Στον τεχνολογικά προηγμένο σημερινό κόσμο, οι διευθυντές γνωρίζουν τι χρειάζεται για να συντάξουν ένα πρόγραμμα χρησιμοποιώντας τους έξυπνους δημιουργούς προγραμμάτων. Ποιος δεν θα ήθελε να καταρτίσει το τέλειο πρόγραμμα εργασίας, είτε διευθύνετε ένα εστιατόριο, ένα κέντρο επικοινωνίας, είτε οποιαδήποτε άλλη βιομηχανία με βάρδιες;

Σήμερα, διερευνούμε την τέχνη της δημιουργίας ενός προγράμματος εργασίας που ταιριάζει στις μοναδικές ανάγκες και περιστάσεις ζωής κάθε εργαζόμενου. Όταν μιλάμε για κορυφαίο προγραμματισμό, μιλάμε επίσης για αυτόματες προγραμματικές λειτουργίες, εξαιρετικά εργαλεία αναφοράς, ομαλή ενσωμάτωση μισθοδοσίας, ευελιξία, και τη δυνατότητα προσαρμογής ανά πάσα στιγμή. Ακούγεται ενδιαφέρον; Συνεχίστε την ανάγνωση για όλες τις λεπτομέρειες.

Τι είναι ο Δημιουργός Προγραμμάτων;

Ένας δημιουργός προγραμμάτων εργασίας είναι ένα ψηφιακό εργαλείο που μπορείτε να βρείτε online ή σε εφαρμογή. Είναι σωτήριο για τους διευθυντές, καθώς βοηθάει στον προγραμματισμό των βαρδιών των εργαζομένων και στη διαχείριση της προόδου, καθιστώντας τις δουλειές τους πιο διαχειρίσιμες. Παλαιότερα, οι διευθυντές έπρεπε να κάνουν χειροκίνητα όλο τον προγραμματισμό, σπαταλώντας χρόνο. Έπρεπε να αντιμετωπίσουν ακατάστατα προγράμματα, αιτήματα άδειας της τελευταίας στιγμής, απουσίες και συγκρούσεις. Τώρα όμως, με το αυτοματοποιημένο λογισμικό προγραμματισμού — ο δημιουργός προγραμμάτων των εργαζομένων, το πρόβλημα λύνεται! Απλώς χρησιμοποιήστε αυτά τα έτοιμα πρότυπα για να κρατήσετε τα πράγματα απλά και να αποφύγετε τις διαφωνίες.

Πώς να Δημιουργήσετε Ένα Πρόγραμμα για τους Εργαζόμενους Εύκολα;

Οι διευθυντές μπορούν να δημιουργήσουν προγράμματα online εύκολα με αυτοματοποιημένα εργαλεία. Εδώ είναι ένας απλός οδηγός για τη δημιουργία ενός υπολογιστικού φύλλου προγραμματισμού:

1. Ανοίξτε το πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων σας και ξεκινήστε ένα νέο φύλλο.
2. Προσθέστε κάποιες επικεφαλίδες στηλών για να κρατήσετε τα πράγματα οργανωμένα.
3. Προσθέστε “Όνομα Εργαζόμενου” στη στήλη A.
4. Εάν χρησιμοποιείτε κωδικούς εργαζομένων, τοποθετήστε τους στη στήλη B.
5. Ονομάστε τις επόμενες στήλες με τις ημέρες της εβδομάδας, ξεκινώντας με τη Δευτέρα ή οποιαδήποτε μέρα αρχίζει η εβδομάδα σας.
6. Τοποθετήστε τα ονόματα και τους κωδικούς των εργαζομένων κάτω από τις σωστές επικεφαλίδες.
7. Συμπληρώστε τα κενά με τις ώρες βάρδιας, χρησιμοποιώντας “π.μ.” και “μ.μ.” για περισσότερη σαφήνεια, ή χρησιμοποιήστε το στρατιωτικό σύστημα ωρών εάν το προτιμάτε.

Μόλις τακτοποιήσετε τα πράγματα, μοιραστείτε το πρόγραμμα με την ομάδα σας με όποιον τρόπο λειτουργεί καλύτερα — είτε στον πίνακα ανακοινώσεων, μέσω email, είτε στο εσωτερικό σας τσατ. Διασφαλίστε ότι όλοι μπορούν να δουν τα φρεσκοδημιουργημένα προγράμματα για να γνωρίζουν πότε πρέπει να δείξουν σας. Εύκολο, έτσι δεν είναι;

Γνωρίστε το Shifton Daily Planner Online

Δείτε την υπηρεσία cloud του Shifton — είναι σαν ο καλύτερος φίλος σας για γρήγορο προγραμματισμό εργασιών! Με λίγα κλικ, μπορείτε να προσαρμόσετε τις βάρδιες, να σημειώσετε σημειώσεις, να επιβεβαιώσετε ποιος είναι μέσα ή έξω, να διαχειριστείτε αιτήματα άδειας και πολλά άλλα!

Αυτό που θα λάβετε είναι:

• Ένας εβδομαδιαίος προγραμματιστής που διατηρεί τη νομιμότητα.
• Άμεσες ενημερώσεις για να κρατάτε όλους ενημερωμένους.
• Μια δημοπρασία ανοικτών βαρδιών για την εύκολη κάλυψη κενών.
• Εύχρηστα πρότυπα βαρδιών για άνετο προγραμματισμό.
• Ένα πρόγραμμα παρακολούθησης χρόνου για να υπολογίζετε τις ώρες και τους μισθούς.

Με το Shifton, η δημιουργία προγραμμάτων είναι παιχνιδάκι. Διαθέτει εξελιγμένη αυτοματοποίηση που επιταχύνει τα πράγματα και μπορείτε να αποθηκεύετε και να επαναχρησιμοποιείτε πρότυπα γρήγορα. Το αποτέλεσμα; Ένας καλοσχεδιασμένος πίνακας που είναι εύκολο να περιηγηθείτε.

Γιατί Πρέπει να Χρησιμοποιήσετε Ένα Ημερολόγιο Προγραμματισμού Online για τον Προγραμματισμό Προσωπικού

Φανταστείτε αυτό: είστε ένας διευθυντής και πρέπει να κάνετε ταχυδακτυλουργία με τα προγράμματα εργασίας των εργαζομένων, σωστά; Εδώ είναι που το λογισμικό προγραμματισμού γίνεται πολύ χρήσιμο. Είναι σαν να έχετε τον δικό σας βοηθό, αλλά ψηφιακό!

Να γιατί ένα ημερολόγιο προγραμματισμού είναι αλλαγή παιχνιδιού:

• Εύκολα Πρότυπα: Δεν χρειάζεται να ξεκινάτε τη δημιουργία προγραμμάτων από το μηδέν κάθε φορά. Με ένα ημερολόγιο προγραμματισμού, έχετε πολλά πρότυπα προγραμμάτων να επιλέξετε. Επιλέξτε αυτό που ταιριάζει στην επιχείρησή σας και είστε έτοιμοι. Σας εξοικονομεί χρόνο και διατηρεί τα πράγματα επαγγελματικά.
• Εμπλέξτε την Ομάδα σας: Δώστε πρόσβαση στο σύστημα στους εργαζομένους σας ώστε να ελέγχουν μόνοι τους τις βάρδιες τους. Λιγότερη ακαταστασία για εσάς, λιγότερη αλληλογραφία. Επίσης, μπορείτε να εγκρίνετε την ανταλλαγή βαρδιών, έτσι ώστε όλα να είναι δίκαια και ισορροπημένα.
• Χρήσιμες Ειδοποιήσεις: Ενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις push και η ομάδα σας λαμβάνει μια ειδοποίηση όταν το νέο πρόγραμμα είναι διαθέσιμο. Καμία δικαιολογία για τις χαμένες βάρδιες πια!
• Ομαλή Επίλυση Συγκρούσεων: Διακοπές; Προγραμματισμένη άδεια; Κανένα πρόβλημα. Οι εργαζόμενοι μπορούν να ζητούν άδεια απευθείας και εσείς μπορείτε να εγκρίνετε ή να απορρίπτετε ανάλογα. Η εφαρμογή προγραμματισμού προσαρμόζει αυτόματα το πρόγραμμα.
• Προγραμματίστε Οπουδήποτε, Οποιαδήποτε Στιγμή: Ξεχάστε να είστε κολλημένοι στο γραφείο. Με το ημερολόγιο προγραμματισμού Shifton, μπορείτε να σχεδιάσετε προγράμματα από οπουδήποτε υπάρχει Wi-Fi. Είτε είστε σπίτι ή πίνετε καφέ, έχετε την ευελιξία να ολοκληρώσετε ό,τι χρειάζεται όταν σας βολεύει καλύτερα.

Χρησιμοποιώντας το Shifton Schedule Planner, οι διευθυντές μπορούν να εξοικονομήσουν πολύ χρόνο κατά τη δημιουργία προγραμμάτων εργασίας, δίνοντάς τους περισσότερο χώρο για τη διαχείριση άλλων σημαντικών μερών της επιχείρησης. Αυτό το χρήσιμο online εργαλείο είναι σαν να έχετε ένα επιπλέον ζευγάρι χέρια, καθιστώντας τις καθημερινές εργασίες πιο άνετες και διατηρώντας το εστιατόριο να λειτουργεί σαν ρολόι. Αλλά ας γίνουμε πιο συγκεκριμένοι!

Προηγηθείτε με Λογισμικό Διαχείρισης Εστιατορίου!

Έχετε ακούσει ποτέ για την εφαρμογή προγραμματισμού Shifton; Είναι σαν μαγικό ραβδί για τους ιδιοκτήτες εστιατορίων, βοηθώντας τους να αυξήσουν την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα του προσωπικού. Με το λογισμικό διαχείρισης εστιατορίων, μπορείτε να κανονίσετε γρήγορα τα προγράμματα βαρδιών εργαζομένων, διασφαλίζοντας ότι όλοι παίρνουν τη δίκαιη μερίδα άδειας για να διατηρηθούν κοφτεροί. Και το καλύτερο μέρος; Το προσωπικό σας μπορεί να ανταλλάξει βάρδιες χωρίς κόπο, δίνοντάς τους περισσότερη ελευθερία και ενισχύοντας το κίνητρό τους στη δουλειά.

Να γιατί είναι τεράστια αλλαγή:

• Δημιουργεί άμεσα βέλτιστα προγράμματα εναλλαγής προσωπικού, ειδικά για εκείνες τις φορτωμένες Παρασκευές βράδια ή όταν έχετε αυξημένες απαιτήσεις τις γιορτές.
• Είναι εξαιρετικά εύκολο στη χρήση. Όλα είναι τακτοποιημένα και οργανωμένα σε ένα μέρος.
• Μπορείτε να ελέγχετε τα προγράμματα και να κάνετε αλλαγές οποιαδήποτε ώρα, οπουδήποτε — χωρίς πονοκεφάλους.

Με την εφαρμογή Shifton, οι διευθυντές μπορούν να πραγματοποιούν άψογα τις εργασίες προγραμματισμού και να επικεντρώνονται στη λειτουργία ενός ομαλού πλοίου στον τομέα της εστίασης.

Ανακαλύψτε Πώς το Λογισμικό Διαχείρισης Προσωπικού Κέντρου Κλήσεων Μπορεί να Βοηθήσει!

Η διαχείριση ενός κέντρου κλήσεων μπορεί να είναι πρόκληση. Απαιτεί μεγάλη γνώση, συμπεριλαμβανομένου του προγραμματισμού των βαρδιών εργασίας. Επιπλέον, διαχειρίζεστε σφιχτά προγράμματα, πολλές τηλεφωνικές κλήσεις πελατών και υψηλές προσδοκίες από τους ανώτερους. Είναι σίγουρα μια σκληρή δουλειά. Πρέπει να διασφαλίσετε την ικανοποίηση των πελατών, ενώ προστατεύετε την ομάδα σας και το οικονομικό αποτέλεσμα της εταιρείας.

Η υπηρεσία προγραμματισμού Shifton είναι σαν την αξιόπιστη βοήθεια σας, κάνοντας όλη τη διαδικασία εύκολη. Όλα περιλαμβάνονται σε έναν χώρο, από την κατάρτιση των βαρδιών, την παρακολούθηση των εργασιών και των αιτημάτων άδειας.

Ρίξτε μια ματιά σε αυτά τα προνόμια:

• Ο οπτικός δημιουργός προγραμμάτων δημιουργεί αναθέσεις βαρδιών σαν επαγγελματίας.
• Αφαιρεί τον πόνο από τη δημιουργία προγραμμάτων για οποιονδήποτε αριθμό έργων και προσωπικού του κέντρου κλήσεων.
• Παρακολουθείτε τα πάντα, από τη διαθεσιμότητα του προσωπικού έως τις εργατοώρες, ώστε να είστε πάντα ενημερωμένοι.
• Όταν έρχεται η ώρα της μισθοδοσίας, είναι σωτήριο — υπολογίζει τους μισθούς σύμφωνα με τα προγράμματα, τις υπερωρίες και όλες τις λεπτομέρειες.

Επιπλέον, η εφαρμογή Shifton είναι εξαιρετικά φιλική προς τον χρήστη, έτσι ώστε όλοι στο κέντρο κλήσεων να μπορούν να ενταχθούν αμέσως. Με το Shifton, η διαχείριση των προγραμμάτων και των εργασιών δεν ήταν ποτέ ευκολότερη!

Επίλογος

Λοιπόν, εκεί το έχετε! Ο δημιουργός προγραμμάτων του Shifton είναι ό,τι πρέπει για να δημιουργήσετε το τέλειο πρόγραμμα εργασίας για την ομάδα σας. Δεν είναι μόνο για να οργανώσετε σωστά τις βάρδιες, αλλά και για να διαχειριστείτε εύκολα τις εργασίες προγράμματος, να παρακολουθήσετε τα κοινωνικά δίκτυα, να διαχειριστείτε τη μισθοδοσία και να διασφαλίσετε την άνεση και ευημερία των εργαζομένων, μεταξύ άλλων. Η λειτουργία ενός εστιατορίου, ενός κέντρου κλήσεων, ο προγραμματισμός βαρδιών ξενοδοχείου, ή η διατήρηση της τάξης σε ένα σαλόν ή γυμναστήριο μπορεί να είναι πρόκληση. Ωστόσο, με το Shifton, ο προγραμματισμός γίνεται βόλτα στο πάρκο.

Η αυτοματοποιημένη προγραμματιστική λειτουργία μειώνει το χρόνο που περνάτε προσαρμόζοντας προγράμματα και διασφαλίζει ότι όλοι βρίσκονται στη σωστή θέση τη σωστή στιγμή. Γιατί να περιμένετε; Εγγραφείτε τώρα και δοκιμάστε δωρεάν την online εφαρμογή προγραμματισμού εργαζομένων μας κατά τη διάρκεια της δοκιμαστικής περιόδου!

Με την κυκλοφορία των νεότερων ενοτήτων μας «Δραστηριότητες» και «Ζήτηση & Πρόβλεψη», έγινε σαφές ότι το Shifton εξελίχθηκε σε κάτι περισσότερο από μια απλή λύση προγραμματισμού βαρδιών. Στην πραγματικότητα, έχουμε πάρα πολλές ενότητες, και θέλουμε να απλοποιήσουμε την κατανόησή τους. Αποφασίσαμε να συγχωνεύσουμε μερικές ενότητες, παρέχοντας περισσότερη αξία με ένα κλικ, αλλάζοντας αποτελεσματικά την τιμολόγηση για κάποιες ενότητες, ώστε να αντανακλάται η αυξημένη τους αξία.

Η βασική ενότητα θα περιλαμβάνει τώρα 3 επιπλέον αναφορές: «Αναφορές προϋπολογισμού», «Υπάλληλοι της εταιρείας» και «Αναφορά ελάχιστου εβδομαδιαίου χρόνου εργασίας». Η τιμολόγηση της βασικής ενότητας θα αλλάξει σε $1 για να αντανακλά αυτές τις προσθήκες και τις πολλές άλλες δυνατότητες που προσθέσαμε ως βασική λειτουργικότητα κατά τη διάρκεια των ετών.

Οι «Αιτήσεις άδειας» θα έχουν όμορφες αναλύσεις, που προηγουμένως αποτελούσαν μέρος της «Διαχείρισης Αδειών» και η τιμή θα είναι $1. Τώρα περιλαμβάνει «Αναφορές Αδειών» χωρίς καμία επιπλέον χρέωση.

Η τιμή της ενότητας «Παρουσίες» αλλάζει σε $1 και η τιμή των ακόλουθων ενοτήτων ευθυγραμμίζεται στα $0,5: «Ώρες εργασίας υπαλλήλων», «Μπόνους/Κρατήσεις» & «Αναφορές αμοιβών». Η τελευταία μετονομάζεται επίσης σε «Μισθοδοσία» για να αντανακλά τις πρόσφατες προσθήκες στη λειτουργικότητά της και τα μελλοντικά μας σχέδια για πρόσθετες βελτιώσεις.

Αυτές οι αλλαγές θα ισχύουν άμεσα για όλους τους νέους πελάτες. Οι υπάρχοντες πελάτες θα απολαύσουν τις νέες επεκταμένες ενότητες στην παλιά τιμή μέχρι την 1η Σεπτεμβρίου 2024, μετά από την οποία η τιμολόγησή τους θα ενημερωθεί επίσης.

Αξιολογούμε τους πελάτες μας και πιστεύουμε ότι αυτές οι αλλαγές θα τους βοηθήσουν να διαχειριστούν τις δυνατότητες που χρειάζονται με μεγαλύτερη ευκολία.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα; Επικοινωνήστε μαζί μας στο support@shifton.com

Οι περισσότεροι εργαζόμενοι έχουν κανονική εργάσιμη εβδομάδα από Δευτέρα έως Παρασκευή, με τυπική εργάσιμη ημέρα από τις 9-10 το πρωί έως τις 6-7 το απόγευμα. Ωστόσο, αυτή η μέθοδος προγραμματισμού υπαλλήλων δεν ταιριάζει με οργανισμούς και εταιρείες που πρέπει να εργάζονται 24 ώρες το 24ωρο: νοσοκομεία, κέντρα κλήσεων και πυροσβεστικό επιτελείο, για να αναφέρουμε μερικά.

Για παράδειγμα, πολλά πυροσβεστικά επιτελεία εφαρμόζουν ένα πρόγραμμα εργασίας 48/96 ωρών. Αυτό σημαίνει ότι οι πυροσβέστες πρέπει συνήθως να εργάζονται δύο μέρες συνεχόμενα και να έχουν 4 μέρες άδεια. Ενώ πρέπει να είναι σε εγρήγορση για δύο ημέρες με λίγο χρόνο για ύπνο ή ξεκούραση, πρόσφατες μελέτες έχουν δείξει ότι αυτός ο τύπος εργασίας τους αφήνει αρκετό χρόνο για ψυχαγωγία, ύπνο και προετοιμασία για την επόμενη βάρδια.

Κάθε νοσοκομείο πρέπει να έχει πάντα διαθέσιμους νοσηλευτές για να παρέχουν 24/7 φροντίδα στους ασθενείς. Μπορούν να εργάζονται 8/12ωρες βάρδιες σε πρόγραμμα 3 εργάσιμες ημέρες / 3 ημέρες άδεια ή 2 εργάσιμες ημέρες / 2 ημέρες άδεια. Συνήθως, οι νοσηλευτές εργάζονται σταθερές βάρδιες (ημέρα ή νύχτα). Για παράδειγμα, οι ημερήσιοι νοσηλευτές αρχίζουν να εργάζονται στις 7 το πρωί και τελειώνουν στις 7 το απόγευμα, ενώ οι νυχτερινοί φροντιστές αρχίζουν στις 7 το απόγευμα, εργάζονται νυχτερινές ώρες βάρδιας και τελειώνουν στις 7 το πρωί.

Τα κέντρα κλήσεων μπορεί να έχουν τους δικούς τους κανόνες βάρδιας εργασίας, ωστόσο υπάρχουν αρκετοί κοινοί τρόποι για την επίτευξη ενός σταθερού κύκλου εργασίας 24/7. Οι υπεύθυνοι συνήθως χωρίζουν μια μέρα σε 2 ή 3 βάρδιες. Στην πρώτη περίπτωση, μια μέρα χωρίζεται σε δύο 12ωρες βάρδιες για πρωινούς και απογευματινούς εργαζόμενους. Η δεύτερη παραλλαγή επιτρέπει τρεις 8ωρες βάρδιες. Για παράδειγμα: 6 π.μ. – 2 μ.μ. (1η), 2 μ.μ. – 10 μ.μ. (2η) και 10 μ.μ. — 6 π.μ. (3η).

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εργαζόμενοι πρέπει να εναλλάσσονται μεταξύ των βαρδιών: να εργάζονται βάρδιες πρωί για μερικές ημέρες και στη συνέχεια να αλλάζουν σε νυχτερινή βάρδια για την ίδια περίοδο. Σύμφωνα με την τελευταία έρευνα, μια αλλαγή στις ώρες εργασίας επηρεάζει αρνητικά το ύπνο και τις διατροφικές συνήθειες. Το να εργάζεσαι σε πρόγραμμα νυχτερινής βάρδιας μπορεί να προκαλέσει αϋπνία, υψηλή αρτηριακή πίεση, διατροφικές και διαταραχές όρεξης. Αυτό το άρθρο θα αναλύσει τους κατάλληλους τρόπους προσαρμογής σε ένα νυχτερινό πρόγραμμα.

Παράδειγμα προγράμματος ύπνου για νυχτερινή βάρδια 12 ωρών

Ο κιρκάδιος ρυθμός του ανθρωπίνου σώματος καθορίζει τις ώρες αφύπνισης και ανάπαυσης. Άτομα που εργάζονται σε οργανισμούς με κύκλο εργασίας 24/7, συμπεριλαμβανομένων αστυνομικών, πυροσβεστών, νοσηλευτών, τηλεφωνικών κέντρων και εργαζομένων σε πρατήρια καυσίμων, έχουν τους κιρκάδιους ρυθμούς τους διαταραγμένους. Συνήθως, οι υπεύθυνοι πρέπει να προγραμματίζουν την εργασία σε βάρδιες ώστε οι εργαζόμενοι να έχουν επαρκή χρόνο για εργασία και ανάπαυση.

Σε σύγκριση με μια βάρδια ημέρας 8 ωρών, η νυχτερινή βάρδια (11 μ.μ. μέχρι τις 6 π.μ.) μειώνεται από 8 σε 7 ώρες εργασίας. Ένας εργαζόμενος μπορεί επίσης να συμφωνήσει σε πρόγραμμα 12 π.μ. — 5 π.μ., αν είναι απαραίτητο. Παρά το γεγονός ότι χάνουν πέντε ώρες εργασίας την εβδομάδα συγκριτικά με τους ημερήσιους συναδέλφους τους, οι εργαζόμενοι της νυχτερινής βάρδιας λαμβάνουν το ίδιο μισθό της εβδομάδας 40 ωρών. Το προσωπικό της νυχτερινής βάρδιας μπορεί να κληθεί για επιπρόσθετες ώρες εργασίας, αλλά δεν πρέπει να κάνει περισσότερες από 8 ώρες σε 24ωρο.

Τα μέλη προσωπικού ηλικίας 16-17 ετών απαγορεύεται να εργάζονται μεταξύ 12 και 4 το πρωί. Ωστόσο, τέτοιοι εργαζόμενοι επιτρέπεται να εργάζονται από τις 10 μ.μ. μέχρι τις 6 π.μ. εάν προσληφθούν από ξενοδοχεία, καταστήματα λιανικής πώλησης ή νοσοκομεία. Δεν υπάρχουν περιορισμοί στις ώρες νυχτερινής βάρδιας για τα νοσοκομεία, τις υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης, τις τηλεοπτικές και ραδιοφωνικές σταθμούς.

Πολλοί εργαζόμενοι που πρέπει να μεταβούν από τη βάρδια πρωί σε απογευματινή βάρδια αντιμετωπίζουν εξάντληση, αϋπνία, αλλαγές βάρους και όρεξης. Τους χρειάζεται πολύς χρόνος για να αντιμετωπίσουν τις νέες καθημερινές ώρες αφύπνισης και ύπνου, ωστόσο, υπάρχουν κόλπα που κάνουν αυτή τη διαδικασία λιγότερο επίπονη για άπειρους εργαζόμενους.

Πώς να κοιμηθείτε καλά τη νύχτα όταν εργάζεστε σε ώρες βραδινής βάρδιας

Για να γίνει ανώδυνα η μετάβαση μεταξύ των βαρδιών, το σώμα πρέπει να είναι προετοιμασμένο για τις επερχόμενες αλλαγές. Αν ένας εργαζόμενος μεταβαίνει μεταξύ πρωινών και βραδινών βαρδιών, η ώρα αφύπνισης και ύπνου πρέπει να επεκταθεί ή να μειωθεί. Όταν ένας εργαζόμενος μεταβαίνει από πρωινή σε νυχτερινή βάρδια, πρέπει να ξυπνά και να κοιμάται μία ώρα αργότερα για μερικές μέρες. Για να γίνει ανώδυνα η μετάβαση από νυχτερινές σε πρωινές ώρες εργασίας, οι εργαζόμενοι πρέπει να ξυπνούν και να κοιμούνται μία ώρα νωρίτερα για μερικές μέρες.

Ανεξάρτητα από το πότε ξεκινά η εργασία σας, ο καλός ύπνος είναι εγγύηση μιας παραγωγικής μέρας στη δουλειά. Σε γενικές γραμμές, οι εργαζόμενοι πρέπει να κοιμούνται τουλάχιστον 6 ώρες την ημέρα για να νιώθουν ξεκούραστοι. Εκείνοι που εργάζονται στη νυχτερινή βάρδια έχουν δυσκολία να επιτύχουν αυτόν τον στόχο λόγω του ότι τα σώματά μας είναι προγραμματισμένα να είναι ενεργά κατά τη διάρκεια της ημέρας. Η λύση σε αυτό το πρόβλημα είναι η προσαρμογή του περιβάλλοντος έτσι ώστε να μοιάζει με αυτό της νύχτας.

Πρώτα και κύρια, πρέπει να αποκλείσει κανείς όλους τους θορύβους. Κλείσιμο του smartphone, του κουδουνιού της πόρτας και της τηλεόρασης είναι απαραίτητο. Αν είστε συνηθισμένοι να κοιμάστε με τον λευκό θόρυβο, μπορείτε να αγοράσετε καλά ακουστικά που ακυρώνουν τον θόρυβο κάτω των 200 δολαρίων για να εξαλείψετε τους ήχους γύρω που επηρεάζουν τον ύπνο σας. Θα λειτουργήσει επίσης καλύτερα αν η κρεβατοκάμαρα βρίσκεται στον πιο ήσυχο μέρος του σπιτιού. Παράθυρα ηχομόνωσης με καλή απομόνωση θα κάνουν πιο εύκολο τον αποκλεισμό οποιουδήποτε θορύβου από εξωτερικό περιβάλλον. Είναι επίσης καλό να ενημερώσετε φίλους και γείτονες για το νέο σας πρόγραμμα ύπνου, ώστε να μην σας καλέσουν κατά λάθος κατά τη διάρκεια αυτών των ωρών.

Είναι επίσης σημαντικό να κάνετε το δωμάτιο όσο το δυνατόν πιο σκοτεινό, ακόμα και όταν ο ήλιος λάμπει έντονα έξω. Η κάλυψη των παραθύρων με μάυρες κουρτίνες είναι μια καλή λύση. Αποφύγετε να φάτε ή να πιείτε πριν πάτε για ύπνο. Κάντε συνήθεια να μην καταναλώνετε αλκοόλ ή καφεΐνη μερικές ώρες πριν πάτε για ύπνο. Ένα καλό διάβασμα, ένα ζεστό ντους/μπάνιο θα κάνει το σώμα σας πιο εύκολο να χαλαρώσει και να κοιμηθεί.

Πώς η εργασία σε βάρδιες αλλάζει την όρεξη

Οι αλλαγές στον κιρκάδιο ρυθμό επηρεάζουν τόσο το ύπνο όσο και τις διατροφικές συνήθειες του σώματος. Η ακανόνιστη ή υπερβολική κατανάλωση τροφής, ιδιαίτερα τη νύχτα, κάνει τους εργαζόμενους να νιώθουν κουρασμένοι και ανήσυχοι. Η παραγωγικότητά τους και η υγεία τους υποφέρουν ως αποτέλεσμα.

Υπάρχουν μερικές συμβουλές για να επιβιώσετε τη νυχτερινή βάρδια με τον ελάχιστο κίνδυνο ανάπτυξης γαστρεντερικών παθήσεων ή αύξησης του βάρους. Πριν πάτε στη δουλειά, είναι σημαντικό να καταναλώσετε το μεγαλύτερο γεύμα της ημέρας. Έτσι θα είστε γεμάτοι ενέργεια και έτοιμοι να αντιμετωπίσετε τη μέρα. Το 6 μ.μ. είναι η καλύτερη ώρα για να γίνει αυτό το γεύμα για όσους εργάζονται αργά τη νύχτα.

Τι να φάτε κατά τη διάρκεια της νυχτερινής βάρδιας

Η υπνηλία και η κόπωση φαίνεται να είναι ένα από τα πιο κοινά δευτερεύοντα αποτελέσματα της εργασίας στη νυχτερινή βάρδια. Αυτά τα συναισθήματα μπορούν να αντιμετωπιστούν τηρώντας μια υγιεινή διατροφή. Κατά τη διάρκεια της νυχτερινής βάρδιας, είναι προτιμότερο για τους εργαζόμενους να επικεντρωθούν σε τρόφιμα υψηλής πρωτεΐνης, συμπεριλαμβανομένου του τόνου, του κοτόπουλου, του τόφου, των αυγών και του τυριού με χαμηλά λιπαρά. Αυτά τα προϊόντα θα κρατήσουν τους εργαζόμενους σε εγρήγορση και συγκεντρωμένους.

Μπορούν να συνδυαστούν σε θρεπτικά σνακ που ένας εργαζόμενος μπορεί να φέρει στη δουλειά. Για παράδειγμα, μπορείτε να πακετάρετε μια σαλάτα με καστανό ρύζι με κοτόπουλο και τόφου ή μια διατροφική σούπα λαχανικών και φασολιών. Μπορείτε επίσης να κρατήσετε την πείνα μακριά με φουντούκια, μήλα, ελληνικό γιαούρτι, αμύγδαλα, καρότα και χούμους, που είναι όλα εξαιρετικά καλή και υγιεινή επιλογή.

Είναι επίσης απαραίτητο να πίνετε αρκετό νερό κατά τη διάρκεια των βραδινών βαρδιών. Μια επαρκής ποσότητα υγρών θα σας κάνει λιγότερο εξαρτημένους από τον καφέ ή τα γλυκά ως πηγές εγρήγορσης και ενέργειας. Μαύρο τσάι χωρίς ζάχαρη, φυτικό τσάι, φρέσκοι χυμοί λαχανικών και κρύο νερό είναι όλες καλές επιλογές για ενυδάτωση.

Τι να αποφύγετε κατά τη διάρκεια της νυχτερινής βάρδιας

Η κατανάλωση υδατανθράκων υψηλής περιεκτικότητας λίγο πριν ή κατά τη διάρκεια της νυχτερινής βάρδιας είναι ένας σίγουρος τρόπος για να νιώσετε υπνηλία και ανεπαρκώς παραγωγικοί. Πράγματα όπως οι πατάτες, το ψωμί ή τα δημητριακά καταπραΰνουν και χαλαρώνουν τους εργαζόμενους, καθιστώντας πιο δύσκολο για αυτούς να επιβιώσουν τη νυχτερινή βάρδια.

Τα γλυκά ποτά και τα τρόφιμα με υψηλή περιεκτικότητα σε ζάχαη μπορεί να είναι εξίσου επιβλαβή. Το αναψυκτικό ή ένα μπαρ καραμέλας μπορεί να φαίνονται ως καλές πηγές ενέργειας στην αρχή, αλλά αυτά τα σνακ θα σας κάνουν να νυστάζετε λίγες ώρες αργότερα. Χωρίς να αναφέρουμε ότι κατά τη διάρκεια της νύχτας το ανθρώπινο σώμα δεν μπορεί να επεξεργαστεί τη ζάχαρη αποτελεσματικά.

Πολύ καφεΐνη είναι μια άλλη απειλή για την υγεία των εργαζομένων στη νυχτερινή βάρδια. Είναι ΟΚ να πιείτε μερικά ποτήρια καφέ στην αρχή της νυχτερινής βάρδιας, αλλά η κατανάλωσή του σε όλη τη διάρκεια μπορεί να προκαλέσει αϋπνία και άλλα διαταραχές ύπνου. Η ημερήσια δόση σας δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 400 mg καφεΐνης (τέσσερα μικρά ποτήρια).

Ελπίζουμε ότι οι εργαζόμενοι στη νυχτερινή βάρδια θα βρουν τις παραπάνω συμβουλές χρήσιμες.

Οι τεχνολογίες προορίζονται να κάνουν τη ζωή μας ευκολότερη, και όσον αφορά τη λειτουργία μιας επιχείρησης, το λογισμικό WFM συμμορφώνεται πλήρως με αυτή τη δήλωση. Ξέρετε τι είναι αυτό το εξαιρετικό είδος λογισμικού; Ίσως θέλετε να ξεκινήσετε λογισμικό προγραμματισμού WFM για να εγγυηθείτε την άψογη λειτουργία του προσωπικού και της επιχείρησής σας συνολικά, αλλά ακόμα δεν έχετε ιδέα πώς να το κάνετε αυτό. Τότε, το άρθρο μας μπορεί να είναι χρήσιμο για εσάς.

Τι είναι η Διαχείριση Εργασιακού Δυναμικού Κέντρου Επικοινωνίας;

Η διαχείριση εργασιακού δυναμικού (WFM) στο κέντρο επικοινωνίας είναι μια στρατηγική προσέγγιση για τη βελτιστοποίηση του προσωπικού, του προγραμματισμού και της συνολικής αποδοτικότητας του εργασιακού δυναμικού στα τηλεφωνικά κέντρα. Διασφαλίζει ότι ο σωστός αριθμός πρακτόρων με τις απαραίτητες δεξιότητες είναι διαθέσιμος τη σωστή στιγμή για την αντιμετώπιση των αλληλεπιδράσεων με τους πελάτες. Οι αποτελεσματικές λύσεις διαχείρισης εργασιακού δυναμικού για τηλεφωνικά κέντρα χρησιμοποιούν αναλύσεις που καθοδηγούνται από AI, προβλέψεις και αυτοματισμούς για την ενίσχυση τόσο της απόδοσης των υπαλλήλων όσο και της ικανοποίησης των πελατών.

Τα βασικά στοιχεία της διαχείρισης εργασιακού δυναμικού σε κέντρο επικοινωνίας περιλαμβάνουν:

• Προβλέψεις – Πρόβλεψη τρεχουσών τάσεων όγκου κλήσεων για τον προγραμματισμό αναγκών προσωπικού.
• Διαχείριση – Παρακολούθηση της απόδοσης των πρακτόρων και της κατανομής φόρτου εργασίας.
• Προγραμματισμός – Δημιουργία βελτιστοποιημένων προγραμμάτων βάρδιας για τη διατήρηση των επιπέδων εξυπηρέτησης.

Με την εφαρμογή μιας δομημένης λύσης διαχείρισης εργασιακού δυναμικού για τηλεφωνικό κέντρο, οι επιχειρήσεις μπορούν να μειώσουν τα κόστη, να βελτιώσουν την εμπλοκή των πρακτόρων και να ενισχύσουν τις εμπειρίες των πελατών.

Προβλέψεις

Οι ακριβείς προβλέψεις διαχείρισης εργασιακού δυναμικού για τηλεφωνικό κέντρο αποτελούν τη βάση για τις αποτελεσματικές λειτουργίες WFM τηλεφωνικού κέντρου. Περιλαμβάνουν την ανάλυση ιστορικών δεδομένων, εποχιακών τάσεων και πραγματικού χρόνου ζήτησης για την πρόβλεψη των αλληλεπιδράσεων με τους πελάτες. Οι κύριες μέθοδοι πρόβλεψης περιλαμβάνουν:

• Ανάλυση Χρονοσειρών – Χρήση παλαιότερων προτύπων όγκου κλήσεων για πρόβλεψη μελλοντικής ζήτησης.
• Πρόγνωση Φόρτου Εργασίας – Καθορισμός αναγκών στελέχωσης βάσει αναμενόμενων αλληλεπιδράσεων με πελάτες μέσω πολλαπλών καναλιών (κλήσεις, emails, ζωντανές συνομιλίες κ.λπ.).
• Προβλέψεις με AI – Αξιοποίηση αλγορίθμων μηχανικής μάθησης για τη δυναμική βελτιστοποίηση των προβλέψεων εργασιακού δυναμικού.

Μια καλά δομημένη διαδικασία προγραμματισμού εργασιακού δυναμικού για τηλεφωνικό κέντρο αποτρέπει την υπερστελέχωση (η οποία αυξάνει το κόστος) και την υποστελέχωση (η οποία οδηγεί σε μακροχρόνιες αναμονές και κακές εμπειρίες πελατών).

Διαχείριση

Η διαχείριση του εργασιακού δυναμικού στις λειτουργίες τηλεφωνικών κέντρων περιλαμβάνει:

• Παρακολούθηση Απόδοσης Πρακτόρων σε Πραγματικό Χρόνο – Παρακολούθηση ποσοστών επίλυσης κλήσεων, χρόνων διαχείρισης και μετρικών παραγωγικότητας.
• Βελτιστοποίηση Χρήσης Πρακτόρων – Διασφάλιση δίκαιης κατανομής εργασίας για την αποφυγή καψίματος και τη βελτίωση της ικανοποίησης της εργασίας.
• Διασφάλιση Συμμόρφωσης – Τήρηση εργατικών νόμων, προγραμμάτων διαλείμματος και κανονισμών υπερωριών.

Με ένα σύστημα διαχείρισης εργασιακού δυναμικού για κέντρο επικοινωνίας, οι διαχειριστές μπορούν να εντοπίζουν προληπτικά τα σημεία συμφόρησης, τις ανεπάρκειες στελέχωσης και τις ανάγκες εκπαίδευσης, διασφαλίζοντας ομαλές λειτουργίες τηλεφωνικού κέντρου.

Προγραμματισμός

Ο σωστός προγραμματισμός και η διαχείριση του εργασιακού δυναμικού στο τηλεφωνικό κέντρο διασφαλίζουν ότι οι πράκτορες ανατίθενται σε βάρδιες που ευθυγραμμίζονται με τα πρότυπα όγκου κλήσεων διατηρώντας παράλληλα ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Οι καλύτερες πρακτικές περιλαμβάνουν:

• Λογισμικό Αυτοματοποιημένου Προγραμματισμού – Χρήση AI για τη δημιουργία βελτιστοποιημένων σχεδίων βάρδιας βάσει δεξιοτήτων πρακτόρων, διαθεσιμότητας και ζήτησης.
• Ευέλικτα Μοντέλα Βαρδιών – Προσφορά διαχωρισμένων βαρδιών, υβριδικών μοντέλων εργασίας και επιλογών αυτό-προγραμματισμού για τη βελτίωση της ικανοποίησης των εργαζομένων.
• Δυναμικές Ρυθμίσεις Προγραμματισμού – Προσαρμογή προγραμμάτων σε πραγματικό χρόνο για την αντιμετώπιση απροσδόκητων αυξήσεων στον όγκο κλήσεων.

Μια καλά εκτελεσμένη στρατηγική προγραμματισμού εργασιακού δυναμικού τηλεφωνικού κέντρου αυξάνει την παραγωγικότητα, μειώνει τις απουσίες και βελτιώνει την παραμονή των πρακτόρων.

Πώς λειτουργεί η Διαχείριση Εργασιακού Δυναμικού;

Η κύρια ιδέα του λογισμικού διαχείρισης εργασιακού δυναμικού είναι να ενισχύσει τη λειτουργία του προσωπικού σας και να εξασφαλίσει ότι οι ανθρώπινοι πόροι σας εφαρμόζονται άψογα σύμφωνα με τους ρόλους εργασίας, τις δεξιότητες και ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα που πρέπει να διατηρηθεί για να καθοδηγήσει ολόκληρη τη ροή εργασίας.

Τυπικά, το εργαλείο WFM ποικίλλει ανάλογα με τις απαιτήσεις της βιομηχανίας και την εξειδικευμένη αγορά στην οποία εφαρμόζεται. Ωστόσο, γενικά, τα κύρια καθήκοντα που μπορείτε να διαχειριστείτε με αυτό το είδος λογισμικού είναι τα εξής:

• Ανάπτυξη επιτυχημένων και αποτελεσματικών προγραμμάτων για τους υπαλλήλους σας σε αυτοματοποιημένη λειτουργία.
• Διαχείριση Χρόνου – συγκεκριμένα, παρακολούθηση της έναρξης και της λήξης των ωρών εργασίας του προσωπικού σας, των ωρών εργασίας, των ημερών αδείας, των αναρρωτικών αδειών κ.λπ.
• Συμμόρφωση με Κανονισμούς – αυτό είναι που το τυπικό λογισμικό WFM βοηθάει να ρυθμίσετε και να εφαρμόσετε στο καθεστώς της εταιρείας.

Αυτός είναι ο πυρήνας και μπορεί να συνοδευτεί από πρόσθετα χαρακτηριστικά και καθήκοντα που μια συγκεκριμένη επιχείρηση χρειάζεται. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποκτήσετε μια εφαρμογή WFM που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε πολλές συσκευές, να εφαρμόσετε εργαλεία πρόβλεψης εργασίας ενσωματωμένα σε αυτή, ή να προσθέσετε κάποια εργαλεία αναλύσεων και αναφορών στο προϊόν για να έχετε σαφείς και ακριβείς αναλύσεις για περαιτέρω ανάπτυξη της εταιρείας.

Όλα αυτά τα χαρακτηριστικά εξαρτώνται κυρίως από την ιδέα των προγραμματιστών λογισμικού και υπάρχουν πολλαπλά προϊόντα στην αγορά, από βασικό δωρεάν λογισμικό WFM μέχρι πιο περίπλοκα και σύνθετα προϊόντα που προσφέρονται με πληρωμή.

Γιατί είναι τόσο σημαντική η Διαχείριση Εργασιακού Δυναμικού για τα Τηλεφωνικά Κέντρα;

Η αποτελεσματική διαχείριση εργασιακού δυναμικού σε ένα τηλεφωνικό κέντρο εξασφαλίζει ότι οι ομάδες εξυπηρέτησης πελατών λειτουργούν αποδοτικά, με οικονομία και με υψηλή εμπλοκή εργαζομένων. Χωρίς μια δομημένη στρατηγική WFM κέντρου επικοινωνίας, τα τηλεφωνικά κέντρα αντιμετωπίζουν ασυνεπή επίπεδα εξυπηρέτησης, υψηλά ποσοστά αποχώρησης και περιττά κόστη εργασίας.

Κύριοι λόγοι για τους οποίους η διαχείριση εργασιακού δυναμικού κέντρου επικοινωνίας είναι ουσιώδης:

• Διατηρεί τα Επίπεδα Εξυπηρέτησης – Εξασφαλίζει ότι οι πελάτες λαμβάνουν έγκαιρες απαντήσεις με ελάχιστες αναμονές.
• Βελτιστοποιεί την Απόδοση των Εργαζομένων – Βοηθά τους πράκτορες να είναι παραγωγικοί χωρίς να βιώνουν καψίματα.
• Βελτιώνει την Εμπειρία του Πελάτη – Οι ικανοποιημένοι πράκτορες παρέχουν καλύτερη εξυπηρέτηση.
• Ελέγχει τα Κόστη Εργασίας – Αποτρέπει την υπερστελέχωση και περιττά έξοδα.
• Αυξάνει το Ηθικό των Πρακτόρων – Η δίκαιη προγραμματισμός οδηγεί σε πιο ευτυχισμένους υπαλλήλους.

Μια στρατηγική διαχείρισης εργασιακού δυναμικού κέντρου επικοινωνίας ευθυγραμμίζει τους επιχειρηματικούς στόχους με την ευημερία των υπαλλήλων, οδηγώντας σε ομαλότερες λειτουργίες και βελτιωμένη ικανοποίηση πελατών.

Ο Ρόλος του WFM σε Κέντρο Επικοινωνίας

Το WFM για τηλεφωνικό κέντρο παίζει κρίσιμο ρόλο στη διατήρηση της λειτουργικής αποδοτικότητας επιλύοντας:

• Ανάγκες Προσωπικού – Εξασφάλιση του σωστού αριθμού πρακτόρων για κάθε βάρδια.
• Βελτιστοποίηση Δρομολόγησης Κλήσεων – Ανάθεση των κατάλληλων πρακτόρων σε συγκεκριμένες αλληλεπιδράσεις με πελάτες.
• Παρακολούθηση Απόδοσης – Παρακολούθηση της δραστηριότητας των πρακτόρων για την αναγνώριση περιοχών που χρειάζονται βελτίωση.
• Συμμόρφωση με το Πρόγραμμα – Εξασφάλιση τήρησης των αναθέσεων βαρδιών και χρόνων διαλειμμάτων.

Χρησιμοποιώντας συστήματα διαχείρισης προσωπικού κέντρων κλήσεων, οι επιχειρήσεις μπορούν να απλοποιήσουν τις λειτουργίες και να βελτιώσουν τα επίπεδα εξυπηρέτησης.

Γιατί να Χρησιμοποιείτε Εργαλεία Διαχείρισης Προσωπικού Κέντρων Κλήσεων;

Υιοθετώντας λύσεις λογισμικού διαχείρισης προσωπικού σε κέντρα κλήσεων, παρέχεται καλύτερο προγραμματισμός, παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο και αναλυτικά στοιχεία προσωπικού. Αυτά τα εργαλεία έχουν σχεδιαστεί για να:

Διατήρηση Επίπεδων Εξυπηρέτησης

• Εξασφαλίζει ότι ο σωστός αριθμός πρακτόρων προγραμματίζεται βάσει προβλέψεων όγκου κλήσεων.
• Μειώνει τις εγκαταλελειμμένες κλήσεις, τους μεγάλους χρόνους αναμονής και την κόπωση των πρακτόρων.
• Βοηθά στη διατήρηση των KPI εξυπηρέτησης πελατών, όπως η επίλυση στην πρώτη κλήση (FCR) και οι χρόνοι απόκρισης.

Βελτιστοποίηση Απόδοσης Εργαζομένων

• Παρέχει διορατικά στοιχεία βασισμένα σε δεδομένα σχετικά με τον φόρτο εργασίας των πρακτόρων, την αποδοτικότητα διαχείρισης κλήσεων και τις ώρες κορυφής παραγωγικότητας.
• Αναγνωρίζει τις ανάγκες εκπαίδευσης για τη βελτίωση της ποιότητας κλήσεων και της ακρίβειας απόκρισης.
• Προλαμβάνει την υπερβολική εργασία των εργαζομένων με αποτελεσματική ισορρόπηση των φορτίων εργασίας.

Καλύτερη Εμπειρία Πελατών

• Βελτιώνει τη δρομολόγηση κλήσεων αναθέτοντας τον κατάλληλο πράκτορα στο κατάλληλο έργο.
• Μειώνει τους χρόνους αναμονής πελατών, αυξάνοντας την ικανοποίηση και την αφοσίωση.
• Εξασφαλίζει σταθερή ποιότητα υπηρεσίας σε όλες τις βάρδιες και ζώνες ώρας.

Βελτιστοποίηση Κόστους Εργασίας

• Προλαμβάνει την υπεραριθμία προσωπικού κατά περιόδους χαμηλής ζήτησης, εξοικονομώντας κόστος μισθοδοσίας.
• Μειώνει τα έξοδα υπερωριών εξασφαλίζοντας σωστό σχεδιασμό βαρδιών.
• Μεγιστοποιεί την αξιοποίηση του προσωπικού για υψηλότερη απόδοση επένδυσης σε εργασία.

Ενίσχυση Ηθικού Πρακτόρων

• Παρέχει προβλέψιμα προγράμματα που ευθυγραμμίζονται με τις προτιμήσεις των εργαζομένων.
• Μειώνει την υπερκόπωση εξασφαλίζοντας λογικά φορτία εργασίας και διαλείμματα ανάπαυσης.
• Αυξάνει τη διατήρηση του προσωπικού δημιουργώντας ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον.

Η εφαρμογή λογισμικού διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού σε κέντρα επαφής εξασφαλίζει καλύτερο έλεγχο του προσωπικού, της συμμόρφωσης και της ποιότητας υπηρεσιών, οδηγώντας σε υψηλότερη παραγωγικότητα και μειωμένα λειτουργικά κόστη.

Κύρια Χαρακτηριστικά Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού Κέντρων Κλήσεων

Μια καλά οργανωμένη στρατηγική διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού σε κέντρα κλήσεων βασίζεται σε προηγμένα εργαλεία και χαρακτηριστικά που εξασφαλίζουν ακριβή προγραμματισμό, παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο και λειτουργική αποδοτικότητα. Το σύγχρονο λογισμικό διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού διαθέτει λειτουργικότητες που έχουν σχεδιαστεί για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης πρακτόρων, τον έλεγχο των εργασιακών εξόδων και την ενίσχυση των επιπέδων εξυπηρέτησης πελατών.

Ακολουθούν τα κύρια χαρακτηριστικά που κάνουν τα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού αποτελεσματικά:

Πρόβλεψη και Προγραμματισμός Προσωπικού

Ένας από τους πιο κρίσιμους τομείς στη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού στις λειτουργίες κέντρων κλήσεων είναι η ακριβής πρόβλεψη. Αναλύοντας ιστορικά δεδομένα, εποχικές τάσεις και ζήτηση σε πραγματικό χρόνο, οι επιχειρήσεις μπορούν να:

• Προβλέπουν διακυμάνσεις όγκου κλήσεων και να προσαρμόζουν τα επίπεδα προσωπικού αντίστοιχα.
• Προγραμματίζουν πρακτόρες αποτελεσματικά για να αποφεύγουν υπεραριθμία ή υποστελέχωση.
• Βελτιώνουν τα επίπεδα εξυπηρέτησης ευθυγραμμίζοντας τον κατάλληλο αριθμό εργαζομένων με τις αναμενόμενες φόρτους εργασίας.

Με τον προγραμματισμό κέντρων κλήσεων που υποστηρίζεται από AI, οι διαχειριστές μπορούν να αυτοματοποιήσουν

Συνεπείς Εμπειρίες Πελατών

Μια δομημένη προσέγγιση προγραμματισμού εργασιακού δυναμικού σε κέντρα κλήσεων εξασφαλίζει ότι:

• Οι πελάτες λαμβάνουν γρήγορη και αποτελεσματική υποστήριξη, ανεξάρτητα από την ώρα της ημέρας.
• Τα επίπεδα εξυπηρέτησης παραμένουν συνεπή σε όλες τις βάρδιες και κανάλια (τηλέφωνο, email, chat, social media).
• Οι πράκτορες είναι σωστά κατανεμημένοι για να ανταποκρίνονται σε περιόδους υψηλής ζήτησης.

Με την ενσωμάτωση εργαλείων βελτιστοποίησης ανθρώπινου δυναμικού σε κέντρα κλήσεων, οι επιχειρήσεις βελτιώνουν την αφοσίωση και ικανοποίηση των πελατών.

Ικανοποίηση και Συμμετοχή Πρακτόρων

Μια στρατηγική κέντρων κλήσεων για το ανθρώπινο δυναμικό δεν αφορά μόνο την παραγωγικότητα — επικεντρώνεται επίσης στην ευημερία των πρακτόρων. Τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης κέντρων επαφής παρέχουν:

• Ευέλικτες επιλογές προγραμματισμού που δίνουν στους υπαλλήλους έλεγχο πάνω στις βάρδιές τους.
• Δίκαιη κατανομή φορτίου εργασίας, αποτρέποντας το άγχος και την εξουθένωση.
• Μηχανισμοί ανατροφοδότησης εργαζομένων για να διατηρούν τους πράκτορες ενθουσιώδεις και παρακινημένους.

Η υψηλή συμμετοχή πρακτόρων οδηγεί σε χαμηλότερα ποσοστά αποχώρησης και πιο αποδοτικό εργατικό δυναμικό σε κέντρα κλήσεων.

Προγράμματα Βελτιστοποιημένα με AI

Η τεχνητή νοημοσύνη παίζει σημαντικό ρόλο στη διαχείριση εργατικού δυναμικού σε κέντρα κλήσεων με:

• Πρόβλεψη περιόδων κορύφωσης και ύφεσης με υψηλή ακρίβεια.
• Προσαρμογή προγραμμάτων δυναμικά βάσει πραγματικού χρόνου όγκου κλήσεων.
• Βελτιστοποίηση χρόνων διαλείμματος για εξασφάλιση συνεχούς κάλυψης χωρίς διακοπή υπηρεσίας.

Με τις λύσεις διαχείρισης εργατικού δυναμικού σε κέντρα κλήσεων που υποστηρίζονται από AI, οι επιχειρήσεις μειώνουν τις χειροκίνητες προσπάθειες προγραμματισμού και βελτιώνουν τη συνολική απόδοση.

Πλειστηριασμός Βαρδιών

Η δυνατότητα στους υπαλλήλους να πλειοδοτούν για βάρδιες με βάση τη διαθεσιμότητά τους και τις προτιμήσεις τους βελτιώνει την:

• Ισορροπία επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, καθιστώντας τα προγράμματα πιο ευέλικτα.
• Ικανοποίηση των εργαζομένων, οδηγώντας σε καλύτερη διατήρηση.
• Δίκαιη κατανομή βαρδιών, διασφαλίζοντας ότι όλοι οι εργαζόμενοι έχουν ευκαιρίες για επιθυμητές βάρδιες.

Ο πλειστηριασμός βαρδιών είναι ένα βασικό χαρακτηριστικό στις σύγχρονες λύσεις λογισμικού διαχείρισης εργατικού δυναμικού call centers.

Παρακολούθηση Ώρας και Παρουσίας

Η παρακολούθηση της τήρησης του προγράμματος εργασίας είναι απαραίτητη για:

• Την διασφάλιση ότι οι εργαζόμενοι ρολογίζονται εντός και εκτός σε σωστό χρόνο.
• Τη διαχείριση της απουσίας και την ταυτοποίηση τάσεων.
• Την αποφυγή υπερβολικής υπερωρίας και παραβιάσεων εργατικού νόμου.

Με την ενσωμάτωση χαρακτηριστικών παρακολούθησης χρόνου, οι διευθυντές διατηρούν πλήρη ορατότητα στην αποδοτικότητα του εργατικού δυναμικού.

Διαχείριση Ομάδας σε Πραγματικό Χρόνο

Μια λύση διαχείρισης εργατικού δυναμικού call center πρέπει να επιτρέπει στους επιτηρητές να:

• Παρακολουθούν τη δραστηριότητα των υπαλλήλων σε πραγματικό χρόνο.
• Ταυτοποιούν και αντιμετωπίζουν τις ανισορροπίες φορτίου εργασίας πριν αυτές επηρεάσουν τα επίπεδα υπηρεσίας.
• Κάνουν ζωντανές προσαρμογές στο πρόγραμμα για να αντιμετωπίσουν απρόβλεπτες αυξήσεις ζήτησης.

Αυτό το χαρακτηριστικό εξασφαλίζει ότι οι διαχειριστές μπορούν να ανταποκρίνονται άμεσα σε οποιαδήποτε ζητήματα προγραμματισμού ή στελέχωσης.

Λειτουργική Αποτελεσματικότητα

Η χρήση διαχείρισης εργατικού δυναμικού σε ένα call center βελτιώνει τις λειτουργικές ροές εργασιών, με:

• Μείωση των προσπαθειών χειροκίνητου προγραμματισμού, εξοικονομώντας χρόνο και πόρους.
• Βέλτιστη κάλυψη βαρδιών για τη διατήρηση συνεπών επιπέδων εξυπηρέτησης.
• Βελτιστοποίηση της παραγωγικότητας του εργατικού δυναμικού, παρέχοντας καλύτερες αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες.

Με τα κατάλληλα εργαλεία WFM για call center, οι επιχειρήσεις λειτουργούν πιο αποτελεσματικά και οικονομικά.

Εξοικονόμηση Προϋπολογισμού

Μία ορθώς διαχειριζόμενη στρατηγική διαχείρισης εργατικού δυναμικού call center οδηγεί σε:

• Μείωση του κόστους εργασίας με αποφυγή υπερπλήρωσης και μη αναγκαίας υπερωρίας.
• Πιο αποτελεσματική κατανομή πόρων, μειώνοντας τα άσκοπα έξοδα μισθοδοσίας.
• Καλύτερο οικονομικό σχεδιασμό, διασφαλίζοντας ότι οι προϋπολογισμοί εργασίας είναι ευθυγραμμισμένοι με τους στόχους εσόδων.

Εταιρείες που χρησιμοποιούν λογισμικό διαχείρισης εργατικού δυναμικού κέντρου επαφής μειώνουν το κόστος βελτιώνοντας παράλληλα την παράδοση υπηρεσιών.

Αναφορές και Αναλυτικά Στοιχεία

Τα στοιχεία που βασίζονται σε δεδομένα είναι απαραίτητα για συνεχή βελτίωση. Ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης εργατικού δυναμικού κέντρου επαφής παρέχει:

• Παρακολούθηση απόδοσης για μεμονωμένους πράκτορες και ομάδες.
• Λεπτομερείς αναφορές εργατικού δυναμικού για τη βελτιστοποίηση του προγραμματισμού βαρδιών.
• Αναλυτικά στοιχεία καθοδηγούμενα από AI για τη βελτίωση προβλέψεων και αποφάσεων στελέχωσης.

Με ισχυρά εργαλεία αναφοράς, οι επιχειρήσεις λαμβάνουν ενημερωμένες αποφάσεις προγραμματισμού που οδηγούν σε καλύτερα αποτελέσματα.

Οφέλη Λογισμικού Διαχείρισης Εργατικού Δυναμικού

Η επένδυση σε λύσεις διαχείρισης εργατικού δυναμικού call center βελτιώνει σημαντικά την επιχειρησιακή αποδοτικότητα, την ικανοποίηση των εργαζομένων και την ποιότητα εξυπηρέτησης πελατών. Αυτά τα συστήματα αυτοματοποιούν σύνθετα καθήκοντα, βελτιώνουν την ακρίβεια και παρέχουν στοιχεία απόδοσης για καλύτερη λήψη αποφάσεων.

Αυτά είναι τα κύρια οφέλη του λογισμικού διαχείρισης εργατικού δυναμικού κέντρου επαφής:

1. Αυξημένη Ακρίβεια στον Προγραμματισμό και την Πρόβλεψη

Χρησιμοποιώντας AI-driven προγραμματισμό πρόβλεψης call center, οι επιχειρήσεις μπορούν:

• Να προβλέπουν τις διακυμάνσεις στον όγκο κλήσεων με ακρίβεια.
• Να μειώνουν τα λάθη στον προγραμματισμό που οδηγούν σε υπερπλήρωση ή υποπλήρωση προσωπικού.
• Να εξασφαλίζουν βέλτιστη κατανομή του εργατικού δυναμικού βάσει τάσεων ζήτησης.

Η ακριβής προγραμματισμός βελτιώνει την παραγωγικότητα, διασφαλίζοντας ότι οι πράκτορες είναι διαθέσιμοι όταν χρειάζονται περισσότερο.

2. Μείωση του Χρόνου που Δαπανάται στον Προγραμματισμό

Ο χειροκίνητος προγραμματισμός είναι χρονοβόρος και επιρρεπής σε ανθρώπινα λάθη. Μια λύση διαχείρισης εργατικού δυναμικού call center αυτοματοποιεί:

• Τους διορισμούς βαρδιών, διασφαλίζοντας δίκαιη και ισορροπημένη κατανομή εργασίας.
• Προγραμματισμό διαλειμμάτων και γευμάτων, βελτιστοποιώντας τη διαθεσιμότητα των πρακτόρων.
• Προσαρμογές προγραμμάτων τελευταίας στιγμής, αντιμετωπίζοντας ανεπαίσθητες απουσίες με ευκολία.

Με την εξάλειψη των χειροκίνητων εργασιών προγραμματισμού, οι διαχειριστές εξοικονομούν χρόνο και επικεντρώνονται στη βελτίωση των στρατηγικών εξυπηρέτησης πελατών.

3. Διασφάλιση Συμμόρφωσης με το Πρόγραμμα

Ένα σύστημα διαχείρισης εργατικού δυναμικού κέντρου επαφής διασφαλίζει:

• Ότι οι πράκτορες ακολουθούν τα ανατεθειμένα προγράμματα εργασίας τους.
• Ότι τα διαλείμματα και οι περίοδοι γευμάτων συμμορφώνονται με τις εταιρικές πολιτικές και τους εργατικούς νόμους.
• Οι ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο ενημερώνουν τους διευθυντές για αποκλίσεις από το πρόγραμμα.

Η συμμόρφωση με τα προγράμματα και τις πολιτικές οδηγεί σε υψηλότερη συνέπεια στην υπηρεσία και συμμόρφωση με κανονισμούς.

4. Κατανόηση Πού οι Πράκτορες Χρειάζονται Εξτρα Υποστήριξη

Ένα ισχυρό σύστημα διαχείρισης εργατικού δυναμικού call center παρακολουθεί:

• Κενά απόδοσης, ταυτοποιώντας πράκτορες που ίσως χρειάζονται επιπλέον εκπαίδευση.
• Κατανομή φόρτου εργασίας, διασφαλίζοντας ότι κανένας υπάλληλος δεν είναι υπερφορτωμένος ή υποχρησιμοποιημένος.
• Παραγωγικότητα πρακτόρων σε πραγματικό χρόνο, επιτρέποντας γρήγορες προσαρμογές.

Αναλύοντας τα δεδομένα του εργατικού δυναμικού, οι επιχειρήσεις μπορούν να εφαρμόσουν στοχευμένα προγράμματα εκπαιδευτικής ενίσχυσης και καθοδήγησης.

5. Δημιουργήστε μια Καλύτερη Εμπειρία Πρακτόρων

Οι ευτυχισμένοι πράκτορες προσφέρουν καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών. Οι λύσεις διαχείρισης εργατικού δυναμικού βοηθούν:

• Παρέχετε δίκαιο και ευέλικτο προγραμματισμό που ευθυγραμμίζεται με τις προτιμήσεις των πρακτόρων.
• Μειώστε το άγχος και την εξουθένωση με την εξισορρόπηση των φορτίων εργασίας.
• Προσφέρετε δυνατότητες αυτοπρογραμματισμού, δίνοντας στους υπαλλήλους περισσότερο έλεγχο στις βάρδιές τους.

Μια καλύτερη ισορροπία εργασίας-ζωής οδηγεί σε υψηλότερη ικανοποίηση της δουλειάς και χαμηλότερα ποσοστά αποχώρησης.

6. Προαγάγετε τη Συμμόρφωση με Κανονισμούς

Οι εργατικοί νόμοι και οι απαιτήσεις συμμόρφωσης ποικίλλουν ανάλογα με τις βιομηχανίες και τις τοποθεσίες. Η διαχείριση εργατικού δυναμικού σε ένα τηλεφωνικό κέντρο διασφαλίζει:

• Συμμόρφωση με τα όρια ωρών εργασίας και τους κανονισμούς υπερωριών.
• Αυτόματο προγραμματισμό διαλλειμάτων και γευμάτων για τη συμμόρφωση με την εργατική νομοθεσία.
• Ακριβή παρακολούθηση των εργασμένων ωρών, αποτρέποντας αποκλίσεις στη μισθοδοσία.

Μέσω της τήρησης των νομικών απαιτήσεων, οι επιχειρήσεις αποφεύγουν τα πρόστιμα και βελτιώνουν τη διαφάνεια του εργατικού δυναμικού.

Βέλτιστες Πρακτικές Διαχείρισης Εργατικού Δυναμικού Κέντρου Εξυπηρέτησης

Η εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών διαχείρισης εργατικού δυναμικού σε κέντρα εξυπηρέτησης πελατών διασφαλίζει ότι λειτουργούν αποτελεσματικά, με οικονομία και υψηλό βαθμό δέσμευσης υπαλλήλων. Βελτιστοποιώντας τον προγραμματισμό, αξιοποιώντας την τεχνολογία και διατηρώντας την ικανοποίηση των πρακτόρων, οι επιχειρήσεις μπορούν να ενισχύσουν τα επίπεδα εξυπηρέτησης ενώ μειώνουν το λειτουργικό κόστος.

Παρακάτω παρατίθενται οι πιο αποτελεσματικές βέλτιστες πρακτικές για τη διαχείριση εργατικού δυναμικού σε κέντρα εξυπηρέτησης πελατών:

1. Επιλέξτε το Κατάλληλο Λογισμικό WFM

Η επιλογή του κατάλληλου λογισμικού διαχείρισης εργατικού δυναμικού για κέντρα εξυπηρέτησης είναι κρίσιμη για την ακριβή πρόβλεψη, τον προγραμματισμό σε πραγματικό χρόνο και την παρακολούθηση της απόδοσης. Κύριοι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη:

• Λειτουργίες προγραμματισμού με AI για αυτοματοποίηση και βελτιστοποίηση της κατανομής εργατικού δυναμικού.
• Παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης των πρακτόρων και της ισορροπίας φόρτου εργασίας.
• Επιλογές αυτοεξυπηρέτησης που επιτρέπουν στους υπαλλήλους να ανταλλάξουν ή να ζητήσουν βάρδιες.
• Λειτουργίες ανάλυσης και αναφοράς για τη βελτίωση της λήψης αποφάσεων.

Με το λογισμικό διαχείρισης εργατικού δυναμικού σε κέντρα εξυπηρέτησης, οι επιχειρήσεις μπορούν να ενισχύσουν την παραγωγικότητα και να βελτιστοποιήσουν την κατανομή των πόρων.

2. Προγραμματίστε τους Σωστούς Πράκτορες την Κατάλληλη Στιγμή

Ο κατάλληλος προγραμματισμός αποτρέπει τις ελλείψεις προσωπικού και το υπερβολικό κόστος υπερωριών. Για να βελτιστοποιήσουν τη διαχείριση εργατικού δυναμικού σε ένα κέντρο εξυπηρέτησης, οι εταιρείες πρέπει να:

• Αξιοποιηθούν την Ενδελεχή Ανάλυση. Χρησιμοποιήστε ιστορικά δεδομένα και πρόγνωση που βασίζεται σε AI για την πρόβλεψη όγκου κλήσεων, ωρών αιχμής και εποχιακών τάσεων.
• Ενδυναμώστε τους Εργαζόμενους. Επιτρέψτε στους πράκτορες να ζητούν προτιμώμενες βάρδιες, ενώ διασφαλίζετε την κάλυψη κρίσιμων χρονικών διαστημάτων.
• Δημιουργήστε μια Βάση Γνώσεων. Παρέχετε εκπαίδευση και πόρους για την ενίσχυση των δεξιοτήτων των πρακτόρων και τη βελτίωση της αποδοτικότητας του προγραμματισμού.
• Ενδυναμώστε τους Εργαζόμενους με Αυτοεξυπηρέτηση. Ενεργοποιήστε ανταλλαγές βαρδιών και ενημερώσεις διαθεσιμότητας μέσω ενός συστήματος διαχείρισης κέντρων εξυπηρέτησης.
• Συνεχής Μάθηση. Προσφέρετε συνεχή προγράμματα εκπαίδευσης για τη βελτίωση της αποδοτικότητας και της προσαρμοστικότητας των πρακτόρων.
• Μην Ξεχνάτε τη Μείωση. Λάβετε υπόψη την απουσία, τα διαλείμματα και τις ώρες συναντήσεων για να διασφαλίσετε την πλήρη κάλυψη της βάρδιας.
• Να είστε Ευέλικτοι. Χρησιμοποιήστε εργαλεία προγραμματισμού σε πραγματικό χρόνο για να προσαρμόσετε τις βάρδιες δυναμικά βάσει των διακυμάνσεων της ζήτησης.

Εφαρμόζοντας αυτές τις στρατηγικές προγραμματισμού, οι επιχειρήσεις μεγιστοποιούν την αποδοτικότητα του εργατικού δυναμικού και την παραγωγικότητα των πρακτόρων.

3. Βοηθήστε στη Διατήρηση Υψηλού Ηθικού των Πρακτόρων και στην Πρόληψη της Εξουθένωσης

Η ευημερία και η δέσμευση των πρακτόρων επηρεάζουν άμεσα την ποιότητα εξυπηρέτησης πελατών. Για να διατηρηθεί υψηλό το ηθικό, οι διαχειριστές θα πρέπει:

Παρέχετε Προβλεψιμότητα ή Αυτονομία Σχετικά με τον Προγραμματισμό

• Δώστε στους υπαλλήλους προηγούμενη ειδοποίηση για το πρόγραμμα βαρδιών για να βελτιώσετε την ισορροπία εργασίας-ζωής.
• Προσφέρετε ευέλικτες επιλογές προγραμματισμού, όπως υβριδικά μοντέλα εργασίας ή προσφορές βαρδιών.

Διατηρήστε τους Πράκτορες Εμπλεκόμενους

• Εφαρμόστε παιχνιδοποίηση για να κάνετε τις καθημερινές εργασίες πιο διαδραστικές και επιβραβευτικές.
• Δημιουργήστε ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον με προγράμματα αναγνώρισης.

Δείξτε Εκτίμηση για Σπουδαία Εργασία

• Παρέχετε κίνητρα και μπόνους για πράκτορες με την καλύτερη απόδοση.
• Αναγνωρίστε τη σκληρή δουλειά και τα επιτεύγματα για να ενισχύσετε το κίνητρο.

Μια θετική πολιτιστική εργασιακή κουλτούρα οδηγεί σε χαμηλότερα ποσοστά αποχώρησης και υψηλότερη ποιότητα υπηρεσιών.

4. Αφήστε την AI να Αναλάβει το Τεχνικό Έργο

Τα εργαλεία προγραμματισμού τηλεφωνικών κέντρων με AI εξαλείφουν τα χειροκίνητα λάθη και απλοποιούν τις λειτουργίες μέσω:

• Αυτοματοποίηση προγραμματισμού βάση της ζήτησης για την αποτροπή υπερβολικού προσωπικού και υποστελέχωσης.
• Βελτιστοποίηση των αναθέσεων πρακτόρων βάση της απόδοσης, δεξιοτήτων και αναγκών πελατών.
• Βελτίωση της ευελιξίας του εργατικού δυναμικού με προσαρμογές βαρδιών σε πραγματικό χρόνο.

Με λύσεις διαχείρισης εργατικού δυναμικού κέντρο εξυπηρέτησης με AI, οι επιχειρήσεις βελτιώνουν την αποτελεσματικότητα και μειώνουν το διοικητικό φόρτο εργασίας.

5. Ενσωματώστε Ανατροφοδότηση από Υπαλλήλους (και Πελάτες)

Η ακρόαση τόσο των υπαλλήλων όσο και των πελατών βοηθά στη βελτίωση των στρατηγικών διαχείρισης του εργατικού δυναμικού. Οι βέλτιστες πρακτικές περιλαμβάνουν:

• Διενέργεια τακτικών ερευνών υπαλλήλων για τον εντοπισμό προκλήσεων στον προγραμματισμό.
• Χρήση ανατροφοδότησης πελατών για την αξιολόγηση των επιπέδων υπηρεσιών και την προσαρμογή της στελέχωσης αναλόγως.
• Εφαρμογή ανασκοπήσεων διαχείρισης κλήσεων του εργατικού δυναμικού για τη βελτίωση της απόδοσης και της ικανοποίησης των πρακτόρων.

Η ενσωμάτωση ανατροφοδότησης στις λύσεις διαχείρισης του call center για το εργατικό δυναμικό οδηγεί σε καλύτερες εμπειρίες πρακτόρων και υψηλότερα ποσοστά ικανοποίησης πελατών.

Πώς το Λογισμικό Μπορεί να Υποστηρίξει τη Διαχείριση του Εργατικού Δυναμικού στο Call Center σας

Η υιοθέτηση λογισμικού λύσεων διαχείρισης του εργατικού δυναμικού στο call center απλοποιεί τον προγραμματισμό προσωπικού, την παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο και την καταγραφή της απόδοσης. Το προηγμένο λογισμικό διαχείρισης του contact center αυτοματοποιεί τις προβλέψεις, τον προγραμματισμό βάρδιας και την παρακολούθηση συμμόρφωσης, διασφαλίζοντας ότι οι επιχειρήσεις βελτιστοποιούν τους πόρους διατηρώντας υψηλά επίπεδα εξυπηρέτησης.

Να πώς τα συστήματα διαχείρισης του εργατικού δυναμικού στο call center υποστηρίζουν την αποδοτική λειτουργία:

Παρακολούθηση Δεικτών KPI και Μετρικών

Η μέτρηση βασικών δεικτών απόδοσης (KPIs) επιτρέπει στις επιχειρήσεις να βελτιώνουν τις στρατηγικές διαχείρισης του εργατικού δυναμικού του call center. Οι βασικοί KPI περιλαμβάνουν:

• Τάσεις Όγκου Κλήσεων – Παρακολουθεί τις διακυμάνσεις στις εισερχόμενες αιτήσεις πελατών για την βελτίωση των προβλέψεων.
• Πρώτη Επίλυση Κλήσεων (FCR) – Μετράει πόσο αποτελεσματικά οι πράκτορες λύνουν προβλήματα σε μια μόνο αλληλεπίδραση.
• Συμμόρφωση Προγράμματος – Διασφαλίζει ότι οι υπάλληλοι ακολουθούν τις εκχωρημένες βάρδιες και τα διαλείμματα.
• Ποσοστό Κατοχής – Καθορίζει τα επίπεδα παραγωγικότητας των πρακτόρων για να αποτρέψει την υπερβολική εργασία ή την υποαξιοποίηση.
• Βαθμολογίες Ικανοποίησης Πελατών (CSAT) – Αξιολογούν την ποιότητα των υπηρεσιών και την απόδοση του πράκτορα.

Με την ανάλυση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο, οι επιχειρήσεις μπορούν να βελτιστοποιούν συνεχώς τις λειτουργίες του εργατικού δυναμικού τους.

Αυτοματοποίηση της Συμμόρφωσης Προγράμματος και των Εγκρίσεων

Η αυτοματοποίηση της διαχείρισης του εργατικού δυναμικού σε ένα call center διασφαλίζει τη συνέπεια των προγραμμάτων μέσω:

• Επιβολής ορίων εργασιακών ωρών για την αποτροπή υπερβολικής υπερωριακής εργασίας.
• Διαχείριση αλλαγών βάρδιας διατηρώντας την κατάλληλη κάλυψη.
• Αυτοματοποίηση του προγραμματισμού διαλειμμάτων για τη συμμόρφωση με την εργατική νομοθεσία.
• Παροχή ειδοποιήσεων συμμόρφωσης σε πραγματικό χρόνο για να βοηθήσει τους διαχειριστές να αντιμετωπίσουν ζητήματα προληπτικά.

Με εργαλεία προγραμματισμού του εργατικού δυναμικού στο call center, οι διαχειριστές μπορούν να μειώσουν τις συγκρούσεις προγραμματισμού και να βελτιώσουν τη συμμόρφωση.

Δυνατότητα Δρομολόγησης με Βάση τις Δεξιότητες

Αποτελεσματικές στρατηγικές διαχείρισης του contact center περιλαμβάνουν δρομολόγηση κλήσεων με βάση τις δεξιότητες, που:

• Ταιριάζει τους πελάτες με τους πιο κατάλληλους πράκτορες, βελτιώνοντας την πρώτη επίλυση επαφής.
• Ενισχύει την λειτουργική αποτελεσματικότητα κατευθύνοντας ειδικές ερωτήσεις σε εξειδικευμένες ομάδες.
• Μειώνει τα ποσοστά μεταφοράς κλήσεων, οδηγώντας σε ταχύτερους χρόνους απόκρισης και βελτιωμένη ικανοποίηση πελατών.

Με λύσεις call center για το εργατικό δυναμικό που υποστηρίζονται από AI, οι επιχειρήσεις αυξάνουν την αποδοτικότητα ενώ βελτιστοποιούν την κατανομή του φόρτου εργασίας των πρακτόρων.

Χρήση Προγνωστικής Πρόβλεψης

Τα εργαλεία πρόβλεψης εργατικού δυναμικού του call center αναλύουν ιστορικές τάσεις, τρέχουσα ζήτηση, και εποχιακές διακυμάνσεις για:

• Δυναμική προσαρμογή των επιπέδων στελέχωσης με βάση το προβλεπόμενο φόρτο εργασίας.
• Πρόληψη υπερβολικού προσωπικού σε περιόδους χαμηλής ζήτησης, μειώνοντας το κόστος εργασίας.
• Διασφάλιση ότι η κορυφαία ζήτηση αντιμετωπίζεται με επαρκή κάλυψη από πράκτορες.

Χρησιμοποιώντας προγνωστική ανάλυση, οι επιχειρήσεις βελτιώνουν την κατανομή του εργατικού δυναμικού και τη συνέπεια στην εξυπηρέτηση.

Σας ευχαριστώ για την διευκρίνηση! Προχωρώ σε διορθώσεις στην τελευταία ενότητα, αφαιρώντας τις αναφορές στην AI και την απόδοση.

Πώς το Shifton Μπορεί να Βοηθήσει με Λύσεις Διαχείρισης του Εργατικού Δυναμικού στο Call Center

Το Shifton είναι μια υπηρεσία που βασίζεται σε cloud και σχεδιάστηκε για τον προγραμματισμό και την οργάνωση βάρδιων εργαζομένων. Βοηθά τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τα προγράμματα εργατικού δυναμικού, να μειώνουν το διοικητικό φόρτο εργασίας και να βελτιώνουν τον συντονισμό των βάρδιων. Τα κύρια οφέλη περιλαμβάνουν:

• Αυτόματος Προγραμματισμός Βάρδιων – Δημιουργεί γρήγορα βελτιστοποιημένα προγράμματα εργασίας, διασφαλίζοντας δίκαιη κατανομή βαρδιών.
• Προσαρμογές σε Πραγματικό Χρόνο – Επιτρέπει στους διαχειριστές να τροποποιούν τα προγράμματα άμεσα για να καλύψουν τις ανάγκες στελέχωσης.
• Δυνατότητες Αυτοπρογραμματισμού – Επιτρέπει στους υπαλλήλους να ζητούν αλλαγές, να επιλέγουν βάρδιες, και να ορίζουν τις προτιμήσεις διαθεσιμότητας.
• Ευέλικτες Επιλογές Προγραμματισμού – Υποστηρίζει σταθερές, περιστροφικές και μερικής απασχόλησης βάρδιες, καθιστώντας τη διαχείριση του εργατικού δυναμικού πιο προσαρμόσιμη.
• Υποστήριξη Συμμόρφωσης – Βοηθά τις επιχειρήσεις να δομούν τις βάρδιες σύμφωνα με την εργατική νομοθεσία και τις πολιτικές της εταιρείας.

Με την πλατφόρμα ευέλικτου προγραμματισμού του Shifton, οι επιχειρήσεις μπορούν να απλοποιήσουν τον προγραμματισμό του εργατικού δυναμικού, να βελτιώσουν τον συντονισμό της ομάδας και να διατηρήσουν ανεμπόδιστες λειτουργίες βάρδιας.

Ο αυτοματισμός μπορεί να χρησιμοποιηθεί σχεδόν παντού, ακόμα και στον τομέα των υπηρεσιών ασφαλείας, όπου εκτός από ειδικά εργαλεία παρακολούθησης ασφαλείας μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών για φύλακες, για να βελτιώσετε την αποδοτικότητα της εταιρείας σας και να την αυξήσετε στα ανώτατα επίπεδα.

Στο Shifton, έχουμε πολλές επιτυχημένες περιπτώσεις εφαρμογής λογισμικού διαχείρισης φύλαξης και μπορούμε με ευχαρίστηση να μοιραστούμε με τους αναγνώστες του blog μας μερικά μυστικά και φωτεινά σημεία μιας τέτοιας τεχνικής λύσης.

Τι είναι το Λογισμικό Προγραμματισμού Βαρδιών για Φύλακες;

Η βασική ιδέα του λογισμικού προγραμματισμού φύλαξης είναι η βελτιστοποίηση των ανθρώπινων πόρων σας για να λειτουργούν με τη μέγιστη αποδοτικότητα. Στο πλαίσιο ενός τμήματος ασφαλείας ή μιας εταιρείας που παρέχει υπηρεσίες ασφαλείας και σωματοφυλακής, αυτό το προϊόν επιλύει τα ακόλουθα προβλήματα:

• Σωστός προγραμματισμός για να παρέχετε δίκαιες και σαφείς βάρδιες για όλους όσους δουλεύουν στην εταιρεία σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε προγράμματα και να τα μοιραστείτε με το προσωπικό σας άμεσα σε ένα ενιαίο περιβάλλον για να τους ενημερώσετε ή ακόμα και να τους επιτρέψετε να επιλέξουν πότε να δουλέψουν και ποιες βάρδιες να αναλάβουν.
• Αποτροπή της υπερκόπωσης. Αυτό το εργαλείο βοηθά τη διοίκηση να αποφύγει την υπερφόρτωση κάποιων εργαζομένων της, ενώ άλλοι μπορεί να μένουν αδρανείς και να κερδίζουν λιγότερο.
• Έλεγχος του χρόνου του προσωπικού σας. Συγκεκριμένα, στο Shifton, χρησιμοποιούμε GPS στο λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών της ασφάλειας και επιτρέπουμε σε έναν ιδιοκτήτη επιχείρησης ή έναν διαχειριστή που είναι υπεύθυνος να ελέγχει τις εισόδους και τις εξόδους κάθε εργαζομένου, την απουσία τους στον χώρο εργασίας, ή ζητήματα καθυστέρησης.
• Σωστές λογιστικές διαδικασίες. Στην επιχείρηση υπηρεσιών ασφαλείας, έχετε πολλές δυνατότητες να λάβετε υπόψη κατά τον υπολογισμό μισθοδοσίας. Με τη βοήθεια ενός προσαρμοσμένου προτύπου προγράμματος φύλαξης, μπορείτε να υπολογίσετε μισθούς αυτόματα, να προσθέσετε bonus ή ποινές για κάθε υπάλληλο, και να στείλετε εύκολα έτοιμες πίνακες με υπολογισμούς μισθοδοσίας στο λογιστήριο σας.

Πώς Λειτουργεί το Λογισμικό Προγραμματισμού Βαρδιών για Φύλακες;

Φυσικά, κάθε λογισμικό προγραμματισμού φύλαξης μπορεί να έχει τις ιδιαιτερότητές του ως προς τις λειτουργίες του, αλλά συνήθως λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο.

• Έχετε ένα περιβάλλον στο οποίο οι υπάλληλοί σας έχουν πρόσβαση, όπου δημιουργείτε προγράμματα χρησιμοποιώντας προσυμφωνημένα πρότυπα ή αναπτύσσοντας το δικό σας πρότυπο.
• Μπορείτε εύκολα να συμπληρώσετε τη φόρμα και να διανέμετε τις βάρδιες και τις ώρες εργασίας μεταξύ των εργαζομένων σας.
• Όταν έρθει η ώρα να υπολογίσετε τη μισθοδοσία, η πλατφόρμα μετράει αυτόματα τις ώρες εργασίας για κάθε υπάλληλο και δημιουργεί έναν πίνακα ή μια αναφορά που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περαιτέρω για μισθοδοσία.
• Σε περίπτωση που το λογισμικό σας είναι επίσης λογισμικό παρακολούθησης φυλάκων, παρέχει ειδικά εργαλεία για να υποδεικνύει τις ώρες εργασίας και να κάνουν οι εργαζόμενοι σας σήμα όταν ξεκινούν τις βάρδιες τους και όταν τις τελειώνουν.

Αυτή είναι μια σύντομη εξήγηση για οποιοδήποτε λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών για φύλακες. Ωστόσο, αν θέλετε να είναι το πιο αποτελεσματικό και να σας παρέχει προηγμένη λειτουργικότητα, μπορείτε να αποκτήσετε όλα αυτά τα πλεονεκτήματα από το Shifton.

Shifton Καλύτερο Λογισμικό Προγραμματισμού Βαρδιών για Φύλακες του 2024

Γιατί ισχυριζόμαστε ότι το Shifton είναι το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης φυλάκων; Υπάρχουν πολλοί λόγοι για αυτό. Γενικά, τα βασικά χαρακτηριστικά που κάνουν το προϊόν μας το #1 στην αγορά για πρακτορεία υπηρεσιών ασφαλείας και τμήματα ασφαλείας είναι τα εξής:

• Ενσωματωμένα σενάρια και πρότυπα για επιτυχημένο προγραμματισμό της ροής εργασίας στο πρακτορείο. Παρέχουμε στους πελάτες πολλά πρότυπα που ταιριάζουν σε διάφορους τύπους επιχειρήσεων και μοντέλα εργασίας, ώστε να μπορείτε να τα προσαρμόσετε στην συγκεκριμένη ροή εργασίας σας.
• Ειδική ενότητα αναθέσεων, που προσφέρει ευρείες δυνατότητες για την ανάθεση εργασιών εκτός από τη δημιουργία προγραμμάτων και βαρδιών. Αυτή η πολυπαραγοντική ενότητα ανάθεσης βοηθά στη διατήρηση της εποπτείας για το ποιος και πότε είναι υπεύθυνος και πρέπει να αναλάβει τη βάρδια, και ταυτόχρονα να αναθέτει εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν κατά τη διάρκεια της βάρδιας.
• Εύκολες και ευέλικτες αλλαγές στις βάρδιες. Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή κάποιας επιπλέον κατάστασης, μπορείτε να αλλάξετε τις βάρδιες, να παρέχετε αντικαταστάσεις στις βάρδιες, και ταυτόχρονα να έχετε άμεση πληροφόρηση για τον αριθμό ωρών εργασίας κάθε εργαζομένου για να αποφύγετε την υπερκόπωση.
• Άμεση επικοινωνία με το προσωπικό σας. Το Shifton προσφέρει απλή επικοινωνία με ολόκληρο το προσωπικό χρησιμοποιώντας τα ενσωματωμένα εργαλεία της εφαρμογής. Μπορείτε να ενημερώσετε τους εργαζομένους σας έγκαιρα για αλλαγές, να λάβετε τα σχόλιά τους, και να επικοινωνήσετε μαζί τους μέσω της εφαρμογής όταν το προσωπικό σας είναι στο πεδίο.
• Εργαλεία ειδοποίησης που βοηθούν να παραδίδονται τα μηνύματά σας στο προσωπικό άμεσα με αβίαστο έλεγχο της λήψης τους.
• Προηγμένα εργαλεία μισθοδοσίας που προσφέρουν σύνθετο υπολογισμό μισθών, συμπεριλαμβανομένης της εφαρμογής ειδικών σεναρίων λογιστικής bonus και ποινών.
• Εργαλεία παρακολούθησης που βοηθούν στην παρακολούθηση της εκτέλεσης εργασιών, στη λήψη βαρδιών και στις έγκαιρες αφίξεις.

Αυτό είναι το βασικό πακέτο που προσφέρουμε, και εκτός αυτού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για προβλέψεις, αναλύσεις και προγραμματισμό. Υπάρχουν πολλές ενσωματωμένες φόρμες αναφοράς και εργαλεία ανάλυσης στα οποία έχετε πρόσβαση.

Κατανόηση της Αξίας του Λογισμικού Προγραμματισμού Βαρδιών για Φύλακες

Ωστόσο, τι είναι τόσο ιδιαίτερο στο λογισμικό προγραμματισμού ασφαλείας που το καθιστά απαραίτητο για εξειδικευμένες επιχειρήσεις; Ας εξετάσουμε τα πιο σημαντικά πλεονεκτήματα.

Βελτιστοποιημένη Κάλυψη για Στόχους Ασφαλείας

Τίποτα δεν μπορεί να είναι χειρότερο από την έλλειψη προσωπικού στο χώρο ασφαλείας. Αν δεν παρέχετε αρκετούς φύλακες για την επίτευξη των υψηλότερων επιπέδων ασφαλείας, χάνετε περισσότερα από έναν πελάτη, αλλά χάνετε επίσης την καλή φήμη σας. Με τη βοήθεια ειδικού λογισμικού προγραμματισμού ασφαλείας, μπορείτε να σχεδιάσετε την κάλυψη ασφαλείας σας και να εμπλέξετε όσους χρειάζεστε για άψογη απόδοση.

Βελτιωμένη Ορατότητα και Λογοδοσία

Το Shifton, ως παράδειγμα λογισμικού διαχείρισης ασφαλείας, παρέχει το υψηλότερο επίπεδο ορατότητας και λογοδοσίας. Δεν χρειάζεται πλέον να γράφετε σχέδια και να τα ελέγχετε στο γραφείο. Αντίθετα, βλέπετε στιγμιαία προγράμματα και τρέχουσες εργασίες για κάθε εργαζόμενο, ξέρετε ποιος είναι στο πεδίο αυτή τη στιγμή και ποιος έχει ρεπό. Δεν χρειάζεται να ξοδεύετε χρόνο σε τηλεφωνήματα και διευκρινήσεις για την τρέχουσα κατάσταση. Απλά εκκινείτε την εφαρμογή και λαμβάνετε άμεσες πληροφορίες για οτιδήποτε αφορά το προσωπικό σας.

Μειωμένο Υπερβάλλον Προγραμματισμού

Εξοικονομήστε χρόνο για τον προγραμματισμό και τη λογιστική σε πολλαπλές λεπτομέρειες. Αυτά μπορεί να γίνουν αυτόματα από το λογισμικό προγραμματισμού ασφαλείας σας. Ακόμα και οι πιο περίπλοκοι κανόνες και υπολογισμοί εκτελούνται χωρίς σφάλματα με τη βοήθεια του λογισμικού.

Παρακολούθηση σε Πραγματικό Χρόνο

Η παρακολούθηση της ροής εργασίας σε πραγματικό χρόνο είναι ανεκτίμητη. Έτσι, μπορείτε να αντιδράτε έγκαιρα σε νέες συνθήκες, να σχεδιάζετε εκ των προτέρων περαιτέρω ρουτίνες και να λαμβάνετε άμεσες πληροφορίες για έκτακτες καταστάσεις, καθυστερήσεις ή οποιεσδήποτε άλλες επιπλέον καταστάσεις. Έτσι, μπορείτε να τις μετριάζετε έγκαιρα διατηρώντας τις λειτουργίες σας σε ομαλή ροή.

Βελτιωμένη Επικοινωνία

Το κύριο πράγμα σε κάθε επιχείρηση είναι η καθαρή και γρήγορη επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας και των διαχειριστών. Γι’ αυτό η χρήση λογισμικού διαχείρισης φυλάκων βοηθά στη διατήρηση της επικοινωνίας με τον γρηγορότερο και πιο βολικό τρόπο. Μπορείτε να λάβετε άμεση ανατροφοδότηση από τους φύλακες σας για την ολοκλήρωση των εργασιών τους, να λάβετε πληροφορίες για απαιτούμενες αλλαγές στο πρόγραμμα από υπαλλήλους που δεν μπορούν να αναλάβουν τη βάρδια ή να ενημερώσετε το προσωπικό σας για οτιδήποτε θέλετε με εγγυημένη ειδοποίηση για όλους.

Αυτά τα χαρακτηριστικά, που υλοποιούνται στο νέο-γεννηθέν τεχνικό υπόβαθρο από το Shifton, βοηθούν τις επιχειρήσεις που εμπλέκονται σε υπηρεσίες ασφαλείας να συμμορφώνονται με τους στόχους τους και να παρέχουν στους πελάτες αψεγάδιαστα επίπεδα υπηρεσιών. Επίσης, τέτοιο λογισμικό μειώνει το κόστος και τον χρόνο που απαιτείται για τους Διευθύνοντες Συμβούλους, ώστε να εστιάζουν σε πιο σημαντικά πράγματα αντί για τη συνεχή παρακολούθηση, ενημέρωση και προγραμματισμό του προσωπικού τους.

Το να είστε ξενοδόχος ή διευθύνων σύμβουλος στην επιχείρηση φιλοξενίας σας παρέχει με πολλές υποχρεώσεις, προκλήσεις και έκτακτες καταστάσεις που μπορούν να ξεπεραστούν χρησιμοποιώντας το λογισμικό διαχείρισης προσωπικού για ξενοδοχεία. Δεν είναι μυστικό ότι ένα μεγάλο ποσοστό των διαδικασιών σε οποιοδήποτε ξενοδοχείο σχετίζεται με την αμοιβαία επικοινωνία με το προσωπικό σας. Στα ξενοδοχεία, έχετε πολλούς υπαλλήλους όπως συνήθως. Ακόμα και αν πρόκειται για οικογενειακή επιχείρηση, δεν μπορείτε να την διαχειριστείτε μόνος σας.

Αυτό το γεγονός οδηγεί σε ένα νέο: οι περισσότερες δυσκολίες και πλάνες που ίσως αντιμετωπίσετε ενώ προσπαθείτε να βάλετε την επιχειρηματική σας δραστηριότητα στα πόδια της οφείλονται στην έλλειψη έγκαιρης και αποτελεσματικής επικοινωνίας μεταξύ εσάς και του προσωπικού σας. Στο Shifton, κατανοούμε αυτό και μπορούμε να σας βοηθήσουμε να αντιμετωπίσετε τέτοιες καταστάσεις μοιράζοντας την εμπειρία μας και το λογισμικό προγραμματισμού ξενοδοχείων μας.

Πώς να διαχειριστείτε το προσωπικό του ξενοδοχείου: κλειδιά για την επιτυχία

Το προσωπικό σας θα πρέπει να λειτουργεί ομαλά γιατί η φήμη του ξενοδοχείου σας και η αφοσίωση των πελατών σας εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από την λειτουργία τους. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να σκεφτείτε όλες τις πιθανές προκλήσεις που μπορεί να μετριάσει όλες τις προσπάθειες που κάνετε για να δημιουργήσετε ένα άψογο ξενοδοχείο. Ιδιαίτερα αυτά χρειάζονται την προσοχή σας:

• Έλλειψη επικοινωνίας μεταξύ των υπαλλήλων και των ομάδων σας.
• Δυσκολίες στην οργάνωση των βαρδιών και κατ’ επέκταση, προβλήματα με την εξυπηρέτηση πελατών.
• Χαμηλή ευελιξία στη διαχείριση προσωπικού που οδηγεί με το χρόνο σε ελλείψεις προσωπικού.
• Κακοεπεξεργασμένο σύστημα διαχείρισης εργασιών.
• Έλλειψη κινήτρων και αναποτελεσματικό σύστημα επιβραβεύσεων και ποινών.

Εκτός από τις προσπάθειές σας για να μειώσετε αυτά τα ζητήματα, το λογισμικό διαχείρισης προσωπικού για ξενοδοχεία μπορεί να αποδειχτεί χρήσιμο στην αποδοχή και προσαρμογή της λειτουργίας του προσωπικού σας. Εξοικονομήστε χρόνο, σκεφτείτε κανάλια επικοινωνίας για να προσεγγίσετε το προσωπικό σας έγκαιρα, αλλά πρώτα, αναλύστε ποια ζητήματα προκύπτουν στην λειτουργία σας σε τακτική βάση για να τα αντιμετωπίσετε.

Ζητήματα επικοινωνίας στη βιομηχανία φιλοξενίας

Το πρώτο και κυριότερο που πρέπει να εξασφαλίσετε είναι η επικοινωνία στη βιομηχανία φιλοξενίας. Χρειάζεστε οι διευθυντές σας να κλείνουν έγκαιρα δωμάτια για τους πελάτες και να ενημερώνουν τις καμαριέρες για το ποια δωμάτια χρειάζεται να καθαριστούν. Χρειάζεστε να λάβετε έγκαιρες πληροφορίες για το ποιος και πότε ξεκινά τη βάρδια σήμερα και ποιος θα έρθει για βάρδια αύριο. Οι μπάρμεν πρέπει να ενημερώσουν για τα αποθέματα που χρειάζονται για το μπαρ και η υπηρεσία ασφάλειας πρέπει να παρέχει έγκαιρες αναφορές. Αυτό είναι μόνο η κορυφή του παγόβουνου και η επικοινωνία είναι το θεμέλιο για επιτυχία. Τι συμβαίνει όταν λείπει;

• Η όλη λειτουργία μπορεί να πέσει στο χάος.
• Οι πελάτες μένουν δυσαρεστημένοι και μπορεί να αφήσουν αρνητικές κριτικές για τη δουλειά σας.
• Οι ελλείψεις προσωπικού είναι αναπόφευκτες.
• Χάνετε χρήματα και χάνετε καλούς εργαζόμενους αντί να τους κάνετε πιο κινητροποιημένους.

Ακούγεται λυπηρό, δεν είναι; Ωστόσο, χρειάζεστε μόνο ένα πράγμα εκτός από το χρόνο σας για τη διατήρηση των ξενοδοχείων. Αυτό είναι το λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού για ξενοδοχεία, το οποίο βοηθά στην αντιμετώπιση πολλαπλών θεμάτων ταυτόχρονα.

Αυτοματοποίηση της διαχείρισης προσωπικού και του σχεδιασμού

Όταν λαμβάνετε το λογισμικό διαχείρισης προσωπικού για ξενοδοχεία της Shifton, αποκτάτε ένα εργαλείο για όλες τις χρήσεις στα χέρια σας.

1. Το προσωπικό σας δεν θα χάνει τις βάρδιες του ή θα υπερφορτώνεται λόγω ενός ρολογιού χρόνου με GPS που βοηθά στην είσοδο και έξοδο απευθείας από τις κινητές συσκευές τους.
2. Δημιουργείτε προγράμματα για όλες τις ομάδες όσο το δυνατόν πιο απλά χάρη στα ενσωματωμένα πρότυπα προγράμματος εργαζομένων ξενοδοχείου.
3. Λαμβάνετε άμεσες πληροφορίες για τη λειτουργία της επιχείρησής σας χρησιμοποιώντας αυτοματοποιημένη αναφορά στο λογισμικό.
4. Οι καθημερινές εργασίες και λειτουργίες γίνονται πιο εύκολες και η διαχείριση του χρόνου είναι πιο αποτελεσματική σε αυτή την περίπτωση.
5. Αυτοματοποιημένες εργασίες ανθρώπινου δυναμικού σας βοηθούν με μια πιο αποτελεσματική και προσωποποιημένη διαδικασία πρόσληψης και ένταξης.
6. Λαμβάνετε ένα πλαίσιο για την επικοινωνία και την ενημέρωση του προσωπικού σας, όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε σημαντικές πληροφορίες εν κινήσει καθώς το Shifton λειτουργεί ως εφαρμογή κινητής τηλεφωνίας για εργαζόμενους σε ξενοδοχεία.
7. Η λήψη ανατροφοδότησης από το προσωπικό σας είναι ουσιαστική, και λαμβάνετε μια ψηφιακή κοινωνική ροή που προωθεί τη συμμετοχή και τη συνεργασία των εργαζομένων.
8. Απρόσκοπτη ενσωμάτωση μισθοδοσίας και λογιστικής με το QuickBooks Online – αυτό σας βοηθά να υπολογίζετε δίκαια και γρήγορα τους μισθούς και να παρακινείτε καλούς υπαλλήλους αυτόματα.

Πώς να βελτιώσετε τη διαχείριση μιας ομάδας εργασίας;

Η αποτελεσματική διαχείριση της ομάδας στη βιομηχανία φιλοξενίας μπορεί να κάνει τη διαφορά στην ικανοποίηση των πελατών και στη συνολική επιτυχία της επιχείρησης. Με το Shifton, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις παρακάτω συμβουλές και να απολαύσετε τα αποτελέσματα σχεδόν άμεσα.

• Χρησιμοποιήστε ειδικά πρότυπα προγραμματισμού, δηλαδή 2/2, 3/3, 1/3, 5/2, για να δημιουργήσετε αποτελεσματικές βάρδιες εργασίας και να διανείμετε το προσωπικό σας με λογικό και αποδοτικό τρόπο.
• Χρησιμοποιήστε το εργαλείο Εργασιών για να αναθέσετε εργασίες στους εργαζόμενους, να παρακολουθήσετε την ολοκλήρωσή τους, να δημιουργήσετε λίστες για τις καμαριέρες και τους μάγειρες, για παράδειγμα, και να ελέγξετε την κατάσταση των εργασιών άμεσα για να διασφαλίσετε ότι όλα πάνε καλά. Αυτό διευκολύνει τη λειτουργία και βοηθά τη διαχείριση των εργασιών να είναι για το κέρδος σας.
• Ειδοποιήστε το προσωπικό σας χρησιμοποιώντας τις εφαρμογές κινητής τηλεφωνίας τους. Λειτουργώντας σε ένα κοινό πλαίσιο, οι εργαζόμενοί σας θα λαμβάνουν αυτόματες ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις προώθησης και ποτέ δε θα τις χάνουν.
• Παρέχετε μεγαλύτερη ευελιξία ανταλλάσσοντας βάρδιες, Σαββατοκύριακα και ημέρες ασθένειας διαδικτυακά. Το προσωπικό σας θα είναι ευγνώμον εάν αντιδράτε γρήγορα στις έκτακτες ανάγκες τους για αντικαταστάσεις ή ημέρες ασθένειας. Και η επιχείρησή σας θα έχει επίσης οφέλη από αυτό.
• Παρακινήστε τους εργαζομένους σας με μπόνους υπερωριών. Μπορούν να υπολογιστούν αυτόματα καθώς το Shifton υπολογίζει τις εργάσιμες ώρες κάθε υπαλλήλου και παρέχει σαφείς αναφορές για το ποιος εργάστηκε υπερωρίες σήμερα.
• Διαχειριστείτε τα διαλείμματα για να μην επηρεάζουν αρνητικά την επιχείρησή σας. Δημιουργήστε προγραμματισμένα διαλείμματα ή ορίστε περιορισμούς στον αριθμό και τη διάρκεια των διαλειμμάτων.
• Ελέγξτε την προσέλευση και λάβετε έγκαιρες πληροφορίες για το πότε ακριβώς ξεκινά και τελειώνει η βάρδια ενός προσώπου, ποιος καθυστέρησε ή έχασε μια βάρδια.

Αυτές οι συμβουλές μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε εύκολα ένα ξενοδοχείο ακόμα και αν η ομάδα σας αποτελείται από 100+ υπαλλήλους.

Λογισμικό διαχείρισης εργαζομένων για τη φιλοξενία

Με το ισχυρό λογισμικό διαχείρισης προσωπικού για ξενοδοχεία, μπορείτε να προγραμματίσετε πιο αποτελεσματικά τους υπαλλήλους και να τους αντικαταστήσετε ευέλικτα σε περίπτωση ανάγκης.

• Αναθέστε βάρδιες προσωπικού με βάση το ρόλο εργασίας, τη διαθεσιμότητα.
• Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο drag and drop, αναθέστε βάρδιες μαζικά, ορίστε επαναλαμβανόμενες βάρδιες, δημιουργήστε προσαρμόσιμα πρότυπα και ακόμα επιτρέψτε στους εργαζόμενους να διεκδικήσουν βάρδιες που είναι διαθέσιμες.
• Επιλύστε εύκολα προβλήματα προγραμματισμού με ειδοποιήσεις υπερωριών, ειδοποιήσεις περιορισμών ή ειδοποιήσεις συγκρούσεων προγραμματισμού.
• Παρέχετε ειδοποιήσεις τύπου push για τους εργαζομένους, επιτρέποντάς τους να αποδεχτούν ή να απορρίψουν άμεσα βάρδιες απευθείας από τις κινητές συσκευές τους.
• Συμπεριλάβετε εργασίες βάρδιας, σημειώσεις και ακόμη και αρχεία μέσα στο πρόγραμμα, ώστε οι εργαζόμενοι να γνωρίζουν ακριβώς τι να κάνουν όταν φτάνουν στη δουλειά.
• Πλήρης επισκόπηση συνεργατικού προγραμματισμού προσωπικού σε πραγματικό χρόνο, όλα ενώ βρίσκεστε εν κινήσει.

Η επικοινωνία είναι η βάση της αποτελεσματικής διαχείρισης ξενοδοχείου. Ωστόσο, η παροχή της μπορεί να είναι μια πολύπλοκη εργασία. Χάρη στη διαθεσιμότητα σύγχρονων εργαλείων αυτοματοποίησης, μπορείτε να αναθέσετε μέρος των διαδικασιών επικοινωνίας και αλληλεπίδρασης στο προσωπικό σας σε αυτή τη λύση. Σήμερα, το Shifton προσφέρει στις επιχειρήσεις ξενοδοχείων ένα πολυλειτουργικό εργαλείο αυτοματοποίησης που βοηθά με τη διαχείριση προσωπικού, τη διαχείριση βαρδιών, λύσεις για έκτακτες καταστάσεις, τη στρατολόγηση και την κίνητρο της ομάδας σας. Απλώς επιλέξτε το και χρησιμοποιήστε το για να επιτύχετε επιτυχία με αυτή την εφαρμογή κινητής τηλεφωνίας για εργαζόμενους σε ξενοδοχεία.

Η ομάδα στο Shifton συνεχίζει να βελτιώνει ένα εργαλείο για την επιλογή και την ανάπτυξη του ιατρικού προσωπικού για βάρδιες, εισάγοντας το πρότυπο προγράμματος νοσοκόμων. Κανείς δεν αμφισβητεί πλέον ότι ο αποτελεσματικός προγραμματισμός παίζει κρίσιμο ρόλο στην περίθαλψη, εξασφαλίζοντας ότι νοσοκομεία και κλινικές λειτουργούν. Ας μιλήσουμε για το πώς μια επιλεγμένη εφαρμογή ή πρότυπο προγράμματος νοσοκόμων βοηθά στον προγραμματισμό online προγραμμάτων.

Πρότυπα Προγραμμάτων Νοσοκόμων: Τι Είναι;

Τα πρότυπα προγραμμάτων νοσοκόμων είναι σαν τη ραχοκοκαλιά του συστήματος διαχείρισης βαρδιών νοσοκομείων. Είναι προκατασκευασμένα έγγραφα που βοηθούν τους διαχειριστές να προγραμματίζουν πότε οι ομάδες νοσηλευτών εργάζονται. Αυτά τα προγράμματα καλύπτουν κάθε είδους βάρδια, από ημερήσιες έως νυχτερινές. Επιπλέον, λαμβάνουν υπόψη τις ενοχίες κάθε μέλους του προσωπικού, όπως πότε μπορούν και πότε δεν μπορούν να εργαστούν, για να διατηρούν όλους ικανοποιημένους και το πρόγραμμα να λειτουργεί ομαλά.

Πώς τα Πρότυπα Προγραμμάτων Νοσοκόμων Βελτιώνουν τη Διαχείριση Νοσοκομείων και Κλινικών;

Τα πρότυπα προγραμμάτων νοσοκόμων είναι εξαιρετικά σημαντικά για την ομαλή λειτουργία των νοσοκομείων και των κλινικών. Πολλές μονάδες υγειονομικής περίθαλψης τα χρησιμοποιούν για να διευκολύνουν τα προγράμματα πλήρωσης προσωπικού, και αυτός είναι ο λόγος:

Χωρίς Παράλειψη: Αυτά τα πρότυπα βοηθούν στη μείωση των σφαλμάτων στον προγραμματισμό, ώστε να μην καταλήξετε με έλλειψη προσωπικού και να μην ξέρετε πώς να καλύψετε τις βάρδιες. Οι διαχειριστές μπορούν εύκολα να εντοπίσουν κενά ή επαναλήψεις και να τα διορθώσουν για να εξασφαλίσουν ότι πάντα θα υπάρχει κάποιος σε υπηρεσία.

Εξοικονόμηση Χρόνου: Η χρήση πρότυπων προγραμμάτων πλήρωσης προσωπικού υγειονομικής περίθαλψης ή εφαρμογών εξοικονομεί πολύ χρόνο σε σύγκριση με την κατασκευή προγραμμάτων από την αρχή κάθε εβδομάδα. Επαναπροσαρμόστε ένα προϋπάρχον πρότυπο ή ενημερώστε μια εφαρμογή αντί.

Ευχαριστημένοι Νοσηλευτές: Η νοσηλευτική είναι απαιτητική, οπότε η διατήρηση ευχαριστημένων νοσηλευτών είναι κρίσιμη. Η χρήση αυτών των προτύπων σημαίνει ότι οι νοσηλευτές λαμβάνουν σαφή, δίκαια προγράμματα γύρω από τα οποία μπορούν να προγραμματίσουν. Αυτό δημιουργεί μια πιο ευτυχισμένη, πιο παραγωγική ομάδα.

Διαφάνεια: Η διαχείριση εφαρμογών και προτύπων προγραμμάτων νοσοκόμων καθιστά τα προγράμματα πιο διαφανή. Όλοι μπορούν να δουν ποιος δουλεύει πότε, έτσι κανείς δεν αισθάνεται ότι κάποιος αντιμετωπίζεται με προτιμήσεις. Πρόκειται για τη συνεργασία και την εξασφάλιση ότι οι ασθενείς λαμβάνουν ποιοτική φροντίδα.

Πώς να Δημιουργήσετε Ένα Πρότυπο Προγράμματος Νοσοκόμων

Υπάρχουν αμέτρητα πρότυπα διαθέσιμα online για προγραμματισμό προσωπικού, η δημιουργία του δικού σας είναι απλή — πιο εύκολη απ’όσο θα περιμένατε. Είναι μια εφάπαξ εργασία που θα σας εξοικονομήσει χρόνο μακροπρόθεσμα. Ακολουθούν 5 εύκολα βήματα για να τα ακολουθήσετε:

1. Επιλέξτε μια πλατφόρμα. Χρησιμοποιήστε το Excel, το Google Sheets ή λογισμικό online προγραμματισμού νοσοκόμων.
2. Προσαρμόστε το πρότυπο με τα στοιχεία της οργάνωσής σας και τα ονόματα του προσωπικού.
3. Αν χρειάζεται, περιλάβετε τις ωριαίες χρεώσεις για το προσωπικό.
4. Συμπληρώστε το πρόγραμμα βάσει της διαθεσιμότητας του προσωπικού, εξασφαλίζοντας ισορροπημένο φόρτο εργασίας για όλους.
5. Μοιραστείτε το πρόγραμμα με την ομάδα σας, ελέγχοντας ποιος μπορεί να το επεξεργαστεί αν χρειάζεται.
   

Βελτιώνοντας τα Προγράμματα Βαρδιών Νοσοκόμων: 6 Χρήσιμες Συμβουλές

Οι οργανισμοί υγειονομικής περίθαλψης πρέπει να αναβαθμίσουν τη στρατηγική τους σχετικά με τον προγραμματισμό νοσηλευτών για να βελτιώσουν τα κλινικά και επιχειρηματικά αποτελέσματα. Η δημιουργία ενός προγράμματος βάρδιας νοσοκόμων είναι μόνο η αρχή· για να λειτουργήσει για όλους, δείτε αυτές τις έξι συμβουλές:

Χρησιμοποιήστε Λογισμικό Προγραμματισμού Νοσοκόμων

Το λογισμικό προγραμματισμού νοσοκόμων είναι εξαιρετικό επειδή διατηρεί τα πάντα σαφή και διαφανή, ώστε η ομάδα σας πάντα να ξέρει πότε και πού εργάζεται. Πείτε αντίο στα παραδοσιακά φύλλα Excel και δοκιμάστε το λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών όπως το Shifton. Κάνει τον προγραμματισμό παιχνιδάκι, ακόμα και με τα τρελά και συνεχώς μεταβαλλόμενα προγράμματα του ιατρικού προσωπικού. Επιπλέον, διαχειρίζεται αιτήματα για άδειες και κρατά αρχείο για την παρουσία και την αποζημίωση — όλα σε ένα σημείο.

Λάβετε Υπόψη Αυτό Που Θέλει το Προσωπικό Σας

Κατά την ταξινόμηση των προγραμμάτων, λάβετε υπόψη τι αρέσει στο νοσηλευτικό δυναμικό σας. Είναι ένας απλός τρόπος για να τους κρατήσετε χαρούμενους, να ανυψώσετε την ψυχολογία τους και να τους διατηρήσετε. Κάποιοι προτιμούν συγκεκριμένες βάρδιες, ενώ άλλοι μπορεί να αποφεύγουν να εργάζονται σε συγκεκριμένες ημέρες. Σχεδιάζοντας γύρω από αυτές τις προτιμήσεις, θα κάνετε την ομάδα σας πιο ευχαριστημένη και λιγότερο πιθανή να φύγει.

Έχετε Έτοιμα Εναλλακτικά Πλάνα

Η ζωή είναι απρόβλεπτη, οπότε να είστε έτοιμοι για έκτακτες ανάγκες. Αν και είναι ατυχές, αυτές οι καταστάσεις συμβαίνουν και μπορούν να διαταράξουν το πρόγραμμα βαρδιών, ειδικά κατά τις σοβαρές αλλαγές βαρδιών σε νοσοκομεία. Είναι υπέροχο αν έχετε κάποιον νοσηλευτή σε καταστάσεις αναμονής που μπορεί πάντα να έρθει να βοηθήσει όταν χρειαστεί, όπως κάνουν πολλά ιατρεία.

Κρατήστε το Πρόγραμμα σας Ενημερωμένο

Μην αφήνετε το πρόγραμμα σας να μαζεύει σκόνη. Βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε το πρόγραμμα των νοσηλευτών και το ανανεώνετε κατά καιρούς. Έτσι, διασφαλίζεται ότι παραμένει επικαιροποιημένο με οποιεσδήποτε αλλαγές στη διαθεσιμότητα του προσωπικού, τις ανάγκες του νοσοκομείου κ.ά. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι η ομάδα σας να εξετάσει ένα παλιό πρόγραμμα, να χάσει βάρδιες ή να φτάσει καθυστερημένα, αναιρώντας όλη τη ρουτίνα αλλαγής βαρδιών των νοσηλευτών.

Δώστε στους Νοσηλευτές σας Χρόνο Ανάπαυσης

Βεβαιωθείτε ότι οι νοσηλευτές σας έχουν επαρκή χρόνο ξεκούρασης μεταξύ των βαρδιών για να ανακτήσουν δυνάμεις. Όταν οι νοσηλευτές δεν κοιμούνται αρκετά, είναι πιο πιθανό να υποστούν εργατικά ατυχήματα και να αντιμετωπίσουν προβλήματα υγείας όπως υπέρταση, παχυσαρκία, διαβήτη, κατάθλιψη, και καρδιολογικά προβλήματα. Επιπλέον, οι μεγάλες ώρες εργασίας μπορεί να οδηγήσουν σε κόπωση συμπόνιας. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να αυτοματοποιηθεί ο προγραμματισμός των βαρδιών. Έξυπνο λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών μπορεί να χειριστεί τον προγραμματισμό χωρίς προβλήματα, σε αντίθεση με τους ανθρώπους που μπορεί να κάνουν λάθη.

Η Καλή Επικοινωνία Είναι Κλειδί

Η ενημέρωση της ομάδας σας για το πρόγραμμα της είναι κρίσιμη για να διατηρήσετε όλους χαρούμενους και να αποφύγετε μπερδέματα. Θέλετε να κρατήσετε τις καλές δονήσεις; Πάντα να τους ενημερώνετε για το τι συμβαίνει και για τις επερχόμενες αλλαγές. Η χρήση μιας εφαρμογής προγραμματισμού νοσηλευτών όπου όλοι μπορούν να ελέγχουν γρήγορα; Είναι μια εξαιρετική ιδέα!

Τελικές Σκέψεις

Η χρήση λογισμικού προγραμματισμού νοσηλευτών κάνει τη διαχείριση του φορτίου εργασίας πιο απλή και αυξάνει την παραγωγικότητα. Όταν αυτή η κρίσιμη εργασία δεν γίνεται σωστά, μπορεί να προκαλέσει προβλήματα για τους νοσηλευτές, τους ηγέτες νοσηλευτών, τα νοσοκομεία και τους ασθενείς. Η κακή προγραμματισμό μπορεί επίσης να κάνει τους νοσηλευτές δυσαρεστημένους και να κοστίσει πολλά στα νοσοκομεία σε υπερωρίες. Εκεί είναι που το Shifton βοηθά! Σαν διευθυντής νοσηλευτών, είναι σημαντικό να εξασφαλίζεται η καλής οργάνωσης του νοσηλευτικού προσωπικού σας για τη διευκόλυνση της απρόσκοπτης φροντίδας ασθενών.

Με το Shifton, μπορείτε να:

• Οργανώστε και επιβλέψτε την ομάδα νοσηλευτών σας εύκολα για να εξασφαλίσετε επαρκή κάλυψη.
• Παρακολουθήστε εργασίες φροντίδας ασθενών, όπως χορήγηση φαρμάκων και διαδικασίες.
• Συντονιστείτε και επικοινωνήστε με την ομάδα σας εύκολα.

Πείτε αντίο στους πονοκεφάλους του χειροκίνητου προγραμματισμού. Όλοι το έχουν ακούσει — το 2024, οι εφαρμογές προγραμματισμού νοσηλευτών θα κυκλοφορήσουν. Έχουν στόχο να κάνουν τον προγραμματισμό βαρδιών πιο εύκολο, να μειώσουν την γραφειοκρατία και να βοηθήσουν τους νοσηλευτές να ισορροπήσουν την εργασία και τη ζωή.

Δοκιμάστε το λογισμικό Shifton σήμερα για μια πιο ομαλή διαχείριση της νοσηλευτικής.

Ακολουθώντας το πρόγραμμα είναι ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα στη διαδικασία εργασίας κάθε εταιρείας. Οι επαγγελματίες πρέπει να εκτιμούν τον χρόνο τους και να τον χρησιμοποιούν σωστά κατά τις ώρες εργασίας. Οι εργαζόμενοι μπορούν να επωφεληθούν από τις ακόλουθες συμβουλές για να κάνουν τη δουλειά τους λιγότερο χαοτική.

Η γνώση των ορίων σας είναι μία από τις πιο απλές συμβουλές διαχείρισης χρόνου

Μην φοβάστε να μιλήσετε στη διαχείρισή σας, αν βρεθείτε σε δυσκολίες. Καλύτερα να ξεκαθαρίσετε τα πράγματα από την αρχή παρά να περιμένετε μέχρι η κατάσταση να βγει εκτός ελέγχου. Για παράδειγμα, αν χρειαστεί να κλείσετε ένα ξενοδοχείο για επαγγελματικό ταξίδι, βεβαιωθείτε ότι κάνετε κρατήσεις για τον σωστό αριθμό δωματίων με το ξενοδοχείο να είναι στο σωστό μέρος της πόλης. Πρέπει επίσης να ρωτήσετε για οποιοδήποτε χρηματοοικονομικό όριο.

Δεν μπορείτε πάντα να χειρίζεστε τα πράγματα μόνοι σας. Δεν είναι ντροπή να ζητήσετε βοήθεια από τους συναδέλφους σας. Αν σας έχει ανατεθεί μια εργασία που δεν μπορείτε να χειριστείτε, μπορείτε να διανείμετε τη δουλειά σε μερικούς από τους συναδέλφους σας. Αυτό μπορεί να γίνει αν, για παράδειγμα, σας έχει ανατεθεί εργασία στην ανάπτυξη του frontend ενός ολόκληρου ιστότοπου. Μπορείτε να αναθέσετε την εργασία για μερικές σελίδες σε άλλους προγραμματιστές. Με αυτόν τον τρόπο θα γλιτώσετε από την περιττή κόπωση και θα έχετε μεγαλύτερη πιθανότητα να ολοκληρώσετε την ανάθεση στην ώρα της.

Μην σπαταλάτε άσκοπα τον χρόνο σας

Ό,τι κι αν συμβεί, πρέπει να παραμένετε συγκεντρωμένοι στις ευθύνες σας. Μην πετάτε από την καρέκλα σας τη στιγμή που θα δείτε τον διευθυντή σας να φεύγει από το γραφείο. Συγκεντρωθείτε στη δουλειά σας αντί να περιφέρεστε άσκοπα στο γραφείο και να κουβεντιάζετε με τους συναδέλφους σας. Σας συνιστούμε να φτιάξετε ένα λεπτομερές πλάνο εργασίας για να παραμείνετε στη σωστή πορεία.

Προσπαθήστε να απομακρύνεστε από περισπασμούς. Δεν υπάρχει τίποτα κακό στο να καλείτε φίλους και αγαπημένα πρόσωπα από καιρό σε καιρό. Αυτή η πρακτική, ωστόσο, μπορεί να μετατραπεί σε κακή συνήθεια αν οι κλήσεις και τα μηνύματα ξεφύγουν από τον έλεγχο.

Οργανώστε τον εργασιακό σας χώρο

Η σωστή μεταχείριση του γραφείου σας πρέπει να είναι μία από τις κορυφαίες συμβουλές διαχείρισης χρόνου. Προσέξτε ιδιαίτερα πού αποθηκεύετε τα έγγραφά σας. Έτσι δεν θα σπαταλάτε πολύτιμο χρόνο ψάχνοντάς τα. Κρατήστε όλα τα καθήκοντά σας σε ένα ημερολόγιο εργασίας ή σε ψηφιακό έγγραφο. Αλλιώς κινδυνεύετε να τα ξεχάσετε. Επίσης, δεν πρέπει να τρώτε στο χώρο εργασίας σας. Αυτό μειώνει τη συγκέντρωση και σας κάνει νυσταγμένους.

Να είστε συνεπείς

Προσπαθήστε να φτάνετε στη δουλειά και να φεύγετε στην ώρα σας. Το να παίρνετε πολλές μέρες άδεια χωρίς σοβαρό λόγο ή χωρίς να ειδοποιήσετε τους προϊσταμένους σας είναι κακή ιδέα. Αν θέλετε να φύγετε νωρίτερα από τη δουλειά, ενημερώστε τον διευθυντή σας για αυτό.

Μην αφήνετε τους συναδέλφους σας να περιμένουν να ολοκληρώσετε το κομμάτι της δουλειάς που σας αντιστοιχεί. Ειδικά όταν εργάζεστε σε ένα μεγάλο έργο και οι άλλοι βασίζονται σε εσάς. Η αδράνεια ή η τεμπέλικη εργασία σας θα επηρεάσει την πρόοδο των άλλων.

Φαίνεται ότι πολλοί από εμάς είμαστε ικανοί να κατανέμουμε το χρόνο μας και το χρόνο των υπαλλήλων μας με σωστό και ορθολογικό τρόπο. Αν συμβαίνει αυτό, γιατί τόσο συχνά ερχόμαστε αντιμέτωποι με την έλλειψη αυτού του εξέχοντος, πολύτιμου και θλιβερά πεπερασμένου πόρου; Αρχικά, φαίνεται ότι κάνουμε τα πάντα σωστά: καταγράφουμε σχέδια στα σημειωματάριά μας, ελαχιστοποιούμε τους περισπασμούς και επιμένουμε να ακολουθούμε τους στόχους μας. Ίσως η ρίζα των απωλειών μας και της έλλειψης χρόνου έγκειται στην αποτυχία να ακολουθήσουμε αποτελεσματικούς κανόνες διαχείρισης χρόνου; Ας προσπαθήσουμε να ανακαλύψουμε τι μπορεί να προκαλεί αυτό και να μάθουμε πώς να διαχειριζόμαστε σωστά το χρόνο μας με αποτελεσματικό και ορθολογικό τρόπο.

Για να το κάνουμε αυτό, πρέπει να μιλήσουμε για το μοντέλο των τεσσάρων πλαισίων στην διαχείριση χρόνου. Αν θέλουμε να κατανοήσουμε τις αρχές του, πρέπει πρώτα να ορίσουμε τι πραγματικά σημαίνει η διαχείριση χρόνου. Η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου είναι μια επιστήμη, ένα εργαλείο ή διδασκαλία για τη σωστή διαχείριση, κατανέμηση, οργάνωση, καταγραφή και χρήση του χρόνου.

Γιατί χρειαζόμαστε τη διαδικασία διαχείρισης χρόνου;

• Είναι ένα εργαλείο που επιτρέπει την εκτέλεση του μεγαλύτερου αριθμού καθορισμένων εργασιών στον συντομότερο δυνατό χρόνο.

• Η διαδικασία διαχείρισης χρόνου βοηθά στο να διαμορφώσουμε τις εργασιακές μας προτεραιότητες σωστά.

• Δίνει τη δυνατότητα να επικεντρωθούμε πρώτα στις πιο ζωτικές εργασίες και να αντιμετωπίσουμε λιγότερο σημαντικές ευθύνες μόνο αφού ασχοληθούμε με εργασίες υψηλής προτεραιότητας.

• Ακολουθώντας σωστά μοντέλα διαχείρισης χρόνου, θα έχετε χρόνο για αναψυχή, οικογένεια και μια ζωντανή ζωή εκτός δουλειάς.

Φυσικά, δεν πρέπει να ξεχνάτε ότι η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου θα σας καθοδηγήσει στην εκμάθηση νέων σημαντικών δεξιοτήτων και μεθόδων για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων και την ολοκλήρωση σημαντικών έργων. Η διαδικασία διαχείρισης χρόνου είναι ένας τεράστιος μηχανισμός που περιλαμβάνει μια μεγάλη ποικιλία ενεργειών, δεξιοτήτων και ικανοτήτων όπως οποιαδήποτε άλλη πειθαρχία. Αυτά περιλαμβάνουν σωστό σχεδιασμό στόχων, ανάθεση ευθυνών, σύνταξη λιστών και σχεδίων, παρακολούθηση, ανάλυση κόστους χρόνου, αξιολόγηση της αξίας διάφορων ενεργειών, καθορισμό προτεραιοτήτων κ.λπ.

Τι είναι ακριβώς το μοντέλο των τεσσάρων πλαισίων;

Η κλασική διαχείριση χρόνου εμφανίστηκε πριν από κάποιο καιρό, όταν υπήρχε μια μοναδική προσέγγιση στη διαχείριση. Ο κόσμος αναπτύσσεται συνεχώς και το ίδιο ισχύει για τη μελέτη της αποτελεσματικής κατανομής του χρόνου. Μετά την κυκλοφορία του βιβλίου “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” από τους Lee Bolman και Terry Deal το 2012, η διαδικασία διαχείρισης χρόνου θεωρήθηκε πλέον ως ένα πολύπλοκο, πολυεπίπεδο σύστημα. Τότε εμφανίστηκε για πρώτη φορά η έννοια του “μοντέλου των τεσσάρων πλαισίων”. Είναι ένα σύστημα ελέγχου του χρόνου σας, καθώς και του συστήματος, της διαδικασίας, του εαυτού σας και των άλλων ανθρώπων.

Η κύρια διαφορά μεταξύ μονοστατικής διαχείρισης και της διαχείρισης με τέσσερα πλαίσια είναι ότι η παραδοσιακή διαχείριση χρόνου είναι περισσότερο προσανατολισμένη προς τον έλεγχο του χρόνου βάσει ενός μοναδικού στοιχείου — της προτεραιότητάς του. Πιο συγκεκριμένα, αφορούσε την εκτέλεση των εργασιακών σας καθηκόντων ανάλογα με το επίπεδο της σημασίας τους. Το μοντέλο των τεσσάρων πλαισίων είναι ένα πιο λεπτομερές, ακριβές και πολυδιάστατο εργαλείο που αποκαλύπτει πρότυπα και διαφορετικά μοντέλα διαχείρισης χρόνου.

Με απλούστερους όρους, για να κάνετε τη δική σας και την εργασία των υπαλλήλων σας αποτελεσματική και επιτυχημένη, πρέπει να ξεχάσετε να βλέπετε τη διαδικασία διαχείρισης χρόνου ως ένα μονομερές θέμα. Όταν κάνετε τη δουλειά σας, πρέπει να δώσετε προσοχή σε όλους τους τέσσερις παράγοντες που αναφέρονται παρακάτω. Καθένας από αυτούς θα σας βοηθήσει να επιτύχετε στόχους και να τηρήσετε τις προθεσμίες.

• Πρέπει να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε σωστά κάθε λεπτό του χρόνου σας και να τον ελέγχετε απόλυτα.

• Ένας καλός διευθυντής εταιρείας πρέπει να αναπτύξει ένα σύστημα εκτέλεσης ορισμένων εργασιών, είτε αυτό αφορά τα δικά του καθήκοντα είτε την εργασία που εκτελείται από τους υπαλλήλους του.

• Πρέπει να έχετε πλήρη έλεγχο για το πώς οι υπάλληλοι εργάζονται σε ορισμένες εργασίες και έργα. Δεν προτείνουμε να ελέγχετε συνεχώς κάθε πτυχή της εργασιακής διαδικασίας. Χώρια που ένας CEO πρέπει να επιθεωρεί και να επιβλέπει μερικές από τις πιο πολύτιμες ή προβληματικές περιοχές εργασίας.

• Ο τελικός και όχι καθόλου ασήμαντος παράγοντας διαχείρισης χρόνου με τέσσερα πλαίσια: ένας καλός αφεντικός πρέπει να διαθέτει αυτοπειθαρχία καθώς και την ικανότητα να ελέγχει τους υφισταμένους του, να είναι αυτοσυγκρατούμενος, να λαμβάνει ορθολογικές και διαδοχικές αποφάσεις.

Φυσικά, δεν πρέπει να ξεχνάμε την αυτοπειθαρχία καθώς είναι σημαντική για υπαλλήλους σε οποιαδήποτε θέση: από τα υψηλότερα στα χαμηλότερα επίπεδα. Όταν εσείς και οι υπάλληλοί σας είστε οργανωμένοι και ευγενικοί, ο προγραμματισμός της αποτελεσματικής διαχείρισης χρόνου θα είναι παιχνιδάκι. Αν δεν έχετε το κατάλληλο επίπεδο αυτοοργάνωσης και δεν είστε καλοί στο να καθορίσετε τις προτεραιότητές σας, θα δυσκολευτείτε να συστηματοποιήσετε και να διαρθρώσετε το δικό σας χρόνο.

Χρησιμοποιώντας αυτό το μοντέλο μεταξύ όλων των μοντέλων διαχείρισης χρόνου, θα αρχίσετε να ελέγχετε το δικό σας χρόνο, το χρόνο των υπαλλήλων σας και τη διαδικασία της εργασίας στο σύνολό της. Φαίνεται λες και αυτό το εργαλείο κατασκευάστηκε ειδικά για τη δική σας αντίληψη για τον χρόνο, τη στάση σας προς τη ζωή και τη δουλειά. Θα λάβει υπόψη τις ιδιαιτερότητες του συστήματός σας, καθώς και τη διαδικασία εργασίας σας και θα είναι προσανατολισμένο προς τους ανθρώπους που σας περιβάλλουν.

Το να είσαι κτηματομεσίτης είναι μια εργασία που περιλαμβάνει πολλαπλές λειτουργίες, τεράστια δεδομένα και συνεχή επικοινωνία με πωλητές, αγοραστές και προγραμματιστές ακινήτων, αν και οι περισσότερες από αυτές τις λειτουργίες μπορούν να ανατεθούν σε ειδικό λογισμικό για τη διαχείριση ακινήτων. Είστε έκπληκτοι; Τότε, ας μιλήσουμε λεπτομερώς για το πώς το λογισμικό για τη διαχείριση και τον προγραμματισμό ακινήτων βοηθά τις επιχειρήσεις να διατηρήσουν το υψηλότερο επίπεδο υπηρεσιών και, κατά συνέπεια, την υψηλή ικανοποίηση των πελατών.

Αν θέλετε να επιτύχετε στον ανταγωνιστικό χώρο των ακινήτων, είναι κρίσιμο να προχωρήσετε μπροστά από άλλους πράκτορες. Αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει να περιοριθείτε σε μια τοποθεσία και να αποκτήσετε όσες περισσότερες προσφορές ιδιοκτησίας μπορείτε για πώληση. Ένας προγραμματιστής προβολών ακινήτων θα σας φανεί χρήσιμος για να βελτιώσετε την επιχείρησή σας και την ομάδα σας.

Οι εφαρμογές προγραμματισμού ραντεβού ακινήτων δεν σας περιορίζουν μόνο στη ρουτίνα του προγραμματισμού. Πηγαίνουν πολύ πέρα και σας βοηθούν με πολλαπλά καθήκοντα που μπορείτε να έχετε:

• έλεγχος των πολυάσχολων ημερήσιων προγραμμάτων σας;
• εξασφάλιση περισσότερων ραντεβού καταχώρησης;
• σχεδίαση επισκέψεων καθαριστών και έργων διακοσμητών στο στάδιο της προ-προβολής;
• υπολογισμός μισθοδοσίας για το προσωπικό σας, αν είστε ιδιοκτήτης μεσιτικού γραφείου;
• παρέχοντας εύκολη και αποτελεσματική επικοινωνία εντός της ομάδας σας.

Αν οργανώσετε καλά το πρόγραμμά σας, θα μεγιστοποιήσετε τον αριθμό των ραντεβού και των προβολών, το οποίο θα έχει άμεση επίδραση στην επιταγή της προμήθειάς σας.

Τα χαρακτηριστικά του καλύτερου λογισμικού διαχείρισης ακινήτων το 2024

Ας αναλύσουμε πώς το λογισμικό για τη διαχείριση ακινήτων μπορεί να απλοποιήσει τις καθημερινές σας ρουτίνες και ποια από τα χαρακτηριστικά του είναι χρήσιμα ειδικά για μεσίτες ακινήτων:

Επιλογή προγραμματισμού εργασίας

Όταν έχετε μια ομάδα που εργάζεται για εσάς, πρέπει να προγραμματίσετε τη δουλειά τους, να διανείμετε το φορτίο και να ελέγχετε τις αναθέσεις τους για να εξασφαλίσετε την άψογη λειτουργία του γραφείου, που σας φέρνει πελατεία και κατά συνέπεια, κέρδος. Η δυνατότητα να κατασκευάσετε βέλτιστα προγράμματα για τους υπαλλήλους σας βάσει της διαθέσιμης και υποβληθείσας διαθεσιμότητας και των προσόντων εργασίας κάθε υπαλλήλου είναι κάτι που μπορείτε να εκτιμήσετε στο σύγχρονο λογισμικό προγραμματισμού ακινήτων. Στο Shifton, για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε όλα τα σχετιζόμενα στοιχεία, όπως τοποθεσία και καθήκοντα, και να μοιραστείτε αναθέσεις με τους υπαλλήλους σας διαδικτυακά, ώστε το προσωπικό σας να έχει όλα όσα χρειάζεται για να εκτελεί τα καλύτερά του σε κινητά τηλέφωνα. Όλοι παίρνουν το μερίδιό τους από τη δουλειά και αποφεύγετε ελλείψεις και επαναλήψεις λόγω της χρησιμοποιούμενης, καλά μελετημένης προγραμματιστικής εφαρμογής ακινήτων.

Ψηφιακά καθήκοντα, φόρμες και λίστες ελέγχου για τις καλύτερες λειτουργίες σας

Όταν έχετε έναν κοινό χώρο για ταυτόχρονη εργασία με την ομάδα σας, μπορείτε να βελτιώσετε όλη τη ροή εργασίας. Επιπλέον, αυτή η επιλογή μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο για τα καθήκοντα των υπαλλήλων σας όσο και για τα προσωπικά σας σχέδια διαχείρισης καθήκοντων.

• Δημιουργείτε γρήγορα καθήκοντα και τα αναθέτετε στους υπαλλήλους σας,
• Διατηρείτε σαφή επισκόπηση της προόδου τους σε πραγματικό χρόνο, απευθείας στο λογισμικό προγραμματισμού ραντεβού ακινήτων. Αυτό μπορεί να είναι οτιδήποτε από συντηρήσεις μιας φοράς έως συνήθεις επιθεωρήσεις και εργασίες καθαριότητας.
• Μπορείτε να προσθέσετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται οι υπάλληλοί σας για να αρχίσουν την εργασία και να την ολοκληρώσουν εγκαίρως, όπως σημειώσεις και προθεσμίες.
• Σε έναν προγραμματιστή ακινήτων όπως το Shifton, μπορείτε να αναπτύξετε προσαρμοσμένες αναφορές, φόρμες και λίστες ελέγχου για να συμπληρώσουν οι υπάλληλοι σας, να χρησιμοποιήσετε ηλεκτρονικές υπογραφές για να επιβεβαιώσετε την ταυτότητα κάθε υπαλλήλου, και να τα υποβάλετε πίσω για την αναθεώρησή σας σε συνεχή βάση και να εξασφαλίσετε συμμόρφωση.

Διαχειριστείτε τις εγκαταστάσεις σας με ευκολία

Όταν διοικείτε ένα μεσιτικό γραφείο, εργάζεστε ως ανεξάρτητος μεσίτης, διεξάγετε επιθεωρήσεις ή είστε σε δουλειά διαχείρισης εγκαταστάσεων, χρειάζεστε πλήρη επίβλεψη όλων των πόρων σας με μια ματιά. Αυτό είναι για το οποίο χρησιμοποιείται το λογισμικό διαχείρισης ακινήτων. Με αυτό, μπορείτε να προσδιορίσετε όλες τις εγκαταστάσεις και τις κατοικίες, να τις προσθέσετε στη λίστα, να τις διαχειριστείτε και να διανείμετε καθήκοντα που αφορούν αυτές τις εγκαταστάσεις στο προσωπικό σας. Τα κύρια οφέλη που παίρνετε από τέτοιες λύσεις είναι τα εξής:

• Μπορείτε να διαχειριστείτε ευέλικτα κάθε εγκατάσταση ή αντικείμενο ακινήτου και να προσδιορίσετε όλες τις πληροφορίες σχετικά με αυτό χρησιμοποιώντας λογισμικό για διαχείριση ακινήτων.
• Μπορείτε να αναθέσετε την πώληση κατοικιών στους υπαλλήλους σας για να διασκορπίσετε τις ευθύνες.

Ασφαλίστε την ασφάλεια και την απόδοση του προσωπικού σας στον τομέα

Το λογισμικό προγραμματισμού αλλαγών ακινήτων σας επιτρέπει να εφοδιάζετε τους μεσίτες, τους πράκτορες, τους επιθεωρητές και το προσωπικό πεδίου σας με τα απαραίτητα εργαλεία για να κάνουν εξαιρετική εργασία, συμπεριλαμβανομένων ψηφιακών φορμών ασφάλειας και ασφαλής εισαγωγή και εξαγωγή από την τοποθεσία. Επιπλέον, όταν το προσωπικό σας βρίσκεται στο πεδίο, δεν χρειάζεται να ξοδεύει χρόνο μετά την ολοκλήρωση των καθηκόντων τους για να αναπτύξουν αναφορές. Στην καλύτερη εφαρμογή για μεσίτες, το Shifton, οι λίστες ελέγχου και οι αναφορές μπορούν να συμπληρωθούν εξ αποστάσεως, από κινητό τηλέφωνο, και ακόμα εν κινήσει, κάτι που απλοποιεί την εργασιακή διαδικασία.

Βελτιώστε την εμπειρία πελατών

Το Shifton, ως ένα παράδειγμα του καλύτερου προγραμματιστή για μεσίτες ακινήτων, παρέχει όλες τις δυνατότητες που χρειάζεστε για να αναβαθμίσετε την εμπειρία πελατών σας σε υψηλότερο επίπεδο λόγω των προηγμένων λειτουργιών που περιλαμβάνουν τα εξής εργαλεία:

• Αυτόματη επιβεβαίωση ραντεβού και υπενθυμίσεις που σας αποτρέπουν από χαμένα ραντεβού.
• Γρήγορος προγραμματισμός αντικατάστασης όταν ένας πράκτορας δεν μπορεί να ολοκληρώσει ένα ραντεβού – μπορείτε να τον αντικαταστήσετε με έναν άλλο υπάλληλο για να βελτιώσετε τη λειτουργία και να διατηρήσετε την αφοσίωση των πελατών.
• Σύζευξη τοποθεσίας για να φτάσετε τους πλησιέστερους μπροστινούς εργάτες σε πελάτες γρήγορα και να εξοικονομήσετε χρόνο και κόστος σε μακρινά ραντεβού.
• Πεδία σχολίων για να μοιραστείτε πληροφορίες από προηγούμενες εργασίες και να παρέχετε άμεση ανατροφοδότηση ενώ οι υπάλληλοί σας είναι στο πεδίο.
• Επιλογές εικονικών συναντήσεων για να αναπτύξετε τις προσπάθειες οικοδόμησης ομάδας σας και να παρέχετε άμεση επικοινωνία με το προσωπικό σε ένα μόνο διαδικτυακό χώρο εργασίας.
• Ένας έξυπνος αντιστοιχιζόμενος εργασίας και αυτοματοποιημένος προγραμματισμός προσωπικού βασισμένος στις επιχειρηματικές προτεραιότητες για τη συνεπή ικανοποίηση των SLA. Για παράδειγμα, επιτρέπει στις εταιρείες αποτίμησης ακινήτων να αναθέτουν γρήγορα διαθέσιμους εργαζόμενους σε νέες δουλειές για να καλύψουν ταρώκα στενά χρονοδιαγράμματα για μεγαλύτερους πελάτες.

Κατά συνέπεια, όταν μεταφέρετε πολυάριθμες λειτουργίες στο διαδικτυακό πεδίο στο λογισμικό προγραμματισμού ραντεβού ακινήτων, λαμβάνετε πολλαπλά οφέλη από τη βελτίωση όλων αυτών των διαδικασιών μέχρι την ταχύτερη ολοκλήρωση συμφωνιών και βελτιωμένη εξυπηρέτηση πελατών.

Ποια είναι τα οφέλη του λογισμικού διαχείρισης ακινήτων για επιχειρήσεις ακινήτων;

Τα κύρια οφέλη της χρήσης ειδικού λογισμικού για τη διαχείριση ακινήτων αναφέρονται στην χρήσιμη του ουσία και τα προσεκτικά σχεδιασμένα εργαλεία που ενσωματώνονται σε αυτό.

• Ενισχύει την αποδοτικότητα αυτοματοποιώντας περίπλοκα και επαναλήψιμα καθημερινά καθήκοντα και διαδικασίες. Αυτό σας επιτρέπει επιπλέον να εξοικονομείτε χρόνο ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στη συνολική εικόνα.
• Σας επιτρέπει να οργανώσετε, να διαχειριστείτε και να παρακολουθήσετε σημαντικές πληροφορίες και διαδικασίες σε μια κεντροποιημένη πλατφόρμα. Επιπλέον, μπορείτε να το μοιραστείτε άμεσα με το προσωπικό σας χρησιμοποιώντας τεχνολογίες νέφους.
• Λειτουργεί υπέρ της ασφάλειας της επιχείρησής σας παρέχοντας μια ασφαλή πλατφόρμα για τη διαχείριση ευαίσθητων πληροφοριών, όπως πληροφορίες ενοικιαστών, προσωπικά δεδομένα πωλητών, αγοραστών, ιδιοκτητών, πληρωμές τους και άλλες ευαίσθητες πληροφορίες. Λόγω του υψηλού επιπέδου προστασίας, η προγραμματιστική εφαρμογή ακινήτων και η αποθήκευσή της στο σύννεφο τα προστατεύει αξιόπιστα από διαρροές.
• Σας παρέχει σε πραγματικό χρόνο πληροφορίες δίνοντάς σας μια σαφή επισκόπηση όλων των δεδομένων που διαχειρίζονται στο σύστημα και παρέχοντας άμεση ανατροφοδότηση από τους εργαζομένους σας. Αυτό σας επιτρέπει να είστε συνεχώς πάνω από τις εργασίες σας και να λαμβάνετε ενημερωμένες αποφάσεις εγκαίρως και με σύνεση.

Οι εποχές που για την επιτυχημένη λειτουργία των ακινήτων, χρειάζεστε μόνο έναν χαρτίγραφο και ένα αριθμομηχανή, έχουν παρέλθει. Σήμερα, για να ξεπεράσετε τους ανταγωνιστές σας και να κερδίσετε περισσότερους πελάτες και επικερδείς συναλλαγές, πρέπει να είστε γρήγοροι, προσανατολισμένοι στον πελάτη, να παρέχετε ευέλικτες και εκσυγχρονισμένες αποφάσεις και να αναπτύξετε συνέργεια στην ομάδα σας. Όλα αυτά μπορούν να επιτευχθούν με τη χρήση υψηλών τεχνολογιών. Το 2024, ένας προγραμματιστής ακινήτων είναι απαραίτητος για πράκτορες και ιδιοκτήτες γραφείων. Περαιτέρω, αν αυτός ο προγραμματιστής είναι τόσο προηγμένος όπως το Shifton, κερδίζετε ακόμη περισσότερα οφέλη και αναπτύσσετε ένα οικοσύστημα που είναι χρήσιμο για την επικοινωνία του προσωπικού σας.

Η εξειδίκευση στο λιανικό εμπόριο είναι εξαιρετικά κερδοφόρα και σε ζήτηση, αλλά έχει πολλά κρυφά αγκάθια που μπορούν να οδηγήσουν σε χαμηλή αποτελεσματικότητα της διαχείρισης λιανικής πώλησης. Δεν υπάρχει λόγος να φοβάστε, καθώς οι συμβουλές διαχείρισης λιανικής από τη Shifton μπορούν να σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε τις προκλήσεις στο δρόμο προς τη μέγιστη-αποτελεσματικότητα στη ροή εργασίας διαχείρισης λιανικής.

Το πρώτο που πρέπει να λάβει υπόψη του ένας αποτελεσματικός διαχειριστής στη λιανική είναι ότι αυτή η επιχείρηση απαιτεί από εσάς να διαχειριστείτε μια ποικιλόμορφη γκάμα πραγμάτων και διαδικασιών καθημερινά. Σκεφτείτε το σαν μια αδιάκοπη ροή νερού που πρέπει να διαχειριστείτε. Αυτή η ροή περιλαμβάνει την εποπτεία όλων των υπαλλήλων του καταστήματος, την ανάθεση πολλαπλών καθηκόντων σε αυτούς, τη διαχείριση της ολοκλήρωσής τους και ταυτόχρονα, το να αποτελείτε μέρος μιας ομάδας για να παρέχετε συνέργεια. Φαίνεται λίγο φανταστικό; Είναι πραγματικό όταν έχετε υποστηρικτικές πληροφορίες και ξέρετε πώς να συνενώσετε το έργο της ομάδας σας στη λιανική. Η Shifton μοιράζεται τις πιο αποτελεσματικές συμβουλές διαχείρισης προσωπικού λιανικής για να σας βοηθήσει σε αυτό.

Τι είναι ένας διευθυντής λιανικής και ποια καθήκοντα εκτελεί;

Ένας διευθυντής λιανικής είναι κάποιος που διαχειρίζεται ένα κατάστημα λιανικής, βοηθά στη διαχείριση ή διαχειρίζεται ένα συγκεκριμένο τμήμα. Δεδομένου ότι τα καταστήματα λιανικής μπορεί να ποικίλλουν σε μέγεθος από μικρές επιχειρήσεις με λίγα τετραγωνικά μέτρα βιτρίνες έως μεγάλες αποθήκες, εμπορικά κέντρα και σούπερ μάρκετ που ανήκουν σε μεγάλες επιχειρήσεις, τα καθήκοντα και οι εργασίες ενός διευθυντή λιανικής μπορεί να διαφέρουν. Επιπλέον, διαφέρουν επίσης από μέρα σε μέρα ανάλογα με το τρέχον φορτίο σε ένα σημείο πώλησης ή ένα τμήμα, τη ροή των πελατών και ακόμα και εποχιακά.

Ωστόσο, πιο συνήθως, το να είναι κάποιος διευθυντής λιανικής περιλαμβάνει τις ακόλουθες εργασίες διαχείρισης προσωπικού λιανικής:

• οργάνωση του περιβάλλοντος του καταστήματος για να είναι εργονομικό και ελκυστικό για τους πελάτες;
• διαχείριση των υπαλλήλων του καταστήματος, των εργασιών και των αποτελεσμάτων τους;
• διατήρηση και παρακολούθηση των εμπορευμάτων που είναι διαθέσιμα σε απόθεμα;
• παρακολούθηση, μείωση και πρόληψη απωλειών από κλοπές;
• εξυπηρέτηση πελατών που εξαρτάται από τη βοήθειά σας;
• παρακολούθηση πωλήσεων σε καθορισμένες περιόδους και παροχή αναφορών σε ανώτατα στελέχη.

Συνοπτικά, ένας διευθυντής λιανικής είναι ένας υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για τη συνολική λειτουργικότητα και αποτελεσματικότητα ενός σημείου πώλησης.

Πώς να γίνετε καλός διευθυντής λιανικής

Σας προσφέρουμε μερικές συμβουλές που ταιριάζουν σε διευθυντές λιανικής οποιουδήποτε τύπου και μεγέθους επιχείρησης και παρέχουν αποτελεσματική διαχείριση προσωπικού λιανικής όταν εφαρμοστούν.

Ο προγραμματισμός στη λιανική είναι απαραίτητος!

Το σημείο πώλησής σας πρέπει να λειτουργεί με ακρίβεια για να αποφέρει κέρδος. Για αυτό, χρειάζεστε το προσωπικό σας να ξεκινά τη δουλειά του έγκαιρα και να εργάζεται ταυτόχρονα. Έτσι, ακόμα και για ένα μικρό παντοπωλείο, πρέπει να παρέχετε σωστό προγραμματισμό στη λιανική. Και οι τακτικές και λογικές εναλλαγές σε σούπερ μάρκετ ή εμπορικά κέντρα είναι πραγματικά απαραίτητες.

Αν και ο προγραμματισμός στη βιομηχανία λιανικής μπορεί να είναι εφιάλτης, η λύση είναι απλή και ενσωματώνεται στο σύγχρονο λογισμικό προγραμματισμού λιανικής. Με αυτό, δεν χρειάζεται να κρατάτε στο μυαλό σας τεράστιους όγκους δεδομένων ή να τα γράφετε σε πίνακες σε χαρτί για να αποφασίσετε για αιτήματα άδειας, διακοπές, έκτακτες καταστάσεις, πολυάσχολες εποχές, χαλαρές εποχές, ασθενείς εποχές, κ.λπ. Αντίθετα, χρησιμοποιείτε ένα αυτοματοποιημένο εργαλείο και μπορείτε να συμπληρώσετε νέες μεταβλητές και δεδομένα σε αυτό εν κινήσει.

Χρησιμοποιώντας έναν κατάλληλο προγραμματιστή λιανικής, μπορείτε να εκτελέσετε πολλαπλές εργασίες ταυτόχρονα.

• Αποφασίζοντας την καλύτερη συνδυασμό υπαλλήλων για κάθε βάρδια για να κάνετε την εργασία τους πιο αποτελεσματική και φιλική προς τον πελάτη. Μπορείτε να επιλέξετε ομάδες για τη βάρδια βάσει των δεξιοτήτων τους, της σκληρής δουλειάς τους και της συνέργειας που έχουν.
• Ένας προγραμματιστής λιανικής όπως ο Shifton απλοποιεί τη διαδικασία προγραμματισμού παρέχοντας ειδοποιήσεις και προτάσεις, ώστε να μπορείτε να αποφύγετε διπλές κρατήσεις, συγκρούσεις και τον προγραμματισμό κάποιου όταν δεν μπορεί να εργαστεί. Βελτιστοποιείτε τα ωράρια βάρδιας με μερικές κινήσεις και δημιουργείτε άμεσα ιδανικά ωράρια βάρδιας.
• Η διανομή ωραρίων και βαρδιών είναι επίσης δουλειά του λογισμικού προγραμματισμού υπαλλήλων λιανικής. Η ομάδα σας έχει πρόσβαση στον πίνακα ελέγχου της εφαρμογής και μπορεί εύκολα να λάβει πληροφορίες για το πότε είναι η βάρδιά τους ή να προτείνει αλλαγές αν έχουν εμπόδια. Μπορείτε να οργανώσετε τα πάντα στο σύννεφο ώστε να είναι διαθέσιμα παντού, ανά πάσα στιγμή, και ειδοποιεί άμεσα την ομάδα λιανικής σας για οποιεσδήποτε αλλαγές. Κάθε υπάλληλος μπορεί να προτείνει αλλαγές στο πρόγραμμα, να ανταλλάσσει ανεξάρτητα βάρδιες, να λαμβάνει ειδοποιήσεις για αλλαγές στο πρόγραμμα εργασίας.

Το καλύτερο λογισμικό προγραμματισμού υπαλλήλων για τη λιανική αυτοματοποιεί όλα όσα μπορούν να αυτοματοποιηθούν, από τις αναθέσεις βαρδιών έως τους υπολογισμούς μισθών και εργάσιμων ωρών για κάθε υπάλληλο και για την ομάδα συνολικά. Μπορείτε να δημιουργήσετε αυτόματα ένα ιδανικό πρόγραμμα περιστροφής για υπαλλήλους καταστημάτων, ταμίες, φύλακες, φορτωτές και προσωπικό πώλησης με αυτόματο συντονισμό αλλαγών βάρδιας και ανάθεσης βαρδιών σε υπαλλήλους, συμπεριλαμβανομένων των υπερωριών.

Καθήκοντα διευθυντή λιανικής

Η διαχείριση εργασιών είναι επίσης μέρος των καθολικών ρουτινών διαχείρισης προσωπικού λιανικής. Πρέπει να επισημάνετε τις καθημερινές εργασίες, να αποφασίσετε για τους εκτελεστές τους, να παρακολουθείτε την ολοκλήρωσή τους και να αναφέρετε τα αποτελέσματα. Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ίδιο προγραμματιστή λιανικής ως λογισμικό διαχείρισης εργασιών λιανικής. Περιλαμβάνει εργασίες που πρέπει να αναθέσετε στους υπαλλήλους που διαχειρίζεστε, και εκτός αυτού, μπορείτε να προγραμματίσετε τις ημέρες σας και να παρέχετε λίστες ελέγχου για τον εαυτό σας για να μην χάσετε τίποτα. Μπορείτε να ορίσετε προτεραιότητες, να ελέγξετε την ολοκλήρωση κάθε ανάθεσης και να παρέχετε ειδοποιήσεις για κρίσιμα σημαντικές εργασίες και χρονοδιαγράμματα, τόσο για εσάς όσο και για το προσωπικό σας.

Χρήση αποτελεσματικής διαχείρισης χρόνου

Όταν είπαμε ότι η θέση λιανικής πρέπει να λειτουργεί με ακρίβεια, αναφερόμασταν και στην αποτελεσματική διαχείριση χρόνου. Αν οι βοηθοί του καταστήματός σας καθυστερούν συνεχώς, οι κούριερ δεν διαχειρίζονται έγκαιρη παράδοση ή το προσωπικό της αποθήκης σας ξεχνά να προμηθεύσει αποθέματα, τι συμβαίνει τότε; Ένα πραγματικό χάος! Ωστόσο, μπορεί επίσης να αυτοματοποιηθεί για να μετριαστούν οι κίνδυνοι που αναφέραμε. Πρέπει να εφαρμόσετε λογισμικό διαχείρισης χρόνου και παρουσιών για τη λιανική. Η Shifton προσφέρει αυτή την ευκαιρία στο λογισμικό προγραμματισμού λιανικής της για μεγάλες επιχειρήσεις. Το ίδιο ισχύει και για περιόδους αδράνειας, όπου υπάρχουν λιγότεροι πελάτες και οι περισσότεροι υπάλληλοι δεν είναι απασχολημένοι με τη ροή εργασίας. Η καλή διαχείριση χρόνου είναι αυτή που σας επιτρέπει να παρέχετε ευέλικτες λύσεις για την ομάδα σας: πότε χρειάζεται να ξεκινήσουν να εργάζονται, πότε χρειάζεται να έχετε περισσότερο προσωπικό στο κατάστημα για να αντιμετωπίσετε έντονη ροή πελατών και πότε μπορείτε να τους παρέχετε ημέρες άδειας χωρίς καμία απώλεια στην αποτελεσματικότητα του καταστήματος. Απλά δοκιμάστε να παρέχετε διαχείριση χρόνου στη Shifton και μπορεί να εκπλαγείτε με το πόσο εύκολο είναι όταν αυτοματοποιείται και απλοποιείται.

Προσλάβετε μία υψηλής ποιότητας ομάδα

Η αποτελεσματικότητα του καταστήματος ή του τμήματος σας ξεκινά με την ομάδα σας. Μπορείτε να έχετε μερικούς βοηθούς διευθυντές, αν διαχειρίζεστε ένα μεγάλο τμήμα για να αναθέτετε εργασίες πρόσληψης και αναζήτησης προσωπικού, και μπορείτε να χρησιμοποιείτε λογισμικό προγραμματισμού λιανικής για να ελέγχετε την αποδοτικότητα κάθε εργαζομένου για να τους αντικαταστήσετε εάν δεν ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις σας ή εργάζονται χαλάρα.

Χρησιμοποιήστε λογισμικό προγραμματισμού λιανικής

Όπως μπορείτε να δείτε, πολλαπλές ρουτίνες διαχείρισης λιανικής μπορούν να διευκολυνθούν από το λογισμικό προγραμματισμού υπαλλήλων λιανικής. Με αυτό το λογισμικό, παρέχετε υψηλότερα αποτελέσματα στις ακόλουθες περιοχές:

• διαχείριση προγράμματος υπαλλήλων;
• ανάλυση καθημερινών πωλήσεων;
• παρακολούθηση αδειών υπαλλήλων;
• παροχή αποτελεσματικής διαχείρισης εργασιών για εσάς και κάθε υπάλληλο.

Από μια ευρύτερη προοπτική, μπορεί να σας βοηθήσει να σχεδιάσετε μία αποτελεσματική στρατηγική διαχείρισης και να θέσετε στόχους για κάθε σημείο πώλησης που είναι επιτεύξιμοι και λογικοί.

Εστιάστε στο τραφικ του καταστήματος σας

Η κίνηση σε ένα σημείο πώλησης είναι αυτό που δείχνει την κερδοφορία του. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό για να καταμετράτε πελάτες και να εξάγετε αναφορές για τις πολυάσχολες ώρες. Γνωρίζοντας την κυκλοφορία του καταστήματός σας και πότε είστε πιο πολυάσχολοι, μπορείτε να είστε πιο προετοιμασμένοι και να αποτρέψετε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης σε κρίσιμες ημερομηνίες, δηλαδή σε αργίες, μαύρες Παρασκευές ή περιόδους εκπτώσεων. Μπορεί να σας βοηθήσει να προγραμματίσετε επαρκές προσωπικό για την αναμενόμενη ποσότητα πελατών σας και να αποφύγετε να κανονίσετε μεγάλες οργανωτικές εργασίες ή ανεφοδιασμούς για ώρες όπου το κατάστημα θα είναι γεμάτο πελάτες.

Παρέχετε άμεση παρακολούθηση δεδομένων

Η διαχείριση λιανικής βασίζεται στους αριθμούς: πωλήσεις, επισκέπτες, εμπορεύματα σε απόθεμα, πωληθέντα αγαθά, έσοδα και δαπάνες συντήρησης, αποτελούν το σύνολο της ροής εργασίας. Όλα αυτά τα δεδομένα απαιτούν την προσοχή σας και ακριβείς υπολογισμούς. Χειροκίνητα, είναι μια εξαντλητική εργασία, αλλά πρέπει ακόμα να γίνει. Όταν χρησιμοποιείτε λογισμικό προγραμματισμού λιανικής, μπορείτε να κρατάτε όλα τα δεδομένα σε ένα μέρος, να τα διαχειρίζεστε και να παρέχετε αναφορές που δείχνουν τα αποτελέσματα της διαχείρισής σας σε αριθμούς.

Ποια δεδομένα να ελέγξετε και να επεξεργαστείτε;

• Αριθμός πελατών;
• Επίπεδα πωλήσεων;
• Αριθμός πωληθέντων αγαθών κατά καθορισμένες περιόδους;
• Ώρες εργασίας για κάθε υπάλληλο;
• Υπερωρίες;
• Ώρες αιχμής στο κατάστημά σας.

Στη συνέχεια, μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτά τα δεδομένα για να αναλύσετε το συνολικό έργο και να το βελτιώσετε όταν χρειάζεται.

Πώς να βελτιώσετε τη διαχείριση μιας ομάδας λιανικής;

Η αποτελεσματική διαχείριση ομάδων στη βιομηχανία λιανικής μπορεί να κάνει τη διαφορά στην ικανοποίηση των πελατών και στην επιτυχία της επιχείρησης γενικότερα. Να μερικές επιπλέον συμβουλές:

• Παρέχετε το καλύτερο πρότυπο προγραμματισμού (όπως 2/2, 3/3, 1/3, 5/2), ανάλογα με τις συγκεκριμένες ανάγκες του καταστήματός σας. Μην διστάζετε να δοκιμάσετε μερικά από αυτά για να αποφασίσετε ποιο είναι το καλύτερο.
• Ορίστε σαφή καθήκοντα και ενημερώστε το προσωπικό σας για αυτά. Μπορείτε να δημιουργήσετε αναθέσεις εργασιών για υπαλλήλους σε ένα περιβάλλον στο σύννεφο χρησιμοποιώντας τον προγραμματιστή λιανικής. Εκτός αυτού, μην ξεχνάτε να παρακολουθείτε αυτές τις εργασίες και να παρέχετε λίστες ελέγχου και καταστάσεις εργασιών για αυτές. Το λογισμικό προγραμματισμού υπαλλήλων Shifton σας παρέχει όλες αυτές τις λειτουργίες.
• Στείλτε αυτόματες ειδοποιήσεις push και υπενθυμίσεις στο προσωπικό σας για να το ειδοποιείτε και να αποτρέπετε την απουσία από βάρδιες ή ξεπερασμένες αναθέσεις.
• Μην παραμένετε κολλημένοι στον χώρο του γραφείου σας. Ανταλλάξτε βάρδιες, Σαββατοκύριακα και ημέρες ασθενείας online για να εξοικονομήσετε χρόνο και να παραμένετε κινητοί.
• Κινήστε το προσωπικό σας με επιβραβεύσεις για υπερωρίες – μπορείτε να τις υπολογίσετε εύκολα στο λογισμικό προγραμματισμού υπαλλήλων.
• Εργαστείτε με διαλείμματα για να αποφύγετε ταυτόχρονα διαλείμματα στην ομάδα σας. Δημιουργήστε προγραμματισμένα διαλείμματα ή ορίστε όρια στον αριθμό και τη διάρκεια των διαλειμμάτων για να διασφαλίσετε ότι στο περιβάλλον του καταστήματος θα υπάρχει πάντα αρκετό προσωπικό για την εξυπηρέτηση πελατών.
• Εργαστείτε με την προσέλευση για να κατανοήσετε πότε ακριβώς ένα άτομο ξεκινά και τελειώνει τη βάρδια. Αν εντοπίζετε συνεχώς καθυστερήσεις από το προσωπικό σας, μπορείτε να εφαρμόσετε ποινές για κακή εργασία όπως υπολογίζετε τα μπόνους.

Απλοποιήστε τον Προγραμματισμό

Με μία αξιόπιστη εφαρμογή επικοινωνίας υπαλλήλων, μπορείτε να προγραμματίσετε το προσωπικό πιο αποτελεσματικά με τους ακόλουθους τρόπους:

• Αναθέστε βάρδιες στο προσωπικό βάσει του ρόλου εργασίας και της διαθεσιμότητας.
• Χρησιμοποιήστε μεταφορά με σύρσιμο, αναθέστε βάρδιες μαζικά, ορίστε επαναλαμβανόμενες βάρδιες, δημιουργήστε προσαρμόσιμα πρότυπα και επιτρέψτε ακόμη και στο προσωπικό να αναλάβει διαθέσιμες ανοιχτές βάρδιες.
• Αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις push ώστε το προσωπικό να μπορεί να αποδεχθεί ή να απορρίψει βάρδιες απευθείας από τις κινητές συσκευές τους.
• Συμπεριλάβετε εργασίες βαρδιών, σημειώσεις και ακόμη και αρχεία μέσα στο πρόγραμμα έτσι ώστε οι υπάλληλοι να ξέρουν ακριβώς τι να κάνουν με την άφιξη στην εργασία.
• Πλήρης εποπτεία πάνω στον συνεργατικό προγραμματισμό προσωπικού σε πραγματικό χρόνο, ακόμα και εν κινήσει.

Το να είσαι αποτελεσματικός διευθυντής λιανικής δεν είναι αδύνατο εγχείρημα, είτε διευθύνετε ένα μικρό κατάστημα είτε ένα πλήρες τμήμα λιανικής. Απλά θυμηθείτε ότι η αποδοτικότητά σας βασίζεται σε τρεις πυλώνες, οι οποίοι είναι οι εξής:

• Εκτενής προγραμματισμός και διαχείριση χρόνου.
• Αποτελεσματική πρόσληψη για τη δημιουργία της καλύτερης ομάδας.
• Άψογο λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού που βοηθά με τις περισσότερες καθημερινές εργασίες ρουτίνας.

Αν τα δύο πρώτα είναι κυρίως δική σας ευθύνη, το Shifton μπορεί να σας παρέχει τον τρίτο πυλώνα για να κάνετε τη διαχείριση σας απλούστερη, χρονο-αποδοτική και αποτελεσματική.

Έχετε ποτέ αντιμετωπίσει ένα προϊόν όπως μια εφαρμογή προγραμμάτων εστιατορίου; Αν όχι, ίσως είναι καιρός να εξετάσετε ποιες διαδικασίες, αναθέσεις και ρουτίνες μπορούν να εκτελεστούν με τη βοήθεια ειδικού λογισμικού για τη διαχείριση προσωπικού σε εστιατόρια. Αποκτήστε την εμπειρία από τους προγραμματιστές του Shifton για να εφαρμόσετε τις καλύτερες λειτουργίες τέτοιων προϊόντων στη ροή εργασίας σας.

Η δουλειά ενός διευθυντή εστιατορίου είναι μια ατελείωτη διαδρομή. Πρέπει να διαχειριστείτε πολλά καθήκοντα ταυτόχρονα, ελέγχοντας πολυάριθμο προσωπικό από σεφ και βοηθούς σεφ μέχρι κούριερ, προμηθευτές, καθαριστές, κτλ. Επιπλέον, πολυάριθμα έκτακτα περιστατικά μπορούν να σας εκτροχιάσουν από τη διαδικασία, και είναι αποκλειστικά δική σας ευθύνη, αν και οι κανονικές εργασίες δεν μπορούν επίσης να καθυστερήσουν. Όλα αυτά, πέρα από τις καθημερινές εργασίες από τον προγραμματισμό έως τη μισθοδοσία και την αναφορά, μπορούν να σας προκαλέσουν.

Ωστόσο, δεν είστε μόνοι σε αυτήν την ατελείωτη ρουτίνα, καθώς το Shifton φροντίζει τους διευθυντές εστιατορίων να κάνουν τη ζωή τους πιο εύκολη με τη βοήθεια ενός μοναδικού εργαλείου που μπορεί να είναι το κλειδί για εσάς.

Πιθανώς δεν θα εκπλαγείτε από την αυτοματοποίηση στον τομέα της εστίασης. Ωστόσο, μια ειδική εφαρμογή για τη διαχείριση εστιατορίων μπορεί να σας βοηθήσει να αρχίσετε να περνάτε περισσότερο χρόνο κάνοντας ό,τι αγαπάτε και να εξοικονομείτε τα νευρικά σας κύτταρα.

Συμβουλές διαχείρισης εστιατορίου για οφέλη ευτυχισμένων υπαλλήλων

Είτε χρησιμοποιείτε προβλέψεις πωλήσεων και στόχους εργασίας για να δημιουργήσετε προγράμματα εργαζομένων εστιατορίου είτε επεξεργάζεστε τη μισθοδοσία, το Shifton σας δίνει τα εργαλεία που χρειάζεστε σε κάθε βήμα της διαδικασίας. Με τη βοήθεια της εφαρμογής προγραμματισμού του Shifton για εστιατόρια, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε και να εκτελείτε τις παρακάτω διαδικασίες με απλοποιημένο τρόπο:

• Παρακολούθηση ωρών εργασίας με ακρίβεια για κάθε υπάλληλο·
• Μείωση της κλοπής χρόνου και της συνεννόησης μεταξύ των υπαλλήλων στο εστιατόριό σας·
• Ενδυνάμωση των μελών της ομάδας σας για να προσφέρουν στους πελάτες σας την καλύτερη δυνατή εξυπηρέτηση.

Το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε για να έχετε μια ευτυχισμένη ομάδα είναι να επικοινωνείτε μαζί τους. Σε ό,τι αφορά ένα μόνο εστιατόριο, είναι ήδη περίπλοκο γιατί όλοι βρίσκονται σε κίνηση. Τι να πείτε για δικτυωμένες εγκαταστάσεις τότε; Με την εφαρμογή διαχείρισης εστιατορίου του Shifton, παρέχετε στο προσωπικό σας ένα κανάλι επικοινωνίας για να επικοινωνούν μεταξύ τους κι εσάς. Μπορείτε να παρακολουθείτε σε πραγματικό χρόνο πώς η επικοινωνία σε ένα κοινό περιβάλλον βοηθά στη μείωση της παρεξήγησης, και έτσι, των πολυάριθμων μειονεκτημάτων, και πώς κερδίζετε μεγαλύτερη πίστη από το προσωπικό σας και τους κάνει πιο ευτυχισμένους ενώ η εργασία τους παραμένει η ίδια.

Βελτιώστε την απόδοση του προσωπικού σας με συμβουλές προγράμματος εργασίας

Για ένα εστιατόριο, η κατοχή ενός καθαρού και μελετημένου προγράμματος είναι απαραίτητη. Χρειάζεστε οι σεφ σας και οι βοηθοί τους να είναι στη δουλειά τη σωστή ώρα. Υποθέστε ότι δεν προγραμματίζετε οι καθαριστές σας να αρχίσουν να προετοιμάζουν την αίθουσα του εστιατορίου για να συναντήσουν τους επισκέπτες στην πλήρη του αίγλη. Χρειάζεστε οι σερβιτόροι σας να είναι έτοιμοι εγκαίρως να αρχίσουν να εξυπηρετούν πελάτες. Η φήμη σας είναι σε κίνδυνο αν οποιοδήποτε μέρος αυτής της λειτουργίας αποτύχει λόγω λαθών προγραμματισμού.

Η χρήση ενός αυτοματοποιημένου προγραμματιστή προσωπικού εστιατορίου είναι ένα μαγικό κλειδί. Αυτό βοηθά στην αύξηση της παραγωγικότητας των υπαλλήλων και στην ενίσχυση των εσόδων σας. Ας εξετάσουμε πώς να αποφασίσουμε για το είδος του προγράμματος για την εγκατάστασή σας και ποιες συμβουλές να χρησιμοποιήσουμε για να λειτουργήσει απρόσκοπτα.

Λογισμικό προγραμματισμού για εστιατόρια

Με τη βοήθεια του λογισμικού για τη διαχείριση προσωπικού, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα βασικό σύνολο πολιτικών προγραμματισμού και να τις ακολουθήσετε. Αυτό αποτελεί τη βάση για όλη τη λειτουργία και σας βοηθά να διαχειρίζεστε πόσο νωρίς θα δημοσιεύετε τα προγράμματα και πόσο νωρίς οι υπάλληλοι πρέπει να κάνουν αιτήματα για άδεια. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τον καθορισμό ελάχιστων ωρών για κάθε υπάλληλο ή να ορίσετε συγκεκριμένες βάρδιες ως υψηλής κυκλοφορίας (και έτσι καλύτερες για φιλοδωρήματα) χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή προγραμματισμού για εστιατόρια.

Ως αποτέλεσμα:

• Παρέχετε στην ομάδα σας μια σαφή εικόνα της μελλοντικής τους εργασίας και τον αριθμό βαρδιών/εργάσιμων ωρών που πρέπει να εργαστούν.
• Δείχνετε ότι είστε καλοί στη διαχείριση χρόνου και έτσι, επιβεβαιώνετε την επαγγελματικότητά σας στα μάτια των εργαζομένων.
• Κινητοποιείτε το προσωπικό σας να επιλέξει βάρδιες υψηλής κυκλοφορίας για να λάβει περισσότερα φιλοδωρήματα.

Αφοσίωση των εργαζομένων

Εδώ φτάνουμε στο επόμενο βήμα. Πρέπει να διατηρήσετε την υψηλότερη αφοσίωση της ομάδας σας για να διασφαλίσετε την απρόσκοπτη λειτουργία του εστιατορίου σας. Με ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης εστιατορίων, μπορείτε να δώσετε στην ομάδα σας άμεση ανατροφοδότηση για την απόδοσή τους, και έγκαιρες συμβουλές και σχόλια. Το λογισμικό διαχείρισης εστιατορίων όπως το Shifton παρέχει στους διαχειριστές και στους υπαλλήλους ένα βολικό κανάλι επικοινωνίας και βοηθά την ομάδα σας να νιώθει υποστηριζόμενη και αφοσιωμένη στη δουλειά.

Διατήρηση προσωπικού

Στην επιχείρηση εστιατορίων, η αλλαγή προσωπικού φαίνεται φυσική, αλλά είναι ταυτόχρονα μια μεγάλη πρόκληση, καθώς δύσκολα βρίσκετε και προσλαμβάνετε πραγματικούς επαγγελματίες που δεν θα σας απογοητεύσουν. Η αποτελεσματική λειτουργία του εστιατορίου σας είναι να δείξετε στους υπαλλήλους σας ότι σέβεστε τον χρόνο τους και εκτιμάτε το ταλέντο τους, ώστε να τους κάνετε αφοσιωμένους και πιστούς στη δουλειά τους. Ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης εστιατορίου είναι ένα βασικό μέρος της δημιουργίας ενός θετικού περιβάλλοντος. Ως εκ τούτου, μην παραμελείτε το προσωπικό που έχετε, αλλά ταυτόχρονα, αξιολογήστε την απόδοσή τους για να αποφασίσετε αν θα ενισχύσετε την ομάδα με νέους υπαλλήλους ή αν θα ενθαρρύνετε το τρέχον προσωπικό σας να δουλέψει καλύτερα. Με το λογισμικό του Shifton για τη διαχείριση εστιατορίων, μπορείτε να ελέγξετε και να αξιολογήσετε την απόδοση κάθε εργαζομένου χρησιμοποιώντας πολλαπλές παραμέτρους, όπως ώρες εργασίας, υπερωρίες, επίπεδα ικανοποίησης πελατών, κλπ.

Γρήγορες ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις

Θέλετε το προσωπικό σας να εκτελεί άψογα τα καθήκοντά του; Είναι ζωτικής σημασίας να ανταποκριθούν στις πολλαπλές εργασίες που θέσατε; Μην αφήνετε ούτε μια ευκαιρία να χάσουν κάτι ή να ξεχάσουν τις αναθέσεις. Οι αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις βάρδιας που είναι ενσωματωμένες σε λογισμικό προγραμματισμού για εστιατόρια μπορούν να μειώσουν σημαντικά τις μη εμφανίσεις ή τις χαμένες εργασίες. Απλά αναπτύξτε κείμενα ειδοποίησης ή αναδυόμενες ειδοποιήσεις και προσαρμόστε τις ρυθμίσεις για να τις στέλνετε στις κινητές συσκευές των υπαλλήλων σε καθορισμένο χρόνο. Το ίδιο ισχύει για μηνύματα ειδοποίησης σε περίπτωση έκτακτων αναγκών, ειδοποιήσεις για εταιρικές εκδηλώσεις ή μελλοντικές συναντήσεις ανάπτυξης ομάδας αν τις διοργανώνετε.

Συλλέξτε δεδομένα και χρησιμοποιήστε τα προσεκτικά

Στο τέλος της κάθε ημέρας, σημειώστε πώς το προσωπικό σας ανταποκρίθηκε στις καθημερινές ρουτίνες, ποιες αδυναμίες ήταν κρίσιμες, και ποιες εργασίες απαιτούσαν ανταμοιβή. Μπορείτε επίσης να αναλύσετε την αποτελεσματικότητα της κάθε βάρδιας για να εξετάσετε αν η κατάσταση είναι σταθερά υπερφορτωμένη ή υποφορτωμένη κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης βάρδιας. Όλα αυτά τα δεδομένα παρακολουθούνται εύκολα στο σύστημα του Shifton για τη διαχείριση εστιατορίων. Απλά πάρτε τα και χρησιμοποιήστε αυτά τα δεδομένα για να προσαρμόσετε ανάλογα το πρόγραμμά σας, να χτίσετε τη στρατηγική διαχείρισής σας, και να αναφέρετε τα αποτελέσματα στον ιδιοκτήτη του εστιατορίου.

Βελτιώστε την παραγωγικότητα με σύγχρονες τεχνολογικές λύσεις ενσωματωμένες στην εφαρμογή προγραμματισμού εστιατορίου Shifton

Τα εργαλεία διαχείρισης εστιατορίου ωφελούν ολόκληρη την ομάδα σας, από υποδοχείς και σερβιτόρους μέχρι σεφ. Όταν διατηρείτε υψηλότερη απόδοση λειτουργιών και απλοποιημένη επικοινωνία χρησιμοποιώντας λύσεις λογισμικού, αυτό έχει ως αποτέλεσμα ένα λιγότερο αγχωτικό περιβάλλον εργασίας για όλους.

Ποιες τεχνολογίες είναι φρουροί της εστιατορικής επιχείρησης; Ας το εξετάσουμε.

Λογισμικό προγραμματισμού εργαζομένων

Με τη βοήθεια της αυτοματοποίησης, μπορείτε να ξεχάσετε την κουραστική εργασία με υπολογιστικά φύλλα, πίνακες, χρονοδιαγράμματα σε χαρτί και σχέδια.

Αντίθετα, το λογισμικό προγραμματισμού εργαζομένων εστιατορίου που βασίζεται σε τεχνολογίες cloud, παρέχει σε εσάς και το προσωπικό σας τις εξής λειτουργίες:

• Γρήγορη ανάπτυξη προγράμματος με λίγα κλικ, διαθέσιμη στο Shifton υπό τη μορφή βολικών προτύπων.
• Εύκολη διανομή πληροφοριών σχετικά με προγράμματα και βάρδιες μεταξύ των υπαλλήλων σας.
• Ευέλικτες προσαρμογές και αλλαγές στο πρόγραμμα, που μπορείτε να παρέχετε διαδικτυακά από οποιοδήποτε μέρος του κόσμου.
• Η ευκολία στην παρακολούθηση ωρών εργασίας, υπερωριών, χαμένων βαρδιών ή αργιών.

Λογισμικό διαχείρισης εργασιών

Ο καθορισμός καθηκόντων με τη χρήση ειδικού λογισμικού διαχείρισης προσωπικού; Αυτός είναι πράγματι ο καλύτερος τρόπος για να διατηρήσετε το εστιατόριό σας να λειτουργεί ομαλά. Στο Shifton, μπορείτε να φτιάξετε λίστες ελέγχου για κάθε εργαζόμενο από τον σεφ έως τον σερβιτόρο και να ελέγχετε την ολοκλήρωσή τους. Από τον καθαρισμό των επιφανειών μέχρι την αναπλήρωση απολυμαντικών, είναι εύκολο τα καθήκοντα να χαθούν στην ανακατωσούρα.

Εκεί έρχεται το λογισμικό διαχείρισης εργασιών.

• Είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να απλοποιήσετε τα καθήκοντά σας, με ξεχωριστές λίστες ελέγχου για κάθε ρόλο και βάρδια.
• Σας επιτρέπει να παρακολουθείτε την παραγωγικότητα της ομάδας σας.
• Βοηθά στη μείωση των λαθών και στον έλεγχο χαμένων ή ξεχασμένων εργασιών. Το λογισμικό διαχείρισης εργασιών διατηρεί ιστορικά δεδομένα των ολοκληρωμένων εργασιών, ώστε να μπορείτε να τα επιθεωρείτε και να λαμβάνετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε.

Εργαλεία επικοινωνίας προσωπικού

Όταν πρόκειται για την επικοινωνία προσωπικού, τα μηνύματα κειμένου και οι τηλεφωνικές κλήσεις είναι τα πιο δημοφιλή κανάλια επικοινωνίας. Ωστόσο, δεν είναι καλές για εστιατόρια όπου κάθε εργαζόμενος παραμένει σε κίνηση και δεν έχει χρόνο να ελέγξει SMS ή να απαντήσει σε κλήσεις. Η καλύτερη ιδέα είναι να παρέχετε στους εργαζόμενους σας ένα κοινό περιβάλλον για επικοινωνία με εσάς και μεταξύ τους. Σε ό,τι αφορά ένα σύστημα διαχείρισης εστιατορίων, αυτό είναι χρήσιμο για τους εξής λόγους:

• Μπορείτε να επικοινωνήσετε με κάθε εργαζόμενο με ευκολία.
• Μπορούν να επικοινωνούν μεταξύ τους για να αποφύγουν τις παρεξηγήσεις και τις μυστικές συμφωνίες.
• Μπορείτε να παρακολουθείτε όλη τη διαδικασία εργασίας απλά ελέγχοντας τις πληροφορίες που οι εργαζόμενοί σας μοιράζονται με τους άλλους. Αν κάτι πάει στραβά, είστε από τους πρώτους που το μαθαίνουν.

Το Shifton παρέχει ένα ασφαλές, επιχειρηματικό εργαλείο επικοινωνίας που σας επιτρέπει να μοιράζεστε χρονοδιαγράμματα και ανακοινώσεις άμεσα. Επίσης, καθιστά πιο εύκολο για τους υπαλλήλους σας να ζητήσουν άδειες και να ασχολούνται με ζητήματα μισθοδοσίας όπως οι απουσίες.

Τήρηση χρόνου στα εστιατόρια

Το λογισμικό τήρησης χρόνου για εστιατόρια είναι ένα απαραίτητο εργαλείο. Με λογισμικό καταγραφής χρόνου, οι υπάλληλοι καταγράφουν την είσοδο και την έξοδο με το πάτημα ενός κουμπιού. Επιπλέον, το λογισμικό συγχρονίζεται άμεσα με τη μισθοδοσία σας για αυτόματο υπολογισμό των ωρών εργασίας.

Το λογισμικό καταγραφής ώρας για εστιατόρια μπορεί επίσης να βοηθήσει στην πρόληψη πρώιμων εγγραφών, μειώνοντας το κόστος εργασίας. Λύνει το πρόβλημα με επιβαλλόμενες διακοπές και διάρκεια βαρδιών. Το λογισμικό θα υπολογίσει τα υπερωρίες γρήγορα και θα κρατήσει ασφαλή αρχεία των ωρών εργασίας της ομάδας σας.

Αυτοματοποίηση μισθοδοσίας

Η χρήση λογισμικού διαχείρισης προσωπικού εστιατορίου αποτελεί μια εξαιρετική εναλλακτική λύση αντί της πρόσληψης ενός ειδικού μισθοδοσίας ή της παροχής επιπλέον φόρτου στο λογιστήριο σας για τον υπολογισμό των μισθών. Αντίθετα, όλες οι ώρες εργασίας παρακολουθούνται και η μισθοδοσία υπολογίζεται άμεσα στο Shifton. Αυτό αυτοματοποιεί τους υπολογισμούς μισθών, τις πληρωμές υπερωριών, και τις κρατήσεις φόρων και πλεονεκτημάτων. Δεν βασίζεστε σε χειροκίνητους υπολογισμούς, έτσι θα έχετε λιγότερα λάθη στη μισθοδοσία και θα περάσετε λιγότερο χρόνο στον υπολογιστή.

Καθώς κάθε τύπος λογισμικού που αναφέραμε είναι χρήσιμος, το να τα έχετε όλα σε ένα εργαλείο είναι ευλογία. Αυτό ακριβώς προσφέρει το Shifton στους διαχειριστές εστιατορίου. Το λογισμικό μισθοδοσίας συγχρονίζεται απευθείας με το ρολόι χρόνου και το λογισμικό προγραμματισμού σας στο Shifton, παρέχοντας ένα ενοποιημένο περιβάλλον για τις περισσότερες διαχειριστικές εργασίες και επιχειρήσεις.

Ποια είναι τα οφέλη του λογισμικού διαχείρισης εστιατορίου;

Τα πιο σημαντικά οφέλη του Shifton για τους στόχους διαχείρισης εστιατορίου είναι τα εξής:

• Ένα κοινό περιβάλλον για τους διαχειριστές και τους υπαλλήλους να επικοινωνούν και να παρέχουν άμεση ανατροφοδότηση.
• Ένα εργαλείο που καλύπτει τα πάντα, συνδυάζοντας τις λειτουργίες λογισμικού διαχείρισης χρόνου, εργαλείων διαχείρισης εργασιών, εργαλείων ανθρώπινου δυναμικού, προγραμματιστή βάρδιων και ένα κανάλι επικοινωνίας.
• Προσφέρει ρυθμιζόμενη πρόσβαση πολλαπλών επιπέδων στις λειτουργίες του, κάτι που μπορεί να χρησιμοποιηθεί από διαχειριστές και προσωπικό σε διαφορετικά επίπεδα.
• Αυτοματοποιεί τις περισσότερες διαδικασίες που έπρεπε νωρίτερα να θυμάστε ή να παρέχετε χειροκίνητα.

Έτσι, χρησιμοποιώντας το λογισμικό διαχείρισης εστιατορίου, βελτιώνετε ολόκληρη την επιχειρησιακή λειτουργία του εστιατορίου, απομακρύνετε τις πιθανότητες λαθών και ανεπαρκειών, και διαχειρίζεστε την ομάδα σας πιο εύκολα. Τα αποτελέσματα είναι καλά για εσάς ως διαχειριστή, καθώς εργάζεστε αποτελεσματικά και χωρίς προβλήματα, και για την ομάδα σας, καθώς τα μέλη της μπορούν να ικανοποιήσουν τους πελάτες τους και να λάβουν δίκαιες ανταμοιβές για τις προσπάθειές τους.