Alam ng lahat ang kasabihan, “Ang mga tao ay hindi isinilang na magaling na lider, nagiging ganito sila”. Totoo ba ito at aling mga katangian ng lider ang dapat taglayin ng isang tao upang maging isang mahusay na top manager? Sinubukan naming sagutin ang tanong na ito nang isinusulat ang artikulong ito. Maaaring, marami sa atin ang nangarap maging lider at mga malalaking boss na paminsan-minsan, o kahit manager ng maliit na departamento noong tayo ay mga ordinaryong empleyado pa lamang. Siyempre, kumbinsido tayo na kaya natin ang bagong posisyon nang walang problema habang hinahangad nating mabilis na umangat sa hagdan ng karera. Meron bang sinuman sa atin ang nag-isip kung ano talaga ang pumipigil sa atin mula sa isang biglaang pag-angat ng karera? Marahil ay wala tayong mahusay na kasanayan sa pamumuno na dapat taglayin ng magagaling at may karanasang direktor.

Huwag kang masyadong ma-dismaya, dahil ang anumang katangian ay maaring linangin at paunlarin. Kung nais mong isang araw na makuha ang posisyon ng boss mo, kailangan mong paunlarin ang mga katangiang maghahatid sa iyo sa tagumpay. Ngayon ay pag-uusapan natin ang mga katangian ng pagkatao at karakter na dapat taglayin ng anumang mahusay na lider ng kumpanya.

Kumpiyansa

Ang kumpiyansa ay marahil isa sa pinakamahalagang katangian ng pamumuno na, kapag kulang, ay magpapahirap sa sinumang tao na nagnanais makakuha ng tungkulin sa pamamahala. Ang anumang matagumpay na tao ay nagpapakita ng kumpiyansa sa kanyang sarili at sa darating na araw. Ang ganitong uri ng tao ay mabilis na nag-iiwan ng magandang impresyon sa mga tao. Nakikinig ang mga tao sa mga kumpiyansadong tao at sumusunod sa kanila. Mahalaga na hindi ito sobrahan. Dapat suportado ng iyong mga tagumpay, kaalaman, at kasanayan ang iyong kumpiyansa. Hindi ka maaaring maging kumpiyansa sa sarili kung wala kang maipapakitang katibayan dahil ang mga taong may kaalaman sa sitwasyon ay agad makikita ang iyong pandaraya. Kung taos-puso mong nais ng promosyon, kailangan mong malampasan ang kakulangan sa kumpiyansa sa iyong kaalaman at kilos anuman ang mangyari. Sa larangan ng digmaan at karerang opisina, pinapaboran ang mga matapang at kumpiyansadong tao!

Kaayusan

Ang kaayusan ay isa pang pangunahing kasanayan sa pamumuno na dapat ipakita ng anumang ideal na boss. Bago maayos na hubugin at ayusin ang proseso ng trabaho ng mga tauhan, kailangan mong maayos na maorganisa ang iyong araw, planuhin ang iyong iskedyul at maayos na gamitin ang oras ng bawat araw. Kung gaano ka disiplinado o hindi disiplinado ay direktang nakakaapekto sa kung paano magtrabaho ang iyong mga empleyado. Kung hindi mo kayang planuhin ang iyong pang-araw-araw na gawain, hindi mo pamahalaan ang isang buong tauhan. Ang pagkakaroon ng organisadong ugali ay isa sa mga mahusay na kasanayan sa pamumuno. Nagmumula ito una sa disiplina at sariling disiplina. Ito ay kakayahang lumikha ng mahigpit na plano ng trabaho at sundin ito nang maayos. Kailangan mong maging maayos at maging huwaran sa iyong mga empleyado.

Isipin mong nakuha mo na ang inaasam-asam na posisyon ng boss at namamahala ka na ng ilang taon. Habang ginagawa ito, palagi kang dumarating ng huli sa trabaho, huli ka ring matapos ang break sa tanghalian, at gumugugol ng ilang oras bawat araw sa pakikipag-usap sa mga kaibigan at pamilya sa telepono. Paano sa tingin mo ang magiging reaksyon ng iyong mga manggagawa? Hindi ko akalain na pagkatapos masaksihan ang ganitong di-organisadong sistema, mapapanatili mo ang awtoridad at magiging magandang halimbawa para sa mga empleyado. Tandaan na kung nakarating ka na sa posisyon ng boss, kailangan mong maging larawan ng tagumpay at epektibong trabaho, kung hindi, ang iyong kawalan ng sarili-disiplina ay magbubunga ng katulad na ugali sa trabaho sa mga empleyado.

Igalang ang mga tao sa iyong paligid

Sa pagkakataong maging boss at lumipat sa mas malaking opisina, maraming mga manggagawa ang nakakalimutang nasa ibaba sila ng hagdang pangkarera dati. Ang mga taong katulad nila ay karaniwang nagsisimulang tratuhin ang kanilang mga empleyado nang may pagkiling, kayabangan, at di-paggalang. Kung nais mong maging lider sa pandaigdigang klase, hindi ka dapat makisangkot sa ganitong uri ng di angkop na pag-uugali. Tandaan na anuman ang posisyon mo sa kasalukuyan sa kumpanya, kailangan mong igalang ang mga tao sa paligid mo, parehong kasamahan at tauhan. Sa tuwing gusto mong insultuhin ang isang tao o tratuhin ang isang manggagawa ng walang respeto, tandaan na minsan ka ring nasa kanilang katayuan. Naranasan mo ring maging mahirap noong kailangan mo’ng matuto ng bago at nagalit ka sa matapobreng paraan ng pagturing ng iyong boss sa iyo.

Pagtitiyaga

Ang pagtitiyaga ay katangiang kailangan sa pamumuno na kung wala, hindi mo maipapamunuan ng maayos ang isang kumpanya. Isang negosyo o isang maliit na departamento sa isang malaking korporasyon. Kailangan nating tanggapin na kung walang pagtitiyaga, napakahirap makamit ang mga bagay sa buhay para sa parehong mga lider at ordinaryong tao. Kung talagang nais mong makuha ang pangunahing posisyon o kasalukuyang hawak mo na ito, kailangan mong maging ganap na determinado. Huwag matakot sa kahit ano. Matutong gumawa ng napapanahon, mahalaga at responsableng mga desisyon sa iyong sarili, nang hindi inaasahan ang mga empleyado mong kabalikat sa pasanin.

Laganap na kasanayan sa teknolohiya

Mukhang likas na nagpapaliwanag ito ng sarili. Ang isang tao na nagnanais ng pinakamataas na posisyon ay dapat na makisabay sa panahon, alam kung paano gamitin ang modernong teknolohiya, computer software, at iba’t ibang apps. Mahihirapan kang pamahalaan ang tauhan kung wala kang katulad na kasanayan sa iyong mga empleyado. Bukod dito, kailangan mong maging isang hakbang sa unahan ng iyong mga manggagawa at maturuan sila ng mga bagong bagay. Magpatupad ng mga bagong programa at paraan ng trabaho habang teknikal na bihasa. Kung hindi ka eksperto sa iyong ginagawa at pinamamahalaan, hindi ka rerespetuhin at magiging madaling mapagtaksilan. Iyan ang dahilan kung bakit upang magkaroon ng mahusay na kasanayan sa pamumuno, kailangan mong maging progresibo at may kamalayan sa lahat ng nangyayari sa iyong kumpanya.

Ito ay hindi lamang ang mga mahusay na kasanayan sa pamumuno na dapat taglayin ng isang mahusay na CEO ng kumpanya. Ipapahayag ng susunod na bahagi ng artikulo ang ibang mga katangian ng pagkatao na magpapabuti sa iyo bilang isang manager ng kumpanya o makuha kaagad ang posisyon. Alamin ang iba pang mga kasanayan ng top manager sa ikalawang bahagi ng artikulong ito: Mahahalagang kasanayan sa pamumuno para sa mga top manager. Pagpapatuloy.

Bagama’t hindi naisip ng mga tao ang tungkol sa pagtatrabaho ng malayuan 10 taon na ang nakalilipas, sa kasalukuyan halos lahat ng kumpanya ay may kahit isang empleyado na nagtatrabaho ng malayuan. Malalaking korporasyon at malalaking negosyo ay gumagamit ng kabuuang staff na nagtatrabaho ng malayuan, na ang presensya sa opisina ay hindi kinakailangan. Ang mga PR manager, HR expert, tagasulat, mamamahayag, litratista, blogger, accountant ay kasama sa listahan ng mga propesyon na nilikha o inangkop para sa malayuang trabaho na napakalaki, na maaari itong palawakin ng walang katapusan. Sa halip, pag-usapan natin ang tungkol sa tamang ideya ng motibasyon ng staff upang ang mga nagtatrabaho ng malayuan ay maging cost-effective at produktibo.

Sa una, tila hindi madaling gawain ang motibasyon ng mga empleyado kapag tumutukoy sa mga nagtatrabaho ng malayuan, sapagkat karamihan sa mga ito ay mga tao na mahilig sa kalayaan, nagsasarili, at medyo kapritsoso. Sa pamamagitan ng paggamit ng aming payo sa motibasyon ng manggagawa, magiging bihasa ka sa pag-uudyok at pamamahala ng tauhan, kahit na ang tauhan ay nagtatrabaho ng libu-libong milya ang layo mula sa iyong opisina.

Unang at marahil pinakamahalagang payo: Manatiling konektado

Nabubuhay tayo sa panahon ng mga social network, mga Skype conference, at walang katapusang pagkikipagsulatan sa negosyo. Sa isang banda, ang pagiging palaging magagamit sa pamamagitan ng social network at iba’t ibang messenger, o paghawak ng mga tawag sa Skype minsan sa isang linggo ay maaaring mukhang mahirap o nauubos ng oras. Sa kabilang banda, kung palagi kang konektado sa mga miyembro ng staff na nagtatrabaho ng malayuan, ang mga manggagawang ito ay maaaring magtanong ng mga bagay na interesado sila anumang oras na gusto nila. Pinipigilan nito ang paglitaw ng mga pagkakamali na maaaring magdulot ng malaking pagkawala ng pera sa kumpanya. Huwag mag-aksaya ng labis na oras sa mga tawag, simpleng maging online o mag-set up ng mahigpit na oras kung kailan ka magagamit para sa iyong mga empleyado. Halimbawa, mag-set up ng oras mula 1 PM hanggang 2 PM tuwing Lunes at Miyerkules kung kailan ka makakapag-usap sa isang partikular na manggagawa.

Pangalawa, bagaman hindi gaanong mahalagang payo: I-formulate ang mga gawain ng malinaw at tiyak

Sa una, ang paraan ng pagpapatakbo ng malayuang trabaho ay tila medyo simple: nagbibigay ka sa isang empleyado ng pangunahing impormasyon tungkol sa iyong kumpanya, ipinaliwanag ang ilang mga partikularidad ng trabaho, binibigyan siya ng gawain at binabantayan kung paano ito isinasagawa. Gayunpaman, tila mas mahalaga ang maayos at tumpak na pag-articulate ng gawain. Hindi mo dapat isipin na ang isang tauhan na nagtatrabaho ng malayuan na hindi nauunawaan kung ano ang hinihiling sa kanya ay magtatanong ng maraming follow-up na tanong. Karamihan sa mga empleyado ay hindi pina-pinsan ang kanilang mga sarili dito at ginagawa ang trabaho batay sa kanilang sariling pag-unawa. Hindi lahat ng empleyado ay gustong gawin ang kanilang trabaho ng paulit-ulit kung hindi ka nakuntento sa paraan ng pagkakaganap ng isang partikular na gawain. Dahil dito, ang pamamahala ng mga empleyado na nagtatrabaho ng malayuan ay dapat na dumarating na may malinaw at tiyak na mga gawain para sa kanila. Magbibigay ito ng pagkakataong bumuo ng isang masagana at matibay na pakikipagsosyo. Sa pamamagitan ng pagliwanag sa lahat mula pa sa simula, hindi mo mawawalan ng mahalagang oras at pera kapag may nagkamali.

Pangatlo na pantay na mahalagang payo: Magbigay ng mga bonus

Ang pinansyal na motibasyon ay isang klasiko, ngunit sa kasamaang-palad ay hindi natin matatakasan ang lumang ngunit sinubok na ideya ng motibasyon ng staff. Lahat ay gustong mabayaran, at gustong-gusto nila ang mga bonus. Kaya’t kung nakikita mong ginagawa ng isang empleyado ang kanyang trabaho sa oras, nagiging maagap, siya ay magalang, masipag at kung minsan ay nagtatrabaho sa labis ng oras, huwag maging kuripot at mag-set up ng sistema ng maliliit na bonus o magbigay ng malaking halaga ng pera kada kuwarter o sa kalahating taon. Sa ganitong paraan, magiging interesado ang mga manggagawa sa kanyang trabaho at gagawin ito nang parehong mabilis at may kasiyahan.

Pang-apat na payo: Orihinal na mga regalo

Ang pamamaraang ito ay angkop lamang para sa mga employer na mapanlikha at talagang nagmamahal sa kanilang negosyo at pinahahalagahan ang bawat taong kasali rito. Kapag kilala mo ang isang empleyado na nagtatrabaho ng malayo ng maraming taon at ginagawa niya ang kanyang trabaho ng maingat, karapat-dapat siya sa pagtrato na may respeto at kahit pa pagkakaibigan. Kaya’t maaari mong pataasin ang motibasyon ng manggagawa sa pamamagitan ng orihinal at interesanteng mga regalo. Halimbawa, kung alam mo ang isang empleyado ng mahabang panahon at alam mo na siya ay malaking tagahanga ng hockey, maaari kang bumili ng tiket sa laban ng hockey para sa kanyang kaarawan o bilang regalo sa pagtatapos ng kuwarter. Kapag mayroong kasal na babae na nagtatrabaho sa iyong kumpanya na gumugugol ng sobrang oras sa iyong mga proyekto, ibigay sa kanya ang dalawang tiket sa sinehan o teatro, upang makapagdaos siya ng magandang gabi kasama ang kanyang asawa. Bagaman ang mga empleyado na nagtatrabaho ng malayuan ay malayo, mahalagang bahagi pa rin sila ng iyong team at hindi mo dapat tratuhin sila ng may pagkiling o hindi hikayatin sila sa parehong paraan tulad ng iyong mga regulary na empleyado sa opisina.

Panglimang mahalagang payo: Tiwala

Ang isang bihasang CEO ay tiyak na kailangang masangkot sa pamamahala ng mga empleyado na nagtatrabaho ng malayuan at panatilihin ang kanyang mga mata sa mga bagay, ngunit hindi dapat kalimutan ang tiwala. Siyempre, kung hindi ka pa kailanman nag-hire ng tauhan na nagtatrabaho ng malayuan, makakahanap ka ng hirap sa pag-adjust sa ilang aspeto ng prosesong ito pati na rin ang matutunan na magtiwala sa mga manggagawa at bigyan sila ng otoridad. Kapag namamahala ng mga empleyado na nagtatrabaho ng malayuan, hindi mo maaaring subaybayan ang bawat kilusan na ginagawa nila, kung gaano karaming oras ang kanilang nasasayang sa kanilang PC, kung ilang beses silang bumisita sa kusina o nagalit dahil sa mga tawag sa telepono, kailangan mo pa ring matutunan na magtiwala sa kanila. Kapag nag-hire ka ng empleyado para sa malayuang trabaho, kailangan mong alamin kung gaano siya ka-responsable, may isang isipan, kwalipikado at kayang magtakda ng kanyang mga prayoridad ng tama. Mga bihasang top manager ay madaling makakakita ng tamad o magdadagdag ng masipag na eksperto sa kanilang team.

Pang-anim na payo: Magtakda ng mga palugit

Kapag nagbibigay ng gawain sa isang empleyado, napakahalaga na magtakda ng palugit at bigyan sila ng babala tungkol sa mga kahihinatnan ng hindi pagtugon sa mga termino ng pagpapasa ng kanilang trabaho. Kung ikaw ay magkukulang sa pagtakda ng mga palugit, ang isang manggagawa ay magsisimulang maging tamad at susuyuin ang kanyang sariling mga interes sa halip na pag-aasikaso sa mga gawain sa kamay. Bilang resulta, ang trabaho ay matatapos sa huling minuto at medyo pabaya.

Pampitong payo: Magandang saloobin

Sa kasamaang-palad, medyo mahirap makahanap ng trabaho kung saan ikaw ay makikilala, irerespetuhin at makikinig ang iyong opinyon. Kaya naman ngayon ang magandang saloobin patungo sa mga empleyado ay kasinghalaga ng ginto. Maraming tao ang nagpapalit ng kanilang opisina para sa malayuang trabaho dahil sila ay pagod na sa walang konsyensiyang pagsasamantala mula sa kanilang mga tagapag-empleyo at sa kolektibong nag-aaway na parang pugad ng mga ahas. Ang mga CEO na nag-eempleyo ng staff na nagtatrabaho ng malayuan, kailangan nilang subukan ang pagrerespetuhin sila. Tanungin sila kung paano ang kanilang araw, okay ba lahat sa kanilang mga pamilya, anong uri ng panahon mayroon ang kanilang mga bansa at siyudad ng kanilang tinitirhan. Mahalaga na hindi gawin ang mga pag-uusap na ito masyadong mapang-utuso o halos magka-kakilala.

Mga kaibigan, sana makita ninyo na kapakipakinabang ang mga tips na ito para sa pagtatrabaho sa mga empleyado na nagtatrabaho ng malayuan at makatulong sa inyo na makabuo ng matibay at produktibong relasyon sa kanila. Tandaan na ikaw ay responsable para sa kung gaano kahusay ang organisasyon ng proseso ng pagtatrabaho sa iyong kumpanya. Tanging ang pinaka-bihasa, talentado, matatag ang loob at progresibong tagapag-empleyo ang makakatulad sa kanilang mga negosyo sa tuktok.

Ang relasyon sa pagitan ng amo at kawani ay ang pundasyon ng pagbuo ng microclimate sa anumang organisasyon. Maraming CEO ang nabibigong matutunan ang mga prinsipyo ng epektibong komunikasyon ng empleyado at naniniwalang likas na taglay nila ang mga kasanayan sa epektibong komunikasyon. Huwag nating kalimutan na tayo ay nabubuhay sa mga panahon na laging nagbabago at dinamiko. Ang modernong pamilihan ng trabaho ay puno ng mga kumpyansa at kompetitibong kinatawan ng iba’t ibang propesyon. Sa nakaraan, inaasahang tahimik na tatanggapin ng mga empleyado ang hindi hinihinging agresyon, pagkiling, mga parusa at pagbatikos. Ngayon, kahit na hindi ang pinaka-kwalipikadong manggagawa ay may respeto sa sarili at nagpapalit ng trabaho ng basta-basta lang nang walang takot na hindi sila kailangan sa pamilihan ng trabaho. Maraming karanasang mga amo ang alam kung gaano kahirap makahanap ng kwalipikado, tapat, at tapat na mga empleyado. Kaya naman ang maayos na komunikasyon sa organisasyon ay mahalaga sa anumang kumpanya. Upang tumakbo ang negosyo na parang orasan, parehong kailangang magkompromiso ang mga empleyado at employer at timbangin ang bawat sinambit at narinig na salita habang nananatili ang antas ng kagandahang-loob. Subukin nating alamin ang tamang mga paraan ng pakikipag-usap sa mga miyembro ng kawani at ang mga hakbang na dapat gawing upang ang iyong team ay maging ang pinaka-epektibong puwersa sa paggawa na iyong ipinag-manage.

Pinaka-karaniwang ginagamit na panloob na pamamaraan ng komunikasyon

Ang pagiging pinuno ng kumpanya ay hindi pinakamadaling bagay na gawin. Ang pananagutan sa pananalapi at mismong mga empleyado ay kabilang sa iyong responsibilidad. Ang isang top manager ng kumpanya ay dapat na marunong, nababagay, patuloy na tinitimbang ang kanilang mga desisyon at alam ang tamang mga paraan ng pagdelehiyo ng kapangyarihan. Maraming bilang ng mga seminar sa pamamahala ng team, webinars, at pagsasanay kung saan maaari mong makuha ang kinakailangang kaalaman at kasanayang kinakailangan. Ang anumang employer na nagrerespeto sa sarili ay dapat dumalo sa kahit isang seminar na ito upang makasabay sa mga pinakabagong trend ng pag-hire at pamamahala sa kawani. Dapat ka ring magtrabaho sa sarili mong istilo ng pamamahala ng empleyado.

Bilang patakaran, may ilang mga panloob na pamamaraan ng komunikasyon na tinatalakay sa panahon ng iba’t ibang propesyonal na seminar sa pagsasanay:

• Authoritarian. Lahat ng mahahalagang desisyon ay eksklusibong ginagawa ng amo. Ipinapataw nila ang mahigpit na sistematikong kontrol sa pagpapatupad ng lahat ng mga asignatura. Sa ilalim ng pamamahalang ito, ang lahat ng inisyatiba at pagiging indibidwal ay mabagsik na naaapakan

• Anarchistic. Ang employer ay nagsusumikap na umiwas sa araw-araw na negosyo ng kumpanya at gawain ng empleyado hangga’t maaari, hinayaan ang mga bagay na ganap na maluwag habang iniwan ang lahat ng pananagutan para sa mga resulta

• Democratic. Ang employer ay naglalayong paunlarin ang papel ng mga empleyado sa paggawa ng desisyon, binibigyan sila ng pagkakataon na ihayag ang kanilang mga opinyon at gumawa ng mga desisyon na pangalawang kahalagahan sa kanilang sarili. Bukod dito, ang lahat ng bagong solusyon, kolektibong layunin, at layunin ng kumpanya ay regular na tinatalakay, kung saan ang bawat manggagawa ay may karapatang bumoto.

Bilang karagdagan dito, maaaring gamitin ng mga employer ang magkasanib na pagkamalikhain sa pamamahala ng empleyado. Ang pinakadiwa ng estilo na ito ay nakasalalay sa pag-abot ng positibong resulta, itinakdang mga layunin at gawain sa pamamagitan ng pinagsamang pagsisikap ng mga empleyado at employer.

Bawat isa sa mga pamamaraang ito ay maganda sa kanyang sariling paraan at naaangkop sa ilalim ng ilang mga kalagayan. Ang awtoritarong pamamaraan ay nagbibigay ng medyo disenteng mga resulta dahil sa patuloy na kontrol, ngunit maaari itong gamitin lamang sa mga kritikal na sitwasyon. Ang demokratikong paraan ay maaaring ipatupad kapag ang kumpanya ng lead ay matalino at may mahusay na kasanayan sa managerial. Kung wala ito, halos imposible na makuha ang magandang resulta mula sa demokratikong pamamaraang panloob na komunikasyon.

Ang may karanasang may-ari ng kumpanya ay dapat magkaroon ng tiyak na antas ng pag-iisip sa hinaharap. Pinakauna, kailangan niyang pag-aralan ang pag-uugali at katangian ng lahat ng miyembro ng team, tukuyin ang potensyal ng lahat ng empleyado, unawain ang posibilidad ng paglitaw ng iba’t ibang sitwasyon. Ang lahat ng mga salik na ito ay dapat isaalang-alang kapag naghahanap ng tamang istilo ng komunikasyon sa organisasyon.

Ang Feedback ay mahalagang kasanayan sa pakikipag-usap sa mga empleyado

Ang kakayahang mag-set-up ng tamang feedback ay itinuturing na isa sa pinakamahalagang kasanayan sa komunikasyon na kinakailangan para sa epektibong komunikasyon ng empleyado sa mga pinuno ng kumpanya sa loob ng matagal na panahon. Kahit ang mga batang at karanasang CEO ay dapat na marunong makipag-usap sa mga empleyado, ayusin ang anumang mga hindi pagkakaunawaan, purihin o ituro ang mga bagay na maaaring mapabuti, tamang magdelehiyo ng awtoridad, magbigay ng payo sa iba’t ibang gawain. Ang pakikipag-ugnayan sa mga miyembro ng kawani ay hindi dapat maging problema para sa CEO. Ang ulo ng kumpanya ay dapat makipag-ugnayan sa anumang manggagawa, kahit sa mga pinaka-masalimuot at pabagu-bago, dahil ang tamang feedback ay ang sulok ng kapaki-pakinabang na komunikasyon. Sa una, tila na ang paghingi sa isang manggagawa upang talakayin ang mga bagay na mayroon ka ng mga isyu ay ang pinakamadaling bagay na gawin. Lumalabas na hindi ito madali lahat. Ang karamihan ng mga sikolohikal at sosyolohikal na pananaliksik na isinagawa ng daan-daang mga kumpanya sa buong mundo ay ipinakita na ang feedback ay ang pinaka-problematikong bahagi ng relasyon ng empleyado-employer. Maraming mga manggagawa ang stressed sa panahon ng hindi tamang paghawak na pakikipag-usap sa mata sa kanilang mga superyor at dahil sa kawalan ng tamang setup ng proseso ng feedback. Natatakot sila na magpahayag ng kanilang mga opinyon, pakiramdam na hindi pinahahalagahan, walang halaga at nalalait. Ang walang o mahirap na naitakdang sistema ng feedback ay nagdudulot ng disorientasyon sa mga manggagawa sa organisasyon at nagpapababa ng kanilang pagnanais na magtaguyod para sa karaniwang layunin. Ang isang talentado at isang matalinong CEO ay dapat na maunawaan na ang feedback ay isang magandang kasangkapan na nagpapahintulot na:

• Itama ang pag-uugali ng isang empleyado sa team

• Ituon ang isang empleyado patungo sa paglago at pag-unlad sa isang tiyak na departamento

• Ipahayag ang pasasalamat at itampok ang kahalagahan ng isang empleyado

• Pukawin ang mga manggagawa patungo sa mga bagong tagumpay

• Tukuyin ang dahilan ng maling pag-uugali ng isang empleyado

Ngayon tingnan natin ang ilan sa mga panloob na pamamaraan ng komunikasyon na makakatulong sa iyo na mag-set up ng tamang sistema ng feedback. Sa pagsunod sa mga ito, madali mong maipapahayag ang iyong ideya sa mga empleyado.

Patakaran N1: Magkaroon ng tiyak na layunin

Bago makipagpulong sa isang empleyado, unawain kung anong layunin ang iyong hinahangad at isulat ito sa isang piraso ng papel. Tanungin ang iyong sarili: “Ano ang nais kong makamit sa pulong na ito”? Mapapadali mo ang pag-uusap sa ganitong paraan.

Patakaran N2: Magkaroon ng panahon at lugar para sa mga usapan

Napakahalaga na talakayin mo lamang ang mga kamakailang pangyayari kapag nakikipag-usap sa manggagawa. Ang pinakamagandang kasanayan ay makipag-ugnayan sa isang empleyado at talakayin ang isang kaganapan na kamakailan lamang na nangyari sa kanya. Walang punto sa pagbanggit sa oras kung kailan siya nahuli sa trabaho 3 taon na ang nakalilipas kung nahuli siya noong nakaraang linggo. Kapag nakita mo na ang ilang mga empleyado ay nakaranas ng mga problema sa proyekto kahapon o ilang araw na ang nakalilipas, oras na para talakayin ang isyung ito at magbigay ng ilang payo.

Patakaran N3: Isama ang mga empleyado sa mga talakayan

Lahat ng empleyado sa lahat ng kumpanya ay nais na kailanganin, maging mahalaga at pakinggan. Hayaan ang iyong mga empleyado na magsalita ng kanilang isipan. Una, ito ay isang magandang paraan upang palaguin ang pagkakaroon ng responsibilidad at kasarinlan ng manggagawa para sa mga desisyon na gagawin mo sa panahon ng talakayan. Pangalawa, sa pamamagitan ng pagtanggi sa karapatan ng staff na ilabas ang kanilang opinyon, maaari mong ipagkait sa iyong sarili ang kapaki-pakinabang na impormasyon at kahit na ilagay ang iyong sarili sa isang kahiyahiya na posisyon. Maaari ka ring matuto ng tunay na potensyal ng isang partikular na empleyado, makakuha ng ilang magagandang ideya at kahit magkamal ng bagong karanasan.

Patakaran N4: Purihin sa publiko, mangumusta sa pribado

Ito ay isang napakahalagang patakaran! Mayroong maraming mga dahilan upang gawin ito. Ang pampublikong kritika ay naka-aapi at sobrang nagmumungkahi sa mga empleyado. Walang tamang komunikasyon kung ang ulo ng kumpanya ay pinahihintulutan ang kanyang sarili na pampublikong punahin ang mga manggagawa sa pamamagitan ng pagkukutya. Unawain, na Kung gagawin mo ito sa ilang mga empleyado, gagawin mo rin ito sa ibang mga manggagawa, na magaganda agad ang kanilang masamang loob. Ang papuri ay dapat ihandog ng sinsero, kahit na pampubliko o pribado.

Patakaran N5: Talakayin ang mga kaganapan at aksyon

Hindi tamang mag-personal at maglagay ng mga label sa mga tao sa ilalim ng anumang pangyayari. Kapag nakikipag-usap sa iyong mga empleyado parehong pribado at kolektibo ay pagtalakay lamang ang mga kaganapan at aksyon, hindi ang mga manggagawa. Napakadali na maglagay o masaktan ang mga tao, ngunit maaaring umabot ng buwan o taon upang muling itatag ang komunikasyon ng koponan.

Ang paraan ng pakikipag-usap mo sa iyong mga empleyado at alinman sa istilo ng komunikasyon na iyong gagamitin ay ganap na nakasalalay sa iyo. Maaari mong balewalain ang aming payo at mabigo sa pagtatatag ng feedback sa mga manggagawa, ngunit sa ganitong paraan ang iyong karera ay magiging napakaigsi. Bilang CEO dapat mong maunawaan ang isang simpleng bagay: Pareho mong dapat ituon ang iyong sarili at ang iyong mga empleyado sa pagkamit ng mga karaniwang layunin at gawain pati na rin sa paggawa ng kapaligiran ng koponan bilang kaaya-aya hangga’t maaari. Good luck, mahal na mga amo. Huwag sumuko sa pag-unlad ng iyong mga kasanayan at makakamit mo ang lahat!

Ang isang kumpanya ay hindi maaaring umunlad at maging mas kumita sa pamamagitan ng pag-asa lamang sa mga lumang ideya at gawi sa negosyo. Kailangang mag-eksperimento ang pamunuan nito ng mga bagong konsepto upang makaangkop sa patuloy na nagbabagong merkado. Pagkatapos nito, maaaring gumawa ng mga produkto at serbisyo batay sa mga ideyang iyon. Mukhang simpleng gawain, ngunit mas kumplikado ang katotohanan. Isang bagay ang makabuo ng ideya, pero ibang usapan ang gumawa ng proyekto batay dito.

Maaring maging sobrang gulo na isa lang sa tatlong proyekto ang natatapos sa tama at sa paunang badyet. Nangyayari ito dahil sa mga pagkakamaling nagagawa ng mga walang karanasang tagapamahala ng proyekto. Ipinapakita namin sa iyo ang 5 karaniwang problema sa pamamahala na lumilitaw mula sa pagpapabaya sa ilang aspeto ng pagpaplano ng proyekto. Pagkatapos mapasulong ito, magagawa mo nang pamahalaan ang mga proyekto ng mas epektibo.

Ang pagkabigo na tukuyin ang layunin ng proyekto ay ang pinakamalaking pagkakamaling nagagawa ng mga tagapamahala

Ayon sa ilang mga isinagawang pag-aaral ng American Project Management Institute, isang-katlo ng mga proyekto ay nabibigo dahil ang mga nagbuo nito ay walang malinaw na pananaw. Isa ito sa pinaka-karaniwang problema sa pamamahala. Kaya’t napakahalaga na magkaroon ng isang malinaw na larawan ng iyong hinahangad makamit, kung paano ito makikinabang sa kumpanya at bakit ito gagamitin ng mga kliyente. Kung hindi, mawawalan ng saysay ang anumang karagdagang gawain.

Tingnan natin ang halimbawa ng isang maliit na mobile app company na nais pumasok sa merkado ng mobile video games gamit ang isang puzzle game. Sa kasong ito, ang mga sumusunod na bagay ay maaaring pag-usapan ng mga developer:

• Ano ang target naming mga pangkat ng edad?

• Dapat ba kaming gumawa ng 2D o 3D na laro?

• Ilan ang mga developer na kailangan namin para sa iba’t ibang aspeto ng laro, hal., mekanika, disenyo ng mga antas, konseptwal na sining, disenyo ng tunog, atbp.?

• Anong uri ng game engine ang dapat naming gamitin at magkakaroon ba kami ng sapat na pondo para makuha ang lisensya nito?

• Magkano ang magiging halaga ng laro para sa mga customer?

• Magkano sa aming kita ang mapupunta sa kumpanyang gumawa ng engine?

Lahat ng mga tanong na ito ay kailangang talakayin sa mga paunang at sumusunod na pulong ng kumpanya. Dapat magkasundo ang mga tagapamahala at mga empleyado sa pinakamahusay na paraan ng pagkamit sa mga layunin ng proyekto at ang tinatayang oras na kailangan upang magawa ito.

Nangungunang mga pagkakamali ng mga tagapamahala – kakulangan ng mga kinakailangan

Kapag nagpaplano ng proyekto, mahalagang maunawaan kung ano ang magiging anyo ng panghuling resulta. Isa ito sa pinakamalaking pagkakamaling nagagawa ng mga tagapamahala. Ang mga tagapamahala ay responsible sa paggawa ng listahan ng mga kinakailangan para sa proyekto at ibigay ito sa mga empleyado. Ang listahan ay dapat kabilang ang sumusunod na impormasyon:

• Ang bilang ng mga empleyado na kinakailangan para sa iba’t ibang yugto ng pagbuo ng proyekto

• Mga pamantayan para sa pagsusuri ng kalidad ng proyekto at mga bahagi nito

• Mga prinsipyo ng paghahati ng gawain sa mga manggagawa

• Ang iskedyul ng proyekto

• Ang listahan ng mga layunin na makakamit ng proyekto para sa kumpanya

• Gaano kadalas babaguhin ang proyekto

• Paunang laki ng badyet

Ang listahang ito ay mayroon ding panghuling produkto na mabubuo. Sa kaso ng isang mobile video game, ito ay maaaring kabilang ang konseptong sining, mga audio sample, code para sa iba’t ibang elemento ng laro, halimbawa, mekanika, pisika, mga visual na epekto, animasyon, atbp. Bawat listahan ay dapat naglalaman ng tinatayang petsa ng paglabas.

Paggawa ng mga estima ay isa pang karaniwang pagkakamaling nagagawa ng mga tagapamahala

Ang mga deadlines ay isa sa mga karaniwang problema sa pamamahala na lumilitaw tuwing pagbubuo ng proyekto. Ang isang mahusay na tagapamahala ay dapat manatiling nakikipag-ugnayan sa kanyang koponan at humiling ng mga update sa progreso ng bawat koponan. Natutugunan ba nila ang kanilang mga deadlines o kailangan nila ng karagdagang oras upang magawa ang lahat ng tama?

Maaaring may lumitaw na hindi inaasahang bagay at kailangan ipagpaliban ang buong bagay. Kung mabibigo kang gawin ang kinakailangang mga kalkulasyon, ikaw ay mapanganib na patuloy na ipagpaliban ang deadline. Upang maiwasan ang anumang mga problema sa hinaharap, mas mabuting makipagpulong sa bawat miyembro ng staff at suriin ang kanilang trabaho sa oras.

Pagpapabaya sa mga panganib ay isang karaniwang problema sa pamamahala

Sa teorya, ang lahat ng iyong mga plano ay tiyak na magkakasya sa tuwing, pero sa realidad, ang anumang proyekto ay maaaring maantala, hindi matutugunan ang mga deadlines, may mga empleyadong magkasakit at iba pang hindi inaasahang pangyayari. Ang pagkakaroon ng tamang risk management program ay halos mabawasan ang posibilidad ng pagkabigo ng proyekto ng halos kalahati. Ang prosesong ito ay hindi nakakatuwang gawin subalit nangangailangan ng pag-outline sa maraming mga kadahilanan na maaaring magkamali kapag nagtatrabaho sa isang partikular na proyekto. Ang iyong listahan ng mga panganib ay dapat isama ang mga kaganapan tulad ng:

• Pagkabigo na matugunan ang mga deadlines

• Paggawa sa mga karagdagang tampok sa labas ng orihinal na saklaw ng proyekto

• Mga pagbabago sa saklaw ng proyekto. Pagbabago sa mga layunin ng proyekto, mga deliverables, gawain, gastos, at deadline

Ang gawain ng isang tagapamahala ng proyekto ay nakasalalay sa pagtatasa ng panganib at pagtatatag ng kanilang epekto sa proyekto. Halimbawa, maaari kang magtalaga ng isang kinatawan ng tagapamahala ng proyekto na makakapalit sa ulo ng proyekto at maaaring ipagpatuloy ang trabaho sa kanyang pagkawala. Maaari ka ring makaranas ng mga teknikal na kahirapan, tulad ng biglaang pagbabago sa ginamit na hardware o software na maaaring mangailangan ng pag-upa ng karagdagang mga empleyado. Ang contingency plan ay kailangang saklawin ang lahat ng posibilidad ng mga bagay na nagkakamali para sa proyekto.

Mga pagkakamali na ginagawa ng mga tagapamahala – pagkakaroon ng masyadong mahigpit na iskedyul

Walang mas magandang paraan upang masiguro ang isang tuloy-tuloy na daloy ng trabaho kundi sa pamamagitan ng pag-iskedyul ng iyong koponan. Ang oras ng trabaho ay kailangang magbigay ng malinaw na impormasyon tungkol sa daloy ng trabaho at mga deadlines. Ang lahat ng iskedyul ay dapat magbigay ng ilang kakayahang umangkop sakaling may hindi inaasahang mga pangyayari. Kung sinuman na nagtatrabaho sa isang proyekto ay kailangang magpahinga dahil sa sakit, problemang pampamilya, pinsala o ibang kalagayan, maaari nila itong gawin sa makatuwirang paraan. Sa ganitong kaso, dapat mayroong taong papalit sa kanila sakaling may emerhensiya upang mapanatili ang bilis ng pagbuo ng proyekto.

Napakahalaga na bigyan ang iyong mga miyembro ng koponan ng parehong kakayahang umangkop kapag nagmumungkahi ng mga bagong ideya sa mga tagapamahala ng proyekto na magpapabuti sa proyekto sa pangkalahatan. Sa kasalukuyan, mayroong iba’t ibang mga solusyon na ginagawang mas madali ang pamamahala ng proyekto. Kabilang dito ang Social Shared, Wrike, Slack, Procore at marami pang iba.

Tayo ay nabubuhay sa isang mabilis na takbo ng mundo kung saan ang pagbabalanse ng trabaho, mga responsibilidad, at personal na buhay ay madalas na nakaka-overwhelm. Sa walang katapusang gawain at mahigpit na mga deadline, ang epektibong pamamahala ng oras ay naging isang mahalagang kasanayan. Kahit ang mga makasaysayang tao tulad ni Julius Caesar ay naiintindihan ang halaga ng mahusay na pamamahala ng oras — ginamit niya ang bawat sandali nang mabuti. Habang dumadalo sa mga laban ng gladiator para sa mga dahilan sa pulitika, hindi niya hinayaang masayang ang oras, bagkus ay nagbibigay siya ng mga utos at tumutugon sa mga opisyal na liham. Ang pagiging bihasa sa pamamahala ng oras ay nagbibigay-daan sa atin na manatiling produktibo, mabawasan ang stress, at magtuon sa kung ano talagang mahalaga. Tuklasin natin ang 17 napatunayan na tips sa pamamahala ng oras para matulungan kang manatiling organisado at kontrolado.

Ano ang Pamamahala ng Oras?

Ang pamamahala ng oras ay ang proseso ng pagpaplano at pag-oorganisa kung paano mo hahatiin ang iyong oras sa iba’t ibang gawain nang epektibo. Tinulungan ka nitong manatiling produktibo, matugunan ang mga deadline, at i-balanse ang trabaho sa personal na buhay. Ang mahusay na pamamahala ng oras ay nagbibigay-daan na magfocus ka sa mga mahahalagang gawain sa halip na laging tumutugon sa mga agarang ngunit hindi gaanong kahalagahan na gawain. Kung ikaw man ay nagma-manage ng negosyo, nangunguna sa isang team, o nagtatrabaho sa personal na proyekto, ang kaalaman sa kung paano mahusay na pamahalaan ang oras ay isang susi sa tagumpay.

Ngayon, tuklasin natin ang 15 tips sa pamamahala ng oras para makatulong sa iyo na magtrabaho nang mas matalino at makamit ang mas mabuting resulta.

Listahan ng 17 Tips Para sa Epektibong Pamamahala ng Oras

1. Alamin Kung Paano Mo Ginugugol ang Iyong Oras

Bago ma-improve ang pamamahala ng oras, mahalaga na suriin kung paano mo kasalukuyang ginugugol ang iyong oras. Nang walang malinaw na larawan kung saan napupunta ang iyong oras, mahirap ito i-optimize.

Narito kung paano magsimula:

• I-track ang Iyong Mga Gawain – Gumamit ng isang time-tracking app o magpanatili ng tala ng mga gawain sa loob ng ilang araw. Isulat ang lahat ng ginagawa mo, mula sa mga proyekto sa trabaho hanggang sa mga pahinga at pampribadong distractions.
• Tukuyin ang Mga Pattern – Pagkatapos ng tracking, hanapin ang mga trend. Sobra ba ang oras ang ginugugol mo sa emails? Kinukuha ba ng mga pulong ang karamihan ng iyong oras?
• Tayahin ang Antas ng Produktibidad – Ang ilang mga gawain ay mahalaga habang ang iba ay hindi kinakailangan. Alisin ang mga mababang-prioridad na aktibidad na hindi nagkocontribute sa iyong mga layunin.

Sa pag-unawa sa kung paano mo kasalukuyang pinamamahalaan ang oras, maaari kang gumawa ng mga maalam na desisyon kung paano i-improve ang kahusayan.

2. Itakda nang Tama ang Mga Layunin

Nang walang mga layunin, nagiging walang direksyon ang pamamahala ng oras. Ang pagtatalaga ng malinaw na layunin ay nakakatulong sa pag-prioritize ng trabaho, pagtaas ng motibasyon, at pagsukat ng progreso.

a) Itakda ang SMART Goals

Ang SMART goals ay:

• Specific – Tukuyin kung ano talaga ang nais mong makamit.
• Measurable – Magtatag ng mga pamantayan upang subaybayan ang progreso.
• Achievable – Tiyaking realistic ang layunin batay sa oras at mapagkukunan.
• Relevant – I-align ang layunin sa mas malawak na mga layunin.
• Time-bound – Magtakda ng deadline para mapanatili ang pagkaapurahan.

Halimbawa: Imbes na sabihing, “Gusto kong maging mas produktibo,” baguhin ito sa: “Tatapusin ko ang tatlong ulat kada linggo sa pamamagitan ng pagtuon sa malalim na sessions ng trabaho tuwing umaga.”

b) Magtakda ng mga Dedlayn

Kahit na ang mga gawain ay walang panlabas na dedlayn, ang paggawa ng mga self-imposed na dedlayn ay nagpapanatili ng estruktura ng trabaho. Pinipigilan ng mga dedlayn ang pagkaantala at tumutulong sa iyo na manatiling accountable.

• Hatiin ang mas malalaking layunin sa mga milestone – Sa halip na layunin na tapusin ang malaking proyekto sabay-sabay, hatiin ito sa mas maliliit na dedlayn.
• Gumamit ng time blocking – Maglaan ng partikular na oras para sa iba’t ibang gawain upang maiwasan ang distractions.
• Lumikha ng buffer time – Maaaring lumabas ang di-inaasahang problema, kaya maglaan ng karagdagang oras para sa mga rebisyon o pagkaantala.

Ang mga layunin ay nagbibigay ng estruktura sa pamamahala ng oras, na ginagawang mas madaling manatiling nakatuon.

3. Gumawa ng Plano: Mga Estratehiya Para sa Epektibong Pag-Prioritize ng Gawain

Kailangan ng epektibong pamamahala ng oras ang estratehikong pagpaprioritize ng gawain. Ang simpleng paglista ng mga gawain nang hindi isinasaalang-alang ang pagkaapurahan o kahalagahan ay maaaring mauwi sa pagka-inefficient.

a) Gumawa ng Listahan ng Prayoridad Imbes na Listahan ng Gagawin

Ang isang simpleng listahan ng gagawin ay kulang sa estruktura. Sa halip, gamitin ang Eisenhower Matrix na ikinakategorya ang mga gawain base sa pagkaapurahan at kahalagahan:

• Agaran at Mahalaga – Agarang asikasuhin ito.
• Mahalaga ngunit Hindi Agaran – Iiskedyul ito para sa hinaharap.
• Agaran ngunit Hindi Mahalaga – I-delegate itong mga gawain.
• Hindi Agaran o Mahalaga – Huwag asikasuhin o bawasan ito.

Ang pamamaraang ito ay nagtitiyak na ang mga mahalagang gawain ay napaprayoritize habang ang mga di-mahalaga ay hindi nasasayang ang oras.

b) Magplano Nang Maaga sa Dulo ng Bawat Araw

Ang paglalaan ng 5–10 minuto sa pagtatapos ng araw ng trabaho para maghanda para sa susunod na araw ay nakakatipid ng oras sa umaga at nakakapigil ng nasayang na pagsisikap.

• Suriin ang natapos na mga gawain.
• Tukuyin ang natitirang trabaho.
• Magtakda ng prayoridad para sa susunod na araw.

Ang kaugaliang ito ay nagsisigurado ng maayos na simula tuwing umaga.

c) I-automate ang mga Paulit-ulit na Gawain

Ang automation ay nagpapabawas ng manwal na trabaho at naglalaya ng oras para sa mas mahalagang gawain. Isaalang-alang na i-automate:

• Mga tugon sa email – Gumamit ng templates para sa mga karaniwang katanungan.
• Pag-iiskedyul – Mag-set up ng mga awtomatikong paalala para sa pulong.
• Pagpapatala ng datos – Gumamit ng software para mapabilis ang mga paulit-ulit na gawain.

Ang automation ay isang makapangyarihang solusyon sa pamamahala ng oras na nagpapataas ng kahusayan.

d) I-breakdown Bawat Gawain Sa Maliit na Bahagi

Ang mga malalaking gawain ay maaaring tila napakahirap, na nagreresulta sa pag-aantala. Sa pamamagitan ng paghati nito sa mas maliliit, maisasagawa ang mga hakbang na ito nang mas madali.

Halimbawa: Sa halip na isulat “Tapusin ang proyekto,” hatiin ito sa:

1. Pagsaliksik ng impormasyon
2. I-outline ang pangunahing puntos
3. Isulat ang draft na nilalaman
4. I-edit at tapusin

Ang maliliit na hakbang ay naglilikha ng momentum at ginagawang kitang-kita ang progreso.

e) Alisin ang Hindi Mahahalagang Gawain/Aktibidad

Ang mga aktibidad na kumakain ng oras ngunit mababa ang halaga ay nagpapababa ng produktibidad. Tukuyin ang mga gawain na hindi nakakatulong sa mga layunin at alisin ito sa iyong iskedyul.

• Bawasan ang mga hindi kinakailangang pulong.
• Limitahan ang pag-scroll sa social media.
• Iwasan ang hindi organisadong mga sesyon ng trabaho.

Ang pagtutok lamang sa mataas ang epekto na gawain ay nagpapabuti sa kahusayan sa oras.

f) Unahin Ang Pinakamahirap na Gawain

Tinatawag din itong Eat That Frog na pamamaraan, kung saan nauuna ang pinakamahirap o pinakamahalagang gawain sa simula.

• Ang mga mapanghamon na gawain ay nangangailangan ng mas maraming enerhiya sa isip — ang paggawa nito nang maaga ay nagtitiyak ng pinakamataas na pagtutok.
• Kapag ang isang mahirap na gawain ay nakumpleto, ang iba pang gawain ay tila mas madali.
• Ang pagbabawas ng mental na karga sa umaga ay nagpapalakas ng produktibidad sa buong araw.

Gawin itong ugali na i-handle muna ang pinakamatigas na trabaho.

g) Gumawa ng Mabilis na Gawain sa Pagitan ng Mga Pulong o Focus Time

Ang mga maikling puwang sa pagitan ng mga pulong o mga sesyon ng trabaho ay maaaring magamit para sa maliliit ngunit kinakailangang gawain, tulad ng:

• Pagsagot sa mabilis na email.
• Pag-aayos ng mga file.
• Paghahanda ng mga tala para sa susunod na trabaho.

Tinitiyak ng pamamaraang ito na ang downtime ay ginagamit nang mahusay.

h) Isagawa ang Katulad na Mga Gawain nang Sabay-sabay

Ang paglipat sa pagitan ng hindi magkakaugnay na mga gawain ay nagpapababa ng kahusayan dahil sa mga gastos sa paglipat ng isip. Sa halip, gawin nang sabay-sabay ang mga magkatulad na gawain:

• Tumugon sa email sa mga nakatakdang oras sa halip na patuloy na i-check.
• I-schedule ang lahat ng tawag sa iisang bloke.
• Pagsama-samahin ang mga kaugnay na gawain (hal. pagsulat ng nilalaman at pananaliksik) magkasama.

Pinapabuti ng pamamaraang ito ang pagtutok at daloy ng trabaho.

i) Ipagkatiwala ang Mga Gawain

Kung ang gawain ay hindi nangangailangan ng iyong direktang pakikilahok, i-assign ito sa iba. Ang pagbibigay ng gawain sa iba ay nagbibigay-daan sa iyo na tutukan ang mas mataas na prayoridad na trabaho habang tinitiyak na natatapos ang lahat.

Kasama sa epektibong pagbibigay ng gawain ay:

• Pag-assign ng mga gawain batay sa antas ng kakayahan.
• Pagbibigay ng malinaw na mga tagubilin.
• Pagtaguyod ng deadlines para sa accountability.

Ang pagbibigay ng gawain sa iba ay isa sa mga pinakamahusay na estratehiya sa pamamahala sa oras para sa pagpapahusay ng kahusayan.

j) I-audit ang Iyong Mga Gawain

Ang regular na pagrerepaso sa kung paano ginugugol ang oras ay nakakatulong sa pagpipino ng mga kaugalian sa produktibidad. Tanungin ang iyong sarili:

• May mga gawain bang matagal natatapos kaysa inaasahan?
• May mga pattern ba ng nasasayang na oras?
• Mayroon bang anumang kailangang i-improve o alisin?

Tinutulungan ng task audit na i-optimize ang mga pang-araw-araw na iskedyul.

k) Manatili sa Isang Pang-araw-araw na Iskedyul

Ang isang istrukturadong routine ay lumilikha ng pare-pareho, na ginagawang mas madali ang pamamahala ng oras nang epektibo.

Mga tip para manatili sa pang-araw-araw na iskedyul:

• Itakda ang mga nakapirming oras ng trabaho.
• Maglaan ng oras para sa mga break.
• Sumunod sa isang istrukturadong pagkakasunod-sunod ng gawain.

Ang pagiging pare-pareho ay susi sa epektibong pamamahala sa oras.

4. Bumuo ng Isang Personal na Iskedyul

Ang isang pangkaraniwang iskedyul ay maaaring hindi gumana para sa lahat. Upang pamahalaan nang epektibo ang oras, magdisenyo ng iskedyul na naaayon sa iyong antas ng enerhiya at mga ugali sa trabaho.

• Kilalanin ang Oras ng Pinakamataas na Pagiging Produktibo – Ang ilang tao ay pinakamabisa sa umaga, habang ang iba ay mas produktibo sa ibang bahagi ng araw. I-schedule ang mga mahalagang gawain sa mga oras ng rurok ng enerhiya.
• Gamitin ang Time Blocking – Maglaan ng tiyak na mga oras para sa malalim na trabaho, mga pulong, at mga administratibong gawain.
• Isama ang mga Break – Ang mga maiikling break sa pagitan ng mga gawain ay nagpapabuti ng konsentrasyon at pumipigil sa burnout.

Ang isang personal na iskedyul ay nagpapalaki ng kahusayan sa pamamagitan ng pagtiyak na ang gawain ay nagagawa kapag ikaw ay pinaka-tutok.

5. Ipatrabaho ang AI para sa Paghahanap at Buod

Ang artipisyal na intelihensiya (AI) ay makakatipid ng oras sa pamamagitan ng pag-awtomatiko ng pananaliksik at pagbubuod ng impormasyon. Ang mga tool na pinapagana ng AI ay tumutulong sa mga propesyonal na gamitin ang oras nang matalino sa pamamagitan ng pagbabawas ng oras na ginugugol sa mga manu-manong gawain.

Mga Halimbawa:

• Mga tool sa pagbubuod – I-convert ang mahahabang dokumento sa mga pangunahing punto.
• Mga awtomatikong katulong – Pamahalaan ang pagsasaayos ng mga pulong at paalala.
• Mga tool sa pananaliksik na batay sa AI – Pabilisin ang pagkolekta ng impormasyon.

Sa pamamagitan ng pagsasama ng AI, maaari mong pagbutihin ang kasanayan sa pamamahala ng oras at tumuon sa mas estratehikong gawain.

6. Gumawa ng Kalendaryo

Ang isang maayos na kalendaryo ay nakakapigil sa mga pag-uumpog ng iskedyul at tumutulong na balansehin ang mga gawain nang epektibo.

a) Magtakda ng Paalala

Nagsisiguro ang mga paalala na ang mga deadline, pulong, at mahahalagang kaganapan ay hindi nakakaligtaan. Gamitin:

• Mga notipikasyon sa kalendaryo para sa mga pangunahing deadline.
• Mga app sa pamamahala ng gawain para sa mga pang-araw-araw na prayoridad.

b) I-snooze ang mga Notipikasyon

Bagaman ang mga paalala ay kapaki-pakinabang, ang patuloy na mga alerto ay maaaring makaabala. Iskedyul ng dedikadong “mga panahon ng pokus” kung saan ang mga notipikasyon ay tahimik. Ito ay makakatulong na manatiling nakatuon sa malalim na gawain nang walang pagka-antala.

7. Gamitin ang mga Tool na Angkop sa Iyo

Ang tamang mga tool ay nagpapadali sa pagpaplano ng oras at pamamahala ng gawain. Pumili ng mga nababagay sa iyong daloy ng trabaho:

• Mga planer – Digital o nakabatay sa papel na planer para sa istruktura ng pang-araw-araw na mga gawain.
• Mga tool sa pagsasaayos – Mga platform tulad ng Shifton para sa awtomatikong pagpaplano ng shift at pag-optimize ng pamamahala ng oras ng empleyado.
• Mga app sa pagkuha ng tala – Ayusin ang impormasyon, magtakda ng paalala, at masubaybayan ang progreso nang epektibo.

Ang paggamit ng tamang mga tool ay nagpapababa ng manu-manong pagsisikap at nagpapasimple ng gawain.

8. Magsanay ng Paggawa ng Desisyon

Ang kawalan ng desisyon ay nagreresulta sa naaksayang oras at pagkaantala ng pag-unlad. Upang makagawa ng desisyon nang mas mabilis:

• Tukuyin ang mga pamantayan – Magtakda ng malinaw na mga salik para sa pagsusuri ng mga pagpipilian.
• Iwasan ang sobrang pag-iisip – Bigyan ang sarili ng limitasyon sa oras para sa paggawa ng desisyon.
• Pagtitiwala sa karanasan – Pagbatayan ang nakaraang kaalaman at kadalubhasaan.

Nagse-serbisyo sa mabilisang paggawa ng desisyon, ito ay nagpapabuti sa kahusayan at nagpapabawas ng pagkaantala.

9. Matutong Magtakda ng Hangganan at Tumanggi

Ang pagkuha ng sobrang daming gawain ay nagreresulta sa pagka-burnout. Ang pag-aaral na magsabi ng ‘hindi’ ay tumutulong na mapanatili ang balanseng trabaho.

• Suriin ang kahilingan – Ito ba ay naka-align sa iyong mga prayoridad?
• Maging magalang ngunit matibay – Tumanggi sa mga abala ng hindi nakakaramdam ng pagkakasala.
• Mag-alok ng alternatibo – Magmungkahi ng mas huling oras o i-delegate kapag maaari.

Ang pagtatakda ng mga hangganan ay nagsisiguro na nakatuon ka sa mga mataas na prayoridad na gawain.

10. Tumigil sa Pagpapaliban

Ang pagpapaliban ay nag-aaksaya ng oras at lumilikha ng walang katuturang stress. Labanan ito sa pamamagitan ng:

• Pagbasag sa mga malalaking gawain sa mas maliliit na hakbang – Maliit na progreso ay bumubuo ng momentum.
• Paggamit ng 5-minutong tuntunin – Simulan ang gawain sa loob lamang ng limang minuto upang mabawasan ang pagtutol.
• Pag-aalis ng mga abala – Magtrabaho sa isang pokus na kapaligiran.
• Paglikha ng pananagutan – Magtakda ng mga deadline o magtrabaho sa isang kapareha upang manatili sa tamang landas.

Ang pagtagumpay sa pagpapaliban ay nagpapabuti ng pamamahala ng oras sa lugar ng trabaho at personal na buhay.

11. Pamahalaan ang mga Pag-aaksaya ng Oras

Ang mga pag-aaksaya ng oras ay nagpapababa ng produktibidad. Tukuyin at alisin ang mga karaniwang abala:

• Mga gadyet na nahahawakan – Limitahan ang paggamit ng social media sa oras ng trabaho.
• Sobrang dami ng email – Suriin ang mga email sa nakatakdang oras sa halip na tuloy-tuloy.
• Hindi inaasahang bisita – Magtakda ng malinaw na oras ng pagka-abala upang mabawasan ang pag-antala.
• Walang kabuluhang mga pulong – Panatilihing maikli at nakatuon ang mga pulong.
• Mga obligasyon sa pamilya – Lumikha ng dedikadong espasyo sa trabaho kung nagtatrabaho ng malayuan.

Ang pag-aalis ng mga pag-aaksaya ng oras ay nagpapahintulot sa’yo na gumamit ng oras nang mas mahusay.

12. Humarap sa Stress nang Matalino

Negatibong naaapektuhan ng stress ang kasanayan sa pamamahala ng oras sa trabaho. Upang manatiling produktibo sa ilalim ng presyon:

• Magpahinga sandali – Lumabas para sa sariwang hangin o mabilis na pag-unat.
• Gumamit ng mindfulness techniques – Malalim na paghinga o pagpapakatahimik upang mapabuti ang pokus.
• Unahin ang pag-aalaga sa sarili – Mas mahusay ang pagganap ng isipan na may sapat na pahinga.

Ang pagbabawas ng stress ay nagpapalaki ng produktibidad at kahusayan sa paggamit ng oras.

13. Iwasan ang Multi-tasking

Nagbabawas ng bisa ang multitasking dahil nahihirapan ang utak na lumipat sa pagitan ng mga gawain. Sa halip:

• Tumuon sa isang gawain sa isang pagkakataon – Ang malalim na trabaho ay nagbibigay ng mas magagandang resulta.
• Pagsasama-sama ng mga magkakaparehong gawain – Nakakabawas ito ng pagpapalit-palit ng konteksto.
• Maglaan ng itinalagang mga panahon ng pokus – Gamitin ang mga pamamaraan tulad ng Pomodoro (25 minutong sesyon ng trabaho).

Ang pag-iwas sa multitasking ay nagreresulta sa mas mahusay na pamamahala ng oras sa trabaho.

14. Gamitin ang 20-Minute Rule

Ang malalaking proyekto ay maaaring makaramdam ng labis, na nagreresulta sa pag-atraso. Ang patakaran ng 20 minuto ay nakakatulong na malampasan ito:

• Mag-set ng timer sa loob ng 20 minuto – Mag-commit na magtrabaho nang walang abala.
• Suriin ang progreso pagkatapos ng oras – Karamihan sa mga tao ay nagpapatuloy sa pagtatrabaho kapag nagsimula ang momentum.

Ginagawa ng teknik na ito na hindi gaanong nakakatakot ang malalaking gawain at mas madaling simulan.

15. Maglaan ng Oras para Magpahinga

Ang pahinga ay mahalaga para sa pangmatagalang produktibidad. Ang sobrang pagtatrabaho ay humahantong sa pagka-burnout, na nagpapabawas ng pagiging epektibo.

• Mag-schedule ng bakasyon – Ang oras na malayo sa trabaho ay nagpapasariwa ng mental na enerhiya.
• Maglaan ng mga maikling pahinga araw-araw – Kahit 5–10 minuto ay nagpapahusay ng pokus.
• Mag-unplug mula sa trabaho pagkatapos ng oras – Iwasang suriin ang mga email sa labas ng oras ng trabaho.

Ang oras para magpahinga ay mahalaga para mapanatili ang mas mahusay na kasanayan sa pamamahala ng oras sa katagalan.

16. Gumawa ng Sistema at Sundin Ito ng Masinsinan

Ang isang mahusay na nakabalangkas na sistema ay lumilikha ng pagkakapare-pareho sa pamamahala ng oras. Halimbawa ay:

• Ang Time Blocking Method – Pag-uukol ng tiyak na oras para sa mga gawain.
• Ang Eisenhower Matrix – Pagpaprioritize ng mga gawain batay sa kahalagahan.
• Ang 2-Minute Rule – Kung ang isang gawain ay tumatagal ng mas mababa sa dalawang minuto, gawin ito kaagad.

Maghanap ng sistema na gumagana at manatili rito para sa mas mahusay na kahusayan.

17. Panatilihing Maayos ang mga Bagay

Ang isang magulong lugar ng trabaho ay nasasayang ang oras at binabawasan ang pokus. Panatilihing maayos ang mga bagay sa pamamagitan ng:

• Pag-aayos ng iyong mesa – Ang malinis na lugar ay nagpapabuti ng kahusayan.
• Paggamit ng mga digital na kasangkapan sa pag-organisa – Ang mga sistema ng pamamahala ng file ay pumipigil sa nawawalang mga dokumento.
• Pagpaplano ng mga pang-araw-araw na gawain – Ang estruktura ay lumilikha ng mga pare-parehong gawi sa pamamahala ng oras.

Ang pananatiling maayos ay tinitiyak na ang daloy ng trabaho ay mananatiling maayos at epektibo.

Bakit Mahalaga ang Pamamahala ng Oras?

Ang pamamahala ng oras ay isang pangunahing kasanayan na may epekto sa parehong propesyonal at personal na buhay. Sa pamamagitan ng mahusay na pag-aayos ng mga gawain, ang mga indibidwal ay maaaring mabawasan ang stress, pataasin ang produktibidad, at makamit ang kanilang mga layunin nang mas mabilis. Kung walang tamang pamamahala ng oras, madalas na nakakaramdam ng labis na stress ang mga tao, nalilimutan ang mga deadline, at nahihirapan na mapanatili ang balanseng pangtrabaho-buhay.

Ang mahusay na pamamahala ng oras ay nagmamaniobra ng mas maayos na pagtukoy ng mga desisyon, pagpapabuti ng pokus, at mas malaking oportunidad para sa tagumpay. Kahit na ikaw ay isang empleyado, manager, o may-ari ng negosyo, ang pagpapatupad ng mga estratehiya sa pamamahala ng oras ay nagpapakataas ng kahusayan at tinitiyak ang pangmatagalang pag-unlad.

Mga Benepisyo ng Pamamahala ng Oras

Ang epektibong pamamahala ng oras ay nagbibigay ng maraming benepisyo na direktang nakakaapekto sa performance sa trabaho at personal na kagalingan.

• Pagbawas ng Stress – Ang kaalaman na nasa kontrol ang mga gawain ay nag-aalis ng pag-aalala at pumipigil sa huling minutong pagmamadali.
• Mas Maraming Oras – Ang pinahusay na pagiging epektibo ay lumilikha ng karagdagang oras para sa personal na pag-unlad, mga libangan, o pagpapahinga.
• Mas Maraming Oportunidad – Ang pagmamarka ng mga deadline at tamang pamamahala ng mga gawain ay nagpapahusay ng reputasyon at pag-unlad ng karera.
• Kakayahang Tuparin ang mga Layunin – Tinitiyak ng tamang pamamahala ng oras na ang parehong mga pangmadalian at pangmatagalang layunin ay natutugunan ng palagian.

Epekto ng Mahinang Pamamahala ng Oras

Ang pagkabigong mahusay na pamahalaan ang oras ay maaaring magdulot ng seryosong kahihinatnan, na nakaapekto sa produktibidad, kalidad ng trabaho, at reputasyon sa propesyonal.

1. Mahinang Daloy ng Trabaho. Ang hindi organisadong mga iskedyul ng trabaho ay nagpapabagal sa mga proseso at lumilikha ng hindi kinakailangang mga hadlang, nagpapahirap na tapusin ang mga gawain nang epektibo.
2. Nasasayang na Oras. Kung walang estrukturang pamamahala ng oras, mas maraming oras ang ginugugol ng mga indibidwal sa hindi mahalagang mga gawain, binabawasan ang pangkalahatang kahusayan.
3. Kawalan ng Pagkontrol. Kapag nagsiksikan ang mga gawain nang walang plano, nagiging mas mahirap na pamahalaan ang mga responsibilidad, na nagreresulta sa nabawasan na produktibidad at mas mataas na pagdurusa.
4. Mahinang Kalidad ng Trabaho. Ang minamadaling gawain dahil sa maling alokasyon ng oras ay nagreresulta sa mga pagkakamali, mas mababang katumpakan, at subpar na pagganap.
5. Masamang Reputasyon. Ang palaging nalalampasan ang mga deadline o hindi mahusay na pamamahala ng mga gawain ay negatibong nakaapekto sa propesyonal na kredibilidad at pagsulong ng karera.

Mga Karaniwang Hamon sa Pamamahala ng Oras

Maraming tao ang nahihirapan sa pamamahala ng oras dahil sa mga karaniwang hadlang na pumipigil sa produktibidad. Ang pagtukoy sa mga hamon na ito ang unang hakbang upang sila ay malampasan.

1. Mahinang Pagpaplano. Ang pagkabigong lumikha ng nakabalangkas na plano ay humahantong sa mga pinalampas na deadline at hindi mahusay na mga daloy ng trabaho.
2. Kakulangan sa Organisasyon. Ang magulong espasyo sa trabaho at hindi organisadong iskedyul ay nagpapahirap na bigyang-prayoridad at tapusin ang mga gawain.
3. Pagkakaramdam ng Labis na Pagkaabala. Ang sobrang daming gawain nang walang tamang pagpaprioritize ay maaaring magdulot ng stress at bawasan ang pokus.
4. Pagtatamad. Ang pagkaantala sa mga gawain ay nagdudulot ng hindi kinakailangang presyon at madalas na humahantong sa minamadaling, mababang kalidad na trabaho.
5. Mga Distraksiyon. Ang social media, patuloy na notipikasyon, at mga pagkaantala sa lugar ng trabaho ay nagpabawas ng pokus at produktibidad.
6. Hirap sa Pagpapahayag ng Hindi. Ang pagkuha ng masyadong maraming mga obligasyon ay humahantong sa pagka-burnout at hindi epektibong pamamahala ng oras.
7. Kakulangan ng Disiplina sa Sarili. Kung walang disiplina sa sarili, nagiging mahirap ang pagtupad sa iskedyul at pagkumpleto ng mga gawain sa oras.

Paano Makakatulong ang Shifton sa Pagpapabuti ng Pamamahala ng Oras

Ang Shifton ay isang makapangyarihang cloud-based na kasangkapan para sa pag-iiskedyul na tumutulong sa mga negosyo na mapabuti ang pamamahala ng oras sa pamamagitan ng awtomatikong pagpaplano ng mga shift, pagsubaybay ng oras ng trabaho ng empleyado, at mahusay na pag-oorganisa ng mga iskedyul.

Sa pamamagitan ng Shifton, ang mga negosyo ay maaaring:

• Tanggalin ang mga manwal na pagkakamali sa pag-iiskedyul at makatipid ng oras.
• Siguraduhin ang patas na distribusyon ng shift upang mapabuti ang kahusayan ng koponan.
• I-enhance ang produktibidad ng manggagawa sa pamamagitan ng pagbabawas ng mga gawaing pang-administratibo.

Sa pamamagitan ng pagsasama ng mga advanced na tampok sa pag-iiskedyul ng Shifton, ang mga tagapamahala at empleyado ay maaaring gumugol ng mas kaunting oras sa pagpaplano at mas maraming oras sa mahahalagang gawain, na nagpapabuti sa kabuuang kahusayan.

Artikulo ng UPD Marso 5, 2025

Ang isang mahusay na nakabalangkas na iskedyul ng trabaho ay mahalaga para sa anumang negosyo. Kung ikaw ay nangangasiwa ng isang restaurant, tindahan sa tingi, call center, o remote na team, ang tama at sistematikong iskedyul para sa mga empleyado ay nagtitiyak ng maayos na operasyon, nagbabawas ng hindi pagkakaintindihan, at nagi-engganyo ng mga empleyado.

Ang hindi maayos na iskedyul ay nagdudulot ng mga na-miss na shift, agarang pagbabago, labis na pagod, at mga isyu sa pagsunod sa alituntunin. Kapag hindi natatanggap ng mga empleyado ang kanilang iskedyul ng maaga, ito ay lumilikha ng kawalang-katiyakan at stress, na nakakaapekto sa produktibidad at pangkalahatang moral.

Gayunpaman, ang isang mahusay na nakaplanong iskedyul ng trabaho ay nag-o-optimize ng staffing, nagpapabuti ng kahusayan, at tinitiyak na ang mga empleyado ay makatanggap ng pantay at balanseng trabaho. Sa tamang diskarte at mga kagamitan para sa pag-iskedyul, maaari mong gawing mas madali ang pagplano ng shift at matiyak ang pagpapatuloy ng negosyo.

Ang gabay na ito ay nagbibigay ng 23 praktikal na hakbang upang matulungan ang mga manager na gumawa ng iskedyul ng trabaho na nakakatugon sa mga pangangailangan ng operasyon, natitiyak na naayon sa batas, at pinapanatiling masaya ang mga empleyado.

Ano ang Iskedyul ng Trabaho?

Ang isang iskedyul ng trabaho ay isang nakabalangkas na plano na nagbabalangkas kung kailan magtatrabaho ang mga empleyado. Tumutulong ito sa mga negosyo na:

• Siguraduhing sapat ang mga tao base sa pangangailangan ng negosyo.
• Ipamahagi ng patas ang trabaho sa mga empleyado.
• I-optimize ang produktibidad habang pinapaliit ang gastos sa paggawa.
• Panatilihin ang pagsunod sa mga batas sa paggawa at patakaran ng kumpanya.

Ang isang mahusay na disenyo ng iskedyul ay isinasaalang-alang ang mga pangangailangan ng negosyo, pagkakaroon ng empleyado, at pagiging patas ng shift upang lumikha ng balanseng at mahusay na lakas-paggawa.

Ano Ang Gumagawa ng Isang Mahusay na Iskedyul ng Trabaho?

Hindi lahat ng iskedyul ay epektibo. Ang isang mahusay na iskedyul ng trabaho ay dapat na malinaw, predictable, at naa-access habang pinapayagan ang flexibility para sa parehong employer at mga empleyado. Ang mga sumusunod na pangunahing tampok ay gumagawa ng epektibong pag-iskedyul:

Pagsasaayos ng Oras sa Toto

Kailangan ng negosyo ang pagbabago, at ang mga iskedyul ay dapat na mag-adjust sa hindi inaasahang pagbabago sa oras na totoo. Kung ang isang empleyado ay tumawag at nagkasakit, ang mga manager ay dapat na kayang baguhin ang mga shift agad-agad.

Mobile Access

Ang isang modernong iskedyul ng trabaho ay dapat madaling makuha mula sa anumang aparato, na nagpapahintulot sa mga empleyado na suriin ang kanilang mga shift, humiling ng mga pagbabago, at makatanggap ng mga updates kahit saan.

Mga Alerto at Paalala

Ang mga automated na paalala ng shift ay tumutulong sa mga empleyado na manatiling nasa tamang landas, binabawasan ang absenteeism at tinitiyak na ang lahat ng shift ay tinatakpan nang walang kalituhan.

23 Mga Tip Kung Paano Gumawa ng Iskedyul ng Trabaho

Hakbang 1: Tukuyin ang Iyong mga Target sa Trabaho

Bago ka gumawa ng iskedyul ng trabaho, kailangan mong malaman kung ilang empleyado ang kinakailangan sa iba’t ibang oras. Ito ay nangangailangan ng pagsusuri sa mga pattern ng negosyo, pagtukoy sa mga panahon ng abala at hindi abala, at tiyakin na may sapat na mga manggagawa upang matugunan ang pangangailangan nang hindi nag-o-overstaffing.

Magsimula sa pamamagitan ng pagtatasa sa historical na data upang malaman kung kailan ang trapiko ng customer ay pinakamataas. Kung ikaw ay nagmamaneho ng isang restaurant, halimbawa, ang gabi at katapusan ng linggo ay maaaring ang pinaka abalang oras, habang ang mga umaga ng kalagitnaan ng linggo ay maaaring kailangan ng mas kaunting kawani. Para sa mga opisina o tindahan, ang peak hours ay maaaring sa mga break ng tanghalian o pagkatapos ng oras ng trabaho.

Bukod pa rito, isaalang-alang ang antas ng produktibidad ng mga empleyado. Ang ilang mga empleyado ay nagtatrabaho ng mas mahusay sa mga tiyak na oras ng araw, kaya’t ang pagtatalaga ng mga shift batay sa kanilang kalakasan ay maaaring mapabuti ang kahusayan ng operasyon. Ang layunin ay balansehin ang mga gastos sa paggawa habang pinapanatili ang mahusay na serbisyo sa customer at pagganap ng negosyo.

Hakbang 2: Sumunod sa Pambansa at Lokal na Batas sa Paggawa

Bawat bansa, estado, o rehiyon ay may magkakaibang mga batas sa paggawa na namamahala sa mga iskedyul ng trabaho. Ang mga batas na ito ay sumasaklaw sa mga aspetong tulad ng maximum na oras ng trabaho, bayad sa overtime, pahinga, at kinakailangang abiso sa iskedyul. Ang hindi pagsunod sa mga batas na ito ay maaaring magresulta sa mga multa, mga legal na alitan, at isang negatibong reputasyon sa mga empleyado.

Bago tapusin ang anumang iskedyul, tiyakin na ito ay sumusunod sa lahat ng nauugnay na mga regulasyon sa paggawa. Ang ilang mga pangunahing konsiderasyon sa pagsunod ay kasama ang:

• Pagsisiguro na ang mga empleyado ay hindi lumampas sa legal na mga limitasyon ng overtime nang walang tamang kompensasyon.
• Pag-iiskedyul ng kinakailangang mga oras ng pahinga, tulad ng mga meal break at rest break.
• Pagsunod sa patas na mga batas sa workweek, na nangangailangan sa mga employer na magbigay ng advance notice ng kanilang mga shift sa mga empleyado.

Ang paggamit ng mga software sa pag-iskedyul ay makakatulong na awtomatikong masunod ang batas sa pamamagitan ng pagtukoy ng mga posibleng paglabag at tiyakin na ang lahat ng shift ay nakakatugon sa mga legal na kinakailangan.

Hakbang 3: Kilalanin ang Iyong Koponan

Ang isang balanseng iskedyul ng trabaho ay isinasaalang-alang ang mga kasanayan ng bawat empleyado, kalakasan, at kagustuhan sa trabaho. Ito ay tumutulong sa paggawa ng isang produktibong kapaligiran sa trabaho kung saan ang mga empleyado ay nararamdaman na pinahahalagahan at gumaganap ng pinakamahusay na nasa kanilang kakayanan.

Ilaan ang oras upang maunawaan:

• Sino ang mahusay sa anong gawain at tungkulin?
• Sino ang mas gusto ang pang-umaga, panggabi, o panggabi na shift?
• Sino ang may limitasyon, tulad ng mga responsibilidad sa pag-aalaga ng bata o mga obligasyon sa paaralan?

Ang pag-unawa sa mga salik na ito ay nagbibigay-daan sa iyo na lumikha ng isang iskedyul ng trabaho na nagpapasigla ng pagganap at kasiyahan sa trabaho. Ang mga empleyado na pakiramdam ang kanilang mga pangangailangan ay isinasaalang-alang ay mas malamang na manatiling makisangkot at maghatid ng mas mahusay na resulta.

Hakbang 4: Igalang ang mga Kagustuhan sa Iskedyul ng Iyong mga Empleyado

Habang dapat mauna ang mga pangangailangan ng negosyo, ang paggalang sa mga kagustuhan sa iskedyul ng empleyado ay makakapagpabuti ng moral at magpapabawas ng absenteeism. Ang mga empleyado na may predictable na iskedyul ay mas masaya at produktibo.

Upang ma-accommodate ang mga kagustuhan nang hindi isinasakripisyo ang operasyon, isaalang-alang:

• Payagan ang mga empleyado na isumite nang maaga ang kanilang availability.
• Gumawa ng patas na rotation para sa mga weekend at holiday.
• Magbigay ng mga opsyon sa pagpalit ng shift para sa mga empleyado na nangangailangan ng flexibility.

Kahit na hindi laging posible na matugunan ang bawat kahilingan, ang pagpapakita sa mga empleyado na mahalaga ang kanilang mga kagustuhan ay nagtatayo ng tiwala at nagpapabawas ng turnover.

Hakbang 5: Isama ang Iyong mga Empleyado

Ang paghikayat sa mga empleyado na lumahok sa mga desisyon ukol sa pag-iskedyul ay nagtataguyod ng isang kolaboratibong kultura sa trabaho at nagpapabuti ng kabuuang kasiyahan. Kapag naramdaman ng mga empleyado na may inpormasyong ibinabahagi, mas malamang na sundin nila ang kanilang mga inatasang shift.

Mga paraan para maisama ang mga empleyado ay kasama ang:

• Paggamit ng open request system kung saan maaring magsumite ng pinapaborang araw at oras ng trabaho ang mga empleyado.
• Payagan ang mga empleyado na ipagpalit ang kanilang mga shift sa aprubal ng pamamahala.
• Pagdaraos ng mga survey o pulong upang talakayin ang mga patakaran sa pag-iskedyul at mga alalahanin.

Sa pagbibigay sa mga empleyado ng salita sa kanilang mga iskedyul ng trabaho, makakalikha ang mga negosyo ng mas positibo at kooperatibong kapaligiran sa trabaho.

Hakbang 6: Kunin ang Availability ng Empleyado

Bago tapusin ang isang iskedyul sa trabaho, mahalagang mangolekta ng tumpak na impormasyon tungkol sa availability ng empleyado. Sa paggawa nito, maiiwasan ang mga pagbabago sa huling minuto, mga konflitong iskedyul, at hindi napunuan na mga shift.

Ang pinakamahusay na paraan para mangolekta ng availability ay sa pamamagitan ng digital na sistema ng pag-iskedyul kung saan maaaring i-update ng mga empleyado ang kanilang nais na oras ng trabaho. Nakaalis ito ng pangangailangan para sa patuloy na komunikasyon at tinitiyak na ang mga iskedyul ay umaalinsunod sa real-time na availability ng empleyado.

Hakbang 7: Magplano Nang Maaga

Isa sa pinakamalaking pagkakamali sa pag-iskedyul ay ang paghihintay hanggang sa huling minuto upang magtalaga ng mga shift. Ang pagpa-plano ng iskedyul sa trabaho nang maaga ay nakakatulong iwasan ang stress para sa parehong managers at empleyado.

Para sa pinakamahuhusay na resulta:

• Lumikha ng mga iskedyul nang hindi bababa sa dalawang linggo bago ito kailanganin.
• Tukuyin ang mga potensyal na paglaban at gumawa ng mga pagsasaayos ng maaga pa lang.
• I-komunika ang mga iskedyul sa sandaling sila ay finalized na.

Ang ganitong pamamaraan ay nagbibigay sa mga empleyado ng sapat na oras upang planuhin ang kanilang personal na buhay kasabay ng pagtitiyak na maayos ang takbo ng mga operasyon ng negosyo.

Hakbang 8: Gumawa ng Back-Up Plan

Kahit ang pinakamahusay na mga iskedyul ay maaaring makaranas ng mga hindi inaasahang paghina dahil sa mga tawag ng sakit, emergency, o pagbabago sa huling minuto. Ang pagkakaroon ng backup plan ay nagsisiguro na ang negosyo ay makakabukas ng walang malaking mga problema.

Ilan sa mga estratehiya ng backup ay kinabibilangan ng:

• Pagpapanatili ng listahan ng mga on-call na empleyado na handang mag-cover ng shift sa agarang pangangailangan.
• Pag-cross-train sa mga empleyado upang kaya nilang hawakan ang maraming tungkulin kung kinakailangan.
• Pagpatupad ng scheduling software na nagbibigay-daan sa mga mabilis na pagsasaayos at pagpapalit ng shift.

Ang isang maagap na diskarte sa mga abala sa iskedyul ay pumipigil sa hindi kinakailangang stress at nagpapanatili ng maayos na pagganap ng koponan.

Hakbang 9: Magpasya Kung Paano Nais Mong Lumikha ng Iyong Iskedyul

Maraming paraan upang lumikha ng iskedyul sa trabaho, bawat isa ay may mga kahusayan at kahinaan. Ang pinakakaraniwang mga pamamaraan ay kinabibilangan ng:

• Manwal na pag-iskedyul – Paggamit ng mga spreadsheet o pisara upang manu-manong lumikha at ayusin ang mga iskedyul.
• Automated scheduling software – Mga tool na bumubuo ng mga iskedyul sa trabaho batay sa mga pangangailangan ng negosyo, availability ng empleyado, at mga tuntunin ng pagsunod.
• Hybrid na diskarte – Pagsasama ng manu-manong input sa automation upang mapabuti ang katumpakan at kahusayan.

Ang pagpili ng tamang pamamaraan ng pag-iskedyul ay depende sa laki ng iyong workforce, pagiging kumplikado ng negosyo, at antas ng kinakailangang kakayahang umangkop.

Hakbang 10: Gumawa ng Iyong Iskedyul

Kapag ang lahat ng mga pangunahing salik ay isinasaalang-alang, oras na upang buuin ang aktwal na iskedyul sa trabaho. Sundin ang mga hakbang na ito para sa isang iskedyuladong diskarte:

1. Magtalaga ng mga shift batay sa pangangailangan ng negosyo.
2. Tiyakin ang makatarungang distribusyon ng workload.
3. Isaalang-alang ang mga legal na pangangailangan, kabilang ang mga pahinga at overtime.
4. Ayusin ang mga iskedyul batay sa availability ng empleyado.
5. Suriin ang iskedyul para sa mga konflikt o nawawalang mga shift.

Dapat balansihin ng maayos na planadong iskedyul ang mga pangangailangan sa operasyon habang pinapanatili ang mga empleyado na nakikibahagi at produktibo.

Hakbang 11: Ilathala ang mga Iskedyul nang Maaga

Ang mga empleyado ay nagpapahalaga sa pagkakaroon ng kanilang mga iskedyul na nauna pa upang makapagplano sila ng naaayon. Ang pagbibigay ng maagang access sa mga iskedyul ay nagpapabuti ng balanse ng work-life, nagbabawas ng hindi naipapakitang tao, at nagpapahusay sa kasiyahan sa trabaho.

Ang pinakamahuhusay na kasanayan ay kinabibilangan ng:

• Pagpo-post ng mga iskedyul nang hindi bababa sa dalawang linggo nang mas maaga.
• Pagpapadala ng mga paalala ng iskedyul bago ang bawat shift.
• Pagpapahintulot sa mga empleyado na kumpirmahin o hilingin ang mga pagbabago kung kinakailangan.

Sa malinaw at maagap na pag-iskedyul, maiiwasan ng mga negosyo ang kalituhan at maaaantala ang isang mas organisadong workforce.

Hakbang 12: Iskedyul Batay sa Lakas ng Iyong Mga Empleyado

Ang isang mahusay na balanseng iskedyul ng team sa trabaho ay hindi lamang tungkol sa pagpuno ng mga shift—it’s tungkol sa pag-aasign ng tamang mga empleyado sa tamang mga tungkulin sa tamang oras. Ang mga empleyado ay may iba’t ibang hanay ng kasanayan, antas ng enerhiya, at mga pattern ng pagiging produktibo, at ang pag-leverage ng mga lakas na ito ay maaaring mapabuti ang kahusayan.

Upang ma-iskedyul ng estratehiko:

• Mag-assign ng mga may karanasang empleyado sa mga high-demand na shift upang mapanatili ang kalidad ng serbisyo.
• Magplanong isama ang mga bagong hire sa mga senior na empleyado para sa mentorship.
• Tiyakin na ang mga tungkulin na nangangailangan ng teknikal na kahusayan o pamumuno ay natatakpan ng pinakakarapat-dapat na tauhan.

Ang ganitong paraan ay pumipigil sa sobrang pagkarga ng mga empleyado sa mga gawain na hindi nila handa at pinapakinabangan ang pagganap sa iba’t ibang mga shift.

Hakbang 13: Suriin para sa Karaniwang Pagkakamali sa Pag-iskedyul

Kahit na may maingat na pagpaplano, ang mga pagkakamali sa pag-iskedyul ay nangyayari. Bago tapusin ang iskedyul sa trabaho, suriin ito para sa:

• Double booking – Dalawang empleyado na aksidenteng na-assign sa parehong tungkulin sa parehong oras.
• Understaffing sa panahon ng peak hours – Hindi sapat ang coverage sa mga high-demand na oras.
• Back-to-back na mga shift – Mga empleyado na nakaiskedyul sa mga late-night shifts kasunod ang mga early morning shifts, na nagdudulot ng pagkakapagod.
• Excessive na overtime – Mga empleyado na nagtatrabaho lampas sa legal o limitasyon ng kompanya.

Ang mabilisang quality check ay tinitiyak na ang iyong iskedyul sa trabaho ay makatarungan, legal, at optimized para sa tagumpay ng negosyo.

Hakbang 14: Ibahagi ang Iyong Iskedyul sa Iyong Koponan

Kapag lumikha ka ng iskedyul ng trabaho, kailangan ng mga empleyado ang mabilis na pag-access sa kanilang mga nakatalagang shift. Ang hindi tamang pamamahagi ng mga iskedyul ay maaaring maging sanhi ng pagkalito, hindi pagdalo sa shift, at pagkabigo.

Pinakamahusay na kasanayan para sa pagbabahagi ng mga iskedyul:

• Gumamit ng mga cloud-based na scheduling tool na nagpapahintulot sa mga empleyado na tingnan ang mga shift online.
• I-post ang mga iskedyul sa isang sentral na lokasyon, tulad ng bulletin board o portal ng kumpanya.
• Magpadala ng mga awtomatikong abiso sa pamamagitan ng SMS o email upang ipaalala sa mga empleyado ang kanilang paparating na mga shift.

Ang pagbibigay ng malinaw at madaling ma-access na mga iskedyul ay nagpapanatili sa mga empleyado na may kaalaman at nababawasan ang hindi kinakailangang mga tanong at hindi pagkakaintindihan.

Hakbang 15: Tiyakin na Madaling Ma-access ang Iskedyul

Dapat kayang makita ng mga empleyado ang kanilang mga shift anumang oras, mula saanman. Ang isang mobile-friendly na sistema ng iskedyul ay nag-aalis ng pangangailangan para sa mga papel na iskedyul o patuloy na pagtawag sa mga manager.

Upang mapabuti ang accessibility:

• Gumamit ng isang scheduling platform na may mobile compatibility.
• Bigyan ang mga empleyado ng access sa pag-login sa kanilang mga iskedyul sa trabaho.
• Tiyakin na ang mga empleyado ay maaaring humiling ng pagpalit o pagbabago ng shift nang walang pagkalito.

Ang madaling pag-access sa mga iskedyul ay nagpapabuti sa komunikasyon at responsibilidad sa loob ng workforce.

Hakbang 16: Magtatag ng Panggrupong Paraan ng Komunikasyon

Ang mabisang team work schedule ay kasama ng isang malakas na sistema ng komunikasyon. Dapat may paraan ang mga empleyado upang:

• Magtanong tungkol sa kanilang mga shift
• Humiling ng mga pagbabago sa shift
• Iulat ang mga alalahanin o mga problema sa iskedyul

Ang mga opsyon para sa mas magandang komunikasyon tungkol sa iskedyul ay kinabibilangan ng:

• Isang group chat sa isang workplace app.
• Isang itinalagang scheduling email para sa mga tanong na may kinalaman sa shift.
• Isang automated na chatbot na maaaring sumagot sa mga FAQ tungkol sa scheduling.

Ang isang streamlined na komunikasyon ay nagiging mas madali upang mabilis na malutas ang mga problema sa iskedyul.

Hakbang 17: Bigyang-Prayoridad ang Work-Life Balance

Ang mabisang iskedyul ng empleyado ay hindi lamang sumusuporta sa operasyon ng negosyo kundi nirerespeto rin ang kagalingan ng empleyado.

Upang isulong ang work-life balance:

• Iwasan ang pag-iskedyul sa mga empleyado para sa labis na overtime.
• Patas na distribusyon ng mga shift sa weekend at gabi.
• Pahintulutan ang mga opsyon para sa flexible na iskedyul kung saan posible.

Ang isang balanseng kapaligiran sa trabaho ay nagdudulot ng mas masayang mga empleyado, mababang turnover, at nadagdagang produktibidad.

Hakbang 18: Mag-alok ng mga Pagkakataon para sa Pag-unlad

Ang pag-iiskedyul ay hindi lamang tungkol sa pagpuno ng mga shift — ito rin ay pagkakataon para tulungan ang mga empleyado na mag-develop ng kanilang mga kasanayan at karera.

Mga paraan upang magbigay ng mga pagkakataon para sa pag-unlad sa pamamagitan ng pag-iiskedyul:

• Italaga ang mga empleyado sa mga bagong tungkulin o responsibilidad.
• Mag-alok ng mga training shift kung saan ang mga empleyado ay puwedeng matuto ng bagong skills.
• I-rotate ang mga pagkakataon sa pamumuno sa mga tauhan.

Sa pamamagitan ng pagsasama ng mga pagkakataon sa pagkatuto sa iskedyul, puwedeng pataasin ng mga negosyo ang engagement ng mga empleyado at mapabuti ang maiaambag nila.

Hakbang 19: Hikayatin ang Feedback ng Empleyado

Direktang apektado ng mga desisyon sa pag-iiskedyul ang mga empleyado, kaya’t mahalagang magtanong ng feedback sa regular na batayan.

Mga pamamaraan para mangolekta ng feedback ay kinabibilangan ng:

• Anonymous na survey tungkol sa katarungan sa iskedyuling.
• Mga team meeting kung saan puwedeng ipahayag ng mga empleyado ang kanilang mga alalahanin.
• Isang suggestion box para sa mga ideya sa pagpapabuti ng iskedyul.

Ang pag-aksyon sa feedback ng empleyado ay nagpapalakas ng tiwala at tumutulong sa pagpa-refine ng mga proseso sa pag-iiskedyul sa paglipas ng panahon.

Hakbang 20: Gamitin ang Teknolohiya

Ang pangunahing scheduling ay maaaring matrabaho at mas madaling magkamali. Ang automated scheduling software ay nagpapadali sa proseso at tinitiyak na ang mga iskedyul ng trabaho para sa mga empleyado ay tamang-tama at pantay.

Mga pangunahing katangian na dapat hanapin sa scheduling software:

• Mga rekomendasyon sa shift na pinapatakbo ng AI batay sa mga pangangailangan ng negosyo.
• Automated na pagpa-swap ng shift para madaling magpalitan ng mga shift ang mga empleyado.
• Pag-track ng pagsunod sa mga batas ng paggawa para maiwasan ang mga paglabag.

Ang paggamit ng mga tool na nakabatay sa teknolohiya ay tumutulong sa mga manager na gumawa ng mga iskedyul ng empleyado nang mahusay.

Hakbang 21: Pagyamanin ang Isang Positibong Kapaligiran sa Trabaho

Ang isang iskedyul ng trabaho ay hindi lamang isang listahan ng mga shift — ito ay isang salamin ng kultura ng kumpanya. Ang isang supportive na diskarte sa pag-iiskedyul ay lumilikha ng mas motivated na workforce.

Mga paraan upang mapabuti ang kapaligiran sa trabaho sa pamamagitan ng pag-iiskedyul:

• Ipakita ang flexibility kung posible.
• Kilalanin ang mga pangangailangan ng empleyado at tugunan ang mga kahilingan kung maaari.
• Iwasan ang mga pabigla-biglang pagbabago sa iskedyul na nagdudulot ng stress.

Ang positibong karanasan sa pag-iiskedyul ay humahantong sa mas magandang pagganap, mas mataas na morale, at pinabuting teamwork.

Hakbang 22: Humanap ng mga Pagkakataon para sa Automation at Personalization

Bawat empleyado ay may iba’t ibang kagustuhan at availability. Ang paggamit ng mga personalisadong opsyon sa iskedyul ay nagpapabuti sa kasiyahan at pakikilahok ng mga empleyado.

Ilan sa mga paraan para i-personalize ang pag-iskedyul ay:

• Pagpayag na pumili ng mas gustong shift.
• Pag-aalok ng mga opsyon para sa sariling-iskedyul para sa ilang tungkulin.
• Pagbibigay ng indibidwal na mga paalala sa shift.

Ang isang automated na sistema ng pag-iskedyul na may personalisadong mga opsyon sa shift ay ginagawang mas patas at mas naaangkop ang pag-iskedyul.

Hakbang 23: Gamitin ang Pinakamahusay na Tool para sa Trabaho

Ang paglikha ng iskedyul sa paggawa ng koponan nang manu-mano ay maaaring nakakapagod, lalo na para sa mga negosyo na may malalaking bilang ng empleyado. Ang paggamit ng mga advanced na tool sa pag-iskedyul tulad ng Shifton ay nakakatulong sa mga manager na gumawa ng iskedyul ng trabaho nang mahusay sa pamamagitan ng:

• Awtomatikong pagpa-plano ng shift batay sa aktwal na pangangailangan ng negosyo.
• Pagpayag sa mga empleyado na magpalitan ng shift nang maayos sa loob ng sistema.
• Pagbigay ng updates sa real-time upang maiwasan ang pag-aaway ng iskedyul.

Pinapasimple ng Shifton ang pamamahala ng workforce, pinapabuti ang kahusayan ng pag-iskedyul, at pinapababa ang administratibong gawain, na ginagawang mas madali para sa mga negosyo na gumana nang maayos.

Mga Uri ng Iskedyul sa Trabaho

Iba’t ibang negosyo ang nangangailangan ng iba’t ibang estruktura ng pag-iskedyul upang matugunan ang kanilang natatanging pangangailangang pang-operasyon. Ang uri ng iskedyul sa trabaho ay nakasalalay sa mga pangangailangan ng industriya, availability ng empleyado, at prayoridad ng organisasyon. Nasa ibaba ang ilan sa mga pinaka-karaniwang iskedyul ng trabaho na ipinatutupad ng mga negosyo.

Buong Oras

Ang isang iskedyul ng trabaho na buong oras ay karaniwang binubuo ng 40 oras kada linggo, kahit na ang ilang mga industriya ay maaaring bigyan ito ng ibang kahulugan. Karaniwang nagtatrabaho ang mga empleyado ng tiyak na bilang ng oras kada araw, limang araw sa isang linggo.

Mga Pangunahing Benepisyo ng Buong Oras na Iskedyul:

• Nagbibigay ng katatagan sa trabaho at tuluy-tuloy na kita para sa mga empleyado.
• Nagpapasiguro ng regular na antas ng kawani para sa mga negosyo na nangangailangan ng tuloy-tuloy na saklaw.
• Karaniwan itong kasama ang mga benepisyo tulad ng insurance sa kalusugan, bayad na oras ng pahinga, at mga plano para sa pagreretiro.

Ang buong oras na iskedyul ay epektibo sa mga industriya tulad ng corporate offices, healthcare, retail management, at mga sentro ng serbisyo sa customer kung saan kailangan ang tuloy-tuloy na operasyon at pagiging pare-pareho ng workforce.

Part-Time

Ang isang part-time na iskedyul sa trabaho ay karaniwang kinabibilangan ng mas mababa sa 40 oras kada linggo. Ang mga empleyado ay maaaring magkaroon ng tiyak o pabagu-bagong mga shift, depende sa pangangailangan ng employer.

Mga Pangunahing Benepisyo ng Part-Time na Iskedyul:

• Nag-aalok ng kakayahan sa mga estudyante, tagapag-alaga, o mga indibidwal na nagbabalansi ng maraming trabaho.
• Tumutulong sa mga negosyo na bawasan ang gastos sa paggawa habang pinapanatili ang sapat na tauhan.
• Nagbibigay ng solusyon para sa mga negosyo na may pana-panahon o pabagubagong demand.

Ang mga part-time na iskedyul ay karaniwang makikita sa mga restaurant, retail stores, call centers, at hospitality industries kung saan ang negosyo ay nangangailangan ng kakayahang umangkop sa tauhan.

Remote/Flexible na Iskedyul ng Trabaho

Ang isang remote o flexible na iskedyul ng trabaho ay nagpapahintulot sa mga empleyado na magtrabaho mula sa bahay o anumang lokasyon sa labas ng tradisyunal na opisina. Ang mga oras ay maaaring nakatakda, pabagu-bago, o batay sa output, depende sa mga polisiya ng kumpanya.

Mga Pangunahing Benepisyo ng Remote/Flexible na Iskedyul:

• Pinapataas ang awtonomiya ng empleyado at balanse sa trabaho-buhay.
• Pinababawasan ang oras ng pag-commute at mga gastos na kaugnay nito.
• Pinapalawak ang pool ng pagkuha, na nagbibigay-daan sa mga negosyo na kumuha ng talento mula sa iba’t ibang lokasyon.

Ang mga remote at flexible na iskedyul ng trabaho ay partikular na epektibo sa mga industriya tulad ng IT, serbisyo sa customer, paggawa ng nilalaman, at marketing, kung saan ang mga gawain ay maaaring gawin nang digital na hindi nangangailangan ng pisikal na presensya.

5-4/9 na Iskedyul ng Trabaho

Ang 5-4/9 na iskedyul ng trabaho ay isang compressed na iskedyul kung saan nagtatrabaho ang mga empleyado ng siyam na oras na shift sa loob ng walong araw sa loob ng dalawang linggong panahon, na sinusundan ng isang walong oras na shift at isang karagdagang araw ng pahinga.

Mga Pangunahing Benepisyo ng 5-4/9 na Iskedyul ng Trabaho:

• Nagbibigay-daan sa mga empleyado na magkaroon ng tatlong araw na weekend tuwing ibang linggo.
• Pinapataas ang produktibidad sa pamamagitan ng pag-aalok ng mas mahabang araw ng trabaho ngunit mas kaunting kabuuang araw ng trabaho.
• Pinababawasan ang mga gastos sa pag-commute at pinapabuti ang balanse ng trabaho-buhay.

Ang ganitong uri ng iskedyul ay karaniwang ginagamit sa mga ahensya ng gobyerno, opisina ng korporasyon, at mga industriya na nakabatay sa proyekto na maaaring umangkop sa mga nababaluktot na istruktura ng trabaho.

2-2, 3-2, 2-3 na Iskedyul ng Trabaho

Ang 2-2, 3-2, 2-3 na iskedyul ay isang rotating shift na iskedyul kung saan nagtatrabaho ang mga empleyado nang dalawang araw, dalawang araw na pahinga, tatlong araw, at iba pa.

Mga Pangunahing Benepisyo ng 2-2, 3-2, 2-3 na Iskedyul:

• Nagbibigay sa mga empleyado ng regular na araw ng pahinga para sa pag-recover.
• Tinitiyak ang 24/7 na operasyon ng negosyo nang walang labis na overtime.
• Binabalanse ang mga workload sa pamamagitan ng pagro-rotate sa mga empleyado sa iba’t ibang shift.

Ang iskedyul na ito ay perpekto para sa mga industriya tulad ng healthcare, emergency services, manufacturing, at security, kung saan kinakailangan ang tuloy-tuloy na staffing.

4/10 na Iskedyul

Ang isang 4/10 na iskedyul ng trabaho ay binubuo ng apat na 10-oras na araw ng trabaho bawat linggo, na sinusundan ng tatlong araw ng pahinga.

Mga Pangunahing Benepisyo ng 4/10 na Iskedyul ng Trabaho:

• Nagbibigay sa mga empleyado ng dagdag na araw ng pahinga bawat linggo, na nagpapabuti sa balanse ng trabaho-buhay.
• Pinababawasan ang gastos sa pag-commute dahil mas kaunting araw ang mga empleyado na pumapasok sa trabaho.
• Tumutulong ang mga negosyo na pataasin ang produktibidad sa pamamagitan ng pagbabawas ng bilang ng pagbabago sa shift.

Karaniwang ginagamit ang 4/10 na schedule sa mga sektor ng customer support, production, logistics, at healthcare kung saan ang mga pinalawig na oras ng trabaho ay maaaring magpataas ng kahusayan.
Halimbawa at Template ng Iskedyul ng Trabaho
Napakahalaga ang pagbuo ng isang magandang pagkakaayos at malinaw na iskedyul ng trabaho para sa mahusay na pamamahala ng workforce. Ang maayos na naka-iskedyul ay titiyak na ang mga empleyado ay alam ang kanilang mga oras ng trabaho nang maaga, maiwasan ang mga salungatan sa iskedyul, at mapabuti ang kabuuang koordinasyon ng team.

Nasa ibaba ang isang halimbawa ng pangunahing template ng iskedyul ng trabaho na maaaring gamitin sa iba’t ibang industriya:

Paano Gamitin ang Template ng Iskedyul ng Trabaho na Ito:

Ilista ang mga pangalan ng empleyado at kanilang mga tungkulin upang linawin ang mga responsibilidad.
Mag-assign ng shift batay sa demand ng trabaho at pagkakaroon ng empleyado.
Siguraduhin ang pantay na pamamahagi ng shift upang maiwasan ang labis na trabaho o kakulangan sa tauhan.
Itukoy ang mga araw na wala sa trabaho nang malinaw, upang malaman ng mga empleyado kung kailan sila hindi naka-iskedyul.
Kalkulahin ang kabuuang oras upang subaybayan ang mga gastusin sa paggawa at tiyakin ang pagsunod sa mga regulasyon sa trabaho.

Nakakatulong ang isang may estrukturang template ng iskedyul sa mga negosyo na manatiling organisado, mapabuti ang transparency, at pataasin ang produktibidad.
Paano Ginagawang Simple ng Shifton ang Paglikha ng mga Iskedyul ng Trabaho
Ang manu-manong pamamahala ng iskedyul ng trabaho ay maaaring kumain ng oras, lalo na para sa mga negosyong may maraming empleyado, umiikot na shift, o 24/7 na operasyon. Pinapasimple ng Shifton, isang matalinong tool sa pamamahala ng workforce, ang proseso sa pamamagitan ng pag-aalok ng:

Awtomatikong pagsasagawa ng iskedyul upang alisin ang mga pagkakamaling manual.
Mga opsyon sa sariling serbisyo ng empleyado para sa pagpapalit ng shift at pag-update ng availability.
Mga real-time na update upang maiwasan ang mga salungatan at huling minutong pagbabago.
Pagsubaybay sa pagsunod upang matiyak ang pagsunod sa batas ng paggawa.

Pinapayagan ng Shifton ang mga manager na lumikha ng mga iskedyul ng trabaho sa loob ng ilang minuto, mabawasan ang gawain sa administratibo, at mapabuti ang pangkalahatang kahusayan sa pag-iskedyul.

Ang pagpili ng tamang uri ng iskedyul para sa mga empleyado ay direktang nakakaapekto sa produktibidad, kasiyahan sa trabaho, at kahusayan ng negosyo. Ang maayos na iskedyul ng trabaho ay nagsisiguro ng wastong pagtatalaga ng tauhan, nagpapababa ng mga hindi pagkakaintindihan, at nag-aangkop sa kakayahan ng empleyado sa mga pangangailangan ng kumpanya. Dapat isaalang-alang ng mga employer ang mga pangangailangan ng industriya, oras ng operasyon, at mga kagustuhan ng manggagawa upang matukoy ang pinakamahusay na iskedyul ng trabaho para sa kanilang koponan. Inilalarawan ng gabay na ito ang iba’t ibang uri ng iskedyul ng trabaho, kabilang ang mga nakabatay sa shift, flexible, at mga pagpipilian partikular sa industriya, na tumutulong sa mga tagapamahala na lumikha ng optimisadong iskedyul na sumusuporta sa parehong layunin ng negosyo at kalusugan ng empleyado.

Ano ang mga Iskedyul ng Trabaho?

Ang iskedyul ng trabaho ay nagpapaliwanag kung kailan inaasahang gampanan ng mga empleyado ang kanilang tungkulin sa trabaho. Itinatakda nito ang mga araw ng trabaho, oras, at shift, na nagsisiguro ng maayos na operasyon. Ipinapatupad ng mga negosyo ang iba’t ibang uri ng iskedyul ng trabaho batay sa mga kinakailangan ng industriya, kontrata ng empleyado, at mga pangangailangan sa workload.

Ang ilang mga organisasyon ay sumusunod sa regular na iskedyul ng trabaho, tulad ng karaniwang modelong 9-5, habang ang iba ay nag-aampon ng pag-ikot na shift, pinagsiksik na mga linggo ng trabaho, o ganap na flexible na setup. Ang pagpili ng tamang iskedyul ay nagpapabuti sa kahusayan, pumipigil sa pagka-burnout, at pinapahusay ang balanse ng trabaho at buhay.

Mga Uri ng Shift ng Trabaho

Ang mga negosyo na may pinalawig na oras ng operasyon o 24/7 na serbisyo ay umaasa sa mga iskedyul ng trabaho na nakabatay sa shift upang matiyak ang tuloy-tuloy na coverage. Nasa ibaba ang mga pinakakaraniwang halimbawa ng iskedyul ng shift na ginagamit sa iba’t ibang industriya.

9 Karaniwang Iskedyul ng Shift para sa Negosyo

Ang pagpili ng tamang uri ng iskedyul ay nagsisiguro ng mahusay na operasyon, kasiyahan ng empleyado, at pagsunod sa mga batas sa paggawa. Narito ang siyam na pinakakaraniwang uri ng iskedyul ng trabaho na ginagamit sa iba’t ibang industriya.

#1 Standard

Ang isang standard na iskedyul ng trabaho ay karaniwang sumusunod sa iskedyul na 9-5 o 8-5 na oras, mula Lunes hanggang Biyernes, na may kabuuang 40-oras na lingguhang iskedyul ng trabaho. Ito ang pinakatradisyunal na setup, kadalasang matatagpuan sa mga korporatibong opisina, administratibong tungkulin, at mga institusyong pang-edukasyon.

Kalamangan:

• Nahuhulaang mga oras, nagtataguyod ng matatag na balanse ng trabaho-buhay.
• Alam ng mga empleyado ang kanilang lingguhang gawain, nagpapabuti ng produktibidad.
• Perpekto para sa mga tungkuling nangangailangan ng pakikipagtulungan at mga pulong sa oras ng negosyo.

Kahinaan:

• Maaring hindi angkop para sa mga negosyo na nangangailangan ng pinalawig na oras ng operasyon.
• Limitadong flexibility para sa mga empleyadong mas gusto ang alternatibong iskedyul.

#2 Fixed

Ang isang fixed na iskedyul ay nangangahulugang ang mga empleyado ay nagtatrabaho ng parehong oras bawat linggo nang walang pagbabago. Karaniwan ang istruktura ito sa mga trabaho sa retail, pagmamanupaktura, at serbisyo sa kostumer. Halimbawa, ang isang retail na manggagawa ay maaaring palaging magtrabaho mula 10 AM hanggang 6 PM sa mga araw ng linggo.

Kalamangan:

• Nahuhulaang mga shift ay nagpapabuti sa konsistensya ng empleyado.
• Mas madali para sa mga tagapamahala na magplano ng mga pangangailangan sa pagtatalaga ng tauhan.
• Maaaring planuhin ng mga empleyado ang mga personal na pangako ayon sa oras ng trabaho.

Kahinaan:

• Mas kaunting flexibility para sa parehong mga empleyado at employer.
• Maaring hindi ma-accommodate ang biglaang pangangailangan ng negosyo o mga pagbabago sa panahon.

#3 Full-Time

Ang isang full-time na iskedyul ay karaniwang binubuo ng mga halimbawa ng 40-oras na lingguhang iskedyul ng trabaho na ipinamamahagi sa lima o higit pang mga araw. Karamihan sa mga full-time na posisyon ay sumusunod sa isang standard na iskedyul, ngunit may mga pagkakaiba-iba batay sa mga kinakailangan ng industriya.

Kalamangan:

• Ang mga empleyado ay tumatanggap ng buong benepisyo tulad ng seguro sa kalusugan at bayad na leave.
• Matatag na kita at mga pagkakataon para sa pag-unlad ng karera.
• Nagbibigay ng pagkakaiskedyul para sa konsistensya sa pakikipagtulungan sa koponan.

Kahinaan:

• Ang mas mahabang oras ay maaaring humantong sa pagka-burnout kung walang tamang pahinga.
• Mas kaunting flexibility para sa mga empleyadong naghahanap ng work-life balance.

#4 Part-Time

Ang isang part-time na iskedyul ay binubuo ng mas kaunting oras kaysa sa isang full-time na iskedyul, karaniwang mas mababa sa 30 oras bawat linggo. Ang mga iskedyul na ito ay nag-iiba at maaaring flexible batay sa mga kasunduan ng employer at empleyado.

Kalamangan:

• Nagbibigay ng flexibility para sa mga empleyadong nangangailangan ng mas magaan na workload.
• Cost-effective para sa mga negosyo, dahil ang part-time na mga manggagawa ay maaaring hindi nangangailangan ng buong benepisyo.
• Perpekto para sa mga mag-aaral, magulang, at mga manggagawang pansamantala.

Kahinaan:

• Kakulangan ng mga benepisyo tulad ng seguro sa kalusugan.
• Maaaring hindi matatag ang kita.
• Maaaring hindi palagian ang pag-schedule, na nakakaapekto sa balanse ng trabaho at buhay.

#5 Shift

Ang isang shift schedule ay nagtatalaga sa mga empleyado sa iba’t ibang oras, saklaw ang 24 na oras na operasyon. Ang mga industriya tulad ng healthcare, hospitality, at transportasyon ay umaasa nang malaki sa iba’t ibang shift schedule upang matiyak ang serbisyo sa lahat ng oras.

Mga Uri ng Shift Work:

• Fixed shifts – Pare-parehas ang shift ng mga empleyado araw-araw.
• Rotating shifts – Nagpapalitan ng umaga, hapon, at gabi na mga shift ang mga empleyado.
• Split shifts – Ang trabaho ay hinahati sa magkahiwalay na oras sa isang araw.

Kalamangan:

• Tinitiyak ang tuloy-tuloy na operasyon ng negosyo.
• Nagluluwal ng oportunidad sa trabaho para sa mga mas gustong hindi tradisyonal na oras.
• Tumutulong sa mga negosyo sa mahusay na pamamahala ng pagbabago-bagong karga ng trabaho.

Kahinaan:

• Ang night shifts ay maaaring makaapekto nang masama sa kalusugan dahil sa pag-abala sa pattern ng tulog.
• Maaaring mahirapan ang mga empleyado sa hindi pantay na oras.

#6 Iskedyul ng Contractor o Freelancer

Ang mga contractor at freelancer ay hindi sumusunod sa tipikal na iskedyul ng trabaho. Sa halip, sila ay nagtatrabaho base sa mga deadlines o trabaho ayon sa proyekto. Ang mga propesyonal na ito, na madalas sa tech, disenyo, at paglikha ng nilalaman, ay nagtatakda ng sariling oras ng trabaho.

Kalamangan:

• Maximum na flexibility para sa parehong employer at mga manggagawa.
• Cost-effective para sa mga negosyo na nangangailangan ng espesyal na kasanayan para sa panandaliang proyekto.
• Walang pagsisikap sa pangmatagalang kontrata ng trabaho.

Kahinaan:

• Mas mababang stability para sa mga freelancer na umaasa sa tuloy-tuloy na kita.
• Maaaring harapin ng mga employer ang hamon sa pamamahala ng mga panlabas na team.
• Ang komunikasyon at koordinasyon ay maaaring mahirap sa mga remote na manggagawa sa iba’t ibang time zones.

#7 Hindi Mahulaan

Ang isang hindi mahulaan na iskedyul ay nagbabago lingguhan o araw-araw batay sa pangangailangan ng negosyo. Karaniwan ito sa mga industriya na may pabago-bagong demand tulad ng retail, hospitality, at gig economy jobs. Ang mga empleyado ay maaaring magkaroon ng iba’t ibang shift, na nagpapahirap sa pagpaplano ng personal na mga ayos.

Kalamangan:

• Nagluluwal ng workforce flexibility para sa mga negosyo.
• Maaaring tanggapin ng mga empleyado ang mga shift base sa magagamit na oras.
• Kapaki-pakinabang para sa pamamahala ng mga seasonal o biglaang pagtaas sa trabaho.

Kahinaan:

• Kakulangan ng stability para sa mga empleyado, na nagpapahirap sa pinansyal na pagpaplano.
• Maaaring magresulta sa kawalan ng kasiyahan sa trabaho kung madalas na binabago ang mga shift nang walang abiso.
• Mas magiging mahirap para sa mga manager na mapanatili ang isang pare-parehong iskedyul ng team.

#8 Compressed Schedule

Ang isang compressed na iskedyul ay pinaiikli ang standard na oras ng trabaho sa mas kaunting araw. Ang pinakakaraniwang halimbawa ay ang 4-10 shift schedule, kung saan ang mga empleyado ay nagtatrabaho ng apat na 10 oras na araw sa halip na isang tradisyonal na limang araw na linggo ng trabaho. Isa pang uri ang 9/80 schedule, kung saan ang mga empleyado ay nagtatrabaho ng 80 oras sa loob ng siyam na araw sa halip na sampu.

Kalamangan:

• Nagbibigay sa mga empleyado ng karagdagang mga araw pahinga para sa personal na oras.
• Binabawasan ang oras at gastos sa pag-commute.
• Tumutulong sa mga negosyo na pahabain ang oras ng operasyon nang hindi kinukuha ng dagdag na tauhan.

Kahinaan:

• Ang mas mahabang araw ng trabaho ay maaaring magdulot ng pagkapagod at ibinababa ang produktibidad.
• Hindi angkop para sa mga negosyo na nangangailangan ng pang-araw-araw na saklaw.
• Maaaring lumikha ng mga hamon sa pamamahala ng serbisyo sa customer o oras ng pagtugon.

#9 Rotating Schedule

Ang isang rotating schedule ay naglilipat sa mga empleyado sa iba’t ibang oras sa loob ng isang nakatakdang panahon. Halimbawa, ang mga nars ay maaaring magtrabaho ng morning shift sa loob ng isang linggo, evening shift sa susunod, at night shift pagkatapos.

Mga Uri ng Rotating Schedules:

• Slow Rotation: Nagbabago ang shift kada ilang linggo.
• Fast Rotation: Nagbabago ang shift kada ilang araw.

Kalamangan:

• Pantay na binabahagi ang karga ng trabaho sa mga empleyado.
• Pinipigilan ang burn-out mula sa paulit-ulit na shift.
• Tinitiyak na may saklaw ang mga negosyo sa lahat ng oras.

Kahinaan:

• Mahihirapan ang mga empleyado sa pag-aadjust sa mga pagbabago sa oras.
• Maaapektuhan nito ang cycles ng tulog at pangkalahatang kagalingan.
• Nangangailangan ng maingat na pag-schedule upang maiwasan ang kawalang-kasiyahan ng empleyado.

Ang bawat uri ng opsyon sa iskedyul ay may mga natatanging benepisyo at hamon. Dapat na maingat na suriin ng mga negosyo ang mga pangangailangan ng industriya, pangangailangan ng mga empleyado, at mga layunin sa operasyon bago piliin ang pinakamainam na iskedyul ng trabaho para sa kanilang team.

14 Iba’t Ibang Uri ng Shift

Hindi laging bagay ang mga tradisyonal na iskedyul ng shift sa bawat modelo ng negosyo. Maraming industriya ang nangangailangan ng flexibility upang ma-accommodate ang pabagubagong dami ng trabaho, pangangailangan sa panahon, at mga pangangailangan ng empleyado. Nasa ibaba ang 14 na alternatibong uri ng iskedyul na maaring ipatupad ng mga negosyo upang ma-optimize ang operasyon habang sinusuportahan ang balanse sa trabaho-buhay.

1) Split Shifts

Ang split shift ay naghahati sa araw ng trabaho ng empleyado sa dalawang magkaibang segmento na may makabuluhang pahinga sa gitna. Hindi katulad ng karaniwang iskedyul na may maiksing lunch break, kadalasan ay may mahabang pagitan ang ganitong uri ng shift sa pagitan ng mga oras ng trabaho.

Halimbawa:

Maaring magtrabaho ang isang manggagawa sa restawran mula 8 AM hanggang 12 PM, magpahinga, at pagkatapos ay bumalik mula 5 PM hanggang 9 PM upang harapin ang abalang hapunan.

Kalamangan:

• Nagbibigay-daan sa mga negosyo na mag-empleyo ng mga tao sa oras ng rurok habang binabawasan ang mga gastusin sa paggawa sa mga panahong mahina ang kita.
• Maari gamitin ng mga empleyado ang mahabang break para sa mga personal na gawain, pahinga, o kahit iba pang trabaho.
• Kagamit-gamit ito sa mga industriya tulad ng serbisyo ng pagkain, transportasyon, at customer service, kung saan pabagu-bago ang demand sa buong araw.

Kahinaan:

• Ang habang ng mga araw ng trabaho ay maaaring maging pagod kahit na may mahahabang pahinga.
• Maaaring mahirapan ang mga empleyado na pamahalaan ang oras nang epektibo sa pagitan ng mga shift.
• Hindi angkop ito para sa mga manggagawang mas gusto ang tuluy-tuloy na iskedyul ng trabaho.

2) Weekend Shifts

Ang ilang mga negosyo ay nangangailangan ng mga kawani sa katapusan ng linggo, alinman upang tugunan ang pangangailangan ng customer o mapanatili ang tuloy-tuloy na operasyon. Ang iskedyul ng weekend shift ay nagtatalaga ng mga empleyado upang magtrabaho tuwing Sabado at Linggo, madalas na may pahinga sa mga araw ng linggo.

Halimbawa:

Maaaring magkaroon ang isang receptionist ng hotel ng iskedyul mula Huwebes hanggang Lunes, na ang Martes at Miyerkules ang mga araw ng pahinga.

Kalamangan:

• Mahalaga sa mga industriya tulad ng hospitality, healthcare, at retail, na may mataas na trapiko tuwing katapusan ng linggo.
• Makikinabang ang mga empleyado na mas gusto ang pahinga sa mga araw ng linggo (halimbawa, mga magulang, estudyante) mula sa iskedyul na ito.
• Madalas na may kasama itong kita o shift differential na mga insentibo.

Kahinaan:

• Ang mga empleyado ay maaaring makadama ng pagkakahiwalay sa pamilya at mga kaibigan na nagtatrabaho sa karaniwang iskedyul ng trabaho.
• Ang mga weekend shift ay maaaring hindi kanais-nais, na nagreresulta sa mas mataas na turnover.

3) On-Call Shifts

Ang on-call shift ay nangangailangan ng mga empleyadong magagamit para magtrabaho kung kinakailangan ngunit hindi sila pangunahing sigurado sa mga nakatakdang oras. Kailangang manatili silang naaabot at handang mag-report sa trabaho sa maikling abiso.

Halimbawa:

Pwedeng ma-on-call ang isang doktor sa magdamag, handang pumasok kung sakaling may emergency ang isang pasyente.

Kalamangan:

• Tinitiyak ang agarang tugon sa mga agarang pangangailangan sa trabaho.
• Pangkaraniwan sa healthcare, IT support, at mga serbisyong pang-emergency, kung saan may mga di-inaasahang sitwasyon na biglang lumitaw.
• Maaaring makatanggap ang mga empleyado ng kompensasyon kahit na hindi sila tinawag sa trabaho.

Kahinaan:

• Ang kawalan ng katiyakan ay ginagawa itong mahirap para sa mga empleyado na magplano ng personal na oras.
• Ang palagiang pagka-magamit ay maaaring maging sanhi ng stress at magdulot ng burnout.
• Ang ilang mga batas sa paggawa ay nangangailangan ng kompensasyon para sa on-call na status, na nagpapataas ng gastusin sa payroll.

4) Overtime Shifts

Ang overtime shift ay nagaganap kapag ang isang empleyado ay nagtatrabaho nang lampas sa kanilang naka-iskedyul na oras, kadalasang lumalampas sa standard na 40-oras na lingguhang schedule. Ang overtime ay karaniwang binabayaran sa mas mataas na rate ng sahod.

Halimbawa:

Maaring magtrabaho ang isang manggagawa sa pabrika ng 10 karagdagang oras sa panahon ng mataas na produksyon, kumikita ng 1.5x sa kanilang karaniwang rate ng sahod.

Kalamangan:

• Nagbibigay ng mga pagkakataon para sa karagdagang kita sa mga empleyado.
• Tumutulong sa mga negosyo na matugunan ang tumataas na demand nang hindi kinakailangang mag-hire ng karagdagang mga tauhan.
• Gamit sa mga industriya tulad ng logistics, healthcare, at manufacturing.

Kahinaan:

• Maaari itong maging sanhi ng pagkapagod ng empleyado at pagbaba ng produktibidad.
• Maaaring magresulta sa mas mataas na gastusin sa payroll.
• Ang pangmatagalang pag-asa sa overtime ay maaaring magpahiwatig ng hindi magandang pagpaplano sa lakas-paggawa.

5) Flexible Shifts

Ang flexible na shift ay nagpapahintulot sa mga empleyado na itakda ang kanilang sariling oras ng trabaho sa loob ng isang ibinigay na balangkas. Sa halip na sumunod sa karaniwang iskedyul, maaari silang magsimula at magtapos sa trabaho sa iba’t ibang oras batay sa personal na kagustuhan at mga kinakailangan sa trabaho.

Halimbawa:

Maaaring piliin ng isang software developer na magtrabaho mula 7 AM hanggang 3 PM sa halip na ang tradisyonal na 9-5 schedule.

Kalamangan:

• Pinapabuti ang balanse sa trabaho-buhay, pinapababa ang stress ng empleyado.
• Pinapataas ang produktibidad sa pamamagitan ng pagpapahintulot sa mga empleyado na magtrabaho sa kanilang pinaka-produktibong oras.
• Tumutulong ito sa pag-akit ng mga nangungunang talento, lalo na sa remote workers at knowledge-based na mga industriya.

Kahinaan:

• Nangangailangan ng tiwala sa pagitan ng mga employer at empleyado upang matiyak na natatapos ang trabaho.
• Maaaring magdulot ng hirap sa koordinasyon ng mga pulong ng team at pakikipagtulungan.
• Hindi angkop sa mga industriya na nangangailangan ng mahigpit na pagbabantay ng shift, tulad ng pangangalagang pangkalusugan o tingian.

6) Pana-panahong o Pansamantalang Shifts

Ang iskedyul ng pana-panahong shift ay nagtatalaga ng trabaho sa mga empleyado lamang sa mga partikular na oras ng taon, kadalasan sa mga industriya na may pabagu-bagong pangangailangan. Ang mga pansamantalang shift ay maaaring gamitin para sa mga espesyal na proyekto o panandaliang trabaho.

Halimbawa:

Mga manggagawa sa tingian na kinuha para sa Black Friday at ang panahon ng kapaskuhan o mga manggagawang agrikultural na dinadala sa panahon ng anihan.

Kalamangan:

• Tumutulong sa mga negosyo na pamahalaan ang tuktok ng pangangailangan ng epektibo.
• Nagbibigay ng mga oportunidad sa trabaho para sa mga pansamantalang manggagawa.
• Binabawasan ang mga gastos na nauugnay sa pagkuha ng mga regular na tauhan.

Kahinaan:

• Maaaring mangailangan ng maraming pagsasanay ang mga pana-panahong manggagawa, na nagpapahaba ng oras ng pagsasanib.
• Ang pansamantalang trabaho ay kulang sa katatagan, na nagreresulta sa mataas na turn-over.
• Kinakailangan ng mga negosyo na muling kumuha at sanayin ang mga bagong empleyado sa bawat panahon.

7) Hindi Regular na Iskedyul ng Shift

Ang hindi regular na iskedyul ng shift ay nagbabago ng madalas, walang tiyak na pattern. Ang mga empleyado ay maaaring magtrabaho ng iba’t ibang oras bawat linggo batay sa pangangailangan ng negosyo.

Halimbawa:

Maaaring magtrabaho ang isang bartender ng Lunes ng gabi sa isang linggo, pagkatapos Sabado ng umaga sa susunod.

Kalamangan:

• Nag-aalok ng pinakamataas na kakayahang umayon sa iskedyul para sa mga negosyo.
• Kapaki-pakinabang sa pagtugon sa mga biglaang kawalan o pagbabago sa workload.
• Tumutulong sa pag-optimize ng antas ng pag-eempleyo nang hindi labis sa pagkuha.

Kahinaan:

• Nagpapahirap sa personal na pagpaplano para sa mga empleyado.
• Maaaring magdulot ng pagkapagod dahil sa hindi konsistent na oras ng tulog.
• Ang mataas na kawalang-katumpakan ay maaaring humantong sa hindi pagkaka-siyahan ng empleyado.

8) Walang Tiyak na Iskedyul

Ang walang tiyak na iskedyul ay nangangahulugang ang mga empleyado ay walang naunang itinakdang oras ng trabaho o shift. Sa halip, nagtatrabaho sila sa batayan ng pangangailangan, kadalasang may maikling abiso. Ang ganitong uri ng iskedyul ng trabaho ay karaniwan sa gig economy, mga freelance na trabaho, at ilang posisyon sa tingian o hospitality.

Halimbawa:

Isang rideshare driver na mag-log in sa isang app kung kailan sila available na tumanggap ng biyahe. Isang freelance na graphic designer na tumatanggap ng mga proyekto batay sa pangangailangan.

Kalamangan:

• Pinakamataas na kakayahang umayon para sa mga manggagawa na mas gustong pumili ng kanilang sariling oras.
• Kapaki-pakinabang sa mga negosyo na may pabagu-bagong workload.
• Binabawasan ang pangangailangan para sa pag-oversight ng iskedyul.

Kahinaan:

• Maaaring mag-struggle ang mga empleyado sa hindi tiyak na kita dahil sa pabagu-bagong oras.
• Mas mahirap sa mga negosyo na matiyak ang konsistent na pag-eempleyo.
• Maaaring hindi magawang magplano ng personal na oras ng epektibo ng mga manggagawa.

9) Pitman Shift Schedule

Ang Pitman shift schedule ay isang rotational system na kadalasang ginagamit sa mga industriya na nangangailangan ng 24/7 na pagbabantay. Ang mga empleyado ay nagtatrabaho ng dalawa o tatlong 12-oras na shift ng sunud-sunod, na sinusundan ng mga araw ng pahinga. Ang cycle ay karaniwang inuulit kada dalawang linggo.

Halimbawa:

Isang guwardiya ay nagtrabaho ng Lunes at Martes (12-oras na shifts), may pahinga ng Miyerkules at Huwebes, at pagkatapos ay nagtatrabaho ng Biyernes hanggang Linggo. Sa susunod na linggo, ang pattern ay nababaligtad.

Kalamangan:

• Nagbibigay sa bawat empleyado ng buong katapusan ng linggo tuwing ibang linggo.
• Binabawasan ang dalas ng pag-commute dahil ang mga empleyado ay nagtatrabaho ng mas mahahabang oras.
• Ang mga empleyado ay may maraming araw ng pahinga ng sunud-sunod, na nag-aalok ng panahon para sa pagpapahinga.

Kahinaan:

• Ang 12-oras na shifts ay maaaring pisikal at mental na nakakapagod.
• Maaaring hindi ito akma sa manggagawa na mas gusto ang tradisyunal na 40-oras na iskedyul ng linggong trabaho.
• Ang mga error sa iskedyul ay maaaring magdulot ng mga agwat sa pagbabantay.

10) Dupont Shift Schedule

Ang Dupont shift schedule ay isang apat na linggong cycle kung saan ang mga empleyado ay umiikot sa pagitan ng araw at gabi na shifts na may itinakdang mga araw ng pahinga. Ang iskedyul na ito ay nagbibigay ng buong linggong pahinga kada apat na linggo.

Halimbawa:

Ang isang planta ng pagmamanupaktura ay sumusunod sa cycle na ito:

1. Apat na night shift → Tatlong araw ng pahinga
2. Tatlong day shift → Isang araw ng pahinga
3. Tatlong nightshift → Tatlong araw ng pahinga
4. Apat na araw na duty → Pitong araw na pahinga

Kalamangan:

• Tinitiyak ang tuloy-tuloy na operasyon ng negosyo habang nagbibigay ng mahabang pahinga sa mga empleyado.
• Nagbibigay ng isang buong linggo ng pahinga bawat buwan, pinapabuti ang balanse sa pagitan ng trabaho at buhay.
• Pantay-pantay na naipapamahagi ang gabi at araw na duty sa lahat ng empleyado.

Kahinaan:

• Maaaring makagambala sa pattern ng tulog ang pag-ikot sa gabi at araw na duty.
• Ang mahabang oras ng trabaho ay maaaring magdulot ng pagkasunog.
• Nangangailangan ng tumpak na pag-iiskedyul upang maiwasan ang kakulangan sa tauhan.

11) Kelly Shift

Ang iskedyul ng Kelly shift ay karaniwang ginagamit sa mga bumbero at serbisyong pang-emergency. Ito ay sumusunod sa isang 9-araw na siklo kung saan nagtatrabaho ang mga empleyado ng 24 na oras na duty, at sinundan ng 48 oras na pahinga.

Halimbawa:

Ang isang bumbero ay nagtatrabaho ng Lunes (24 na oras), tapos pahinga ng Martes at Miyerkules bago ulit magtrabaho ng 24 na oras na duty sa Huwebes.

Kalamangan:

• Nagbibigay ng mahabang pahinga pagkatapos ng bawat duty, pinapahintulutan ang pag-recover.
• Tumutulong sa pagpapanatili ng 24/7 na saklaw ng tauhan nang walang labis na overtime.
• Mas kaunting araw ng pagbiyahe kada buwan, nababawasan ang gastos sa paglalakbay.

Kahinaan:

• Ang 24 na oras na duty ay pisikal at mental na nakakapagod.
• Hindi angkop para sa mga tungkulin na nangangailangan ng palagiang pagiging alerto sa isipan.
• Maaaring makaranas ng pagkapuyat ang mga empleyado sa panahon ng duty.

12) 2-2-3 Iskedyul ng Shift

Ang 2-2-3 iskedyul ng shift, na kilala rin bilang Panama schedule, ay gumagamit ng umiikot na batayan na may dalawang araw na trabaho, dalawang araw na pahinga, tatlong araw na trabaho. Nagtatrabaho ang mga empleyado ng 12 oras na shift, na tiniyak ang 24/7 na saklaw ng negosyo.

Halimbawa:

Linggo 1: Lunes-Martes (trabaho), Miyerkules-Huwebes (pahinga), Biyernes-Linggo (trabaho)
Linggo 2: Lunes-Martes (pahinga), Miyerkules-Huwebes (trabaho), Biyernes-Linggo (pahinga)

Kalamangan:

• Hindi kailanman nagtatrabaho ang mga empleyado ng higit sa tatlong araw na sunud-sunod.
• Tinitiyak na ang bawat empleyado ay may pahinga na isang weekend bawat ibang linggo.
• Nagpapanatili ng patas na pamamahagi ng oras ng trabaho sa mga koponan.

Kahinaan:

• Dapat mag-adjust ang mga empleyado sa pagtatrabaho tuwing weekend bawat ibang linggo.
• Ang 12-oras na shift ay maaaring mapagod sa paglipas ng panahon.

13) 4-10 Iskedyul ng Shift

Ang 4-10 iskedyul ng shift ay nagpapahintulot sa mga empleyado na magtrabaho ng apat na 10-oras na araw sa halip na limang 8-oras na araw, na nagbibigay ng karagdagang araw ng pahinga bawat linggo.

Halimbawa:

Ang isang IT specialist ay nagtatrabaho ng Lunes-Huwebes mula 7 AM hanggang 5 PM at may pahinga sa Biyernes-Linggo.

Kalamangan:

• Ang mga empleyado ay may karagdagang araw ng pahinga, pinapabuti ang balanse sa trabaho at buhay.
• Mas kaunting biyahe ay nagpapabawas sa gastos at oras ng transportasyon.
• Mas mahahabang shift ay nangangahulugang mas kaunting pagbabago ng shift, pinapabuti ang workflow.

Kahinaan:

• Ang mas mahahabang shift bawat araw ay maaaring magdulot ng pagkapagod.
• Hindi angkop para sa mga negosyo na nangangailangan ng saklaw ng limang araw kada linggo.

14) 9/80

Ang 9/80 na iskedyul ay isang compressed na workweek kung saan ang mga empleyado ay nagtatrabaho ng 80 oras sa loob ng siyam na araw sa halip na sampu, na nagreresulta sa isang karagdagang araw ng pahinga bawat dalawang linggo.

Halimbawa:

• Linggo Isa: Apat na 9-oras na shift (Lunes-Huwebes), isang 8-oras na shift (Biyernes)
• Linggo Dalawa: Apat na 9-oras na shift (Lunes-Huwebes), pahinga sa Biyernes

Kalamangan:

• Nagbibigay ng tatlong araw ng weekend kada dalawang linggo.
• Ang mga empleyado ay nagtatrabaho ng bahagyang mas mahahabang shift ngunit nabapanatili ang regular na routine.
• Karaniwan sa engineering, gobyerno, at korporatibong kapaligiran.

Kahinaan:

• Nangangailangan ng maayos na pagsubaybay ng lingguhang oras ng trabaho upang sumunod sa mga batas paggawa.
• Dapat mag-adjust ang mga empleyado sa mas mahabang araw ng trabaho nang hindi nasusunog.

Iba pang Mga Iskedyul ng Trabaho

Ang ilang mga negosyo ay nangangailangan ng mga di-tradisyonal na pamamaraan ng pag-iiskedyul upang balansehin ang kahusayan sa pagtatrabaho at ang pangangailangan ng empleyado. Narito ang ilang karagdagang uri ng iskedyul na nag-aalok ng kakayahan at pag-aangkop sa modernong workforce.

#1 Pakana Para sa Trabaho sa Bahay

Ang iskedyul ng trabaho mula sa bahay ay nagpapahintulot sa mga empleyado na magtrabaho mula sa bahay o anumang lokasyon sa labas ng opisina. Ang kaayusang ito ay lumaganap dahil sa mga pag-unlad sa teknolohiya at ang paglago ng mga tool sa digital na pakikipagtulungan.

Halimbawa:

Isang konsultant sa marketing ang nagtatrabaho mula sa bahay at nagtatakda ng kanilang sariling oras, hangga’t natutugunan nila ang mga deadline at dumadalo sa mga virtual na pagpupulong.

Kalamangan:

• Nakatataas ng produktibidad ng empleyado sa pamamagitan ng pagbawas ng mga abala sa opisina.
• Tinatanggal ang oras ng pagbiyahe, nagpapabuti ng balanse sa trabaho-buhay.
• Pinalawak ang mga oportunidad sa pagkuha na lampas sa mga limitasyon ng heograpiya.

Kahinaan:

• Nangangailangan ng matibay na disiplina sa sarili at pamamahala ng oras.
• Maaaring maging mahirap ang pakikilahok ng walang harap-harapang mga interaksyon.
• Kinakailangang mamuhunan ng mga tagapag-empleyo sa seguridad ng trabaho mula sa bahay at mga tool sa komunikasyon.

#2 Hybrid na Oras ng Trabaho

Ang hybrid na iskedyul ng trabaho ay pinagsasama ang trabaho sa opisina at remote work, na nagpapahintulot sa mga empleyado na hatiin ang kanilang oras sa pagitan ng parehong kapaligiran.

Halimbawa:

Isang accountant ang nagtatrabaho sa opisina tuwing Lunes at Miyerkules ngunit nagtatrabaho nang malayuan tuwing Martes, Huwebes, at Biyernes.

Kalamangan:

• Nag-aalok ng kakayahang umangkop habang pinapanatili ang pakikilahok nang personal.
• Nababawasan ang mga gastos sa opisina at nagpapahintulot ng mas mahusay na paggamit ng espasyo.
• Binigyan ang mga empleyado ng higit na kontrol sa kanilang kapaligiran sa trabaho.

Kahinaan:

• Maaaring maging mahirap ang pag-iiskedyul ng mga araw sa opisina para sa koordinasyon ng koponan.
• Maaaring mahirapan ang mga empleyado sa pagpapanatili ng isang pare-parehong gawain.
• Nangangailangan ng maaasahang teknolohiya para sa tuluy-tuloy na komunikasyon.

#3 Pagbabahagi ng Trabaho

Ang pagbabahagi ng trabaho ay nangyayari kapag dalawang empleyado ang nagbabahagi ng mga responsibilidad ng isang solong full-time na posisyon. Bawat manggagawa ay may responsibilidad sa isang bahagi ng gawain, kadalasang nagtatrabaho ng part-time na oras.

Halimbawa:

Dalawang espesyalista sa HR ang nagbabahagi ng isang posisyon — ang isa ay nagtatrabaho mula Lunes hanggang Miyerkules, habang ang isa naman ay mula Huwebes hanggang Biyernes.

Kalamangan:

• Nagpapahintulot sa mga negosyo na mapanatili ang mga bihasang empleyado na nangangailangan ng nabawasang oras.
• Nakakatulong sa mga empleyado na mapanatili ang balanse sa trabaho-buhay habang pinapanatili ang kanilang mga karera.
• Pinapataas ang pagkakaiba-iba sa lugar ng trabaho sa pamamagitan ng pagtanggap ng iba’t ibang mga pangangailangan.

Kahinaan:

• Nangangailangan ng walang patid na komunikasyon sa pagitan ng mga nagbabahagi ng trabaho.
• Maaaring magdulot ng kalituhan kung ang mga gawain at responsibilidad ay hindi malinaw na natukoy.
• Dapat maayos na ma-plano ang iskedyul upang maiwasan ang mga pagkaantala sa trabaho.

#4 Mga Kontrata ng Walang Oras

Ang isang zero-hours na kontrata ay nangangahulugan na ang isang tagapag-empleyo ay hindi kailangang magbigay ng nakatakdang bilang ng oras ng trabaho, at ang empleyado ay hindi kinakailangang tanggapin ang trabaho kapag iniaalok. Ang ganitong uri ng iskedyul ng trabaho para sa mga empleyado ay karaniwan sa pagtitingian, pagluluto, at mga trabahong naayon sa mga kaganapan.

Halimbawa:

Ang isang manggagawa sa restawran ay tinatawagan lamang kapag mataas ang pangangailangan pero walang garantisadong oras bawat linggo.

Kalamangan:

• Nagbibigay sa mga negosyo ng nababaluktot na manggagawa sa panahon ng mga abalang panahon.
• Pinapahintulutan ang mga empleyado na tanggapin o tanggihan ang mga shift batay sa kanilang kakayahan.
• Nababawasan ang gastos sa suweldo kapag mababa ang pangangailangan ng negosyo.

Kahinaan:

• Nakakaranas ang mga empleyado ng kawalang-tatag sa kita dahil sa hindi mahuhulaang oras ng trabaho.
• Ang kawalan ng seguridad sa trabaho ay maaaring magdulot ng mababang morale.
• Ang ilang bansa ay mayroong mga mahigpit na batas sa paggawa na nagreregula sa mga zero-hours na kontrata.

#5 Permanenteng Part-Time

Ang permanenteng part-time na iskedyul ay nag-aalok sa mga empleyado ng nakatakdang bilang ng oras kada linggo pero kulang sa threshold para sa buong-oras na katayuan. Hindi tulad ng kaswal o pansamantalang trabaho, ang mga permanenteng part-time na empleyado ay nakakatanggap ng mga benepisyo tulad ng bayad na bakasyon at seguridad sa trabaho.

Halimbawa:

Isang kinatawan ng serbisyo sa kostumer ang nagtatrabaho ng 25 oras kada linggo na may nakatakdang iskedyul ng Lunes-Biyernes, 9 AM – 2 PM.

Kalamangan:

• Nagbibigay ng katatagan habang pinahihintulutan ang mga empleyado na mapanatili ang nabawasan na oras ng trabaho.
• Tumutulong sa mga negosyo na mapanatili ang mga bihasang empleyado na mas gusto ang part-time na trabaho.
• Ang mga empleyado ay nakakatanggap ng mga benepisyo habang nagtatrabaho nang mas kaunti kaysa sa mga full-time na tauhan.

Kahinaan:

• Maaaring hindi matanggap ng mga empleyado ang mga benepisyo ng full-time tulad ng mga oportunidad sa pag-unlad ng karera.
• Ang pamamahagi ng gawain ay maaaring maging isang hamon kung ang mga part-time na empleyado ay humahawak ng mahahalagang gawain.

Mga Pagbabago Ayon sa Industriya

Nag-iiba-iba ang iskedyul ng trabaho depende sa pangangailangan ng industriya. Ang ilang sektor ay nangangailangan ng 24/7 coverage, habang ang iba ay nagpapatakbo sa karaniwang oras ng negosyo. Ang pagpili ng tamang klase ng iskedyul ay nagtitiyak ng kahusayan, kasiyahan ng empleyado, at pagsunod sa mga batas paggawa.

Mga Iskedyul ng Trabaho para sa Konstruksyon

Ang mga proyekto sa konstruksyon ay sumusunod sa iba’t ibang uri ng iskedyul ng trabaho depende sa mga deadline, kondisyon ng panahon, at kakayahan ng manggagawa. Maraming manggagawa ang operado sa 8-5 oras, ngunit ang ilang mga proyekto ay nangangailangan ng pinalawig o umiikot na shift para maabot ang mahigpit na mga iskedyul. Pangkalahatan ang overtime, lalo na sa pagtapos ng proyekto. Ang ilang site ng konstruksyon ay gumagamit ng 9/80 na iskedyul, kung saan ang mga empleyado ay nagtatrabaho ng 80 oras sa loob ng siyam na araw at magkatala bawat pangalawang Biyernes.

Maaaring sundin ng mga manggagawa ang compressed na iskedyul, katulad ng apat na 10-oras na shift, na nagpapahintulot sa mas kaunting araw ng trabaho bawat linggo. Ang mga proyektong pang-sezonal ay madalas na umaasa sa pansamantala at kontraktor na mga iskedyul, kung saan ang mga manggagawa ay inuupahan para sa tiyak na yugto ng konstruksyon.

Ang mga hamon sa iskedyul ng konstruksyon ay kinabibilangan ng hindi tiyak na pagka-antala sa panahon, pagbabago ng proyekto, at siguraduhing ligtas ang mga manggagawa sa mahabang shift. Ang wastong iskedyul ay nakakatulong na mapanatili ang kahusayan nang hindi napapagod ang mga empleyado.

Mga Iskedyul ng Trabaho para sa mga Asistente sa Pag-aalaga ng Medikal

Kailangan ng healthcare workers ng 24/7 na shift coverage, na nagreresulta sa lubos na naka-istruktura ngunit mapanghamong iskedyul. Karamihan sa mga ospital at klinika ay gumagamit ng umiikot na iskedyul, kung saan ang mga empleyado ay nagtatrabaho ng ibang shift bawat linggo upang balansehin ang trabaho. Kasama sa mga karaniwang shift ang:

• Day shift (8 AM – 4 PM)
• Evening shift (4 PM – 12 AM)
• Night shift (12 AM – 8 AM)

Ang ilang ospital ay nagpapatupad ng Pitman o Dupont na iskedyul, na nagtitiyak ng tuluy-tuloy na pangangalaga sa pasyente habang inaalalayan ang mahabang panahon ng pahinga. Ang mga tauhan ng Emerhensiya at ICU ay madalas na sumusunod sa 12-oras na shift, tulad ng 2-2-3 na iskedyul, kung saan nagtatrabaho sila ng dalawang araw, dalawang araw na pahinga, at tatlong araw ng pagtatrabaho.

Pangkaraniwan ang mga on-call na shift sa emerhensiyang medisina, na nangangailangan ng mga tauhan na maging available nang walang tiyak na iskedyul. Madalas ang overtime, na maaaring humantong sa pagkasunog kung hindi wastong napamahalaan. Ang flexible na pag-iiskedyul, paghahati ng trabaho, at remote na konsultasyon ay nakakatulong na bawasan ang strain sa mga medikal na manggagawa.

Mga Iskedyul ng Trabaho para sa mga Kumpanya ng Batas

Karaniwang sumusunod ang mga kumpanya ng batas sa 9-5 na iskedyul, ngunit ang mga trabaho ay madalas na umaabot lampas sa tradisyonal na oras ng opisina. Maraming abogado ang nagtatrabaho ng 50-60 oras bawat linggo, kung minsan sa loob ng katapusan ng linggo. Madalas na operado ang mga junior associate sa isang hindi tiyak na iskedyul, na idinidikta ng pangangailangan ng kliyente at mga deadline ng korte.

Ang ilang mga kumpanya ng batas ay nagpapatupad ng compressed na iskedyul, na nagpapahintulot sa mga abogado na magtrabaho ng mas mahabang oras sa mas kaunting araw. Ang remote at hybrid na iskedyul ay nagiging mas karaniwan, lalo na para sa legal na pananaliksik at konsultasyon ng kliyente. Madalas na nagtatrabaho ang mga paralegal at support staff sa karaniwang iskedyul, bagaman ang mga kaso ng paglilitis ay maaaring mangailangan ng overtime.

Ang pagbabalanse ng gawain sa mga kumpanya ng batas ay hamon dahil sa hindi tiyak na pangangailangan ng kaso. Ang wastong pamamahala ng iskedyul ng trabaho ng empleyado ay nagtitiyak ng pagiging produktibo ng staff habang pinipigilan ang pagkasunog.

Paano Gumawa ng Mga Iskedyul ng Trabaho para sa Empleyado?

Ang paggawa ng iskedyul ng trabaho para sa empleyado ay nangangailangan ng maagap na pagpaplano upang timbangin ang pangangailangan ng negosyo at pagkakaroon ng empleyado. Ang mahusay na naka-istruktura na iskedyul ng trabaho ay nagpapabuti ng produktibidad, binabawasan ang mga alitan, at nagtitiyak ng maayos na operasyon. Nasa ibaba ang mga pangunahing hakbang upang bumuo ng isang mahusay na iskedyul ng trabaho para sa mga empleyado.

1. Tukuyin ang mga Mapagkukunan

Bago gumawa ng iskedyul, suriin ang mga magagamit na mapagkukunan, kabilang ang laki ng manggagawa, kakayahan, at mga pangangailangan sa operasyon. Tukuyin ang mga kritikal na tungkulin na nangangailangan ng buong-oras na coverage at mga lugar kung saan maaaring punan ng part-time o contract workers ang mga puwang. Isaalang-alang ang distribusyon ng trabaho upang maiwasan ang pagkapagod ng empleyado habang pinapanatili ang kahusayan ng negosyo.

2. Ilista ang mga Pangangailangan para sa Bawat Kategorya ng Shift

Tukuyin ang bilang ng mga empleyado na kinakailangan para sa bawat shift at ang kanilang mga tungkulin. Kung ang negosyo ay nagpapatakbo ng 8-5 oras, tiyakin ang sapat na coverage sa buong araw. Para sa 24/7 na operasyon, planuhin ang mga shift tulad ng day, evening, at night rotations. Ang mga negosyo na may pabagu-bagong demand ay dapat isaalang-alang ang seasonal o flexible scheduling.

3. Asahan ang Pangangailangan

Analizahin ang peak na oras ng negosyo, mga trending ng panahon, at pagbabago ng workload. Ang mga retail store ay maaaring mangailangan ng mas maraming tauhan tuwing katapusan ng linggo, habang ang mga ospital ay nangangailangan ng tuluy-tuloy na 24/7 staffing. Pag-aralan ang mga nakaraang iskedyul ng empleyado upang mahulaan ang mga darating na demanda at maiwasan ang kakulangan o sobra sa tauhan.

4. Kolektahin ang mga Kagustuhan ng Empleyado

Isaalang-alang ang pagkakaroon at mga kagustuhan ng empleyado kapag gumagawa ng iskedyul. Ang ilang manggagawa ay maaaring mas gusto ang mga morning shift, habang ang iba ay mas mahusay magtrabaho sa gabi. Ang pagkolekta ng input ay nagpapataas ng kasiyahan sa trabaho at binabawasan ang absenteeism.

5. Suriyin ang Mga Nakaraang Iskedyul

Analizahin ang mga nakaraang halimbawa ng iskedyul ng trabaho upang makilala ang mga hindi kahusayan. Hanapin ang mga trend sa pagpapalit ng shift, madalas na absenteeism, o mga alitan sa iskedyul. Ayusin ang bagong iskedyul upang lutasin ang mga paulit-ulit na isyu at pahusayin ang pamamahala ng manggagawa.

6. Gumawa ng Plano para sa Kapalit

Ang mga hindi inaasahang pagliban ay maaaring makagambala sa daloy ng trabaho. Magtatag ng backup plan sa pamamagitan ng pagpapanatili ng listahan ng mga empleyadong magagamit para sa on-call na shift o overtime. Ang paggamit ng halimbawa ng iskedyul ng trabaho na may nakatalagang backup na tauhan ay pumipigil sa mga problemang panakahuling pag-iiskedyul.

7. Magsaliksik ng Batas

Siguraduhing sumusunod sa mga batas paggawa at regulasyon ng industriya. Suriin ang mga patakaran tungkol sa mga isinasagawang oras, bayad sa overtime, pahinga, at karapatan ng empleyado. Ang hindi pagsunod ay maaaring humantong sa mga isyung legal at pagbawas sa kasiyahan ng empleyado.

8. Gumamit ng Tagapag-gawa ng Iskedyul

Ang manu-manong paglikha ng iba’t ibang iskedyul ay maaaring nag-aaksaya ng oras at may kamalian. Ang Shifton ay isang task management application na idinisenyo upang i-automate ang shift planning, pag-iiskedyul ng empleyado, at balanse ng workload. Sa Shifton, ang mga negosyo ay maaaring:

• I-automate ang mga asignasyon ng shift batay sa mga pangangailangan ng workload.
• Payagan ang mga empleyado na humiling ng pagpapalit ng shift at pamahalaan ang pagkakaroon.
• Bawasan ang mga kamalian sa pag-iiskedyul gamit ang AI-powered na pag-optimize.
• Pahusayin ang mga iskedyul ng trabaho gamit ang real-time na mga pagsasaayos.

Ang paggamit ng task management software tulad ng Shifton ay nagpapadali ng mga uri ng pagpaplano ng iskedyul, tinitiyak ang kahusayan at binabawasan ang tungkulin sa administratibo.

9. Ibahagi ang Iskedyul

Kapag tapos na ang iskedyul ng trabaho para sa mga empleyado, ibahagi ito sa koponan nang maaga. Gumamit ng mga task management apps o mga tool sa panloob na komunikasyon upang ipaalam sa mga empleyado at payagan silang suriin ang kanilang mga shift. Ang transparency sa pag-iiskedyul ay pumipigil sa mga hindi inaasahang salungatan at nagpapabuti ng koordinasyon ng manggagawa.

Bakit Mahalaga ang Paglikha ng Iskedyul ng Trabaho?

Ang isang naka-istruktura na iskedyul ng trabaho para sa mga empleyado ay nagtitiyak ng kahusayan sa operasyon, kasiyahan ng manggagawa, at pagsunod sa mga batas paggawa. Nang walang maayos na nakaayos na iskedyul ng negosyo, ang mga kompanya ay nakakaranas ng absenteeism, pagkasunog ng empleyado, at pagkawala ng produktibidad. Nasa ibaba ang mga pangunahing dahilan kung bakit mahalaga ang wastong iskedyul ng trabaho ng empleyado.

1. Pinahusay na Pagpanatili ng Empleyado

Ang isang maayos na pinagplanong iskedyul ng trabaho para sa mga empleyado ay nagpapababa ng stress at nagtitiyak ng patas na distribusyon ng shift. Ang mga empleyado na nakakatanggap ng mahuhulaang mga oras ng iskedyul ay mas malamang na makaranas ng pagkasunog o kawalang-kasiyahan sa trabaho, na nagreresulta sa mas mababang turnover rates. Ang mga negosyo na nag-aalok ng flexible na mga opsyon sa iskedyul ay pinanatili ang pangunahing talento sa pamamagitan ng pagsasaalang-alang ng mga personal na obligasyon at balanse sa buhay-trabaho.

2. Pinahusay na Produktibidad ng Empleyado

Ang isang na-optimize na iskedyul ng oras ng trabaho ay umaayon sa pagkakaroon ng empleyado sa peak na oras ng negosyo, na tinitiyak na ang staff ay nandiyan kapag ang demand ay pinakamataas. Ang pag-assign ng mga shift batay sa mga pattern ng produktibidad — tulad ng pagsasaayos ng mga morning shift para sa mga maagang gumising — ay nag-i-maximize ng kahusayan. Ang mga empleyado na may struktural na iskedyul ng trabaho ay nakakaranas ng mas kaunting distractions at nagpapanatili ng mas mataas na antas ng pagganap.

3. Garantiyang 24/7 na Staffing

Ang mga industriya tulad ng healthcare, customer service, at seguridad ay nangangailangan ng tuloy-tuloy na pagbabantay. Ang pagpapatupad ng iba’t ibang iskedyul ng trabaho, tulad ng Pitman, Dupont, o umiikot na pagpapalit, ay nagsisiguro na ang mga negosyo ay gumagana ng maayos nang walang puwang sa serbisyo. Ang isang maayos na iskedyul ng linggo ng trabaho ay nagpapabawas sa kakulangan ng tauhan, na nagreresulta sa mas kaunting pagka-antala sa operasyon.

4. Epektibong Pamamahala ng Payroll

Ang malinaw na kahulugan ng iskedyul sa trabaho ay nakakatulong sa pagsubaybay sa mga oras ng trabaho ng empleyado, obertaym, at mga gastusin sa payroll. Ang mga kumpanyang gumagamit ng software sa pamamahala ng gawain ay nag-aautomat ng pagsubaybay sa shift at nagsisiguro ng pagsunod sa mga batas sa paggawa tungkol sa obertaym at mga pahinga. Ang tamang pag-iiskedyul ay pumipigil sa di-kailangang gastusin sa payroll bunga ng di-epektibong pagpaplano ng shift.

5. Nabawasang Stress sa Trabaho

Ang organisadong iskedyul ng trabaho para sa mga empleyado ay pumipigil sa sobrang pagbibigay ng oras o hindi maasahang mga shift. Ang mga empleyado na mayroong matatag na iskedyul ng trabaho ay nakakaranas ng mas kaunting stress, na nagreresulta sa mas maayos na kalusugan sa pag-iisip at kasiyahan sa lugar ng trabaho. Ang job-sharing, pinagsamang mga iskedyul, at mga flexible na kaayusan sa trabaho ay higit pang nagpapabuti sa kagalingan ng empleyado.

6. Kasiyahan sa Balanse ng Buhay at Trabaho

Ang magandang iskedyul ng trabaho ay nagbibigay-daan sa mga empleyado ng sapat na panahon upang pamahalaan ang mga personal na obligasyon kasabay ng mga responsibilidad sa trabaho. Ang mga iskedyul tulad ng hybrid na modelo ng trabaho, 4-10 na iskedyul ng shift, o mga kaayusan ng 9/80 ay nagbibigay ng pinalawig na mga panahon ng pahinga nang hindi isinasakripisyo ang produktibidad. Ang mga negosyo na inuuna ang balanse ng buhay at trabaho ay nakakaakit at nagpapanatili ng mga masigasig na empleyado.

Paano Pumili ng Angkop na Iskedyul ng Trabaho Para sa Iyong mga Empleyado

Ang pagpili ng pinakamahusay na iskedyul ng trabaho ay nangangailangan ng pagbabalanse sa mga pangangailangan ng negosyo at kagustuhan ng empleyado. Ang tamang mga uri ng iskedyul ay nagpapabuti ng produktibidad, nagdaragdag ng kasiyahan sa trabaho, at nagsisiguro ng pagsunod sa mga batas sa paggawa. Kapag tinutukoy ang perpektong iskedyul ng trabaho, isaalang-alang ang mga sumusunod na salik:

1. Mga Pangangailangan ng Negosyo

Tukuyin ang pangunahing mga pangangailangan sa operasyon ng kumpanya. Ang ilang mga industriya gaya ng healthcare at pagmamanupaktura ay nangangailangan ng 24/7 na pagbabantay, samantalang ang iba ay gumagana sa isang pamantayang iskedyul ng trabaho. Tukuyin kung ang isang fix, umiikot, o flexible na iskedyul ay angkop sa iyong modelo ng negosyo.

2. Mga Kagustuhan ng Empleyado

Ang matagumpay na iskedyul ng trabaho ay isinasaalang-alang ang mga pangangailangan ng empleyado. Ang ilang manggagawa ay mas gusto ang mga morning shift, samantalang ang iba ay mas produktibo sa gabi. Ang mga opsyon sa flexible na iskedyul, tulad ng remote work o compressed shifts, ay nakakatulong sa pag-akit at pagpapanatili ng talento. Ang pagkolekta ng puna ng empleyado ay nagsisiguro ng mas mataas na kasiyahan sa trabaho.

3. Mga Pangangailangan ng Kustomer at Serbisyo

Ang mga negosyo sa retail, hospitality, at healthcare ay dapat iayon ang mga iskedyul ng mga empleyado sa mga panahon ng mataas na demand. Kung ang daloy ng kustomer ay pinakamataas sa mga katapusan ng linggo, ang pag-iskedyul ng mga shift sa katapusan ng linggo ay nagsisiguro ng pinakamainam na serbisyo. Ang pagsusuri sa mga nakaraang oras ng iskedyul ng trabaho ay nakakatulong sa pagtantiya ng mga pangangailangan sa tauhan.

4. Pagsunod sa mga Batas sa Paggawa

Ang bawat iskedyul ng trabaho para sa mga empleyado ay dapat sumunod sa mga regulasyon sa paggawa, kabilang ang bayad sa obertaym, mga panahon ng pahinga, at mga limitasyon sa oras ng trabaho. Ang ilang mga hurisdiksyon ay naglilimita sa mga overnight na shift o nagpapatupad ng tiyak na mga panahon ng pahinga. Ang hindi pagsunod sa mga batas na ito ay maaaring magdulot ng mga multa at di-kasiyahan ng empleyado.

5. Kalidad ng Pagtaas at Paglago sa Hinaharap

Ang isang maayos na idinisenyo na iskedyul ng trabaho ay dapat maka-akomoda ng pagpapalawak ng negosyo. Habang lumalaki ang mga kumpanya, tumataas ang kasalimuotan ng iskedyul. Ang paggamit ng software ng pamamahala ng gawain tulad ng Shifton ay nagpapasimple ng pag-iiskedyul para sa mas malalaking koponan, nag-aautomat ng mga asignatura ng shift at binabawasan ang mga alitan.

Ang pagpili ng pinakamahusay na iskedyul ng trabaho ay nangangailangan ng pagsusuri sa mga layunin ng kumpanya, kagalingan ng empleyado, at mga legal na kinakailangan. Ang pagpapatupad ng tamang mga uri ng iskedyul ng trabaho ay nagpapaganda ng kahusayan habang pinapanatili ang isang malusog na kapaligiran sa trabaho.

Paano Pumili ng Angkop na Iskedyul ng Trabaho Para sa Iyong mga Empleyado

Ang pagpili ng pinakamahusay na iskedyul ng trabaho ay nangangailangan ng pagbabalanse sa mga pangangailangan ng negosyo at kagustuhan ng empleyado. Ang tamang mga uri ng iskedyul ay nagpapabuti ng produktibidad, nagdaragdag ng kasiyahan sa trabaho, at nagsisiguro ng pagsunod sa mga batas sa paggawa. Kapag tinutukoy ang perpektong iskedyul ng trabaho, isaalang-alang ang mga sumusunod na salik:

1. Mga Pangangailangan ng Negosyo

Tukuyin ang pangunahing mga pangangailangan sa operasyon ng kumpanya. Ang ilang mga industriya gaya ng healthcare at pagmamanupaktura ay nangangailangan ng 24/7 na pagbabantay, samantalang ang iba ay gumagana sa isang pamantayang iskedyul ng trabaho. Tukuyin kung ang isang fix, umiikot, o flexible na iskedyul ay angkop sa iyong modelo ng negosyo.

2. Mga Kagustuhan ng Empleyado

Ang matagumpay na iskedyul ng trabaho ay isinasaalang-alang ang mga pangangailangan ng empleyado. Ang ilang manggagawa ay mas gusto ang mga morning shift, samantalang ang iba ay mas produktibo sa gabi. Ang mga opsyon sa flexible na iskedyul, tulad ng remote work o compressed shifts, ay nakakatulong sa pag-akit at pagpapanatili ng talento. Ang pagkolekta ng puna ng empleyado ay nagsisiguro ng mas mataas na kasiyahan sa trabaho.

3. Mga Pangangailangan ng Kustomer at Serbisyo

Ang mga negosyo sa retail, hospitality, at healthcare ay dapat iayon ang mga iskedyul ng mga empleyado sa mga panahon ng mataas na demand. Kung ang daloy ng kustomer ay pinakamataas sa mga katapusan ng linggo, ang pag-iskedyul ng mga shift sa katapusan ng linggo ay nagsisiguro ng pinakamainam na serbisyo. Ang pagsusuri sa mga nakaraang oras ng iskedyul ng trabaho ay nakakatulong sa pagtantiya ng mga pangangailangan sa tauhan.

4. Pagsunod sa mga Batas sa Paggawa

Ang bawat iskedyul ng trabaho para sa mga empleyado ay dapat sumunod sa mga regulasyon sa paggawa, kabilang ang bayad sa obertaym, mga panahon ng pahinga, at mga limitasyon sa oras ng trabaho. Ang ilang mga hurisdiksyon ay naglilimita sa mga overnight na shift o nagpapatupad ng tiyak na mga panahon ng pahinga. Ang hindi pagsunod sa mga batas na ito ay maaaring magdulot ng mga multa at di-kasiyahan ng empleyado.

5. Kalidad ng Pagtaas at Paglago sa Hinaharap

Ang isang maayos na idinisenyo na iskedyul ng trabaho ay dapat maka-akomoda ng pagpapalawak ng negosyo. Habang lumalaki ang mga kumpanya, tumataas ang kasalimuotan ng iskedyul. Ang paggamit ng software ng pamamahala ng gawain tulad ng Shifton ay nagpapasimple ng pag-iiskedyul para sa mas malalaking koponan, nag-aautomat ng mga asignatura ng shift at binabawasan ang mga alitan.

Ang pagpili ng pinakamahusay na iskedyul ng trabaho ay nangangailangan ng pagsusuri sa mga layunin ng kumpanya, kagalingan ng empleyado, at mga legal na kinakailangan. Ang pagpapatupad ng tamang mga uri ng iskedyul ng trabaho ay nagpapaganda ng kahusayan habang pinapanatili ang isang malusog na kapaligiran sa trabaho.

Paano Pasimplihin ang mga Iskedyul ng Trabaho gamit ang Shifton

Ang pamamahala ng mga uri ng iskedyul ng trabaho nang manu-mano ay maaaring magtagal at may posibilidad ng pagkakamali, na nagreresulta sa mga alitang iskedyul, kakulangan ng tauhan, at hindi kasiyahan ng empleyado. Ang Shifton, isang advanced na software ng pamamahala ng gawain, ay nagpapasimple ng buong proseso, na nagsisiguro ng tuloy-tuloy na pagpaplano ng shift at pamamahala ng lakas ng paggawa.

Pangunahing Benepisyo ng Paggamit ng Shifton para sa Pag-iiskedyul ng Trabaho

• Awtomatikong Pagpaplano ng Shift – Itinalaga ng Shifton ang mga shift batay sa pagkakaroon ng empleyado, kasanayan, at pangangailangan ng negosyo, na inaalis ang abala ng manu-manong pag-iiskedyul.
• Real-Time na Pag-aayos – Mga pagbabago sa huling minuto? Nagbibigay-daan ang Shifton ng mabilis na pagbabago, na nagsisiguro ng buong coverage ng iskedyul nang walang pagka-antala.
• Self-Scheduling ng Empleyado – Ang mga manggagawa ay maaaring magpalit ng shift, mag-request ng day off, at pamahalaan ang kanilang sariling availability, na nagpapabawas sa bigat ng administrasyon.
• Pagsunod sa mga Batas sa Paggawa – Tinitiyak ng sistema na ang mga oras ng iskedyul ng trabaho ay sumusunod sa mga regulasyon sa obertaym, mga pahinga, at mga lokal na batas sa paggawa.

Paano Gumagana ang Shifton

1. Tukuyin ang mga Kinakailangan sa Shift – Itakda ang kinakailangang bilang ng empleyado para sa bawat shift at sabihin ang anumang nakabase sa kasanayan na mga asignatura.
2. Input sa Availability ng Empleyado – Ina-input ng mga empleyado ang kanilang gustong mga shift at mga request sa time-off.
3. Awtomatikong Pag-iiskedyul – Gumagawa ang sistema ng na-optimize na iskedyul ng trabaho para sa mga empleyado, na nagbabalanse ng pag-load ng trabaho at nagsisiguro ng patas na pagbabahagi.
4. Instant na Notipikasyon – Tumatanggap ng mga real-time na update ang mga empleyado tungkol sa kanilang iskedyul ng oras ng trabaho, pagpapalit ng shift, o mga pagbabago sa iskedyul.
5. Subaybayan ang Pagganap – Maaaring suriin ng mga tagapamahala ang mga iskedyul ng empleyado, subaybayan ang pagdalo, at tukuyin ang mga kakulangan sa iskedyul.

Tinutulungan ng Shifton ang mga negosyo ng lahat ng laki na mapataas ang kahusayan ng iskedyul ng trabaho, bawasan ang administratibong pasanin, at pagbutihin ang pangkalahatang kahusayan ng manggagawa. Kung pamamahala sa 9-5 na iskedyul, nagbabagong mga shift, o mga remote na iskedyul ng trabaho, nagbibigay ang Shifton ng flexible at scalable na solusyon na naayon sa pangangailangan ng industriya.

Ang paggamit ng Shifton ay tinitiyak na ang mga negosyo ay nagpapanatili ng optimized na iskedyul ng trabaho para sa mga empleyado habang miniminimize ang mga abala at pinapahusay ang kasiyahan ng empleyado.

Mahahalagang Punto

Ang pagpili ng tamang uri ng iskedyul ay mahalaga para sa kahusayan ng negosyo at kasiyahan ng mga empleyado. Narito ang mga pangunahing kaalaman mula sa gabay na ito:

• Iba’t ibang industriya ang nangangailangan ng iba’t ibang iskedyul ng trabaho – Mula sa pangkaraniwang 9-5 iskedyul hanggang sa nagbabagong mga shift, bawat negosyo ay dapat pumili ng modelong pinakaakma sa kanilang operasyonal na pangangailangan.
• Pinapabuti ng alternatibong uri ng mga shift ang flexibility – Ang mga opsyon tulad ng compressed workweeks, hybrid schedules, at flexible shifts ay tumutulong sa pagbalanse ng produktibidad sa kagalingan ng empleyado.
• Ang wastong pag-iiskedyul ay pumipigil sa burnout at nagpapabuti ng retensyon – Ang mahusay na nakaayos na iskedyul ng trabaho ay tinitiyak na ang mga empleyado ay nakakakuha ng tamang pahinga at patas na distribusyon ng shift.
• Ang teknolohiya ay nagpapadali ng pag-iiskedyul ng workforce – Ang paggamit ng mga application ng pamamahala ng gawain tulad ng Shifton ay nag-aautomat ng pagplano ng shift, binabawasan ang mga pagka-conflict sa iskedyul, at pinapahusay ang kahusayan.
• Ang pagsunod sa mga batas sa paggawa ay mahalaga – Dapat tiyakin ng mga employer na ang oras ng iskedyul ng trabaho ay umaayon sa mga patakaran sa overtime, regulasyon sa pahinga, at lokal na mga batas sa paggawa.

Sa pamamagitan ng pagpapatupad ng mga estratehikong uri ng iskedyul, maia-optimize ng mga negosyo ang kanilang operasyon, mapapataas ang pakikipag-ugnayan ng mga empleyado, at masiguro ang pangmatagalang tagumpay.

Maraming kumpanya ang gumagamit ng mga contact center bilang paraan ng pakikipag-ugnayan sa kanilang mga kliyente. Ang paraan ng paghawak ng mga operator sa mga tawag ay maaaring humantong sa pagkuha ng mga bagong customer pati na rin ang pagpapanatili ng magagandang relasyon sa mga matagal nang kliyente.

Mga hamon sa pag-iiskedyul ng call center

Sa maraming pagkakataon, ang mga call center ay nagtatrabaho sa ngalan ng mga internasyonal na kumpanya. Ang mga manager ay kumukuha ng mga operator na kailangang magtrabaho sa iba’t ibang time zone. Ito ay maaaring humantong sa kalituhan sa mga oras ng trabaho, mga shift, at distribusyon ng mga manggagawa.

Ito ay maaari, sa huli, makapinsala sa daloy ng trabaho ng call center, magdulot ng negatibong komento at mabawasang kita. Maaaring iwasan ng isang call center ang sitwasyong ito kung magpapatupad ito ng maayos na pamamahala sa iskedyul ng trabaho. Sa kasalukuyan, may ilang uri ng mga timetable ng manggagawa:

Soviet

Ang ganitong uri ng iskedyul ng trabaho ay mas angkop para sa mga call center na nagtatrabaho para sa mga lokal na merkado. Ang mga empleyado ay may 8-oras na shift at 1-oras na lunch break. Hindi makakapili ang mga operator sa oras ng kanilang pahinga. Ang lunch break ay maaari lamang makuha matapos ang 4 na oras ng shift. Sa pangkalahatan, ang ganitong uri ng timetable ay may dalawang shift lamang: mula 8 AM hanggang 4 PM at mula 4 PM hanggang 12 AM.

American

Ang senaryong ito ay nag-aalok din ng 8-oras na shift. Ang “American” na uri ay hindi pinapayagan ang pagbabago sa oras ng pagsisimula ng shift. Hindi nito pinapahintulutan ang mga operator na pumili ng pinakasukat na oras. Isinasaalang-alang ito, ang senaryo ay pinahihintulutan ang mag-break sa anumang oras ng araw ng trabaho, pati na rin ang humiling ng pahinga.

British

Ang uri ng iskedyul na British ay itinuturing na pinakamabisa sa organisasyon ng manggagawa sa mga call center. Hindi lang nito pinababa ang mga gastusin, ngunit pinapabuti rin ang performance ng mga empleyado. Ang ganitong iskedyul ay nag-aalok ng 4/8 na oras na shift. Ang mga empleyado ay maaaring pumili kung kailan sisimulan ang kanilang shift at maaari nilang kunin ang kanilang lunch break anumang oras sa loob ng oras ng trabaho.

Ang mga call center na lumilipat sa modelong “British” ng pamamahala ng oras ng trabaho ay makikita ang magandang pagpapabuti sa performance at pananaw ng kanilang mga manggagawa. Bilang resulta, nararamdaman ng mga kliyente na nakikipag-usap sila sa mga propesyonal at nakakatanggap ng mataas na antas ng serbisyo sa customer.

Mga kasangkapan sa iskedyul

Ang paggamit ng mga simpleng solusyon, tulad ng Microsoft Excel, ay hindi sapat para gumawa ng mga iskedyul ng iba’t ibang tagal at may iba’t ibang bilang ng mga operator. Hindi sila maaaring gamitin upang magplano ng mga iskedyul at subaybayan ang mga pahinga. Ang mga kasangkapan sa pamamahala ng manggagawa ay nagbibigay-daan upang lumikha ng perpektong iskedyul.

Ang serbisyong Shifton ay perpektong solusyon para mag-set up ng “British” na iskedyul para sa isang call center. Ang serbisyong ito ay nagpapahintulot upang magtakda ng oras ng pagsisimula ng shift, pinahihintulutan ang pagkuha ng pahinga at bakasyon, sinusuportahan ang flexible na lunch break. Nagsasagawa ito na pumili ng iskedyul para sa anumang uri ng staff.

Ang lahat ng kumpanya ay naghahanap ng abot-kaya at madaling gamitin na mga kasangkapan na nagpapabuti sa pagganap ng empleyado at bilang ng audience, habang hindi kumakain ng sobrang oras mula sa departamento ng pamamahala. Nakabuo kami ng isang hanay ng mga kasangkapan na madaling matutunan at magliligtas ng maraming oras para sa inyong kumpanya.

Mga Solusyon sa Social Media Marketing para sa Pagkilala ng Negosyo

1. Buffer

   Napakasimple ng pamamaraan ng Buffer sa SMM. Pinahihintulutan nito ang pagsasaayos ng pag-publish ng post sa iba’t ibang mga platform. Ito ay nagiging pampubliko nang awtomatiko, nang walang direktang pakikibahagi ng sinuman. Sinusuportahan ng Buffer ang lahat ng pangunahing mga social media platform at nag-aalok ng analitika na makakatulong sa pagpapabuti ng abot ng mga post at pakikipag-ugnayan ng gumagamit.

2. CoSchedule

   Ang CoSchedule ay isang marketing calendar at isang social media calendar na pinagsama sa isang platform. Direktang nai-integrate ang serbisyo sa Evernote at Headline Analyzer, pati na rin ang karamihan ng mga social media platform (Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin, Tumblr, Google+, at iba pa). Ito ay idinisenyo upang pamahalaan ang lahat ng post, kabilang ang mga blog post, mula sa isang solong dashboard.

3. Hootsuite

   Ang Hootsuite ay isa sa pinakalumang mga platform ng SMM dahil ito ay aktibo mula pa noong 2008. Pinapayagan nitong ischedule ang mga post sa Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Google+ at YouTube. Sa Hootsuite, maaari mong malaman kung paano natatanggap online ang iyong kumpanya o brand. Bukod pa rito, ang platform ay nag-aalok ng post analytics.

4. Schedugram

   Ang Schedugram ay isa sa mga madalas na ginagamit na scheduler sa Instagram. Ang mga negosyong nakatuon sa platform na ito ay makikita na simple ang interface ng serbisyo, pinapayagan ang pag-upload at pag-edit ng mga larawan. Maaari itong i-post sa ibang oras kung kinakailangan. Halimbawa, makakagawa ka ng 10 larawan at pumili ng oras at petsa kung kailan ang bawat isa sa mga ito ay magiging available para sa mga subscriber.

Mga Survey

1. GetFeedback

   Ang GetFeedback ay isang online survey service na nagpapahintulot sa mga kumpanya na sukatin ang kasiyahan ng mga kostumer at mapabuti ang kanilang karanasan. Ang platform ay nag-aalok ng personalization ng survey, kasama ang pagdaragdag ng mga logo ng brand, mga font, at mga kulay.

2. QuestionPro

   Ang QuestionPro ay nagpapahintulot sa mga gumagamit na makagawa ng iba’t ibang uri ng mga poll at survey. Maaari silang i-upload mula sa isang Microsoft Word document, gawin nang manu-mano o kopyahin mula sa umiiral na mga propesyonal na template. Ang mga survey ay maaaring ipadala sa pamamagitan ng email, naka-embed sa isang website, o ipakita sa isang pop-up na window.

3. SurveyGizmo

   Nag-aalok ang SurveyGizmo ng higit sa 40 uri ng mga tanong, mga tema ng survey na inangkop para sa parehong desktop at mobile na device. Ang serbisyo ay may maraming pre-built na tema na mapagpipilian, pati na rin isang theme builder. Dahil ang platform ay multilingual, ang parehong mga survey at poll ay maaaring ilabas sa iba’t ibang mga bansa. Wala ring limitasyon sa bilang ng mga tanong at tugon na maaaring magkaroon ang isang survey.

4. SurveyMonkey

   Ang SurveyMonkey ay nagpapahintulot sa mga kumpanya na mas maintindihan ang kanilang base ng kliyente at makakuha ng feedback mula sa mga empleyado. Maaari ring gamitin ang SurveyMonkey para sa pagsasagawa ng pananaliksik sa merkado upang manatiling nangunguna sa laro. Ang platform ay nag-aalok ng libreng mga survey na may maraming setting. Maaari silang ipadala sa pamamagitan ng email, ipost sa social media, sa mga website at iba pang platform.

Pamamahala ng Kawani

1. 15Five

   Ang 15Five platform ay nagpapahintulot na subaybayan ang pagganap ng empleyado. Maaaring malaman ng mga employer ang mga naabot ng koponan, tugunan ang mga isyu bago ito maging problema, at makakuha ng impormasyon sa mga ideya na maaaring mayroon ang mga empleyado. Ang serbisyo ay hawig sa isang social network para sa pamamahala ng workforce.

2. Aventr

   Ang Aventr ay dinisenyo upang maimpluwensiyahan ang pagganap ng empleyado sa pamamagitan ng pagpapabuti ng pakikipag-ugnayan at kolaborasyon ng koponan. Maaaring magpadala ng mga regalo at positibong feedback ang mga employer sa mga manggagawa. Pinapayagan ng Aventr ang pagbahagi ng mga ideya at sumusukat sa kung gaano mo napabuti ang pagganap ng empleyado.

3. Basecamp

   Ang Basecamp ay isang premium, madaling gamitin na serbisyo ng pag-iiskedyul ng empleyado. Maaaring i-grupo ng mga manager ang mga empleyado batay sa kanilang mga tungkulin sa kumpanya at bigyan sila ng mga proyekto na gagawin. Ang platform ay may mga built-in na notipikasyon, chat room, board ng assignment, at awtomatikong pag-check-in. Ang lahat ng mga tampok na ito ay nakakatulong na subaybayan kung ano ang nangyayari sa buong kumpanya.

4. Shifton

   Nag-aalok ang Shifton ng komprehensibong hanay ng mga kasangkapan para sa pamamahala ng kumpanya, proyekto, at iskedyul ng trabaho. Pinapayagan nitong gumawa ng iba’t ibang uri ng mga iskedyul ng trabaho para sa isang kawani ng anumang laki. Maaaring ipahayag ng mga empleyado ang kanilang nais na mga oras ng trabaho, humingi ng pahinga, o makipagpalit ng mga shift sa isa’t isa.

Umaasa kami na ang mga kasangkapan na ito ay makakatulong sa iyo na makatipid ng oras sa pamamahala ng koponan at pagtataguyod ng pagkilala ng brand.

Ang oras ay isa sa pinakamahalagang mapagkukunan ng isang maliit na may-ari ng kumpanya. Mayroong ilang mga bagay na nakakatulong makatipid ng oras.

Mabisang tip sa pamamahala ng oras #1 — Ilarawan ang iyong karaniwang araw

Kumuha ng piraso ng papel at ilarawan ang iyong karaniwang araw mula umaga hanggang gabi. Dapat hatiin sa minuto ang iyong oras ng pananghalian, tawag sa telepono, biyahe, atbp. Dapat mo ring kalkulahin ang kabuuang oras na ginugol sa buong araw.

Dapat ilarawan ng listahan ang iyong karaniwang araw. Huwag subukang baguhin ang iyong mga plano upang magmukhang mas maayos sa papel. Agad mong matutukoy ang mga oras na nasasayang. Pansinin ang oras na ginugugol mo sa tawag sa telepono, mga pahinga, mga ginagawa, at iba pang gawain na hindi nauugnay sa trabaho.

Huwag hayaang baguhin ng mga bagong pagkakataon ang iyong landas

Minsan ang mga may-ari ng maliit na negosyo ay nagiging pabigla-bigla sa oras na may bagong ideya o alok sa negosyo. Inaantala nito sila mula sa kanilang plano at maaaring humantong sa bunton ng mga proyekto na hindi matatapos kailanman. Dapat mong bigyang-pansin lamang ang mga pinakamakabuluhang ideya at alok.

Huwag ipagkatiwala ang iyong gawain nang walang tamang pagsasanay

Upang magpatakbo ng matagumpay na negosyo, mahalaga na ipamahagi ang bahagi ng iyong mga tungkulin sa ibang tao. Dapat tiyakin ng may-ari ng negosyo na ang taong magdadala ng bahagi ng bigat ay maayos na nasanay. Ang isang tao ay dapat lubos na may kamalayan sa kanilang mga pananagutan.

Halimbawa, kung pagmamay-ari mo ang isang maliit na panaderya at nakahanap ka ng isang tao na papalit sa iyo bilang punong panadero, kailangan mong turuan siya tungkol sa mga pamamaraan ng paggawa ng tinapay sa iyong negosyo, tiyakin na siya ay kwalipikado at pumasa sa probation.

Sundin ang 80/20 na tuntunin

Ang 80/20 na tuntunin o ang prinsipyo ng Pareto ay nagsasaad na 80% ng tagumpay ay nagmumula sa 20% ng pagsisikap. Halimbawa, 20% lamang ng mga kliyente ang nagdadala ng 80% ng kita ng karamihan sa mga kumpanya. Ang tuntuning ito ay maaaring mailapat sa pamamahala ng oras.

Bilangin ang lahat ng iyong pang-araw-araw na nagawa na nagkaroon ng positibong epekto sa iyong negosyo. Maaaring magbago-bago ang mga numero ngunit isang maliit na porsyento lamang ang makikinabang sa iyong kumpanya. Ang sikreto ay manatiling nakatuon sa kanila.

Ang pagpapatakbo ng negosyo ay nangangailangan ng maraming tungkulin, ngunit ang pagtatangkang gawin ang lahat nang mag-isa ay nagreresulta sa pagkaubos ng lakas at hindi pagiging epektibo. Ang pag-aaral kung paano magtalaga ng mga gawain nang epektibo ay malaking pagbabago para sa mga may-ari ng negosyo, na nagbibigay-daan sa kanila na magtuon sa estratehiya at paglago sa halip na malito sa pang-araw-araw na operasyon. Ang epektibong pagtatalaga ay nagpapataas ng produktibidad, nagpapasigla sa pakikipagtulungan ng empleyado, at tinitiyak na ang mga gawain ay natapos ng tamang tao. Sa gabay na ito, tatalakayin natin kung ano ang pagtatalaga, bakit ito mahalaga, at kung paano epektibong magtalaga ng gawain sa mga empleyado. Bukod pa rito, ilalarawan natin ang 18 mahahalagang gawain na dapat mong simulan sa pag-outsource ngayon.

Ano ang Pagtatalaga, at Bakit Ito Mahalaga?

Ang pagtatalaga ay ang proseso ng pag-assign ng mga gawain sa iba habang nananatiling responsable para sa resulta. Pinapayagan nito ang mga may-ari ng negosyo at mga manager na ipamahagi ang mga gawain nang epektibo, tinitiyak na ang oras at mga kasanayan ay nagagamit nang husto. Kung walang pagtatalaga, posibleng maging micromanagement ang mga lider, na pumipigil sa paglago ng empleyado at naglilimita sa kakayahang palaguin ang negosyo.

Kapag epektibo kang nagtalaga ng mga gawain, lumilikha ka ng isang kapaligiran kung saan ang mga empleyado ay may-ari ng kanilang trabaho, na nagpapabuti ng produktibidad at morale. Ang tamang estratehiya sa pagtatalaga ay nagdadala ng mas maayos na operasyon at nagbibigay-daan sa mga lider na magtuon sa mga desisyon sa mas mataas na antas.

Italaga ang Tamang Gawain sa Tamang Tao

Ang pagtatalaga ay hindi lamang tungkol sa pag-aalis ng trabaho — ito ay tungkol sa pagpili ng tamang gawain para sa tamang tao. Isaalang-alang ang lakas, karanasan, at gawain ng bawat empleyado bago magtalaga. Kung ang isang gawain ay nangangailangan ng pagkamalikhain, i-assign ito sa miyembro ng team na may matibay na kakayahan sa paglutas ng problema. Para sa detalye-oriented na gawain, pumili ng masusing tao. Ang pagtutugma ng mga gawain sa tamang mga tao ay nagsisiguro ng kahusayan at kalidad.

Bakit May Ilang Tao na “Hindi Maaaring” Magtalaga

Maraming may-ari ng negosyo ang nahihirapan sa pagtatalaga dahil sa karaniwang mga maling akala at takot, tulad ng:

• Naniniwala na “mas mabilis kung gagawin ko ito mag-isa”
• Takot mawalan ng kontrol sa kalidad
• Kakulangan ng tiwala sa kakayahan ng mga empleyado
• Hindi malinaw na mga tagubilin na nagreresulta sa hindi magandang resulta

Gayunpaman, ang mga isyung ito ay maaaring mapagtagumpayan sa pamamagitan ng pagpapabuti ng mga kakayahan sa pagtatalaga, pagtatakda ng malinaw na inaasahan, at paggamit ng task management software upang gawing mas maayos ang workflows.

Bakit Mahalaga ang Pagtatalaga

Ang pagkabigo sa pagtatalaga ay humahantong sa stress, napalampas na mga pagkakataon, at hindi pagiging epektibo. Ang pagtatalaga ay nagpapahintulot sa mga lider na:

• Magtuon sa estratehikong paglago sa halip na sa mga regular na gawain
• Bigyan ng kapangyarihan ang mga empleyado sa pamamagitan ng pagbibigay sa kanila ng responsibilidad
• Pagbutihin ang time management at produktibidad
• I-scale ang mga operasyon nang epektibo nang hindi nauubos

Sa pamamagitan ng pagtanggap sa pagtatalaga, ang mga negosyo ay maaaring mas maging maayos, mas agile, at makamit ang sustainable na paglago.

Paano Magtalaga: Paghuhusay ng Iyong Kasanayan sa 9 na Tip Para sa Mga Manager

Sa pamamagitan ng paggamit ng mga estratehiyang ito, maaring epektibong magtalaga ng mga gawain ang mga manager, na nagreresulta sa mas produktibong workforce at mas may init na pakikilahok.

Paano Magtalaga nang Epektibo sa Limitadong Budget

Maraming maliliit na negosyo o startups ang nag-aatubili na magtalaga dahil sa mga alalahanin sa gastos. Gayunpaman, ang pag-outsource sa mga freelancers, paggamit ng task management applications, o pag-leverage ng automation ay maaaring maging epektibo sa gastos na paraan upang magtalaga nang hindi sumisira sa badyet.

18 Mga Gawain na Dapat Mong Italaga

Ang pagtatalaga ng mga gawain ay hindi lamang tungkol sa pag-ligtas ng oras — ito ay tungkol sa pag-optimize ng kahusayan, pagtitiyak ng mataas na kalidad na trabaho, at pagbibigay-daan sa iyong team na lumago. Narito ang 18 mahahalagang gawain na dapat isaalang-alang ng bawat may-ari ng negosyo na i-outsource.

1. Pang-araw-araw na Pamamahala ng Oras

Ang iyong oras ay isa sa iyong pinakamahalagang assets. Gayunpaman, ang pamamahala ng iyong pang-araw-araw na iskedyul — pag-check ng mga appointment, pagtatakda ng mga paalala, at pag-prioritize ng mga gawain — ay maaaring maging matrabaho. Isang virtual assistant (VA) o personal assistant ang maaaring kumuha ng responsibilidad na ito, na tinitiyak na mananatili kang nasa tamang gawain sa mga pulong, deadlines, at mga commitments.

Bakit Ito Itatalaga?

• Tinatanggal ang oras na nasayang sa pag-iskedyul at reiskedyul.
• Tinitiyak na magtuon ka sa mga high-impact na aktibidad.
• Binabawasan ang stress at pagkapagod sa paggawa ng desisyon.

2. Organisasyon ng Email at Pagsusuri

Ang karaniwang propesyonal ay gumugugol ng 28% ng kanilang workweek sa pagbabasa at pagtugon sa mga email. Ang isang VA ay maaaring magsala ng mahalagang mga email, tumugon sa mga karaniwang mga katanungan, at ayusin ang iyong inbox upang matiyak na ang mga agarang usapin ay agad na nadadala sa pokus.

Bakit Ito Itatalaga?

• Iwasan ang sobrang dami ng mga email sa inbox.
• Nagtitipid sa oras bawat linggo.
• Pinapabuti ang oras ng pagtugon para sa mahahalagang komunikasyon.

3. Mga Kahilingan sa Pagsasa-iskedyul

Ang pag-koordinasyon ng mga pagpupulong, pagtatalaga ng mga appointment, at pag-aahanay ng mga iskedyul sa maraming stakeholders ay maaaring nakaka-stress. Ang isang scheduling assistant o automated booking system ay maaaring maghawak ng mga gawaing ito para sa iyo.

Bakit Ito Itatalaga?

• Iwasan ang dobleng pag-book at mga hindi pagkakatugma sa iskedyul.
• Nagtitipid ng oras sa pag-email ng pabalik-balik.
• Tinitiyak ang pinahusay na iskedyul base sa mga prayoridad.

4. Pamamahala ng Gastos

Ang pagsubaybay sa mga gastusin ng negosyo, mga resibo, reimbursement, at buwanang budget ay maaaring kumplikado at nakakaubos ng oras. Ang pag-outsource nito sa isang assistant o ang paggamit ng mga application sa pamamahala ng gawain na awtomatikong sumusubaybay sa pinansyal ay makakagawa ng proseso na madali lang.

Bakit Ito Itatalaga?

• Tinutulungan i-organisa ang pananalapi at handa na para sa pag-audit.
• Pinapababa ang pagkakamali sa pag-uulat ng gastos.
• Nagtitipid ng mahalagang oras sa pagsubaybay at pagkakasundo ng mga transaksyon.

5. Pamamahala ng CRM

Ang mga CRM tool ay mahalaga para sa pagsubaybay sa mga lead, interaksiyon, at follow-ups. Gayunpaman, ang manwal na pag-update ng mga rekord at pagsusuri ng interaksiyon ng kliyente ay nakakapagod. Ang isang espesyalista sa CRM o assistant ay maaaring mag-asikaso nito para sa iyo.

Bakit Ito Itatalaga?

• Tinitiyak ang mas magandang pakikipag-ugnayan at pagpapanatili ng kliyente.
• Awtomatiko ang follow-ups at pagsubaybay sa mga lead.
• Tinuturuan ang mga rekord ng kliyente na tumpak at napapanahon.

6. Pamamahala ng Social Media

Ang isang malakas na presensya sa social media ay mahalaga para sa kamalayan ng tatak, ngunit ang palagiang pagpo-post, pakikipag-engage sa mga tagasunod, at pagsubaybay sa analytics ay maaaring nakaka-overwhelm. Ang isang social media manager ay maaaring humawak sa paggawa ng nilalaman, pagpaplano ng iskedyul, at pakikipag-engage.

Bakit Ito Itatalaga?

• Inaalagaan ang konsistent na pagpo-post at pakikipag-ugnayan sa audience.
• Pinapataas ang kamalayan at abot ng tatak.
• Nagbibigay-daan sa mga may-ari ng negosyo na tumutok sa estratehiya sa halip na sa pagpapaganap.

7. Pag-order ng Supply

Ang muling pag-stock ng mga gamit sa opisina, pamamahala ng relasyon sa mga nagtitinda, at pagtiyak na dumating ang mga materyales sa oras ay mga kritikal na gawain na madaling ma-outsource sa isang manager ng opisina o administrative assistant.

Bakit Ito Itatalaga?

• Naiiwasan ang kakulangan ng stock.
• Nagtitipid ng oras sa koordinasyon ng mga order.
• Tinitiyak ang matipid na pagbili.

8. Pangkalahatang Pananaliksik

Mula sa mga trend sa merkado hanggang sa pagsusuri sa kakompetensya, ang pananaliksik ay may mahalagang bahagi sa pagdedesisyon. Gayunpaman, ang paghuhukay sa walang katapusang ulat at data ay nakakapagod. Ang isang research assistant ang maaaring magbigay ng mga buod na pananaw sa iyo.

Bakit Ito Itatalaga?

• Nakakatulong magdesisyon sa negosyo ng may kaalaman.
• Nagtitipid ng oras sa pagkolekta at pagsusuri ng data.
• Nagbibigay ng agarang pananaw nang walang manwal na pagsisikap.

9. Pamamahala ng Paglalakbay

Ang pagpaplano ng biyahe para sa negosyo, pag-book ng mga flight, pag-aayos ng mga tirahan, at pamamahala ng itineraryo ay lumalamon ng mahalagang oras. Ang isang travel assistant ay makakagawa ng lahat ng mga logistik para sa iyo.

Bakit Ito Itatalaga?

• Nagtitipid ng oras sa pananaliksik at pagrereserba.
• Tinitiyak na walang abala sa mga arrangement ng paglalakbay.
• Naiiwasan ang mga problema sa mga flight at hotel sa huling minuto.

10. Pagbili ng Regalo

Ang mga corporate gifts para sa mga kliyente, mga regalo ng pagpapahalaga sa empleyado, o mga giveaways tuwing holiday ay nangangailangan ng pag-iisip at oras. Ang pag-delegate sa gawaing ito sa isang assistant ay tinitiyak ang maayos na pagbibigay ng regalo nang walang dagdag na stress.

Bakit Ito Itatalaga?

• Nagsa-save ng oras sa paghahanap ng tamang regalo.
• Tinitiyak ang napapanahong pagpadala.
• Pinapalakas ang relasyon sa kliyente at empleyado.

11. Pagbabayad ng Buwis

Ang manu-manong paghawak ng mga pagbabayad sa vendor, mga bill ng utility, at pag-renew ng subscription ay isang nakakapagod at may panganib sa pagkakamali na gawain. Pagkakaroon ng isang assistant o paggamit ng mga application sa pamamahala ng gawain para sa awtomatikong pagbabayad ng bill ay maaaring ayusin ang proseso.

Bakit Ito Itatalaga?

• Pinipigilan ang late fees at nawalang bayad.
• Nagtitipid ng oras sa pag-track at pamamahala ng mga invoice.
• Tinitiyak ang organisasyon ng pananalapi.

12. Pagbokkeep at Pag-i-invoice

Mahalaga ang tumpak na mga rekord sa pananalapi para sa tagumpay ng negosyo, ngunit ang bookkeeping at invoicing ay maaaring maging kumplikado at matagal. Maaaring tiyakin ng isang propesyonal na tagapag-ingat ng mga libro na lahat ng transaksyon ay naitala nang tama.

Bakit Ito Itatalaga?

• Tinitiyak ang pagsunod at katumpakan.
• Binabawasan ang mga pagkakamali sa ulat ng pananalapi.
• Nagliligtas ng oras sa pagbabalanse ng mga account.

13. Paglikha ng Nilalaman

Mula sa mga post sa blog hanggang sa mga newsletter, ang content marketing ay mahalaga para sa paglago ng negosyo. Maaaring lumikha ang isang freelance writer o marketing team ng de-kalidad na nilalaman na naaayon sa boses ng iyong brand.

Bakit Ito Itatalaga?

• Tinitiyak ang propesyonal at nakakaengganyong nilalaman.
• Nagliligtas ng oras sa pagsusulat at pag-edit.
• Pina-aangat ang SEO at online visibility.

14. Trabaho sa Disenyo

Napakahalaga ng graphic design para sa pagba-brand, social media, at mga materyales sa marketing. Sa halip na gumugol ng oras sa paggawa ng mga biswal, i-outsource ito sa isang propesyonal na designer.

Bakit Ito Itatalaga?

• Tinitiyak ang de-kalidad at kaakit-akit na mga disenyo.
• Nagliligtas ng oras sa pag-edit at rebisyon.
• Pinalalakas ang pagkakakilanlan ng brand.

15. Pamamahala ng Website

Ang isang website ay nangangailangan ng regular na mga update, maintenance, at optimization. Ang pagkuha ng isang web developer o IT specialist ay tinitiyak na ang iyong website ay mananatiling functional at ligtas.

Bakit Ito Itatalaga?

• Nag-iwas sa downtime at mga teknikal na isyu.
• Tinitiyak ang mabilis na pag-load at user-friendly na mga pahina ng web.
• Nagliligtas ng oras sa pag-troubleshoot ng mga error sa website.

16. Pamamahala ng Kalendaryo

Ang pagtatala ng mga deadline, pagpupulong, at mga kaganapan ay maaaring maging napakalaki. Maaaring pamahalaan ng isang VA ang iyong kalendaryo, magtakda ng mga paalala, at muling ischedule ang mga appointment kung kinakailangan.

Bakit Ito Itatalaga?

• Tinitiyak ang na-optimize na pag-schedule.
• Nagliligtas ng oras sa pamamahala ng mga appointment.
• Binabawasan ang stress mula sa nag-overlap na mga pagpupulong.

17. Pagpasok ng Datos at Pag-file

Ang pag-input ng data, pag-update ng mga record, at pag-oorganisa ng mga file ay mga paulit-ulit ngunit mahalagang gawain. Maaaring hawakan ng isang dedikadong katulong ang mga gawaing ito nang mahusay.

Bakit Ito Itatalaga?

• Nag-iwas sa mga pagkakamali sa pamamahala ng datos.
• Nagliligtas ng oras mula sa manual na trabaho.
• Panatilihing nakaayos at ma-access ang mga record.

18. Panloob na Dokumentasyon

Mula sa mga manwal ng proseso hanggang sa mga gabay sa onboarding, ang panloob na dokumentasyon ay mahalaga para sa kahusayan. Maaaring lumikha at magpanatili ng mga espesyalista sa dokumentasyon ng mga mapagkukunan na ito para sa iyo.

Bakit Ito Itatalaga?

• Pinadali ang pagsasanay at operasyon ng empleyado.
• Tinitiyak ang pagkakapare-pareho sa mga workflow.
• Nagliligtas ng oras mula sa paulit-ulit na pagpapaliwanag ng mga proseso.

Sa pamamagitan ng pag-delegate ng mga gawaing ito, ang mga may-ari ng negosyo ay makakapokus sa estratehikong paglago habang tinitiyak na ang mahahalagang operasyon ay tumatakbo nang maayos. Maging ito man ay outsourcing sa mga propesyonal o paggamit ng task management software, ang paghahati ng mga responsibilidad na ito ay magpapataas ng kahusayan, productivity, at tagumpay ng negosyo.

Paano Makatutulong ang Shifton sa Pag-delegate at Pamamahala ng Gawain

Ang Shifton ay isang makapangyarihang task management software na idinisenyo upang gawing simple ang pag-delegate at i-optimize ang mga workflow. Sa mga tampok tulad ng automated scheduling, pagtunton sa gawain ng empleyado, at seamless na mga tool sa komunikasyon, tinitiyak ng Shifton na ang mga negosyo ay makakapag-delegate ng mga gawain nang epektibo habang pinapanatili ang buong visibility. Kung kailangan mo ng isang task management application upang i-streamline ang mga operasyon o task management apps upang mapabuti ang productivity ng koponan, ang Shifton ay nagbibigay ng flexible na solusyon.

Sa pamamagitan ng paggamit ng Shifton, ang mga may-ari ng negosyo ay makakapag-delegate ng mga gawain nang epektibo nang hindi nababahala tungkol sa mga nahuling deadline o gaps sa komunikasyon. Pasimplehin ang iyong workflow at pagandahin ang productivity gamit ang mga tampok ng software task management ng Shifton ngayon!

Ang pagbibigay-mastery sa kung paano epektibong idelegate ang mga gawain ay mahalaga para sa paglago ng negosyo. Sa pamamagitan ng pag-outsource ng tamang mga gawain at paggamit ng tamang task management software, maaari mong ituon ang pansin sa pagtahak ng iyong negosyo habang tinitiyak na kahusayan.

Simulan ang pag-delegate ngayon at panoorin ang paglago ng iyong negosyo!

Laging abala ang mga modernong tao. Kailangan nating laging tapusin ang mga gawain sa trabaho, bayaran ang mga bayarin, bumili ng pagkain at bumisita sa doktor paminsan-minsan. Dahil dito, madalas tayong kailangang magpalit-palit ng gawain. Halimbawa, magpadala ng mga email sa mga kasosyo sa negosyo, makipag-usap sa telepono sa mga bagong kliyente o magplano ng bakasyon. Ang ganitong uri ng stress ay hindi problema para sa mga taong may kakayahang mag-multitask.

Ang paghahalo ng offline at online ay nakakasagabal sa iyong kakayahang mag-multitask

Una, kailangan mong lumikha ng dalawang listahan. Isulat ang lahat ng bagay na maaaring magawa offline sa unang listahan. Ang pangalawang katalogo ay para lamang sa mga gawain na nangangailangan ng koneksyon sa Internet. Mag-online lamang kapag kinakailangan. Halimbawa, maaari kang magsulat ng text ng email kahit walang koneksyon, habang kinakailangan ang Internet access para sa mga negosasyon sa negosyo sa pamamagitan ng Skype. Sa ganitong paraan, mas mabawasan ang pagka-distract at mas epektibo ka sa multitasking.

Subaybayan ang lahat ng bagay

Hindi makatulog dahil sa mga hindi natapos na gawain? Gumawa ng listahan ng hindi pa natatapos na gawain at itabi malapit sa iyo. Subukan mong ilarawan nang maayos ang iyong mga gawain. Kung hindi, mahihirapan kang tapusin ang mga ito. Hindi mahalaga kung gaano karami ang mga item sa listahan: 100 o 1000.

I-update ito sa dulo ng araw ng trabaho. Pinapayo rin naming gumawa ng mga katalogo para sa iba’t ibang uri ng gawain. Halimbawa, para sa mga gawain na may kinalaman sa marketing o mga groceries.

Susunod, piliin ang mga gawain na may pinakamataas na antas ng prioridad. Piliin ang 5 kritikal na mahalagang bagay, mga gawain na maaaring i-delegate at mga bagay na maaari mong itapon. Iwanan ang mga gawaing mababa ang prioridad para bukas.

Tingnan ang listahan sa umaga at tiyakin kung kasama ang lahat ng mahalagang gawain sa araw-araw. Pagkatapos, idagdag lahat ito sa iyong kalendaryo. Suriin ang listahan sa katapusan ng linggo upang masigurado na wala kang nakalimutan.

Ibaba ang smartphone na ‘yan

Tiyakin na i-off ang mga notification sa iyong smartphone. Maaari mong silipin ang iyong Facebook at tingnan ang mga bagong tweet pag-uwi mo sa bahay. Ang lahat ng mga notification na kailangan mo ay dapat nasa computer sa iyong lugar ng trabaho. Mas makabubuti ring mag-reply sa mga email mula sa mga kaibigan sa labas ng opisina.

Ang multitasking ay nag-aanyaya ng pagbabago ng pace

Subukan ang pagtrabaho sa dalawang magkaibang proyekto sa parehong araw at magpalit-palit mula sa oras-oras. Ang pagbabago ng aktibidad ay nagbibigay daan sa pagkakaroon ng di inaasahang solusyon at malaya kang makalaya mula sa mga labis na pag-iisip. Ito ay laging mabuting paraan upang ma-distract ang sarili mula sa monotonous na trabaho.

Huwag kalimutan ang mga alituntunin na ito at sa lalong madaling panahon, magiging pangalawang kalikasan na sa iyo ang multitasking na trabaho.