মেরামত মিস্ত্রি ও সম্পত্তি রক্ষণাবেক্ষণের শিডিউল সফটওয়্যার

মিস্ত্রির ব্যবসা মাপা হয় ভিজিটে, শিফটে নয়। চার-পাঁচটি ঠিকানায় চার-পাঁচটি ছোট কাজ, বাড়ির টুকটাক মেরামত আর নানা রকম ফুটফরমাশ চুক্তির কাজের সঙ্গে মিশে থাকে, প্রতিটি এমন এক সময়ে বুক করা যাতে গ্রাহক রাজি হয়েছেন এবং প্রতিটিই এক ঘণ্টা লম্বা হয়ে পেছনের সব কাজ ঠেলে দিতে পারে। মিস্ত্রির কাজের শিডিউল সফটওয়্যার আছে কারণ এই ধরনটাই সেইসব টুল ভেঙে দেয় যেগুলো সারা দিন এক ভবনে কাজ করা মানুষের জন্য বানানো।

চাপটা খুব নির্দিষ্ট। লাভ থাকে শেষ করা কাজের সংখ্যায়, হাতে থাকা ঘণ্টায় নয়। দল এতটাই ছোট যে একজন অসুস্থ হলেই সেটা বড় সমস্যা। আর যিনি শিডিউল বানান, ঘণ্টাখানেক পরে সাধারণত তিনিই ড্রিল হাতে দাঁড়িয়ে থাকেন, অর্থাৎ পরিকল্পনাটা ফোনেই হতে হবে, দ্রুত, দুই কাজের ফাঁকে।

মিস্ত্রির শিডিউল সফটওয়্যারকে যা সামলাতেই হবে

চারটি বিষয় ঠিক করে দেয় একটি টুল প্রথম মাসের পরেও টিকবে কি না। কাজ ঠিকানার সঙ্গে বাঁধা থাকতে হবে, কারণ জায়গা ছাড়া কাজ কোনো নির্দেশ নয়। দিনটা ফোনে এক নজরে পড়া যেতে হবে। বদল সঙ্গে সঙ্গে দলের কাছে পৌঁছাতে হবে, কারণ গ্রাহক নির্দিষ্ট সময়ে অপেক্ষা করছেন। আর ফিরে আসা ঘণ্টা এতটাই নির্ভুল হতে হবে যাতে তা দিয়ে টাকা দেওয়া যায় এবং পরের দর তৈরি করা যায়।

এই চারটি দিক ঢেকে দেওয়া মেরামত সেবার শিডিউল সফটওয়্যার বড় প্রতিষ্ঠানের জন্য বানানো লম্বা ফিচার তালিকার প্ল্যাটফর্মের চেয়ে বেশি কাজে লাগে। দৈনিক পরিকল্পনায় যা কিছু বাড়তি ধাপ যোগ করে, তা সহজেই ব্যবহারের বাইরে চলে যায়।

অনেক ছোট কাজ, অনেক ঠিকানা, একটি দিন

এই পেশার আসল কাঠিন্য হলো ঘনত্ব। একটি দিন মানে একটি দায়িত্ব নয়, কয়েকটি, আর সেগুলোকে জুড়ে রাখে যাতায়াতের সময় যা কেউ লিখে রাখেনি। পরিকল্পনা যখন গ্রুপ চ্যাটে থাকে, দল প্রতিদিন সকালে বার্তার স্তূপ থেকে সেটি আবার গড়ে তোলে, আর অফিসের সংস্করণ কখনোই গাড়ির সংস্করণের সঙ্গে পুরোপুরি মেলে না।

এক দিনে কয়েকটি শিফট, প্রতিটির নিজের কাজের জায়গা ও সময়ের জানালাসহ, সেই স্তূপকে পড়া যায় এমন ধারাবাহিকতায় বদলে দেয়। তিন দিনের দৃশ্য পুরো মাসের হইচই ছাড়াই কাছের দিনগুলো সবার সামনে রাখে। দল যেহেতু যেকোনো জায়গা থেকে এটি দেখতে পারে, কোথায় যেতে হবে জানতে সকালের ফোনটা আর করতে হয় না। মিস্ত্রির কাজের পরিকল্পনার সফটওয়্যার তখনই নিজের জায়গা অর্জন করে যখন সেই ফোনগুলো বাড়ায় না, কমায়।

একা মিস্ত্রি থেকে ছোট দল

অগোছালো পরিকল্পনা ভেঙে পড়ে দ্বিতীয় আর তৃতীয় মানুষটিতে। একজন মিস্ত্রি পুরো সপ্তাহ মাথায় রাখতে পারেন। তিনজন এক মাথা ভাগ করতে পারেন না, আর সমন্বয়ের খরচ সঙ্গে সঙ্গেই আসে: কে কোন কাজে, কে আগে শেষ করল, এইমাত্র আসা জরুরি ডাকের সবচেয়ে কাছে কে আছে।

সবাইকে এক অ্যাকাউন্টে রাখলে এটি মুখের কথা না থেকে চোখের সামনে চলে আসে। ওপেন শিফট দিয়ে জরুরি কাজ একবার দিলেই যার হাতে জায়গা আছে সে নিতে পারে, চারটি আলাদা ফোন করে ভাগ করতে হয় না। পদ ও অ্যাক্সেসের স্তর থাকায় দলনেতা নিজের দিনটা ঠিক করতে পারেন, অথচ মূল পরিকল্পনা অফিসের নিয়ন্ত্রণেই থাকে। মিস্ত্রির ব্যবসার শিডিউল সফটওয়্যার ঠিক এই আকারেই সবচেয়ে বেশি জরুরি, কারণ এই ধাপেই বৃদ্ধির খরচ আয়ের চেয়ে বেশি করে প্রশাসনে যেতে শুরু করে। বার্তার বদলে অ্যাপে সারা শিফট বদল একই সাশ্রয়ের অংশ, কারণ অনুমোদিত বদল একবারেই সবার জন্য পরিকল্পনা ঠিক করে দেয়, যিনি বার্তাটি পড়েছেন শুধু তার জন্য নয়। একটি বাড়িতে দলকে সপ্তাহের পর সপ্তাহ ধরে রাখা লম্বা প্রকল্প আলাদা কাজ, যা সামলায় সংস্কার দলের শিডিউল পরিকল্পনা।

সম্পত্তি রক্ষণাবেক্ষণের চুক্তি ও নিয়মিত ভিজিট

চুক্তির কাজ জরুরি ডাকের চেয়ে আলাদা আচরণ করে। এটি আগে থেকে জানা, এটিই সেই আয় যার ওপর ভরসা করা যায়, আর ব্যস্ত সপ্তাহ ডাকে ভরে গেলে সবার আগে এটিই চাপা পড়ে।

উত্তর হলো টেমপ্লেট। একবার বানানো ভিজিটের ছক মাসের পর মাস সামনে বসানো যায়, ফলে সম্পত্তি রক্ষণাবেক্ষণের কাজ ক্যালেন্ডার দখল করে নেয় তার চারপাশে জরুরি কাজ এসে বসার আগেই। প্রজেক্ট একই দৃশ্যে চুক্তির কাজকে একবারের বুকিং থেকে আলাদা রাখে, ফলে এক নজরেই বোঝা যায় প্রতিশ্রুত ভিজিটগুলো সত্যিই হচ্ছে কি না। যে সম্পত্তি রক্ষণাবেক্ষণ শিডিউল সফটওয়্যার ছক আবার ব্যবহার করতে পারে না, সেটি প্রতি মাসে সেই একই হাতের খাটুনি ফিরিয়ে দেয়। মিস্ত্রি দলের শিডিউল সফটওয়্যার ঠিক এই কারণেই চুক্তির কাজে সবচেয়ে বেশি পুষিয়ে দেয়, কারণ ভিজিট আগেই জানা থাকে আর কেবল মানুষ বদলায়।

একটি ভিজিটে আপনার আসলে কত গেল

সময় জানা না থাকলে দর দেওয়া নিছক আন্দাজ। ছোট ব্যবসার বেশিরভাগ মালিক অভিজ্ঞতা থেকে দর দেন, অভিজ্ঞতা সরে যায়, আর যেসব কাজ বারবার সময় ছাড়িয়ে যায় সেগুলোই সবচেয়ে কম চোখে পড়ে, কারণ প্রতিটি আলাদা বাড়তি সময় তখনকার মতো যুক্তিসঙ্গত মনে হয়।

পরিকল্পিত শিফটের পাশে আসল শুরু ও শেষ লিখে রাখলে এই বৃত্তটা বন্ধ হয়। বুক করা আর আসল কাজের সময়ের ফারাক অনুভূতি না থেকে প্রতিটি কাজের ধরন অনুযায়ী সংখ্যা হয়ে ওঠে। শিফটে বসানো হার, সন্ধ্যা ও ছুটির দিনের বাড়তি হারসহ, সেই ঘণ্টাগুলোকে খরচে বদলে দেয় আর বাজেট ও মজুরির রিপোর্ট পুরো সময়ের যোগফল দেয়। যে মিস্ত্রির সময় হিসাবের সফটওয়্যার কেবল সাপ্তাহিক যোগফল গোনে, সেটি কোন কাজ চুপচাপ লোকসান দিচ্ছে তা নিয়ে কিছুই বলে না। মাস দুয়েক পরেই ছবিটা সাধারণত পরিষ্কার হয়ে যায়, আর সমাধানটা শিডিউলের নয়, দরের সিদ্ধান্ত। রক্ষণাবেক্ষণ দলের পরিকল্পনার ব্যবস্থা এমন জিনিসই আপনাকে বাড়তি পরিশ্রম ছাড়া দেওয়ার কথা।

ঘণ্টা, দেরি আর গ্রাহকের অস্বস্তিকর প্রশ্ন

কাজ শেষ হওয়ার পর দুটি প্রশ্ন সবচেয়ে বেশি ফিরে আসে: আপনারা আসলে কতক্ষণ ছিলেন, আর ঠিক করা সময়ে কেউ এলো না কেন। দুটোরই দরকার স্মৃতি নয়, নথি।

হাজিরা ও ছুটির সময় শিফটের গায়েই থাকে, টাইমশিট লগ প্রতিটি এন্ট্রির পেছনের সম্পাদনার ইতিহাস ধরে রাখে, আর দেরিতে শুরুর রিপোর্ট দেখায় কোথায় পৌঁছানোর সময় বিচ্ছিন্ন ঘটনা নয়, একটা ধারা হয়ে সরে যাচ্ছে। ওই রিপোর্টটা মাসে একবার চালানো মূল্যবান। বাড়ির সেবার শিডিউল সফটওয়্যার প্রায়ই কেনা হয় পরিকল্পনার জন্য আর রাখা হয় রিপোর্টের জন্য, কারণ রিপোর্টই বিরোধ মেটায় আর অভ্যাস শোধরায়।

গ্রুপ চ্যাট থেকে শিডিউল বের করে আনা

বেশিরভাগ ছোট দল এখনও মেসেজিং অ্যাপেই পরিকল্পনা রাখে, আর সেগুলো কথা বলায় সত্যিই ভালো এবং অবস্থা ধরে রাখায় সত্যিই দুর্বল। কাজ সরে গেলে বার্তা নিজে থেকে বদলায় না। একই রকম তিনটি বার্তার কোনটি চলতি, কেউ বলতে পারে না। আর রাত নয়টায় বলা একটি গৃহীত কাজ পরদিন দুপুরেই চাপা পড়ে যায়।

প্রকাশিত শিডিউলের সংস্করণ একটাই। বদল হলে যাদের সঙ্গে সম্পর্ক তাদের কাছে বিজ্ঞপ্তি যায় এবং সবার দেখা পরিকল্পনাটাই বদলে যায়, ফলে চলতি অবস্থা জানতে কখনোই পেছনে স্ক্রল করতে হয় না। মিস্ত্রির শিডিউল অ্যাপ গ্রুপ চ্যাটের জায়গা নিচ্ছে না, সে কেবল সেই একটি কাজ নিচ্ছে যার জন্য গ্রুপ চ্যাট কখনোই বানানো হয়নি।

মিস্ত্রির ব্যবসার জন্য সঠিক টুল বাছাই

ডেমো নয়, সত্যিকারের একটি দিন দিয়ে যাচাই করুন। ফোনে পুরো এক সপ্তাহ বানান আর নিজের সময়টা মেপে দেখুন। একটি কাজ অন্য দিনে সরিয়ে দেখুন দল কত তাড়াতাড়ি জানতে পারে। প্রথমবার অ্যাপ খোলা মানুষ কী দেখে তা দেখুন, কারণ বিভ্রান্তিকর প্রথম পর্দাতেই ব্যবহার শুরু হওয়া আটকে যায়। নিশ্চিত করুন ঘণ্টার হিসাব এমন রূপে বেরোয় যা হিসাবরক্ষক সরাসরি কাজে লাগাতে পারেন।

এই পেশায় পরিভাষা নানা রকম। কেউ খোঁজেন কাজ বণ্টনের সফটওয়্যার, কেউ চান জনবল ব্যবস্থাপনার ব্যবস্থা, আর কেউ কয়েকটি ভবনজুড়ে রক্ষণাবেক্ষণ দল চালিয়ে সেটিকে একেবারে অন্য নামে ডাকেন। ভেতরের প্রয়োজন এক: নির্দিষ্ট একজনকে নির্দিষ্ট ঠিকানায় ঠিক করা সময়ে দাঁড় করানো এবং পরে জানা যে কী হয়েছিল। পথ পরিকল্পনা আর বিল করা আলাদা টুলের কাজ, সেগুলো সেখানেই থাকা ভালো। পাশাপাশি পেশায় কাজ করা ব্যবসাগুলো সাধারণ মেরামতের পাশাপাশি একই অ্যাকাউন্টে সেটিও চালায় যার জন্য দরকার শীতাতপ ও বায়ু চলাচলের কাজের শিডিউল সফটওয়্যার।

Shifton দশ জন পর্যন্ত দলের জন্য সময়ের সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে, এর মধ্যে শিডিউল, সাধারণ টাইম ক্লক, মোবাইল অ্যাপ ও রিপোর্ট রয়েছে, যা একা কাজ করা মিস্ত্রি এবং বেশিরভাগ ছোট দলকে ঢেকে দেয়। এর ওপরে মূল্য নির্ভর করে আপনি যেসব মডিউল চালু করছেন তার ওপর, মাসে কর্মীপ্রতি হিসাবে, আর যাদের সম্পত্তিতে পৌঁছানোর নিশ্চয়তা দরকার তাদের জন্য জিওলোকেশন মডিউল আছে। ফল দুই ক্ষেত্রেই এক: এমন একটি দিন যা সবাই দেখে, কাজের সঙ্গে মেলা ঘণ্টা এবং আসল সময়ের ওপর গড়া দর।