ATS og CRM-systemer: En Enkel Veiledning for Smartere Ansettelse

Ansettelser har aldri vært lett. Bedrifter mottar hundrevis av CV-er for en enkelt stillingsutlysning, rekrutterere bruker timer på å sortere søknader, og kandidater klager ofte på treg eller uklar kommunikasjon. For å fikse dette vender virksomheter seg til digitale verktøy som gjør ansettelsesprosessen raskere, enklere og mer pålitelig. To av de viktigste verktøyene er ATS og CRM-systemer.

Disse løsningene forandrer måten selskaper ansetter på. De reduserer manuelt arbeid, forbedrer kandidatupplevelsen og gir ledere data for å ta smartere beslutninger. Men hva er egentlig ATS og CRM, hvordan skiller de seg, og hvorfor bør din virksomhet bruke dem? La oss bryte det ned i enkle termer.

Hva er ATS og CRM-systemer?

Et ATS, eller Applicant Tracking System, er programvare designet for å håndtere jobbsøknader. I stedet for å manuelt åpne hver CV og lage endeløse regneark, samler et ATS alle søknader på ett sted, filtrerer kandidater etter ferdigheter eller erfaring, og planlegger til og med intervjuer.

Et CRM, eller Candidate Relationship Management-system, fokuserer på kommunikasjon. Det holder oversikt over kandidater, selv de som ikke ble ansatt første gang, og hjelper rekrutterere å holde kontakten. Med CRM kan HR-team sende oppfølgings-e-poster, påminnelser om nye muligheter og oppdateringer om ansettelsesprosessen.

Når de kombineres, skaper disse systemene en komplett ansettelsesløsning: ATS håndterer prosessen med å finne og filtrere kandidater, mens CRM sørger for pågående kommunikasjon og relasjonsbygging.

Hvorfor virksomheter trenger ATS og CRM

Hver virksomhet, uansett størrelse, trenger de rette menneskene for å vokse. Men tradisjonelle ansettelsesmetoder er for trege for dagens marked. Her er noen grunner til at ATS og CRM betyr noe:

1. Tidsbesparelser – Et ATS kan skanne hundrevis av CV-er på sekunder. Et CRM kan sende automatiserte personlige meldinger, noe som reduserer manuelt arbeid.

2. Bedre kandidatupplevelse – Søkere får raskere svar, klare oppdateringer og mer profesjonell kommunikasjon.

3. Datadrevet ansettelse – ATS gir rapporter om ansettelseshastighet og kilder til kandidater. CRM sporer hvordan søkere interagerer med ditt selskap.

4. Samarbeid – Begge systemer sentraliserer informasjon, noe som gjør det enkelt for HR-team å samarbeide.

5. Lavere kostnader – Ved å kutte unødvendige oppgaver og redusere risikoen for dårlige ansettelser, sparer bedrifter penger.

Hvorfor ATS og CRM er forskjellige, men komplementære

Selv om de samarbeider, tjener ATS og CRM-systemer forskjellige formål:

• ATS = prosess – Det organiserer og automatiserer rekrutteringsprosessens trinn.

• CRM = mennesker – Det hjelper med å bygge og opprettholde kandidatrelasjoner.

Forestill deg ATS som en sorteringsmaskin og CRM som en kommunikasjonssjef. Den ene sørger for at du ikke drukner i CV-er, mens den andre sørger for at kandidater ikke føler seg oversett.

ATS-funksjoner forklart

Et ATS kommer med kraftfulle funksjoner designet for å forenkle ansettelsesprosessen:

• CV-skjerming – Filtrerer kandidater etter ferdigheter, erfaring eller nøkkelord.

• Analyse – Viser tid-til-ansettelse, beste kilder til kandidater og suksessrater.

• Intervjuplanlegging – Finner automatisk passende tider for både rekrutterer og kandidat.

• Integrering – Koble til jobbannonser, HR-programvare og kalendere.

• Kommunikasjon – Sender automatiske oppdateringer til søkere.

• Kandidatskåring – Tildeler vurderinger basert på hvor godt søkere passer til rollen.

Med disse verktøyene kan rekrutterere fokusere mindre på papirarbeid og mer på mennesker.

CRM-funksjoner forklart

Et CRM-system tilfører den menneskelige siden til rekruttering:

• E-postautomatisering – Sender påminnelser, jobboppdateringer eller takkebrev.

• Segmentering – Grupperer kandidater etter ferdigheter, bransje eller tidligere søknader.

• Tagging og notater – Holder profiler organisert og søkbare.

• Deltakelsessporing – Overvåker hvem som åpnet e-poster og svarte.

• Langsiktig pool – Lagrer kandidatopplysninger for fremtidige ansettelser.

Dette sikrer at selv om en kandidat ikke blir ansatt i dag, kan de være en god match i morgen.

Hvorfor ATS og CRM sammen er det beste valget

Mange bedrifter lurer på om de burde velge det ene systemet eller det andre. Sannheten er at det er langt mer kraftfullt å bruke begge.

Med ATS kan du raskt håndtere strømmen av søknader. Med CRM kan du pleie relasjoner og opprettholde et positivt arbeidsgivermerke. Sammen skaper de en jevn prosess: kandidater søker, ATS filtrerer, og CRM holder kommunikasjonen i live inntil den rette rollen dukker opp.

For eksempel, hvis en markedsføringsspesialist søker, men ikke blir valgt, registrerer ATS profilen deres. CRM kan senere minne dem om en ny ledig stilling, og holde dem engasjert og interesserte.

Eksempel fra virkeligheten

La oss forestille oss et detaljhandelsselskap som trenger 200 sesongmedarbeidere. Uten programvare bruker rekrutterere uker på å sjekke CV-er og sende e-poster.

Med ATS blir CV-er filtrert på minutter, og kun kvalifiserte kandidater blir igjen. CRM sender automatisk oppdateringer, planlegger intervjuer og holder kandidater informerte. Resultatet er at selskapet ansetter 200 personer på dager i stedet for uker, sparer penger og reduserer stresset for både rekruttere og søkere.

Fordelene for kandidater

Disse systemene er ikke bare nyttige for selskaper – de forbedrer også opplevelsen for søkere:

• Klar kommunikasjon og oppdateringer.

• Raskere svar etter innsending av CV.

• Mer organiserte intervjuer med mindre ventetid.

• Personlige meldinger som føles menneskelige, ikke robotiske.

• Rettferdig evaluering basert på data, ikke bare personlig vurdering.

Dette gjør at kandidater er mer tilbøyelige til å søke på nytt eller anbefale din bedrift til andre.

Fordelene for HR-team

For HR-ledere og rekrutterere gir ATS og CRM:

• Mindre stress fra papirarbeid.

• Bedre samarbeid med teammedlemmer.

• Rask tilgang til kandidatens historie.

• Klarere prestasjonsrapporter.

• Et sterkere rykte som profesjonell og organisert.

Fremtiden for ATS og CRM

Teknologien beveger seg raskt. I nær fremtid vil ATS og CRM bli enda smartere:

• AI-drevet screening – Systemene vil ikke bare sjekke CV-er, men også forutsi kandidatens suksess.

• Chatbots – Kandidater kan interagere med automatiserte assistenter for raskere svar.

• Dypere analyse – Mer detaljerte rapporter om medarbeiderens ytelse etter ansettelse.

• Sterkere integrasjon – Koble ATS og CRM med planleggings-, lønns- og treningssystemer.

Disse forbedringene vil gjøre ansettelser enda smidigere og mer effektive.

ATS og CRM i Shifton

Shifton er mer enn bare en arbeidsplanleggingsplattform. Ved å kombinere ATS- og CRM-evner med skiftplanlegging, gir det bedrifter en full HR-løsning.

• Rekrutterere kan finne kandidater med ATS.

• CRM sikrer at de holder kontakten med søkere.

• Shiftons planleggingsverktøy gjør onboarding enklere.

• All data blir værende på ett sted, og eliminerer duplisering.

Dette skaper en sømløs prosess: fra jobbposting til første arbeidsdag, alt er automatisert og effektivt.

Konklusjon

Ansettelse er en av de største utfordringene for moderne virksomheter. Den gamle måten – å manuelt sortere CV-er og sende e-poster – fungerer rett og slett ikke lenger. Det er derfor selskaper trenger smartere løsninger.

ATS og CRM-systemer forenkler prosessen, forbedrer kommunikasjonen, og sparer tid og penger. Sammen skaper de en vinnende formel for både rekrutterere og kandidater.

Hvis du vil at din virksomhet skal vokse og tiltrekke seg det beste talentet, er det på tide å vurdere hvordan disse systemene, spesielt når de integreres med plattformer som Shifton, kan transformere din ansettelsesprosess.