W-4-skjema forklart: Hvordan dette enkle skjemaet former lønnsslippen din

Hvorfor W-4-skjemaet er viktigere enn du tror

Hver lønningsdag forlater føderal inntektsskatt stille din sjekk og går rett til IRS. Det w-4-skjemaet er instruksjonsarket som forteller arbeidsgiveren din nøyaktig hvor mye som skal sendes. Fyll det ut nøyaktig, og du vil treffe skattesesongen med nær null gjeld. Ignorer det eller gjett, og du kan gi statskassen et rentefritt lån eller møte en stygg regning i april.

Korrekt tilbakeholdelse beskytter også arbeidsgivere. I en revisjon beviser utfylte skjemaer at lønnsskatter ikke var anslått tilfeldig - de ble beregnet fra data gitt av ansatte. Kort sagt, denne enkle siden er broen mellom ditt personlige skattebilde og hver sjekk du vil løse inn.

Når du skal sende inn eller oppdatere et W-4-skjema

Mange øyeblikk i livet endrer hvor mye skatt du skylder. Du vil gi bedriften din et nytt skjema hvis du starter en ny jobb, gifter eller skiller deg, får et barn, tar opp freelance-arbeid, eller merker en stor endring i fradrag som boliglånsrenter eller veldedige bidrag. Det er ingen automatisk årlig nullstilling; dokumentet du arkiverte på dag én forblir gyldig til du bestemmer at noe har endret seg.

Kjerneideene bak W-4-skjemaet

Registreringsstatus setter ditt grunnleggende skatteklasse. En annen jobb eller en arbeidende ektefelle kan øke behovet for tilbakeholdelse, og skjemaet tilbyr en rask avkryssingsboks for å håndtere det. Avhengige reduserer skatteregningen din gjennom kreditter, og det er plass til å skrive inn annen inntekt eller fradrag slik at lønn kan holde tilbake et realistisk beløp ved hver lønnsperiode. For alle som foretrekker en stor tilbakebetaling, lar den siste linjen deg be om at et ekstra fast dollarbeløp holdes tilbake.

Slik fyller du ut skjemaet uten nummererte "trinn"

Start med personlige detaljer—navn, personnummer, adresse og registreringsstatus. Angi om det er mer enn én jobb i husholdningen ved å krysse av i boksen for flere jobber eller bruke IRS sin nettbaserte estimator. Deretter skriver du inn totalt kredittbeløp for kvalifiserte barn og andre avhengige. Hvis du har freelance-inntekt, utbytte eller betydelige spesifiserte fradrag, registrer disse justeringene i det angitte avsnittet. Til slutt, signér og dater slik at lønn kan behandle skjemaet som offisielt.

Finjustering av tilbakeholdelse midt i året

Lønnsøkning, bonuser, sidejobber, høyskoleutgifter, ekteskap eller en ny baby kan alle forstyrre den opprinnelige estimeringen. Når en av disse hendelsene inntreffer, bør du gå gjennom skjemaet eller den nettbaserte kalkulatoren og levere inn et revidert skjema. Fordi lønnssystemene leser instruksjonene dine per lønnssyklus, vil oppdateringer gå inn i neste sjekk fremfor å vente på en årlig nullstilling.

Hva arbeidsgivere må gjøre med innleverte skjemaer

Bedrifter må samle inn et gyldig skjema før de behandler en ansattes første lønnssjekk, beregne tilbakeholdelse fra gjeldende IRS-tabeller, lagre hvert dokument i minst fire år etter at arbeidstakeren har sluttet, og gjøre endringer senest i den første lønnsperioden som avsluttes tretti dager etter mottak. Digitale HR-suite som Shifton lar ansatte signere elektronisk; plattformen tidsstempler hver versjon for enkel revisjonssikring.

Vanlige feil og enkle løsninger

Å la boksen for flere jobber være tom når det faktisk er to inntekter kan føre til en overraskende skatteregning—bruk IRS estimator eller bare kryss av i boksen. Å glemme å inkludere freelance-inntekt skaper underholdt tilbakeholdelse; oppføring i "annen inntekt"-feltet forhindrer det. Skjemaet bruker ikke lenger kvoter, så ignorer råd før 2020 som fortsatt henviser til dem. Og husk at et usignert dokument bare er et stykke papir - uten signaturen din må lønn anta den høyeste tilbakeholdelsesraten.

Raske svar på vanlige spørsmål

– Vanlige ansatte bør gjennomgå tilbakeholdelse minst en gang i året eller etter store livshendelser.
– Uavhengige entreprenører fyller ikke ut dette skjemaet; de sender inn en W-9 og administrerer sine egne estimerte skatter.
– Å kreve fritak er kun mulig hvis du skyldte null skatt i fjor og forventer det samme i år.
– Hvis en ansatt aldri leverer et, må lønn anta enslig uten justeringer, det mest konservative alternativet.
– Du trenger ikke fylle ut et helt nytt skjema hver januar; det som er på record forblir gyldig til du gir en oppdatering.

Viktige takeaway-punkter

Et riktig utfylt w-4 styrer hvor mye føderal inntektsskatt som forlater hver lønnsutbetaling. Ved å oppdatere det raskt når livet endrer seg, holder du tilbakebetalinger og balanse forutsigbare. Arbeidsgivere må lagre hver versjon sikkert og handle på endringer innen en måned. Ved å behandle dokumentet som et levende verktøy snarere enn en engangsoppgave, kan både arbeidere og bedrifter holde seg på riktig side av IRS - og ingen får ubehagelige overraskelser i april.