Как правильно расставить приоритеты в работе

Изменения рабочего плана требуют постоянной расстановки приоритетов. Это негативно сказывается на продуктивности и командном прогрессе, приводит к неграмотному планированию рабочего времени и пропущенным срокам выполнения задач. Как же не запутаться в трудовой рутине и все успевать?

Составьте список поставленных задач

Для начала нужно определиться с планами на ближайшее будущее, а именно составить список всех задач и сроков их выполнения: на день, неделю или месяц. Вместо того, чтобы полагаться на память, заведите рабочий дневник и записывайте в него поручения. Этот психологический прием подчеркивает значимость поставленных задач.

Установите приоритет заданий

После составления списка вы можете заметить, что задания похожи друг на друга. Это не удивительно, ведь большинство поручений сводятся к трем типам: единичным, повторяющимся и проектным.

• Единичные задачи

Если сегодня вам поручили единичную задачу, лучше приниматься за её выполнение на следующий день. Создайте перечень заданий и старайтесь ежедневно выполнять по несколько из них. Прежде чем определиться с работой первостепенной значимости, подумайте, насколько она важна, сколько времени уйдет на её выполнение. Основная цель - закончить задание в течение рабочего дня. Если не успели - займитесь поручением завтра. Стоит отметить, что этот метод не работает, если требуется немедленное выполнение работы.

• Повторяющиеся задачи

Не обязательно вести учет ежедневной рутины, такой как публикация статей в социальных сетях или email-рассылки. Вместе с тем, стоит создать расписание, если поручения необходимо выполнять в определенные сроки, что значительно упростит рабочий процесс.

• Проекты

Под проектами подразумевается поручение, которое требует больших усилий, чем простое задание. Уделяйте такой работе максимум времени, но не работайте над несколькими проектами одновременно. Рекомендуется составить полный список проектов, выбрать наиболее важный и безотлагательный из них. Не пытайтесь браться за следующий проект, пока не закончите предыдущий.

Расставьте приоритеты в созданном списке

Сразу откажитесь от пронумерованных или алфавитных списков. Ваша цель не просто пройти перечень от А до Я, а сосредоточиться на самых важных задачах. Что касается остальных, то их можно выполнять в произвольном порядке.

Со временем вы научитесь выполнять приоритетную работу, а не ждать, пока она станет проблемой. Придерживаясь такого порядка, вы вскоре заметите, насколько эффективным станет рабочий процесс.