Bagaimana Shifton dapat mengoptimalkan operasi restoran

Organisasi alur kerja yang kompeten sangat penting untuk keberhasilan kerja sebuah restoran. Kurangnya jadwal yang efektif untuk pekerja dapat dengan mudah menurunkan tingkat layanan pelanggan dan meningkatkan risiko keluarnya staf.

Artikel ini menyarankan bagaimana aplikasi Shifton dapat membantu pemilik restoran meningkatkan efisiensi staf mereka.

Bagaimana meningkatkat produktivitas karyawan restoran?

Agar selalu mengetahui apa yang terjadi di restoran, atur jadwal kerja Anda dengan aplikasi online Shifton. Berkat struktur yang mudah digunakan, aplikasi ini dapat diterapkan untuk melacak jam kerja di banyak lembaga katering. Manajer restoran memiliki akses instan ke semua informasi mengenai jadwal, shift karyawan, dan lainnya karena data disimpan di satu tempat.

Modul yang tersedia di aplikasi Shifton dikembangkan khusus untuk restoran dan memungkinkan distribusi shift yang cerdas di antara karyawan, dengan memperhatikan jam lembur. Pilihan ini secara signifikan menghemat waktu yang dihabiskan untuk penjadwalan dan berbagai revisi, yang secara langsung mempengaruhi produktivitas staf.

Selain itu, Shifton memberikan semua karyawan opsi untuk mengusulkan perubahan jadwal dan diberitahu tentang semua pembaruan dalam jadwal kerja. Misalnya, jika ada kebutuhan untuk menggantikan karyawan yang sakit atau tidak hadir, rekan-rekannya mendapatkan pemberitahuan terkait shift yang terbuka dan dapat segera mengambil alih. Jika perlu, permintaan konfirmasi pertukaran dikirim kepada manajer atau pengawas shift, yang memberikan kendali penuh atas semua operasi dengan jadwal.

Shifton adalah aplikasi online optimal untuk meningkatkan motivasi di antara karyawan

Saat membuat jadwal untuk restoran, penting untuk mempertimbangkan beban kerja pada hari libur dan tanggal lain dengan puncak pengunjung. Aplikasi online Shifton memungkinkan Anda membuat jadwal dengan rotasi staf yang paling optimal untuk shift yang paling padat (misalnya, pada malam Jumat atau hari libur).

Dengan demikian, setiap karyawan akan memiliki kesempatan untuk mendapatkan penghasilan tambahan dari waktu ke waktu. Pendekatan seperti ini dalam penjadwalan memungkinkan Anda mencapai dua tujuan sekaligus: membuat pekerja berpengalaman tetap fokus dan memberi kesempatan kepada pendatang baru untuk membuktikan diri.

Untuk manajemen restoran yang efektif Anda dapat menggunakan metode motivasi karyawan lainnya. Misalnya, modul “Bonus dan Denda” Shifton menampilkan informasi yang relevan kepada manajer restoran, dan karyawan dapat memeriksa jumlah penghasilan mereka untuk bulan berjalan di akun mereka. Kesadaran ini memungkinkan karyawan restoran untuk mengontrol penghasilan mereka dengan efektif.

Menyimpulkan

Aplikasi online Shifton memberikan manajemen restoran gambaran lengkap tentang penjadwalan shift. Shifton memungkinkan manajer untuk mengurangi waktu yang dihabiskan dalam pembuatan jadwal kerja yang efektif dan fokus pada aspek lain dari menjalankan bisnis restoran.

Modul Shifton “Laporan tarif gaji” membantu menghitung gaji karyawan dengan benar dan melacak jam lembur. Modul “Bonus dan Denda” mencatat semua hadiah dan denda. Modul “Kehadiran” menampilkan waktu nyata saat karyawan memulai dan mengakhiri shift dan istirahat mereka dan merangkum informasi ini untuk statistik.

Selain itu, pengembang Shifton selalu mendengarkan permintaan pelanggan dan siap menyesuaikan kemampuan aplikasi agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

* Semua foto asli milik DialogMarket pusat panggilan. Ulasan Shifton oleh pendiri Coffee Molly, Irina Uskova, dapat ditemukan di sini.

Bagaimana Shifton Dapat Meningkatkan Performa Call Center

Manajer call center perlu memantau alur kerja dan mengontrol pelaksanaan rencana oleh operator setiap hari. Salah satu tugas terpenting mereka adalah membuat dan menjaga jadwal call center.

Karena pelanggan bisa berada di seluruh dunia, harus selalu ada operator di call center yang bekerja sesuai waktu lokal pelanggan. Manajer call center harus mempertimbangkan jadwal kerja dan jumlah operator pada setiap shift ketika membuat jadwal bulanan mereka. Jika tidak, akan ada kesalahan pada jam kerja, shift, dan distribusi karyawan.

Bagaimana Shifton Meningkatkan Performa Call Center

1. Shifton Mendukung Semua Jenis Jadwal

• Operator dapat bekerja dalam dua shift, 8 jam sehari, dengan istirahat makan siang tetap empat jam setelah mulainya shift.
• Format jadwal ini juga mengasumsikan hari kerja 8 jam dengan waktu mulai tetap bagi karyawan call center.
• Operator dapat mengambil istirahat makan siang dan meminta istirahat kapan saja selama hari kerja mereka.
• Operator dapat bekerja dalam shift 4/8 jam, menentukan awal hari kerja mereka dan mengambil istirahat selama shift.

Jenis jadwal kerja ini tidak hanya mengurangi biaya staf call center hampir 25% tetapi juga secara signifikan meningkatkan produktivitas. Shifton dapat menangani semua jenis jadwal kerja ini, mendukung waktu mulai yang fleksibel, permintaan istirahat, dan waktu libur. Dengan Shifton, manajer call center dapat membuat jadwal untuk sejumlah departemen dan karyawan.

2. Shifton Membantu Mempertahankan Jadwal Kerja

Jadwal call center harus disusun agar istirahat, makan siang, pertemuan, dan acara lainnya tidak mengganggu alur kerja. Setelah pengaturan awal, Shifton akan secara otomatis membuat jadwal Anda sehingga jeda operator tidak tumpang tindih. Sementara beberapa operator beristirahat, yang lain terus bekerja. Dengan demikian, menggunakan aplikasi Shifton membantu menghilangkan waktu henti dan mempertahankan struktur jadwal.

3. Shifton Memungkinkan Pembaruan Jadwal Instan

Jika karyawan call center tidak merasakan kebebasan sedikit pun, mereka mungkin kehilangan minat dalam pekerjaan seiring waktu. Dengan Shifton, manajer dapat mendistribusikan shift sehingga operator bekerja lebih sedikit hari dalam seminggu tetapi dengan jam penuh. Selain itu, jika perlu (misalnya, selama karantina), karyawan dapat memiliki waktu mulai dan akhir shift yang fleksibel dan bahkan bekerja dari rumah pada hari tertentu atau penuh waktu.

4. Shifton Melacak dan Mengevaluasi Performa Call Center

Menganalisis statistik dalam CRM sangat penting untuk penjadwalan yang tepat di call center. Shifton menawarkan alat pelaporan yang kuat yang menampilkan statistik kinerja call center dari berbagai perspektif. Modul yang dapat disesuaikan tidak hanya menampilkan data dalam laporan tetapi juga memungkinkan perkiraan biaya, jam, dan banyak lagi, membantu mengoptimalkan proses perusahaan.

5. Shifton Mendukung Integrasi dengan Program Lain

Apa pun perangkat lunak yang Anda gunakan untuk manajemen karyawan, akuntansi, dan pelacakan kerja, Shifton memudahkan hidup Anda. Aplikasi Shifton menawarkan kemampuan integrasi dengan banyak program populer untuk meningkatkan alur kerja, bertukar data, dan menyediakan akses API untuk berbagai integrasi. Karena Shifton terintegrasi dengan program lain (seperti Quickbooks), manajemen mendapatkan akses ke semua laporan yang diperlukan—tentang jam kerja, shift, gaji, denda, dan bonus.

Mencari integrasi atau fitur baru? Beritahu kami tentang kebutuhan Anda, dan Shifton akan menyarankan solusi yang sesuai.

Dengan Shifton, seorang manajer call center dapat dengan efektif membuat jadwal untuk sejumlah departemen dan karyawan hanya dengan beberapa klik. Fitur dan integrasi yang tersedia di Shifton memungkinkan Anda menggunakan aplikasi ini sebagai program tunggal untuk menyelesaikan dan melacak tugas harian di call center.

*Semua foto asli milik call center DialogMarket. Ulasan tentang Shifton oleh manajer eksekutif DialogMarket dapat ditemukan di sini.

Kami menghadirkan kepada Anda ulasan nyata lainnya dari salah satu klien pertama kami – pusat panggilan DialogMarket.

Shifton: Halo! Ceritakan kepada kami tentang spesifik dari perusahaan Anda.

Alyona: Halo! Nama saya Alyona Peshekhonova, dan saya adalah kepala pusat panggilan outsourcing DialogMarket, yang berbasis di Kropyvnytskyi, Ukraina. Pusat panggilan kami berfokus pada penyediaan layanan hotline dan dukungan pelanggan. Fitur unik dari DialogMarket adalah kemampuan kami untuk meluncurkan startup dengan cepat dan menambah jumlah operator dalam shift hanya dengan pemberitahuan sehari sebelumnya.

Shifton: Apa tanggung jawab harian Anda?

Alyona: Tugas utama saya sebagai manajer termasuk memberikan dukungan instan kepada pelanggan dan merespons permintaan serta pesanan mereka. Saya juga mengontrol jumlah orang pada setiap shift dan bertanggung jawab atas distribusi shift yang cerdas di antara operator, tergantung pada periode beban puncak pada setiap proyek. Beroperasi 24/7, 365 hari setahun, memerlukan jadwal yang dirancang dengan benar dan bijaksana, terutama ketika ukuran proyek bertambah.

Shifton: Apa tantangan paling umum yang Anda hadapi dalam menjalankan pusat panggilan?

Alyona: Saat mengelola proyek dengan 40-50 orang, kami menghadapi tantangan dalam membuat jadwal yang sesuai untuk pelanggan dan staf kami. Sekarang, bayangkan mengembangkan jadwal mingguan atau bulanan yang efektif untuk 300 orang! Jika seseorang sakit, pergi, atau hanya bisa bekerja pada jam atau hari tertentu, semuanya menjadi terganggu. Ini seperti rumah kartu—jika satu karyawan jatuh, semuanya harus dibangun kembali dari awal!

Shifton: Bagaimana Anda memulai dengan Shifton?

Alyona: Kami memilih Shifton setelah mengevaluasi puluhan opsi penjadwalan. Kalian membuat hidup kami jauh lebih mudah.

Shifton: Fitur Shifton apa yang Anda anggap paling berguna untuk operasi harian?

Alyona: Karyawan sangat menghargai fitur pertukaran shift, dan yang terpenting, jadwal sekarang dapat disusun hanya dalam beberapa klik! Kami juga tidak memiliki masalah dalam melacak cuti sakit dan liburan.

Shifton: Bagaimana perubahan alur kerja di DialogMarket setelah memulai dengan Shifton?

Alyona: Saya selalu bertujuan untuk menciptakan sistem perhitungan gaji yang dapat dipahami oleh karyawan. Shifton membuatnya lebih mudah lagi. Modul Laporan Penggajian memungkinkan saya untuk menjaga transparansi dalam akuntansi penggajian di DialogMarket. Setiap karyawan pusat panggilan dapat selalu mengetahui berapa banyak yang telah mereka peroleh dalam bulan tertentu dan dapat merencanakan pengeluaran mereka sebelumnya.

Shifton: Apakah Anda akan merekomendasikan Shifton kepada pusat panggilan lainnya?

Alyona: Pasti ya! Aplikasi ini sama bergunanya baik untuk pusat panggilan outsourcing besar maupun kecil serta bisnis lainnya.

Salam kepada para pelanggan dan semua orang yang datang ke halaman perusahaan Shifton secara kebetulan. Hari ini kami menawarkan wawancara dengan salah satu pelanggan kami – pemilik jaringan kafe, yang telah menggunakan layanan online Shifton untuk waktu yang cukup lama.

Shifton: Halo. Mari kita berkenalan!

Irina: Halo! Nama saya Irina Uskova, saya memiliki dan mengelola jaringan kedai kopi Coffee Molly di Nizhny Novgorod (Rusia).

Shifton: Ceritakan sedikit lebih banyak tentang bisnis Anda.

Irina: Pada awal tahun 2021, perusahaan memiliki lebih dari 20 bartender dengan tingkat pekerjaan yang berbeda-beda. Coffee Molly telah beroperasi di kota ini sejak 2014, mengembangkan konsep kedai kopi untuk pekerja kantoran. Hari ini, ada tujuh kedai kopi di Nizhny Novgorod dengan total omzet 25 juta rubel per tahun.

Shifton: Mengapa Anda memutuskan untuk bermitra dengan Shifton?

Irina: Spesifikasi pasar adalah bahwa karyawan kami adalah orang-orang muda, dan mereka sering berganti pekerjaan. Bagi kebanyakan dari mereka, ini adalah pekerjaan pertama mereka. Oleh karena itu, pekerjaan dengan personil memerlukan banyak waktu dan mencakup pemilihan pelamar, pelatihan, pembimbingan, dan pengembangan profesional.

Sudah lama jelas bagi saya bahwa proses ini harus dilakukan dengan ringan, karena yang terpenting adalah menjaga tulang belakang utama » bartender – 5-6 orang. Mereka membantu pendatang baru beradaptasi dengan cepat dan mudah.

Semua aktivitas yang sibuk ini mempengaruhi jadwal kerja setiap hari, jadi harus dipantau secara cepat, dan jika ada perubahan, semua orang harus diberitahu segera.

Shifton: Bagaimana Anda menangani masalah ini sebelumnya?

Irina: Sebelumnya, kami mengirimkan pembaruan dalam obrolan umum, terkadang kami harus menelepon karyawan secara pribadi untuk memastikan bahwa mereka mengetahui perubahan tersebut. Tetapi semakin banyak kedai kopi yang kami buka, semakin kami perlu mengotomatisasi seluruh rutinitas.

Shifton: Apakah perusahaan Anda memerlukan layanan penjadwalan online yang otomatis?

Irina: Tentu saja, mereka yang mengikuti tren menyadari bahwa pasar layanan makanan semakin mengadaptasi teknologi IT. Bekerja pada jadwal adalah rutinitas harian administrator dan barista senior. Sebagai bagian dari penjadwalan, mereka harus mempertimbangkan preferensi karyawan (masalah pribadi, pekerjaan kedua, dll.), efisiensi bartender di kedai kopi tertentu, dan spesifikasi hari (akhir pekan atau hari kerja). Selain itu, kami perlu mengatur pelatihan bagi pendatang baru, melakukan inventarisasi atau pembersihan umum, mencari pengganti bagi yang sakit, atau membagi shift antara dua karyawan. Dan tentu saja, kami harus mempertimbangkan semua kemungkinan penundaan dan lembur.

Kami sudah lama mengotomatisasi proses ini, tetapi pertumbuhan perusahaan terus berlanjut, dan saya menginginkan sesuatu lebih dari sekadar program yang mengatur jadwal kerja. Saya mencari pengembang mitra yang dapat membuatnya sehingga program ini dapat bekerja sebagai payroll untuk setiap karyawan. Ada lebih banyak ide lagi…

Shifton: Apakah harapan Anda terpenuhi saat kerja sama dengan Shifton berkembang?

Irina: Ya, saya sangat puas! Sejujurnya, ketika saya secara tidak sengaja menemukan Shifton, saya butuh waktu untuk menyadari betapa fleksibelnya produk ini.

Pada tahap pengujian, saya banyak bertanya tentang apa lagi yang direncanakan untuk diimplementasikan dan fungsi apa yang ditawarkan Shifton, sehingga karyawan pada setiap waktu bisa yakin dengan jadwal kerja mereka dan mengetahui sebelumnya jumlah yang akan mereka terima pada akhir setiap bulan. Saya ingin pembayaran gaji dilakukan tanpa penundaan, berjalan dalam mode waktu nyata dan dapat diakses oleh karyawan di smartphone mereka kapan saja, dan bukan hanya pada hari gajian.

Shifton: Apakah Anda berhasil memenuhi permintaan Anda? Seberapa puas Anda dengan dukungan dari pengembang Shifton?

Irina: Semua permintaan saya dipenuhi, dan saya juga menyadari bahwa program ini dapat dimodernisasi lebih lanjut sesuai kebutuhan kami. Saya berkomunikasi erat dengan pengembang selama 6 bulan dan memberi tahu mereka apa yang kami sukai dan apa yang masih kami harapkan untuk dilihat. Kami mengimplementasikan program ini dengan cepat dan segera menyadari bahwa kami ingin menggunakannya lebih banyak dan menyesuaikannya dengan kebutuhan kami.

Shifton: Apakah Anda berhasil sejauh ini?

Irina: Kami berhasil mencapai poin-poin berikut: kami mengotomatisasi jadwal untuk setiap karyawan, dengan mempertimbangkan preferensi mereka, menetapkan bartender ke cabang, dan menyesuaikan perhitungan bonus dan denda. Kami juga menghilangkan kesalahan dalam perhitungan gaji, ketika beberapa shift tidak diperhitungkan atau dibayar dua kali. Kami juga memasang aplikasi pada smartphone semua karyawan, di mana mereka langsung menerima pemberitahuan tentang pembaruan dan pembayaran gaji. Kami juga mengurangi waktu yang dihabiskan untuk penjadwalan hingga 10 kali, dan mengurangi pergantian, karena karyawan dapat melihat shift/gaji mereka dan dapat mempengaruhinya, sehingga secara umum kami meningkatkan proses perencanaan waktu untuk semua karyawan.

Shifton: Pasti Anda memiliki lebih banyak saran tentang penyesuaian alat Shifton?

Irina: Ya, tentu saja. Kami menunggu antarmuka yang lebih ramah pengguna untuk membuat perubahan dalam jadwal. Sekarang tidak semua detail dapat diubah, dan untuk menyesuaikan parameter tertentu, Anda perlu membuat semuanya baru. Kami menunggu pengaturan yang lebih fleksibel dalam laporan gaji untuk periode umum dan opsi meninggalkan komentar tentang pekerjaan. Mengenai fungsi layanan, kami memerlukan opsi bagi karyawan untuk meninggalkan komentar dan menyusun laporan tentang tugas yang diselesaikan dalam aplikasi. Saya juga tertarik dengan perhitungan otomatis bonus berdasarkan indikator penjualan atau pemenuhan KPI dan pengaturan antarmuka aplikasi yang lebih fleksibel demi kenyamanan karyawan: apa yang akan ditampilkan pada layar utama, pemberitahuan apa yang akan dikirimkan, dan laporan apa yang akan dihasilkan.

Shifton: Terima kasih atas umpan balik Anda yang rinci dan informatif, Irina. Dapatkah Anda merekomendasikan layanan online Shifton kepada pemilik perusahaan lainnya?

Irina: Saya sudah merekomendasikan alat ini kepada pelanggan saya yang saya bantu untuk memulai kedai kopi mereka, karena Shifton membantu menghemat uang, mudah digunakan dan disukai oleh karyawan saya. Sebelum mulai menggunakan Shifton, saya telah menguji lebih dari 10 aplikasi dan program berbeda. Pada saat saya menemukan Shifton, saya sudah sepakat dengan pengembang yang siap membuat program serupa untuk kami. Dan Shifton sepenuhnya menyelesaikan semua masalah saya dengan penjadwalan dan otomatisasi penggajian.

Pengembang layanan Shifton menambahkan fitur yang memungkinkan untuk memberhentikan karyawan perusahaan. Ini dapat dilakukan di halaman Karyawan. Untuk memberhentikan seorang karyawan dan menghapusnya dari daftar karyawan perusahaan, seseorang harus mengklik ikon «Berhenti» yang berbentuk «x» kuning.

Saat memberhentikan seorang karyawan, harus dipilih tanggal dari mana ia tidak akan memiliki akses ke perusahaan. Mulai dari tanggal yang dipilih, seorang karyawan tidak akan dapat masuk ke akunnya dari perangkat mana pun. Namun demikian, sistem akan menyimpan semua informasi tentang karyawan yang diberhentikan.

Pada awalnya, tampaknya tidak ada yang lebih mudah daripada membuat jadwal kerja karyawan. Yang harus Anda lakukan adalah memasukkan nama belakang karyawan ke dalam dokumen Excel, mengatur beberapa parameter dan variabel, lalu tekan Enter. Faktanya, segalanya sedikit berbeda. Membuat jadwal kerja harian, terutama jadwal kerja shift, untuk suatu bentuk usaha merupakan pekerjaan yang melelahkan dan bertanggung jawab yang dibebankan kepada akuntan atau spesialis HR.

Apa tujuan yang dapat Anda capai dengan jadwal kerja karyawan yang disusun dengan baik?

• Mengatur jam kerja karyawan di perusahaan

• Memastikan bahwa kewajiban kerja tertentu dipenuhi oleh pekerja

• Menghitung pendapatan perusahaan dengan tepat

• Menentukan gaji rata-rata dari masing-masing pekerja dan seluruh perusahaan

• Dan tentu saja, jadwal kerja yang dibuat dengan baik berarti lebih sedikit kesalahan yang akan terjadi di pihak akuntan saat menghitung gaji dan tunjangan liburan

Banyak bisnis tidak dapat berhasil menyediakan layanan mereka atau bahkan eksis tanpa jadwal kerja shift. Toko serba ada, hotel, rumah sakit, layanan penyelamatan, departemen kepolisian, dan pabrik kue – daftar perusahaan yang bergantung padanya bisa terus berlanjut, tetapi tidak banyak orang yang tahu kesulitan apa yang dihadapi manajer HR saat membuat kemajuan pada jadwal kerja shift. Selama proses ini, ahli sumber daya manusia harus memperbarui semua detail dalam akun, termasuk cuti, cuti sakit, hari libur nasional, lembur, dan banyak komponen lainnya. Belum lagi peristiwa tak terduga dapat terjadi setelah jadwal disetujui, dan manajer HR harus segera mulai bekerja pada jadwal dari awal.

Bekerja pada jadwal kerja harian dengan Shifton

Shifton adalah layanan optimal untuk penjadwalan karyawan online yang mudah dan cepat yang memiliki banyak keunggulan. Layanan ini dibuat untuk mempermudah pekerjaan CEO, akuntan, dan manajer HR. Berikut adalah beberapa fitur yang ditawarkan oleh layanan ini:

• Anda tidak perlu mengelola proses kerja sendirian. Delegasikan hak untuk membuat dan mengedit jadwal kerja kepada administrator perusahaan;

• Layanan Shifton akan membantu Anda membuat jadwal kerja shift untuk jumlah karyawan yang tidak terbatas agar mendapatkan hasil maksimal dari jadwal kerja;

• Fitur-fitur Shifton memungkinkan penyesuaian jadwal kerja dengan memperhatikan data seperti jumlah shift, karyawan, dan hari kerja;

• Saat membuat dan mengedit jadwal kerja, Anda dapat mengizinkan pertukaran shift antar pengguna dengan atau tanpa pengawasan manajemen;

• Ketika hal-hal tak terduga terjadi, Anda dapat dengan cepat melakukan penyesuaian pada jadwal.

• Jika Anda menggunakan Shifton, Anda akan diberitahu tentang perubahan dalam jadwal dan acara baru perusahaan.

Layanan Shifton menyediakan dukungan teknis gratis yang tersedia 24/7. Anda dapat menghubungi operator kami kapan saja Anda butuhkan dan mendapatkan jawaban atas pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki. Bagian vital lain dari layanan ini adalah kenyataan bahwa Shifton memungkinkan pembuatan jadwal kerja untuk perusahaan kecil maupun perusahaan besar yang mempekerjakan ribuan pekerja.

Shifton secara teratur diperbarui dan berusaha mengikuti zaman. Anda juga harus meningkatkan diri. Berhentilah membuang waktu untuk penjadwalan karyawan manual ketika ada layanan yang nyaman dan berkualitas tinggi yang secara khusus dirancang untuk menghemat waktu kerja Anda.

Kita sering kali menghadapi konsep perencanaan dalam kehidupan sehari-hari. Sekali setahun, kita dengan cermat dan teliti merencanakan perjalanan kita, lebih jarang memikirkan mengubah tempat kerja atau merayakan ulang tahun pernikahan. Tentu saja, hampir semua dari kita merencanakan bagaimana anggaran bulanan harus dibelanjakan dan bagaimana dana keluarga akan dibagikan. Sayangnya, banyak pemilik bisnis dan karyawan di posisi atas lupa tentang pentingnya memperkirakan permintaan tenaga kerja. Yang lebih menarik lagi adalah bahwa ada CEO yang tidak memanfaatkan manajer HR profesional. Mereka melakukan wawancara dan mengelola karyawan sendiri. Artikel ini akan mencoba menjelaskan apa itu perkiraan permintaan tenaga kerja dan membuktikan bahwa ini adalah bagian yang perlu dan penting dalam menjalankan perusahaan apa pun.

Kita semua paham bahwa lebih sulit mencapai kesuksesan tanpa personel yang berkualitas dibandingkan dengan tim ahli. Inilah sebabnya CEO atau manajer HR harus benar-benar memperkirakan permintaan tenaga kerja, memilih metode perhitungan yang paling efisien, dan menemukan sumber untuk memenuhi kebutuhan ini sebelum mencari karyawan baru. Namun sebelum kita sampai di sana, kita harus mulai dengan dasar-dasar dan memahami apa arti dari memperkirakan permintaan tenaga kerja.

Perkiraan permintaan tenaga kerja adalah bagian dari proses perencanaan tenaga kerja yang lebih besar. Tujuan utamanya adalah membuat daftar posisi dan ahli yang diperlukan yang dapat menjadi vital dalam pertumbuhan bisnis perusahaan, mencapai tujuan dan pencapaian di masa mendatang.

Tujuan perencanaan tenaga kerja:

• Menyiapkan perusahaan dengan karyawan yang diperlukan sambil menjaga biaya waktu dan keuangan tetap rendah;

• Memastikan bisnis terlindungi dengan pekerja profesional yang tepat dalam waktu sesingkat mungkin;

• Perkiraan permintaan tenaga kerja memungkinkan pemotongan segmen tenaga kerja yang tidak diperlukan atau mengoptimalkan kerja mereka

• Perencanaan dan penempatan karyawan yang tepat memastikan penggunaan sumber daya karyawan secara benar dan sangat efektif, berdasarkan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan mereka.

Faktor yang harus diperhitungkan untuk perencanaan tenaga kerja yang tepat:

• Bagaimana keadaan keuangan di perusahaan Anda dan bagaimana kondisi umum ekonomi saat ini?;

• Reorganisasi tenaga kerja (rencana untuk memotong, memecat, atau memindahkan karyawan ke posisi baru. Juga perlu mempertimbangkan pensiun dan cuti melahirkan);

• Menganalisis dan memahami situasi di pasar kerja dan di antara pesaing Anda adalah poin penting lainnya;

• Tingkat gaji di perusahaan;

• Mungkin salah satu faktor terpenting adalah memiliki rencana dan tujuan strategis untuk perusahaan.

Mengetahui di tahap mana perusahaan Anda berada saat ini harus menjadi salah satu faktor yang Anda ketahui saat memperkirakan permintaan tenaga kerja. Dalam banyak kasus, perencanaan efektif dapat dicapai selama periode pertumbuhan aktif dan saat mendirikan perusahaan.

Sebelum Anda menangani perkiraan permintaan tenaga kerja, penting juga untuk memahami bahwa ini adalah proses tindakan dan keputusan yang berurutan dan dipikirkan secara matang yang memiliki tujuan yang jelas di depan. Tujuan utama dari perencanaan adalah bahwa setiap direktori perusahaan atau perusahaan yang sukses harus mempekerjakan dan mempekerjakan personel yang cukup berkualitas di semua posisi agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cara yang berkualitas tinggi dan efektif.

Jenis perkiraan permintaan tenaga kerja:

• Perencanaan strategis atau jangka panjang;

• Perencanaan taktis (situasional).

Saat membuat rencana strategis, penting untuk membuat program yang bertujuan menemukan karyawan potensial yang mungkin diperlukan oleh perusahaan di masa depan. Proses ini juga memerlukan pembuatan program pengembangan sumber daya manusia strategis yang secara bersamaan mengevaluasi kebutuhan akan sumber daya ini dalam jangka panjang.

Perencanaan taktis memerlukan analisis mendalam tentang kebutuhan organisasi karyawan selama periode yang ditetapkan oleh CEO. Misalnya, ini dapat mencakup satu bulan, satu kuartal, atau satu tahun. Kebutuhan ini akan bergantung pada beberapa faktor: tingkat pergantian karyawan dalam periode yang ditentukan, jumlah pensiun, cuti melahirkan, serta pemotongan staf.

Periode perencanaan tenaga kerja

• Perencanaan jangka pendek — perencanaan hingga 2 tahun;

• Perencanaan jangka menengah — strategi untuk 2 hingga 5 tahun;

• Perencanaan jangka panjang — membuat rencana untuk 5 tahun ke depan dan seterusnya.

Jadi mari kita bayangkan sejenak Anda adalah kepala perusahaan yang baru atau ahli HR. Dengan apa Anda harus memulai pertama kali dalam hal perkiraan permintaan tenaga kerja?

Pertama, Anda harus mengumpulkan informasi tentang hasil dan pencapaian yang harus dicapai perusahaan dalam kuartal atau tahun mendatang. Jika Anda adalah pakar HR, dapatkan informasi itu dari atasan Anda. Kemudian pelajari semua tujuan, tugas, dan rencana perusahaan jangka pendek dan jangka panjang.

Dalam banyak kasus, akuntan dan direktur departemen akan membantu Anda mengetahui perusahaan tempat Anda bekerja dan rencananya, apakah Anda bekerja di sumber daya manusia atau menjalankan tempat tersebut.

Hal yang diperlukan untuk perencanaan yang sukses:

• Pertama, Anda harus dengan hati-hati melalui data karyawan. Anda perlu mendapatkan file kasus pribadi, membagikan kuesioner, serta mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan keterampilan dan kemampuan pekerja yang tidak terkait dengan pekerjaan yang dilakukan di perusahaan;

• Jadwal kerja atau jadwal semua karyawan perusahaan;

• Data tentang persentase pergantian karyawan di berbagai posisi di seluruh departemen.

Pada tahap ini, analisis mendalam tentang permintaan tenaga kerja di perusahaan dilakukan untuk berbagai posisi selama periode waktu tertentu. Saat itulah Anda menjawab sejumlah besar pertanyaan yang penting untuk proses perencanaan: berapa banyak karyawan yang harus dipekerjakan, seberapa berkualitas mereka harus, dan yang lebih penting, kapan karyawan tertentu akan dibutuhkan untuk mengisi posisi tertentu.

Selama proses ini, Anda juga memutuskan apakah Anda harus membawa sumber daya manusia internal atau apakah merekrut ulang karyawan yang ada akan menjadi keputusan yang lebih masuk akal secara finansial.

Tidak peduli apakah Anda adalah CEO atau profesional HR. Ingatlah bahwa setiap proses harus berurutan, berdasarkan keputusan yang mempertimbangkan dan pendekatan sistemik. Segera setelah Anda mulai mengambil pekerjaan, Anda telah mendedikasikan seluruh hidup Anda sedikit lebih serius, Anda akan mampu menangani tugas apa pun, bahkan yang serumit perencanaan tenaga kerja, dengan mudah, semangat, dan gairah.

Pada bagian sebelumnya dari artikel ini, kami telah membahas hanya sebagian dari keterampilan kepemimpinan yang seharusnya dimiliki oleh setiap manajer puncak yang baik. Bagian ini akan membahas sifat-sifat karakter seperti selera humor yang baik, rasa ingin tahu, dan kemampuan untuk bernegosiasi dan mendelegasikan wewenang. Mari kita mulai.

Kemampuan untuk bernegosiasi

Pada awalnya, tampaknya tidak ada yang sulit dalam negosiasi dan pembicaraan bisnis. Orang-orang bertemu, berbicara, minum kopi, pamer, dan menandatangani tumpukan kertas. Begitulah cara negosiasi khas dipandang oleh seorang karyawan rata-rata yang iri. Sedikit orang yang tahu bahwa bernegosiasi adalah salah satu keterampilan kepemimpinan utama. Masalah penting dibahas, kesepakatan bernilai jutaan dolar ditandatangani, dan keputusan penting dibuat selama pembicaraan dan pertemuan bisnis ini. Itulah mengapa seseorang tidak boleh meremehkan nilai dari keterampilan negosiasi yang tepat. Omong-omong, ada banyak buku tentang subjek ini, dengan pertemuan tahunan dan bulanan serta sesi pelatihan yang ditujukan untuk keterampilan penting ini. Jangan ragu untuk menghadiri pertemuan ini dan membaca beberapa buku tentang subjek tersebut. Maka, bahkan negosiasi yang paling rumit dan sibuk akan berjalan dengan mulus seperti mentega.

Rasa ingin tahu

Rasa ingin tahu adalah sifat kepemimpinan penting lainnya dari seorang bos profesional. Jika Anda ingin perusahaan Anda berkembang, Anda harus memiliki rasa ingin tahu dalam arti yang positif. Kami tidak mengatakan bahwa Anda harus tertarik pada kehidupan pribadi karyawan Anda, penasaran tentang siapa yang berkencan dengan siapa dan di mana seseorang menghabiskan liburannya. Kami berbicara tentang jenis rasa ingin tahu lain, bahkan keingintahuan. Penting bahwa ketika Anda menjadi direktur, Anda tidak kehilangan semangat dan rasa ingin tahu Anda, terlibat dalam mempelajari teknologi baru di industri Anda, menghadiri konferensi, bertukar pengalaman dengan rekan-rekan dan terus maju.

Kemampuan untuk mendelegasikan wewenang

Saat bekerja di posisi biasa, Anda terbiasa untuk melakukan semua tugas sendiri. Jika Anda ingin menjadi kepala perusahaan dan belajar cara mengelola personel secara efektif, Anda harus belajar cara mendelegasikan wewenang. Tidak hanya akan menghemat waktu Anda tetapi juga akan memungkinkan Anda untuk menyesuaikan alur kerja perusahaan karena semua karyawan akan memiliki sesuatu untuk dilakukan, dan mereka akan merasa dihargai dan dibutuhkan. Banyak orang takut harus mendistribusikan tugas di antara karyawan atau memberikan tugas penting kepada salah satu dari mereka. Pahamilah bahwa jika Anda melakukannya dengan benar, departemen atau bisnis yang Anda jalankan akan bekerja sebagai mekanisme tunggal.

Kemampuan untuk menetapkan tujuan dan mencapainya

Setiap direktur berpengalaman tahu bahwa seseorang harus merumuskan tugas dengan benar dan mengikutinya. Jika Anda menjalankan bisnis dengan tanpa tujuan dan membuat keputusan yang tidak logis secara acak, tidak ada hasil baik yang akan muncul. Seorang direktur dengan keterampilan kepemimpinan yang hebat harus seimbang, tenang, dan mampu merumuskan dengan jelas tujuan mereka sendiri dan tujuan perusahaan. Kemudian karyawan akan melihatnya sebagai pemimpin dan juga mencoba mencapai tujuan bersama. Tujuan harus dapat dimengerti, jelas, dan dirumuskan dengan benar. Misalnya, tujuan untuk menjadi yang terbaik di industri kita terdengar samar. Juga tidak jelas mengapa orang harus berusaha untuk mencapainya. Jika Anda menetapkan tujuan untuk karyawan Anda yang berbunyi seperti Dalam tahun mendatang, pendapatan kita harus dua kali lipat dari pendapatan tahun sebelumnya mereka akan mengerti apa yang harus mereka lakukan dan akan berusaha mencapai hasil yang diinginkan. Tetap saja, ketika Anda menetapkan tujuan keuangan kepada karyawan Anda, jangan lupa untuk memberi mereka penghargaan setelah tercapai.

Rasa humor yang baik

Rasa humor adalah sifat kepemimpinan berharga lain yang mencirikan bos yang sukses. Namun, sifat ini memiliki satu keunikan – Anda tidak bisa mempelajarinya. Anda dilahirkan dengan rasa humor yang baik atau tidak. Pada catatan yang lebih serius, kami ingin menunjukkan bahwa menemukan direktur perusahaan dengan rasa humor yang baik adalah hal yang langka. Anda sangat beruntung jika selain semua kualitas yang telah disebutkan di atas, Anda juga bisa membuat lelucon cerdas dan memahami lelucon yang diceritakan oleh orang lain. Kami harus mengakui bahwa rasa humor membantu kita dalam situasi yang paling rumit dan tampaknya tidak dapat dipecahkan, yang pasti akan Anda temui meskipun posisi yang Anda pegang.

Pandangan positif terhadap kehidupan

Hidup di dunia modern membuatnya sulit untuk mempertahankan pandangan positif terhadap kehidupan dan dunia secara umum. Jika Anda ingin menjadi direktur perusahaan yang benar-benar sukses, Anda harus melihat sesuatu dengan cara yang paling positif mungkin. Anda harus memahami bahwa Anda adalah kepala perusahaan dan suasana hati, pendapat, atau pandangan Anda terhadap kehidupan memengaruhi suasana hati semua karyawan Anda. Setiap kali Anda datang bekerja, bayangkan bahwa Anda adalah kapten kapal besar. Jika Anda memancarkan negativitas, Anda akan menjadi tegang dan kesal, kapal Anda akan tenggelam atau semua pelaut dan kepala insinyur akan melarikan diri sementara Anda dibiarkan sendirian di laut bisnis yang bergemuruh. Jika Anda tidak ingin hal ini terjadi, cobalah mencari kebahagiaan dalam hal-hal kecil dan lihat yang terbaik di dunia dan pekerjaan Anda.

Keterampilan inspirasi

Kami telah menyimpan keterampilan kepemimpinan utama, tanpa itu tidak ada gunanya setuju untuk bekerja di posisi puncak, untuk hidangan penutup. Jika Anda tidak terinspirasi oleh pekerjaan yang Anda dedikasikan dalam kehidupan sehari-hari Anda, Anda tidak akan dapat menginspirasi karyawan untuk mencapai kemenangan baru. Setiap direktur kelas satu harus tahu cara menginspirasi orang, memberi mereka harapan, memotivasi dan mengungkap potensi mereka. Keterampilan ini dapat dengan mudah dikuasai jika Anda benar-benar mencintai pekerjaan Anda atau bersemangat tentang bisnis Anda. Jika Anda sendiri tidak terinspirasi, sulit untuk menumbuhkan perasaan sebaliknya pada orang lain. Itulah mengapa kami menyarankan menemukan pekerjaan yang Anda cintai atau yang paling sedikit mengganggu Anda dan menghasilkan pendapatan yang baik.

Jika Anda menguasai semua keterampilan ini, jalan menuju promosi akan menjadi mudah. Berusahalah, belajarlah, beranikanlah dan selalu tingkatkan diri Anda!