10) Wrike — Orkestrasi pekerjaan yang kuat

Terbaik untuk agensi yang menyukai alur kerja dan persetujuan yang disesuaikan.

Mengapa ini bekerja: cetak biru, formulir permintaan, pembuktian, dan otomasi yang kuat.

Yang harus diperhatikan: bisa terasa berat; latih tim Anda dengan baik.

Studi kasus: Anda menginginkan perangkat lunak manajemen agensi untuk kepatuhan dan serah terima.

11) Smartsheet — Kontrol bawaan spreadsheet

Terbaik untuk tim yang berpikir dalam grid dan menyukai rumus.

Mengapa ini bekerja: UI yang familiar, proyek + kapasitas + dasbor.

Yang harus diperhatikan: kedalaman keuangan tergantung seberapa jauh Anda pergi dengan lembar.

Studi kasus: pengambilan berbasis lembar tentang perangkat lunak manajemen agensi dengan tata kelola yang dewasa.

12) Notion — Dokumen, proyek, dan pengetahuan dalam satu kanvas

Terbaik untuk agensi yang konten berat dan memerlukan dokumen hidup + tugas.

Mengapa ini bekerja: database fleksibel, wiki, dan menyematkan untuk ringkasan hingga pengiriman.

Yang harus diperhatikan: waktu/keuangan memerlukan integrasi.

Studi kasus: ringan perangkat lunak manajemen agensi untuk jalur konten.

13) Jira Work Management — Ketika rekayasa dan kreatif bertabrakan

Terbaik untuk agensi yang berada di antara pengembangan dan desain.

Mengapa ini bekerja: alur kerja, tipe masalah, peta jalan; kuat untuk pengiriman teknis.

Yang harus diperhatikan: tim kreatif mungkin lebih suka UX yang lebih sederhana.

Studi kasus: perangkat lunak manajemen agensi untuk skuad pengembangan-kreatif hybrid.

14) Basecamp — Proyek minimalis

Terbaik untuk studio kecil dan kolaborasi klien.

Mengapa ini bekerja: pesan, to-dos, file, jadwal—sederhana dan tenang.

Yang harus diperhatikan: keuangan asli yang terbatas.

Studi kasus: tanpa hiasan perangkat lunak manajemen agensi untuk komunikasi yang jelas.

15) Trello — Koordinasi pertama Kanban

Terbaik untuk tim kecil dan aliran visual.

Mengapa ini bekerja: papan, daftar, kartu—cepat dan ramah.

Yang harus diperhatikan: meningkatkan operasi berarti banyak power-up.

Studi kasus: pemula perangkat lunak manajemen agensi untuk jalur sederhana.

16) Workamajig — Klasik operasi kreatif

Terbaik untuk 17) Function Point — Proyek + keuangan untuk toko kreatif

Mengapa ini bekerja: fitur operasi kreatif yang sudah lama ada, pembuktian, dan ikatan akuntansi.

Yang harus diperhatikan: UX lama; rencanakan pembelajaran.

Studi kasus: toko yang mapan membutuhkan perangkat lunak manajemen agensi.

yang tahan lama.

Terbaik untuk studio desain/periklanan dengan kebutuhan penawaran, waktu, dan faktur.

Mengapa ini bekerja: lingkaran estimasi → pengiriman → tagihan dalam satu tempat.

Yang harus diperhatikan: lebih sedikit fitur dashboad dibanding alat yang lebih baru._

Studi kasus: sederhana perangkat lunak manajemen agensi untuk studio kecil hingga menengah.

18) Float — Perencanaan sumber daya murni terunggul

Terbaik untuk agensi yang hidup dan mati oleh kapasitas dan ketersediaan.

Mengapa ini bekerja: penjadwalan drag-and-drop, keterampilan, dan waktu cuti dalam satu peta.

Yang harus diperhatikan: pasangkan dengan alat PM/keuangan.

Studi kasus: pelengkap untuk perangkat lunak manajemen agensi untuk sumber daya yang sangat jelas.

19) Harvest + Forecast — Kombinasi waktu + perencanaan

Terbaik untuk pelacakan waktu yang bersih dengan sumber daya dan faktur yang ringan.

Mengapa ini bekerja: lembar waktu yang cepat, anggaran sederhana, ramah kontraktor.

Yang harus diperhatikan: kedalaman proyek/portofolio terbatas.

Studi kasus: cara modular untuk menambahkan perangkat lunak manajemen agensi hal-hal penting.

20) Zoho Projects (dan Zoho One) — Suite terjangkau

Terbaik untuk pemburu nilai yang menyukai opsi CRM, meja, dan keuangan terintegrasi.

Mengapa ini bekerja: proyek ditambah ekosistem (CRM, Books, Desk) dalam satu atap.

Yang harus diperhatikan: beberapa fitur terasa dasar dibandingkan platform PSA.

Studi kasus: tingkat pemula perangkat lunak manajemen agensi yang tumbuh bersama Anda.

Shifton vs sisanya (dalam kehidupan nyata)

• Satu irama untuk pekerjaan dan pembayaran; Jadwal dan real-time Pencatatan waktu naik ke persetujuan dan serah terima penggajian. Loop ketat itu berarti lebih sedikit momen "Di mana waktu itu pergi?".

• Manajemen berbasis pengecualian: Lembur, konflik, atau waktu yang hilang melonjak sebelum menjadi kebakaran.

• UX yang ramah manusia: Manajer merencanakan, tim mencatat, pemimpin melihat wawasan. Tidak ada drama.

• Berpijak pada berbagai format: Retainers, biaya tetap, sprint produksi—Shifton beradaptasi.

Jika agensi Anda menginginkan perangkat lunak manajemen agensi yang mengurangi tugas admin sambil meningkatkan kontrol, Shifton adalah jalur terpendek dari kekacauan ke kejelasan.

Pemilih cepat: Anda berada di jalur mana?

• Kami menjual retainers & memerlukan visibilitas keuntungan: Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Kami memerlukan "boards + automasi" yang fleksibel: Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Kami menginginkan kekuatan super perencanaan sumber daya: Shifton, Float, Forecast.

• Kami kecil dan ingin menjaga kesederhanaan: Basecamp, Trello, Function Point.

• Kami menginginkan suite yang terjangkau: Zoho Projects (atau Zoho One).

• Kami menginginkan ops inti human-first: Shifton.

Semua ini adalah perangkat lunak manajemen agensi dalam satu cara atau lainnya—pilihan yang tepat tergantung pada aliran Anda, margin, dan budaya.

Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen agensi yang tepat

1. Petakan aliran Anda (input → estimasi → rencana → pengiriman → faktur).

2. Daftar hal-hal yang harus dimiliki (misalnya, penjadwalan orang, waktu, retainer, pesanan pembelian, persetujuan).

3. Tetapkan batasan (anggaran, target billable, harapan pemanfaatan).

4. Periksa integrasi (Slack, Drive, akuntansi, penggajian).

5. Coba dengan klien sungguhan selama 2-4 minggu.

6. Ukur hasil (pengiriman tepat waktu, margin, jam admin yang disimpan).

7. Putuskan dalam catatan—satu perangkat lunak manajemen agensi harus menjadi sumber kebenaran.

8. Gulir keluar secara bertahap (Ops dulu, lalu sisanya).

9. Latih dan templatkan—kunci praktik terbaik.

10. Tinjau setiap triwulan—bersihkan papan Anda, pangkas otomatisasi, tinjau ulang tarif.

Pendekatan ini memastikan Anda perangkat lunak manajemen agensi benar-benar dilakukan—dan menguntungkan Anda.

Contoh dunia nyata (skenario cepat)

• Sprint kampanye dengan pekerja lepas: Shifton menjadwalkan blok desain dan salinan, melacak waktu secara real-time, dan menandai kelebihan sehingga PM mengatur ulang jangkauan sebelum faktur menjadi berantakan.

• Retainer dengan cakupan variabel: Retainer model Productive/Scoro, melacak pembakaran, dan meramalkan kapasitas sehingga AM negosiasi ulang lebih awal.

• Studio dengan pekerjaan berulang: Teamwork atau Function Point membuat pengiriman template menjadi mudah; Shifton menangani staf dan risiko lembur.

• Kreatif + pengembangan hybrid: Jira Work Management + Asana/ClickUp untuk alur hybrid; Shifton atau Float untuk perencanaan kapasitas.

Dalam setiap skenario, Anda perangkat lunak manajemen agensi harus memunculkan keputusan terbaik berikutnya, bukan memaksa Anda untuk mencarinya.

FAQ

P1: Apakah kita benar-benar membutuhkan perangkat lunak manajemen agensi jika kita sudah menggunakan papan dan spreadsheet?

Ya—ketika jumlah karyawan, klien, atau retainer bertambah, spreadsheet menjadi tidak memadai. Perangkat lunak manajemen agensi memberikan satu tempat untuk waktu, kapasitas, anggaran, dan kwitansi.

P2: Apa fitur minimum yang harus dimiliki untuk dianggap sebagai perangkat lunak manajemen agensi?

Proyek, pelacakan waktu, perencanaan sumber daya, dan keuangan dasar (anggaran/tarif). Tambahkan penagihan dan pelaporan untuk mendapatkan perangkat lunak manajemen agensi fondasi yang benar.

P3: Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk peluncuran?

Agensi yang fokus dapat mencoba perangkat lunak manajemen agensi dalam 2–4 minggu, lalu skalakan secara bertahap. Latih, templatkan, dan buat sederhana pada awalnya.

P4: Bagaimana cara mendapatkan dukungan tim?

Pilih perangkat lunak manajemen agensi dengan entri waktu yang cepat, jadwal jelas, dan dasbor bersih. Jika ini menghemat waktu orang pada hari pertama, adopsi akan mengikuti.

P5: Bisakah kita mencampur alat?

Tentu. Banyak tim menggunakan Shifton untuk orang/waktu + alat PM untuk brief. Triknya: pilih satu perangkat lunak manajemen agensi sebagai sistem rekaman.

Metodologi

Kami membandingkan dokumen platform dan halaman produk publik, meninjau fitur yang relevan dengan agen (retainer, kapasitas, penagihan), dan mencari alur kerja sederhana yang mengurangi admin. Kami juga memprioritaskan seberapa baik setiap perangkat lunak manajemen agensi menangani pekerjaan klien nyata: perubahan ruang lingkup, penagihan campuran, tim terdistribusi, dan persetujuan cepat.

Pemikiran akhir: pilih alat yang membeli kembali waktu Anda

Pada akhirnya, klien Anda tidak membayar Anda untuk memelihara alat—mereka membayar Anda untuk menghasilkan pekerjaan yang luar biasa. Alat yang tepat perangkat lunak manajemen agensi menghilang ke latar belakang dan memberi Anda kembali jam yang telah Anda habiskan untuk spreadsheet dan pertemuan status.

Jika Anda menginginkan satu sistem yang memperlakukan orang, waktu, dan uang sebagai satu alur cerita, mulai dengan Shifton. Ini adalah jalur terpendek dan terbaik dari “terlalu banyak tab” ke “kami menguasainya.”