Многие руководители компаний и отделов кадров время от времени допускают ошибки при составлении расписания смен сотрудников. Начальству не всегда удается назначить достаточное количество сотрудников на смены, или подыскать замену тем, кто уходит в отпуск или отсутствует на рабочем месте по другой причине. Данная проблема особенно остро ощущается на предприятиях с посменной круглосуточной работой.
Для обеспечения плавного рабочего процесса и избежания простоев необходимо рассчитать график работы с учетом множества факторов. Для упрощения этой задачи мы собрали наиболее действенные советы, которые помогут руководителям компаний любых размеров и видов деятельности.
Прежде чем создавать новый рабочий график, необходимо убедиться в том, что на каждой смене будет трудиться оптимальное количество сотрудников. На смены не рекомендуется назначать слишком много сотрудников. Если в одну смену выйдет часть штата компании, для которой не хватит рабочих мест, работодатель будет выплачивать деньги за фактически невыполненную работу.
К тому же, если работодатель рассчитывает график работы впервые, лучше предварительно ознакомиться с законодательством страны и любыми изменениями, которые касаются рабочих расписаний. К примеру, в некоторых странах запрещено назначение сотрудника сначала на ночную смену одного дня, а затем на утреннюю смену следующего дня. То же самое касается регионального трудового права.
Обязательно ознакомьтесь с правовым полем в своей сфере бизнеса, чтобы можно было учесть данные факторы при прогнозировании рабочей нагрузки и создания дальнейших расписаний смен.
Для обеспечения продуктивной работы необходимо автоматизировать взаимодействие сотрудников и работодателей. Например, сотрудники оценят возможность запросить перерыв и рассказать, когда предпочитают отработать смены, зафиксировав это, например, в предназначенном для этого файле. Использование специализированных решений значительно упростит работу менеджмента компании при создании и корректировке расписания смен.
Кроме того, сотрудники компании должны быть на связи друг с другом. Рекомендуется сделать контактную информацию общедоступной, чтобы коллеги по работе в любой момент могли выйти на связь и обсудить рабочие задачи. Например, если сотрудник не сумеет выйти в свою смену, он сможет попросить коллегу подменить его. В дальнейшем он отработает смену коллеги, а менеджерам не придется самостоятельно искать замену для отсутствующего сотрудника.
Взаимодействие с сотрудниками не должно сводиться только к обработке запросов на отпуска и больничные. Их также можно расспросить о том, когда они предпочитают работать. Например, некоторые из них лучше трудятся ночью, а другим не нравится вставать рано утром на работу.
Менеджмент компании должен быть готов к внезапным изменениям в созданных расписаниях, например, если один или несколько сотрудников по тем или иным причинам не вышли в назначенные смены. Для этого руководству компаний всегда нужно иметь под рукой список сотрудников, свободных для работы в определенный день. Это позволит быстро найти замену для отсутствующих специалистов и не нарушать рабочий процесс в компании.
На сегодняшний день для составления расписаний используется не только проверенный Microsoft Excel, но и сервисы, позволяющие создавать рабочие графики в автоматическом режиме. Выбор правильной программы для составления расписания смен значительно влияет на планирование рабочего времени сотрудников. Прежде чем выбрать одно из них, стоит искать решение, соответствующее нуждам вашей компании. Такая программа должна поддерживать взаимодействие сотрудников с менеджерам и предлагать гибкие инструменты для создания расписания смен.
Shifton - новый сервис на рынке специализированных программ, который прекрасно справляется с данной задачей и предлагает полный спектр возможностей по взаимодействию со штатом компании и ее графиками работы. С помощью данного сервиса сотрудники могут выставлять самое оптимальное время для работы, запрашивать отпуски и больничные, а также перерывы на несколько часов в день.
Функционал Shifton позволяет учитывать настройки доступного времени сотрудников при расчете графика работы. Данное решение предлагает несколько вариантов построения рабочих графиков (“Простой”, “Продвинутый”, “По доступности”). В результате работодатели получают возможность создавать разнообразные варианты расписаний: от обычной пятидневки с фиксированными рабочими часами до посменных графиков для разного количества сотрудников.
Как только будет создано расписание, которое подходит и руководству компании, и сотрудникам, его смены можно использовать в качестве шаблонов для дальнейших графиков работы. При любых изменениях в графике работы компании в эти шаблоны можно вносить соответствующие обновления. Автоматическая система оповещений позволит своевременно уведомлять сотрудников о всех изменениях в расписаниях и контролировать рабочие процессы в компании.
Воспользуйтесь Shifton сегодня и самостоятельно убедитесь в его возможностях
Советы по созданию оптимального рабочего расписания
Контроль рабочей локации - модуль для контроля мобильных сотрудников
Как эффективно повысить работу отделов компании