Toată lumea știe vechea zicală: „Oamenii nu se nasc lideri buni, ci devin”. Este acest lucru adevărat și ce trăsături de leadership trebuie să posede cineva pentru a fi un bun manager de vârf? Am încercat să răspundem la această întrebare când am scris acest articol. Poate că toți am visat să devenim lideri și mari șefi din când în când, sau chiar manageri de departament mici când eram angajați obișnuiți. Desigur, eram siguri că ne vom descurca în noua noastră poziție fără probleme, deoarece toți ne doream profund să urcăm rapid pe scara carierei. Oare s-a gândit cineva dintre noi la ce anume ne împiedică să avem o carieră în plină ascensiune? Poate că nu avem abilități mari de leadership pe care ar trebui să le aibă directorii buni și experimentați.

Nu te descuraja deja, deoarece orice trăsătură poate fi cultivată și dezvoltată. Dacă dorești ca într-o zi să ocupi poziția șefului tău, trebuie să dezvolți calități care te vor conduce spre succes. Acum vom vorbi despre trăsăturile de personalitate și caracter pe care orice bun lider al unei companii ar trebui să le aibă.

Încredere

Încrederea este, poate, una dintre cele mai valoroase trăsături de leadership care lipsită va face lucrurile dificile pentru orice persoană ce dorește să obțină un rol managerial. Orice persoană de succes își exprimă încrederea în sine și în ziua ce vine. Acest tip de persoană face rapid o impresie bună asupra oamenilor. Oamenii ascultă persoanele încrezătoare și le urmează. Este important să nu exagerăm acest lucru. Încrederea ta trebuie să fie susținută de realizările tale, cunoștințele și abilitățile tale. Nu poți avea încredere în tine dacă nu ai nimic de arătat, deoarece oamenii care cunosc situația vor vedea imediat prin frauda ta. Dacă dorești sincer o promovare, trebuie să depășești lipsa de încredere în cunoștințele și acțiunile tale, indiferent de ce. Victoria pe câmpul de luptă și în cursa de birou favorizează persoanele curajoase și încrezătoare!

Ordine

Ordinea este o altă abilitate principală de leadership pe care orice șef ideal ar trebui să o manifeste. Înainte de a forma și organiza eficient procesul de muncă al personalului, trebuie să fii capabil să îți organizezi ziua, să îți planifici programul și să folosești corect timpul zilnic. Cât de disciplinat sau nedisciplinat ești poate influența direct modul în care lucrează angajații tăi. Dacă nu ești capabil să îți planifici rutina zilnică, nu vei putea să gestionezi un întreg personal. A avea o natură organizată este una dintre cele mai mari abilități de leadership. Aceasta începe cu disciplina și auto-disciplina. Este capacitatea de a crea un plan de lucru strict și de a-l urma cu strictețe. Trebuie să fii ordonat și să fii un exemplu pentru angajații tăi.

Imaginează-ți că în sfârșit ai obținut poziția de șef dorită și ești responsabil de lucruri de câțiva ani. În timp ce faci asta, ajungi constant târziu la muncă, îți întârzii pauzele de prânz și petreci câteva ore pe zi vorbind la telefon cu prietenii și familia. Cum crezi că vor reacționa angajații tăi? Nu cred că după ce au asistat la o astfel de dezorganizare vei putea menține autoritatea și să fii un exemplu bun de urmat pentru angajați. Amintește-ți că dacă ai ajuns în poziția de șef, trebuie să devii o întruchipare a succesului și a muncii eficiente, altfel, lipsa ta de auto-disciplină va genera o atitudine similară față de muncă în rândul angajaților.

Respectă oamenii din jurul tău

Odată ce devii șef și te muți într-un birou mai mare, mulți lucrători tind să uite că au fost odată lucrători obișnuiți și au început de jos pe scara carierei. Oamenii ca ei încep de obicei să-și trateze angajații cu prejudecăți, aroganță și lipsă de respect. Dacă dorești să devii un lider de clasă mondială, nu ar trebui să te angajezi într-un astfel de comportament inadecvat. Amintește-ți că indiferent de poziția pe care o ai în companie, trebuie să tratezi oamenii care te înconjoară cu respect, atât colegii, cât și subordonații. De fiecare dată când vrei să insulți pe cineva sau să tratezi un lucrător cu lipsă de respect, amintește-ți că ai fost odată în locul lor. Ai avut și tu momente grele atunci când a trebuit să înveți ceva nou și erai foarte nemulțumit de modul disprețuitor în care te-a tratat șeful tău.

Determinare

Determinarea este o trăsătură de leadership fără de care nu vei putea conduce corect o companie. O afacere sau un departament mic într-o corporație mare. Trebuie să recunoaștem că atunci când nu există determinare, este foarte greu să realizăm lucruri în viață, atât pentru lideri, cât și pentru oamenii obișnuiți. Dacă dorești cu adevărat să obții poziția de top sau deja o ocupi, trebuie să fii absolut determinat. Nu te teme de nimic. Învață cum să iei decizii bine programate, importante și responsabile pe cont propriu, fără a împărți povara cu angajații tăi.

Abilități tehnologice avansate

Acest lucru pare evident de la sine. O persoană care vizează poziția cea mai înaltă trebuie să țină pasul cu vremurile, să știe să folosească tehnologia modernă, software-ul de calculator și diverse aplicații. Va fi greu pentru tine să gestionezi personalul dacă nu ai aceleași abilități ca angajații tăi. Mai mult, trebuie să fii cu un pas înaintea lucrătorilor tăi și să îi înveți lucruri noi. Implementează noi programe și moduri de lucru în timp ce ești priceput din punct de vedere tehnic. Dacă nu ești un expert în ceea ce faci și gestionezi, nu vei fi respectat și vei deveni susceptibil la înșelăciune. De aceea, pentru a avea abilități mari de leadership, trebuie să fii progresist și să fii la curent cu tot ceea ce se întâmplă în compania ta.

Acestea nu sunt singurele mari abilități de leadership pe care ar trebui să le aibă un bun CEO de companie. Partea următoare a articolului va povesti despre alte trăsături de caracter care te vor face un bun manager de companie sau îți vor asigura mai rapid poziția. Află despre alte abilități ale managerilor de top în a doua parte a acestui articol: Principalele abilități de leadership pentru managerii de vârf. Continuare.

În timp ce oamenii nu puteau visa la lucrul de la distanță acum 10 ani, în prezent fiecare a doua companie utilizează cel puțin un angajat remote. Marile corporații și întreprinderi angajează echipe întregi de lucrători remote, a căror prezență la birou nu este necesară. Managerii de PR, experții în HR, copywriterii, jurnaliștii, fotografii, bloggerii, și contabilii fac parte din profesiile create sau adaptate pentru lucrul de la distanță, o listă atât de mare încât poate fi extinsă la nesfârșit. Să vorbim, în schimb, despre metodele adecvate de motivare a angajaților, astfel încât lucrătorii remote să fie eficienți din punct de vedere cost și productivi.

La început, pare că motivarea angajaților nu este cea mai ușoară sarcină când vine vorba de angajații remote, deoarece în majoritatea cazurilor vorbim despre persoane care iubesc libertatea, sunt autosuficiente și puțin capricioase. Utilizând sfaturile noastre de motivare a lucrătorilor, vei deveni un expert în motivarea și gestionarea personalului, chiar dacă acel personal lucrează la mii de mile distanță de biroul tău.

Primul și probabil cel mai important sfat: Menține legătura

Trăim într-o perioadă a rețelelor sociale, a conferințelor Skype și a corespondenței de afaceri interminabile. Pe de o parte, a fi disponibil constant prin rețelele sociale și diverse mesagerie, sau a ține apeluri Skype o dată pe săptămână poate părea greu sau consumator de timp. Pe de altă parte, dacă ești în contact constant cu membrii personalului remote, acești lucrători pot pune întrebări atunci când doresc. Acest lucru permite prevenirea greșelilor care pot duce la pierderi financiare semnificative pentru companie. Nu pierde un număr excesiv de ore în apeluri, ci pur și simplu fii online sau stabilește un interval clar de timp când vei fi disponibil pentru angajați. De exemplu, stabilește un timp de la ora 1 PM la 2 PM, lunea și miercurea, când vei putea discuta cu un anumit lucrător.

Al doilea, deși nu mai puțin important sfat: Formulează sarcinile clar și precis

La început, modul în care funcționează munca remote pare destul de simplu: oferi unui angajat informații de bază despre compania ta, îi explici anumite particularități ale muncii, îi dai o sarcină și urmărești cum este realizată. Totuși, se pare că articularea sarcinii în mod corect și precis este chiar mai importantă. Nu ar trebui să presupui că un angajat remote care nu înțelege ce i s-a cerut va pune multe întrebări suplimentare. Majoritatea angajaților nu se obosesc cu asta și lucrează bazat pe propria înțelegere. Nu toți angajații doresc să refacă munca la nesfârșit dacă ești nemulțumit de modul în care a fost realizată o anumită sarcină. Din acest motiv, gestionarea angajaților remote ar trebui să vină cu sarcini clare și precise. Acest lucru va permite construirea unui parteneriat benefic și de durată. Explicând totul clar din prima încercare, nu va trebui să pierzi timpul și banii valoroși atunci când cineva face o greșeală.

Al treilea sfat la fel de important: Oferă bonusuri

Motivarea financiară este un clasic, dar din păcate nu se poate evita această metodă veche dar încercată de motivare a personalului. Tuturor le place să fie plătiți, iar bonusurile sunt și mai apreciate. De aceea, dacă observi că un angajat își face treaba la timp, ia inițiativa, este politicos, muncitor și uneori lucrează peste program, nu fi zgârcit și creează un sistem de bonusuri mici sau acordă sume mari de bani trimestrial sau bianual. Astfel, lucrătorii vor fi interesați de munca lor și o vor îndeplini atât rapid, cât și cu plăcere.

Al patrulea sfat: Cadouri originale

Această metodă este potrivită doar pentru angajatorii care sunt fanatici și îndrăgostiți cu adevărat de afacerea lor și apreciază fiecare persoană implicată în ea. Când cunoști un angajat remote de ani de zile și își îndeplinește munca cu diligență, merită să fie tratat cu respect și chiar prietenie. De aceea, poți îmbunătăți motivarea lucrătorilor cu cadouri originale și interesante. De exemplu, dacă știi un angajat de mult timp și ești conștient că este un mare fan al hochei-ului, poți cumpăra bilete la un meci de hochei pentru ziua lui de naștere sau ca un cadou la sfârșitul unui trimestru. Când există o femeie căsătorită care lucrează în compania ta și petrece prea mult timp pe proiectele tale, oferă-i două bilete la un film sau teatru, astfel încât să poată petrece o seară minunată cu soțul ei. Deși angajații remote sunt departe, ei sunt încă o parte vitală a echipei tale și nu ar trebui să îi tratezi cu prejudecăți sau să nu îi încurajezi la fel cum ai face cu lucrătorii obișnuiți de la birou.

Al cincilea sfat vital: Încredere

Un CEO cu experiență trebuie cu siguranță să fie implicat în gestionarea angajaților remote și să aibă un ochi atent asupra lucrurilor, dar nu ar trebui să uite de încredere. Desigur, în cazul în care nu ai mai angajat personal remote înainte, va fi dificil să te adaptezi anumitor aspecte ale acestui proces, precum și să înveți să ai încredere în lucrători și să le oferi autoritate. În gestionarea angajaților remote, nu poți urmări fiecare mișcare pe care o fac, cât timp petrec în spatele PC-urilor lor, de câte ori vizitează bucătăria sau se distrag cu apeluri telefonice, dar tot trebuie să înveți să ai încredere în ei. Atunci când angajezi un angajat pentru a lucra remote, trebuie să afli cât de responsabil, determinat, calificat și capabil să-și stabilească prioritățile corect este acea persoană. Managerii de top cu experiență vor depista cu ușurință un pierde-vară sau vor adăuga un expert muncitor la echipa lor.

Al șaselea sfat: Stabilește termene limită

Când atribui o sarcină unui angajat, este vital să stabilești un termen limită și să-i avertizezi despre consecințele nerespectării termenelor pentru predarea muncii lor. Dacă nu reușești să stabilești termene limită, un lucrător va începe să devină mai leneș și va urmări propriile interese în loc să se ocupe de sarcinile care îi revin. Ca rezultat, lucrarea va fi realizată pe ultima sută de metri și destul de neglijent.

Al șaptelea sfat: Atitudine bună

Din păcate, este destul de greu să găsești un loc de muncă în care să fii apreciat, respectat și opinia ta să fie ascultată. De aceea, în zilele noastre, o atitudine bună față de angajați valorează aur. Mulți oameni își schimbă biroul pentru munca remote, pentru că s-au săturat de exploatarea fără rușine din parte angajatorilor și de colectivul care seamănă mai mult cu un cuib de vipere. Directorii care angajează personal remote trebuie să încerce să-i trateze cu respect. Întreabă-i cum le-a fost ziua, dacă totul este în regulă în familiile lor, ce fel de vreme este în țările și orașele în care locuiesc. Este important să nu faci aceste discuții prea intruzive sau să nu pătrunzi în familiaritate.

Prieteni, sperăm că aceste sfaturi vă sunt utile pentru a lucra cu angajații remote și vă vor ajuta să construiți relații de lungă durată și productive cu ei. Amintiți-vă că sunteți responsabili de cât de bine este organizat procesul de muncă în compania voastră. Doar cei mai experimentați, talentați, determinați și progresiști angajatori își vor duce afacerile în vârf.

Relațiile dintre angajator și membrii personalului sunt baza formării unui microclimat în orice organizație. Mulți directori generali nu reușesc să învețe principiile comunicării eficiente cu angajații și cred că posedă, în mod natural, abilități de comunicare eficientă. Să nu uităm că trăim într-o perioadă dinamică și în continuă schimbare. Piața modernă a muncii este plină de reprezentanți încrezători și competitivi din diverse ocupații. În trecut, angajații erau așteptați să tolereze în tăcere agresiunea neprovocată, părtinirea, sancțiunile și mustrările. În prezent, chiar și cei mai puțin calificați lucrători își poartă cu respect și schimbă locurile de muncă după bunul plac, fără a se teme că nu vor fi doriți pe piața muncii. Mulți angajatori experimentați știu cât de greu este să găsești angajați calificați, cinstiți și loiali. De aceea, comunicarea organizațională bine armonizată joacă un rol important în orice companie. Pentru ca o afacere să funcționeze ca un ceas, atât angajații, cât și angajatorii trebuie să facă compromisuri și să cântărească fiecare cuvânt rostit sau auzit, păstrând în același timp un nivel de curtoazie. Haideți să încercăm să găsim modalități adecvate de comunicare cu membrii personalului și măsurile care ar trebui implementate pentru a face echipa dumneavoastră cea mai eficientă forță de muncă pe care ați avut vreodată plăcerea să o gestionați.

Cele mai utilizate tehnici de comunicare internă

A fi la conducerea unei companii nu este cel mai ușor lucru de făcut. Responsabilitatea financiară și angajații înșiși sunt domeniile de responsabilitate ale dvs. Un manager de top al unei companii trebuie să fie înțelept, flexibil, să cântărească constant deciziile și să cunoască modalitățile adecvate de delegare a puterii. Există un număr mare de seminarii, webinarii și cursuri de formare în managementul echipei, unde poți obține cunoștințele necesare și abilitățile necesare. Orice angajator care se respectă trebuie să participe la cel puțin unul dintre aceste seminarii pentru a fi la curent cu cele mai noi tendințe în angajarea și gestionarea personalului. De asemenea, trebuie să lucrați la propriul stil de management al angajaților.

De regulă, există mai multe tehnici de comunicare internă care sunt discutate în cadrul diferitelor seminarii profesionale de formare:

• Autoritar. Toate deciziile importante sunt luate exclusiv de către angajator. Aceștia impun un control sistematic strict asupra executării tuturor sarcinilor. Sub această conducere, toate inițiativele și individualitatea sunt grav suprimate.

• Anarhic. Angajatorul încearcă să se țină departe de afacerile zilnice ale companiei și de munca angajaților cât mai mult posibil, lăsând lucrurile complet libere, abandonând orice responsabilitate pentru rezultate.

• Democratic. Un angajator își propune să crească rolul angajaților în procesul de luare a deciziilor, le oferă posibilitatea să-și exprime opiniile și să ia decizii de importanță secundară pe cont propriu. Mai mult, toate soluțiile noi, obiectivele colective și obiectivele companiei sunt discutate regulat, fiecare lucrător având dreptul la vot.

În plus, angajatorii pot utiliza creativitatea comună în managementul angajaților. Esența acestui stil constă în obținerea de rezultate pozitive, obiective și sarcini stabilite prin eforturile combinate ale angajaților și angajatorului.

Fiecare dintre aceste metode este bună în felul său și adecvată în anumite circumstanțe. Abordarea autoritară dă rezultate oarecum decente datorită controlului constant, dar poate fi folosită doar în situații critice. Metoda democratică poate fi implementată atunci când conducătorul companiei este extrem de inteligent și abil în management. Fără asta, este practic imposibil să obții un rezultat bun din tehnica de comunicare internă democratică.

Un proprietar experimentat de companie trebuie să aibă un anumit grad de previziune. În primul rând, trebuie să analizeze comportamentul și trăsăturile de caracter ale tuturor membrilor echipei, să determine potențialul tuturor angajaților și să prevadă posibilitatea apariției diferitelor situații. Toți acești factori trebuie luați în considerare atunci când căutați stilul corect de comunicare organizațională.

Feedback-ul este o abilitate valoroasă în comunicarea cu angajații

Capacitatea de a stabili un feedback adecvat este considerată una dintre cele mai importante abilități de comunicare necesare pentru comunicarea eficientă cu angajații printre liderii companiilor de ceva timp. Chiar și tinerii și experimentații directori generali trebuie să fie capabili să vorbească cu angajații, să rezolve orice inacurateți, să laude sau să indice lucruri care ar putea fi îmbunătățite, să delege corect autoritatea și să ofere sfaturi despre diverse sarcini. Comunicarea cu membrii personalului nu ar trebui să fie o problemă pentru CEO. Un șef de companie trebuie să fie capabil să intre în contact cu orice lucrător, chiar și cu cei mai neascultători și capricioși, deoarece feedback-ul adecvat este piatra de temelie a unei comunicări reciproc benefice. La început, se pare că convocarea unui lucrător pentru a discuta lucrurile cu care aveți probleme este cel mai ușor lucru de făcut. Se dovedește că nu este deloc ușor. Majoritatea studiilor psihologice și sociologice efectuate de sute de companii din întreaga lume au arătat că feedback-ul este cea mai problematică parte a relațiilor angajat-angajator. Mulți lucrători sunt stresați în timpul unei conversații față în față gestionate prost cu superiorii lor și din cauza absenței unui proces de feedback corect. Aceștia se tem să-și exprime opiniile, se simt subapreciați, fără valoare și umiliți. Un sistem de feedback inexistent sau prost stabilit dezorientează lucrătorii din organizație și le scade dorința de a atinge obiectivul comun. Un CEO talentat și înțelept trebuie să înțeleagă că feedback-ul este un instrument bun care permite:

• Corectarea comportamentului unui angajat în echipă

• Orientarea unui angajat către creștere și dezvoltare într-un anumit departament

• Exprimarea recunoștinței și sublinierea importanței unui angajat

• Motivarea lucrătorilor către noi realizări

• Determinarea motivului comportamentului necorespunzător al unui angajat

Acum să aruncăm o privire asupra unor tehnici de comunicare internă care vă vor ajuta să stabiliți un sistem de feedback adecvat. Urmându-le, veți putea comunica cu ușurință cu angajații dumneavoastră.

Regula N1: Fii precis cu obiectivele

Înainte de a avea o întâlnire cu un angajat, înțelegeți ce obiectiv urmăriți și notați-l pe o bucată de hârtie. Întrebați-vă: „Ce vreau să obțin în timpul acestei întâlniri”? În acest fel, veți face conversația mult mai ușoară.

Regula N2: Stabiliți un timp și un loc pentru discuții

Este vital să discutați doar evenimentele recente atunci când vorbiți cu un angajat. Cele mai bune practici sunt să contactați un angajat și să discutați un eveniment care i s-a întâmplat recent. Nu are rost să aduceți în discuție momentul în care a întârziat la lucru acum 3 ani dacă a întârziat săptămâna trecută. Când ați observat că unii angajați întâmpină probleme cu proiectul ieri sau acum câteva zile, este timpul să discutați această problemă și să oferiți câteva sfaturi.

Regula N3: Implicați angajații în discuții

Toți angajații din toate companiile doresc să fie necesari, importanți și auziți. Lăsați angajații să-și exprime opiniile. În primul rând, este un mod bun de a încuraja independența lucrătorilor și responsabilitatea pentru deciziile pe care le veți lua în timpul discuției. În al doilea rând, prin refuzul personalului de a-și exprima opiniile, vă puteți refuza informații utile și chiar vă puteți pune singur într-o poziție dificilă. De asemenea, puteți afla adevăratul potențial al unui anumit angajat, puteți obține câteva idei bune și chiar puteți câștiga experiență nouă.

Regula N4: Laudă în public, critică în particular

Aceasta este o regulă foarte importantă! Există multe motive pentru a face acest lucru. Critica publică umilește și demotivează profund angajații. Nu poate exista o comunicare adecvată dacă șeful companiei își permite să critice public angajații cu un strop de batjocură. Înțelegeți că dacă faceți acest lucru unor angajați, o veți face și altor lucrători, care vor ajunge imediat să vă vadă nefavorabil. Lauda ar trebui să fie sinceră, fie că este publică sau privată.

Regula N5: Discutați evenimentele și acțiunile

Nu este în regulă să devii personal și să pui etichete pe oameni, indiferent de circumstanțe. Când vorbiți cu angajații dumneavoastră, atât în particular cât și colectiv, discutați doar evenimentele și acțiunile, nu lucrătorii. Este foarte ușor să etichetezi sau să jignești oamenii, dar poate dura luni sau ani pentru a restabili comunicarea în echipă.

Modul în care comunicați cu angajații dumneavoastră și stilul de comunicare pe care îl utilizați depinde în totalitate de dvs. Puteți ignora sfatul nostru și să nu reușiți să stabiliți feedback cu lucrătorii, dar în acest fel cariera dumneavoastră va fi de foarte scurtă durată. Ca CEO, ar trebui să înțelegeți un lucru simplu: atât dumneavoastră, cât și angajații dumneavoastră trebuie să fiți orientați spre atingerea obiectivelor și sarcinilor comune, precum și să faceți atmosfera echipei cât mai plăcută posibil. Mult noroc, dragi angajatori. Nu renunțați la îmbunătățirea abilităților dumneavoastră și veți realiza totul!

O companie nu se poate dezvolta și deveni mai profitabilă plasându-și tot norocul în idei și practici de afaceri vechi. Conducerea sa trebuie să experimenteze concepte noi pentru a se adapta pieței în continuă schimbare. Produsele și serviciile pot fi apoi create pe baza acestor idei. Sună destul de simplu, dar realitatea este mult mai complicată. Una este să vii cu o idee, și cu totul altceva este să faci un proiect în jurul ei.

Lucrurile pot deveni atât de scăpate de sub control încât doar o treime din toate proiectele sunt finalizate la timp și cu un buget inițial. Acest lucru se întâmplă din cauza greșelilor făcute de managerii de proiect neexperimentați. Vă oferim 5 probleme comune de management care apar din neglijarea anumitor domenii ale planificării proiectului. După ce le depășiți, veți putea gestiona proiectele eficient.

Nedefinirea scopului proiectului este cea mai mare greșeală făcută de manageri

Conform mai multor lucrări de cercetare ale Institutului American de Management al Proiectelor, o treime dintre proiecte eșuează deoarece persoanele care le dezvoltă nu au o viziune clară. Este una dintre cele mai comune probleme de management. De aceea, este esențial să ai o imagine asupra a ceea ce încerci să realizezi, cum va beneficia compania și de ce clienții ar dori să o folosească. În caz contrar, orice muncă ulterioară va fi lipsită de sens.

Să luăm ca exemplu o mică companie de aplicații mobile care dorește să se extindă pe piața jocurilor video mobile cu un joc puzzle. În acest caz, următoarele lucruri ar putea fi discutate de dezvoltatori:

• Care sunt grupele noastre de vârstă țintă?

• Ar trebui să facem un joc 2D sau 3D?

• Câți dezvoltatori vom avea nevoie pentru a lucra la diverse aspecte ale jocului, de exemplu, mecanică, design nivele, artă conceptuală, design de sunet, etc?

• Ce tip de motor de joc ar trebui să folosim și vom avea suficienți bani pentru a-l licenția?

• Cât va costa jocul pentru client?

• Cât din profitul nostru va merge către compania care a creat motorul?

Toate aceste întrebări trebuie discutate în timpul întâlnirilor inițiale și ulterioare ale companiei. Managerii și angajații ar trebui să fie de acord asupra celui mai bun mod de a atinge obiectivele proiectului și timpul estimat necesar pentru a le realiza.

Greșeli de top făcute de manageri – lipsa cerințelor

Când planifici un proiect, este important să înțelegi cum va arăta rezultatul final. Aceasta este una dintre cele mai mari greșeli făcute de manageri. Managerii sunt responsabili pentru crearea unei liste de cerințe pentru proiect și să o ofere angajaților. Lista ar trebui să includă următoarele informații:

• Numărul de angajați necesari pentru diferite etape ale dezvoltării proiectului

• Criterii pentru evaluarea calității proiectului și a componentelor sale

• Principiile de împărțire a sarcinilor între lucrători

• Programul proiectului

• Lista obiectivelor pe care proiectul le va atinge pentru companie

• Cât de des va fi modificat proiectul

• Mărimea bugetului inițial

Această listă include și produsul final care va fi dezvoltat. În cazul unui joc video mobil, acestea pot include arta conceptuală, mostre audio, cod pentru diverse elemente ale jocului, de exemplu, mecanică, fizică, animații de efecte vizuale etc. Fiecare înregistrare trebuie să includă o dată aproximativă de lansare.

Estimările sunt o altă greșeală comună făcută de manageri

Termenele limită sunt una dintre problemele comune de management care apar pe parcursul dezvoltării proiectului. Un manager bun trebuie să mențină legătura cu echipa sa și să ceară actualizări asupra progresului fiecărei echipe. Își respectă termenele sau au nevoie de mai mult timp pentru a face totul corect?

Unele situații neașteptate pot apărea și întregul lucru va trebui amânat. Dacă nu reușiți să faceți calculele necesare, riscați să întârziați constant termenul limită. Pentru a evita problemele viitoare, este cel mai bine să discutați cu fiecare membru al personalului și să evaluați munca lor în timp.

Neglijarea riscurilor este o problemă comună de management

În teorie, toate planurile tale s-ar desfășura cu siguranță de fiecare dată, dar în realitate, orice proiect poate fi supus întârzierilor, depășirii termenelor limită, angajaților bolnavi și altor evenimente nefavorabile. Având un program de gestionare a riscurilor adecvat reduce aproape la jumătate potențialul de eșec al proiectului. Acest proces nu este atât de dificil de întreprins, dar necesită conturarea multor factori care ar putea merge prost la lucrul la un anumit proiect. Lista ta de riscuri ar trebui să includă astfel de evenimente precum:

• Eșecul respectării termenelor limită

• Lucrul la funcționalități suplimentare în afara domeniului inițial al proiectului

• Modificări ale domeniului proiectului. Schimbări în obiectivele proiectului, livrabile, sarcini, costuri și termen limită

Sarcina unui manager de proiect constă în evaluarea riscurilor și stabilirea impactului lor asupra proiectului. De exemplu, poți să te asiguri să numești un adjunct al managerului de proiect care va putea înlocui liderul proiectului și să continue lucrul în absența sa. De asemenea, puteți întâmpina dificultăți tehnice, cum ar fi o schimbare bruscă a hardware-ului sau software-ului utilizat, ceea ce poate necesita angajarea de angajați suplimentari. Un plan de contingență trebuie să acopere toate posibilitățile de probleme care pot apărea pentru proiect.

Greșeli făcute de manageri – având un program rigid

Nu există o modalitate mai bună de a asigura un flux de lucru constant decât prin planificarea echipei tale. Tabelul de programare trebuie să ofere informații clare despre volumul de muncă și termenele limită. Toate programele ar trebui să permită o oarecare flexibilitate în cazul circumstanțelor neprevăzute. Dacă cineva care lucrează la un proiect trebuie să ia o pauză din cauza unei boli, unei probleme familiale, unei accidentări sau altor circumstanțe, poate face acest lucru într-un termen rezonabil. În acel caz, trebuie să existe cineva care să îi înlocuiască în caz de urgență, astfel încât ritmul dezvoltării proiectului să poată fi menținut.

Este vital să le oferi membrilor echipei tale aceeași flexibilitate atunci când sugerează idei noi managerilor de proiect care vor aduce beneficii proiectului în general. În prezent, există o varietate de soluții care fac gestionarea proiectelor mai ușoară. Acestea includ Social Shared, Wrike, Slack, Procore și multe altele.

Trăim într-o lume dinamică, unde a echilibra munca, responsabilitățile și viața personală pare adesea copleșitor. Cu sarcini nesfârșite și termene strânse, gestionarea eficientă a timpului a devenit o abilitate crucială. Chiar și figuri istorice, precum Iulius Cezar, au înțeles valoarea gestionării eficiente a timpului — el folosea cu înțelepciune fiecare moment disponibil. În timp ce participa la luptele de gladiatori din motive politice, nu lăsa timpul să fie irosit, ci dădea ordine și răspundea la scrisori oficiale. Stăpânirea gestionării timpului ne permite să rămânem productivi, să reducem stresul și să ne concentrăm pe ceea ce contează cu adevărat. Să explorăm 17 sfaturi dovedite de gestionare a timpului care te vor ajuta să rămâi organizat și să ai control.

Ce Este Gestionarea Timpului?

Gestionarea timpului este procesul de planificare și organizare a modalității de a-ți împărți timpul între diferite sarcini în mod eficient. Te ajută să rămâi productiv, să respecți termenele limită și să echilibrezi munca cu viața personală. O bună gestionare a timpului asigură că te concentrezi pe activități importante, în loc să reacționezi constant la sarcini urgente dar mai puțin semnificative. Fie că administrezi o afacere, conduci o echipă sau lucrezi la proiecte personale, a ști cum să gestionezi eficient timpul este o abilitate esențială pentru succes.

Acum, să explorăm 15 sfaturi de gestionare a timpului care te vor ajuta să lucrezi mai inteligent și să obții rezultate mai bune.

Lista celor 17 Sfaturi pentru o Gestionare Eficientă a Timpului

1. Ştii cum îţi petreci timpul

Înainte de a îmbunătăți gestionarea timpului, este esențial să analizezi cum îți petreci în prezent timpul. Fără o imagine clară a locului în care îți merg orele, devine dificil să le optimizezi.

Iată cum să începi:

• Monitorizează-ţi activităţile – Foloseşte o aplicaţie de monitorizare a timpului sau ţine un jurnal al sarcinilor pentru câteva zile. Notează tot ceea ce faci, de la proiecte de muncă până la pauze şi distrageri personale.
• Identifică modelele – După monitorizare, caută tendințe. Petreci prea mult timp cu e-mailurile? Îți ocupă întâlnirile cea mai mare parte din zi?
• Evaluează nivelurile de productivitate – Unele sarcini sunt esențiale, în timp ce altele sunt inutile. Elimină activitățile de prioritate joasă care nu contribuie la obiectivele tale.

Înțelegând cum gestionezi în prezent timpul, poți lua decizii informate pentru a îmbunătăți eficiența.

2. Stabilește obiective corect

Fără obiective, gestionarea timpului devine fără direcție. Stabilirea unor obiective clare ajută la prioritizarea muncii, creșterea motivației și măsurarea progresului.

a) Stabilește obiective SMART

Obiectivele SMART sunt:

• Specifice – Definește exact ce vrei să realizezi.
• Măsurabile – Stabilește criterii pentru a urmări progresul.
• Realizabile – Asigură-te că obiectivul este realist, având în vedere timpul și resursele.
• Relevante – Aliniază obiectivele cu mai largi obiective.
• Limitate în timp – Stabilește un termen limită pentru a menține simțul urgenței.

Exemplu: În loc de a spune „Vreau să fiu mai productiv”, reformulează astfel: „Voi finaliza trei rapoarte pe săptămână concentrându-mă pe sesiuni profunde de lucru în fiecare dimineață.”

b) Stabilește termene limită

Chiar dacă sarcinile nu au termene externe, crearea unora auto-impuse menține structura activității. Terminele limite previn amânarea și te ajută să rămâi responsabil.

• Împarte obiectivele mari în etape – În loc să încerci să finalizezi un proiect mare dintr-o dată, împarte-l în termene mai mici.
• Blochează timpul – Alocă intervale de timp specifice pentru diferite sarcini pentru a evita distragerile.
• Creează timp tampon – Pot apărea probleme neașteptate, așa că lasă timp în plus pentru revizuiri sau întârzieri.

Obiectivele oferă structură gestionării timpului, făcând mai ușor să rămâi pe drumul cel bun.

3. Fă un plan: Strategii pentru prioritatea eficientă a sarcinilor

Gestionarea eficientă a timpului necesită o prioritizare strategică a sarcinilor. Simplul listare a sarcinilor fără a lua în considerare urgența sau importanța poate duce la ineficiență.

a) Creează o listă de priorități în loc de o listă de sarcini

O simplă listă de sarcini lipsește de structură. În schimb, folosește Matricea Eisenhower, care categorizează sarcinile pe baza urgenței și importanței:

• Urgenți și Importanți – Abordează aceștia imediat.
• Importanți dar Nu Urgenți – Programează aceștia pentru mai târziu.
• Urgent dar Nu Important – Delegă aceste sarcini.
• Nici Urgent, nici Important – Elimină sau minimizează aceștia.

Această metodă asigură că sarcinile critice sunt prioritizate, în timp ce cele neesențiale nu consumă timp prețios.

b) Planifică înainte la sfârșitul fiecărei zile

Acordă 5-10 minute la sfârșitul zilei de lucru pentru a te pregăti pentru următoarea zi, economisind timp dimineața și prevenind efortul irosit.

• Revizuiește sarcinile finalizate.
• Identifică lucrările restante.
• Stabilește prioritățile pentru ziua următoare.

Acest obicei asigură un început lin în fiecare dimineață.

c) Automatizează sarcinile repetitive

Automatizarea reduce munca manuală și eliberează timp pentru activități mai valoroase. Ia în considerare automatizarea:

• Răspunsurilor la e-mailuri – Folosește șabloane pentru întrebările frecvente.
• Programării – Configurează memento-uri automate pentru întâlniri.
• Introducerii de date – Utilizează software pentru a ușura sarcinile repetitive.

Automatizarea este o soluție puternică de gestionare a timpului care crește eficiența.

d) Împarte Fiecare Sarcină în Secțiuni Mici

Sarcinile mari pot părea copleșitoare, ceea ce duce la procrastinare. Împărțirea lor în pași mici, acționabili le face mai ușor de gestionat.

De exemplu: În loc să scrii „Finalizează proiectul”, împarte-l în:

1. Cercetează informațiile
2. Conturează punctele principale
3. Redactează conținutul
4. Editează și finalizează

Pașii mici creează avânt și fac progresul vizibil.

e) Elimină Sarcinile/Activitățile Neesențiale

Activitățile consumatoare de timp, dar cu valoare redusă, scad productivitatea. Identifică sarcinile care nu contribuie la obiectivele tale și elimină-le din programul tău.

• Redu numărul întâlnirilor inutile.
• Limitează timpul petrecut pe rețelele sociale.
• Evită sesiunile de lucru neorganizate.

Concentrarea exclusivă pe sarcinile cu impact mare îmbunătățește eficiența timpului.

f) Abordează Prima Dată Sarcina cea mai Dificilă

De asemenea cunoscută sub numele de metoda Eat That Frog, această abordare presupune să începi cu sarcina cea mai grea sau mai importantă.

• Sarcinile provocatoare necesită mai multă energie mentală — efectuându-le devreme, asiguri un focus maxim.
• Odată ce o sarcină dificilă este completată, celelalte lucrări par mai ușoare.
• Reducerea încărcăturii mentale dimineața stimulează productivitatea pe parcursul zilei.

Fă-ți un obicei din a gestiona cele mai grele sarcini prima dată.

g) Lucrează la Sarcini Rapide Între Întâlniri sau Timp de Concentrare

Spațiile scurte dintre întâlniri sau sesiuni de lucru pot fi utilizate pentru sarcini mici, dar necesare, precum:

• Răspunzând la emailuri rapide.
• Organizând fișierele.
• Pregătind notițe pentru munca viitoare.

Această metodă asigură folosirea eficientă a perioadelor de inactivitate.

h) Procesează în Loturi Sarcini Similare

Schimbarea între sarcini fără legătură reduce eficiența din cauza costurilor mentale de comutare. În schimb, procesează în loturi sarcini similare împreună:

• Răspunde la emailuri la ore fixe în loc de a verifica constant.
• Programează toate apelurile într-un singur bloc.
• Gruparea sarcinilor similare (ex. redactarea conținutului și cercetarea) împreună.

Această tehnică îmbunătățește concentrarea și fluxul de lucru.

i) Delegează Sarcinile

Dacă o sarcină nu necesită implicarea ta directă, atribuie-o altcuiva. Delegarea îți permite să te concentrezi pe lucrări cu prioritate mai mare, asigurând în același timp că totul este făcut.

Delegarea eficientă include:

• Atribuirea sarcinilor în funcție de nivelul de competență.
• Furnizarea de instrucțiuni clare.
• Stabilirea de termene pentru responsabilitate.

Delegarea este una dintre cele mai bune strategii de gestionare a timpului pentru îmbunătățirea eficienței.

j) Auditează-ți Sarcinile

Revizuirea periodică a modului în care este petrecut timpul ajută la rafinarea obiceiurilor de productivitate. Întreabă-te:

• Anumite sarcini durează mai mult decât era preconizat?
• Există tipare de pierdere a timpului?
• Poate fi ceva îmbunătățit sau eliminat?

Un audit al sarcinilor ajută la optimizarea programelor zilnice.

k) Respectă un Program Zilnic

O rutină structurată creează consistență, facilitând gestionarea eficientă a timpului.

Sfaturi pentru a respecta un program zilnic:

• Stabilește ore de lucru fixe.
• Alocă timp pentru pauze.
• Urmează o secvență structurată a sarcinilor.

Consistența este cheia pentru o gestionare eficientă a timpului.

4. Creează un Program Personalizat

Un program generic s-ar putea să nu funcționeze pentru toată lumea. Pentru a gestiona eficient timpul, proiectează un program care să se alinieze cu nivelurile tale de energie și obiceiurile de lucru.

• Identifică Orele de Productivitate Maximă – Unii oameni se concentrează cel mai bine dimineața, în timp ce alții sunt mai productivi mai târziu. Programează sarcinile cu prioritate mare în orele de energie maximă.
• Folosește Blocurile de Timp – Alocă intervale specifice pentru munca profundă, întâlniri și sarcini administrative.
• Include Pauze – Pauzele scurte între sarcini îmbunătățesc concentrarea și previn epuizarea.

Un program personalizat maximizează eficiența, asigurând că munca se face când ești cel mai concentrat.

5. Pune AI-ul să Lucreze pentru Căutare și Rezumate

Inteligența artificială (IA) poate economisi ore întregi prin automatizarea cercetării și rezumarea informațiilor. Instrumentele alimentate de IA ajută profesioniștii să folosească timpul în mod înțelept, reducând timpul petrecut pe sarcini manuale.

Exemple:

• Instrumente de rezumare – Transformă documentele lungi în informații esențiale.
• Asistenți automati – Gestionarea programării întâlnirilor și notificărilor.
• Instrumente de cercetare bazate pe IA – Accelerează colectarea informațiilor.

Prin integrarea IA, îți poți îmbunătăți abilitățile de gestionare a timpului și te poți concentra pe munca mai strategică.

6. Crează un Calendar

Un calendar bine organizat previne conflictele de programare și ajută la echilibrarea eficientă a sarcinilor.

a) Setează Mementouri

Mementourile asigură că termenele limită, întâlnirile și evenimentele importante nu sunt uitate. Folosește:

• Notificări de calendar pentru termene limită esențiale.
• Aplicații de gestionare a sarcinilor pentru priorități zilnice.

b) Amână Notificările

Deși mementourile sunt utile, alertele constante pot fi distragătoare. Programează „perioade de concentrare” dedicate în care notificările sunt dezactivate. Acest lucru te ajută să te concentrezi pe munca profundă fără întreruperi.

7. Folosește Instrumente Care Funcționează Pentru Tine

Instrumentele potrivite simplifică planificarea timpului și gestionarea sarcinilor. Alege-le pe cele care se potrivesc fluxului tău de lucru:

• Planificatoare – Planificatoare digitale sau pe hârtie pentru structurarea activităților zilnice.
• Instrumente de programare – Platforme precum Shifton automatizează planificarea schimburilor și optimizează gestionarea timpului angajaților.
• Aplicații pentru luat notițe – Organizează informațiile, setează mementouri și urmărește progresul efectiv.

Folosirea instrumentelor potrivite reduce efortul manual și simplifică munca.

8. Practică Luarea Deciziilor

Nehotărârea duce la pierdere de timp și întârzierea progresului. Pentru a lua decizii mai rapid:

• Definește criterii – Setează factori clari pentru evaluarea alegerilor.
• Evită supragândirea – Stabilește un interval de timp pentru luarea deciziilor.
• Ai încredere în experiență – Bazează-te pe cunoștințele și expertiza trecută.

Practicarea luării rapide a deciziilor îmbunătățește eficiența și reduce întârzierile.

9. Învață Să Setezi Limite Și Să Spui Nu

Preluarea a prea multe sarcini duce la epuizare. Învățarea de a spune nu ajută la menținerea unei sarcini de lucru echilibrate.

• Evaluează cererea – Este aliniată cu prioritățile tale?
• Fii politicos dar ferm – Refuză distragerile fără să te simți vinovat.
• Oferă alternative – Sugerează un timp ulterior sau delegă atunci când este posibil.

Setarea limitelor asigură că te concentrezi pe munca de prioritate înaltă.

10. Oprește Procrastinarea

Procrastinarea consumă timp și creează stres inutil. Combate-o prin:

• Fragmentarea sarcinilor mari în pași mai mici – Progresul mic construiește elan.
• Utilizarea regulii de 5 minute – Începe o sarcină doar cinci minute pentru a reduce rezistența.
• Îndepărtarea distragerilor – Lucrează într-un mediu concentrat.
• Crearea responsabilității – Stabilește termene limită sau lucrează cu un partener pentru a rămâne pe drumul cel bun.

Depășirea procrastinării îmbunătățește gestionarea timpului la locul de muncă și în viața personală.

11. Gestionează Împiedicatorii Timpului

Împiedicatorii timpului reduc productivitatea. Identifică și elimină distragerile comune:

• Dispozitive portabile – Limitează utilizarea rețelelor sociale în timpul orelor de muncă.
• Supraîncărcare de e-mailuri – Verifică e-mailurile la ore stabilite în loc de constant.
• Vizitatori neașteptați – Stabilește o disponibilitate clară pentru a minimiza întreruperile.
• Întâlniri inutile – Ține întâlnirile scurte și concentrate.
• Obligații familiale – Crează un spațiu de lucru dedicat dacă lucrezi de la distanță.

Eliminarea împiedicatorilor timpului îți permite să folosești timpul mai eficient.

12. Gestionați Înțelept Stresul

Stresul afectează în mod negativ abilitățile de gestionare a timpului la locul de muncă. Pentru a rămâne productiv sub presiune:

• Fă pauze scurte – Pășește afară pentru aer proaspăt sau întinderi rapide.
• Folosește tehnici de mindfulness – Respirația profundă sau meditația îmbunătățesc concentrarea.
• Prioritizează îngrijirea de sine – O minte bine odihnită performează mai bine.

Reducerea stresului crește productivitatea și eficiența timpului.

13. Evită Multitasking-ul

Multitasking-ul reduce eficiența deoarece creierul se străduiește să comute între sarcini. În schimb:

• Concentrează-te pe o singură sarcină la un moment dat – Munca profundă produce rezultate mai bune.
• Grupează sarcinile similare – Acest lucru minimizează schimbările de context.
• Stabilește perioade de concentrare desemnate – Folosește tehnici ca Pomodoro (sesiuni de lucru de 25 de minute).

Evitarea multitasking-ului duce la o mai bună gestionare a timpului la muncă.

14. Folosește Regula de 20 de minute

Proiectele mari pot părea copleșitoare, conducând la amânare. Regula de 20 de minute ajută la depășirea acestei probleme:

• Setează un cronometru pentru 20 de minute – Angajează-te să lucrezi fără distrageri.
• Evaluează progresul după ce timpul a expirat – Majoritatea oamenilor continuă să lucreze odată ce prind elan.

Această tehnică face ca sarcinile mari să pară mai puțin intimidante și mai ușor de început.

15. Ia-ți timp liber

Odihna este esențială pentru productivitatea pe termen lung. Suprasolicitarea duce la epuizare, ceea ce reduce eficiența.

• Programează vacanțe – Timpul departe de muncă reîmprospătează energia mentală.
• Ia pauze scurte zilnic – Chiar și 5–10 minute îmbunătățesc concentrarea.
• Deconectează-te de la muncă după ore – Evită să verifici email-urile în afara programului de lucru.

Timpul liber este esențial pentru menținerea abilităților mai bune de gestionare a timpului pe termen lung.

16. Construiește un sistem și urmează-l cu rigurozitate

Un sistem bine structurat creează consistență în gestionarea timpului. Exemplele includ:

• Metoda Blocării Timpului – Alocarea unor intervale de timp specifice pentru sarcini.
• Matricea Eisenhower – Prioritizarea sarcinilor pe baza urgenței.
• Regula de 2 minute – Dacă o sarcină durează mai puțin de două minute, fă-o imediat.

Găsește un sistem care funcționează și respectă-l pentru o mai bună eficiență.

17. Păstrează lucrurile organizate

Un spațiu de lucru dezordonat irosește timp și reduce concentrarea. Menține lucrurile organizate prin:

• Dezordonează-ți biroul – Un spațiu ordonat îmbunătățește eficiența.
• Folosirea uneltelor de organizare digitală – Sistemele de management al fișierelor previn pierderea documentelor.
• Planificarea rutinelor zilnice – Structura creează obiceiuri de gestionare a timpului consistente.

Rămânând organizat asigură fluxuri de lucru fluide și eficiente.

De ce este importantă gestionarea timpului?

Gestionarea timpului este o abilitate fundamentală care afectează atât viața profesională, cât și cea personală. Prin organizarea eficientă a sarcinilor, indivizii pot reduce stresul, crește productivitatea și atinge obiectivele mai rapid. Fără gestionarea eficientă a timpului, oamenii se simt adesea copleșiți, ratează termenele limită și se luptă să mențină un echilibru sănătos între viața profesională și personală.

Gestionarea eficientă a timpului permite luarea unor decizii mai bune, îmbunătățirea concentrării și oportunități mai mari de succes. Indiferent dacă ești angajat, manager sau proprietar de afaceri, implementarea strategiilor de gestionare a timpului îmbunătățește eficiența și asigură creșterea pe termen lung.

Beneficiile gestionării timpului

Gestionarea eficientă a timpului oferă mai multe avantaje care impactează direct performanța la locul de muncă și bunăstarea personală.

• Reducerea stresului – Știind că sarcinile sunt sub control reduce anxietatea și previne agitația de ultim moment.
• Mai mult timp – Eficiența îmbunătățită creează timp suplimentar pentru dezvoltare personală, hobby-uri sau relaxare.
• Mai multe oportunități – Respectarea termenelor și gestionarea corectă a sarcinilor îmbunătățește reputația și dezvoltarea carierei.
• Abilitatea de a realiza obiectivele – Gestionarea corectă a timpului asigură îndeplinirea consecventă a obiectivelor pe termen scurt și lung.

Implicările proastei gestionări a timpului

Eșecul de a gestiona eficient timpul poate duce la consecințe grave, afectând productivitatea, calitatea muncii și reputația profesională.

1. Flux de lucru deficitar. Orarul de lucru dezorganizat încetinește procesele și creează blocaje inutile, făcând dificilă finalizarea sarcinilor eficient.
2. Timp pierdut. Fără o gestionare structurată a timpului, indivizii petrec mai mult timp pe sarcini neimportante, reducând eficiența generală.
3. Pierderea controlului. Când sarcinile se acumulează fără un plan, devine mai greu de gestionat responsabilitățile, ducând la productivitate scăzută și frustrare crescută.
4. Calitatea slabă a muncii. Munca grăbită din cauza alocării nepotrivite a timpului duce la greșeli, acuratețe redusă și performanță sub medie.
5. Reputație slabă. Ratarea constantă a termenelor sau gestionarea defectuoasă a sarcinilor afectează negativ credibilitatea profesională și avansarea în carieră.

Provocări comune în gestionarea timpului

Mulți oameni se confruntă cu dificultăți în gestionarea timpului din cauza obstacolelor comune care împiedică productivitatea. Identificarea acestor provocări este primul pas spre depășirea lor.

1. Planificare deficitară. Eșecul de a crea un plan structurat duce la termene ratate și fluxuri de lucru ineficiente.
2. Lipsa de organizare. Spațiile de lucru dezordonate și orarele dezorganizate fac mai dificilă prioritizarea și finalizarea sarcinilor.
3. Sentiment de copleșire. Prea multe sarcini fără prioritizare corespunzătoare pot cauza stres și reduce concentrarea.
4. Procrastinarea. Amânarea sarcinilor creează presiuni inutile și duce adesea la muncă grăbită și de calitate slabă.
5. Distrageri. Rețelele sociale, notificările constante și întreruperile la locul de muncă reduc concentrarea și productivitatea.
6. Dificultatea de a spune nu. Preluarea prea multor angajamente duce la epuizare și gestionare ineficientă a timpului.
7. Lipsa de autodisciplină. Fără autodisciplină, devine dificil să respecți programele și să finalizezi sarcinile la timp.

Cum poate ajuta Shifton la îmbunătățirea managementului timpului

Shifton este un instrument de programare puternic bazat pe cloud, care ajută companiile să optimizeze gestionarea timpului prin automatizarea planificării turelor, urmărirea orelor de muncă ale angajaților și organizarea eficientă a programelor.

Cu Shifton, companiile pot:

• Elimina erorile de programare manuală și economisi timp.
• Asigura o distribuție echitabilă a turelor pentru a îmbunătăți eficiența echipei.
• Îmbunătăți productivitatea forței de muncă prin reducerea sarcinilor administrative.

Prin integrarea caracteristicilor avansate de programare ale Shifton, managerii și angajații pot petrece mai puțin timp pe planificare și mai mult timp pe munca esențială, îmbunătățind eficiența generală.

Articol actualizat 5 martie 2025

Un program de lucru bine structurat este esențial pentru orice afacere. Fie că gestionezi un restaurant, un magazin, un centru de apeluri sau o echipă remote, un program de angajați planificat corect asigură o funcționare lină, reduce conflictele și menține angajații implicați.

O programare slabă duce la schimburi ratate, ajustări de ultim moment, epuizare și probleme de conformitate. Atunci când angajații nu primesc programele lor în avans, se creează incertitudine și stres, afectând productivitatea și moralul general.

Cu toate acestea, un program de lucru al echipei bine planificat optimizează disponibilitatea personalului, îmbunătățește eficiența și asigură o încărcare echilibrată și corectă a muncii pentru angajați. Cu abordarea și instrumentele de programare potrivite, poți simplifica planificarea schimburilor și asigura continuitatea afacerii.

Acest ghid oferă 23 de pași practici pentru a ajuta managerii să creeze un program de lucru care să satisfacă nevoile operaționale, să asigure conformitatea și să mențină fericiți angajații.

Ce este un Program de Lucru?

Un program de lucru este un plan structurat care specifică când vor lucra angajații. Ajută afacerile să:

• Asigure o acoperire suficientă pe baza cerințelor afacerii.
• Distribuie în mod echitabil încărcarea de muncă între angajați.
• Optimizeze productivitatea minimizând în același timp costurile cu forța de muncă.
• Mențină conformitatea cu legile muncii și politicile companiei.

Un program de lucru bine conceput ține cont de nevoile afacerii, disponibilitatea angajaților și echitatea schimburilor pentru a crea o forță de muncă echilibrată și eficientă.

Ce Face un Program de Lucru Excelent?

Nu toate programele sunt eficiente. Un program de lucru excelent este clar, predictibil, accesibil și permite flexibilitate atât pentru angajator, cât și pentru angajați. Următoarele caracteristici cheie fac programarea eficientă:

Actualizări în Timp Real

Afacerea necesită schimbare, iar programele ar trebui să poată să se adapteze la schimbările neașteptate în timp real. Dacă un angajat anunță că e bolnav, managerii ar trebui să poată ajusta schimburile instantaneu.

Acces Mobil

Un program de lucru modern ar trebui să fie accesibil de pe orice dispozitiv, permițând angajaților să-și verifice schimburile, să solicite modificări și să primească actualizări din mers.

Alerte și Mementouri

Mementourile automate pentru schimburi ajută angajații să rămână pe drumul cel bun, reducând absenteismul și asigurându-se că toate schimburile sunt acoperite fără confuzii.

23 de Sfaturi despre Cum să Faci un Program de Lucru

Pasul 1: Determinați Țintele Vostre de Muncă

Înainte de a crea un program de lucru, trebuie să înțelegeți câți angajați sunt necesari la momente diferite. Aceasta presupune analizarea tiparelor de afaceri, identificarea perioadelor de vârf și de scădere și asigurarea că există suficienți angajați pentru a satisface cererea fără a suprapopula.

Începeți prin evaluarea datelor istorice pentru a afla când traficul clienților este cel mai mare. Dacă dețineți un restaurant, de exemplu, serile și weekendurile pot fi cele mai aglomerate perioade, în timp ce diminețile de la mijlocul săptămânii ar putea necesita mai puțini membri ai personalului. Pentru birouri sau magazine, orele de vârf ar putea fi în timpul pauzelor de prânz sau după orele de muncă.

În plus, luați în considerare nivelurile de productivitate ale angajaților. Unii angajați lucrează mai eficient la anumite momente ale zilei, astfel că atribuirea schimburilor pe baza punctelor forte poate îmbunătăți eficiența operațională. Scopul este să echilibrați costurile cu forța de muncă menținând un serviciu excelent pentru clienți și o performanță bună a afacerii.

Pasul 2: Respectați Legile Muncii Federale și Locale

Fiecare țară, stat sau regiune are legi ale muncii diferite care reglementează programele de lucru. Aceste legi acoperă aspecte precum orele maxime de lucru, plata pentru ore suplimentare, pauzele de odihnă și notificările necesare de programare. Nerespectarea acestor legi poate duce la penalități, dispute legale și o reputație negativă printre angajați.

Înainte de a finaliza orice program, asigurați-vă că se conformează tuturor reglementărilor muncii relevante. Unele considerații cheie privind conformitatea includ:

• Asigurarea că angajații nu depășesc limitele legale ale orelor suplimentare fără o compensație corespunzătoare.
• Programarea perioadelor necesare de pauză, precum pauzele de masă și pauzele de odihnă.
• Respectarea legilor privind săptămânile de lucru echitabile, care cer angajatorilor să ofere angajaților notificare anticipată privind schimburile lor.

Utilizarea software-ului de programare poate ajuta la automatizarea conformității prin semnalarea potențialelor încălcări și asigurarea că toate schimburile respectă cerințele legale.

Pasul 3: Cunoașteți-Vă Echipa

Un program de lucru bine echilibrat ia în considerare abilitățile, punctele forte și preferințele de muncă ale fiecărui angajat. Acest lucru ajută la crearea unui mediu de muncă productiv în care angajații se simt valorizați și își desfășoară munca la cel mai bun nivel.

Luați-vă timp pentru a înțelege:

• Cine excelează în ce sarcini și roluri?
• Cine preferă schimburile de dimineață, seară sau noapte?
• Cine are limitări, cum ar fi responsabilități de îngrijire a copiilor sau angajamente școlare?

Întelegerea acestor factori vă permite să creați un program de lucru care îmbunătățește performanța și satisfacția în muncă. Angajații care simt că nevoile lor sunt luate în considerare sunt mai predispuși să rămână implicați și să ofere rezultate mai bune.

Pasul 4: Respectați Preferințele de Programare ale Angajaților

Deși nevoile afacerii ar trebui să fie pe primul loc, respectarea preferințelor de programare ale angajaților poate îmbunătăți moralul și reduce absenteismul. Angajații cu programe predictibile sunt mai satisfăcuți și mai productivi.

Pentru a acomoda preferințele fără a compromite operațiile, considerați:

• Permiteți angajaților să își transmită disponibilitatea în avans.
• Crearea unei rotații echitabile pentru weekenduri și sărbători.
• Oferirea de opțiuni de schimb de ture pentru angajații care au nevoie de flexibilitate.

Chiar dacă nu este întotdeauna posibil să se satisfacă fiecare cerere, arătând angajaților că preferințele lor contează, se construiește încredere și se reduce rata de plecare.

Pasul 5: Implicați Angajații

Încurajarea angajaților să participe la deciziile legate de programare promovează o cultură de lucru colaborativă și îmbunătățește satisfacția generală. Când angajații simt că au un cuvânt de spus, sunt mai predispuși să se angajeze în turele atribuite.

Modalități de a implica angajații includ:

• Utilizarea unui sistem de cereri deschise în care angajații își pot propune zilele și orele de lucru preferate.
• Permisiunea angajaților să facă schimb de ture cu aprobarea conducerii.
• Desfășurarea de sondaje sau întâlniri pentru a discuta politicile și preocupările privind programarea.

Oferind angajaților un cuvânt de spus în orarele lor de muncă, afacerile pot crea un mediu de lucru mai pozitiv și cooperant.

Pasul 6: Colectarea Disponibilității Angajaților

Înainte de a finaliza un program de lucru, este esențial să colectați informații precise despre disponibilitatea angajaților. Facând acest lucru previne schimbările de ultim moment, conflictele de programare și turele neacoperite.

Cea mai bună modalitate de a colecta disponibilitatea este prin sistemele digitale de programare unde angajații își pot actualiza orele de lucru preferate. Aceasta elimină necesitatea comunicării constante și asigură alinierea programelor cu disponibilitatea reală a angajaților.

Pasul 7: Planificați În Avans

Una dintre cele mai mari greșeli de planificare a programelor este să aștepți până în ultimul moment pentru a atribui turele. Planificarea programelor de lucru în avans ajută la prevenirea stresului atât pentru manageri, cât și pentru angajați.

Pentru rezultate optime:

• Creați programele cu cel puțin două săptămâni în avans.
• Identificați potențiale conflicte și faceți ajustări devreme.
• Comunicați programele imediat ce sunt finalizate.

Această abordare oferă angajaților suficient timp pentru a-și planifica viața personală și asigură, în același timp, desfășurarea fără probleme a operațiunilor de afaceri.

Pasul 8: Creați un Plan de Rezervă

Chiar și cele mai bine planificate programe pot întâmpina perturbări neașteptate din cauza apelurilor de boală, urgențelor sau schimbărilor de ultim moment. Un plan de rezervă asigură că afacerea poate continua să ruleze fără probleme majore.

Unele strategii de rezervă includ:

• Menținerea unei liste de angajați de gardă care sunt disponibili pentru a acoperi tura la scurt timp.
• Instruirea angajaților pe mai multe roluri, astfel încât să poată face față mai multor sarcini atunci când este necesar.
• Implementarea unui software de programare care permite ajustări rapide și schimburi de ture.

O abordare proactivă a perturbărilor de programare previne stresul inutil și menține echipa eficientă.

Pasul 9: Decideți Cum Doriți să Vă Creați Programul

Există multiple modalități de a crea un program de lucru, fiecare cu avantajele și dezavantajele sale. Cele mai comune metode includ:

• Programare manuală – Utilizarea foilor de calcul sau whiteboard-urilor pentru a crea și ajusta manual programele.
• Software de programare automatizată – Instrumente care generează programe de lucru pe baza nevoilor afacerii, disponibilității angajaților și a regulilor de conformitate.
• Abordare hibridă – Combinarea introducerii manuale cu automatizarea pentru a îmbunătăți precizia și eficiența.

Selectarea metodei potrivite de programare depinde de dimensiunea forței de muncă, complexitatea afacerii și nivelul de flexibilitate necesar.

Pasul 10: Creați Programul Dumneavoastră

Odată ce toți factorii cheie sunt considerați, este timpul să construiți programul de lucru real. Urmați acești pași pentru o abordare structurată:

1. Alocați turele în funcție de cererile de afaceri.
2. Asigurați o distribuție echitabilă a sarcinilor de lucru.
3. Țineți cont de cerințele legale, inclusiv pauzele de odihnă și orele suplimentare.
4. Ajustați programele în funcție de disponibilitatea angajaților.
5. Revizuiți programul pentru conflicte sau ture lipsă.

Un program bine planificat ar trebui să echilibreze nevoile operaționale, asigurând în același timp implicarea și productivitatea angajaților.

Pasul 11: Publicați Programele în Avans

Angajații apreciază să aibă programele în avans pentru a-și putea planifica corespunzător. Oferirea accesului anticipat la programe îmbunătățește echilibrul dintre viața profesională și personală, reduce absențele nemotivate și sporește satisfacția în muncă.

Cele mai bune practici includ:

• Postarea programelor cu cel puțin două săptămâni în avans.
• Trimiterea de mementouri înainte de fiecare tură.
• Permițând angajaților să confirme sau să solicite modificări, dacă este necesar.

Cu o programare clară și la timp, afacerile pot reduce confuzia și pot cultiva o forță de muncă mai organizată.

Pasul 12: Programați pe Baza Punctelor Forte ale Angajaților Dumneavoastră

Un program de lucru bine echilibrat nu este doar despre umplerea turnurilor — este vorba despre atribuirea angajaților potriviți rolurilor potrivite la momentele potrivite. Angajații au seturi diferite de abilități, niveluri de energie și modele de productivitate, iar valorificarea acestor puncte forte poate îmbunătăți eficiența.

Pentru a programa strategic:

• Atribuiți angajații cu experiență turelor de mare cerere pentru a menține calitatea serviciilor.
• Programați noii angajați alături de angajații seniori pentru mentorat.
• Asigurarea că rolurile care necesită expertiză tehnică sau conducere sunt acoperite de personalul cel mai potrivit.

Această abordare previne supraîncărcarea angajaților cu sarcini pentru care nu sunt pregătiți și maximizează performanța pe ture.

Pasul 13: Revizuiți Pentru Erori Comune de Programare

Chiar și cu o planificare atentă, erorile de programare se întâmplă. Înainte de a finaliza programul de lucru, revizuiți-l pentru:

• Dublă rezervare – Doi angajați sunt atribuiți accidental aceluiași rol în același timp.
• Substanțiere în timpul orelor de vârf – Nu este suficientă acoperire în perioadele de cerere mare.
• Ture consecutive – Angajați programați pentru ture de noapte târziu urmate de ture de dimineață devreme, ceea ce duce la oboseală.
• Ore suplimentare excesive – Angajați care lucrează dincolo de limitele legale sau de companie.

O verificare rapidă a calității asigură că programul de lucru este corect, legal și optimizat pentru succesul afacerii.

Pasul 14: Distribuiți Programul cu Echipa Vostră

Odată ce creați un program de lucru, angajații trebuie să aibă acces rapid la turele alocate. Neîmpărțind corect programele poate duce la confuzie, ture ratate și frustrare.

Cele mai bune practici pentru distribuirea programelor:

• Utilizați instrumente de programare bazate pe cloud care permit angajaților să verifice turele online.
• Publicați programele într-o locație centralizată, cum ar fi un panou de anunțuri sau un portal al companiei.
• Trimiteți notificări automate prin SMS sau email pentru a le aminti angajaților de turele lor viitoare.

Furnizarea de programe clare și accesibile menține angajații informați și reduce întrebările și neînțelegerile inutile.

Pasul 15: Asigurați-vă că programul este ușor accesibil

Angajații ar trebui să poată vizualiza turele lor în orice moment, de oriunde. Un sistem de programare compatibil cu dispozitivele mobile elimină necesitatea programelor pe hârtie sau apelurile constante la manageri.

Pentru a îmbunătăți accesibilitatea:

• Utilizați o platformă de programare compatibilă cu dispozitivele mobile.
• Oferiți angajaților acces de conectare la programele lor de lucru.
• Asigurați-vă că angajații pot solicita schimbări sau actualizări de ture fără confuzie.

Accesul ușor la programe îmbunătățește comunicarea și responsabilitatea în rândul forței de muncă.

Pasul 16: Stabiliți o metodă de comunicare echipă-largă

Un program eficient de lucru în echipă merge mână în mână cu un sistem de comunicare puternic. Angajații ar trebui să aibă o modalitate de:

• Pune întrebări despre turele lor
• Solicita schimbări de ture
• Raporta conflicte sau preocupări legate de programare

Opțiuni pentru o comunicare mai bună a programării includ:

• Un chat de grup pe o aplicație de la locul de muncă.
• Un email desemnat pentru întrebări legate de programare.
• Un chatbot automat care poate răspunde la întrebări frecvente despre programare.

O strategie de comunicare bine organizată face mai ușoară rezolvarea rapidă a problemelor de programare.

Pasul 17: Prioritizați echilibrul între muncă și viața personală

Un program eficient pentru angajați nu doar sprijină operațiunile de afaceri, ci și respectă bunăstarea angajaților.

Pentru a promova echilibrul între muncă și viața personală:

• Evitați să programați angajații pentru ore suplimentare excesive.
• Distribuiți turele de weekend și de noapte în mod echitabil.
• Permiteți opțiuni de programare flexibilă acolo unde este posibil.

Un mediu de lucru echilibrat conduce la angajați mai fericiți, un turnover mai scăzut și productivitate crescută.

Pasul 18: Oferiți oportunități de creștere

Programarea nu înseamnă doar completarea turelor — este și o oportunitate de a ajuta angajații să-și dezvolte abilitățile și carierele.

Modalități de a oferi oportunități de creștere prin programare:

• Asignarea angajaților în noi roluri sau responsabilități.
• Oferirea de ture de instruire în care angajații pot învăța abilități noi.
• Rotirea oportunităților de conducere între angajați.

Integrarea oportunităților de învățare în program ajută la creșterea implicării angajaților și îmbunătățirea retenției.

Pasul 19: Încurajați feedback-ul angajaților

Angajații sunt direct afectați de deciziile de programare, așa că este important să solicitați feedback în mod regulat.

Metode de colectare a feedback-ului includ:

• Sondaje anonime despre corectitudinea programării.
• Întâlniri de echipă unde angajații pot exprima preocupări.
• O cutie de sugestii pentru idei de îmbunătățire a programului.

Acționând pe baza feedback-ului angajaților se construiește încrederea și ajută la rafinarea proceselor de programare în timp.

Pasul 20: Aplicați tehnologia

Programarea manuală poate fi consumatoare de timp și predispusă la erori. Software-ul de programare automatizată simplifică procesul și asigură că programele de lucru pentru angajați sunt corecte și echitabile.

Caracteristici cheie de căutat în software-ul de programare:

• Recomandări de ture bazate pe AI în funcție de nevoile afacerii.
• Schimb de ture automatizat pentru ca angajații să poată schimba turele ușor.
• Tracking-ul conformității cu legile muncii pentru a preveni încălcările.

Utilizarea instrumentelor de programare conduse de tehnologie ajută managerii să creeze programe de angajați eficient.

Pasul 21: Promovați un mediu de lucru pozitiv

Un program de lucru nu este doar o listă de ture — este o reflecție a culturii companiei. O abordare de programare suportivă creează o forță de muncă mai motivată.

Modalități de a îmbunătăți mediul de lucru prin programare:

• Arătați flexibilitate atunci când este posibil.
• Recunoașteți nevoile angajaților și acomodați cererile atunci când este fezabil.
• Evitați schimbările de program de ultim moment care cauzează stres.

O experiență pozitivă de programare conduce la performanțe mai bune, moral ridicat și îmbunătățirea muncii în echipă.

Pasul 22: Căutați oportunități de automatizare și personalizare

Fiecare angajat are preferințe și disponibilități diferite. Utilizarea opțiunilor de programare personalizată îmbunătățește satisfacția și angajamentul angajaților.

Unele moduri de a personaliza programarea includ:

• Permițând selectarea schimburilor preferate.
• Oferind opțiuni de auto-programare pentru anumite roluri.
• Furnizarea de memento-uri individuale pentru schimburi.

Un sistem automatizat de programare cu opțiuni de schimb personalizate face programarea mai echitabilă și mai adaptabilă.

Pasul 23: Folosește Cel Mai Bun Instrument pentru Sarcină

Crearea manuală a unui program de lucru pentru echipă poate fi copleșitoare, mai ales pentru afacerile cu un număr mare de angajați. Utilizarea instrumentelor avansate de programare precum Shifton ajută managerii să creeze eficient programul de lucru prin:

• Automatizarea planificării schimburilor pe baza nevoilor reale ale afacerii.
• Permițând angajaților să schimbe schimburile fără probleme în sistem.
• Furnizarea de actualizări în timp real pentru a evita conflictele de programare.

Shifton simplifică managementul forței de muncă, îmbunătățește eficiența programării și reduce sarcina administrativă, făcând mai ușoară operarea afacerilor.

Tipuri de Programe de Lucru

Diferite afaceri necesită structuri de programare diferite pentru a se adapta nevoilor lor operaționale unice. Tipul programului de lucru utilizat depinde de cerințele industriei, disponibilitatea angajaților și prioritățile organizaționale. Mai jos sunt câteva dintre cele mai comune programe de lucru pe care le implementează afacerile.

Normă Întreagă

Un program de lucru cu normă întreagă constă de obicei în 40 de ore pe săptămână, deși unele industrii îl pot defini diferit. Angajații lucrează de obicei un număr fix de ore pe zi, cinci zile pe săptămână.

Beneficii Principale ale Programelor de Normă Întreagă:

• Oferă stabilitate în muncă și venituri constante pentru angajați.
• Asigură niveluri constante de personal pentru afacerile care necesită acoperire continuă.
• Include deseori beneficii precum asigurare de sănătate, concediu plătit și planuri de pensionare.

Programele de normă întreagă funcționează bine în industrii precum birouri corporative, sănătate, managementul retailului și centre de servicii pentru clienți unde sunt necesare operațiuni continue și consistență a forței de muncă.

Normă Parțială

Un program de lucru cu normă parțială implică, în general, lucrul mai puțin de 40 de ore pe săptămână. Angajații pot avea schimburi fixe sau variabile, în funcție de nevoile angajatorului.

Beneficii Principale ale Programelor de Normă Parțială:

• Oferă flexibilitate pentru studenți, îngrijitori sau persoane care echilibrează mai multe joburi.
• Ajută afacerile să reducă costurile cu forța de muncă menținând personalul adecvat.
• Oferă o soluție pentru afacerile cu cerere sezonieră sau fluctuantă.

Programele de normă parțială sunt comune în restaurante, magazine retail, centre de apel și industrii de ospitalitate unde afacerile necesită flexibilitate în personal.

Programe de Lucru Remote/Flexible

Un program de lucru remote sau flexibil permite angajaților să lucreze de acasă sau din orice altă locație în afara mediului tradițional de birou. Orele pot fi fixe, variabile sau bazate pe rezultate, în funcție de politicile companiei.

Beneficii Principale ale Programelor de Lucru Remote/Flexible:

• Crește autonomia angajaților și echilibrul muncă-viață.
• Reduce timpul și cheltuielile de navetă.
• Extinde baza de recrutare, permițând afacerilor să angajeze talente din locații diferite.

Programele de lucru remote și flexibile sunt deosebit de eficiente în industrii ca IT, servicii clienți, creație de conținut și marketing, unde sarcinile pot fi finalizate digital fără a necesita prezență fizică.

Program de Lucru 5-4/9

Programul de lucru 5-4/9 este un program comprimat în care angajații lucrează schimburi de nouă ore timp de opt zile într-o perioadă de două săptămâni, urmate de un schimb de opt ore și o zi liberă în plus.

Beneficii Principale ale Programului de Lucru 5-4/9:

• Permite angajaților să aibă un weekend de trei zile la fiecare două săptămâni.
• Crește productivitatea oferind zile de lucru mai lungi dar un număr mai mic de zile lucrătoare totale.
• Reduce costurile de navetă și îmbunătățește echilibrul muncă-viață.

Acest tip de program este utilizat frecvent în agenții guvernamentale, birouri corporative și industrii bazate pe proiecte care pot acomoda structuri de lucru flexibile.

Program de Lucru 2-2, 3-2, 2-3

Programul 2-2, 3-2, 2-3 este un program de schimburi rotative unde angajații lucrează în cicluri de două zile de muncă, două zile libere, trei zile de muncă și așa mai departe.

Beneficii Principale ale Programului 2-2, 3-2, 2-3:

• Oferă angajaților zile libere regulate pentru recuperare.
• Asigură operațiuni comerciale 24/7 fără ore suplimentare excesive.
• Echilibrează sarcinile de muncă prin rotirea angajaților prin diferite schimburi.

Acest program este ideal pentru industrii precum sănătatea, serviciile de urgență, producția și securitatea, unde este necesară o prezență continuă de personal.

Program de Lucru 4/10

Un program de lucru 4/10 constă în patru zile de muncă de 10 ore pe săptămână, urmate de trei zile libere.

Beneficii Principale ale Programului 4/10:

• Oferă angajaților o zi liberă suplimentară în fiecare săptămână, îmbunătățind echilibrul muncă-viață.
• Reduce cheltuielile de navetă deoarece angajații călătoresc la muncă mai puține zile.
• Ajută afacerile să crească productivitatea reducând numărul de tranziții între schimburi.

Programul 4/10 este utilizat frecvent în sectoarele de suport pentru clienți, producție, logistică și sănătate, unde turele prelungite pot îmbunătăți eficiența.

Exemplu de Program de Lucru și Șablon

Crearea unui program de lucru structurat și clar este esențială pentru o gestionare eficientă a personalului. Un program bine formatat asigură că angajații își cunosc turele în avans, previne conflictele de programare și îmbunătățește coordonarea generală a echipei.

Mai jos este un exemplu de șablon de program de lucru de bază care poate fi folosit în diferite industrii:

Numele Angajatului	Pozitia	Luni	Marți	Miercuri	Joi	Vineri	Sâmbătă	Duminică	Total Ore
John Doe	Casier	9 AM – 5 PM	9 AM – 5 PM	LIBER	1 PM – 9 PM	9 AM – 5 PM	LIBER	LIBER	32
Sarah Smith	Ospătar	LIBER	10 AM – 6 PM	10 AM – 6 PM	LIBER	4 PM – 12 AM	4 PM – 12 AM	4 PM – 12 AM	40
Mark Lee	Manager	8 AM – 4 PM	8 AM – 4 PM	8 AM – 4 PM	8 AM – 4 PM	8 AM – 4 PM	LIBER	LIBER	40

Cum să Folosiți Acest Șablon de Program de Lucru:

• Listați numele și rolurile angajaților pentru a clarifica responsabilitățile.
• Alocați turele în funcție de cererea de muncă și disponibilitatea angajaților.
• Asigurați o distribuție echitabilă a turelor pentru a preveni supraîncărcarea sau subocuparea.
• Indicați clar zilele libere, astfel încât angajații să știe când nu sunt programați.
• Calculați totalul orelor pentru a urmări costurile muncii și asigura conformitatea cu reglementările muncii.

Un șablon de program structurat ajută afacerile să rămână organizate, să îmbunătățească transparența și să crească productivitatea.

Cum Shifton Simplifică Crearea Programelor de Lucru

Gestionarea manuală a programelor de lucru poate consuma mult timp, mai ales pentru afacerile cu mulți angajați, ture rotative sau operațiuni 24/7. Shifton, un instrument inteligent de gestionare a personalului, simplifică procesul oferind:

• Programare automată pentru a elimina erorile manuale.
• Opțiuni de autoservire pentru angajați pentru schimb de ture și actualizări de disponibilitate.
• Actualizări în timp real pentru a preveni conflictele și modificările de ultim moment.
• Monitorizarea conformității pentru a asigura respectarea legislației muncii.

Shifton le permite managerilor să creeze programe de lucru în câteva minute, să reducă sarcinile administrative și să îmbunătățească eficiența generală a programării.

Alegerea tipurilor potrivite de programe pentru angajați afectează direct productivitatea, satisfacția în muncă și eficiența afacerii. Un program de lucru bine structurat asigură personalul adecvat, minimizează conflictele și alinia disponibilitatea angajaților cu nevoile companiei. Angajatorii trebuie să ia în considerare cerințele industriei, orele de funcționare și preferințele lucrătorilor pentru a determina cel mai bun program de lucru pentru echipa lor. Acest ghid explorează diferite tipuri de programe de lucru, inclusiv opțiuni bazate pe schimburi, flexibile și specifice industriei, ajutând managerii să creeze un program optimizat care sprijină atât obiectivele de afaceri, cât și bunăstarea angajaților.

Ce sunt programele de lucru?

Un program de lucru definește când se așteaptă ca angajații să își desfășoare sarcinile de serviciu. Acesta detaliază zilele de lucru, orele și schimburile, asigurând operațiuni structurate. Afacerile implementează diferite tipuri de programe de lucru pe baza cerințelor industriei, a contractelor angajaților și a cerințelor de încărcare a muncii.

Unele organizații urmează un program de lucru regulat, cum ar fi modelul standard 9-5, în timp ce altele adoptă schimburi rotative, săptămâni de lucru comprimate sau setări complet flexibile. Alegerea programului potrivit îmbunătățește eficiența, previne epuizarea și sporește echilibrul între viață personală și profesională.

Tipuri de schimburi de lucru

Companiile cu ore extinse de funcționare sau servicii 24/7 se bazează pe programe de lucru bazate pe schimburi pentru a asigura acoperirea continuă. Mai jos sunt exemplele cele mai comune de programe de schimb utilizate în întreaga industrie.

Tipuri	Explicație
Munca pe schimburi	Angajații sunt repartizați în blocuri de timp specifice, asigurând continuitatea operațiunilor de afaceri. Comună în industrii care necesită acoperire 24/7, precum sănătatea, producția și securitatea.
Dublu schimb	O aranjare a muncii în care angajații completează două schimburi consecutive, cu puțin timp de odihnă între ele. Adesea utilizat în industriile cu cerere ridicată, precum restaurantele și serviciile de urgență.
Schimbul de zi (1st Shift)	De obicei se desfășoară de la 8 AM la 4 PM sau 9 AM la 5 PM. Acesta este cel mai comun program de lucru pentru locurile de muncă de birou, retail și servicii.
Schimbul de seară (2nd Shift)	Acoperă de la sfârșitul după-amiezii până la miezul nopții, cum ar fi 4 PM la 12 AM. Comun în ospitalitate, suport clienți și roluri din domeniul sănătății. De asemenea, cunoscut sub numele de „schimb de balans.”
Schimbul de noapte (3rd Shift sau Schimbul de noapte)	Se desfășoară peste noapte, de obicei de la 12 AM la 8 AM. Esențial pentru operațiuni de 24 de ore, inclusiv spitale, aplicarea legii și servicii de transport. Schimburile de noapte includ frecvent diferențiale de plată datorită orelor de muncă dificile.

9 Programe comune de schimb pentru afaceri

Alegerea tipurilor potrivite de programe asigură operațiuni eficiente, satisfacția angajaților și conformitatea cu legile muncii. Mai jos sunt cele nouă tipuri de programe de lucru utilizate cel mai frecvent în diferite industrii.

#1 Standard

Un program de lucru standard urmează de obicei programul de la 9:00 la 17:00 sau de la 8:00 la 17:00, de luni până vineri, totalizând un exemplu de săptămânal de 40 de ore de muncă. Aceasta este configurația cea mai tradițională, întâlnită de obicei în birourile corporative, rolurile administrative și instituțiile de învățământ.

Pro:

• Orele previzibile promovează un echilibru stabil între viața personală și profesională.
• Angajații își cunosc rutina săptămânală, îmbunătățind productivitatea.
• Ideal pentru roluri care necesită colaborare și întâlniri în timpul orelor de lucru.

Contra:

• Este posibil să nu fie potrivită pentru afacerile care necesită ore de funcționare extinse.
• Flexibilitate limitată pentru angajații care preferă programe alternative.

#2 Fix

Un program fix înseamnă că angajații lucrează aceleași ore în fiecare săptămână fără variații. Această structură este comună în locurile de muncă din retail, producție și servicii pentru clienți. De exemplu, un lucrător din retail poate lucra întotdeauna de la 10 AM la 6 PM în zilele lucrătoare.

Pro:

• Schimburile previzibile îmbunătățesc consistența angajaților.
• Mai ușor pentru manageri să planifice nevoile de personal.
• Angajații își pot planifica angajamentele personale în jurul orelor de muncă.

Contra:

• Mai puțină flexibilitate pentru angajați și angajatori.
• Este posibil să nu acomodeze nevoi de afaceri neașteptate sau fluctuații sezoniere.

#3 Cu normă întreagă

Un program cu normă întreagă constă în general din exemple de program săptămânal de 40 de ore răspândite pe cinci sau mai multe zile. Cele mai multe posturi cu normă întreagă urmează un program standard, dar există variații în funcție de cerințele industriei.

Pro:

• Angajații beneficiază de avantaje complete, cum ar fi asigurarea de sănătate și concediul plătit.
• Venit stabil și oportunități de creștere în carieră.
• Asigură consistență în colaborarea în echipă.

Contra:

• Ore mai lungi pot duce la epuizare fără pauze adecvate.
• Mai puțină flexibilitate pentru angajații care caută un echilibru între muncă și viața personală.

#4 Cu jumătate de normă

Un program cu jumătate de normă constă în mai puține ore decât un program cu normă întreagă, de obicei sub 30 de ore pe săptămână. Aceste programe variază și pot fi flexibile în funcție de acordurile dintre angajator și angajat.

Pro:

• Oferă flexibilitate pentru angajații care au nevoie de o încărcătură de muncă mai ușoară.
• Cost-eficient pentru afaceri, deoarece lucrătorii cu jumătate de normă nu necesită beneficii complete.
• Ideal pentru studenți, părinți și lucrători sezoniere.

Contra:

• Lipsa de beneficii, cum ar fi asigurarea de sănătate.
• Venitul poate să nu fie stabil.
• Programarea poate fi inconsecventă, afectând echilibrul dintre muncă și viața personală.

#5 Tură

Un program de ture alocă angajații în diferite intervale de timp, acoperind un ciclu operațional de 24 de ore. Industrii precum sănătatea, ospitalitatea și transportul se bazează mult pe diferite programe de ture pentru a asigura un serviciu continuu non-stop.

Tipuri de Muncă în Ture:

• Ture fixe – Angajații lucrează aceeași tură în fiecare zi.
• Ture rotative – Angajații alternează între turele de dimineață, seară și noapte.
• Ture divizate – Munca este împărțită în două blocuri separate pe zi.

Pro:

• Asigură continuitatea operațiunilor de afaceri.
• Oferă oportunități de angajare pentru cei care preferă orele netradiționale.
• Ajută afacerile să gestioneze eficient fluctuațiile de volum de muncă.

Contra:

• Turele de noapte pot afecta negativ sănătatea din cauza tulburărilor de somn.
• Angajații pot avea dificultăți cu orele de muncă inconsistente.

#6 Programele Contractorilor sau Freelanceri

Contractorii și freelancerii nu urmează un program de lucru tipic. În schimb, aceștia lucrează pe bază de termene limită sau sarcini bazate pe proiect. Acești profesioniști, adesea din domenii precum tehnologie, design și creație de conținut, își stabilesc propriile ore de lucru.

Pro:

• Flexibilitate maximă pentru ambele părți, atât angajatori, cât și lucrători.
• Costuri reduse pentru afacerile care au nevoie de abilități specializate pentru proiecte pe termen scurt.
• Fără angajament pentru contracte de muncă pe termen lung.

Contra:

• Mai puțină stabilitate pentru freelanceri care se bazează pe un venit constant.
• Angajatorii pot întâmpina dificultăți în gestionarea echipelor externe.
• Comunicarea și coordonarea pot fi dificile cu lucrătorii la distanță din diferite fusuri orare.

#7 Imprevizibil

Un program imprevizibil se schimbă săptămânal sau zilnic în funcție de nevoile afacerii. Acest lucru este comun în industriile cu cereri fluctuante, cum ar fi comerțul cu amănuntul, ospitalitatea și joburile din economia gig. Angajații pot avea ture variabile, ceea ce face dificilă planificarea angajamentelor personale.

Pro:

• Oferă afacerilor flexibilitate în forța de muncă.
• Angajații pot lua ture în funcție de disponibilitate.
• Util pentru gestionarea fluctuațiilor sezoniere sau neașteptate de volum de muncă.

Contra:

• Lipsa de stabilitate pentru angajați, făcând dificilă planificarea financiară.
• Poate duce la nemulțumire în muncă dacă turele sunt schimbate frecvent fără avertizare.
• Mai dificil pentru manageri să mențină un program de echipă consistent.

#8 Program Comprimat

Un program comprimat reduce orele de lucru standard în mai puține zile. Cel mai comun exemplu este programul 4-10, unde angajații lucrează patru zile de 10 ore în locul unei săptămâni de lucru tradiționale de cinci zile. O altă variantă este programul 9/80, unde angajații lucrează 80 de ore în nouă zile în loc de zece.

Pro:

• Oferă angajaților zile suplimentare libere pentru timp personal.
• Reduce timpul și cheltuielile de navetă.
• Ajută afacerile să extindă orele de operare fără a angaja personal suplimentar.

Contra:

• Zilele de muncă mai lungi pot duce la oboseală și productivitate scăzută.
• Nu este adecvat pentru afacerile care necesită acoperire zilnică.
• Poate crea provocări în gestionarea serviciului clienți sau a timpilor de răspuns.

#9 Program Rotativ

Un program rotativ mută angajații prin diferite intervale de timp pe o perioadă stabilită. De exemplu, asistentele pot lucra o tură de dimineață timp de o săptămână, o tură de seară în următoarea, și o tură de noapte după aceea.

Tipuri de Programe Rotative:

• Rotație Lentă: Turele se schimbă la câteva săptămâni.
• Rotație Rapidă: Turele se schimbă la câteva zile.

Pro:

• Distribuie echitabil volumul de muncă între angajați.
• Previne epuizarea din tura repetitivă.
• Asigură acoperire pentru afaceri la toate orele.

Contra:

• Dificil pentru angajați să se adapteze la orele care se schimbă.
• Poate perturba ciclurile de somn și bunăstarea generală.
• Necesită programare atentă pentru a evita nemulțumirea angajaților.

Fiecare tip de opțiune de program vine cu avantaje și provocări unice. Afacerile ar trebui să evalueze cu atenție cerințele industriei, nevoile angajaților și obiectivele operaționale înainte de a alege cel mai bun program de lucru pentru echipa lor.

14 Tipuri Alternative de Ture

Programele tradiționale de ture nu se potrivesc întotdeauna cu fiecare model de afacere. Multe industrii necesită flexibilitate pentru a acomoda volumul de muncă fluctuant, cererea sezonieră și nevoile angajaților. Mai jos sunt 14 tipuri alternative de programe pe care afacerile le pot implementa pentru a optimiza operațiunile, sprijinind în același timp echilibrul între viața profesională și cea personală.

1) Turele Împărțite

O tură împărțită divide ziua de lucru a unui angajat în două segmente separate cu o pauză semnificativă între ele. Spre deosebire de un program standard cu o pauză scurtă de prânz, acest tip de tură include adesea un interval lung între orele de lucru.

Exemplu:

Un angajat dintr-un restaurant poate lucra de la 8 AM la 12 PM, să ia o pauză, apoi să revină de la 5 PM la 9 PM pentru a gestiona serviciul de cină în vârf.

Pro:

• Permite afacerilor să angajeze personal în timpul orelor de vârf, reducând costurile cu forța de muncă în perioadele lente.
• Angajații pot folosi pauzele lungi pentru sarcini personale, odihnă sau chiar un al doilea loc de muncă.
• Utile pentru industrii precum serviciile alimentare, transportul și serviciul pentru clienți, unde cererea fluctuează pe parcursul zilei.

Contra:

• Zilele de lucru prelungite pot părea obositoare, în ciuda pauzelor lungi.
• Angajații pot întâmpina dificultăți în gestionarea eficientă a timpului între ture.
• Nu este potrivit pentru lucrătorii care preferă un program de lucru continuu.

2) Turele de Weekend

Unele afaceri necesită personal în weekend, fie pentru a gestiona cererea clienților, fie pentru a menține operațiuni continue. Un program de ture de weekend atribuie angajaților să lucreze sâmbăta și duminica, adesea cu zile libere în timpul săptămânii.

Exemplu:

Un recepționist de hotel poate avea un program de joi până luni, cu zile de odihnă marți și miercuri.

Pro:

• Esențial pentru industrii precum ospitalitatea, îngrijirea sănătății și retail, care au un trafic mare în weekend.
• Angajații care preferă zilele libere în timpul săptămânii (de ex. părinți, studenți) beneficiază de acest program.
• Adesea vine cu stimulente financiare sau diferențe de tură.

Contra:

• Angajații se pot simți izolați de familie și prieteni care lucrează după un program de muncă tipic.
• Turele de weekend pot fi mai puțin dorite, ducând la o rată de fluctuație mai mare.

3) Turele de Gardă

O tură de gardă necesită ca angajații să fie disponibili pentru muncă dacă este nevoie, dar nu le garantează ore fixe. Ei trebuie să rămână de contact și pregătiți să se prezinte la muncă în scurt timp.

Exemplu:

Un doctor poate fi de gardă peste noapte, gata să intervină în cazul unei urgențe a unui pacient.

Pro:

• Asigură un răspuns imediat la cerințele urgente de muncă.
• Comune în sănătate, suport IT și servicii de urgență, unde apar situații imprevizibile.
• Angajații pot primi compensație chiar dacă nu sunt chemați să lucreze.

Contra:

• Imprevizibilitatea face dificilă planificarea timpului personal de către angajați.
• Disponibilitatea constantă poate fi stresantă și duce la epuizare.
• Unele legi ale muncii cer compensație pentru statutul de gardă, crescând costurile cu salarizarea.

4) Turele de Ore Suplimentare

O tură de ore suplimentare apare când un angajat lucrează peste orele programate, adesea depășind programul standard de 40 de ore pe săptămână. Orele suplimentare sunt de obicei compensate cu un tarif mai mare.

Exemplu:

Un muncitor dintr-o fabrică poate lucra cu 10 ore suplimentare în perioadele de producție de vârf, câștigând 1,5x tarifului obișnuit.

Pro:

• Oferă angajaților oportunități pentru venituri suplimentare.
• Ajută afacerile să își satisfacă cererea crescută fără să angajeze personal suplimentar.
• Utile în industrii precum logistică, sănătate și manufactură.

Contra:

• Poate duce la oboseala angajaților și scăderea productivității.
• Poate rezulta în costuri mai mari cu salariile.
• Dependența pe termen lung de ore suplimentare poate indica o planificare a forței de muncă defectuoasă.

5) Ture Flexibile

O tură flexibilă permite angajaților să își stabilească propriile ore de lucru într-un cadru dat. În loc să adhere la un program standard, aceștia pot începe și termina munca la ore diferite în funcție de preferințele personale și cerințele jobului.

Exemplu:

Un dezvoltator software poate alege să lucreze de la 7 AM la 3 PM în locul programului tradițional 9-5.

Pro:

• Îmbunătățește echilibrul între muncă și viață personală, reducând stresul angajaților.
• Crește productivitatea permițând angajaților să lucreze în orele lor cele mai productive.
• Ajută la atragerea de talente de top, în special în rândul muncitorilor la distanță și al industriilor bazate pe cunoaștere.

Contra:

• Necesită încredere între angajatori și angajați pentru a se asigura că munca este finalizată.
• Poate crea dificultăți în coordonarea ședințelor de echipă și a colaborării.
• Nu este potrivit pentru industriile care necesită o acoperire strictă a schimburilor, cum ar fi sănătatea sau retailul.

6) Schimburi Sezoniere sau Temporare

Un program de schimburi sezoniere alocă angajaților munca doar în anumite perioade ale anului, de obicei în industriile cu cerere fluctuanta. Schimburile temporare pot fi folosite pentru proiecte speciale sau angajări pe termen scurt.

Exemplu:

Lucrători din retail angajați pentru Black Friday și sezonul de sărbători sau lucrători agricoli aduși în timpul lunilor de recoltă.

Pro:

• Ajută afacerile să gestioneze cererea de vârf eficient.
• Oferă oportunități de muncă lucrătorilor temporari.
• Reduce costurile asociate cu angajarea de personal cu normă întreagă.

Contra:

• Lucrătorii sezonieri pot necesita o pregătire extinsă, ceea ce crește timpul de formare.
• Angajarea temporară nu oferă stabilitate, ceea ce duce la fluctuație ridicată a personalului.
• Afacerea trebuie să reangajeze și să instruiască noi angajați în fiecare sezon.

7) Program de Schimburi Iregulate

Un program de schimburi iregulat se schimbă frecvent, fără un model setat. Angajații pot lucra ore diferite în fiecare săptămână, în funcție de nevoile afacerii.

Exemplu:

Un barman poate lucra luni seara într-o săptămână, apoi sâmbătă dimineața în următoarea.

Pro:

• Oferă companiilor flexibilitate maximă în programare.
• Util pentru acoperirea absențelor neașteptate sau a schimbărilor de volum de muncă.
• Ajută la optimizarea nivelurilor de personal fără supradimensionare.

Contra:

• Îngreunează planificarea personală pentru angajați.
• Poate provoca oboseală din cauza programelor de somn neregulate.
• Imprevizibilitatea ridicată poate duce la nemulțumirea angajaților.

8) Fără Program Stabilit

Un program fără orar prestabilit înseamnă că angajații nu au ore de lucru sau schimburi predeterminate. În schimb, ei lucrează pe bază de necesitate, deseori cu un preaviz scurt. Acest tip de program de lucru este comun în economia gig, joburile de freelancing și în unele poziții de retail sau ospitalitate.

Exemplu:

Un șofer de rideshare se conectează la o aplicație ori de câte ori este disponibil pentru a accepta curse. Un designer grafic freelancer preia proiecte în funcție de cerere.

Pro:

• Flexibilitate maximă pentru lucrătorii care preferă să-și aleagă propriile ore.
• Util pentru companiile cu volumul de muncă imprevizibil.
• Reduce nevoia pentru supravegherea programului.

Contra:

• Angajații pot întâmpina dificultăți cu instabilitatea veniturilor din cauza orelor fluctuante.
• Mai greu pentru companii să asigure un personal consistent.
• Lucrătorii pot fi în incapacitatea de a-și planifica timpul personal eficient.

9) Program de Schimburi Pitman

Programul de schimburi Pitman este un sistem rotațional folosit adesea în industriile care necesită acoperire 24/7. Angajații lucrează două sau trei schimburi de 12 ore consecutiv, urmate de zile libere. Ciclu se repetă de obicei la fiecare două săptămâni.

Exemplu:

Un agent de securitate lucrează luni și marți (schimburi de 12 ore), are liber miercuri și joi, apoi lucrează vineri până duminică. Săptămâna următoare, modelul se inversează.

Pro:

• Oferă fiecărui angajat un weekend întreg liber în fiecare a doua săptămână.
• Reduce frecvența deplasărilor, deoarece angajații lucrează schimburi mai lungi.
• Angajații au mai multe zile libere consecutiv, permițând recuperarea.

Contra:

• Schimburile de 12 ore pot fi obositoare fizic și mental.
• Poate să nu se potrivească lucrătorilor care preferă un program de muncă tradițional de 40 de ore pe săptămână.
• Erorile de programare pot provoca lacune de acoperire.

10) Program de Schimburi Dupont

Programul de schimburi Dupont este un ciclu de patru săptămâni în care angajații fac rotații între schimburi de zi și de noapte, cu zile de odihnă incluse. Acest program oferă o săptămână întreagă liberă la fiecare patru săptămâni.

Exemplu:

O fabrică urmează acest ciclu:

1. Patru schimburi de noapte → Trei zile libere
2. Trei schimburi de zi → O zi liberă
3. Trei schimburi de noapte → Trei zile libere
4. Patru zile de muncă → Șapte zile libere

Pro:

• Asigură funcționarea continuă a afacerii, oferind în același timp angajaților perioade extinse de odihnă.
• Oferă o săptămână liberă completă în fiecare lună, îmbunătățind echilibrul dintre muncă și viața personală.
• Distribuie echitabil turele de noapte și zi între toți angajații.

Contra:

• Rotirea între turele de noapte și zi poate perturba tiparele de somn.
• Orele prelungite de lucru pot duce la epuizare.
• Necesită o planificare precisă pentru a preveni insuficiența de personal.

11) Tura Kelly

Programul de ture Kelly este utilizat frecvent în departamentele de pompieri și serviciile de urgență. Urmează un ciclu de 9 zile în care angajații lucrează ture de 24 de ore, urmate de 48 de ore libere.

Exemplu:

Un pompier lucrează luni (24 de ore), apoi are marți și miercuri libere înainte de a lucra din nou joi pentru o tură de 24 de ore.

Pro:

• Oferă perioade lungi de odihnă după fiecare tură, permițând recuperarea.
• Ajută la menținerea acoperirii personalului 24/7, fără ore suplimentare excesive.
• Mai puține zile de navetă pe lună, reducând costurile de călătorie.

Contra:

• Turele de 24 de ore sunt solicitante fizic și mental.
• Nu este potrivit pentru roluri care necesită vigilență mentală constantă.
• Angajații pot experimenta privarea de somn în timpul turelor.

12) Programul de ture 2-2-3

Programul de ture 2-2-3, cunoscut și sub denumirea de programul Panama, funcționează pe bază de rotație cu două zile lucrătoare, două zile libere, trei zile lucrătoare. Angajații lucrează ture de 12 ore, asigurând acoperirea activității 24/7.

Exemplu:

Săptămâna 1: luni-marți (muncă), miercuri-joi (liber), vineri-duminică (muncă)
Săptămâna 2: luni-marți (liber), miercuri-joi (muncă), vineri-duminică (liber)

Pro:

• Angajații nu lucrează niciodată mai mult de trei zile consecutive.
• Asigură un weekend liber pentru fiecare angajat o dată la două săptămâni.
• Menține o distribuție echitabilă a orelor de muncă între echipe.

Contra:

• Angajații trebuie să se adapteze la lucrul în weekend o dată la două săptămâni.
• Turele de 12 ore pot deveni obositoare în timp.

13) Programul de ture 4-10

Un program de ture 4-10 permite angajaților să lucreze patru zile de câte 10 ore în loc de cinci zile de câte 8 ore, oferind o zi liberă suplimentară în fiecare săptămână.

Exemplu:

Un specialist IT lucrează luni-joi, de la 7 AM la 5 PM, și are liber vineri-duminică.

Pro:

• Angajații primesc o zi liberă suplimentară, îmbunătățind echilibrul dintre viața profesională și cea personală.
• Mai puține navete reduc costurile și timpul de transport.
• Turele mai lungi înseamnă mai puține schimbări de ture, îmbunătățind fluxul de lucru.

Contra:

• Turele zilnice mai lungi pot duce la epuizare.
• Nu este potrivit pentru afaceri care necesită acoperire cinci zile pe săptămână.

14) 9/80

Programul 9/80 este o săptămână de lucru comprimată, în care angajații lucrează 80 de ore pe parcursul a nouă zile în loc de zece, rezultând o zi liberă suplimentară la fiecare două săptămâni.

Exemplu:

• Săptămâna unu: patru ture de 9 ore (luni-joi), o tură de 8 ore (vineri)
• Săptămâna doi: patru ture de 9 ore (luni-joi), vineri liber

Pro:

• Oferă un weekend de trei zile la fiecare două săptămâni.
• Angajații lucrează ture ușor mai lungi, dar păstrează o rutină regulată.
• Comun în domeniul ingineriei, al guvernului și al mediilor corporative.

Contra:

• Programarea necesită o monitorizare atentă a orelor săptămânale pentru a respecta legislația muncii.
• Angajații trebuie să se adapteze zilelor de lucru mai lungi fără a se epuiza.

Alte programe de lucru

Unele afaceri necesită metode de programare non-tradiționale pentru a echilibra eficiența operațională cu nevoile angajaților. Mai jos sunt enumerate câteva tipuri suplimentare de programe care oferă flexibilitate și adaptabilitate în forța de muncă de astăzi.

#1 Program de lucru la distanță

Un program de lucru la distanță permite angajaților să lucreze de acasă sau din orice altă locație în afara biroului. Acest aranjament a câștigat popularitate datorită avansurilor în tehnologie și creșterii instrumentelor de colaborare digitală.

Exemplu:

Un consultant de marketing lucrează de acasă și își stabilește propriile ore, atâta timp cât îndeplinește termenele limită și participă la ședințele virtuale.

Pro:

• Crește productivitatea angajaților prin reducerea distragerilor de la birou.
• Elimină timpul de navetă, îmbunătățind echilibrul între viața personală și profesională.
• Extinde oportunitățile de angajare dincolo de limitările geografice.

Contra:

• Necesită autodisciplină și gestionare eficientă a timpului.
• Colaborarea poate fi dificilă fără interacțiuni față în față.
• Angajatorii trebuie să investească în securitatea și instrumentele de comunicare pentru munca la distanță.

#2 Program de lucru hibrid

Un program de lucru hibrid combină munca de la birou cu cea de la distanță, permițând angajaților să-și împartă timpul între cele două medii.

Exemplu:

Un contabil lucrează la birou luni și miercuri, dar lucrează de la distanță marți, joi și vineri.

Pro:

• Oferă flexibilitate în timp ce menține colaborarea în persoană.
• Reduce costurile de birou și permite o mai bună utilizare a spațiului.
• Dă angajaților mai mult control asupra mediului lor de lucru.

Contra:

• Programarea zilelor de lucru la birou poate fi dificilă pentru coordonarea echipei.
• Angajații pot întâmpina dificultăți în menținerea unei rutine constante.
• Necesită tehnologie fiabilă pentru o comunicare fluentă.

#3 Împărțirea jobului

Împărțirea jobului are loc atunci când doi angajați împart responsabilitățile unei poziții cu normă întreagă. Fiecare lucrător este responsabil pentru o parte a volumului de muncă, lucrând de obicei ore parțiale.

Exemplu:

Două specialiste HR împart un post — una lucrează luni-miercuri, în timp ce cealaltă lucrează joi-vineri.

Pro:

• Permite companiilor să păstreze angajați cu experiență care au nevoie de ore reduse.
• Ajută angajații să mențină un echilibru între viața personală și carieră.
• Crește diversitatea la locul de muncă prin acomodarea diferitelor nevoi.

Contra:

• Necesită o comunicare fluidă între angajații care împart jobul.
• Poate duce la confuzie dacă sarcinile și responsabilitățile nu sunt clar definite.
• Programarea trebuie gestionată atent pentru a evita întreruperile fluxului de lucru.

#4 Contracte de muncă fără ore fixe

Un contract de muncă fără ore fixe înseamnă că un angajator nu este obligat să ofere un număr stabilit de ore de lucru, iar angajatul nu este obligat să accepte munca atunci când i se oferă. Acest tip de program de muncă pentru angajați este obișnuit în ospitalitate, retail și locuri de muncă bazate pe evenimente.

Exemplu:

Un lucrător la restaurant este chemat doar când cererea este mare, dar nu are ture garantate în fiecare săptămână.

Pro:

• Oferă companiilor o forță de muncă flexibilă în perioadele de vârf.
• Permite angajaților să accepte sau să refuze ture în funcție de disponibilitate.
• Reducere a costurilor cu personalul atunci când cererea afacerii este scăzută.

Contra:

• Angajații se confruntă cu instabilitate de venituri din cauza orelor imprevizibile.
• Lipsa de securitate a locului de muncă poate duce la moral scăzut.
• Unele țări au legi stricte privind munca care reglementează contractele de muncă fără ore fixe.

#5 Program part-time permanent

Un program part-time permanent oferă angajaților un număr fix de ore pe săptămână, dar sub pragul pentru statutul de normă întreagă. Spre deosebire de munca casual sau temporară, angajații part-time permanenți beneficiază de avantaje precum concediu plătit și securitate a locului de muncă.

Exemplu:

Un reprezentant de servicii pentru clienți lucrează 25 de ore pe săptămână, având un program fix de luni-vineri, 9 AM – 2 PM.

Pro:

• Oferă stabilitate în timp ce permite angajaților să mențină ore de lucru reduse.
• Ajută companiile să păstreze angajații calificați care preferă munca part-time.
• Angajații primesc beneficii în timp ce lucrează mai puține ore decât personalul cu normă întreagă.

Contra:

• Angajații pot pierde avantaje de normă întreagă, cum ar fi oportunitățile de creștere în carieră.
• Distribuția volumului de muncă poate fi dificilă dacă angajații part-time gestionează sarcini esențiale.

Schimburi pe industrie

Programele de lucru variază în funcție de cerințele industriei. Unele sectoare necesită acoperire 24/7, în timp ce altele funcționează pe orele standard de afaceri. Alegerea tipurilor potrivite de programe asigură eficiență, satisfacția angajaților și conformitatea cu legile muncii.

Programe de lucru pentru construcții

Proiectele de construcție urmează diferite tipuri de programe de lucru în funcție de termenele limită, condițiile meteo și disponibilitatea forței de muncă. Mulți lucrători lucrează pe orele 8-5, dar unele proiecte necesită ture extinse sau rotative pentru a respecta termenele strânse. Orele suplimentare sunt obișnuite, în special spre finalizarea proiectului. Unele șantiere de construcție folosesc un program 9/80, în care angajații lucrează 80 de ore pe parcursul a nouă zile și au liber în fiecare a doua vineri.

Lucrătorii pot urma, de asemenea, un program comprimat, cum ar fi patru ture a câte 10 ore, permițându-le mai puține zile de lucru pe săptămână. Proiectele sezoniere se bazează adesea pe programe temporare și de contractor, unde lucrătorii sunt angajați pentru faze specifice ale construcției.

Provocările în programarea construcțiilor includ întârzierile meteo imprevizibile, schimbările de proiect și asigurarea siguranței lucrătorilor în timpul turelor lungi. Programarea corespunzătoare ajută la menținerea eficienței fără a suprasolicita angajații.

Programe de lucru pentru asistenții din domeniul medical

Lucrătorii în domeniul sănătății necesită acoperire de ture 24/7, ducând la programe extrem de structurate, dar solicitante. Majoritatea spitalelor și clinicilor folosesc programe rotative, în care angajații lucrează pe ture diferite fiecare săptămână pentru a echilibra sarcinile. Turele obișnuite includ:

• Tura de zi (8 AM – 4 PM)
• Tura de seară (4 PM – 12 AM)
• Tura de noapte (12 AM – 8 AM)

Unele spitale implementează programe Pitman sau Dupont, asigurând îngrijirea continuă a pacienților, oferind în același timp perioade extinse de odihnă. Personalul de urgențe și UCI urmează adesea ture de 12 ore, cum ar fi programele 2-2-3, unde lucrează două zile, apoi au două zile libere și trei zile de muncă.

Turele de garda sunt obișnuite în medicina de urgență, necesitând ca personalul să fie disponibil fără un program fix. Orele suplimentare sunt frecvente, ducând la epuizare dacă nu sunt gestionate corespunzător. Programarea flexibilă, partajarea locurilor de muncă și consultările de la distanță ajută la reducerea stresului asupra lucrătorilor medicali.

Programe de lucru pentru firme de avocatură

Firmele de avocatură urmează de obicei un program 9-5, dar sarcinile de lucru se extind, de obicei, dincolo de orele tradiționale de birou. Mulți avocați lucrează 50-60 de ore pe săptămână, uneori inclusiv în weekend. Asociații juniori funcționează frecvent pe un program imprevizibil, dictat de cerințele clienților și termenele de judecată.

Unele firme de avocatură implementează programe comprimate, permițând avocaților să lucreze mai multe ore în mai puține zile. Programele remote și hibride devin mai comune, în special pentru cercetarea juridică și consultările cu clienții. Paralegalii și personalul de suport lucrează adesea pe programe standard, deși cazurile de litigii pot necesita ore suplimentare.

Echilibrarea sarcinilor de lucru în firmele de avocatură este provocatoare din cauza cerințelor impredictibile ale cazurilor. Gestionarea corespunzătoare a programului de lucru al angajaților asigură productivitatea personalului, prevenind în același timp epuizarea.

Cum să creezi programe de lucru pentru angajați?

Crearea unui program de lucru pentru angajați necesită planificare strategică pentru a echilibra nevoile afacerii cu disponibilitatea angajaților. Un program bine structurat îmbunătățește productivitatea, reduce conflictele și asigură operațiuni fluide. Mai jos sunt pași cheie pentru a dezvolta un program de lucru eficient pentru angajați.

1. Identifică resursele

Înainte de a crea un program, evaluează resursele disponibile, inclusiv dimensiunea forței de muncă, competențele și nevoile operaționale. Identifică rolurile critice care necesită acoperire cu normă întreagă și zonele unde lucrătorii part-time sau contractuali pot umple golurile. Ia în considerare distribuirea sarcinilor de lucru pentru a preveni epuizarea angajaților, menținând în același timp eficiența afacerii.

2. Enumerați nevoile pentru fiecare categorie de schimb

Definește numărul de angajați necesar pentru fiecare tură și rolurile lor. Dacă afacerea operează pe orele 8-5, asigură-te de acoperirea suficientă pe parcursul întregii zile. Pentru operațiuni 24/7, planifică ture precum cele de zi, seară și noapte. Afacerile cu cerere fluctuantă ar trebui să ia în considerare programarea sezonieră sau flexibilă.

3. Anticipați cererea

Analizează orele de vârf ale afacerii, tendințele sezoniere și variațiile sarcinilor de lucru. Magazinele de vânzare cu amănuntul pot avea nevoie de mai mult personal în weekenduri, în timp ce spitalele necesită personal constant 24/7. Studierea programelor angajaților din trecut ajută la anticiparea cererilor viitoare și evitarea sub- sau supra-angajării.

4. Colectați preferințele angajaților

Luați în considerare disponibilitatea și preferințele angajaților atunci când creați programele. Unii lucrători pot prefera turele de dimineață, în timp ce alții performează mai bine în timpul serii. Colectarea opiniilor crește satisfacția în muncă și reduce absențele.

5. Revizuiește programele anterioare

Analizează exemplele de programe de lucru anterioare pentru a identifica ineficiențele. Căutați tendințe în schimburi interschimbabile, absențe frecvente sau conflicte de programare. Ajustează noul program pentru a rezolva problemele recurente și a îmbunătăți gestionarea forței de muncă.

6. Creează un plan de înlocuire

Absenteismul neplanificat poate întrerupe fluxul de lucru. Stabilește un plan de rezervă menținând o listă de angajați disponibili pentru ture de rezervă sau ore suplimentare. Utilizarea unui exemplu de program de lucru cu personal desemnat de rezervă previne problemele de programare de ultimă oră.

7. Cercetează legile

Asigură-te de conformitatea cu legile muncii și reglementările industriei. Verifică regulile cu privire la orele programate, plata orelor suplimentare, pauzele de odihnă și drepturile angajaților. Nerespectarea poate duce la probleme legale și la reducerea satisfacției angajaților.

8. Utilizează un generator de programe

Crearea manuală a diferitelor programe poate fi consumatoare de timp și predispusă la erori. Shifton este o aplicație de management al sarcinilor concepută pentru a automatiza planificarea turelor, programarea angajaților și echilibrarea sarcinilor. Cu Shifton, afacerile pot:

• Automatiza atribuirea turelor bazată pe cerințele de muncă.
• Permite angajaților să solicite schimburi de ture și să gestioneze disponibilitatea.
• Reduce greșelile de programare cu optimizarea bazată pe AI.
• Îmbunătățește programele de lucru cu ajustări în timp real.

Utilizarea software-ului de gestionare a sarcinilor, cum ar fi Shifton, simplifică tipurile de planificare a programelor, asigurând eficiență și reducând sarcina administrativă.

9. Publică programul

Odată ce programul de lucru pentru angajați este finalizat, împărtășește-l echipei în avans. Folosește aplicații de gestionare a sarcinilor sau unelte de comunicare internă pentru a notifica angajații și pentru a le permite să-și revizuiască turele. Transparența în programare previne conflictele de ultim moment și îmbunătățește coordonarea forței de muncă.

De ce este importantă crearea unui program de lucru?

Un program de lucru structurat pentru angajați asigură eficiența operațională, satisfacția forței de muncă și conformitatea cu legile muncii. Fără un program de afaceri bine organizat, companiile se confruntă cu absențe, epuizarea angajaților și pierderea productivității. Mai jos sunt motivele cheie pentru care un program de lucru corespunzător pentru angajați este esențial.

1. Îmbunătățirea retenției angajaților

Un program de lucru bine planificat pentru angajați reduce stresul și asigură o distribuție echitabilă a turelor. Angajații care primesc ore previzibile programate sunt mai puțin susceptibili să experimenteze epuizare sau insatisfacție profesională, ducând la o rata mai mică de pierdere a personalului. Afacerile care oferă opțiuni de program flexibil păstrează talentul de top, acomodat obligațiilor personale și echilibrului între viața personală și muncă.

2. Îmbunătățirea productivității angajaților

Un program de timp de lucru optimizat aliniază disponibilitatea angajaților cu orele de vârf ale afacerii, asigurând prezența personalului atunci când cererea este cea mai mare. Atribuirea de ture bazate pe tiparele de productivitate — cum ar fi programarea turelor de dimineață pentru cei care se trezesc devreme — maximizează eficiența. Angajații cu un program de lucru structurat experimentează mai puține distrageri și mențin niveluri mai ridicate de performanță.

3. Personal garantat 24/7

Industrii precum sănătatea, serviciul clienți și securitatea necesită acoperire continuă. Implementarea diferitelor programe de lucru, cum ar fi Pitman, Dupont, sau turele rotative, asigură că afacerile operează eficient fără goluri în servicii. Un program de lucru săptămânal adecvat previne lipsa de personal, reducând întreruperile operaționale.

4. Gestionarea eficientă a salariilor

Un program de lucru clar ajută la urmărirea orelor muncite de angajați, a orelor suplimentare și a cheltuielilor de salarizare. Companiile care utilizează software de gestionare a sarcinilor automatizează urmărirea turelor și asigură conformitatea cu legile muncii referitoare la orele suplimentare și pauze. Programarea corespunzătoare previne cheltuielile inutile cu salariile datorită planificării ineficiente a turelor.

5. Reducerea stresului la locul de muncă

Un program de lucru organizat pentru angajați previne supraîncărcarea personalului cu ore excesive sau ture imprevizibile. Angajații cu un program de lucru stabil experimentează mai puțin stres, ceea ce duce la o mai bună sănătate mentală și satisfacție la locul de muncă. Împărțirea locului de muncă, programele comprimate și aranjamentele flexibile de lucru îmbunătățesc în plus bunăstarea angajaților.

6. Echilibrul satisfăcător între muncă și viața personală

Un program de lucru bun oferă angajaților suficient timp pentru a gestiona angajamentele personale alături de responsabilitățile de muncă. Programele de lucru hibride, turele de lucru 4-10 sau aranjamentele 9/80 oferă perioade extinse de odihnă fără a compromite productivitatea. Afacerile care prioritizează echilibrul între muncă și viața personală atrag și mențin angajați motivați.

Cum să alegeți programul de lucru ideal pentru angajații dvs.

Selectarea celui mai bun program de lucru necesită echilibrarea nevoilor companiei cu preferințele angajaților. Tipurile potrivite de programe îmbunătățesc productivitatea, cresc satisfacția la locul de muncă și asigură conformitatea cu legile muncii. Când determinați programul ideal de lucru, luați în considerare următorii factori:

1. Cerințele afacerii

Identificați nevoile operaționale de bază ale companiei. Unele industrii, cum ar fi sănătatea și producția, necesită acoperire 24/7, în timp ce altele funcționează pe un program de lucru standard. Determinați dacă un program fix, rotativ sau flexibil se potrivește modelului dvs. de afaceri.

2. Preferințele angajaților

Un program de lucru de succes ia în considerare nevoile angajaților. Unii lucrători preferă turele de dimineață, în timp ce alții sunt mai productivi seara. Opțiunile de program flexibil, cum ar fi munca de la distanță sau turele comprimate, ajută la atragerea și păstrarea talentelor. Colectarea feedback-ului angajaților asigură o satisfacție mai mare la locul de muncă.

3. Cerințele clienților și ale serviciilor

Afaceri din retail, ospitalitate și sănătate trebuie să alinieze programul angajaților cu perioadele de cerere maximă. Dacă traficul de clienți este cel mai mare în weekend, programarea turelor de weekend asigură un serviciu optim. Analizarea orelor anterioare de program de lucru ajută la anticiparea nevoilor de personal.

4. Conformitatea cu legile muncii

Fiecare program de lucru pentru angajați trebuie să adere la reglementările de muncă, inclusiv plata orelor suplimentare, perioadele de odihnă și limitările orelor de muncă. Unele jurisdicții limitează turele de noapte sau impun perioade specifice de pauză. Ignorarea acestor legi poate duce la penalizări și nemulțumirea angajaților.

5. Scalabilitatea și creșterea viitoare

Un program de lucru bine conceput ar trebui să acomodeze extinderea afacerii. Pe măsură ce companiile cresc, complexitățile programării cresc. Utilizarea unui software de gestionare a sarcinilor precum Shifton simplifică programarea pentru echipe mai mari, automatizând atribuirea de ture și reducând conflictele.

Alegerea celui mai bun program de lucru implică evaluarea obiectivelor companiei, a bunăstării angajaților și a cerințelor legale. Implementarea tipurilor potrivite de programe de lucru îmbunătățește eficiența, menținând un mediu de lucru sănătos.

Cum să alegeți programul de lucru ideal pentru angajații dvs.

Selectarea celui mai bun program de lucru necesită echilibrarea cerințelor afacerii cu preferințele angajaților. Tipurile corecte de programe îmbunătățesc productivitatea, cresc satisfacția locului de muncă și asigură conformitatea cu legile muncii. Când stabiliți programul ideal de lucru, luați în considerare următorii factori:

1. Cerințele afacerii

Identificați nevoile operaționale de bază ale companiei. Unele industrii, cum ar fi sănătatea și producția, necesită acoperire 24/7, în timp ce altele funcționează pe un program de lucru standard. Determinați dacă un program fix, rotativ sau flexibil se potrivește modelului dvs. de afaceri.

2. Preferințele angajaților

Un program de lucru reușit ține cont de nevoile angajaților. Unii lucrători preferă turele de dimineață, în timp ce alții sunt mai productivi seara. Opțiunile de program flexibil, cum ar fi telemunca sau turele comprimate, ajută la atragerea și retenția talentelor. Colectarea feedback-ului angajaților asigură o satisfacție mai înaltă a muncii.

3. Cerințele clienților și ale serviciilor

Afaceri din retail, ospitalitate și sănătate trebuie să alinieze programul angajaților cu perioadele de cerere maximă. Dacă traficul de clienți este cel mai mare în weekend, programarea turelor de weekend asigură un serviciu optim. Analizarea orelor anterioare de program de lucru ajută la anticiparea nevoilor de personal.

4. Conformitatea cu legile muncii

Fiecare program de lucru pentru angajați trebuie să adere la reglementările de muncă, inclusiv plata orelor suplimentare, perioadele de odihnă și limitările orelor de muncă. Unele jurisdicții limitează turele de noapte sau impun perioade specifice de pauză. Ignorarea acestor legi poate duce la penalizări și nemulțumirea angajaților.

5. Scalabilitatea și creșterea viitoare

Un program de lucru bine conceput ar trebui să acomodeze extinderea afacerii. Pe măsură ce companiile cresc, complexitățile programării cresc. Utilizarea unui software de gestionare a sarcinilor precum Shifton simplifică programarea pentru echipe mai mari, automatizând atribuirea de ture și reducând conflictele.

Alegerea celui mai bun program de lucru implică evaluarea obiectivelor companiei, a bunăstării angajaților și a cerințelor legale. Implementarea tipurilor potrivite de programe de lucru îmbunătățește eficiența, menținând un mediu de lucru sănătos.

Cum să eficientizați programele de lucru cu Shifton

Gestionarea manuală a tipurilor de programe de lucru poate fi consumatoare de timp și predispusă la erori, ducând la conflicte de programare, lipsă de personal și nemulțumirea angajaților. Shifton, un software avansat de gestionare a sarcinilor, simplifică întregul proces, asigurând planificarea fără cusur a turelor și gestionarea forței de muncă.

Beneficii Cheie ale Utilizării Shifton pentru Programarea Muncii

• Planificare Automată a Turelor – Shifton atribuie turele pe baza disponibilității angajaților, a abilităților și a nevoilor de afaceri, eliminând dificultatea programării manuale.
• Ajustări în Timp Real – Modificări de ultim moment? Shifton permite modificări rapide, asigurând acoperirea completă a programului fără întreruperi.
• Autoprogramarea Angajaților – Angajații pot schimba ture, solicita timp liber și își pot gestiona propriile disponibilități, reducând volumul de muncă administrativă.
• Conformitatea cu Legile Muncii – Sistemul asigură că orele de program corespund reglementărilor privind orele suplimentare, pauzele și legile muncii locale.

Cum Funcționează Shifton

1. Definirea Cerințelor pentru Ture – Stabiliți numărul necesar de angajați pentru fiecare tură și specificați orice atribuiri bazate pe abilități.
2. Intrarea Disponibilității Angajaților – Angajații își introduc turele preferate și cererile de timp liber.
3. Programare Automată – Sistemul generează un program de lucru optimizat pentru angajați, echilibrând volumul de muncă și asigurând corectitudinea.
4. Notificări Imediate – Angajații primesc actualizări în timp real despre programul lor de lucru, schimbări de ture sau modificări de program.
5. Urmărirea Performanței – Managerii pot analiza programele angajaților, monitoriza prezența și identifica ineficiențele în programare.

Shifton ajută afacerile de toate dimensiunile să simplifice diversele programe de lucru, să reducă povara administrativă și să îmbunătățească eficiența generală a forței de muncă. Fie că gestionează un program 9-5, schimburi rotative sau programe de muncă la distanță, Shifton oferă o soluție flexibilă și scalabilă adaptată nevoilor industriei.

Folosirea Shifton asigură că afacerile mențin un program de lucru optimizat pentru angajați, minimizând întreruperile și sporind satisfacția angajaților.

Aspecte cheie

Alegerea corectă a tipurilor de programe este esențială pentru eficiența afacerii și satisfacția angajaților. Mai jos sunt principalele informații din acest ghid:

• Diferite industrii necesită programe de lucru diferite – De la programe standard 9-5 la schimburi rotative, fiecare afacere trebuie să selecteze modelul care se potrivește cel mai bine nevoilor sale operaționale.
• Tipuri alternative de schimburi îmbunătățesc flexibilitatea – Opțiuni precum săptămâni de lucru comprimate, programe hibride și schimburi flexibile ajută la echilibrarea productivității cu bunăstarea angajaților.
• Planificarea corectă previne epuizarea și îmbunătățește retenția – Un program de lucru bine structurat asigură că angajații obțin odihnă adecvată și distribuirea echitabilă a schimburilor.
• Tehnologia simplifică programarea forței de muncă – Folosirea aplicațiilor de gestionare a sarcinilor precum Shifton automatizează planificarea schimburilor, reduce conflictele de programare și îmbunătățește eficiența.
• Conformitatea cu legile muncii este esențială – Angajatorii trebuie să se asigure că orele de lucru se aliniază cu regulile de ore suplimentare, reglementările de pauză și legile muncii locale.

Prin implementarea unor tipuri strategice de programe, afacerile pot optimiza operațiunile, stimula angajamentul angajaților și asigura succesul pe termen lung.

Multe companii folosesc centre de contact ca mijloc de comunicare cu baza lor de clienți. Modul în care operatorii gestionează apelurile poate duce la obținerea de noi clienți, precum și la menținerea unor relații sănătoase cu clienții fideli.

Provocările programării centrelor de apeluri

În multe cazuri, centrele de apeluri lucrează în numele companiilor internaționale. Managerii angajează operatori care trebuie să lucreze în fusuri orare diferite. Acest lucru poate genera confuzie cu privire la orele de muncă, turele și distribuția lucrătorilor.

Acest lucru poate, la rândul său, să afecteze fluxul de lucru al centrelor de apeluri, să ducă la feedback negativ și la scăderea veniturilor. Un centru de apeluri poate evita această situație dacă implementează o gestionare adecvată a programului de lucru. În prezent, există mai multe tipuri de programe de lucru pentru lucrători:

Sovietic

Acest tip de program de lucru este mai potrivit pentru centrele de apeluri care lucrează pentru piețele locale. Angajații au o tură de 8 ore și o pauză de masă de 1 oră. Operatorii nu pot alege ora pauzei lor. Pauza de masă poate fi luată doar după 4 ore de muncă. De regulă, acest tip de program are doar două ture: de la 8 AM la 4 PM și de la 4 PM la 12 AM.

American

Acest scenariu oferă, de asemenea, ture de 8 ore. Tipul „American” nu permite schimbarea orei la care încep turele. Nu permite operatorilor să aleagă ora cea mai potrivită. Având în vedere acest lucru, scenariul permite pauze de masă în orice moment al zilei de lucru, precum și solicitarea de pauze.

Britanic

Tipul de program britanic este considerat a fi cel mai eficient pentru organizarea forței de muncă în centrele de apeluri. Nu doar că reduce costurile, dar îmbunătățește și performanța angajaților. Acest tip de program oferă ture de 4/8 ore. Angajații pot alege când să înceapă turele și pot lua pauza de masă oricând în timpul orelor de lucru.

Centrele de apeluri care trec la modelul „britanic” de gestionare a orelor de lucru vor observa o îmbunătățire semnificativă a performanței și atitudinii lucrătorilor. La rândul lor, clienții simt că comunică cu profesioniști și beneficiază de un nivel ridicat de servicii pentru clienți.

Instrumente de programare

Folosirea unor soluții simple, precum Microsoft Excel, nu este suficientă pentru a crea programe de lucru de durate diferite și cu un număr variat de operatori. Acestea nu pot fi folosite pentru a planifica programele și a urmări pauzele. Instrumentele de gestionare a forței de muncă permit crearea unui program perfect.

Serviciul Shifton este o soluție perfectă pentru a stabili un program „britanic” pentru un centru de apel. Serviciul permite stabilirea orei de început a turelor, permite pauze și vacanțe, susține o pauză de masă flexibilă. Acesta permite centrului de apel să creeze un program pentru orice tip de personal.

Toate companiile caută instrumente accesibile și ușor de utilizat care îmbunătățesc performanța angajaților și numărul de audiență, fără a lua prea mult timp de la departamentul de management. Am venit cu un set de instrumente care este ușor de stăpânit și va economisi mult timp companiei tale.

Soluții de Marketing pe Social Media pentru recunoașterea afacerii

1. Buffer

   Buffer are o abordare destul de simplă față de SMM. Permite programarea publicării postărilor pe diverse platforme. Acestea sunt făcute publice automat, fără implicarea directă a nimănui. Buffer susține toate platformele majore de social media și oferă analize care vor ajuta la îmbunătățirea nivelului de accesibilitate al postărilor și implicării utilizatorilor.

2. CoSchedule

   CoSchedule este un calendar de marketing și un calendar de social media combinat într-o singură platformă. Serviciul este integrat direct cu Evernote și Headline Analyzer, precum și cu majoritatea platformelor de social media (Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin, Tumblr, Google+, etc). Este conceput pentru a gestiona toate postările, inclusiv postările de pe blog, dintr-un singur panou de control.

3. Hootsuite

   Hootsuite este una dintre cele mai vechi platforme SMM, fiind activă din 2008. Permite programarea postărilor pe Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Google+ și YouTube. Cu Hootsuite, poți afla cum este percepută online compania sau marca ta. În plus, platforma oferă analize ale postărilor.

4. Schedugram

   Schedugram este unul dintre cele mai frecvent utilizate servicii de programare Instagram. Afacerile care se concentrează pe această platformă vor constata că serviciul are o interfață simplă, permite încărcarea și editarea imaginilor. Acestea pot fi postate ulterior, atunci când este necesar. De exemplu, poți face 10 fotografii și alege un moment și o dată când fiecare dintre ele va fi disponibilă pentru abonați.

Sondaje

1. GetFeedback

   GetFeedback este un serviciu de sondaje online care permite companiilor să măsoare satisfacția clienților și să îmbunătățească experiența lor. Platforma oferă personalizarea sondajelor, inclusiv adăugarea de logo-uri, fonturi și culori ale mărcii.

2. QuestionPro

   QuestionPro permite utilizatorilor să creeze tot felul de chestionare și sondaje. Acestea pot fi încărcate dintr-un document Microsoft Word, create manual sau copiate din șabloane profesionale existente. Sondajele pot fi trimise prin email, integrate într-un website sau afișate într-o fereastră pop-up.

3. SurveyGizmo

   SurveyGizmo oferă peste 40 tipuri de întrebări, teme de sondaj adaptate atât pentru dispozitive desktop, cât și mobile. Serviciul are multe teme pre-construite de unde se poate alege, precum și un constructor de teme. Datorită faptului că platforma este multilingvă, aceleași sondaje și chestionare pot fi distribuite în diferite țări. Nu există limite pentru numărul de întrebări și răspunsuri pe care le poate avea un sondaj.

4. SurveyMonkey

   SurveyMonkey permite companiilor să înțeleagă mai bine baza de clienți și să primească feedback de la angajați. De asemenea, se poate utiliza SurveyMonkey pentru a efectua cercetări de piață și a rămâne înaintea concurenței. Platforma oferă sondaje gratuite cu setări multiple. Acestea pot fi trimise prin email, postate pe rețelele de socializare, pe site-uri și alte platforme.

Managementul personalului

1. 15Five

   Platforma 15Five permite urmărirea performanței angajaților. Angajatorii pot afla despre realizările echipei, pot aborda problemele înainte ca acestea să devină o problemă și pot primi informații despre ideile pe care le pot avea angajații. Serviciul este asemănător unei rețele sociale pentru managementul forței de muncă.

2. Aventr

   Aventr a fost conceput pentru a influența performanța angajaților prin îmbunătățirea implicării și colaborării echipei. Angajatorii pot trimite cadouri și feedback pozitiv lucrătorilor. Aventr permite împărtășirea ideilor și măsoară cât de mult ai îmbunătățit performanța angajaților.

3. Basecamp

   Basecamp este un serviciu de programare a angajaților premium și ușor de utilizat. Managerii pot grupa angajații în funcție de rolurile lor în companie și le pot încredința proiecte. Platforma are notificări integrate, o cameră de chat, un panou pentru sarcini și check-in-uri automate. Toate aceste caracteristici ajută la urmărirea a ceea ce se întâmplă în întreaga companie.

4. Shifton

   Shifton oferă un set cuprinzător de instrumente pentru managementul companiei, al proiectelor și al programului de lucru. Permite crearea diferitelor tipuri de programe de muncă pentru un personal de orice dimensiune. Angajații își pot declara orele preferate de lucru, pot solicita pauze sau pot schimba turele între ei.

Sperăm că aceste instrumente vă vor ajuta să economisiți timp în gestionarea echipei și în creșterea recunoașterii brandului.

Timpul este una dintre cele mai valoroase resurse aflate la dispoziția unui proprietar de mică afacere. Există câteva lucruri care ajută la economisirea timpului.

Sfat eficient de gestionare a timpului #1 — Descrieți-vă ziua obișnuită

Luați o bucată de hârtie și descrieți-vă ziua obișnuită de la dimineață până noaptea. Ora prânzului, apelurile telefonice, naveta, etc, trebuie să fie împărțite pe minute. De asemenea, ar trebui să calculați timpul total petrecut în timpul zilei.

Lista trebuie să descrie ziua ta obișnuită. Nu încercați să vă schimbați planurile pentru a arăta mai bine pe hârtie. Veți determina rapid elementele care pierd timpul. Acordați atenție timpului petrecut în apeluri telefonice, pauze, comisioane și alte activități care nu sunt legate de muncă.

Nu lăsa noile oportunități să-ți schimbe cursul

Proprietarii de afaceri mici sunt uneori impulsivi când vine vorba de idei noi sau oferte de afaceri. Acest lucru îi distrage de la planul lor și poate duce la o grămadă de proiecte care nu vor fi niciodată finalizate. Trebuie să acorzi atenție doar celor mai valoroase idei și oferte.

Nu delegați munca fără instruire adecvată

Pentru a conduce o afacere de succes, este crucial să dați o parte din responsabilitățile voastre altor persoane. Un proprietar de afacere trebuie să se asigure că persoana care va purta o parte din povară va fi instruită corespunzător. Persoana trebuie să fie pe deplin conștientă de responsabilitățile sale.

De exemplu, dacă dețineți o mică brutărie și găsiți pe cineva care să vă înlocuiască ca brutar șef, trebuie să-l educați în privința tehnicilor de panificație folosite în afacerea dumneavoastră, să vă asigurați că este calificat și trece perioada de probă.

Urmați regula 80/20

Regula 80/20 sau principiul Pareto afirmă că 80% din succes provine din 20% din efort. De exemplu, doar 20% dintre clienți aduc 80% din veniturile majorității companiilor. Această regulă poate fi aplicată și în gestionarea timpului.

Numărați toate realizările zilnice care au avut un impact pozitiv asupra afacerii voastre. Numerele pot varia, dar doar un procentaj mic dintre ele va aduce beneficii companiei tale. Trucul este să vă concentrați pe acestea.

Conducerea unei afaceri necesită purtarea mai multor pălării, dar încercarea de a face totul singur duce la epuizare și ineficiență. Învățarea cum să delegați sarcinile în mod eficient reprezintă o schimbare majoră pentru proprietarii de afaceri, permițându-le să se concentreze pe strategie și creștere, mai degrabă decât să se piardă în operațiunile zilnice. Delegarea eficientă crește productivitatea, îmbunătățește implicarea angajaților și asigură că sarcinile sunt realizate de persoanele potrivite. În acest ghid, vom acoperi ce înseamnă delegarea, de ce este crucială și cum să delegați munca angajaților în mod eficient. În plus, vom descrie 18 sarcini esențiale pe care ar trebui să le externalizați astăzi.

Ce este delegarea și de ce este importantă?

Delegarea este procesul de atribuirea sarcinilor altora, menținând în același timp responsabilitatea pentru rezultat. Permite proprietarilor de afaceri și managerilor să distribuie sarcinile în mod eficient, asigurând utilizarea optimă a timpului și competențelor. Fără delegare, liderii riscă să ajungă la micromanagement, care inhibă creșterea angajaților și limitează scalabilitatea afacerii.

Când delegați sarcinile în mod eficient, creați un mediu în care angajații își asumă responsabilitatea pentru munca lor, îmbunătățind productivitatea și moralul. Strategia corectă de delegare conduce la operațiuni mai fluente și permite liderilor să se concentreze pe luarea deciziilor la nivel înalt.

Delegați sarcina potrivită persoanei potrivite

Delegarea nu înseamnă doar descărcarea de muncă — este vorba despre atribuirea sarcinii potrivite persoanei potrivite. Luați în considerare punctele forte, experiența și volumul de muncă al fiecărui angajat înainte de a delega. Dacă o sarcină necesită creativitate, alocați-o unui membru al echipei cu abilități puternice în rezolvarea problemelor. Pentru munca meticuloasă, alegeți pe cineva meticulos. Potrivirea sarcinilor cu persoanele potrivite asigură eficiența și calitatea.

De ce unele persoane sunt „incapabile” să delege

Mulți proprietari de afaceri au dificultăți cu delegarea din cauza unor concepții greșite și temeri comune, cum ar fi:

• Convingerea că „făcând eu însumi este mai rapid”
• Teama de a pierde controlul asupra calității
• Lipsa de încredere în abilitățile angajaților
• Instrucțiuni neclare care duc la rezultate slabe

Cu toate acestea, aceste probleme pot fi depășite prin rafinarea abilităților de delegare, stabilirea unor așteptări clare și utilizarea software-ului de gestionare a sarcinilor pentru a optimiza fluxurile de lucru.

De ce este crucială delegarea

Nedelegarea duce la stres, oportunități pierdute și ineficiențe. Delegarea permite liderilor să:

• Se concentreze pe creșterea strategică, mai degrabă decât pe sarcinile de rutină
• Împuternicește angajații prin oferirea de responsabilități
• Îmbunătăți gestionarea timpului și productivitatea
• Scalarea operațiunilor eficient, fără epuizare

Prin adoptarea delegării, afacerile pot funcționa mai lin, deveni mai agile și obține o creștere durabilă.

Cum să delegați: Perfecționează-ți abilitățile cu 9 sfaturi pentru manageri

Sfaturi	Descriere
1. Știți ce să delegați. Impartă instrucțiuni clare și așteptări.	Identificați sarcinile care nu necesită implicarea directă. Asigurați-vă că oferiți îndrumări clare, termene limită și așteptări, astfel încât angajații să le înțeleagă responsabilitățile. Evitați micromanagementul, dar fiți disponibil pentru suport.
2. Jucați pe punctele forte și obiectivele angajaților	Atribuiți sarcini pe baza abilităților, punctelor forte și obiectivelor de dezvoltare profesională ale unui angajat. Acest lucru îmbunătățește eficiența, menține angajații implicați și promovează creșterea profesională.
3. Definiți rezultatul dorit	În loc să explicați fiecare pas în detaliu, concentrați-vă pe cum arată succesul. Comunicați clar obiectivul final și lăsați angajații să decidă cea mai bună abordare pentru a finaliza sarcina.
4. Oferiți resursele potrivite și nivelul de autoritate	Asigurați-vă că angajații au instrumentele necesare, accesul și autonomia pentru a finaliza sarcinile delegate. Fără resurse adecvate, aceștia pot întâmpina dificultăți, ceea ce poate duce la întârzieri sau erori.
5. Stabiliți un canal clar de comunicare	Mențineți o linie deschisă de comunicare pentru întrebări și actualizări. Folosiți software de gestionare a sarcinilor pentru a urmări progresul și a evita întâlnirile inutile.
6. Permiteți eșecul	Delegarea implică încredere, iar greșelile se vor întâmpla. Creați un mediu de învățare în care angajații să poată îmbunătăți din erori, mai degrabă decât să se teamă de consecințe.
7. Fii răbdător	Angajaților le poate lua timp să se adapteze la noile responsabilități. Ofereză îndrumare, fii răbdător și oferă feedback constructiv pentru a-i ajuta să crească în rolurile lor.
8. Oferiți (și cereți) feedback	Furnizați feedback regulat pentru a asigura că sarcinile delegate îndeplinesc așteptările. De asemenea, solicitați feedback de la angajați cu privire la modul în care procesul de delegare poate fi îmbunătățit.
9. Oferiți recunoaștere acolo unde se cuvine	Recunoașteți și apreciați eforturile angajaților. Recunoașterea publică și întârirea pozitivă încurajează responsabilitatea, motivația și moralul echipei.

Aplicând aceste strategii, managerii pot delega sarcini în mod eficient, conducând la o forță de muncă mai productivă și implicată.

Cum să delegați eficient cu un buget restrâns

Firmele mici sau startup-urile ezită adesea să delege din cauza preocupărilor legate de costuri. Cu toate acestea, externalizarea către freelanceri, utilizarea aplicațiilor de gestionare a sarcinilor sau valorificarea automatizării pot fi modalități rentabile de a delega fără a epuiza resursele financiare.

18 sarcini pe care ar trebui să le delegați

Delegarea sarcinilor nu este doar despre eliberarea timpului — este despre optimizarea eficienței, asigurarea unui lucru de calitate înaltă și permiterea echipei de a crește. Mai jos sunt 18 sarcini critice pe care fiecare proprietar de afacere ar trebui să le ia în considerare a le delega.

1. Gestionarea zilnică a timpului

Timpul tău este unul dintre cele mai valoroase active. Totuși, gestionarea programului zilnic — verificarea programărilor, setarea mementourilor și prioritizarea sarcinilor — poate fi consumatoare de timp. Un asistent virtual (VA) sau asistent personal poate prelua această responsabilitate, asigurându-te că rămâi pe drumul cel bun cu întâlniri, termene limită și angajamente.

De ce să o delegați?

• Elimină timpul pierdut cu programări și reprogramări.
• Asigură-te că te concentrezi pe activitățile de impact major.
• Reduce stresul și oboseala decizională.

2. Organizarea și trierea e-mailurilor

Un profesionist mediu petrece 28% din săptămâna de lucru citind și răspunzând la e-mailuri. Un VA poate filtra e-mailurile importante, răspunde la solicitări de rutină și organiza căsuța de e-mail pentru a se asigura că problemele urgente sunt tratate primele.

De ce să o delegați?

• Previne supraîncărcarea inbox-ului.
• Economisește ore în fiecare săptămână.
• Îmbunătățește timpul de răspuns pentru comunicațiile critice.

3. Cereri de programare

Coordonarea întâlnirilor, stabilirea întâlnirilor și alinierea programelor între mai mulți participanți poate fi copleșitoare. Un asistent de programare sau un sistem automat de rezervare poate gestiona aceste sarcini pentru tine.

De ce să o delegați?

• Evită rezervările duble și conflictele de programare.
• Economisește timp petrecut în schimbul de emailuri înainte și înapoi.
• Asigură o programare optimizată bazată pe priorități.

4. Gestionarea Cheltuielilor

Urmărirea cheltuielilor de afaceri, chitanțelor, rambursărilor și bugetelor lunare poate fi complexă și consumatoare de timp. Externalizarea acestor sarcini la un asistent sau utilizarea aplicațiilor de gestionare a sarcinilor care automatizează urmărirea financiară poate face procesul fără întreruperi.

De ce să o delegați?

• Păstrează finanțele organizate și pregătite pentru audit.
• Reducerea erorilor în rapoartele de cheltuieli.
• Economisește timp prețios petrecut la urmărirea și reconcilierea tranzacțiilor.

5. Gestionarea CRM

Instrumentele de management al relațiilor cu clienții (CRM) sunt esențiale pentru urmărirea lead-urilor, interacțiunilor și follow-up-urilor. Totuși, actualizarea manuală a înregistrărilor și analizarea interacțiunilor cu clienții este obositoare. Un specialist CRM sau un asistent poate gestiona aceste sarcini pentru tine.

De ce să o delegați?

• Asigură o implicare și retenție mai bună a clienților.
• Automatizează follow-up-urile și urmărirea lead-urilor.
• Păstrează înregistrările clienților exacte și actualizate.

6. Gestionarea Social Media

O prezență puternică în social media este esențială pentru conștientizarea brandului, însă postarea constantă, implicarea cu urmăritorii și urmărirea analizelor pot fi copleșitoare. Un manager de social media poate gestiona crearea de conținut, programarea și implicarea.

De ce să o delegați?

• Menține postările consistente și implicarea audienței.
• Crește conștientizarea brandului și acoperirea acestuia.
• Permite proprietarilor de afaceri să se concentreze pe strategie și nu pe execuție.

7. Comanda de Aprovizionare

Reaprovizionarea materialelor de birou, gestionarea relațiilor cu furnizorii și asigurarea sosirii materialelor la timp sunt toate sarcini operaționale critice care pot fi ușor externalizate unui manager de birou sau unui asistent administrativ.

De ce să o delegați?

• Previne lipsurile de stoc.
• Economisește timp petrecut coordonând comenzile.
• Asigură achiziții rentabile.

8. Cercetare Generală

De la tendințe de piață la analiza concurenței, cercetarea joacă un rol crucial în luarea deciziilor. Totuși, parcurgerea rapoartelor și datelor interminabile poate fi obositoare. Un asistent de cercetare îți poate oferi informații rezumative.

De ce să o delegați?

• Ajută la luarea deciziilor informate în afaceri.
• Economisește ore de colectare și analiză a datelor.
• Oferă informații acționabile fără efort manual.

9. Gestionarea Călătoriilor

Planificarea călătoriilor de afaceri, rezervarea zborurilor, aranjarea cazărilor și gestionarea itinerariilor necesită timp valoros. Un asistent pentru călătorii poate gestiona toate aceste logisticile pentru tine.

De ce să o delegați?

• Economisește ore de cercetare și rezervare.
• Asigură aranjamente de călătorie fără bătăi de cap.
• Previne probleme de ultim moment cu zborurile și hotelurile.

10. Achiziționarea Cadourilor

Cadourile corporative pentru clienți, cadourile de apreciere pentru angajați sau cadourile de sărbători necesită gândire și timp. Delegând această sarcină unui asistent, te asiguri că oferi cadouri bine gândite fără stres suplimentar.

De ce să o delegați?

• Economisește timp căutând cadouri potrivite.
• Asigură livrarea la timp.
• Consolidarea relațiilor cu clienții și angajații.

11. Plătirea Facturilor

Gestionarea plăților către furnizori, facturilor de utilități și a reînnoirilor abonamentelor manual este o sarcină obositoare și predispusă la erori. Externalizarea acestor sarcini unui asistent sau utilizarea aplicațiilor de gestionare a sarcinilor pentru plăți automate poate simplifica procesul.

De ce să o delegați?

• Previne taxele de întârziere și plățile ratate.
• Economisește timp în urmărirea și gestionarea facturilor.
• Asigură o organizare financiară.

12. Contabilitate și Facturare

Înregistrările financiare exacte sunt esențiale pentru succesul afacerii, dar contabilitatea și facturarea pot fi complexe și consumatoare de timp. Un contabil profesionist poate asigura că toate tranzacțiile sunt înregistrate corect.

De ce să o delegați?

• Asigură conformitatea și acuratețea.
• Reduce erorile în raportarea financiară.
• Economisește timp petrecut pentru echilibrarea conturilor.

13. Crearea de conținut

De la postări pe blog la buletine informative, marketingul de conținut este vital pentru creșterea afacerii. Un scriitor freelancer sau o echipă de marketing poate crea conținut de înaltă calitate care să fie în concordanță cu vocea brandului tău.

De ce să o delegați?

• Asigură conținut profesional și captivant.
• Economisește timp petrecut pentru scriere și editare.
• Îmbunătățește SEO și vizibilitatea online.

14. Lucrările de design

Designul grafic este crucial pentru branding, social media și materialele de marketing. În loc să petreci ore întregi creând elemente vizuale, externalizează această sarcină unui designer profesionist.

De ce să o delegați?

• Asigură designuri de înaltă calitate, atractive vizual.
• Economisește timp petrecut pentru editări și revizuiri.
• Consolidează identitatea brandului.

15. Gestionarea site-ului web

Un site web necesită actualizări regulate, întreținere și optimizare. Angajarea unui dezvoltator web sau specialist IT asigură faptul că site-ul tău rămâne funcțional și sigur.

De ce să o delegați?

• Previne întreruperile și problemele tehnice.
• Asigură pagini web rapide și prietenoase pentru utilizator.
• Economisește timp în depistarea erorilor site-ului web.

16. Gestionarea calendarului

Urmărirea termenelor limită, întâlnirilor și evenimentelor poate fi copleșitoare. Un asistent virtual poate gestiona calendarul, seta mementouri și reprograma întâlnirile atunci când este necesar.

De ce să o delegați?

• Asigură programări optimizate.
• Economisește timp în gestionarea întâlnirilor.
• Reduce stresul din întâlnirile suprapuse.

17. Introducerea și arhivarea datelor

Introducerea datelor, actualizarea evidențelor și organizarea fișierelor sunt sarcini repetitive dar esențiale. Un asistent dedicat poate gestiona aceste sarcini eficient.

De ce să o delegați?

• Previne erorile în gestionarea datelor.
• Economisește ore de muncă manuală.
• Păstrează înregistrările structurate și accesibile.

18. Documentația internă

De la manuale de procese la ghiduri de integrare, documentația internă este crucială pentru eficiență. Un specialist în documentație poate crea și menține aceste resurse pentru tine.

De ce să o delegați?

• Rationalizează instruirea și operațiunile angajaților.
• Asigură consistența în fluxurile de lucru.
• Economisește timp petrecut explicând procese repetitiv.

Prin delegarea acestor sarcini, proprietarii de afaceri se pot concentra pe creșterea strategică în timp ce se asigură că operațiunile esențiale funcționează fără probleme. Indiferent dacă externalizează către profesioniști sau folosesc software de gestionare a sarcinilor, transferul acestor responsabilități va crește eficiența, productivitatea și succesul afacerii.

Cum poate ajuta Shifton în delegare și gestionarea sarcinilor

Shifton este un software puternic de gestionare a sarcinilor conceput pentru a simplifica delegarea și a optimiza fluxurile de lucru. Cu funcții precum programarea automată, urmărirea sarcinilor angajaților și instrumente de comunicare fără întreruperi, Shifton asigură că afacerile pot delega sarcini eficient păstrând o vizibilitate completă. Indiferent dacă ai nevoie de o aplicație de gestionare a sarcinilor pentru a simplifica operațiunile sau de aplicații de gestionare a sarcinilor pentru a îmbunătăți productivitatea echipei, Shifton oferă o soluție flexibilă.

Prin utilizarea Shifton, proprietarii de afaceri pot delega sarcini eficient fără a-și face griji cu privire la termenele limită ratate sau lacunele de comunicare. Simplifică-ți fluxul de lucru și îmbunătățește productivitatea cu funcțiile de gestionare a sarcinilor software ale Shifton astăzi!

Stăpânirea modului de a delega sarcinile eficient este esențială pentru creșterea afacerii. Prin externalizarea sarcinilor potrivite și utilizarea software-ului de gestionare a sarcinilor potrivite, te poți concentra pe scalarea afacerii tale în timp ce asiguri eficiența.

Începe să delegi astăzi și urmărește-ți afacerea cum prosperă!

Oamenii moderni sunt mereu ocupați. Trebuie să îndeplinim constant sarcini de lucru, să plătim facturile, să cumpărăm mâncare și să vizităm cabinetul medicului din când în când. Din această cauză, deseori trebuie să trecem de la o sarcină la alta. De exemplu, să trimitem e-mailuri partenerilor de afaceri, să vorbim la telefon cu noii clienți sau să planificăm o vacanță. Acest tip de stres nu este o problemă pentru cei care știu cum să fie capabili de multitasking.

Amestecarea offline și online îți împiedică abilitatea de a face multitasking

În primul rând, trebuie să creezi două liste. Notează toate lucrurile care pot fi făcute offline în prima. Al doilea catalog este destinat numai pentru sarcini care necesită o conexiune la Internet. Conectează-te online numai atunci când este necesar. De exemplu, poți scrie textul unui e-mail fără să fii conectat, în timp ce accesul la Internet este necesar pentru negocieri de afaceri prin Skype. În acest mod, te distragi mai puțin și devii mai eficient în multitasking.

Ține evidența tuturor lucrurilor

Sarcinile ratate te țin treaz noaptea? Creează o listă cu lucrurile neterminate și păstreaz-o aproape. Încercați să formulezi corect sarcinile. Altfel, vei avea dificultăți în a le finaliza. Nu contează câte elemente vor fi pe listă: 100 sau 1000.

Actualizează-o la sfârșitul zilei de lucru. De asemenea, te îndemnăm să creezi cataloage pentru diferite tipuri de sarcini. De exemplu, pentru sarcini legate de marketing sau cumpărături.

Alege următoarele sarcini cu niveluri de prioritate ridicată. Alege 5 lucruri critic importante, sarcinile care pot fi delegate și lucrurile pe care le poți elimina. Lasă sarcinile cu prioritate scăzută pentru mâine.

Consultă lista dimineața și verifică dacă include toate sarcinile zilnice importante. Apoi adaugă-le toate în calendarul tău. Verifică lista în weekend pentru a te asigura că nu ai uitat nimic.

Lasă smartphone-ul deoparte

Asigură-te că dezactivezi notificările de pe smartphone-ul tău. Poți derula prin Facebook și consulta noile tweet-uri când te întorci acasă. Toate notificările de care ai nevoie ar trebui să fie pe computerul de la locul de muncă. De asemenea, este mai bine să răspunzi la e-mailurile prietenilor în afara biroului.

Multitasking-ul salută schimbarea de ritm

Încearcă să lucrezi la două proiecte diferite în aceeași zi și să alternezi între ele din când în când. O schimbare de activitate permite să găsești soluții neașteptate și să te eliberezi de gânduri inutile. Este întotdeauna o modalitate bună de a te distrage de la munca monotonă.

Nu uita de aceste reguli și în curând munca de tip multitasking va deveni a doua natură pentru tine.