Как эффективно повысить работу отделов компании

Учимся эффективно управлять проектными командами

Фото с сайта: pixabay.com

На плечах руководителей крупных компаний лежит огромная ответственность за показатели предприятия.Что неудивительно - ведь в компаниях есть множество отделов, которые работают над совместными проектами. Полноценная деятельность компании невозможна без слаженной работы каждого из ее отделов. Это сказывается на функционировании текущих и новых проектов, а также на работе сотрудников. В данном материале мы рассмотрим, как работодатель может эффективно управлять отделами компании и наладить взаимодействие между ними.

Наладьте хорошие отношения внутри отдела

Чтобы повысить эффективность работы любого отдела, важно понимать, какие люди в нем работают, и какие задачи они могут выполнять с максимальной отдачей. После того, как руководство определит навыки сотрудников, необходимо установить личные качества специалистов, которые пригодятся при выполнении рабочих задач. Например, сотрудник должен быть достаточно скрупулезным и сосредоточенным, чтобы справиться с ответственными поручениями. Для выполнения повседневной работы, допустим, для консультации клиентов по техническим вопросам, пригодятся собранные и усидчивые специалисты.

На основе этих данных можно точно определить, кому поручить ту или иную работу в отделе. Только сотрудник, понимающий, что он трудится ради общего дела и получает поощрения от руководства, может развиваться профессионально и выполнять свою работу эффективно. Кроме того, для управления отделом стоит наладить систему взаимовыручки в отделе, чтобы рабочий процесс не останавливался из-за отсутствия того или иного специалиста.

Также стоит уделить внимание нефинансовой мотивации персонала. Обязательно поощряйте сотрудников публично и не превращайте отдельных работников  в фаворитов, а других – в “козлов отпущения”. Глава компании должен стремиться к тому, чтобы в каждом отделе были хорошие и товарищеские отношения между специалистами.

Во многих отделах сотрудникам сложно работать и находить общий язык друг с другом из-за разницы в возрасте. Сотрудники более старшего возраста, как правило, придерживаются своего круга общения и неохотно просят совета или помощи у коллег. При этом молодые специалисты могут чересчур активно общаться с коллегами. Чтобы специалистам было проще сотрудничать, нужно поощрять инициативы старших сотрудников и контролировать активность их молодых коллег.

Выделите время на обсуждение рабочих задач

Повысить эффективное сотрудничество отделов помогут регулярные встречи с их руководителями. Это по-прежнему один из самых действенных инструментов для оптимизации работы предприятия. На таких встречах руководство может обсудить с начальниками отделов результаты работы, текущие проекты компании и планы на будущее. Во время таких встреч глава компании также может передать важную информацию сотрудникам отделов непосредственно через их начальников. Встречи для налаживания управления отделами можно проводить раз в месяц, что покажет готовность к открытому диалогу и обмену опытом между отделами.

Также не стоит пренебрегать встречами с рядовыми сотрудниками. На подобных собраниях можно обсудить текущие задачи, сложности с их выполнением и внесение изменений в рабочий процесс. Таким образом, рядовые сотрудники будут иметь более четкое представление о происходящем в компании и своей роли в ее работе.  Чтобы было проще собирать на совещания глав отделов и рядовых сотрудников, рекомендуется  установить единое средство связи для всей компании. Достаточно мессенджера (например, Telegram или Viber), с помощью которых намного быстрее ставить задачи и интересоваться этапами их выполнения.

Используйте онлайн-решение Shifton

Упрощению работы владельца компании с одним или несколькими отделами будет способствовать  максимальная автоматизация  этого процесса. Для этого недостаточно пользоваться решениями типа Slack или Jira. В этом руководству помогут современные сервисы, экономящие время на управление проектными командами. Онлайн-приложение Shifton – одно из таких решений.

Сервис предлагает набор инструментов для компаний с любым количеством проектов и сотрудников. Shifton позволяет собирать работников в проектные команды, следить за их рабочим временем и управлять рабочими расписаниями. Функционал  сервиса позволяет эффективную коммуникацию и управление  сотрудниками отделов даже из разных стран.

Для добавления сотрудников в систему достаточно указать их имя, фамилию, номер мобильного телефона или email. Функционал Shifton позволяет приглашать в компании неограниченное количество сотрудников. Руководство может задействовать их во всех или определенных проектах компании и наделять разными полномочиями. С помощью Shifton руководству компании не составит труда менять состав сотрудников, которые работают над проектами, переводить их из одного проекта в другой и проводить другие манипуляции.

С помощью приложения Shifton  руководители компаний могут создавать и редактировать расписания как для проектных команд, так и для отдельных их участников. При этом можно быстро вносить изменения в уже созданные графики. Например, если проект будет завершен раньше назначенного срока, расписание можно сократить до необходимой даты. В точности наоборот можно поступить (то есть, продлить сроки сдачи проекта), если сотрудники не успевают сдать работу в срок.

С помощью данных современных инструментов и правильного подбора специалистов на проектные команды можно без труда наладить работу любого отдела компании.