हर कोई कभी न कभी महत्वपूर्ण कार्यों को टालने के दोषी होता है। लोग अक्सर मानते हैं कि उनके पास कार्य के लिए अनलिमिटेड समय है। अंतिम समय नजदीक आता है, जबकि कार्य अधूरे रह जाते हैं। लगातार टालना गंभीर परिणामों की तरफ ले जा सकता है: डांट से लेकर नौकरी खोने तक। इस पर विचार करते हुए, यहां कुछ सुझाव हैं कि टालमटोल से कैसे बचा जाए।

टालमटोल से निपटना समस्या की जड़ खोजने से शुरू होता है

काम के बोझ से कोई भी दब सकता है। सबसे पहले, आपको प्राथमिकता वाला कार्य चुनना होगा। शुरू करने से पहले, टालमटोल के कारणों को समझें। शायद, आपको कार्य गलत करने का डर है या आप इससे भ्रमित हैं। अपने सहकर्मियों से मदद मांगने में झिझकें नहीं।

आज आरंभ करने के लिए एक अच्छा दिन है

अगर आपको नहीं पता कि टालमटोल से कैसे निपटना है, तो सबसे अच्छा समाधान है तुरंत काम करना शुरू करें। यदि कोई कार्य बहुत जटिल लग रहा है और आपको लगता है कि आपके पास इसे करने का समय नहीं होगा, तो निम्नलिखित प्रयास करें। एक ऐसा कार्य चुनें जिसे पूरा करने में आपको 5 मिनट लगेंगे और उसे करें। फिर एक टाइमर प्रारंभ करें और उस जटिल कार्य पर 5 मिनट के लिए काम करने का प्रयास करें। यदि आप कुछ करना शुरू करते हैं, तो आप इसे पूरा करने की संभावना अधिक रखते हैं, क्योंकि आप अधूरे कार्यों को याद रखना पसंद करते हैं। इस प्रकार आपकी टालमटोल पर विजय पाने की संभावना बढ़ जाएगी।

अपने कार्य समय को ब्लॉकों में विभाजित करें

सभी ध्यान भंग करने वाले तत्वों को दूर करें और अपने काम पर ध्यान केंद्रित करें। हम सुझाव देते हैं कि आप एक काम के घंटे को 20-मिनट की अवधियों में विभाजित करें और उनके बीच छोटे ब्रेक लें। मस्तिष्क चक्रों में काम करता है जिसमें गतिविधि के उच्च और निम्न अवधि होती हैं। उत्पादकता के शिखर तक पहुंचने के लिए, इन परिवर्तनों के प्रति सजग रहना चाहिए और अपने काम और आराम के समय को सम्मानपूर्वक संतुलित करना चाहिए।

शर्त लगाएं

अपनी उत्पादकता को सुधारने का एक और तरीका है एक दोस्त के साथ शर्त लगाना। अपने कार्य के लिए समय और तिथि एक समापन समय के रूप में चुनें। फिर, अपने दोस्त को यह पेशकश करें कि अगर आप समय पर कार्य को पूरा नहीं कर पाते हैं तो कुछ पैसे, कॉफी या लंच उसे दें। यह अतिरिक्त प्रेरणा प्रदान करेगा।

टालमटोल के पिछले उदाहरणों के बारे में सकारात्मक सोचें

अपने पिछले टालमटोल के मामलों के लिए खुद पर बहुत कठोर न बनें। यह समस्या अक्सर परफेक्शनिस्ट्स और विफल होने से डरने वाले लोगों के साथ होती है। सकारात्मक बने रहें और नकारात्मक विचारों को अपने मन में प्रवेश करने न दें।

हमें उम्मीद है कि हमारा लेख आपको टालमटोल के जाल से मुक्त करेगा।

काम की योजना में बार-बार बदलाव लगातार प्राथमिकताओं की सूची को परेशान करते हैं। इससे उत्पादकता और टीम की प्रगति में नकारात्मक परिणाम हो सकते हैं, अनुचित समय प्रबंधन और डेडलाइंस छूट सकती हैं। क्या कोई तरीका है कि हम सब कुछ ठीक से प्रबंधित करें और हर चीज के लिए समय निकालें?

कार्य प्राथमिकता का सबसे अच्छा तरीका उन्हें लिखना है

शुरू करने के लिए, आपको दिन, सप्ताह या महीने के लिए सभी असाइनमेंट्स और उनकी डेडलाइन्स की एक विस्तृत सूची बनाकर निकट भविष्य के लिए योजनाएँ बनानी होंगी। सब कुछ याद करने के बजाय, आपको एक काम डायरी शुरू करनी चाहिए और अपने सभी कार्य लिखा करने चाहिए। यह मनोवैज्ञानिक ट्रिक आपके काम की महत्ता को दर्शाता है।

सब कुछ व्यवस्थित करें

एक बार जब आप असाइनमेंट्स की सूची तैयार कर लेते हैं, तो आप उनकी समानताएं देख सकते हैं। यह आश्चर्यजनक नहीं है क्योंकि अधिकांश कार्यों को तीन श्रेणियों में रखा जा सकता है: सिंगल, पुनरावृत्त और प्रोजेक्ट।

1. सिंगल
   अगर आपको एक सिंगल कार्य दिया जाता है, तो इसे कल सबसे पहले कर लें। छोटे-छोटे असाइनमेंट्स की एक सूची बनाएं और हर दिन उनमें से कुछ को पूरा करें। सबसे महत्वपूर्ण कार्यों का निर्णय लेने से पहले, उनकी तात्कालिकता और उन्हें पूरा करने के लिए आवश्यक समय पर विचार करें। आपका लक्ष्य अपनी शिफ्ट के दौरान असाइनमेंट्स को पूरा करना है। अगर आपके पास समय नहीं है, तो कार्य को कल करें। ध्यान दें कि यह विधि तत्काल असाइनमेंट्स के लिए प्रभावी नहीं है।
2. पुनरावृत्त
   आपको हर एक चीज़ जो दैनिक आधार पर की जानी है, लिखने की जरूरत नहीं होती है। उदाहरण के लिए, यदि आप सोशल मीडिया पर लेख साझा करते हैं या ई-मेल अभियानों के प्रभारी हैं। हालाँकि, ऐसे कार्यों के लिए एक शेड्यूल बनाना चाहिए जो विशिष्ट घंटों और दिनों से जुड़े होते हैं। यह कार्य की प्राथमिकताओं की छँटाई को काफी सरल बना देगा।
3. प्रोजेक्ट्स
   प्रोजेक्ट्स वे कार्य होते हैं जिन्हें सरल असाइनमेंट्स की तुलना में पूरा करना अधिक कठिन होता है। जब तक आप कर सकते हैं, उन पर काम करें, लेकिन एक साथ कई प्रोजेक्ट्स लेने की कोशिश न करें। हम अनुशंसा करते हैं कि आप प्रोजेक्ट्स की एक सूची बनाएं और उनमें से सबसे तात्कालिक और महत्वपूर्ण को चुनें। पिछले प्रोजेक्ट को पूरा किए बिना नया प्रोजेक्ट न उठाएं।

महत्वपूर्ण असाइनमेंट्स को पहले रखें

एक वर्णानुक्रमिक या संख्यात्मक सूची बनाना काम नहीं करेगा। आपका लक्ष्य सूची में निहित आइटमों का आंख मूंदकर पालन करना नहीं है, बल्कि उच्च प्राथमिकता के कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना है। शेष कार्य को आप जिस क्रम में उचित समझें उसमें किया जा सकता है।

समय के साथ आप उच्च प्राथमिकता वाले कार्य को चुनने में माहिर हो जाएंगे और इसे समस्या नहीं बनने देंगे। यदि आप इन नियमों का पालन करते हैं, तो आप विश्वास करेंगे कि कार्य प्रक्रिया कितनी तेजी से हो जाएगी।

शेड्यूलिंग में कठिनाइयाँ और समाधान

यदि आप किसी कंपनी के वर्क शेड्यूल के लिए जिम्मेदार प्रबंधक हैं और आप इस लेख को पढ़ रहे हैं, तो सबसे अधिक संभावना है कि आप कर्मचारियों के लिए शिफ्ट शेड्यूलिंग में समस्याओं का सामना कर रहे हैं।

यहां आपको तीन सबसे सामान्य समस्याएं मिलेंगी जो वर्क शेड्यूल को तैयार करने के दौरान उत्पन्न होती हैं, और उनके सर्वोत्तम समाधान। आज ही लागू करना शुरू करें!

समस्या №1: अंतिम समय में शेड्यूलिंग

शिफ्ट शेड्यूलिंग को अंतिम समय तक टालना अच्छा विचार नहीं है। जिम्मेदार प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि शिफ्ट शेड्यूल जितनी जल्दी हो सके उपलब्ध हो ताकि कर्मचारी महीने के दौरान अपनी स्वयं की योजना बना सकें। अन्यथा, कई श्रमिकों को निजी मामलों और काम के बीच चयन करना होगा।

समाधान:

अपने शेड्यूल को पहले से समय पर योजनाबद्ध करें ताकि सभी कर्मचारियों को शेड्यूल की समीक्षा करने और आवश्यकतानुसार परिवर्तन करने का अवसर मिल सके। ऑनलाइन सेवा शिफ्टन के बहुत सारे टेम्पलेट्स आपको यह कुछ क्लिक में करने की सुविधा देते हैं!

समस्या №2: शिफ्ट का असमान वितरण

जब कोई प्रबंधक शेड्यूल में मैन्युअल बदलाव करता है, तो वह शिफ्ट के वितरण में किसी भूल-चूक को नज़रअंदाज कर सकता है। परिणामस्वरूप, ऐसा हो सकता है कि कुछ कर्मचारी निर्धारित घंटे पूरे न करें, जबकि दूसरों के पास, विपरीत, अधिभोग हो जाए, जो श्रम कानून के अनैच्छिक उल्लंघन का कारण बन सकता है।

समाधान:

इस परिदृश्य से बचने के लिए, शिफ्टन का उपयोग करें, जो काम और शिफ्ट शेड्यूल के लिए एक स्वचालित सेवा है। इस स्थिति में, कर्मचारियों के पास प्रबंधक पर लापरवाही और असावधानी का आरोप लगाने का कोई कारण नहीं होगा!

समस्या №3: आधुनिक उपकरणों की कमी

जो प्रबंधक अभी भी पेन और पेपर का उपयोग करके कंपनी का शेड्यूल बनाते हैं, वे न केवल अपनी जिंदगी को कठिन बना देते हैं, बल्कि वे गलतियां करने की संभावना भी बढ़ा देते हैं। इसके अलावा, कार्यकारी और कर्मचारियों के व्यक्तिगत फोन पर कॉल और संदेशों की अधिकता समय लेते हैं, जिससे काम-जीवन में भिन्नता की कमी होती है।

समाधान:

शिफ्टन जैसे सरल सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके, आप कर्मचारी शेड्यूलिंग और कंपनी के भीतर संचार को काफी आसान बना सकते हैं। इसके अलावा, मोबाइल वर्शन पर ऑनलाइन एप्लिकेशन की सूचनाएँ लगभग तुरंत आती हैं, और कर्मचारी अपनी शिफ्ट्स का आदान-प्रदान की स्वतंत्रता रखते हैं, जिससे प्रबंधकों का काफी समय बचता है।

शिफ्टन ऑनलाइन सेवा के साथ कर्मचारी शेड्यूलिंग को स्वचालित करके, आप संगत परिणाम प्राप्त कर सकते हैं, कम गलतियाँ करें, लागत कम करें, और उत्पादकता और समग्र कर्मचारी संतोष में वृद्धि करें।

यदि आप अभी तक अपने व्यवसाय के लिए शिफ्टन का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो अब शुरू करने का समय आ गया है! पंजीकरण करें और ऑनलाइन एप्लिकेशन की सभी विशेषताओं को मुफ्त में पूरे ट्रायल पीरियड के दौरान आजमाएँ!

कॉल सेंटर कर्मचारियों की दक्षता में सुधार कैसे करें

अधिकांश कॉल सेंटर प्रबंधक कर्मचारियों को प्रेरित करने और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए मानक विधियों का उपयोग करते हैं (उदाहरण के लिए, बोनस, भत्ते और लाभ)। लेकिन अगर आप अपनी कंपनी को वास्तव में बढ़ाना चाहते हैं, तो ऑपरेटरों की उत्पादकता में सुधार के लिए नए समाधान आज़माएँ।

यहां 5 दिलचस्प विचार हैं जो आपके कॉल सेंटर कर्मचारियों की दक्षता को कम से कम 10% बढ़ाने में मदद करेंगे।

1. 15-मिनट के वाउचर

क्या ऐसे कोई ऑपरेटर हैं जो बिना भुगतान खोए 15 मिनट पहले काम खत्म करने से मना कर देंगे?

कई कॉल सेंटर अपने कर्मचारियों को विभिन्न बोनस (जैसे मीठे उपहार या सिनेमा के टिकट) के साथ प्रोत्साहित करने की कोशिश करते हैं। वैसे भी, प्रत्येक कंपनी में, हमेशा कुछ कर्मचारी होंगे जो मिठाई नहीं खाते हैं और थिएटर को पसंद करते हैं। लेकिन लगभग हर कोई अपना कार्यस्थल जल्दी छोड़ना चाहता है!

सबसे उत्पादक कॉल सेंटर कर्मचारियों के लिए 15-मिनट के वाउचर बेहतर काम करने के लिए एक बड़ा प्रेरणा हो सकते हैं। यह समाधान आपको लगभग किसी भी ऑपरेटर को प्रेरित करने की अनुमति देता है।

2. प्रशंसा का संग्रह

कई कॉल सेंटर ऑपरेटर नाराज़ हैं कि जबकि सभी ग्राहक शिकायतें दर्ज की जाती हैं, औपचारिक रूप से प्रबंधकों को सौंप दी जाती हैं, तारीफें और आभार अक्सर अनदेखे रह जाते हैं।

इस बीच, आभारी ग्राहकों से प्रतिक्रिया एकत्र करना और व्यक्त करना कॉल सेंटर कर्मचारियों की प्रेरणा को काफी बढ़ा सकता है। पिछले हफ्ते के रिकॉर्ड किए गए धन्यवाद संदेशों को उन ऑपरेटरों को भेजने की कोशिश करें जिन्होंने उन्हें बनाए रखा।

यह सभी अन्य कर्मचारियों के लिए यह समझने का एक शानदार अवसर है कि उनका काम कितना महत्वपूर्ण है। और जिन्हें धन्यवाद प्राप्त होता है, उन्हें महसूस होगा कि वे कंपनी के लिए कितने मूल्यवान हैं।

3. माह की कॉल

सबसे कठिन ग्राहकों की सबसे कठिन कॉल्स को भी अनदेखा नहीं जाना चाहिए।

यह अच्छा है यदि आपका कॉल सेंटर मासिक आधार पर कॉल रिकॉर्ड्स का विश्लेषण करता है। इस मामले में, आप प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों से फीडबैक एकत्र करके महीने की कॉल को जल्दी और आसानी से चुन सकते हैं।

एक बार जब आपको एक विशेष रूप से कठिन या तनावपूर्ण स्थिति का प्रमुख उदाहरण मिल जाए जो एक कॉल के दौरान हुई, तो आप उन स्थितियों के लिए सबसे सफल व्यवहार रणनीतियाँ देख सकते हैं। ऐसा विश्लेषण न केवल कॉल के ऑपरेटर-हीरो की सफलता की स्वीकार्यता बन सकता है, बल्कि उन कर्मचारियों के लिए एक अतिरिक्त प्रेरणा भी हो सकता है जो सफलतापूर्वक ऐसी कॉल्स को प्रबंधित करते हैं।

4. दिन का जोश

कोई भी रहस्य नहीं है कि दोपहर और कार्यदिवस के अंत के बीच, श्रमिकों की उत्पादकता में एक महत्वपूर्ण गिरावट अक्सर होती है। लेकिन हम आपको इसे नष्ट करने का एक त्वरित और आसान तरीका पेश कर सकते हैं!

अपने कॉल सेंटर कर्मचारियों से लंच के बाद एक घंटे के लिए खड़े रहने, बैठने के लिए नहीं कहने की कोशिश करें! इस विधि से गतिविधि की गिरावट से बचा जा सकता है और ऑपरेटर की आवाज़ें अधिक ऊर्जावान और आकर्षक लगती हैं।

बेशक, ऐसे नवाचार को केवल स्वैच्छिक आधार पर लागू किया जाना चाहिए। इसके अलावा, विकलांग श्रमिकों या पीठ दर्द आदि वाले श्रमिकों को संभावित स्वास्थ्य समस्याओं के बारे में चेतावनी दी जानी चाहिए।

5. समय सीमा में लचीलापन

कॉल सेंटर प्रबंधकों के लिए एक स्थायी चुनौती यह सुनिश्चित करना है कि एक दिए गए प्रोजेक्ट पर पर्याप्त कर्मचारी काम कर रहे हों। आखिरकार, ऑपरेटरों की कमी से पूरी टीम की काम करने की स्थितियों पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है और निश्चित रूप से, उत्पादकता कम होती है।

एक सक्षम प्रबंधक हमेशा उन कर्मचारियों के अनुरोधों के प्रति संवेदनशील रहने की कोशिश करता है जिन्हें समय सारणी में बदलाव की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, कई माता-पिता स्कूल की छुट्टियों के दौरान छुट्टी लेना चाहेंगे, और छात्र कॉलेज में एक सत्र के दौरान समय निकाला चाहते हैं।

केवल एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया समय सारणी उपकरण आपको कॉल सेंटर का समय सारणी बनाने की अनुमति देता है जो सभी कर्मचारियों की आवश्यकता को संतुष्ट करेगा। इससे प्रबंधन को अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद मिलेगी और लंबी अवधि में कंपनी को वित्तीय लाभ होगा।

प्रत्येक कर्मचारी के व्यक्तिगत मुद्दों को ध्यान में कैसे रखा जाए और साथ ही सभी श्रम कानून की आवश्यकताओं का पालन कैसे किया जाए? हमारे पास एक समाधान है!

निष्कर्ष

Shifton ऑनलाइन सेवा आपको सुविधाजनक टेम्पलेट्स का उपयोग करके कंपनी के कार्य कार्यक्रम और कर्मचारी शेड्यूल को शीघ्रता से और कुशलता से बनाने, संपादित करने, और एक क्लिक के साथ छुट्टी या छुट्टी के अनुरोधों की पुष्टि करने में मदद करेगा। इसके अलावा, ऑपरेटर स्वतंत्र रूप से शिफ्टों का आदान-प्रदान कर सकते हैं, जो कॉल सेंटर प्रबंधकों पर भार को कम करता है।

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2021-2022 में शीर्ष 5 क्लाउड कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर

प्रभावी ग्राहक समर्थन की कुंजी सिर्फ अच्छे प्रशिक्षित ऑपरेटर ही नहीं, बल्कि उच्च गुणवत्ता वाला कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर भी है। आधुनिक तकनीकें एक कॉल सेंटर में परिचालन और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने, साथ ही कर्मचारियों की उत्पादकता बढ़ाने में मदद करती हैं।

किसी भी कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर का मुख्य कार्य स्वचालन और परिचालन प्रक्रियाओं की दक्षता बढ़ाना हैं: कॉल वितरण, ग्राहक जानकारी भरना, रूटिंग, आदि।

व्यापार प्रक्रियाओं का अनुकूलन भी आवश्यक है: विशेष रूप से ऑपरेटरों और सामान्य रूप से विभागों के प्रदर्शन की निगरानी करने की क्षमता, प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों का विश्लेषण करना और वास्तविक समय में कॉल सेंटर की कार्यक्षमता की निगरानी करना।

कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर चुनते समय, आप क्लाउड-आधारित सॉफ्टवेयर का उपयोग करके अपने ग्राहक सेवा को सुधार सकते हैं। इस समाधान के मुख्य लाभ हैं:

• बेहतर ग्राहक सेवा प्रबंधन
• उन्नत रिपोर्टिंग
• बढ़ी हुई दक्षता
• डेटा संग्रह का केंद्रीकरण
• कम लागत
• बिक्री और ग्राहक संतुष्टि में वृद्धि
• उन्नत डेटा सुरक्षा
• मल्टीचैनल समर्थन

2021-2022 में 5 बेहतरीन क्लाउड कॉल सेंटर प्रोग्राम्स

1. Shifton
   ऑपरेटरों के लिए मैन्युअल शेड्यूलिंग का काम कॉल सेंटर प्रबंधकों के लिए बहुत समय और प्रयास लेता है। Shifton ऑनलाइन ऐप दैनिक शेड्यूलिंग परिचालनों को अनुकूलित करता है, टर्नओवर को कम करता है और सर्वश्रेष्ठ ग्राहक अनुभव प्रदान करने के लिए कर्मचारी भागीदारी बढ़ाता है। Shifton क्लाउड सेवा कॉल सेंटर में शिफ्ट शेड्यूलिंग के लिए आदर्श है। ऐप की कार्यक्षमता प्रबंधकों को अनुकूलतम कार्य शेड्यूल बनाने, आसानी से शिफ्ट शेड्यूल करने और ऑपरेटरों के बीच कार्यों को वितरित करने की अनुमति देती है। इसके अलावा, कर्मचारी अपने कार्य शेड्यूल को स्वतंत्र रूप से समायोजित कर सकते हैं, शिफ्टों को अदला-बदली करके (यदि आवश्यक हो तो प्रबंधक की पुष्टि के साथ)। Shifton आपको एक अनुकूलतम संतुलित शेड्यूल बनाने में मदद करता है जो आपके कॉल सेंटर ग्राहकों को सर्वोत्तम गुणवत्ता सेवा सुनिश्चित करता है।
2. CloudTalk
   यह अभिनव क्लाउड-आधारित सॉफ्टवेयर कॉल सेंटरों के लिए कई अद्वितीय उपकरण प्रदान करता है। कॉल कतार में अनुकूलित प्रतीक्षा सुविधा कॉल फॉरवर्डिंग को समाप्त करती है, जो बिक्री टीम को स्वचालित डायलिंग प्रक्रिया के माध्यम से अधिक सौदों को बंद करने में मदद करती है। CloudTalk बुद्धिमान कॉल रूटिंग, क्लिक-टू-कॉल और IVR विकल्पों के माध्यम से उच्च स्तर की ग्राहक संतुष्टि बनाए रखता है। CloudTalk आपको दुनिया में कहीं से भी सभी उपलब्ध डिवाइसों के साथ एक ऑनलाइन कॉल सेंटर सेट अप करने की अनुमति देता है, स्थानीय फ़ोन नंबरों के साथ स्थानीय उपस्थिति बनाए रखते हुए। इसके अलावा, यह कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर CRM, ई-कॉमर्स, तकनीकी समर्थन, शॉपिंग कार्ट्स, Zapier और APIs के साथ सैकड़ों एकीकरण प्रदान करता है।
3. Avaya
   Avaya Contact Center एक सार्वभौमिक क्लाउड या हाइब्रिड स्वचालन समाधान है जो वॉइस, वीडियो, ईमेल और समूह चैट के लिए इनबाउंड और आउटबाउंड अनुप्रयोगों को संभालता है। एकीकृत मल्टी-चैनल संचार प्रणाली दूरस्थ ऑपरेटर समूहों को कहीं से भी कॉल संभालने की अनुमति देती है। Avaya Contact Center स्क्रीन कैप्चर, प्रशिक्षण, कॉल गुणवत्ता प्रबंधन, तथा किसी भी चयनित अवधि के लिए वास्तविक समय की रिपोर्ट और आंकड़े प्रदान करता है। इसके अलावा, यह क्लाउड-आधारित कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर आर्काइविंग रिकार्डिंग, वॉयस एनालिटिक्स और स्वचालित शेड्यूलिंग सुविधाएँ प्रदान करता है।
4. MyOperator
   MyOperator कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर आपको कम समय और प्रयास के साथ कई कॉल प्रबंधित करने की अनुमति देता है। इस कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर समाधान का लाभ यह है कि इसमें होल्ड पर संगीत जोड़ने और ग्राहक के साथ बातचीत के दौरान नोट्स लेने की क्षमता जैसी नवीन विशेषताएं हैं। MyOperator एक आसान-से-उपयोग क्लाउड सेवा है जो API इंटीग्रेशन प्रदान करती है। इसका मुख्य उद्देश्य कॉल्स को रिकॉर्ड करना, फॉरवर्ड करना, ट्रांसफर करना और ट्रैक करना है। हालांकि, आप प्रदर्शन विश्लेषण के लिए आवश्यकतानुसार कॉल लॉग डेटा को एक्सपोर्ट भी कर सकते हैं।
5. Dialpad
   Dialpad एक वेब एप्लिकेशन है जो आपकी व्यापार संचार को अगले स्तर पर ले जाता है। यह आपको अपने ग्राहकों, कर्मचारियों और अन्य व्यवसायों के साथ अधिकतम सुविधा के साथ संवाद करने की अनुमति देता है जिससे आपकी व्यापार संचार अधिक कुशल और प्रभावी बनती है। चाहे वह वॉइस आधारित संचार हो या टेक्स्ट संदेश हों, Dialpad उनके लिए बेहतरीन समाधान प्रदान करता है। यह आपकी संचार को एक नए स्तर पर ले जाता है ताकि आप अपने ग्राहकों से बात करते समय भी आनंद ले सकें।

निष्कर्ष

सही क्लाउड-आधारित कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर दक्षता, उत्पादकता और ग्राहक सेवा को सुधारने में मदद करता है। हम Shifton ऑनलाइन सेवा को चुनते हैं क्योंकि यह प्रभावी कॉल सेंटर प्रबंधन के लिए सही अनुप्रयोग है।

यदि आप अभी तक अपने व्यवसाय के लिए Shifton का उपयोग नहीं करते हैं, तो यह शुरू करने का समय है! पंजीकरण करें और दो महीनों के लिए ऑनलाइन अनुप्रयोग की सभी विशेषताओं को निःशुल्क आज़माएं!

शिफ्टन कैसे कॉल सेंटर रिपोर्टिंग को बेहतर बनाता है

टेलीमार्केटिंग और सांख्यिकी विश्लेषण कॉल सेंटर में सबसे महत्वपूर्ण गतिविधियों में से एक है। जैसे संसाधित कॉलों की संख्या और अवधि, ग्राहक के प्रतिक्रिया के लिए औसत प्रतीक्षा समय, ऑपरेटर के केपीआई आदि, को पूरी तरह से मापा जा सकता है और कर्मचारियों की प्रभावशीलता का बहुत तेजी से मूल्यांकन किया जा सकता है।

कॉल सेंटर प्रदर्शन का मापन

जब टेलीमार्केटिंग गतिविधियां एक या दो कर्मचारियों तक सीमित होती हैं, तो परिचालन विश्लेषण काफी सरल हो सकता है और 2-3 मेट्रिक्स की ट्रैकिंग तक सीमित रह सकता है। यह विज्ञापन अभियान के प्रभावी प्रबंधन के लिए काफी है।

दूसरी ओर, जब टेलीमार्केटिंग परियोजनाएं बढ़ती हैं, तो यह हमेशा अच्छा होता है कि कॉल सेंटर के प्रदर्शन को प्रबंधित करने में सहायक व्यापक मेट्रिक्स को जानें। वे उन तत्वों की पहचान करने में आसानी करते हैं जिनका अभियान के परिणाम पर सकारात्मक या नकारात्मक प्रभाव पड़ता है।

इनमें से कई हो सकते हैं; उदाहरण के लिए: गलत संपर्क डेटाबेस, खराब प्रशिक्षित टीम, कुछ घंटों के दौरान कर्मचारियों के लिए असंतुष्ट शिफ्ट शेड्यूल, उपकरण की खराबी आदि।

सही ढंग से डिज़ाइन और गणना किए गए उपाय उन क्षेत्रों की पहचान करने में मदद कर सकते हैं जिनमें सुधार की आवश्यकता है। समय पर प्राप्त सांख्यिकी इसमें मदद कर सकती है।

कॉल सेंटर सांख्यिकी रिपोर्ट

जब कॉल सेंटर के काम का मूल्यांकन किया जाता है, तो केवल बंद किए गए लीड्स पर रिपोर्ट पर ही ध्यान नहीं दिया जाना चाहिए बल्कि अन्य रिपोर्टिंग संकेतकों पर भी — संसाधित कॉलों की संख्या, उनकी अवधि और सेवा स्तर।

प्रत्येक कॉल की रिपोर्ट का विश्लेषण करने के बाद, वास्तव में एक मिनी-मार्केटिंग शोध प्राप्त होगा। यह ग्राहकों के बारे में बहुत कुछ समझने में मदद करता है — वे क्या पसंद करते हैं, वे कौन सी प्रतिस्पर्धी कंपनियाँ उपयोग करते हैं, आदि।

एक और महत्वपूर्ण संकेतक है लाइन पर ग्राहकों के प्रतीक्षा समय। कॉल सेंटर टीम पर व्यस्त दिनों के दौरान, इनकमिंग कॉलों को संभालने में देरी ग्राहक संतोष के स्तर पर अप्रत्यक्ष रूप से प्रभाव डाल सकती है और इस कारण वे प्रतिस्पर्धियों को चुन सकते हैं। परिणामस्वरूप, जिस कंपनी के लिए यह कॉल सेंटर सेवाएं प्रदान करता है, उसे कम संभावित लाभ प्राप्त होगा, जिसका अर्थ है कि उसे हानि उठानी पड़ेगी।

इस मामले में शिफ्टन कैसे मदद कर सकता है?

कार्य की गई शिफ्टों और ब्रेक्स की जानकारी के आधार पर, शिफ्टन कई परियोजनाओं या एक विशिष्ट कर्मचारी पर सबसे विस्तृत स्तर पर विस्तृत रिपोर्ट प्रदान करता है। इस तरह की रिपोर्टिंग, अन्य सांख्यिकीय जानकारी के साथ मिलकर, आपको व्यस्त दिनों की पहचान करने और प्रत्येक पर ऑपरेटरों की शिफ्टों और संख्या को अनुकूलित करने की अनुमति देती है।

शिफ्टन एक पेरोल विकल्प भी प्रदान करता है जिसे कॉल सेंटर की लागत का पूर्वानुमान लगाने के लिए उपयोग किया जा सकता है। यह सुविधा आपको अधिक ऑपरेटर असाइनमेंट के कारण ओवरटाइम का भुगतान करने से बचाएगी।

शिफ्टन क्लाउड सेवा शक्तिशाली रिपोर्टिंग टूल्स प्रदान करती है जो कंपनी के समग्र कार्य और उसके व्यक्तिगत कर्मचारियों के बारे में बहुत सारी सांख्यिकी जानकारी प्रदर्शित करते हैं। उपस्थिति की योजना बनाने और ट्रैक करने के उपकरणों के साथ मिलकर ये रिपोर्ट उपलब्धियों, योजना बनाई गई और पूर्ण की गई कार्यों की जानकारी प्रदर्शित कर सकती हैं, भविष्य की लागतों का पूर्वानुमान लगा सकती हैं और समय पर कंपनी में प्रक्रियाओं को अनुकूलित कर सकती हैं।

शिफ्टन क्लाउड सेवा का उपयोग करके प्राप्त पूर्वानुमान और रिपोर्ट अनलिमिटेड संख्या में कर्मचारियों वाले कॉल सेंटर को अतिरिक्त रूप से अनुकूलित करने की अनुमति देते हैं। इस प्रकार, आप न केवल मौजूदा मुद्दों का समाधान करेंगे बल्कि भविष्य में उनकी घटना को भी रोकेंगे।

क्या आप सुनिश्चित करना चाहते हैं? शिफ्टन में स्वागत है! रजिस्टर करें और हमारे ऑनलाइन एप्लिकेशन की सभी विशेषताओं का 2 महीने के लिए मुफ्त में प्रयास करें!

7 महत्वपूर्ण कारक जो Shifton को किसी भी कॉल सेंटर के लिए सबसे अच्छा समाधान बनाते हैं

कॉल सेंटर के लिए सही सॉफ्टवेयर चुनना अब एक विशेषाधिकार नहीं, बल्कि एक आवश्यकता बन गया है। इसके अलावा, किसी विशेष कार्यक्रम का चयन करने का मुख्य बिंदु आवश्यक सभी कार्यों की उपलब्धता है जो कुशल और निर्बाध कार्यप्रवाह के लिए आवश्यक हैं।

कॉल सेंटर प्रोग्राम चुनते समय, व्यवसाय की लाभप्रदता सुनिश्चित करने वाले 7 कारकों पर विचार करना महत्वपूर्ण है। आज आप जानेंगे कि क्यों Shifton 2021 में आउटसोर्सिंग कंपनियों के लिए सबसे अच्छी सेवा है।

आवश्यक कार्य

यह महत्वपूर्ण है कि कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर सभी आवश्यक कार्य प्रदान करता है जो ऑपरेटरों और प्रबंधकों के कार्य को सरल बनाते हैं।

Shifton शिफ्ट और शेड्यूल के संकलन पर समय और प्रयास को महत्वपूर्ण रूप से बचाने में आपकी मदद करता है। “शिफ्ट अदला-बदल” विकल्प प्रबंधकों से अनावश्यक बोझ हटा देता है, क्योंकि यह कर्मचारियों को अपने शिफ्ट का स्वैप स्वतंत्र रूप से करने की अनुमति देता है, जिसमें प्रबंधक केवल स्वैप को अनुमोदित करने के लिए शामिल होते हैं। इस प्रकार, प्रबंधक कर्मचारियों के लिए प्रतिस्थापन खोजने में समय और प्रयास बचाते हैं।

टीम प्रबंधन

कॉल सेंटर टीम बड़ी या छोटी हो सकती हैं, कंपनी की प्रणालियाँ जटिल हो सकती हैं, और शाखा कार्यालय पूरे देश में या यहां तक कि पूरी दुनिया में भी हो सकते हैं। Shifton महान टीम प्रबंधन उपकरण प्रदान करता है – बहु-स्तरीय एक्सेस और संरचित खातों से लेकर कार्यों को असाइन करना और चेकलिस्ट के साथ ट्रैक करना।

इस तथ्य के कारण कि Shifton विभिन्न समय क्षेत्रों को ध्यान में रखता है, आप कर्मचारियों का दूरस्थ रूप से प्रबंधन कर सकते हैं।

Shifton की विस्तृत कार्यक्षमता आपको कहीं से भी काम करने की अनुमति देती है, आपके पास सभी आवश्यक उपकरण होते हैं। यह दुनिया भर में ग्राहकों को दूरस्थ रूप से सेवाएं प्रदान करने में भी सक्षम बनाता है।

विस्तारणीयता

कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर को आपके व्यवसाय के साथ स्केल और ग्राहकों की संख्या और उनकी जरूरतों और अनुरोधों की जटिलता दोनों के अनुकूल होना चाहिए।

Shifton असीमित संख्या में कर्मचारियों के लिए शेड्यूलिंग का समर्थन करता है। कंपनी का आकार महत्वपूर्ण नहीं है — Shifton आपको सभी परियोजनाओं, कार्य शेड्यूल, नौकरी अनुक्रम और अन्य परिस्थितियों को ध्यान में रखते हुए इसकी संरचना बनाने की अनुमति देता है।

रिपोर्टिंग और निगरानी

कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर में विश्लेषण और नियंत्रण कार्य अधिकतम दक्षता प्राप्त करने में आपकी मदद करते हैं। Shifton शक्तिशाली रिपोर्टिंग उपकरण प्रदान करता है जो किसी कंपनी के प्रदर्शन के बारे में व्यापक सांख्यिकीय जानकारी प्रदर्शित करते हैं।

उपस्थिति की योजना और ट्रैक करने के उपकरणों के साथ संयुक्त रूप से, ऐसी रिपोर्ट उपलब्धियों, नियोजित और पूर्ण कार्यों पर पूर्ण जानकारी प्रदान करती हैं, भविष्य की लागतों की भविष्यवाणी करने में मदद करती हैं और समय पर कंपनी में प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए एक संकेत प्राप्त करती हैं।

उत्तम एकीकरण

कॉल सेंटर सॉफ्टवेयर को आवश्यकता पड़ने पर किसी भी CRM, ई-कॉमर्स प्लेटफॉर्म और मौजूदा हेल्प डेस्क के साथ सहजता से एकीकृत किया जाना चाहिए।

Shifton कई लोकप्रिय सॉफ्टवेयर (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks, आदि) के साथ एकीकरण प्रदान करता है ताकि कार्यप्रवाह, डेटा विनिमय और API एक्सेस में सुधार हो। एकीकरण की सूची लगातार विस्तारित हो रही है।

SMS, ईमेल और पुश सूचनाएँ

Shifton एसएमएस, ईमेल और पुश सूचनाओं का विकल्प प्रदान करता है जो तब भेजे जाते हैं जब कर्मचारी शेड्यूल बनाते हैं या शेड्यूल में परिवर्तन करते हैं।

इस प्रकार, सभी महत्वपूर्ण डेटा सही समय पर सही लोगों तक पहुँचता है।

मूल्य

कॉल सेंटर प्रोग्राम का चयन करते समय मूल्य निश्चित रूप से महत्वपूर्ण कारकों में से एक है। हम आपकी परिणामों की गंभीर समीक्षा के साथ एक मुफ्त परीक्षण शुरू करने की सिफारिश करते हैं।

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Shifton चुनें — उत्तम कॉल सेंटर समाधान

सही सॉफ्टवेयर आपकी कंपनी के प्रभावी कार्य के लिए एक उत्कृष्ट आधार होगा। उपरोक्त कारकों को ध्यान में रखते हुए, सर्वोत्तम परिणाम निस्संदेह Shifton के साथ प्राप्त होंगे, जो अंतिम कॉल सेंटर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर है। यह सॉफ्टवेयर न केवल आपको ग्राहक के साथ सभी संचार चैनलों को एकीकृत करने की अनुमति देता है, बल्कि कई अन्य उपयोगी विशेषताएं भी प्रदान करता है।

कर्मचारियों की उपस्थिति का हिसाब लगाना, शिफ्टों का अदला-बदली, विश्लेषण और रिपोर्टिंग — यह Shifton ऑनलाइन ऐप की विशेषताओं की केवल एक आंशिक सूची है!

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किसी भी कंपनी के प्रमुख का सबसे महत्वपूर्ण कार्य कंपनी के ब्रांड का विकास करना, उत्पादकता बढ़ाना और कर्मियों के साथ काम करने के लिए समय बचाना है। हम आपके ध्यान में 2021 में कार्यसूची निर्धारित करने और टीम संसाधनों का प्रबंधन करने के लिए सर्वश्रेष्ठ सेवाएँ प्रस्तुत करते हैं। अब आपके टू-डू सूची को साफ़ करने का समय है!

प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण 2021

आकार, उद्योग और लक्ष्यों के आधार पर, आप अपेक्षाकृत सरल नियंत्रण प्रणालियों के साथ-साथ बड़े व्यापार समाधान या आंतरिक विकास परियोजनाएँ चुन सकते हैं।

2021 में परियोजना और स्टाफ प्रबंधन के लिए शीर्ष 6 सेवाएँ यहाँ हैं।

मंडे

यह टीमों के लिए एक शक्तिशाली लेकिन सरल उपकरण है जो कार्यप्रवाह को आकार देने, बदलती जरूरतों को समायोजित करने, पारदर्शिता बनाने, सहयोगात्मक रूप से जुड़ने और मैनुअल काम को समाप्त करने में मदद करता है।

इस उपकरण का उपयोग टीमों, विभागों, नेताओं और संगठनों में किया जा सकता है, और सभी प्रकार की परियोजनाओं और प्रक्रियाओं के लिए।

नि:शुल्क व्यक्तिगत योजना में 2 टीम सदस्यों तक शामिल होते हैं और उनके काम और कार्यों को ट्रैक करने में मदद करते हैं, जो उपकरण की सबसे आवश्यक विशेषताएँ प्रदान करता है। मासिक भुगतान योजनाएँ $8 प्रति उपयोगकर्ता से शुरू होती हैं।

ट्रेलो

आसान उपयोग हेतु उपकरण जो लोकप्रिय सेवाओं के साथ एकीकृत किया जा सकता है और कार्यसूची निर्धारण के लिए अच्छा है।

इस सेवा की मुख्य विशेषता इसके सरल इंटरफ़ेस में है जो कार्यों और कार्यसूचियों के रूप में बोर्ड के रूप में है। कार्यों की स्थिति को माउस के एक क्लिक से अपडेट किया जा सकता है। सबसे सुविधाजनक विशेषताओं में से एक यह है कि प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए एक अलग विंडो आवंटित की जाती है।

ट्रेलो का सीमित संस्करण में मुफ्त में उपयोग किया जा सकता है।

स्लैक

यह कॉर्पोरेट मैसेंजर 2021 में कर्मचारी इंटरैक्शन के लिए सबसे लोकप्रिय व्यवसाय समाधान में से एक बन गया। वेब सेवा व्यक्तिगत कंप्यूटर, iOS और Android उपकरणों पर चलती है और अक्सर स्काइप के विकल्प के रूप में उपयोग की जाती है।

मुफ्त संस्करण में, एक को टीम के लिए 5GB स्टोरेज और 10K संदेश मिलते हैं, साथ ही लोकप्रिय उपकरणों और सेवाओं के साथ 10 एकीकरण। भुगतान योजनाएँ $8 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह से शुरू होती हैं।

राइक

2021 में कार्य निर्धारण और परियोजना प्रबंधन के लिए लोकप्रिय क्लाउड सेवा। कई एकीकरण इस एप्लिकेशन की पहचान हैं। अन्य उपकरणों की तुलना में, राइक अपेक्षाकृत सरलता और सुविधा प्रदान करता है।

जो कमियाँ हैं, वे यह हैं कि उपयोगकर्ता ध्यान देते हैं कि इंटरफ़ेस बहुत सरल है। मुफ्त योजना पूरे खाते के लिए 2GB और सीमित कार्य प्रदान करती है। भुगतान योजनाएँ $9.8 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह से शुरू होती हैं।

असाना

2021 में एक बहुत ही लोकप्रिय कार्य ट्रैकर जिसमें एक सहज इंटरफ़ेस है। इस सेवा का उपयोग टीम और व्यक्तिगत दोनों उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है।

यह उपकरण व्यापक कार्यक्षमता प्रस्तुत करता है: निर्धारण, चैटिंग, निष्पादन नियंत्रण और बहुत कुछ। असाना कंपनी के लक्ष्यों के आधार पर चुनने के लिए 3 योजनाएँ प्रस्तुत करता है। बुनियादी नि:शुल्क योजना में 15 उपयोगकर्ता तक शामिल होते हैं और सीमित कार्यक्षमता प्रदान करती है। मासिक भुगतान योजनाएँ $13.49 प्रति उपयोगकर्ता से शुरू होती हैं।

शिफ्टन

शिफ्टन उपरोक्त उपकरणों के लिए एक बेहतरीन विकल्प है। ऑनलाइन एप्लिकेशन कंपनियों, परियोजनाओं और अनुसूचियों के प्रबंधन के लिए उपकरणों की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है, साथ ही चुनने के लिए 4 इंटरफेस भाषाएँ। शिफ्टन उपयोगकर्ता अपने पसंदीदा कार्य घंटे निर्धारित कर सकते हैं, एक ब्रेक का अनुरोध कर सकते हैं या एप्लिकेशन के भीतर सहयोगियों के साथ शिफ्ट का आदान-प्रदान कर सकते हैं।

सेवा किसी भी निर्दिष्ट संख्या में कर्मचारियों के लिए तालिका निर्धारण का समर्थन करती है जो “Tasks” मॉड्यूल का उपयोग कर सकते हैं। मॉड्यूल कार्यों और संबंधित ग्राहक डेटा को प्रबंधित करने, कर्मचारियों को कार्य सौंपने या उन्हें अपने आप लेने की अनुमति देने, कार्य निष्पादन और समाप्ति की समय सीमाएँ स्थापित करने, सूचियाँ संलग्न करने की सुविधा देता है, जिन्हें कर्मचारी कार्य पूरे होने पर भरते हैं। शिफ्टन 2 महीने के लिए मुफ्त उपलब्ध है। उसके बाद, “Tasks” मॉड्यूल के लिए मासिक भुगतान प्रति व्यक्ति $0.5 होगा।

टीम संसाधनों के प्रबंधन के लिए सॉफ्टवेयर डेवलपर्स की उपरोक्त सूची पूरी नहीं है, लेकिन अब आपको आरंभ कहां से करना है, यह पता चल गया है!

हमें उम्मीद है कि ये उपकरण आपको अपने व्यवसाय के विकास पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देंगे, साथ ही संगठात्मक और विपणन कार्यों पर समय की बचत करेंगे।

आमतौर पर, वे प्रबंधक जो टीमों और विभागों के लिए शेड्यूलिंग का काम करते हैं, एक चुनौतीपूर्ण कार्य का सामना करते हैं। उन्हें सभी कर्मचारियों और उनकी व्यक्तिगत परिस्थितियों, बीमारी के छुट्टियों, छुट्टियों के दिन, मासिक और साप्ताहिक कार्य समय को ध्यान में रखते हुए शेड्यूल तैयार करना होता है।

यदि आप अभी भी कागज पर या एक एक्सेल फाइल में शेड्यूल और शिफ्ट तैयार करते हैं तो सभी आवश्यक अपडेट्स करने में घंटे लग सकते हैं। विभिन्न शेड्यूलिंग ऐप्स निश्चित रूप से कर्मचारी शेड्यूलिंग का बोझ कम करते हैं। वे प्रबंधकों के समय और प्रयास को काफी कम करते हैं, टीमवर्क को सुधारते हैं और अपटाइम को अधिकतम करते हैं।

हम जानते हैं कि शिफटन ऑनलाइन ऐप सभी लोकप्रिय समकालीन के लिए एक उत्कृष्ट विकल्प है। आइए, शिफटन की विशेषताओं की WhenIWork की कार्यक्षमता से तुलना करें और यह सुनिश्चित करें।

फ्री ट्रायल पीरियड	1 महीने	2 सप्ताह
न्यूनतम लागत	$1 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह	$2 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह
सपोर्ट	व्यक्तिगत खाता प्रबंधक	चैट बॉट
स्वचालित शेड्यूलिंग	हाँ	हाँ
शिफ्ट अदला-बदली	हाँ	हाँ
ब्रेक्स अदला-बदली	हाँ	नहीं
पेरोल गणना	हाँ	नहीं
कार्य	हाँ	हाँ
चेक लिस्ट्स	हाँ	नहीं
उपलब्धता	हाँ	नहीं
स्वैपिंग नियंत्रण	हाँ	हाँ
एकीकरण	हाँ	हाँ
रिपोर्ट और विश्लेषण	हाँ	हाँ
रिमाइंडर्स	हाँ	हाँ
सूचनाएँ	हाँ	हाँ

* विशेषताएँ तुलना सार्वजनिक रूप से उपलब्ध जानकारी के आधार पर सितंबर 2021 तक तैयार की गई हैं।

जैसा कि तुलना तालिका से देखा जा सकता है, शिफटन लगभग वही विशेषताएँ प्रदान करता है जैसे WhenIWork और उससे भी अधिक – जैसे कि व्यक्तिगत खाता प्रबंधक, “उपलब्धता” विकल्प जो कर्मचारियों और नियोक्ताओं दोनों के लिए अधिकतम लचीलेपन को सुनिश्चित करता है, लंबी फ्री ट्रायल अवधि और कम लागत का उल्लेख नहीं है।

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कर्मचारियों के लिए एक कुशल कार्य सूची बनाना उत्पादकता बनाए रखने, निष्पक्षता सुनिश्चित करने, और व्यापार की मांगों को पूरा करने के लिए आवश्यक है। एक सुव्यवस्थित स्टाफ शेड्यूल व्यवसायों को बिना किसी अड़चन के चलने में मदद करता है, जबकि कर्मचारियों की उपलब्धता, प्राथमिकताएँ और कार्यभार का संतुलन बनाए रखता है। हालांकि, कर्मचारियों का शेड्यूल बनाना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, खासकर अंतिम क्षण पर परिवर्तनों, शिफ्ट स्वैप, और श्रम कानूनों से निपटने के समय।

इस गाइड में आपके स्टाफ शेड्यूलिंग प्रक्रिया को सुधारने के लिए 16 कदम बताए गए हैं, जो स्टाफ को प्रभावशाली ढंग से शेड्यूल करने के आवश्यक कर्मचारी शेड्यूलिंग तकनीकों को शामिल करते हैं, शेड्यूलिंग संघर्षों को कम करते हैं, और व्यापार स्वचालन को बढ़ाते हैं।
कार्य शेड्यूलिंग में जानने और लागू करने योग्य बातें
शिफ्टन जैसे कार्य शेड्यूलिंग उपकरण प्रबंधकों को शेड्यूलिंग कार्य को स्वचालित करने और मैनुअल शिफ्ट योजना को समाप्त करने की अनुमति देते हैं। पहले, एचआर पेशेवरों और टीम लीड्स अपने समय का बड़ा हिस्सा स्टाफ शेड्यूल को प्रबंधित करने, समय-अवकाश अनुरोध और शिफ्ट प्राथमिकताओं को ध्यान में रखते हुए बिताते थे। अब, व्यापार स्वचालन समाधान इन कार्यों को सरल करते हैं, जिससे प्रबंधकों को कर्मचारी कल्याण, प्रदर्शन कोचिंग, और कार्यबल विकास पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है।

कार्यक्षेत्र शेड्यूल तकनीक को प्रभावी ढंग से लागू करना कर्मचारियों के शेड्यूलिंग और शिफ्ट प्रबंधन स्वचालन की महत्वपूर्ण तत्वों को समझने की आवश्यकता होती है। जब आप अपने स्टाफ शेड्यूलिंग प्रक्रिया को डिजिटाइज करते हैं तो यहां पांच महत्वपूर्ण बातें ध्यान में रखनी चाहिए।
बेहतर समय और कार्य प्रबंधन
कार्यबल स्वचालन उपकरणों के साथ, प्रबंधक कर्मचारियों को कुशलता से शेड्यूलिंग कर सकते हैं जबकि कार्य और प्रोजेक्ट को एक ही सिस्टम के भीतर प्रबंधित कर सकते हैं। यह एकीकरण कंपनियों को समय प्रबंधन, उत्पादकता, और टीम सहयोग सुधारने की अनुमति देता है, यह सुनिश्चित करके कि कर्मचारी अपने शिफ्ट के दौरान क्या करना है, यह ठीक से जानते हैं।

एक अच्छी संरचित स्टाफ शेड्यूल में शिफ्ट असाइनमेंट, कार्य वितरण, और प्रोजेक्ट की डेडलाइन शामिल होनी चाहिए, यह सुनिश्चित करते हुए कि ऑपरेशन्स बिना किसी रुकावट के चलते हैं। शिफ्टन, एक शक्तिशाली शेड्यूलिंग समाधान, व्यवसायों को कर्मचारियों के लिए शेड्यूल बनाने के साथ-साथ चेकलिस्ट और कार्य असाइन करने की अनुमति देता है, जिससे सेवा की गुणवत्ता और संचालन की दक्षता को बढ़ावा मिलता है।
स्वचालन और आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस
स्वतः कर्मचारी शेड्यूलर का एक मुख्य लाभ एआई-संचालित स्वचालन का उपयोग है। जिनमें से 62% व्यवसाय या तो कार्यस्थल में स्वचालन को लागू करने की योजना बना रहे हैं या पहले से उपयोग कर रहे हैं, यह स्पष्ट है कि एआई-संचालित शेड्यूलिंग समाधान प्रबंधकों के लिए बढ़ती महत्वपूर्ण होती जाएगी।

स्वचालन का उपयोग कर कर्मचारियों को प्रभावी ढंग से कैसे शेड्यूल करें:

कर्मचारियों का विवरण, शिफ्ट की लंबाई, और उपलब्धता सिस्टम में डालें।
शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को कार्य शेड्यूल को अनुकूलित करने दें।
सिस्टम स्वचालित रूप से समय-अवकाश अनुरोध और कार्यबल की मांग के आधार पर शिफ्ट समायोजित करता है।
वास्तविक समय के अपडेट और स्वचालित सिफारिशों के साथ शेड्यूलिंग संघर्षों को कम करें।

व्यवसायों के लिए स्वचालन का उपयोग शेड्यूलिंग और स्टाफिंग को सरल करता है, मैनुअल समायोजनों और अंतिम क्षण के शिफ्ट परिवर्तनों की आवश्यकता को कम करता है।
क्लाउड-आधारित समय ट्रैकिंग
अब लगभग 44% प्रतिभा प्रबंधक क्लाउड-आधारित कार्यबल स्वचालन उपकरणों पर कर्मचारी शेड्यूल और उपस्थिति को ट्रैक करने के लिए निर्भर करते हैं। आधुनिक कर्मचारी शेड्यूलिंग तकनीकों में क्लाउड-आधारित लॉग-इन शामिल होते हैं, जो स्टाफ को कहीं से भी घड़ी में और बाहर करने की अनुमति देते हैं। यह सुविधा हाइब्रिड कार्य मॉडल, दूरस्थ टीमों, और विभिन्न स्थानों में संचालित व्यवसायों के लिए महत्वपूर्ण है।

उन कंपनियों के लिए जो ऑन-साइट चेक-इन की आवश्यकता होती है, कई शेड्यूलिंग उपकरण जीपीएस सत्यापन और आईपी-आधारित लॉग-इन की पेशकश करते हैं, जो सुनिश्चित करते हैं कि कार्य शेड्यूल का सटीक ट्रैकिंग होता है। ये डिजिटल समय ट्रैकिंग विशेषताएं जिम्मेदारी बढ़ाती हैं और पेरोल विसंगतियों को कम करती हैं, जबकि कर्मचारियों को अधिक लचीलापन प्रदान करती हैं।
अनुसूचक अनुकूलन के लिए डेटा एनालिटिक्स
एक प्रभावी कार्य शेड्यूल डेटा-संचालित होना चाहिए। डिजिटल शेड्यूलिंग समाधान वास्तविक समय के एनालिटिक्स डैशबोर्ड प्रदान करते हैं, जो विभिन्न महत्वपूर्ण सूचनाएँ प्रदान करते हैं:

कर्मचारी उपस्थिति और शिफ्ट अनुपालन।
प्रत्येक अवधि के लिए कुल काम के घंटे।
देर से आगमन, ओवरटाइम, और उत्पादकता के रुझान।
प्रत्येक शिफ्ट के कार्य पूर्णता दर।

डेटा एनालिटिक्स का उपयोग करके कर्मचारियों को शेड्यूल करने से, व्यवसाय अक्षमताओं की पहचान कर सकते हैं, स्टाफिंग निर्णयों में सुधार कर सकते हैं, और प्रदर्शन ट्रैकिंग को बढ़ावा दे सकते हैं। ये अंतर्दृष्टियां प्रबंधकों को उनके स्टाफ शेड्यूल को परिष्कृत करने की अनुमति देती हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि श्रम लागतें संचालन की आवश्यकताओं के साथ संगत हैं, जबकि कार्यबल उत्पादकता बनाए रखते हुए।
स्वचालित वेतन गणना
शेड्यूलिंग और स्टाफिंग में व्यापार स्वचालन के सबसे बड़े लाभों में से एक स्वचालित पेरोल प्रोसेसिंग है। घंटे ट्रैक करने और वेतन की गणना करने के लिए मैन्युअल रूप से इसके बजाय, आधुनिक स्टाफ शेड्यूलिंग प्रक्रियाएँ पेरोल कार्यों के साथ एकीकृत होती हैं, वेतन गणनाओं को सरल बनाती हैं।

वेतन प्रसंस्करण में स्वचालन के मुख्य लाभ:

कर्मचारी काम के घंटे ट्रैक करता है और पूर्व-निर्धारित वेतन दरें लागू करता है।
वास्तविक काम की गई समय के आधार पर स्वचालित पेरोल रिपोर्ट बनाता है।
मैन्युअल डेटा प्रविष्टि को समाप्त करके पेरोल त्रुटियों को कम करता है।
बहीखाता और वित्त प्रणाली के साथ एकीकरण के माध्यम से निर्बाध पेरोल प्रसंस्करण प्रदान करता है।

स्वचालित शेड्यूलिंग और पेरोल सिस्टम के साथ, एचआर टीमें महत्वपूर्ण समय बचा सकती हैं, जबकि सही, समय पर वेतन वितरण सुनिश्चित करती हैं।
आपके स्टाफ शेड्यूलिंग को सुधारने के लिए 16 कदम
कदम 1: यह स्थापित करें कि आपकी टीम को क्या करना चाहिए
कर्मचारियों के लिए शेड्यूल बनाने से पहले, उन प्रमुख जिम्मेदारियों और कार्यों की पहचान करें जिन्हें कवर करने की आवश्यकता है। विचार करें:

दैनिक रूप से कौन सी सेवाएं या कार्य पूरे करने की आवश्यकता है?
विशिष्ट भूमिकाओं के लिए कौन से कर्मचारी सबसे उपयुक्त हैं?
क्या ऐसे पीक घंटे हैं जो अतिरिक्त स्टाफ कवरेज की आवश्यकता रखते हैं?

कार्यभार वितरण को समझना सुनिश्चित करता है कि कर्मचारियों का अनुसूचन संचालन की आवश्यकताओं के साथ संगत है और कार्य कुशलतापूर्वक पूरे होते हैं।
कदम 2: देखें कि आप कब सबसे व्यस्त (और धीमे) हैं
पिछले प्रदर्शन डेटा का विश्लेषण करके अपने व्यवसाय के सबसे व्यस्त और धीमे समयांतरों को निर्धारण करें। इनमें से अंतर्दृष्टियों का उपयोग करें:

बिक्री और ग्राहक यातायात रिपोर्ट
कॉल मात्रा डेटा (ग्राहक समर्थन टीमों के लिए)
मौसमी रुझान और मांग के उतार-चढ़ाव

स्टाफ शेड्यूल को वास्तविक मांग के साथ संरेखित करके, व्यवसाय श्रम लागतों का अनुकूलन कर सकते हैं और पीक समय के दौरान पर्याप्त कवरेज सुनिश्चित कर सकते हैं, जबकि धीमे समयांतरों के दौरान ओवरस्टाफिंग से बच सकते हैं।
कदम 3: भविष्य के गतिविधि स्तरों की भविष्यवाणी करें
कार्यभार का पूर्वानुमान लगाना प्रबंधकों को कर्मचारियों को निष्पक्ष और प्रभावी ढंग से शेड्यूल करने में मदद करता है। विचार करें:

आगामी प्रचार या व्यापारिक आयोजन
• छुट्टी के मौसम या अवकाश अनुरोध
• बाज़ार के रुझान जो ग्राहक की मांग को प्रभावित कर सकते हैं

भविष्य की जरूरतों का पूर्वानुमान लगाकर, प्रबंधक कर्मचारियों को सक्रिय रूप से अनुसूचित कर सकते हैं, अंतिम समय में कर्मचारियों की कमी को रोकते हुए कर्मचारियों के लिए एक कुशल कार्य अनुसूची सुनिश्चित कर सकते हैं।

चरण 4: अपने स्टाफ की आवश्यकताओं पर विचार करें

कर्मचारी अनुसूची में व्यावसायिक आवश्यकताओं और कर्मचारी प्राथमिकताओं दोनों पर विचार किया जाना चाहिए। जिन कर्मचारियों को लगता है कि उनकी ज़रूरतों को पहचाना गया है, उनके जुड़े रहने और उत्पादक बने रहने की संभावना अधिक होती है। कर्मचारियों के लिए शेड्यूल बनाते समय, ध्यान रखें:

• उपलब्धता और अनुरोधित समय अवकाश
• कार्य-जीवन संतुलन विचार
• कौशल स्तर और नौकरी की भूमिकाएँ

निष्पक्ष और संतुलित शेड्यूल कर्मचारी संतोष में सुधार करता है, थकान को कम करता है, और अनुपस्थिति को न्यूनतम करता है।

चरण 5: अपनी शिफ्ट शेड्यूलिंग विधि चुनें

कर्मचारियों को शेड्यूल करने के लिए सही दृष्टिकोण का चुनाव आपके व्यावसायिक मॉडल, कार्यबल संरचना और परिचालन आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। विचार करने के लिए कई कर्मचारी शेड्यूलिंग तकनीकें हैं:

• नियत शिफ्ट – कर्मचारी हर दिन एक ही समय पर काम करते हैं (जैसे, सुबह 9 बजे से शाम 5 बजे तक)। स्थिर कार्यभार वाले व्यवसायों के लिए आदर्श।
• रोटेटिंग शिफ्ट – कर्मचारी विभिन्न शिफ्टों के बीच स्थानांतरित होते हैं (सुबह, शाम, रात)। स्वास्थ्य सेवा, खुदरा, और आतिथ्य में आम है।
• स्प्लिट शिफ्ट – कर्मचारी एक दिन में दो अलग-अलग युगों में काम करते हैं (जैसे, सुबह 8 बजे से 12 बजे तक, फिर शाम 4 बजे से 8 बजे तक)। मांग में उतार-चढ़ाव वाले व्यवसायों के लिए उपयोगी।
• ऑन-कॉल शेड्यूलिंग – यदि आवश्यक हो तो कर्मचारी काम के लिए उपलब्ध रहते हैं। अक्सर स्वास्थ्य सेवा और आपातकालीन सेवाओं में उपयोग किया जाता है।
• लचीली शेड्यूलिंग – कर्मचारी कार्यभार और व्यावसायिक आवश्यकताओं के आधार पर अपने घंटों का चयन करते हैं। रिमोट टीमों और रचनात्मक उद्योगों के लिए उपयुक्त।

सही स्टाफ शेड्यूलिंग प्रक्रिया का चयन करने से व्यवसायों को श्रम लागत को अनुकूलित करने में मदद मिलती है, जबकि कुशल कर्मचारी शेड्यूलिंग सुनिश्चित होती है।

चरण 6: व्यस्त घंटे के आधार पर शिफ्ट शेड्यूल को अनुकूलित करें

उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए, स्टाफ को व्यस्त और सुस्त घंटों के आधार पर शेड्यूल करें। व्यवसायों को चाहिए:

• सेवा की गुणवत्ता में सुधार के लिए व्यस्त घंटों के दौरान अधिक कर्मचारियों को नियुक्त करें।
• अनावश्यक श्रम लागत से बचने के लिए सुस्त घंटों के दौरान कर्मचारियों को कम करें।
• मांग में उतार-चढ़ाव की भविष्यवाणी करने और तदनुसार शिफ्टों को समायोजित करने के लिए ऐतिहासिक डेटा का उपयोग करें।

कर्मचारियों को शेड्यूल करने के लिए डेटा संचालित दृष्टिकोण यह सुनिश्चित करता है कि काम पूरा हो जाए, इष्टतम संसाधन आवंटन की गारंटी देता है, जिससे व्यवसाय कुशलतापूर्वक संचालित होते हैं।

चरण 7: अंतिम समय में शेड्यूल परिवर्तन को कम से कम करें

अप्रत्याशित शेड्यूल परिवर्तन कार्यप्रवाह को बाधित करते हैं और कर्मचारियों को निराश करते हैं। अंतिम समय में परिवर्तन को रोकने के लिए:

• कर्मचारियों को अग्रिम में अवकाश अनुरोध जमा करने के लिए प्रोत्साहित करें।
• शिफ्ट अदला-बदली के लिए अंतिम तिथि निर्धारित करें और प्रबंधन की मंजूरी आवश्यक करें।
• आपातकालीन स्टाफिंग आवश्यकताओं के लिए बैकअप कर्मचारी उपलब्ध रखें।
• अंतिम क्षणों में समायोजन को स्वचालित करने के लिए शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें।

शेड्यूलिंग संघर्षों को कम करके, व्यवसाय स्टाफ शेड्यूलिंग स्थिरता बनाए रखते हैं और कर्मचारी संतोष में सुधार करते हैं।

चरण 8: सुनिश्चित करें कि शेड्यूल आसानी से उपलब्ध हो

कर्मचारियों के लिए एक कार्य शेड्यूल तक पहुंचना आसान होना चाहिए, जिससे भ्रम और गलतफहमी को कम किया जा सके। पहुँच में सुधार के लिए:

• शेड्यूल को ऑनलाइन पोर्टल या मोबाइल ऐप के माध्यम से डिजिटल रूप से साझा करें।
• ब्रेक रूम या सामान्य क्षेत्रों में मुद्रित शेड्यूल पोस्ट करें।
• गलतफहमी से बचने के लिए कर्मचारियों को वास्तविक समय में शेड्यूल अपडेट के बारे में सूचित करें।

स्पष्ट संचार यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारी अपने कार्य शेड्यूल के बारे में सूचित रहें, जिससे अनुपस्थिति और शेड्यूलिंग त्रुटियों को कम किया जा सके।

चरण 9: व्यवसाय और कर्मचारियों की आवश्यकताओं को संतुलित करना

प्रभावी स्टाफ शेड्यूल प्रबंधन के लिए व्यवसाय की मांगों और कर्मचारी कल्याण के बीच संतुलन की आवश्यकता होती है। जबकि व्यवसायों को उत्पादकता और लाभप्रदता बनाए रखनी चाहिए, उन्हें जुड़ाव और प्रतिधारण को बढ़ावा देने के लिए कर्मचारी प्राथमिकताओं पर भी विचार करना चाहिए।

व्यवसाय और कर्मचारियों की जरूरतों को संतुलित करने के लिए रणनीतियाँ:

• व्यक्तिगत प्रतिबद्धताओं को समायोजित करने के लिए जब संभव हो तो लचीली शेड्यूलिंग प्रदान करें।
• कुछ कर्मचारियों पर अधिक बोझ डालने से बचने के लिए शिफ्ट को निष्पक्ष रूप से घुमाएं।
• समय की मांग, शिफ्ट अदला-बदली के लिए स्पष्ट नीतियां लागू करें।
• अनुसूची संबंधी चिंताओं के बारे में प्रबंधकों और कर्मचारियों के बीच खुला संवाद प्रोत्साहित करें।

कर्मचारियों के लिए एक अच्छी तरह से संतुलित शेड्यूल मनोबल में सुधार करता है, टर्नओवर को कम करता है, और एक अधिक प्रेरित कार्यबल बनाता है।

चरण 10: घटनाओं और कारकों से अवगत रहें जो एक शेड्यूल को प्रभावित करते हैं

कुछ बाहरी कारक कर्मचारी शेड्यूलिंग सर्वोत्तम प्रथाओं को प्रभावित करते हैं, जिसके लिए व्यवसायों को अनुकूलनीय रहना आवश्यक होता है।

शेड्यूल को प्रभावित करने वाले सामान्य कारक:

• सार्वजनिक छुट्टियां और मौसमी मांग – व्यवसायों को बढ़े हुए कार्यभार या कम स्टाफ उपलब्धता के लिए तैयार होना चाहिए।
• मौसम की स्थितियाँ – बाहरी काम मौसम संबंधी विघटन के कारण स्थगित हो सकते हैं।
• उद्योग के रुझान – आर्थिक बदलाव या ग्राहक वरीयताएँ स्टाफिंग जरूरतों को प्रभावित कर सकती हैं।
• अप्रत्याशित आपात स्थितियाँ – बीमार या पारिवारिक आपात स्थितियों के कारण कर्मचारी अनुपस्थिति के लिए आकस्मिक योजना की आवश्यकता होती है।

इन कारकों की निगरानी से व्यवसायों को कर्मचारियों के लिए कार्य शेड्यूल को सक्रिय रूप से समायोजित करने में मदद मिलती है, जिससे स्टाफिंग की कमी या अक्षमताएँ रोकी जा सकती हैं।

चरण 11: कर्मचारियों को शेड्यूल वितरित करें

एक बार जब स्टाफ़ का शेड्यूल अंतिम रूप ले ले, तो व्यवसायों को सुनिश्चित करना चाहिए कि हर कर्मचारी को यह समय पर मिले।

शेड्यूल वितरण के सर्वोत्तम तरीके:

• कर्मचारियों को योजना बनाने के लिए समय देने हेतु शेड्यूल पहले से भेजें।
• आसानी से अपडेट और एक्सेस के लिए ऑनलाइन शेड्यूलिंग प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करें।
• संदर्भ के लिए सामान्य क्षेत्रों में भौतिक प्रतियां पोस्ट करें।
• यह सुनिश्चित करने के लिए कि वह अपनी शिफ़्ट देख चुके हैं, कर्मचारियों को प्राप्ति की पुष्टि करने की अनुमति दें।

शेड्यूल को आसानी से सुलभ बनाना कर्मचारी शेड्यूल का प्रभावी प्रबंधन करने में मदद करता है, जिससे भ्रम और गलत संचार कम होता है।

चरण 12: टीम संचार रणनीति स्थापित करें

एक मजबूत संचार रणनीति यह सुनिश्चित करती है कि कर्मचारी शेड्यूलिंग अपडेट के साथ सूचित और लगे हुए रहें।

टीम संचार को सुधारने के तरीके:

• स्वचालित शिफ्ट रिमाइंडर भेजने के लिए शेड्यूलिंग ऐप्स का उपयोग करें।
• शिफ्ट स्वैप या अपडेट पर चर्चा करने के लिए एक समर्पित चैट समूह बनाएं।
• शेड्यूलिंग चिंताओं की पहचान करने के लिए फीडबैक को प्रोत्साहित करें।
• स्टाफिंग चुनौतियों और समाधानों पर चर्चा करने के लिए नियमित बैठकें आयोजित करें।

स्पष्ट संचार स्टाफ शेड्यूलिंग दक्षता को बढ़ाता है, अंतिम समय के भ्रम और संघर्षों को रोकता है।

चरण 13: अपने शेड्यूल और प्रक्रिया का समय-समय पर मूल्यांकन करें

स्टाफ शेड्यूलिंग प्रक्रिया की प्रभावशीलता सुनिश्चित करने के लिए नियमित रूप से समीक्षा की जानी चाहिए। व्यवसायों को यह निर्धारित करने के लिए प्रमुख प्रदर्शन मेट्रिक्स का विश्लेषण करना चाहिए कि उनकी शेड्यूलिंग रणनीति ऑपरेशनल और कर्मचारी आवश्यकताओं को पूरा करती है या नहीं।

आपकी शेड्यूलिंग प्रक्रिया का मूल्यांकन कैसे करें:

• उपस्थिति और समयपालन को ट्रैक करें – अनुपस्थिति या देर से पहुंचने के पैटर्न की पहचान करें।
• कार्यभार वितरण की निगरानी करें – सुनिश्चित करें कि शिफ्टों को कर्मचारियों के बीच समान रूप से संतुलित किया गया है।
• कर्मचारी फीडबैक एकत्र करें – शेड्यूलिंग चुनौतियों और सुधारों के बारे में स्टाफ से पूछें।
• ग्राहक संतुष्टि का आकलन करें – सुनिश्चित करें कि स्टाफिंग स्तर ग्राहक सेवा गुणवत्ता के साथ मेल खाते हैं।

समय-समय पर शेड्यूल की समीक्षा और सुधार करके, व्यवसाय दक्षता और कर्मचारी संतुष्टि में सुधार कर सकते हैं, जिससे शेड्यूलिंग बदलती मांगों के अनुकूल बनती है।

चरण 14: आवश्यकतानुसार निगरानी और समायोजन करें

कर्मचारियों के लिए एक अच्छी तरह से नियोजित कार्य अनुसूची को समय के साथ समायोजन की आवश्यकता होती है। व्यवसायों को बदलती परिस्थितियों के प्रति लचीला और उत्तरदायी बने रहना चाहिए।

शेड्यूल की निगरानी और समायोजन के सर्वोत्तम तरीके:

• कर्मचारी घंटों और शिफ्ट कवरेज को वास्तविक समय में ट्रैक करने के लिए शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें।
• आवश्यकता पड़ने पर अतिरिक्त श्रमिकों को नियुक्त करके स्टाफ की कमी की समस्याओं का जल्दी से समाधान करें।
• कर्मचारी प्रदर्शन और कार्यभार आवश्यकताओं के आधार पर शिफ्ट समायोजित करें।
• संघर्षों को लेकर सक्रिय रहें, उन्हें बढ़ने से पहले सुलझाएं।

नियमित निगरानी प्रभावी कर्मचारी शेड्यूलिंग सुनिश्चित करती है जबकि प्रबंधकों को स्टाफ शेड्यूल को अनुकूलित करने के लिए डेटा-संचालित निर्णय लेने की अनुमति देती है।

चरण 15: कानूनी आवश्यकताओं का पालन करें

कर्मचारी शेड्यूल बनाते समय व्यवसायों को कानूनी जोखिमों से बचने के लिए श्रम कानूनों और विनियमों का पालन करना चाहिए।

प्रमुख अनुपालन विचार:

• न्यूनतम विश्राम अवधि – सुनिश्चित करें कि कर्मचारियों को शिफ्ट के बीच पर्याप्त ब्रेक मिले।
• ओवरटाइम विनियम – ओवरटाइम घंटों को ट्रैक करें और कर्मचारियों को तदनुसार मुआवज़ा दें।
• न्यायसंगत शेड्यूलिंग कानून – कुछ क्षेत्रों में शिफ्ट परिवर्तन के लिए पूर्व सूचना की आवश्यकता होती है।
• कार्य-घंटे प्रतिबंध – कुछ उद्योगों में अधिकतम कार्य घंटों की सीमा होती है।

कर्मचारी शेड्यूलिंग सर्वोत्तम प्रथाओं को समझना और उनका पालन करना व्यवसायों को दंड और कानूनी विवादों से बचाता है जबकि निष्पक्ष कामकाजी परिस्थितियां सुनिश्चित करता है।

चरण 16: शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें

व्यवसायों के लिए स्वचालन का उपयोग करने से स्टाफ शेड्यूलिंग प्रक्रिया सरल हो जाती है, प्रशासनिक बोझ कम हो जाता है और सटीकता में सुधार होता है। एक शेड्यूलिंग ऐप व्यवसायों की मदद करता है:

• कर्मचारी उपलब्धता और कार्यभार से मेल खाने के लिए शिफ्ट असाइनमेंट को स्वचालित करें।
• कर्मचारियों को वास्तविक समय में शेड्यूल अपडेट प्रदान करें।
• स्टाफ को डिजिटल रूप से समय निकालने और शिफ्ट बदलने का अनुरोध करने की अनुमति दें।
• श्रम लागत, उपस्थिति और प्रदर्शन पर रिपोर्ट तैयार करें।

कार्यबल स्वचालन को लागू करके, व्यवसाय समय बचा सकते हैं, शेड्यूलिंग संघर्षों को कम कर सकते हैं, और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि कर्मचारियों को निष्पक्ष और प्रभावी कार्य शेड्यूल प्राप्त हों।

कर्मचारियों के लिए शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर के उपयोग के लाभ क्या हैं?

शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर में निवेश करने से व्यवसायों को कर्मचारियों का शेड्यूल बनाने का एक संगठित और कुशल तरीका उपलब्ध होता है, त्रुटियों को कम करता है, और कार्यबल प्रबंधन में सुधार होता है। कार्यस्थल में शेड्यूलिंग के लिए स्वचालन का उपयोग करने के प्रमुख लाभ नीचे दिए गए हैं।

1. शेड्यूलिंग को सुव्यवस्थित करना

मैन्युअल शेड्यूलिंग समय लेने वाली होती है और मानव त्रुटि के प्रति संवेदनशील होती है। शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर व्यवसायों को कर्मचारियों के लिए कुशलतापूर्वक शेड्यूल बनाने में मदद करता है:

• शिफ्ट निर्माण और समायोजन को स्वचालित करना।
• कर्मचारियों की डबल-बुकिंग की जोखिम को कम करना।
• प्रबंधकों को वास्तविक समय में शेड्यूल को आसानी से अपडेट करने की अनुमति देना।
• पुनरावृत्ति शेड्यूलिंग पैटर्न के लिए टेम्पलेट प्रदान करना।

व्यवसायों के लिए स्वचालन के साथ, प्रबंधक तेज़ी से और सटीक रूप से कर्मचारियों का शेड्यूल कर सकते हैं, जिससे सुचारु संचालन सुनिश्चित होता है।

2. संचार में सुधार करें

कर्मचारी शेड्यूल सभी स्टाफ सदस्यों के लिए आसानी से सुलभ होना चाहिए। शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर संचार को बढ़ाता है:

• शिफ्ट असाइनमेंट और परिवर्तनों के बारे में स्वचालित अधिसूचनाएं भेजना।
• ऐसा केंद्रीकृत प्लेटफॉर्म प्रदान करना जहां कर्मचारी शेड्यूल देख सकें।
• शिफ्ट अदलाबदल के लिए प्रबंधकों और कर्मचारियों के बीच सीधा संचार सक्षम करना।

बेहतर संचार के साथ, कर्मचारी सूचित रहते हैं और जुड़े रहते हैं, जिससे उनके काम के शेड्यूल के बारे में भ्रम में कमी आती है।

3. शेड्यूलिंग संघर्ष को कम करें

संघर्ष तब उत्पन्न होते हैं जब एक से अधिक कर्मचारी एक ही समय की छुट्टी का अनुरोध करते हैं या शिफ्ट असाइनमेंट अनुचित होते हैं। शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर इन मुद्दों को रोकता है:

• संभावित शेड्यूलिंग संघर्षों को उनके होने से पहले हाइलाइट करना।
• कर्मचारियों को डिजिटल रूप से अपनी उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध जमा करने की अनुमति देना।
• स्वचालित संघर्ष समाधान की पेशकश करना ताकि आवश्यकतानुसार शिफ्ट समायोजित किया जा सके।

यह निष्पक्ष शेड्यूलिंग और संतुलित कार्यभार वितरण सुनिश्चित करता है, जिससे कर्मचारी संतुष्टि बढ़ती है।

4. दक्षता बढ़ाएं

अच्छी तरह से संगठित स्टाफ शेड्यूल दक्षता में सुधार करता है यह सुनिश्चित करके कि सही कर्मचारी सही समय पर असाइन किए गए हैं। शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर मदद करता है:

• व्यवसाय की मांग और शीर्ष समय के साथ शिफ्ट्स को संरेखित करना।
• कर्मचारी प्रदर्शन और उपस्थिति रुझान को ट्रैक करना।
• मैनुअल शेड्यूलिंग त्रुटियों को समाप्त करना जो संचालन में धीमा होता है।

कर्मचारियों को प्रभावी ढंग से शेड्यूल करके, व्यवसाय उत्पादकता बढ़ा सकते हैं और श्रम लागत को कम कर सकते हैं।

5. व्यवसाय की वृद्धि को स्केल करें

जैसे-जैसे व्यवसाय विस्तार करते हैं, मैनुअल कर्मचारियों के शेड्यूल का प्रबंधन करना अस्थायी हो जाता है। कार्यबल ऑटोमेशन संचालन को बढ़ाने में मदद करता है:

• बड़ी टीमों और विभिन्न स्थानों को कुशलतापूर्वक संभालना।
• पेरोल और एचआर सॉफ्टवेयर के साथ एकीकरण करके कार्यबल प्रबंधन को सुव्यवस्थित करना।
• व्यापार वृद्धि को समायोजित करने के लिए लचीली शिफ्ट संरचनाओं की अनुमति देना।

कर्मचारी शिफ्ट्स को शेड्यूल करने के सर्वोत्तम तरीके के साथ, व्यवसाय प्रभावी कर्मचारी शेड्यूलिंग को बनाए रखते हुए स्केल कर सकते हैं।

Shifton के साथ शेड्यूलिंग का अनुकूलन

Shifton एक शक्तिशाली कर्मचारी शेड्यूलिंग समाधान है जिसे व्यवसायों को कर्मचारी शेड्यूल प्रबंधित करने, शिफ्ट योजना का अनुकूलन करने और कार्यबल स्वचालन को सुव्यवस्थित करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। चाहे आपको कर्मचारियों को प्रभावी ढंग से शेड्यूल करना हो, संघर्षों को कम करना हो, या शिफ्ट की दृश्यता में सुधार करना हो, Shifton व्यवसाय स्वचालन और स्टाफ शेड्यूल प्रबंधन के लिए सही उपकरण प्रदान करता है।

स्टाफ शेड्यूलिंग के लिए Shifton की प्रमुख विशेषताएं

• स्वचालित शिफ्ट शेड्यूलिंग – कर्मचारियों के लिए कुशल कार्य शेड्यूल सिर्फ कुछ क्लिक में बनाएं।
• कर्मचारी उपलब्धता ट्रैकिंग – शिफ्ट्स को कर्मचारी उपलब्धता से मिलाकर शेड्यूलिंग संघर्षों को रोकना।
• वास्तविक-समय शेड्यूल अपडेट्स – किसी भी शिफ्ट परिवर्तन या अपडेट की जानकारी कर्मचारियों को तुरंत देना।
• शिफ्ट अदलाबदल और समय-छुट्टी प्रबंधन – कर्मचारियों को डिजिटल रूप से शिफ्ट्स के अदलाबदल और समय-छुट्टी का अनुरोध करने की अनुमति देना।
• पेरोल और समय ट्रैकिंग इंटीग्रेशन – वेतन प्रसंस्करण के लिए कार्य समय को पेरोल सिस्टम्स के साथ सिंक करना।
• बहु-स्थान शेड्यूलिंग – कई शाखाओं या स्थानों में स्टाफ शेड्यूल का प्रबंधन करना।

कैसे Shifton व्यवसायों को प्रभावी ढंग से कर्मचारियों का शेड्यूल करने में मदद करता है

Shifton कर्मचारियों के शेड्यूलिंग की प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है, यह सुनिश्चित करते हुए कि व्यवसाय:

• तेजी से और सटीक रूप से कर्मचारियों के लिए शेड्यूल बनाएं।
• अंतिम क्षण में बदलावों को कम करें और विश्वसनीय शिफ्ट कवरेज सुनिश्चित करें।
• निष्पक्ष और पारदर्शी शेड्यूलिंग की पेशकश करके कर्मचारी भागीदारी में सुधार करें।
• मैन्युअल शेड्यूलिंग पर समय बचाएं और व्यापार वृद्धि पर ध्यान केंद्रित करें।
• स्वचालित शेड्यूलिंग नियमों के माध्यम से श्रम कानून के अनुपालन को सुनिश्चित करें।

वर्कफोर्स ऑटोमेशन के लिए Shifton क्यों चुनें?

Shifton का सहज इंटरफ़ेस और ऑटोमेशन टूल्स इसे सभी आकारों के व्यवसायों के लिए कर्मचारियों के शिफ्ट्स को शेड्यूल करने के लिए बेहतरीन तरीकों में से एक बनाते हैं। Shifton को लागू करके, कंपनियां:

• शिफ्ट असाइनमेंट को स्वचालित करके शेड्यूलिंग त्रुटियों को कम करें।
• वर्क शेड्यूल को बिजनेस डिमांड के अनुसार संरेखित करके दक्षता बढ़ाएं।
• कर्मचारियों के लिए लचीलेपन को बढ़ावा दें, जबकि संचालन में स्थिरता सुनिश्चित करें।

Shifton के स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर के साथ, व्यवसाय प्रभावी ढंग से कर्मचारी शेड्यूल का प्रबंधन कर सकते हैं, संघर्षों को कम कर सकते हैं, और दीर्घकालिक सफलता के लिए शिफ्ट योजना का अनुकूलन कर सकते हैं।

कर्मचारी शेड्यूलिंग पर अंतिम विचार

प्रभावी स्टाफ शेड्यूलिंग उत्पादकता बनाए रखने, निष्पक्ष कार्य वितरण सुनिश्चित करने और व्यापार संचालन का अनुकूलन करने के लिए आवश्यक है। इन 16 चरणों का पालन करके, व्यवसाय कर्मचारियों का प्रभावी ढंग से शेड्यूल कर सकते हैं, संघर्षों को न्यूनतम कर सकते हैं, और कार्यबल संतुष्टि में सुधार कर सकते हैं।

मुख्य बातें:

• व्यापार की जरूरतों, शीर्ष समय और कर्मचारी उपलब्धता का विश्लेषण करके पहले से योजना बनाएं।
• आंकड़ा-चालित शेड्यूलिंग का उपयोग करके कर्मचारियों के स्तर को मांग के अनुसार मेल कराएं।
• कर्मचारी प्राथमिकताओं और कानूनी आवश्यकताओं पर विचार करके निष्पक्षता सुनिश्चित करें।
• शेड्यूल को आसानी से सुलभ बनाकर संचार में सुधार करें।
• Shifton जैसे शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें शिफ्ट योजना को स्वचालित करने, त्रुटियों को कम करने और दक्षता में सुधार करने के लिए।

कर्मचारियों के लिए अच्छी तरह से संरचित कार्य शेड्यूल न केवल व्यवसाय को लाभ पहुंचाता है बल्कि कर्मचारी की भागीदारी और प्रतिधारण को भी बढ़ाता है। कार्यबल स्वचालन में निवेश करके, कंपनियां संचालन को सुव्यवस्थित कर सकती हैं और प्रशासनिक कार्यों के बजाय विकास पर ध्यान केंद्रित कर सकती हैं।

सही कर्मचारी शेड्यूलिंग तकनीकों और उपकरणों के साथ, व्यवसाय समय की बचत कर सकते हैं, लागत कम कर सकते हैं और एक अधिक कुशल कार्य वातावरण बना सकते हैं।

आज ही अपने स्टाफ शेड्यूलिंग को अनुकूलित करना शुरू करें और एक मजबूत, अधिक उत्पादक कार्यबल का निर्माण करें!

शिफ्टन एक अत्याधुनिक ऑनलाइन उपकरण है जिसे किसी कंपनी में कर्मचारियों के कार्य की योजना बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। शिफ्टन बहुत सारे उपयोगी फीचर्स का एक्सेस प्रदान करता है: अनुकूलन योग्य कार्य शेड्यूल, शिफ्ट टेम्पलेट्स, सरल शिफ्ट बदलना, श्रम कानूनों के साथ एकीकृत अनुपालन और कई अन्य उपयोगी मॉड्यूल जो आपको कर्मचारियों के लिए जल्दी और कुशलता से शेड्यूल बनाने की अनुमति देते हैं।

यही वह चीज है जो शिफ्टन ऑनलाइन ऐप को अद्वितीय बनाती है:

पूर्व कॉन्फ़िगर टेम्पलेट्स का उपयोग करके एक-क्लिक शेड्यूलिंग

कंपनी प्रबंधक एक लचीली टास्क प्रबंधन प्रणाली में वर्कफ़्लो को ट्रैक कर सकते हैं। शिफ्टन सभी कर्मचारियों को उनकी क्षमता के अनुसार कार्यों को चुनने का अवसर भी प्रदान करता है।

उदाहरण के लिए, एक रेस्तरां में वेटर्स शिफ्ट बदलने के लिए एक-दूसरे को अनुरोध भेज सकते हैं। शेड्यूल सेटिंग्स के आधार पर, ऐसे बदलाव वरिष्ठ प्रबंधक के बिना भी हो सकते हैं, या उन्हें प्रबंधक को पुष्टि के लिए भेजा जा सकता है। इस प्रकार, रेस्तरां मालिक कभी ऐसी स्थिति में नहीं आएंगे जब शिफ्ट्स पर पर्याप्त स्टाफ नहीं हो। इसके अलावा, सिस्टम स्वचालित रूप से शेड्यूल में बदलाव करता है और यह सभी जानकारी एक ही स्थान पर संचित रहती है।

स्मार्ट पेरोल

शिफ्टन एक कंपनी के मालिक को कर्मचारियों के वेतन, दैनिक और साप्ताहिक ओवरटाइम गणनाओं, अनूठी घटनाओं के दर, बोनस, दंड और अन्य डेटा की जानकारी एक स्थान पर संचित करने की अनुमति देता है। एक कर्मचारी कंपनी के भीतर एक से अधिक पद भर सकता है और उसके कार्य के लिए विभिन्न वेतन प्राप्त कर सकता है।

चूंकि विभिन्न देश विभिन्न कानूनों का उपयोग करते हैं, शिफ्टन विभिन्न देशों में स्थित दूरस्थ कर्मचारियों वाली कंपनियों को सभी श्रम कानून आवश्यकताओं का पालन करने में मदद करता है। Quickbooks और अन्य लोकप्रिय लेखा कार्यक्रमों के साथ एकीकरण भी उपलब्ध है।

उपस्थिति ट्रैकिंग

शिफ्टन उपस्थिति ट्रैकिंग मॉड्यूल रियल टाइम मोड में शिफ्ट के आरंभ और अंत साथ ही समय-बंद का सटीक जानकारी प्रदान करता है। यह कार्यक्षमता स्थिर कंप्यूटर और स्मार्टफोन के लिए उपलब्ध है, साथ ही GPS या नेटवर्क के माध्यम से।

शिफ्टन प्रणाली निर्धारित शेड्यूल को रियल टाइम मोड में जांचता है, शिफ्ट और ब्रेक समय की तुलना करता है। एक अलग सुविधा आपको स्वचालित रूप से शिफ्ट के अंत को चिह्नित करने की अनुमति देती है यदि कर्मचारी इसे मैन्युअल रूप से करना भूल जाते हैं।

यदि आवश्यक हो, तो कंपनी प्रबंधन कर्मचारियों के कार्यस्थल पर यात्रा के लिए उनके स्थान के डेटा को एकत्र कर सकता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी कंपनी के कार्यालयों के बीच Wi-Fi नेटवर्क और स्थिर IP-पते के साथ लगातार चलता रहता है, तो शिफ्टन प्रणाली को केवल विशिष्ट स्थिर IP-पते से घटनाओं को स्वीकार करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि कर्मचारी कार्यस्थल पर है।

कैसे शिफ्टन बैंक वर्कफ़्लो प्रबंधन को सुधार सकता है

बैंक की पूरी तरह से सक्रियता सभी शाखाओं के समन्वित कार्य और समझदारी से बनाए गए कार्य शेड्यूल के बिना असंभव है। आजकल, व्यावसायिक और सरकारी बैंक न केवल नियमित कार्यदिवसों पर बल्कि छुट्टियों पर भी काम करने पर विचार कर रहे हैं। इसके अलावा, लॉकडाउन की वर्तमान स्थिति भी जीवन की वास्तविकताओं के लिए लचीलापन आवश्यक करती है।

शिफ्टन ऑनलाइन एप्लिकेशन किसी भी बैंक के लिए सच में मददगार है

कार्यप्रवाह का अधिकतम स्वचालन बैंक के मालिक के जीवन को सरल बनाने में मदद करता है। शिफ्टन ऑनलाइन ऐप कर्मचारियों को विभागों में बाँटने, उनके कार्य घंटों को ट्रैक करने और कार्य शेड्यूल प्रबंधित करने में मदद करता है।

इसके अलावा, एप्लिकेशन की कार्यक्षमता उन कर्मचारियों के प्रभावी संचार और प्रबंधन को स्थापित करने की अनुमति देती है, जो विभिन्न समय क्षेत्रों में स्थित हैं या दूरस्थ रूप से काम करते हैं। शिफ्टन सिस्टम में कर्मचारियों को जोड़ने के लिए, प्रबंधक को केवल उनके पहले नाम, अंतिम नाम, मोबाइल फोन नंबर या ईमेल जोड़ने की आवश्यकता होती है।

शिफ्टन का उपयोग करते हुए, बैंक प्रबंधक अनगिनत संख्या में कर्मचारियों को जोड़ सकते हैं, उन्हें विभिन्न कार्य सौंप सकते हैं और उन्हें अलग-अलग पहुँच स्तर दे सकते हैं। शिफ्टन “विभाग, परियोजनाएँ” मॉड्यूल आवश्यक होने पर कर्मचारियों को तुरंत एक विभाग से दूसरे में स्थानांतरित करने की अनुमति देता है। शिफ्टन कर्मचारियों के कार्य को प्रभावी ढंग से समन्वित करने और आँकड़ों और मासिक मीट्रिक्स की तुलना करने का अवसर भी प्रदान करता है।

एप्लिकेशन का एक और उपयोगी फीचर सभी आवश्यक दस्तावेज़ों को सुरक्षित क्लाउड स्टोरेज में स्थानांतरित और सुरक्षित करने की क्षमता है। चूंकि शिफ्टन ऑनलाइन ऐप 24/7 उपलब्ध है, इसलिए कोई भी बैंक कर्मचारी जिसे उचित अधिकार प्राप्त है, किसी भी समय सभी आवश्यक जानकारी का अनुरोध कर सकता है।

शिफ्टन ऐप का उपयोग करके, बैंक प्रबंधक विभिन्न विभागों या व्यक्तिगत कर्मचारियों के लिए नियमित और छुट्टी के शेड्यूल बना और संपादित कर सकते हैं। साथ ही, वे पहले से बनाए गए शेड्यूल में त्वरित रूप से बदलाव कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, अगर एक बैंक छुट्टियों पर सामान्य से पहले बंद होता है, तो शेड्यूल को आवश्यक घंटों तक छोटा किया जा सकता है। इसके अतिरिक्त, “बोनस और दंड” मॉड्यूल की सहायता से आप उन कर्मचारियों को अतिरिक्त बोनस दे सकते हैं जो छुट्टियों पर अपनी शिफ्ट लेते हैं।

एक समझदार कार्य शेड्यूल होना बैंक में एक स्थिर वर्कफ़्लो स्थापित करने के लिए आवश्यक है। हालांकि, शेड्यूल को लचीला होना चाहिए। कोई भी कर्मचारी किसी कारण से अनुपस्थित हो सकता है: बीमार अवकाश, पारिवारिक परिस्थितियां, अस्पताल में भर्ती, आदि। ऐसे मामलों के लिए, ‘ओपन शिफ्ट्स’ विकल्प काम आएगा, जो बैंक को योजनानुसार कार्य करने की अनुमति देगा चाहे कोई कर्मचारी कितने ही समय के लिए अनुपस्थित हो।

शिफ्टन, एक आधुनिक ऑनलाइन शेड्यूलिंग उपकरण के साथ, आप किसी भी शाखा और कर्मचारी संख्या के साथ एक बैंक वर्कफ़्लो को आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं।