Jak může Shifton optimalizovat provoz restaurace

Kompetentní organizace pracovního procesu je klíčová pro úspěšnou činnost restaurace. Nedostatek efektivních rozvrhů pro pracovníky může snadno snížit úroveň zákaznických služeb a zvýšit riziko odchodu personálu.

Tento článek navrhuje, jak může aplikace Shifton pomoci majitelům restaurací zlepšit efektivitu jejich zaměstnanců.

Jak zlepšit produktivitu zaměstnanců restaurace?

Abyste byli vždy informováni o tom, co se v restauraci děje, nastavte si pracovní rozvrhy pomocí online aplikace Shifton. Díky její snadné struktuře může být tato aplikace použita ke sledování pracovních hodin v mnoha stravovacích zařízeních. Manažeři restaurací mají okamžitý přístup ke všem informacím týkajícím se rozvrhů, směn zaměstnanců a dalších údajů, protože data jsou uložena na jednom místě.

Moduly dostupné v aplikaci Shifton jsou speciálně vyvinuty pro restaurace a umožňují chytré rozdělení směn mezi zaměstnance s ohledem na přesčasy. Tyto možnosti výrazně šetří čas strávený plánováním a četnými revizemi, což přímo ovlivňuje produktivitu personálu.

Navíc, Shifton poskytuje všem zaměstnancům možnost navrhovat změny rozvrhu a být informováni o všech změnách v pracovních rozvrzích. Například, pokud je potřeba nahradit nemocného nebo nepřítomného zaměstnance, jeho kolegové obdrží odpovídající upozornění na dostupnou směnu a mohou ji rychle převzít. V případě potřeby je žádost o potvrzení výměny zaslána manažerovi nebo vedoucímu směny, což umožňuje plnou kontrolu nad všemi operacemi s rozvrhem.

Shifton je optimální online aplikace pro zvýšení motivace zaměstnanců

Při vytváření rozvrhu pro restauraci je nutné zohlednit zatížení během svátků a jiných dnů se špičkou návštěvnosti. Online aplikace Shifton vám umožňuje vytvářet rozvrhy s nejoptimálnějším střídáním zaměstnanců pro nejvíce vytížené směny (například v páteční večery nebo během svátků).

Každý zaměstnanec tak bude mít příležitost čas od času získat dodatečný příjem. Takový přístup k plánování vám umožňuje zabít dvě mouchy jednou ranou: udržet zkušené pracovníky zaměřené a dát nováčkům šanci se prokázat.

Pro efektivní řízení restaurace můžete využít další metody motivace zaměstnanců. Například modul „Bonusy a pokuty“ v Shifton zobrazuje relevantní informace manažerům restaurace a zaměstnanci si mohou ve svých účtech zkontrolovat výši svého výdělku za aktuální měsíc. Toto povědomí umožňuje zaměstnancům restaurace efektivně kontrolovat své příjmy.

Souhrn

Online aplikace Shifton poskytuje vedení restaurace úplný obraz o plánování směn. Shifton umožňuje manažerům snížit čas strávený vytvářením efektivních pracovních rozvrhů a zaměřit se na další aspekty řízení restauračního podniku.

Modul “Vyúčtování mezd” v Shifton pomáhá správně vypočítat mzdu zaměstnanců a sledovat přesčasové hodiny. Modul “Bonusy a pokuty” zaznamenává všechny odměny a pokuty. Modul “Docházka” zobrazuje skutečný čas, kdy zaměstnanci začínají a končí své směny a přestávky a shrnuje tyto informace pro statistiky.

Navíc, vývojáři Shifton vždy naslouchají požadavkům zákazníků a jsou připraveni přizpůsobit schopnosti aplikace, aby vyhovovala potřebám vašeho podnikání.

* Všechny originální fotografie s laskavým svolením DialogMarket call centra. Recenzi Shiftonu od zakladatelky Coffee Molly, Iriny Uskovové, najdete zde.

Jak Shifton může zlepšit výkon call centra

Manažeři call centra potřebují denně monitorovat pracovní proces a kontrolovat plnění plánu operátory. Jedním z jejich nejdůležitějších úkolů je vytváření a udržování plánů call centra.

Protože zákazníci mohou být rozptýleni po celém světě, musí být v call centru vždy operátoři, kteří pracují podle místního času odběratelů. Manažeři call centra by měli při vytváření měsíčních plánů zohlednit pracovní rozvrh a počet operátorů na každé směně. Jinak jsou chyby s pracovní dobou, směnami a přidělením zaměstnanců nevyhnutelné.

Jak Shifton zlepšuje výkon call centra

1. Shifton podporuje všechny typy rozvrhů

• Operátoři mohou pracovat na dvě směny, 8 hodin denně, s pevnou přestávkou na oběd čtyři hodiny po začátku směny.
• Tento formát rozvrhu předpokládá 8hodinový pracovní den s pevným začátkem pracovní doby pro zaměstnance call centra.
• Operátoři si mohou vzít obědovou přestávku a žádat o přestávky kdykoli během svého pracovního dne.
• Operátoři mohou pracovat na 4/8 hodinových směnách, určovat začátek svého pracovního dne a čerpat přestávky během směn.

Tento typ pracovního rozvrhu nejenže snižuje náklady na zaměstnance call centra o téměř 25 %, ale také významně zvyšuje produktivitu. Shifton zvládne všechny tyto typy pracovních rozvrhů, podporující flexibilní začátky, požadavky na přestávky a volno. S Shiftonem mohou manažeři call centra vytvořit plány pro libovolný počet oddělení a zaměstnanců.

2. Shifton pomáhá udržovat pracovní rozvrh

Plán call centra musí být sestaven tak, aby přestávky, obědy, schůzky a další události nerušily pracovní proces. Po prvotním nastavení Shifton automaticky vytvoří vaše plány tak, aby se přestávky operátorů nepřekrývaly. Zatímco několik operátorů si bere přestávku, jiní nadále pracují. Takže používání aplikace Shifton pomáhá eliminovat prostoje a udržovat strukturu rozvrhu.

3. Shifton umožňuje okamžité aktualizace rozvrhu

Pokud zaměstnanci call centra necítí alespoň malou svobodu, mohou časem ztratit zájem o práci. S Shiftonem mohou manažeři rozdělit směny tak, aby operátoři pracovali méně dní v týdnu, ale s plnými hodinami. Navíc v případě potřeby (např. během lockdownů) mohou mít zaměstnanci flexibilní začátek a konec směn a dokonce pracovat z domova v určité dny nebo na plný úvazek.

4. Shifton sleduje a hodnotí výkon call centra

Analýza statistik v CRM je klíčová pro správné plánování v call centru. Shifton nabízí výkonné nástroje pro reportování, které zobrazují statistiky o výkonu call centra z různých hledisek. Přizpůsobitelné moduly nejenže zobrazují data v reportecha, ale také umožňují předpovědi nákladů, hodin a více, pomáhají optimalizovat procesy společnosti.

5. Shifton podporuje integraci s jinými programy

Nezáleží na tom, jaký software používáte pro řízení zaměstnanců, účtování a sledování práce, Shifton vám zjednodušuje život. Aplikace Shifton nabízí integraci s mnoha populárními programy pro zlepšení pracovních procesů, výměnu dat a poskytování API přístupu pro různé integrace. Protože Shifton se integruje s dalšími programy (např. Quickbooks), řízení získává přístup ke všem potřebným reportům – o pracovních hodinách, směnách, platech, pokutách a bonusech.

Hledáte nové integrace nebo funkce? Řekněte nám o svých potřebách a Shifton navrhne vhodné řešení.

S Shiftonem může manažer call centra efektivně vytvářet plány pro jakýkoliv počet oddělení a zaměstnanců pouze několika kliknutími. Dostupné funkce a integrace Shiftonu umožňují používat tuto aplikaci jako jednotný program pro dokončování a sledování každodenních úkolů v call centru.

*Všechny originální fotografie jsou díky laskavému svolení call centra DialogMarket. Recenzi Shiftonu od výkonného manažera DialogMarketu lze najít zde.

Představujeme vám další skutečnou recenzi od jednoho z našich prvních klientů – call centra DialogMarket.

Shifton: Ahoj! Prosím, povězte nám o specifikách vaší společnosti.

Alyona: Ahoj! Jmenuji se Alyona Peshekhonova a vedu outsourcingové call centrum DialogMarket, které sídlí v Kropyvnyckém na Ukrajině. Naše call centrum se zaměřuje na poskytování hotline a zákaznické podpory. Unikátní vlastností DialogMarket je naše schopnost rychle spustit startupy a zvýšit počet operátorů na směně s jednodenním předstihem.

Shifton: Jaké jsou vaše každodenní povinnosti?

Alyona: Moje hlavní úkoly jako manažera zahrnují poskytování okamžité podpory zákazníkům a odpovídání na jejich dotazy a objednávky. Také kontroluji počet lidí na každé směně a jsem odpovědná za chytré rozdělení směn mezi operátory podle vrcholného zatížení v jednotlivých projektech. Provoz 24/7, 365 dní v roce, vyžaduje správně a moudře navržené plány, zejména s rostoucí velikostí projektu.

Shifton: Jaké jsou nejběžnější výzvy, kterým čelíte při provozu call centra?

Alyona: Když řídíte projekt se 40-50 lidmi, narazíte na problémy při vytváření plánů, které vyhovují jak našim zákazníkům, tak personálu. Teď si představte vytváření účinného týdenního nebo měsíčního plánu pro 300 osob! Pokud někdo onemocní, odejde nebo může pracovat jen v určité hodiny či dny, vše se zhroutí. Je to jako dům z karet – když jeden zaměstnanec vypadne, vše se musí stavět znovu od začátku!

Shifton: Jak jste začali se Shiftonem?

Alyona: Vybrali jsme Shifton po vyhodnocení desítek možností plánování. Opravdu nám usnadnil život.

Shifton: Které funkce Shiftonu považujete za nejvíce užitečné pro denní provoz?

Alyona: Zaměstnanci opravdu oceňují funkci výměny směn a především se nyní plány vytvářejí během několika kliknutí! Také nemáme problémy se sledováním nemocenských a dovolených.

Shifton: Jak se změnil pracovní postup v DialogMarket po zavedení Shiftonu?

Alyona: Vždy se snažím vytvářet srozumitelný systém výpočtu mezd pro zaměstnance. Shifton to ještě více usnadňuje. Modul Mzdové zprávy mi umožňuje udržovat transparentnost v účetnictví mezd v DialogMarket. Každý zaměstnanec call centra vždy ví, kolik si vydělal v daném měsíci, a může plánovat své výdaje předem.

Shifton: Doporučila byste Shifton jiným call centrům?

Alyona: Rozhodně ano! Tato aplikace je stejně užitečná pro velká i malá outsourcingová call centra a další podniky.

Zdravíme naše odběratele a všechny, kteří se náhodou dostali na stránku společnosti Shifton. Dnes nabízíme rozhovor s jedním z našich zákazníků – majitelem sítě kaváren, který používá online službu Shifton už docela dlouho.

Shifton: Dobrý den. Pojďme se seznámit!

Irina: Dobrý den! Jmenuji se Irina Uskova, vlastním a vedu síť kaváren Coffee Molly v Nižním Novgorodu (Rusko).

Shifton: Povíte nám něco víc o svém podnikání.

Irina: Na začátku roku 2021 měla společnost více než 20 barmanů s různou mírou zaměstnání. Coffee Molly působí ve městě od roku 2014 a rozvíjí koncept kaváren pro kancelářské pracovníky. Dnes je v Nižním Novgorodu sedm kaváren s celkovým obratem 25 milionů rublů ročně.

Shifton: Proč jste se rozhodla spolupracovat s Shifton?

Irina: Specifika trhu je taková, že naši zaměstnanci jsou většinou mladí lidé, a proto často mění zaměstnání. Pro většinu z nich je to jejich první práce. Proto práce s personálem zabírá hodně času a zahrnuje výběr uchazečů, školení, mentoring a profesionální rozvoj.

Již dlouho mi bylo jasné, že k tomuto procesu je třeba přistupovat s nadhledem, protože hlavním cílem je udržet hlavní «páteř» barmanů – 5-6 lidí. Ti pomáhají nováčkům rychle a snadno se adaptovat.

Tato bouřlivá aktivita ovlivňuje denní pracovní harmonogram, proto by měl být sledován včas, a v případě změn musí být všichni okamžitě informováni.

Shifton: Jak jste řešili tyto problémy dříve?

Irina: Dříve jsme aktualizace posílali do obecného chatu, někdy jsme museli zaměstnance osobně obvolávat, abychom se ujistili, že jsou si vědomi změn. Ale čím více kaváren jsme otevřeli, tím více jsme potřebovali automatizovat celou tuto rutinu.

Shifton: Potřebuje vaše společnost automatizovanou online službu pro plánování?

Irina: Samozřejmě, ti, kteří sledují trendy, vědí, že trh s potravinovými službami stále více přizpůsobuje IT technologie. Pracovní na plánech je každodenní náplní administrátora a seniorních barmanů. V rámci plánování musejí zohledňovat preference zaměstnanců (osobní záležitosti, druhá práce, atd.), efektivitu barmana na konkrétní kavárně a specifika dne (víkend nebo pracovní den). Kromě toho musíme organizovat školení pro nováčky, provádět inventuru nebo generální úklid, hledat náhradu za nemocné nebo rozdělit směnu mezi dva zaměstnance. A samozřejmě musíme zohlednit všechny možné zpoždění a přesčasy.

Tento proces jsme automatizovali už dávno, ale růst společnosti pokračoval, a chtěla jsem něco víc než jen program, který by nastavil pracovní plány. Hledala jsem partnerské vývojáře, kteří by udělali program, který by mohl také fungovat jako mzdová agenda pro každého zaměstnance. Měla jsem ještě více nápadů…

Shifton: Naplnila očekávání spolupráce s Shifton?

Irina: Ano, jsem s tím naprosto spokojená! Upřímně řečeno, když jsem náhodou našla Shifton, chvíli mi trvalo, než jsem si všimla, jak flexibilní tento produkt může být.

V testovací fázi jsem kladla mnoho otázek o tom, co dalšího se plánuje realizovat a jaké funkce Shifton nabízí, tak aby zaměstnanci kdykoliv byli jistí ve svém pracovním plánu a věděli předem, jakou částku dostanou na konci každého měsíce. Chtěla jsem, aby výpočet mezd byl prováděn bez zpoždění, v reálném čase a byl dostupný pro každého na jeho mobilu v daném okamžiku, a ne pouze na výplatní den.

Shifton: Podařilo se Vám splnit vaše požadavky? Jak jste spokojeni s podporou od vývojářů Shiftonu?

Irina: Všechny mé požadavky byly splněny a také jsem si uvědomila, že program může být dále modernizován podle našich potřeb. S vývojáři jsem úzce komunikovala 6 měsíců a říkala jsem jim, co se nám líbí a co ještě očekáváme. Program jsme implementovali rychle a okamžitě si uvědomili, že bychom jej chtěli používat více a více a přizpůsobit si ho pro naše potřeby.

Shifton: Dosáhli jste úspěchu zatím?

Irina: Podařilo se nám splnit následující cíle: zautomatizovali jsme plánování pro každého zaměstnance, zohledňujíc jejich preference, přiřadili barmany na pobočky a upravili výpočet bonusů a pokut. Také jsme odstranili chyby ve výpočtu mezd, kdy některé směny nebyly zohledněny nebo byly zaplaceny dvakrát. Aplikaci jsme také nainstalovali na smartphony všech zaměstnanců, kde okamžitě dostávají oznámení o aktualizacích a výpočtech mezd. Také jsme snížili čas strávený na plánování o 10násobek a snížili fluktuaci, jelikož zaměstnanci vidí své směny/výplaty a mohou je ovlivnit, takže obecně jsme zlepšili proces plánování času pro všechny zaměstnance.

Shifton: Jistě máte další návrhy na zakázkovou úpravu nástroje Shifton?

Irina: Ano, samozřejmě. Čekáme na uživatelsky přívětivější rozhraní pro provádění změn v plánech. Nyní nelze změnit všechny podrobnosti a pro úpravu určitých parametrů musíte vše vytvořit znovu. Čekáme na flexibilnější nastavení mzdových reportů pro obecné období a možnost přidání komentářů k práci. Co se týče funkcí služby, potřebujeme možnost, aby zaměstnanci mohli přidávat komentáře a zpracovávat zprávy o úkolech v aplikaci. Také mě zajímá automatický výpočet bonusů podle ukazatelů prodeje nebo plnění KPI a flexibilnější nastavení rozhraní aplikace pro pohodlí zaměstnanců: co zobrazit na hlavní obrazovce, jaká oznámení posílat a o čem informovat.

Shifton: Děkujeme za vaši detailní a informativní zpětnou vazbu, Irino. Můžete doporučit online službu Shifton majitelům jiných společností?

Irina: Už tento nástroj doporučuji svým zákazníkům, kterým pomáhám otevřít jejich kavárny, protože Shifton pomáhá šetřit peníze, je snadno použitelný a mým zaměstnancům se líbí. Než jsem začala používat Shifton, důkladně jsem testovala více než 10 různých aplikací a programů. Když jsem našla Shifton, už jsem souhlasila s vývojářem, který byl připraven vytvořit pro nás podobný program. A Shifton zcela vyřešil všechny mé problémy s plánováním a automatizací mezd.

Vývojáři služby Shifton přidali funkci, která umožňuje propouštět zaměstnance společnosti. To lze provést na stránce Zaměstnanci. Chcete-li propustit zaměstnance a odstranit ho ze seznamu zaměstnanců společnosti, je třeba kliknout na ikonu «Propustit» ve formě žlutého «x».

Při propouštění zaměstnance je nutné vybrat datum, od kterého nebude mít přístup do společnosti. Od vybraného data se zaměstnanec nebude moci přihlásit ke svému účtu z jakéhokoli zařízení. Přitom systém uloží všechny informace o propuštěném zaměstnanci.

Zpočátku se zdá, že není nic jednoduššího než vytvoření pracovního rozvrhu zaměstnanců. Stačí zadat příjmení zaměstnanců do Excel dokumentu, nastavit několik parametrů a proměnných, a stisknout Enter. Ve skutečnosti je to trochu jinak. Vytváření denních pracovních rozvrhů, zejména rozvrhů směn, pro určitý typ podniku je náročná a odpovědná práce, kterou vykonávají účetní nebo specialisté v oblasti lidských zdrojů.

Jakých cílů můžete dosáhnout s dobře sestaveným pracovním rozvrhem zaměstnanců?

• Uspořádat pracovní hodiny zaměstnanců v podniku

• Zajistit, že pracovní povinnosti plní zaměstnanci

• Správně vypočítat příjem společnosti

• Určit průměrnou mzdu jednotlivých pracovníků a celého podniku

• A samozřejmě, dobře vytvořený pracovní rozvrh znamená, že účetní udělají méně chyb při výpočtu mzdy a dovolené

Mnoho podniků nedokáže úspěšně poskytovat své služby nebo vůbec existovat bez směnového rozvrhu. Obchodní řetězce, hotely, nemocnice, záchranné služby, policejní oddělení a cukrářské závody – seznam podniků, které na něm závisí, může být nekonečný, ale mnoho lidí neví, s jakými obtížemi se HR manažeři potýkají při vytváření směnových rozvrhů. Během tohoto procesu musí odborníci v oblasti lidských zdrojů aktualizovat všechny detaily ve záznamu, včetně dovolených, nemocenských, státních svátků, přesčasů a mnoha dalších součástí. Nemluvě o tom, že po schválení rozvrhu může dojít k nepředvídané události a HR manažer bude muset narychlo začít pracovat na rozvrhu od začátku.

Práce na denních pracovních rozvrzích se Shifton

Shifton je optimální služba pro snadné a rychlé online plánování zaměstnanců, která má mnoho výhod. Byla vytvořena, aby usnadnila práci ředitelům, účetním a HR manažerům. Zde je několik funkcí, které služba nabízí:

• Nemusíte řídit pracovní proces sami. Delegejte právo vytvářet a upravovat pracovní rozvrhy administrátorům podniku;

• Služba Shifton vám pomůže vytvořit směnný rozvrh pro neomezený počet zaměstnanců, abyste získali co nejvíce z pracovních rozvrhů;

• Funkce Shifton umožňují upravovat pracovní rozvrhy s ohledem na taková data, jako je počet směn, zaměstnanci a pracovní dny;

• Při vytváření a úpravách pracovních rozvrhů budete moci povolit výměnu směn mezi uživateli s dozorovým vedením nebo bez něj;

• Když dojde k neočekávaným událostem, budete moci rychle upravit rozvrh.

• Pokud používáte Shifton, budete informováni o změnách v rozvrzích a nových událostech společnosti.

Služba Shifton poskytuje bezplatnou technickou podporu k dispozici 24/7. Můžete kontaktovat naše operátory kdykoliv potřebujete a získat odpovědi na jakékoliv otázky, které můžete mít. Další důležitou částí služby je skutečnost, že Shifton umožňuje vytváření pracovních rozvrhů jak pro malé podniky, tak pro velké korporace, které zaměstnávají tisíce pracovníků.

Shifton se pravidelně aktualizuje a snaží se držet krok s dobou. Měli byste se také zdokonalovat. Přestaňte ztrácet čas ručním plánováním zaměstnanců, když tu je pohodlná a kvalitní služba, která je speciálně vytvořena k úspoře vašeho pracovního času.

V našem každodenním životě se často setkáváme s pojmem plánování. Jednou ročně pečlivě a důkladně plánujeme své cesty, méně často přemýšlíme o změně zaměstnání nebo o oslavě výročí a svatebních dnů. Samozřejmě téměř všichni plánujeme, jak by měly být utraceny měsíční rozpočty a jak budou rodinné finance rozděleny. Bohužel mnozí majitelé podniků a zaměstnanci na vrcholových pozicích zapomínají na nutnost předvídat poptávku po pracovní síle. Co je ještě zajímavější je, že existují generální ředitelé, kteří nevyužívají profesionální HR manažery. Vedou pohovory a řídí zaměstnance sami. Tento článek se pokusí vysvětlit, co znamená předpověď poptávky po pracovní síle a prokázat, že je to nezbytná a klíčová část provozování jakékoliv společnosti.

Všichni chápeme, že bez kvalifikovaného personálu je těžší dosáhnout úspěchu než s týmem odborníků. Proto musí generální ředitel nebo HR manažer správně odhadnout poptávku po pracovní síle, vybrat nejefektivnější metody výpočtu a najít zdroje k pokrytí této potřeby, než se pustí do hledání nových zaměstnanců. Než se však tam dostaneme, musíme začít základy a pochopit, co předpověď poptávky po pracovní síle znamená.

Předpověď poptávky po pracovní síle je součástí většího procesu plánování pracovní síly. Jejím hlavním cílem je sestavit seznam potřebných pozic a odborníků, kteří se mohou stát klíčovými v růstu firmy, dosažení cílů a milníků v blízké budoucnosti.

Cíle plánování pracovní síly:

• Zajištění potřebných zaměstnanců pro společnost při udržení nízkých časových a finančních nákladů;

• Zajištění podniku správnými, profesionálními pracovníky v co nejkratším možném čase;

• Předpověď poptávky po pracovní síle umožňuje redukovat nepotřebné segmenty pracovní síly nebo optimalizuje jejich práci

• Správné plánování a rozmístění zaměstnanců udržuje správné a vysoce efektivní využití zdrojů zaměstnanců na základě jejich dovedností, znalostí a schopností.

Faktory, které je třeba zohlednit pro správné plánování pracovní síly:

• Jaká je finanční situace ve vaší společnosti a jaký je současný obecný stav ekonomiky?;

• Restrukturalizace pracovní síly (plány na redukci, propuštění nebo přesun zaměstnanců na nové pozice. Je také nutné vzít v úvahu odchody do důchodu a mateřské dovolené);

• Analýza a pochopení situace na trhu práce a mezi vašimi konkurenty je dalším klíčovým bodem;

• Úroveň platů ve firmě;

• Možná jeden z nejdůležitějších faktorů je mít strategické plány a cíle pro společnost.

Při předpovědi poptávky po pracovní síle byste měli být také obeznámeni s tím, v jaké fázi rozvoje se vaše společnost nachází. Ve většině případů lze účinné plánování dosáhnout během období aktivního růstu a v době zakládání podniku.

Než se pustíte do předpovědi poptávky po pracovní síle, je také důležité pochopit, že se jedná o proces po sobě jdoucích, důkladně promyšlených akcí a rozhodnutí, která mají jasné cíle. Hlavní cíl plánování spočívá v tom, že jakékoliv podnikání nebo úspěšné vedení společnosti musí zaměstnávat a zaměstnávat kvalifikovaný personál na všech pozicích, aby práce mohla být vykonávána kvalitně a efektivně.

Typy předpovědi poptávky po pracovní síle:

• Strategické nebo dlouhodobé plánování;

• Taktické (situační) plánování.

Při vytváření strategických plánů je klíčové přicházet s programem zaměřeným na objevování potenciálních zaměstnanců, kteří mohou být v budoucnosti potřební pro společnost. Tento proces také vyžaduje vytvoření strategického programu rozvoje lidských zdrojů, který současně hodnotí potřebu těchto zdrojů z dlouhodobého hlediska.

Taktické plánování vyžaduje pečlivou analýzu poptávky v organizaci zaměstnanců během období stanoveného generálním ředitelem. Například to může zahrnovat měsíc, čtvrtletí nebo rok. Tato potřeba bude záviset na několika faktorech: úroveň fluktuace zaměstnanců v daném období, počet odchodů do důchodu, mateřských dovolených a také redukce personálu.

Období plánování pracovní síly

• Krátkodobé plánování — plánování pro dobu až 2 let;

• Střednědobé plánování — strategie pro 2 až 5 let;

• Dlouhodobé plánování — tvorba plánů na příštích 5 let a dále.

Pojďme si na okamžik představit, že jste nový šéf společnosti nebo HR expert. S čím byste měli začít nejdříve pokud jde o předpověď poptávky po pracovní síle?

Nejprve musíte shromáždit informace o výsledcích a milnících, které má společnost dosáhnout v nadcházejícím čtvrtletí nebo roce. Pokud jste odborník na lidské zdroje, získejte tyto informace od vašich nadřízených. Poté prostudujte všechny krátkodobé a dlouhodobé cíle, úkoly a plány podniku.

Ve většině případů vám účetní a ředitelé oddělení pomohou rozhodnout se ohledně podniku, ve kterém pracujete, a jeho plánů, ať už pracujete v oddělení lidských zdrojů nebo podnik vedete.

Věci potřebné pro úspěšné plánování:

• Nejprve musíte pečlivě projít data zaměstnanců. Potřebujete mít přístup k osobním složkám, rozdat dotazníky a shromáždit informace týkající se dovedností a schopností pracovníků, které nejsou spojeny s prací vykonávanou v podniku;

• Pracovní rozvrh nebo harmonogram všech zaměstnanců společnosti;

• Data o procentu fluktuace zaměstnanců na různých pozicích napříč odděleními.

V této fázi se provádí důkladná analýza poptávky po pracovní síle ve společnosti pro různé pozice na určitou dobu. V tuto chvíli odpovíte na velké množství otázek, které jsou zásadní pro plánovací proces: kolik zaměstnanců musí být najato, jak kvalifikovaní musí být, a co je důležitější, kdy budou určití pracovníci požadováni, aby obsadili konkrétní pozice.

Během tohoto procesu také rozhodujete, zda byste měli přivést interní lidské zdroje nebo zda je rekvalifikace současných zaměstnanců finančně rozumnějším řešením.

Nezáleží na tom, zda jste generální ředitel nebo HR profesionál. Pamatujte, že jakýkoliv proces musí být po sobě jdoucí, založený na zvážených rozhodnutích a systémovém přístupu. Jakmile začnete brát tuto práci, které jste zasvětili svůj život, trochu vážněji, budete schopni přistupovat k jakémukoliv úkolu, dokonce i tak složitému jako je plánování pracovní síly, s lehkostí, nadšením a vášní.

V předchozí části tohoto článku jsme mluvili jen o části vůdčích dovedností, které by měl mít každý dobrý vedoucí manažer. Tato část se bude zabývat takovými charakterovými vlastnostmi, jako je dobrý smysl pro humor, zvědavost a schopnost vyjednávat a delegovat pravomoci. Začněme.

Schopnost vyjednávat

Na první pohled se zdá, že na vyjednávání a vedení obchodních rozhovorů není nic těžkého. Lidé se setkávají, mluví, pijí kávu, předvádějí se a podepisují hromady papírů. Tak vidí typické vyjednávání průměrný závistivý zaměstnanec. Málokdo ví, že vedení vyjednávání je jednou z hlavních vůdčích dovedností. Během těchto rozhovorů a obchodních schůzek se projednávají nejdůležitější otázky, uzavírají se multi-milionové dohody a přijímají nejdůležitější rozhodnutí. Proto nikdy nepodceňujte hodnotu správných vyjednávacích dovedností. Mimochodem, na toto téma existuje hojnost knih, s každoročními a měsíčními schůzkami a tréninky věnovanými této důležité dovednosti. Nebojte se navštívit tyto schůzky a přečíst si pár knih na toto téma. Pak i ten nejnáročnější a nejhektičtější vyjednávání půjde hladce jako po másle.

Zvědavost

Zvědavost je další důležitá vůdčí vlastnost profesionálního šéfa. Pokud chcete, aby vaše společnost rostla, musíte být zvědaví v pozitivním smyslu slova. Neříkáme, že byste se měli zajímat o osobní životy svých zaměstnanců, zvědaví být, kdo s kým chodí nebo kde někdo strávil dovolenou. Mluvíme o jiném typu zvědavosti, vlastně zvídavosti. Je důležité, abyste jako ředitel neztratili svou jiskru a zvědavost, abyste se zajímali o nové technologie ve svém oboru, navštěvovali konference, vyměňovali si zkušenosti s kolegy a kráčeli vpřed.

Schopnost delegovat pravomoci

Při práci na běžné pozici se zvyknete dělat všechny úkoly sami. Pokud chcete stát v čele společnosti a naučit se efektivně řídit personál, musíte se naučit, jak delegovat pravomoci. Nejenže vám to ušetří čas, ale také vám umožní přizpůsobit chod firmy tak, aby všichni zaměstnanci měli co dělat, a budou se cítit ocenění a žádaní. Mnoho lidí se bojí rozdělovat úkoly mezi zaměstnance nebo přidělovat významné úkoly jednomu z nich. Pochopte, že pokud to uděláte správně, oddělení nebo společnosti, které vedete, budou pracovat jako jednotný mechanismus.

Schopnost stanovovat cíle a dosahovat jich

Každý zkušený ředitel ví, že je nutné správně formulovat zadání a řídit se jimi. Pokud řídit společnost bezcílně a chaoticky činíte nelogická rozhodnutí, nic dobrého z toho nevzejde. Ředitel s vynikajícími vůdčími dovednostmi musí být vyrovnaný, klidný a schopný jasně formulovat své vlastní cíle i cíle společnosti. Pak ho budou zaměstnanci vnímat jako lídra a také budou usilovat o dosažení společného cíle. Cíle musí být srozumitelné, jasné a správně formulované. Například cíl stát se nejlepšími v našem oboru zní nejasně. Není také jasné, proč by o to lidé měli usilovat. Pokud stanovíte zaměstnancům cíl, který zní třeba V příštím roce by měly být naše příjmy dvojnásobek příjmu předchozího roku, pochopí, co musejí udělat, a budou usilovat o dosažení tohoto výsledku. Přesto, když svým zaměstnancům stanovujete finanční cíle, nezapomeňte je odměnit, jakmile je dosáhnou.

Dobrý smysl pro humor

Smysl pro humor je další cennou vlastností, která charakterizuje úspěšného šéfa. Tato vlastnost má však jednu zvláštnost – nelze ji naučit. Buď se narodíte s dobrým smyslem pro humor, nebo ne. Na vážnější notu bychom rádi zdůraznili, že najít ředitele společnosti s dobrým smyslem pro humor je vzácnost. Máte velké štěstí, pokud kromě všech výše zmíněných vlastností také umíte dělat inteligentní vtipy a rozumíte vtipům od jiných lidí. Musíme přiznat, že smysl pro humor nám pomáhá v těch nejnáročnějších a na první pohled neřešitelných situacích, se kterými se nevyhnutelně setkáte, bez ohledu na postavení, které zastáváte.

Pozitivní pohled na život

Život v moderním světě ztěžuje udržení pozitivního pohledu na život a svět obecně. Pokud chcete být skutečně úspěšným ředitelem společnosti, musíte se na věci dívat co nejpozitivněji. Musíte chápat, že jste hlavou společnosti a vaše nálada, názor či pohled na život ovlivňují náladu všech vašich zaměstnanců. Pokaždé, když přijdete do práce, představte si, že jste kapitánem obrovské lodi. Jestliže šíříte negativitu, stanete se napjatými a podrážděnými, vaše loď se potopí nebo všichni námořníci a hlavní inženýři utečou, zatímco vy zůstanete sami v bouřlivém obchodním moři. Pokud nechcete, aby se to stalo, zkuste hledat štěstí v maličkostech a vidět to nejlepší na světě a ve své práci.

Schopnost inspirovat

Hlavní vůdčí dovednost, bez které nemá smysl přijímat práci na vysoké pozici, jsme si nechali na závěr. Pokud nejste inspirováni prací, které věnujete svůj každodenní život, nebudete schopni inspirovat zaměstnance k novým vítězstvím. Každý prvotřídní ředitel musí vědět, jak inspirovat lidi, dávat jim naději, motivovat je a odhalovat jejich potenciál. Tuto dovednost lze snadno ovládnout, pokud skutečně milujete svoji práci nebo jste vášniví pro váš byznys. Pokud jste sami neinspirovaní, je těžké ve druhých pěstovat opak. Proto doporučujeme najít práci, kterou máte rádi, nebo tu, která vás nejméně dráždí a přináší vám dobrý příjem.

Pokud ovládnete všechny tyto dovednosti, cesta k povýšení bude snadná. Usilujte, učte se, odvažujte se a vždy se zdokonalujte!