Πώς μπορεί το Shifton να βελτιστοποιήσει τις λειτουργίες του εστιατορίου

Η ικανή οργάνωση της ροής εργασίας είναι κρίσιμη για την επιτυχημένη λειτουργία ενός εστιατορίου. Η έλλειψη αποτελεσματικών προγραμμάτων για τους εργαζόμενους μπορεί εύκολα να μειώσει το επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών και να αυξήσει τον κίνδυνο αποχώρησης του προσωπικού.

Αυτό το άρθρο προτείνει πώς η εφαρμογή Shifton μπορεί να βοηθήσει τους ιδιοκτήτες εστιατορίων να βελτιώσουν την αποδοτικότητα του προσωπικού τους.

Πώς να βελτιώσετε την παραγωγικότητα των εργαζομένων σε εστιατόρια;

Για να είστε πάντα ενήμεροι για το τι συμβαίνει στο εστιατόριο, ορίστε τα προγράμματα εργασίας σας με την online εφαρμογή Shifton. Χάρη στην εύχρηστη δομή της, αυτή η εφαρμογή μπορεί να εφαρμοστεί για την παρακολούθηση των ωρών εργασίας σε πολλά ιδρύματα εστίασης. Οι διαχειριστές των εστιατορίων έχουν άμεση πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες σχετικά με τα προγράμματα, τις βάρδιες του προσωπικού και περισσότερα, καθώς τα δεδομένα αποθηκεύονται σε ένα μέρος.

Τα διαθέσιμα modules στην εφαρμογή Shifton έχουν αναπτυχθεί ειδικά για εστιατόρια και επιτρέπουν την έξυπνη διανομή των βαρδιών μεταξύ των εργαζομένων, λαμβάνοντας υπόψη τις υπερωρίες. Αυτές οι επιλογές εξοικονομούν σημαντικά χρόνο που αφιερώνεται στον προγραμματισμό και τις πολυάριθμες αναθεωρήσεις, επηρεάζοντας άμεσα την παραγωγικότητα του προσωπικού.

Επιπλέον, το Shifton παρέχει σε όλους τους εργαζομένους την επιλογή να προτείνουν αλλαγές στο πρόγραμμα και να ενημερώνονται για όλες τις ενημερώσεις των προγραμμάτων εργασίας. Για παράδειγμα, αν υπάρχει ανάγκη αντικατάστασης ενός ασθενή ή απόντος εργαζομένου, οι συνάδελφοί του λαμβάνουν την αντίστοιχη ειδοποίηση για την ανοικτή βάρδια και μπορούν γρήγορα να την αναλάβουν. Αν χρειαστεί, το αίτημα για επιβεβαίωση της ανταλλαγής αποστέλλεται στον διαχειριστή ή τον επόπτη βάρδιας, που παρέχει πλήρη έλεγχο όλων των λειτουργιών με το πρόγραμμα.

Το Shifton είναι η βέλτιστη online εφαρμογή για την αύξηση της κινητοποίησης των εργαζομένων

Κατά την δημιουργία προγράμματος για ένα εστιατόριο, είναι ουσιαστικό να λαμβάνεται υπόψη το φορτίο εργασίας κατά τις αργίες και άλλες ημερομηνίες με αυξημένη επισκεψιμότητα. Η online εφαρμογή Shifton σας επιτρέπει να δημιουργήσετε προγράμματα με την πιο βέλτιστη εναλλαγή προσωπικού για τις πιο φορτωμένες βάρδιες (π.χ., τις Παρασκευές ή στις αργίες).

Αντίστοιχα, κάθε εργαζόμενος θα έχει την ευκαιρία να κερδίσει επιπλέον εισόδημα από καιρό σε καιρό. Αυτή η προσέγγιση στον προγραμματισμό σας επιτρέπει να πετύχετε δύο στόχους: να διατηρήσετε τους έμπειρους εργαζoμένους επικεντρωμένους και να δώσετε στους νέους την ευκαιρία να αποδείξουν την αξία τους.

Για την αποτελεσματική διαχείριση εστιατορίου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και άλλες μεθόδους κινήτρων για τους εργαζόμενους. Για παράδειγμα, το module ‘Μπόνους και Ποινές’ του Shifton εμφανίζει τις σχετικές πληροφορίες στους διαχειριστές του εστιατορίου, και οι εργαζόμενοι μπορούν να ελέγξουν το ποσό της αμοιβής τους για τον τρέχοντα μήνα στους λογαριασμούς τους. Αυτή η ενημέρωση επιτρέπει στους εργαζομένους του εστιατορίου να ελέγχουν αποτελεσματικά το εισόδημά τους.

Συνοψίζοντας

Η online εφαρμογή Shifton παρέχει στη διαχείριση εστιατορίου μια πλήρη εικόνα του προγραμματισμού βαρδιών. Το Shifton επιτρέπει στους διαχειριστές να μειώσουν τον χρόνο που αφιερώνουν στη δημιουργία αποτελεσματικών προγραμμάτων εργασίας και να επικεντρωθούν σε άλλες πτυχές της διαχείρισης ενός εστιατορίου.

Το module ‘Αναφορές Αμοιβών’ του Shifton βοηθά στον σωστό υπολογισμό του μισθού των εργαζομένων και την καταγραφή των υπερωριών. Το module ‘Μπόνους και Ποινές’ καταγράφει όλες τις ανταμοιβές και τις ποινές. Το module ‘Παρουσία’ εμφανίζει σε πραγματικό χρόνο πότε οι εργαζόμενοι αρχίζουν και τελειώνουν τις βάρδιες και τα διαλείμματα τους και συνοψίζει αυτές τις πληροφορίες για στατιστικά στοιχεία.

Επιπλέον, οι προγραμματιστές του Shifton ακούν πάντα τις αιτήσεις των πελατών και είναι έτοιμοι να προσαρμόσουν τις δυνατότητες της εφαρμογής για να καλύψουν τις ανάγκες της επιχείρησής σας.

* Όλες οι αρχικές φωτογραφίες παρέχονται από το call center DialogMarket. Η κριτική του Shifton από την ιδρυτή της Coffee Molly, Irina Uskova, μπορεί να βρεθεί εδώ.

Πώς το Shifton Μπορεί να Βελτιώσει την Απόδοση του Κέντρου Κλήσεων

Οι διαχειριστές κέντρων κλήσεων πρέπει να παρακολουθούν τη ροή εργασίας και να ελέγχουν την εκτέλεση του προγράμματος από τους χειριστές καθημερινά. Μία από τις πιο σημαντικές τους αρμοδιότητες είναι η δημιουργία και η διατήρηση των προγραμμάτων του κέντρου κλήσεων.

Δεδομένου ότι οι πελάτες μπορούν να βρίσκονται παντού στον κόσμο, θα πρέπει πάντα να υπάρχουν χειριστές στο κέντρο κλήσεων που εργάζονται σύμφωνα με την τοπική ώρα των συνδρομητών. Οι διαχειριστές κέντρων κλήσεων πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τα προγράμματα εργασίας και τον αριθμό των χειριστών σε κάθε βάρδια κατά τη δημιουργία των μηνιαίων προγραμμάτων τους. Διαφορετικά, τα λάθη με τις ώρες εργασίας, τις βάρδιες και την κατανομή των εργαζομένων είναι αναπόφευκτα.

Πώς το Shifton Ενισχύει την Απόδοση του Κέντρου Κλήσεων

1. Το Shifton Υποστηρίζει Όλους τους Τύπους Προγραμμάτων

• Οι χειριστές μπορούν να εργάζονται σε δύο βάρδιες, 8 ώρες την ημέρα, με σταθερό διάλειμμα γεύματος τέσσερις ώρες μετά την έναρξη της βάρδιας.
• Αυτή η μορφή προγράμματος υποθέτει επίσης μια εργάσιμη ημέρα 8 ωρών με σταθερή ώρα έναρξης για έναν υπάλληλο του κέντρου κλήσεων.
• Οι χειριστές μπορούν να κάνουν διάλειμμα γεύματος και να ζητούν διαλείμματα οποιαδήποτε στιγμή κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας τους.
• Οι χειριστές μπορούν να εργάζονται σε βάρδιες 4/8 ωρών, καθορίζοντας την έναρξη της εργάσιμης ημέρας τους και κάνοντας διαλείμματα κατά τη διάρκεια των βαρδιών.

Αυτός ο τύπος προγράμματος εργασίας όχι μόνο μειώνει το κόστος του προσωπικού των κέντρων κλήσεων σχεδόν κατά 25%, αλλά επίσης βελτιώνει σημαντικά την παραγωγικότητα. Το Shifton μπορεί να χειριστεί όλους αυτούς τους τύπους προγραμμάτων εργασίας, υποστηρίζοντας ευέλικτες ώρες έναρξης, αιτήματα διαλειμμάτων και άδεια. Με το Shifton, οι διαχειριστές κέντρων κλήσεων μπορούν να δημιουργήσουν προγράμματα για οποιονδήποτε αριθμό τμημάτων και εργαζομένων.

2. Το Shifton Βοηθά στη Διατήρηση του Προγράμματος Εργασίας

Ένα πρόγραμμα κέντρου κλήσεων πρέπει να συντάσσεται έτσι ώστε τα διαλείμματα, τα γεύματα, οι συναντήσεις και άλλα γεγονότα να μην διαταράσσουν τη ροή εργασίας. Μετά την αρχική ρύθμιση, το Shifton θα κατασκευάσει αυτόματα τα προγράμματά σας ώστε τα διαλείμματα των χειριστών να μην επικαλύπτονται. Ενώ αρκετοί χειριστές κάνουν διάλειμμα, άλλοι συνεχίζουν να εργάζονται. Έτσι, η χρήση της εφαρμογής Shifton βοηθά στην εξάλειψη των χρόνων διακοπής και διατηρεί τη δομή του προγράμματος.

3. Το Shifton Επιτρέπει Άμεσες Ενημερώσεις Προγραμματισμού

Εάν οι υπάλληλοι του κέντρου κλήσεων δεν αισθανθούν έστω και ελάχιστη ελευθερία, μπορεί να χάσουν το ενδιαφέρον τους για εργασία με την πάροδο του χρόνου. Με το Shifton, οι διαχειριστές μπορούν να διανέμουν τις βάρδιες ώστε οι χειριστές να εργάζονται λιγότερες ημέρες την εβδομάδα αλλά με πλήρεις ώρες. Επιπλέον, αν χρειαστεί (π.χ. κατά τη διάρκεια αποκλεισμών), οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν ευέλικτες ώρες έναρξης και λήξης για τις βάρδιες τους και επίσης να εργάζονται από το σπίτι ορισμένες ημέρες ή πλήρως.

4. Το Shifton Παρακολουθεί και Αξιολογεί την Απόδοση του Κέντρου Κλήσεων

Η ανάλυση των στατιστικών στο CRM είναι απαραίτητη για σωστή διαμόρφωση του προγραμματισμού σε ένα κέντρο κλήσεων. Το Shifton προσφέρει ισχυρά εργαλεία αναφοράς που απεικονίζουν τα στατιστικά της απόδοσης του κέντρου κλήσεων από διάφορες οπτικές γωνίες. Ρυθμιζόμενα μοντέλα όχι μόνο εμφανίζουν δεδομένα σε αναφορές αλλά επιτρέπουν επίσης προβλέψεις για το κόστος, τις ώρες και πολλά άλλα, βοηθώντας στη βελτιστοποίηση των διαδικασιών της εταιρείας.

5. Το Shifton Υποστηρίζει Ενσωμάτωση με Άλλα Προγράμματα

Ανεξάρτητα από το ποιο λογισμικό χρησιμοποιείτε για τη διαχείριση προσωπικού, τη λογιστική και την παρακολούθηση εργασιών, το Shifton απλοποιεί τη ζωή σας. Η εφαρμογή Shifton προσφέρει δυνατότητες ενσωμάτωσης με πολλά δημοφιλή προγράμματα για βελτίωση των ροών εργασίας, ανταλλαγή δεδομένων και παροχή πρόσβασης API για διάφορες ενσωματώσεις. Δεδομένου ότι το Shifton ενσωματώνεται με άλλα προγράμματα (π.χ., Quickbooks), η διαχείριση αποκτά πρόσβαση σε όλες τις απαραίτητες αναφορές — για ώρες εργασίας, βάρδιες, μισθούς, πρόστιμα και μπόνους.

Ψάχνετε για νέες ενσωματώσεις ή δυνατότητες; Πείτε μας τις ανάγκες σας, και το Shifton θα προτείνει μια κατάλληλη λύση.

Με το Shifton, ένας διαχειριστής κέντρου κλήσεων μπορεί να δημιουργήσει αποτελεσματικά προγράμματα για οποιονδήποτε αριθμό τμημάτων και υπαλλήλων με μερικά μόνο κλικ. Οι διαθέσιμες δυνατότητες και ενσωματώσεις του Shifton σας επιτρέπουν να χρησιμοποιείτε αυτήν την εφαρμογή ως ένα μόνο πρόγραμμα για ολοκλήρωση και παρακολούθηση καθημερινών εργασιών στο κέντρο κλήσεων.

*Όλες οι αρχικές φωτογραφίες ευγενική παραχώρηση του κέντρου κλήσεων DialogMarket. Η ανασκόπηση του Shifton από τον εκτελεστικό διευθυντή του DialogMarket μπορεί να βρεθεί εδώ.

Σας παρουσιάζουμε μια άλλη πραγματική αξιολόγηση από έναν από τους πρώτους μας πελάτες – το call center DialogMarket.

Shifton: Γεια σας! Πείτε μας σχετικά με τις ιδιαιτερότητες της εταιρείας σας.

Alyona: Γεια σας! Ονομάζομαι Αλυόνα Πεσέχονόβα και είμαι επικεφαλής στο outsourcing call center DialogMarket με έδρα το Κροπιβνίτσκι, Ουκρανία. Το call center μας επικεντρώνεται στην παροχή υπηρεσιών τηλεφωνικής υποστήριξης και εξυπηρέτησης πελατών. Μια μοναδική δυνατότητα του DialogMarket είναι η ικανότητά μας να ξεκινάμε startups γρήγορα και να αυξάνουμε τον αριθμό των χειριστών σε βάρδια με μόνο μία ημέρα ειδοποίησης.

Shifton: Ποιες είναι οι καθημερινές σας ευθύνες;

Alyona: Οι κύριες αρμοδιότητές μου ως διευθύντρια περιλαμβάνουν την παροχή άμεσης υποστήριξης στους πελάτες και την ανταπόκριση στα αιτήματα και τις παραγγελίες τους. Ελέγχω επίσης τον αριθμό των ατόμων σε κάθε βάρδια και είμαι υπεύθυνη για την έξυπνη κατανομή των βάρδιων μεταξύ των χειριστών, ανάλογα με τις περιόδους αιχμής κάθε έργου. Η λειτουργία 24/7, 365 ημέρες το χρόνο, απαιτεί σωστά και σοφά σχεδιασμένα προγράμματα, ιδιαίτερα καθώς το μέγεθος του έργου αυξάνεται.

Shifton: Ποιες είναι οι πιο συνηθισμένες προκλήσεις που αντιμετωπίζετε στη λειτουργία ενός call center;

Alyona: Όταν διαχειριζόμαστε ένα έργο με 40-50 άτομα, αντιμετωπίσαμε προκλήσεις στη δημιουργία προγραμμάτων που να ταιριάζουν τόσο στους πελάτες μας όσο και στο προσωπικό. Τώρα, φανταστείτε να αναπτύσσετε ένα αποτελεσματικό εβδομαδιαίο ή μηνιαίο πρόγραμμα για 300 άτομα! Αν κάποιος αρρωστήσει, αποχωρήσει ή μπορεί να εργαστεί ορισμένες ώρες ή ημέρες, ανατρέπεται ολόκληρο το πρόγραμμα. Είναι σαν έναν πύργο από τραπουλόχαρτα – αν ένας υπάλληλος φύγει, όλα πρέπει να ξαναχτιστούν από την αρχή!

Shifton: Πώς ξεκινήσατε με το Shifton;

Alyona: Επιλέξαμε το Shifton μετά από αξιολόγηση δεκάδων επιλογών προγραμματισμού. Μας έχετε κάνει τη ζωή πολύ πιο εύκολη.

Shifton: Ποιες δυνατότητες του Shifton θεωρείτε πιο χρήσιμες για τις καθημερινές λειτουργίες;

Alyona: Οι υπάλληλοι εκτιμούν πολύ τη δυνατότητα ανταλλαγής βάρδιων, και το πιο σημαντικό, τα προγράμματα τώρα καταρτίζονται με μερικά μόνο κλικ! Δεν έχουμε επίσης προβλήματα στην παρακολούθηση αδειών ασθενείας και διακοπών.

Shifton: Πώς άλλαξε η ροή εργασίας στο DialogMarket μετά την έναρξη με το Shifton;

Alyona: Πάντα στοχεύω να δημιουργήσω ένα κατανοητό σύστημα υπολογισμού μισθών για τους υπαλλήλους. Το Shifton το κάνει ακόμα πιο εύκολο. Η ενότητα Αναφορών Μισθοδοσίας μου επιτρέπει να διατηρώ τη διαφάνεια στην μισθολογική λογιστική στο DialogMarket. Κάθε υπάλληλος του call center μπορεί πάντα να γνωρίζει πόσα έχει κερδίσει σε έναν δεδομένο μήνα και να προγραμματίζει τα έξοδά του εκ των προτέρων.

Shifton: Θα προτείνατε το Shifton και σε άλλα call centers;

Alyona: Σίγουρα ναι! Αυτή η εφαρμογή είναι εξίσου χρήσιμη για μεγάλα και μικρά call centers outsourcing και άλλες επιχειρήσεις.

Χαιρετισμούς στους συνδρομητές μας και σε όλους όσοι έφτασαν τυχαία στη σελίδα της εταιρείας Shifton. Σήμερα σας προσφέρουμε μια συνέντευξη με έναν από τους πελάτες μας – τον ιδιοκτήτη μιας αλυσίδας καφέ, που χρησιμοποιεί την υπηρεσία Shifton για αρκετό καιρό.

Shifton: Γεια σας. Ας γνωριστούμε!

Irina: Γεια σας! Με λένε Ιρίνα Ουσκόβα, είμαι ιδιοκτήτρια και διαχειρίζομαι μια αλυσίδα καφέ Coffee Molly στο Nizhny Novgorod (Ρωσία).

Shifton: Πείτε μας λίγο περισσότερα για την επιχείρησή σας.

Irina: Μέχρι τις αρχές του 2021, η εταιρεία διέθετε περισσότερους από 20 μπάρμεν με διαφορετικούς βαθμούς απασχόλησης. Το Coffee Molly λειτουργεί στην πόλη από το 2014, αναπτύσσοντας την έννοια των καφέ για εργαζόμενους γραφείου. Σήμερα, υπάρχουν επτά καταστήματα καφέ στο Nizhny Novgorod με συνολικό ετήσιο κύκλο εργασιών 25 εκατομμυρίων ρούβλιων.

Shifton: Γιατί αποφασίσατε να συνεργαστείτε με την Shifton;

Irina: Η ιδιαιτερότητα της αγοράς είναι ότι οι υπάλληλοί μας είναι αρκετά νέοι, και, επομένως, συχνά αλλάζουν δουλειά. Για τους περισσότερους είναι η πρώτη τους εργασία. Επομένως, η εργασία με το προσωπικό απαιτεί πολύ χρόνο και περιλαμβάνει επιλογή υποψηφίων, εκπαίδευση, καθοδήγηση και επαγγελματική ανάπτυξη.

Είναι για μένα ξεκάθαρο εδώ και καιρό ότι αυτή η διαδικασία πρέπει να προσεγγίζεται ελαφρώς, καθώς το κύριο σημείο είναι να διατηρήσουμε τη βασική «σπονδυλική στήλη» των μπάρμεν – 5-6 άτομα. Αυτοί βοηθούν τους νεοεισερχόμενους να προσαρμοστούν γρήγορα και εύκολα.

Όλη αυτή η έντονη δραστηριότητα επηρεάζει το καθημερινό πρόγραμμα εργασίας, οπότε πρέπει να παρακολουθείται έγκαιρα και σε περίπτωση αλλαγών, όλοι πρέπει να ενημερώνονται άμεσα.

Shifton: Πώς αντιμετωπίσατε αυτά τα ζητήματα πριν;

Irina: Παλαιότερα, στέλναμε ενημερώσεις σε γενική συνομιλία, κάποιες φορές έπρεπε να καλέσουμε προσωπικά τους υπαλλήλους για να διασφαλίσουμε ότι γνωρίζουν τις αλλαγές. Αλλά όσο περισσότερα καφέ ανοίξαμε, τόσο περισσότερο χρειαζόμασταν να αυτοματοποιήσουμε όλη αυτή τη ρουτίνα.

Shifton: Χρειάζεται η εταιρεία σας μια αυτοματοποιημένη online υπηρεσία προγραμματισμού;

Irina: Φυσικά, όσοι ακολουθούν τις τάσεις γνωρίζουν ότι η αγορά υπηρεσιών τροφίμων υιοθετεί όλο και περισσότερο τις τεχνολογίες IT. Η εργασία στους προγραμματισμούς είναι μια καθημερινή ρουτίνα του διαχειριστή και των ανώτερων μπάρμεν. Στο πλαίσιο του προγραμματισμού, πρέπει να λάβουν υπόψη τις προτιμήσεις των υπαλλήλων (προσωπικά θέματα, δεύτερη δουλειά κ.λπ.), την αποδοτικότητα του μπάρμαν σε συγκεκριμένο καφέ και τις ιδιαιτερότητες της ημέρας (Σαββατοκύριακα ή καθημερινές). Επιπλέον, πρέπει να οργανώσουμε την εκπαίδευση για τους νέους, να διεξάγουμε απογραφή ή γενικό καθαρισμό, να βρούμε αντικατάσταση για τους ασθενείς, ή να μοιράσουμε την βάρδια μεταξύ δύο υπαλλήλων. Και φυσικά, πρέπει να λάβουμε υπόψη όλες τις πιθανές καθυστερήσεις και υπερωρίες.

Είχαμε αυτοματοποιήσει αυτή τη διαδικασία για μεγάλο χρονικό διάστημα, αλλά η ανάπτυξη της εταιρείας συνεχίστηκε, και ήθελα κάτι περισσότερο από απλώς ένα πρόγραμμα που θα ορίζει εργασιακά προγράμματα. Ήμουν σε αναζήτηση προγραμματιστών συνεργατών που θα φτιάξουν το πρόγραμμα να λειτουργεί επίσης ως μισθοδοσία για κάθε υπάλληλο. Υπήρχαν ακόμα περισσότερες ιδέες…

Shifton: Οι προσδοκίες σας επαληθεύτηκαν καθώς η συνεργασία με την Shifton επεκτάθηκε;

Irina: Ναι, αισθάνομαι απόλυτα καλά με αυτό! Ειλικρινά μιλώντας, όταν βρήκα τυχαία τη Shifton, μου πήρε λίγο χρόνο να παρατηρήσω πόσο ευέλικτο μπορεί να είναι αυτό το προϊόν.

Στο στάδιο των δοκιμών, έκανα πολλές ερωτήσεις για το τι ακόμα προγραμματίζεται να υλοποιηθεί και ποιες λειτουργίες προσφέρει η Shifton, ώστε οι υπάλληλοι ανά πάσα στιγμή να είναι σίγουροι για το πρόγραμμα εργασίας τους και να γνωρίζουν εκ των προτέρων το ποσό που θα λάβουν στο τέλος κάθε μήνα. Ήθελα η μισθοδοσία να γίνεται χωρίς καθυστερήσεις, και να εκτελείται σε πραγματικό χρόνο και να είναι διαθέσιμη σε ένα άτομο στο smartphone του οποιαδήποτε στιγμή και όχι μόνο την ημέρα πληρωμής.

Shifton: Καταφέρατε να ικανοποιήσετε τα αιτήματά σας; Πόσο ικανοποιημένοι είστε από την υποστήριξη των προγραμματιστών της Shifton;

Irina: Όλα τα αιτήματά μου ικανοποιήθηκαν, και συνειδητοποίησα επίσης ότι το πρόγραμμα μπορεί να εκσυγχρονιστεί περαιτέρω σύμφωνα με τις ανάγκες μας. Επικοινώνησα στενά με τους προγραμματιστές για 6 μήνες και τους είπα τι μας αρέσει και τι άλλο περιμένουμε να δούμε. Υλοποιήσαμε το πρόγραμμα γρήγορα και αμέσως συνειδητοποιήσαμε ότι θέλαμε να το χρησιμοποιήσουμε όλο και περισσότερο και να το προσαρμόσουμε για τις ανάγκες μας.

Shifton: Έχετε επιτύχει μέχρι στιγμής;

Irina: Καταφέραμε να πετύχουμε τα ακόλουθα: αυτοματοποιήσαμε το πρόγραμμα για κάθε εργαζόμενο, λαμβάνοντας υπόψη τις προτιμήσεις τους, τοποθετήσαμε μπάρμεν στα υποκαταστήματα και προσαρμόσαμε τον υπολογισμό των μπόνους και των προστίμων. Επίσης εξαλείψαμε τα λάθη στους υπολογισμούς των μισθών, όταν ορισμένες βάρδιες δεν λαμβάνονταν υπόψη ή πληρώνονταν δύο φορές. Εγκαταστήσαμε επίσης την εφαρμογή στα smartphones όλων των υπαλλήλων, όπου λαμβάνουν αμέσως ειδοποιήσεις για ενημερώσεις και μισθοδοσία. Μειώσαμε επίσης το χρόνο που δαπανάται για τον προγραμματισμό 10 φορές και μειώσαμε την εναλλαγή, καθώς οι υπάλληλοι βλέπουν τις βάρδιες/μισθούς τους και μπορούν να επηρεάσουν αυτές, βελτιώνοντας γενικά τη διαδικασία προγραμματισμού χρόνου για όλους τους υπαλλήλους.

Shifton: Σίγουρα έχετε περισσότερες προτάσεις για την προσαρμογή του εργαλείου Shifton;

Irina: Ναι, φυσικά. Περιμένουμε μια πιο φιλική προς το χρήστη διεπαφή για την εκτέλεση αλλαγών στα προγράμματα. Τώρα δεν μπορούν να αλλάξουν όλες οι λεπτομέρειες, και για να προσαρμόσουμε ορισμένες παραμέτρους, πρέπει να δημιουργήσουμε τα πάντα από την αρχή. Περιμένουμε πιο ευέλικτες ρυθμίσεις στις αναφορές μισθοδοσίας για γενικές περιόδους και την επιλογή να αφήσουμε σχόλια στη δουλειά. Όσον αφορά τις λειτουργίες υπηρεσιών, χρειαζόμαστε την επιλογή οι υπάλληλοι να αφήνουν σχόλια και να συντάσσουν αναφορές για τα επιτευχθέντα καθήκοντα στην εφαρμογή. Ενδιαφέρομαι επίσης για τον αυτόματο υπολογισμό των μπόνους ανάλογα με τα δείκτες πωλήσεων ή την εκπλήρωση KPI και πιο ευέλικτες ρυθμίσεις της διεπαφής της εφαρμογής για την ευκολία των εργαζομένων: τι να εμφανίζεται στην κύρια οθόνη, ποιες ειδοποιήσεις να αποστέλλονται και για τι να γίνεται αναφορά.

Shifton: Σας ευχαριστούμε για τα αναλυτικά και πληροφόρια σχόλιά σας, Irina. Μπορείτε να συστήσετε την online υπηρεσία Shifton σε ιδιοκτήτες άλλων εταιρειών;

Irina: Ήδη συστήνω το εργαλείο στους πελάτες μου, στους οποίους βοηθώ να ανοίξουν τα καφέ τους, καθώς η Shifton βοηθά να εξοικονομήσουμε χρήματα, είναι εύκολη στη χρήση και αρέσει στους υπαλλήλους μου. Προτού αρχίσω να χρησιμοποιώ τη Shifton, δοκίμασα ενδελεχώς περισσότερες από 10 διαφορετικές εφαρμογές και προγράμματα. Μέχρι τη στιγμή που βρήκα τη Shifton, είχα ήδη συμφωνήσει με έναν προγραμματιστή που ήταν έτοιμος να δημιουργήσει ένα παρόμοιο πρόγραμμα για εμάς. Και η Shifton έλυσε εντελώς όλα μου τα προβλήματα με τον προγραμματισμό και την αυτοματοποίηση της μισθοδοσίας.

Οι προγραμματιστές της υπηρεσίας Shifton πρόσθεσαν μια δυνατότητα που επιτρέπει την απόλυση υπαλλήλων της εταιρείας. Αυτό μπορεί να γίνει στη σελίδα Εργαζόμενοι. Για να απολύσει κάποιος έναν υπάλληλο και να τον διαγράψει από τη λίστα των υπαλλήλων της εταιρείας, πρέπει να κάνει κλικ στο εικονίδιο «Απόλυση» με τη μορφή ενός κίτρινου «x».

Κατά την απόλυση ενός υπαλλήλου, πρέπει να επιλεγεί η ημερομηνία από την οποία δεν θα έχει πλέον πρόσβαση στην εταιρεία. Από την επιλεγμένη ημερομηνία και μετά, ο υπάλληλος δεν θα μπορεί να εισέλθει στον λογαριασμό του από οποιαδήποτε συσκευή. Παράλληλα, το σύστημα θα διατηρήσει όλες τις πληροφορίες για τον απολυμένο υπάλληλο.

Αρχικά, φαίνεται ότι δεν υπάρχει τίποτα πιο εύκολο από το να δημιουργήσεις ένα πρόγραμμα εργασίας υπαλλήλων. Το μόνο που έχεις να κάνεις είναι να εισαγάγεις τα επίθετα των υπαλλήλων σε ένα έγγραφο Excel, να ορίσεις μερικές παραμέτρους και μεταβλητές και να πατήσεις Enter. Στην πραγματικότητα, τα πράγματα είναι λίγο διαφορετικά. Η δημιουργία ημερήσιων προγραμμάτων εργασίας, ειδικά για εργασία σε βάρδιες, σε κάποια μορφή επιχείρησης είναι μια απαιτητική και υπεύθυνη εργασία που ανατίθεται σε λογιστές ή ειδικούς ανθρώπινου δυναμικού.

Ποιοι στόχοι μπορούν να επιτευχθούν με ένα σωστά συντεθειμένο πρόγραμμα εργασίας υπαλλήλων;

• Κανονίστε τις ώρες εργασίας των υπαλλήλων στην επιχείρηση

• Εξασφαλίστε ότι οι εργατικές υποχρεώσεις εκπληρώνονται από τους εργαζόμενους

• Υπολογίστε σωστά τα έσοδα της εταιρείας

• Προσδιορίστε τον μέσο μισθό των μεμονωμένων εργαζομένων και ολόκληρης της επιχείρησης

• Και φυσικά, ένα σωστά καταρτισμένο πρόγραμμα εργασίας σημαίνει ότι θα γίνουν λιγότερα λάθη από την πλευρά των λογιστών κατά τον υπολογισμό των μισθών και των αδειών

Πολλές επιχειρήσεις δεν μπορούν να παρέχουν επιτυχώς τις υπηρεσίες τους ή να υπάρχουν εξαρχής χωρίς το πρόγραμμα εργασίας σε βάρδιες. Καταστήματα λιανικής, ξενοδοχεία, νοσοκομεία, υπηρεσίες διάσωσης, αστυνομικά τμήματα και ζαχαροπλαστεία – η λίστα των επιχειρήσεων που εξαρτώνται από αυτό μπορεί να συνεχίζεται επ’ άπειρον, αλλά λίγοι γνωρίζουν ποιες δυσκολίες αντιμετωπίζουν οι διαχειριστές ανθρώπινου δυναμικού όταν συντάσσουν προγράμματα εργασίας σε βάρδιες. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, οι ειδικοί ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να ανανεώνουν όλες τις λεπτομέρειες στον λογαριασμό, συμπεριλαμβανομένων των αδειών, των ασθενειών, των κρατικών αργιών, των υπερωριών και πολλών άλλων συνιστωσών. Χωρίς να αναφέρουμε ότι ένα απρόβλεπτο γεγονός μπορεί να συμβεί αφού εγκριθεί το πρόγραμμα, και ο διαχειριστής πρέπει να αρχίσει γρήγορα τη δημιουργία του προγράμματος από την αρχή.

Εργασία σε ημερήσια προγράμματα εργασίας με το Shifton

Το Shifton είναι μια βέλτιστη υπηρεσία για εύκολο και γρήγορο προγραμματισμό υπαλλήλων στο διαδίκτυο που διαθέτει πολλά πλεονεκτήματα. Δημιουργήθηκε για να διευκολύνει το έργο των διευθυντών, των λογιστών και των διαχειριστών ανθρώπινου δυναμικού. Ακολουθούν μερικά από τα χαρακτηριστικά που προσφέρει η υπηρεσία:

• Δεν χρειάζεται να διαχειρίζεστε ολόκληρη τη διαδικασία εργασίας μόνοι σας. Ανάθεση του δικαιώματος δημιουργίας και επεξεργασίας προγραμμάτων εργασίας στους διαχειριστές της εταιρείας;

• Η υπηρεσία Shifton θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα εργασίας βάρδιας για απεριόριστο αριθμό υπαλλήλων για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα προγράμματα εργασίας;

• Τα χαρακτηριστικά του Shifton επιτρέπουν την προσαρμογή των προγραμμάτων εργασίας λαμβάνοντας υπόψη δεδομένα όπως ο αριθμός των βαρδιών, των υπαλλήλων και των εργάσιμων ημερών;

• Ενώ δημιουργείτε και επεξεργάζεστε προγράμματα εργασίας, θα μπορείτε να επιτρέψετε την ανταλλαγή βαρδιών μεταξύ των χρηστών με ή χωρίς επίβλεψη διαχείρισης;

• Όταν συμβούν απρόσμενα γεγονότα, θα μπορείτε να κάνετε γρήγορες προσαρμογές στο πρόγραμμα.

• Αν χρησιμοποιείτε το Shifton, θα ειδοποιείστε για αλλαγές στα προγράμματα και νέα εταιρικά γεγονότα.

Η υπηρεσία Shifton παρέχει δωρεάν τεχνική υποστήριξη διαθέσιμη 24/7. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τους χειριστές μας όποτε χρειαστεί και να λάβετε απαντήσεις σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις μπορεί να έχετε. Ένα άλλο ουσιαστικό μέρος της υπηρεσίας είναι το γεγονός ότι το Shifton επιτρέπει τη δημιουργία προγραμμάτων εργασίας τόσο για μικρές επιχειρήσεις όσο και για τεράστιες εταιρείες που απασχολούν χιλιάδες εργαζομένους.

Το Shifton ανανεώνεται τακτικά και προσπαθεί να συμβαδίσει με τους καιρούς. Πρέπει και εσείς να βελτιώνεστε. Σταματήστε να χάνετε χρόνο με χειροκίνητο προγραμματισμό υπαλλήλων όταν υπάρχει μια βολική και υψηλής ποιότητας υπηρεσία που είναι ειδικά σχεδιασμένη για να εξοικονομεί τον χρόνο εργασίας σας.

Συχνά αντιμετωπίζουμε την έννοια του προγραμματισμού στην καθημερινότητά μας. Μία φορά το χρόνο σχεδιάζουμε με προσοχή και λεπτομέρεια τα ταξίδια μας, λιγότερο συχνά σκεφτόμαστε να αλλάξουμε τον εργασιακό χώρο μας ή να γιορτάσουμε επετείους και γάμους. Φυσικά, σχεδόν όλοι μας προγραμματίζουμε πώς θα δαπανηθεί ο μηνιαίος προϋπολογισμός και πώς θα κατανεμηθούν τα οικογενειακά κεφάλαια. Δυστυχώς, πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και εργαζόμενοι σε κορυφαίες θέσεις ξεχνούν τη σημασία της πρόβλεψης της ζήτησης εργατικού δυναμικού. Ακόμη πιο ενδιαφέρον είναι το γεγονός ότι υπάρχουν Διευθύνοντες Σύμβουλοι που δεν αξιοποιούν επαγγελματίες διαχειριστές ανθρώπινου δυναμικού. Διεξάγουν συνεντεύξεις και διαχειρίζονται το προσωπικό μόνοι τους. Αυτό το άρθρο θα προσπαθήσει να εξηγήσει τι είναι η πρόβλεψη ζήτησης εργατικού δυναμικού και να αποδείξει ότι αποτελεί αναγκαίο και κρίσιμο μέρος της λειτουργίας οποιασδήποτε εταιρείας.

Όλοι κατανοούμε ότι είναι δυσκολότερο να πετύχουμε την επιτυχία χωρίς καταρτισμένο προσωπικό από ό,τι με μια ομάδα ειδικών. Γι’ αυτό ένας Διευθύνων Σύμβουλος ή ένας διαχειριστής ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να εκτιμά σωστά τη ζήτηση εργατικού δυναμικού, να επιλέγει τις αποδοτικότερες μεθόδους υπολογισμού και να βρίσκει πηγές κάλυψης αυτής της ανάγκης πριν αναζητήσει νέους υπαλλήλους. Αλλά πριν φτάσουμε εκεί, πρέπει να ξεκινήσουμε με τα βασικά και να κατανοήσουμε τι σημαίνει πρόβλεψη ζήτησης εργατικού δυναμικού.

Η πρόβλεψη ζήτησης εργατικού δυναμικού είναι μέρος μιας μεγαλύτερης διαδικασίας προγραμματισμού εργατικού δυναμικού. Ο κύριος στόχος της είναι να καταρτίσει μια λίστα απαραίτητων θέσεων και ειδικών που μπορούν να είναι ζωτικής σημασίας για την ανάπτυξη της επιχείρησης, την επίτευξη στόχων και ορόσημων στο άμεσο μέλλον.

Στόχοι προγραμματισμού εργατικού δυναμικού:

• Παροχή στην εταιρεία του απαραίτητου προσωπικού ενώ διατηρούνται χαμηλά οι χρονικές και οικονομικές δαπάνες;

• Διατήρηση της επιχείρησης εφοδιασμένη με κατάλληλους, επαγγελματίες εργαζόμενους με τους συντομότερους δυνατούς όρους;

• Η πρόβλεψη ζήτησης εργατικού δυναμικού επιτρέπει την περικοπή περιττών τομέων εργατικού δυναμικού ή τη βελτιστοποίηση της εργασίας τους

• Ο σωστός προγραμματισμός και η τοποθέτηση εργαζομένων διατηρούν την κατάλληλη και εξαιρετικά αποτελεσματική χρήση των πόρων κάθε εργαζομένου, βάσει των δεξιοτήτων, των γνώσεων και των ικανοτήτων τους.

Παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη για τον σωστό προγραμματισμό εργατικού δυναμικού:

• Ποια είναι η οικονομική κατάσταση στην εταιρεία σας και ποια είναι η τρέχουσα γενική κατάσταση της οικονομίας;

• Αναδιοργάνωση εργατικού δυναμικού (σχεδιασμός περικοπής, απόλυσης ή μεταφοράς εργαζομένων σε νέες θέσεις. Πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψη οι συνταξιοδοτήσεις και οι άδειες μητρότητας);

• Η ανάλυση και η κατανόηση της κατάστασης στην αγορά εργασίας και μεταξύ των ανταγωνιστών σας είναι ένα άλλο σημαντικό σημείο;

• Το επίπεδο του μισθού στην εταιρεία;

• Ίσως ένας από τους πιο σημαντικούς παράγοντες είναι η ύπαρξη στρατηγικών σχεδίων και στόχων για την εταιρεία.

Γνωρίζοντας σε ποιο στάδιο ανάπτυξης βρίσκεται η εταιρεία σας πρέπει να είναι ένας από τους παράγοντες που πρέπει να γνωρίζετε όταν προβλέπετε τη ζήτηση εργατικού δυναμικού. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο αποτελεσματικός προγραμματισμός μπορεί να επιτευχθεί κατά την περίοδο ενεργού ανάπτυξης και κατά το χρόνο ίδρυσης της επιχείρησης.

Πριν αντιμετωπίσετε την πρόβλεψη ζήτησης εργατικού δυναμικού, είναι επίσης απαραίτητο να κατανοήσετε ότι πρόκειται για μια διαδικασία διαδοχικών, σκέψεων και αποφάσεων με σαφείς στόχους μπροστά της. Ο κύριος στόχος του προγραμματισμού έγκειται στην ιδέα ότι κάθε επιχείρηση ή επιτυχημένος κατάλογος εταιρείας πρέπει να προσλαμβάνει και να απασχολεί αρκετά εξειδικευμένο προσωπικό σε όλες τις θέσεις, έτσι ώστε η εργασία να γίνεται με υψηλή ποιότητα και αποτελεσματικότητα.

Τύποι πρόβλεψης ζήτησης εργατικού δυναμικού:

• Στρατηγικός ή μακροπρόθεσμος προγραμματισμός;

• Τακτικός (κατάστασης) προγραμματισμός.

Κατά τη δημιουργία στρατηγικών σχεδίων είναι κρίσιμο να καταρτίσετε ένα πρόγραμμα που αποσκοπεί στην ανακάλυψη δυνητικών υπαλλήλων που μπορούν να απαιτηθούν από την εταιρεία στο μέλλον. Αυτή η διαδικασία απαιτεί επίσης τη δημιουργία ενός στρατηγικού προγράμματος ανάπτυξης ανθρώπινων πόρων που ταυτόχρονα αξιολογεί την αναγκαιότητα αυτών των πόρων μακροπρόθεσμα.

Ο τακτικός προγραμματισμός απαιτεί προσεκτική ανάλυση της ζήτησης σε οργάνωση εργαζομένων κατά τη διάρκεια μιας περιόδου που ορίζεται από το Διευθύνοντα Σύμβουλο. Για παράδειγμα, μπορεί να περιλαμβάνει έναν μήνα, ένα τρίμηνο ή ένα έτος. Αυτή η ανάγκη θα εξαρτηθεί από μερικούς παράγοντες: από το επίπεδο ανακατάταξης εργαζομένων σε μια δεδομένη περίοδο, από τον αριθμό των συνταξιοδοτήσεων, τις άδειες μητρότητας καθώς και τις περικοπές προσωπικού.

Περίοδοι προγραμματισμού εργατικού δυναμικού

• Βραχυπρόθεσμος προγραμματισμός — προγραμματισμός για έως 2 χρόνια;

• Μεσοπρόθεσμος προγραμματισμός — στρατηγική για 2 έως 5 χρόνια;

• Μακροπρόθεσμος προγραμματισμός — σχεδιασμός για τα επόμενα 5 χρόνια και πέρα.

Ας φανταστούμε λοιπόν για μια στιγμή ότι είστε νέος επικεφαλής της εταιρείας ή ένας ειδικός ανθρώπινου δυναμικού. Με τι πρέπει να ξεκινήσετε πρώτα όσον αφορά την πρόβλεψη ζήτησης εργατικού δυναμικού;

Πρώτα, πρέπει να συλλέξετε πληροφορίες για τα αποτελέσματα και τα ορόσημα που μια εταιρεία πρέπει να επιτύχει στο επόμενο τρίμηνο ή έτος. Αν είστε ειδικός ανθρώπινου δυναμικού πάρτε αυτές τις πληροφορίες από τους ανωτέρους σας. Στη συνέχεια, μελετήστε όλους τους βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους, εργασίες και σχέδια της επιχείρησης.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι λογιστές και οι διευθυντές τμημάτων θα σας βοηθήσουν να καθορίσετε τη γνώμη σας για την επιχείρηση στην οποία εργάζεστε και τα σχέδιά της, είτε εργάζεστε στο ανθρώπινο δυναμικό είτε διευθύνετε την επιχείρηση.

Απαραίτητα για τον επιτυχή προγραμματισμό:

• Πρώτα, πρέπει να εξετάσετε προσεκτικά τα δεδομένα των υπαλλήλων. Θα χρειαστεί να αποκτήσετε πρόσβαση σε προσωπικά αρχεία, να διανείμετε ερωτηματολόγια και να συλλέξετε πληροφορίες σχετικά με τις δεξιότητες και τις ικανότητες των εργαζομένων που δεν σχετίζονται με την εργασία στην επιχείρηση;

• Ένα πρόγραμμα εργασίας ή ένα πρόγραμμα όλων των υπαλλήλων της εταιρείας;

• Δεδομένα για το ποσοστό ανακατάταξης εργαζομένων σε διάφορες θέσεις σε όλα τα τμήματα.

Σε αυτό το στάδιο, διεξάγεται μια ενδελεχής ανάλυση της ζήτησης εργατικού δυναμικού στην εταιρεία για διάφορες θέσεις σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Εκείνη τη στιγμή απαντάτε σε έναν μεγάλο αριθμό ερωτήσεων που είναι ζωτικής σημασίας για τη διαδικασία προγραμματισμού: πόσοι υπάλληλοι πρέπει να προσληφθούν, πόσο καταρτισμένοι πρέπει να είναι, και το πιο σημαντικό, πότε θα απαιτούνται ορισμένοι εργαζόμενοι για να καταλάβουν συγκεκριμένες θέσεις.

Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, λαμβάνετε επίσης την απόφαση αν θα πρέπει να φέρετε εσωτερικούς ανθρώπινους πόρους ή αν η επανακατάρτιση των υπαρχόντων εργαζομένων θα είναι μια πιο οικονομικά λογική απόφαση.

Δεν έχει σημασία εάν είστε Διευθύνων Σύμβουλος ή επαγγελματίας ανθρώπινου δυναμικού. Θυμηθείτε ότι οποιαδήποτε διαδικασία πρέπει να είναι διαδοχική, βασισμένη σε σταθμισμένες αποφάσεις και μια συστημική προσέγγιση. Μόλις αρχίσετε να αντιμετωπίζετε το έργο, στο οποίο αφιερώσατε τη ζωή σας λίγο πιο σοβαρά, θα μπορείτε να προσεγγίζετε οποιαδήποτε εργασία, ακόμα και τόσο περίπλοκη όπως ο προγραμματισμός εργατικού δυναμικού, με ευκολία, πάθος και ζήλο.

Στο προηγούμενο μέρος αυτού του άρθρου, μιλήσαμε για ένα μόνο μέρος των δεξιοτήτων ηγεσίας που κάθε καλός ανώτατος διευθυντής θα πρέπει να έχει. Αυτό το μέρος πρόκειται να συζητήσει χαρακτηριστικά, όπως το καλό αίσθημα του χιούμορ, η περιέργεια και η ικανότητα να διαπραγματεύεσαι και να αναθέτεις εξουσία. Ας ξεκινήσουμε.

Η ικανότητα διαπραγμάτευσης

Αρχικά, φαίνεται ότι δεν υπάρχει τίποτα δύσκολο στις διαπραγματεύσεις και τις επιχειρηματικές συζητήσεις. Οι άνθρωποι συναντιούνται, μιλάνε, πίνουν καφέ, καυχιούνται και υπογράφουν στοίβες από έγγραφα. Έτσι βλέπει μια τυπική διαπραγμάτευση ο μέσος ζηλόφθονος υπάλληλος. Λίγοι γνωρίζουν ότι η διαχείριση διαπραγματεύσεων είναι μία από τις βασικές δεξιότητες ηγεσίας. Κατά τη διάρκεια αυτών των συζητήσεων και επιχειρηματικών συναντήσεων, συζητούνται τα πιο σημαντικά ζητήματα, υπογράφονται πολυεκατομμυρίων δολαρίων συμφωνίες και λαμβάνονται οι πιο κρίσιμες αποφάσεις. Γι’ αυτό δεν πρέπει ποτέ να υποτιμάτε την αξία της κατάλληλης διαπραγματευτικής δεξιότητας. Παρεμπιπτόντως, υπάρχει πληθώρα βιβλίων επί του θέματος και κάθε χρόνο και μήνα διοργανώνονται συναντήσεις και εκπαιδευτικά σεμινάρια αφιερωμένα σε αυτήν την σημαντική δεξιότητα. Μην διστάσετε να παραστείτε σε αυτές τις συναντήσεις και να διαβάσετε μερικά βιβλία επί του θέματος. Τότε, ακόμα και η πιο απαιτητική και έντονη διαπραγμάτευση θα κυλήσει ομαλά σαν το βούτυρο.

Περιέργεια

Η περιέργεια είναι ένα άλλο σημαντικό χαρακτηριστικό ηγεσίας ενός επαγγελματία διευθυντή. Αν θέλετε η εταιρεία σας να αναπτυχθεί, πρέπει να είστε περίεργοι με την θετική έννοια της λέξης. Δεν λέμε ότι πρέπει να ενδιαφέρεστε για τις προσωπικές ζωές των υπαλλήλων σας, ούτε να είστε περίεργοι για το ποιος βγαίνει με ποιον και πού πέρασε κάποιος τις διακοπές του. Μιλάμε για έναν άλλο τύπο περιέργειας, ακόμα και αδιακρισίας. Είναι σημαντικό όταν γίνετε διευθυντής, να μην χάνετε τη σπίθα και την περιέργειά σας, να επενδύετε στη μάθηση για τις νέες τεχνολογίες στη βιομηχανία σας, να επισκέπτεστε συνέδρια, να ανταλλάσσετε εμπειρίες με συναδέλφους και να προχωράτε μπροστά.

Η ικανότητα να αναθέτεις εξουσία

Όταν εργάζεστε σε μια συνηθισμένη θέση, συνηθίζετε να κάνετε όλες τις εργασίες μόνοι σας. Αν θέλετε να γίνετε επικεφαλής μιας εταιρείας και να μάθετε πώς να διαχειρίζεστε το προσωπικό αποτελεσματικά, πρέπει να μάθετε πώς να αναθέτετε εξουσία. Όχι μόνο θα σας εξοικονομήσει χρόνο, αλλά θα σας επιτρέψει επίσης να προσαρμόσετε τη ροή εργασιών της εταιρείας, καθώς όλοι οι υπάλληλοι θα έχουν κάτι να κάνουν και θα αισθάνονται εκτιμημένοι και απαραίτητοι. Πολλοί άνθρωποι φοβούνται να αναθέσουν εργασίες στους υπαλλήλους ή να δώσουν σημαντικές αποστολές σε κάποιον από αυτούς. Καταλάβετε ότι αν το κάνετε σωστά, το τμήμα ή η επιχείρηση που διευθύνετε θα λειτουργεί ως ένας ενιαίος μηχανισμός.

Η ικανότητα να θέτεις στόχους και να τους επιτυγχάνεις

Οποιοσδήποτε έμπειρος διευθυντής γνωρίζει ότι πρέπει να διατυπώνει σωστά τις αποστολές και να τις ακολουθεί. Αν διαχειρίζεστε μια επιχείρηση χωρίς στόχο και λαμβάνετε αποφάσεις χαοτικά και χωρίς λογική, δεν θα προκύψει τίποτα καλό από αυτό. Ένας διευθυντής με μεγάλες ηγετικές ικανότητες πρέπει να είναι ισορροπημένος, ήρεμος και να μπορεί να διατυπώνει με σαφήνεια τους στόχους του και της εταιρείας. Τότε οι υπάλληλοι θα τον θεωρήσουν ηγέτη και θα προσπαθήσουν επίσης να επιτύχουν τον κοινό στόχο. Οι στόχοι πρέπει να είναι κατανοητοί, σαφείς και σωστά διατυπωμένοι. Για παράδειγμα, ο στόχος να γίνουμε οι καλύτεροι στη βιομηχανία μας ακούγεται ασαφής. Είναι επίσης ασαφές γιατί οι άνθρωποι πρέπει να προσπαθούν να τον επιτύχουν. Αν θέσετε έναν στόχο για τους υπαλλήλους σας που ακούγεται σαν Στον ερχόμενο χρόνο, το εισόδημά μας θα πρέπει να είναι διπλάσιο από αυτό του προηγούμενου έτους, θα καταλάβουν τι πρέπει να κάνουν και θα προσπαθήσουν για το επιθυμητό αποτέλεσμα. Ωστόσο, όταν θέτετε έναν οικονομικό στόχο στους υπαλλήλους σας, μην ξεχνάτε να τους ανταμείβετε μόλις τον επιτύχουν.

Ένα καλό αίσθημα του χιούμορ

Ένα αίσθημα του χιούμορ είναι ένα άλλο πολύτιμο χαρακτηριστικό ηγεσίας που χαρακτηρίζει έναν επιτυχημένο διευθυντή. Ωστόσο, αυτό το χαρακτηριστικό έχει μία ιδιαιτερότητα – δεν μπορείτε να το μάθετε. Είτε γεννηθήκατε με ένα καλό αίσθημα του χιούμορ είτε όχι. Σε πιο σοβαρό σημείωμα, θα θέλαμε να επισημάνουμε ότι η εύρεση ενός εταιρικού διευθυντή με καλό αίσθημα του χιούμορ είναι σπανιότητα. Είστε πολύ τυχεροί αν, πέρα από όλες τις παραπάνω ιδιότητες, είστε επίσης ικανοί να κάνετε έξυπνα αστεία και να κατανοείτε τα ανέκδοτα που λένε άλλοι. Πρέπει να παραδεχθούμε ότι ένα αίσθημα του χιούμορ μας βοηθά στις πιο περίπλοκες και φαινομενικά άλυτες καταστάσεις, τις οποίες αναπόφευκτα θα συναντήσετε παρότι της θέσης που κατέχετε.

Μια θετική οπτική για τη ζωή

Το να ζούμε στον σύγχρονο κόσμο καθιστά δύσκολο να διατηρήσουμε μια θετική οπτική για τη ζωή και τον κόσμο γενικότερα. Εάν επιθυμείτε να γίνετε ένας πραγματικά επιτυχημένος διευθυντής εταιρείας, πρέπει οπωσδήποτε να βλέπετε τα πράγματα με τον πιο θετικό τρόπο δυνατόν. Πρέπει να κατανοήσετε ότι είστε ο επικεφαλής μιας εταιρείας και η διάθεση, η άποψη ή η οπτική σας για τη ζωή επηρεάζει τη διάθεση όλων των υπαλλήλων σας. Κάθε φορά που έρχεστε στη δουλειά, φανταστείτε ότι είστε ο καπετάνιος ενός τεράστιου πλοίου. Αν εκπέμπετε αρνητικότητα, θα γίνετε τεταμένοι και ευερέθιστοι, το πλοίο σας θα βυθιστεί ή όλοι οι ναυτικοί και οι επικεφαλείς μηχανικοί θα απομακρυνθούν ενώ θα μείνετε μόνοι στη θορυβώδης θαλάσσης των επιχειρήσεων. Αν δεν θέλετε να συμβεί αυτό, προσπαθήστε να βρίσκετε ευτυχία στις μικρές στιγμές και να βλέπετε το καλύτερο στον κόσμο και στη δουλειά σας.

Δεξιότητες έμπνευσης

Κρατήσαμε την κύρια δεξιότητα ηγεσίας, χωρίς την οποία δεν έχει νόημα να συμφωνήσετε να εργαστείτε σε μια κορυφαία θέση για επιδόρπιο. Αν δεν εμπνέεστε από τη δουλειά στην οποία αφιερώσατε την καθημερινή σας ζωή, δεν θα μπορέσετε να εμπνεύσετε τους υπαλλήλους σας προς νέες νίκες. Οποιοσδήποτε πρώτης τάξεως διευθυντής πρέπει να γνωρίζει πώς να εμπνέει τους ανθρώπους, να τους δίνει ελπίδα, να τους κινητοποιεί και να αναδεικνύει τις δυνατότητές τους. Αυτή η δεξιότητα μπορεί εύκολα να αποκτηθεί εάν πραγματικά αγαπάτε τη δουλειά σας ή είστε παθιασμένοι με την επιχείρησή σας. Αν δεν εμπνέεστε οι ίδιοι, είναι δύσκολο να καλλιεργήσετε το αντίθετο συναίσθημα σε κάποιον άλλο. Γι’ αυτό σας συνιστούμε να βρείτε μια δουλειά που αγαπάτε ή αυτή που σας ενοχλεί λιγότερο και σας προσφέρει καλό εισόδημα.

Αν κατακτήσετε όλες αυτές τις δεξιότητες, ο δρόμος προς την προαγωγή θα είναι εύκολος. Προσπαθήστε, μάθετε, τολμήστε και βελτιωθείτε συνεχώς!