Kuidas saab Shifton optimeerida restorani tööd

Töövoo pädev korraldamine on restorani eduka töö jaoks ülioluline. Tõhusate töötajate graafikute puudumine võib kergesti vähendada klienditeeninduse taset ja suurendada töötajate lahkumise riski.

See artikkel soovitab, kuidas Shifton rakendus võib aidata restoranipidajatel oma töötajate efektiivsust parandada.

Kuidas parandada restorani töötajate tootlikkust?

Selleks, et oleksite alati teadlik, mis restoranis toimub, koostage oma töögraafikud Shifton online rakenduse abil. Tänu selle lihtsale struktuurile saab seda rakendust rakendada tööaegade jälgimiseks paljudes toitlustusasutustes. Restorani juhid saavad kohe juurdepääsu kogu infole, mis puudutab graafikuid, töötajate vahetusi ja rohkem, kuna andmed salvestatakse ühte kohta.

Shifton rakenduses saadaval olevad moodulid on spetsiaalselt restoranide jaoks välja töötatud ja võimaldavad tarkade vahetuste jaotust töötajate vahel, võttes arvesse ületundide tunde. Need valikud säästavad oluliselt graafikute koostamisele ja arvukatele parandustele kuluvat aega, mis mõjutab otseselt töötajate tootlikkust.

Peale selle annab Shifton kõigile töötajatele võimaluse teha ettepanekuid graafiku muudatusteks ja saada teate kõigist töögraafikute uuendustest. Näiteks, kui on vajadus asendada haigestunud või puuduvat töötajat, saavad tema kolleegid vastava teate vabast vahetusest ja saavad kiirelt selle üle võtta. Vajadusel saadetakse vahetuse ülekande kinnitusnõue juhile või vahetuse juhendajale, mis tagab täieliku kontrolli graafikuga seotud toimingute üle.

Shifton on optimaalne online rakendus töötajate motivatsiooni suurendamiseks

Restorani graafiku koostamisel on oluline arvestada töökoormusega pühade ja muude külastustippudega päevadel. Shifton online rakendus võimaldab luua graafikuid optimaalseima töötajate vahetuse rotatsiooniga kõige koormavamate vahetuste jaoks (näiteks reedeti õhtuti või pühadel).

Seega on igal töötajal võimalus aeg-ajalt täiendavat sissetulekut teenida. Selline lähenemine graafikute koostamisele võimaldab ühe hoobiga kahte kärbest lüüa: hoida kogenud töötajad keskendununa ja anda uutele tulijatele võimalus end tõestada.

Efektiivseks restorani juhtimiseks saate kasutada muid meetodeid töötajate motiveerimiseks. Näiteks, Shiftoni “Boonused ja trahvid” moodul kuvab asjakohast teavet restorani juhtidele ja töötajad saavad oma kontodelt vaadata oma selle kuu sissetulekut. See teadlikkus võimaldab restorani töötajatel efektiivselt oma sissetulekuid kontrollida.

Kokkuvõtteks

Shifton online rakendus pakub restorani juhtkonnale täieliku ülevaate vahetuste graafikutest. Shifton võimaldab juhtidel vähendada tõhusa töögraafikute koostamisele kuluvat aega ja keskenduda restorani äritegevuse teistele aspektidele.

Shiftoni moodul „Töötasu aruanded“ aitab töötajate palka õigesti arvutada ja ületundide tundi jälgida. „Boonused ja trahvid“ moodul registreerib kõik preemiad ja trahvid. „Kohalolu“ moodul kuvab reaalse aja, millal töötajad oma vahetusi ja pause alustavad ja lõpetavad, ning summeerib selle info statistika jaoks.

Peale selle kuulavad Shiftoni arendajad alati klientide päringuid ja on valmis kohandama rakenduse funktsioone vastavalt teie ettevõtte vajadustele.

* Kõik algupärased fotod on DialogMarket kõnekeskuse oma. Shiftoni ülevaadet kohvik Molly asutaja Irina Uskova poolt saab vaadata siit.

Kuidas Shifton saab parandada kõnekeskuse jõudlust

Kõnekeskuse juhid peavad igapäevaselt jälgima töövoogu ja kontrollima plaani täitmist operaatorite poolt. Üks nende kõige olulisemaid ülesandeid on kõnekeskuse graafikute loomine ja hooldamine.

Kuna kliendid võivad asuda kõikjal maailmas, peaks kõnekeskuses alati olema operaatorid, kes töötavad vastavalt abonentide kohalikule ajale. Kõnekeskuse juhid peaksid kuugraafikuid koostades arvestama tööaegade ja igal vahetusel olevate operaatorite arvuga. Vastasel juhul on tööaegadesse, vahetustesse ja töötajate jaotamisse seotud vead vältimatud.

Kuidas Shifton parandab kõnekeskuse jõudlust

1. Shifton toetab kõiki graafikutüüpe

• Operaatorid saavad töötada kahes vahetuses, 8 tundi päevas, fikseeritud lõunapausiga neli tundi pärast vahetuse algust.
• See graafiku formaat eeldab ka 8-tunnist tööpäeva fikseeritud algusajaga kõnekeskuse töötajale.
• Operaatorid saavad võtta lõunapausi ja küsida pause igal ajal oma tööpäeva jooksul.
• Operaatorid saavad töötada 4/8-tunnistes vahetustes, määrates oma tööpäeva alguse ja võttes pause vahetuste ajal.

Selline tööajakava mitte ainult ei vähenda kõnekeskuse personali kulusid peaaegu 25%, vaid parandab oluliselt ka tootlikkust. Shifton suudab hallata kõiki neid tööajatüüpe, toetades paindlikke algusaegu, pauside taotlusi ja vaba aega. Shiftoniga saavad kõnekeskuse juhid koostada graafikuid igale arvule osakondadele ja töötajatele.

2. Shifton aitab säilitada tööajagraafiku

Kõnekeskuse ajakava tuleb koostada nii, et pausid, lõunasöögid, koosolekud ja muud sündmused ei häiriks töövoogu. Pärast esmast seadistust koostab Shifton automaatselt teie graafikud nii, et operaatorite pausid ei kattuks. Kui mitu operaatorit teevad pausi, siis teised jätkavad tööd. Seega aitab Shiftoni rakenduse kasutamine kõrvaldada seisakuid ja säilitada graafiku struktuuri.

3. Shifton võimaldab koheseid ajakava uuendusi

Kui kõnekeskuse töötajad ei tunne vähemalt natuke vabadust, võivad nad aja jooksul kaotada huvi töö vastu. Shiftoniga saavad juhid vahetusi jaotada nii, et operaatorid töötavad nädalas vähem päevi, kuid täistunde. Lisaks saavad töötajad vajadusel (näiteks piirangute ajal) vahetuste alustamise ja lõpetamise aega paindlikult määrata ja isegi teatud päevadel või täiskohaga kodus töötada.

4. Shifton jälgib ja hindab kõnekeskuse jõudlust

CRM-i statistika analüüsimine on kõnekeskuse õige ajakava koostamiseks hädavajalik. Shifton pakub võimsaid aruandlusvahendeid, mis kuvavad kõnekeskuse jõudluse statistikat mitmest küljest. Kohandatavad moodulid mitte ainult ei kuva andmeid aruannetes, vaid võimaldavad ka kulude, tundide ja muu prognoose, aidates ettevõtte protsesse optimeerida.

5. Shifton toetab integratsiooni teiste programmidega

Pole tähtis, millist tarkvara te kasutate töötajate juhtimiseks, raamatupidamiseks ja töö jälgimiseks, Shifton lihtsustab teie elu. Shiftoni rakendus pakub integratsioonivõimalusi paljude populaarsete programmidega, et töövooge parandada, andmeid vahetada ja pakkuda API-juurdepääsu erinevatele integratsioonidele. Kuna Shifton integreerub teiste programmidega (näiteks Quickbooks), saavad juhid juurdepääsu kõigile vajalikele aruannetele—tunnid, vahetused, palgad, trahvid ja preemiad.

Otsid uusi integreerimisvõimalusi või funktsioone? Räägi meile oma vajadustest ja Shifton soovitab sobivat lahendust.

Shiftoniga saab kõnekeskuse juht tõhusalt luua graafikuid igale arvule osakondadele ja töötajatele vaid mõne klikiga. Shiftoni kättesaadavad funktsioonid ja integratsioonid võimaldavad seda rakendust kasutada ainsa programmina kõnekeskuse igapäevaste ülesannete täitmiseks ja jälgimiseks.

*Kõik originaalfotod on DialogMarket kõnekeskuse viisakus. DialogMarket tegevjuhi ülevaade Shiftonist on leitav siit.

Toome teie tähelepanuks järjekordse reaalse arvustuse ühelt meie esimestelt klientidelt – DialogMarket kõnekeskuselt.

Shifton: Tere! Palun rääkige meile oma ettevõtte eripäradest.

Alyona: Tere! Minu nimi on Alyona Peshekhonova ja olen Ukrainas Kropyvnytskyis asuva allhanke kõnekeskuse DialogMarket juht. Meie kõnekeskus keskendub infotelefonide ja klienditoe teenuste pakkumisele. DialogMarketi ainulaadne omadus on meie võime kiiresti käivitada idufirmasid ja suurendada vahetuste arvu operaatoritega vaid päevase etteteatamisega.

Shifton: Millised on teie igapäevased kohustused?

Alyona: Minu peamised ülesanded juhina hõlmavad klientidele kohest tuge pakkumist ja nende päringutele ning tellimustele vastamist. Samuti kontrollin inimeste arvu igas vahetuses ja vastutan vahetuste aruka jaotamise eest operaatorite vahel sõltuvalt igas projektis esinevatest tipptundidest. Töö 24/7, 365 päeva aastas, nõuab korralikult ja targalt koostatud graafikuid, eriti projekti suuruse kasvades.

Shifton: Millised on kõige tavalisemad väljakutsed, millega kõnekeskuse juhtimisel silmitsi seisate?

Alyona: Projektijuhtimisel 40-50 inimese osas puutusime kokku väljakutsetega koostada graafikud, mis sobivad nii meie klientidele kui ka personalile. Kujutage nüüd ette efektiivse iganädalase või kuu ajakava koostamist 300 inimesele! Kui keegi haigestub, lahkub või saab töötada ainult teatud tundidel või päevadel, paigastub kõik. See on nagu kaardimaja – kui üks töötaja langeb välja, tuleb kõik uuesti nullist üles ehitada!

Shifton: Kuidas te alustasite Shift’iga?

Alyona: Valisime Shiftoni pärast kümnete ajakava valikute hindamist. Olete meie elu palju lihtsamaks teinud.

Shifton: Milliseid Shiftoni funktsioone peate igapäevases töös kõige kasulikumaks?

Alyona: Töötajad hindavad tõesti vahetuste vahetamise funktsiooni ja mis kõige tähtsam – graafikud koostuvad nüüd vaid mõne klõpsuga! Samuti pole meil probleeme haiguslehtede ja puhkuste jälgimisega.

Shifton: Kuidas muutus töövoog DialogMarketis pärast Shiftoniga alustamist?

Alyona: Püüan alati luua töötajatele arusaadavat palga arvutamise süsteemi. Shifton teeb selle veelgi lihtsamaks. Palkade aruannete moodul võimaldab mul säilitada läbipaistvust DialogMarketi palgaarvestuses. Iga kõnekeskuse töötaja saab alati teada, kui palju ta teenis antud kuul ja saab oma kulutusi ette planeerida.

Shifton: Kas soovitaksite Shiftonit teistele kõnekeskustele?

Alyona: Kindlasti jah! See rakendus on võrdselt kasulik nii suurtele kui ka väikestele allhanke kõnekeskustele ja teistele ettevõtetele.

Tervitused meie tellijatele ja kõigile, kes juhuslikult Shiftoni ettevõtte lehele sattusid. Täna pakume intervjuud ühe meie kliendiga – kohvikuketi omanikuga, kes on juba pikka aega kasutanud Shiftoni veebiteenust.

Shifton: Tere. Tutvume!

Irina: Tere! Minu nimi on Irina Uskova, ma oman ja juhin kohvikuketti Coffee Molly Nižni Novgorodis (Venemaa).

Shifton: Räägi meile natuke rohkem oma ärist.

Irina: 2021. aasta alguseks oli ettevõttes üle 20 erineva hõivatuse astmega baarmeni. Coffee Molly on linnas tegutsenud alates 2014. aastast, arendades kontseptsiooni kohvikutest kontoritöötajatele. Täna on Nižni Novgorodis seitse kohvikut, mille kogukäive on 25 miljonit rubla aastas.

Shifton: Miks otsustasite teha koostööd Shiftoniga?

Irina: Turuspetsiifika on selline, et meie töötajad on üsna noored inimesed ja seetõttu vahetavad nad tihti töökohti. Enamikule neist on see esimene töökoht. Seetõttu võtab personali töö palju aega, sealhulgas kandidaatide valik, koolitus, juhendamine ja professionaalne areng.

Minu jaoks on juba ammu selge, et seda protsessi tuleb võtta kergelt, kuna peamine eesmärk on säilitada baarmenide peamine «selgroog» – 5-6 inimest. Nemad aitavad uutel tulijatel kiiresti ja lihtsalt kohaneda.

Kogu see vilgas tegevus mõjutab tööaega igapäevaselt, seega tuleb seda õigel ajal jälgida ja muudatuste korral tuleb kõiki kohe teavitada.

Shifton: Kuidas olete neid probleeme varem lahendanud?

Irina: Varem saatsime värskendusi üldises vestluses, mõnikord pidime töötajaid isiklikult helistama, et veenduda, et nad on muudatustest teadlikud. Aga mida rohkem kohvikuid me avasime, seda enam pidime kogu rutiini automatiseerima.

Shifton: Kas teie ettevõttel on vaja automatiseeritud veebipõhist ajakava teenust?

Irina: Muidugi, need, kes jälgivad trende, teavad, et toitlustusturg kohandab üha enam IT-tehnoloogiaid. Ajakavade koostamine on administraatori ja vanem baarmenite igapäevane rutiin. Ajakava koostamise osana peaksid nad arvestama töötajate eelistusi (isiklikud asjad, teine töökoht jne), baarmenite tõhusust konkreetses kohvikus ja päeva eripära (nädalavahetus või tööpäev). Lisaks peame korraldama algajatele koolitusi, inventuuri või üldist koristust, leidma haigele asendaja või jaotama vahetuse kahe töötaja vahel. Ja muidugi peaksime arvestama kõiki võimalikke viivitusi ja ületunde.

Oleme selle protsessi automatiseerinud juba ammu, kuid ettevõte kasvas edasi, ja ma tahtsin midagi rohkemat kui lihtsalt programmi, mis määraks tööajakavasid. Otsisin partnerarendajaid, kes teeksid programmi, mis töötaks ka iga töötaja palgaarvestusena. Ideid oli veelgi rohkem…

Shifton: Kas teie ootused läksid täide, kui koostöö Shiftoniga laienes?

Irina: Jah, olen sellega täiesti rahul! Ausalt öeldes, kui ma Shiftoni kogemata leidsin, kulus veidi aega, et märgata, kui paindlik see toode olla võib.

Testimisjärgus esitasin palju küsimusi selle kohta, mida veel on plaanis rakendada ja milliseid funktsioone Shifton pakub, et töötajad oleksid igal hetkel oma tööajakavas kindlad ja teaksid ette summa, mida nad iga kuu lõpus saavad. Soovisin, et palgarvestus toimuks viivitusteta, reaalajas ja oleks igal hetkel inimesele tema nutitelefonis kättesaadav, mitte ainult palgapäeval.

Shifton: Kas teil õnnestus oma soove täita? Kui rahul olete Shiftoni arendajatelt saadud toega?

Irina: Kõik minu soovid täideti ja mõistsin ka, et programmi saab veelgi meie vajadustele vastavalt moderniseerida. Suhtlesin tihedalt arendajatega 6 kuud ja rääkisin neile, mis meile meeldib ja mida veel näha ootame. Viisime programmi kiiresti ellu ja saime kohe aru, et soovime seda aina rohkem kasutada ja kohandada vastavalt oma vajadustele.

Shifton: Kas olete siiani edusamme saavutanud?

Irina: Meil õnnestus saavutada järgmised punktid: automatiseerisime iga töötaja ajakava, arvestades nende eelistusi, määrasime baarmenid harudele ja kohandasime boonuste ning trahvide arvutamist. Me kaotasime ka palgaarvestuse vead, kui mõningaid vahetusi ei arvestatud või maksti neile mitu korda. Samuti paigaldasime rakenduse kõigi töötajate nutitelefonidesse, kus nad saavad koheselt teateid värskenduste ja palgaarvestuse kohta. Samuti vähendasime ajakavade koostamisele kuluvat aega 10 korda ja vähendasime käibevoolu, kuna töötajad näevad oma vahetusi/palkasid ja saavad neile mõju avaldada, seega parandasime üldiselt kogu töötajate aja planeerimise protsessi.

Shifton: Kindlasti on teil veel soovitusi Shiftoni tööriista kohandamiseks?

Irina: Jah, loomulikult. Ootame kasutajasõbralikumat liidest muudatuste tegemiseks ajakavadesse. Praegu ei saa kõiki üksikasju muuta ja teatud parameetrite kohandamiseks tuleb kõik uuesti luua. Ootame paindlikumaid sätteid palgaaruannetes üldistele perioodidele ja võimalust jätta töö kohta kommentaare. Teenuse funktsioonide osas vajame võimalust, et töötajad saaksid jätta kommentaare ja koostada aruandeid täidetud ülesannetest rakenduses. Mind huvitab ka boonuste automaatne arvutamine müüginäitajate või KPI täitmise järgi ning rakenduse liidese paindlikumad säted töötajate mugavuse jaoks: mida kuvada põhiekraanil, milliseid teateid saata ja mida raporteerida.

Shifton: Täname teid üksikasjaliku ja informatiivse tagasiside eest, Irina. Kas saate soovitada Shiftoni veebiteenust teiste ettevõtete omanikele?

Irina: Soovitan juba seda tööriista oma klientidele, kellele aitan kohvikuid käivitada, kuna Shifton aitab raha säästa, seda on lihtne kasutada ja mu töötajatele see meeldib. Enne Shiftoni kasutuselevõttu testisin põhjalikult üle 10 erineva rakenduse ja programmi. Ajaks, kui leidsin Shiftoni, olin juba kokku leppinud arendajaga, kes oli valmis looma meile sarnast programmi. Ja Shifton lahendas täielikult kõik minu probleemid ajakava ja palgaarvestuse automatiseerimisega.

Shiftoni teenuse arendajad lisasid funktsiooni, mis võimaldab ettevõtte töötajaid vallandada. Seda saab teha Töötajate lehel. Töötaja vallandamiseks ja tema eemaldamiseks ettevõtte töötajate nimekirjast tuleb klõpsata ikoonil «Vallanda», mis kujutab endast kollast «x».

Töötaja vallandamisel tuleb valida kuupäev, millest alates tal ei ole juurdepääsu ettevõttele. Alates valitud kuupäevast ei saa töötaja oma kontole ühegi seadme kaudu sisse logida. Sellega seotult säilitab süsteem kogu teabe vallandatud töötaja kohta.

Esmapilgul tundub, et töötajate töögraafiku koostamine on lihtsamast lihtsam. Piisab vaid töötajate perekonnanimede sisestamisest Exceli dokumenti, paari parameetri ja muutuja määramisest ning Enteri vajutamisest. Tegelikkuses on asjad pisut teisiti. Igapäevaste töögraafikute, eriti vahetustega töögraafikute koostamine mõnele ettevõttele on vaevanõudev ja vastutusrikas ülesanne, mis pannakse raamatupidajate või personalispetsialistide õlule.

Milliseid eesmärke saab õigesti koostatud töötajate töögraafikuga saavutada?

• Korrastada töötajate tööajad ettevõttes

• Tagada, et tööülesanded töötajate poolt täidetakse

• Arvutada õigesti ettevõtte tulu

• Määrata kindlaks üksikute töötajate ja kogu ettevõtte keskmine palk

• Ja muidugi tähendab õigesti koostatud töögraafik, et raamatupidajate tehtud vigade arv palga ja puhkusetasu arvutamisel väheneb

Paljud ettevõtted ei saa edukalt oma teenuseid pakkuda või toimida ilma vahetustega töögraafikuta. Mugavuspoed, hotellid, haiglad, päästeteenistused, politseijaoskonnad ja kondiitritööstused – nende ettevõtete nimekiri, kes sellest sõltuvad, võib olla lõputu, kuid vähesed teavad, milliste raskustega personalijuhid vahetustega töögraafikute koostamisel silmitsi seisavad. Selle käigus peavad personalieksperdid uuendama kogu konto üksikasju, sealhulgas puhkuseid, haiguslehti, riigipühasid, ületunde ja palju muid komponente. Kõigele lisaks võib pärast ajakava heakskiitmist juhtuda ootamatu sündmus, ning personalijuht peab kiirustades graafikut täiesti uuesti koostama.

Igapäevaste töögraafikute koostamine Shiftoniga

Shifton on optimaalne teenus lihtsaks ja kiireks veebipõhiseks töötajate ajakava koostamiseks, millel on palju eeliseid. See loodi, et muuta töö juhatajatele, raamatupidajatele ja personalijuhtidele lihtsamaks. Siin on mõned teenuse omadused:

• Te ei pea tööprotsessi ise juhtima. Delegeerige õigus töögraafikute loomisele ja muutmisele ettevõtte administraatoritele;

• Shifton teenus aitab teil koostada vahetustega töögraafiku piiramatu arvu töötajate jaoks, et maksimaalselt ära kasutada töögraafikute eeliseid;

• Shiftoni funktsioonid võimaldavad tööaegu kohandada, arvestades selliseid andmeid nagu vahetuste, töötajate ja tööpäevade arv;

• Töögraafikute koostamisel ja muutmisel on võimalik lubada vahetuste vahetamist kasutajate vahel kas juhtkonna järelvalve all või ilma selleta;

• Kui ilmnevad ootamatud sündmused, on teil võimalik ajakava kiiresti kohandada.

• Kui kasutate Shiftonit, teavitatakse teid ajakavade muudatustest ja uutest ettevõtte sündmustest.

Shifton pakub tasuta tehnilist tuge, mis on saadaval ööpäevaringselt. Võite igal ajal meie operaatoritega ühendust võtta ja saada vastuseid kõigile oma küsimustele. Teenuse oluline osa on see, et Shifton võimaldab luua töögraafikuid nii väikestele ettevõtetele kui ka suurtele korporatsioonidele, kus töötab tuhandeid töötajaid.

Shifton uuendatakse regulaarselt ja püüab ajaga kaasas käia. Ka sina peaksid ennast edasi arendama. Lõpeta aja raiskamine käsitsi töötajate ajastamisele, kui on olemas mugav ja kvaliteetne teenus, mis on spetsiaalselt loodud selleks, et säästa sinu tööaega.

Me kohtame sageli oma igapäevaelus planeerimist. Kord aastas planeerime oma reise põhjalikult ja hoolikalt, harvem mõtleme töökoha vahetamisele või aastapäevade ja pulmapäevade tähistamisele. Loomulikult planeerime peaaegu kõik, kuidas igakuist eelarvet kulutada ja kuidas perevahendeid jaotada. Kahjuks unustavad paljud ettevõtete omanikud ja tippjuhtkonna töötajad tööjõuvajaduse prognoosimise vajaduse. Veelgi huvitavam on see, et on tegevjuhte, kes ei kasuta professionaalseid personalijuhte. Nad viivad läbi intervjuusid ja haldavad töötajaid ise. See artikkel püüab selgitada, mis on tööjõuvajaduse prognoosimine ja tõestada, et see on äärmiselt vajalik ja oluline osa igas ettevõttes juhtimisel.

Me kõik mõistame, et ilma kvalifitseeritud töötajateta on raskem edukust saavutada kui ekspertide meeskonnaga. Seetõttu peab tegevjuht või personalijuht õigesti hindama tööjõuvajadust, valima kõige tõhusamad arvutusmeetodid ja leidma allikad selle vajaduse katmiseks, enne kui uusi töötajaid otsitakse. Kuid enne sinna jõudmist peame alustama põhiteadmistest ja mõistma, mida tööjõuvajaduse prognoosimine tähendab.

Tööjõuvajaduse prognoosimine on osa suuremast tööjõuplaanimise protsessist. Selle peamine eesmärk on koostada nimekiri vajalikest ametikohtadest ja ekspertidest, kes võivad ettevõtte äris kasvamisel, eesmärkide ja verstapostide saavutamisel tulevikus muutuda oluliseks.

Tööjõuplaanimise eesmärgid:

• Ettevõtte varustamine vajalike töötajatega, hoides ajakulu ja finantskulud madalad;

• Ettevõtte varustamine korralike, professionaalsete töötajatega nii kiiresti kui võimalik;

• Tööjõuvajaduse prognoosimine võimaldab vähendada mittevajalikke tööjõusegmente või optimeerida nende tööjõudu

• Õige planeerimine ja töötajate paigutus tagab iga töötaja ressursside korrektse ja tõhusa kasutamise, lähtudes nende oskustest, teadmistest ja võimetest.

Tegurid, mida tuleb arvestada õigeks tööjõuplaanimiseks:

• Milline on teie ettevõtte finantsolukord ja milline on praegune majanduse üldseisund?;

• Tööjõu ümberkorraldamine (plaanid töötajate vähendamiseks, vallandamiseks või uutele ametikohtadele viimiseks. Samuti on vaja arvestada pensionile minekuid ja vanemapuhkuseid);

• Tööturu ja konkurentide olukorra analüüsimine ja mõistmine on teine oluline punkt;

• Ettevõtte palgatase;

• Võib-olla üks olulisemaid tegureid on strateegiliste plaanide ja eesmärkide seadmine ettevõttele.

Teades, millises arenguetapis teie ettevõte praegu on, peab olema üks teguritest, millest peaksite tööjõuvajaduse prognoosimisel teadlik olema. Enamasti on efektiivne planeerimine saavutatav aktiivse kasvu perioodidel ja ettevõtte asutamise ajal.

Enne tööjõuvajaduse prognoosimisele jõudmist on samuti oluline mõista, et see on järjestikuste, läbimõeldud tegevuste ja otsuste protsess, mille ees on selged eesmärgid. Planeerimise peamine eesmärk seisneb idees, et igal ettevõttel või edukal ettevõttel peab olema palgatud ja tööl õiglaselt kvalifitseeritud personal kõigil ametikohtadel, et tööd saaks teha kvaliteetselt ja tõhusalt.

Tööjõuvajaduse prognoosimise tüübid:

• Strateegiline või pikaajaline planeerimine;

• Taktikaline (situatsiooniline) planeerimine.

Strateegiliste plaanide tegemisel on kriitiline välja töötada programm, mis on suunatud potentsiaalsete töötajate avastamisele, keda ettevõte võib tulevikus vajada. See protsess eeldab ka strateegilise inimressursside arendamise programmi loomist, mis samaaegselt hindab nende ressursside vajalikkust pikas perspektiivis.

Taktikaline planeerimine nõuab hoolikat analüüsi töötajate korraldamise nõudluse kohta tegevjuhi poolt ette antud perioodil. Näiteks võib see hõlmata kuud, kvartalit või aastat. See vajadus sõltub mitmest tegurist: töötajate voolavuse tase antud perioodil, pensionile minekute, vanemapuhkuste ning töötajate vähendamiste arv.

Tööjõuplaanimise perioodid

• Lühiajaline planeerimine – planeerimine kuni 2 aastaks;

• Keskpikaajaline planeerimine – strateegia 2 kuni 5 aastaks;

• Pikaajaline planeerimine – plaanide tegemine järgmiseks 5 aastaks ja kaugemale.

Kujutame korraks ette, et olete uus ettevõtte juht või personaliekspert. Millest peaksite alustama tööjõuvajaduse prognoosimise osas?

Esiteks peate koguma teavet tulemuste ja verstapostide kohta, mida ettevõte peab saavutama tuleval kvartalil või aastal. Kui olete personaliekspert, hankige see teave oma ülemustelt. Seejärel uurige kõiki lühi- ja pikaajalisi ettevõtte eesmärke, ülesandeid ja plaane.

Enamasti aitavad raamatupidajad ja osakonna juhid teie meelt kujundada ettevõtte ja selle plaanide osas, kus te töötate, olgu te siis personalijuhtuses või juhite kohta.

Asjad, mida on kava edukaks koostamiseks vaja:

• Kõigepealt peate hoolikalt läbi vaatama töötajate andmed. Te peate hankima töötajate isiklikud toimikud, levitama küsimustikke ning koguma teavet töötajate oskuste ja võimete kohta, mis ei ole seotud ettevõttes tehtava tööga;

• Töögraafikud või kõikide ettevõtte töötajate ajakavad;

• Andmed töötajate voolavuse protsentide kohta erinevatel ametikohtadel ja osakondades.

Selles etapis tehakse põhjalik analüüs tööjõuvajaduse kohta ettevõttes erinevatele ametikohtadele teatud ajaperioodil. Just siis vastate paljudele küsimustele, mis on planeerimisprotsessis üliolulised: kui palju töötajaid tuleb palgata, kui kvalifitseeritud nad peavad olema, ja mis veelgi olulisem, millal on vaja teatud töötajaid konkreetsete ametikohtade täitmiseks.

Selle protsessi käigus otsustate ka, kas tuua sisse sisemised inimressursid või on olemasolevate töötajate ümberkvalifitseerimine majanduslikult mõistlikum otsus.

Pole tähtis, kas olete tegevjuht või personaliprofessionaal. Pea meeles, et iga protsess peab olema järjestikune, tuginedes kaalutletud otsustele ja süsteemsele lähenemisele. Niipea kui hakkad tööle, mille oled oma elule natuke tõsisemalt pühendanud, suudad läheneda igale ülesandele, isegi nii keerukale kui tööjõuplaanimine, kergusega, kire ja innuga.

Eelmises artikli osas rääkisime vaid osast neist juhtimisoskustest, mis igal heal tippjuhil peaks olema. See osa arutab selliseid iseloomujooni nagu hea huumorimeel, uudishimu ning võime läbirääkimisi pidada ja volitusi delegeerida. Alustame.

Võime läbirääkimisi pidada

Esmapilgul tundub, et läbirääkimistel ja ärikohtumiste pidamisel pole midagi keerulist. Inimesed kohtuvad, räägivad, joovad kohvi, teevad end nähtavaks ja allkirjastavad virna pabereid. Nii näeb tüüpilist läbirääkimist keskmine kade töötaja. Vähesed teavad, et läbirääkimiste pidamine on üks peamisi juhtimisoskusi. Kõige olulisemad küsimused arutatakse läbi, allkirjastatakse mitme miljoni dollarilisi tehinguid ning langetatakse kõige tähtsamaid otsuseid nende kohtumiste jooksul. Seetõttu ei tohiks mingil juhul alahinnata korralike läbirääkimisoskuste väärtust. Muide, sellel teemal on palju raamatuid, igal aastal ja kuul toimuvad koosolekud ja koolitused, mis on pühendatud sellele olulisele oskusele. Ära kõhkle neid koosolekuid külastamast ja lugemast paar raamatut sel teemal. Siis kulgeb isegi kõige nõudlikum ja rahutuim läbirääkimine sujuvalt nagu või.

Uudishimu

Uudishimu on professionaalse juhi teine oluline juhtimisomadus. Kui soovid, et su ettevõte kasvaks, pead olema uudishimulik selle sõna positiivses tähenduses. Me ei ütle, et peaksid huvi tundma oma töötajate eraelu vastu, olema uudishimulik selle suhtes, kes kellega käib ja kus keegi puhkust veetis. Me räägime teist tüüpi uudishimust, isegi uurivusest. On oluline, et kui sinust saab direktor, siis ei kaota sa oma sära ja uudishimu, ole huvitatud õppima oma tööstusharu uut tehnoloogiat, külastama konverentse, vahetama kogemusi kolleegidega ja marssima edasi.

Võime volitusi delegeerida

Tavalises ametikohas töötades harjud tegema kõiki ülesandeid ise. Kui soovid saada ettevõtte juhiks ja õppida tõhusalt personali juhtima, pead õppima volitusi delegeerima. See ei säästa mitte ainult aega, vaid võimaldab ka ettevõtte töövoogu kohandada, kuna kõigil töötajatel on midagi teha ja nad tunnevad end väärtustatuna ja nõutuna. Paljud inimesed kardavad ülesandeid jagada töötajate vahel või anda oluline ülesanne ühele neist. Mõista, et kui teed seda õigesti, töötab osakond või ettevõte, mida juhid, nagu ühtne mehhanism.

Võime seada eesmärke ja neid saavutada

Iga kogenud direktor teab, et ülesanded tuleb õigesti formuleerida ja neist kinni pidada. Kui juhid ettevõtet sihitult ja teed kaootiliselt ebaratsionaalseid otsuseid, ei tule sellest midagi head. Direktor, kellel on suurepärased juhtimisoskused, peab olema tasakaalukas, rahulik ja suutma selgelt sõnastada oma ja ettevõtte eesmärke. Siis näevad töötajad teda juhina ja püüdlevad ka ühise eesmärgi saavutamise poole. Eesmärgid peavad olema arusaadavad, selged ja õigesti sõnastatud. Näiteks eesmärk saada parimaks oma valdkonnas kõlab ebamääraselt. Samuti pole selge, miks inimesed peaksid püüdlema selle saavutamise poole. Kui seate oma töötajatele eesmärgi, mis kõlab midagi sarnast: Järgmise aasta jooksul peaks meie sissetulek olema kahekordne võrreldes eelmise aastaga, saavad nad aru, mida teha ja püüdlevad seda eesmärki saavutades seatud tulemusteni. Siiski, kui sead oma töötajatele rahalise eesmärgi, ära unusta neid premeerida, kui see on saavutatud.

Hea huumorimeel

Huumorimeel on teine väärtuslik juhtimisomadus, mis iseloomustab edukat juhti. Kuid sellel omadusel on üks eripära – seda ei saa õppida. Sa kas oled sündinud hea huumorimeelega või mitte. Tõsisemal toonil tahaksime mainida, et hea huumorimeelega ettevõtte direktorit on harva kohata. Kui sul on lisaks kõikidele ülalmainitud omadustele ka võime teha nutikaid nalju ja saada aru teiste inimeste tehtud naljadest, siis oled väga õnnelik. Peame tunnistama, et huumorimeel aitab meid kõige keerulisemates ja näiliselt lahendamatutes olukordades, millega kindlasti kokku puutud, hoolimata ametikohast, mida täidad.

Positiivne eluhoiak

Kaasaegses maailmas elamine muudab positiivse eluhoiaku ja suhtumise maailma üldiselt hoidmise keeruliseks. Kui soovid saada tõeliselt edukaks ettevõtte direktoriks, peab sul olema kõige positiivsem vaatenurk asjadele. Pead mõistma, et oled ettevõtte juht ja sinu tuju, arvamus või vaade elule mõjutab kõigi sinu töötajate meeleolu. Iga kord, kui tööl käid, kujutle, et oled suure laeva kapten. Kui sa kiirgad negatiivsust, läheb pingeliseks ja ärritavaks, su laev upub või kõik meremehed ja peainsenerid jooksevad minema, jättes sind üksi tormilises ärimeres. Kui sa ei taha, et see juhtuks, püüa leida õnne pisiasjades ja näe maailma ja oma tööd parimas valguses.

Inspiratsioonioskused

Jätsime peamise juhtimisoskuse, ilma milleta pole mõistlik tipp-positsioonile tööle asuda, viimaseks. Kui oled töös, millele oled pühendanud oma igapäeva elu, inspireerimata, ei suuda sa töötajaid uutele võitudele inspireerida. Kõik esmaklassilised juhid peavad teadma, kuidas inimesi inspireerida, andma neile lootust, motiveerima ja avama nende potentsiaali. Seda oskust on lihtne omandada, kui oled tõeliselt oma töösse armunud või kui oled kirglik oma äri vastu. Kui oled ise inspireerimata, on raske tekitada vastupidist tunnet kellegi teise sees. Sellepärast soovitame leida töö, mida armastate või mis ärritab sind kõige vähem ja toob head sissetulekut.

Kui sa omandad kõik need oskused, on edutamise tee lihtne. Püüdle, õpi, julge ja paranda end alati!