Opis posla, jednostavno: Što je to, 5 primjera i 7 koraka za definiranje

Zapošljavanje krene u krivom smjeru kada je uloga nejasna. Ljudi rade pomalo od svega, nitko ne posjeduje rezultate, a projekti stagniraju. Rješenje je jasan opseg—kratak, praktičan opis toga za što je posao odgovoran, za što je not odgovoran, i kako će se mjeriti uspjeh. Taj kratki opis ima ime: Opseg posla. U ovom vodiču, objasnit ćemo ga jednostavnim jezikom, pokazati pet primjera iz stvarnog svijeta i dati vam 7 jednostavnih koraka za pisanje opsega koji drže timove usredotočenim i sretnim.

Brza definicija: Opseg posla u jednoj liniji

Opseg posla je kompaktna izjava koja navodi misiju uloge, glavne odgovornosti i prava na odlučivanje, granice toga što uloga neće raditi i jednostavne metrike kojima se mjeri uspjeh.

Zašto uopće koristiti opseg? Zato što:

• usklađuje menadžera i zaposlenika o tome što izgleda 'dobro'

• smanjuje sukobe s susjednim ulogama

• ubrzava prijem i evaluacije

• čini planiranje i raspoređivanje radne snage mnogo jednostavnijim u alatima kao što je Shifton

Zašto je važan jasan opseg

Zamislite opseg kao ogradu oko uloge. Unutar ograde: zadaci koje zaposlenik posjeduje. Izvan ograde: zadaci s kojima mogu pomoći ali ne vode. Bez ograde, ljudi se međusobno sudaraju. S ogarom, suradnja postaje lakša jer svi znaju tko što vodi.

Rezultati koje ćete vidjeti kada su opsezi jasni

• Brže odluke (ljudi znaju što mogu sami odobriti)

• Manje predaja i razgovora 'tko posjeduje ovo?'

• Čišći pregledi izvedbe (ciljevi odgovaraju opsegu)

• Niža fluktuacija (novi zapošljenici osjećaju se sigurnije brže)

Opseg vs. Opis posla (i zašto nisu isti)

Opis posla je dug javni dokument koji objavljujete pri zapošljavanju. Uključuje informacije o kompaniji, pogodnosti, potrebne vještine i često dugi popis dužnosti. Opseg je kraći i korišten unutar tima. Fokusira se na misiju, odgovornosti, granice i metrike. Većina kompanija stavlja opseg na vrh opisa posla ili ga drži u profilu zaposlenika za svakodnevnu referencu.

Građevni blokovi velikog opsega

Zadržite ga na jednoj stranici. Koristite jednostavne točke. Izbjegavajte fraze. Uključite:

1. Misiju (1–2 rečenice). Zašto uloga postoji.

2. Osnovne odgovornosti (5–8 točaka). Tjedni rad koji daje rezultate.

3. Prava na odlučivanje. Što osoba može odobriti ili promijeniti bez menadžera.

4. Granice. Rad u kojem uloga ne vodi (kako bi spriječili proširenje opsega).

5. Metrike. 3–5 brojeva pregledanih mjesečno ili tromjesečno.

6. Karta suradnje. S kim ova uloga radi i za što.

Posipajte frazu Opseg posla u naslov dokumenta i na vrhu tako da svi znaju da je to 'što/zašto' vodič, a ne samo još jedan oglas za posao.

5 primjera iz stvarnog svijeta (kopirajte, uredite, upotrijebite)

Ispod su sažeti opsezi koje možete prilagoditi. Svaki je napisan za jasnoću, a ne pravnu savršenost.

1) Agent korisničke podrške

• Misija: Brzo rješavanje problema korisnika i zadržavanje zadovoljstva.

• Osnovne: Odgovaranje na ulaznice i razgovore, prosljeđivanje grešaka, dokumentiranje rješenja u centru za pomoć.

• Prava na odlučivanje: Izdavanje kredita do 100 $; zatvorene ulaznice po vlastitom nahođenju.

• Granice: Ne posjeduje putokaz proizvoda ili promjene cijena.

• Metrike: Vrijeme prvog odgovora, vrijeme rješenja, CSAT, ažurirani članci mjesečno.

• Suradnja: Radi s Produktom za izvješća o greškama; Prodaja za kontekst računa.

2) Koordinator platnog spiska i praćenja vremena

• Misija: Osiguravanje točnih lista vremena i pravovremenih platnih spiskova.

• Osnovne: Revizija lista vremena, traženje nedostajućih sati, primjena pravila o prekovremenom radu, izvoz u platni spisak.

• Prava na odlučivanje: Odobravanje izmjena vremena ispod jedan sat; vraćanje spornih unosa.

• Granice: Ne postavlja cijene plaća niti potpisuje ugovore.

• Metrike: % pravovremenih platnih listića, stopa pogreške u platnom spisku, prosječno vrijeme korekcije.

• Suradnja: Suradnja s HR-om i menadžerima; koristi Shifton izvoz tjedno.

3) Voditelj terenskih operacija

• Misija: Održavanje dnevnih ruta i sigurnosti ekipa.

• Osnovne: Dodjela poslova, praćenje usklađenosti GPS/geoograđivanja, upravljanje pauzama i prekovremenim radom.

• Prava na odlučivanje: Preusmjeravanje poslova, odobravanje hitnog prekovremenog rada, pauziranje nesigurnih zadataka.

• Granice: Ne pregovara o cijenama klijenata niti odobrava nove dobavljače.

• Metrike: Poslovi završeni dnevno, stopa kašnjenja, sigurnosni incidenti, korištenje goriva.

• Suradnja: Radi s Dispečem i Sigurnošću; izvještava o statusu u 16:00.

4) Specijalist za društvene medije

• Misija: Povećanje dosega brenda i angažmana zajednice.

• Osnovne: Planiranje kalendara sadržaja, objavljivanje postova, moderiranje komentara, izvještavanje o rezultatima.

• Prava na odlučivanje: Objavljivanje pod glasom brenda; poticanje objava do 200 $/mjesec.

• Granice: Ne posjeduje redizajn web stranice niti plaćeno pretraživanje.

• Metrike: Rast slijedbenika, stopa angažmana, CTR, vrijeme odgovora na komentare.

• Suradnja: Tjedna sinkronizacija s Menadžerom marketinga i Produktom za lansiranja.

5) Skladišni radnik (prikupljač/paker)

• Misija: Odobina isporuka na vrijeme bez oštećenja.

• Osnovne: Odabiranje predmeta skenerom, sigurno pakiranje, označavanje, priprema za preuzimanje od strane prijevoznika.

• Prava na odlučivanje: Označavanje nestašica zaliha; traženje ponovnog brojanja ciklusa.

• Granice: Ne postavlja ugovore s prijevoznicima niti ponovo naručuje zalihe.

• Metrike: Linije odabrane/sat, točnost pakiranja, oštećenja na 1000, pravovremena otprema.

• Suradnja: Izvješćuje nadređenog u smjeni; koordinira s Kontrolom zaliha.

Ovi primjeri se drže Opseg posla jasnim i mjerljivim tako da menadžeri mogu pregledati napredak bez rasprave.

7 koraka za definiranje opsega koji funkcionira

Koristite ovaj tijek radionice s vašim timom. Traje 45–60 minuta po ulozi.

1. Počnite s misijom. Jedna rečenica: 'Ova uloga postoji kako bi...' Ako je ne možete napisati, uloga je previše nejasna.

2. Navedite glavne rezultate. Što se mora poboljšati jer je ta osoba ovdje? Ograničite na pet.

3. Grupirajte zadatke po tjednom ritmu. Ako se neka obaveza rijetko događa, možda pripada drugoj ulozi.

4. Povucite granice. Napišite 'Nije odgovoran za...' i navedite susjedne zadatke (npr. cijene, zapošljavanje).

5. Dodijelite prava na odlučivanje. Odobrenja, proračuni, popusti, preusmjeravanje—budite jasni.

6. Izaberite jednostavne metrike. Odaberite tri broja koje osoba može izravno utjecati.

7. Testirajte sa scenarijem. Provedite kroz tešku situaciju i provjerite vodi li opseg izbor.

Ažurirajte svaki Opseg posla svakih šest mjeseci, ili kad god reorganizirate timove.

Česte pogreške (i jednostavna rješenja)

• Greška: Navođenje svih mogućih zadataka.
  Rješenje: Zadržite samo tjedni rad koji ima utjecaj; arhivirajte rijetke zadatke drugdje.

• Greška: Bez granica—slijedi proširenje opsega.
  Rješenje: Dodajte kutiju 'Nije odgovoran za'. Zaštitite ogradu.

• Greška: Metrike koje ne možete izmjeriti.
  Rješenje: Koristite brojeve koje vaš sustav već prati (ulaznice/dan, CSAT, pravovremene isporuke).

• Greška: Pisanje na korporativnom žargonu.
  Rješenje: Koristite kratke glagole: posjedovati, isporučiti, odobriti, eskalirati, uskladiti.

• Greška: Čuvanje opsega gdje ih nitko ne može pronaći.
  Rješenje: Spremite svaki Opseg posla pored rasporeda i vremenske liste u Shiftonu tako da ih menadžeri i osoblje vide svakodnevno.

Karta suradnje: tko radi s kime

Opsezi sprječavaju trenje imenovanjem partnera. Za svaku ulogu popunite ovu brzu tablicu:

• Uzvodno: tko dostavlja ulaze (npr. Prodaja šalje narudžbe)

• Nizvodno: tko koristi izlaze (npr. Isporuka koristi upakovane kutije)

• Vršnjaci: tko koordinira vrijeme (npr. Dispeč usklađuje rute)

Ako se dva opsega preklapaju, održite kratki sastanak kako biste podijelili vlasništvo. Unesite odluku u oba opsega kako bi bila trajna.

Predaje i prava na odlučivanje

Moćan dio bilo kojeg Opseg posla je linija 'može sam odlučiti vs. mora pitati'. Primjeri:

• Agencijski agent može vratiti do 100 $; Menadžer odobrava iznad toga.

• Voditelj operacija može preraspodijeliti današnje rute; Direktor odobrava trajne promjene.

• Koordinator platnog spiska može ispraviti pravopisne greške; HR odobrava promjene stopa.

Kada su odluke jasne, ljudi se kreću brzo bez da prelaze autoritet.

Opseg posla i karijerni rast

Dobar Opseg posla ne zaključava ljude u kutiju—pokazuje put do sljedeće kutije. Dodajte kratku bilješku o rastu: 'Kako biste napredovali do seniora, počet ćete posjedovati X i odlučivati Y.' Zaposlenici tada vide kako mogu zaraditi više autonomije i plaće proširujući rezultate, a ne samo radeći duže.

Kako napisati Opseg posla Izjavu (Predložak)

Kopirajte ovo, zalijepite u svoj dokument i popunite prazna mjesta:

• Naziv uloge:

• Misija (maksimalno 2 rečenice):

• Osnovne odgovornosti (5–8 stavki):

• Prava na odlučivanje:

• Nije odgovoran za:

• Metrike (3–5):

• Karta suradnje: Uzvodno / Vrhunac / Nizvodno

• Ritam pregleda: Tromjesečno s menadžerom

Pohranite ovaj opseg uz raspored zaposlenika. Kada se tijekom tjedna postavljaju pitanja, oboje gledate u isti izvor istine.

Primjeri metrika koje zaista funkcioniraju

Odaberite brojeve koje netko može pomaknuti unutar mjeseca:

• Podrška: prvo vrijeme odgovora, riješeno dnevno, CSAT

• Prodaja: održani sastanci, stvorena vrijednost u pipelinu, stopa zatvaranja

• Operacije: % pravovremenog dolaska, stopa ponovnog rada, poslovi po ruti

• Financije: dani do zatvaranja, stopa greške, prikupljen novac

• HR: vrijeme do zapošljavanja, stopa prihvaćanja, zadržavanje nakon 90 dana

Povežite jedan ili dva bonusa s tim brojevima kako bi Opseg posla bio povezan s stvarnim rezultatima.

Korištenje podataka o raspoređivanju za održavanje opsega iskrenim

Rasporedi otkrivaju neusklađenost između onoga što opseg obećava i kako se vrijeme provodi. Ako kalendar uloge pokazuje da 70% vremena provodi radeći izvan svog okvira, ili popravite raspored ili ažurirajte opseg. Shiftonove oznake poslova i geofencing pomažu ovdje: označite zadatke na bullet u opsegu, gledajte kako se vrijeme raspodjeljuje i prilagodite.

10 brzih FAQs (Kopirajte za svoj priručnik)

1) Tko piše opseg—HR ili menadžer?
Izravni menadžer ga posjeduje uz unos od HR-a i zaposlenika.

2) Koliko bi trebala biti duga?
Jedna stranica. Ako se prelije, skratite ili podijelite ulogu.

3) Koliko često ga ažurirati?
Svaka šest mjeseci ili kada se promijene rezultati.

4) Je li opseg isto što i KPI-evi?
Ne. KPI-evi su brojevi; opseg objašnjava rad koji ih potiče.

5) Mogu li dvije osobe dijeliti isti opseg?
Da—klonirajte ga i dodajte pojedinačne metrike.

6) Što ako netko preraste svoj opseg?
Proslavite, a zatim napišite sljedeći opseg i prilagodite plaću/razred.

7) Kako se nositi s privremenim projektima?
Dodajte kratki odjeljak 'dodatak projektu' s datumom zalaska.

8) Što ako se opsezi preklapaju i izazivaju sukobe?
Održite 15-minutni sastanak o granicama; ažurirajte oba dokumenta s odlukom.

9) Zamjenjuju li opsezi opise poslova?
Ne—dopunjavaju ih. Objavite opis posla; upravljajte svakodnevno s opsegom.

10) Gdje trebaju opsezi biti?
Točno pokraj rasporeda i vremenskih listi tako da se svakodnevno koriste.

Mini slučaj: popravak neuredne uloge u tjedan dana

Zauzeta servisna tvrtka imala je 'Nadzornike' koji su obavljali dispeč, korisničke pozive i kupovinu. Požar svugdje. Razdvojili smo jednu ulogu u dva opsega:

• Nadzornik dispeča: posjeduje rute, vremena dolaska, preraspodjele.

• Nadzornik usluga: posjeduje ažuriranja klijenata, eskalacije, treniranje tehničara.

Dodijelili smo metrike (pravovremeni dolazak vs. CSAT), postavili prava na odlučivanje i obučili oba tima. Unutar mjesec dana, ponovni rad smanjio se za 23% i prekovremeni rad se smanjio jer je dispeč imao jasnu ovlast za preraspodjelu. To je snaga uskog Opseg posla.

Popis koji možete pokrenuti danas

• Misija napisana u dvije rečenice

• 5–8 osnovnih odgovornosti u glagolima

• Prava na odlučivanje definirana s ograničenjima

• Dodana kutija 'Nije odgovoran za'

• Odabrano 3–5 metrika iz živih podataka

• Karta suradnje dovršena

• Opseg spremljen pored rasporeda

• Datum pregleda rezerviran

Ispišite ga. Zalijepite na zid. Pregledajte ga u jednom na jedan. Kada se pojavi zadatak koji ne odgovara, pitajte: 'Je li ovo unutar ograde?' Ako nije, ili ga predajte ili promijenite ogradu namjerno.

Zajedno sve ovo

Jasnoća pobjeđuje kaos. Kratak, oštar opseg daje ljudima povjerenje, uklanja nagađanja i drži projekte u pokretu. Počnite s misijom, izaberite nekoliko rezultata koji su važni i povucite granice. Mjerite ono što možete zapravo utjecati. Zatim stavite dokument gdje tim živi—odmah pored tjednog rasporeda. Učinite to i fraza Opseg posla prestaje biti HR žargon i postaje svakodnevni vodič vašeg tima za bolji rad.

Završna riječ (i prijateljska potpora)

Ako već upravljate smjenama u Shiftonu, već ste na pola puta. Dodajte svaki Opseg posla u profil uloge, povežite nekoliko metrika s zakazanim poslovima i održavajte kratki pregled svako tromjesečje. Vaši ljudi će provoditi manje vremena tražeći dozvolu i više vremena ostvarujući rezultate.