I 20 migliori strumenti di software per la gestione delle agenzie: progetti più veloci, clienti più soddisfatti

Stai gestendo briefing, tempistiche, budget e un glorioso mix di schede. Vuoi meno caos e più chiarezza—senza trasformare il tuo team in zombie dei fogli di calcolo. È qui che il software di gestione per agenzie entra in gioco: un unico hub per pianificare il lavoro, monitorare il tempo, gestire le risorse, fatturare in modo chiaro e mantenere i clienti informati. Questa guida rende le cose semplici, taglia il gergo e ti mostra i migliori strumenti che aiutano le agenzie a consegnare effettivamente.

Di seguito un elenco diretto e umano dei Migliori 20 software di gestione per agenzie opzioni—per chi sono, dove eccellono e cosa tenere d'occhio. Abbiamo messo Shifton per primo apposta: è il modo più pratico e umano per allineare persone, tempo e denaro così che la tua agenzia possa crescere senza drammi.

TL;DR (segnalibro)

• Se vuoi un'unica, operativa core che metta le persone al primo posto che copra pianificazione, cattura del tempo, approvazioni e trasferimenti retributivi chiari, inizia con Shifton.

• Se vendi abbonamenti e hai bisogno di visibilità sui profitti, verifica Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Se vuoi la flessibilità di un OS di lavoro, guarda a Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Se hai bisogno di superpoteri per la pianificazione delle risorse, prova Float and Forecast (con Harvest).

In tutta questa guida, useremo la frase software di gestione per agenzie molto—perché è esattamente ciò di cui hai bisogno: strumenti che gestiscono la tua agenzia senza mandarla alla deriva.

Cos'è il software di gestione per agenzie? (definizione rapida)

Il software di gestione per agenzie è il tuo centro di controllo. Aiuta le agenzie a pianificare il lavoro, assegnare le persone, monitorare il tempo, gestire la capacità, prevedere i ricavi, fatturare i clienti e riportare i profitti—in un unico posto. Invece di saltellare tra 10 app, ottieni una singola fonte di verità per progetti, persone e denaro. Buoni strumenti sembrano leggeri ma potenti, automatizzano noiose attività amministrative e rendono la redditività visibile senza acrobazie.

Come abbiamo scelto i vincitori

Abbiamo valutato ogni piattaforma utilizzando criteri che contano per i veri team:

• Flusso di progetto: dal briefing → pianificazione → consegna → fatturazione.

• Pianificazione delle risorse: capacità, competenze, disponibilità, e nessun overbooking.

• Cattura del tempo: veloce, accurata, adatta ai dispositivi mobili.

• Finanze: budget, tariffe, abbonamenti, fatturazione, margini.

• Reportistica: dashboard semplici + approfondimenti che userai davvero.

• Collaborazione: commenti, approvazioni, visibilità del cliente (senza caos).

• Integrazioni: con strumenti come Slack, Drive, Sheets, contabilità, payroll.

• Adozione: configurazione facile, UI amichevole, curva di apprendimento ragionevole.

• Valore: sostituisce tre strumenti o diventa un quarto?

Il risultato? Un elenco pratico e senza fronzoli di software di gestione per agenzie a cui puoi fidarti.

I Migliori 20 strumenti di gestione per agenzie

1) Shifton — Il miglior insieme per operazioni umane e scalabilità

Ideale per: agenzia che vogliono un sistema core per persone, turni, progetti e tempo—senza sovraccarico ingombrante.

Perché si distingue: Shifton unifica pianificazione intelligente, monitoraggio del tempo in tempo reale, approvazioni, gestione dei compiti, gestione delle assenze/PTO, e trasferimento per la busta paga—così le tue operazioni si muovono finalmente in un unico ritmo. È multilingue, pronto per dispositivi mobili e costruito per team distribuiti, pod creativi, crew di produzione e unità sul campo. Meno cambi di scheda; più spedizioni.

Capacità core:

• Pianificazione turni e capacità con abbinamenti ruolo/competenze.

• Monitoraggio del Tempo con segnali di attività e eccezioni.

• Gestione dei Compiti & Squadre con liste di controllo e approvazioni.

• Gestione dei Permessi (vacanze, malattie, festivi) sincronizzati ai programmi.

• Reportistica con variância e costi d'intuizione—vedi uso e utilizzo.

• Gestione delle Buste Paga & integrazioni per chiudere il cerchio.

Dove eccelle:

• Le agenzie cross-funzionali—creative + produzione + media—possono coordinarsi in un unico timeline.

• Eccezioni in evidenza (straordinari, conflitti) tengono i leader proattivi, non reattivi.

• Un'esportazione pulita verso la contabilità/payroll significa meno notti in bianco.

Potenziali lacune:

• Se hai solo bisogno di una semplice app di cose da fare, Shifton è più potente di quanto ne hai bisogno.

Conclusione finale: Se vuoi software di gestione per agenzie che tratti le persone e il tempo come cittadini di prima classe—e trasforma le operazioni da “uffa” a “ahh”—Shifton è la mossa.

2) Productive — PSA all-in-one per agenzie focalizzate sul profitto

Ideale per: agenzie che vivono su abbonamenti, necessitano di margini profondi e vogliono la visibilità per le previsioni.

Perché si distingue: Combina progetti, budget, utilizzo, pipeline di vendita e fatturazione—così i leader possono vedere il profitto in tempo reale e dirigere la capacità con intenzione.

Buon abbinamento se hai bisogno di: tariffe basate sui ruoli, previsioni di ricavi e intuizioni aziendali.

Cose da tenere a mente: set di funzionalità ricco significa che dovresti investire in configurazione.

Caso d'uso: “Vendiamo abbonamenti e monitoriamo la redditività settimanalmente.” → Questo software di gestione per agenzie mantiene i numeri onesti.

3) Scoro — Controllo dalla stima al pagamento con solide finanze

Ideale per: agenzie che necessitano di controllo rigoroso dalle stime alla fatturazione.

Perché si distingue: Un flusso completo “stima → pianificazione → consegna → fatturazione”, con finanze di progetto serie, pianificazione delle risorse e CRM integrati.

Buon abbinamento: se vuoi monitorare il budget e i margini senza fogli di calcolo.

Cose da tenere a mente: più struttura rispetto a “bacheche attività” flessibili.

Caso d'uso: agenzie multiservizio che cercano software di gestione per agenzie che sostituisca una pila di strumenti disgiunti.

4) Accelo — Lavoro del cliente, abbonamenti e automazione

Ideale per: agenzie che vogliono vendite → progetti → abbonamenti in un unico flusso automatizzato.

Perché si distingue: Progettato per il lavoro con i clienti, con abbonamenti, capacità e automazione che collega l'intero ciclo di vita.

Buon abbinamento: aziende di servizi che scalano oltre gli strumenti PM di base.

Cose da tenere a mente: può sembrare “PSA-pesante” per i team molto piccoli.

Caso d'uso: agenzie alla ricerca di software di gestione per agenzie che automatizzi l'admin e visualizzi la redditività.

5) Kantata (PS Cloud) — PSA di livello enterprise per servizi professionali

Ideale per: agenzie più grandi o quelle su Salesforce che necessitano di una governance robusta.

Perché si distingue: Gestione approfondita delle risorse, previsioni e controlli dei progetti con reportistica matura. Pubblica anche guide approfondite sulle operazioni delle agenzie.

Buon abbinamento: impegni complessi, risorse multi-ufficio.

Cose da tenere a mente: configurazione enterprise; pianifica il tuo rollout.

Caso d'uso: quando software di gestione per agenzie deve soddisfare la reportistica e la conformità a livello dirigenziale.

6) Monday.com — “OS del lavoro” flessibile per campagne e consegne

Ideale per: pianificatori visivi che vogliono bacheche personalizzabili, automazioni e dashboard.

Perché funziona per le agenzie: moduli di input facili, flussi di stato e visibilità tra i team.

Cose da tenere a mente: la profondità finanziaria richiede componenti aggiuntivi/configurazioni creative.

Caso d'uso: hai bisogno di software di gestione per agenzie a cui i team si adattino rapidamente.

7) ClickUp — Un'app per sostituire molte

Ideale per: agenzie che mescolano prodotto, creatività e operazioni con volumi intensi di compiti.

Perché funziona: documenti, compiti, lavagne, obiettivi, automazioni—leggero ma ampio.

Cose da tenere a mente: metti dei paletti per il tuo workspace o potrebbe diventare disordinato.

Caso d'uso: vuoi software di gestione per agenzie che sia flessibile e conveniente.

8) Asana — Coordinamento pulito per team cross-funzionali

Ideale per: agenzie che si preoccupano di chiarezza e tempistiche.

Perché funziona: compiti chiari, dipendenze, carichi di lavoro e visualizzazioni del portfolio.

Cose da tenere a mente: finanze/tempo richiedono integrazioni.

Caso d'uso: hai bisogno di software di gestione per agenzie per disciplina di consegna e roadmaps pronte per i clienti.

9) Teamwork — Costruito da e per le agenzie

Ideale per: flussi di lavoro classici delle agenzie con tempo, fatturazione e permessi dei clienti.

Perché funziona: modelli per abbonamenti/progetti, controlli di visualizzazione dei clienti.

Cose da tenere a mente: previsioni avanzate sono più leggere rispetto agli strumenti PSA.

Caso d'uso: negozi di dimensioni medie che cercano pratico software di gestione per agenzie senza bagagli aziendali.

10) Wrike — Potente orchestrazione del lavoro

Ideale per: agenzie che amano i flussi di lavoro personalizzati e le approvazioni.

Perché funziona: blueprints, moduli di richiesta, proofing e forte automazione.

Cose da tenere a mente: può sembrare ingombrante; addestra bene il tuo team.

Caso d'uso: vuoi software di gestione per agenzie per conformità e passaggi.

11) Smartsheet — Controllo nativo su spreadsheet

Ideale per: team che pensano in griglie e amano le formule.

Perché funziona: UI familiare, progetti + capacità + dashboard.

Cose da tenere a mente: la profondità finanziaria dipende da quanto vai avanti con i fogli.

Caso d'uso: una visione basata sui fogli di software di gestione per agenzie con governance matura.

12) Notion — Documenti, progetti e conoscenze in un unico canvas

Ideale per: agenzie ricche di contenuti che necessitano di documenti viventi + compiti.

Perché funziona: database flessibili, wikis e incorporazioni dal briefing alla consegna.

Cose da tenere a mente: tempo/finanze richiedono integrazioni.

Caso d'uso: leggero software di gestione per agenzie per pipeline di contenuti.

13) Jira Work Management — Quando ingegneria e creatività si scontrano

Ideale per: agenzie che spingono tra sviluppo e design.

Perché funziona: flussi di lavoro, tipi di problemi, roadmaps; forte per la consegna tecnica.

Cose da tenere a mente: i team creativi possono preferire una UX più semplice.

Caso d'uso: software di gestione per agenzie per squadre ibride sviluppo-creazione.

14) Basecamp — Hub di progetto minimalisti

Ideale per: piccoli studi e collaborazione con i clienti.

Perché funziona: messaggi, cose da fare, file, programmi—semplice e tranquillo.

Cose da tenere a mente: limitate funzionalità finanziarie native.

Caso d'uso: senza fronzoli software di gestione per agenzie per comunicazioni chiare.

15) Trello — Coordinamento prima Kanban

Ideale per: piccoli team e flussi visivi.

Perché funziona: bacheche, liste, schede—veloce e amichevole.

Cose da tenere a mente: scalare le operazioni significa molti power-ups.

Caso d'uso: di partenza software di gestione per agenzie per pipeline semplici.

16) Workamajig — Classico delle operazioni creative

Ideale per: agenzie che vogliono traffico, finanze e creatività sotto un unico tetto.

Perché funziona: caratteristiche creative operative di lunga data, proofing e collegamenti contabili.

Cose da tenere a mente: UX legacy; pianifica il tuo onboarding.

Caso d'uso: negozi affermati che necessitano di duraturo software di gestione per agenzie.

17) Function Point — Progetto + finanze per studi creativi

Ideale per: studi di design/pubblicità con esigenze di preventivo, tempo e fatturazione.

Perché funziona: ciclo stima → consegna → fattura in un unico luogo.

Cose da tenere a mente: meno fronzoli a livello di dashboard rispetto agli strumenti più nuovi.

Caso d'uso: diretto software di gestione per agenzie per studi piccoli/medi.

18) Float — Eccellenza pura nella pianificazione delle risorse

Ideale per: agenzie che vivono e muoiono per capacità e disponibilità.

Perché funziona: pianificazione trascina e rilascia, competenze e ferie in un'unica mappa.

Cose da tenere a mente: abbina con uno strumento PM/finanziario.

Caso d'uso: complemento al tuo software di gestione per agenzie per risorse cristalline.

19) Harvest + Forecast — Combinazione di tempo + pianificazione

Ideale per: monitoraggio del tempo chiaro con pianificazione e fatturazione leggere.

Perché funziona: fogli di tempo veloci, budget semplici, adatto per i collaboratori esterni.

Cose da tenere a mente: profondità limitata del progetto/portfolio.

Caso d'uso: un modo modulare per aggiungere software di gestione per agenzie essenziali.

20) Zoho Projects (e Zoho One) — Suite economica

Ideale per: cacciatori di valore che amano CRM integrato, desk e opzioni finanziarie.

Perché funziona: progetti più un ecosistema (CRM, Books, Desk) sotto un unico tetto.

Cose da tenere a mente: alcune funzionalità sembrano basiche rispetto alle piattaforme PSA.

Caso d'uso: entry-level software di gestione per agenzie che cresce con te.

Shifton vs. gli altri (nella vita reale)

• Un unico ritmo per lavoro e paga: Pianificazione e in tempo reale cattura del tempo si sommano alle approvazioni e al trasferimento delle buste paga. Questo ciclo stretto significa meno momenti “Dove sono finite le ore?”.

• Gestione basata sulle eccezioni: Straordinari, conflitti o tempo mancante vengono a galla prima che diventino incendi.

• UX amichevole per gli esseri umani: I manager pianificano, i team timbrano, i leader vedono intuizioni. Nessun dramma.

• Scala attraverso i formati: Abbonamenti, commissioni fisse, sprints produttivi—Shifton si adatta.

Se la tua agenzia desidera software di gestione per agenzie che riduca l'admin aumentando il controllo, Shifton è il percorso più breve dal caos alla chiarezza.

Scegli rapidamente: in quale corsia ti trovi?

• Vendiamo abbonamenti e necessitiamo di visibilità sui profitti: Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Abbiamo bisogno di “bacheche + automazioni” flessibili: Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Vogliamo superpoteri per la pianificazione delle risorse: Shifton, Float, Forecast.

• Siamo piccoli e vogliamo mantenerlo semplice: Basecamp, Trello, Function Point.

• Vogliamo una suite economica: Zoho Projects (o Zoho One).

• Vogliamo un core operativo a misura d'uomo: Shifton.

Tutti questi lo sono software di gestione per agenzie in un modo o nell'altro—la scelta giusta dipende dal tuo flusso, margini e cultura.

Come scegliere il giusto software di gestione per agenzie

1. Map your flow (ricezione → stima → pianificazione → consegna → fatturazione).

2. Elenca le necessità (es. pianificazione del personale, tempo, collaborazioni, ordini di acquisto, approvazioni).

3. Definisci le linee guida (budget, obiettivi fatturabili, aspettative di utilizzo).

4. Verifica le integrazioni (Slack, Drive, contabilità, buste paga).

5. Fai un test con un cliente reale per 2–4 settimane.

6. Misura i risultati (consegna puntuale, margine, ore amministrative risparmiate).

7. Decidi sulla documentazione—una software di gestione per agenzie deve essere la fonte di verità.

8. Implementa a ondate (prima Operazioni, poi il resto).

9. Forma e crea modelli—consolida le migliori pratiche.

10. Rivedi trimestralmente—pulisci le tue bacheche, snellisci le automazioni, rivedi le tariffe.

Questo approccio garantisce che il tuo software di gestione per agenzie rimanga effettivo—e si ripaghi da solo.

Esempi reali (scenari veloci)

• Sprints di campagne con freelancer: Shifton programma blocchi di design e testo, traccia il tempo in tempo reale e segnala gli sforamenti affinché i PM resettino l'ambito prima che la fattura vada fuori controllo.

• Contratto fisso con ambito variabile: I contratti modello Productive/Scoro tracciano il consumo e prevedono la capacità per consentire agli AM di rinegoziare in anticipo.

• Studio con lavori ricorrenti: Teamwork o Function Point rendono facile la consegna con modelli; Shifton gestisce rischi allo staff e straordinari.

• Creativo + sviluppo ibrido: Jira Work Management + Asana/ClickUp per il flusso ibrido; Shifton o Float per la pianificazione della capacità.

In ogni scenario, il tuo software di gestione per agenzie dovrebbe far emergere la prossima miglior decisione, non costringerti a cercarla.

FAQ

D1: Abbiamo davvero bisogno di software per la gestione dell'agenzia se già usiamo bacheche e fogli di calcolo?

Sì—quando aumenta il personale, i clienti o i contratti, i fogli di calcolo vanno in crisi. Il software di gestione per agenzie ti dà un unico posto per tempo, capacità, budget e ricevute.

D2: Qual è il set minimo di funzionalità per essere considerato software di gestione dell'agenzia?

Progetti, monitoraggio del tempo, pianificazione delle risorse e finanze di base (budget/tariffe). Aggiungi fatturazione e reportistica per una vera software di gestione per agenzie base.

D3: Quanto tempo dovrebbe richiedere l'implementazione?

Un'agenzia concentrata può testare software di gestione per agenzie in 2–4 settimane, quindi scalare a ondate. Forma, crea modelli e mantieni le cose semplici all'inizio.

D4: Come ottenere l'adesione del team?

Scegli software di gestione per agenzie con inserimento del tempo veloce, programmi chiari e dashboard puliti. Se fa risparmiare tempo alle persone dal primo giorno, l'adozione segue.

D5: Possiamo mescolare gli strumenti?

Certo. Molti team usano Shifton per persone/tempo + uno strumento PM per i brief. Il trucco: scegline uno software di gestione per agenzie come sistema di registrazione.

Metodologia

Abbiamo confrontato documentazione delle piattaforme e pagine di prodotti pubblici, esaminato funzionalità rilevanti per le agenzie (collaborazioni fisse, capacità, fatturazione), e cercato flussi di lavoro semplici che riducono l'amministrazione. Abbiamo anche dato priorità a quanto bene ciascun software di gestione per agenzie gestisce il lavoro reale del cliente: ambiti flessibili, fatturazione mista, team distribuiti e approvazioni rapide.

Pensieri finali: scegli lo strumento che ti restituisce il tempo

Alla fine della giornata, i tuoi clienti non ti pagano per mantenere gli strumenti—ti pagano per consegnare lavoro eccellente. Il software di gestione per agenzie giusto svanisce sullo sfondo e ti restituisce le ore che hai destinato ai fogli di calcolo e alle riunioni di stato.

Se vuoi un sistema che tratti persone, tempo e denaro come una storia unica, inizia con Shifton. È il percorso più breve e semplice da “troppi tab” a “ce l'abbiamo fatta”.