हर कोई पुरानी कहावत जानता है, “लोग अच्छे नेता बनकर पैदा नहीं होते, वे बनते हैं”। क्या यह सच है और अच्छे शीर्ष प्रबंधक बनने के लिए किन नेतृत्व गुणों का होना आवश्यक है? हम इस लेख को लिखते समय इस प्रश्न का उत्तर देने की कोशिश कर रहे थे। शायद, हम सभी समय-समय पर नेता और बड़े बॉस बनने का सपना देखते थे, या जब हम सामान्य कर्मचारी थे, तब छोटे विभाग प्रबंधकों के रूप में भी। बेशक, हमें पूरा यकीन था कि हम अपनी नई स्थिति को बिना किसी समस्या के संभाल लेंगे, क्योंकि हम सभी गहराई से चाहते थे कि तेजी से करियर की सीढ़ी चढ़ें। क्या हममें से किसी ने सोचा है कि ठीक-ठीक क्या है जो हमें तेजी से करियर से दूर रख रहा है? शायद हमारे पास उन महान नेतृत्व कौशल की कमी है जो अच्छे और अनुभवी निदेशकों के पास होने चाहिए।

पहले से ही बहुत परेशान न हों, क्योंकि किसी भी गुण को पोषित और विकसित किया जा सकता है। अगर आप एक दिन अपने बॉस की जगह लेना चाहते हैं, तो आपको ऐसे गुणों का विकास करना होगा जो आपको सफलता की ओर ले जाएं। अब हम उन व्यक्तित्व और चरित्र गुणों पर बात करेंगे जो किसी अच्छे कंपनी नेता के पास होने चाहिए।

आत्मविश्वास

आत्मविश्वास शायद सबसे मूल्यवान नेतृत्व गुणों में से एक है जिसकी कमी के कारण किसी भी व्यक्ति के लिए प्रबंधकीय भूमिका प्राप्त करना कठिन हो सकता है। कोई भी सफल व्यक्ति खुद में और आने वाले दिन में आत्मविश्वास प्रकट करता है। इस तरह का व्यक्ति जल्दी से लोगों पर अच्छा प्रभाव डालता है। लोग आत्मविश्वासी व्यक्तियों को सुनते हैं और उनका अनुसरण करते हैं। इसे अधिक कर दिखाना महत्वपूर्ण नहीं है। आपका आत्मविश्वास आपकी उपलब्धियों, ज्ञान और कौशल से समर्थित होना चाहिए। यदि आपके पास दिखाने के लिए कुछ नहीं है तो आप खुद में आत्मविश्वासी नहीं हो सकते क्योंकि स्थिति से अवगत लोग आपके छल को तुरंत पहचान लेंगे। यदि आप वास्तव में पदोन्नति चाहते हैं, तो आपको किसी भी तरह अपने ज्ञान और कार्यों में आत्मविश्वास की कमी को पार करना होगा। युद्ध के मैदान और कार्यालय की दौड़ में जीत साहसी और आत्मविश्वासी लोगों का पक्ष लेती है!

व्यवस्थितता

व्यवस्थितता एक और मुख्य नेतृत्व कौशल है जो किसी भी आदर्श बॉस को प्रदर्शित करना चाहिए। कर्मचारियों के काम की प्रक्रिया को सही ढंग से आकार देने और संगठित करने से पहले आपको अपने दिन का आयोजन, अपना शेड्यूल प्लान करना और दैनिक समय का सही उपयोग करना आना चाहिए। आप कितने अनुशासित या अनुशासनहीन हैं यह सीधे आपके कर्मचारियों के काम को प्रभावित कर सकता है। यदि आप अपनी दैनिक दिनचर्या की योजना नहीं बना सकते हैं, तो आप पूरे स्टाफ का प्रबंधन नहीं कर पाएंगे। संगठित स्वभाव का होना सबसे महान नेतृत्व कौशलों में से एक है। यह पहले अनुशासन और आत्म-अनुशासन के साथ आता है। यह एक सख्त कार्य योजना बनाने और इसे अक्षरश: पालन करने की क्षमता है। आपको व्यवस्थित होना होगा और अपने कर्मचारियों के लिए उदाहरण प्रस्तुत करना होगा।

कल्पना कीजिए कि आपने अंतत: वांछित बॉस की स्थिति प्राप्त कर ली और कुछ वर्षों के लिए चीजों का प्रभारी हैं। ऐसा करते समय, आप लगातार देर से काम पर पहुंचते हैं, लंच ब्रेक के बाद देर से आते हैं और अपने दोस्तों और परिवार से फोन पर कुछ घंटे रोजाना बात करते हैं। आपको क्या लगता है आपके कर्मचारियों की प्रतिक्रिया कैसी होने वाली है? मुझे नहीं लगता कि ऐसी अव्यवस्था देखने के बाद आप अधिकार बनाए रख पायेंगे और कर्मचारियों के लिए अनुकरणीय उदाहरण बन पाएंगे। याद रखें कि यदि आप बॉस की स्थिति तक पहुंच गए हैं, तो आपको सफलता और प्रभावी कार्य का अवतार बनना होगा, अन्यथा, आपकी आत्म-अनुशासन की कमी कर्मचारियों में काम के प्रति समान दृष्टिकोण पैदा करेगी।

अपने आसपास के लोगों का सम्मान करें

बॉस बनकर और बड़े ऑफिस में शिफ्ट होकर, कई कर्मचारी यह भूल जाते हैं कि वे भी कभी सामान्य कर्मचारी थे और करियर की सीढ़ी के निचले पायदान से शुरुआत की थी। ऐसे लोग अक्सर अपने कर्मचारियों के साथ पक्षपात, अहंकार, और असम्मान से पेश आते हैं। यदि आप विश्व-स्तरीय नेता बनना चाहते हैं, तो आपको इस प्रकार के अनुचित व्यवहार में संलिप्त नहीं होना चाहिए। याद रखें कि कंपनी में आपके पास जो भी पद है, आपको अपने आसपास के लोगों के साथ, चाहे वो सहकर्मी हों या अधीनस्थ, हमेशा सम्मानपूर्वक व्यवहार करना चाहिए। हर बार जब आप किसी को अपमानित करना चाहते हैं या किसी कर्मचारी के साथ असम्मानजनक व्यवहार करना चाहते हैं, तो याद रखें कि आप भी कभी उनके स्थान पर थे। आपको भी कठिनाई हुई थी जब आपको कुछ नया सीखना पड़ा था और आपके बॉस ने आपके साथ जिस तिरस्कारपूर्ण तरीके से पेश आए थे उससे आप बहुत नाराज थे।

दृढ़ता

दृढ़ता एक नेतृत्व कौशल है जिसके बिना आप किसी कंपनी का सही ढंग से संचालन नहीं कर पायेंगे। चाहे वह एक व्यवसाय हो या बड़ी कंपनी में एक छोटा विभाग। हमें यह स्वीकार करना होगा कि जब दृढ़ता नहीं होती है, तोboth नेताओं और सामान्य लोगों के लिए जीवन में चीजों को प्राप्त करना बहुत कठिन होता है। अगर आप वास्तव में शीर्ष पद प्राप्त करना चाहते हैं या पहले से ही इसे धारण कर रहे हैं, तो आपको पूरी तरह से दृढ़संकल्प होना चाहिए। किसी चीज से डरें नहीं।अपने कर्मचारियों के साथ बोझ साझा किए बिना, स्वतंत्र रूप से समयानुकूल, महत्वपूर्ण और जिम्मेदार निर्णय लेना सीखें।

उन्नत तकनीकी कौशल

यह आत्म-व्याख्यात्मक लगता है। एक व्यक्ति जो सबसे ऊंचे पद का लक्ष्य रखता है उसे समय के साथ कदम से कदम मिलाकर चलना चाहिए, आधुनिक तकनीक, कंप्यूटर सॉफ्टवेयर, और विभिन्न ऐप्स का उपयोग करना आना चाहिए। आपको कर्मचारियों का प्रबंधन करना कठिन होगा यदि आपके पास अपने कर्मचारियों के समान कौशल नहीं हैं। इसके अलावा आपको अपने कर्मचारियों से एक कदम आगे रहना होगा और उन्हें नई चीजें सिखानी होगी। नई प्रोग्राम्स और कार्य के तरीकों को लागू करें जबकि तकनीकी जानकार बनें। यदि आप अपने काम और प्रबंधन में विशेषज्ञ नहीं हैं, तो आप सम्मानित नहीं होंगे और धोखे के शिकार हो जाएंगे। यही कारण है कि महान नेतृत्व कौशल पाने के लिए, आपको प्रगतिशील होना होगा और अपनी कंपनी में जो कुछ भी हो रहा है उसके बारे में जागरूक रहना होगा।

ये एक अच्छे कंपनी सीईओ के पास होने वाले एकमात्र नेतृत्व कौशल नहीं हैं। इस लेख का अगला भाग अन्य चरित्र गुणों के बारे में बताएगा जो आपको एक अच्छे कंपनी प्रबंधक बनाएंगे या आपको पद जल्दी प्राप्त करने में मदद करेंगे। इस लेख के दूसरे भाग में अन्य शीर्ष प्रबंधक कौशल जानें: शीर्ष प्रबंधकों के लिए मुख्य नेतृत्व कौशल। जारी।

जहां लोग 10 साल पहले दूर से काम करने का सपना भी नहीं देख सकते थे, वहीं आजकल हर दूसरी कंपनी कम से कम एक दूरस्थ कर्मचारी का उपयोग करती है। बड़े निगम और उद्यम पूरे दूरस्थ कार्यकर्ता कर्मचारियों को नियुक्त करते हैं, जिनकी कार्यालय के मैदान पर उपस्थिति की आवश्यकता नहीं होती है। पीआर प्रबंधक, एचआर विशेषज्ञ, कॉपीराइटर, पत्रकार, फोटोग्राफर, ब्लॉगर, एकाउंटेंट्स उन पेशेवरों की सूची बनाते हैं जो दूरस्थ कार्य के लिए बनाए गए या अनुकूलित किए गए हैं, जो इतना बड़ा है कि इसे अंतहीन रूप से विस्तारित किया जा सकता है। आइए इसके बजाय सही स्टाफ़ प्रेरणा विचारों के बारे में बात करें ताकि दूरस्थ कर्मचारी आर्थिक रूप से प्रभावी और उत्पादक हो सकें।

शुरुआत में, ऐसा लगता है कि दूरस्थ कर्मचारियों के मामले में कर्मचारी प्रेरणा का काम लेना सबसे आसान नहीं है, क्योंकि अधिकांश मामलों में हम स्वतंत्रता के प्रेमी, आत्मनिर्भर और थोड़ा सा मनमौजी लोगों के बारे में बात करते हैं। हमारे कर्मचारी प्रेरणा सलाह का उपयोग करके, आप प्रेरित करने और प्रबंधन में माहिर बन जाएंगे, भले ही कहा गया कर्मचारी आपके कार्यालय से हजारों मील दूर काम करता हो।

पहली और संभवतः सबसे महत्वपूर्ण सलाह: संपर्क में रहें

हम सोशल नेटवर्क्स, स्काइप कॉन्फ्रेंस और अंतहीन बिजनेस पत्राचार के समय में रहते हैं। एक ओर, सोशल नेटवर्क्स और विभिन्न मैसेंजर के माध्यम से लगातार उपलब्ध होना, या सप्ताह में एक बार स्काइप कॉल पकड़ना कठिन या समय लेने वाला लग सकता है। दूसरी ओर, यदि आप दूरस्थ स्टाफ सदस्यों के साथ लगातार संपर्क में हैं, तो ये कार्यकर्ता किसी भी समय अपने रुचि के प्रश्न पूछ सकते हैं। यह उन गलतियों को रोकने की अनुमति देता है जो कंपनी को बहुत अधिक पैसे का नुकसान पहुंचा सकती हैं। कॉल पर अनावश्यक घंटों बर्बाद न करें, बस ऑनलाइन रहें या ऐसा समय निर्धारित करें जब आप अपने कर्मचारियों के लिए उपलब्ध हों। उदाहरण के लिए, सोमवार और बुधवार को दोपहर 1 बजे से 2 बजे तक का समय निर्धारित करें जब आप किसी विशेष कर्मचारी से बात कर सकते हैं।

दूसरी, हालांकि कम महत्वपूर्ण नहीं, सलाह: कार्यों को स्पष्ट और सटीक रूप से तैयार करें

शुरुआत में, जिस तरह से दूरस्थ कार्य संचालित होता है वह काफी आसान लगता है: आप अपने कर्मचारी को अपनी कंपनी के बारे में बुनियादी जानकारी देते हैं, कुछ कार्य विशेषताओं की व्याख्या करते हैं, उसे कार्य देते हैं और देखते हैं कि यह कैसे किया जाता है। हालांकि, लगता है कि कार्य को ठीक से और सटीक रूप से स्पष्ट करना और भी महत्वपूर्ण है। आपको यह नहीं मानना चाहिए कि एक दूरस्थ स्टाफ वर्कर जो यह नहीं समझता कि उसे क्या करने के लिए कहा गया था, वह बहुत सारे फॉलो-अप प्रश्न पूछेगा। ज्यादातर कर्मचारी इसे अपने उपर बोझ नहीं मानते और अपने समझने के तरीके के अनुसार काम करते हैं। सभी कर्मचारी अपना काम बार-बार नहीं करना चाहते हैं यदि आप एक निश्चित कार्य के प्रदर्शन के तरीके से असंतुष्ट हैं। इसीलिए, दूरस्थ कर्मचारियों को प्रबंधित करना दूरस्थ कर्मचारियों के लिए स्पष्ट और सटीक कार्यों के साथ आना चाहिए। यह एक फलदायी और लंबे समय तक चलने वाली साझेदारी बनाने की अनुमति देगा। पहली बार में सब कुछ स्पष्ट रूप से समझाकर, आप अपने कीमती समय और पैसे को तब बचा सकते हैं जब कोई गलती करता है।

तीसरी समान रूप से महत्वपूर्ण सलाह: बोनस दें

वित्तीय प्रेरणा एक क्लासिक है, लेकिन दुर्भाग्य से इस पुराने लेकिन प्रयुक्त स्टाफ प्रेरणा विचार से कोई बचाव नहीं है। हर कोई भुगतान प्राप्त करना पसंद करता है, और उन्हें बोनस और भी अधिक पसंद होता है। यही कारण है कि यदि आप देखते हैं कि एक कर्मचारी अपने कार्यों को समय पर करता है, पहल करता है, वह विनम्र है, मेहनती है और कभी-कभी अधिक समय तक काम करता है, तो कंजूसी न करें और छोटे बोनस की प्रणाली स्थापित करें या तिमाही या आधे साल में बड़े नगद राशि का भुगतान करें। इस तरह श्रमिक अपने काम में रुचि लेंगे और इसे तुरंत और खुशी से पूरा करेंगे।

चौथी सलाह: मौलिक उपहार

यह विधि केवल उन नियोक्ताओं के लिए उपयुक्त है जो फैनैटिकली और वास्तव में अपने व्यवसाय के प्रति दीवानगी रखते हैं और इसमें शामिल प्रत्येक व्यक्ति को महत्व देते हैं। जब आप किसी दूरस्थ कर्मचारी को वर्षों से जानते हैं और वह अपना काम ईमानदारी से करता है, तो वह सम्मान और यहाँ तक कि मित्रतापूर्ण व्यवहार के योग्य होता है। इसलिए आप श्रमिक प्रेरणा को मौलिक रोचक उपहारों से बढ़ा सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप लंबे समय से किसी कर्मचारी को जानते हैं और जानते हैं कि वह बड़ा हॉकी प्रशंसक है, तो आप उसके जन्मदिन के लिए या तिमाही के अंत में उपहार के रूप में हॉकी मैच टिकट खरीद सकते हैं। जब आपकी कंपनी में कोई विवाहित महिला काम कर रही हो जो आपके प्रोजेक्ट्स पर बहुत अधिक समय बिताती है, तो उसे दो मूवी या थिएटर टिकट दें, ताकि वह अपने पति के साथ एक प्यारी शाम बिता सके। जबकि दूरस्थ कर्मचारी दूर होते हैं, वे अब भी आपके टीमें के महत्वपूर्ण हिस्सा होते हैं और आपको उनके साथ पूर्वाग्रह या प्रोत्साहन नहीं करना चाहिए जिस तरह से आप नियमित कार्यालय कर्मचारियों के साथ करते हैं।

पाँचवीं महत्वपूर्ण सलाह: विश्वास

एक अनुभवी सीईओ को निश्चित रूप से दूरस्थ कर्मचारियों के प्रबंधन में शामिल होना चाहिए और चीजों पर नजर रखनी चाहिए, लेकिन विश्वास के बारे में नहीं भूलना चाहिए। बेशक, यदि आपने पहले कभी दूरस्थ स्टाफ नहीं रखा है, तो आपको इस प्रक्रिया के कुछ पहलुओं को समायोजित करना और कर्मचारियों पर भरोसा करना और उन्हें अधिकार देना कठिन होगा। जबकि आप दूरस्थ कर्मचारियों की निगरानी नहीं कर सकते कि वे हर कदम कैसे उठाते हैं, अपने पीसी के पीछे कितना समय बर्बाद करते हैं, कितनी बार वे रसोई जाते हैं या फोन कॉल के साथ अपने आप को विचलित करते हैं, आपको फिर भी उन्हें विश्वास करना सीखना होगा। जब आप किसी कर्मचारी को दूरस्थ काम के लिए रखते हैं, तो आपको यह पता लगाने की जरूरत होती है कि व्यक्ति कितना उत्तरदायी, एकल-मनोजनक, योग्य है और अपनी प्राथमिकताओं को सही से निर्धारित कर सकता है। अनुभवी शीर्ष प्रबंधक आसानी से एक सुस्त व्यक्ति को पहचान सकते हैं या अपनी टीम में एक मेहनती विशेषज्ञ को जोड़ सकते हैं।

छठी सलाह: समय-सीमा निर्धारित करें

किसी कर्मचारी को कार्य सौंपते समय, समय-सीमा निर्धारित करना और उन्हें उनके काम को समय पर जमा न करने के परिणामों के बारे में चेतावनी देना आवश्यक है। यदि आप समय-सीमा निर्धारित करने में विफल होते हैं, तो एक कार्यकर्ता आलसी हो जाएगा और अपने हितों की दिशा में आगे बढ़ेगा, बजाए कि उसका दिया गया काम हो। परिणामस्वरूप, काम अंतिम मिनट में किया जाएगा और वह भी थोड़ा अधूरा।

सातवीं सलाह: अच्छा रवैया

दुर्भाग्य से, ऐसा नौकरी खोजना काफी कठिन होता है जहां आपकी सराहना की जाएगी, आपका सम्मान किया जाएगा और आपकी राय को सुना जाएगा। यही कारण है कि आजकल कर्मचारियों के प्रति अच्छा रवैया का मूल्य सोने के बराबर होता है। कई लोग अपने कार्यालय की नौकरी को दूरस्थ कार्य के लिए बदलते हैं क्योंकि वे अपने नियोक्ताओं की शर्मनाक शोषण से थक चुके होते हैं और झगड़ते हुए समूह से थक जाते हैं। ऐसे सीईओ जो दूरस्थ कार्यकर्ताओं की एक स्टाफ की नियुक्ति करते हैं, उन्हें उनका सम्मान करने की कोशिश करनी चाहिए। उनसे पूछें कि उनका दिन कैसा रहा, क्या उनके परिवार में सब कुछ ठीक है, उनके रहने वाले देशों और शहरों का मौसम कैसा है। यह महत्वपूर्ण है कि इन बातचीत को बहुत ही निजी न बनाया जाए और ना ही परिचय की सीमा तक पहुंचे।

दोस्तों, हमें आशा है कि आप इन सलाह को दूरस्थ कर्मचारियों के साथ काम करने में उपयोगी पाएंगे और यह आपको उनके साथ लंबी अवधि और उत्पादक संबंध बनाने में मदद करेगा। याद रखें कि आपकी कंपनी में काम के प्रोसेस को कितना सुव्यवस्थित किया गया है, इसके लिए आप जिम्मेदार हैं। केवल सबसे अनुभवी, प्रतिभाशाली, दृढ़ और उन्नत नियोक्ता ही अपने व्यवसायों को शीर्ष पर ले जाएंगे।

नियोक्ता और कर्मचारियों के बीच संबंध किसी भी संगठन में एक सूक्ष्म वातावरण बनाने का आधार होते हैं। कई CEO प्रभावी कर्मचारी संचार के सिद्धांतों को सीखने में विफल रहते हैं और मानते हैं कि उनके पास प्रभावी संचार कौशल स्वाभाविक रूप से होते हैं। आइए न भूलें कि हम हमेशा बदलते और गतिशील समय में जीते हैं। आधुनिक नौकरी बाजार आत्मविश्वासी और प्रतिस्पर्धी विभिन्न व्यवसायों के प्रतिनिधियों से भरा हुआ है। पहले, कर्मचारियों से बिना किसी कारण के आक्रामकता, पक्षपात, दंड और डांट-फटकार को चुपचाप सहने की अपेक्षा की जाती थी। आजकल, यहां तक कि सबसे कम योग्य कर्मचारी भी आत्म-सम्मान के साथ चलते हैं और बिना किसी भय के नौकरी बाजार में अनचाहे हो जाने के बिना ही नौकरी बदल लेते हैं। कई अनुभवी नियोक्ता जानते हैं कि योग्य, ईमानदार और वफादार कर्मचारियों को खोज पाना कितना कठिन है। यही कारण है कि परिष्कृत संगठनात्मक संचार किसी भी कंपनी में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। एक व्यवसाय को समय की तरह चलाने के लिए, कर्मचारियों और नियोक्ताओं को समझौता करना और हर बोले गए और सुने गए शब्द का वजन करना होगा, जबकि शिष्टता के स्तर को बनाए रखना होगा। आइए कर्मचारियों के साथ संवाद करने के उचित तरीकों और उपायों को समझने की कोशिश करें ताकि आप अपनी टीम को सबसे प्रभावी कार्यबल बना सकें जिसे आपने कभी प्रबंधित करने का सुख प्राप्त किया हो।

अंतर संचार तकनीकों का सामान्यतः उपयोग

किसी कंपनी का नेतृत्व करना सबसे आसान काम नहीं है। वित्तीय दायित्व और कर्मचारी स्वयं आपके जिम्मेदारी के क्षेत्र होते हैं। एक शीर्ष कंपनी प्रबंधक को बुद्धिमान, लचीला, अपने निर्णयों का लगातार मूल्यांकन करने वाला, और शक्तियों के सही तरीके से प्रतिनिधि करने में अनुभवी होना चाहिए। टीम प्रबंधन सेमिनार, वेबिनार, और प्रशिक्षण की बड़ी संख्या उपलब्ध है, जहां आप आवश्यक जानकारी और आवश्यक कौशल प्राप्त कर सकते हैं। किसी भी स्वाभिमानी नियोक्ता को कर्मचारियों की नयी भर्ती और प्रबंधन के नए रुझानों के साथ बने रहने के लिए कम से कम एक सेमिनार में भाग लेना चाहिए। आपको अपने ही कर्मचारी प्रबंधन शैली पर भी काम करना होगा।

आमतौर पर, कई आंतरिक संचार तकनीक हैं जिन पर विभिन्न पेशेवर प्रशिक्षण सेमिनारों के दौरान चर्चा की जाती है:

• आदेशात्मक। सभी महत्वपूर्ण निर्णय विशेष रूप से नियोक्ता द्वारा लिए जाते हैं। वे सभी असाइनमेंट्स के निष्पादन पर कठोर प्रणालीगत नियंत्रण थोपते हैं। इस प्रबंधन के अंतर्गत, सभी पहल और व्यक्तिगतता को गंभीरता से समाप्त कर दिया जाता है।

• अराजक। नियोक्ता कंपनी के दैनिक व्यवसाय और कर्मचारी के कार्यों से यथासंभव बाहर रहने की कोशिश करता है, चीजों को पूरी तरह से ढीला छोड़ देता है जबकि परिणामों की सारी जिम्मेदारी से बच जाता है।

• लोकतांत्रिक। नियोक्ता निर्णय लेने में कर्मचारियों की भूमिका बढ़ाने का लक्ष्य रखता है, उन्हें अपनी राय व्यक्त करने और उन्हें कम महत्वपूर्ण निर्णय को स्वयं लेने का मौका देता है। इसके अलावा, सभी नए समाधान, सामूहिक लक्ष्य, और कंपनी के उद्देश्यों को नियमित रूप से चर्चा की जाती है, जिसमें प्रत्येक कर्मचारी को मतदान का अधिकार होता है।

इसके अलावा, नियोक्ता कर्मचारी प्रबंधन में संयुक्त रचनात्मकता का उपयोग कर सकते हैं। इस शैली का मुख्य उद्देश्य सकारात्मक परिणाम हासिल करना है, तय लक्ष्य और कार्य कर्मचारियों और नियोक्ता के संयुक्त प्रयासों से।

इनमें से प्रत्येक विधि अपने तरीके से अच्छी है और कुछ परिस्थितियों में उपयुक्त है। आदेशात्मक दृष्टिकोण निरंतर नियंत्रण के कारण कुछ हद तक अच्छे परिणाम देता है, लेकिन इसे केवल महत्वपूर्ण स्थितियों में उपयोग किया जा सकता है। लोकतांत्रिक विधि को लागू किया जा सकता है जब कंपनी का नेतृत्व अत्यधिक बुद्धिमान और प्रबंधकीय कौशल में कुशल होता है। इसके बिना, लोकतांत्रिक आंतरिक संचार तकनीक से एक अच्छा परिणाम प्राप्त करना लगभग असंभव होता है।

एक अनुभवी कंपनी मालिक को कुछ हद तक पूर्वज्ञानी होना चाहिए। मुख्य रूप से, उसे सभी टीम सदस्यों के व्यवहार और व्यक्तित्व लक्षणों का विश्लेषण करना चाहिए, सभी कर्मचारियों की क्षमता का निर्धारण करना चाहिए, विभिन्न स्थितियों के उभरने की संभावना को देखना चाहिए। संगठनात्मक संचार की सही शैली की खोज करते समय इन सभी कारकों को ध्यान में रखना चाहिए।

फ़ीडबैक कर्मचारियों से संवाद करने में एक मूल्यवान कौशल है

उचित फीडबैक की स्थापना करने की क्षमता को प्रभावी कर्मचारी संचार के लिए सबसे महत्वपूर्ण संचार कौशलों में से एक माना जाता है, जो कुछ समय के लिए कंपनी नेतृत्व में होता है। यहां तक कि युवा और अनुभवी CEO को कर्मचारियों से बातचीत करने में सक्षम होना चाहिए, किसी भी गलतफहमी को सुलझाना चाहिए, या उन चीज़ों की ओर ध्यान दिलाना चाहिए जिन्हें सुधारा जा सकता है, अधिकारों को सही ढंग से सौंपना चाहिए, विभिन्न कार्यों पर सलाह देनी चाहिए। स्टाफ सदस्यों से संवाद करना CEO के लिए कोई समस्या नहीं होनी चाहिए। कंपनी के प्रमुख को चाहिए कि वे सबसे असंयमित और ईर्ष्यालु व्यक्तियों के साथ भी संपर्क कर सकें, क्योंकि उचित फीडबैक पारस्परिक रूप से लाभकारी संचार का आधार है। शुरू में, ऐसा लगता है कि जिन मुद्दों को लेकर आपको समस्या है उन पर चर्चा करने के लिए किसी कर्मचारी को बुलाना सबसे आसान काम है। पता चलता है यह बिल्कुल भी आसान नहीं होता। दुनिया भर की सैकड़ों कंपनियों द्वारा आयोजित मनोवैज्ञानिक और समाजशास्त्रीय अनुसंधान के अनुसार फीडबैक कर्मचारी-नियोक्ता संबंधों का सबसे समस्याग्रस्त भाग है। कई कर्मचारी अपने वरिष्ठों के साथ बातचीत के दौरान तनावपूर्ण होते हैं, क्योंकि सही ढंग से स्थापित फीडबैक प्रक्रिया के अभाव में। वे अपनी बात कहने से डरते हैं, खुद को अप्रयुक्त, बेकार और अपमानित महसूस करते हैं। कोई भी या गलत तरीके से स्थापित फीडबैक प्रणाली संगठन में कर्मचारियों को भ्रमित करती है और सामान्य लक्ष्य के लिए संघर्ष की इच्छा को कम करती है। एक प्रतिभाशाली और बुद्धिमान CEO को समझना चाहिए कि फीडबैक एक अच्छा उपकरण है जो यह करने की अनुमति देता है:

• टीम में किसी कर्मचारी के व्यवहार को सही करना

• एक निश्चित विभाग में विकास और योग्यता की ओर एक कर्मचारी का लक्ष्य स्थापित करना

• किसी कर्मचारी के महत्व को रेखांकित करते हुए आभार व्यक्त करना

• कर्मचारियों को नए उपलब्धियों की ओर प्रेरित करना

• किसी कर्मचारी के दुर्व्यवहार के कारण की पहचान करना

अब चलिए हम कुछ आंतरिक संचार तकनीकों को देखते हैं जो आपको एक उचित फीडबैक प्रणाली सेटअप करने में मदद करेंगी। उनका अनुसरण करके, आप अपने कर्मचारियों के साथ आसानी से संवाद करने में सक्षम होंगे।

नियम N1: लक्ष्यों के साथ सटीकता बरतें

किसी कर्मचारी के साथ बैठक से पहले, समझें कि आप क्या लक्ष्य प्राप्त करना चाहते हैं और इसे एक कागज पर लिख लें। अपने आप से पूछें: “मैं इस बैठक के दौरान क्या हासिल करना चाहता हूं”? इस तरह आप बातचीत को बहुत आसान बना देंगे।

नियम N2: वार्ता के लिए समय और स्थान हो

आपके लिए यह महत्वपूर्ण है कि आप हाल की घटनाओं पर विचार करें जब आप कर्मचारी से बात करते हैं। सबसे अच्छी प्रथा है कि आप कर्मचारी से संपर्क करें और उसके साथ हाल की घटना पर चर्चा करें। 3 साल पहले जब वह काम में देर से आया था उसका जिक्र करने का कोई मतलब नहीं है अगर वह पिछले सप्ताह देर से आ रहा था। जब आपने देखा कि कुछ कर्मचारी परियोजना के साथ कल या कुछ दिन पहले समस्याएं अनुभव कर रहे हैं, तो इसे चर्चा करना और कुछ सलाह देना समय पर होता है।

नियम N3: कर्मचारियों को चर्चा में शामिल करें

सभी कंपनियों के सभी कर्मचारी यह चाहते हैं कि उन्हें महत्वपूर्ण, आवश्यक और सुना गया महसूस हो। अपने कर्मचारियों को अपनी राय व्यक्त करने दें। सबसे पहले, यह एक अच्छा तरीका है कि कर्मचारियों की स्वतंत्रता और आपके द्वारा चर्चा के दौरान किए गए निर्णयों के लिए जिम्मेदारी को बढ़ावा दिया जाए। दूसरे, कर्मचारियों को उनकी राय व्यक्त करने का अधिकार न देकर, आप खुद को उपयोगी जानकारी से वंचित कर सकते हैं और यहां तक कि खुद को एक असुविधाजनक स्थिति में भी डाल सकते हैं। आप किसी विशेष कर्मचारी की सच्ची क्षमता का पता लगा सकते हैं, कुछ अच्छे विचार प्राप्त कर सकते हैं, और यहां तक कि नए अनुभव भी प्राप्त कर सकते हैं।

नियम N4: सार्वजनिक रूप से प्रशंसा करें, निजी में आलोचना करें

यह एक बहुत महत्वपूर्ण नियम है! इसके कई कारण हैं। सार्वजनिक रूप से आलोचना कर्मचारियों को अपमानित और गहराई तक हतोत्साहित करती है। यदि कंपनी का प्रमुख सार्वजनिक रूप से कर्मचारियों की आलोचना करता है, तो सही संचार संभव नहीं है। समझें कि यदि आप कुछ कर्मचारियों के साथ ऐसा करते हैं, तो आप इसे अन्य कर्मचारियों के साथ भी करेंगे, जो तुरंत उन्हें आपके विरुद्ध कर देगा। प्रशंसा को ईमानदारी से व्यक्त किया जाना चाहिए, चाहे वह सार्वजनिक रूप से हो या निजी तौर पर।

नियम N5: घटनाओं और क्रियाओं पर चर्चा करें

किसी भी स्थिति में निजी नहीं होना चाहिए और लोगों को लेबल नहीं करना चाहिए। जब आप अपने कर्मचारियों से व्यक्तिगत और सामूहिक रूप से बात करते हैं, तो केवल घटनाओं और कार्यों पर ध्यान दें, न कि कर्मचारियों पर। लोगों को लेबल करना या अपमानित करना बहुत आसान है, लेकिन टीम संचार को पुनः स्थापित करने में महीने या साल लग सकते हैं।

जिस तरीके से आप अपने कर्मचारियों से संवाद करते हैं और जो संचार शैली आप उपयोग करते हैं, वह पूरी तरह से आप पर निर्भर करता है। आप हमारी सलाह की अनदेखी कर सकते हैं और कर्मचारियों के साथ समुचित फ़ीडबैक स्थापित करने में असफल रह सकते हैं, परंतु इस तरह आपकी करियर बहुत ही अल्पकालिक हो सकती है। CEO के रूप में आपको एक सरल बात समझनी चाहिए: आपको और आपके कर्मचारियों को सामान्य लक्ष्यों और कार्यों के साथ-साथ टीम वातावरण को यथासंभव सुखद बनाने के लिए उन्मुख होना चाहिए। शुभकामनाएँ, प्रिय नियोक्ताओं। अपने कौशल में सुधार करने पर हार न मानें और आप सब कुछ हासिल करेंगे!

एक कंपनी पुरानी व्यावसायिक विचारों और प्रथाओं पर अपनी पूरी किस्मत लगाकर विकसित और अधिक लाभदायक नहीं हो सकती। इसका प्रबंधन बदलते बाजार के अनुसार समायोजित करने के लिए नए अवधारणाओं के साथ प्रयोग करना होगा। फिर उन विचारों के आधार पर उत्पाद और सेवाएँ बनाई जा सकती हैं। सुनने में यह सरल लगता है, लेकिन वास्तविकता कहीं अधिक जटिल होती है। एक बात है विचार के साथ आना, लेकिन इसके चारों ओर एक परियोजना बनाना पूरी तरह से अलग बात है।

चीजें इतनी हाथ से बाहर हो सकती हैं कि सभी परियोजनाओं का केवल एक तिहाई ही समय पर और शुरुआती बजट के साथ उत्पादन चक्र से बाहर आता है। ऐसा अनुभवहीन परियोजना प्रबंधकों द्वारा की गई गलतियों के कारण होता है। हम आपको 5 सामान्य प्रबंधन समस्याएँ प्रदान करते हैं जो परियोजना योजना के विशिष्ट क्षेत्रों की उपेक्षा से उत्पन्न होती हैं। उन्हें पार करने के बाद, आप परियोजनाओं का प्रभावी ढंग से प्रबंधन करने में सक्षम होंगे।

परियोजना का लक्ष्य परिभाषित करने में विफलता प्रबंधकों द्वारा की गई सबसे बड़ी गलती है

अमेरिकी परियोजना प्रबंधन संस्थान के कई शोध पत्रों के अनुसार, एक तिहाई परियोजनाओं में विफल होती हैं क्योंकि उन्हें विकसित करने वालों के पास कोई स्पष्ट दृष्टि नहीं होती। यह सबसे आम प्रबंधन समस्याओं में से एक है। इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप जो हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं, उसका चित्र हो, यह कंपनी को कैसे लाभान्वित करेगा और ग्राहक इसे क्यों उपयोग करना चाहेंगे। अन्यथा, आगे का कोई भी काम अर्थहीन हो जाएगा।

आइए एक छोटे मोबाइल ऐप कंपनी का उदाहरण लेते हैं जो एक पहेली गेम के साथ मोबाइल वीडियो गेम्स के बाजार में विस्तार करना चाहती है। इस मामले में, निम्नलिखित बातें डेवलपर्स द्वारा चर्चा की जाएंगी:

• हमारी लक्षित आयु समूह क्या हैं?

• क्या हमें एक 2D या 3D गेम बनाना चाहिए?

• हम गेम के विभिन्न पहलुओं पर काम करने के लिए कितने डेवलपर्स की आवश्यकता होगी, जैसे मैकेनिक्स, स्तर डिज़ाइन, अवधारणा कला, ध्वनि डिज़ाइन, आदि?

• हमें किस प्रकार का गेम इंजन उपयोग करना चाहिए और क्या हमारे पास इसे लाइसेंस कराने के लिए पर्याप्त धन होगा?

• ग्राहक के लिए गेम की कीमत कितनी होगी?

• हमारे लाभ का कितना हिस्सा इंजन बनाने वाली कंपनी को जाएगा?

इन सभी प्रश्नों को शुरुआती और बाद की कंपनी की बैठकों के दौरान चर्चा की जानी चाहिए। प्रबंधकों और कर्मचारियों को परियोजना के लक्ष्यों तक पहुँचने और इसे पूरा करने के अनुमानित समय के सबसे अच्छे तरीके पर सहमत होना चाहिए।

प्रबंधकों द्वारा की गई शीर्ष गलतियाँ – आवश्यकताओं की कमी

जब आप एक परियोजना की योजना बनाते हैं, तो यह समझना महत्वपूर्ण है कि अंतिम परिणाम कैसा दिखेगा। यह प्रबंधकों द्वारा की गई सबसे बड़ी गलतियों में से एक है। प्रबंधक परियोजना के लिए आवश्यकताओं की एक सूची बनाने और इसे कर्मचारियों को देने के लिए जिम्मेदार होते हैं। सूची में निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए:

• परियोजना विकास के विभिन्न चरणों के लिए आवश्यक कर्मचारियों की संख्या

• परियोजना और उसके घटकों की गुणवत्ता का मूल्यांकन करने के लिए मानदंड

• कर्मचारियों के बीच कार्यभार के विभाजन के सिद्धांत

• परियोजना अनुसूची

• उन उद्देश्यों की सूची जो परियोजना कंपनी के लिए हासिल करेगी

• परियोजना को कितनी बार बदला जाएगा

• प्रारंभिक बजट का आकार

इस सूची में वह अंतिम उत्पाद भी होता है जो विकसित किया जाएगा। एक मोबाइल वीडियो गेम के मामले में, इनमें अवधारणा कला, ऑडियो नमूने, गेम के विभिन्न तत्वों के लिए कोड शामिल हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, यांत्रिकी, भौतिकी, दृश्य प्रभाव एनिमेशन, आदि। प्रत्येक सूची में एक अनुमानित रिलीज की तारीख होनी चाहिए।

अंदाजे बनाना प्रबंधकों द्वारा की गई एक और सामान्य गलती है

समय सीमाएँ परियोजना विकास के दौरान उभरने वाली सामान्य प्रबंधन समस्याओं में से एक हैं। एक अच्छा प्रबंधक को अपनी टीम के संपर्क में रहना चाहिए और प्रत्येक टीम के भीतर प्रगति पर अपडेट के लिए पूछना चाहिए। क्या वे अपनी समय सीमाओं को पूरा कर रहे हैं या उन्हें सब कुछ सही तरीके से करने के लिए अधिक समय की जरूरत है?

कोई अप्रत्याशित घटना सामने आ सकती है और पूरी चीज में देरी हो सकती है। यदि आप आवश्यक गणनाएँ करने में विफल होते हैं, तो आप लगातार समय सीमा को टालते रहने के जोखिम में होंगे। भविष्य की किसी भी समस्या से बचने के लिए, प्रत्येक स्टाफ सदस्य के साथ मिलना और उनके कार्य का समय पर मूल्यांकन करना सबसे अच्छा है।

जोखिम की उपेक्षा करना एक सामान्य प्रबंधन समस्या है

सिद्धांत में, आपकी सभी योजनाएं हर बार सही जगह पर फिट होंगी, लेकिन वास्तविकता में, कोई भी परियोजना देरी, चूक की गई समय सीमा, बीमार कर्मचारी और अन्य दुर्भाग्यपूर्ण घटनाओं के अधीन हो सकती है। उचित जोखिम प्रबंधन कार्यक्रम होने से परियोजना विफलता की संभावनाएं लगभग आधी हो जाती हैं। यह प्रक्रिया undertaken करने में मुश्किल नहीं है लेकिन इसमें उन कई कारकों का उल्लेख करना आवश्यक है जो किसी विशेष परियोजना पर काम करते समय गलत हो सकते हैं। आपके जोखिम की सूची में ऐसे घटनाएं शामिल होनी चाहिए जैसे:

• समय सीमा का पालन करने में विफलता

• मूल परियोजना दायरे के बाहर अतिरिक्त सुविधाओं पर काम करना

• परियोजना दायरे में बदलाव। परियोजना के लक्ष्य, डिलिवरेबल्स, कार्य, लागत और समय सीमा में बदलाव

एक परियोजना प्रबंधक का कार्य जोखिम का मूल्यांकन करना और उनके परियोजना पर प्रभाव स्थापित करना है। उदाहरण के लिए, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि एक उप-प्रोजेक्ट मैनेजर नियुक्त हो जो परियोजना के प्रमुख की जगह ले सके और उसकी अनुपस्थिति में काम जारी रख सके। आप तकनीकी कठिनाइयों का भी सामना कर सकते हैं, जैसे कि उपयोग किए गए हार्डवेयर या सॉफ्टवेयर में अचानक बदलाव, जो आपको अतिरिक्त कर्मचारियों की नियुक्ति की आवश्यकता हो सकती है। आकस्मिकता योजना को परियोजना के लिए सभी चीजों के गलत होने की संभावनाओं को शामिल करना होगा।

प्रबंधकों द्वारा की गई गलतियाँ – कठोर कार्यक्रम होना

एक स्थिर कार्यप्रवाह सुनिश्चित करने का कोई बेहतर तरीका नहीं है बल्कि अपनी टीम का समय निर्धारण करके। समय सारिणी को कार्यभार और समय सीमाओं के बारे में स्पष्ट जानकारी प्रदान करनी होगी। सभी समय सारिणियों को अप्रत्याशित परिस्तिथियों के मामले में कुछ लचीलापन प्रदान करना चाहिए। यदि परियोजना पर काम करने वाले किसी व्यक्ति को किसी बीमारी, पारिवारिक मामले, चोट या किसी अन्य परिस्तिथि के मामले में कुछ समय की जरूरत है, तो वे इसे उचित शर्तों के तहत कर सकते हैं। उस मामले में, आपातकाल की स्थिति में उन्हें कोई व्यक्ति बदलने के लिए होना चाहिए ताकि परियोजना विकास की गति को बनाये रखा जा सके।

आपकी टीम के सदस्यों को नई परियोजना प्रबंधकों के लिए परियोजना में नए विचारों का सुझाव देते समय वही लचीलापन देना महत्वपूर्ण है जो परियोजना को सामान्य रूप से लाभान्वित करेगा। वर्तमान में, परियोजना प्रबंधन को आसान बनाने के लिए कई समाधान उपलब्ध हैं। इनमें सोशल शेयर, राइके, स्लैक, प्रोकॉर और कई अन्य शामिल हैं।

हम एक तेज़-तर्रार दुनिया में रहते हैं जहाँ काम, ज़िम्मेदारी और व्यक्तिगत जीवन का संतुलन बनाना अक्सर भारी लगता है। अंतहीन कार्यों और कड़े समय सीमाओं के साथ, समय का प्रभावी प्रबंधन एक महत्वपूर्ण कौशल बन गया है। यहां तक कि ऐतिहासिक व्यक्ति जैसे जूलियस सीज़र भी प्रभावशाली समय प्रबंधन के मूल्य को समझते थे – उन्होंने हर उपलब्ध क्षण का बुद्धिमानी से उपयोग किया। राजनीतिक कारणों से ग्लैडियेटर लड़ाइयों में भाग लेते समय, उन्होंने खाली समय को बर्बाद नहीं होने दिया, बल्कि आदेश जारी किए और आधिकारिक पत्रों का उत्तर दिया। समय प्रबंधन में महारत हासिल करने से हमें उत्पादक बने रहने, तनाव को कम करने और वास्तव में महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है। आइए 17 सिद्ध समय प्रबंधन टिप्स का अन्वेषण करें जो आपको संगठित और नियंत्रण में रहने में मदद करेंगी।

समय प्रबंधन क्या है?

समय प्रबंधन विभिन्न कार्यों के बीच अपने समय को कुशलता से कैसे विभाजित करना है, इसका नियोजन और संगठन करने की प्रक्रिया है। यह आपको उत्पादक बने रहने, समय सीमा को पूरा करने और काम के साथ व्यक्तिगत जीवन का संतुलन बनाने में मदद करता है। अच्छा समय प्रबंधन यह सुनिश्चित करता है कि आप महत्वपूर्ण गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करें बजाय इसके कि आप लगातार तात्कालिक लेकिन कम महत्वपूर्ण कार्यों पर प्रतिक्रिया दें। चाहे आप एक व्यवसाय का प्रबंधन कर रहे हों, एक टीम का नेतृत्व कर रहे हों या व्यक्तिगत परियोजनाओं पर काम कर रहे हों, समय का प्रभावी ढंग से प्रबंधन कैसे करना है यह सफलता के लिए एक प्रमुख कौशल है।

अब आइए 15 समय प्रबंधन टिप्स का अन्वेषण करें जो आपको अधिक स्मार्ट तरीके से काम करने और बेहतर परिणाम प्राप्त करने में मदद करेंगे।

प्रभावी समय प्रबंधन के लिए 17 टिप्स की सूची

1. जानें कि आप अपना समय कैसे बिताते हैं

समय प्रबंधन को सुधारने से पहले यह महत्वपूर्ण है कि आप यह विश्लेषण करें कि वर्तमान में आपका समय कैसे व्यतीत हो रहा है। जब तक आपको यह स्पष्ट रूप से पता नहीं चलता कि आपके घंटे कहाँ जा रहे हैं, तब तक उनका अनुकूलन करना मुश्किल हो जाता है।

शुरू कैसे करें:

• अपनी गतिविधियों को ट्रैक करें – कुछ दिनों के लिए समय-ट्रैकिंग ऐप का उपयोग करें या कार्यों की सूची बनाएं। अपने द्वारा किए गए हर कार्य को लिखें, काम से लेकर ब्रेक और व्यक्तिगत ध्यान बंटाने तक।
• पैटर्न की पहचान करें – ट्रैकिंग के बाद रुझानों को देखें। क्या आप बहुत अधिक समय ईमेल पर व्यतीत कर रहे हैं? क्या मीटिंग्स आपके दिन का अधिकांश समय लेती हैं?
• उत्पादकता स्तर का आकलन करें – कुछ कार्य आवश्यक हैं, जबकि अन्य अनावश्यक हैं। ऐसे कम प्राथमिकता वाले कार्यों को समाप्त करें जो आपके लक्ष्यों में योगदान नहीं देते।

यह समझकर कि आप वर्तमान में समय को कैसे मैनेज कर रहे हैं, आप दक्षता सुधारने के लिए सूचित निर्णय ले सकते हैं।

2. सही लक्ष्यों को निर्धारित करें

लक्ष्यों के बिना, समय का प्रबंधन दिशाहीन हो जाता है। स्पष्ट उद्देश्यों की स्थापना काम को प्राथमिकता देने, प्रेरणा बढ़ाने और प्रगति को मापने में मदद करती है।

a) स्मार्ट लक्ष्य निर्धारित करें

स्मार्ट लक्ष्यों का अर्थ है:

• विशिष्ट – ठीक-ठीक परिभाषित करें कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं।
• मापन योग्य – प्रगति को ट्रैक करने के लिए मानदंड स्थापित करें।
• प्राप्त करने योग्य – सुनिश्चित करें कि लक्ष्य वास्तविकवादी है, दी गई समय और संसाधनों को देखते हुए।
• प्रासंगिक – लक्ष्यों को व्यापक उद्देश्यों के साथ संरेखित करें।
• समयबद्ध – एक समय सीमा निर्धारित करें ताकि तात्कालिकता बनी रहे।

उदाहरण: “मैं अधिक उत्पादक बनना चाहता हूँ” कहने के बजाय इसे इस प्रकार फिर से तैयार करें: “मैं हर हफ्ते तीन रिपोर्ट पूरी करूंगा, हर सुबह गहन कार्य सत्रों पर ध्यान केंद्रित करके।”

b) समय सीमा निर्धारित करें

यहां तक कि अगर कार्यों की बाहरी समय सीमा नहीं है, तब भी स्व-निर्धारित समय सीमाएं काम को संरचित रखती हैं। समय सीमाएं टालमटोल को रोकती हैं और आपको जवाबदेह बनाए रखती हैं।

• बड़े लक्ष्यों को मील के पत्थरों में विभाजित करें – एक बड़े प्रोजेक्ट को एक बार में पूरा करने का लक्ष्य रखने की बजाए इसे छोटे समय सीमाओं में बाँट दें।
• समय ब्लॉकिंग का उपयोग करें – विभिन्न कार्यों के लिए विशिष्ट समय स्लॉट असाइन करें ताकि ध्यान भंग न हो।
• बफर समय बनाएं – अप्रत्याशित समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं, इसलिए परिवर्तनों या विलंब के लिए अतिरिक्त समय छोड़ें।

लक्ष्य समय प्रबंधन को संरचना देते हैं, जिससे पथ पर बने रहना आसान हो जाता है।

3. एक योजना बनाएं: कार्यों को प्रभावी ढंग से प्राथमिकता देने की रणनीतियाँ

प्रभावी समय प्रबंधन के लिए रणनीतिक कार्य प्राथमिकता आवश्यक है। बिना तात्कालिकता या महत्व पर विचार किए केवल कार्यों की सूची बनाना अक्षमता की ओर ले जा सकता है।

a) टू-डू लिस्ट के बजाय प्राथमिकता सूची बनाएं

एक साधारण टू-डू लिस्ट संरचना की कमी होती है। इसके बजाय आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करें, जो तात्कालिकता और महत्व के आधार पर कार्यों को वर्गीकृत करता है:

• तात्कालिक और महत्वपूर्ण – इन्हें तुरंत निपटाएं।
• महत्वपूर्ण लेकिन तात्कालिक नहीं – इन्हें बाद के लिए शेड्यूल करें।
• तात्कालिक लेकिन महत्वपूर्ण नहीं – इन कार्यों को दूसरों को सौंपें।
• न तो तात्कालिक और न ही महत्वपूर्ण – इन्हें समाप्त करें या कम से कम करें।

यह विधि सुनिश्चित करती है कि आवश्यक कार्यों को प्राथमिकता दी गई है और गैर-आवश्यक कार्य मूल्यवान समय नहीं लेंगे।

b) दिन के अंत में आगे के लिए योजना बनाएं

कामकाजी दिन के अंत में 5-10 मिनट लेना अगली सुबह समय बचाता है और प्रयास को बेकार होने से रोकता है।

• पूरित कार्यों की समीक्षा करें।
• अपूर्ण कार्यों की पहचान करें।
• अगले दिन के लिए प्राथमिकताएं निर्धारित करें।

यह आदत हर सुबह एक सुगम शुरुआत सुनिश्चित करती है।

c) दोहरावदार कार्यों को स्वचालित करें

स्वचालन मौलिक कार्य को कम करता है और अधिक मूल्यवान गतिविधियों के लिए समय मुक्त करता है। विचार करें कि आप इसे स्वचालित कर सकते हैं:

• ईमेल प्रतिक्रियाएँ – सामान्य पूछताछ के लिए टेम्पलेट का उपयोग करें।
• अनुसूची – स्वचालित बैठक अनुस्मारक सेट करें।
• डेटा एंट्री – दोहरावदार कार्यों को सुव्यवस्थित करने के लिए सॉफ्टवेयर का उपयोग करें।

स्वचालन समय प्रबंधन का एक शक्तिशाली समाधान है जो दक्षता बढ़ाता है।

d) प्रत्येक कार्य को छोटे-छोटे हिस्सों में बाँटें

बड़े कार्य भारी महसूस होते हैं, जिससे टालमटोल होता है। इन्हें छोटे, क्रियान्वयन योग्य चरणों में बांटने से वे अधिक प्रबंधन करने योग्य हो जाते हैं।

उदाहरण के लिए: ‘परियोजना पूरी करें’ लिखने की बजाय इसे इस प्रकार तोड़ें:

1. सूचनाएँ एकत्रित करना
2. मुख्य बिंदु तैयार करना
3. सामग्री का मसौदा तैयार करना
4. संपादित और अंतिम रूप देना

छोटे कदम गति का निर्माण करते हैं और प्रगति को दृश्य बनाते हैं।

e) गैर-आवश्यक कार्य/गतिविधियाँ हटाएँ

समय लेने वाली लेकिन कम मूल्य वाली गतिविधियाँ उत्पादकता को कम करती हैं। उन कार्यों को पहचाने जो लक्ष्यों में योगदान नहीं देते और उन्हें अपनी अनुसूची से हटा दें।

• अनावश्यक बैठकों को कम करें।
• सोशल मीडिया स्क्रॉलिंग को सीमित करें।
• असंरचित कार्य सत्रों से बचें।

केवल उच्च प्रभाव वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने से समय दक्षता में सुधार होता है।

f) सबसे कठिन कार्य पहले करें

इसे ईट दैट फ्रॉग विधि भी कहा जाता है, इस दृष्टिकोण में सबसे कठिन या सबसे महत्वपूर्ण कार्य से शुरुआत करना शामिल है।

• चुनौतीपूर्ण कार्य अधिक मानसिक ऊर्जा की आवश्यकता होती है — इन्हें जल्दी करना उच्चतम ध्यान सुनिश्चित करता है।
• एक कठिन कार्य पूरा होने के बाद, अन्य कार्य आसान लगते हैं।
• सुबह मानसिक बोझ को कम करने से दिनभर उत्पादकता बढ़ती है।

सबसे कठिन कार्य पहले निपटाना एक आदत बना लें।

g) बैठकों या ध्यान समय के बीच जल्दी कार्य करें

बैठकों या कार्य सत्रों के बीच छोटे-छोटे अंतराल का उपयोग छोटे लेकिन आवश्यक कार्यों के लिए किया जा सकता है, जैसे:

• त्वरित ईमेल का जवाब देना।
• फाइलें व्यवस्थित करना।
• आगामी कार्य के लिए नोट्स तैयार करना।

यह विधि सुनिश्चित करती है कि डाउनटाइम का कुशलतापूर्वक उपयोग हो।

h) समान कार्यों को एक साथ प्रक्रिया करें

असंबंधित कार्यों के बीच स्विच करने से मानसिक स्विचिंग लागत के कारण दक्षता कम होती है। इसके बजाय, समान कार्यों को एक साथ प्रक्रिया करें:

• लगातार चेक करने के बजाय निर्धारित समय पर ईमेल का जवाब दें।
• सभी कॉल एक ही ब्लॉक में निर्धारित करें।
• संबंधित कार्यों (जैसे सामग्री लेखन और अनुसंधान) को एक साथ समूहित करें।

यह तकनीक ध्यान और कार्यप्रवाह में सुधार करती है।

i) कार्यों को सौंपें

यदि किसी कार्य के लिए आपके प्रत्यक्ष हस्तक्षेप की आवश्यकता नहीं है, तो उसे किसी और को सौंप दें। कार्य सौंपने से आपको उच्च प्राथमिकता के काम पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है, जबकि यह सुनिश्चित होता है कि सब कुछ पूरा हो जाए।

प्रभावी कार्य सौंपने में शामिल हैं:

• कौशल स्तर के आधार पर कार्यों को सौंपना।
• स्पष्ट निर्देश प्रदान करना।
• जवाबदेही के लिए समयसीमा निर्धारित करना।

कार्य सौंपना दक्षता सुधारने के लिए सबसे अच्छी समय प्रबंधन रणनीतियों में से एक है।

j) अपने कार्यों का ऑडिट करें

समय के उपयोग की नियमित समीक्षा करने से उत्पादकता की आदतें सुधारने में मदद मिलती है। खुद से पूछें:

• क्या कुछ कार्य अपेक्षा से अधिक समय ले रहे हैं?
• क्या बर्बाद समय के पैटर्न हैं?
• क्या कुछ सुधारा या हटाया जा सकता है?

कार्य ऑडिट दैनिक अनुसूचियों को अनुकूलित करने में मदद करता है।

k) दैनिक अनुसूची का पालन करें

संरचित दिनचर्या निरंतरता बनाती है, जिससे समय को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना आसान हो जाता है।

दैनिक अनुसूची का पालन करने के लिए सुझाव:

• कार्य के निश्चित घंटे सेट करें।
• ब्रेक के लिए समय निर्धारित करें।
• संरचित कार्य अनुक्रम का पालन करें।

समय प्रबंधन में निरंतरता महत्वपूर्ण है।

4. एक व्यक्तिगत अनुसूची बनाएं

सामान्य अनुसूची हर किसी के लिए काम नहीं करती। समय को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए, अपनी ऊर्जा स्तरों और कार्य आदतों के अनुरूप एक अनुसूची डिज़ाइन करें।

• उत्पादकता के सर्वोच्च घंटे पहचानें – कुछ लोग सुबह सबसे अच्छा ध्यान केंद्रित करते हैं, जबकि अन्य दिन में बाद में अधिक उत्पादक होते हैं। उच्च प्राथमिकता वाले कार्यों को ऊर्जा की चरम घंटों में निर्धारित करें।
• समय ब्लॉकिंग का उपयोग करें – गहरे कार्य, बैठकों, और प्रशासनिक कार्यों के लिए विशिष्ट समय स्लॉट आवंटित करें।
• ब्रेक शामिल करें – कार्यों के बीच छोटे ब्रेक एकाग्रता में सुधार करते हैं और बर्नआउट को रोकते हैं।

एक व्यक्तिगत अनुसूची अधिकतम दक्षता को सुनिश्चित करती है कि जब आप सबसे अधिक केंद्रित होते हैं, तब कार्य पूरा किया जाता है।

5. खोज और सारांश के लिए AI का उपयोग करें

कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) शोध को स्वचालित करके और जानकारी को सारांशित करके घंटे बचा सकती है। AI संचालित उपकरण पेशेवरों को समय का समझदारी से उपयोग करने में मदद करते हैं, मैन्युअल कार्यों में व्यतीत समय को कम करके।

उदाहरण:

• सारांशण उपकरण – लम्बे दस्तावेजों को मुख्य निष्कर्षों में परिवर्तित करें।
• स्वचालित सहायक – बैठकें निर्धारित करना और अनुस्मारक संभालना।
• AI आधारित शोध उपकरण – जानकारी जुटाने की गति बढ़ाएं।

AI को शामिल करके, आप समय प्रबंधन कौशल में सुधार कर सकते हैं और अधिक रणनीतिक कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

6. एक कैलेंडर बनाएं

एक सुव्यवस्थित कैलेंडर को निर्धारित करने के संघर्ष को रोकता है और कार्यों को कुशलता से संतुलित करने में मदद करता है।

a) अनुस्मारक सेट करें

अनुस्मारक सुनिश्चित करते हैं कि समयसीमा, बैठकों और महत्वपूर्ण घटनाओं को नहीं भुलाया जाए। उपयोग करें:

• मुख्य समय सीमाओं के लिए कैलेंडर अधिसूचनाएं।
• दैनिक प्राथमिकताओं के लिए कार्य प्रबंधन ऐप्स।

b) सूचनाओं को स्नूज़ करें

जबकि अनुस्मारक उपयोगी होते हैं, लगातार अलर्ट व्याकुलता ला सकते हैं। निर्धारित करें “ध्यान केन्द्रित अवधि” जहां सूचनाएं मौन होती हैं। यह आपको ध्यान केंद्रित कार्य पर बिना बाधा के ध्यान केंद्रित रहने में मदद करता है।

7. वे उपकरण उपयोग करें जो आपके लिए काम करते हैं

सही उपकरण समय योजना और कार्य प्रबंधन को सरल बनाते हैं। उन उपकरणों का चुनाव करें जो आपके वर्कफ़्लो के अनुरूप हों:

• प्लानर – डिजिटल या कागज आधारित प्लानर दैनिक क्रियाकलापों को संरचना देते हैं।
• निर्धारण उपकरण – शिफ्टन जैसे प्लेटफ़ॉर्म ऑटोमेटेड शिफ्ट प्लानिंग और कर्मचारी समय प्रबंधन को ऑप्टिमाइज़ करते हैं।
• नोट लेने वाले ऐप्स – जानकारी व्यवस्थित करें, अनुस्मारक सेट करें, और प्रगति को प्रभावी ढंग से ट्रैक करें।

सही उपकरणों का उपयोग मैन्युअल प्रयास को कम करता है और कार्य को सुव्यवस्थित करता है।

8. निर्णय लेने का अभ्यास करें

निर्णय न ले पाने से समय की बर्बादी और प्रगति में देरी होती है। तेजी से निर्णय लेने के लिए:

• मानदंड निर्धारित करें – विकल्पों का मूल्यांकन करने के लिए स्पष्ट कारक सेट करें।
• अधिक सोचने से बचें – निर्णय लेने के लिए समय सीमा निर्धारित करें।
• अनुभव पर भरोसा करें – पिछले ज्ञान और विशेषज्ञता पर भरोसा करें।

त्वरित निर्णय लेने का अभ्यास दक्षता में सुधार करता है और देरी को कम करता है।

9. सीमाएँ निर्धारित करना सीखें और ना कहना जानें

बहुत सारे कार्यों को अपने ऊपर लेना बर्नआउट की ओर ले जाता है। ‘ना’ कहना सीखना कार्यभार को संतुलित रखने में मदद करता है।

• अनुरोध का मूल्यांकन करें – क्या यह आपकी प्राथमिकताओं के अनुरूप है?
• विनम्र लेकिन दृढ़ रहें – बिना दोषी महसूस किए विक्षेपों को अस्वीकार करें।
• वैकल्पिक प्रस्ताव दें – जब संभव हो, एक बाद की समय सीमा या प्रतिनिधित्व करने का सुझाव दें।

सीमाएँ निर्धारित करने से यह सुनिश्चित होता है कि आप उच्च प्राथमिकता वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित करें।

10. आलस्य त्यागें

आलस्य समय बर्बाद करता है और अनावश्यक तनाव पैदा करता है। इसे हराने के लिए:

• बड़े कार्यों को छोटे चरणों में तोड़ें – छोटी प्रगति गति बनाती है।
• 5-मिनट के नियम का प्रयोग करें – प्रतिरोध को कम करने के लिए सिर्फ पांच मिनट के लिए एक कार्य शुरू करें।
• विक्षेपों को हटा दें – एक केंद्रित माहौल में काम करें।
• जवाबदेही बनाना – समय सीमा निर्धारित करें या ट्रैक पर रहने के लिए साथी के साथ काम करें।

आलस्य पर काबू पाने से कार्यस्थल और व्यक्तिगत जीवन में समय प्रबंधन में सुधार होता है।

11. समय बर्बाद करने वालों का प्रबंधन करें

समय बर्बाद करने वाले उत्पादकता को कम करते हैं। सामान्य विक्षेपों की पहचान करें और उन्हें समाप्त करें:

• हैंडहेलड डिवाइस – कार्य समय के दौरान सोशल मीडिया का उपयोग सीमित करें।
• ईमेल ओवरलोड – लगातार चेक करने के बजाय निर्धारित समय पर ईमेल देखें।
• अप्रत्याशित आगंतुक – अवरोधों को कम करने के लिए स्पष्ट उपलब्धता सेट करें।
• अनावश्यक बैठकें – बैठकों को छोटा और केंद्रित रखें।
• पारिवारिक जिम्मेदारियां – यदि दूरस्थ रूप से काम कर रहे हों तो एक समर्पित कार्यस्थल बनाएं।

समय बर्बाद करने वालों को समाप्त करना आपको समय का अधिक कुशलता से उपयोग करने में सक्षम बनाता है।

12. तनाव का समझदारी से सामना करें

तनाव काम पर समय प्रबंधन कौशल को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है। दबाव में उत्पादक बने रहने के लिए:

• छोटे ब्रेक लें – ताजी हवा के लिए बाहर जाएं या तेजी से खिंचाव करें।
• माइंडफुलनेस तकनीकों का उपयोग करें – गहरी सांस लेना या ध्यान केंद्रित करना।
• स्व-देखभाल को प्राथमिकता दें – एक अच्छा आराम किया हुआ मन बेहतर प्रदर्शन करता है।

तनाव को कम करने से उत्पादकता और समय की कुशलता बढ़ती है।

13. मल्टीटास्किंग से बचें

मल्टीटास्किंग का समय काम करने की दक्षता को कम करता है क्योंकि मस्तिष्क कार्यों के बीच स्विच करने में संघर्ष करता है। इसके बजाय:

• एक समय में एक कार्य पर ध्यान केंद्रित करें – गहन कार्य बेहतर परिणाम उत्पन्न करता है।
• समान कार्यों को एक साथ समूहित करें – यह संदर्भ स्विचिंग को न्यूनतम करता है।
• निर्धारित ध्यान अवधि सेट करें – पोमोडोरो जैसी तकनीकों का उपयोग करें (25 मिनट का कार्य सत्र)।

मल्टीटास्किंग से बचने से कार्यस्थल पर बेहतर समय प्रबंधन होता है।

14. 20-मिनट नियम का उपयोग करें

बड़े प्रोजेक्ट भारी महसूस करा सकते हैं, जिससे टालमटोल होती है। 20-मिनट का नियम इससे उबरने में मदद करता है:

• 20 मिनट के लिए एक टाइमर सेट करें – बिना ध्यान भटकाए काम करने के लिए प्रतिबद्ध रहें।
• समय समाप्त होने के बाद प्रगति का मूल्यांकन करें – अधिकांश लोग जब गति बनती है तो काम करना जारी रखते हैं।

यह तकनीक बड़े कार्यों को कम डराने वाला और शुरू करने में आसान बना देती है।

15. समय निकालें

दीर्घकालिक उत्पादकता के लिए आराम आवश्यक है। अत्यधिक काम से थकान होती है, जिससे कार्यक्षमता कम हो जाती है।

• छुट्टियों को निर्धारित करें – कार्य से बाहर समय दिमागी ऊर्जा को ताज़ा करता है।
• दैनिक छोटे ब्रेक लें – यहां तक कि 5-10 मिनट भी ध्यान केंद्रित करता है।
• काम के बाद अनप्लग करें – काम के समय के बाहर ईमेल चेक करने से बचें।

बाद में समय प्रबंधन कौशल बनाए रखने के लिए समय निकालना महत्वपूर्ण है।

16. एक प्रणाली बनाएं और उसका अनुसरण करें

अच्छी तरह से संरचित प्रणाली समय प्रबंधन में नियमितता पैदा करती है। उदाहरणों में शामिल हैं:

• टाइम ब्लॉकिंग पद्धति – कार्यों के लिए विशिष्ट समय स्लॉट आवंटित करना।
• आइज़नहावर मैट्रिक्स – तात्कालिकता के आधार पर कार्यों को प्राथमिकता देना।
• 2-मिनट नियम – यदि कोई कार्य दो मिनट से कम लेता है, तो उसे तुरंत करें।

एक प्रणाली खोजें जो काम करती हो और बेहतर कार्यक्षमता के लिए इसका पालन करें।

17. चीजों को संगठित रखें

अव्यवस्थित कार्यक्षेत्र समय बर्बाद करता है और ध्यान कम करता है। चीजों को संगठित रखने के लिए:

• अपनी मेज की अव्यवस्था दूर करें – एक साफ-सुथरी जगह कार्यक्षमता में सुधार करती है।
• डिजिटल संगठन उपकरणों का उपयोग करें – फाइल प्रबंधन सिस्टम खोए हुए दस्तावेजों को रोकते हैं।
• दैनिक दिनचर्या योजना बनाएं – संरचना निरंतर समय प्रबंधन आदतें बनाती है।

संगठित रहने से वर्कफ़्लो को सुचारू और कुशल बनाता है।

समय प्रबंधन क्यों महत्वपूर्ण है?

समय प्रबंधन एक मौलिक कौशल है जो पेशेवर और व्यक्तिगत जीवन दोनों को प्रभावित करता है। कार्यों को कुशलतापूर्वक संगठित करके, व्यक्ति तनाव को कम कर सकते हैं, उत्पादकता बढ़ा सकते हैं और अपने लक्ष्यों को तेज़ी से प्राप्त कर सकते हैं। उचित समय प्रबंधन के बिना, लोग अक्सर अभिभूत महसूस करते हैं, समय सीमा चूक जाते हैं और स्वस्थ कार्य-जीवन संतुलन बनाए रखने के लिए संघर्ष करते हैं।

समय का प्रभावी प्रबंधन बेहतर निर्णय लेने, बेहतर ध्यान केंद्रित करने और सफलता के लिए अधिक अवसर प्रदान करता है। चाहे आप कर्मचारी, प्रबंधक हों या व्यवसाय के मालिक, समय प्रबंधन रणनीतियों को लागू करने से कार्यक्षमता में सुधार होता है और दीर्घकालिक वृद्धि सुनिश्चित होती है।

समय प्रबंधन के लाभ

प्रभावी समय प्रबंधन कई ऐसे लाभ प्रस्तुत करता है जो सीधे कार्य प्रदर्शन और व्यक्तिगत कल्याण पर प्रभाव डालते हैं।

• तनाव से राहत – यह जानकर कि कार्य नियंत्रण में हैं, चिंता कम होती है और अंतिम क्षण की जल्दबाजी से बचा जा सकता है।
• अधिक समय – बेहतर कार्यक्षमता व्यक्तिगत विकास, शौक या विश्राम के लिए अतिरिक्त समय सृजित करता है।
• अधिक अवसर – समय सीमा को पूरा करने और काम के बोझ को सही तरीके से प्रबंधित करने से प्रतिष्ठा और करियर वृद्धि में सुधार होता है।
• लक्ष्यों की प्राप्ति की क्षमता – उचित समय प्रबंधन यह सुनिश्चित करता है कि अल्पकालिक और दीर्घकालिक दोनों उद्देश्यों को लगातार पूरा किया जाए।

खराब समय प्रबंधन के प्रभाव

समय को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में विफलता गंभीर परिणाम पैदा कर सकती है, जिससे उत्पादकता, कार्य गुणवत्ता और पेशेवर प्रतिष्ठा पर असर पड़ता है।

1. खराब वर्कफ़्लो। अव्यवस्थित काम की समय-सारणी प्रक्रियाओं को धीमा कर देती है और अनावश्यक बाधाएं पैदा करती है, जिससे कार्यों को कुशलता से पूरा करना कठिन हो जाता है।
2. समय की बर्बादी। संरचित समय प्रबंधन के बिना, व्यक्ति कम महत्वपूर्ण कार्यों पर अधिक समय व्यतीत करते हैं, जिससे समग्र कार्यक्षमता कम हो जाती है।
3. नियंत्रण की हानि। जब बिना योजना के कार्य जमा हो जाते हैं, तो जिम्मेदारियों का प्रबंधन करना कठिन हो जाता है, जिससे उत्पादकता में कमी होती है और निराशा बढ़ती है।
4. खराब कार्य गुणवत्ता। खराब समय आवंटन के कारण जल्दबाजी से किया गया काम गलतियों, कम सटीकता और घटिया प्रदर्शन का परिणाम होता है।
5. खराब प्रतिष्ठा। समय सीमा लगातार गायब करना या कार्यभार प्रबंधित करने में विफलता पेशेवर विश्वसनीयता और कैरियर उन्नति को नकारात्मक रूप से प्रभावित करती है।

सामान्य समय प्रबंधन चुनौतियाँ

कई लोग समय प्रबंधन से जूझते हैं क्योंकि सामान्य बाधाएँ उत्पादकता में बाधा डालती हैं। इन चुनौतियों की पहचान करना उन पर काबू पाने की दिशा में पहला कदम है।

1. खराब योजना। संरचित योजना बनाने में विफलता से समय सीमा चूकना और अप्रभावी वर्कफ़्लो होता है।
2. संगठन की कमी। अव्यवस्थित कार्यक्षेत्र और अव्यवस्थित समय-सारणी कार्यों को प्राथमिकता देना और पूरा करना कठिन बनाते हैं।
3. अभिभूत महसूस करना। बिना उचित प्राथमिकता के बहुत से कार्य तनाव पैदा कर सकते हैं और ध्यान कम कर सकते हैं।
4. टालमटोल। कार्यों में देरी करने से अनावश्यक दबाव बनता है और अक्सर जल्दबाजी के कारण कम-गुणवत्ता का काम होता है।
5. विक्षेपण। सोशल मीडिया, निरंतर सूचनाएं और कार्यस्थल में रुकावटें ध्यान केंद्रित करने और उत्पादकता घटाने में योगदान देती हैं।
6. ना कहने में कठिनाई। बहुत अधिक प्रतिबद्धताएं लेना थकान और अप्रभावी समय प्रबंधन की ओर ले जाता है।
7. आत्म-अनुशासन की कमी। बिना आत्म-अनुशासन के, समय संबंधी अनुसूचियों का पालन करना और कार्यों को समय पर पूरा करना चुनौतीपूर्ण हो जाता है।

कैसे Shifton समय प्रबंधन में सुधार कर सकता है

Shifton एक शक्तिशाली क्लाउड-आधारित अनुसूचनात्मक उपकरण है जो शिफ्ट योजना को स्वचालित करके, कर्मचारियों के कार्य घंटे को ट्रैक करके और अनुसूचियों को कुशलतापूर्वक संगठित करके व्यवसायों को समय प्रबंधन को अनुकूलित करने में मदद करता है।

Shifton के साथ, व्यवसाय कर सकते हैं:

• मैनुअल अनुसूचनात्मक त्रुटियों को खत्म करें और समय बचाएं।
• टीम की दक्षता में सुधार के लिए निष्पक्ष शिफ्ट वितरण सुनिश्चित करें।
• प्रशासनिक कार्यों को कम करके कार्यबल की उत्पादकता बढ़ाएं।

Shifton की उन्नत अनुसूचान सुविधाओं को एकीकृत करके, प्रबंधक और कर्मचारी योजना में कम और महत्वपूर्ण कार्य में अधिक समय खर्च कर सकते हैं, जिससे समग्र दक्षता में सुधार होता है।

UPD लेख 5 मार्च, 2025

एक अच्छी तरह से संरचित कामकाजी शेड्यूल किसी भी व्यवसाय के लिए आवश्यक है। चाहे आपको एक रेस्त्रां, रिटेल स्टोर, कॉल सेंटर, या रिमोट टीम का प्रबंधन करना हो, एक सही से नियोजित कर्मचारी शेड्यूल सुचारू संचालन सुनिश्चित करता है, संघर्षों को कम करता है, और कर्मचारियों को शामिल रखता है।

खराब शेड्यूलिंग के कारण छुटे हुए शिफ्ट, अंतिम समय के समायोजन, थकान, और अनुपालन मुद्दे उत्पन्न होते हैं। जब कर्मचारियों को अग्रिम में उनके शेड्यूल प्राप्त नहीं होते, तो यह अनिश्चितता और तनाव पैदा करता है, जो उत्पादकता और कुल मनोबल को प्रभावित करता है।

हालांकि, एक अच्छी तरह से नियोजित टीम वर्क शेड्यूल स्टाफिंग को अनुकूलित करता है, दक्षता में सुधार करता है, और यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारियों को निष्पक्ष और संतुलित कार्यभार मिले। सही दृष्टिकोण और शेड्यूलिंग टूल्स के साथ, आप शिफ्ट नियोजन को सरल बना सकते हैं और व्यवसाय की निरंतरता सुनिश्चित कर सकते हैं।

यह गाइड प्रबंधकों को संचालन की आवश्यकताओं को पूरा करने, अनुपालन सुनिश्चित करने और कर्मचारियों को खुश रखने वाले वर्क शेड्यूल बनाने में मदद करने के लिए 23 व्यावहारिक कदम प्रदान करता है।

वर्क शेड्यूल क्या है?

एक वर्क शेड्यूल एक संरचित योजना है जो बताती है कि कर्मचारी कब काम करेंगे। यह व्यवसायों की मदद करता है:

• व्यवसाय की मांगों के आधार पर पर्याप्त कवरेज सुनिश्चित करें।
• कर्मचारियों के बीच कार्यभार को निष्पक्ष रूप से वितरित करें।
• उत्पादकता को अनुकूलित करें जबकि श्रम लागत को न्यूनतम करें।
• श्रम कानूनों और कंपनी की नीतियों के साथ अनुपालन बनाए रखें।

एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया काम का शेड्यूल व्यवसाय की जरूरतों, कर्मचारी की उपलब्धता, और शिफ्ट की निष्पक्षता को ध्यान में रखता है ताकि एक संतुलित और कुशल कार्यबल बनाया जा सके।

एक महान वर्क शेड्यूल क्या बनाता है?

सभी शेड्यूल प्रभावी नहीं होते। एक महान वर्क शेड्यूल वह है जो स्पष्ट, अनुमानित, और सुलभ होता है जबकि नियोक्ता और कर्मचारियों के लिए लचीलापन देता है। निम्नलिखित प्रमुख विशेषताएँ शेड्यूलिंग को प्रभावी बनाती हैं:

रियल-टाइम अपडेट्स

व्यवसाय को परिवर्तन की आवश्यकता होती है, और शेड्यूल को अनपेक्षित परिवर्तनों के अनुसार वास्तविक समय में अनुकूलित होना चाहिए। यदि कोई कर्मचारी बीमार हो जाता है, तो प्रबंधकों को शिफ्ट्स को तुरंत समायोजित करने में सक्षम होना चाहिए।

मोबाइल एक्सेस

एक आधुनिक वर्क शेड्यूल किसी भी डिवाइस से सुलभ होना चाहिए, जिससे कर्मचारी अपने शिफ्ट्स की जांच कर सकें, परिवर्तनों का अनुरोध कर सकें, और चलते-फिरते अपडेट प्राप्त कर सकें।

अलर्ट्स और रिमाइंडर्स

स्वचालित शिफ्ट रिमाइंडर्स कर्मचारियों को ट्रैक पर रहने में मदद करते हैं, अनुपस्थिति को कम करते हैं, और सुनिश्चित करते हैं कि सभी शिफ्ट्स बिना भ्रम के कवर हों।

वर्क शेड्यूल बनाने के 23 सुझाव

स्टेप 1: अपने श्रम लक्ष्य निर्धारित करें

कोई भी वर्क शेड्यूल बनाने से पहले, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि विभिन्न समयों पर कितने कर्मचारियों की आवश्यकता है। इसमें व्यवसाय के पैटर्न का विश्लेषण करना, चरम और धीमी अवधि की पहचान करना, और सुनिश्चित करना शामिल है कि मांग को पूरा करने के लिए पर्याप्त कार्यकर्ता हों बिना अतिव्यापी के।

ऐतिहासिक डेटा का मूल्यांकन करके शुरुआत करें, यह जानने के लिए कि ग्राहक यातायात कब सबसे अधिक होता है। अगर आप एक रेस्त्रां चलाते हैं, उदाहरण के लिए, शामें और सप्ताहांत सबसे व्यस्त समय हो सकते हैं, जबकि मध्य सप्ताह की सुबह में कम स्टाफ सदस्यों की आवश्यकता हो सकती है। ऑफिसों या रिटेल स्टोर्स के लिए, चरम समय लंच ब्रेक के दौरान या काम के घंटों के बाद हो सकता है।

इसके अतिरिक्त, कर्मचारी उत्पादकता स्तरों को ध्यान में रखें। कुछ कर्मचारी दिन के विशेष समय पर अधिक कुशलता से काम करने के लिए जाने जाते हैं, इसलिए शक्तियों के आधार पर शिफ्ट्स को असाइन करने से संचालन दक्षता बढ़ सकती है। लक्ष्य यह है कि श्रम लागत में संतुलन बनाए रखते हुए उत्कृष्ट ग्राहक सेवा और व्यवसाय प्रदर्शन का प्रदर्शन बनाए रखा जाए।

स्टेप 2: संघीय और स्थानीय श्रम कानूनों का पालन करें

प्रत्येक देश, राज्य, या क्षेत्र के अलग-अलग श्रम कानून होते हैं जो वर्क शेड्यूल्स को नियंत्रित करते हैं। ये कानून अधिकतम कार्य घंटे, ओवरटाइम वेतन, रेस्ट ब्रेक, और आवश्यक शेड्यूलिंग नोटिस जैसी बातों को कवर करते हैं। इन कानूनों का पालन न करना जुर्माने, कानूनी विवादों, और कर्मचारियों के बीच नकारात्मक प्रतिष्ठा का कारण बन सकता है।

किसी भी शेड्यूल को अंतिम रूप देने से पहले, सुनिश्चित करें कि यह सभी प्रासंगिक श्रम नियमों को पूरा करता है। कुछ प्रमुख अनुपालन विचारों में शामिल हैं:

• यह सुनिश्चित करना कि कर्मचारी उचित क्षतिपूर्ति के बिना कानूनी ओवरटाइम सीमा को पार नहीं करें।
• आवश्यक ब्रेक अवधि का शेड्यूल करना, जैसे कि भोजन ब्रेक और रेस्ट ब्रेक।
• फेयर वर्कवीक कानूनों के उच्चारण का पालन करना, जो नियोक्ताओं को उनके शिफ्ट्स के एडवांस सूचनाएं देने की आवश्यकता होती है।

शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करके संभावित उल्लंघनों को चिह्नित करना और सुनिश्चित करना कि सभी शिफ्ट्स कानूनी आवश्यकताओं को पूरा करते हैं, अनुपालन को स्वचालित किया जा सकता है।

स्टेप 3: अपनी टीम को जानें

एक अच्छी तरह से संतुलित वर्क शेड्यूल प्रत्येक कर्मचारी की कौशल, ताकत, और कार्य पसंदों को ध्यान में रखता है। यह एक उत्पादक कार्य वातावरण बनाने में मदद करता है जहां कर्मचारी मूल्यवान महसूस करते हैं और अपनी सर्वोत्तम क्षमता पर प्रदर्शन करते हैं।

यह समझने के लिए समय निकालें:

• कौन से कार्य और भूमिकाएँ किसे उत्कृष्ट लगती हैं?
• कौन सुबह, शाम, या रात की शिफ्ट्स पसंद करता है?
• किसके पास सीमाएँ हैं, जैसे कि बच्चों की देख-रेख की जिम्मेदारियाँ या स्कूल की आवश्यकताएँ?

इन कारकों को समझना आपको एक ऐसा वर्क शेड्यूल बनाने की अनुमति देता है जो प्रदर्शन और नौकरी संतोष को बढ़ाता है। जिन कर्मचारियों को लगता है कि उनकी ज़रूरतों का ध्यान रखा गया है, वे अधिक शामिल रहने और बेहतर परिणाम देने की संभावना रखते हैं।

स्टेप 4: अपने कर्मचारियों की शेड्यूलिंग पसंदों का सम्मान करें

हालांकि व्यवसाय की जरूरतें पहले आनी चाहिए, कर्मचारियों की शेड्यूलिंग पसंदों का सम्मान मनोबल को बढ़ा सकता है और अनुपस्थिति को कम कर सकता है। अनुमानित शेड्यूल वाले कर्मचारी अधिक संतुष्ट और उत्पादक होते हैं।

चाहना देकर पसंदों को बिना ऑपरेशन्स को समझौता किए कैसे शामिल करना एक चुनौती है:

• कर्मचारियों को अग्रिम में उपलब्धता जमा करने की अनुमति दें।
• सप्ताहांत और छुट्टियों के लिए एक निष्पक्ष रोटेशन बनाना।
• उन कर्मचारियों के लिए शिफ्ट ट्रेड विकल्प प्रदान करना जिन्हें लचीलापन चाहिए।

यदि सभी अनुरोधों का पालन करना हमेशा संभव न हो, तो भी कर्मचारियों को यह दिखाना कि उनकी प्राथमिकताएँ महत्वपूर्ण हैं, विश्वास बनाता है और पलायन को कम करता है।

स्टेप 5: अपने कर्मचारियों को शामिल करें

कर्मचारियों को शेड्यूलिंग निर्णयों में भाग लेने के लिए प्रोत्साहित करना एक सहयोगी कार्य संस्कृति को प्रोत्साहित करता है और समग्र संतुष्टि में सुधार करता है। जब कर्मचारियों को लगता है कि उनका इनपुट है, तो वे अपने सौंपे गए शिफ्ट्स के प्रति अधिक प्रतिबद्ध होते हैं।

कर्मचारियों को शामिल करने के तरीके:

• एक ओपन रिक्वेस्ट सिस्टम का उपयोग करना जहाँ कर्मचारी पसंदीदा कार्यदिवस और समय जमा कर सकते हैं।
• प्रबंधन अनुमोदन के साथ कर्मचारियों को शिफ्ट्स का व्यापार करने की अनुमति देना।
• शेड्यूलिंग नीतियों और चिंताओं पर चर्चा करने के लिए सर्वेक्षण या बैठकें आयोजित करना।

कर्मचारियों को उनके कार्य शेड्यूल में भाग लेने का अवसर देकर, व्यवसाय एक अधिक सकारात्मक और सहयोगी कार्यस्थल वातावरण बना सकते हैं।

चरण 6: कर्मचारी उपलब्धता एकत्र करें

कार्य अनुसूची को अंतिम रूप देने से पहले कर्मचारी उपलब्धता के बारे में सटीक जानकारी एकत्र करना आवश्यक होता है। ऐसा करने से अंतिम समय में परिवर्तन, शेड्यूलिंग संघर्ष और खाली शिफ्ट्स से बचा जा सकता है।

उपलब्धता एकत्र करने के लिए सबसे अच्छा तरीका डिजिटल शेड्यूलिंग सिस्टम है जहाँ कर्मचारी अपनी पसंदीदा कार्य घड़ियाँ अपडेट कर सकते हैं। इससे लगातार बातचीत की आवश्यकता समाप्त होती है और शेड्यूल वास्तविक समय कर्मचारी उपलब्धता के साथ संरेखित होते हैं।

चरण 7: पूर्व नियोजन करें

सबसे बड़ी शेड्यूलिंग गलतियों में से एक शिफ्ट्स आवंटित करने के लिए अंतिम क्षण तक इंतजार करना है। अग्रिम कार्य शेड्यूलिंग से प्रबंधकों और कर्मचारियों दोनों के लिए तनाव कम होता है।

इष्टतम परिणामों के लिए:

• कम से कम दो सप्ताह पूर्व में शेड्यूल तैयार करें।
• संभावित संघर्षों की पहचान करें और समय से पहले समायोजन करें।
• जैसे ही शेड्यूल फाइनल हो जाए, उसे संप्रेषित करें।

यह दृष्टिकोण कर्मचारियों को अपने निजी जीवन की योजना बनाने के लिए पर्याप्त समय देता है जबकि व्यापारिक संचालन को सरल बनाता है।

चरण 8: एक बैकअप योजना बनाएं

यहाँ तक कि सबसे अच्छी योजनाएँ भी अप्रत्याशित व्यवधानों का सामना कर सकती हैं, जैसे कि बीमार कॉल, आपात स्थिति, या अंतिम क्षण में परिवर्तन। बैकअप योजना होने से व्यवसाय बिना किसी बड़ी समस्या के जारी रह सकता है।

कुछ बैकअप रणनीतियों में शामिल हैं:

• शिफ्ट्स को कम समय की सूचना पर कवर करने के लिए उपलब्ध ऑन-कॉल कर्मचारियों की सूची रखना।
• कर्मचारियों को कई भूमिकाओं के लिए प्रशिक्षित करना ताकि जब जरूरत हो, वे संभाल सकें।
• शीघ्र समायोजन और शिफ्ट अदला-बदली की अनुमति देने वाला शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर लागू करना।

शेड्यूल व्यवधानों के लिए एक सक्रिय दृष्टिकोण अनावश्यक तनाव को रोकता है और टीम को कुशलतापूर्वक कार्यशील रखता है।

चरण 9: तय करें कि आप अपना शेड्यूल कैसे बनाना चाहते हैं

कार्य शेड्यूल बनाने के कई तरीके हैं, जिनमें से प्रत्येक के अपने लाभ और कमियाँ हैं। सबसे सामान्य विधियों में शामिल हैं:

• मैनुअल शेड्यूलिंग – शेड्यूल को मैन्युअल रूप से बनाने और समायोजित करने के लिए स्प्रेडशीट्स या वाइटबोर्ड का उपयोग करना।
• स्वचालित शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर – व्यावसायिक आवश्यकताओं, कर्मचारी उपलब्धता, और अनुपालन नियमों के आधार पर कार्य शेड्यूल बनाने वाले उपकरण।
• हाइब्रिड दृष्टिकोण – सटीकता और दक्षता में सुधार के लिए मैन्युअल इनपुट के साथ स्वचालन को जोड़ना।

सही शेड्यूलिंग विधि का चयन आपके कार्यबल के आकार, व्यावसायिक जटिलता, और आवश्यक लचीलापन के स्तर पर निर्भर करता है।

चरण 10: अपना शेड्यूल बनाएं

सभी प्रमुख कारकों को ध्यान में रखने के बाद, वास्तविक कार्य शेड्यूल बनाने का समय आ गया है। एक संरचित दृष्टिकोण के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. व्यापारिक मांग के अनुसार शिफ्ट्स आवंटित करें।
2. उचित कार्यभार वितरण सुनिश्चित करें।
3. कानूनी आवश्यकताओं को ध्यान में रखें, जिनमें विश्राम अवकाश और ओवरटाइम शामिल हैं।
4. कर्मचारी उपलब्धता के आधार पर शेड्यूल समायोजित करें।
5. संघर्ष या अनाथ शिफ्ट्स के लिए शेड्यूल की समीक्षा करें।

एक अच्छी तरह से नियोजित शेड्यूल को परिचालन आवश्यकताओं के साथ संतुलित होना चाहिए जबकि कर्मचारियों को संलग्न और उत्पादक बनाना चाहिए।

चरण 11: शेड्यूल को अग्रिम में प्रकाशित करें

कर्मचारी समय से पहले अपने शेड्यूल की सराहना करते हैं ताकि वे उसके अनुसार योजना बना सकें। शेड्यूल का अग्रिम में पहुंच प्रदान करना कार्य-जीवन संतुलन में सुधार करता है, अनुपस्थितियों को कम करता है, और नौकरी संतोष में सुधार करता है।

सर्वश्रेष्ठ प्रथाओं में शामिल हैं:

• कम से कम दो सप्ताह पूर्व में शेड्यूल प्रकाशित करें।
• प्रत्येक शिफ्ट से पहले शेड्यूल अनुस्मारक भेजना।
• यदि आवश्यक हो तो कर्मचारियों को पुष्टि करने या परिवर्तन का अनुरोध करने की अनुमति देना।

स्पष्ट और समय पर शेड्यूलिंग के साथ, व्यवसाय भ्रम को कम कर सकते हैं और एक अधिक संगठित कार्यबल को बढ़ावा दे सकते हैं।

चरण 12: अपने कर्मचारियों की ताकतों के आधार पर शेड्यूल बनाएं

एक अच्छी तरह से संतुलित टीम कार्य शेड्यूल केवल शिफ्ट्स को भरने के बारे में नहीं है—यह सही कर्मचारियों को सही भूमिकाओं पर और सही समय पर असाइन करने के बारे में है। कर्मचारियों के विभिन्न कौशल सेट, ऊर्जा स्तर, और उत्पादकता पैटर्न होते हैं, और इन ताकतों का दोहन दक्षता में सुधार कर सकता है।

नीतिक रूप से शेड्यूल बनाने के लिए:

• अनुभवी कर्मचारियों को उच्च मांग वाली शिफ्ट्स पर सेवा गुणवत्ता बनाए रखने के लिए असाइन करें।
• नए कर्मचारियों को मेंटरशिप के लिए वरिष्ठ कर्मचारियों के साथ शेड्यूल करें।
• तकनीकी विशेषज्ञता या नेतृत्व की भूमिकाओं को सर्वश्रेष्ठ उपयुक्त कर्मचारियों द्वारा कवर करना सुनिश्चित करें।

यह दृष्टिकोण कर्मचारियों को उन कार्यों से अधिभारित होने से बचाता है जिनके लिए वे तैयार नहीं हैं और शिफ्ट्स में प्रदर्शन को अधिकतम करता है।

चरण 13: सामान्य शेड्यूलिंग त्रुटियों की समीक्षा करें

यहां तक कि सावधानीपूर्वक योजना के साथ, शेड्यूलिंग में गलतियां होती हैं। कार्य शेड्यूल को अंतिम रूप देने से पहले इसकी समीक्षा करें:

• डबल बुकिंग – दो कर्मचारियों को एक ही समय में एक ही भूमिका पर गलती से असाइन करना।
• पीक आवर्स के दौरान स्टाफ की कमी – उच्च मांग के समय पर पर्याप्त कवरेज ना होना।
• बैक-टू-बैक शिफ्ट्स – देर रात की शिफ्ट्स के बाद सुबह की शिफ्ट्स, जिसके कारण थकावट होती है।
• अत्यधिक ओवरटाइम – कर्मचारियों की कानूनी या कंपनी की सीमाओं से परे काम करना।

एक त्वरित गुणवत्ता जांच सुनिश्चित करती है कि आपका कार्य के लिए शेड्यूल न्यायसंगत, कानूनी, और व्यापारिक सफलता के लिए अनुकूलित है।

चरण 14: अपने शेड्यूल को अपनी टीम के साथ साझा करें

एक बार जब आप कार्य समय सारणी बना लेते हैं, तो कर्मचारियों को उनके निर्धारित शिफ्ट्स तक शीघ्र पहुँच की आवश्यकता होती है। समय सारणियों का सही वितरण न करना भ्रम, चूके हुए शिफ्ट्स, और निराशा पैदा कर सकता है।

समय सारणी साझा करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाएँ:

• क्लाउड-आधारित शेड्यूलिंग उपकरणों का उपयोग करें जो कर्मचारियों को ऑनलाइन शिफ्ट्स जांचने की अनुमति देते हैं।
• समय सारणियों को एक केंद्रीकृत स्थान पर पोस्ट करें, जैसे कि एक सूचना पट या कंपनी पोर्टल।
• एसएमएस या ईमेल के माध्यम से स्वचालित सूचनाएँ भेजें ताकि कर्मचारियों को उनके आगामी शिफ्ट्स की याद दिलाई जा सके।

स्पष्ट और सुलभ समय सारणियाँ प्रदान करने से कर्मचारियों को सूचित रखने में मदद मिलती है और अनावश्यक प्रश्नों और गलतफहमियों को कम करता है।

स्टेप 15: सुनिश्चित करें कि समय सारणी आसानी से सुलभ है

कर्मचारियों को किसी भी समय, कहीं से भी अपने शिफ्ट्स देख सकने में सक्षम होना चाहिए। एक मोबाइल-मित्रवत समय सारणी प्रणाली कागजी समय सारणियों या प्रबंधकों को लगातार कॉल्स की आवश्यकता को समाप्त कर देती है।

सुलभता में सुधार करने के लिए:

• मोबाइल संगतता के साथ एक शेड्यूलिंग प्लेटफॉर्म का उपयोग करें।
• कर्मचारियों को उनके कार्य समय सारणी में लॉगिन एक्सेस प्रदान करें।
• सुनिश्चित करें कि कर्मचारी बिना भ्रम के शिफ्ट स्वैप या अपडेट्स का अनुरोध कर सकें।

समय सारणी तक आसान पहुँच संचार और जिम्मेदारी को पूरे कार्यबल में सुधारती है।

स्टेप 16: एक टीम-व्यापी संचार विधि स्थापित करें

एक प्रभावी टीम कार्य समय सारणी एक मजबूत संचार प्रणाली के साथ हाथ में आती है। कर्मचारियों के पास एक तरीका होना चाहिए:

• अपने शिफ्ट्स के बारे में प्रश्न पूछें
• शिफ्ट परिवर्तन का अनुरोध करें
• शेड्यूलिंग संघर्षों या चिंताओं की रिपोर्ट करें

सर्वोत्तम शेड्यूलिंग संचार विकल्प शामिल करते हैं:

• एक कार्यस्थल ऐप पर ग्रुप चैट।
• शिफ्ट-संबंधी प्रश्नों के लिए एक निर्दिष्ट शेड्यूलिंग ईमेल।
• एक स्वचालित चैटबॉट जो शेड्यूलिंग के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों को उत्तर दे सकता है।

एक सुव्यवस्थित संचार रणनीति शेड्यूलिंग मुद्दों को शीघ्रता से हल करना आसान बनाती है।

स्टेप 17: कार्य-जीवन संतुलन को प्राथमिकता दें

एक प्रभावी कर्मचारी समय सारणी न केवल व्यापार संचालन का समर्थन करती है बल्कि कर्मचारियों की भलाई का भी सम्मान करती है।

कार्य-जीवन संतुलन को बढ़ावा देने के लिए:

• कर्मचारियों को अत्यधिक ओवरटाइम के लिए न शेड्यूल करें।
• सप्ताहांत और रात के शिफ्ट्स को निष्पक्ष रूप से वितरित करें।
• जहां संभव हो, लचीले समय सारणी के विकल्प दें।

संतुलित कार्य वातावरण खुशहाल कर्मचारियों, कम टर्नओवर और बढ़ी हुई उत्पादकता का कारण बनता है।

स्टेप 18: विकास के अवसर प्रदान करें

शेड्यूलिंग सिर्फ शिफ्ट्स भरने के बारे में नहीं है — यह कर्मचारियों को उनके कौशल और करियर को विकसित करने का अवसर भी देता है।

शेड्यूलिंग के माध्यम से विकास के अवसर प्रदान करने के तरीके:

• कर्मचारियों को नए भूमिकाओं या जिम्मेदारियों के लिए नियुक्त करें।
• ट्रेनिंग शिफ्ट्स की पेशकश करें जहां कर्मचारी नए कौशल सीख सकें।
• स्टाफ के बीच नेतृत्व के अवसरों का चक्रण करें।

शेड्यूल में सीखने के अवसरों का एकीकरण करके, व्यवसाय कर्मचारी सगाई को बढ़ा सकते हैं और अधिक बनाए रख सकते हैं।

स्टेप 19: कर्मचारी फीडबैक को प्रोत्साहित करें

कर्मचारियों पर शेड्यूलिंग निर्णयों का सीधा प्रभाव पड़ता है, इसलिए नियमित रूप से फीडबैक मांगना महत्वपूर्ण है।

फीडबैक इकट्ठा करने के तरीके:

• शेड्यूलिंग की निष्पक्षता के बारे में गुमनाम सर्वेक्षण।
• टीम की बैठकों में जहां कर्मचारी अपनी चिंताओं को आवाज दे सकते हैं।
• समय सारणी सुधार विचारों के लिए एक सुझाव बॉक्स।

कर्मचारी फीडबैक पर कार्य करते हुए विश्वास निर्माण होता है और समय के साथ शेड्यूलिंग प्रक्रिया को परिष्कृत करने में मदद मिलती है।

स्टेप 20: तकनीक का उपयोग करें

मैनुअल शेड्यूलिंग समय लेने वाली और गलतियों के लिए प्रवण हो सकती है। स्वचालित शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर प्रक्रिया को सरल बनाता है और सुनिश्चित करता है कि कर्मचारियों के काम की समय सारणी सटीक और निष्पक्ष हो।

शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर में देखने योग्य मुख्य विशेषताएँ:

• व्यापार जरूरतों के आधार पर एआई-चालित शिफ्ट सिफारिशें।
• स्वचालित शिफ्ट स्वैपिंग जिससे कर्मचारी आसानी से शिफ्ट्स बदल सकें।
• श्रम कानून अनुपालन ट्रैकिंग ताकि उल्लंघन से बचा जा सके।

प्रौद्योगिकी-चालित शेड्यूलिंग टूल्स का उपयोग करना प्रबंधकों को प्रभावी ढंग से कर्मचारी समय सारणियाँ बनाने में मदद करता है।

स्टेप 21: एक सकारात्मक कार्य वातावरण को बढ़ावा दें

एक कार्य समय सारणी सिर्फ शिफ्ट्स की सूची नहीं है — यह कंपनी संस्कृति का प्रतिनिधित्व है। एक सहायक शेड्यूलिंग दृष्टिकोण एक अधिक प्रेरित कार्यबल बनाता है।

शेड्यूलिंग के माध्यम से कार्य वातावरण में सुधार के तरीके:

• संभव होने पर लचीलापन दिखाएं।
• कर्मचारी आवश्यकताओं को पहचानें और संभव होने पर अनुरोधों को स्वीकार करें।
• अंतिम क्षण के समय सारणी परिवर्तनों से बचें जो तनाव का कारण बनते हैं।

एक सकारात्मक शेड्यूलिंग अनुभव बेहतर प्रदर्शन, उच्च मनोबल, और बेहतर टीमवर्क की ओर ले जाता है।

स्टेप 22: स्वचालन और व्यक्तिगत अवसर खोजें

प्रत्येक कर्मचारी की विभिन्न प्राथमिकताएँ और उपलब्धता होती हैं। व्यक्तिगत शेड्यूलिंग विकल्पों का उपयोग करने से कर्मचारी संतोष और जुड़ाव में सुधार होता है।

शेड्यूलिंग को व्यक्तिगत बनाने के कुछ तरीके शामिल हैं:

• पसंदीदा शिफ़्ट चयन की अनुमति देना।
• कुछ भूमिकाओं के लिए आत्म-शेड्यूलिंग विकल्प प्रदान करना।
• व्यक्तिगत शिफ़्ट अनुस्मारक प्रदान करना।

व्यक्तिगत शिफ़्ट विकल्पों के साथ एक स्वचालित शेड्यूलिंग सिस्टम शेड्यूलिंग को और अधिक न्यायसंगत और अनुकूलित बनाता है।

चरण 23: कार्य के लिए सर्वश्रेष्ठ उपकरण का उपयोग करें

विशेष रूप से बड़ी कार्यबल वाली कंपनियों के लिए मैन्युअल रूप से एक टीम वर्क शेड्यूल बनाना भारी हो सकता है। Shifton जैसे उन्नत शेड्यूलिंग टूल का उपयोग करने से प्रबंधकों को कार्य शेड्यूल को कुशलता से बनाने में मदद मिलती है:

• वास्तविक समय के व्यावसायिक जरूरतों के आधार पर शिफ़्ट योजना को स्वचालित करना।
• कर्मचारियों को सिस्टम के भीतर शिफ्ट्स को सहजता से अदला-बदली करने की अनुमति देना।
• शेड्यूलिंग संघर्षों से बचने के लिए वास्तविक समय अपडेट प्रदान करना।

Shifton कार्यबल प्रबंधन को सरल बनाता है, शेड्यूलिंग की दक्षता में सुधार करता है, और प्रशासनिक कार्यभार को कम करता है, जिससे व्यवसायों के लिए संचालन को सहज बनाना आसान हो जाता है।

कार्य शेड्यूल के प्रकार

विभिन्न व्यवसायों को अपनी अनूठी संचालनात्मक आवश्यकताओं को समायोजित करने के लिए अलग-अलग शेड्यूलिंग संरचनाओं की आवश्यकता होती है। इस्तेमाल किए गए कार्य शेड्यूल का प्रकार औद्योगिक मांगों, कर्मचारी उपलब्धता, और संगठनात्मक प्राथमिकताओं पर निर्भर करता है। नीचे दिए गए कुछ आम कार्य शेड्यूल हैं जो व्यवसाय लागू करते हैं।

पूर्णकालिक

एक पूर्णकालिक कार्य शेड्यूल आमतौर पर प्रति सप्ताह 40 घंटे का होता है, हालांकि कुछ उद्योग इसे अलग तरह से परिभाषित कर सकते हैं। कर्मचारी आमतौर पर प्रति दिन निश्चित घंटे काम करते हैं, सप्ताह में पाँच दिन।

पूर्णकालिक शेड्यूल के प्रमुख लाभ:

• कर्मचारियों के लिए नौकरी स्थिरता और निरंतर आय प्रदान करता है।
• उन व्यवसायों के लिए नियमित स्टाफिंग स्तर सुनिश्चित करता है जिन्हें लगातार कवरेज की आवश्यकता होती है।
• अक्सर इसमें स्वास्थ्य बीमा, भुगतान समय अवकाश, और सेवानिवृत्ति योजनाओं जैसे लाभ शामिल होते हैं।

पूर्णकालिक शेड्यूल उन उद्योगों में dobře काम करता हैं जैसे कि कॉर्पोरेट कार्यालय, स्वास्थ्य सेवा, खुदरा प्रबंधन, और ग्राहक सेवा केंद्र जहां निरंतर संचालन और कार्यबल स्थिरता की आवश्यकता होती है।

अंशकालिक

एक अंशकालिक कार्य शेड्यूल आमतौर पर प्रति सप्ताह 40 घंटे से कम काम की आवश्यकता होती है। कर्मचारियों के पास नियत या परिवर्तनीय शिफ्ट हो सकते हैं, जो नियोक्ता की आवश्यकताओं पर निर्भर करता है।

अंशकालिक शेड्यूल के प्रमुख लाभ:

• छात्रों, देखभालकर्ताओं, या कई नौकरियों का संतुलन बना रहे व्यक्तियों के लिए लचीलापन प्रदान करता है।
• व्यवसायों को समुचित स्टाफिंग बनाए रखते हुए श्रम लागत को कम करने में मदद करता है।
• उन व्यवसायों के लिए समाधान प्रदान करता है जिनमें मौसमी या उतार-चढ़ाव की मांग होती है।

अंशकालिक शेड्यूल रेस्तरां, खुदरा स्टोर, कॉल सेंटर, और आतिथि सेवा उद्योगों में आम हैं जहां व्यवसायों को स्टाफिंग लचीलेपन की आवश्यकता होती है।

दूरस्थ/लचीला कार्य शेड्यूल

दूरस्थ या लचीला कार्य शेड्यूल कर्मचारियों को घर से या पारंपरिक कार्यालय वातावरण के बाहर किसी भी स्थान से काम करने की अनुमति देता है। घंटे कंपनी की नीतियों के अनुसार नियत, परिवर्तनीय, या आउटपुट-आधारित हो सकते हैं।

दूरस्थ/लचीले शेड्यूल के प्रमुख लाभ:

• कर्मचारी स्वायत्तता और कार्य-जीवन संतुलन को बढ़ाता है।
• आवागमन के समय और उससे संबंधित खर्चों को कम करता है।
• भर्ती पूल का विस्तार करता है, जिससे व्यवसायों को विभिन्न स्थानों से प्रतिभा को भर्ती करने की अनुमति मिलती है।

दूरस्थ और लचीले कार्य शेड्यूल विशेष रूप से आईटी, ग्राहक सेवा, सामग्री निर्माण, और विपणन जैसे उद्योगों में प्रभावी होते हैं जहां कार्य डिजिटल रूप से किए जा सकते हैं बिना भौतिक उपस्थिति की आवश्यकता के।

5-4/9 कार्य शेड्यूल

5-4/9 कार्य शेड्यूल एक संकुचित शेड्यूल होता है जिसमें कर्मचारी दो सप्ताह की अवधि में आठ दिनों के लिए नौ घंटे की शिफ्ट में काम करते हैं, उसके बाद एक आठ घंटे की शिफ्ट और एक अतिरिक्त दिन की छुट्टी होती है।

5-4/9 कार्य शेड्यूल के प्रमुख लाभ:

• प्रत्येक दूसरे सप्ताह एक तीन-दिवसीय सप्ताहांत की अनुमति देता है।
• लंबे कार्यदिवस देकर लेकिन कुल कम कार्यदिवसों द्वारा उत्पादकता बढ़ाता है।
• आवागमन लागत को कम करता है और कार्य-जीवन संतुलन को बेहतर बनाता है।

इस प्रकार के शेड्यूल को सरकारी एजेंसियों, कॉर्पोरेट कार्यालयों, और परियोजना-आधारित उद्योगों में उपयोग किया जाता है जो लचीले कार्य संरचनाओं को समायोजित कर सकते हैं।

2-2, 3-2, 2-3 कार्य शेड्यूल

2-2, 3-2, 2-3 शेड्यूल एक घुमावदार शिफ्ट शेड्यूल है जहां कर्मचारी दो दिन काम करते हैं, दो दिन की छुट्टी लेते हैं, तीन दिन काम करते हैं, और इसी तरह।

2-2, 3-2, 2-3 शेड्यूल के प्रमुख लाभ:

• कर्मचारियों को पुनःप्राप्ति के लिए नियमित दिन की छुट्टी प्रदान करता है।
• 24/7 व्यापार संचालन को सुनिश्चित करता है बिना अत्यधिक ओवरटाइम के।
• विभिन्न शिफ्टों के माध्यम से कर्मचारियों को घुमाकर कार्यभार को संतुलित करता है।

यह शेड्यूल उन उद्योगों के लिए आदर्श है जैसे कि स्वास्थ्य सेवा, आपातकालीन सेवाएँ, विनिर्माण, और सुरक्षा, जहाँ लगातार स्टाफिंग की आवश्यकता होती है।

4/10 शेड्यूल

4/10 कार्य शेड्यूल में प्रति सप्ताह चार 10 घंटे का कार्यदिवस होता है, उसके बाद तीन दिन की छुट्टी होती है।

4/10 कार्य शेड्यूल के प्रमुख लाभ:

• प्रत्येक सप्ताह कर्मचारियों को एक अतिरिक्त दिन की छुट्टी देता है, कार्य-जीवन संतुलन में सुधार करता है।
• कर्मचारियों के काम पर कम दिनों की यात्रा के कारण आवागमन खर्च को कम करता है।
• शिफ्ट बदलाव की संख्या कम करके व्यवसायों की उत्पादकता बढ़ाने में मदद करता है।

4/10 शेड्यूल का अक्सर ग्राहक सहायता, उत्पादन, लॉजिस्टिक्स और स्वास्थ्य सेवा क्षेत्रों में उपयोग किया जाता है, जहाँ विस्तारित शिफ्ट्स से कार्यक्षमता में सुधार हो सकता है।

कार्य शेड्यूल उदाहरण और टेम्पलेट

एक संरचित और स्पष्ट कार्य शेड्यूल बनाना प्रभावी कार्यबल प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण है। एक अच्छे फॉर्मेट में बना शेड्यूल सुनिश्चित करता है कि कर्मचारियों को अपनी शिफ्ट्स का पूर्वाभास हो, शेड्यूलिंग टकरावों को रोकता है, और समग्र टीम समन्वय को सुधारता है।

नीचे विभिन्न उद्योगों में इस्तेमाल किए जाने योग्य एक मूल कार्य शेड्यूल टेम्पलेट का उदाहरण दिया गया है:

इस कार्य शेड्यूल टेम्पलेट का उपयोग कैसे करें:

• कर्मचारियों के नाम और भूमिकाओं की सूची बनाएं ताकि जिम्मेदारियां स्पष्ट हों।
• कार्यभार की मांग और कर्मचारी उपलब्धता के आधार पर शिफ्ट्स आवंटित करें।
• शिफ्ट्स का निष्पक्ष वितरण सुनिश्चित करें ताकि अधिक काम या कम स्टाफिंग से बचा जा सके।
• छुट्टी के दिन स्पष्ट रूप से दिखाएं, ताकि कर्मचारी जान सकें कि कब वे शेड्यूल में नहीं हैं।
• कुल घंटों की गणना करें ताकि श्रम लागत को ट्रैक किया जा सके और कार्य नियमन का पालन सुनिश्चित किया जा सके।

एक संरचित शेड्यूल टेम्पलेट व्यवसायों को संगठित रहने, पारदर्शिता में सुधार करने और उत्पादकता को बढ़ाने में मदद करता है।

शिफ्टन कार्य शेड्यूल बनाना कैसे सरल बनाता है

कार्य शेड्यूल को मैन्युअल रूप से प्रबंधित करना समय लेने वाला हो सकता है, खासकर उन व्यवसायों के लिए जिनमें कई कर्मचारी, घूर्णन शिफ्ट्स या 24/7 संचालन हैं। शिफ्टन, एक स्मार्ट वर्कफोर्स प्रबंधन उपकरण, निम्नलिखित प्रदान करके प्रक्रिया को सरल बनाता है:

• मैन्युअल त्रुटियों को समाप्त करने के लिए स्वचालित शेड्यूलिंग।
• शिफ्ट अदला-बदली और उपलब्धता अपडेट के लिए कर्मचारी स्व-सर्विस विकल्प।
• संघर्षों और अंतिम क्षणों में परिवर्तन को रोकने के लिए रीयल-टाइम अपडेट।
• श्रम कानून अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए अनुपालन ट्रैकिंग।

शिफ्टन प्रबंधकों को मिनटों में कार्य शेड्यूल बनाने, प्रशासनिक कार्यभार को कम करने और समग्र शेड्यूलिंग दक्षता को सुधारने की अनुमति देता है।

कर्मचारियों के लिए सही प्रकार की अनुसूचियाँ चुनना सीधे-सीधे उत्पादकता, नौकरी संतुष्टि और व्यावसायिक दक्षता को प्रभावित करता है। एक अच्छी संरचित कार्य अनुसूची सुनिश्चित करती है कि स्टाफिंग सही हो, संघर्ष कम से कम हों, और कर्मचारी उपलब्धता को कंपनी की आवश्यकताओं के अनुसार संरेखित करता है। नियोक्ताओं को अपने टीम के लिए सर्वश्रेष्ठ कार्य अनुसूची निर्धारित करने के लिए उद्योग की मांगों, संचालन के घंटे, और कार्यकर्ता प्राथमिकताओं का ध्यान रखना चाहिए। यह गाइड शिफ्ट-आधारित, लचीला और उद्योग-विशिष्ट विकल्पों सहित विभिन्न प्रकार की कार्य अनुसूचियों का अन्वेषण करता है, जो प्रबंधकों को ऐसा अनुकूलित कार्यक्रम बनाने में मदद करता है जो थानेदार दोनों व्यावसायिक लक्ष्यों और कर्मचारी कल्याण का समर्थन करता है।

वर्क शेड्यूल क्या हैं?

एक कार्य अनुसूची परिभाषित करती है कि कर्मचारियों से कब अपनी नौकरी की जिम्मेदारियों को पूरा करने की अपेक्षा की जाती है। यह कार्यदिवसों, घंटों और शिफ्ट का खाका बनाता है, संरचित संचालन सुनिश्चित करता है। व्यवसाय उद्योग आवश्यकताओं, कर्मचारी अनुबंधों और कार्यभार की मांग पर आधारित विभिन्न प्रकार की कार्य अनुसूचियाँ लागू करते हैं।

कुछ संगठन नियमित कार्य अनुसूची का पालन करते हैं, जैसे कि मानक 9-5 मॉडल, जबकि अन्य घूमने वाली शिफ्टें, संकुचित कार्य सप्ताह या पूरी तरह से लचीले सेटअप अपनाते हैं। सही अनुसूची चुनने से दक्षता में सुधार होता है, बर्नआउट को रोकता है, और कार्य-जीवन संतुलन को बढ़ाता है।

वर्क शिफ्ट प्रकार

लंबे संचालन के घंटे या 24/7 सेवाओं वाले व्यवसाय निरंतर कवरेज सुनिश्चित करने के लिए शिफ्ट-आधारित कार्य अनुसूचियों पर निर्भर करते हैं। यहाँ विभिन्न उद्योगों में प्रयुक्त सबसे आम शिफ्ट अनुसूचियों के उदाहरण दिए गए हैं।

बिजनेस के लिए 9 सामान्य शिफ्ट अनुसूचियाँ

सही प्रकार की अनुसूचियाँ चुनना कुशल संचालन, कर्मचारी संतोष, और श्रम कानून अनुपालन सुनिश्चित करता है। नीचे विभिन्न उद्योगों में सबसे आम रूप से उपयोग की जाने वाली कार्य अनुसूचित प्रकार दिए गए हैं।

#1 मानक

एक मानक कार्य अनुसूची आमतौर पर 9-5 या 8-5 घंटे का अनुसरण करती है, सोमवार से शुक्रवार तक, कुल मिलाकर 40 घंटे के कार्य सप्ताह का उदाहरण। यह सबसे पारंपरिक सेटअप है, जो आमतौर पर कॉर्पोरेट कार्यालयों, प्रशासनिक भूमिकाओं और शैक्षणिक संस्थानों में पाया जाता है।

लाभ:

• सुविधाजनक घंटे, स्थिर कार्य-जीवन संतुलन को बढ़ावा देते हैं।
• कर्मचारी अपनी साप्ताहिक दिनचर्या जानते हैं, जिससे उत्पादकता में सुधार होता है।
• उन भूमिकाओं के लिए आदर्श जो व्यापारिक घंटों के दौरान सहयोग और बैठकें की जरूरत पड़ती हैं।

हानियाँ:

• उन व्यवसायों के लिए उपयुक्त नहीं हो सकता है जिन्हें विस्तारित संचालन घंटे की आवश्यकता होती है।
• उन कर्मचारियों के लिए सीमित लचीलापन जो वैकल्पिक अनुसूचियों को पसंद करते हैं।

#2 निश्चित

एक निश्चित अनुसूची का मतलब है कि कर्मचारी हर हफ्ते बिना किसी बदलाव के वही घंटे काम करते हैं। यह संरचना खुदरा, विनिर्माण, और ग्राहक सेवा नौकरियों में आम है। उदाहरण के लिए, एक खुदरा कर्मचारी हमेशा सप्ताह के दिनों में सुबह 10 से शाम 6 बजे तक काम कर सकता है।

लाभ:

• अनुमानित शिफ्ट्स कर्मचारी को निरंतरता में सुधार देती हैं।
• प्रबंधकों के लिए स्टाफिंग की जरूरतों की योजना बनाना आसान।
• कर्मचारी अपने व्यक्तिगत दायित्वों की योजना बना सकते हैं।

हानियाँ:

• कर्मचारियों और नियोक्ताओं दोनों के लिए कम लचीलापन।
• यह अचानक व्यावसायिक जरूरतों या मौसमी उतार-चढ़ाव को समायोजित नहीं कर सकता है।

#3 फुल-टाइम

एक पूर्णकालिक अनुसूची आम तौर पर पाँच या उससे अधिक दिनों में फैले 40 घंटे का कार्य सप्ताह उदाहरण शामिल होती है। अधिकांश पूर्णकालिक पद मानक अनुसूची का पालन करते हैं, लेकिन उद्योग आवश्यकताओं के अनुसार भिन्नताएँ मौजूद हैं।

लाभ:

• कर्मचारियों को स्वास्थ्य बीमा और पेड लीव जैसी पूरी सुविधाएँ मिलती हैं।
• स्थिर आय और कैरियर विकास के अवसर।
• टीम सहयोग में निरंतरता प्रदान करता है।

हानियाँ:

• लंबे घंटे सही ब्रेक के बिना बर्नआउट का कारण बन सकते हैं।
• कर्मचारियों के लिए लचीलापन कम जो कार्य-जीवन संतुलन की तलाश में हैं।

#4 पार्ट-टाइम

पार्ट-टाइम शेड्यूल में फुल-टाइम शेड्यूल से कम घंटे शामिल होते हैं, आमतौर पर प्रति सप्ताह 30 घंटे से कम। ये शेड्यूल परिवर्तनीय होते हैं और नियोक्ता और कर्मचारी समझौतों के आधार पर लचीले हो सकते हैं।

लाभ:

• उन कर्मचारियों के लिए लचीलापन प्रदान करता है, जिन्हें हल्के कार्यभार की आवश्यकता होती है।
• व्यवसायों के लिए लागत प्रभावी, क्योंकि अंशकालिक कर्मचारियों को पूरी सुविधाओं की आवश्यकता नहीं हो सकती है।
• छात्रों, माता-पिता, और मौसमी कर्मचारियों के लिए आदर्श।

हानियाँ:

• स्वास्थ्य बीमा जैसी सुविधाओं का अभाव।
• आय स्थिर नहीं हो सकती है।
• अनुसूची असंगत हो सकती है, जिससे काम-जीवन संतुलन प्रभावित होता है।

#5 शिफ्ट

एक शिफ्ट शेड्यूल कर्मचारियों को विभिन्न समय स्लॉट में असाइन करता है, जो 24 घंटे की परिचालन चक्र को कवर करता है। स्वास्थ्य सेवा, आतिथ्य, और परिवहन जैसे उद्योग दिन-रात सेवा सुनिश्चित करने के लिए अलग-अलग शिफ्ट शेड्यूल पर बहुत अधिक निर्भर करते हैं।

शिफ्ट कार्य के प्रकार:

• फिक्स्ड शिफ्ट्स – कर्मचारी हर दिन एक ही शिफ्ट में काम करते हैं।
• रोटेटिंग शिफ्ट्स – कर्मचारी सुबह, शाम और रात की शिफ्टों के बीच बदलाव करते हैं।
• स्प्लिट शिफ्ट्स – कार्य एक दिन में दो अलग-अलग ब्लॉकों में विभाजित होता है।

लाभ:

• लगातार व्यावसायिक संचालन सुनिश्चित करता है।
• जो लोग पारंपरिक घंटों को पसंद नहीं करते हैं, उनके लिए रोजगार के अवसर प्रदान करता है।
• व्यापारों को कार्यभार के उतार-चढ़ाव को प्रभावी रूप से प्रबंधित करने में मदद करता है।

हानियाँ:

• रात की शिफ्टों के कारण बाधित नींद पैटर्न स्वास्थ्य पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकते हैं।
• कर्मचारियों को असंगत घंटों के साथ संघर्ष हो सकता है।

#6 ठेकेदार या फ्रीलांसर अनुसूची

ठेकेदार और फ्रीलांसर एक सामान्य कार्य अनुसूची का पालन नहीं करते हैं। इसके बजाय, वे समयसीमा या परियोजना-आधारित असाइनमेंट के आधार पर काम करते हैं। ये पेशेवर, अक्सर टेक, डिज़ाइन, और कंटेंट क्रिएशन में, अपने कार्य समय को स्वयं सेट करते हैं।

लाभ:

• नियोक्ताओं और श्रमिकों दोनों के लिए अधिकतम लचीलापन।
• उन व्यवसायों के लिए लागत-कुशल जो अल्पकालिक परियोजनाओं के लिए विशेष कौशल की आवश्यकता होती है।
• दीर्घकालिक रोजगार अनुबंधों के लिए कोई प्रतिबद्धता नहीं।

हानियाँ:

• उन फ्रीलांसरों के लिए कम स्थिरता जो लगातार आय पर निर्भर होते हैं।
• नियोक्ता बाहरी टीमों के प्रबंधन में चुनौतियों का सामना कर सकते हैं।
• विभिन्न समय क्षेत्रों में काम करने वाले दूरस्थ श्रमिकों के साथ संचार और समन्वय कठिन हो सकता है।

#7 अप्रत्याशित

एक अप्रत्याशित अनुसूची साप्ताहिक या दैनिक आधार पर व्यापार आवश्यकताओं के आधार पर बदलती है। यह खुदरा, आतिथ्य और गिग अर्थव्यवस्था नौकरियों जैसी मांग में उतार-चढ़ाव वाले उद्योगों में आम है। कर्मचारियों के पास विभिन्न शिफ्ट्स हो सकते हैं, जिससे व्यक्तिगत प्रतिबद्धताओं की योजना बनाना मुश्किल हो जाता है।

लाभ:

• व्यवसायों को श्रमिक शक्ति का लचीलापन प्रदान करता है।
• कर्मचारी उपलब्धता के आधार पर शिफ्ट्स ले सकते हैं।
• मौसमी या अचानक कार्यभार बढ़ने का प्रबंधन करने में सहायक।

हानियाँ:

• कर्मचारियों के लिए स्थायित्व की कमी, जिससे वित्तीय योजना मुश्किल हो जाती है।
• अगर बिना सूचना के शिफ्ट्स बार-बार बदली जाती हैं, तो रोजगार असंतोष पैदा कर सकता है।
• प्रबंधकों के लिए एक सुसंगत टीम अनुसूची बनाए रखना कठिन।

#8 संकुचित अनुसूची

एक संकुचित अनुसूची मानक कार्य घंटों को कम दिनों में संयोजित करती है। सबसे सामान्य उदाहरण 4-10 शिफ्ट शेड्यूल है, जहाँ कर्मचारी पारंपरिक पाँच-दिवसीय कार्य सप्ताह के बजाय चार 10-घंटे के दिन काम करते हैं। एक और भिन्नता 9/80 अनुसूची है, जहाँ कर्मचारी नौ दिनों में 80 घंटे काम करते हैं, न कि दस में।

लाभ:

• कर्मचारियों को व्यक्तिगत समय के लिए अतिरिक्त छुट्टियों के दिन प्रदान करता है।
• आवागमन का समय और खर्च कम करता है।
• अतिरिक्त स्टाफ हायर किए बिना व्यवसायों को परिचालन घंटे बढ़ाने में मदद करता है।

हानियाँ:

• लंबे कार्य दिवस थकान और कम उत्पादकता का कारण बन सकते हैं।
• उन व्यवसायों के लिए उपयुक्त नहीं है जिन्हें दैनिक कवरेज की आवश्यकता होती है।
• ग्राहक सेवा या प्रतिक्रिया समय को प्रबंधित करने में चुनौतियाँ उत्पन्न कर सकता है।

#9 घूर्णन शेड्यूल

एक घूर्णन शेड्यूल निर्धारित अवधि में विभिन्न समय स्लॉट्स के माध्यम से कर्मचारियों को स्थानांतरित करता है। उदाहरण के लिए, नर्सें एक सप्ताह के लिए सुबह की शिफ्ट में काम कर सकती हैं, अगले सप्ताह शाम की शिफ्ट में, और उसके बाद रात की शिफ्ट में।

घूर्णन शेड्यूल के प्रकार:

• धीमा घुमाव: शिफ्ट्स हर कुछ हफ्तों में बदलती हैं।
• तेज घुमाव: शिफ्ट्स हर कुछ दिनों में बदलती हैं।

लाभ:

• कर्मचारियों के बीच कार्यभार को निष्पक्ष रूप से वितरित करता है।
• पुनरावृत्त शिफ्टों से बर्नआउट को रोकता है।
• बिजनेस को हर घंटे कवरेज सुनिश्चित करता है।

हानियाँ:

• कर्मचारियों के लिए बदलते घंटों के लिए अनुकूल होना मुश्किल।
• यह नींद चक्रों और समग्र कल्याण में गड़बड़ी पैदा कर सकता है।
• कर्मचारी असंतोष से बचने के लिए सावधानीपूर्वक शेड्यूलिंग की आवश्यकता होती है।

प्रत्येक प्रकार की शेड्यूलिंग विकल्पों के साथ अद्वितीय लाभ और चुनौतियाँ होती हैं। व्यवसायों को अपनी टीम के लिए सबसे अच्छा कार्य शेड्यूल चुनने से पहले उद्योग की मांगों, कर्मचारियों की आवश्यकताओं और संचालन के लक्ष्यों का सावधानीपूर्वक मूल्यांकन करना चाहिए।

14 वैकल्पिक शिफ्ट प्रकार

पारंपरिक शिफ्ट शेड्यूल हर व्यवसाय मॉडल में फिट नहीं बैठते। कई उद्योगों को अस्थिर कार्यभार, मौसमी मांग, और कर्मचारियों की आवश्यकताओं को समायोजित करने के लिए लचीलेपन की आवश्यकता होती है। नीचे 14 वैकल्पिक शेड्यूल प्रकार दिए गए हैं जो व्यवसाय संचालन को अनुकूलित करने के लिए लागू कर सकते हैं जबकि कार्य जीवन संतुलन का समर्थन करते हैं।

1) विभाजित शिफ्ट्स

एक विभाजित शिफ्ट में कर्मचारी के कार्यदिवस को दो अलग-अलग खंडों में विभाजित किया जाता है जिसमें एक महत्वपूर्ण अंतर होता है। मानक शेड्यूल के विपरीत जिसमें एक छोटा सा लंच ब्रेक होता है, इस प्रकार की शिफ्ट में अक्सर कार्य घंटों के बीच लंबा अंतराल होता है।

उदाहरण:

एक रेस्तरां कर्मी सुबह 8 बजे से दोपहर 12 बजे तक काम कर सकता है, फिर ब्रेक ले सकता है और फिर शाम 5 बजे से रात 9 बजे तक सबसे व्यस्त भोजन सेवा को संभालने के लिए वापस आ सकता है।

लाभ:

• बिजनेस को पीक आवर के दौरान कर्मचारी स्टाफ करने की अनुमति देता है जबकि स्लो अवधि के दौरान श्रम लागत कम करता है।
• कर्मचारी व्यक्तिगत कार्यों, आराम, या यहां तक कि माध्यमिक रोजगार के लिए लंबे ब्रेक का उपयोग कर सकते हैं।
• भोजन सेवा, परिवहन और ग्राहक सेवा जैसे उद्योगों के लिए उपयोगी, जहाँ दिन भर में मांग अस्थिर रहती है।

हानियाँ:

• लंबे कार्यदिवस लंबी ब्रेक के बावजूद थकाऊ महसूस हो सकते हैं।
• कर्मचारियों को शिफ्टों के बीच समय प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में कठिनाई हो सकती है।
• उन कर्मचारियों के लिए उपयुक्त नहीं जो लगातार कार्य शेड्यूल पसंद करते हैं।

2) सप्ताहांत शिफ्ट्स

कुछ व्यवसायों को सप्ताहांत पर स्टाफिंग की आवश्यकता होती है, चाहे वह ग्राहक की मांग हो या लगातार संचालन बनाए रखने के लिए। एक वीकेंड शिफ्ट शेड्यूल कर्मचारियों को शनिवार और रविवार को काम करने के लिए नियुक्त करता है, अक्सर सप्ताह के दिनों में छुट्टियाँ दी जाती हैं।

उदाहरण:

एक होटल रिसेप्शनिस्ट का गुरुवार से सोमवार का शेड्यूल हो सकता है, जिसमें मंगलवार और बुधवार विश्राम के दिन होते हैं।

लाभ:

• हॉस्पिटैलिटी, हेल्थकेयर, और रिटेल जैसे उद्योगों के लिए आवश्यक है, जहाँ सप्ताहांत में अधिक ट्रैफिक होता है।
• कर्मचारी जो सप्ताह के दिनों में छुट्टी (जैसे माता-पिता, छात्र) पसंद करते हैं, उन्हें इस शेड्यूल से लाभ होता है।
• अक्सर वेतन प्रोत्साहन या शिफ्ट भिन्नता के साथ आता है।

हानियाँ:

• कर्मचारी परिवार और दोस्तों से कनेक्ट नहीं हो पाते जो नियमित कार्य शेड्यूल का पालन करते हैं।
• सप्ताहांत शिफ्ट्स कम वांछनीय हो सकते हैं, जिसके परिणामस्वरूप कर्मचारी पलायन होता है।

3) ऑन-काल शिफ्ट्स

एक ऑन-काल शिफ्ट कर्मचारियों को काम के लिए उपलब्ध रहने की मांग करता है यदि आवश्यक हो, लेकिन उन्हें सेट घंटे गारंटी नहीं देता है। उन्हें अल्प सूचना पर काम के लिए रिपोर्ट करने के लिए पहुंच में और तैयार रहना चाहिए।

उदाहरण:

एक डॉक्टर रात भर ऑन-काल हो सकता है, किसी मरीज की आपात स्थिति होने पर आने के लिए तैयार।

लाभ:

• तत्काल प्रतिक्रिया सुनिश्चित करता है जब कार्य की आवश्यकता गंभीर हो।
• हेल्थकेयर, आईटी सपोर्ट, और आपातकालीन सेवाओं में आम, जहाँ अप्रत्याशित स्थितियां होती हैं।
• कर्मचारियों को मुआवजा प्राप्त हो सकता है भले ही उन्हें बुलाया न जाए।

हानियाँ:

• अप्रत्याशितता के कारण कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत समय की योजना बनाना कठिन होता है।
• लगातार उपलब्धता तनावपूर्ण हो सकती है और बर्नआउट का कारण बन सकती है।
• कुछ श्रम कानून ऑन-काल स्थिति के लिए मुआवजा की मांग करते हैं, जिससे पेरोल लागत बढ़ती है।

4) ओवरटाइम शिफ्ट्स

ओवरटाइम शिफ्ट तब होता है जब एक कर्मचारी निर्धारित घंटों से अधिक काम करता है, अक्सर मानक 40-घंटे के कार्य सप्ताह शेड्यूल को पार करता है। ओवरटाइम आमतौर पर उच्च वेतन दर पर मुआवजा दिया जाता है।

उदाहरण:

एक फैक्ट्री कार्यकर्ता पीक उत्पादन अवधियों के दौरान 10 अतिरिक्त घंटे काम कर सकता है, अपनी नियमित वेतन दर का 1.5x कमा कर।

लाभ:

• कर्मचारियों को अतिरिक्त आय के लिए अवसर प्रदान करता है।
• बिजनेस को बिना अतिरिक्त स्टाफ भर्तियों के बढ़ी हुई मांग को पूरा करने में मदद करता है।
• लॉजिस्टिक्स, हेल्थकेयर, और मैन्युफैक्चरिंग जैसे उद्योगों में उपयोगी।

हानियाँ:

• कर्मचारी थकान और उत्पादकता में कमी का कारण बन सकता है।
• उच्च पेरोल लागत का कारण बन सकता है।
• ओवरटाइम पर लंबी अवधि की निर्भरता खराब कार्यबल योजना का संकेत दे सकती है।

5) लचीली शिफ्ट्स

एक लचीली शिफ्ट कर्मचारियों को एक दिए गए ढांचे के भीतर अपने कार्य समय सेट करने की अनुमति देती है। एक मानक शेड्यूल का पालन करने के बजाय, वे व्यक्तिगत प्राथमिकता और नौकरी की आवश्यकताओं के आधार पर अलग-अलग समय पर काम शुरू और समाप्त कर सकते हैं।

उदाहरण:

एक सॉफ्टवेयर डेवलपर पारंपरिक 9-5 शेड्यूल की बजाय 7 AM से 3 PM तक काम करना चुन सकता है।

लाभ:

• कार्य जीवन संतुलन को सुधारता है, कर्मचारी तनाव को कम करता है।
• कर्मचारियों को उनके सबसे उत्पादक घंटों में काम करने की अनुमति देकर उत्पादकता बढ़ती है।
• शीर्ष प्रतिभा को आकर्षित करने में मदद करता है, विशेषकर दूरस्थ कर्मियों और ज्ञान आधारित उद्योगों में।

हानियाँ:

• नियोक्ताओं और कर्मचारियों के बीच विश्वास की आवश्यकता होती है ताकि काम पूरा हो सके।
• टीम बैठकों और सहयोग को समन्वित करने में कठिनाइयाँ उत्पन्न कर सकता है।
• स्वास्थ्य सेवा या रिटेल जैसी क्षेत्रों में जहाँ सख्त शिफ्ट कवरेज की आवश्यकता होती है, वहाँ उपयुक्त नहीं है।

6) मौसमी या अस्थायी शिफ्ट्स

एक मौसमी शिफ्ट शेड्यूल केवल वर्ष के विशेष समयों के दौरान कर्मचारियों को काम सौंपता है, आमतौर पर उन उद्योगों में जहां मांग में उतार-चढ़ाव होता है। अस्थायी शिफ्ट विशेष परियोजनाओं या अल्पकालिक रोजगार के लिए उपयोग की जा सकती हैं।

उदाहरण:

ब्लैक फ्राइडे और छुट्टियों के मौसम के लिए रिटेल कार्यकर्ता या कटाई के महीनों के दौरान लाए गए कृषि कार्यकर्ता।

लाभ:

• व्यवसायों को चरम मांग को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद करता है।
• अस्थायी श्रमिकों के लिए रोजगार के अवसर प्रदान करता है।
• पूर्णकालिक कर्मचारियों को नियुक्त करने से जुड़े लागतों को कम करता है।

हानियाँ:

• मौसमी श्रमिकों को व्यापक प्रशिक्षण की आवश्यकता हो सकती है, जिससे ऑनबोर्डिंग समय बढ़ जाता है।
• अस्थायी रोजगार में स्थिरता का अभाव होता है, जिससे उच्च टर्नओवर होता है।
• व्यवसायों को हर मौसम में नए कर्मचारियों को फिर से नियुक्त करना और प्रशिक्षित करना पड़ता है।

7) अनियमित शिफ्ट शेड्यूल

एक अनियमित शिफ्ट शेड्यूल अक्सर बदलता रहता है, जिसमें कोई तय पैटर्न नहीं होता। कर्मचारी प्रत्येक सप्ताह अलग-अलग घंटे काम कर सकते हैं जो व्यावसायिक आवश्यकताओं पर आधारित होते हैं।

उदाहरण:

एक बारटेंडर एक हफ्ते सोमवार शाम को काम करता है, फिर अगले हफ्ते शनिवार सुबह।

लाभ:

• व्यवसायों को अधिकतम शेड्यूलिंग लचीलापन प्रदान करता है।
• अनायास अनुपस्थिति या कार्यभार में परिवर्तन के लिए उपयोगी।
• कर्मचारी स्तरों का अनुकूलन करने में मदद करता है बिना अधिक कर्मचारियों को शामिल किए।

हानियाँ:

• कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत योजना बनाना कठिन बनाता है।
• असंगत नींद पैटर्न के कारण थकान होने का कारण बन सकता है।
• उच्च अप्रत्याशितता कर्मचारी असंतोष का कारण बन सकती है।

8) कोई सेट शेड्यूल नहीं

कोई सेट शेड्यूल न होने का अर्थ है कि कर्मचारियों के पास पूर्वनिर्धारित कार्य समय या शिफ्ट नहीं होते। इसके बजाय, वे जरूरत के हिसाब से काम करते हैं, अक्सर अल्प सूचना पर। इस प्रकार का कार्य शेड्यूल गिग इकोनॉमी, फ्रीलांस नौकरियों और कुछ रिटेल या हॉस्पिटलिटी पदों में आम हैं।

उदाहरण:

एक राइडशेयर ड्राइवर जब भी उपलब्ध हो, राइड्स स्वीकार करने के लिए ऐप में लॉगिन करता है। एक फ्रीलांस ग्राफिक डिज़ाइनर माँग के आधार पर प्रोजेक्ट्स लेता है।

लाभ:

• उन श्रमिकों के लिए अधिकतम लचीलापन जो अपने घंटों का चयन करना पसंद करते हैं।
• उन व्यवसायों के लिए उपयोगी है जिनके पास अप्रत्याशित कार्यभार होते हैं।
• शेड्यूलिंग पर्यवेक्षण की आवश्यकता को कम करता है।

हानियाँ:

• घंटों में उतार-चढ़ाव के कारण कर्मचारियों को आय की अस्थिरता का सामना करना पड़ सकता है।
• व्यवसायों के लिए निरंतर स्टाफिंग सुनिश्चित करना कठिन होता है।
• कामगार व्यक्तिगत समय को प्रभावी रूप से योजना नहीं बना सकते।

9) पिटमैन शिफ्ट शेड्यूल

पिटमैन शिफ्ट शेड्यूल एक रोटेशनल सिस्टम है जो अक्सर उन उद्योगों में उपयोग होता है जिन्हें 24/7 कवरेज की आवश्यकता होती है। कर्मचारी लगातार दो या तीन 12 घंटे की शिफ्ट में काम करते हैं, जिसके बाद छुट्टियाँ होती हैं। चक्र आमतौर पर हर दो सप्ताह में दोहराता है।

उदाहरण:

एक सुरक्षाकर्मी सोमवार और मंगलवार (12-घंटे की शिफ्ट) को काम करता है, बुधवार और गुरुवार को छुट्टी पाता है, फिर शुक्रवार से रविवार तक काम करता है। अगले सप्ताह, यह पैटर्न उल्टा चलता है।

लाभ:

• प्रत्येक कर्मचारी को हर दूसरे सप्ताह पूरा सप्ताहांत छुट्टी मिलती है।
• लंबी शिफ्ट में काम करने के कारण आवागमन की आवृत्ति कम होती है।
• कर्मचारियों के पास लगातार कई दिन छुट्टियाँ होती हैं, जिससे वे उबर सकते हैं।

हानियाँ:

• 12-घंटे की शिफ्ट शारीरिक और मानसिक रूप से थकाऊ हो सकती है।
• हो सकता है कि जब कोई पारंपरिक 40-घंटे का कार्य सप्ताह पसंद करता है तो वह उपयुक्त न हो।
• शेड्यूलिंग त्रुटियाँ कवरेज अंतराल पैदा कर सकती हैं।

10) डुपॉन्ट शिफ्ट शेड्यूल

डुपॉन्ट शिफ्ट शेड्यूल एक चार-सप्ताह का चक्र है जहाँ कर्मचारी दिन और रात की शिफ्टों के बीच घुमते हैं जिनमें विश्राम के दिन शामिल हैं। यह शेड्यूल हर चार सप्ताह में एक पूरा सप्ताह छुट्टी प्रदान करता है।

उदाहरण:

एक विनिर्माण संयंत्र इस चक्र का अनुसरण करता है:

1. चार रात की शिफ्ट → तीन दिन छुट्टी
2. तीन दिन की शिफ्ट → एक दिन छुट्टी
3. तीन रात की शिफ्ट → तीन दिन छुट्टी
4. चार दिन की शिफ्ट्स → सात दिन की छुट्टी

लाभ:

• यह निरंतर व्यवसाय संचालन को सुनिश्चित करता है जबकि कर्मचारियों को विस्तारित विश्राम अवधि प्रदान करता है।
• हर महीने एक पूरा हफ्ता छुट्टी देता है, काम-काज के संतुलन में सुधार करता है।
• सभी कर्मचारियों के बीच रात और दिन के शिफ्ट्स को समान रूप से वितरित करता है।

हानियाँ:

• रात और दिन के शिफ्ट्स के बीच का रोटेशन नींद के पैटर्न को बाधित कर सकता है।
• विस्तारित कार्य घंटे जलने का कारण बन सकते हैं।
• अंडरस्टाफिंग को रोकने के लिए सटीक शेड्यूलिंग की आवश्यकता होती है।

11) केली शिफ्ट

केली शिफ्ट शेड्यूल आमतौर पर फायर डिपार्टमेंट और आपातकालीन सेवाओं में उपयोग किया जाता है। यह 9-दिवसीय चक्र का पालन करता है जहां कर्मचारी 24 घंटे शिफ्ट्स में काम करते हैं, इसके बाद 48 घंटे की छुट्टी होती है।

उदाहरण:

एक फायरफाइटर सोमवार (24 घंटे) काम करता है, फिर मंगलवार और बुधवार की छुट्टी होती है, इससे पहले कि वह गुरुवार को एक और 24 घंटे की शिफ्ट में काम करे।

लाभ:

• प्रत्येक शिफ्ट के बाद लंबी विश्राम अवधि प्रदान करता है, पुनःप्राप्ति की अनुमति देता है।
• बिना अत्यधिक ओवरटाइम के 24/7 स्टाफिंग कवरेज बनाए रखने में मदद करता है।
• प्रति माह कम आवागमन दिन, यात्रा लागत को कम करते हैं।

हानियाँ:

• 24 घंटे की शिफ्ट्स शारीरिक और मानसिक रूप से कठिन होती हैं।
• उन भूमिकाओं के लिए उपयुक्त नहीं है जहाँ निरंतर मानसिक सचेतन की आवश्यकता होती है।
• कर्मचारी शिफ्ट्स के दौरान नींद की कमी का अनुभव कर सकते हैं।

12) 2-2-3 शिफ्ट शेड्यूल

2-2-3 शिफ्ट शेड्यूल, जिसे पनामा शेड्यूल के नाम से भी जाना जाता है, एक घूर्णनीय आधार पर संचालित होता है जिसमें दो दिन काम, दो दिन की छुट्टी, तीन दिन का काम होता है। कर्मचारी 12 घंटे की शिफ्ट्स में काम करते हैं, जो 24/7 व्यावसायिक कवरेज सुनिश्चित करता है।

उदाहरण:

सप्ताह 1: सोमवार-मंगलवार (काम), बुधवार-गुरुवार (छुट्टी), शुक्रवार-रविवार (काम)
सप्ताह 2: सोमवार-मंगलवार (छुट्टी), बुधवार-गुरुवार (काम), शुक्रवार-रविवार (छुट्टी)

लाभ:

• कर्मचारी कभी भी लगातार तीन दिन से अधिक काम नहीं करते।
• सुनिश्चित करता है कि हर कर्मचारी को हर दूसरे सप्ताह एक सप्ताहांत छुट्टी मिलती है।
• टीमों के बीच काम के घंटों का निष्पक्ष वितरण बनाए रखता है।

हानियाँ:

• कर्मचारियों को हर दूसरे सप्ताहांत पर काम करने के लिए समायोजित करना पड़ता है।
• 12 घंटे की शिफ्ट्स समय के साथ थकाऊ हो सकती हैं।

13) 4-10 शिफ्ट शेड्यूल

4-10 शिफ्ट शेड्यूल कर्मचारियों को पांच 8 घंटे के दिनों के बजाय चार 10 घंटे के दिन काम करने की अनुमति देता है, हर हफ्ते एक अतिरिक्त दिन की छुट्टी देता है।

उदाहरण:

एक आईटी विशेषज्ञ सोमवार-गुरुवार को सुबह 7 बजे से शाम 5 बजे तक काम करता है और शुक्रवार-रविवार की छुट्टी पर रहता है।

लाभ:

• कर्मचारियों को एक अतिरिक्त दिन की छुट्टी मिलती है, जो काम-काज के संतुलन में सुधार करता है।
• कम आवागमन से परिवहन लागत और समय में कमी आती है।
• लंबे शिफ्ट्स का मतलब कम शिफ्ट परिवर्तन होता है, जो कार्य प्रक्रिया को सुधारता है।

हानियाँ:

• लंबी दैनिक शिफ्ट्स थकावट का कारण बन सकती हैं।
• उन व्यवसायों के लिए उपयुक्त नहीं जो सप्ताह में पांच दिन की कवरेज की आवश्यकता होती है।

14) 9/80

9/80 शेड्यूल एक श्रमसाध्य कार्यसप्ताह है जहां कर्मचारी दस दिनों के बजाय नौ दिनों में 80 घंटे काम करते हैं, जिससे हर दो सप्ताह में एक अतिरिक्त दिन की छुट्टी मिलती है।

उदाहरण:

• सप्ताह एक: चार 9 घंटे की शिफ्ट्स (सोमवार-गुरुवार), एक 8 घंटे की शिफ्ट (शुक्रवार)
• सप्ताह दो: चार 9 घंटे की शिफ्ट्स (सोमवार-गुरुवार), शुक्रवार को छुट्टी

लाभ:

• हर दो सप्ताह में तीन दिन का सप्ताहांत प्रदान करता है।
• कर्मचारी थोड़ी लंबी शिफ्ट्स में काम करते हैं लेकिन नियमित रूटीन बनाए रखते हैं।
• इंजीनियरिंग, सरकारी और कॉर्पोरेट वातावरण में आम है।

हानियाँ:

• सप्ताह के घंटों का सावधानीपूर्वक निगरानी आवश्यक है ताकि श्रम कानूनों का पालन किया जा सके।
• कर्मचारियों को थकान के बिना लंबे कार्यदिवसों के लिए समायोजित होना पड़ता है।

अन्य कार्य शेड्यूल

कुछ व्यवसायों को गैर-पारंपरिक शेड्यूलिंग विधियों की आवश्यकता होती है ताकि परिचालन दक्षता और कर्मचारी आवश्यकताओं के बीच संतुलन बनाया जा सके। नीचे कई अतिरिक्त प्रकार के शेड्यूल दिए गए हैं जो आज की कार्यबल में लचीलापन और अनुकूलता प्रदान करते हैं।

#1 दूरस्थ कार्य अनुसूची

दूरस्थ कार्य अनुसूची कर्मचारियों को घर से या कार्यालय के बाहर किसी भी स्थान से काम करने की अनुमति देती है। यह व्यवस्था प्रौद्योगिकी की प्रगति और डिजिटल सहयोग उपकरणों के उदय के कारण लोकप्रिय हो गई है।

उदाहरण:

एक विपणन सलाहकार घर से काम करता है और अपनी समय सीमा मिलाने और वर्चुअल मीटिंग में भाग लेने तक अपने घंटे निर्धारित करता है।

लाभ:

• कार्यालय विकर्षणों को कम करके कर्मचारी उत्पादकता में वृद्धि करता है।
• आवास समय को समाप्त करता है, जीवन और कार्य के संतुलन को सुधारता है।
• भौगोलिक सीमाओं से परे भर्ती के अवसरों का विस्तार करता है।

हानियाँ:

• मजबूत आत्म-अनुशासन और समय प्रबंधन की आवश्यकता है।
• बिना आमने-सामने बातचीत के सहयोग चुनौतीपूर्ण हो सकता है।
• नियोक्ताओं को दूरस्थ कार्य सुरक्षा और संचार उपकरणों में निवेश करना चाहिए।

#2 हाइब्रिड कार्य अनुसूची

एक हाइब्रिड कार्य अनुसूची कार्यालय और दूरस्थ कार्य को संयोजित करती है, जिससे कर्मचारियों को दोनों वातावरणों के बीच अपना समय विभाजित करने की अनुमति मिलती है।

उदाहरण:

एक लेखाकार सोमवार और बुधवार को कार्यालय में काम करता है लेकिन मंगलवार, गुरुवार और शुक्रवार को दूरस्थ रूप से काम करता है।

लाभ:

• लचीलेपन की पेशकश करता है जबकि व्यक्तिगत सहयोग बनाए रखता है।
• कार्यालय की लागत को कम करता है और स्थान उपयोग को बेहतर बनाता है।
• कर्मचारियों को उनके कार्य वातावरण पर अधिक नियंत्रण देता है।

हानियाँ:

• टीम समन्वयन के लिए कार्यालय के दिनों को निर्धारित करना कठिन हो सकता है।
• कर्मचारियों को निरंतर रूटीन बनाए रखने में कठिनाई हो सकती है।
• निर्बाध संचार के लिए भरोसेमंद प्रौद्योगिकी की आवश्यकता होती है।

#3 जॉब शेयरिंग

जॉब शेयरिंग तब होता है जब दो कर्मचारी एक पूर्णकालिक स्थिति की जिम्मेदारियों को साझा करते हैं। प्रत्येक कार्यकर्ता एक अंशकालिक घंटे की अवधि के लिए कार्यभार का एक हिस्सा संभालता है।

उदाहरण:

दो एचआर विशेषज्ञ एक पद को विभाजित करते हैं – एक सोमवार-बुधवार काम करता है, जबकि दूसरा गुरुवार-शुक्रवार काम करता है।

लाभ:

• उन अनुभवी कर्मचारियों को बनाए रखने में सहायक जो घटी हुई घंटों की आवश्यकता रखते हैं।
• कर्मचारियों को उनके करियर को बनाए रखते हुए कार्य-जीवन संतुलन बनाए रखने में मदद करता है।
• विभिन्न जरूरतों को समायोजित करके कार्यस्थल विविधता में वृद्धि करता है।

हानियाँ:

• जॉब-शेयरिंग कर्मचारियों के बीच निर्बाध संचार की आवश्यकता होती है।
• यदि कार्य और जिम्मेदारियां स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं हैं, तो भ्रम हो सकता है।
• कार्यप्रवाह में व्यवधान से बचने के लिए शेड्यूलिंग को सावधानीपूर्वक प्रबंधित करना चाहिए।

#4 शून्य-घंटे अनुबंध

एक शून्य-घंटे अनुबंध का अर्थ है कि नियोक्ता एक निश्चित संख्या में कार्य घंटे प्रदान करने के लिए बाध्य नहीं है और कर्मचारी को प्रस्तावित काम स्वीकार करने की आवश्यकता नहीं है। कर्मचारियों के लिए इस प्रकार की कार्य अनुसूची आतिथ्य, खुदरा और इवेंट-आधारित नौकरियों में सामान्य है।

उदाहरण:

एक रेस्तरां कार्यकर्ता को केवल तब बुलाया जाता है जब मांग अधिक होती है लेकिन उसके पास हर सप्ताह की कोई गारंटीड शिफ्ट नहीं होती।

लाभ:

• उच्चतम अवधि के दौरान व्यवसायों को एक लचीले कार्यबल के साथ प्रदान करता है।
• कर्मचारियों को उपलब्धता के आधार पर शिफ्ट को स्वीकार या अस्वीकार करने की अनुमति देता है।
• जब व्यवसाय की मांग कम होती है तो वेतन लागत को कम करता है।

हानियाँ:

• कर्मचारियों को अनियमित घंटों के कारण आय अस्थिरता का सामना करना पड़ता है।
• नौकरी की सुरक्षा की कमी से मनोबल में कमी आ सकती है।
• कुछ देशों में शून्य-घंटे अनुबंधों को नियंत्रित करने वाले सख्त श्रम कानून होते हैं।

#5 स्थायी अंशकालिक

एक स्थायी अंशकालिक अनुसूची कर्मचारियों को प्रति सप्ताह सीमित संख्या में घंटे प्रदान करती है लेकिन पूर्णकालिक स्थिति के मानदंड से कम। आकस्मिक या अस्थायी काम के विपरीत, स्थायी अंशकालिक कर्मचारियों को भुगतान अवकाश और नौकरी सुरक्षा जैसे लाभ प्राप्त होते हैं।

उदाहरण:

एक ग्राहक सेवा प्रतिनिधि सप्ताह में 25 घंटे काम करता है एक निर्धारित कार्यक्रम के साथ सोमवार-शुक्रवार, सुबह 9 बजे से दोपहर 2 बजे तक।

लाभ:

• घटी हुई कार्य घंटों को बनाए रखते हुए स्थिरता प्रदान करता है।
• उन कुशल कर्मचारियों को बनाए रखने में मदद करता है जो अंशकालिक कार्य को प्राथमिकता देते हैं।
• कर्मचारियों को लाभ मिलता है जबकि वे पूर्णकालिक स्टाफ की तुलना में कम घंटे काम करते हैं।

हानियाँ:

• कर्मचारी करियर विकास अवसरों जैसे पूर्णकालिक लाभ से वंचित रह सकते हैं।
• यदि अंशकालिक कर्मचारी आवश्यक कार्य संभालते हैं तो कार्यभार का वितरण चुनौतीपूर्ण हो सकता है।

उद्योग द्वारा शिफ्ट्स

काम के शेड्यूल उद्योग की मांगों के अनुसार भिन्न होते हैं। कुछ क्षेत्रों में 24/7 कवरेज की आवश्यकता होती है, जबकि अन्य सामान्य व्यावसायिक घंटों में संचालित होते हैं। सही प्रकार के शेड्यूल चुनने से दक्षता, कर्मचारी संतुष्टि और श्रम कानूनों का पालन सुनिश्चित होता है।

निर्माण कार्य के लिए कार्य शेड्यूल

निर्माण परियोजनाएं समय सीमा, मौसम की स्थिति और श्रम उपलब्धता के अनुसार विभिन्न प्रकार के कार्य शेड्यूल का पालन करती हैं। कई कार्यकर्ता 8-5 घंटे पर काम करते हैं, लेकिन कुछ परियोजनाओं को टाइट टाइमलाइन को पूरा करने के लिए विस्तारित या घूर्णन शिफ्ट की आवश्यकता होती है। ओवरटाइम आम है, विशेषकर परियोजना के समापन की ओर। कुछ निर्माण स्थल 9/80 शेड्यूल का उपयोग करते हैं, जहाँ कर्मचारी नौ दिनों में 80 घंटे काम करते हैं और हर दूसरे शुक्रवार को छुट्टी मिलती है।

कर्मचारी एक संकुचित शेड्यूल का भी पालन कर सकते हैं, जैसे कि चार 10-घंटे की शिफ्ट, जिससे हर सप्ताह कम कामकाजी दिन होते हैं। मौसमी परियोजनाएँ अक्सर अस्थायी और संविदात्मक शेड्यूल पर निर्भर करती हैं, जहाँ कर्मचारियों को निर्माण के विशिष्ट चरणों के लिए भर्ती किया जाता है।

निर्माण शेड्यूल में चुनौतियाँ अप्रत्याशित मौसम में देरी, परियोजना बदलाव, और लंबे शिफ्टों के दौरान कार्यकर्ता सुरक्षा सुनिश्चित करना शामिल है। उचित शेड्यूलिंग कर्मचारियों को बिना अधिक काम किए दक्षता बनाए रखने में मदद करता है।

मेडिकल केयर असिस्टेंट के लिए कार्य शेड्यूल

स्वास्थ्य सेवा कार्यकर्ताओं को 24/7 शिफ्ट कवरेज की आवश्यकता होती है, जिससे बहुत ही संरचित लेकिन मांग वाले शेड्यूल का उपयोग होता है। अधिकांश अस्पताल और क्लीनिक घूर्णन शेड्यूल का उपयोग करते हैं, जहाँ कर्मचारी प्रत्येक सप्ताह विभिन्न शिफ्टों में काम करते हैं ताकि कार्यभार को संतुलित किया जा सके। आम शिफ्टों में शामिल हैं:

• दिन की शिफ्ट (सुबह 8 बजे – शाम 4 बजे)
• शाम की शिफ्ट (शाम 4 बजे – रात 12 बजे)
• रात्रि की शिफ्ट (रात 12 बजे – सुबह 8 बजे)

कुछ अस्पताल पिटमैन या डुपोंट शेड्यूल को लागू करते हैं, जो विस्तारित विश्राम अवधियों की अनुमति देते हुए रोगियों की निरंतर देखभाल सुनिश्चित करते हैं। आपातकालीन और आईसीयू स्टाफ अक्सर 12-घंटे की शिफ्टों का पालन करते हैं, जैसे 2-2-3 शेड्यूल, जहाँ वे दो दिन काम करते हैं, दो दिन छुट्टी पर रहते हैं, और तीन दिन काम करते हैं।

आपातकालीन चिकित्सा में ऑन-कॉल शिफ्ट आम हैं, जो शेड्यूल के बिना स्टाफ को उपलब्ध रहने की आवश्यकता होती है। ओवरटाइम अक्सर होता है, यदि इसे ठीक से प्रबंधित नहीं किया गया तो यह बर्नआउट का कारण बन सकता है। लचीला शेड्यूलिंग, जॉब शेयरिंग, और दूरस्थ परामर्श चिकित्सा कार्यकर्ताओं पर दबाव को कम करने में मदद करता है।

कानूनी फर्मों के लिए कार्य शेड्यूल

कानूनी फर्में सामान्यतः 9-5 शेड्यूल का पालन करती हैं, लेकिन कार्यभार आम तौर पर पारंपरिक कार्यालय घंटों से आगे बढ़ता है। कई वकील प्रति सप्ताह 50-60 घंटे काम करते हैं, जिसमें कभी-कभी सप्ताहांत भी शामिल होता है। कनिष्ठ सहयोगी अक्सर ग्राहकों की मांगों और अदालत के समय सीमा के अनुसार एक अप्रत्याशित शेड्यूल पर काम करते हैं।

कुछ कानूनी फर्म संकुचित शेड्यूल को लागू करती हैं, जिससे वकीलों को कम दिनों में अधिक घंटे काम करने की अनुमति मिलती है। दूरस्थ और हाइब्रिड शेड्यूल अधिक सामान्य हो रहे हैं, विशेष रूप से कानूनी शोध और ग्राहक परामर्श के लिए। पैरालगिस और सहायक कर्मचारी अक्सर मानक शेड्यूल पर काम करते हैं, हालांकि मुकदमेबाजी के मामलों में ओवरटाइम की आवश्यकता हो सकती है।

मुकदमेबाजी की मांगों की अप्रत्याशितता के कारण कानूनी फर्मों में कार्यभार का संतुलन चुनौतीपूर्ण है। उचित कर्मचारी कार्य शेड्यूल प्रबंधन कर्मचारी उत्पादकता सुनिश्चित करता है जबकि बर्नआउट को रोकता है।

कर्मचारी कार्य शेड्यूल कैसे बनाएं?

बिजनेस की जरूरतों के साथ कर्मचारी की उपलब्धता का संतुलन बनाने के लिए कर्मचारी कार्य शेड्यूल बनाना एक रणनीतिक योजना की मांग करता है। एक अच्छी तरह से संरचित कार्य शेड्यूल उत्पादकता में सुधार करता है, संघर्षों को कम करता है और संचालन को सुचारू बनाता है। कर्मचारियों के लिए एक कुशल कार्य शेड्यूल विकसित करने के लिए नीचे कुछ प्रमुख कदम दिए गए हैं।

1. संसाधनों की पहचान करें

एक शेड्यूल बनाने से पहले, उपलब्ध संसाधनों का मूल्यांकन करें, जिसमें कार्यबल का आकार, कौशल, और परिचालन जरूरतें शामिल हैं। उन महत्वपूर्ण भूमिकाओं की पहचान करें जिन्हें पूर्णकालिक कवरेज की आवश्यकता होती है और वे क्षेत्र जहाँ अंशकालिक या संविदात्मक कर्मचारी अंतराल को भर सकते हैं। कर्मचारी बर्नआउट को रोकते हुए व्यावसायिक दक्षता बनाए रखने के लिए कार्यभार वितरण पर विचार करें।

2. प्रत्येक शिफ्ट श्रेणी के लिए जरूरतें सूचीबद्ध करें

प्रत्येक शिफ्ट के लिए आवश्यक कर्मचारियों की संख्या और उनकी भूमिकाएं परिभाषित करें। यदि व्यवसाय 8-5 घंटे संचालित होता है, तो दिन भर में पर्याप्त कवरेज सुनिश्चित करें। 24/7 संचालन के लिए, दिन, शाम और रात के घूर्णन के रूप में शिफ्ट की योजना बनाएं। मांग में उतार-चढ़ाव वाले व्यवसाय मौसमी या लचीली शेड्यूलिंग पर विचार करें।

3. मांग का पूर्वानुमान लगाएं

पीक बिजनेस आवर्स, मौसमी रुझानों और कार्यभार के विविधताओं का विश्लेषण करें। खुदरा स्टोर को सप्ताहांत के दौरान अधिक स्टाफ की आवश्यकता हो सकती है, जबकि अस्पतालों को 24/7 स्टाफिंग की आवश्यकता होती है। पिछले कर्मचारियों के शेड्यूल का अध्ययन करने से भविष्य की मांग की भविष्यवाणी करने और स्टाफ की कम या अधिकता से बचने में मदद मिलती है।

4. कर्मचारी प्राथमिकताएँ एकत्रित करें

शेड्यूलिंग करते समय कर्मचारी की उपलब्धता और प्राथमिकताओं पर ध्यान दें। कुछ कर्मचारी सुबह की शिफ्ट को पसंद कर सकते हैं, जबकि अन्य शाम को बेहतर प्रदर्शन कर सकते हैं। इनपुट इकट्ठा करने से नौकरी की संतुष्टि बढ़ती है और अनुपस्थिति कम होती है।

5. पिछले शेड्यूल की समीक्षा करें

अप्रभावीता की पहचान करने के लिए पिछले कार्य शेड्यूल के उदाहरणों का विश्लेषण करें। शिफ्ट स्वैप, बार-बार अनुपस्थिति, या शेड्यूलिंग संघर्षों में ट्रेंड की तलाश करें। आवर्ती मुद्दों को हल करने और कार्यबल प्रबंधन में सुधार के लिए नए शेड्यूल को समायोजित करें।

6. प्रतिस्थापन के लिए एक योजना बनाएं

अनियोजित अनुपस्थिति काम के प्रवाह को बाधित कर सकती है। ऑन-कॉल शिफ्ट या ओवरटाइम के लिए उपलब्ध कर्मचारियों की सूची बनाकर एक बैकअप योजना बनाएं। निर्दिष्ट बैकअप स्टाफ के साथ कार्य शेड्यूल के उदाहरण का उपयोग करने से अंतिम समय में शेड्यूलिंग समस्याओं को रोका जा सकता है।

7. कानूनों का शोध करें

प्रयत्न घंटों, ओवरटाइम भुगतान, आराम अंतराल, और कर्मचारी अधिकारों के लिए नियमों की जाँच करें। गैर-अनुपालन से कानूनी मुद्दे और कर्मचारी संतुष्टि में कमी हो सकती है।

8. एक शेड्यूल मेकर का उपयोग करें

विभिन्न शेड्यूल को मैन्युअल रूप से बनाना समय लेने वाला और त्रुटिपूर्ण हो सकता है। शिफटन एक कार्य प्रबंधन एप्लिकेशन है जिसे शिफ्ट योजना, कर्मचारी शेड्यूलिंग, और कार्यभार संतुलन को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। शिफटन के साथ, व्यवसाय कर सकते हैं:

• कार्यभार के आधार पर शिफ्ट असाइनमेंट को स्वचालित करें।
• कर्मचारियों को शिफ्ट स्वैप का अनुरोध करने और उपलब्धता प्रबंधित करने की अनुमति दें।
• एआई पावर्ड ऑप्टिमाइज़ेशन के साथ शेड्यूलिंग त्रुटियों को कम करें।
• वास्तविक समय समायोजन के साथ कार्य शेड्यूल में सुधार करें।

शिफटन जैसी कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग शेड्यूल योजना के प्रकारों को सुव्यवस्थित करता है, दक्षता सुनिश्चित करता है और प्रशासनिक कार्यभार को कम करता है।

9. शेड्यूल प्रकाशित करें

एक बार जब कर्मचारियों के लिए कार्य शेड्यूल को अंतिम रूप दिया जाता है, तो इसे टीम के साथ अग्रिम में साझा करें। कर्मचारियों को सूचित करने और उन्हें अपनी शिफ्ट की समीक्षा करने की अनुमति देने के लिए कार्य प्रबंधन ऐप्स या आंतरिक संचार उपकरणों का उपयोग करें। शेड्यूलिंग में पारदर्शिता अंतिम-मिनट के संघर्षों को रोकती है और कार्यबल समन्वय में सुधार करती है।

कार्य शेड्यूल बनाना क्यों महत्वपूर्ण है?

कर्मचारियों के लिए एक संरचित कार्य शेड्यूल संचालन की दक्षता, कार्यबल की संतुष्टि, और श्रम कानूनों का पालन सुनिश्चित करता है। बिना एक सुव्यवस्थित व्यावसायिक शेड्यूल के, कंपनियां अनुपस्थिति, कर्मचारी बर्नआउट, और उत्पादकता हानि का सामना करती हैं। नीचे कुछ प्रमुख कारण बताए गए हैं कि क्यों एक उचित कर्मचारी कार्य शेड्यूल आवश्यक है।

1. कर्मचारी प्रतिधारण में सुधार

कर्मचारियों के लिए एक अच्छी तरह से योजना बनाया गया कार्य शेड्यूल तनाव को कम करता है और निष्पक्ष शिफ्ट वितरण सुनिश्चित करता है। कर्मचारी जो पूर्वानुमानित शेड्यूल किए गए घंटे प्राप्त करते हैं, बर्नआउट या नौकरी की असंतोष की संभावना कम होती है, जिससे कम टर्नओवर दर होती है। व्यवसाय जो लचीली शेड्यूल विकल्प देते हैं, व्यक्तिगत प्रतिबद्धताओं और काम के जीवन संतुलन को समायोजित करके शीर्ष प्रतिभा को बनाए रखते हैं।

2. कर्मचारी उत्पादकता में सुधार

एक अनुकूलित कार्य समय शेड्यूल कर्मचारी उपलब्धता को पीक व्यावसायिक घंटों के साथ संरेखित करता है, यह सुनिश्चित करता है कि मांग सबसे अधिक होने पर स्टाफ मौजूद हो। उत्पादकता पैटर्न के आधार पर शिफ्ट असाइन करने से — जैसे सुबह की शिफ्ट को सुबह उठने वालों के लिए शेड्यूल करना — दक्षता को अधिकतम करता है। एक संरचित कार्यशील शेड्यूल वाले कर्मचारी कम ध्यान भंग का अनुभव करते हैं और उच्च प्रदर्शन स्तर बनाए रखते हैं।

3. 24/7 स्टाफिंग की गारंटी

स्वास्थ्य सेवाओं, ग्राहक सेवा, और सुरक्षा जैसी उद्योगों को निरंतर कवरेज की आवश्यकता होती है। पिटमैन, ड्यूपॉन्ट, या घूमने वाली शिफ्ट्स जैसे विभिन्न कार्य कार्यक्रम लागू करना सुनिश्चित करता है कि व्यवसाय बिना सेवाओं में रुकावट के कुशलता से चालू रहें। एक उचित कार्य सप्ताह कार्यक्रम कम स्टाफिंग से बचाता है, जिससे संचालन की बाधाएं कम होती हैं।

4. प्रभावशाली पेरोल प्रबंधन

साफ-सुथरे कार्य कार्यक्रम का अर्थ है कि यह कर्मचारियों के काम के घंटे, ओवरटाइम और पेरोल खर्चों को ट्रैक करने में मदद करता है। कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने वाली कंपनियाँ शिफ्ट ट्रैकिंग को स्वचालित करती हैं और ओवरटाइम और ब्रेक के संबंधित श्रम कानूनों के पालन को सुनिश्चित करती हैं। उचित समय सारणी से अक्षम शिफ्ट योजना के कारण अनावश्यक पेरोल खर्चों को रोका जाता है।

5. कार्य दबाव कम

कर्मचारियों के लिए एक संगठित कार्य कार्यक्रम स्टाफ पर अत्यधिक घंटे या अप्रत्याशित शिफ्ट्स के भार को रोकता है। स्थिर समय सारणी वाले कर्मचारियों को कम तनाव का सामना करना पड़ता है, जिससे मानसिक स्वास्थ्य और कार्यस्थल की संतुष्टि बेहतर होती है। नौकरी-साझाकरण, सघन कार्यक्रम, और लचीला कार्य व्यवस्था कर्मचारियों की भलाई को और भी बढ़ावा देते हैं।

6. संतोषजनक कार्य-जीवन संतुलन

अच्छा कार्य कार्यक्रम कर्मचारियों को व्यक्तिगत प्रतिबद्धताओं के साथ काम की जिम्मेदारियों का प्रबंधन करने के लिए पर्याप्त समय देता है। संकर कार्य मॉडल, 4-10 शिफ्ट कार्यक्रम, या 9/80 व्यवस्थाएं विस्तारित विश्राम की अवधि प्रदान करती हैं, बिना उत्पादकता पर समझौता किए। जो व्यवसाय कार्य-जीवन संतुलन को प्राथमिकता देते हैं, वे प्रेरित कर्मचारियों को आकर्षित करते हैं और बनाए रखते हैं।

अपने कर्मचारियों के लिए आदर्श कार्य कार्यक्रम कैसे चुनें

सबसे अच्छा कार्य कार्यक्रम चुनने के लिए व्यावसायिक आवश्यकताओं और कर्मचारी प्राथमिकताओं के बीच संतुलन आवश्यक है। सही प्रकार के कार्यक्रम उत्पादकता में सुधार करते हैं, नौकरी की संतुष्टि बढ़ाते हैं, और श्रम कानूनों के साथ अनुपालन सुनिश्चित करते हैं। आदर्श कार्य कार्यक्रम निर्धारित करते समय, निम्नलिखित कारकों पर विचार करें:

1. व्यावसायिक आवश्यकताएँ

कंपनी की मुख्य परिचालन आवश्यकताओं की पहचान करें। कुछ उद्योग जैसे स्वास्थ्य सेवा और निर्माण को 24/7 कवरेज की आवश्यकता होती है, जबकि अन्य मानक कार्य समय सारणी पर कार्य करते हैं। यह निर्धारित करें कि आपकी व्यावसायिक मॉडल के लिए स्थिर, घूमने वाले या लचीले कार्यक्रम उपयुक्त हैं या नहीं।

2. कर्मचारी प्राथमिकताएँ

एक सफल कार्य कार्यक्रम कर्मचारी की जरूरतों पर विचार करता है। कुछ कर्मचारी सुबह की शिफ्ट्स पसंद करते हैं, जबकि अन्य शाम को अधिक उत्पादक होते हैं। लचीला शेड्यूल विकल्प, जैसे कि दूरस्थ काम या संकुचित शिफ्ट्स, प्रतिभा को आकर्षित करने और बनाए रखने में मदद करते हैं। कर्मचारियों से फीडबैक इकट्ठा करके उच्चतर नौकरी संतोष सुनिश्चित होता है।

3. ग्राहक और सेवा की माँगें

खुदरा, आतिथ्य, और स्वास्थ्य सेवा व्यवसायों को कर्मचारियों के कार्यक्रमों को उच्चतम मांग अवधि के साथ संरेखित करना चाहिए। यदि सप्ताहांत पर ग्राहक यातायात सबसे अधिक है, तो सप्ताहांत शिफ्ट्स को शेड्यूल करना इष्टतम सेवा सुनिश्चित करता है। पिछले काम शेड्यूल घंटे का विश्लेषण करने से स्टाफिंग आवश्यकताओं की उम्मीद करने में मदद मिलती है।

4. श्रम कानूनों का अनुपालन

प्रत्येक कर्मचारी कार्य समय सारणी को श्रम कानूनों का पालन करना चाहिए, जिसमें ओवरटाइम वेतन, विश्राम अवधि, और कार्य घंटे की सीमाएँ शामिल हैं। कुछ क्षेत्र ओवरनाइट शिफ्ट्स को प्रतिबंधित करते हैं या विशेष ब्रेक अवधि को लागू करते हैं। इन कानूनों की अनदेखी करने से दंड और कर्मचारी असंतोष उत्पन्न हो सकता है।

5. मापनीयता और भविष्य की वृद्धि

अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया कार्य समय सारणी व्यवसाय के विस्तार को समायोजित कर सकता है। जैसे-जैसे कंपनियां बढ़ती हैं, शेड्यूलिंग की जटिलताएँ बढ़ती हैं। शिफ्टन जैसे कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने से बड़े टीमों के लिए शेड्यूलिंग को सरल बनाया जाता है, जिससे शिफ्ट असाइनमेंट को स्वचालित किया जा सके और विवादों को कम किया जा सके।

उत्तम कार्य समय सारणी का चयन कंपनी के लक्ष्यों, कर्मचारियों की भलाई और कानूनी आवश्यकताओं का मूल्यांकन शामिल है। सही प्रकार की कार्य समय सारणियों को लागू करना दक्षता को बढ़ाता है, जबकि एक स्वस्थ कार्यस्थल माहौल बनाए रखता है।

अपने कर्मचारियों के लिए आदर्श कार्य कार्यक्रम कैसे चुनें

सबसे अच्छा कार्य कार्यक्रम चुनने के लिए व्यावसायिक आवश्यकताओं और कर्मचारी प्राथमिकताओं के बीच संतुलन आवश्यक है। सही प्रकार के कार्यक्रम उत्पादकता में सुधार करते हैं, नौकरी की संतुष्टि बढ़ाते हैं, और श्रम कानूनों के साथ अनुपालन सुनिश्चित करते हैं। आदर्श कार्य कार्यक्रम निर्धारित करते समय, निम्नलिखित कारकों पर विचार करें:

1. व्यावसायिक आवश्यकताएँ

कंपनी की मुख्य परिचालन आवश्यकताओं की पहचान करें। कुछ उद्योग जैसे स्वास्थ्य सेवा और निर्माण को 24/7 कवरेज की आवश्यकता होती है, जबकि अन्य मानक कार्य समय सारणी पर कार्य करते हैं। यह निर्धारित करें कि आपकी व्यावसायिक मॉडल के लिए स्थिर, घूमने वाले या लचीले कार्यक्रम उपयुक्त हैं या नहीं।

2. कर्मचारी प्राथमिकताएँ

एक सफल कार्य कार्यक्रम कर्मचारी की जरूरतों पर विचार करता है। कुछ कर्मचारी सुबह की शिफ्ट्स पसंद करते हैं, जबकि अन्य शाम को अधिक उत्पादक होते हैं। लचीला शेड्यूल विकल्प, जैसे कि दूरस्थ काम या संकुचित शिफ्ट्स, प्रतिभा को आकर्षित करने और बनाए रखने में मदद करते हैं। कर्मचारियों से फीडबैक इकट्ठा करके उच्चतर नौकरी संतोष सुनिश्चित होता है।

3. ग्राहक और सेवा की माँगें

खुदरा, आतिथ्य, और स्वास्थ्य सेवा व्यवसायों को कर्मचारियों के कार्यक्रमों को उच्चतम मांग अवधि के साथ संरेखित करना चाहिए। यदि सप्ताहांत पर ग्राहक यातायात सबसे अधिक है, तो सप्ताहांत शिफ्ट्स को शेड्यूल करना इष्टतम सेवा सुनिश्चित करता है। पिछले काम शेड्यूल घंटे का विश्लेषण करने से स्टाफिंग आवश्यकताओं की उम्मीद करने में मदद मिलती है।

4. श्रम कानूनों का अनुपालन

प्रत्येक कर्मचारी कार्य समय सारणी को श्रम कानूनों का पालन करना चाहिए, जिसमें ओवरटाइम वेतन, विश्राम अवधि, और कार्य घंटे की सीमाएँ शामिल हैं। कुछ क्षेत्र ओवरनाइट शिफ्ट्स को प्रतिबंधित करते हैं या विशेष ब्रेक अवधि को लागू करते हैं। इन कानूनों की अनदेखी करने से दंड और कर्मचारी असंतोष उत्पन्न हो सकता है।

5. मापनीयता और भविष्य की वृद्धि

अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया कार्य समय सारणी व्यवसाय के विस्तार को समायोजित कर सकता है। जैसे-जैसे कंपनियां बढ़ती हैं, शेड्यूलिंग की जटिलताएँ बढ़ती हैं। शिफ्टन जैसे कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने से बड़े टीमों के लिए शेड्यूलिंग को सरल बनाया जाता है, जिससे शिफ्ट असाइनमेंट को स्वचालित किया जा सके और विवादों को कम किया जा सके।

उत्तम कार्य समय सारणी का चयन कंपनी के लक्ष्यों, कर्मचारियों की भलाई और कानूनी आवश्यकताओं का मूल्यांकन शामिल है। सही प्रकार की कार्य समय सारणियों को लागू करना दक्षता को बढ़ाता है, जबकि एक स्वस्थ कार्यस्थल माहौल बनाए रखता है।

शिफ्टन के साथ कार्य समय सारणी को सुव्यवस्थित कैसे करें

कार्य समय सारणी के प्रकारों का मैन्युअल प्रबंधन समय लेने वाला और त्रुटिपूर्ण हो सकता है, जिससे शेड्यूलिंग के विवाद, कम स्टाफिंग और कर्मचारी असंतोष हो सकते हैं। शिफ्टन, एक उन्नत कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर, पूरे प्रक्रिया को सरल बनाता है, निर्बाध शिफ्ट योजना और कार्यबल प्रबंधन सुनिश्चित करता है।

शिफ्टन के उपयोग के मुख्य लाभ कार्य समय सारणी के लिए

• स्वचालित शिफ्ट योजना – शिफ्टन कर्मचारी उपलब्धता, कौशल, और व्यावसायिक आवश्यकताओं के आधार पर शिफ्ट्स आवंटित करता है, मैनुअल शेड्यूलिंग की परेशानी को समाप्त करता है।
• रियल-टाइम समायोजन – अंतिम समय में परिवर्तन? शिफ्टन त्वरित संशोधन की अनुमति देता है, बिना व्यवधान के पूर्ण शेड्यूल कवरेज सुनिश्चित करता है।
• कर्मचारी स्व-सूचीयन – कर्मचारी शिफ्टों का आदान-प्रदान कर सकते हैं, छुट्टियाँ मांग सकते हैं, और अपनी उपलब्धता को प्रबंधित कर सकते हैं, प्रशासनिक कार्यभार को कम करते हैं।
• श्रम कानूनों का अनुपालन – यह प्रणाली सुनिश्चित करता है कि कार्य समय सारणी घंटे ओवरटाइम विनियमों, विश्राम विराम, और स्थानीय श्रम कानूनों का पालन करते हैं।

शिफ्टन कैसे काम करता है

1. शिफ्ट आवश्यकताओं को परिभाषित करें – प्रत्येक शिफ्ट के लिए आवश्यक कर्मचारियों की संख्या निर्धारित करें और किसी भी कौशल-आधारित असाइनमेंट को निर्दिष्ट करें।
2. कर्मचारी उपलब्धता इनपुट – कर्मचारी अपनी पसंदीदा शिफ्ट और समय की छुट्टी की अनुरोध दर्ज करते हैं।
3. स्वचालित शेड्यूलिंग – प्रणाली कर्मचारियों के लिए एक अनुकूलित कार्य समय सारणी उत्पन्न करती है, कार्यभार को संतुलित करता है और निष्पक्षता सुनिश्चित करता है।
4. तत्काल सूचनाएँ – कर्मचारियों को उनके कार्य समय सारणी, शिफ्ट परिवर्तन, या शेड्यूल परिवर्तनों के बारे में रियल-टाइम अपडेट प्राप्त होते हैं।
5. प्रदर्शन ट्रैकिंग – प्रबंधक कर्मचारियों की समय सारणी का विश्लेषण कर सकते हैं, उपस्थिति ट्रैक कर सकते हैं, और शेड्यूलिंग की अक्षमताओं को पहचान सकते हैं।

Shifton व्यवसायों की किसी भी आकार की कार्य अनुसूचियों को सुगम बनाने, प्रशासनिक बोझ को कम करने, और समग्र कार्यबल दक्षता में सुधार करने में मदद करता है। चाहे 9-5 अनुसूची, घूर्णन शिफ्ट्स, या दूरस्थ कार्य अनुसूचियों का प्रबंधन करना हो, Shifton उद्योग की आवश्यकताओं के अनुकूल एक लचीला और स्केल करने योग्य समाधान प्रदान करता है।

Shifton का उपयोग करके व्यवसाय यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारियों के लिए एक अनुकूलित कार्य अनुसूची बनी रहे और व्यवधान को न्यूनतम रखते हुए कर्मचारी संतोष बढ़े।

मुख्य निष्कर्ष

सही प्रकार की अनुसूचियों का चयन व्यवसाय दक्षता और कर्मचारी संतुष्टि के लिए आवश्यक है। इस गाइड से प्रमुख अंतर्दृष्टियाँ नीचे दी गई हैं:

• विभिन्न उद्योगों को विभिन्न कार्य अनुसूचियों की आवश्यकता होती है – मानक 9-5 अनुसूचियों से लेकर घूर्णन शिफ्ट तक, प्रत्येक व्यवसाय को अपनी परिचालन आवश्यकताओं के अनुसार मॉडल चुनना चाहिए।
• वैकल्पिक शिफ्ट प्रकार लचीलापन बढ़ाते हैं – संपीड़ित कार्य सप्ताह, हाइब्रिड अनुसूचियाँ, और लचीली शिफ्ट जैसी विकल्प उत्पादकता को कर्मचारी कल्याण के साथ संतुलित करने में मदद करते हैं।
• सही शेड्यूलिंग जलन को रोकता है और बनाए रखने में सुधार करता है – एक अच्छी तरह से संरचित कार्य अनुसूची यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारियों को पर्याप्त आराम और उचित शिफ्ट वितरण मिले।
• प्रौद्योगिकी कार्यबल शेड्यूलिंग को सरल बनाती है – Shifton जैसे कार्य प्रबंधन अनुप्रयोगों का उपयोग शिफ्ट योजना को स्वचालित करता है, शेड्यूलिंग संघर्षों को कम करता है, और दक्षता को बढ़ाता है।
• श्रम कानूनों के साथ अनुपालन महत्वपूर्ण है – नियोक्ताओं को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कार्य अनुसूची घंटे अतिरिक्त समय नियमों, ब्रेक विनियमों, और स्थानीय श्रम कानूनों के साथ संरेखित हों।

रणनीतिक अनुसूचियों का उपयोग करके, व्यवसाय संचालन का अनुकूलन कर सकते हैं, कर्मचारी सहभागिता को बढ़ावा दे सकते हैं, और दीर्घकालिक सफलता सुनिश्चित कर सकते हैं।

कई कंपनियाँ अपने ग्राहक आधार के साथ संचार के साधन के रूप में कॉन्टेक्ट सेंटर्स का उपयोग करती हैं। ऑपरेटर जिस तरह से कॉल करने वालों के साथ व्यवहार करते हैं, वह नए ग्राहकों को आकर्षित कर सकता है और लंबे समय के ग्राहकों के साथ स्वस्थ संबंध बनाए रख सकता है।

कॉल सेंटर शेड्यूलिंग चुनौतियाँ

कई मामलों में, कॉल सेंटर अंतरराष्ट्रीय कंपनियों की ओर से काम करते हैं। प्रबंधक ऐसे ऑपरेटरों को नियुक्त करते हैं जिन्हें विभिन्न समय क्षेत्र में काम करना होता है। इससे काम के घंटों, शिफ्टों और कार्यकर्ता वितरण में भ्रम पैदा हो सकता है।

इसके परिणामस्वरूप, कॉल सेंटर के कार्यप्रवाह को नुकसान हो सकता है, नकारात्मक प्रतिक्रिया मिल सकती है और आय में कमी हो सकती है। कॉल सेंटर इस स्थिति से बच सकता है यदि वह उचित कार्य अनुसूची प्रबंधन लागू करता है। वर्तमान में, कार्यकर्ता समय-सारणी के कई प्रकार हैं:

सोवियत

यह कार्य अनुसूची उन कॉल सेंटरों के लिए अधिक उपयुक्त है, जो स्थानीय बाजारों के लिए काम करते हैं। कर्मचारियों के पास 8 घंटे की शिफ्ट और 1 घंटे का लंच टाइम होता है। ऑपरेटर अपने ब्रेक का समय चुनने में सक्षम नहीं होते हैं। लंच टाइम शिफ्ट के 4 घंटे बाद ही हो सकता है। आमतौर पर, इस अनुसूची में केवल दो शिफ्ट होती हैं: सुबह 8 बजे से दोपहर 4 बजे तक और शाम 4 बजे से रात 12 बजे तक।

अमेरिकी

यह परिदृश्य भी 8 घंटे की शिफ्ट प्रदान करता है। ‘अमेरिकी’ प्रकार शिफ्ट के शुरू होने के समय को बदलने की अनुमति नहीं देता है। यह ऑपरेटर को सबसे उपयुक्त समय चुनने की अनुमति नहीं देता। इसको ध्यान में रखते हुए, परिदृश्य पूरे कार्यदिन के दौरान कभी भी दोपहर का भोजन करने और ब्रेक लेने की अनुमति देता है।

ब्रिटिश

ब्रिटिश शेड्यूल प्रकार को कॉल सेंटर में कार्यबल संगठन के लिए सबसे प्रभावी माना जाता है। यह न केवल लागत कम करता है, बल्कि कर्मचारी प्रदर्शन में भी सुधार करता है। यह शेड्यूल प्रकार 4/8 घंटे की शिफ्ट प्रदान करता है। कर्मचारी अपनी शिफ्टों के शुरू होने का समय चुन सकते हैं और काम के घंटों के दौरान कभी भी लंच ब्रेक ले सकते हैं।

कॉल सेंटर जो “ब्रिटिश” मॉडल को काम के घंटे प्रबंधन के लिए अपनाते हैं, उनके कामगारों के प्रदर्शन और दृष्टिकोण में काफी सुधार होगा। जिसके परिणामस्वरूप, ग्राहक महसूस करेंगे कि वे पेशेवरों के साथ संवाद कर रहे हैं और उन्हें उच्च स्तर की ग्राहक सेवा प्राप्त हो रही है।

अनुसूची उपकरण

सरल समाधान, जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का उपयोग करना, अलग-अलग अवधियों के कार्य शेड्यूल बनाने और ऑपरेटरों की विभिन्न संख्या के साथ पर्याप्त नहीं है। इन्हें शेड्यूल की योजना बनाने और ब्रेक्स का ट्रैक रखने के लिए उपयोग नहीं किया जा सकता। वर्कफोर्स प्रबंधन उपकरण एक आदर्श शेड्यूल बनाने की अनुमति देते हैं।

शिफ्टन सेवा कॉल सेंटर के लिए एक “ब्रिटिश” शेड्यूल सेट करने के लिए एक आदर्श समाधान है। सेवा शिफ्ट के शुरू होने का समय सेट करने की अनुमति देती है, ब्रेक्स और छुट्टियों की अनुमति देती है, लचीले लंचटाइम का समर्थन करती है। यह किसी भी प्रकार के स्टाफ के लिए शेड्यूल बनाने की अनुमति देती है।

सभी कंपनियाँ ऐसे सस्ते और उपयोग में आसान उपकरणों की तलाश करती हैं जो कर्मचारी के प्रदर्शन और दर्शकों की संख्या में सुधार करें, जबकि प्रबंधन विभाग में अधिक समय न लें। हमने ऐसे उपकरणों का एक सेट तैयार किया है जिसे आसानी से सीखा जा सकता है और जो आपकी कंपनी का बहुत सारा समय बचाएगा।

व्यवसाय की पहचान के लिए सोशल मीडिया विपणन समाधान

1. बफर

   बफर सोशल मीडिया मार्केटिंग के लिए एक बहुत ही सरल दृष्टिकोण अपनाता है। यह विभिन्न प्लेटफॉर्मों पर पोस्ट प्रकाशित करने का समय निर्धारित करने की अनुमति देता है। ये स्वचालित रूप से सार्वजनिक हो जाते हैं, बिना किसी के सीधे हस्तक्षेप के। बफर सभी प्रमुख सोशल मीडिया प्लेटफार्मों का समर्थन करता है और पोस्ट की पहुंच और उपयोगकर्ता सहभागिता को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए विश्लेषण प्रदान करता है।

2. कोस्केड्यूल

   कोस्केड्यूल एक मार्केटिंग कैलेंडर और एक सोशल मीडिया कैलेंडर को एकल प्लेटफार्म में मिलाकर बनाता है। यह सेवा एव्हरनोट और हेडलाइन विश्लेषक के साथ-साथ अधिकांश सोशल मीडिया प्लेटफार्मों (फेसबुक, ट्विटर, इंस्टाग्राम, लिंक्डइन, टम्बलर, गूगल+, आदि) के साथ सीधे एकीकृत है। इसे एक ही डैशबोर्ड से सभी पोस्ट, ब्लॉग पोस्ट सहित, प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

3. हूटसुइट

   हूटसुइट सबसे पुराना सोशल मीडिया मार्केटिंग प्लेटफ़ॉर्म में से एक है क्योंकि यह 2008 से सक्रिय है। यह ट्विटर, फेसबुक, इंस्टाग्राम, लिंक्डइन, गूगल+ और यूट्यूब पर पोस्ट शेड्यूल करने की अनुमति देता है। हूटसुइट के साथ, आप यह जान सकते हैं कि आपकी कंपनी या ब्रांड को ऑनलाइन कैसे प्राप्त किया जा रहा है। इसके अलावा, प्लेटफॉर्म पोस्ट विश्लेषण भी प्रदान करता है।

4. शेड्यूलग्राम

   शेड्यूलग्राम सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले इंस्टाग्राम शेड्यूलरों में से एक है। यह सेवा उन व्यवसायों के लिए है जो इस प्लेटफॉर्म पर ध्यान केंद्रित करते हैं और जिसमें एक सरल इंटरफ़ेस होता है, जिसमें छवियाँ अपलोड और संपादित की जा सकती हैं। इन्हें जब आवश्यक हो, बाद में पोस्ट किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, आप 10 तस्वीरें बना सकते हैं और यह चुन सकते हैं कि हर एक तस्वीर कब और किस तारीख को सब्सक्राइबर्स के लिए उपलब्ध होगी।

सर्वेक्षण

1. गेटफीडबैक

   गेटफीडबैक एक ऑनलाइन सर्वेक्षण सेवा है जो कंपनियों को ग्राहक संतोष मापने और उनके अनुभव में सुधार करने की अनुमति देती है। यह प्लेटफॉर्म सर्वेक्षण व्यक्तिगत करने की सुविधा देता है, जिसमें ब्रांड के लोगो, फ़ॉन्ट्स और रंगों का समावेश होता है।

2. क्वेश्चनप्रो

   क्वेश्चनप्रो उपयोगकर्ताओं को सभी प्रकार के पोल और सर्वेक्षण बनाने की अनुमति देता है। इन्हें माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेज़ से अपलोड किया जा सकता है, मैन्युअल रूप से बनाया जा सकता है या मौजूदा पेशेवर टेम्पलेट्स से कॉपी किया जा सकता है। सर्वेक्षण को ईमेल फॉर्म में भेजा जा सकता है, किसी वेबसाइट पर एम्बेड किया जा सकता है या पॉप-अप विंडो में प्रदर्शित किया जा सकता है।

3. सर्वेगिज्मो

   सर्वेगिज्मो 40 से अधिक प्रकार के प्रश्न, सर्वेक्षण थीम्स प्रदान करता है जो डेस्कटॉप और मोबाइल उपकरणों के लिए अनुकूलित होते हैं। इस सेवा में चुनने के लिए कई प्री-बिल्ट थीम्स हैं, साथ ही एक थीम बिल्डर भी है। यह प्लेटफ़ॉर्म बहुभाषी है, इसलिए समान सर्वेक्षण और पोल विभिन्न देशों में चलाए जा सकते हैं। किसी सर्वेक्षण में प्रश्नों और उत्तरों की संख्या पर कोई सीमा नहीं है।

4. सर्वेमंकी

   सर्वेमंकी कंपनियों को अपने ग्राहक आधार को बेहतर तरीके से समझने और कर्मचारियों से फीडबैक प्राप्त करने की अनुमति देता है। व्यक्ति बाजार अनुसंधान करने के लिए भी सर्वेमंकी का उपयोग कर सकता है ताकि वह खेल में आगे बना रहे। यह प्लेटफॉर्म कई सेटिंग्स के साथ मुफ्त सर्वेक्षण प्रदान करता है। इन्हें ईमेल, सोशल मीडिया पर, वेबसाइट्स और अन्य प्लेटफार्मों पर पोस्ट किया जा सकता है।

कर्मचारी प्रबंधन

1. 15फाइव

   15फाइव प्लेटफॉर्म कर्मचारी प्रदर्शन पर नजर रखने की सुविधा प्रदान करता है। नियोक्ता टीम की उपलब्धियों के बारे में जान सकते हैं, समस्याएँ बनने से पहले उनके समाधान कर सकते हैं, और कर्मचारियों के पास मौजूद विचारों की जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। यह सेवा कार्यबल प्रबंधन के लिए एक सोशल नेटवर्क जैसी है।

2. एवेंटर

   एवेंटर टीम की सहभागिता और सहयोग को बेहतर बनाकर कर्मचारी के प्रदर्शन को प्रभावित करने के लिए डिज़ाइन किया गया था। नियोक्ता कर्मचारियों को उपहार और सकारात्मक फीडबैक भेज सकते हैं। एवेंटर विचारों को साझा करने की अनुमति देता है और मापता है कि आपने कर्मचारी प्रदर्शन को कितना सुधारा है।

3. बेसकैम्प

   बेसकैम्प एक प्रीमियम, उपयोग में आसान कर्मचारी शेड्यूलिंग सेवा है। प्रबंधक कंपनी में उनकी भूमिकाओं के आधार पर कर्मचारियों को समूह बना सकते हैं और उन्हें परियोजनाओं पर काम करने के लिए असाइन कर सकते हैं। इस प्लेटफॉर्म में बिल्ट-इन सूचनाएं, एक चैट रूम, एक असाइनमेंट बोर्ड और स्वचालित चेक-इन होते हैं। ये सभी विशेषताएं पूरी कंपनी में क्या हो रहा है, इसे ट्रैक करने में मदद करती हैं।

4. शिफ्टन

   शिफ्टन कंपनी, परियोजना और कार्य शेड्यूल प्रबंधन के लिए एक व्यापक टूल सेट प्रदान करता है। यह किसी भी आकार के स्टाफ के लिए विभिन्न प्रकार के कार्य शेड्यूल बनाने की अनुमति देता है। कर्मचारी अपनी पसंदीदा कार्य घंटियाँ बता सकते हैं, ब्रेक मांग सकते हैं, या एक-दूसरे के साथ शिफ्ट का आदान-प्रदान कर सकते हैं।

हम उम्मीद करते हैं कि ये उपकरण आपके टीम प्रबंधन और ब्रांड पहचान बनाने के कार्य में समय बचाने में मदद करेंगे।

समय एक छोटे कंपनी के मालिक के पास उपलब्ध सबसे मूल्यवान संसाधनों में से एक है। कुछ चीजें हैं जो समय बचाने में मदद करती हैं।

सक्षम समय प्रबंधन की सलाह #1 — अपने औसत दिन का वर्णन करें

एक कागज़ का टुकड़ा लें और सुबह से रात तक अपने औसत दिन का वर्णन करें। आपका लंचटाइम, फोन कॉल्स, यात्रा आदि को मिनटों में विभाजित किया जाना चाहिए। आपको दिन के दौरान बिताए गए कुल समय की गणना भी करनी चाहिए।

सूची को आपके औसत दिन का वर्णन करना चाहिए। चीजों को कागज़ पर बेहतर दिखाने के लिए अपनी योजनाओं को बदलने का प्रयास न करें। आप जल्दी ही समय बर्बाद करने वालों की पहचान कर लेंगे। उन समय पर ध्यान दें जो आप फोन कॉल्स, ब्रेक्स, कामकाज, और अन्य गैर-काम से संबंधित गतिविधियों पर बिताते हैं।

नई अवसरों को आपके मार्ग को बदलने न दें

छोटे व्यवसाय के मालिक कभी-कभी नई विचारों या व्यवसाय प्रस्तावों के मामले में आवेगी होते हैं। यह उन्हें उनकी योजना से विचलित करता है और ऐसी परियोजनाओं के ढेर का कारण बनता है जो कभी पूरी नहीं होंगी। आपको केवल सबसे योग्य विचारों और प्रस्तावों पर ध्यान देना चाहिए।

उचित प्रशिक्षण के बिना अपना काम न सौंपें

एक सफल व्यवसाय चलाने के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि आप अपनी कुछ जिम्मेदारियों को दूसरों के साथ साझा करें। एक व्यवसाय के मालिक को यह सुनिश्चित करना होगा कि जो व्यक्ति इस भार का हिस्सा उठाएगा, उसे सही तरीके से निर्देशित किया गया है। एक व्यक्ति को अपनी जिम्मेदारियों के प्रति पूरी तरह से जागरूक होना चाहिए।

उदाहरण के लिए, अगर आपका एक छोटा बेकरी है और आप किसी को मुख्य बेकर के रूप में आपको बदलने के लिए पाते हैं, तो आपको उसे आपके व्यवसाय में बेकिंग तकनीकों के बारे में शिक्षित करना होगा, यह सुनिश्चित करना होगा कि वह योग्य है और परीक्षण अवधि पास कर चुका है।

80/20 नियम का पालन करें

80/20 नियम या पारेतो सिद्धांत कहता है कि 80% सफलता 20% प्रयास से आती है। उदाहरण के लिए, केवल 20% ग्राहक अधिकांश कंपनियों की 80% आय लाते हैं। इस नियम को समय प्रबंधन में लागू किया जा सकता है।

अपने सभी दैनिक उपलब्धियों को गिनें जिन्होंने आपके व्यवसाय पर सकारात्मक प्रभाव डाला। संख्या भिन्न हो सकती है लेकिन उनमें से केवल एक छोटा प्रतिशत ही आपकी कंपनी को लाभान्वित करेगा। चाल इस पर केंद्रित रहने में है।

एक व्यवसाय चलाने के लिए कई प्रकार की जिम्मेदारियाँ निभानी पड़ती हैं, लेकिन सब कुछ अकेले करने की कोशिश करते हुए थकान और अक्षमता का सामना करना पड़ता है। कार्यों को प्रभावी ढंग से सौंपना सीखना व्यापार मालिकों के लिए एक गेम-चेंजर है, जिससे उन्हें दिन-प्रतिदिन के संचालन में खोने के बजाय रणनीति और विकास पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है। प्रभावी कार्य विभाजन उत्पादकता बढ़ाता है, कर्मचारी संलग्नता को बढ़ाता है, और सुनिश्चित करता है कि कार्य सही लोगों द्वारा पूरे किए जाते हैं। इस गाइड में, हम समझाएंगे कि कार्य विभाजन क्या है, यह क्यों महत्वपूर्ण है, और कर्मचारियों को कार्य कैसे प्रभावी ढंग से सौंपा जाता है। साथ ही, हम उन 18 आवश्यक कार्यों का भी विवरण देंगे जिन्हें आपको आज से आउटसोर्स करना शुरू कर देना चाहिए।

कार्य विभाजन क्या है, और यह क्यों महत्वपूर्ण है?

कार्य विभाजन उन कार्यों को दूसरों को सौंपने की प्रक्रिया है जबकि परिणाम की जिम्मेदारी बनी रहती है। यह व्यापार मालिकों और प्रबंधकों को कार्यभार को प्रभावी ढंग से वितरित करने की अनुमति देता है, जिससे समय और कौशल का अधिकतम उपयोग होता है। कार्य विभाजन के बिना, नेता सूक्ष्म प्रबंधन का जोखिम उठाते हैं, जो कर्मचारी विकास को रोकता है और व्यापार के बढ़ाव को सीमित करता है।

जब आप कार्यों को प्रभावी ढंग से विभाजित करते हैं, तो आप ऐसा वातावरण बनाते हैं जहां कर्मचारी अपने काम का मालिक बनते हैं, उत्पादकता और मानसिकता में सुधार होता है। सही कार्य विभाजन रणनीति से व्यवहारिक संचालन करता है और नेताओं को उच्च-स्तरीय निर्णय लेने पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है।

सही कार्य को सही व्यक्ति को सौंपें

कार्य विभाजन केवल काम को हटाने के बारे में नहीं है — यह सही कार्य को सही व्यक्ति को सौंपने के बारे में है। कार्य सौंपने से पहले प्रत्येक कर्मचारी की शक्तियों, अनुभव और कार्यभार पर विचार करें। यदि कोई कार्य रचनात्मकता की मांग करता है, तो इसे उस टीम सदस्य को सौंपें जिसकी समस्या सुलझाने की दक्षता मजबूत है। विवरण-उन्मुख कार्यों के लिए, किसी कुशल व्यक्ति को चुनें। सही लोगों के साथ कार्यों का मेल सुनिश्चित करता है कि कार्य कुशलता और गुणवत्ता से हो।

क्यों कुछ लोग ‘कार्य सौंपने में असमर्थ’ होते हैं

बहुत से व्यापारी मालिक आम गलतफहमियों और डर के कारण कार्य विभाजन में कठिनाई महसूस करते हैं, जैसे कि:

• यह मानना कि ‘इसे खुद करना जल्दी है’
• गुणवत्ता पर नियंत्रण खोने का डर
• कर्मचारियों की क्षमताओं पर विश्वास की कमी
• अस्पष्ट निर्देश जिनसे खराब परिणाम होते हैं

हालांकि, इन समस्याओं को कार्य विभाजन कौशल को परिष्कृत करके, स्पष्ट उम्मीदें स्थापित करके, और कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके कार्यप्रवाह को सुव्यवस्थित किया जा सकता है।

कार्य विभाजन क्यों महत्वपूर्ण है

कार्य विभाजन में असफलता से तनाव, खोए हुए अवसर और अक्षमताएं होती हैं। कार्य विभाजन नेताओं को इन बिंदुओं पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है:

• रूटीन कार्यों के बजाय रणनीतिक विकास पर ध्यान केंद्रित करना
• उनको जिम्मेदारी देकर कर्मचारियों को सशक्त बनाना
• समय प्रबंधन और उत्पादकता में सुधार करना
• बर्नआउट के बिना संचालन को प्रभावी ढंग से बढ़ाना

कार्य विभाजन को अपनाने से, व्यवसाय सहजता से चल सकते हैं, अधिक तेजस्वी बन सकते हैं, और सतत विकास प्राप्त कर सकते हैं।

कैसे विभाजित करें: प्रबंधकों के लिए नौ सुझावों के साथ अपने कौशल को निखारें

इन रणनीतियों को लागू करके, प्रबंधक कार्यों को प्रभावी ढंग से सौंप सकते हैं, जिससे एक अधिक उत्पादक और संलग्न कार्यबल मिलता है।

बजट पर प्रभावी रूप से कार्य सौंपने का तरीका

अक्सर छोटे व्यवसाय या स्टार्टअप लागत की चिंताओं के कारण कार्य विभाजन में हिचकिचाते हैं। हालांकि, फ्रीलांसर्स को आउटसोर्स करना, कार्य प्रबंधन अनुप्रयोगों का उपयोग करना, या स्वचालन का उपयोग करना बिना बैंक की परवाह किए वितरण करने के लिए लागत-प्रभावी तरीके हो सकते हैं।

18 कार्य जो आपको सौंपने चाहिए

कार्य सौंपना केवल समय बचाने के लिए नहीं है — यह दक्षता को अनुकूलित करने, उच्च गुणवत्ता वाले काम को सुनिश्चित करने और आपकी टीम को बढ़ने की अनुमति देने के बारे में है। नीचे 18 महत्वपूर्ण कार्य दिए गए हैं जो हर व्यवसाय मालिक को सौंपने पर विचार करना चाहिए।

1. दैनिक समय प्रबंधन

आपका समय आपका सबसे मूल्यवान स्रोत है। हालांकि, आपकी दैनिक अनुसूची का प्रबंधन — नियुक्तियों की जांच करना, अनुस्मारक सेट करना, और कार्यों को प्राथमिकता देना — समय लेने वाला हो सकता है। एक वर्चुअल असिस्टेंट (वीए) या व्यक्तिगत सहायक इस जिम्मेदारी को ले सकता है, यह सुनिश्चित करता है कि आप मीटिंग्स, डेडलाइन्स, और प्रतिबद्धताओं के साथ ट्रैक पर बने रहें।

इसे सौंपने के कारण?

• अनुसूची बनाने और पुनः अनुसूचित करने में समय की बर्बादी को खत्म करता है।
• सुनिश्चित करता है कि आप उच्च-प्रभाव वाली गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करें।
• तनाव और निर्णय थकान को कम करता है।

2. ईमेल संगठन और प्राथमिकता

औसत पेशेवर अपने कार्य सप्ताह का 28% ईमेल पढ़ने और जवाब देने में व्यतीत करता है। एक वीए महत्वपूर्ण ईमेल को फ़िल्टर कर सकता है, नियमित प्रश्नों का उत्तर दे सकता है, और आपके इनबॉक्स का आयोजन कर सकता है ताकि तत्काल मामलों का पहले ध्यान दिया जाए।

इसे सौंपने के कारण?

• इनबॉक्स ओवरलोड को रोकता है।
• हर हफ्ते घंटों की बचत करता है।
• महत्वपूर्ण संचार के लिए प्रतिक्रिया समय में सुधार करता है।

3. शेड्यूलिंग अनुरोध

बैठकों का समन्वय करना, अपॉइंटमेंट सेट करना, और कई हितधारकों के बीच शेड्यूल का अनुरूप करना भारी हो सकता है। एक शेड्यूलिंग सहायक या एक स्वचालित बुकिंग प्रणाली इन कार्यों को आपके लिए संभाल सकती है।

इसे सौंपने के कारण?

• दोहरी बुकिंग और शेड्यूलिंग संघर्षों से बचाता है।
• वापस-और-आगे ईमेल पर खर्च होने वाले समय की बचत करता है।
• प्राथमिकताओं के आधार पर अनुकूलित शेड्यूलिंग सुनिश्चित करता है।

4. खर्च प्रबंधन

व्यापार खर्च, रसीदें, वापसी, और मासिक बजट का ट्रैक रखना जटिल और समय लेने वाला हो सकता है। इसे एक सहायक को सौंपना या वित्तीय ट्रैकिंग को स्वचालित करने वाले कार्य प्रबंधन अनुप्रयोगों का उपयोग करना प्रक्रिया को सहज बना सकता है।

इसे सौंपने के कारण?

• वित्त को संगठित और ऑडिट-रेडी रखता है।
• खर्च रिपोर्टिंग में त्रुटियों को कम करता है।
• लेनदेन को ट्रैक करने और समेटने में लगे मूल्यवान समय की बचत करता है।

5. सीआरएम प्रबंधन

ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) उपकरण करने का महत्वपूर्ण हैं, लेकिन रिकॉर्ड का मैन्युअल अपडेशन और ग्राहक इंटरैक्शन का विश्लेषण थकाऊ होता है। एक सीआरएम विशेषज्ञ या सहायक आपके लिए इसे संभाल सकता है।

इसे सौंपने के कारण?

• बेहतर ग्राहक जुड़ाव और प्रतिधारण सुनिश्चित करता है।
• फॉलो-अप और लीड ट्रैकिंग को स्वचालित करता है।
• ग्राहक रिकॉर्ड को सटीक और अद्यतित रखता है।

6. सोशल मीडिया प्रबंधन

ब्रांड जागरूकता के लिए एक मजबूत सोशल मीडिया उपस्थिति आवश्यक है, लेकिन लगातार पोस्टिंग, अनुयायियों के साथ संलग्न करना और विश्लेषणों को ट्रैक करना भारी हो सकता है। एक सोशल मीडिया प्रबंधक सामग्री निर्माण, शेड्यूलिंग और भागीदारी को संभाल सकता है।

इसे सौंपने के कारण?

• लगातार पोस्टिंग और दर्शकों की भागीदारी बनाए रखता है।
• ब्रांड जागरूकता और पहुंच बढ़ाता है।
• व्यवसाय मालिकों को निष्पादन के बजाय रणनीति पर ध्यान केंद्रित करने की सुविधा देता है।

7. आपूर्ति आदेश

ऑफिस सामग्रियों को फिर से भरना, विक्रेता संबंधों को प्रबंधित करना और यह सुनिश्चित करना कि सामग्री समय पर पहुंचे, सभी महत्वपूर्ण परिचालन कार्य हैं जिन्हें आसानी से एक कार्यालय प्रबंधक या प्रशासनिक सहायक को सौंपा जा सकता है।

इसे सौंपने के कारण?

• स्टॉक की कमी को रोकता है।
• आदेशों का समन्वय करने में खर्च होने वाले समय को बचाता है।
• लागत-प्रभावी खरीददारी सुनिश्चित करता है।

8. सामान्य अनुसंधान

बाज़ार के रुझान से लेकर प्रतिद्वंद्वी विश्लेषण तक, अनुसंधान निर्णय लेने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। हालांकि, अनंत रिपोर्ट और डेटा के माध्यम से खुदाई करना उबाऊ हो सकता है। एक शोध सहायक आपको संक्षिप्त अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकता है।

इसे सौंपने के कारण?

• सूचित व्यवसाय निर्णय लेने में मदद करता है।
• डेटा संग्रह और विश्लेषण के घंटों की बचत करता है।
• मैन्युअल प्रयास के बिना कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि प्रदान करता है।

9. यात्रा प्रबंधन

व्यापार यात्राओं की योजना बनाना, उड़ानों की बुकिंग, आवास की व्यवस्था करना, और यात्रा कार्यक्रम का प्रबंधन करना मूल्यवान समय लेता है। एक यात्रा सहायक आपके लिए इन सभी प्रबंधनों को संभाल सकता है।

इसे सौंपने के कारण?

• अनुसंधान और बुकिंग के घंटों की बचत करता है।
• झंझट-मुक्त यात्रा व्यवस्थाएं सुनिश्चित करता है।
• उड़ान और होटलों के साथ अंतिम-मिनट की समस्याओं को रोकता है।

10. उपहार खरीदारी

ग्राहकों के लिए कॉर्पोरेट उपहार, कर्मचारियों के लिए सराहना उपहार या अवकाश वितरण विचार और समय की मांग करते हैं। इस कार्य को एक सहायक को सौंपना सुनिश्चित करता है कि बिना किसी अतिरिक्त तनाव के विचारशील उपहार दिए जा सकते हैं।

इसे सौंपने के कारण?

• उपयुक्त उपहारों की खोज में समय बचाता है।
• समय पर डिलीवरी सुनिश्चित करता है।
• ग्राहक और कर्मचारी संबंधों को मजबूत करता है।

11. बिलों का भुगतान

विक्रेता भुगतान, उपयोगिता बिलों और सदस्यता नवीनीकरण को मैन्युअली संभालना एक थकाऊ और गलती से भरपूर कार्य है। सहायक को इसे सौंपना या स्वचालित बिल भुगतान के लिए कार्य प्रबंधन ऐप्स का उपयोग करना प्रक्रिया को सरल बना सकता है।

इसे सौंपने के कारण?

• देर से शुल्क और चूक भुगतान से बचाता है।
• फैक्टुरे ट्रैकिंग और प्रबंधन में समय की बचत करता है।
• वित्तीय संगठन सुनिश्चित करता है।

12. बहीखाता और चालान

सही वित्तीय रिकॉर्ड व्यवसाय की सफलता के लिए अत्यंत आवश्यक हैं, लेकिन बहीखाता पद्धति और चालान बनाना जटिल और समय-गहन हो सकता है। एक पेशेवर बहीखाता लेखक यह सुनिश्चित कर सकता है कि सभी लेन-देन सही ढंग से रिकॉर्ड किए गए हैं।

इसे सौंपने के कारण?

• अनुपालन और सटीकता सुनिश्चित करता है।
• वित्तीय रिपोर्टिंग में गलतियों को कम करता है।
• लेखा-बही को संतुलित करने में लगने वाला समय बचाता है।

13. सामग्री निर्माण

ब्लॉग पोस्ट से न्यूज़लेटर तक, सामग्री विपणन व्यवसाय की वृद्धि के लिए महत्वपूर्ण है। एक फ्रीलांस राइटर या विपणन टीम उच्च गुणवत्ता वाली सामग्री बना सकती है जो आपके ब्रांड की आवाज़ के अनुरूप हो।

इसे सौंपने के कारण?

• पेशेवर, संलग्नकारी सामग्री सुनिश्चित करता है।
• लेखन और संपादन में लगने वाला समय बचाता है।
• SEO और ऑनलाइन दृश्यता को बढ़ाता है।

14. डिज़ाइन कार्य

ग्राफिक डिज़ाइन ब्रांडिंग, सोशल मीडिया, और विपणन सामग्री के लिए महत्वपूर्ण है। घंटों तक दृश्य बनाने में समय बिताने के बजाय, इसे एक पेशेवर डिज़ाइनर को आउटसोर्स करें।

इसे सौंपने के कारण?

• उच्च गुणवत्ता वाले, नेत्रसुखद डिज़ाइनों को सुनिश्चित करता है।
• संपादन और पुनरीक्षण में लगने वाला समय बचाता है।
• ब्रांड पहचान को मजबूत करता है।

15. वेबसाइट प्रबंधन

एक वेबसाइट को नियमित रूप से अपडेट, रखरखाव और अनुकूलन की आवश्यकता होती है। एक वेब डेवलपर या आईटी विशेषज्ञ को नियुक्त करने से आपकी वेबसाइट कार्यात्मक और सुरक्षित रहती है।

इसे सौंपने के कारण?

• डाउनटाइम और तकनीकी समस्याओं को रोकता है।
• तेजी से लोड होने वाले, उपयोगकर्ता के अनुकूल वेब पृष्ठ सुनिश्चित करता है।
• वेबसाइट त्रुटियों को हल करने में लगने वाला समय बचाता है।

16. कैलेंडर प्रबंधन

अंतिम तिथियों, बैठकों, और आयोजनों का ट्रैक रखना बहुत भारी हो सकता है। एक वीए आपका कैलेंडर प्रबंधित कर सकता है, रिमाइंडर सेट कर सकता है, और आवश्यकतानुसार अपॉइंटमेंट को पुनर्निर्धारित कर सकता है।

इसे सौंपने के कारण?

• अनुकूलित शेड्यूलिंग सुनिश्चित करता है।
• अपॉइंटमेंट प्रबंधन में लगने वाला समय बचाता है।
• ओवरलैपिंग बैठकों से उत्पन्न तनाव को कम करता है।

17. डेटा प्रविष्टि और फाइलिंग

डेटा दर्ज करना, रिकॉर्ड को अपडेट करना और फाइलों को संगठित करना दोहराव लेकिन आवश्यक कार्य होते हैं। एक समर्पित सहायक इन कार्यों को कुशलतापूर्वक संभाल सकता है।

इसे सौंपने के कारण?

• डेटा प्रबंधन में त्रुटियों को रोकता है।
• मैन्युअल कार्य के घंटे बचाता है।
• रिकॉर्ड को संरचित और सुलभ बनाए रखता है।

18. आंतरिक दस्तावेजीकरण

प्रक्रिया मैनुअल से लेकर ऑनबोर्डिंग गाइड तक, आंतरिक दस्तावेजीकरण कुशलता के लिए महत्वपूर्ण है। एक दस्तावेजीकरण विशेषज्ञ आपके लिए इन संसाधनों का निर्माण और रखरखाव कर सकता है।

इसे सौंपने के कारण?

• कर्मचारी प्रशिक्षण और संचालन को सुव्यवस्थित करता है।
• वर्कफ़्लोज़ में निरंतरता सुनिश्चित करता है।
• बार-बार प्रक्रिया समझाने में लगने वाला समय बचाता है।

इन कार्यों को सौंपकर, व्यवसाय मालिक रणनीतिक वृद्धि पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, जबकि यह सुनिश्चित करते हैं कि आवश्यक संचालन सुचारू रूप से चलें। चाहे पेशेवरों को आउटसोर्स करना हो या कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना हो, इन जिम्मेदारियों को सौंपना दक्षता, उत्पादकता और व्यावसायिक सफलता को बढ़ाएगा।

शिफ्टों कैसे असाइनमेंट और टास्क प्रबंधन में मदद कर सकता है

शिफ्टों एक शक्तिशाली टास्क प्रबंधन सॉफ़्टवेयर है जिसे असाइनमेंट को सरल बनाने और वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। स्वचालित शेड्यूलिंग, कर्मचारी कार्य ट्रैकिंग, और सहज संचार उपकरण जैसी सुविधाओं के साथ, शिफ्टों यह सुनिश्चित करता है कि व्यवसाय प्रभावी रूप से कार्यों को सौंप सकें जबकि पूरी दृश्यता बनाए रखें। चाहे आपको संचालन को सुव्यवस्थित करने के लिए एक टास्क प्रबंधन एप्लिकेशन की आवश्यकता हो या टीम की उत्पादकता को बढ़ाने के लिए टास्क प्रबंधन ऐप्स की आवश्यकता हो, शिफ्टों एक लचीला समाधान प्रदान करता है।

शिफ्टों का उपयोग करके, व्यवसाय मालिक बिना किसी गुम हुई अंतिम तिथि या संचार अंतराल के कार्यों को प्रभावी ढंग से सौंप सकते हैं। आज ही शिफ्टों के सॉफ़्टवेयर टास्क प्रबंधन सुविधाओं के साथ अपने वर्कफ़्लो को सरल बनाएं और उत्पादकता बढ़ाएं!

प्रभावी ढंग से कार्यों को सौंपने में महारत हासिल करना व्यवसाय की वृद्धि के लिए आवश्यक है। सही कार्यों को आउटसोर्स करके और सही टास्क प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके, आप अपने व्यवसाय को विकसित करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, जबकि दक्षता सुनिश्चित करते हैं।

आज ही सौंपना शुरू करें और अपने व्यवसाय को फलते-फूलते देखें!

आधुनिक लोग हमेशा व्यस्त रहते हैं। हमें लगातार काम के कार्य पूरे करने पड़ते हैं, बिलों का भुगतान करना पड़ता है, खाना खरीदना पड़ता है और समय-समय पर डॉक्टर के कार्यालय में जाना पड़ता है। इसके कारण, हमें अक्सर कार्यों के बीच स्विच करना पड़ता है। उदाहरण के लिए, व्यावसायिक साझेदारों को ईमेल भेजना, नए ग्राहकों के साथ फोन पर बातचीत करना या छुट्टी की योजना बनाना। जो लोग मल्टीटास्किंग की क्षमता जानते हैं, उनके लिए इस तरह का तनाव कोई समस्या नहीं है।

ऑफ़लाइन और ऑनलाइन मिलाने से आपकी मल्टीटास्किंग क्षमता बाधित होती है

पहले, आपको दो सूचियाँ बनानी होंगी। पहली सूचि में उन सभी चीज़ों को लिखें जो ऑफ़लाइन की जा सकती हैं। दूसरी सूची केवल उन कार्यों के लिए है जिनके लिए इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता होती है। केवल तभी ऑनलाइन जाएं जब आवश्यक हो। उदाहरण के लिए, आप बिना कनेक्शन के ईमेल पाठ लिख सकते हैं, जबकि स्काइप के माध्यम से व्यावसायिक वार्ता के लिए इंटरनेट की आवश्यकता होती है। इस तरह, आप कम विचलित होते हैं और मल्टीटास्किंग में और अधिक प्रभावी होते हैं।

सभी चीजों पर नज़र रखें

क्या अधूरे कार्य आपको रात में जागने नहीं देते? अधूरे कार्यों की सूची बनाएं और उसे पास में ही रखें। अपने कार्यों को सही ढंग से प्रस्तुत करने का प्रयास करें। अन्यथा, आपको इन्हें पूरा करना मुश्किल होगा। सूची में कितने आइटम हैं इससे कोई फर्क नहीं पड़ता: 100 या 1000।

काम के दिन के अंत में इसे अपडेट करें। हम आपको विभिन्न प्रकार के कार्यों के लिए कैटलॉग बनाने का भी आग्रह करते हैं। उदाहरण के लिए, मार्केटिंग या किराने से संबंधित कार्यों के लिए।

इसके बाद, उच्च प्राथमिकता वाले कार्यों को चुनें। 5 महत्वपूर्ण कार्यों को चुनें, जिन कार्यों को सौंपा जा सकता है और जिन्हें आप छोड़ सकते हैं। कम प्राथमिकता वाले कार्यों को कल के लिए छोड़ दें।

सुबह सूची को देखें और जांचें कि इसमें सभी महत्वपूर्ण दैनिक कार्य हैं या नहीं। इसके बाद, उन सभी को अपने कैलेंडर में जोड़ें। सप्ताहांत के दौरान सूची की जांच करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप कुछ भूल नहीं गए हैं।

उस स्मार्टफोन को नीचे रखें

सुनिश्चित करें कि आप अपने स्मार्टफोन की सूचनाएं बंद करें। जब आप घर वापस लौटें तो आप अपने फेसबुक स्क्रॉल कर सकते हैं और नए ट्वीट देख सकते हैं। कार्यस्थल के कंप्यूटर पर सारी आवश्यक सूचनाएं होने चाहिए। यह दोस्तों के ईमेल्स का जवाब दफ्तर के बाहर देना बेहतर है।

मल्टीटास्किंग गतिस्थिति का स्वागत करता है

एक ही दिन में दो अलग-अलग परियोजनाओं पर काम करने का प्रयास करें और समय-समय पर उनके बीच स्विच करें। गतिविधि में परिवर्तन अप्रत्याशित समाधानों के साथ आने की अनुमति देता है और आपको अतिरिक्त विचारों से मुक्त करता है। यह हमेशा एक अच्छे तरीके से खुद को एकरस काम से विचलित करने का तरीका है।

इन नियमों को भूलें नहीं और बहुत जल्द ही मल्टीटास्किंग का काम आपकी दूसरी प्रकृति बन जाएगा।