Kā Shifton var optimizēt restorānu darbību

Prasmīga darba plūsmas organizācija ir būtiska veiksmīgai restorāna darbībai. Efektīvu darba grafiku trūkums darbiniekiem var viegli pazemināt klientu apkalpošanas līmeni un palielināt darbinieku aiziešanas risku.

Šajā rakstā tiek piedāvāti veidi, kā Shifton lietotne var palīdzēt restorānu īpašniekiem uzlabot darbinieku efektivitāti.

Kā uzlabot restorāna darbinieku produktivitāti?

Lai vienmēr būtu informēts par notiekošo restorānā, izveidojiet darba grafikus ar Shifton tiešsaistes lietotni. Pateicoties tās viegli saprotamai struktūrai, šo lietojumu var īstenot daudzu ēdināšanas iestāžu darba stundu uzraudzīšanai. Restorānu vadītājiem ir tūlītēja piekļuve visai informācijai par grafikiem, darbinieku maiņām un vēl vairāk, jo dati tiek glabāti vienuviet.

Shifton lietotnē pieejamie moduļi ir speciāli izstrādāti restorāniem un ļauj gudri sadalīt maiņas starp darbiniekiem, ņemot vērā virsstundu stundas. Šie varianti ievērojami ietaupa laiku, kas pavadīts grafiku un neskaitāmo pārlabojumu veidošanai, kas tieši ietekmē darbinieku produktivitāti.

Turklāt Shifton nodrošina visiem darbiniekiem iespēju priekšlikumiem par izmaiņām grafikā un tiek paziņoti par visām darba grafiku atjaunināšanām. Piemēram, ja ir nepieciešamība aizvietot slimā vai prombūtnē esošo darbinieku, viņa kolēģi saņem atbilstošu paziņojumu par atvērto maiņu un ātri var to pārņemt. Ja nepieciešams, pieprasījums par apmaiņas apstiprinājumu tiek nosūtīts vadītājam vai maiņas vadītājam, kas nodrošina pilnīgu kontroli pār visām darbībām ar grafiku.

Shifton ir optimālā tiešsaistes lietotne darbinieku motivācijas palielināšanai

Veidojot restorānu darba grafiku, ir būtiski ņemt vērā darba slodzi brīvdienās un citās dienās ar apmeklējuma maksimumiem. Shifton tiešsaistes lietotne ļauj izveidot grafikus ar visoptimālāko darbinieku rotāciju visslogotākajās maiņās (piemēram, piektdienu vakaros vai svētku dienās).

Tādējādi katram darbiniekam būs iespēja laiku pa laikam nopelnīt papildus ienākumus. Šāda pieeja grafika sastādīšanā ļauj trāpīt divos zaķos ar vienu šāvienu: saglabāt pieredzējušus darbiniekus citušus un dot jaunpienācējiem iespēju sevi pierādīt.

Lai efektīvi vadītu restorānu, var izmantot citas darbinieku motivācijas metodes. Piemēram, Shifton modulī “Bonusi un sodi” tiek parādīta attiecīgā informācija restorāna vadītājiem, un darbinieki var pārbaudīt savus ienākumus par tekošo mēnesi savos kontos. Šāda zināšana ļauj restorāna darbiniekiem efektīvi kontrolēt savus ienākumus.

Apkopojot

Shifton tiešsaistes lietotne nodrošina restorānu vadībai pilnīgu priekšstatu par maiņu grafikiem. Shifton ļauj vadītājiem mazināt laiku, kas tiek pavadīts efektīvu darba grafiku veidošanā, un koncentrēties uz citiem restorāna biznesa aspektiem.

Shifton modulis “Algas ziņojumi” palīdz precīzi aprēķināt darbinieku algu un izsekot virsstundu stundām. Modulis “Bonusi un sodu” reģistrē visas atalgojuma un sodu ierakstus. Modulis “Apmeklējums” ataino reālo laiku, kad darbinieki sāk un beidz savas maiņas un pārtraukumus, un kopsavilkumā sniedz šo informāciju statistikā.

Turklāt Shifton izstrādātāji vienmēr ieklausās klientu pieprasījumos un ir gatavi pielāgot lietotnes iespējas jūsu uzņēmuma vajadzībām.

* Visas oriģinālās fotogrāfijas ar DialogMarket zvanu centra atļauju. Coffee Molly dibinātājas Irinas Ūskovas atsauksmes par Shifton var atrast šeit.

Kā Shifton var uzlabot zvanu centra veiktspēju

Zvanu centra vadītājiem ir jāuzrauga darba plūsma un katru dienu jāuzrauga plāna izpilde no operatoru puses. Viens no viņu svarīgākajiem uzdevumiem ir izveidot un uzturēt zvanu centra grafikus.

Tā kā klienti var atrasties visā pasaulē, zvanu centrā vienmēr jābūt operatoriem, kas strādā atbilstoši abonentu vietējam laikam. Veidojot mēneša grafikus, zvanu centra vadītājiem jāņem vērā darbinieku darba grafiki un maiņu skaits. Pretējā gadījumā kļūdas ar darba laiku, maiņām un darbinieku sadali ir neizbēgamas.

Kā Shifton uzlabo zvanu centra veiktspēju

1. Shifton atbalsta visus grafiku tipus

• Operatori var strādāt divās maiņās, 8 stundas dienā, ar noteiktu pusdienu pārtraukumu četras stundas pēc maiņas sākuma.
• Šis grafika formāts arī paredz 8 stundu darba dienu ar noteiktu sākuma laiku zvanu centra darbiniekam.
• Operatori var jebkurā laikā veikt pusdienu pārtraukumu un lūgt pārtraukumus darba dienas laikā.
• Operatori var strādāt 4/8 stundu maiņās, nosakot savas darba dienas sākumu un veicot pārtraukumus maiņu laikā.

Šāds darba grafiks ne tikai samazina zvanu centra darbinieku izmaksas gandrīz par 25%, bet arī būtiski uzlabo produktivitāti. Shifton spēj apstrādāt visus šos darba grafika veidus, atbalstot elastīgu sākuma laiku, pārtraukumu pieprasījumus un atvaļinājumu. Izmantojot Shifton, zvanu centra vadītāji var izveidot grafikus jebkuram nodaļu un darbinieku skaitam.

2. Shifton palīdz uzturēt darba grafiku

Zvanu centra grafiks ir jāsastāda tā, lai pārtraukumi, pusdienas, sapulces un citi notikumi netraucētu darba plūsmai. Pēc sākotnējās iestatīšanas Shifton automātiski izveidos jūsu grafikus tā, lai operatoru pārtraukumi nepārklātos. Kamēr daži operatori atpūšas, citi turpina strādāt. Tādējādi, izmantojot Shifton lietotni, tiek izslēgts dīkstāves laiks un uzturēta grafika struktūra.

3. Shifton ļauj veikt grafika tūlītējas izmaiņas

Ja zvanu centra darbinieki nejūtas vismaz nedaudz brīvi, ar laiku viņi var zaudēt interesi par darbu. Izmantojot Shifton, vadītāji var sadalīt maiņas tā, lai operatori strādātu mazāk dienas nedēļā, bet ar pilnu slodzi. Turklāt, ja nepieciešams (piemēram, pandēmijas laikā), darbiniekiem var būt elastīgs maiņu sākuma un beigu laiks un pat strādāt no mājām dažās dienās vai pilnu laiku.

4. Shifton izseko un novērtē zvanu centra veiktspēju

Statistikas analīze CRM ir būtiska, lai pareizi plānotu darbu zvanu centrā. Shifton piedāvā spēcīgus pārskatu rīkus, kas rāda statistiku par zvanu centra veiktspēju no dažādām perspektīvām. Pielāgojami moduļi ne tikai parāda datus pārskatos, bet arī ļauj prognozēt izmaksas, stundas un daudz ko citu, palīdzot optimizēt uzņēmuma procesus.

5. Shifton atbalsta integrāciju ar citām programmām

Neatkarīgi no programmatūras, ko izmantojat darbinieku vadībai, grāmatvedībai un darba sekošanai, Shifton atvieglo jūsu dzīvi. Shifton lietotne piedāvā integrācijas iespējas ar daudzām populārām programmām, lai uzlabotu darba plūsmas, apmainītos ar datiem un nodrošinātu API piekļuvi dažādām integrācijām. Tā kā Shifton integrējas ar citām programmām (piemēram, Quickbooks), vadība iegūst piekļuvi visiem nepieciešamajiem pārskatiem – par darba laikiem, maiņām, algām, sodiem un prēmijām.

Meklējat jaunas integrācijas vai funkcijas? Pastāstiet par savām vajadzībām, un Shifton ieteiks piemērotu risinājumu.

Izmantojot Shifton, zvanu centra vadītājs var efektīvi izveidot grafikus jebkuram nodaļu un darbinieku skaitam tikai ar dažiem klikšķiem. Shifton pieejamās funkcijas un integrācijas ļauj izmantot šo lietotni kā vienotu programmu ikdienas uzdevumu izpildei un uzraudzībai zvanu centrā.

*Visas oriģinālās fotogrāfijas pieklājīgi no DialogMarket zvanu centra. Shifton apskatu no DialogMarket izpilddirektora var atrast šeit.

Mēs jums piedāvājam vēl vienu īstu atsauksmi no viena no mūsu pirmajiem klientiem – DialogMarket zvanu centra.

Shifton: Sveiki! Lūdzu, pastāstiet par jūsu uzņēmuma īpatnībām.

Alyona: Sveiki! Mani sauc Aljona Pešehonova, un es esmu ārpakalpojumu zvanu centra DialogMarket vadītāja, kas atrodas Kropivnickā, Ukrainā. Mūsu zvanu centrs koncentrējas uz karsto līniju un klientu atbalsta pakalpojumu sniegšanu. DialogMarket unikālā iezīme ir mūsu spēja ātri uzsākt jaunus projektus un palielināt operatoru skaitu dežūrā tikai viena dienas laikā.

Shifton: Kādi ir jūsu ikdienas pienākumi?

Alyona: Mani galvenie pienākumi kā vadītājai ir tūlītēja klientu atbalsta nodrošināšana un atbildēšana uz viņu pieprasījumiem un pasūtījumiem. Es arī kontrolēju cilvēku skaitu katrā maiņā un esmu atbildīga par maiņu gudru sadalījumu starp operatoriem, atkarībā no maksimālās noslodzes periodiem katrā projektā. Strādāt 24/7, 365 dienas gadā, prasa pareizi un gudri izstrādātus grafikus, īpaši kā projekta apjoms palielinās.

Shifton: Kādas ir visbiežākās problēmas, ar kurām saskaraties, vadot zvanu centru?

Alyona: Vadot projektu ar 40-50 cilvēkiem, mēs saskārāmies ar izaicinājumiem radīt grafikus, kas apmierina gan mūsu klientus, gan darbiniekus. Tagad iedomājieties veidot efektīvu nedēļas vai mēneša grafiku 300 cilvēkiem! Ja kāds saslimst, aiziet vai var strādāt tikai noteiktas stundas vai dienas, tas izjauc visu. Tas ir kā kāršu namiņš — ja viens darbinieks izkrīt, visu jābūvē no jauna!

Shifton: Kā jūs sākāt ar Shifton?

Alyona: Mēs izvēlējāmies Shifton pēc vairāku desmitu plānošanas iespēju izvērtēšanas. Jūs esat ievērojami atvieglojuši mūsu dzīvi.

Shifton: Kuras Shifton funkcijas jūs uzskatāt par visnoderīgākajām ikdienas darbībās?

Alyona: Darbinieki tiešām novērtē maiņu mainīšanas funkciju, un vissvarīgāk, tagad grafikus izveido tikai ar dažiem klikšķiem! Mums arī nav problēmu izsekot slimības lapas un atvaļinājumus.

Shifton: Kā mainījās darba plūsma DialogMarket pēc Shifton izmantošanas sākšanas?

Alyona: Es vienmēr cenšos izveidot skaidru algas aprēķināšanas sistēmu darbiniekiem. Shifton to padara vēl vieglāku. Alba pārskatu modulis ļauj man uzturēt caurspīdīgumu algu uzskaitē DialogMarket. Katrs zvanu centra darbinieks vienmēr var zināt, cik viņi ir nopelnījuši konkrētajā mēnesī un var plānot savus izdevumus iepriekš.

Shifton: Vai jūs ieteiktu Shifton citiem zvanu centriem?

Alyona: Noteikti, jā! Šī lietotne ir vienlīdz noderīga gan lieliem, gan maziem ārpakalpojumu zvanu centriem un citiem uzņēmumiem.

Sveiciens mūsu abonentiem un visiem, kas nejauši nonākuši Shifton uzņēmuma lapā. Šodien piedāvājam interviju ar vienu no mūsu klientiem – kafejnīcu tīkla īpašnieku, kurš jau ilgu laiku izmanto Shifton tiešsaistes pakalpojumu.

Shifton: Sveiki. Iepazīsimies!

Irina: Sveiki! Mani sauc Irina Uskova, esmu kafejnīcu ķēdes Coffee Molly īpašniece un vadītāja Ņižņijnovgorodā (Krievija).

Shifton: Pastāstiet nedaudz vairāk par savu biznesu.

Irina: 2021. gada sākumā uzņēmumā bija vairāk nekā 20 bārmeņu ar dažādu nodarbinātības pakāpi. Coffee Molly darbojas pilsētā kopš 2014. gada, attīstot kafejnīcu konceptu biroja darbiniekiem. Šodien Ņižņijnovgorodā ir septiņas kafejnīcas ar kopējo apgrozījumu 25 miljoni rubļu gadā.

Shifton: Kāpēc nolēmāt sadarboties ar Shifton?

Irina: Tirgus specifika ir tāda, ka mūsu darbinieki ir diezgan jauni cilvēki, tāpēc viņi bieži maina darbu. Lielākajai daļai tas ir pirmais darbs. Tādēļ darbs ar personālu aizņem daudz laika un ietver pretendentu atlasi, apmācību, mentoringu un profesionālo attīstību.

Man jau sen bija skaidrs, ka šim procesam vajadzētu pieiet viegli, jo galvenais ir saglabāt bārmeņu galveno “mugurkālu” – 5-6 cilvēkus. Viņi palīdz jaunpienācējiem ātri un viegli pielāgoties.

Visa šī aktīvā darbība ikdienā ietekmē darba grafikus, tāpēc tie būtu jākontrolē laicīgi un, gadījumā, ja notiek izmaiņas, visiem nekavējoties jāpaziņo.

Shifton: Kā jūs iepriekš risinājāt šos jautājumus?

Irina: Agrāk mēs nosūtījām atjauninājumus vispārējā tērzēšanā, dažreiz nācās zvanīt darbiniekiem personīgi, lai pārliecinātos, ka viņi apzinās izmaiņas. Bet jo vairāk kafejnīcas mēs atvērām, jo vairāk nepieciešamība bija automatizēt visu rutīnu.

Shifton: Vai jūsu uzņēmumam ir vajadzīgs automatizēts tiešsaistes grafiks?

Irina: Protams, tie, kas seko tendencēm, zina, ka ēdināšanas pakalpojumu tirgus aizvien vairāk pielāgo IT tehnoloģijas. Strādājot ar grafikiem, tā ir ikdienas rutīna administratoram un vecākajiem baristiem. Plānojot grafikus, viņiem būtu jāņem vērā darbinieku vēlmes (personiskās lietas, otrs darbs u.tml.), bārmeņa efektivitāte noteiktā kafejnīcā un dienas specifika (brīvdienas vai darba dienas). Turklāt mums jāorganizē apmācība jaunpienācējiem, jāveic inventarizācija vai vispārēja tīrīšana, jāatrod aizstājējs slimojošajam vai jādalās maiņā starp diviem darbiniekiem. Un, protams, mums būtu jāņem vērā visas iespējamās kavēšanās un virsstundas.

Mēs šo procesu automatizējām jau sen, bet uzņēmuma izaugsme turpinājās, un es vēlējos kaut ko vairāk nekā tikai programmu, kas noteiktu darba grafikus. Es meklēju izstrādātājus, kuri nodrošinātu, ka programma varētu darboties arī kā algu aprēķins katram darbiniekam. Bija vēl vairāk ideju…

Shifton: Vai jūsu cerības piepildījās, kad sadarbība ar Shifton paplašinājās?

Irina: Jā, es jūtu, ka tas ir patiešām labi! Godīgi sakot, kad nejauši atradu Shifton, pagāja kāds laiks, līdz pamanīju, cik elastīgs šis produkts var būt.

Testēšanas posmā es uzdevu daudz jautājumu par to, kas vēl ir plānots ieviest un kādas funkcijas Shifton piedāvā, lai darbinieki katrā brīdī būtu pārliecināti par savu darba grafiku un jau iepriekš zinātu summu, ko saņems mēneša beigās. Vēlējos, lai algu aprēķins noritētu bez kavēšanās un notiktu reāllaikā, būtu pieejams cilvēkam viņa viedtālrunī jebkurā brīdī, ne tikai algas dienā.

Shifton: Vai jums izdevās izpildīt savas prasības? Cik apmierināti esat ar Shifton izstrādātāju atbalstu?

Irina: Visas manas prasības tika izpildītas, un es arī sapratu, ka programmu var vēl vairāk modernizēt atbilstoši mūsu vajadzībām. Es cieši sazinājos ar izstrādātājiem 6 mēnešus un pastāstīju, kas mums patīk un ko vēl vēlamies redzēt. Mēs programmu ieviesām ātri un uzreiz sapratām, ka vēlamies to izmantot arvien vairāk un pielāgot mūsu vajadzībām.

Shifton: Vai līdz šim esat izdevies?

Irina: Mēs spējām izpildīt šādus punktus: automatizējām katra darbinieka grafiku, ņemot vērā viņu vēlmes, norīkojām bārmeņus uz filiālēm, kā arī pielāgojām prēmiju un sodu aprēķinu. Mēs arī izslēdzām kļūdas algu aprēķinos, kad dažas maiņas netika ņemtas vērā vai tika apmaksātas divreiz. Mēs arī instalējām aplikāciju visiem darbinieku viedtālruņos, kur viņi uzreiz saņem atjauninājumu un algu paziņojumus. Mēs arī samazinājām laiku, kas tiek tērēts plānošanai 10 reizes, un samazinājām apgrozījumu, jo darbinieki redz savas maiņas/algu un var uz tām ietekmēt, tādējādi uzlabojām laika plānošanas procesu visiem darbiniekiem.

Shifton: Noteikti jums ir vairāk ieteikumu par Shifton rīka pielāgošanu?

Irina: Jā, protams. Mēs gaidām ērtāku saskarni, lai veiktu izmaiņas grafikos. Šobrīd ne visas detaļas var tikt mainītas, un, lai pielāgotu dažus parametrus, nepieciešams visu veidot no jauna. Mēs gaidām elastīgākus iestatījumus algu atskaitēm par vispārējo periodu un iespēju pievienot komentārus par darbu. Attiecībā uz servisa funkcijām, mums ir nepieciešama iespēja darbiniekiem atstāt komentārus un sastādīt atskaites par paveiktajiem uzdevumiem mobilajā lietotnē. Mani arī interesē automātiska prēmiju aprēķināšana atkarībā no pārdošanas rādītājiem vai KPI izpildes un elastīgākas aplikācijas saskarnes uzstādīšanas ērtībai: ko rādīt uz galvenā ekrāna, kādus paziņojumus sūtīt un par ko ziņot.

Shifton: Paldies par detalizētajām un informatīvajām atsauksmēm, Irina. Vai jūs varat ieteikt Shifton tiešsaistes pakalpojumu citu uzņēmumu īpašniekiem?

Irina: Es jau iesaku šo rīku saviem klientiem, kuriem palīdzēju atvērt viņu kafejnīcas, jo Shifton palīdz ietaupīt naudu, to ir viegli izmantot un maniem darbiniekiem tas patīk. Pirms sākt lietot Shifton, es rūpīgi pārbaudīju vairāk nekā 10 dažādas lietotnes un programmas. Kad atradu Shifton, es jau biju vienojusies ar izstrādātāju, kurš bija gatavs izveidot līdzīgu programmu mums. Un Shifton pilnībā atrisināja visas manas problēmas ar grafiku un algu automatizāciju.

Shifton pakalpojuma izstrādātāji pievienoja funkciju, kas ļauj atlaist uzņēmuma darbiniekus. To var izdarīt lapā “Darbinieki”. Lai atlaistu darbinieku un dzēstu viņu no uzņēmuma darbinieku saraksta, jāklikšķina uz ikonas «Atlaist» dzeltenā «x» formā.

Atlaižot darbinieku, ir jāizvēlas datums, no kura viņš nebūs spējīgs piekļūt uzņēmumam. Sākot no izvēlētā datuma, darbinieks nevarēs piekļūt savam kontam no nevienas ierīces. Ar to pašu, sistēma saglabās visu informāciju par atlaistu darbinieku.

Sākumā šķiet, ka nekas nav vienkāršāks kā izveidot darba grafiku darbiniekam. Viss, kas jādara, ir ievadīt darbinieku uzvārdus Excel dokumentā, noteikt dažus parametrus un mainīgos un nospiest Enter. Realitātē lietas ir nedaudz citādākas. Ikdienas darba grafiku veidošana, īpaši maiņu darbu grafiki, kādam uzņēmumam ir smags un atbildīgs darbs, kas uzticēts grāmatvežiem vai personālvadības speciālistiem.

Kādus mērķus var sasniegt ar pareizi sastādītu darbinieku darba grafiku?

• Sakārtot darbinieku darba stundas uzņēmumā

• Nodrošināt, ka darbinieki izpilda noteiktus darba pienākumus

• Pareizi aprēķināt uzņēmuma ienākumus

• Noteikt atsevišķu darbinieku un visas uzņēmuma vidējo algu

• Un, protams, pareizi izveidots darba grafiks nozīmē, ka grāmatvedim, aprēķinot algas un atvaļinājuma naudas, tiks pieļautas mazāk kļūdas.

Daudzi uzņēmumi nevar veiksmīgi sniegt savus pakalpojumus vai vispār pastāvēt bez maiņu darbu grafika. Veikali, viesnīcas, slimnīcas, glābšanas dienesti, policijas iecirkņi un konditorejas fabrikas – tas ir tikai daļa no uzņēmumiem, kas ir atkarīgi no tiem, bet daudz cilvēku nezina, ar kādām grūtībām personālvadības vadītāji saskaras, veidojot maiņu darba grafikus. Šajā procesā cilvēkresursu speciālistiem ir jāatjauno visi dati sistēmā, ieskaitot atvaļinājumus, slimības lapas, valsts svētku dienas, virsstundas un daudz citas sastāvdaļas. Nemaz nerunājot par to, ka pēc grafika apstiprināšanas var notikt neparedzēti gadījumi, un personālvadības vadītājam nāksies laicīgi sākt darbu pie grafika no sākuma.

Ikdienas darba grafiku izstrāde ar Shifton

Shifton ir optimāls pakalpojums vienkāršai un ātrai tiešsaistes darbinieku grafiku izstrādei ar daudzām priekšrocībām. Tas tika izveidots, lai atvieglotu darbu vadītājiem, grāmatvežiem un personālvadības vadītājiem. Šeit ir dažas no funkcijām, ko pakalpojums piedāvā:

• Jums nav jāvada darba process vienam. Darba grafiku izveides un rediģēšanas tiesību nodrošināšana uzņēmuma administratoriem;

• Shifton pakalpojums palīdzēs izveidot maiņu darbu grafiku neierobežotam skaitam darbinieku, lai maksimāli izmantotu darba grafikus;

• Shifton iespējas ļauj pielāgot darba grafikus, ņemot vērā tādus datus kā maiņu skaits, darbinieki un darba dienas;

• Izstrādājot un rediģējot darba grafikus, jūs varēsiet atļaut maiņu apmaiņu starp lietotājiem ar vai bez vadības uzraudzības;

• Kad notiek negaidīti notikumi, jūs varēsiet ātri veikt korekcijas grafikā.

• Ja izmantosiet Shifton, jūs saņemsiet paziņojumus par izmaiņām grafikā un jauniem uzņēmuma notikumiem.

Shifton pakalpojums nodrošina bezmaksas tehnisko atbalstu 24/7. Jūs varat jebkurā laikā sazināties ar mūsu operatoriem, lai saņemtu atbildes uz jebkādiem jautājumiem. Vēl viena svarīga pakalpojuma daļa ir tas, ka Shifton ļauj veidot darba grafikus gan maziem uzņēmumiem, gan milzīgām korporācijām, kas nodarbina tūkstošiem darbinieku.

Shifton regulāri tiek atjaunināts un cenšas sekot līdzi laikam. Arī jums vajadzētu sevi uzlabot. Pārtrauciet tērēt laiku manuālai darbinieku grafiku izveidei, kad ir pieejams ērts un kvalitatīvs pakalpojums, kas īpaši pielāgots jūsu darba laika taupīšanai.

Mūsu ikdienā bieži sastopamies ar plānošanas jēdzienu. Reizi gadā rūpīgi plānojam savus ceļojumus, retāk domājam par darba vietas maiņu vai jubileju un kāzu dienu svinēšanu. Protams, gandrīz visi plānojam, kā tiks izlietots ikmēneša budžets un kā tiks sadalīti ģimenes līdzekļi. Diemžēl daudzi biznesa īpašnieki un augstākās pozīcijas darbinieki aizmirst par nepieciešamību prognozēt darbaspēka pieprasījumu. Vēl interesantāk ir tas, ka joprojām ir vadītāji, kas nelieto profesionālus HR menedžerus. Viņi paši vada intervijas un pārvalda darbiniekus. Šis raksts centīsies izskaidrot, kas ir darbaspēka pieprasījuma prognozēšana, un pierādīs, ka tas ir nepieciešams un būtisks elements jebkura uzņēmuma vadīšanā.

Mēs visi saprotam, ka panākumus ir grūtāk sasniegt bez kvalificēta personāla nekā ar ekspertu komandu. Tāpēc vadītājam vai HR menedžerim ir pareizi jānovērtē darbaspēka pieprasījums, jāizvēlas efektīvākās aprēķinu metodes un jāatrod avoti šī pieprasījuma segšanai, pirms meklēt jaunus darbiniekus. Bet pirms mēs nonākam tik tālu, mums ir jāsāk no pamatiem un jāsaprot, ko nozīmē darbaspēka pieprasījuma prognozēšana.

Darbaspēka pieprasījuma prognozēšana ir lielāka darbaspēka plānošanas procesa daļa. Tā galvenais mērķis ir sastādīt nepieciešamo pozīciju un ekspertu sarakstu, kuri var būt izšķiroši uzņēmuma attīstībai, mērķu un virsotņu sasniegšanai tuvākajā nākotnē.

Darbaspēka plānošanas mērķi:

• Nodrošināt uzņēmumu ar nepieciešamajiem darbiniekiem, vienlaikus samazinot laika un finansiālās izmaksas;

• Nodrošināt uzņēmumu ar kvalificētiem darbiniekiem pēc iespējas īsākā laikā;

• Darbaspēka pieprasījuma prognozēšana ļauj samazināt nevajadzīgos darbaspēka segmentus vai optimizēt to darbu

• Pareiza plānošana un darbinieku izvietošana nodrošina jebkura darbinieka resursu efektīvu izmantošanu, pamatojoties uz viņu prasmēm, zināšanām un spējām.

Faktori, kuri jāņem vērā, plānojot darbaspēku:

• Kāda ir jūsu uzņēmuma finansiālā situācija un kāds ir vispārējais ekonomikas stāvoklis?;

• Darbaspēka reorganizācija (plāni par darbinieku samazināšanu, atlaišanu vai pārcelšanu uz jaunām pozīcijām. Tāpat jāņem vērā pensionēšanās un mātes atvaļinājumi);

• Analizēt un izprast situāciju darba tirgū un starp jūsu konkurentiem ir vēl viens būtisks faktors;

• Uzņēmuma algu līmenis;

• Viena no svarīgākajām faktoriem ir stratēģiskie plāni un mērķi uzņēmumam.

Zināt, kurā attīstības stadijā jūsu uzņēmums atrodas, ir viens no faktoriem, kas jāapzinās, prognozējot darbaspēka pieprasījumu. Vairumā gadījumu efektīvu plānošanu var sasniegt aktīvas izaugsmes periodos un uzņēmuma izveidošanas laikā.

Pirms pievēršaties darbaspēka pieprasījuma prognozēšanai, ir svarīgi saprast, ka tas ir secīgu, pārdomātu darbību un lēmumu process ar skaidriem mērķiem. Plānošanas galvenais mērķis ir tas, ka jebkuram uzņēmumam vai veiksmīgam uzņēmuma direktorātam ir jānodarbina kvalificēts personāls visās pozīcijās, lai darbs tiktu veikts augstas kvalitātes un efektīvi.

Darbaspēka pieprasījuma prognozēšanas veidi:

• Stratēģiskā vai ilgtermiņa plānošana;

• Taktiskā (situatīvā) plānošana.

Veidojot stratēģiskos plānus, ir būtiski izveidot programmu potenciālo darbinieku atklāšanai, kurus uzņēmums nākotnē varētu pieprasīt. Šis process arī prasa izveidot stratēģisku personāla attīstības programmu, kas vienlaicīgi novērtē šo resursu nepieciešamību ilgtermiņā.

Taktiskā plānošana prasa rūpīgu darbinieku pieprasījuma analīzi noteiktajā periodā, ko nosaka vadītājs. Piemēram, tas var ietvert mēnesi, ceturksni vai gadu. Šī nepieciešamība būs atkarīga no dažiem faktoriem: darbinieku mainības līmeņa noteiktā periodā, pensionēšanās skaita, mātes atvaļinājumiem, kā arī štatu samazinājumiem.

Darbaspēka plānošanas periodi

• Īstermiņa plānošana — plānojums līdz 2 gadiem;

• Vidēja termiņa plānošana — stratēģija no 2 līdz 5 gadiem;

• Ilgtermiņa plānošana — plānošana nākamajiem 5 gadiem un tālāk.

Tad iedomāsimies uz brīdi, ka esat jaunais uzņēmuma vadītājs vai HR speciālists. Ar ko vispirms jāsāk attiecībā uz darbaspēka pieprasījuma prognozēšanu?

Vispirms jums jāiegūst informācija par rezultātiem un mērķiem, kas jāpanāk uzņēmumam nākamajā ceturksnī vai gadā. Ja esat HR speciālists, iegūstiet šo informāciju no augstākiem. Pēc tam apgūstiet visus īstermiņa un ilgtermiņa uzņēmuma mērķus, uzdevumus un plānus.

Vairumā gadījumu grāmatveži un nodaļu direktori varēs palīdzēt izveidot viedokli par uzņēmumu, kurā strādājat, un tā plāniem, neatkarīgi no tā, vai strādājat personāla daļā vai vadāt uzņēmumu.

Lietas, kas nepieciešamas veiksmīgai plānošanai:

• Vispirms rūpīgi jāapskata darbinieku dati. Jums būs nepieciešams iegūt roku stetējumos, izdalīt aptaujas anketas un vākt informāciju, kas attiecas uz darbinieku prasmēm un spējām, kas nav saistītas ar darbu uzņēmumā;

• Darba laika plāns vai visu uzņēmuma darbinieku grafiks;

• Dati par darbinieku mainības procentu dažādās pozīcijās pa nodaļām.

Šajā posmā tiek veikta rūpīga dažādu pozīciju darbaspēka pieprasījuma analīze uzņēmumā noteiktā laika periodā. Tad atbildat uz daudzām svarīgām plānošanas procesa jautājumiem: cik daudz darbinieku jāpieņem darbā, cik kvalificētiem tiem jābūt, un, vēl svarīgāk, kad konkrēti darbinieki būs nepieciešami, lai aizpildītu konkrētas pozīcijas.

Šī procesa laikā jūs izlemjat, vai ieviest iekšējos cilvēkresursus vai requalifying esošos darbiniekus būs finansiāli izdevīgāks lēmums.

Neatkarīgi no tā, vai esat vadītājs vai HR profesionālis, atcerieties, ka jebkuram procesam jābūt secīgam, balstītam uz izvērtētiem lēmumiem un sistēmisku pieeju. Tiklīdz sākat uzņemties savu darbu, kuru esat nolēmis nopietnāk uztvert, jūs varēsiet pievērsties jebkuram uzdevumam, pat tik sarežģītam kā darbaspēka plānošana, ar vieglumu, aizrautību un degsmi.

Iepriekšējā šī raksta daļā mēs apspriedām tikai daļu no vadības prasmēm, kuras katram labam augstākajam vadītājam būtu jāapgūst. Šī daļa apskatīs tādus rakstura īpašības kā laba humora izjūta, zinātkāre un spēja sarunāties un deleģēt autoritāti. Sāksim.

Spēja sarunāties

Sākumā šķiet, ka sarunāties un veikt uzņēmējdarbības pārrunas nav grūti. Cilvēki satiekas, runā, dzer kafiju, lepojās un paraksta papīru kaudzes. Tāds ir tipisks pārrunu priekšstats vidējam greizsirdīgam darbiniekam. Daži cilvēki zina, ka pārrunu vešana ir viena no galvenajām vadības prasmēm. Pārrunu laikā un biznesa tikšanās laikā tiek apspriesti vissvarīgākie jautājumi, parakstīti vairāku miljonu dolāru darījumi un pieņemti vissvarīgākie lēmumi. Tāpēc nekad nevajadzētu nenovērtēt pareizo sarunu prasmju vērtību. Starp citu, par šo tēmu ir daudz grāmatu, ikgadējas un ikmēneša tikšanās un apmācību sesijas, kas veltītas šai svarīgajai prasmēm. Nevilcinieties apmeklēt šīs tikšanās un izlasīt pāris grāmatas par šo tēmu. Tad pat visprasīgākās un haotiskās sarunas noritēs gludi kā eļļa.

Zinātkāre

Zinātkāre ir vēl viena svarīga profesionāla vadītāja vadības īpašība. Ja vēlaties, lai jūsu uzņēmums augtu, jums jābūt zinātkāram pozitīvā vārda izpratnē. Mēs nesakām, ka jums vajadzētu interesēties par savu darbinieku privāto dzīvi, zinot, kurš ar ko iepazīstas un kur kāds pavadījis savu atvaļinājumu. Mēs runājam par citu zinātkāres veidu, pat līdz izpētei. Svarīgi, ka, kļūstot par direktoru, nezaudējat savu dzirksteli un zinātkāri, iesaistieties jaunās tehnoloģijās savā nozarē, apmeklējiet konferences, apmainieties ar pieredzi ar kolēģiem un virzieties tālāk.

Spēja deleģēt autoritāti

Darbojoties parastā amatā, pierod darīt visus uzdevumus pats. Ja vēlaties kļūt par uzņēmuma vadītāju un efektīvi pārvaldīt personālu, jums jāiemācās, kā deleģēt autoritāti. Tas ne tikai ietaupīs jūsu laiku, bet ļaus arī pielāgot uzņēmuma darba plūsmu, jo visiem darbiniekiem būs ko darīt, un viņi jutīsies novērtēti un vajadzīgi. Daudzi cilvēki baidās no uzdevumu sadales starp darbiniekiem vai svarīgu uzdevumu nodošanas kādam no tiem. Saprotiet, ka, ja to darāt pareizi, jūsu vadītā nodaļa vai uzņēmums strādās kā vienots mehānisms.

Spēja izvirzīt mērķus un tos sasniegt

Jebkurš pieredzējis direktors zina, ka ir jāprot pareizi formulēt uzdevumus un tos izpildīt. Ja jūs haotiski vadāt biznesu un izdarāt nejēdzīgus lēmumus, nekas labs no tā neiznāks. Direktoram ar lieliskām vadības prasmēm jābūt līdzsvarotam, mierīgam un jāprot skaidri formulēt savus un uzņēmuma mērķus. Tad darbinieki viņu redzēs kā vadītāju un arī tieksies sasniegt kopīgo mērķi. Mērķiem jābūt saprotamiem, skaidriem un pareizi formulētiem. Piemēram, mērķis kļūt par labākajiem mūsu nozarē izklausās neskaidri. Arī nav skaidrs, kāpēc cilvēkiem vajadzētu tiekties to sasniegt. Ja jūs izvirzāt mērķi savam darbiniekam, kas izklausās, piemēram, Nākamajā gadā mūsu ienākumiem vajadzētu būt divreiz lielākiem nekā iepriekšējos gados, viņiem būs skaidrs, ko darīt, un viņi tieksies pēc vēlamā rezultāta. Tomēr, kad izvirzāt finanšu mērķi savu darbinieku priekšā, neaizmirstiet viņus apbalvot, kad tas ir sasniegts.

Laba humora izjūta

Humora izjūta ir vēl viena vērtīga vadības īpašība, kas raksturo veiksmīgu vadītāju. Taču tai ir viena īpatnība – to nevar iemācīties. Jums vai nu ir laba humora izjūta, vai tā nav. Vairāk nopietni, mēs vēlamies norādīt, ka atrast uzņēmuma direktoru ar labu humora izjūtu ir retums. Jums ir ļoti paveicies, ja papildus visām iepriekšminētajām īpašībām jūs spējat arī izdomāt gudrus jokus un uztvert jokaino pusē citu cilvēku stāstītos jokos. Mums jāatzīst, ka humora izjūta palīdz mums visgrūtākās un, šķiet, neatrisināmā situācijās, kuras jūs neizbēgami sastapsiet, lai kāda arī būtu jūsu ieņemamā pozīcija.

Pozitīvs skats uz dzīvi

Dzīvojot mūsdienu pasaulē, ir grūti uzturēt pozitīvu skatu uz dzīvi un pasauli kopumā. Ja vēlaties kļūt par patiesi veiksmīgu uzņēmuma direktoru, jums noteikti ir jāskatās uz lietām pēc iespējas pozitīvāk. Jums ir jāapzinās, ka esat uzņēmuma vadītājs un jūsu noskaņojums, viedoklis vai skats uz dzīvi ietekmē visu jūsu darbinieku noskaņojumu. Katru reizi, kad atnākat uz darbu, iztēlojaties, ka esat milzīga kuģa kapteinis. Ja jūs izstaro negatīvismu, jūs kļūsiet saspringsts un aizkaitināts, jūsu kuģis nogrimst vai visi jūrnieki un galvenie inženieri bēgs, un jūs paliksiet vieni rīboņainajā biznesa jūrā. Ja nevēlaties, lai tas notiktu, mēģiniet meklēt laimi sīkumos un redziet vislabāko pasaulē un savā darbā.

Iedvesmošanas prasmes

Mēs esam atstājuši galveno vadības prasmi, bez kuras nav jēgas piekrist strādāt līdz ministra amata līmenim – tas ir iedvesmot. Ja jūs neiedvesmo jūsu darbs, kuram esat veltījis savas ikdienas dzīves, jūs arī nespēsiet iedvesmot savus darbiniekus jauniem uzvarām. Katram pirmklasīgam direktoram ir jāprot iedvesmot cilvēkus, dot viņiem cerību, motivēt un atklāt viņu potenciālu. Šī prasme ir viegli apgūstama, ja jūs patiešām esat iemīlējies savā darbā vai aizraujaties ar savu biznesu. Ja jūs pats neesat iedvesmots, ir grūti radīt pretēju sajūtu citā cilvēkā. Tāpēc mēs iesakām atrast darbu, kuru jūs mīlat vai kurš jūs kairina mazāk un nodrošina labu ienākumu.

Ja jūs apgūstat visas šīs prasmes, ceļš uz paaugstinājumu būs viegls. Tiecies, mācies, drosmīgi rīkojies un pastāvīgi uzlabojies!