ATS- og CRM-systemer: En enkel guide til smartere ansættelse

At ansætte har aldrig været let. Virksomheder modtager hundreder af CV’er for en enkelt jobudgivelse, rekrutteringsfolk bruger timer på at sortere ansøgninger, og kandidater klager ofte over langsom eller uklar kommunikation. For at løse dette vender virksomheder sig mod digitale værktøjer, der gør ansættelsesprocessen hurtigere, lettere og mere pålidelig. To af de vigtigste værktøjer er ATS og CRM systemer.

Disse løsninger ændrer måden, virksomheder ansætter på. De reducerer manuelt arbejde, forbedrer kandidatoplevelsen og giver ledere data til at træffe smartere beslutninger. Men hvad er præcist ATS og CRM, hvordan adskiller de sig, og hvorfor skal din virksomhed bruge dem? Lad os forklare det i enkle termer.

Hvad er ATS og CRM systemer?

Et ATS, eller Applicant Tracking System, er software designet til at håndtere jobansøgninger. I stedet for at åbne hver CV manuelt og lave endeløse regneark, samler et ATS alle ansøgninger ét sted, filtrerer kandidater efter færdigheder eller erfaring og planlægger endda interviews.

Et CRM, eller Candidate Relationship Management system, fokuserer på kommunikation. Det holder styr på kandidater, selv dem, der ikke blev ansat første gang, og hjælper rekrutteringsfolk med at holde kontakten. Med CRM kan HR-teams sende opfølgende e-mails, påmindelser om nye muligheder og opdateringer om ansættelsesprocessen.

Når de kombineres, skaber disse systemer en komplet ansættelsesløsning: ATS håndterer processen med at finde og filtrere kandidater, mens CRM sikrer løbende kommunikation og relationsopbygning.

Hvorfor virksomheder har brug for ATS og CRM

Enhver virksomhed, uanset hvor stor eller lille, har brug for de rigtige personer til at vokse. Men traditionelle ansættelsesmetoder er for langsomme til dagens marked. Her er nogle grunde til, hvorfor ATS og CRM er vigtige:

1. Tidsbesparelser – Et ATS kan scanne hundredvis af CV'er på få sekunder. Et CRM kan automatisk sende personlige beskeder og dermed reducere manuelt arbejde.

2. Bedre kandidatoplevelse – Ansøgere får hurtigere svar, klare opdateringer og mere professionel kommunikation.

3. Datadrevet ansættelse – ATS leverer rapporter om ansættelseshastighed og kandidatkilder. CRM sporer, hvordan ansøgere interagerer med din virksomhed.

4. Samarbejde – Begge systemer centraliserer information, hvilket gør det nemt for HR-teams at arbejde sammen.

5. Lavere omkostninger – Ved at skære unødvendige opgaver væk og reducere risikoen for dårlige ansættelser, sparer virksomheder penge.

Hvorfor ATS og CRM er forskellige men komplementære

Selvom de arbejder sammen, tjener ATS og CRM systemer forskellige formål:

• ATS = proces – Det organiserer og automatiserer rekrutteringstrinene.

• CRM = mennesker – Det hjælper med at opbygge og vedligeholde kandidatforhold.

Forestil dig ATS som en sorteringsmaskine og CRM som en kommunikationschef. Den ene sikrer, at du ikke drukner i CV’er, mens den anden sørger for, at kandidater ikke føler sig ignorerede.

Forklaring på ATS-funktioner

Et ATS kommer med kraftfulde funktioner designet til at forenkle ansættelsesprocessen:

• CV-screening – Filtrerer kandidater efter færdigheder, erfaring eller nøgleord.

• Analytics – Viser tid-til-ansættelse, bedste kilder til kandidater og succesrater.

• Interviewplanlægning – Finder automatisk passende tidspunkter for både rekrutterer og kandidat.

• Integration – Forbinder med jobportaler, HR-software og kalendere.

• Kommunikation – Sender automatiske opdateringer til ansøgere.

• Kandidatvurdering – Tildeler vurderinger baseret på hvordan kandidater passer til rollen.

Med disse værktøjer kan rekrutteringsfolk fokusere mindre på papirarbejde og mere på mennesker.

Forklaring på CRM-funktioner

Et CRM system tilføjer den menneskelige side til rekruttering:

• Automatisering af e-mails – Sender påmindelser, jobopdateringer eller takke-noter.

• Segmentering – Grupperer kandidater efter færdigheder, branche eller tidligere ansøgninger.

• Tagging og noter – Holder profiler organiserede og søgbare.

• Engagement sporing – Overvåger, hvem der har åbnet e-mails og svaret.

• Langsigtede puljer – Opbevarer kandidatoplysninger til fremtidig ansættelse.

Dette sikrer, at selvom en kandidat ikke ansættes i dag, kan de være et godt match i morgen.

Hvorfor ATS og CRM sammen er det bedste valg

Mange virksomheder overvejer, om de skal vælge det ene eller det andet system. Sandheden er, at brugen af begge er meget mere kraftfuldt.

Med ATS kan du hurtigt håndtere strømmen af ansøgninger. Med CRM kan du nære forhold og opretholde et positivt arbejdsgiverbrand. Sammen skaber de en glat pipeline: kandidater ansøger, ATS filtrerer, og CRM holder kommunikationen i live, indtil den rette rolle dukker op.

For eksempel, hvis en marketing specialist ansøger, men ikke vælges, registrerer ATS deres profil. CRM kan senere minde dem om en ny åbning, holde dem engagerede og interesserede.

Eksempel fra den virkelige verden

Lad os forestille os en detailvirksomhed, der har brug for 200 sæsonansatte. Uden software bruger rekrutteringsfolk uger på at tjekke CV’er og sende e-mails.

Med ATS filtreres CV’er på få minutter, og kun kvalificerede kandidater er tilbage. CRM sender automatisk opdateringer, planlægger interviews og holder kandidater informerede. Som et resultat ansætter virksomheden 200 personer på dage i stedet for uger, hvilket sparer penge og reducerer stress både for rekrutteringsfolk og ansøgere.

Fordelene for kandidater

Disse systemer er ikke kun nyttige for virksomheder—de forbedrer også oplevelsen for ansøgere:

• Klar kommunikation og opdateringer.

• Hurtigere svar efter indsendelse af CV’er.

• Mere organiserede interviews med mindre ventetid.

• Personlige beskeder, der føles menneskelige, ikke robotagtige.

• Mere retfærdige evalueringer baseret på data, ikke kun personlige vurderinger.

Dette gør kandidater mere tilbøjelige til at søge igen eller anbefale din virksomhed til andre.

Fordelene for HR-teams

For HR-ledere og rekrutteringsfolk giver ATS og CRM:

• Mindre stress fra papirarbejde.

• Bedre samarbejde med teammedlemmer.

• Hurtig adgang til kandidathistorik.

• Klarere præstationsrapporter.

• En stærkere reputation som professionel og organiseret.

Fremtiden for ATS og CRM

Teknologien bevæger sig hurtigt. I den nærmeste fremtid vil ATS og CRM blive endnu smartere:

• AI-drevet screening – Systemer vil ikke kun tjekke CV’er, men også forudsige kandidatens succes.

• Chatbots – Kandidater kan interagere med automatiserede assistenter for hurtigere svar.

• Dybere analytik – Mere detaljerede rapporter om medarbejderpræstationer efter ansættelse.

• Stærkere integration – Forbindelse af ATS og CRM med planlægning, lønudbetaling og træningssystemer.

Disse forbedringer vil gøre rekrutteringsprocessen endnu mere jævn og effektiv.

ATS og CRM i Shifton

Shifton er mere end bare en personalestyringsplatform. Ved at kombinere ATS- og CRM-funktioner med skifteplanlægning, giver det virksomheder en fuld HR-løsning.

• Rekrutteringsfolk kan finde kandidater med ATS.

• CRM sikrer, at de forbliver forbundet med ansøgere.

• Shifton’s planlægningsværktøjer gør onboarding lettere.

• Alle data forbliver ét sted, hvilket eliminerer duplikation.

Dette skaber en sømløs proces: fra jobopslag til den første arbejdsdag, er alt automatiseret og effektivt.

Konklusion

At ansætte er en af de største udfordringer for moderne virksomheder. Den gamle måde—manuelt at sortere CV’er og sende e-mails—fungerer simpelthen ikke længere. Derfor har virksomheder brug for smartere løsninger.

ATS og CRM systemer forenkler processen, forbedrer kommunikationen og sparer tid og penge. Sammen skaber de en vindende formel for både rekrutteringsfolk og kandidater.

Hvis du vil have, at din virksomhed skal vokse og tiltrække det bedste talent, er det tid til at overveje, hvordan disse systemer, især når de er integreret med platforme som Shifton, kan transformere din ansættelsesproces.