Alla är ibland skyldiga till att skjuta upp viktiga uppgifter. Människor tror ofta att de har obegränsat med tid för arbete. Deadlinen närmar sig, medan uppgifterna förblir ofärdiga. Kronisk prokrastinering kan leda till allvarliga konsekvenser: från tillrättavisningar till att förlora jobbet. Med det sagt finns det några råd om hur man slutar skjuta upp saker.

Att hantera prokrastinering börjar med att hitta roten till problemet

Vem som helst kan bli överväldigad av arbetsbördan. Först måste du välja en högsta prioriterad uppgift. Innan du börjar, förstå orsakerna till prokrastinering. Kanske är du rädd för att göra fel på uppgiften eller är osäker på den. Var inte rädd för att be om hjälp från dina kollegor.

Idag är en bra dag att börja

Om du inte vet hur du ska övervinna prokrastinering, är den bästa lösningen att börja arbeta omedelbart. Om en uppgift verkar för komplicerad och du tror att du inte kommer hinna med den, prova följande. Tänk på en uppgift som tar dig 5 minuter att slutföra och gör den. Starta sedan en timer och försök arbeta på den komplicerade uppgiften i 5 minuter. Om du börjar göra något, är det mer troligt att du slutför det, eftersom du tenderar att minnas oavslutade uppgifter. På detta sätt ökar din chans att övervinna prokrastinering.

Dela in dina arbetstimmar i block

Bli av med alla distraktioner och koncentrera dig på ditt arbete. Vi föreslår att du delar in en arbetstimme i 20-minutersperioder och gör korta pauser mellan dem. Hjärnan arbetar i cykler med högre och lägre aktivitetsperioder. För att nå produktivitetstoppen måste man vara medveten om dessa svängningar, balansera sin arbets- och vilotid respektfullt.

Slå vad

Ett annat sätt att förbättra produktiviteten är att slå vad med en vän. Välj en tid och ett datum som deadline för din uppgift. Erbjuda sedan din vän lite pengar, kaffe eller lunch om du misslyckas med att avsluta uppgiften i tid. Detta ger ytterligare motivation.

Tänk positivt om tidigare exempel på prokrastinering

Försök att inte vara för hård mot dig själv för dina tidigare fall av prokrastinering. Detta problem förekommer ofta hos perfektionister och personer som är rädda för att misslyckas. Håll uppe det positiva och låt inte negativa tankar krypa in i ditt sinne.

Vi hoppas att vår artikel kommer att befria dig från prokrastineringsfällan.

Återkommande förändringar i arbetsplanen stör ständigt prioriteringslistan. Detta kan leda till negativa konsekvenser i produktivitet och teamets framsteg, irrationell tidshantering och missade deadlines. Finns det ett sätt att ha kontroll och göra tid för allt?

Det bästa sättet att prioritera uppgifter är att skriva ner dem

För att börja måste du göra planer för den närmaste framtiden genom att skapa en detaljerad lista över alla uppgifter och deras deadlines för en dag, en vecka eller en månad. Istället för att försöka minnas allt, bör du starta en arbetsdagbok och skriva ner alla dina uppgifter. Detta psykologiska trick betonar vikten av ditt arbete.

Organisera allt

När du har sammanställt en lista över uppgifter kanske du märker likheter mellan dem. Det är inte förvånande eftersom de flesta uppgifter kan delas in i tre kategorier: enstaka, återkommande och projekt.

1. Enstaka
   Om du får en enstaka uppgift är det bäst att göra den först i morgon. Gör en lista över små uppgifter och stryk några av dem varje dag. Innan du bestämmer dig för de viktigaste uppgifterna, överväg hur brådskande de är och hur mycket tid du behöver för att slutföra dem. Ditt mål är att slutföra uppgifterna under ditt skift. Om du inte har tid, gör uppgiften imorgon. Observera att denna metod inte fungerar för omedelbara uppgifter.
2. Återkommande
   Du behöver inte skriva ner varje liten sak som måste göras dagligen. Till exempel, om du delar artiklar på sociala medier eller ansvarar för e-postkampanjer. Med det sagt, bör ett schema göras för uppgifter som är kopplade till specifika timmar och dagar. Detta kommer avsevärt förenkla sorteringen av arbetsprioriteringar.
3. Projekt
   Projekt är uppgifter som är svårare att slutföra än enkla uppgifter. Arbeta med dem så länge du kan, men försök inte ta upp flera projekt samtidigt. Vi rekommenderar att du skapar en lista över projekt och väljer de mest brådskande och viktiga av dem alla. Plocka inte upp ett nytt projekt utan att avsluta det föregående.

Viktiga uppgifter kommer först

Att skapa en alfabetisk eller numerisk lista fungerar inte. Ditt mål är inte att blint följa punkterna på listan, utan att koncentrera sig på uppgifter med hög prioritet. Det återstående arbetet kan utföras i vilken ordning du anser nödvändig.

Med tiden kommer du att lära dig att välja arbete med högsta prioritet och inte låta det bli ett problem. Om du följer dessa regler, kommer du inte att tro hur snabbt arbetsprocessen kommer att bli.

Svårigheter med schemaläggning och lösningar

Om du är en chef som ansvarar för företagets arbetsschema och läser denna artikel, upplever du förmodligen problem med att schemalägga skift för anställda.

Här kommer du att hitta de tre vanligaste problemen som uppstår vid sammanställning av arbetsschema och de bästa lösningarna för dem. Börja implementera idag!

Problem nr 1: Sista-minuten-schemaläggning

Att skjuta upp schemaläggningen av skift till sista minuten är ingen bra idé. Ansvariga chefer bör se till att skiftschemat är tillgängligt så snart som möjligt så att de anställda kan göra sina egna planer under månaden. Annars måste många arbetare välja mellan personliga ärenden och arbete.

Lösning:

Planera dina scheman i förväg för att ge alla anställda möjlighet att granska schemat och göra ändringar om det behövs. Många mallar i onlinetjänsten Shifton gör det möjligt att göra detta med bara några få klick!

Problem nr 2: Ojämn fördelning av skift

Genom att göra ändringar i schemat manuellt kan vilken chef som helst förbise en felaktig fördelning av skift. Som ett resultat kan det hända att vissa arbetare inte arbetar de föreskrivna timmarna, medan andra å andra sidan får övertid, vilket också kan resultera i en oavsiktlig överträdelse av arbetslagstiftningen.

Lösning:

För att undvika detta scenario, använd Shifton, en automatiserad tjänst för schemaläggning av arbete och skiftscheman. I detta fall har de anställda ingen anledning att klandra chefen för oansvarighet och vårdslöshet!

Problem nr 3: Brist på moderna verktyg

Chefer som fortfarande använder penna och papper för att skapa företagets schema gör inte bara sina liv svårare, utan de är också mer benägna att göra misstag. Dessutom tar den stora mängden samtal och meddelanden på chefernas och de anställdas personliga telefoner tid, vilket leder till en brist på balans mellan arbete och privatliv.

Lösning:

Med lättanvänd programvara som Shifton kan du avsevärt förenkla schemaläggningen av anställda och kommunikationen inom företaget. Dessutom anländer notiser i den mobila versionen av onlineapplikationen nästan omedelbart, och anställda kan byta skift själva, vilket sparar chefer mycket tid.

Genom att automatisera schemaläggningen av anställda med Shifton onlinetjänst kan du få konsekventa resultat, minska antalet misstag, sänka kostnader och öka produktiviteten samt den övergripande tillfredsställelsen bland de anställda.

Om du inte använder Shifton för ditt företag ännu, då är det dags att komma igång! Registrera dig och prova alla funktioner i onlineapplikationen gratis under hela prövotiden!

Hur man förbättrar effektiviteten hos kundtjänstmedarbetare

De flesta chefer för kundtjänst använder standardmetoder för att motivera medarbetare och nå sina mål (t.ex. bonusar, tillägg och förmåner). Men om du verkligen är intresserad av att växa ditt företag, bör du prova nya lösningar för att öka operatörernas produktivitet.

Här är 5 intressanta idéer som kommer att hjälpa dig att öka effektiviteten hos dina kundtjänstmedarbetare med minst 10%.

1. 15-minuterskuponger

Finns det några operatörer som skulle vägra att sluta arbeta 15 minuter tidigare utan att förlora lönen?

Många kundtjänster försöker uppmuntra sina anställda med olika bonusar (som söta gåvor eller biljetter till en film). Men i varje företag finns det alltid anställda som inte äter sötsaker och föredrar teater. Men nästan alla vill lämna sin arbetsplats tidigt!

15-minuterskuponger för de mest produktiva kundtjänstmedarbetarna kan vara en stor morot för att göra ett bättre jobb. Denna lösning låter dig motivera nästan vilken operatör som helst.

2. Samla in erkännanden

Många kundtjänstoperatörer är missnöjda med att medan alla kundklagomål registreras, formaliseras och vidarebefordras till ledningen, går komplimanger och tacksamhet ofta obemärkta.

Under tiden kan insamling och förmedling av feedback från tacksamma kunder avsevärt öka motivationen hos kundtjänstmedarbetarna. Försök skicka ut förra veckans inspelade tacksamhetsmeddelanden en gång i veckan till de operatörer som hanterade dem.

Detta är en stor möjlighet för alla andra anställda att förstå hur viktiga deras arbetsinsatser är. Och medarbetare som får erkännande kommer att känna hur värdefulla de är för företaget.

3. Månadens samtal

De svåraste samtalen från de mest “besvärliga” kunderna borde inte heller gå obemärkta.

Det är bra om din kundtjänst utövar samtalsanalys varje månad. I så fall kan du snabbt och enkelt välja månadens samtal genom att samla in feedback från chefer och handledare.

När du har hittat ett utmärkt exempel på en särskilt svår eller stressig situation som inträffade under ett samtal, kan du leta efter de mest framgångsrika beteendestrategierna för dessa situationer. En sådan analys kan inte bara bli ett erkännande av framgången för operatörens hjältesamtal, utan också ett ytterligare incitament för anställda som framgångsrikt hanterar sådana samtal.

4. Dagsform

Det är ingen hemlighet att mellan eftermiddagen och slutet av arbetsdagen sker det ofta en betydande nedgång i arbetarnas produktivitet. Men vi kan erbjuda dig ett snabbt och enkelt sätt att undvika detta!

Försök be dina kundtjänstmedarbetare att stå upp, inte sitta, under en timme efter lunch! Denna metod undviker aktivitetsnedgång och gör operatörernas röster mer energiska och engagerande.

Naturligtvis bör en sådan innovation genomföras uteslutande på frivillig basis. Dessutom bör medarbetare med funktionshinder eller ryggsmärta, etc., varnas för möjliga hälsoproblem.

5. Flexibel schemaläggning

En ständig utmaning för kundtjänstchefer är att säkerställa att tillräckligt många anställda arbetar på ett givet projekt. Trots allt påverkar bristen på operatörer starkt arbetsvillkoren för hela teamet och självklart minskar produktiviteten.

En kompetent chef försöker alltid vara lyhörd för de anställdas önskemål som behöver göra ändringar i schemat. Till exempel, många föräldrar kommer att vilja ta ledigt under skollov, och studenter kommer att vilja ta ledigt under en session på högskolan.

Endast ett väl utformat schemaläggningsverktyg låter dig skapa ett kundtjänstschema som kommer att tillgodose alla anställdas behov. Detta kommer att hjälpa ledningen att nå sina mål och ge ekonomiska fördelar för företaget på lång sikt.

Hur tar man hänsyn till personliga frågor för varje anställd och samtidigt följer alla arbetslagstiftningens krav? Vi har en lösning!

Slutsats

Shifton online-tjänst hjälper dig snabbt och effektivt att skapa, redigera företagets arbetsschema och medarbetarnas scheman med hjälp av bekväma mallar, samt bekräfta förfrågningar om ledighet eller sjukskrivning med ett klick. Dessutom kan operatörer själva byta skift, vilket minskar bördan på kundtjänstcheferna.

Om du ännu inte använder Shifton för ditt företag är det dags att börja! Registrera dig och testa alla funktioner i den onlineapplikationen gratis under hela provperioden!

Topp 5 Molnkontaktcentermjukvaror 2021-2022

Nyckeln till effektiv kundsupport är inte bara välutbildade operatörer, utan även kvalitativ kontaktcentermjukvara. Moderna teknologier hjälper till att automatisera operativa och affärsprocesser i ett kontaktcenter samt att öka medarbetarnas produktivitet.

Huvuduppgifterna för mjukvara till vilket kontaktcenter som helst är automatisering och att öka effektiviteten i operativa processer: samtalsfördelning, ifyllning av kundinformation, dirigering osv.

Optimering av affärsprocesser är också viktigt: möjligheten att övervaka operatörernas prestationer i synnerhet och avdelningar i allmänhet, analysera nyckelindikatorer och övervaka kontaktcentrets arbete i realtid.

När du väljer kontaktcentermjukvara kan du förbättra din kundservice genom att använda molnbaserad mjukvara. Dessa är de främsta fördelarna med en sådan lösning:

• Bättre hantering av kundservice
• Förbättrad rapportering
• Ökad effektivitet
• Centraliserad datainsamling
• Minskade kostnader
• Ökad försäljning och kundnöjdhet
• Förbättrad datasäkerhet
• Multikanalsupport

5 Bästa Molnkontaktprogrammen 2021-2022

1. Shifton
   Manuell schemaläggning av skift för operatörer tar för mycket tid och ansträngning för kontaktcenterchefer. Shifton onlineapp optimerar dagliga schemaläggningsoperationer, minskar personalomsättningen och ökar medarbetarnas engagemang för att leverera den bästa möjliga kundupplevelsen. Shifton molntjänst är idealisk för att schemalägga skift i ett kontaktcenter. Appens funktionalitet tillåter chefer att skapa optimala arbetsscheman, enkelt planera skift och fördela uppgifter mellan operatörer. Dessutom kan anställda själva justera sitt arbetsschema genom att byta skift (med chefens bekräftelse av bytet, om nödvändigt). Shifton hjälper dig att skapa ett optimalt balanserat schema som säkerställer bästa möjliga servicekvalitet till dina kontaktcenterkunder.
2. CloudTalk
   Denna innovativa molnbaserade mjukvara erbjuder flera unika verktyg för kontaktcenter. Den anpassade väntan i samtalskön eliminerar vidarekoppling av samtal, vilket hjälper försäljningsgruppen att stänga fler affärer genom att automatisera uppringningsprocessen. CloudTalk bibehåller också en hög nivå av kundnöjdhet genom intelligent samtalsdirigering, Click-to-Call och IVR-alternativ. CloudTalk gör det möjligt att ställa in ett onlinekontaktcenter med alla tillgängliga enheter var som helst i världen samtidigt som lokal närvaro bibehålls med lokala telefonnummer. Dessutom erbjuder denna kontaktcentermjukvara hundratals integrationer med CRM, e-handel, teknisk support, kundvagnar, Zapier och API:er.
3. Avaya
   Avaya Contact Center är en universell moln- eller hybridautomationslösning för inkommande och utgående applikationer för röst, video, e-post och gruppchattar. Ett enhetligt multikanalsystem möjliggör åtkomst för fjärrstyrda operatörsgrupper för att hantera samtal från var som helst. Avaya Contact Center tillhandahåller också funktioner för skärminspelning, utbildning och hantering av samtalskvalitet, samt realtidsrapporter och statistik för vilken vald period som helst. Dessutom erbjuder denna molnbaserade kontaktcentermjukvara inspelningsfunktioner, röstanalys och automatiserade schemaläggningsfunktioner.
4. MyOperator
   MyOperator kontaktcentermjukvara låter dig hantera flera samtal utan att spendera för mycket tid och ansträngning. Fördelen med att använda denna kontaktcentermjukvarulösning är att den har innovativa funktioner som att lägga till musik i väntan och möjligheten att ta anteckningar under ett samtal med en kund. MyOperator är en lättanvänd molntjänst som erbjuder API-integration. Dess huvudändamål är att spela in, vidarebefordra, överföra och spåra samtal. Dock kan du också exportera samtalsloggsdata för prestandaanalys vid behov.
5. Dialpad
   Dialpad är en webbapplikation som hjälper dig att ta din företagskommunikation till nästa nivå. Den möjliggör att du kommunicerar med dina kunder, anställda och andra företag med yttersta enkelhet och gör din företagskommunikation mer effektiv och produktiv. Oavsett om det är röstbaserad kommunikation eller textmeddelanden, har Dialpad bra lösningar för dem alla. Den tar din kommunikation till en ny nivå så att du även njuter av din tid medan du pratar med dina kunder.

Slutsats

Den rätta molnbaserade kontaktcentermjukvaran hjälper till att förbättra effektivitet, produktivitet och kundservice. Vi väljer Shifton online-tjänst eftersom det är den perfekta applikationen för effektiv kontaktcenterhantering.

Om du ännu inte använder Shifton för ditt företag, är det dags att börja! Registrera dig och prova alla funktioner i onlineapplikationen gratis i 2 månader!

Hur Shifton förbättrar rapporteringen i call centers

Telemarketing och analys av statistik är en av de viktigaste aktiviteterna i ett call center. Indikatorer som antalet och längden på behandlade samtal, den genomsnittliga väntetiden för en kundresponse, operatörernas KPI:er etc. kan fullt ut mätas och anställdas effektivitet kan utvärderas mycket snabbt.

Mätning av prestanda i call centers

När telemarketingaktiviteter är begränsade till en eller två anställda är operativa analyser ganska enkla och kan begränsas till att följa 2-3 mätvärden. Detta är tillräckligt för effektiv hantering av en reklamkampanj.

Å andra sidan, när telemarketingprojekt expanderar, är det alltid bra att känna till ett bredare spektrum av mätvärden som hjälper till att hantera prestanda i call center. De gör det lättare att identifiera faktorer som har en positiv eller negativ påverkan på kampanjens resultat.

Det kan finnas många av dem; här är några exempel: felaktig kontaktbas, dåligt utbildat team, otillräckligt avsatta skift för personalen vid vissa tider, utrustningsfel, etc.

Rätt designade och beräknade åtgärder kan hjälpa till att identifiera områden som behöver förbättras. Statistik som mottas i tid kan hjälpa med detta.

Statistiska rapporter för call centers

När man utvärderar arbetet i ett call center bör man inte bara uppmärksamma rapporter om avslutade leads utan även andra rapporteringsindikatorer – antalet behandlade samtal, deras längd och servicenivå.

Efter att ha analyserat rapporten för varje samtal får man i själva verket en liten marknadsundersökning. Detta hjälper till att förstå mycket om kunder – vad de föredrar, vilka konkurrerande företag de använder, och så vidare.

En annan viktig indikator är kundens väntetid i linje. Under hektiska dagar i call center-teamet kan förseningar i hanteringen av inkommande samtal indirekt påverka kundnöjdhetsnivån och av denna anledning kan de välja konkurrenter. Som ett resultat kommer företaget för vilket ett sådant call center tillhandahåller tjänster att få mindre potentiell vinst, vilket betyder att det kommer att göra förluster.

Hur kan Shifton hjälpa i detta fall?

Baserat på information om arbetade skift och pauser, tillhandahåller Shifton detaljerade rapporter om flera projekt eller en specifik medarbetare på den mest detaljerade nivån. Sådan rapportering, kombinerad med annan statistisk information, gör det möjligt att identifiera hektiska dagar och optimalt konfigurera skift och antalet operatörer på var och en av dem.

Shifton erbjuder också ett lönealternativ som kan användas för att förutsäga call center-kostnader. Denna funktion kommer att spara dig från att behöva betala övertid på grund av fler operatörsuppdrag.

Shifton molntjänst erbjuder kraftfulla rapporteringsverktyg som visar mycket statistisk information om arbetet både av företaget som helhet och dess enskilda medarbetare. Kombinerat med verktyg för planering och spårning av närvaro kan dessa rapporter visa information om prestationer, planerade och avslutade uppgifter, förutsäga framtida kostnader och optimera processer i företaget i tid.

Prognoser och rapporter erhållna med hjälp av Shifton molntjänst tillåter ytterligare optimering av call center med ett obegränsat antal anställda. På så sätt löser du inte bara befintliga problem utan förhindrar också deras uppkomst i framtiden.

Vill du försäkra dig? Välkommen till Shifton! Registrera dig och prova alla funktioner i vår onlineapplikation i 2 månader gratis!

7 viktiga faktorer som gör Shifton till den bästa lösningen för alla callcenter

Att välja rätt programvara för callcenter har blivit en nödvändighet snarare än en privilegium. Dessutom är den viktigaste punkten vid val av ett specifikt program för ett callcenter tillgången till alla nödvändiga funktioner för en effektiv och oavbruten arbetsflöde.

Vid val av callcenterprogram är det viktigt att överväga 7 faktorer som garanterar lönsamhet för företaget. Idag kommer du att få veta varför Shifton är den bästa tjänsten för outsourcingföretag 2021.

Nödvändiga funktioner

Det är avgörande att callcenterprogramvaran tillhandahåller alla nödvändiga funktioner som förenklar arbetet för operatörer och chefer.

Shifton hjälper dig att avsevärt spara tid och ansträngning vid sammanställning av skift och scheman. Alternativet ”Skiftbyte” avlägsnar onödig börda från chefer, eftersom det tillåter anställda att självständigt byta sina skift, och endast involverar chefer för godkännande av bytet. Därmed sparar chefen tid och ansträngning på att hitta ersättare för anställda.

Teamhantering

Callcenterteam kan vara stora eller små, företagsystem kan vara komplexa, och filialkontor kan vara placerade över hela landet eller till och med över hela världen. Shifton erbjuder utmärkta verktyg för teamhantering – från flernivååtkomst och strukturerade konton till att tilldela och spåra uppgifter med checklistor.

Tack vare att Shifton tar hänsyn till olika tidszoner kan du hantera anställda på distans.

Den omfattande funktionen i Shifton tillåter dig att arbeta var som helst, med alla nödvändiga verktyg tillgängliga. Detta gör det möjligt att erbjuda tjänster till kunder över hela världen även på distans.

Skalbarhet

Callcenterprogramvara måste skalas upp tillsammans med ditt företag och anpassas till både antalet kunder och komplexiteten av deras behov och önskemål.

Shifton stöder schemaläggning för ett obegränsat antal anställda. Storleken på företaget är inte kritisk — Shifton tillåter dig att bygga dess struktur med hänsyn till alla projekt, arbetsscheman, jobbhierarki och andra villkor.

Rapportering och övervakning

Analyser och kontrollfunktioner i callcenterprogramvaran hjälper dig att uppnå maximal effektivitet. Shifton erbjuder kraftfulla rapporteringsverktyg som visar omfattande statistisk information om företagets prestanda.

Kombinerat med verktyg för planering och spårning av närvaro, ger sådana rapporter fullständig information om prestationer, planerade och genomförda uppgifter, hjälper dig att förutse framtida kostnader och ger en signal om att optimera processer inom företaget i rätt tid.

Perfekt integration

Callcenterprogramvara ska integreras sömlöst med CRM, e-handelsplattform och befintlig helpdesk vid behov.

Shifton erbjuder integrationer med många populära mjukvaror (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks etc.) för att förbättra arbetsflöden, datautbyte och API-åtkomst. Listan över integrationer utökas ständigt.

SMS, e-post och push-notifikationer

Shifton erbjuder möjligheten till SMS, e-post och push-notifikationer som skickas till anställda när de skapar scheman eller gör ändringar i scheman.

På så sätt mottas all viktig data av rätt personer vid rätt tidpunkt.

Pris

Vid val av ett callcenterprogram är pris definitivt en av de viktiga faktorerna. Vi rekommenderar att börja med en gratis provperiod för att kritiskt granska dina resultat.

Shifton låter dig använda precis rätt mängd moduler och betala endast för dem du använder. Under två månader kan du prova all funktionalitet i applikationen helt gratis. Efter denna period kommer kostnaden för en anställd att vara från $0,5 till $4 (beroende på antalet valda moduler).

Välj Shifton — Den perfekta lösningen för call centers

Den rätta programvaran kommer att vara en utmärkt grund för företagets effektiva funktion. Med tanke på ovanstående faktorer kommer de bästa resultaten utan tvekan att uppnås med Shifton, den ultimata schemaläggningsprogramvaran för call centers. Denna programvara tillåter inte bara att integrera alla kommunikationskanaler med kunden, utan erbjuder också ett antal andra användbara funktioner.

Uppställning av arbetsscheman och skift, redovisning av anställdas närvaro, skiftbyte, analys och rapportering – detta är endast en del av funktionerna i Shifton online-app!

Vill du vara säker? Välkommen till Shifton! Registrera dig och prova alla funktioner i vår online-applikation gratis i 1 månad!

En av de viktigaste uppgifterna för chefen för ett företag är att utveckla företagets varumärke, öka produktiviteten och spara tid på att arbeta med personal. Vi presenterar de bästa tjänsterna för schemaläggning av uppgifter och hantering av teamresurser för 2021. Det är dags att rensa upp i din att-göra-lista!

Projektledningverktyg 2021

Beroende på storlek, bransch och mål kan du välja relativt enkla kontrollsystem, samt stora affärslösningar eller interna utvecklingar.

Här är de 6 bästa tjänsterna för projekt- och personalhantering 2021.

Monday

Det är ett kraftfullt men ändå enkelt verktyg för team som hjälper till att forma arbetsflöden, anpassa sig till föränderliga behov, skapa transparens, koppla ihop på ett samarbetande sätt och sätta stopp för manuellt arbete.

Verktyget kan användas över team, avdelningar, ledare och organisationer, och för alla typer av projekt och processer.

Den kostnadsfria individuella planen inkluderar upp till 2 teammedlemmar och hjälper till att hålla koll på deras arbete och uppgifter, och erbjuder de mest väsentliga funktionerna i verktyget. Månadsabonnemangsplaner startar från $8 per användare.

Trello

Lättanvänt verktyg som kan integreras med populära tjänster och är utmärkt för att schemalägga uppgifter.

Den huvudsakliga funktionen med denna tjänst är dess enkla gränssnitt i form av anslagstavlor med uppgifter och listor över uppgifter. Status på uppgifterna kan uppdateras med ett musklick. En av de mest praktiska funktionerna är att ett separat fönster tilldelas varje användare.

Trello är gratis att använda i enbart en begränsad version.

Slack

Denna företagsmessenger blev en av de mest populära affärslösningarna för medarbetarinteraktion under 2021. Webbtjänsten körs på persondatorer, iOS- och Android-enheter och används ofta som ett alternativ till Skype.

I den kostnadsfria versionen får man 5 GB lagring och 10K meddelanden för teamet, samt 10 integrationer med populära verktyg och tjänster. Betalda planer börjar från $8 per användare per månad.

Wrike

Populär molntjänst för att sätta uppgifter och projektledning under 2021. Ett stort antal integrationer är programmets kännetecken. Jämfört med andra verktyg erbjuder Wrike relativ enkelhet och bekvämlighet.

När det gäller bristerna noterar användarna att gränssnittet är för enkelt. Den kostnadsfria planen erbjuder 2 GB för hela kontot och begränsade funktioner. Betalda planer börjar från $9.8 per användare per månad.

Asana

En mycket populär uppgiftsspårar under 2021 med ett intuitivt gränssnitt. Denna tjänst kan användas både i team och för personliga ändamål.

Verktyget erbjuder bred funktionalitet: schemaläggning, chatt, verkställighetskontroll och mycket mer. Asana erbjuder tre planer att välja mellan beroende på företagets mål. Den grundläggande fria planen inkluderar upp till 15 användare och erbjuder begränsad funktionalitet. Månadsabonnemangsplaner startar från $13.49 per användare.

Shifton

Shifton är ett utmärkt alternativ till de tidigare nämnda verktygen. Denna onlineapplikation erbjuder ett brett utbud av verktyg för att hantera företag, projekt och scheman, liksom 4 gränssnittsspråk att välja mellan. Användare av Shifton kan också ställa in sina föredragna arbetstider, begära en paus eller byta skift med kollegor inom appen.

Tjänsten stöder schemaläggning för valfritt antal anställda som kan använda modulen ’Uppgifter’. Modulen tillåter hantering av uppgifter och relaterad kunddata, tilldela uppgifter till medarbetare eller låta dem ta dem på egen hand, fastställa tidsfrister för genomförande och slutförande av uppgifter, bifoga listor som medarbetare fyller i efter att uppgifterna har slutförts. Shifton är tillgänglig gratis i 2 månader. Därefter är månadsbetalningen för modulen ’Uppgifter’ $0.5 per person.

Ovanstående lista över mjukvaruutvecklare för att hantera teamresurser är långt ifrån komplett, men nu vet du var du ska börja!

Vi hoppas att dessa verktyg kommer att tillåta dig att fokusera på utvecklingen av ditt företag, samt spara tid på organisatoriska och marknadsföringsuppgifter.

Vanligtvis står de chefer som hanterar schemaläggning för team och avdelningar inför en utmanande uppgift. De behöver skapa scheman samtidigt som de tar hänsyn till alla anställda och deras personliga omständigheter, sjukfrånvaro, lediga dagar, månatliga och veckovisa arbetstider.

Om du fortfarande skapar scheman och skift på papper eller i en Excel-fil kan det ta timmar att göra alla nödvändiga uppdateringar. Olika schemaläggningsappar avlastar medarbetarschemaläggningen. De minskar markant chefernas tid och arbete, förbättrar teamarbete och maximerar tillgängligheten.

Vi vet att Shifton online-app är ett utmärkt alternativ till alla populära motsvarigheter. Låt oss jämföra Shifton-funktioner med WhenIWork-funktionalitet och försäkra oss om det.

Gratis Testperiod	1 månad	2 veckor
Min.kostnad	1 USD per användare per månad	2 USD per användare per månad
Support	Personlig kontomanager	Chattbot
Automatisk Schemaläggning	ja	ja
Byta Skift	ja	ja
Byta Pauser	ja	nej
Löneberäkning	ja	nej
Uppgifter	ja	ja
Checklistor	ja	nej
Tillgänglighet	ja	nej
Kontroll över Byten	ja	ja
Integrationer	ja	ja
Rapporter och Analys	ja	ja
Påminnelser	ja	ja
Notifikationer	ja	ja

* Jämförelser av funktioner är sammanställda baserat på offentligt tillgänglig information från och med september 2021.

Som vi kan se från jämförelsetabellen erbjuder Shifton nästan samma funktioner som WhenIWork och ännu mer – till exempel personlig kontomanager, alternativet ”Tillgänglighet” som säkerställer maximal flexibilitet för både anställda och arbetsgivare, för att inte nämna en mycket längre gratis testperiod och lägre kostnader.

Vill du försäkra dig? Välkommen till Shifton! Registrera dig och prova alla Shiftons funktioner gratis i 2 månader!

Att skapa ett effektivt arbetsschema för anställda är viktigt för att bibehålla produktivitet, säkerställa rättvisa och möta affärens krav. Ett välorganiserat personal schema hjälper företag att fungera smidigt samtidigt som det balanserar anställdas tillgänglighet, preferenser och arbetsbelastning. Dock kan schemaläggning av anställda vara utmanande, särskilt när man hanterar sista minuten-ändringar, skiftbyten och arbetslagar.

Denna guide beskriver 16 steg för att förbättra er personalplaneringsprocess och täcker viktiga tekniker för att effektivt schemalägga personal, minska schemakonflikter och förbättra affärsautomation.

Saker du bör veta och implementera i arbetsschemaläggning

Arbetsschemaläggningsverktyg som Shifton gör det möjligt för chefer att automatisera schemaläggningsarbetet och eliminera manuell skiftplanering. HR-medarbetare och teamledare spenderade tidigare en stor del av sin tid på att hantera personalscheman, med hänsyn till ledighetsansökningar och skiftpreferenser. Nu effektiviserar affärsautomatiseringslösningar dessa uppgifter, vilket låter chefer fokusera på medarbetares välmående, prestationscoaching och utveckling av arbetskraften.

För att effektivt implementera arbetsschemaläggningsteknik krävs förståelse för de viktigaste aspekterna av att schemalägga anställda och automatisering av skiftstyrning. Här är fem viktiga saker att veta när du digitaliserar din personalplaneringsprocess.

1. Bättre tid- och uppgiftsstyrning

Med verktyg för arbetskraftsautomatisering kan chefer schemalägga anställda effektivt samtidigt som de hanterar uppgifter och projekt inom samma system. Denna integration tillåter företag att förbättra tidsstyrning, produktivitet och team samarbete genom att säkerställa att anställda vet exakt vad de ska göra under sina arbetspass.

Ett välstrukturerat personal schema bör inkludera skifttilldelningar, uppgiftsfördelning och projektdeadlines, vilket säkerställer att verksamheten fungerar smidigt. Shifton, en kraftfull schemaläggningslösning, möjliggör för företag att skapa scheman för anställda samtidigt som checklistor och uppgifter tilldelas för att förbättra servicekvalitet och operationell effektivitet.

2. Automatisering och artificiell intelligens

En stor fördel med en automatisk schemaläggare för anställda är användningen av AI-driven automation. Med 62 % av företagen som antingen planerar att implementera eller redan använder automation på arbetsplatsen, är det tydligt att AI-drivna schemaläggningslösningar kommer att bli allt viktigare för chefer.

Så här schemalägger man anställda effektivt med hjälp av automation:

• Mata in anställdas uppgifter, skiftlängder och tillgänglighet i systemet.
• Låt schemaläggningsprogramvaran optimera arbetsscheman.
• Systemet justerar automatiskt skift baserat på ledighetsansökningar och arbetskraftsbehov.
• Minimera schemakonflikter med uppdateringar i realtid och automatiserade rekommendationer.

Att använda automation för företag förenklar schemaläggning och bemanning, vilket minskar behovet av manuella justeringar och sista minuten-skiftbyten.

3. Molnbaserad tidsrapportering

Omkring 44 % av talangchefer förlitar sig nu på molnbaserade verktyg för arbetskraftsautomatisering för att spåra arbetstider och närvaro. Moderna tekniker för schemaläggning av anställda inkluderar molnbaserade inloggningar, vilket tillåter personal att stämpla in och ut var som helst ifrån. Denna funktion är avgörande för hybrid arbetsmodeller, distansteam och företag verksamma på flera platser.

För företag som kräver incheckningar på plats erbjuder många schemaläggningsverktyg GPS-verifikation och IP-baserade stämplingar, vilket säkerställer korrekt spårning av arbetsscheman för anställda. Dessa digitala tidspårningsfunktioner förbättrar ansvarsskyldighet och minskar lönediskrepanser samtidigt som de erbjuder större flexibilitet för anställda.

4. Dataanalys för optimering av schemaläggning

Ett effektivt arbetsschema bör baseras på data. Digitala schemaläggningslösningar erbjuder realtidsanalysdashboards, vilket ger insikter i:

• Anställdas närvaro och skiftadherens.
• Totala arbetade timmar per period.
• Sen ankomst, övertid och produktivitetstrender.
• Uppgiftsutförande per skift.

Genom att använda dataanalys vid schemaläggning av anställda kan företag identifiera ineffektiviteter, förbättra bemanningsbeslut och förbättra prestationsuppföljning. Dessa insikter tillåter chefer att förbättra sina personalscheman, säkerställa att arbetskostnaderna stämmer med operativa behov medan arbetskraftens produktivitet bibehålls.

5. Automatiserad löneberäkning

En av de största fördelarna med affärsautomation i schemaläggning och bemanning är automatiserad lönebearbetning. Istället för att manuellt spåra timmar och beräkna löner, integrerar moderna personalschemaläggningsprocesser lönefunktioner, vilket förenklar löneberäkningar.

Viktiga fördelar med automation i lönebearbetning:

• Spårar anställdas arbetstimmar och tillämpar förinställda lönegrader.
• Genererar automatiserade lönrapporter baserat på faktiskt arbetad tid.
• Minskar lönefel genom att eliminera manuell datainmatning.
• Integreras med redovisnings- och finanssystem för sömlös lönebearbetning.

Med automatiserade schema- och lönesystem kan HR-team spara betydligt med tid samtidigt som de säkerställer korrekta, punktliga löneutbetalningar.

16 steg för att förbättra din personalplanering

Steg 1: Fastställ vad ditt team behöver göra

Innan ni skapar ett schema för anställda, identifiera de huvudansvar och uppgifter som behöver täckas. Tänk på:

• Vilka tjänster eller uppgifter ska slutföras dagligen?
• Vilka anställda passar bäst för specifika roller?
• Finns det rusningstider som kräver extra personal?

Genom att förstå arbetsfördelningen säkerställs att schemaläggning av anställda stämmer överens med operativa behov och säkerställer att jobbet utförs effektivt.

Steg 2: Granska när ni är som mest (och minst) upptagna

Analysera tidigare prestandadata för att bestämma företagets mest och minst intensiva perioder. Använd insikter från:

• Försäljnings- och kundtrafikrapporter
• Samtalsvolymdata (för kundsupportteam)
• Säsongstrender och efterfrågefluktuationer

Genom att anpassa personalens scheman med den faktiska efterfrågan optimerar företag arbetskostnaderna och säkerställer tillräcklig bemanning under rusningstider samtidigt som överbemanning undviks under lågperioder.

Steg 3: Förutsäg framtida aktivitetsnivåer

Att förutsäga arbetsbelastningen hjälper chefer att schemalägga anställda rättvist och effektivt. Tänk på:

• Kommande kampanjer eller affärsevenemang
• Helgdagar eller semesterförfrågningar
• Marknadstrender som kan påverka kundernas efterfrågan

Genom att förutse framtida behov kan chefer schemalägga personal proaktivt, vilket förhindrar sista minuten-brist på personal och säkerställer ett effektivt arbetsschema för anställda.

Steg 4: Överväg Dina Personalbehov

Ett personalschema bör ta hänsyn till både affärskrav och anställdas önskemål. Anställda som känner att deras behov erkänns är mer benägna att förbli engagerade och produktiva. När du skapar ett schema för anställda, överväg:

• Tillgänglighet och begärd ledighet
• Faktorer för balans mellan arbetsliv och privatliv
• Färdighetsnivåer och arbetsroller

Ett rättvist och balanserat schema förbättrar anställdas tillfredsställelse, minskar utbrändhet och minimerar frånvaro.

Steg 5: Välj Din Metod för Skiftschemaläggning

Att välja rätt tillvägagångssätt för schemaläggning av anställda beror på din affärsmodell, arbetskraftsstruktur och operativa krav. Det finns flera schemaläggningstekniker för anställda att överväga:

• Fasta skift – Anställda arbetar samma timmar varje dag (t.ex. 9 AM – 5 PM). Perfekt för företag med stabil arbetsbelastning.
• Roterande skift – Anställda växlar mellan olika skift (morgon, kväll, natt). Vanligt inom hälso- och sjukvård, detaljhandel och gästfrihet.
• Delade skift – Anställda arbetar under två separata perioder på en dag (t.ex. 8 AM – 12 PM, sedan 4 PM – 8 PM). Användbart för företag med varierande efterfrågan.
• Beredskapsschema – Anställda förblir tillgängliga för arbete vid behov. Används ofta inom hälso- och sjukvård och räddningstjänst.
• Flexibel schemaläggning – Anställda väljer sina timmar baserat på arbetsbelastning och affärsbehov. Lämpligt för distansteam och kreativa branscher.

Att välja rätt process för personalschemaläggning hjälper företag att optimera arbetskostnader samtidigt som det säkerställer effektiv schemaläggning för anställda.

Steg 6: Optimera Skiftscheman Baserat på Belastade Tider

För att maximera produktiviteten, schemalägg personal baserat på topp- och lågtimmar. Företag bör:

• Tilldela fler anställda under högtrafikstider för att förbättra servicekvaliteten.
• Minska bemanning under stilla timmar för att undvika onödiga arbetskostnader.
• Använd historisk data för att förutsäga efterfrågefluktuationer och justera skift därefter.

En datadriven metod för att schemalägga anställda så att arbetet utförs säkerställer optimal resursfördelning, vilket hjälper företag att fungera effektivt.

Steg 7: Minimera Sista Minuten Ändringar av Schemat

Oväntade schemaändringar stör arbetsflödet och frustrerar anställda. För att förhindra sista minuten-förändringar:

• Uppmuntra anställda att lämna in begäran om ledighet i förväg.
• Sätt en tidsfrist för skiftbyten och kräv godkännande av ledningen.
• Ha backup-anställda tillgängliga för akuta bemanningsbehov.
• Använd schemaläggningsprogram för att automatisera sista minuten-justeringar.

Genom att minimera schemakonflikter bibehåller företag stabiliteten i bemanningsschemat och förbättrar tillfredsställelsen hos anställda.

Steg 8: Säkerställ Att Scheman Är Lättillgängliga

Ett arbetsschema för anställda bör vara enkelt att komma åt, vilket minskar förvirring och kommunikationsmissar. För att förbättra tillgängligheten:

• Dela scheman digitalt via en onlineportal eller mobilapp.
• Sätt upp tryckta scheman i pausrummen eller allmänna områden.
• Meddela anställda om schemaändringar i realtid för att undvika missförstånd.

Tydlig kommunikation säkerställer att anställda hålls informerade om sina arbetsscheman, vilket minskar frånvaro och schemaläggningsfel.

Steg 9: Balansera Företagets och De Anställdas Behov

Effektiv hantering av personalschema kräver en balans mellan affärskrav och personalens välbefinnande. Medan företag måste upprätthålla produktivitet och lönsamhet, bör de också överväga de anställdas önskemål för att öka engagemanget och bibehålla personalen.

Strategier för att balansera företagets och de anställdas behov:

• Erbjud flexibel schemaläggning när det är möjligt för att tillmötesgå personliga åtaganden.
• Roterande skift rättvist för att förhindra överbelastning av vissa anställda.
• Implementera tydliga riktlinjer för att begära ledighet eller byta skift.
• Uppmuntra öppen kommunikation mellan chefer och personal om schemaläggningsfrågor.

Ett välbalanserat schema för anställda förbättrar moralen, minskar personalomsättningen och skapar en mer motiverad arbetsstyrka.

Steg 10: Var Medveten om Händelser och Faktorer Som Påverkar Ett Schema

Vissa externa faktorer påverkar bästa praxis för schemaläggning av anställda, vilket kräver att företag är anpassningsbara.

Vanliga faktorer som påverkar scheman:

• Allmänna helgdagar och säsongsmässig efterfrågan – Företag måste förbereda sig för ökad arbetsbelastning eller minskad personal tillgänglighet.
• Väderförhållanden – Utomhusjobb kan försenas på grund av väderstörningar.
• Branschtrender – Ekonomiska förändringar eller kundpreferenser kan påverka bemanningsbehov.
• Oväntade nödsituationer – Personalfrånvaro på grund av sjukdom eller familjeakuta händelser kräver beredskapsplaner.

Genom att övervaka dessa faktorer kan företag justera arbetsscheman för anställda proaktivt, vilket förhindrar personalbrist eller ineffektivitet.

Steg 11: Distribuera Schemat till Anställda

När personalens schema är färdigställt måste företag säkerställa att varje anställd får det i tid.

Bästa praxis för distribution av scheman:

• Skicka scheman i förväg för att ge anställda tid att planera.
• Använd en online-plattform för schemaläggning för enkla uppdateringar och tillgång.
• Sätt upp fysiska kopior i gemensamma utrymmen som referens.
• Låt anställda bekräfta mottagandet för att säkerställa att de sett sina pass.

Att göra scheman lättillgängliga hjälper till att hantera anställdas scheman effektivt och minskar förvirring och missförstånd.

Steg 12: Etablera en strategi för teamkommunikation

En stark kommunikationsstrategi säkerställer att anställda hålls informerade och engagerade med schemauppdateringar.

Sätt att förbättra teamkommunikation:

• Använd schemaläggningsappar för att skicka automatiska påminnelser om skift.
• Skapa en dedikerad chattgrupp för att diskutera skiftbyten eller uppdateringar.
• Uppmuntra feedback för att identifiera schemaläggningsproblem tidigt.
• Håll regelbundna möten för att diskutera bemanningsutmaningar och lösningar.

Tydlig kommunikation förbättrar schemaläggnings effektiviteten för personalen och förhindrar förvirring och konflikter i sista minuten.

Steg 13: Utvärdera ditt schema och process regelbundet

Processen för att schemalägga personal bör ses över regelbundet för att säkerställa att den fortsätter att vara effektiv. Företag bör analysera nyckel resultat mätvärden för att avgöra om deras schemaläggningsstrategi uppfyller både verksamhetens och de anställdas behov.

Hur man utvärderar din schemaläggningsprocess:

• Spåra närvaro och punktlighet – Identifiera mönster av frånvaro eller förseningar.
• Övervaka arbetslastfördelning – Säkerställ att skiften är rättvist fördelade bland anställda.
• Samla in anställdas feedback – Fråga personalen om schemaläggnings utmaningar och förbättringar.
• Bedöm kundnöjdhet – Säkerställ att bemanningsnivåer är i linje med kundservicekvalitet.

Genom att regelbundet granska och förfina schemat kan företag förbättra effektiviteten och anställdas tillfredsställelse, vilket gör schemaläggning mer anpassningsbar till föränderliga krav.

Steg 14: Övervaka och justera vid behov

Även ett välplanerat arbetsschema för anställda kräver justeringar över tid. Företag bör vara flexibla och lyhörda för föränderliga omständigheter.

Bästa praxis för att övervaka och justera scheman:

• Använd schemaläggningsprogramvara för att spåra anställdas arbetstimmar och skifttäckning i realtid.
• Åtgärda bemanningsproblem snabbt genom att tilldela extra personal vid behov.
• Justera skift baserat på anställdas prestation och arbetsbelastningsbehov.
• Var proaktiv med konflikter och lös dem innan de eskalerar.

Regelbunden övervakning säkerställer effektiv schemaläggning av anställda samtidigt som chefer kan fatta datadrivna beslut för att optimera personalens scheman.

Steg 15: Följ legala krav

Företag måste följa arbetslagar och förordningar när de skapar anställdas scheman för att undvika juridiska risker.

Viktiga överväganden för efterlevnad:

• Minimala viloperioder – Säkerställ att anställda får adekvata pauser mellan skift.
• Övertidsregler – Följ upp övertidstimmar och kompensera anställda därefter.
• Lagar om rättvis schemaläggning – Vissa regioner kräver förhandsanmälan för skift ändringar.
• Arbetstidsbegränsningar – Vissa branscher har gränser för maximalt antal arbetstimmar.

Att förstå och följa bästa praxis för anställdas schemaläggning skyddar företag från böter och juridiska tvister samtidigt som det säkerställer rättvisa arbetsvillkor.

Steg 16: Använd schemaläggningsprogramvara

Att använda automation för företag förenklar processen för personalens schemaläggning, minskar administrativt arbete och förbättrar noggrannheten. En schemaläggningsapp hjälper företag att:

• Automatisera skift tilldelningar för att matcha anställdas tillgänglighet och arbetsbelastning.
• Tillhandahålla realtids uppdateringar av scheman till anställda.
• Låta personal begära ledighet och byta skift digitalt.
• Generera rapporter om arbetskostnader, närvaro och prestation.

Genom att implementera arbetskraftsautomation kan företag spara tid, minska schemaläggningskonflikter och säkerställa att anställda får rättvisa och effektiva arbetsscheman.

Vilka är fördelarna med att använda schemaläggningsprogramvara för anställda?

Att investera i schemaläggningsprogramvara ger företag en strukturerad och effektiv metod för att schemalägga anställda, minska fel och förbättra arbetskraftens hantering. Nedan följer de viktigaste fördelarna med att använda automation på arbetsplatsen för schemaläggning.

1. Effektivisera schemaläggning

Manuell schemaläggning är tidskrävande och benägen för mänskliga fel. Schemaläggningsprogramvara hjälper företag att effektivt skapa ett schema för anställda genom att:

• Automatisera skapandet och justeringen av skift.
• Minska risken för dubbelbokning av anställda.
• Låta chefer enkelt uppdatera scheman i realtid.
• Tillhandahålla mallar för återkommande schemaläggningsmönster.

Med automation för företag kan chefer snabbt och noggrant schemalägga personal, vilket säkerställer smidiga operationer.

2. Förbättra kommunikation

Ett arbetsschema bör vara lättillgängligt för alla medarbetare. Schemaläggningsprogramvara förbättrar kommunikationen genom att:

• Skicka automatiska notifikationer om skiftuppgifter och ändringar.
• Tillhandahålla en central plattform där anställda kan se sina scheman.
• Möjliggöra direkt kommunikation mellan chefer och personal för skiftbyten.

Med bättre kommunikation är medarbetarna välinformerade och engagerade, vilket minskar förvirringen kring deras arbetsscheman.

3. Minska schemakonflikter

Konflikter uppstår när flera anställda begär samma ledighet eller när skift tilldelas på ett orättvist sätt. Schemaläggningsprogramvara förhindrar dessa problem genom att:

• Lyfta fram potentiella schemakonflikter innan de inträffar.
• Tillåta anställda att skicka tillgänglighets- och ledighetsförfrågningar digitalt.
• Erbjuda automatisk konfliktlösning för att anpassa skift vid behov.

Detta säkerställer rättvis schemaläggning och balanserad arbetsfördelning som leder till högre medarbetarnöjdhet.

4. Öka effektiviteten

Ett välorganiserat personalschema förbättrar effektiviteten genom att säkerställa att rätt medarbetare tilldelas vid rätt tider. Schemaläggningsprogramvara hjälper till genom att:

• Anpassa skift efter affärsbehov och högtrafiktider.
• Spåra medarbetares prestationer och närvaromönster.
• Eliminera manuella schemaläggningsfel som orsakar operationella förseningar.

Genom att schemalägga anställda effektivt kan företag öka produktiviteten och minska arbetskostnaderna.

5. Skala affärsutveckling

När företag expanderar blir hantering av personalscheman manuellt ohållbart. Arbetskraftsautomation hjälper till att skala verksamheten genom att:

• Hantera större team och flera platser på ett effektivt sätt.
• Integrera med lön- och HR-programvara för att effektivisera arbetskraftsförvaltningen.
• Tillåta flexibla skiftstrukturer för att hantera affärsutveckling.

Med det bästa sättet att schemalägga medarbetares skift kan företag skala upp medan de bibehåller en effektiv schemaläggning av personal.

Optimera schemaläggning med Shifton

Shifton är en kraftfull lösning för medarbetarplanering designad för att hjälpa företag att hantera scheman, optimera skiftplanering och effektivisera arbetskraftsautomation. Oavsett om du behöver schemalägga anställda effektivt, minska konflikter eller förbättra skiftens synlighet, tillhandahåller Shifton rätt verktyg för affärsautomation och schemahantering.

Viktiga funktioner i Shifton för personalschemaläggning

• Automatiserad skiftschemaläggning – Skapa effektiva arbetsscheman för medarbetare med bara några klick.
• Spårning av medarbetares tillgänglighet – Förhindra schemakonflikter genom att matcha skift med medarbetares tillgänglighet.
• Uppdateringar av scheman i realtid – Informera direkt medarbetare om skiftförändringar eller uppdateringar.
• Skiftbyten & ledighetshantering – Tillåt medarbetare att byta skift och begära ledighet digitalt.
• Integration av lön & tidsspårning – Synkronisera arbetstimmar med lönesystem för korrekt lönebearbetning.
• Schemaläggning på flera platser – Hantera personalscheman över flera filialer eller platser.

Hur Shifton hjälper företag att schemalägga medarbetare effektivt

Shifton är designat för att förenkla processen för personalschemaläggning, så att företag kan:

• Snabbt och noggrant skapa ett schema för medarbetare.
• Minska sista-minuten-ändringar och säkerställa pålitlig skiftbemanning.
• Förbättra medarbetarnas engagemang genom att erbjuda rättvis och transparent schemaläggning.
• Spara tid på manuell schemaläggning och fokusera på affärsutveckling.
• Säkerställa efterlevnad av arbetslagar genom automatiserade schemaläggningsregler.

Varför välja Shifton för arbetskraftsautomation?

Shiftons intuitiva gränssnitt och automatiseringsverktyg gör det till ett av de bästa sätten att schemalägga medarbetares skift för företag i alla storlekar. Genom att implementera Shifton kan företag:

• Minska schemaläggningsfel genom att automatisera skiftfördelningen.
• Öka effektiviteten genom att anpassa arbetsscheman till affärsbehov.
• Öka flexibiliteten för medarbetare samtidigt som den operationella konsekvensen säkerställs.

Med Shiftons programvara för personalschemaläggning kan företag effektivt hantera medarbetares scheman, minska konflikter och optimera skiftplanering för långsiktig framgång.

Sista tankar om medarbetarschemaläggning

Effektiv personalschemaläggning är avgörande för att upprätthålla produktivitet, säkerställa rättvis arbetsfördelning och optimera affärsverksamheten. Genom att följa dessa 16 steg kan företag schemalägga medarbetare effektivt, minimera konflikter och förbättra arbetskraftens tillfredsställelse.

Viktiga insikter:

• Planera i förväg genom att analysera affärsbehov, högtrafiktider och medarbetares tillgänglighet.
• Använd datadriven schemaläggning för att matcha personalnivåer med efterfrågan.
• Säkerställ rättvisa genom att beakta medarbetares preferenser och juridiska krav.
• Förbättra kommunikationen genom att göra scheman lättillgängliga.
• Dra nytta av schemaläggningsprogramvara som Shifton för att automatisera skiftplanering, minska fel och förbättra effektiviteten.

En välstrukturerad arbetsschema för anställda gynnar inte bara företaget utan ökar också anställdas engagemang och lojalitet. Genom att investera i arbetskraftsautomation kan företag effektivisera verksamheten och fokusera på tillväxt snarare än administrativa uppgifter.

Med rätt tekniker och verktyg för schemaläggning av anställda kan företag spara tid, minska kostnader och skapa en mer effektiv arbetsmiljö.

Börja optimera din personalschemaläggning idag och bygg en starkare, mer produktiv arbetsstyrka!

Shifton är ett toppmodernt onlineverktyg utformat för att planera arbetet för anställda i ett företag. Shifton erbjuder tillgång till en mängd användbara funktioner: anpassningsbara arbetsscheman, skiftmallar, förenklad skiftbyte, integrerad efterlevnad av arbetslagar och många andra användbara moduler som gör det möjligt att snabbt och effektivt bygga scheman för anställda.

Detta gör Shifton online-app unik:

Enklicks schemaläggning med förkonfigurerade mallar

Företagsledare kan följa arbetsflödet i ett flexibelt system för uppgiftshantering. Shifton ger också alla anställda möjlighet att välja uppgifter inom deras kompetens.

Till exempel kan servitörer i en restaurang skicka begäran om skiftbyten till varandra. Beroende på schema-inställningarna kan sådana byten ske utan medverkan av chef, eller de kan skickas till chefen för bekräftelse. På så sätt kommer restaurangägaren aldrig att hamna i en situation där det saknas personal på skiften. Dessutom görs automatiskt ändringar i schemat och all denna information lagras på ett ställe.

Smart lönehantering

Shifton gör det möjligt för en företagsägare att samla information om anställdas löner, dagliga och veckovisa övertidsberäkningar, unika händelsers taxor, bonusar, böter och annan data på ett ställe. En anställd kan ha mer än en position inom företaget och få olika löner för sitt arbete.

Eftersom olika länder använder olika lagar, hjälper Shifton företag med distansanställda i olika länder att följa alla arbetsrättsliga krav. Integration med Quickbooks och andra populära bokföringsprogram är också tillgänglig.

Spårning av närvaro

Shiftons närvarospårningsmodul tillhandahåller korrekt information om skiftstart och skiftslut samt ledighetstider i realtid. Funktionen är tillgänglig för stationära datorer och smartphones, samt via GPS eller nätverk.

Shifton-systemet kontrollerar det inställda schemat i realtid, jämför tidsperioder för skift och raster. En separat funktion gör det också möjligt att automatiskt markera skiftets slut om anställda glömmer att göra det manuellt.

Om det behövs kan företagsledningen samla in data om var anställda befinner sig för sina besök på arbetsplatsen. Till exempel, om en anställd ständigt rör sig mellan företagets kontor med Wi-Fi-nätverk och statisk IP-adress, kan Shifton-systemet konfigureras för att endast acceptera händelser från specifika statiska IP-adresser, vilket säkerställer att den anställde är på arbetsplatsen.

Hur Shifton kan förbättra bankens arbetsflödeshantering

Bankens fullständiga verksamhet är omöjlig utan ett välkoordinerat arbete i alla dess filialer och ett välplanerat arbetsschema. Numera överväger både kommersiella och statliga banker att arbeta inte bara på vanliga arbetsdagar, utan också på helgdagar. Dessutom kräver den nuvarande situationen med lockdowns flexibla anpassningar till livets realiteter.

Shifton onlineapplikation är en verklig hjälp för vilken bank som helst

Maximal automatik av arbetsflödet hjälper till att förenkla livet för bankägaren. Shifton onlineapp hjälper till att fördela anställda till avdelningar, hålla koll på deras arbetstimmar och hantera arbetsscheman.

Dessutom tillåter applikationens funktionalitet att etablera effektiv kommunikation och ledning av de anställda som befinner sig i olika tidszoner, eller arbetar på distans. För att lägga till anställda i Shifton-systemet behöver chefen bara lägga till deras förnamn, efternamn, mobilnummer eller e-postadresser.

Med Shifton kan bankchefen lägga till ett obegränsat antal anställda, ge dem olika uppgifter och olika åtkomstnivåer. Shiftons ”Avdelningar, Projekt”-modul tillåter att omedelbart flytta anställda från en avdelning till en annan om det behövs. Shifton ger också möjlighet att effektivt samordna personalarbete och jämföra statistik och månatliga nyckeltal.

En annan användbar funktion i applikationen är möjligheten att överföra och spara all nödvändig dokumentation i ett säkert molnlagringsutrymme. Eftersom Shifton onlineapp är tillgänglig dygnet runt, kan vilken bankanställd som helst med lämplig behörighet begära all nödvändig information när som helst.

Med Shifton app kan bankchefer skapa och redigera vanliga och helgdagsscheman för olika avdelningar eller enskilda anställda. Samtidigt kan de snabbt göra ändringar i redan skapade scheman.

Till exempel, om en bank stänger tidigare än vanligt på helgdagar, kan schemat förkortas till den nödvändiga timmen. Dessutom, tack vare ”Bonusar och Straff”-modulen, kan du tilldela extra bonusar till anställda som tar sina skift på helgdagar.

Att ha ett smart arbetsschema är viktigt för att etablera ett stabilt arbetsflöde i en bank. Men schemat bör vara flexibelt. Vilken anställd som helst kan vara frånvarande av vilken anledning som helst: sjukfrånvaro, familjeomständigheter, sjukhusvistelse, etc. För sådana fall kommer ”Öppna skift”-alternativet att vara användbart, vilket möjliggör att banken kan fungera som planerat oavsett hur länge en eller annan anställd är frånvarande.

Med Shifton, ett modernt online-schemaläggningsverktyg, kan du enkelt hantera ett bankarbetsflöde med valfritt antal filialer och anställda.