ATS- en CRM-systemen: Een Eenvoudige Gids voor Slimmer Werven

Aanwerven is nooit eenvoudig geweest. Bedrijven ontvangen honderden cv's voor een enkele vacature, recruiters besteden uren aan het sorteren van sollicitaties, en kandidaten klagen vaak over trage of onduidelijke communicatie. Om dit op te lossen, wenden bedrijven zich tot digitale tools die het aanwervingsproces sneller, eenvoudiger en betrouwbaarder maken. Twee van de belangrijkste tools zijn ATS- en CRM-systemen.

Deze oplossingen veranderen de manier waarop bedrijven aanwerven. Ze verminderen handmatig werk, verbeteren de kandidatenervaring en geven managers gegevens om slimmere beslissingen te nemen. Maar wat zijn ATS en CRM precies, hoe verschillen ze, en waarom zou uw bedrijf ze moeten gebruiken? Laten we dit in eenvoudige termen uitleggen.

Wat zijn ATS- en CRM-systemen?

Een ATS, of Application Tracking System, is een software die is ontworpen om sollicitaties te beheren. In plaats van elk cv handmatig te openen en eindeloze spreadsheets te maken, verzamelt een ATS alle sollicitaties op één plek, filtert kandidaten op vaardigheden of ervaring en plant zelfs interviews.

Een CRM, of Candidate Relationship Management-systeem, richt zich op communicatie. Het houdt kandidaten bij, zelfs degenen die de eerste keer niet werden aangenomen, en helpt recruiters in contact te blijven. Met CRM kunnen HR-teams opvolgmails sturen, herinneringen aan nieuwe kansen sturen en updates over het aanwervingsproces geven.

Wanneer gecombineerd, creëren deze systemen een volledige aanwervingsoplossing: ATS beheert het proces van het vinden en filteren van kandidaten, terwijl CRM continu zorgt voor communicatie en relatieopbouw.

Waarom bedrijven ATS en CRM nodig hebben

Elk bedrijf, groot of klein, heeft de juiste mensen nodig om te groeien. Maar traditionele aanwervingsmethoden zijn te traag voor de huidige markt. Hier zijn enkele redenen waarom ATS en CRM belangrijk zijn:

1. Tijdbesparing – Een ATS kan honderden cv's in seconden scannen. Een CRM kan automatisch gepersonaliseerde berichten sturen, waardoor handmatig werk vermindert.

2. Betere kandidatenervaring – Sollicitanten krijgen snellere reacties, duidelijke updates en meer professionele communicatie.

3. Datagestuurd aanwerven – ATS biedt rapporten over de snelheid van aanwerven en de bronnen van kandidaten. CRM houdt bij hoe sollicitanten met uw bedrijf omgaan.

4. Samenwerking – Beide systemen centraliseren informatie, waardoor het voor HR-teams gemakkelijk is om samen te werken.

5. Lagere kosten – Door onnodige taken te schrappen en het risico op slechte aanwervingen te verminderen, besparen bedrijven geld.

Waarom ATS en CRM verschillend maar complementair zijn

Hoewel ze samenwerken, dienen ATS- en CRM-systemen verschillende doelen:

• ATS = proces – Het organiseert en automatiseert de stappen van werven.

• CRM = mensen – Het helpt bij het opbouwen en onderhouden van kandidatenrelaties.

Stel je ATS voor als een sorteermachine en CRM als een communicatiebeheerder. De ene zorgt ervoor dat je niet verdrinkt in cv's, terwijl de andere ervoor zorgt dat kandidaten zich niet genegeerd voelen.

ATS-functies uitgelegd

Een ATS heeft krachtige functies die zijn ontworpen om het aanwervingsproces te vereenvoudigen:

• Cv-screening – Filtert kandidaten op vaardigheden, ervaring of trefwoorden.

• Analyse – Toont de tijd tot aanwerving, beste bronnen van kandidaten en slagingspercentages.

• Interviewplanning – Vindt automatisch geschikte tijden voor zowel recruiter als kandidaat.

• Integratie – Verbindt met vacatureborden, HR-software en agenda's.

• Communicatie – Stuur automatische updates naar kandidaten.

• Kandidaatsteken – Geeft beoordelingen op basis van hoe goed kandidaten in de rol passen.

Met deze tools kunnen recruiters zich minder richten op papierwerk en meer op mensen.

CRM-functies uitgelegd

Een CRM-systeem voegt de menselijke kant toe aan werven:

• E-mailautomatisering – Stuurt herinneringen, vacature-updates of bedankbriefjes.

• Segmentatie – Groepen kandidaten op basis van vaardigheden, industrie of eerdere sollicitaties.

• Tagging en notities – Houdt profielen georganiseerd en doorzoekbaar.

• Betrokkenheidstracking – Controleert wie e-mails heeft geopend en beantwoord.

• Langetermijnpools – Slaat kandidaatgegevens op voor toekomstige aanwervingsrondes.

Dit zorgt ervoor dat zelfs als een kandidaat vandaag niet wordt aangenomen, ze morgen alsnog een goede match kunnen zijn.

Waarom ATS en CRM samen de beste keuze zijn

Veel bedrijven vragen zich af of ze voor één systeem of het andere moeten kiezen. De waarheid is, beide gebruiken is veel krachtiger.

Met ATS kunt u snel het aanbod van sollicitaties afhandelen. Met CRM kunt u relaties onderhouden en een positief werkgeversmerk behouden. Samen creëren ze een soepele pijplijn: kandidaten solliciteren, ATS filtert, en CRM houdt de communicatie gaande totdat de juiste rol verschijnt.

Bijvoorbeeld, als een marketingspecialist solliciteert maar niet wordt geselecteerd, registreert de ATS hun profiel. De CRM kan hen later herinneren aan een nieuwe vacature, waardoor ze betrokken en geïnteresseerd blijven.

Praktijkvoorbeeld

Laten we ons een retailbedrijf voorstellen dat 200 seizoensmedewerkers nodig heeft. Zonder software besteden recruiters weken aan het controleren van cv's en het sturen van e-mails.

Met ATS worden cv's in enkele minuten gefilterd en blijven alleen gekwalificeerde kandidaten over. De CRM stuurt automatisch updates, plant interviews en houdt kandidaten op de hoogte. Als resultaat neemt het bedrijf 200 mensen aan in dagen in plaats van weken, wat geld bespaart en stress vermindert voor zowel recruiters als kandidaten.

De voordelen voor kandidaten

Deze systemen zijn niet alleen nuttig voor bedrijven - ze verbeteren ook de ervaring voor sollicitanten:

• Duidelijke communicatie en updates.

• Snellere reacties na het inleveren van cv's.

• Meer georganiseerde interviews met minder wachttijd.

• Persoonlijke berichten die menselijk aanvoelen, niet robotachtig.

• Eerlijkere beoordelingen op basis van gegevens, niet alleen persoonlijke oordelen.

Dit maakt kandidaten meer geneigd om opnieuw te solliciteren of uw bedrijf aan anderen aan te bevelen.

De voordelen voor HR-teams

Voor HR-managers en recruiters bieden ATS en CRM:

• Minder stress van papierwerk.

• Betere samenwerking met teamleden.

• Snelle toegang tot kandidatenhistorie.

• Duidelijkere prestatie-rapporten.

• Een sterkere reputatie als professioneel en georganiseerd.

De toekomst van ATS en CRM

De technologie beweegt snel. In de nabije toekomst zullen ATS en CRM nog slimmer worden:

• AI-gedreven screening – Systemen zullen niet alleen cv's controleren, maar ook kandidatenvoorspellingen doen.

• Chatbots – Kandidaten kunnen communiceren met geautomatiseerde assistenten voor snellere antwoorden.

• Diepere analyse – Meer gedetailleerde rapporten over werknemersprestaties na aanwerving.

• Sterkere integratie – Verbindt ATS en CRM met plannings-, salaris- en trainingssystemen.

Deze verbeteringen maken aanwerven nog soepeler en efficiënter.

ATS en CRM in Shifton

Shifton is meer dan alleen een planningsplatform voor werknemers. Door ATS- en CRM-capaciteiten met roosterplanning te combineren, biedt het bedrijven een volledige HR-oplossing.

• Recruiters kunnen kandidaten vinden met ATS.

• CRM zorgt ervoor dat ze in contact blijven met kandidaten.

• De planningshulpmiddelen van Shifton maken onboarding eenvoudiger.

• Alle gegevens blijven op één plek, waardoor duplicatie wordt geëlimineerd.

Dit creëert een naadloos proces: van vacature tot de eerste werkdienst, alles is geautomatiseerd en efficiënt.

Conclusie

Het aannemen van personeel is een van de grootste uitdagingen voor moderne bedrijven. De oude methode - cv's handmatig sorteren en e-mails sturen - werkt simpelweg niet meer. Daarom hebben bedrijven slimmere oplossingen nodig.

ATS- en CRM-systemen vereenvoudigen het proces, verbeteren de communicatie en besparen tijd en geld. Samen creëren ze een winnende formule voor zowel recruiters als kandidaten.

Als u wilt dat uw bedrijf groeit en het beste talent aantrekt, is het tijd om na te denken over hoe deze systemen, vooral wanneer ze worden geïntegreerd met platforms zoals Shifton, uw aanwervingsproces kunnen transformeren.