কল সেন্টার কাজের সময়সূচী ব্যবস্থাপনার নিখুঁত পদ্ধতি

অনেক কোম্পানি তাদের ক্লায়েন্ট বেসের সাথে যোগাযোগের উপায় হিসেবে যোগাযোগ কেন্দ্র ব্যবহার করে। অপারেটররা কলারদের সাথে যেভাবে আচরণ করে তা নতুন গ্রাহক তৈরি করতে পারে এবং দীর্ঘদিনের ক্লায়েন্টদের সাথে সুস্থ সম্পর্ক বজায় রাখতে পারে।

কল সেন্টার সময়সূচী চ্যালেঞ্জ

অনেক ক্ষেত্রে, কল সেন্টারগুলি আন্তর্জাতিক কোম্পানির পক্ষে কাজ করে। ম্যানেজাররা অপারেটর নিয়োগ করেন যারা বিভিন্ন সময় অঞ্চলে কাজ করতে হয়। এটি কাজের সময়, শিফট এবং কর্মী বন্টনের সাথে বিভ্রান্তি সৃষ্টি করতে পারে।

এর ফলে কল সেন্টারের কর্মপ্রবাহ ক্ষতিগ্রস্ত হতে পারে, নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া এবং আয়ের হ্রাস ঘটতে পারে। একটি কল সেন্টার যদি সঠিক কাজের সময়সূচী ব্যবস্থাপনা বাস্তবায়ন করে তবে এই পরিস্থিতি এড়ানো যেতে পারে। বর্তমানে, কর্মীদের সময়সূচীর বিভিন্ন প্রকার রয়েছে:

সোভিয়েত

এই ধরনের কাজের সময়সূচী স্থানীয় বাজারের জন্য কাজ করা কল সেন্টারগুলির জন্য আরও উপযুক্ত। কর্মীদের একটি ৮-ঘণ্টার শিফট এবং ১-ঘণ্টার মধ্যাহ্নভোজন থাকে। অপারেটররা তাদের বিরতির সময় বেছে নিতে পারে না। মধ্যাহ্নভোজন শুধুমাত্র শিফটের ৪ ঘণ্টা পরেই নেওয়া যাবে। সাধারণত, এই ধরনের সময়সূচীর শুধুমাত্র দুটি শিফট থাকে: সকাল ৮টা থেকে বিকেল ৪টা এবং বিকেল ৪টা থেকে রাত ১২টা।

আমেরিকান

এই পরিস্থিতিতেও ৮-ঘণ্টার শিফট রয়েছে। "আমেরিকান" ধরনের শিফট শুরু হওয়ার সময় পরিবর্তন করার অনুমতি দেয় না। এটি অপারেটরদের সবচেয়ে উপযুক্ত সময়টি বেছে নেওয়ার অনুমতি দেয় না। এই বিষয়ে মাথায় রেখে, এই পরিস্থিতি কাজের দিনের যেকোন সময়ে মধ্যাহ্নভোজে যাওয়ার পাশাপাশি বিরতির জন্য অনুরোধ করার অনুমতি দেয়।

ব্রিটিশ

ব্রিটিশ সময়সূচী ধরনের কল সেন্টারগুলিতে কর্মী সংগঠনের জন্য সবচেয়ে কার্যকর বলে মনে করা হয়। এটি শুধু খরচ কমায় না, কর্মচারীদের কর্মক্ষমতা উন্নত করে। এই সময়সূচী প্রকার ৪/৮-ঘণ্টার শিফট অফার করে। কর্মীরা তাদের শিফট কখন শুরু হবে তা বেছে নিতে পারেন এবং কাজের সময়ে যে কোনো সময়ে মধ্যাহ্নভোজ নিতে পারেন।

যে কল সেন্টারগুলি "ব্রিটিশ" মডেলের কাজের সময় ব্যবস্থাপনায় স্যুইচ করে তারা তাদের কর্মীদের কর্মক্ষমতা এবং মনোভাবের উল্লেখযোগ্য উন্নতি দেখে। এর ফলে, ক্লায়েন্টরা অনুভব করেন যে তারা পেশাদারদের সাথে যোগাযোগ করছেন এবং উচ্চ স্তরের গ্রাহক পরিষেবা পাচ্ছেন।

সময়সূচী সরঞ্জাম

মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের মতো সাধারণ সমাধান ব্যবহার করা বিভিন্ন সময়কাল এবং বিভিন্ন সংখ্যার অপারেটরদের কাজের সময়সূচী তৈরি করার জন্য যথেষ্ট নয়। তারা সময়সূচী পরিকল্পনা করতে এবং বিরতি ট্র্যাক রাখতে পারে না। কর্মী ব্যবস্থাপনা সরঞ্জামগুলি একটি নিখুঁত সময়সূচী তৈরি করতে সক্ষম করে।

শিফটন পরিষেবা একটি কল সেন্টারের জন্য "ব্রিটিশ" সময়সূচী সেট আপ করার একটি নিখুঁত সমাধান। এই পরিষেবাটি শিফট শুরুর সময় নির্ধারণ, বিরতি এবং ছুটি নেওয়ার অনুমতি দেয় এবং একটি নমনীয় মধ্যাহ্নভোজন সমর্থন করে। এটি যে কোনও ধরণের কর্মীদের জন্য একটি সময়সূচী তৈরি করতে সহায়তা করে।